CES - formulář žádosti o podpis: Porovnání verzí

Následující text má za cíl pokrýt informace týkající se správy, tvorby formuláře žádosti o podpis smlouvy (dodatku) v elektronické podobě, která byla nasazena do pilotního provozu na RUP UP v únoru 2026. Postup vytvoření formuláře v CES v souladu s novou vnitřní normou '''R-B-22/09 – Řád předkládání smluv k podpisu rektora UP''' a v návaznosti na vnitřní normu '''R-B-22/08 – CES a registr smluv''', ve znění pozdějších novel. Obě normy jsou účinné od června 2022 a nyní ještě doznají změn. '''Aplikace CES je dostupná pouze přes síť UP, nebo přes VPN.''' Pro formulář se vžilo hovorové označení "košilka". Co, se zde uvádí, v zásadě totožně platí pro dodatky smluv, dohody o ukončení závazku, odstoupení od smlouvy, výpovědi smlouvy apod. a s výjimkami pro dodavatelské objednávky a akceptace; v omezeném rozsahu pro objednávky a akceptace odběratelské.    

'''CES''' je interní databází UP, která slouží primárně jejím zaměstnancům. Její fungování a podrobnosti upravuje stejnojmenná norma UP.  Je zde uložena naprostá většina smluv UP uzavřených s výjimkami dle zmíněné normy včetně většího množství metadat než je v RS. Záznamy smluv vytvářejí a editují na UP tzv. klíčoví uživatelé. Dá se v nich i solidně vyhledávat a filtrovat na odkazu '''smlouvy.upol.cz''' Obsahuje pro vybrané uživatele i kompletní znění smluv. (bez znečitelnění některých pasáží pro RS). K uložení dokumentů však správně slouží spisová služba ERMS.  

'''Registr smluv (RS)''' je naproti tomu veřejně přístupná databáze, kam mají povinnost některé subjekty (mezi nimi i UP) vkládat jimi uzavřené smlouvy při dodržení podmínek nastavených v zákoně č. 340/2015 Sb., o registru smluv, ve znění pozdějších přepisů. Nejsou tam úplně všechny UP uzavřené smlouvy ani všechny smlouvy evidované v CES, ale dostane se tam i veřejnost. Znění smluv je v zákonem stanoveném rozsahu znečitelněno. RS spravovalo Ministerstvo vnitra ČR (nyní Dig. a inf. agentura) a je dostupný na webových stránkách [https://smlouvy.gov.cz/vyhledavani smlouvy.gov.cz/vyhledavani]. Na UP zajišťuje pouze operátor(ky) z Právního oddělení UP.

Ne všichni v procesu (na formuláři) u každé smlouvy jsou, ale někteří zaměstnanci se mohou i u téže smlouvy vyskytovat ve více pozicích. '''Musí to odpovídat realitě: byli-li nebo mají-li být zapojeni, musí být na košilce.'''

'''Předkladatel:''' Komunikuje se smluvní stranou, s dotčenými útvary. Měl by před podpisem o smlouvě vědět nejvíc. Zpravidla vytváří formulář; vždy odpovídá za obsah.

'''Autor''': Může předchystat formulář předkladateli vč. vložení dokumentů.

'''Dotčený útvar/dotčená osoba:''' Předkladatel s ním interně konzultoval smlouvu.

'''Dotčený útvar právníka/právník:''' Tvořil či připomínkoval smlouvu.

'''Příkazce operace a správce rozpočtu:''' Provádějí předběžnou kontrolu a po stránce věcné a finanční rozhodnou, zda se smlouva uzavře – předá k podpisu.

'''Sekretariát podepisujícího:''' Průběžně sleduje smlouvy prošlé schvalovacím procesem. Kompletuje a připravuje smlouvy k podpisu – listinné s košilkami hlavně.

'''Klíčový uživatel:''' Vytváří záznam smlouvy v CES (ideálně z košilky).

'''Operátor Registru smluv:''' Znečitelňuje ve smlouvě pasáže v souladu se zákonem a uveřejní ji v RS.

'''Odpovědná osoba:''' Má na starost smlouvu po podpisu (často je jí předkladatel).

== '''CES a vazby na ERMS''' ==

=== Pojmy v ERMS a jejich souvislosti ===

* který je odesílán ven jako právní jednání (úkon) instituce, musí mít (kvalifikovaný) '''elektronický podpis nebo pečeť.'''

Výsledkem celého procesu je '''spis v ERMS''' obsahující '''formulář''' (digitální dokument) a '''smlouvu''' (digitální nebo analogový dokument), případně další dokumenty. Zpracovatelem, tzn. '''držitelem''', tohoto spisu je '''autor''', pokud v <u>Profilu spisu</u> v CES nezvolí '''předkladatele'''. Není-li autor u předmětného formuláře autor ve hře, je jím Předkladatel.

Kdo drží '''v ERMS záznam''' o analogovém dokumentu, drží i odpovídající '''analogový dokument'''. Nelze ho mít umístěn u někoho jiného nebo na jiném útvaru (oddělení). '''Zpracovatel''' může v ERMS '''zpřístupnit''' spis k nahlížení nebo editaci i ostatním, např. '''klíčovému uživateli'''.  

'''Formulář začínáte vytvářet v momentu, kdy již máte''' s ostatními smluvními stranami dohodnutu '''finální podobu smlouvy a víte, v jakém pořadí bude UP podepisovat a zda se bude uzavírat smlouva v listinné podobě''' ("na papíře") '''nebo v elektronické podobě''' s elektronickými podpisy všech smluvních stran (UP a jiní "veřejnoprávní podepisující" používají dle § 5 zákona č. 297/2016 Sb. o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, ve znění pozdějších předpisů vždy podpis kvalifikovaný; druhá strana z EU alespoň uznávaný). '''Současně už Vám musí být jasné, s kým vším jste reálně smlouvu konzultovali před finalizací''' (např. právní oddělení, EO apod.). Věnujte prosím opravdu významnou pozornost vyplnění polí s názvy "Žádáte o elektronický podpis rektora?" a "Podepisuje UP jako poslední?". Mají totiž vliv na chování následných procesů a chyba v jejich vyplnění může znamenat nesprávné nastavení workflow.

 

# ''Založení formuláře a odeslání ke schválení''

# ''Schvalování příkazcem operace a správcem rozpočtu''

# Schválení kvestorem, není-li správcem rozpočtu, v případě stavebních a přístrojových investic

# Schválení kancléřem, je-li potřeba souhlas správní rady

# ''Po kompletním schválení míří elektronický formulář (a smlouva) k podpisu rektora; v případě analogu musí být v listinné podobě doručena.''

# ''Podpis dokumentu v CES, jiném systému (vložení podepsaného originálu do systému), u analogového dokumentu na papíře nebo odmítnutí podpisu (či předání jinému podepisujícímu)''

# ''Elektronická smlouva jde po podpisu předkladateli/autorovi a přímo klíčovému uživateli, je-li UP posledním podepisujícím. Listinná smlouva se vrací fyzicky dle stejného klíče.''

# ''Nepodepisuje-li UP jako poslední, musí předkladatel/autor zajistit podpis dalších stran a následně předat finální dokument KU''

# ''Zavedení smlouvy do CES klíčovým uživatelem (krom výjimek).''

# ''Uveřejnění smlouvy v RS operátorem (krom výjimek).''

'''Předkladatel''' ('''pokud není autorem''') může formulář po vyplnění autorem doplnit či upravit a musí následně rozhodnout o odeslání formuláře do schvalovacího workflow. Vyjádření dotčených útvarů a dotčené osoby nemusí být součásti workflow, pokud v konkrétním případě neproběhla konzultace s nimi.

'''Souhlas „původního podepisujícího“ s podpisem smlouvy zástupcem podepisujícího (tzv. substitutem):'''

* Pokud na základě normy UP (typicky Statut UP, statut součásti UP, norma o pověření právním jednáním za UP) či dlouhodobého pověření jiného má podepisovat někdo jiný než vybraná podepisující osoba, vyberte jej z menu. Nejste-li si jistí, konzultujte s podepisující osobou nebo její kanceláří. Neslouží k vyplňování dočasných zástupů v nepřítomnosti - to v praxi řeší kancelář podepisujícího předáním smlouvy k podpisu dočasnému zástupci. Krátké odůvodnění doplňte na konci formuláře do pole Poznámka. Má-li podepisovat osoba jiná, než uvedená v této nabídce, nechte toto pole prázdné a poznamenejte to do pole Poznámka.

* Když se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, o jako podepisujícího vyplňte děkana a jako substituta vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu. Je dobré důvody uvést do pole Poznámka.

'''Formulář zamítnutý jedním ze schvalujících je zamítnut jako celek.''' Lze vytvořit kopii, provést potřebné opravy a odeslat jej znovu do schvalovacího procesu.

'''Formulář nedoporučený dotčeným útvarem vč. právníka''' postupuje dále do schvalovacího procesu a vyjádření dotčených útvarů jsou dostupná schvalovatelům i podepisujícímu.

Po podpisu jde autorovi a předkladateli (klíčovému uživateli a OVZ, je-li relevantní) notifikace o tom, že smlouva byla podepsána.

'''Formulář začínáte vytvářet v momentu, kdy již máte s ostatními smluvními stranami dohodnutu finální podobu smlouvy a víte, v jakém pořadí bude UP podepisovat a zda se bude uzavírat smlouva v listinné podobě ("na papíře") nebo v elektronické podobě s elektronickými podpisy všech smluvních stran'''  (UP a jiní "veřejnoprávní podepisující" dle § 5 zákona č. 297/2016 Sb. o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, ve znění pozdějších předpisů vždy použijí kvalifikovaný el. podpis; druhá strana z EU alespoň uznávaný)'''. Současně už Vám musí být jasné, s kým vším jste reálně smlouvu konzultovali před finalizací''' (např. právní oddělení, EO apod.)'''. Věnujte prosím opravdu významnou pozornost vyplnění polí s názvy ''"Žádáte o elektronický podpis rektora?"'' a ''"Podepisuje UP jako poslední?"''.''' Mají totiž vliv na chování následných procesů a chyba v jejich vyplnění může znamenat nesprávné workflow.

Odesláním formuláře do schvalovacího procesu vznikne automaticky spis v ERMS. Spis bude po odeslání obsahovat dokument, který bude označen pro export do ERMS (více naleznete níže). Spis bude po podpisu a zavedení záznamu smlouvy do CES obsahovat podepsaný soubor a formulář. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.  

Pokud ještě smlouva v elektronické spisové službě číslo nemá, vyberte variantu NE. Spis pro smlouvu bude v ERMS založen automaticky při odeslání formuláře ke schválení.  

Pokud již smlouva je zavedena v elektronické spisové službě, vyberte ANO a vyhledejte číslo dokumentu v poli vpravo. Poté musíte vyhledat dokument, který v ERMS již existuje a následně jej spárovat se zakládaným formulářem do jednoho spisu. Vyhledávání dokumentů je zatříděné věcnou skupinou, která patří přihlášenému uživateli. Vybraný dokument bude následně přiřazen do spisu, který vznikne po odeslání formuláře do schvalovacího procesu. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.