Rezervace

Vítejte v manuálu pro uživatele aplikace Rezervace. V následujícím textu vám popíšeme jednotlivé ovládací prvky této aplikace.

Přihlášení

Pro práci s aplikací se musíte nejprve přihlásit, ať už si chcete rezervovat termín či spravovat svou vlastní akci. Možnost přihlášení se nachází v pravém horním rohu.

Rezervace termínu

Na termín se rezervujete snadno. Pomocí odkazu, který vám buď bude zaslán, bude zveřejněn na webových stránkách UP nebo pokud je akce zveřejněna v sekci Akce, se přihlásíte. Zobrazují se vždy termíny aktuální pro daný měsíc, mezi měsíci lze přepínat [1]. Kliknutím na tlačítko týdne [2] si zobrazíte všechny dostupné termíny ve všech dostupných dnech daného týdne. Datum akce zobrazuje vždy počet volných termínů, kliknutím na datum [3] si zobrazíte volné termíny. Oranžově zabarvený [4] termín je již obsazený. Bílý termín [5] označuje volný termín. U jednotlivých termínů je vidět jejich kapacitu.

Na akci se přihlásíte kliknutím na vybraný termín [1], barva pole se změní na zelenou, tímto je termín rezervován pro vás. Obdržíte potvrzovací email po rezervaci termínu. Svou rezervaci zrušíte kliknutím na vámi rezervovaný termín. Po zrušení rezervace rovněž obdržíte potvrzovací email.

Kalendář

Je možné si nechat z aplikace vyexportovat kalendář iCal s vašimi termíny a ten si přidat do Outlooku. Odkaz na kalendář získáte kliknutím na odkaz [1]. Ten pak vložíte např. do Outlooku.

Správa akcí

V menu naleznete několik položek, které se zobrazují podle aktuálních uživatelských práv. Pro vytvoření nové akce vyberte v menu možnost Správa akcí [1]. Zde můžete prohlížet vámi vytvořené akce, vytvářet rozcestníky akcí [2], vytvářet nové akce [3], přejít na detail akce kliknutím na její název. Dále je zde k dispozici přehled nastavení [4] dané akce (nastavení emailů správci, zobrazování akce studentům a zaměstnancům v přehledu akci v aplikaci). Přidávat další správce akcí [6], zkopírovat kód akce [7], či vytvořenou akci smazat [8]. Smazané akce již nejdou vrátit zpět. Můžete si zkopírovat odkaz na akci [9]. Akci lze také dodatečně editovat [10].

Přidání nové akce

Pro přidání nové akce klikněte na výše zmíněné tlačítko Vytvořit novou akci. Na začátku zakládání akce můžete určit, zda akce bude mít i anglickou verzi [1]. Po kliknutí pak v dialogovém okně musíte zadat název akce. Kontaktní osoba [2] je předvyplněná dle aktuálně přihlášeného uživatele, můžete zde přidat více kontaktních osob. Můžete umožnit všem uživatelům povolit zobrazení přihlášených uživatelů [3] na akci, to znamená, že si každý uživatel bude moci zobrazit, kdo je přihlášený na jakém termínu. Můžete si nastavit zasílání notifikačního emailu [4] na nově přihlášené či odhlášené uživatele. Můžete v akci po uživatelích vyžadovat jejich telefonní číslo [5], které vám následně bude k dispozici v exportech. Z důvodů testování zaměstnanců a studentů je zde možnost požadovat zdravotní pojišťovnu [6], tato informace je rovněž dostupná v exportech. Uživatelům můžete zakázat [7] mít více aktivních rezervací v rámci jedné akce. Pokud budete potřebovat, pak budete moci generovat uživatelům pořadové číslo pro daný den [8], tato informace se exportuje a zároveň ji uživatelé obdrží v emailové notifikaci. Vámi vytvořenou můžete zveřejnit [9-10] v rámci aplikace Rezervace v části Akce, která tam bude následně dostupná pro všechny uživatele spadající do dané skupiny. Můžete taky vytvořit akci, která bude dostupná pro zaměstnance vybrané org. jednotky [11] v seznamu dostupných akcí v aplikaci. V pokročilém nastavení můžete u své akce zvolit vámi preferované URL/Kód akce [12] - např. zadáte-li "konzulace" pak vaše akce bude mít odkaz rezervace.upol.cz/konzultace. Kód akce se dá následně využít v jiných aplikacích, jako např. v ELF2 pro vyhledání účastníků dané akce. Kód akce lze rozesílat také uchazečům o studium, kteří do rezervací mohou přistupovat z epřihlášky, viz v samostatném návodu. Položkou min. minut [13] je myšleno, kolik minut před začátkem termínu lze provádět rezervaci. Z aplikace je možné uživatelům rozesílat upozornění [14] sms bránou, toto ovšem využívejte pouze ve výjimečných případech z důvodu možného přetížení sms brány. Ověřením podmínek [15] rezervace slouží k ověření předem daných podmínek rezervace, které byly specifikovány. Nyní se tato možnost využívá u rezervací k výdeji nových identifikačních karet. Vaši akci lze zařadit do vámi předem vytvořeného rozcestníku akcí [16]. Popis akce je volitelný. Poté kliknete na tlačítko Přidat akci. Nově přidaná akce se objeví v seznamu akcí níže.

Přidání nového rozcestníku

Rozcestníkem se myslí soubor rezervačních akcí, které mají jeden společný jmenovatel. Vytvořením rozcestníku se vytvoří jeden odkaz, kde bude sdruženo více akcí. Všechna nastavení dostupná pro rozcestník jsou identická s nastaveními akcí, viz výše. V detailu rozcestníku je pak k dispozici správci možnost exportu všech přihlášených uživatelů a zobrazení aktuálně přihlášených uživatelů v daný den.

Přidání nového rezervačního termínu

V detailu akce máte možnost zadat čas, od kdy bude akce probíhat, dobu trvání, počet opakování či kapacitu lidí. Jsou zde k dispozici dva typy exportů. Můžete exportovat obsazenost aktuálních termínů [1] nebo lze provést export všech termínů stačí kliknout na tlačítko Export [2]. Veškeré informace se vám pak exportují do přehledné tabulky. Můžete zde vykopírovat odkaz na akci [3], který uveřejníte potenciálním účastníkům akce. Pro vytvoření termínu zvolíte přesný začátek akce [4] Kromě toho se zde nastavuje pod možností doba trvání akce [5] tj. doba, po kterou bude akce probíhat. Počtem opakování [6] je myšlen počet následných termínů, které lze v rámci vybraného data vytvořit navíc. Jednotlivé termínu budou po sobě následovat dle počtu minut nastavených v předchozím kroku. Vytvářený termín si můžete pojmenovat [7]. Tento údaj není povinný. Můžete si rovněž nastavit větší kapacitu [8] pro váš vybraný termín. Pro přidání slotu pak klikněte na tlačítko Přidat termín [9].

Při nastavování začátku akce máte možnost vybrat jak datum [1], tak i čas zahájení [2] akce.

Práce se termínem

Defaultně se zobrazuje vždy aktuální měsíc. Můžete si zobrazit všechny přihlášené uživatele [1], po přepnutí se budou zobrazovat pouze vám, pokud jste si to v nastavení akce nenastavili jinak. Dále Pro otevření detailu jednotlivých termínů klikněte na datum termínu. Lze si otevřít i více termínů zároveň, a to buď kliknutím na tlačítko týdne nebo vybrat jednotlivé dny kliknutím. Zašedlé termíny jsou již termíny neaktivní. Pokud otevřete jeden týden, lze všechny sloty z něj vykopírovat do jiného týdne [3], který si budete moci vybrat v dialogovém okně. Týden lze rovněž i smazat [4].

Po rozkliknutí vybraného dne se vám zobrazí přehled termínů. Zde můžete celý den smazat [5]. Dále zde vidíte obsazenost termínu [6]. Kliknutím na spravovat účastníky [7] otevřete přehled přihlášených osob (včetně jejich organizační jednotky), možnost manuálního přidávání účastníků na akci či jejich odebírání (viz níže). Je zde k dispozici ke stažení předpřipravená prezenční listina pro daný termín. Jednotlivé sloty můžete dodatečně upravovat. Pro smazání vybraného termínu stačí kliknout na tlačítko s ikonou koše [8]. Lze smazat i obsazený termín. Pro editování slotu je potřeba kliknout na ikonku editace [9] u vybraného slotu. Můžete editovat čas, délku, název či kapacitu vybraného termínu.

Manuální přidání uživatele k termínu

V náhledu již obsazených míst v termínu lze spravovat uživatele, přihlášené uživatele můžete z akce odebrat [1]. Uživatele lze přihlásit [2] na termín zadáním Portal ID, jména a příjmení nebo čehokoliv jiného, podle čeho správce akce pozná, o koho se jedná. Při zadání Portal ID dojde ke spárování s identitou daného uživatele, uživatel obdrží e-mail o přihlášení na termín, také nalezne akci s termínem ve svém přehledu akcí a může se případně odhlásit či přihlásit na jiný termín. Ve případě zadání např. jména a příjmení případě se jedná pouze o informativní text pro správce akce, nicméně tento text se rovněž vyexportuje do Excelu, docházky apod.. Nabídka pro přidání uživatele na termín se zobrazuje pouze v případě, že je volná kapacita termínu. Předpřipravenou docházku stáhnete kliknutím na tlačítko [3].

Přidání správce

Správce můžete přidat ve správě akcí. Přidáním správce umožníte svým kolegům spravovat danou akci. Stačí kliknout na menu Přidat správce [1], vybrat uživatele a kliknout na tlačítko Přidat [2]. Vaši kolegové pak budou mít stejný přístup k dané akci jako máte vy.