Mobility koordinator: Porovnání verzí

V následujícím textu vám představíme všechny funkce webové aplikace Erasmus+, a to z pohledu koordinátora. Nejprve se přihlásíme, klikněte na tlačítko '''Přihlásit '''v pravém horním rohu. [[Erasmus|'''Návod pro studenty naleznete zde''']]. (v případě žádostí o úpravu/doplnění informací zašlete e-mail na: [mailto:tomas.baburek@upol.cz tomas.baburek@upol.cz]). '''Aktualizováno 21.6.2018.'''

Do aplikace se přihlásíte pomocí vašeho '''Portal ID'''. Možnost '''Zapamatovat '''vám umožní zapamatovat si přihlášeného uživatele bez nutnosti opakovaného přihlášení. {{DISPLAYTITLE:Erasmus+ pro koordinátory}}

'''1. partneři'''

'''2. smlouvy'''

'''3. výjezdy'''

'''4. studenti'''

'''5. výběrová řízení'''

'''6. vypsaná VŘ'''

'''7. nominace'''

'''8. administrace'''

 

V dolní části naleznete vaši uživatelskou '''roli [11]'''. Ve vašem případě se jedná o roli ''referent'' a zároveň ''úroveň referenta''. Referentova úroveň dále určuje přístupová práva k smlouvám a výběrovým řízením a akcím s nimi souvisejícími. Začneme ''nastavením organizační jednotky''. Na hlavní stránce rovněž naleznete odkaz na '''nápovědu [12]'''.

V záložce ''Partneři ''se nacházejí všechny partnerské univerzity, se kterými UPOL spolupracuje. V horní části můžete '''vyhledat požadovaný institut [1].''' Kliknutím na název nebo zkratku institutu se přesunete na '''detail institutu [2]'''. Ve spodní části stránky naopak můžete '''institut vytvořit [3]'''. 

Kliknutím na jakýkoli institut se zobrazí&nbsp;detaily institutu: ''kontakty'', ''aktuální smlouvy ''a jiné. Pro potřeby návodu vám ukážeme, jak ''vytvořit nový institut''. Zároveň tak uvidíte, co vše se na stránce partnerské instituce nachází.<br/>[[File:Erasmus koord 04.png|center|912x912px|Erasmus koord 04.png]]

Tlačítkem v pravém horním rohu lze editovat&nbsp;''zkratku ''a ''název univerzity'', ale také ''zemi'', ve které se univerzita nachází.

V ''Kontaktech a odkazech partnera'' můžete přidat kontakty na klíčové osoby zajišťující zahraniční pobyt studentů na dané instituci a webové adresy této instituce.&nbsp;

Nyní vytvoříme novou smlouvu. Můžeme si vybrat zda se bude jednat o ''Erasmus'', ''přímou spolupráci ''či o ''jinou ''formu spolupráce. Dále vybereme i termíny, kdy tato smlouva bude platná. Dále je potřeba vybrat '''kód financování [1]'''. Samotné nastavení a doplnění kódu financování probíhá v administraci, viz. níže. Dále je potřeba vybrat '''organizační jednotku [2]''', které smlouva patří. Na základě organizační jednotky se poté vybírá '''garant [3]'''. Jakmile vše vyplníte, klikněte na tlačítko '''Uložit'''.  

[[File:Erasmus koord 15.png|center|700px|Erasmus koord 15.png]]

'''1. Editace výběrového řízení'''<br/>'''2. Editace informací k VŘ''' (maximální počet preferencí, počet dní pro odpověď studenta na výsledek VŘ)<br/>'''3. Editace harmonogramu'''<br/>'''4.''' V pravém menu vidíte, že toto výběrové řízení má '''čtyři nevyřešené problémy'''. Aplikace vám sama sdělí, co vše je nutné vyplnit&nbsp;před zveřejněním výběrového řízení. Systém vás nově&nbsp;informuje, že jste nenastavili viditelnost pro&nbsp;obory.

'''Filtr oborů '''slouží pro zúžení nabídky VŘ a cílení na konkrétní studijní obory. Můžete zde nastavit seznam oborů, pro které je výběrové řízení viditelné.&nbsp;

 

Obory vybíráte z nabídky, stisknutím&nbsp;tlačítka&nbsp;'''Přidat se''' obor zařadí do tabulky. Obor je možné přidávat jak ve fázi ''koncept'', tak&nbsp;u ''publikovaného&nbsp;''VŘ.

1. V řádku Potvrzení stav '''Čeká se''' označuje, že přihláška nebyla zatím potvrzena. &nbsp;<br />2. Stav '''Potvrzené '''označuje přihlášky, které potvrdil student či vy za něj.&nbsp;<br/>3. Mezi '''Odmítnuté''' se řadí přihlášky, jejichž výsledek student odmítl. <br />4. Nepotvrdí-li student přihlášku včas, přesune se jeho přihláška v řádku potvrzení do stavu '''Vypršel čas'''.<br/>5. Tlačítko, kterým můžete nastavit počet měsíců, jež student stráví na pobytu. Zvolení počtu měsíců se vedle číslovky objeví nová ikona, tzv. tlačítko tick. Kliknutím na něj potvrdíte manuálně pobyt studenta.&nbsp;<br />6. '''Počet měsíců''', které student plánuje strávit na Erasmu. Kliknutím na číslo lze počet měsíců '''editovat'''.&nbsp;

'''1. '''V informacích o uchazeči je krátký '''přehled o studentovi'''<br/>'''2.''' Po kliknutí na odkaz se dostanete na '''detail studenta'''.<br/>'''3. Seznam preferovaných univerzit /''' lze přepnout na tabulku o plnění požadavků a výsledek / výjezdy<br/>'''4.''' Po kliknutí na instituci se '''přesunete na&nbsp;'''její '''informační stránku'''<br/>'''5. V tabulce naleznete '''přehled '''v jakém '''stavu přihláška '''je, kdy byla podána.'''<br/>'''6.''' Kliknutím se přesunete k ''''''vytištění studentovy přihlášky'''.'''<br/>'''7.''' '''Editace dopňujících údajů''' - zde můžete odeslat přihlášku za studenta, přidělit událost ke studentovi (ve fázi ''Vyhodnocování''), případně upravit údaje studenta (počet let VŠ studia, počet měsíců na Erasmu, cyklus studia)<br />'''8. Kliknutím nastavíte''' údaje studenta (počet let VŠ studia, počet měsíců na Erasmu, cyklus studia)<br />'''9. Nastavení výsledků výběrového řízení&nbsp;'''(tato možnost je zpřístupněná až ve fázi vyhodnocování&nbsp;a dál)

V záložce Příjezdy se nachází seznam studentů, kteří byli nominováni vaší organizační jednotce. Zde lze spravovat přihlášky přijíždějících studentů. Mezi přihláškami lze '''vyhledávat [1]''' - vyhledává se v názvu oboru či jméně studenta. Lze '''filtrovat''' seznam dle '''Semestru [2]''' a také zda '''délka''' '''pobytu''' přijatého studenta byla '''změněna [3]''', stejně tak lze filtrovat dle '''stavu''' '''přihlášky''' '''[4]''', '''typu [5]''', '''stavu přiřazení [6]'''. Dále lze zobrazit pouze studenty '''exportované''' či '''neexportované do STAGu [7]'''. Můžete si zobrazit pouze nominace, které byly '''přiřazeny vaší katedře [8]'''.  Seznam přijíždějících studentů si můžete '''vyexportovat do Excelu [9]''' či stáhnout '''soubory nahrané studenty [10]'''. Dle role koordinátora je také k dispozici tlačítko pro hromadný '''export do STAGu [11]'''. Seznam přihlášek lze '''seřazovat''' dle stavu, jména, semestru atd.  Je zde vidět stav exportu do STAGu - částečně (oranžová), kompletně (zelená), nebo není exportováno (šedá). '''[12]''' Nominace/přihlášky mají několik '''stavů [13]''' - ''concept, nominated, to approve, accepted, denied, cancelled''. V přehledu rovněž uvidíte i stav '''LA studenta [14]''', ten má také několik stavů - ''? (concept), to approve, to repair, uploaded by student, uploaded by coordinator''. Kliknutím na jméno studenta přejdete do '''detailu přihlášky [15]'''.  Kliknutím na vykřičník poznámku zobrazíte. Zrušil-li si student omylem svou nominaci, můžete '''znovu odeslat''' informativní e-mail studentovi '''[16]'''. Můžete si dále zobrazit kliknutím '''nominační informace''' '''[17]''' studenta. Kliknutím na '''ikonku křížku [18]''' nominaci ve stavu concept lze smazat, v dalších stavech nominaci smazat nelze - lze ji v dalších stavech pouze stáhnout / withdraw přímo z přihlášky studenta. Upozornění s výzvou k přihlášení lze '''odeslat [19].'''  Tyto akce ''[odesílání a mazání přihlášky]'' jsou zodpovědností koordinátora partnerské univerzity. Jako koordinátor UP, prosím, na tyto tlačítka '''NEKLIKEJTE'''! '''Ikona vykřičníku [20]''' vás informuje o tom, že k nominovanému studentovi byla vložena poznámka. Jména studentů, kteří vám nebyli přiřazení budou zvýrazněny '''červeným písmem [21]'''. Je-li u studenta v přehledu '''otazník [22]''', znamená to, že student zatím nebyl přidělen pod žádnou katedru. Mezi stranami nominací lze '''listovat [23]'''.[[Soubor:Erasmus koord 83.png|centre|frameless|857x857px]]

=== Learning Agreement ===

V záložce Learning Agreement, jste-li institucionální koordinátor, budete nastavovat UP katederního koordinátora, který bude mít na starosti odsouhlasení výběru předmětů. Jste-li katederní koordinátor, byli jste přiřazení jako koordinátoři pro schválení výběru předmětů/LA.  

Jste-li ''katederní koordinátor'' a byli jste přiřazení jako koordinátor pro správu LA, máte možnost '''schválit [1] či odmítnout přiřazení studenta na vaše pracoviště [2]'''. V této roli uvidíte pouze část katederní koordinátor. O tom, že jste byli určeni jako katederní koordinátor se dozvíte e-mailem. V případě, že neschválíte přiřazení, objeví se textové pole, kde můžete vyplnit důvod neschválení.  

V roli ''institucionálního koordinátora'' musíte zvolit v části UP katederní koordinátor - zvolte katedru, zadejte uživatelův e-mail a zvolte možnost '''Uložit [3]'''. Kliknutím na '''Upozornit [4]''' upozorníte katederního koordinátora na to, že již je k dispozici zkontrolování Learning Agreementu.

Jakmile budete mít finální podobu LA, co se týče předmětů, můžete předměty buď '''schválit [9]''' nebo '''zamítnout [10]'''. V případě zamítnutí nebo potřeby opravy výběru předmětu, se Vám automaticky otevře textové pole, do něhož můžete vepsat poznámky, instrukce nebo komentáře pro studenta, které mu budou odeslány v automatickém emailu spolu s kontaktem na vás. Vaši emailovou adresu může student využít pro další komunikaci.  

[[Soubor:Erasmus koord 91.png|centre|frameless|921x921px]]Uzavření výběru předmětů/LA. Jakmile bude výběru předmětů/LA schválen, bude student upozorněn e-mailem. Student si pak stáhne předvyplněný formulář LA, který podepíše, naskenuje a nahraje pro vás zpět do systému. Vy si jej stáhnete kliknutím na '''jméno souboru [1].''' Tlačítko '''Upozornit koordinátora [2]''' (vidí pouze institucionální koordinátor) se zobrazí studentovi po nahrání souboru. Vytisknete jej, podepíšete, naskenujete a nahrajete zpátky do systému. Poté se vám objeví tlačítko '''Uzavřít [3],''' kterým uzavřete proces schvalování LA, jakmile je LA podepsán všemi třemi stranami.[[Soubor:Erasmus koord 92.png|centre|frameless|921x921px]]