EDO

Manuál pro práci s aplikací EDO - Elektronická docházka. Aplikace má za cíl sjednotit a zjednodušit odevzdávání docházek a žádostí o dovolenou. Na některých org. jednotkách je v testovacím režimu spuštěn proces elektronického schvalování.

Rozcestník

Rozcestník se uživatelům zobrazuje hned po přihlášení do aplikace. Přihlašovací údaje jsou stejné jako do Portálu. V záhlaví se kromě odkazu na rozcestník a zkratky na jednotlivé žádosti nachází také tlačítko [1] pro nastavení pracovní doby, která se následně bude zobrazovat v evidenci pracovní doby. Bližší informace k nastavení jsou dostupné níže. Chcete-li si zobrazit naše předchozí žádosti [2], klikněte na vyznačené tlačítko.

Máte-li více úvazků vyberete si příslušné žádosti pro danou jednotku v menu [1]. Pro vybraný úvazek pak budete vytvářet žádosti.

Žádost o dovolenou - uživatel

Uživatelé mohou v aplikaci vytvářet žádosti o dovolenou. Využívá-li již vaše organizační jednotka elektronické schvalování žádostí, není potřeba nic tisknout ani ukládat v aplikaci. Pokud na vaší org. jednotce nebylo zatím spuštěno elektronické schvalování, pak dovolenky musíte stále tisknout a odevzdávat jako doposud. Uložené dovolenky z aplikace EDO se zobrazují rovnou v evidenčním listu docházky. V docházkovém listu se automaticky také zobrazují dovolenky, které jsou již zadány do SAPu a tím pádem jsou zobrazeny ve vašem Portálovém profilu v části Nepřítomnosti.

Pro přehled všech dříve vytvořených dovolenek klikněte na tlačítko Předchozí žádosti [1]. Po vyplnění data od a do se automaticky vypočítá počet pracovních dní [2]. Tato zadaná data jdou pak při elektronickém schvalování vašemu nadřízenému, který vaši dovolenou schvaluje. Pokud žádosti tisknete, pak vytištěné dovolenky mají předvyplněné údaje: jméno a příjmení, osobní číslo, číslo útvaru a útvar. Při zaškrtnutí možnosti šetřit lesy [3] se při vytisknutí jedné dovolenky se vytisknou i další tři prázdné dovolenky z důvodu úspory papíru. Ty si následně můžete vypsat ručně. Kliknutím na tlačítko Odeslat ke schválení [4] se otevře potvrzovací okno, kde budou zobrazeny dodatečné informace k procesu schvalování, či stornu žádosti. V případě tisku si vyplněnou žádost vytisknete [5] ve formátu PDF. Vytisknutím žádosti a odesláním ke schválení se dovolenka zároveň i uloží.

Odeslání ke schválení

Před odesláním ke schválení obdržíte informace, že k žádosti bude mít přístup váš nadřízený a referentka docházky a informace o stornování žádosti. Bližší informace ke stornu naleznete níže. V případě, že v rámci org. struktury vaší org. jednotky máte i nadřízeného, který má dovolenku schvalovat, bude vám tato položka zobrazena. Pokud máte vedoucího jako jediného schvalovatele, položka nadřízený [1] se vám zobrazovat nebude.

Detail žádosti o dovolenou - uživatel

Po odeslání žádosti o dovolenou se vám zobrazí detail dovolené. V detailu dovolené můžete stornovat [1] dovolenou. Uživatel si může zrušit dovolenou sám ve dvou případech:

·        Do 8:00 dne nástupu na dovolenou (v případě dovolené na druhou část půl dne do 12:30)

·        Dovolená ještě nebyla kompletně schválena

Jinak musí podat žádost o storno, které přijde referentce docházky.

Předchozí žádosti o dovolenou - uživatelé s přístupem k elektronickému schvalování

Po kliknutí na tlačítko Předchozí žádosti se přesunete na přehled již odeslaných žádostí. Zde uvidíte stav své žádosti [1]. Žádosti si může každý uživatel stornovat [2] v případech: Do 8:00 dne nástupu na dovolenou (v případě dovolené na druhou část půl dne do 12:30) a nebo když dovolená ještě nebyla kompletně schválena. V ostatních případech musí podat žádost o storno [4], které přijde referentce docházky. Informace o stornování je pak distribuována vedoucímu a referentkám notifikačním e-mailem. V případě žádosti o dovolenou na více než jeden den má uživatel k dispozici do 8:00 dne ukončení dovolené možnost zažádat o zkrácení dovolené [3]. Tato žádost pak je odeslána vedoucímu ke schválení.

Stornování dovolené

Své storno řádně odůvodněte, informace bude zaslána referentce a schvalovatelům vaší žádosti. Žádosti si může každý uživatel stornovat v případech: Do 8:00 dne nástupu na dovolenou (v případě dovolené na druhou část půl dne do 12:30) a nebo když dovolená ještě nebyla kompletně schválena.

Žádost o zkrácení dovolené

V případě žádosti o zkrácení dovolené je potřeba zvolit data, kdy dovolená bude skutečně probíhat. V případě, že by se měla dovolená prodlužovat, původní žádost o dovolenou stornujte a vytvořte novou.

Předchozí žádosti o dovolenou - uživatelé bez elektronického schvalování

Po kliknutí na tlačítko Předchozí žádosti se přesunete na přehled již uložených / vytisknutých žádostí. Jednotlivé zadané žádosti v EDO lze smazat [1]. Můžete označit více uložených žádostí [2] a ty pak můžete hromadně vytisknout [5]. V této části lze upravit žádost [3] či dovolenku vytisknout [4].

Evidence pracovní doby - uživatel

Formulář vždy obsahuje orientační data a je nutné jej před tiskem a odevzdáním zkontrolovat! Formulář Evidence pracovní doby umožňuje nastavit pracovní dobu v pravidelném i nepravidelném režimu, můžete si nastavit využití pracovní doby, která je nastavena v SAPu, všechny tyto informace můžete nastavit v uživatelském profilu [1]. Uživatelé, kteří nemají prozatím přístup k elektronickému schvalování, formulář evidence pracovní doby tisknou. Z technických důvodů aplikace nemůže předvyplnit všechny data z důvodu velkého množství různých typů úvazků a pracovních dob. V evidenci se zobrazují dovolenky, uložené v EDO a ty, které byly zadány do SAPu. V seznamu evidencí pracovní doby [2] naleznete veškeré vámi vytvořené evidence.

Jste-li akademik, aktivujte si kliknutím zobrazení formuláře určený pro akademické pracovníky [3]. Pokud jste technicko-hospodářský pracovník, pak si tuto možnost deaktivujte. Ikona [4] zobrazuje informaci o tom, že uživatel pro daný den nemá nárok na stravné. Aplikace umožňuje vykopírovávat informace z jednoho řádku do řádku ostatních, možnost kopírování [5] aktivujete kliknutím na danou ikonu. V případě nepřítomnosti, která se nepromítla do evidence pracovní doby si prosím důvod nastavte ze seznamu [6]. V případě, že máte k dispozici elektronické schvalování, nemusíte evidenci tisknout a jen ji odešlete ke schválení [7]. V ostatních případech evidenci vytiskněte [8].

Odeslání ke schválení

Před odesláním vám budou zobrazeny informace o tom, kdo má přístup k vaší docházce a kdo ji schvaluje. Odeslané docházky lze stornovat v předchozích evidencích.

Předchozí evidence pracovní doby

V této sekci si můžete zobrazit vámi vytvořenou evidenci pracovní doby [1], zažádat o její storno [2] v případě elektronického schvalování. Uživatelé, kteří elektronické schvalování nemají k dispozici mají zde kromě tlačítka Kopírovat a Tisk i tlačítko Upravit [3].

Nastavení pracovní doby

Při prvotním nastavení dat pro tisk je potřeba kliknout v části evidenčního listu na odkaz pro nastavení času své pracovní doby [1]. Pokud jste si již dříve nastavili data pro tisk, lze je měnit rovněž po kliknutí na tlačítko uživatelský profil.

Nastavení pracovní doby

V případě pravidelné pracovní doby stačí zadat zkratku pracoviště, vybrat pracovní dobu a čas obědové přestávky. Poté kliknete na tlačítko Uložit [2]. V případě nepravidelné pracovní doby zaškrtněte možnost Nastavit jednotlivé dny [1].

Nastavení jednotlivých dní

Nyní si můžete nastavit nepravidelnou pracovní dobu pro jednotlivé pracovní dny v týdnu. Navíc můžete zvolit možnost sudého a lichého týdne [1]. Po zadání časů vždy klikněte na tlačítko Přidat [2]. Zadaná data lze editovat [3] nebo mazat [4]. Veškeré změny poté uložte [5]. Pokud si nejste jisti, jak vaši pracovní dobu správně zadat (zejména v případě zkrácených úvazků), kontaktujte evidentku pracovní doby na vašem pracovišti. Další nápovědu najdete přímo v evidenci pracovní doby.

Nastavení pracovní doby dle SAPu

Pokud máte nestandardní pracovní dobu (vrátný, údržbář apod.) můžete si pracovní dobu nastavit tak, jak mi máte v SAPu [1]. Pokud začínáte a končíte později než máte nastaveno v SAPu [2], můžete si časy upravit. Časy lze upravovat jak do kladných, tak i do záporných hodnot.

Schvalovatelé žádostí o dovolenou a evidencí docházky

Schvalovatelé mají k dispozici v aplikaci EDO záložku v menu Ke schválení [1] a dlaždici Žádosti ke schválení [1], které odkazují na seznam žádostí ke schválení. V dlaždici navíc vidíte počet žádostí ke schválení [2]. Žádosti lze schvalovat v prostředí EDO, ale také v prostředí ISS (jednotného schvalovacího systému, viz níže). Na novou žádost ke schválení budete upozorněni e-mailovou notifikací a notifikací na portálu.

Žádosti ke schválení - EDO

V části ke schválení je k dispozici filtr, kde si můžete vybrat specificky typ žádosti určitého zaměstnance. Žádosti lze schvalovat hromadně, označíte všechny žádosti tlačítkem [1] a poté buď vyberete možnost schválit nebo zamítnout [2]. Můžete rovněž i vybrat jednotlivé žádosti [3], které chcete schvalovat. Kliknutím na jméno zaměstnance [4] si zobrazíte detail žádost. Jednotlivé žádosti můžete schvalovat či zamítat [5].

Žádosti ke schválení - ISS

V aplikaci ISS schvalování probíhá stejně, jen se zde agregují žádosti ke schválení z více aplikací. Žádosti lze schvalovat hromadně, označíte všechny žádosti tlačítkem [1] a poté buď vyberete možnost schválit nebo zamítnout [2]. Můžete rovněž i vybrat jednotlivé žádosti [3], které chcete schvalovat. Jednotlivé žádosti můžete schvalovat či zamítat [4]. Kliknutím na jméno zaměstnance [5] si zobrazíte detail žádost.

Nastavení zástupců schvalovatelů (vedoucí, příkazce, správci)

Existují dvě role - jedna zástupce vedoucího pro schvalování dovolenek a cestovních příkazů a druhá role zástupce příkazce operace pro schvalování POBJ, faktur, odměn, financí spojených s pracovní cestou. Oba tyto typy zástupce si může vedoucí či příkazce aktivovat sám.

Zástupce vedoucího

Personální referentka musí zástupce pro schvalování dovolenek (a docházky) a cestovních příkazů (před cestou) nastavit v organizační struktuře SAPu (HRPD), aby se vedoucímu pracovníkovi nabízel zástupce na Portále pro aktivaci.

Následně si vedoucí sám svého zástupce aktivuje (a nastaví od-do) na Portále pod dlaždicí SAP.

V této sekci vybere v části Role vedoucího (řízení zaměstnanců) možnost zastupování.

Následně aktivuje na data od - do svého zástupce.

Dovolenky, docházky (evidence pracovní doby) a cestovní příkazy budou chodit ke schválení oběma, jak vedoucímu, tak i zástupci.

Zástupce příkazce (nakládaní s penězi)

1. Personální referentka musí vytvořit dekret zástupce příkazce k NS (k SPP vytváří dekret zástupce příkazce ekonomka).

2. Příkazce si sám svého zástupce aktivuje (a nastaví od-do) na Portále k NS či SPP, v části Role příkazce (nakládání s penězi).

Potom máme ve schvalovacích procesech roli SPRÁVCE ROZPOČTU (tajemníci, kvestor) a u odměn ještě roli AKADEMICKÝ FUNKCIONÁŘ (děkan nebo rektor). Zástupy v těchto rolích si ještě uživatelé nemůžou nastavit sami, to ještě není hotové, ale je to v plánu. Do té doby to musíme nastavovat ručně na CVT. Takže o dovolené tajemníka nebo děkana bychom měli být informováni, pokud je potřeba nastavit zástup.

Referentka docházky

Referentka docházky má na hlavní stránce aplikace k dispozici více možností pro práci. Může vytvářet žádosti o dovolenou a evidence pracovní doby za zaměstnance své org. jednotky pomocí menu [1], kde si vybere daného zaměstnance. Dále má k dispozici úložiště, kde se nachází všechny vytvořené žádosti o dovolenou, evidence pracovní doby. Zároveň zde probíhá evidence nepřítomností, přítomností a příplatků, která dříve probíhala v SAPu.

Úložiště

V úložišti budete spravovat žádosti o dovolenou, evidence pracovní doby, nepřítomnosti, přítomnosti, přípatky a budete tato data synchronizovat do SApu, kde jste je dřvíve zpracovávali. Práce s těmito daty je identická.

Žádosti o dovolenou

V sekci žádosti si vyberte Žádosti do dovolenou [1] pro zobrazení dovolenek (zde budete přepínat i na výběr evidence pracovní doby). Můžete přepínat mezi měsíci [2], primárně zobrazujeme aktuální měsíc. Žádosti si můžete exportovat hromadně ve formátu PDF [3]. Exportované dovolenky ve stavu schváleno do PDF je potřeba uložit do složky ve vašem počítači (nazvaná např. 01.2023), 02.2023), kam uložíte i exportované PDF se schválenými evidencemi docházky a oskenované podklady k nepřítomnostem (darování krve, pohřeb apod.). Tato data by měla být vložena do spisové služby (návod distribuován zvlášť). Žádosti o dovolenou můžete zaměstnancům na základě jejich žádosti stornovat [4]. Žádost o storno a zdůvodnění je signalizováno ikonou [5] u jména zaměstnance, kde po ukázaní na ikonu bude zobrazen důvod žádosti o storno.

Evidence pracovní doby

Evidence pracovní doby si zvolíte mezi žádostmi, opět můžete přepínat mezi jednotlivými měsíci [1]. Máte k dispozici tlačítko Neodeslali [2], kde se nachází seznam uživatelů, kteří ještě neodevzdali elektronicky docházku. Máte zde možnost jim rovnou odeslat notifikační e-mail přímo z aplikace. Jakmile budete mít všechny evidence od všech zaměstnanců v úložišti a budete je mít zkontrolované, pak je hromadně odešlete ke schválení vedoucímu kliknutím na tlačítko [3]. Jakmile budou žádosti schváleny vedoucím, evidence si hromadně vyexportujete [4] ve formátu PDF. Exportované evidence ve stavu schváleno do PDF je potřeba uložit do složky ve vašem počítači (nazvaná např. 01.2023), 02.2023), kam uložíte i exportované PDF se schválenými dovolenkami a oskenované podklady k nepřítomnostem (darování krve, pohřeb apod.). Tato data by měla být vložena do spisové služby (návod distribuován zvlášť). V případě potřeby, kdy zaměstnanec chce žádost stornovat, tak můžete učinit kliknutím na tlačítko storno [5].

Nepřítomnosti, přítomnosti, příplatky

V sekcích nepřítomnosti [1], přítomnosti, příplatky jsou zobrazována a zadávána data, která se dříve zadávaly do SAPu. Nyní je budete vkládat v těchto sekcích, sekce nepřítomnosti, přítomnosti a příplatky jsou stejné jako dříve používané SAPové transakce zhrtime (tato se již nebude používat!). Pokud byla do SAPu vložena nějaká data o nepřítomnostech, přítomnostech nebo příplatcích personálním oddělením, využijte možnosti načtení dat ze SAPu [2], kdy se vám data do aplikace načtou (např. nemocenská zadávaná personálním oddělením do SAPu). Doporučujeme načítat data před koncem měsíce. Tato data pak poznáte dle stavu Načteno ze SAPu a nejde je nijak editovat, kopírovat či mazat. Jednotlivé záznamy v těchto sekcích můžete přidávat tlačítkem Přidat [3]. Vytvořená data lze následně editovat [4], kopírovat [5] nebo mazat [6]. Veškeré změny pak přecházejí do části synchronizace, kde změny synchronizujete do SAPu, viz níže.

Přidání záznamu

Při přidávání záznamu nejprve vyberete zaměstnance, pak nastavíte typ záznamu, nastavíte data a dáte uložit.

Přidání záznamu - pracovní cesta

Pokud byl uživatel na služební cestě celý den, žádné časy nevyplňujte. Časy se vyplňují pouze v případě, že cestující dopoledne ještě normálně pracoval a vyjel na cestu až po obědě.

Synchronizace dat do SAPu

Všechna data můžete kdykoliv dle potřeby hromadně za daný měsíc synchronizovat do SAPu. V tlačítku Synchronizace vždy uvidíte počet záznamů [1], které do SAPu musíte sychronizovat. Vždy se zobrazuje aktuální měsíc [2], můžete zde přepínat mezi měsíci. Kliknutím na tlačítko Synchronizovat [3] vložíte data v tabulce níže obratem do SAPu. Synchronizaci je možno provádět nejpozději do posledního dne v aktuálním měsíci. Na konci měsíce musí být počet dat k synchronizaci roven 0!