14 245
editací
CES - formulář žádosti o podpis: Porovnání verzí
Skočit na navigaci
Skočit na vyhledávání
→Kdo je kdo (v normách, v CES a hlavně v praxi)?
značka: editace z Vizuálního editoru |
značka: editace z Vizuálního editoru |
||
| Řádek 33: | Řádek 33: | ||
'''Odpovědná osoba:''' Má na starost smlouvu po podpisu (často předkladatel) | '''Odpovědná osoba:''' Má na starost smlouvu po podpisu (často předkladatel) | ||
== Předkladatel a ERMS == | |||
Výsledkem celého procesu schvalování a podpisu formuláře žádosti o podpis je '''spis v ERMS''' obsahující '''formulář''' (digitální dokument) a '''smlouvu''' (digitální nebo analogový dokument), případně přílohy. | |||
'''Zpracovatelem''' (tzn. držitelem) tohoto spisu je '''předkladatel'''. Předkladatel může v ERMS '''zpřístupnit''' spis k nahlížení nebo editaci i ostatním, např. '''autorovi'''. | |||
Kdo drží v ERMS záznam o analogovém dokumentu, drží i odpovídající analogový dokument. Nelze ho mít umístěn u někoho jiného nebo na jiném oddělení. | |||
Dokumenty je třeba '''správně a včas vyřídit''' a spis následně uzavřít. Spis smlouvy lze '''uzavřít''' ve chvíli, kdy je smluvní vztah definitivně '''skončen''' a neočekává se vznik žádných dalších dokumentů (dodatek, reklamace, protokol o předání díla, atd.). '''Nelze znovu otevřít uzavřený spis!''' | |||
Zpracovatel (předkladatel) se stará o to, aby k uzavření spisu ve správný čas došlo, a předává spis '''v ERMS na spisovnu.''' Správná evidence a postupy '''snižují riziko chyb i sankcí''' pro instituci a pomáhají udržet provoz '''bez zbytečné zátěže''' uzavřených agend. | |||
=== Termíny v ERMS a jejich souvislosti === | |||
'''SPIS''' = spojení dokumentů týkajících se téže věci („složka“ seskupující související dokumenty) souvisejí | |||
* '''DOKUMENT''' = každá zaznamenaná informace, která byla původcem vytvořena nebo původci doručena v podobě '''analogové''' (papírové) či '''digitální''' | |||
'''ZÁSILKA''' = „obálka“, resp. dokument v „obálce“ pro účely doručování | |||
* '''DOKUMENT''' = obsah zásilky, v ERMS se zásilka stává dokumentem doručením zpracovateli | |||
** '''KOMPONENTA''' = data, který tvoří digitální dokument, neexistuje dig.dokument bez alespoň jedné komponenty, např. pdf dokumentu, jpg nebo xlsx přílohy, xml metadat, asice podpisového obalu, tsr časového razítka… | |||
==== Digitální dokument ==== | |||
* je vždy '''originál'''. | |||
* nepotřebuje '''žádnou papírovou''' verzi „pro jistotu“. | |||
* musí mít '''smysluplný název''' odpovídající obsahu dokumentu. | |||
* '''finální verze patří vždy do ERMS''', ne pouze na úložiště, cloud nebo do e-mailu. | |||
* se předává standardními kanály: '''přes ERMS, datovou schránkou''', případně e-mailem (nejméně vhodné). | |||
* který je odesílán ven jako právní úkon instituce, musí mít elektronický podpis nebo pečeť. | |||
* screenshot nebo scan dokumentu '''není''' digitální dokument. | |||