Mobility koordinator: Porovnání verzí

V následujícím textu vám představíme všechny funkce webové aplikace Erasmus+, a to z pohledu koordinátora. Nejprve se přihlásíme, klikněte na tlačítko ''Přihlásit ''v pravém horním rohu. [[Erasmus|'''Návod pro studenty naleznete zde''']].&nbsp;<span style="line-height: 20.8px;">(v případě žádostí o úpravu/doplnění informací zašlete e-mail na:&nbsp;</span>[mailto:tomas.baburek@upol.cz tomas.baburek@upol.cz]<span style="line-height: 20.8px;">)&nbsp;</span>

Do aplikace se přihlásíte pomocí vašeho ''Portal ID'' a hesla do portálu.&nbsp; {{DISPLAYTITLE:Erasmus+ pro koordinátory}}

[[File:Erasmus koor 01.png|center|634x333px|Erasmus koor 01.png]]

== Po přihlášení&nbsp; ==

Po přihlášení do systému máte v hlavním menu na výběr několik položek: ''partneři'',''výběrová řízení'' a ''název vaší organizační jednotky'' (v tomto případě [KAA]). V dolní části naleznete vaši uživatelskou roli, ve vašem případě se jedná o roli ''koordinátor a zároveň úroveň koordinátora''. Koordinátorova úroveň dále určuje přístupová práva k&nbsp;smlouvám a výběrovým řízením a akcím s nimi souvisejícími. Začneme nastavením organizační jednotky.

[[File:Erasmus koor 02.png|center|634x324px|Erasmus koor 02.png]]

Poslední záložkou v hlavním menu je nastavení vaší organizační jednotky, pod níž budete zveřejňovat výběrová řízení. Budou vám k dispozici pouze ty organizační jednotky, pod které spadáte.

[[File:Erasmus koor 377.png|center|634px|Erasmus koor 377.png]]

V záložce ''Partneři ''se nacházejí všechny partnerské univerzity, se kterými UPOL spolupracuje. V horní části můžete vyhledat požadovaný institut, ve spodní naopak můžete institut vytvořit.&nbsp;Kliknutím na jakýkoli institut si zobrazíte detaily institutu:&nbsp;''kontakty'', ''aktuální smlouvy ''a jiné. Pro potřeby návodu vám ukážeme, jak ''vytvořit nový institut''. Zároveň tak uvidíte, co vše se na stránce partnerské instituce nachází.<br/>[[File:Erasmus koor 03.png|center|634x818px|Erasmus koor 03.png]]

Stisknutím tlačítka Přidat institut rozevřete ovládací prvek, ve kterém nastavíte zkratku instituce, oficiální název instituce a zemi ve které se instituce nachází. Před vytvořením nové instituce se ujistěte, že stejná instituce už v systému není. Po vyplnění těchto základních informací klikněte na tlačítko '''Přidat'''.

Pozn. V současné době program neoznamuje u některých akcí chybové stavy. Při tvorbě institutu se ověřuje jestli se v systému nenachází institut se stejnou zkratkou. Pokud ano, tak systém neumožní vytvoření tohoto nového institutu.

Po kliknutí na tlačíko přidat se přesunete stránku instituce.&nbsp;Editačním tlačítkem'''[...]''', které vidíte u všech důležitých bodů instituce, můžete upravovat informace&nbsp;týkající se této instituce: adresu, kalendář či kontakty a odkazy.

<span style="line-height: 20.8px;">Pozn. 2. V současné době nelze mazat vytvořené instituty&nbsp;ani smlouvy.</span>

[[File:Erasmus koor 04.png|center|634x375px|Erasmus koor 04.png]]<span style="line-height: 20.8px;">Tlačítko v pravém horním rohu umožňuje editovat zkratku a název univerzity, ale také zemi, ve které se univerzita nachází.&nbsp;</span>

<span style="line-height: 20.8px;">[[File:Erasmus koor 40.png|center|Erasmus koor 40.png]]</span>

<span style="line-height: 20.8px;">Tabulka pro změnu základních údajů:</span>[[File:Erasmus koor 41.png|center|405px|Erasmus koor 41.png]]<span style="line-height: 20.8px;">Editační tlačítko v tabulce adresy umožňuje úpravu adresy instituce. Adresa institutu a kontakty se zobrazují i ve smlouvách. Mají informativní charakter.</span>

[[File:Erasmus koor 42.png|center|Erasmus koor 42.png]]Editační tabulka:

[[File:Erasmus koor 43.png|center|405px|Erasmus koor 43.png]]

Tlačítkem u tabulky Kalendář můžete editovat termíny nominací a aplikací Erasmu&nbsp;pro letní a zimní semestr. Zadáváme den a měsíc. Pokud zadáme chybnou kombinaci, např. 31.11. tak se hodnota nastaví na prázdnou.

[[File:Erasmus koor 06.png|center|405x236px|Erasmus koor 06.png]]

V kontaktech a odkazech partnera můžete přidat kontakty na klíčové osoby pro zahraniční pobyt na dané univerzitě či instituci a webové adresy.&nbsp;

[[File:Erasmus koor 07.png|center|Erasmus koor 07.png]]

Přidání kontaktu je snadné. Mezi typy kontaktu vyberete jednu z možností: Department Coordinator, Institutional Coordinator, Staff Mobility, Student Mobility Nomination. Po vytvoření kontaktu vše uložíte tlačítkem Uložit.&nbsp;

[[File:Erasmus koor 08.png|center|405x382px|Erasmus koor 08.png]]

Typem webové adresy se myslí, stejně jako u kontaktů, adresa na konkrétní součást instituce:&nbsp;<span style="line-height: 20.8px;">Department Coordinator, Institutional Coordinator, Staff Mobility, Student Mobility Nomination. Po vytvoření kontaktu vše uložíte tlačítkem Uložit.&nbsp;U url je potřeba uvést typ protokolu "http://"&nbsp;, jinak neprojde tato hodnota validací.</span>

[[File:Erasmus koor 09.png|center|405x226px|Erasmus koor 09.png]]

Tabulka kontaktů bude mít po vytvoření následující podobu.&nbsp;

[[File:Erasmus koor 10.png|center|240x273px|Erasmus koor 10.png]]

Nyní vytvoříme novou smlouvu. Můžeme si vybrat zda se bude jednat o ''Erasmus'', ''přímou spolupráci ''či o ''jinou ''formu spolupráce. Dále vybereme i termíny, kdy tato smlouva bude platná. Jakmile vše vyplníte, klikněte na tlačítko ''Uložit''. Nová smlouva je vytvořena s aktuálně zvolenou organizační jednotkou.

[[File:Erasmus koor 05.png|center|370x175px|Erasmus koor 05.png]]

''Vlastníkem smlouvy ''je ''vždy ''organizační jednotka, pod kterou jste smlouvu přidali. Vaše&nbsp;koordinátorská úroveň určuje, ke kterým smlouvám máte přístup. Pokud jste koordinátor na úrovni institutut nebo fakulty, můžete nastavit organizační jednotku svou a podřízené.&nbsp;V seznamu smluv se zobrazuje&nbsp;zkratka vlastníka a osoby, která smlouvu vytvořila.&nbsp;Nyní se podíváme na detail této nově vytvořené smlouvy, klikněte na odkaz ''Detail''.

[[File:Erasmus koor 11.png|center|440x184px|Erasmus koor 11.png]]

V detailu smlouvy vidíme tři záložky: ''mobility'', ''výběrová řízení'' a ''informace''. Kalendář i adresa instituce vychází z nastavení instituce. Lze přidat kontakní údaje pro tuto konkrétní smlouvu.&nbsp;Aby bylo možné úspěšně vytvořit VŘ je nezbytné vyplnit ''korektně všechny mobility ''na této smlouvě.&nbsp;[[File:Erasmus koor 12.png|center|634px|Erasmus koor 12.png]]''Mobility ''vyplňujeme přidáním&nbsp;''ISCED oborů'' a vyplněním dalších informací vázaných na tyto obory: ''jazyk výuky'', ''kapacita oboru'' a ''studijní cykly''.&nbsp;Vybereme ISCED obor či obory, které&nbsp;<span style="line-height: 20.8px;">jsou</span><span style="line-height: 1.6;">&nbsp;v rámci této smlouvy platné. Vybrat můžete více oborů zároveň. Vše potvrdíte tlačítkem ''Přidat''.&nbsp;</span>'''Pozor: Pokud nezadáte správně obory a u nich nezadáte jazyk, studentům se nezobrazí tento institut v nabídce zveřejněného výběrového řízení.'''

[[File:Erasmus koor 13.png|center|634x264px|Erasmus koor 13.png]]

Obory můžete editovat tlačítkem v pravém rohu jednotlivých oborů. Můžete upravit ''studijní cykly'', ''mobility'',&nbsp;''přidat jazyk'' či obor ''smazat''.&nbsp;

[[File:Erasmus koor 14.png|center|480x183px|Erasmus koor 14.png]]

Při úpravě studijních cyklů si můžete vybrat z následujících cyklů (lze vybrat i více cyklů): ''bakalářský'', ''magisterský'', ''doktorský''.&nbsp;Tento údaj je v současné době pouze ''informativní''.

[[File:Erasmus koor 15.png|center|465x143px|Erasmus koor 15.png]]

V rámci mobilit si můžete zvolit počty studentů, zaměstnanců a délku pobytu.&nbsp;V současné době se realizují pouze výjezdy studentů. Informace o zaměstnancích jsou pouze ''informativní''.

[[File:Erasmus koor 16.png|center|465x303px|Erasmus koor 16.png]]

Přidejte jazyk a jeho úroveň pro splnění požadavků pro přijetí k studiu.&nbsp;[[File:Erasmus koor 17.png|center|465x150px|Erasmus koor 17.png]]

Po vyplnění všech detailů oboru bude tabulka vypadat následovně.&nbsp;

[[File:Erasmus koor 18.png|center|465x248px|Erasmus koor 18.png]]

Záložka '''výběrová řízení''' obsahuje VŘ,&nbsp;ve kterých figuruje tato smlouva. Lze se podívat na detaily těchto výběrových řízení. Pozn. při zakládání smlouvy nebudou zobrazena žádná výběrová řízení, žádná nejsou s tou smlouvou spojena.

[[File:Erasmus koor 44.png|center|634px|Erasmus koor 44.png]]

[[File:Erasmus koor 19.png|center|634x277px|Erasmus koor 19.png]]

Nyní se přesuneme do záložky ''Výběrová řízení'' z hlavního menu. V této záložce jsou výběrová řízení řazena dle jejich stavu: ''Koncepty'', ''Publikované'', ''Vyhodnocované''.&nbsp;Snadno se tak zorientujete mezi vámi spravovanými VŘ.&nbsp;<span style="line-height: 20.8px;">Po kliknutí na jakékoliv výběrové řízení se můžete podívat na jeho přehled.</span>

[[File:Erasmus koor 63.png|center|634px|Erasmus koor 63.png]]

Na spodní části stránky se nachází dialog, jež vám umožní vytvořit nové výběrové řízení. Vyberete si smlouvu a&nbsp;typ výběrového řízení. Lze vybrat i více smluv najednou. Přístup k seznamu smluv je určený vaší úrovní koordinátora. Výběrové řízení se vytvoří pod aktuálně vybranou organizační jednotkou.

''Dočasně ''zpřístupňujeme možnost vytvoření '''zkráceného výběrového řízení'''. Zkrácené VŘ lze použít v případě, že jste již zrealizovali výběrové řízení ''před ''uvedením aplikace. Vytvořením zkráceného VŘ přeskočíte nutnost specifikovat požadavky pro studenty. Zkrácené VŘ se okamžitě přesouvá do stavu ''Vyhodnocování''. Do zkráceného VŘ můžete manuálně přidat studenty, odeslat za ně přihlášky a dále postupovat jako v běžném výběrovém řízení.

[[File:Erasmus koor 45.png|center|405px|Erasmus koor 45.png]]Po vytvoření výběrového řízení se přesunete do nového VŘ. V pravém menu vidíte, že toto výběrové řízení má pět nevyřešených problémů. Aplikace vám sama sdělí, co vše je nutné vyplnit&nbsp;před zveřejněním výběrového řízení. Systém vás nově&nbsp;informuje, že jste nenastavili viditelnost pro&nbsp;obory.

[[File:Erasmus koor 21.png|center|634x635px|Erasmus koor 21.png]]

Výběrové řízení lze editovat stejně jako instituci pomocí editačních tlačítek. V rvním tlačítkem odshora editujete výběrové řízení můžete smazat výběrové řízení, které nebylo publikováno. Ve stejném menu můžete změnit katedru (kdykoliv). V informačním poli info&nbsp;můžete editovat počet preferencí. V harmonogramu je chronologicky zobrazen seznam událostí. Je nutné zadat datum deadlinu přihlášek a datum&nbsp;zveřejnění výsledků. Můžete zadat orientační datum publikování, nicméně publikováním VŘ se tento údaj nastaví na aktuální čas. Přidáním události se rozumí jakákoli událost, která může být vztažena k nějakému konkrétnímu datu nebo k datovému intervalu. Těchto hodnot lze zadat libovolné množství, jsou nepovinné. V harmonogramu se šipkou zobrazuje nejbližší nebo probíhající událost.

[[File:Erasmus koor 23.png|center|405px|Erasmus koor 23.png]]

Událost lze editovat kliknutím na záznam události. Nelze editovat datum vytvoření. Nastavování dat harmonogramu je snadné, klikněte buď do řádku či na ikonku kalendáře a objeví se kalendář, ve kterém nastavíte potřebné datum.

[[File:Erasmus koor 24.png|center|405px|Erasmus koor 24.png]]

Deadline pro přihlášení k výběrovému řízení můžete prodloužit.&nbsp;

[[File:Erasmus koor 51.png|center|Erasmus koor 51.png]]V Harmonogramu můžete navíc ''Přidat událost''.&nbsp;Nová událost může sloužit jako volitelný časový orientační bod, nebudete-li chtít, nemusíte ji vytvářet. Můžete ji využít pro zaznamenání termínů jazykových testů. Tyto události lze poté přiřadit jednotlivým studentům ve fázi Vyhodnocování.&nbsp;

[[File:Erasmus koor 52.png|center|434px|Erasmus koor 52.png]]Pro zadání vámi vytvořené události konkrétnímu studentovi musíte otevřít studentovu přihlášku.&nbsp;Ve výběrovém řízení ve fázi ''Vyhodnocování ''vyberte pak v ''Doplňujících údajích'' zvolíte možnost ''Přiřadit událost/komentář''.&nbsp;

[[File:Erasmus koor 58.png|center|Erasmus koor 58.png]]Poté zvolíte událost, kterou chcete studentovi přiřadit. Poté k ní můžete vložit komentář.

[[File:Erasmus koor 59.png|center|434px|Erasmus koor 59.png]]Jakmile zvolíte událost, kterou chcete studentovi přiřadit, kliknete na tlačítko uložit změny.&nbsp;

[[File:Erasmus koor 60.png|center|434px|Erasmus koor 60.png]]

Událost se objeví v tabulce ''Výsledek''.&nbsp;[[File:Erasmus koor 61.png|center|Erasmus koor 61.png]]

Pro vytvoření nového požadavku klikněte na tlačítko ''Přidat požadavek''.&nbsp;<span style="line-height: 20.8px;">Položky popis česky a anglicky jsou ''povinné''. Pokud nechce vyplňovat popis v angličtině, doporučujeme do textového pole napsat ''jednu mezeru''.&nbsp;</span><span style="line-height: 1.6;">Při vytváření požadavku můžete zaškrtnout následující možnosti: ''nutno dodat text'' a ''nutno dodat soubory''.</span>

<span style="line-height: 1.6;">''Dodáním textu'' se rozumí nutnost pro studenty vyplnit textové pole. Lze limitovat délku textu. </span><span style="line-height: 1.6;">Dále zaškrtnutním&nbsp;''nutno dodat soubory'' vytvoříte požadavek, ke kterému musí student dodat aspoň jeden soubor. Maximální počet souborů můžete nastavit ve výběru.&nbsp;</span>Funkce povolené typy souborů je nyní pouze ''informativní''.&nbsp;Po vytvoření požadavku klikněte na tlačítko ''Uložit změny''.

[[File:Erasmus koor 22.png|center|440x645px|Erasmus koor 22.png]]

<span style="line-height: 20.8px;">Po uložení požadavku uvidíte napravo&nbsp;vedle požadavku&nbsp;čtyřy tlačítka. Tužkou můžete požadavek editovat, křížkem požadavek odstraníte a&nbsp;šipkami můžete posunout požadavek nahoru nebo dolů. Institucionální koordinátoři mohou i ve fázi publikovaného výběrového řízení přidávat, mazat či editovat požadavky.&nbsp;</span>

[[File:Erasmus koor 46.png|center|405px|Erasmus koor 46.png]]

V záložce ''Pokyny ''vyplníte pokyny pro výběrové řízení. Pokyny se zobrazují studentům v přihlášce k VŘ.&nbsp;Po vyplnění pokynů je uložíte tlačítkem ''Uložit změny''.

[[File:Erasmus koor 25.png|center|634x548px|Erasmus koor 25.png]]

V záložce ''Smlouvy ''můžete spravovat smlouvy pro dané výběrové řízení.&nbsp;Ve fázi konceptu VŘ můžete přidávat, případně odstraňovat chybně zadané smlouvy. Ve fázi publikovaného VŘ je přidávání a odstraňování smluv koordinátorům pro fakultu a katedru ''zakázáno'' (může provést institucionální koordinátor). Ve fázi vyhodnocování VŘ je ''povoleno ''přidávání nových smluv (kvůli možnosti poslat studenta na náhradní institut).

[[File:Erasmus koor 26.png|center|634x212px|Erasmus koor 26.png]]

V záložce ''Přehled ''se nachází kompletní přehled výběrového řízení dle oborů a jazyků. Vidíte zde počet studentů a délku pobytu.&nbsp;Tato tabulka je informativní a obdobně se zobrazuje studentům v náhledu VŘ. Zde můžete vidět jestli jsou dostupné všechny požadované kombinace oborů, jazyků a institucí.

[[File:Erasmus koor 27.png|center|634x214px|Erasmus koor 27.png]]

''Filtr oborů'' slouží pro zúžení nabídky VŘ a cílení na konkrétní studijní obory. Můžete zde nastavit seznam oborů, pro které je výběrové řízení viditelné.&nbsp;Obory vybíráte z nabídky, stisknutím&nbsp;tlačítka&nbsp;Přidat se obor zařadí do tabulky. Obor je možné přidávat jak ve fázi ''koncept'', tak&nbsp;u ''zveřejněného ''VŘ.

[[File:Erasmus koor 28.png|center|634x210px|Erasmus koor 28.png]]

V záložce Přihlášky je přehled přihlášek k danému výběrovému řízení. Záložka přihlášky slouží pro zobrazení zájemců o VŘ.&nbsp;<span style="line-height: 20.8px;">Studenty&nbsp;můžete ručně přidat studenty k danému VŘ jak ve fázi publikovaného a vyhodnocovaného VŘ. Studenta přidáte zadáním jména,&nbsp;STAG ID&nbsp;či Portal ID. Přidáním studenta systém vytvoří přihlášku ve stavu vytvořeno. Pokud potřebujete, aby ručně přidaný student nemusel vyplňovat údaje, můžete v detailu přihlášky nastavit přihlášku jako odeslanou.&nbsp;</span><span style="line-height: 20.8px;">Kliknutím na jméno se dostanete do detailu přihlášky.</span>

[[File:Erasmus koor 29.png|center|405px|Erasmus koor 29.png]]

Seznam přihlášek studentů je řazen dle důležitosti stavu - ''odeslaný, stažený, vytvořený,'' následně dle jména. Šipka doleva umožňuje obnovit odvolanou&nbsp;přihlášku studenta. Šipka doprava umožňuje přihlášku za studenta ''odeslat''.&nbsp;

[[File:Erasmus koor 47.png|center|405px|Erasmus koor 47.png]]

Záložka přihlášek se po přesunutí VŘ do stavu Vyhodnocování změní. Přihlášky, jejichž stav je označen&nbsp;šedou barvou nebyly studenty odeslány, stále je lze však za studenty odeslat. Naopak přihlášky, jejichž stav je označen černou barvou byly odeslány. V sloupci stav je vidíme v jakém stavu se přihláška nachází, zda již byla hodnocena či nikoliv (Přijat, odmítnut). Přihlášky označené zelenou ikonou jsou vyřešené, přihlášky označené výkřičníkem v trojúhelníku obsahují nějaký problém, např. nezadanou univerzitu, na niž&nbsp;byl uchazeč přijat, či přihlášky, které nebyly&nbsp;vyhodnoceny. V sloupci Info vidíme informace o instituci, která byla uchazeči přidělena či nejbližší událost, která byla uchazeči přidělena.&nbsp;

[[File:Erasmus koor 53.png|center|434px|Erasmus koor 53.png]]

Přihlášky lze rovněž exportovat do tabulky formátu *.xlsx tlačítkem Export tabulky. Exportují se všechny preferované univerzity uchazečů, semestr pobytu, Portal ID, e-mailová adresa, jazyk oboru a obor atd.&nbsp;

[[File:Erasmus koor 30.png|center|634x626px|Erasmus koor 30.png]]

Po publikování lze upravit katedru pod níž VŘ patří. Dále lze prodloužit deadline přihlášek.

[[File:Erasmus koor 311.png|center|634px|Erasmus koor 311.png]]

Po kliknutí na jméno uchazeče v záložce ''Přihlášky ''ve výběrovém řízení se dostanete na přihlášku uchazeče. Zde máte všechny potřebné informace o studentovi, přehled požadavků a doplňující údaje.

[[File:Erasmus koor 34.png|center|634px|Erasmus koor 34.png]]Kliknutím na tlačitko Vytisknout přihlášku se otevře nové okno, ve které uvidíte vygenerovanou přihlášku pro tisk. Po vytištění okno zavřete.&nbsp;

[[File:Erasmus koor 50.png|center|634px|Erasmus koor 50.png]]Je-li přihláška odeslána můžete potvrdit či zamítnout požadavky nebo&nbsp;upravit poznámku k vybranému požadavku. Jsou-li přiloženy soubory, můžete si je stáhnout do počítače.<br/>[[File:Erasmus koor 49.png|center|405px|Erasmus koor 49.png]]Není-li přihláška odeslaná a student má problém s odesláním přihlášky nebo jste výběrové řízení realizovali dříve a není možná součinnost se studenty, lze&nbsp;přihlášku odeslat za studenty tlačítkem v&nbsp;menu ''Doplňující informace''.&nbsp;U studentů, kteří omylem přihlášku odvolali je možné toto odvolání vzít zpět a nastavit přihlášku jako aktivní - ''odeslanou''.

[[File:Erasmus koor 48.png|center|Erasmus koor 48.png]]

<span style="line-height: 20.8px;">M</span><span style="line-height: 20.8px;">ůžete stanovit výsledek VŘ a zvolit preferovanou univerzitu.&nbsp;</span>Detail možností výsledku výběrového řízení a volby preferované univerzity. Nejprve musíte nastavit výsledek VŘ, který uložíte tlačítkem ''Nastavit''.&nbsp;

[[File:Erasmus koor 54.png|center|Erasmus koor 54.png]]Teprve potom můžete nastavit výsledný institut. Klikněte na tlačítko''Změnit výsledný institut''.&nbsp;

[[File:Erasmus koor 55.png|center|Erasmus koor 55.png]]Můžete vybrat buď z preferovaných univerzit uchazeče, případně můžete vybrat ''termín, obor, univerzitu a jazyk pobytu'' ručně. Vše uložíte tlačítkem ''Uložit změny''.&nbsp;

[[File:Erasmus koor 56.png|center|434px|Erasmus koor 56.png]]

Kliknutím na jméno studenta v přihlášce si zobrazíte jeho osobní informace, studijní obory a&nbsp;všechna výběrová řízení, ke kterým se student přihlásil.

[[File:Erasmus koor 36.png|center|634x343px|Erasmus koor 36.png]]<br/><br/><br/><br/><br/><br/><br/><br/><br/>