14 341
editací
CES - formulář žádosti o podpis: Porovnání verzí
Skočit na navigaci
Skočit na vyhledávání
→Digitální dokument
značka: editace z Vizuálního editoru |
značka: editace z Vizuálního editoru |
||
| Řádek 2: | Řádek 2: | ||
== Vytvoření formuláře žádosti o podpis smlouvy rektorem (dále jen „formulář“) == | == Vytvoření formuláře žádosti o podpis smlouvy rektorem (dále jen „formulář“) == | ||
Postup vytvoření formuláře v CES v souladu s novou vnitřní normou '''R-B-22/09 – Řád předkládání smluv k podpisu rektora UP''' a v návaznosti na vnitřní normu '''R-B-22/08 – CES a registr smluv''', ve znění pozdějších novel. Obě normy jsou účinné od | Postup vytvoření formuláře v CES v souladu s novou vnitřní normou '''R-B-22/09 – Řád předkládání smluv k podpisu rektora UP''' a v návaznosti na vnitřní normu '''R-B-22/08 – CES a registr smluv''', ve znění pozdějších novel. Obě normy jsou účinné od [. června 2022 a nyní ještě doznají změn. | ||
== Vysvětlení názvosloví == | == Vysvětlení názvosloví == | ||
| Řádek 55: | Řádek 55: | ||
* '''finální verze patří vždy do ERMS''', ne pouze na úložiště, cloud nebo do e-mailu. | * '''finální verze patří vždy do ERMS''', ne pouze na úložiště, cloud nebo do e-mailu. | ||
* se předává standardními kanály: '''přes ERMS, datovou schránkou''', případně e-mailem (nejméně vhodné). | * se předává standardními kanály: '''přes ERMS, datovou schránkou''', případně e-mailem (nejméně vhodné). | ||
* který je odesílán ven jako právní úkon instituce, musí mít elektronický podpis nebo pečeť. | * který je odesílán ven jako právní úkon instituce, musí mít '''elektronický podpis nebo pečeť.''' | ||
* screenshot nebo | * screenshot, scan nebo tisk dokumentu '''<u>není</u>''' digitální dokument (pokud se nám v takovém stavu vrátí dokument podepsaný druhou stranou, je třeba požadovat nápravu – buď digitální podpis nebo autorizovanou konverzi s analogovým podpisem). | ||
=== Předkladatel / Autor a ERMS === | === Předkladatel / Autor a ERMS === | ||
| Řádek 66: | Řádek 66: | ||
'''Zpracovatel''' se stará o to, aby k uzavření spisu ve správný čas došlo, a předává spis v ERMS na '''spisovnu'''. Správná evidence a postupy '''snižují riziko chyb i sankcí pro instituci''' a pomáhají udržet provoz '''bez zbytečné zátěže''' uzavřených agend. Pro pomoc nebo s dotazy je doporučeno '''vždy se obracet na spisovou službu.''' | '''Zpracovatel''' se stará o to, aby k uzavření spisu ve správný čas došlo, a předává spis v ERMS na '''spisovnu'''. Správná evidence a postupy '''snižují riziko chyb i sankcí pro instituci''' a pomáhají udržet provoz '''bez zbytečné zátěže''' uzavřených agend. Pro pomoc nebo s dotazy je doporučeno '''vždy se obracet na spisovou službu.''' | ||
=== Zpřístupnění spisu jiným uživatelům ERMS === | |||
V ERMS v menu vyberte položku '''Zpracovatel [1]''', následně přejděte na '''Spisy [2]''' a klikněte na '''Přehled spisů [3]'''. | |||
[[Soubor:Ces-kos-35.png|střed]] | |||
Vyberte požadovaný spis zaškrtnutím '''pole [1]''' v seznamu, poté vyberte '''ikonu [2]'''. | |||
[[Soubor:Ces-kos-36.png|střed|911x911pixelů]] | |||
V okně '''Zpřístupnit spis''' vyberte '''Přístup''' '''uživateli'''. | |||
V okně '''Výběr zaměstnance''' zvolíte položku '''Vyhledat zaměstnance'''. | |||
V okně '''Vyhledání zaměstnance''' napište jméno osoby a '''Vyhledat''', označte osobu v checkboxu a klikněte na '''Uložit''' (postup lze opakovat a přidávat tak osoby do okna Výběr zaměstnance). | |||
V okně '''Výběr zaměstnance''' označit osobu/y a '''Uložit.''' | |||
V okně '''Udělení nového přístupu''' nastavit platnost od (dnes) do (lze nechat prázdné nebo přístup konkrétně omezit), zvolte '''Povolit zatřízení do spisu''' (pro povolení spis <u>editovat</u>), případně nechat toto pole prázdné (pro povolení do spisu pouze <u>nahlížet</u>) a Uložte. | |||
V Přehledu spisů se u příslušného spisu ve sloupci '''Stav''' objevil symbol = Zpřístupněný spis | |||
V okně '''Detail spisu''' v kartě ''Přístup'' lze vidět <u>seznam uživatelů</u>, kteří mají ke spisu přístup a s jakým oprávněním | |||
Pomocí '''notifikace''' lze nastavit upozornění na udělení přístupu: '''Zpracovatel -> Další funkce -> Notifikace'''. | |||
== Cesta formuláře (a smlouvy) == | == Cesta formuláře (a smlouvy) == | ||