CES - formulář žádosti o podpis: Porovnání verzí

← Porovnání se starší verzí

CES - formulář žádosti o podpis (ukázat zdroj)

Verze z 28. 1. 2026, 14:26

Přidáno 5 826 bajtů , ve středu v 14:26

→‎Vysvětlení názvosloví

Babuto00

Roboti, Byrokraté, editor, employee, Správci rozhraní, Správci

14 245

editací

@@ Řádek 1: / Řádek 1: @@
-Následující text má za cíl pokrýt informace týkající se správy, tvorby formuláře žádosti o podpis v elektronické podobě, která byla nasazena do pilotního provozu na RUP UP v únoru 2026.
+Následující text má za cíl pokrýt informace týkající se správy, tvorby formuláře žádosti o podpis v elektronické podobě, která byla nasazena do pilotního provozu na RUP UP v únoru 2026. TEXT JE V PROCESU TVORBY
 == Vytvoření formuláře žádosti o podpis smlouvy rektorem (dále jen „formulář“) ==
@@ Řádek 33: / Řádek 33: @@
 '''Odpovědná osoba:''' Má na starost smlouvu po podpisu (často předkladatel)
+== Předkladatel a ERMS ==
+Výsledkem celého procesu schvalování a podpisu formuláře žádosti o podpis je '''spis v ERMS''' obsahující '''formulář''' (digitální dokument) a '''smlouvu''' (digitální nebo analogový dokument), případně přílohy.
+'''Zpracovatelem''' (tzn. držitelem) tohoto spisu je '''předkladatel'''. Předkladatel může v ERMS '''zpřístupnit''' spis k nahlížení nebo editaci i ostatním, např. '''autorovi'''.
+Kdo drží v ERMS záznam o analogovém dokumentu, drží i odpovídající analogový dokument. Nelze ho mít umístěn u někoho jiného nebo na jiném oddělení.
+Dokumenty je třeba '''správně a včas vyřídit''' a spis následně uzavřít. Spis smlouvy lze '''uzavřít''' ve chvíli, kdy je smluvní vztah definitivně '''skončen''' a neočekává se vznik žádných dalších dokumentů (dodatek, reklamace, protokol o předání díla, atd.). '''Nelze znovu otevřít uzavřený spis!'''
+Zpracovatel (předkladatel) se stará o to, aby k uzavření spisu ve správný čas došlo, a předává spis '''v ERMS na spisovnu.''' Správná evidence a postupy '''snižují riziko chyb i sankcí''' pro instituci a pomáhají udržet provoz '''bez zbytečné zátěže''' uzavřených agend.
+=== Termíny v ERMS a jejich souvislosti ===
+'''SPIS''' = spojení dokumentů týkajících se téže věci („složka“ seskupující související dokumenty) souvisejí
+* '''DOKUMENT''' = každá zaznamenaná informace, která byla původcem vytvořena nebo původci doručena v podobě '''analogové''' (papírové) či '''digitální'''
+'''ZÁSILKA''' = „obálka“, resp. dokument v „obálce“ pro účely doručování
+* '''DOKUMENT''' = obsah zásilky, v ERMS se zásilka stává dokumentem doručením zpracovateli
+** '''KOMPONENTA''' = data, který tvoří digitální dokument, neexistuje dig.dokument bez alespoň jedné komponenty, např. pdf dokumentu, jpg nebo xlsx přílohy, xml metadat, asice podpisového obalu, tsr časového razítka…
+==== Digitální dokument ====
+* je vždy '''originál'''.
+* nepotřebuje '''žádnou papírovou''' verzi „pro jistotu“.
+* musí mít '''smysluplný název''' odpovídající obsahu dokumentu.
+* '''finální verze patří vždy do ERMS''', ne pouze na úložiště, cloud nebo do e-mailu.
+* se předává standardními kanály: '''přes ERMS, datovou schránkou''', případně e-mailem (nejméně vhodné).
+* který je odesílán ven jako právní úkon instituce, musí mít elektronický podpis nebo pečeť.
+* screenshot nebo scan dokumentu '''není''' digitální dokument.
+== Cesta formuláře (a smlouvy) ==
+'''Všeobecně shrnutí procesu:'''
+# Založení formuláře a odeslání ke schválení
+# Vyjádření dotčených útvarů
+# Schvalování příkazcem operace a správcem rozpočtu
+# Schválení kvestorem není-li správcem rozpočtu v případě stavebních a přístrojových investic
+# Schválení kancléřem je-li potřeba souhlas správní rady
+# Po kompletním schválení míří elektronický formulář (a smlouva) k podpisu rektora, v případě analogu musí být v listinné podobě doručena
+# Podpis dokumentu v CES, jinde (vložení podepsaného originálu do systému), u analogového dokumentu na papíře
+# Elektronická smlouva jde po podpisu předkladateli/autorovi či přímo klíčovému uživateli, je-li UP posledním podepisujícím. Listinná smlouva se vrací fyzicky dle stejného klíče.
+# Nepodepisuje-li UP jako poslední, musí předkladatel/autor zajištit podpis dalších stran a následně předat finální dokument KU
+# Zavedení smlouvy do CES klíčovým uživatelem
+# Uveřejnění smlouvy v RS operátorem
+=== Doplňující informace ===
+'''Předkladatel''' ('''pokud není autorem''') musí formulář po vyplnění autorem doplnit a následně odeslat do schvalovacího workflow. Vyjádření dotčených útvarů a dotčené osoby nemusí být součásti workflow.
+'''Souhlas „původního podepisujícího“ se substitutem:'''
+* Pokud na základě normy UP (typicky Statut UP, statut součásti UP, norma o pověření právním jednáním za UP) či dlouhodobého pověření jiného má podepisovat někdo jiný než vybraná podepisující osoba, vyberte jej z menu. Nejste-li si jistí, konzultujte s podepisující osobou nebo její kanceláří. Neslouží k vyplňování dočasných zástupů v nepřítomnosti. Krátké odůvodnění doplňte níže do pole Poznámka. Má-li podepisovat osoba jiná než uvedená v této nabídce, nechte toto pole prázdné a poznamenejte to níže do pole Poznámka.
+* Když se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, o řádek výše vyplňte děkana a zde vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.
+'''Formulář zamítnutý jedním ze schvalujících je zamítnut jako celek.''' Lze vytvořit kopii a provést potřebné opravy a odeslat jej znovu do schvalovacího procesu.
+TBD
+-         Více naspecifikovat co mají ědělat s tím, že jim přijde předem analogový dokument
+-         Víc naspecifikovat co s analogovým souborem skrz to ERMS
+-         Rektor není poslední – kde ho najde předkladatel, kde ho najde? Má být v ERMS. Kam se vkládá všemi stranami podepsaný soubor? Kam se má nahrát? Jen do ERMS? Komu to předkladatel dá? Klíčákovi? Do formu po podpisu to nejde. Tak to je korektně. Můžou se vytáhnout soubory a ty použít. Pak to musí dostat nějak klíčák a pak to udělat záznam smlouvy s tím. To se musí vyladit s ZČ ten postup protože to je nejasné.