Dynas

DYNAS je zkratka pro Dynamický nákupní systém. Následující text bude zaměřen v jednotlivých částech na specifické uživatelské role - běžný uživatel, schvalovatel, administrátor - a na jednotlivé funkcionality aplikace.

Změny oproti původnímu systému

Kromě využití aktuálních technologií je aplikace zaměřená na koncové uživatele, byl zvýšen komfort při zadávání objednávek. Uživatelé jsou automatizovaně informování o průběhu objednávky přímo v aplikaci, případně i na Portálu UP ve formě notifikací.

Aplikace má formu e-shopu, došlo tak ke zjednodušení výběru produktů. Byla umožněna komunikace i v rámci aplikace (přidávání komentářů k objednávce, k žádostem o produkty).

Uživatelské role v aplikaci

Jednotlivé role se liší uživatelskými přístupovými právy. Informace jsou uživatelům zobrazovány rovněž dle rolí. Role v aplikaci jsou: běžný uživatel, schvalovatel (správce a příkazce), administrátor, správce výzev

Uživatel

Běžný uživatel má přístup k následujícím funkcím: dashboard (hlavní stránka) přehled objednávek, historie objednávek, objednávání zboží, náhled na detail produktu, žádost o nestandardní produkt, správa šablon.

Dashboard

Dashboard (hlavní stránka) integruje informace z více součástí aplikace do jednotného zobrazení. Informace jsou zobrazeny dle rolí. Na hlavní stránce se nachází tlačítko pro vytvoření nové objednávky[1]. Dále se zde nachází přehled aktuálních objednávek [2]. Vaše aktuální objednávky můžete filtrovat dle jejich stavu [3]. Stavový diagram naleznete níže. Zkratky S/Z/C [4] označují počty produktu schválených, zamítnutých a celkový. Kliknutím na produkty [5]. Ukázáním na ikonu stavu objednávky [6]. Komentář lze zobrazit kliknutím na ikonku bubliny [7]. Nově vytvořenou objednávku můžete zrušit [8] přímo z dashboardu.

Dále lze zobrazit aktuální informace o průběhu u objednávek [9]. Kliknutím na šipku dolů [10] zobrazíte kompletní průběh objednávky. Dále zde můžete sledovat stav žádostí o specifický produkt [11], kliknutím na název produktu [12] si otevřete detail žádosti.

Stavový diagram objednávek

Přehled stavů objednávek.

Produkty

Po kliknutí na Produkty v záhlaví nebo po kliknutí na tlačítko Vytvořit objednávku v dashboardu musíte vybrat kategorii produktů. Podle kategorií jsou zobrazeny dostupné produkty pro objednávku.

Objednávkové prostředí je podobné eshopu. Produkty lze filtrovat dle aktuálních výzev [1] nebo podle produktů [2]. Filtr lze pak zrušit [3]. Dále si můžete vytvořit žádost o nestandardní produkt [4]. Produkty můžete zobrazit buď v tabulkovém nebo kartovém zobrazení [5]. Kliknutím na název produktů [6] zobrazíte detail produktu. Můžete zadat počet vybraných produktů, které přidáte kliknutím do košíku [7].

Náhled kartového zobrazení produktů. Doporučeno pro mobilní zařízení.

Detail produktu

V detailu produktu můžete vidět veřejné informace o produktu.

Objednávka produktu

Jaký je vlastně proces objednávky?
1. Vložení zboží do košíku
2. Odeslání objednávky
3. Posouzení schvalovatelem (příkazcem)
4. Posouzení schvalovatelem (správcem)
5. Zpracování objednávky na CVT
6. Přiřazení objednávky do E-ZAK

Produkty, které chcete objednat, vložíte do košíku. Košík je určen pro shromažďování produktů v objednávce. Po vložení produktů do košíku můžete pokračovat ve výběru dalších produktů [1] nebo do něj můžete přejít [2].

Objednávka produktu - Košík

V části košík [1] lze upravit vybrané produkty v košíku před odesláním objednávky. Produkty lze z košíku odebrat [2]. Produkty jsou automaticky řazeny do příslušných výzev. Pro pokračování objednávky stiskněte tlačítko informace o objednávce [3].

Objednávka produktu - Informace o objednávce

V části informace o objednávce [1] vyplňujete všechny potřebné údaje pro do. Při zadávání dodací a fakturační adresy je organizační jednotka s pracovištěm přednastavena dle vašeho uživatelského účtu. Formulář si můžete předvyplnit za pomoci existujících šablon [2], kde se nacházejí vámi již vytvořené šablony a šablony vytvořené z vašich předchozích objednávek. Dále lze uložit novou šablonu [3] na základě již vyplněných informací ve formuláři.

Dále je potřeba vybrat zdroj financování. SPP prvek [1] lze vyhledat zadáním části jeho čísla nebo názvu. Schvalovatel správce a příkazce [2] jsou nastaveni dle vaší org. jednotky, v případě zadání a výběru SPP prvku jsou správci nastaveni dle SPP prvku. U některých jednotek je možné vybrat z více schvalovatelů. Dále můžete vložit poznámku k objednávce. Pokud chcete být informováni e-mailem o změnách ve vaší objednávce, zaškrtněte možnost e-mailových notifikací [3]. Kliknutím na tlačítko Zkontrolovat [4] bude zkontrolována správnost formuláře a přejde se k finálnímu kroku objednávky.

Objednávka produktu - Kontrola objednávky

V této části [1] máte poslední možnost zkontrolovat a případně provést změny v objednávce, např. změnu informací či počtu položek v košíku. Lze se vrátit na zpět [2] do košíku či na informace o objednávce. Kliknutím na Vytvořit objednávku [3] odešlete svou objednávku.

Objednávka produktu - Po odeslání

Po odeslání objednávky zde můžete sledovat stav vaší objednávky. Můžete zrušit objednávku jednoho produktu nebo můžete zrušit všechny objednané produkty [1] zároveň.

Uživatel má možnost sledovat průběh objednávky [1]. Čas a informace o změně stavu objednávky. Dále lze pro komunikaci se schvalovateli využít možnost přidání komentáře [2].

Vytvoření žádosti o specifický produkt

Tlačítko pro vytvoření žádosti o nestandardní specifický produkt se nachází na stránce s Produkty nabízenými v rámci aktuální výzvy.

Je nutné vyplnit název produktu a přiložit aktuální odkaz na vzorový produkt. Součástí žádosti by měly být i požadované parametry produktu.

Po vytvoření žádosti můžete sledovat její stav. Ten lze sledovat i na dashboardu (viz výše). Kliknutím na název produktu se přesunete na jeho detail. Do přehledu žádostí se uživatel dostane i prostřednictvím menu v pravém horním rohu.

V detailu produktu máte možnost přidávat komentáře, ty slouží pro usnadnění a sjednocení komunikace v rámci aplikace. Informace o nově přidaném komentáři je zobrazena na dashboardu.

V případě schválení produktu bude váš specifický produkt označen ikonou vedle názvu produktu. Specifický produkt je zobrazen pouze pro vás - žadatele. Kromě vás jej nikdo neuvidí.

Historie objednávek

V části Objednávky se nachází přehled všech objednávek aktuálně přihlášeného uživatele. Pokud máte náhled na více org. jednotek [1] případně pracovišť [1], můžete filtrovat podle nich. Zároveň v případě, že máte náhledová práva na objednávky ostatních uživatelů, můžete zaškrnout možnost Moje objednávky [2] pro zobrazení pouze vašich objednávek. Objednávky ostatních uživatelů [3] jsou vyznačeny šedou barvou.

Správa šablon

Jsou dvě možnosti jak vytvořit šablonu pro objednávku. Šablony jde vytvořit přímo při vytváření objednávky. Pro založení nové šablony je potřeba vyplnit informace o objednávce, které chcete uložit do šablony [1]. Poté v pravé horní části formuláře kliknete na možnost Uložit novou šablonu. Informace lze vybrat kromě šablon i z předchozích objednávek.

Šablonu si můžete před uložením libovolně pojmenovat. Uložená šablona bude dostupná pouze pro aktuálně přihlášeného uživatele.

Druhým způsobem je předvytvoření šablony přímo ve správě šablon. Do správy šablon [1] se dostanete kliknutím na menu v pravém horním rohu a zvolením možnosti Šablony [1].

V přehledu šablon máte možnost spravovat své již existující šablony či předpřipravovat nové [1].

Pro přípravu nové šablony stačí vyplnit požadovaná pole a kliknout na tlačítko Vytvořit.

Schvalovatel

Schvalovatel má oproti běžnému uživateli přístupné následující funkce: rozšířený dashboard, rozšířený náhled do objednávek, schvalování objednávek. Na veškeré objednávky, které má schvalovatel schválit, je schvalovatel upozorněn e-mailovou i Portálovou notifikací.

Schvalovatel (příkazce) může schválit objednávku do konce platnosti výzvy, v níž byla objednávka podána. Schvalovatel (správce) má sedm dní na schválení objednávky po ukončení výzvy.

Dashboard

Schvalovatelé (příkazce i správce) mají navíc v dashboardu zvýrazněné nové objednávky, které čekají na schválení. Objednávky lze filtrovat podle zdroje [1]. Můžete filtrovat i podle SPP prvku [2]. Kliknutím na objednávku [3] se dostanete na detail objednávky, kde můžete schvalovat objednávku po produktech. Lze schvalovat [4] nebo zamítat [5] celou objednávku přímo z dashboardu.

Schvalování

V detailu objednávky může schvalovatel otevřít detail produktu. Lze schválit či zamítnout produkty po jednom [1] či hromadně [2].

V případě zamítnutí objednávky nebo zamítnutí produktu můžete napsat odůvodnění zamítnutí.

Schvalovatel může editovat své rozhodnutí [1]. Stav schválení pak změní jedním kliknutím.

Schvalovatelé mohou objednávky schvalovat či zamítat [1] přímo i z portálových notifikací. V notifikaci je odkaz na detail objednávky [2].

Administrátor

WORK IN PROGRESS