CES - formulář žádosti o podpis: Porovnání verzí

Vyberte kdo bude smlouvu podepisovat. Podepisující mají nastavené za sebe pověřené osoby, které za primárního podepisujícího. Pokud se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, pak v sekci 1) vyplňte děkana a v sekci 2) vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

Autor formuláře zůstane s formulářem provázán. Autor i předkladatel budou z CES dostávat notifikace týkající se formuláře.Vytvořený spis v ERMS bude defaultně patřit autorovi, nicméně toto je možné změnit ve spodní části obrazovky pod tlačítkem '''Profil spisu [1]'''.  

V profilu spisu pak naleznete tlačítko pro předání spisu předkladateli, či autorovi.  

Autor může vybrat dotčené osoby, kterým formulář předá k vyjádření. Vyjadřující se osoby formulář mohou doporučit, nedoporučit, případně mohou přidat další dotčenou osobu do vyjadřovacího procesu. Po odeslání formuláře ke schválení je možné v případě potřeby v detailu formuláře měnit dotčené útvary. Vyplňujte vždy dle skutečnosti osoby, se kterými jste formulář opravdu konzultovali. Pokud jste formulář s nikým nekonzultovali, nemusíte nikoho označovat jako dotčenou osobu.

Můžete vybrat buď osoby z UP, které si '''vyhledáte sami [1]''', popřípadně vyberete '''dotčený útvar právníka [2]''' a následně vyberete právníka, se kterým jste smlouvu konzultovali.

Můžete nahradit dotčenou osobu v detailu formuláře odeslaného k vyjádření pomocí zvýrazněného tlačítka na řádku se jménem dané osoby.  

V sekci řídící kontrola nastavujete '''zdroje a SPP prvky [1]''' relevantní pro váš formulář. Zobrazení příkazci a správci budou následně formulář schvalovat.  

Oproti předchozí verzi formuláře přibylo pole '''Finanční zdroj [2]'''. Pokud zdroj nezná autor ani předkladatel, musí jej vyplnit příkazce. V případě více nevyplněných zdrojů u více SPP / NSS doplňuje příkazce vždy jen ke svému SPP / NS. Zdroje se filtrují se dle vybraného SPP či NS.  

Součástí nastavení řídící kontroly jsou nastavení zda se jedná o '''stavební nebo přístrojovou investici''' nebo zda je potřeba '''Souhlas správní rady.''' Pokud vyberete ano u ''investic'', pak formulář bude schvalovat i '''kvestor''' není-li správcem rozpočtu ve výše vybraném zdroji. Pokud vyberete možnost Ano u ''souhlasu Správní rady UP'', pak formulář bude schvalovat navíc ještě '''kancléř'''.  

Pole '''Zavést do ERMS [1]''' se uloží do spisové služby jako doklad proběhnuvší řídicí kontroly spolu s finální podobou tohoto formuláře. Export vybraného souboru do ERMS se provádí při odeslání ke schválení. Do ERMS se bude zavádět právě jeden dokument.'''Toto podepsat [2]''' – označuje se jen u elektronicky podepisovaných smluv.  

'''Pomocný dokument [4]''' slouží pro případná vyjádření, podklady pro znečitelnění pasáží smlouvy apod.

Pokud obdržíte v průběhu schvalování nebo před podpisem dokument k podpisu (např. byl podepsán dalšími protistranami aj.), můžete jej v detailu donahrát a označit jej k podpisu. [[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

Rozpracovaný formulář si uložte tlačítkem '''Přidat [1]'''. Připravený formulář buď '''odešlete ke schválení [2]''', jste-li autorem a předkladatelem zároveň.  

Ve spodní části formuláře je dostupný náhled na to, kdo již schválil a na koho se ještě se schválením čeká.

Po podpisu naleznete podepsaný dokument v detailu formuláře. Dokument si můžete uložit kliknutím pravým tlačítkem myši -> Uložit cíl jako.  

Informace s žádostí o vyjádření se k formuláři obdrží dotčený útvar pomocí e-mailové notifikace.  

V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře.

V sekci III. Vyjádření dotčených útvarů můžete '''přidat další dotčenou osobu [1]''' pro vyjádření k formuláři, uznáte-li za nutné či vhodné, aby formulář viděl někdo další.  

Tlačítka pro doporučení – nedoporučení jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby nedoporučit je komentář k vyjádření povinný. Komentář k doporučení či nedoporučení se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím.

Na nový formulář ke schválení je schvalující upozorněn notifikačním e-mailem. Schvalovatelé mohou formulář schválit, či zamítnout. Zatmítnutím jedním ze schvalovatelů se schvalovací proces ukončí. Ke schvalovatelům se buď formulář dostane po vyjádření dotčených útvarů, případně rovnou nejsou-li do vyjadřovacího procesu dotčené útvary zapojeny.

V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře. Rovněž jsou zde dostupná i vyjádření dotčených osob či schvalovatelů, byli-li součástí vyjadřovacího procesu.

Tlačítka pro '''schválení – zamítnutí [1]''' jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby zamítnout je komentář k vyjádření povinný. Komentář ke schválení či zamítnutí se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím (byl-li formulář schválen).   

Uživatelé oprávněni k podepisování mají v aplikaci k ispozici sekce pro podepisování - jedna z nich je pro '''analogové podpisy [1]''', druhá pro '''elektronické podpisy [2]'''.  

Analogové dokumenty se podepisují v listinné podobě, v aplikaci se jen provede záznam o zkontrolování a podepsání příslušného dokumentu. V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na detail formuláře.  

Analogové dokumenty se označují tlačítkem Zkontrolováno, když fyzicky dorazí k podpisu a jsou zkontrolovány. Pokud je v pořadí více dokumentů, je možné je nejprve označit za zkontrolované a následně je hromadně či po jednom označit jako podepsané, jakmile jsou fyzicky podepsané.  

Jakmile je fomulář označen jako zkontrolovaný, pak je možné jej '''označit za podepsaný [4]''', byl-li již podepsaný listinně. Zkontrolované formuláře je možné označovat '''jednotlivě [1]''' k hromadnému podpisu, lze označit i '''vše [2]''' zkontrolováno k hromadnému '''označení za podepsané [3].'''

Pod tlačítkem '''Další [1]''' je možnost '''změnit''' '''podepisujícího [2]''', v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, nebo označit formulář stav '''Odmítám podepsat [3]''',   

V přehledu formulářů k '''elektronickému podpisu [1]''' lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na '''detail [2]''' formuláře. Jsou-li dostupné komenátře dotčených osob či schvalujícících, budou zde rovněž zobrazeny.   

Pod tlačítkem další je možnost označit formulář stav '''Odmítám podepsat [4]''', či '''změnit podepisujícího [1]''', v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, případně je možné nahrát již '''podepsaný dokument v jiném systému [2]''', popř. '''donahrát [3]''' aktuální verzi dokumentu k podpisu, je-li vám doručen podepsaný všemi stranami jinou cestou, např. e-mailem.

Přidávání nové osoby probíhá jednoduchým zadáním jména do vyhledávacího pole a následním vybráním jména myší. Poté přiřadíte nabízený útvar a potvrdíte výběr.

Delegovaní asistenti mají v aplikaci k dispozici identické prostředí jako podepisující. Mohou formuláře / smlouvy označovat jako zkontrolované. V případě, že analogové smlouvy byly podepsány, mohou je označovat za podepsané. Elektronické formuláře nemohou za podepisující označovat za podepsané - jedinou výjimkou je nahrání dokumentu podepsaného v jiném systému. Pro informace k sekcím k podpisu, prosím, pročtěte si sekci výše.   

KU obdrží po podpisu notifikaci, že byla podepsána smlouvy v případě, že UP podepisuje poslední. KU obdrží notifikaci, nahraje-li autor/předkladatel smlouvu podepsanou všemi stranami do detailu formuláře žádosti o podpis v případě, kdy UP nepodepisuje poslední. V notifikaci je odkaz na předmětný formulář a informace o předkladateli a formuláři. V detailu formuláře je v jeho horní části uvedeno číslo formuláře. KU vyhledá příslušný formulář v CES. Po kliknutí na záložku Formuláře žádosti o podpis - Nové se zobrazí přehled formulářů a také vyhledávací pole, která umožňují vyhledání konkrétního formuláře. Po zadání čísla formuláře do pole Hledat a klepnutí na klávesu Enter se vyhledá příslušný formulář. Kliknutím na ikonku s tužkou či na název formuláře se otevře okno Úprava formuláře. V dolní části okna formuláře klikne KU na tlačítko Vytvořit záznam smlouvy. Další postup u záznamu smlouvy je v [https://smlouvy.upol.cz/Content/Metodika_smlouvy_CES_29.05.2022.pdf metodice k CES].

* Po založení vznikne spis s dokumenty

* Exportuje se nahraná hlavní komponenta a vytvoří se záznam o analogovém dokumentu

* Po vytvoření formuláře vznikne spis s dokumentem – hlavní komponentou

* Ideálně jeden PDF soubor se všemi součástmi (přílohami smlouvy)

* Kontrolujte předchozí el. podpisy a především ten svůj (za UP)