Erasmus+ pro koordinátory
V následujícím textu vám představíme všechny funkce webové aplikace Erasmus+, a to z pohledu koordinátora. Nejprve se přihlásíme, klikněte na tlačítko Přihlásit v pravém horním rohu.
Přihlášení
Do aplikace se přihlásíte pomocí vašeho Portal ID a hesla do portálu.
Po přihlášení
Po přihlášení do systému máte v hlavním menu na výběr několik položek: partneři, výběrová řízení a název vaší organizační jednotky (v tomto případě [KAA]). Všechny tyto možnosti si projdeme postupně. Začneme záložkou Partneři.
Partneři
V záložce partneři se nacházejí všechny partnerské univerzity, se kterými UPOL spolupracuje. V horní části můžete vyhledat požadovaný institut, ve spodní naopak můžete institut vytvořit. Kliknutím na jakýkoli institut si zobrazíte detaily dané univerzity, kontakty, aktuální smlouvy a jiné. Pro potřeby návodu vám ukážeme, jak vytvořit nový institut. Zároveň tak uvidíte, co vše se na stránce partnerské instituce nachází.
Tvorba nové instituce
Při vytváření nové instituce musíme dbát na spoustu detailů. Editačním tlačítkem [...], které vidíte u všech důležitých bodů instituce, můžete upravovat různé detaily týkající se této instituce. Tlačítko v pravém horním rohu umožňuje editovat zkratku a název univerzity, ale také zemi, ve které se univerzita nachází. Editační tlačítko v tabulce adresy umožňuje úpravu adresy instituce.
Úprava kalendáře termínů
Tlačítkem u tabulky Kalendář můžete editovat termíny Erasmu.
Úprava kontaktů a odkazů partnera
V kontaktech a odkazech partnera můžete přidat kontakty na klíčové osoby pro zahraniční pobyt na dané univerzitě či instituci a webové adresy.
Přidání kontaktu
Přidání kontaktu je snadné. Mezi typy kontaktu vyberete jednu z možností: Department Coordinator, Institutional Coordinator, Staff Mobility, Student Mobility Nomination. Po vytvoření kontaktu vše uložíte tlačítkem Uložit.
Přidání webové adresy
Typem webové adresy se myslí, stejně jako u kontaktů, adresa na konkrétní součást instituce: Department Coordinator, Institutional Coordinator, Staff Mobility, Student Mobility Nomination. Po vytvoření kontaktu vše uložíte tlačítkem Uložit.
Výsledná podoba kontaktů partnera
Tabulka kontaktů bude mít po vytvoření následující podobu.
Přidání nové smlouvy
Nyní vytvoříme novou smlouvu. Můžeme si vybrat zda se bude jednat o Erasmus, přímou spolupráci či o jinou formu spolupráce. Dále vybereme i termíny, kdy tato smlouva bude platná. Jakmile vše vyplníte, klikněte na tlačítko Uložit.
Po přidání smlouvy
Vlastníkem smlouvy je vždy organizační jednotka, pod kterou jste smlouvu přidali. Nyní se podíváme na detail této nově vytvořené smlouvy, klikněte na odkaz Detail.
Detail smlouvy
V detailu smlouvy vidíme tři záložky: mobility, výběrová řízení a informace. Kalendář i adresa instituce vychází z nastavení instituce. Novou tabulkou, kterou pro tuto smlouvu musíte vyplnit je tabulka Kontakty a odkazy - smlouva. Tu vyplníte stejně jako tabulku odkazů a kontaktů na stránce instituce (viz. výše).
Nyní vybereme obor(y), které v rámci této smlouvy jsou platné. Vybrat můžete více oborů zároveň a vše potvrdíte tlačítkem Přidat.
Po přidání oborů
Pro tuto naši fiktivní univerzitu jsme vytvořili obory Education a Languages.
Úprava oborů
Obory můžete editovat tlačítkem v pravém rohu jednotlivých oborů. Můžete upravit studijní cykly, mobility, přidat jazyk či obor smazat.
Studijní cykly
Při úpravě studijních cyklů si můžete vybrat z následujících cyklů (lze vybrat i více cyklů): bakalářský, magisterský, doktorský.
Editace mobilit
V rámci mobilit si můžete zvolit počty studentů, zaměstnanců a délku pobytu.
Přidání jazyka
Přidejte jazyk a jeho úroveň pro splnění požadavků pro přijetí k studiu.
Po vyplnění oboru
Po vyplnění všech detailů oboru bude tabulka vypadat následovně.
Záložka informace a výběrová řízení
V záložce informace můžete vložit vše podstatné pro danou smlouvu. Záložka výběrová řízení obsahuje VŘ, které jsou vypsány pro danou instituci.
Výběrová řízení
Nyní se přesuneme do záložky Výběrová řízení z hlavního menu. V něm defaultně vidíte výběrová řízení, která jsou právě aktuální. Po kliknutí na záložku (všechna) se vám zobrazí i koncepty a výběrová řízení, jež jsou právě vyhodnocována (viz. dále). Po kliknutí na výběrové řízení se dostanete na stránku s detaily daného výběrového řízení.
Na spodní části stránky se nachází tabulka, jež vám umožní vytvořit nové výběrové řízení. Vyberete si smlouvu a typ výběrového řízení. Lze vybrat i více smluv najednou.
Vytvoření výběrového řízení
Po vytvoření výběrového řízení se přesunete do nového VŘ. V pravém menu vidíte, že toto výběrové řízení má čtyři nevyřešené problémy. Aplikace vám sama sdělí, co vše je nutné vyplnit. Nejprve vytvoříme požadavky pro toto výběrové řízení.
Požadavky
Pro vytvoření nového požadavku klikněte na tlačítko Přidat požadavek. Při vytváření požadavku můžete zaškrtnout následující možnosti: nutno dodat text a nutno dodat soubory. Lze limitovat délku textu a maximální počet souborů. Navíc můžete určit povolený typ souborů, zda chcete textový dokument, prezentaci či spreadsheet atd. Po vytvoření požadavku klikněte na tlačítko Uložit změny.
Editace informací a harmonogramu výběrového řízení
Výběrové řízení lze editovat stejně jako instituci pomocí editačních tlačítek. Prvním tlačítkem odshora editujete výběrové řízení jako celek, v tabulce informací můžete editovat počet preferencí a v tabulce harmonogram je třeba nastavit termíny výběrového řízení.
Nastavování dat harmonogramu
Nastavování dat harmonogramu je snadné, klikněte buď do řádku či na ikonku kalendáře a objeví se kalendář, ve kterém nastavíte potřebné datum.
Vyplnění pokynů pro přihlášení na Erasmus
V záložce Pokyny vyplníte pokyny pro výběrové řízení. Po vyplnění pokynů je uložíte tlačítkem Uložit změny.
Smlouvy
V záložce smlouvy můžete spravovat smlouvy pro dané výběrové řízení.
Přehled
V záložce přehled se nachází kompletní přehled výběrového řízení dle oborů a jazyků. Vidíte zde počet studentů a délku pobytu.
Filtr oborů
Ve filtru oborů nastavíte, které obory dané výběrové řízení uvidí. Upozornění: nevyplníte-li viditelnost oborů, studenti, kteří by VŘ měli vidět, jej neuvidí.
Přihlášky
V záložce Přihlášky je přehled přihlášek k danému výběrovému řízení. K této záložce se vrátíme ještě dále.
Před publikováním výběrového řízení
V požadavcích jste si všimli čtyř tlačítek - šipky značí posun požadavku nahoru či dolů, tužka je editace požadavku a křízek je odstranění požadavku.
Před publikováním výběrového řízení pečlivě zkontrolujte zda máte všechny informace správně vyplněné, většinu z nich již po publikování nepůjde změnit.
Po publikování výběrového řízení
Po publikování lze upravit katedru pod níž VŘ patří. Dále lze prodloužit deadline přihlášek.
Přihlášky
Po publikování výběrového řízení můžete přidat studenta k danému VŘ. Dále zde budete mít přehled přihlášek jednotlivých studentů.
Přidání studenta
Studenta přidáte zadáním jména či Portal ID.
Přihláška uchazeče
Po kliknutí na jméno uchazeče se dostanete na přihlášku uchazeče. Zde máte všechny potřebné informace o studentovi, přehled požadavků a doplňující údaje.
Je-li přihláška odeslána můžete potvrdit či zamítnout požadavky či upravit poznámku k danému požadavku. Dále můžete stanovit výsledek VŘ a zvolit preferovanou univerzitu.
Není-li přihláška odeslaná a student má problém s odesláním přihlášky, lze ji odeslat za studenta tlačítkem v tabulce Doplňující informace.
Výsledek výběrového řízení
Detail možností výsledku výběrového řízení a volby preferované univerzity.
Detail studenta
Kliknutím na jméno studenta v přihlášce si zobrazíte jeho profil, kde uvidíte všechna výběrová řízení, ke kterým se student přihlásil.
Zveřejněná výběrová řízení
V záložce hlavního menu Výběrová řízení nalezneme, jak jsme si již řekli, aktuální publikovaná výběrová řízení. Po kliknutí na odkaz (všechna) zobrazíte koncepty, ukončené či vyhodnocované výběrové řízení.
Všechna VŘ
Po kliknutí na jakékoliv výběrové řízení se můžete podívat na jeho přehled, stejně jako jsme si ukazovali při nastavování vlastního výběrového řízení. Uvidíte všechny detaily jednotlivých VŘ.
Organizační jednotka
Poslední záložkou v hlavním menu je nastavení vaší organizační jednotky, pod níž budete zveřejňovat výběrová řízení. Budou vám k dispozici pouze ty organizační jednotky, pod které spadáte.
