SharePoint

Microsoft SharePoint je komplexní webová platforma umožňující efektivní spolupráci uživatelů. SharePoint nabízí nepřeberné množství funkcí. Základním rysem je možnost ukládat a spravovat dokumenty on-line prostřednictvím nástrojů Word, Excel či PowerPoint.

SharePoint dále umožňuje sdílet soubory například se skupinou uživatelů, jež náleží k danému projektu či pracovní skupině. Do počítače lze složky se soubory ze SharePointu synchronizovat a se soubory pak pracovat off-line. Ve spolupráci s oddělením komunikace jsou na SharePoint přidávány např. normy univerzity a jednotlivých fakult.

Jak se přihlásit?

SharePoint je dostupný pro všechny zaměstnance UP na adrese https://files.upol.cz/. Do systému se přihlásíte pomocí stejných přihlašovacích údajů, kterými se přihlašujete do Portálu.

Jak se odhlásit?

Ze SharePointu se můžete odhlásit kliknutím na své jméno v pravém horním rohu a poté kliknutím na tlačítko Odhlásit. Poté zavřete svůj prohlížeč, abyste se ze systému úspěšně odhlásili.

Hlavní strana

Po přihlášení do SharePointu přejdete na úvodní stránku. Nejvýraznějším prvkem zde jsou modré dlaždice: Projekty, Pracoviště, Dokumenty akademických orgánů, Normy a Týmové weby. Jedná se o zkratky k jednotlivým součástem systému. Tytéž odkazy se nacházejí i na hlavním panelu v horní části stránky.

Vyhledávání

V rámci SharePointu můžete vyhledávat jak ve složkách, tak v celém rozsahu webu. SharePoint vyhledává i v obsahu dokumentů, ne jen v názvech.

Vyhledávání v celém rozsahu

Chcete-li vyhledávat v celém rozsahu SharePointu, klikněte do vyhledávacího formuláře v pravém horním rohu, zadejte hledaný výraz a zmáčkněte klávesu Enter nebo klikněte na tlačítko lupy.

Vyhledávání ve složkách

Klikněte do vyhledávacího formuláře v jakékoli složce, zadejte hledaný výraz a zmáčkněte Enter (případně klikněte na tlačítko lupy). SharePoint bude hledat vámi zadaný výraz i v obsahu dokumentů uložených ve složce.

Projekty

Záložka projekty obsahuje projektové weby, projektové záměry a žádosti o projekt. Na hlavní straně Projektů naleznete základní informace k zakládání nových projektových webů. Pro navigaci použijte menu na levé straně stránky. V současné době je naplněna možnost projektové weby a poskytovatelé – programy.

Pracoviště

Zde budete mít přístup k webu vašeho pracoviště (zde konkrétně Centrum výpočetní techniky). Na web pracoviště přejdete kliknutím na název pracoviště v levém menu.

Stránka pracoviště

Domovská stránka vašeho pracoviště obsahuje vždy ty nejaktuálnější informace, nejnovější dokumenty a seznam vašich úkolů ke splnění. V levém menu vidíte odkazy na stránky, se kterými můžete v rámci stránky svého pracoviště pracovat. Na hlavní straně se dále nachází Informační kanál (1), kde můžete všem svým kolegům napsat krátkou informační zprávu a upozornění. Na jednotlivé příspěvky můžete reagovat, buď na něj lze odpovědět, případně je můžete označit tlačítkem „To se mi líbí“ pro vyjádření souhlasu.

Nejnovější dokumenty (2) zahrnují nejnověji nahrané či upravené dokumenty. Můžete rovnou vytvořit nový dokument kliknutím na příslušné tlačítko. Můžete rychle procházet i straší dokumenty použitím šipek pod seznamem souborů.

Mezi vlastními nedokončenými úkoly (3) se nachází seznam úkolů, které vám buď byly někým přiřazeny, případně, které jste si zadali sami.

Dokumenty

Na stránce Dokumenty můžete dokumenty číst, editovat, řadit do složek. Můžete je zde nahrát ze svého počítače nebo lze vytvořit nový dokument přímo v SharePointu. Práce s dokumenty je jednou z klíčových funkcí aplikace.

Vytvoření nové složky a nového souboru

Novou složku či nový soubor můžete vytvořit dvěma způsoby. Buď můžete rozevřít menu v horní části obrazovky kliknutím na možnost Soubory, poté vyberete možnost Nový a vyberete, zda chcete vytvořit nový dokument či novou složku. Další možností je přímo ve složce zvolit možnost nový dokument a můžete si zde zvolit, co chcete vytvořit.

Jak smazat složku či soubor

Složku či soubor, stejně jako při vytváření, můžete smazat dvěma způsoby, a to buď prostřednictvím menu v horní části obrazovky v záložce Soubory, poté kliknete na možnost Spravovat a poté na Odstranit dokument, nebo využijte možnosti zvolením rozbalovacího menu […], poté kliknete opět na další rozbalovací menu […] a zvolíte v nabídce volbu Odstranit.

Jak nahrát soubor do SharePointu

Ve složce kliknete na možnost nový dokument a zvolíte v nabídce volbu NAHRÁT EXISTUJÍCÍ SOUBOR.

Otevře se formulář pro nahrání nového souboru. Nejprve vyberete soubor ze svého počítače, který chcete nahrát. Poté vybere složku v SharePointu, kam chcete soubor nahrát a případně napíšete komentář k vašemu souboru. Vše potvrdíte tlačítkem OK.

Jak nahrát více dokumentů zároveň

Otevřete složku, do které chcete soubory nahrát, poté otevřete složku ve svém počítači, kde se nachází dokumenty určené k uploadu do SP. Soubory označte a potom je přetáhněte do prohlížeče, konkrétně do modře ohraničeného prostoru.

Jak obnovit smazané soubory

Pokud jste omylem smazali nějaký soubor ze SharePointu, nemusíte se bát, prozatím soubor není ztracený. V levém menu zvolte možnost Obsah webu. Zde naleznete Odpadkový koš, odkud soubory můžete obnovit stejně jako na vašem počítači.

Soubory můžete buď obnovit či úplně ze systému smazat.

Práce s dokumenty

V SharePointu lze na jednom dokumentu spolupracovat s více uživateli. Pokud dojde ke změně v dokumentu, uloží se jméno uživatele, který změnu provedl, a datum změny. Na dokumentu lze pracovat samostatně, ale i ve více lidech zároveň. Abyste mohli pracovat na dokumentu přímo v SharePointu, musíte soubor vytvořit, uploadovat či otevřít stávající soubor.

Práce na dokumentu

Pro potřeby tohoto návodu jsme si vytvořili nový soubor. Jak vidíte, dokument se otevře v Office Online. Pracujete-li s kancelářským balíkem Microsoft Office, pak pro vás nebude problém pracovat v online prostředí. Chcete-li pracovat přímo v aplikaci Microsoft Word na vašem počítači, klikněte na možnost Otevřít v aplikaci Word v hlavním menu.

Dokument a jeho obsah se v SharePointu ukládá automaticky. Po dokončení práce se vrátíte do složky, kde máte dokument uložen, kliknutím na název vaší pracovní stránky v horním levém rohu. (zde: Centrum výpočetní techniky).

Práce ve Wordu

Otevřete soubor, který chcete editovat, a zvolte možnost Otevřít aplikaci Word. Dokument se v této aplikaci otevře, všechny změny, jež provedete, se automaticky uloží do SharePointu. Pokud někdo pracuje na stejném souboru ve stejnou chvíli jako vy, uvidíte ve stavovém řádku Wordu počet uživatelů, kteří dokument editují.

V případě, že na dokumentu pracuje jiný uživatel a jeho změny nebyly uloženy, zobrazí se vedle změněných odstavců jméno autora změn. Chcete-li zobrazit změny, které jiný uživatel provedl, uložte dokument. Aplikace obnoví stránku a upozorní na to uživatele.

Jakmile skončíte s prací, uložte v dokumentu vámi provedené změny. Ty se automaticky uloží do SharePointu a sloučí se se změnami, které provedli vaši kolegové. Poté dokument zavřete.

Práce online

Pokud chcete pracovat pouze online, stačí otevřít dokument. Pokud na dokumentu pracuje někdo jiný zároveň s vámi, místo, na němž uživatel pracuje, bude označeno barevným symbolem. Dokument zavřete a uložíte kliknutím na jméno vaší pracovní stránky.

Smazání dokumentu

Vyberte dokument, klikněte na tlačítko […], poté v nově otevřeném okně zvolte […] a tam najděte možnost Odstranit.

Rezervování dokumentů

V SharePointu můžete dokument rezervovat pouze pro sebe, ostatní uživatelé nebudou moci dokument upravovat až do chvíle, dokud dokument opět nevrátíte zpět. Můžete tak na dokumentu pracovat bez zásahů kohokoliv jiného. Ostatní uživatelé uvidí, že je dokument rezervován pouze pro vás, a budou si jej moc pouze prohlížet.

Nejprve klikněte na tlačítko […] u příslušného dokumentu, poté v nově otevřeném menu klikněte na identické tlačítko […] a zvolte možnost Rezervovat.

Dokument zpřístupníte ostatním uživatelům identickým způsobem. Akorát vyberete možnost Vrátit se změnami.

Poté se objeví tabulka, ve které můžete nastavit, jestli chcete nechat dokument rezervovaný pro sebe i po vrácení do SharePointu. Případně můžete vložit komentář popisující vámi provedené změny. Poté klikněte na OK.

Nastavení upozornění pro soubor

Můžete si nastavit upozornění na změnu v dokumentu. Upozornění vám přijde e-mailem. Nejprve zvolte dokument, u kterého chcete upozornění nastavit. Poté klikněte na možnost Soubory v horním menu. Zvolte možnost Sdílet a sledovat, poté vyberte možnost Upozornit a zvolte možnost Nastavit upozornění u tohoto dokumentu.

Upozornění zrušíte možností Spravovat má upozornění, otevře se vám správa upozornění, kde vyberete, které upozornění chcete zrušit a kliknete na možnost Odstranit vybraná upozornění.

Sdílení dokumentů

Chcete-li na dokumentu pracovat s kolegou, který není zrovna přiřazen ke stejné stránce jako vy, můžete mu dokument nasdílet. Vašemu kolegovi přijde mail s odkazem na soubor a on bude mít přístup pouze k tomu dokumentu.

Nejprve zvolte dokument, který chcete sdílet, poté vyberte v horním menu možnost Soubory, zvolte záložku Sdílet a sledovat a klikněte na ikonu Sledovat.

Otevře se nové dialogové okno, v něm zvolíte jména, případně adresy lidí, se kterými chcete soubor sdílet. Můžete přiložit i krátkou zprávu. Poté klikněte na tlačítko Sdílet.

Pracování s verzemi dokumentů

Každá změna v dokumentu uloženém v SharePointu bude uložena. SharePoint si „pamatuje“ i starší verze dokumentů. Budete-li potřebovat, můžete se vrátit do dřívější verze dokumentu. Stejně tak uvidíte, kdo danou verzi vytvořil.

Chcete-li se podívat na předchozí verzi dokumentu, označte jej, klikněte na Soubory, zvolte možnost Spravovat a vyberte v nabídce volbu Historie Verzí.

Poté si můžete zobrazit libovolnou předchozí verzi dokumentu kliknutím na datum změny.

Porovnávání verzí

Dokumenty můžete mezi sebou porovnávat. V seznamu verzí klikněte na libovolnou verzi dokumentu, soubor se otevře v aplikaci Word a nabídne možnost Porovnat.

Obnovení předchozí verze dokumentu

Pro obnovení předchozí verze dokumentu najeďte myší na dokument, který chcete obnovit, klikněte na šipku, která se vám zobrazí, a vyberte možnost Obnovit.

Úkoly

Úkoly mají za cíl sledovat postup v projektu, ale také slouží k určení osob zodpovědných za danou část projektu. Úkoly lze přidělovat konkrétním lidem ve vašem týmu, ti pak budou moci sledovat postup projektu. K úkolům se dostanete skrze levé menu.

Jak vytvořit úkol

Úkol vytvoříte snadno, kliknete na možnost nový úkol.

Pak jen stačí vyplnit formulář. Úkol přiřadíte konkrétnímu člověku v řádku Přiřazeno. Po rozkliknuti menu Zobrazit další se zobrazí například možnost přidat popis, předcházející úkol, prioritu atd. Po vyplnění údajů klikněte na tlačítko Uložit.

Editace úkolu

Úkol nejprve označte, poté v horní menu zvolte možnost Spravovat a poté vyberte volbu Upravit Položku.

Úkol můžete editovat stejně jako při vytváření. Zobrazuje se, kdo úkol vytvořil a kdo jej změnil.

Upozornění úkolu

Abyste si zapnuli upozornění při změnách v úkolu, o blížícím se datu splnění atd., označte úkol, vyberte možnost Úkoly v horním menu, klikněte na Sdílet a sledovat, poté na volbu Upozornit a v menu klikněte na Nastavit upozornění u této položky.

Splnění úkolu

Splníte-li úkol, klikněte do prázdného okna, které se nachází nalevo od názvu úkolu.

Kontakty

Sdílejte kontakty důležité pro váš tým. Seznam kontaktů lze exportovat a využívat i v Outlooku. Do Kontaktů se dostanete prostřednictvím levého menu. Nový kontakt vytvoříte kliknutím na možnost Nová položka.

Vyplňte formulář a klikněte na tlačítko uložit.

Editace kontaktu

Označte kontakt, který chcete editovat. Vyberte v horním menu možnost Položky, klikněte na Spravovat a zvolte Upravit položku. Po potřebných úpravách klikněte na tlačítko Uložit.

Editace seznamu kontaktů

Pro editaci celého seznamu kontaktů klikněte na možnost Upravit.

Tabulka kontaktů se přepne do editačního nastavení. Nyní můžete kontakty editovat. Poté klikněte na možnost Ukončit. Všechny změny se tak uloží.

Smazání kontaktu

Klikněte na tlačítko […] a vyberte možnost Odstranit položku.

Export kontaktů

Exportujte kontakty buď do Outlooku, nebo Excelu pomocí horního menu, kde vyberete možnost Seznam a poté Připojit a exportovat. Zde si vyberete, kam chcete kontakty exportovat.