Zobrazení zdroje stránky EDO

Manuál pro práci s aplikací EDO - Elektronická docházka. Aplikace má za cíl sjednotit a zjednodušit odevzdávání docházek a žádostí o dovolenou. Na některých org. jednotkách je v testovacím režimu spuštěn proces elektronického schvalování. {{DISPLAYTITLE:EDO - elektronická evidence docházky a žádosti o dovolenou}}

== Rozcestník ==
Rozcestník se uživatelům zobrazuje hned po přihlášení do aplikace. Přihlašovací údaje jsou stejné jako do Portálu. V záhlaví se kromě odkazu na rozcestník a zkratky na jednotlivé žádosti nachází také '''tlačítko [1]''' pro nastavení pracovní doby, která se následně bude zobrazovat v evidenci pracovní doby. Bližší informace k nastavení jsou dostupné níže. Chcete-li si zobrazit naše '''předchozí žádosti [2]''', klikněte na vyznačené tlačítko.[[Soubor:Edo_01.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]Máte-li více úvazků vyberete si příslušné žádosti pro danou jednotku v '''menu [1]'''. Pro vybraný úvazek pak budete vytvářet žádosti. [[Soubor:Edo 17.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

== Žádost o dovolenou - '''uživatel''' ==
Uživatelé mohou v aplikaci vytvářet žádosti o dovolenou. Využívá-li již vaše organizační jednotka '''elektronické schvalování žádostí''', není potřeba nic tisknout ani ukládat v aplikaci. Pokud na vaší org. jednotce '''nebylo''' '''zatím''' '''spuštěno''' '''elektronické schvalování''', pak dovolenky musíte stále tisknout a odevzdávat jako doposud. Uložené dovolenky z aplikace EDO se zobrazují rovnou v evidenčním listu docházky. V docházkovém listu se automaticky také zobrazují dovolenky, které jsou již zadány do SAPu a tím pádem jsou zobrazeny ve vašem Portálovém profilu v části Nepřítomnosti. 

Pro přehled všech dříve vytvořených dovolenek klikněte na tlačítko '''Předchozí žádosti [1]'''. Po vyplnění data od a do se automaticky vypočítá '''počet pracovních dní [2]'''. Tato zadaná data jdou pak při elektronickém schvalování vašemu nadřízenému, který vaši dovolenou schvaluje. Pokud žádosti tisknete, pak vytištěné dovolenky mají předvyplněné údaje: jméno a příjmení, osobní číslo, číslo útvaru a útvar. Při zaškrtnutí možnosti '''šetřit lesy [3]''' se při vytisknutí jedné dovolenky se vytisknou i další tři prázdné dovolenky z důvodu úspory papíru. Ty si následně můžete vypsat ručně. Kliknutím na tlačítko Odeslat ke schválení [4] se otevře potvrzovací okno, kde budou zobrazeny dodatečné informace k procesu schvalování, či stornu žádosti. V případě tisku si vyplněnou žádost '''vytisknete [5]''' ve formátu PDF. Vytisknutím žádosti a odesláním ke schválení se dovolenka zároveň i uloží.[[Soubor:Edo_02.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Odeslání ke schválení ===
Před odesláním ke schválení obdržíte informace, že k žádosti bude mít přístup váš nadřízený a referentka docházky a informace o stornování žádosti. Bližší informace ke stornu naleznete níže. V případě, že v rámci org. struktury vaší org. jednotky máte i nadřízeného, který má dovolenku schvalovat, bude vám tato položka zobrazena. Pokud máte vedoucího jako jediného schvalovatele, položka '''nadřízený [1]''' se vám zobrazovat nebude.[[Soubor:Edo_03.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Detail žádosti o dovolenou - uživatel ===
Po odeslání žádosti o dovolenou se vám zobrazí detail dovolené. V detailu dovolené můžete '''stornovat [1]''' dovolenou. Uživatel si může zrušit dovolenou sám ve dvou případech:

·        Do 8:00 dne nástupu na dovolenou (v případě dovolené na druhou část půl dne do 12:30)

·        Dovolená ještě nebyla kompletně schválena

Jinak musí podat žádost o storno, které přijde referentce docházky. [[Soubor:Edo_04.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Předchozí žádosti o dovolenou - uživatelé s přístupem k elektronickému schvalování ===
Po kliknutí na tlačítko Předchozí žádosti se přesunete na přehled již odeslaných žádostí. Zde uvidíte '''stav své žádosti [1].''' Žádosti si může každý uživatel '''stornovat [2]''' v případech: Do 8:00 dne nástupu na dovolenou (v případě dovolené na druhou část půl dne do 12:30) a nebo když dovolená ještě nebyla kompletně schválena. V ostatních případech musí podat '''žádost o storno [4]''', které přijde referentce docházky. Informace o stornování je pak distribuována vedoucímu a referentkám notifikačním e-mailem. V případě žádosti o dovolenou na více než jeden den má uživatel k dispozici do 8:00 dne ukončení dovolené možnost '''zažádat o zkrácení dovolené [3]'''. Tato žádost pak je odeslána vedoucímu ke schválení. [[Soubor:Edo_05.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

==== Stornování dovolené ====
Své storno řádně odůvodněte, informace bude zaslána referentce a schvalovatelům vaší žádosti. Žádosti si může každý uživatel stornovat v případech: Do 8:00 dne nástupu na dovolenou (v případě dovolené na druhou část půl dne do 12:30) a nebo když dovolená ještě nebyla kompletně schválena. [[Soubor:Edo_06.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

==== Žádost o zkrácení dovolené ====
V případě žádosti o zkrácení dovolené je potřeba zvolit data, kdy dovolená bude skutečně probíhat. V případě, že by se měla dovolená prodlužovat, původní žádost o dovolenou stornujte a vytvořte novou.[[Soubor:Edo_07.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Předchozí žádosti o dovolenou - uživatelé bez elektronického schvalování ===
Po kliknutí na tlačítko Předchozí žádosti se přesunete na přehled již uložených / vytisknutých žádostí. Jednotlivé zadané žádosti v EDO lze '''smazat [1]'''. Můžete '''označit''' více uložených žádostí '''[2]''' a ty pak můžete '''hromadně vytisknout [5]'''. V této části lze '''upravit žádost [3]''' či dovolenku '''vytisknout [4]'''.
[[Soubor:Edo_24.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

== Evidence pracovní doby - '''uživatel''' ==
'''Formulář vždy obsahuje orientační data a je nutné jej před tiskem a odevzdáním zkontrolovat!''' Formulář Evidence pracovní doby umožňuje nastavit pracovní dobu v pravidelném i nepravidelném režimu, můžete si nastavit využití pracovní doby, která je nastavena v SAPu, všechny tyto informace můžete '''nastavit v uživatelském profilu [1]'''. Uživatelé, kteří nemají prozatím přístup k elektronickému schvalování, formulář evidence pracovní doby tisknou. Z technických důvodů aplikace nemůže předvyplnit všechny data z důvodu velkého množství různých typů úvazků a pracovních dob. V evidenci se zobrazují dovolenky, uložené v EDO a ty, které byly zadány do SAPu. V '''seznamu evidencí pracovní doby [2]''' naleznete veškeré vámi vytvořené evidence.

Jste-li akademik, aktivujte si kliknutím zobrazení formuláře určený '''pro akademické pracovníky [3]'''. Pokud jste technicko-hospodářský pracovník, pak si tuto možnost deaktivujte. '''Ikona [4]''' zobrazuje informaci o tom, že uživatel pro daný den nemá nárok na stravné. Aplikace umožňuje vykopírovávat informace z jednoho řádku do řádku ostatních, možnost '''kopírování [5]''' aktivujete kliknutím na danou ikonu. V případě nepřítomnosti, která se nepromítla do evidence pracovní doby si prosím důvod nastavte ze '''seznamu [6]'''. V případě, že máte k dispozici elektronické schvalování, nemusíte evidenci tisknout a jen ji '''odešlete ke schválení [7]'''. V ostatních případech evidenci '''vytiskněte [8].''' [[Soubor:Edo_08.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

==== Odeslání ke schválení ====
Před odesláním vám budou zobrazeny informace o tom, kdo má přístup k vaší docházce a kdo ji schvaluje. Odeslané docházky lze stornovat v předchozích evidencích.[[Soubor:Edo_09.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Předchozí evidence pracovní doby ===
V této sekci si můžete '''zobrazit''' vámi vytvořenou '''evidenci pracovní doby [1]''', '''zažádat o její storno [2'''] v případě elektronického schvalování. Uživatelé, kteří elektronické schvalování nemají k dispozici mají zde kromě tlačítka '''Kopírovat a Tisk i tlačítko Upravit [3]'''. [[Soubor:Edo_10.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

== Nastavení pracovní doby ==
Při prvotním nastavení dat pro tisk je potřeba kliknout v části evidenčního listu na '''odkaz pro nastavení času své pracovní doby [1]'''. Pokud jste si již dříve nastavili data pro tisk, lze je měnit rovněž po kliknutí na tlačítko uživatelský profil.[[Soubor:Edo_13.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Nastavení pracovní doby ===
V případě pravidelné pracovní doby stačí zadat zkratku pracoviště, vybrat pracovní dobu a čas obědové přestávky. Poté kliknete na tlačítko '''Uložit [2]'''. V případě nepravidelné pracovní doby zaškrtněte možnost '''Nastavit jednotlivé dny [1]'''.[[Soubor:Edo_11.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Nastavení jednotlivých dní ===
Nyní si můžete nastavit nepravidelnou pracovní dobu pro jednotlivé pracovní dny v týdnu. Navíc můžete zvolit možnost sudého a lichého týdne [1]. Po zadání časů vždy klikněte na tlačítko '''Přidat [2]'''. Zadaná data lze '''editovat [3]''' nebo '''mazat [4]'''. Veškeré změny poté '''uložte [5]'''. Pokud si nejste jisti, jak vaši pracovní dobu správně zadat (zejména v případě zkrácených úvazků), kontaktujte evidentku pracovní doby na vašem pracovišti. Další nápovědu najdete přímo v evidenci pracovní doby.[[Soubor:Edo_12.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Nastavení pracovní doby dle SAPu ===
Pokud máte nestandardní pracovní dobu (vrátný, údržbář apod.) můžete si pracovní dobu '''nastavit''' tak, jak mi máte v '''SAPu''' '''[1]'''. Pokud začínáte a končíte '''později než máte nastaveno v SAPu [2]''', můžete si časy upravit. '''Časy lze upravovat jak do kladných, tak i do záporných hodnot.'''[[Soubor:Edo_25.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

== '''Schvalovatelé''' žádostí o dovolenou a evidencí docházky ==
Schvalovatelé mají k dispozici v aplikaci EDO záložku v menu '''Ke schválení [1]''' a dlaždici '''Žádosti ke schválení [1]''', které odkazují na seznam žádostí ke schválení. V dlaždici navíc vidíte '''počet žádostí ke schválení [2]'''. Žádosti lze schvalovat v prostředí EDO, ale také v prostředí ISS (jednotného schvalovacího systému, viz níže). Na novou žádost ke schválení budete upozorněni e-mailovou notifikací a notifikací na portálu.[[Soubor:Edo_14.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Žádosti ke schválení - EDO ===
V části ke schválení je k dispozici filtr, kde si můžete vybrat specificky typ žádosti určitého zaměstnance. Žádosti lze schvalovat hromadně, označíte '''všechny žádosti tlačítkem [1]''' a poté buď vyberete možnost '''schválit nebo zamítnout [2]'''. Můžete rovněž i vybrat '''jednotlivé žádosti [3]''', které chcete schvalovat. Kliknutím na '''jméno zaměstnance [4] si zobrazíte detail''' žádost. Jednotlivé žádosti můžete '''schvalovat či zamítat [5]'''. [[Soubor:Edo_15.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Žádosti ke schválení - ISS ===
V aplikaci ISS schvalování probíhá stejně, jen se zde agregují žádosti ke schválení z více aplikací. Žádosti lze schvalovat hromadně, označíte '''všechny žádosti tlačítkem [1]''' a poté buď vyberete možnost '''schválit nebo zamítnout [2]'''. Můžete rovněž i vybrat '''jednotlivé žádosti [3]''', které chcete schvalovat. Jednotlivé žádosti můžete '''schvalovat či zamítat [4]'''. Kliknutím na '''jméno zaměstnance [5] si zobrazíte detail''' žádost. [[Soubor:Edo_16.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Nastavení zástupců schvalovatelů (vedoucí, příkazce) ===
Existují dvě role - jedna zástupce vedoucího pro schvalování dovolenek a cestovních příkazů a druhá role zástupce příkazce operace pro schvalování POBJ, faktur, odměn, financí spojených s pracovní cestou. Oba tyto typy zástupce si může vedoucí či příkazce aktivovat sám.

==== Zástupce vedoucího ====
Personální referentka musí zástupce pro schvalování dovolenek (a docházky) a cestovních příkazů (před cestou) nastavit v organizační struktuře SAPu (HRPD), aby se vedoucímu pracovníkovi nabízel zástupce na Portále pro aktivaci.

Následně si vedoucí sám svého zástupce aktivuje (a nastaví od-do) na '''Portále pod dlaždicí SAP'''.
[[Soubor:Zastupy 1.png|centre|Soubor]]

V této sekci vybere v části Role vedoucího (řízení zaměstnanců) možnost zastupování.
[[Soubor:Zastupy 2.png|centre|Soubor]]

Následně aktivuje na data od - do svého zástupce.
[[Soubor:Zastupy 3.png|centre|Soubor]]

Dovolenky, docházky (evidence pracovní doby) a cestovní příkazy budou chodit ke schválení '''oběma''', jak vedoucímu, tak i zástupci.

==== Zástupce příkazce (nakládaní s penězi) ====
Pro nastavení zástupce příkazce musí personální referentka vytvořit dekret zástupce příkazce k NS (k SPP vytváří dekret zástupce příkazce ekonomka). Poté si příkazce si sám svého zástupce aktivuje (a nastaví od-do) na Portále k NS či SPP, v části '''Role příkazce (nakládání s penězi)'''.

[[Soubor:Zastupy 4.png|centre|Soubor]]

==== Zástupce správce rozpočtu ====
Ve schvalovacích procesech je role SPRÁVCE ROZPOČTU (tajemníci, kvestor), v případě odměn ještě roli AKADEMICKÝ FUNKCIONÁŘ (děkan nebo rektor). Zástupy v těchto rolích si ještě uživatelé nemůžou nastavit sami, dočasně tyto zástupy musí být nastaveny ručně na CVT (RNDr. Matochová, Mgr. Müllerová). Je potřeba dovolené tajemníka nebo děkana nahlásit na CVT v případě, že požadujete nastavení zástupu.

== '''Referent docházky''' ==
Referentka docházky má na hlavní stránce aplikace k dispozici více možností pro práci. Může vytvářet žádosti o dovolenou a evidence pracovní doby za zaměstnance své org. jednotky pomocí '''menu [1]''', kde si vybere daného zaměstnance. Dále má k dispozici úložiště, kde se nachází všechny vytvořené žádosti o dovolenou, evidence pracovní doby. Zároveň zde probíhá evidence nepřítomností, přítomností a příplatků, která dříve probíhala v SAPu. [[Soubor:Edo_18.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Úložiště ===
V úložišti budete spravovat žádosti o dovolenou, evidence pracovní doby, nepřítomnosti, přítomnosti, přípatky a budete tato data synchronizovat do SApu, kde jste je dřvíve zpracovávali. Práce s těmito daty je identická.

==== Žádosti o dovolenou ====
V sekci žádosti si vyberte '''Žádosti do dovolenou [1'''] pro zobrazení dovolenek (zde budete přepínat i na výběr evidence pracovní doby). Můžete '''přepínat mezi měsíci [2]''', primárně zobrazujeme aktuální měsíc. Žádosti si můžete '''exportovat''' hromadně ve formátu '''PDF [3]'''. Exportované dovolenky ve stavu schváleno do PDF je potřeba uložit do složky ve vašem počítači (nazvaná např. 01.2023), 02.2023), kam uložíte i exportované PDF se schválenými evidencemi docházky a oskenované podklady k nepřítomnostem (darování krve, pohřeb apod.). Tato data by měla být vložena do spisové služby (návod distribuován zvlášť). Žádosti o dovolenou můžete zaměstnancům na základě jejich '''žádosti stornovat [4]'''. Žádost o storno a zdůvodnění je signalizováno '''ikonou [5]''' u jména zaměstnance, kde po ukázaní na ikonu bude zobrazen důvod žádosti o storno.[[Soubor:Edo_19.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

==== Evidence pracovní doby ====
'''Evidence pracovní doby si zvolíte mezi žádostmi''', opět můžete '''přepínat mezi jednotlivými měsíci [1]'''. Máte k dispozici tlačítko '''Neodeslali [2]''', kde se nachází seznam uživatelů, kteří ještě neodevzdali elektronicky docházku. Máte zde možnost jim rovnou odeslat notifikační e-mail přímo z aplikace. Jakmile budete mít všechny evidence od všech zaměstnanců v úložišti a budete je mít zkontrolované, pak je '''hromadně odešlete ke schválení vedoucímu kliknutím na tlačítko [3]'''. Jakmile budou žádosti schváleny vedoucím, evidence si hromadně '''vyexportujete [4]''' ve formátu PDF.  Exportované evidence ve stavu schváleno do PDF je potřeba uložit do složky ve vašem počítači (nazvaná např. 01.2023), 02.2023), kam uložíte i exportované PDF se schválenými dovolenkami a oskenované podklady k nepřítomnostem (darování krve, pohřeb apod.). Tato data by měla být vložena do spisové služby (návod distribuován zvlášť). V případě potřeby, kdy zaměstnanec chce žádost stornovat, tak můžete učinit kliknutím na tlačítko '''storno [5]'''.[[Soubor:Edo_20.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Nepřítomnosti, přítomnosti, příplatky ===
V sekcích '''nepřítomnosti [1]''', přítomnosti, příplatky jsou zobrazována a zadávána data, která se dříve zadávaly do SAPu. Nyní je budete vkládat v těchto sekcích, sekce nepřítomnosti, přítomnosti a příplatky jsou stejné jako dříve používané SAPové transakce zhrtime (tato se již nebude používat!). Pokud byla do SAPu vložena nějaká data o nepřítomnostech, přítomnostech nebo příplatcích personálním oddělením, využijte možnosti '''načtení dat ze SAPu [2]''', kdy se vám data do aplikace načtou (např. nemocenská zadávaná personálním oddělením do SAPu). Doporučujeme načítat data před koncem měsíce. Tato data pak poznáte dle stavu Načteno ze SAPu a nejde je nijak editovat, kopírovat či mazat. Jednotlivé záznamy v těchto sekcích můžete přidávat tlačítkem Přidat [3]. Vytvořená data lze následně '''editovat [4], kopírovat [5]''' nebo '''mazat [6]'''. Veškeré změny pak přecházejí do části synchronizace, kde změny synchronizujete do SAPu, viz níže. [[Soubor:Edo_21.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

==== Přidání záznamu ====
Při přidávání záznamu nejprve vyberete zaměstnance, pak nastavíte typ záznamu, nastavíte data a dáte uložit.  [[Soubor:Edo_22.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

===== Přidání záznamu - pracovní cesta =====
Pokud byl uživatel na služební cestě celý den, žádné časy nevyplňujte. Časy se vyplňují pouze v případě, že cestující dopoledne ještě normálně pracoval a vyjel na cestu až po obědě. Čas lze zadat jen do 1 denní služební cesty.  

=== Synchronizace dat do SAPu ===
Všechna data můžete kdykoliv dle potřeby hromadně za daný měsíc synchronizovat do SAPu. V tlačítku Synchronizace vždy uvidíte '''počet záznamů [1]''', které do SAPu musíte sychronizovat. Vždy se zobrazuje '''aktuální měsíc [2'''], můžete zde přepínat mezi měsíci. Kliknutím na tlačítko '''Synchronizovat [3]''' vložíte data v tabulce níže obratem do SAPu. '''<u>Synchronizaci je možno provádět nejpozději do posledního dne v aktuálním měsíci. Na konci měsíce musí být počet dat k synchronizaci roven 0!</u>'''[[Soubor:Edo_23.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== '''Návod na export dokumentů z EDO do ERMS''' ===
{| class="wikitable"
|+
|'''Důležité informace:'''
-       Akce Export do ERMS je aktivní od prvního dne následujícího měsíce, za něž se docházka odevzdává (např. docházky za listopad je možné exportovat nejdříve od 1. prosince).

-       Pozn: z důvodů možných dodatečných úprav exportujte evidence pracovní doby za daný měsíc až k 5. dni následujícího měsíce (např. docházku za měsíc leden odevzdejte 5. února).

-       Akce Export do ERMS založí nový spis. Do spisu jsou automaticky předány dokumenty Docházka a Dovolené.

-       Pro vybrané typy nepřítomností [1] se ve spisu vytvoří dokumenty s unikátními č.j. odkazující se na konkrétní fyzické doklady. Originál fyzického dokladu opatřete odpovídajícím č.j. (zjistíte v EDO nebo ERMS). Dokumenty neskenujte a fyzické doklady opatřené č.j. předejte příslušnému personálnímu oddělení, které zajistí jejich zpracování a vyřízení.

-       v případě potřeby se obracejte na '''[https://helpdesk.upol.cz/ helpdesk.upol.cz]'''
----''[1] Jedná se o tyto typy nepřítomnosti:''

''Osobní přek. plac. průměr, Ost. přek. plac. průměrem, Pohřeb rod. příslušníka, Pracovní volno dle §203a, Překážky z obec. zájmu, Svatba vlastní/dítěte pl., Svatba vlastní/rodiče nep., Narození dítěte, Vojenské cvičení, Tvůrčí volno, Studium při zaměstnání.''
|
|
|}
V roli referenta docházky po přihlášení do EDO otevřu záložku '''Úložiště''' a kliknu na tlačítko '''ERMS (1).'''
[[Soubor:Erms-edo-05.png|střed|bezrámu|1011x1011bod]]
V Úložišti se pak zobrazí '''přehled stavu evidencí'''. Zde kliknu na tlačítko '''Exportovat a předat do správy ERMS (1)'''
[[Soubor:Erms-edo-06.png|střed|bezrámu|1007x1007bod]]
Otevře se okno pro potvrzení exportu. Zde potvrdím kliknutím na tlačítko '''Ano (1).'''
[[Soubor:Erms-edo-07.png|střed|bezrámu|840x840bod]]
Začne probíhat export a na obrazovce se objeví následující upozornění. Kliknu na tlačítko '''OK (1)'''. Export může trvat několik minut v závislosti na tom kolik uživatelů přede mnou začalo exportovat soubory do ERMS. 
[[Soubor:Erms-edo-08.png|střed|bezrámu|721x721bod]]
Jakmile je export dokončen, změní se '''stav exportu (1)''' na '''Exportováno'''. Nyní je spis vytvořen a předán do ERMS, na řádku je vidět číslo jednací i počet dokumentů ve spisu.
[[Soubor:Erms-edo-09.png|střed|bezrámu|1037x1037bod]]
Po dokončení exportu je možné '''zobrazit obsah spisu s dílčími č.j. jednotlivých dokumentů kliknutím na řádek s názvem spisu''' („''Evidence pracovní doby'' …“).

'''Originál fyzického dokladu opatřete odpovídajícím č.j.''' (lze zjistit z EDO i na záložce nepřítomnosti, případně v detailu spisu v ERMS). Kliknutím na č.j. spisu v EDO budete přesměrování na detail spisu nebo dokumentu v ERMS. 
[[Soubor:Erms-edo-12.png|střed|bezrámu|1032x1032bod]]
Kliknutím na '''tlačítko (2)''' si do schránky '''zkopírujete číslo jednací''', které v případě potřeby můžete stiskem CTRL+V vložit do jiného souboru, dokumentu, ERMS apod.
[[Soubor:Erms-edo-10.png|střed|bezrámu|820x820bod]]
Originály dokladů neskenujte a '''fyzické doklady opatřené č.j. uložte u příslušného personálního oddělení, které zajistí jejich zpracování a vyřízení.'''

'''Spis Evidence pracovní doby předejte v ERMS koncovému zpracovateli/předáním přes spisový uzel''' (viz tabulka a postup níže). '''Pokud spis obsahuje fyzické doklady, předejte k evidenci tomuto zpracovateli (tedy příslušnému personálnímu oddělení) i originály těchto dokladů opatřené č.j..'''

=== '''Práce se spisem v ERMS''' ===
Spis s docházkou, který byl předán z EDO se v ERMS nachází v záložce '''Zpracovatel – Spisy – Přehled spisů (1)'''. V okně s filtrací dle '''Stavu''', mám nastaveno zobrazení '''nevyřízené''' '''agendy (2)''' na záložce. Spis s docházkou tak vidím, jako nově příchozí, hned nahoře.

'''Kliknu na něj/označím si jej (3)''', aby se mi řádek podbarvil modře, ať program ERMS ví, s čím zrovna pracuji. Následně se mi horní ikony zabarví černě/zvýrazní (a spis mohu předat). Poté zvolím '''první ikonu zprava (4)''' pro '''Předání entity'''.
[[Soubor:Erms-edo-01.png|střed|bezrámu|1046x1046pixelů]]
Zobrazí se tabulka, kde vyberu, že budu předávat přes '''spisový uzel (1)'''
[[Soubor:Erms-edo-02.png|střed|bezrámu|1046x1046pixelů]]
Následně zvolím, kterému spisovému uzlu budu předávat (dle fakulty nebo součásti na MÉ příslušné personální oddělení):
{| class="wikitable"
|'''Organizační jednotka/úsek'''
|'''Číslo střediska/spisového uzlu v ERMS'''
|'''Název personálního úseku'''
|-
|RUP (VUP, CVT, KUP)
|9230
|Oddělení řízení lidských zdrojů
|-
|Catrin
|A000
|Catrin technicko-správní úsek
|-
|SKaM
|831003
|Personální a mzdové oddělení
|-
|Lékařská fakulta
|19102
|odd. personální
|-
|Pedagogická fakulta
|49103
|personální oddělení
|-
|Právnická fakulta
|79102
|personalistika
|-
|Fakulta zdravotnických věd
|44160
|referent pro  oblast personalistiky
|-
|Cyrilometodějská teologická fakulta
|690011
|Personální a mzdové oddělení
|-
|Fakulta tělesné kultury
|59011
|personalistika
|-
|Filozofická fakulta
|29102
|Personální a mzdové oddělení
|-
|Přírodovědecká fakulta
|3903
|personalistika
|}
V řádku s názvem '''Výběr spisového uzlu (1)''' následně vepíšu, buďto číslo nebo název personálního oddělení, na mém organizačním úseku, příp. viz seznam výše, kam budu spis předávat.
[[Soubor:Erms-edo-03.png|střed|bezrámu|1046x1046pixelů]]
Následně jen '''uložím (1)''' a spis s docházkou je takto na straně ERMS předaný '''mému personálnímu oddělení''' '''(2)'''. Toť vše.
[[Soubor:Erms-edo-04.png|střed|bezrámu|1046x1046pixelů]]
Pokud budu potřebovat ve spise něco doplnit nebo změnit, je třeba kontaktovat příslušné personální odd., které mi může spis poslat zpět k úpravám. Předaný spis s docházkou jinému spisovému uzlu/oddělení, již ve svém ERMS účtu neuvidím, jelikož novým vlastníkem je příslušné personální odd.

=== Nastavení zástupu referentky docházky ===
V případě, že referent/ka docházky chce nastavit za sebe zástup, je potřeba kontaktovat RNDr. Matochovou popř. Mgr. Müllerovou, aby zástupy nastavily ručně.