Cestovní příkazy

Aplikace pro správu tuzemských cestovních příkazů se nachází na Portálu pod dlaždicí Cestovní příkazy. Do aplikace se přihlašujete stejně jako do Portálu, tzn. pomocí PortalID a hesla. Tato verze je dočasně dostupná v omezeném režimu pouze na PFA a RUP.

Menu

Po přihlášení do aplikace máte k dispozici rozcestník, kde se nacházejí všechny aktuálně dostupné akce pro běžného uživatele. Pod dlaždicí Nový tuzemský cestovní příkaz [1] přejdete k vytváření CP, který následně odešlete ke schválení. Cestovní příkazy (CP), které si pouze rozpracujete [2] naleznete pod druhou dlaždicí. V seznamu cestovních příkazů [3] naleznete všechny plně vytvořené a odeslané CP. V této části budete zároveň provádět vyúčtování CP, můžete podat žádost o změnu v již schváleném CP či můžete provést úpravu již vytvořeného, ale neschváleného příkazu (viz níže). V případě, že jste schvalovatelem, máte k dispozici část Cestovní příkazy ke schválení [4], kde naleznete všechny aktuální příkazy ke schválení, ale i ty již schválené (viz níže).

Nový tuzemský cestovní příkaz

Proces zakládání nového cestovního příkazu začne výběrem položky Nový tuzemský cestovní příkaz v hlavním menu / rozcestníku.

Hlavička

Při zakládání nového cestovního příkazu (CP) v hlavičce formuláře můžete v případě, že máte úvazek na více pracovištích, vybrat pracoviště. Pokud máte úvazek pouze na jednom pracovišti, budete jej mít automaticky vybráno. Do CP můžete přidat jednoho nebo i více spolucestujících [1] zároveň. Po předání CP ke schválení jim přijde e-mailová notifikace, která je bude informovat o tom, že mají k dispozici nový CP ke kontrole, kde mohou případně upravit data ve svém CP a následně jej předat ke schválení.

Předpokládaná cesta

V následující části je potřeba co nejpřesněji vyplnit všechna potřebná data, popř. i data volitelná, aby bylo schválení vašeho CP co nejsnazší.

Počátek cesty

Je potřeba vyplnit místo odjezdu a také datum a odhadovaný čas odjezdu [1]. Čas odjezdu následně upřesníte ve vyúčtování. Datum i čas vyplníte výběrem data z kalendáře a výběrem z časového číselníku. Volte termín s dostatečně velkou časovou rezervou, v případě dřívějšího než Vámi uvedeného odjezdu budete muset před vyúčtováním požádat o změnu. Tlačítko pro žádost o změnu naleznete v seznamu cestovních příkazů

Místo jednání

U mista jednání je potřeba zadat i účel [1]. Na výběr jsou následující možnosti: Aktivní konference, Kurz, Ostatní, Pasivní konference, Přednáška, Stáž, Výuka, Výzkum a Zimní/Letní škola. Účel dále můžete specifikovat [2] v příslušném textovém poli. Kliknutím na tlačítko Přidat [3] přidáte další místo jednání.

Konec cesty a přerušení cesty

Jako konec cesty bude místo návratu automaticky předvyplněno dle pole místo odjezdu. Dále je potřeba zadat datum návratu [1]. Čas návratu budete následně specifikovat až v části vyúčtování. Budete-li přerušovat cestu, pak nejprve zaškrtněte příslušné pole [2]. Následně budete mít k dispozici nastavení přerušení včetně důvodu. Čas přerušení lze dodatečně upravit ve vyúčtování, datum nikoliv! Volte termín s dostatečně velkou časovou rezervou, v případě pozdějšího než Vámi uvedeného návratu budete muset před vyúčtováním požádat o změnu. Tlačítko pro žádost o změnu naleznete v seznamu cestovních příkazůPřerušení lze následně i odebrat [3]. Pokud budete chtít přidat další přerušení cesty, učiníte tak kliknutím na tlačítko Přidat [4].

Dopravní prostředky

Před cestou prosím vyplňte dopravní prostředky [1], které budete využívat. Pokud vyberete možnost auto - vlastní, aplikace prověří, zda máte platné školení řidičů či zda auto má platné havarijní pojištění. Dopravní prostředek nelze měnit ve vyúčtování! Dopravní prostředek přidáte kliknutím na tlačítko [2].

Stravné

U stravného zaškrtněte [1] stravu, u které víte, že vám bude bezplatně poskytnuta (snídaně, oběd, večeře). Můžete zaškrtnout i celý den, popř. všechny kategorie stravného.

Předpokládané výdaje

Mezi předpokládanými výdaji je stravné automaticky vypočítáno na základě vyplněného krácení stravného a délce pobytu. Po přidání [3] dalšího výdaje můžete vybrat typ [1], částku a případně i popis. Vámi přidané typy výdajů lze odebrat [2]. Výdaje ve vyúčtování vyplníte podle skutečnosti, viz níže.

Finanční zdroje

Při výběru finančního zdroje si můžete vybrat buď dle SPP prvku nebo dle nákladového střediska [1]. Pokud budete mít vybrán specifický SPP prvek [2], který lze vybírat i v pokročilém vyhledávání, tak po jeho výběru budete mít k dispozici na výběr pouze finanční zdroje relevantní k tomuto SPP prvku. Příkazci a správci jsou automaticky vybráni dle SPP nebo nákladového střediska.

Pokročilé hledání SPP prvku

Pokud si vyberete možnost pokročilého hledání, pak se vám otevře dialogové okno pro vyhledání SPP prvku, kdy lze vyhledávat podle více kritérií. SPP prvek pak vyberete kliknutím na něj.

Požadavek na zálohy, poznámky a uložení CP

Pokud požadujete zálohu, pak zaškrtněte příslušné pole [1]. Následně zadáte částku a požadované datum vyplacení. U tuzemských CP lze jako způsob vyplacení [2] vybrat buď převod na mzdový nebo jiný účet. K CP můžete vložit volitelnou poznámku [3]. Váš CP můžete buď uložit jako rozpracovaný [4] nebo jej uložit a předat ke schválení příkazci [5]. Po schválení příkazcem jde žádost o schválení automaticky správci. Pokud požadujete zálohu, informaci následně obdrží i pokladní. Pokud bude CP schválen, obdržíte notifikační e-mail, stejně tak, je-li váš CP zamítnout.

Nový zahraniční cestovní příkaz

Proces zakládání nového cestovního příkazu začne výběrem položky Nový zahraniční cestovní příkaz v hlavním menu / rozcestníku. Proces tvorby zahraničního je, až na pár výjimek specifických pro zahraniční cesty, identický s CP tuzemskými.

Hlavička

Při zakládání nového cestovního příkazu (CP) v hlavičce formuláře můžete v případě, že máte úvazek na více pracovištích, vybrat pracoviště. Pokud máte úvazek pouze na jednom pracovišti, budete jej mít automaticky vybráno. Do CP můžete přidat jednoho nebo i více spolucestujících [1] zároveň. Po předání CP ke schválení jim přijde e-mailová notifikace, která je bude informovat o tom, že mají k dispozici nový CP ke kontrole, kde mohou případně upravit data ve svém CP a následně jej předat ke schválení. Spolucestující si tak nemusí vytvářet svůj vlastní CP, bude předpřipraven první osobou, která CP začne vyplňovat.

Předpokládaná cesta

V následující části je potřeba co nejpřesněji vyplnit všechna potřebná data, popř. i data volitelná, aby bylo schválení vašeho CP co nejsnazší.

Počátek cesty

Je potřeba vyplnit zemi a místo odjezdu a také datum a odhadovaný čas odjezdu [1]. Čas odjezdu následně upřesníte ve vyúčtování. Datum i čas vyplníte výběrem data z kalendáře a výběrem z časového číselníku. Volte termín s dostatečně velkou časovou rezervou, v případě dřívějšího než Vámi uvedeného odjezdu budete muset před vyúčtováním požádat o změnu. Tlačítko pro žádost o změnu naleznete v seznamu cestovních příkazů

Místo jednání

Nejprve vyberte zemi [1] jednání a zadejte místo jednání. Dále je potřeba zadat i účel [2]. Na výběr jsou následující možnosti: Aktivní konference, Kurz, Ostatní, Pasivní konference, Přednáška, Stáž, Výuka, Výzkum a Zimní/Letní škola. Účel dále můžete specifikovat v příslušném textovém poli. Kliknutím na tlačítko Přidat [3] přidáte další místo jednání.

Konec cesty

Jako konec cesty bude místo návratu automaticky předvyplněno dle pole místo odjezdu. Dále je potřeba zadat datum návratu [1]. Čas návratu budete následně specifikovat až v části vyúčtování. Zároveň datum od a do ohraničí termíny pro nastavování přechodů hranic, viz níže.

Přechody hranic

Vyplnění přechodů hranic je před cestou volitelné, ale pokud víte alespoň zhruba, kdy budete překračovat hranice, např. znáte čas odletu či příletu, je pro lepší a přesnější kalkulaci stravného a kapesného doporučeno přechody hranic vyplnit. Pro vytvoření přechodů hranic klikněte na tlačítko [1].

Vyberete-li dopravu pozemní [1], pak vás texty v aplikaci budou navádět k co nejpřesnějšímu a nejsnadnějšímu vyplnění dat, tj. uvidíte ze které země odjíždíte, kam odjíždíte a v kolik hodin jste překročili hranice. Pokud budete překračovat více hranic, můžete přidat další přechod [2].

V případě, že vyberete dopravu leteckou, texty aplikace vás nasměrují k tomu, abyste zadali čas odletu [2], který se bere jako překročení hranic.

Přerušení cesty

Budete-li přerušovat cestu, pak nejprve zaškrtněte příslušné pole [1]. Následně budete mít k dispozici nastavení přerušení včetně důvodu. Čas přerušení lze dodatečně upravit ve vyúčtování, datum nikoliv! Volte termín s dostatečně velkou časovou rezervou, v případě pozdějšího než Vámi uvedeného návratu budete muset před vyúčtováním požádat o změnu. Tlačítko pro žádost o změnu naleznete v seznamu cestovních příkazů. Přerušení lze následně i odebrat [2]. Pokud budete chtít přidat další přerušení cesty, učiníte tak kliknutím na tlačítko Přidat [3].  

Dopravní prostředky

Před cestou prosím vyplňte dopravní prostředky [1], které budete využívat. Aplikace předvyplní odhadované dopravní prostředky na základě vámi vyplněných údajů v sekcích výše. Pokud vyberete možnost auto - vlastní, aplikace prověří, zda máte platné školení řidičů či zda auto má platné havarijní pojištění. Dopravní prostředek nelze měnit ve vyúčtování! V případě změn dopravního prostředku budete muset zažádat o změnu. Dopravní prostředek přidáte kliknutím na tlačítko [2].

Kapesné

Kapesné si zvolte pouze po souhlasu vašeho vedoucího. Můžete si jeho výši určit posuvníkem [1] nebo tlačítkem s vybranou hodnotou [2].

Stravné

U stravného zaškrtněte [1] stravu, u které víte, že vám bude bezplatně poskytnuta (snídaně, oběd, večeře). Můžete zaškrtnout i celý den, popř. všechny kategorie stravného.

Předpokládané výdaje

Mezi předpokládanými výdaji je stravné automaticky vypočítáno na základě vyplněného krácení stravného, délce pobytu a kapesném. Částky v zahraničních měnách jsou na základě aktuálního kurzu přepočítány. Při pobytu delším než jeden den vám aplikace předvyplní položku nocležné [1]. Pokud je ubytování hrazeno mimo CP, můžete tuto položku smazat [2]. Po přidání [3] dalšího výdaje můžete vybrat typ, částku a případně i popis.

Finanční zdroje

Pokud jste již dříve vyplnili v aplikaci nějaký CP, aplikace vám nabídne možnost předvyplnění zdroje [1] z předchozího CP. Při výběru finančního zdroje si můžete vybrat buď dle SPP prvku nebo dle nákladového střediska [2]. Pokud budete mít vybrán specifický SPP prvek [3], který lze vybírat i v pokročilém vyhledávání, tak po jeho výběru budete mít k dispozici na výběr pouze finanční zdroje relevantní k tomuto SPP prvku. Příkazci a správci jsou automaticky vybráni dle SPP nebo nákladového střediska. Pokud je cesta hrazena z více zdrojů, můžete si přidat další zdroj [4].

Pokročilé hledání SPP prvku

Pokud si vyberete možnost pokročilého hledání, pak se vám otevře dialogové okno pro vyhledání SPP prvku, kdy lze vyhledávat podle více kritérií. SPP prvek pak vyberete kliknutím na něj.

Požadavek na zálohy, poznámky a uložení CP

Pokud požadujete zálohu, pak zaškrtněte příslušné pole [1]. Následně zadáte částku, vyberete měnu [2] a požadované datum vyplacení. U tuzemských CP lze jako způsob vyplacení [3] vybrat buď převod na mzdový nebo jiný účet. K CP můžete vložit volitelnou poznámku. Váš CP můžete buď uložit jako rozpracovaný [5] nebo jej uložit a předat ke schválení příkazci [6]. Po schválení příkazcem jde žádost o schválení automaticky správci. Pokud požadujete zálohu, informaci následně obdrží i pokladní. Pokud bude CP schválen, obdržíte notifikační e-mail, stejně tak, je-li váš CP zamítnout.

Rozpracované cestovní příkazy

Cestovní příkazy můžete kdykoliv během jejich vytváření uložit jako rozpracované, viz výše. Počet rozpracovaných CP [1] uvidíte přímo na hlavní stránce na dlaždici rozpracovaných CP na rozcestníku.

Přehled rozpracovaných CP

Po otevření dlaždice v rozcestníku si zobrazíte přehled vašich aktuálně rozpracovaných cestovních příkazů. Příkazy můžete buď odebrat [1] a nebo je začít upravovat [2]. Po úpravě lze buď opět CP uložit jako rozpracovaný, nebo jej odeslat ke schválení.

Seznam cestovních příkazů

Po otevření seznamu cestovních příkazů si zobrazíte všechny vámi vytvořené CP, které jste předali ke schválení. Detail CP si buď zobrazíte příslušným tlačítkem popř. kliknutím na popis cesty [1]. CP lze zrušit kliknutím na příslušné tlačítko [2]. Cestovní příkazy mají několik stavů [3], dle kterých se dá s CP pracovat. Ve stavu Čeká na schválení budete mít zobrazen stav schválení [4] u jmen jednotlivých schvalovatelů. U CP lze provádět úpravy [5] dokud není schválen alespoň jedním ze schvalovatelů. Ve stavu Schváleno máte CP před cestou schválen. Po cestě pak můžete přejít k Vyúčtování [6]. Rovněž dokud neprovedete vyúčtování můžete požádat o změnu [7], kterou následně v CP provedete a odešlete jej k opětovnému schválení. Po odeslání vyúčtování po cestě (viz níže) bude váš CP předán k likvidaci, kdy bude schvalován likvidátorkou a následně příkazcem a správcem. Jakmile bude všemi dotyčnými vyúčtování schváleno, bude zobrazen stav Schváleno vyúčtování, tímto práce s CP končí. Na schválení popř. zamítnutí budete upozorněni e-mailem. Již existující CP můžete vykopírovat [8].

Cestovní příkazy si z aplikace můžete vytisknout ve formátu PDF. Tisknout můžete po schválení CP před cestou, po vyúčtování přibyde tisk vyúčtování a možnost tisku včetně vámi nahraných dokladů. Průběhem cestovního příkazu se myslí vytisknutí času a průběhu schvalování.

Vyúčtování

Po cestě přejdete k zadávání vyúčtování vašeho CP, které naleznete v seznamu cestovních příkazů. U vašeho CP přejdete k zadávání vyúčtování [1].

Pokud se termín např. začátek cesty, konec cesty nebo časy přerušení cesty po pracovní cestě liší od původního CP, pak je potřeba nejprve zažádat o změnu, kde upravíte data. Po schválení vedoucím můžete začít s vyúčtováním.

Zadání časů

Ve vyúčtování je potřeba zadat skutečný čas odjezdu [1] a čas návratu [2] zpět.

Nastavení časů přerušení cesty

Jestli jste přerušovali cestu, aktualizujte časy přerušení podle skutečnosti.

Zpráva o služební cestě

Zprávu o služební cestě můžete buď vyplnit do textového pole [1] přímo v aplikaci, nebo ji můžete nahrát do aplikace [2].

Krácení stravného

U stravného zaškrtněte [1] stravu, která vám byla bezplatně poskytnuta (snídaně, oběd, večeře). Můžete zaškrtnout i celý den, popř. všechny kategorie stravného.

Skutečné výdaje

U jednotlivých typů skutečných výdajů zadejte typ, částku a případně i volitelný popis [1], kam můžete zadat upřesnění typu výdaje. Poté nahrajte daňový doklad [2], toto je povinná položka. Další výdaje můžete přidat tlačítkem + [3].

Finanční zdroje a odeslání ke schválení

Zkontrolujte zda finanční zdroje odpovídají a následně předejte vyúčtování ke schválení [1] likvidátorovi, po schválení likvidátorem bude CP schvalován příkazcem a správcem rozpočtu. V případě, že jste nakonec využili jiný zdroj, přidejte nový zdroj a u původního zdroje zadejte jako částku 0 CZK.

Schvalovatel - cestovní příkazy ke schválení

Schvalovatelé mají v rozcestníku k dispozici dlaždici Cestovní příkazy ke schválení. Na této dlaždici se zobrazuje počet neschválených CP [1].

Přehled CP ke schválení

Cestovní příkazy můžete filtrovat dle očekávaného typu akce [1] či dle jména zaměstnance [2]. U jednotlivých cestovních příkazů máte možnost si zobrazit rozšířený náhled cestovního příkazu [3], případně si můžete zobrazit úplně celý detail CP [4]. V detailu můžete rovněž schvalovat CP. V přehledu příkazů můžete rovněž schvalovat či zamítat [5] jednotlivé cestovní příkazy zvlášť. Pokud chcete schválit více příkazů zároveň, buď označte jednotlivé příkazy [6], které chcete schválit, či můžete označit všechny [7] příkazy a následně je hromadně schválíte či zamítnete [8] ve spodní části obrazovky.

V detailu pak uvidíte všechna data, které uživatel do CP zadal, mezi které patří výdaje za dopravu, poskytnutou stravu a další výdaje, přerušení pracovní cesty a další. Pokud zaměstnanec jede autem, pak po kliknutí na ikonu auta si zobrazíte detail daného vozidla [1].

Přidání komentáře k rozhodnutí

V případě zamítnutí můžete žadateli o schválení CP zaslat důvod zamítnutí příkazu. Ten vložíte do textového pole komentáře.

Likvidátor a pokladník

V roli likvidátora a pokladníka jsou k dispozici dvě další dlaždice - Cestovní příkazy k likvidaci, u kterých je zobrazen počet CP [1], u kterých je potřeba provést likvidaci, a Pokladna, u které je zobrazen počet záloh k vyplacení [2].

Pokladna

V roli pokladníka můžete filtrovat cestovní příkazy dle identifikátoru (ID) [1], dle stavu cestovního příkazu [2], či dle jména zaměstnance [3]. Kliknutím na jméno zaměstnance si můžete zobrazit detail CP [4]. Pokud zaměstnanec vyžaduje vyplacení zálohy, tak po vyplacení zálohy ji do aplikace zaevidujte [5]. Pokud po vyúčtování musí zaměstnanec vrátit část zálohy, obdrží o této skutečnosti notifikační e-mail s QR kódem pro snadné zaplacení bankovní aplikací, popř. s údaji pro vrácení přeplatku. Po obdržení přeplatku jej zaevidujete v aplikaci [6].

Cestovní příkazy k likvidací

V roli likvidátora můžete filtrovat cestovní příkazy dle identifikátoru (ID) [1], dle stavu cestovního příkazu [2], či dle jména zaměstnance [3]. Kliknutím na jméno zaměstnance si zobrazíte detail CP [4], kde vyúčtování můžete schválit či zamítnout.

Detail cestovního příkazu

V detailu můžete přepínat [1] mezi daty z předpokládané cesty a skutečnou cestou.

Pokud zaměstnanec jede autem, pak po kliknutí na ikonu auta si zobrazíte detail daného vozidla [1].

V části vyúčtování cesty pak jsou k dispozici daňové doklady ke stažení [1]. Ve spodní části obrazovky jsou pak k dispozici tlačítka pro schválení či zamítnutí CP [2].

Přidání komentáře k rozhodnutí

Pokud CP zamítnete, zaměstnanec obdrží notifikační e-mail s informací, že jeho CP byl zamítnut a že je potřeba provést úpravy. Požadované úpravy můžete specifikovat v komentáři.

Dodatečné úpravy

Po schválení likvidátorem mají likvidátoři možnost odeslat CP cestujícímu k dodatečným úpravám, když ještě CP není vyúčtován v SAPu a zjistí se, že cestující zapomněl doplnit nějaký výdaj nebo nedodal všechny doklady. Stisknutím tohoto tlačítka můžete vložit informaci s odůvodněním vrácení CP k vyúčtování.

Často kladené dotazy

Obdržel/a jsem informační e-mail o schválení CP svého nadřízeného

Informační e-mail obdržíte v případě, že jste za svého nadřízeného založil/a CP. Tento e-mail obdržel i cestující.

Pokladní nemá k dispozici dlaždici pokladna

Pokladní chybí potřebná role, prosím, kontaktujte nás na Helpdesku.

Nepřišel mi notifikační e-mail na schválení CP

Prosím, zkontrolujte si složku se spamem. E-maily jsou odesílány z adresy noreply@upol.cz. Pokud vám, zpráva spadla do spamu, nastavte si odesílatele jako důvěryhodného. Pokud vám žádný e-mail nepřišel ani do spamové složky, prosím, kontaktujte nás na Helpdesku.

Zástupce po cestě schválil CP

Pokud vedoucí, příkazce, správce má nastaven zástup, ten může schvalovat CP vyjíždějícího zaměstnance. Po cestě může CP schválit rovněž, ačkoliv již třeba nemusí být zástup aktivní. Notifikační e-mail na schválení odchází zástupci (ten schvaloval před cestou, proto tam figuruje), tak i standardnímu schvalovateli.