Erasmus+ pro koordinátory
V následujícím textu vám představíme všechny funkce webové aplikace Erasmus+, a to z pohledu koordinátora. Nejprve se přihlásíme, klikněte na tlačítko Přihlásit v pravém horním rohu. Návod pro studenty naleznete zde. (v případě žádostí o úpravu/doplnění informací zašlete e-mail na: tomas.baburek@upol.cz)
Přihlášení
Do aplikace se přihlásíte pomocí vašeho Portal ID a hesla do portálu.
Po přihlášení
Po přihlášení do systému máte v hlavním menu na výběr několik položek: partneři,výběrová řízení a název vaší organizační jednotky (v tomto případě [KAA]). V dolní části naleznete vaši uživatelskou roli, ve vašem případě se jedná o roli koordinátor a zároveň úroveň koordinátora. Koordinátorova úroveň dále určuje přístupová práva k smlouvám a výběrovým řízením a akcím s nimi souvisejícími. Začneme nastavením organizační jednotky.
Organizační jednotka
Poslední záložkou v hlavním menu je nastavení vaší organizační jednotky, pod níž budete zveřejňovat výběrová řízení. Budou vám k dispozici pouze ty organizační jednotky, pod které spadáte.
Partneři
V záložce Partneři se nacházejí všechny partnerské univerzity, se kterými UPOL spolupracuje. V horní části můžete vyhledat požadovaný institut, ve spodní naopak můžete institut vytvořit. Kliknutím na jakýkoli institut si zobrazíte detaily institutu: kontakty, aktuální smlouvy a jiné. Pro potřeby návodu vám ukážeme, jak vytvořit nový institut. Zároveň tak uvidíte, co vše se na stránce partnerské instituce nachází.
Tvorba nové instituce
Stisknutím tlačítka Přidat institut rozevřete ovládací prvek, ve kterém nastavíte zkratku instituce, oficiální název instituce a zemi ve které se instituce nachází. Před vytvořením nové instituce se ujistěte, že stejná instituce už v systému není. Po vyplnění těchto základních informací klikněte na tlačítko Přidat.
Pozn. V současné době program neoznamuje u některých akcí chybové stavy. Při tvorbě institutu se ověřuje jestli se v systému nenachází institut se stejnou zkratkou. Pokud ano, tak systém neumožní vytvoření tohoto nového institutu.
Po kliknutí na tlačíko přidat se přesunete stránku instituce. Editačním tlačítkem[...], které vidíte u všech důležitých bodů instituce, můžete upravovat informace týkající se této instituce: adresu, kalendář či kontakty a odkazy.
Pozn. 2. V současné době nelze mazat vytvořené instituty ani smlouvy.
Tlačítko v pravém horním rohu umožňuje editovat zkratku a název univerzity, ale také zemi, ve které se univerzita nachází.
Tabulka pro změnu základních údajů:
Editační tlačítko v tabulce adresy umožňuje úpravu adresy instituce. Adresa institutu a kontakty se zobrazují i ve smlouvách. Mají informativní charakter.
Editační tabulka:
Úprava kalendáře termínů
Tlačítkem u tabulky Kalendář můžete editovat termíny nominací a aplikací Erasmu pro letní a zimní semestr. Zadáváme den a měsíc. Pokud zadáme chybnou kombinaci, např. 31.11. tak se hodnota nastaví na prázdnou.
Úprava kontaktů a odkazů partnera
V kontaktech a odkazech partnera můžete přidat kontakty na klíčové osoby pro zahraniční pobyt na dané univerzitě či instituci a webové adresy.
Přidání kontaktu
Přidání kontaktu je snadné. Mezi typy kontaktu vyberete jednu z možností: Department Coordinator, Institutional Coordinator, Staff Mobility, Student Mobility Nomination. Po vytvoření kontaktu vše uložíte tlačítkem Uložit.
Přidání webové adresy
Typem webové adresy se myslí, stejně jako u kontaktů, adresa na konkrétní součást instituce: Department Coordinator, Institutional Coordinator, Staff Mobility, Student Mobility Nomination. Po vytvoření kontaktu vše uložíte tlačítkem Uložit. U url je potřeba uvést typ protokolu "http://" , jinak neprojde tato hodnota validací.
Výsledná podoba kontaktů partnera
Tabulka kontaktů bude mít po vytvoření následující podobu.
Přidání nové smlouvy
Nyní vytvoříme novou smlouvu. Můžeme si vybrat zda se bude jednat o Erasmus, přímou spolupráci či o jinou formu spolupráce. Dále vybereme i termíny, kdy tato smlouva bude platná. Jakmile vše vyplníte, klikněte na tlačítko Uložit. Nová smlouva je vytvořena s aktuálně zvolenou organizační jednotkou.
Po přidání smlouvy
Vlastníkem smlouvy je vždy organizační jednotka, pod kterou jste smlouvu přidali. Vaše koordinátorská úroveň určuje, ke kterým smlouvám máte přístup. Pokud jste koordinátor na úrovni institutut nebo fakulty, můžete nastavit organizační jednotku svou a podřízené. V seznamu smluv se zobrazuje zkratka vlastníka a osoby, která smlouvu vytvořila. Nyní se podíváme na detail této nově vytvořené smlouvy, klikněte na odkaz Detail.
Detail smlouvy
V detailu smlouvy vidíme tři záložky: mobility, výběrová řízení a informace. Kalendář i adresa instituce vychází z nastavení instituce. Lze přidat kontakní údaje pro tuto konkrétní smlouvu. Aby bylo možné úspěšně vytvořit VŘ je nezbytné vyplnit korektně všechny mobility na této smlouvě.
Mobility vyplňujeme přidáním ISCED oborů a vyplněním dalších informací vázaných na tyto obory: jazyk výuky, kapacita oboru a studijní cykly. Vybereme ISCED obor či obory, které jsou v rámci této smlouvy platné. Vybrat můžete více oborů zároveň. Vše potvrdíte tlačítkem Přidat. Pozor: Pokud nezadáte správně obory a u nich nezadáte jazyk, studentům se nezobrazí tento institut v nabídce zveřejněného výběrového řízení.
Po přidání oborů
Pro tuto naši fiktivní univerzitu jsme vytvořili obory Education a Languages.
Úprava oborů
Obory můžete editovat tlačítkem v pravém rohu jednotlivých oborů. Můžete upravit studijní cykly, mobility, přidat jazyk či obor smazat.
Studijní cykly
Při úpravě studijních cyklů si můžete vybrat z následujících cyklů (lze vybrat i více cyklů): bakalářský, magisterský, doktorský. Tento údaj je v současné době pouze informativní.
Editace mobilit
V rámci mobilit si můžete zvolit počty studentů, zaměstnanců a délku pobytu. V současné době se realizují pouze výjezdy studentů. Informace o zaměstnancích jsou pouze informativní.
Přidání jazyka
Přidejte jazyk a jeho úroveň pro splnění požadavků pro přijetí k studiu.
Po vyplnění oboru
Po vyplnění všech detailů oboru bude tabulka vypadat následovně.
Pozor: Přidání jazyka je nezbytný krok k správnému vytvoření výběrového řízení. Nezadání jazyka znemožní studentům vybrat si danou kombinaci institutu - oboru - jazyka.
Výběrová řízení
Záložka výběrová řízení obsahuje VŘ, ve kterých figuruje tato smlouva. Lze se podívat na detaily těchto výběrových řízení. Pozn. při zakládání smlouvy nebudou zobrazena žádná výběrová řízení, žádná nejsou s tou smlouvou spojena.
Informace
V záložce informace můžete vložit informace pro studenty hlásící se na VŘ. Tyto informace slouží jako informace pro studenty a zobrazují se studentům v jejich náhledu na výběrové řízení.
Výběrová řízení
Nyní se přesuneme do záložky Výběrová řízení z hlavního menu. V něm defaultně vidíte výběrová řízení, která jsou právě aktuální. Po kliknutí na záložku (všechna) se vám zobrazí i koncepty a výběrová řízení, jež jsou právě vyhodnocována (viz. dále). Po kliknutí na výběrové řízení se dostanete na stránku s detaily daného výběrového řízení.
Všechna VŘ
Po kliknutí na jakékoliv výběrové řízení se můžete podívat na jeho přehled, stejně jako jsme si ukazovali při nastavování vlastního výběrového řízení. Uvidíte všechny detaily jednotlivých VŘ.
Vytvoření výběrového řízení
Na spodní části stránky se nachází dialog, jež vám umožní vytvořit nové výběrové řízení. Vyberete si smlouvu a typ výběrového řízení. Lze vybrat i více smluv najednou. Přístup k seznamu smluv je určený vaší úrovní koordinátora. Výběrové řízení se vytvoří pod aktuálně vybranou organizační jednotkou.
Dočasně zpřístupňujeme možnost vytvoření zkráceného výběrového řízení. Zkrácené VŘ lze použít v případě, že jste již zrealizovali výběrové řízení před uvedením aplikace. Vytvořením zkráceného VŘ přeskočíte nutnost specifikovat požadavky pro studenty. Zkrácené VŘ se okamžitě přesouvá do stavu Vyhodnocování. Do zkráceného VŘ můžete manuálně přidat studenty, odeslat za ně přihlášky a dále postupovat jako v běžném výběrovém řízení.
Po vytvoření výběrového řízení se přesunete do nového VŘ. V pravém menu vidíte, že toto výběrové řízení má pět nevyřešených problémů. Aplikace vám sama sdělí, co vše je nutné vyplnit před zveřejněním výběrového řízení. Nejprve vytvoříme požadavky pro toto výběrové řízení. Nově vás systém informuje, že jste nenastavili viditelnost pro obory.
Editace informací a harmonogramu výběrového řízení
Výběrové řízení lze editovat stejně jako instituci pomocí editačních tlačítek. V rvním tlačítkem odshora editujete výběrové řízení můžete smazat výběrové řízení, které nebylo publikováno. Ve stejném menu můžete změnit katedru (kdykoliv). V informačním poli info můžete editovat počet preferencí. V harmonogramu je chronologicky zobrazen seznam událostí. Je nutné zadat datum deadlinu přihlášek a datum zveřejnění výsledků. Můžete zadat orientační datum publikování, nicméně publikováním VŘ se tento údaj nastaví na aktuální čas. Přidáním události se rozumí jakákoli událost, která může být vztažena k nějakému konkrétnímu datu nebo k datovému intervalu. Těchto hodnot lze zadat libovolné množství, jsou nepovinné. V harmonogramu se šipkou zobrazuje nejbližší nebo probíhající událost.
Nastavování dat harmonogramu
Kliknutím na záznam události můžete tu událost editovat. Nelze editovat datum vytvoření. Nastavování dat harmonogramu je snadné, klikněte buď do řádku či na ikonku kalendáře a objeví se kalendář, ve kterém nastavíte potřebné datum.
Po nastavení deadlinu pro přihlášení k výběrovému řízení můžete deadline prodloužit. Zároveň zde můžete přidat událost.
Nová událost může sloužit jako volitelný časový orientační bod, nebudete-li chtít, nemusíte ji vytvářet. Můžete ji využít pro zaznamenání termínů jazykových testů. Tyto události lze poté přiřadit jednotlivým studentům ve fázi Vyhodnocování.
Pro zadání vámi vytvořené události konkrétnímu studentovi musíte otevřít studentovu přihlášku. Ve výběrovém řízení ve fázi Vyhodnocování vyberte pak v Doplňujících údajích zvolíte možnost Přiřadit událost/komentář.
Poté zvolíte událost, kterou chcete studentovi přiřadit. Poté k ní můžete vložit komentář.
Jakmile zvolíte událost, kterou chcete studentovi přiřadit, kliknete na tlačítko uložit změny.
Událost se objeví v tabulce Výsledek.
Požadavky
Pro vytvoření nového požadavku klikněte na tlačítko Přidat požadavek. Položky popis česky a anglicky jsou povinné. Pokud nechce vyplňovat popis v angličtině, doporučujeme do textového pole napsat jednu mezeru. Při vytváření požadavku můžete zaškrtnout následující možnosti: nutno dodat text a nutno dodat soubory.
Dodáním textu se rozumí nutnost pro studenty vyplnit textové pole. Lze limitovat délku textu. Dále zaškrtnutním nutno dodat soubory vytvoříte požadavek, ke kterému musí student dodat aspoň jeden soubor. Maximální počet souborů můžete nastavit ve výběru. Funkce povolené typy souborů je nyní pouze informativní. Po vytvoření požadavku klikněte na tlačítko Uložit změny.
Po uložení požadavku uvidíte napravo vedle požadavku čtyřy tlačítka. Tužkou můžete požadavek editovat, křížkem požadavek odstraníte a šipkami můžete posunout požadavek nahoru nebo dolů. Institucionální koordinátoři mohou i ve fázi publikovaného výběrového řízení přidávat, mazat či editovat požadavky.
Vyplnění pokynů pro přihlášení na Erasmus
V záložce Pokyny vyplníte pokyny pro výběrové řízení. Pokyny se zobrazují studentům v přihlášce k VŘ. Po vyplnění pokynů je uložíte tlačítkem Uložit změny.
Smlouvy
V záložce Smlouvy můžete spravovat smlouvy pro dané výběrové řízení. Ve fázi konceptu VŘ můžete přidávat, případně odstraňovat chybně zadané smlouvy. Ve fázi publikovaného VŘ je přidávání a odstraňování smluv koordinátorům pro fakultu a katedru zakázáno (může provést institucionální koordinátor). Ve fázi vyhodnocování VŘ je povoleno přidávání nových smluv (kvůli možnosti poslat studenta na náhradní institut).
Přehled
V záložce Přehled se nachází kompletní přehled výběrového řízení dle oborů a jazyků. Vidíte zde počet studentů a délku pobytu. Tato tabulka je informativní a obdobně se zobrazuje studentům v náhledu VŘ. Zde můžete vidět jestli jsou dostupné všechny požadované kombinace oborů, jazyků a institucí.
Filtr oborů
Filtr oborů slouží pro zúžení nabídky VŘ a cílení na konkrétní studijní obory. Můžete zde nastavit seznam oborů, pro které je výběrové řízení viditelné. Obory vybíráte z nabídky, stisknutím tlačítka Přidat se obor zařadí do tabulky. Obor je možné přidávat jak ve fázi koncept, tak u zveřejněného VŘ.
Pozor: nevyplníte-li viditelnost oborů, studenti, kteří by VŘ měli vidět, jej neuvidí.
Přihlášky
V záložce Přihlášky je přehled přihlášek k danému výběrovému řízení. Záložka přihlášky slouží pro zobrazení zájemců o VŘ. Studenty můžete ručně přidat studenty k danému VŘ jak ve fázi publikovaného a vyhodnocovaného VŘ. Studenta přidáte zadáním jména, STAG ID či Portal ID. Přidáním studenta systém vytvoří přihlášku ve stavu vytvořeno. Pokud potřebujete, aby ručně přidaný student nemusel vyplňovat údaje, můžete v detailu přihlášky nastavit přihlášku jako odeslanou. Kliknutím na jméno se dostanete do detailu přihlášky.
Seznam přihlášek studentů je řazen dle důležitosti stavu - odeslaný, stažený, vytvořený, následně dle jména. Šipka doleva umožňuje obnovit odvolanou přihlášku studenta. Šipka doprava umožňuje přihlášku za studenta odeslat.
Před publikováním výběrového řízení
Před publikováním výběrového řízení pečlivě zkontrolujte zda máte všechny informace správně vyplněné, většinu z nich již po publikování nepůjde změnit.
Po publikování výběrového řízení
Po publikování lze upravit katedru pod níž VŘ patří. Dále lze prodloužit deadline přihlášek.
Přihláška uchazeče
Po kliknutí na jméno uchazeče v záložce Přihlášky ve výběrovém řízení se dostanete na přihlášku uchazeče. Zde máte všechny potřebné informace o studentovi, přehled požadavků a doplňující údaje.
Kliknutím na tlačitko Vytisknout přihlášku se otevře nové okno, ve které uvidíte vygenerovanou přihlášku pro tisk. Po vytištění okno zavřete.
Je-li přihláška odeslána můžete potvrdit či zamítnout požadavky nebo upravit poznámku k vybranému požadavku. Jsou-li přiloženy soubory, můžete si je stáhnout do počítače.
Není-li přihláška odeslaná a student má problém s odesláním přihlášky nebo jste výběrové řízení realizovali dříve a není možná součinnost se studenty, lze přihlášku odeslat za studenty tlačítkem v menu Doplňující informace. U studentů, kteří omylem přihlášku odvolali je možné toto odvolání vzít zpět a nastavit přihlášku jako aktivní - odeslanou.
Výsledek výběrového řízení
Můžete stanovit výsledek VŘ a zvolit preferovanou univerzitu. Detail možností výsledku výběrového řízení a volby preferované univerzity. Zatím není implementováno, hodnoty se neukládají do databáze.
Detail studenta
Kliknutím na jméno studenta v přihlášce si zobrazíte jeho osobní informace, studijní obory a všechna výběrová řízení, ke kterým se student přihlásil.
