CES - formulář žádosti o podpis: Porovnání verzí

Následující text má za cíl pokrýt informace týkající se správy, tvorby formuláře žádosti o podpis smlouvy (dodatku) v elektronické podobě, která byla nasazena do pilotního provozu na RUP UP v únoru 2026. Postup vytvoření formuláře v CES v souladu s novou vnitřní normou '''R-B-22/09 – Řád předkládání smluv k podpisu rektora UP''' a v návaznosti na vnitřní normu '''R-B-22/08 – CES a registr smluv''', ve znění pozdějších novel. Obě normy jsou účinné od června 2022 a nyní ještě doznají změn. '''Aplikace CES je dostupná pouze přes síť UP, nebo přes VPN.''' Pro formulář se vžilo hovorové označení "košilka". Co, se zde uvádí, v zásadě totožně platí pro dodatky smluv, dohody o ukončení závazku, odstoupení od smlouvy, výpovědi smlouvy apod. a s výjimkami pro dodavatelské objednávky a akceptace; v omezeném rozsahu pro objednávky a akceptace odběratelské. 

'''CES''' je interní databází UP, která slouží primárně jejím zaměstnancům. Její fungování a podrobnosti upravuje stejnojmenná norma UP.  Je zde uložena naprostá většina smluv UP uzavřených s výjimkami dle zmíněné normy včetně většího množství metadat než je v RS. Záznamy smluv vytvářejí a editují na UP tzv. klíčoví uživatelé. Dá se v nich i solidně vyhledávat a filtrovat na odkazu '''smlouvy.upol.cz''' Obsahuje pro vybrané uživatele i kompletní znění smluv. (bez znečitelnění některých pasáží pro RS). K uložení dokumentů však správně slouží spisová služba ERMS.  

'''Registr smluv (RS)''' je naproti tomu veřejně přístupná databáze, kam mají povinnost některé subjekty (mezi nimi i UP) vkládat jimi uzavřené smlouvy při dodržení podmínek nastavených v zákoně č. 340/2015 Sb., o registru smluv, ve znění pozdějších přepisů. Nejsou tam úplně všechny UP uzavřené smlouvy ani všechny smlouvy evidované v CES, ale dostane se tam i veřejnost. Znění smluv je v zákonem stanoveném rozsahu znečitelněno. RS spravovalo Ministerstvo vnitra ČR (nyní Dig. a inf. agentura) a je dostupný na webových stránkách [https://smlouvy.gov.cz/vyhledavani smlouvy.gov.cz/vyhledavani]. Na UP zajišťuje pouze operátor(ky) z Právního oddělení UP.

Ne všichni v procesu (na formuláři) u každé smlouvy jsou, ale někteří zaměstnanci se mohou i u téže smlouvy vyskytovat ve více pozicích. '''Musí to odpovídat realitě: byli-li nebo mají-li být zapojeni, musí být na košilce.'''

'''Předkladatel:''' Komunikuje se smluvní stranou, s dotčenými útvary. Měl by před podpisem o smlouvě vědět nejvíc. Zpravidla vytváří formulář; vždy odpovídá za obsah.

'''Autor''': Může předchystat formulář předkladateli vč. vložení dokumentů.

'''Dotčený útvar/dotčená osoba:''' Předkladatel s ním interně konzultoval smlouvu.

'''Dotčený útvar právníka/právník:''' Tvořil či připomínkoval smlouvu.

'''Příkazce operace a správce rozpočtu:''' Provádějí předběžnou kontrolu a po stránce věcné a finanční rozhodnou, zda se smlouva uzavře – předá k podpisu.

'''Sekretariát podepisujícího:''' Průběžně sleduje smlouvy prošlé schvalovacím procesem. Kompletuje a připravuje smlouvy k podpisu – listinné s košilkami hlavně.

'''Klíčový uživatel:''' Vytváří záznam smlouvy v CES (ideálně z košilky).

'''Operátor Registru smluv:''' Znečitelňuje ve smlouvě pasáže v souladu se zákonem a uveřejní ji v RS.

'''Odpovědná osoba:''' Má na starost smlouvu po podpisu (často je jí předkladatel).

== '''CES a vazby na ERMS''' ==

=== Pojmy v ERMS a jejich souvislosti ===

* který je odesílán ven jako právní jednání (úkon) instituce, musí mít (kvalifikovaný) '''elektronický podpis nebo pečeť.'''

* screenshot, scan nebo tisk dokumentu '''<u>není</u>''' digitální dokument (pokud se nám v takovém stavu vrátí dokument podepsaný druhou stranou, je třeba požadovat nápravu – buď digitální podpis nebo autorizovanou konverzi s analogovým podpisem).

Výsledkem celého procesu je '''spis v ERMS''' obsahující '''formulář''' (digitální dokument) a '''smlouvu''' (digitální nebo analogový dokument), případně další dokumenty. Zpracovatelem, tzn. '''držitelem''', tohoto spisu je '''autor''', pokud v <u>Profilu spisu</u> v CES nezvolí '''předkladatele'''. Není-li autor u předmětného formuláře autor ve hře, je jím Předkladatel.

Kdo drží '''v ERMS záznam''' o analogovém dokumentu, drží i odpovídající '''analogový dokument'''. Nelze ho mít umístěn u někoho jiného nebo na jiném útvaru (oddělení). '''Zpracovatel''' může v ERMS '''zpřístupnit''' spis k nahlížení nebo editaci i ostatním, např. '''klíčovému uživateli'''.  

=== Zpřístupnění spisu jiným uživatelům ERMS ===

 

 

== '''Cesta formuláře (a smlouvy)''' ==

 

'''Všeobecně shrnutí procesu (''kurzivou, co probíhá u každé smlouvy''):'''

# ''Založení formuláře a odeslání ke schválení''

# ''Schvalování příkazcem operace a správcem rozpočtu''

# Schválení kvestorem, není-li správcem rozpočtu, v případě stavebních a přístrojových investic

# Schválení kancléřem, je-li potřeba souhlas správní rady

# ''Po kompletním schválení míří elektronický formulář (a smlouva) k podpisu rektora; v případě analogu musí být v listinné podobě doručena.''

# ''Podpis dokumentu v CES, jiném systému (vložení podepsaného originálu do systému), u analogového dokumentu na papíře nebo odmítnutí podpisu (či předání jinému podepisujícímu)''

# ''Elektronická smlouva jde po podpisu předkladateli/autorovi a přímo klíčovému uživateli, je-li UP posledním podepisujícím. Listinná smlouva se vrací fyzicky dle stejného klíče.''

# ''Nepodepisuje-li UP jako poslední, musí předkladatel/autor zajistit podpis dalších stran a následně předat finální dokument KU''

# ''Zavedení smlouvy do CES klíčovým uživatelem (krom výjimek).''

# ''Uveřejnění smlouvy v RS operátorem (krom výjimek).''

'''Předkladatel''' ('''pokud není autorem''') může formulář po vyplnění autorem doplnit či upravit a musí následně rozhodnout o odeslání formuláře do schvalovacího workflow. Vyjádření dotčených útvarů a dotčené osoby nemusí být součásti workflow, pokud v konkrétním případě neproběhla konzultace s nimi.

'''Souhlas „původního podepisujícího“ s podpisem smlouvy zástupcem podepisujícího (tzv. substitutem):'''

* Pokud na základě normy UP (typicky Statut UP, statut součásti UP, norma o pověření právním jednáním za UP) či dlouhodobého pověření jiného má podepisovat někdo jiný než vybraná podepisující osoba, vyberte jej z menu. Nejste-li si jistí, konzultujte s podepisující osobou nebo její kanceláří. Neslouží k vyplňování dočasných zástupů v nepřítomnosti - to v praxi řeší kancelář podepisujícího předáním smlouvy k podpisu dočasnému zástupci. Krátké odůvodnění doplňte na konci formuláře do pole Poznámka. Má-li podepisovat osoba jiná, než uvedená v této nabídce, nechte toto pole prázdné a poznamenejte to do pole Poznámka.

* Když se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, o jako podepisujícího vyplňte děkana a jako substituta vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu. Je dobré důvody uvést do pole Poznámka.

'''Formulář zamítnutý jedním ze schvalujících je zamítnut jako celek.''' Lze vytvořit kopii, provést potřebné opravy a odeslat jej znovu do schvalovacího procesu.

'''Formulář nedoporučený dotčeným útvarem vč. právníka''' postupuje dále do schvalovacího procesu a vyjádření dotčených útvarů jsou dostupná schvalovatelům i podepisujícímu.

Po podpisu jde autorovi a předkladateli (klíčovému uživateli a OVZ, je-li relevantní) notifikace o tom, že smlouva byla podepsána.

== '''Vytváření formuláře žádosti o podpis (role autora / předkladatele)''' ==

 

 

Přihlášení do aplikace CES a přihlašování zůstává stejné, jako to bylo doposud, tj. smlouvy.upol.cz a přihlašovací údaje stejné jako do Portálu. Pro tvorbu nového formuláře je potřeba vybrat sekci '''Formuláře žádosti o podpis – Nové [1].''' V sekci '''Formuláře žádosti o podpis - staré''' naleznete formuláře vytvořené v původní verzi aplikace.

Odesláním formuláře do schvalovacího procesu vznikne automaticky spis v ERMS. Spis bude po odeslání obsahovat dokument, který bude označen pro export do ERMS (více naleznete níže). Spis bude po podpisu a zavedení záznamu smlouvy do CES obsahovat podepsaný soubor a formulář. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.  

 

Pokud ještě smlouva v elektronické spisové službě číslo nemá, vyberte variantu NE. Spis pro smlouvu bude v ERMS založen automaticky při odeslání formuláře ke schválení.  

Pokud již smlouva je zavedena v elektronické spisové službě, vyberte ANO a vyhledejte číslo dokumentu v poli vpravo. Poté musíte vyhledat dokument, který v ERMS již existuje a následně jej spárovat se zakládaným formulářem do jednoho spisu. Vyhledávání dokumentů je zatříděné věcnou skupinou, která patří přihlášenému uživateli. Vybraný dokument bude následně přiřazen do spisu, který vznikne v ERMS po odeslání formuláře do schvalovacího procesu. Alternativně lze hledat i dokumenty, které už jsou zatříděny ve spisech. Pak CES exportuje formulář a další dokumenty do tohoto spisu. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.  

Vyberte, kdo bude smlouvu podepisovat. Podepisující mají nastavené za sebe pověřené osoby, které podepisují za primárního podepisujícího. Ty lze vybrat z nabídky na následujícím řádku formuláře. Pokud se jedná o případ, kdy děkan má pověřit rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, pak v sekci 1) vyplňte děkana a v sekci 2) vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

Autor formuláře zůstane s formulářem provázán. Autor i předkladatel budou z CES dostávat notifikace týkající se formuláře. Vytvořený spis v ERMS bude defaultně patřit autorovi, nicméně toto je možné změnit ve spodní části obrazovky pod tlačítkem '''Profil spisu [1]'''.  

V profilu spisu pak naleznete tlačítko pro předání spisu předkladateli či autorovi.  

Autor může vybrat dotčené osoby, kterým formulář předá k vyjádření. Vyplňujte vždy dle skutečnosti osoby, se kterými jste formulář opravdu konzultovali. Pokud jste formulář s nikým nekonzultovali, nemusíte nikoho označovat jako dotčenou osobu. Vyjadřující se osoby smlouvu k podpisu mohou doporučit nebo nedoporučit s vysvětlením, případně mohou přidat další dotčenou osobu do vyjadřovacího procesu. Po odeslání formuláře ke schválení může předkladatel a autor v případě potřeby v detailu formuláře měnit dotčené útvary.  

Můžete vybrat buď osoby z UP, které si '''vyhledáte sami [1]''', případně vyberete '''dotčený útvar právníka [2]''' a následně vyberete právníka, se kterým jste smlouvu konzultovali. Nevybírejte tutéž osobu víckrát.

Můžete především v případě nepřítomnosti takové osoby nahradit dotčenou osobu v detailu formuláře odeslaného k vyjádření pomocí zvýrazněného tlačítka na řádku se jménem dané osoby. Je povinné to zdůvodnit.  

V sekci řídící kontrola nastavujete '''zdroje a nákladová střediska nebo SPP prvky [1]''' relevantní pro předmětnou smlouvu. Zobrazení příkazci a správci budou následně formulář schvalovat. Lze využít našeptávání nebo podrobného vyhledávání SPP.  

Oproti předchozí verzi formuláře je možnost zadat více NS či SPP a přibylo pole '''Finanční zdroj [2]'''. Pokud zdroj nezná autor ani předkladatel, musí jej vyplnit příkazce. V případě více nevyplněných zdrojů u více SPP / NSS doplňuje příkazce vždy jen ke svému SPP / NS. Zdroje se filtrují dle vybraného SPP či NS.  

Součástí nastavení řídící kontroly je i volba, zda se jedná o '''stavební nebo přístrojovou investici''' a zda je potřeba '''Souhlas správní rady.''' Pokud vyberete Ano u ''investic'', pak formulář bude schvalovat i '''kvestor,''' není-li správcem rozpočtu ve výše vybrané řídicí kontrole. Pokud vyberete možnost Ano u ''souhlasu Správní rady UP'', pak formulář bude schvalovat navíc ještě '''kancléř''' z pozice jejího tajemníka.  

Zakliknutí pole '''Zavést do ERMS [1]''' znamená, že se dokument uloží do spisové služby jako doklad proběhnuvší řídicí kontroly spolu s finální podobou tohoto formuláře. Export vybraného souboru do ERMS se provádí při odeslání ke schválení. Do ERMS se bude zavádět právě jeden takový dokument. '''Toto podepsat [2]''' – označuje se jen u elektronicky podepisovaných smluv.  

'''Pomocný dokument [4]''' slouží pro vložení jiných dokumentů - případná vyjádření, podklady pro znečitelnění pasáží smlouvy apod.

Pokud obdržíte v průběhu schvalování nebo před podpisem dokument k podpisu (např. byl podepsán dalšími protistranami nebo došlo k jeho opravě aj.), můžete jej v detailu '''donahrát [1]''' a označit jej k podpisu. [[Soubor:Ces-kos-17.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

Rozpracovaný formulář si uložte tlačítkem '''Přidat'''. Připravený formulář buď '''odešlete ke schválení''', jste-li autorem a předkladatelem zároveň.  

 

Ve spodní části detailu formuláře je dostupný náhled na to, kdo již schválil a na koho se ještě se schválením čeká.

Po podpisu naleznete podepsaný dokument v detailu formuláře s prefixem ''Signed''. Dokument si můžete uložit kliknutím pravým tlačítkem myši -> Uložit cíl jako.  

=== Nahrání kompletně podepsaného dokumentu ===

 

 

== '''Vyjádření dotčených útvarů - role dotčené osoby / právníka''' ==

Informace s žádostí o vyjádření se ke smlouvě obdrží dotčená osoba pomocí e-mailové notifikace, která obsahuje odkaz, kde se lze vyjádřit.  

V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu, které se nachází na konci formuláře.

V sekci III. Vyjádření dotčených útvarů můžete '''přidat další dotčenou osobu [1]''' pro vyjádření k formuláři, uznáte-li za nutné či vhodné, aby formulář viděl někdo další (zpravidla participoval na připomínkování smlouvy).  

Tlačítka pro doporučení – nedoporučení jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře (nad nimi naleznete box s informací, co vaše vyjádření znamená). U volby nedoporučit je komentář k vyjádření povinný. Komentář k doporučení či nedoporučení se následně zobrazuje dalším vyjadřujícím se, předkladateli, autorovi i schvalovatelům a podepisujícím.

== '''Schvalování - role příkazce, správce, kvestora a kancléře''' ==

Na novou smlouvu (formulář) ke schválení je schvalující upozorněn notifikačním e-mailem. Schvalovatelé mohou smlouvu schválit, či zamítnout. Zamítnutím jedním ze schvalovatelů se schvalovací proces ukončí. Ke schvalovatelům se buď formulář dostane po vyjádření dotčených útvarů, případně rovnou, nejsou-li do vyjadřovacího procesu dotčené útvary zapojeny.

V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro schválení potřebujete. Součástí jsou nahrané dokumenty pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře. Rovněž jsou zde dostupná i vyjádření dotčených osob, byly-li součástí vyjadřovacího procesu, a předchozích schvalovatelů.

Tlačítka pro '''schválení – zamítnutí [1]''' jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře včetně informace, co schválení znamená. U volby zamítnout je komentář k vyjádření povinný. Komentář ke schválení či zamítnutí se následně zobrazuje autorovi, předkladateli, schvalovatelům a podepisujícím (byla-li smlouva schválena).   

== '''Podepisování - role rektor, děkan, ředitel, osoba oprávněná podpisu''' ==

Uživatelé oprávněni k podepisování mají v aplikaci k dispozici sekci pro podepisování - jedna z nich je pro '''analogové podpisy [1]''', druhá pro '''elektronické podpisy [2]'''.  

Analogové dokumenty se podepisují v listinné podobě a v aplikaci se jen provede záznam o zkontrolování a podepsání příslušného dokumentu. V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje všechna předchozí '''vyjádření''' (a schválení) '''[1]''', ovládací tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na '''detail formuláře''' '''[1]'''.  

Analogové dokumenty se označují tlačítkem '''Zkontrolováno [2]''', když fyzicky dorazí k podpisu a jsou zkontrolovány (spárovány s formulářem). Pokud je v pořadí více dokumentů, je možné je nejprve označit za zkontrolované a následně je hromadně či po jednom označit jako podepsané, jakmile jsou fyzicky podepsané.  

Jakmile je formulář označen jako zkontrolovaný, pak je možné smlouvu '''označit za podepsanou [4]''', byl-li již podepsaný v listinné podobě. Zkontrolované formuláře je možné označovat '''jednotlivě [1]''' k hromadnému podpisu, lze označit i '''vše [2]''' zkontrolováno k hromadnému '''označení za podepsané [3].'''

Pod tlačítkem '''Další [1]''' je možnost '''změnit''' '''podepisujícího [2]''', v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, nebo zvolit stav '''Odmítám podepsat [3]''',   

V přehledu formulářů k '''elektronickému podpisu [1]''' lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládací tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na '''detail [2]''' formuláře. Jsou-li dostupné komentáře dotčených osob či schvalujících, budou zde rovněž zobrazeny. 

 

Digitální dokumenty se '''označují''' stejně jako u analogu označují za zkontrolované tlačítkem '''Zkontrolováno [3]'''. Nemusí se čekat, až fyzicky dorazí a mohou být rovnou podepsány. Podepisuje se v nástroji REMSIG. Stejně jako u analogových formulářů je možné označit jednotlivé formuláře za zkontrolované a poté je hromadně podepsat.  

Můžete podepsat '''jednotlivé soubory [4],''' ale i můžete '''označit po jednotlivých kusech [1],''' můžete '''označit [2]''' všechny zkontrolované soubory k podpisu a následně je '''hromadně podepsat [3]'''.

Pod tlačítkem další je možnost označit formulář stav '''Odmítám podepsat [4]''', či '''změnit podepisujícího [1]''', v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného. Je možné '''donahrát [3]''' aktuální verzi dokumentu k podpisu, je-li vám například doručen podepsaný všemi stranami jinou cestou, např. e-mailem. Případně je možné nahrát již '''podepsaný dokument v jiném systému [3] - např. Docusign'''. Timto bude formulář zároveň označen jako podepsaný a podepsaný soubor bude dostupný klíčovému uživateli a předkladateli v detailu formuláře.

V případě, že podepisující vidí záložku '''REMSIG [1]''', pak je to z toho důvodu, aby viděli, co už bylo jimi odesláno do Remsigu, ale tam to z nějakého důvodu nepodepsali.

=== Kancelář podepisujícího ===

 

 

== '''Založení záznamu smlouvy - klíčový uživatel''' ==

KU obdrží po podpisu notifikaci, že byla podepsána smlouva, v případě, že UP podepisuje poslední. KU obdrží notifikaci, nahraje-li autor/předkladatel smlouvu podepsanou všemi stranami do detailu formuláře žádosti o podpis v případě, kdy UP nepodepisuje poslední. V notifikaci je odkaz na předmětný formulář a informace o předkladateli a formuláři. V detailu formuláře je v jeho horní části uvedeno číslo formuláře. KU vyhledá příslušný formulář v CES. Po kliknutí na záložku Formuláře žádosti o podpis - Nové se zobrazí přehled formulářů a také vyhledávací pole, která umožňují vyhledání konkrétního formuláře. Po zadání čísla formuláře do pole Hledat a klepnutí na klávesu Enter se vyhledá příslušný formulář. Kliknutím na ikonku s tužkou či na název formuláře se otevře okno Úprava formuláře. V dolní části okna formuláře klikne KU na tlačítko Vytvořit záznam smlouvy. Další postup u záznamu smlouvy je v [https://smlouvy.upol.cz/Content/Metodika_smlouvy_CES_29.05.2022.pdf metodice k CES].

* Po založení formuláře vznikne v ERMS spis s dokumenty

* Exportuje se nahraná hlavní komponenta (sken smlouvy pro předběžnou kontrolu) a vytvoří se záznam o analogovém dokumentu (smlouva podepsaná všemi stranami)

* Po vytvoření formuláře vznikne spis s dokumentem – hlavní komponentou (soubor smlouvy určený k předběžné kontrole)

* Ideálně jeden PDF soubor se všemi součástmi (přílohami) smlouvy

* Kontrolujte předchozí el. podpisy a především ten svůj (za UP) v panelu podpisů (nikoli obrázek na dokumentu)