Makra

Pro rozdělování doporučujeme nástroj Wordsplitter. Pro distribuci kontaktujte tomas.baburek@upol.cz.

Pro práci s makry je před prvním spuštěním makra nutná příprava vašeho počítače. Poté již bude práce s makrem velice snadná a takřka bezproblémová.

Nainstalování PDFCreatoru

Nejprve si musíte stáhnout PDFCreator, a to verzi 1.7.3, protože novější verze způsobovala problémy při rozdělování souborů. Soubor stáhnete zde: https://upolomouc-my.sharepoint.com/personal/babuto00_upol_cz/_layouts/15/guestaccess.aspx?docid=1dc43df698d8c422fbc12c07794a3980c&authkey=ASFcUrjOsMVBaovaOl2SYr0

Po stažení spusťte instalátor.

Zvolte jazyk instalace - češtinu a klikněte na Ok.

Instalátor vás pak upozorní, že je dostupná nová verze PDFCreatoru. Klikněte na Ne.

Poté klikněte na tlačítko Další.

Zvolte možnost Souhlasím s podmínkami licenční smlouvy. Poté klikněte na tlačítko Další.

Poté opět klikněte na tlačítko Další.

Poté klikněte na tlačítko Instalovat.

Vyklikněte možnost Zobrazit Nápovědu po skončení instalace a klikněte na tlačítko Dokončit.

Nastavení PDFCreatoru

Po nainstalování aplikace PDFCreator najdete na ploše ikonu PDFCreator. Kliknutím aplikaci spusťte.

Po spuštění klikněte na možnost Tiskárna -> Možnosti.

V Možnostech klikněte na Obecná nastavení 2, zde zvolte Interval aktualizace na Nikdy a klikněte na Uložit. Pokud to neučiníte, aplikace bude při každém spuštění kontrolovat, jestli je dostupná nová verze programu, což by mohlo mít za následek pád Microsoft Word při vytváření jednotlivých souborů.

WordSplitter

Nastavení v Microsoft Word

Otevřete si Microsoft Word. Klikněte zde na možnost Soubor v hlavním menu.

Zde klikněte na volbu Možnosti.

V Možnostech se přesuňte do karty Přizpůsobit pás karet. Zde zaklikněte možnost Vývojář. Poté klikněte na Ok.

Nyní jste si zpřístupnili záložku Vývojář v hlavním menu v Microsoft Word. Klikněte na ni.

V záložce Vývojář naleznete ikonu Makra. Klikněte na ni. Zde si přidáte makro, které naleznete zde.

Zvolte název pro makro - např. SplitDocs. Klikněte na tlačítko Vytvořit.

Nejprve ale musíme nastavit Visual Basic pro správný chod makra. Toto budete muset udělat pouze před prvním spuštěním. V nově otevřeném okně klikněte na záložku Tools, kde zvolíte možnost References.

V nově otevřeném okně se ujistěte, že máte zakliknuté PDFCreator a Microsoft VBSCript Regular Experssions 5.5. Pokud je nemáte zakliknuté, najděte je v seznamu a zaklikněte je. Poté klikněte na Ok.

Nyní z textového souboru pomocí CTRL+A -> CTRL + C -> CTRL + V (https://upolomouc-my.sharepoint.com/:t:/g/personal/babuto00_upol_cz/EeFdd3N612hEvG7nGi3clM4BTEznuJaldnzurBDexCbkvA) vložte celý kód na místo textu, který je v novém makru před připravený.

Použití makra

Nyní se dostáváme k části, kterou bude třeba vykonat při každé práci s makrem. Nicméně nejedná se o nic složitého. V záložce Vývojář kliknete na možnost Makra. Pozor! Před vytvořením hromadné korespondence se ujistěte, že šablona obsahuje "číslo: R123456" (R123456 je příklad formátu ID). Je nutné, aby vaše šablona obsahovala tento text, s jednou mezerou za dvojtečkou, jinak makro nebude fungovat.

Zde uvidíte vámi importované makro SplitDocs pro rozdělování dokumentů. Nyní jen kliknete na tlačítko Spustit.

Makro se vás pak zeptá na to, jak chcete soubor pojmenovat, např. Pozvánka k přijímacím zkouškám. Poté klikněte na tlačítko Ok.

Následně se aplikace zeptá, kam ve svém počítači chcete tyto dokumenty uložit. Zvolíte tedy místo uložení a zmáčknete tlačítko Ok.

Poté začne tvorba jednotlivých pdf souborů. Musíte vyčkat. Po dokončení se všechna okna zavřou, po dokončení zavřete aplikaci Word.

Soubory naleznete na vámi vybraném místě. Soubory jsou rozděleny podle StagId studenta.

Nahrání dokumentů na úložiště

Hromadné vložení dokumentů do elektronického úložiště provedete snadno. Otevřete si jakoukoliv složku, např. Tento počítač. Klikněte do adresního řádku (znázorněno) a napište do něj \\Netapp6\Studijni (přístup je omezen pouze pro studijní oddělení) a zmáčkněte Enter (pozn. lomítko napíšete stisknutím kláves Alt Gr + Q). Nyní se nacházíte ve složce úložiště dokumentů.

Nyní přejděte do složky obsahující všechny složky pojmenované dle ID studenta s dokumenty zmáčkněte klávesy CTRL+A. Touto klávesovou zkratkou označíte všechny dokumenty ve složce. Poté zmáčkněte klávesovou zkratku CTRL+C. Tím si vložíte dokumenty do schránky. Přejděte do složky úložiště a zmáčkněte klávesovou zkratku CTRL+V. Tímto vložíte všechny soubory na úložiště. Případně můžete označené soubory přetáhnout stejně jako na obrázku níže. Pozn. soubory se budou nějaký čas nahrávat, proto vyčkejte, až bude operace vkládání dokončena.