Slack – nástroj pro rychlou, jasnou a uspořádanou komunikaci

1.    Úvod

Slack je moderní nástroj pro týmovou komunikaci. Jeho hlavní předností je efektivita v rámci interní komunikace organizací. Umožňuje uživatelům vyměňovat si zprávy v reálném čase, sdílet soubory a spolupracovat v tematicky strukturovaných kanálech, které nahrazují e-mailovou komunikaci.

Slack je oficiálně placený nástroj, ale na FF UP se využívá i jeho bezplatná verze. Tento návod poskytuje základní informace pro jeho používání.

Slack umožňuje integraci dalších nástrojů (např. Miro, Zoom) a může tak sloužit jako jednotné prostředí pro každodenní řízení agendy, projektů, týmovou i neformální komunikaci. Nástroj podporuje také jednoduché sdílení souborů, hlasové i videohovory a notifikace. V bezplatné verzi je možné integrovat maximálně 10 nástrojů.

Slack zvyšuje efektivitu a transparentnost komunikace v týmu i organizaci.

Pro přihlášení je nutné se nejprve zaregistrovat pomocí e-mailu, ideálně pracovního. Díky tomu vás kolegové snadno najdou a vy jim jednoduše odešlete pozvánku ke konverzaci. Zároveň není potřeba zadávat telefonní číslo, na rozdíl od jiných komunikačních aplikací (např. WhatsApp).

2.   Vytvoření účtu zdarma

Na titulní stránce Slacku (https://slack.com/) klikněte na tlačítko Get started.

Pokud si nepřejete využívat přihlašování přes Google účet, musíte vložit svůj e-mail. Používání pracovního e-mailu je výhodné, pokud chcete být snadno k nalezení.

Po zadání e-mailu Vám na něj přijde přihlašovací kód, který zadáte.

Po zadání přihlašovacího kódu získáte přístup do Slacku a zobrazí se zde dostupné tzv. workspace.

Workspace je označení pro prostor, kde spolu komunikují lidé z jedné firmy, týmu nebo projektu. Jednotlivé workspaces jsou od sebe odděleny a mají svá vlastní nastavení a členy.

Můžete si je představit jako virtuální prostor. Vyberte si workspace, do kterého chcete vstoupit, případně založte nový. V rámci jednoho účtu můžete vlastnit (řídit) nebo být členy více workspaces.

3.   Systém komunikace uvnitř jednotlivých workspaces

1.   Slack má systém komunikace rozdělený do tzv. kanálů (channels), které sdružují jednotlivá témata a pracovní skupiny. Tyto kanály se označují pomocí #názvu.

2.   Kanály pomáhají udržovat konverzaci přehlednou a organizovanou.

3.   Mohou být veřejné (viditelné pro všechny členy) nebo soukromé (přístupné pouze pro zvané).

4.   Oddělují jednotlivá pracovní témata, aby se nemíchala komunikace z různých oblastí.

5.   Můžete zde sdílet soubory a zprávy nebo oslovit konkrétní osoby pomocí zavináče (@).

6.   Jako uživatel se můžete libovolně připojovat nebo odpojovat z veřejných kanálů.

7.   Při založení workspace se automaticky zobrazí některé předdefinované kanály (#all, #new-channel, #social).

Můžete komunikovat také s jednotlivci v rámci Direct messages, tedy přímých zpráv jinému uživateli.

Do Direct messages můžete také připojit více příjemců a vytvořit skupinové chaty podle potřeby.  

Podrobnosti o práci s kanály najdete níže v Komunikace pomocí Channels (kanálů).

Směřování zprávy konkrétnímu příjemci

Zavináč @ ve Slacku slouží k označení konkrétní osoby nebo skupiny, čímž jim dáte najevo, že se zpráva týká právě jich – v přeneseném smyslu je to jako „ťuknutí na rameno“. Označení provedete napsáním @jméno – Slack dané osobě odešle upozornění – zazní zvuk (tři krátká ťuknutí) a v levém panelu v sekci Activity se zobrazí oznámení v podobě čísla. V některých případech (například pokud jste Slack dlouho nepoužili) Vám může přijít i e-mail, který může dorazit se zpožděním.

Pokud místo konkrétního jména použijete @here, upozornění obdrží všichni členové daného kanálu, kteří jsou právě online.

@channel pošle upozornění všem členům kanálu.

@everyone lze použít jen ve všeobecném kanálu, upozorní úplně všechny členy daného workspace.

Slack může zobrazit upozornění, pokud zasíláte hromadnou korespondenci více příjemcům, zda si opravdu přejete oslovit daný počet lidí. Jedná se o potvrzovací krok navíc, který ovšem nenese žádné omezení. Funkce je dostupná v některých verzích Slacku a může se lišit v závislosti na nastavení workspace.

Příklad

Bez zavináče: „Lenko, můžete se podívat?“

Lenka to možná vůbec neuvidí.

Se zavináčem: @Lenka, můžeš se podívat? (Lenka je uživatelské jméno)

Slack jí pošle upozornění – hned ví, že ji někdo oslovil.

(Oslovení za zavináčem je uživatelské jméno, které se neskloňuje a zůstává v základním tvaru.)

4.  Komunikace pomocí Channels (kanálů)

Jak už jsme zmínili výše, uvnitř Slacku pracujeme s kanály, nyní si je podrobněji popíšeme.

# - pod hashtagy se skrývají názvy kanálů. Název kanálu typicky odráží tematiku nebo složení členů.

Například:

#personální

#infrastruktura

#promoce

#tym_hr

#katedrafilozofie

Název kanálu volte podle jeho tématu. Pokud se název kanálu skládá z více slov, je dobré jej výstižně zkrátit.

Pokud potřebujeme uvést celé, potom se za speciální znak mezi slova neuvádí mezery a píše se dohromady v jednom slově.

Kliknutím na název kanálu se Vám rozbalí konverzace vztahující se k tématu. Můžete zde psát a navazovat na konverzaci.

Přejete-li si vytvořit nový kanál, můžete jej vytvořit následovně:

-      zde klikněte na Channels → Create → Create channel.

Do nově založených kanálů doporučujeme ihned přizvat kolegy, se kterými chcete zadané téma diskutovat.

V novém kanále nahoře klikněte na název a otevře se Vám následující okno.

(Stejným způsobem byste přidali i členy u jiných kanálů.)

Zde klikněte na možnost Members (Členové).

A zde do políčka Find members zadáte pracovní e-mail kolegy, kterého chcete do kanálu přizvat.

Pod vyhledávací lištou se Vám zobrazí ikona vlaštovky. Kliknutím na ni se na zadaný e-mail odešle pozvánka.

Chcete-li kromě názvu kanálu uvést i jeho podrobnější popis, je to možné opět po kliknutí na název kanálu, následně na záložku About a funkci Edit.

Chat

Chatové rozhraní je intuitivní a podobné jiným aplikacím, proto jej zde dále nevysvětlujeme.

5.    Instalace, nebo prohlížeč?

Slack můžete používat přímo v online webovém prohlížeči, nebo si aplikaci stáhnout do počítače či telefonu.

Doporučujeme stáhnout si mobilní aplikaci, abyste mohli reagovat i mimo kancelář.

6.    Rozhraní v aplikaci na počítači

V kanceláři budete pravděpodobně nejčastěji používat počítačovou aplikaci. Proto se na ni zaměříme.

Pracovní prostředí

Slack je rozdělen do několika částí.

Workspaces (růžový rámeček)

Hlavní navigační panel (červený rámeček)

Panel konverzací (žlutý rámeček)

Tlačítko plus a ikona osoby (zelený rámeček)

Horní lišta (tyrkysově zelený rámeček)

Workspaces (růžový rámeček)

Tento panel můžete a nemusíte mít. Takto se zobrazí, pokud máte více workspaces. Pokud jste členy pouze jednoho workspace, tento panel mít v pracovním prostředí nebudete. Workspaces jsou značeny velkými tiskacími písmeny. Zde můžete přepnout mezi workspaces.

Následující ikona v horní liště Vám umožňuje panel zobrazit, nebo schovat.

Hlavní navigační panel (červený rámeček)

Takto se Vám zobrazí panel vlevo, pokud jste členy pouze jednoho workspace.

Hamburger menu – rozepsáno níže

Home – pravděpodobně znáte z jiných aplikací. Kliknutím se vrátíte na domovskou stránku.

DMs – soukromé zprávy. Můžete napsat zprávu jednomu nebo více kontaktům.

Activity – zde můžete najít zmínky o sobě, své @jméno, @channel a @here. Dále také reakce na zprávy, které jste napsali. Odpovědi ve vláknech, kdo odpověděl v konverzaci, do které jste přispěli. Dále také připnuté zprávy, schválení, upozornění a sdílení zpráv a souborů s Vámi.

More – tři tečky. Po kliknutí se zobrazí nabídka, kterou si vysvětlíme níže.

Hamburger menu – ikona tří vodorovných čar

File – rozbalí se menu, kde si můžete zvolit, co potřebujete udělat

New Message – vytvoření nové zprávy

New Channel – vytvoření nového kanálu

Workspace – představuje aktuální pracovní prostor, ve kterém se právě nacházíte, s možností přihlásit se k jinému nebo vytvořit nový

Invite people – můžete pozvat další spolupracovníky

Preferences – zde si můžete Slack přizpůsobit

Settings and administration – manage members (správa členů), manage apps (nainstalované aplikace), manage workflows (automatizované pracovní postupy), customize (možnost upravit emoji, Slackbot, ikonu workspace, statusy, Channel Prefixes - pravidla pojmenovávání kanálů), Workspace settings (správa základních parametrů workspace), Analytics (statistiky používání Slacku).

V menu File se můžete také odhlásit nebo Slack zavřít.

More

V této nabídce nejvíce využijete Channels a People.

Channels je vysvětleno výše.

People obsahuje seznam členů workspace. Přes toto rozhraní můžete zobrazit profily, pozvat uživatele do kanálu nebo poslat přímou zprávu.

Funkce Templates (Šablony), Automations (Automatizace) jsou dostupné v placené verzi.

Files – zde najdete přehled souborů, které byly sdíleny ve Slacku. Můžete využít filtry, pokud je souborů ve workspace více. Filtry jsou podle osoby, typu dokumentu nebo data.

External Connections – komunikace s externími organizacemi nebo firmami.

Edit

Zde je možné upravit možnosti Slacku.

Undo, Redo – Zpět / Znovu

Cut, Copy, Paste – Vyjmout, Kopírovat, Vložit

Select All – vybrat vše

Find – hledat text ve zprávách nebo kanálech

Další možnosti v hamburger menu jsou:

View –nástroj pro zvětšení nebo zmenšení

Go – přechod na mnoho dílčích funkcí nebo nastavení. Můžete zkusit si jednotlivé položky proklikat, jak se seznámíte se základním ovládáním Slacku.

Help – centrum pomoci

Panel konverzací (žlutý rámeček)

Huddles – pod ikonou sluchátek najdete okamžité audio i video hovory 1:1. V placené verzi jsou k dispozici i skupinové hovory, sdílení obrazovky nebo automatické zápisy pomocí AI.

Channels – již jsme si vysvětlili.

Add channel – můžete přidat další témata a kanály komunikace.

Direct messages – přímé zprávy vašemu zvolenému kontaktu

Slackbot – automatický chatbot sloužící mimo jiné jako nápověda.

Tlačítko plus a ikona osoby (zelený rámeček)

Ve spodní části tohoto panelu otevřete nabídku pomocí tlačítka s plusem.

Křížkem ji pak opět zavřete. Funkce jsou totožné s těmi, které byly zmíněny výše.

Ikona osoby

Po kliknutí na ikonu osoby se Vám zobrazí následující nabídka.

Self yourself away – dáte ostatním uživatelům najevo, že nejste k zastižení

Pause notifications – na vámi zvolený časový interval se vypnou upozornění

Profile – váš profil, který můžete upravit

Preferences – vysvětleno výše v Hamburger menu

Downloads – soubory, které si ze Slacku stáhnete do počítače, se zobrazí zde.

Upgrade Upol – přechod na vyšší (placenou) verzi Slacku

Sign out of Upol – odhlásíte se ze stávající workspace

Horní lišta (tyrkysově zelený rámeček)

V horní liště lze v rámci Slacku vyhledávat, zobrazit historii nebo přepínat mezi jednotlivými kanály vpřed a vzad.

7.    Další informace

Instruktážní video (externí)

Základní obsluha Slacku je popsána také na následujícím VIDEU. Jsou v něm vysvětleny základy ovládání a komunikace. Video může být názorné pro orientaci.

Komunita Česko Digital, ze které pochází autoři videa, má také bohatou video knihovnu a můžete se díky ní naučit mnohem více.

Doporučení

Před založením jednotlivých kanálů je lepší se poradit s kolegy, které chcete přizvat.

Budou tak očekávat, že budete komunikovat v rámci Slacku a také se budou moci na Slacku připravit. Budou také znát očekávání od vytvořeného #kanálu.

Upozornění k free verzi

Prozatím není k dispozici v rámci fakulty placená verze, ale pouze si můžete založit free verzi. Zprávy i soubory, které přes Slack pošlete, jsou uchovávány po dobu 90 dnů, a poté automaticky odstraněny systémem.

Integraci je možná maximálně s deseti externími nástroji. Integrace s dalšími nástroji bude rozepsána v dalším návodu.

Bezplatná verze Slacku neumožňuje skupinové videohovory. K tomuto se více hodí jiné nástroje fakulty jako například Zoom, BBB (BigBlueBotton), MS Teams.

Práce se Slackem vyžaduje trochu cviku a zájmu. Ovládání pro vás bude časem snadné a intuitivní. Pochopíte jeho základní principy. Nástroj je přívětivý k uživatelům a usnadňuje každodenní práci.