Trello – nástroj pro plánování a projekty

Trello je přehledný a intuitivní nástroj pro organizaci úkolů, projektů a týmové spolupráce. Na Filozofické fakultě jej můžete využít při plánování, administrativní agendě, výzkumu nebo studentských aktivit. Tento návod vás krok za krokem provede základy práce v Trellu a ukáže, jak ho efektivně využívat.

Nástroj lze také provázat s MS Teams a mít tak plánování na jednom místě.

Stejně jako jiné online nástroje pro týmovou spolupráci (Miro), i zde si můžete vybrat z několika šablon. Šablony využijete také jako inspiraci k projektu, na kterém chcete pracovat.

Návod se zabývá bezplatnou verzí Trella. V neplacené verzi můžete mít až 10 nástěnek, 10 spolupracovníků v rámci jednoho workspace (souboru nástěnek), neomezené množství karet, možnost rychle přidávat úkoly z e-mailu, Slacku a MS Teams, neomezené úložiště (max. 10 MB na soubor). Dále můžete využít vlastní pozadí a samolepky, přiřazování úkolů a termínů, dvoufázové ověření a možnost využít mobilní aplikaci.

Vytvoření účtu

Účet Trello si vytvoříte na webu https://trello.com/.

Zde pod tlačítkem Get Trello for free se vám rozbalí následující nabídka. Pomocí univerzitního e-mailu si vytvoříte účet.

Struktura Trella a systém práce

Board (nástěnka) – každý projekt nebo téma má svou vlastní nástěnku.

List (sloupec) – uvnitř nástěnek se nacházejí sloupce s kartami. Sloupce si pojmenujte.

Card (karta) – představuje jeden úkol nebo téma. Uvnitř karty můžete přidat popis, komentáře, štítky, termíny nebo přidat přílohy.

Na nástěnkách jednoduše a přehledně sledujete úkoly a jejich plnění. Tomuto systému řízení projektů/práce se říká Kanban. Často se používá v týmech, které chtějí zlepšit organizaci a tok úkolů.

Základní princip rozděluje práci do tří základních stavů:

To Do – co je potřeba udělat.
In Progress – na čem se právě pracuje.
Done – co je hotové.

Každý úkol se napíše na lístek a posouvá se zleva doprava podle toho, v jaké je fázi.

Vytvoření Boardu (nástěnky)

V nabídce můžete vytvořit vlastní nástěnku. Můžete si vybrat ze šablony nebo tlačítkem Vytvořit v horní liště vytvoříte nástěnku.

Následně zadáte název nástěnky a také zvolíte její viditelnost.

Může být:

Soukromá (pokud si chcete organizovat svoje úkoly a mít o nich přehled).
Viditelná v pracovním prostoru (ideální pro práci v týmu).
Veřejná (tuto možnost nedoporučuji, protože vaše nástěnka potom bude veřejná na internetu. Upravit ji mohou pouze členové nástěnky.

Pokud si vyberete vytvořit nástěnku dle šablony, Trello vám nabídne širokou nabídku. Šablona vám pomůže, abyste na nic nezapomněli při plánování.

Práce s kartami

Přidání nové karty

Ve spodní části libovolného sloupce klikněte na Přidat kartu.

Kartu pojmenujte tak, aby byl název co nejvýstižnější a klikněte na Přidat.

V každé kartě také můžete popsat úkol, nastavit datum splnění, přiřadit kartu členům týmu, vložit přílohy. Přidat můžete Seznam (checklist), ve kterém si můžete odškrtávat dílčí úkoly.

Práce se štítky

Karty můžete barevně označovat, které vám pomohou získat přehled o kategoriích, prioritách a stavu úkolů. Umožňují rychlé filtrování a organizaci úkolů.

Jak s nimi pracovat

Otevřete si kartu ve sloupci.
Vpravo klikněte na štítky a zde se zobrazí seznam štítků.
Klikněte na barvu, kterou chcete použít.
Zadejte název štítku (Infrastruktura, Výuka, Rozvoj, Akce FF UP, Personální)
Můžete také vytvořit nový štítek tlačítkem dole a navolit si vlastní označení.
Štítek nezapomeňte uložit.

Při každé změně ve štítku nebo kartě nezapomeňte změny uložit.

Aplikace v PC

Trello je možné si stáhnout v podobě aplikace do PC. Můžete také pracovat v online prohlížeči.

Stránka pro stažení aplikace:

https://apps.microsoft.com/detail/9nblggh4xxvw?hl=cs-cz&gl=US#activetab=pivot:overviewtab

Po stažení otevřete soubor a aplikaci nainstalujte. Po instalaci se přihlásíte vytvořeným účtem a nástěnky se vám automaticky načtou jako v online prostředí.

Rozhraní aplikace a nástroje

Tlačítkem v levém horním rohu se vrátíte na přehled nástěnek.

Dále se vám zobrazuje název nástěnky (projektu) a vedle ní se zobrazuje ikona, která nabízí přístup k rozšířením dostupným ve vyšší verzi Trella.

Panel níže využijete k úpravě profilu, či nástěnky.

Iniciály - vám umožňuje upravit profil, nebo zobrazit záznam aktivit.

Vylepšení - z široké škály si můžete vybrat vhodné pro váš projekt. Některá z vylepšení jsou dostupná pouze v placené verzi.

Automatizace – možnost vytvořit vlastní automatizace úkolů v Trellu, které zjednoduší operativu.

Filtr – vyhledávání na vaší nástěnce umožňuje filtr dle vámi napsaného výrazu nebo dle možností (členové, card status, termín, štítky, aktivity).

Oblíbené – nástěnka se tímto označením přidá do oblíbených a stejným tlačítkem ji můžete odebrat. Označená nástěnka se zobrazí na začátku seznamu nástěnek.

Změnit viditelnost – tlačítkem můžete nástěnce změnit viditelnost. Může být soukromá, viditelná v pracovním prostoru, v organizaci nebo veřejná.

Sdílení – přidáte e-mail, nebo jméno osoby, se kterou chcete nástěnku sdílet.

Tři tečky – nabídka s informacemi o nástěnce. Sdružuje také předchozí tlačítka.

Spodní panel - umožňuje přepínání pro zobrazení dalších možností nástěnky.

První ikona – umožňuje provázanost úkolů.

Druhá ikona – umožňuje plánovat úkoly v kalendáři (např. Google Kalendář.)

Třetí ikona – zobrazení nástěnky

Čtvrtá ikona – přepnutí mezi nástěnkami

Návrh sloupců v nástěnce – mezi sloupci postupně přesunujete úkoly podle jejich plnění. Sloupec s nápady může sloužit na zapsání postřehů, které nechcete zapomenout.

Práce se členy

V rámci Trella můžete pracovat se členy několika způsoby.

Přidání členů do boardu (nástěnky)

Otevřete svoji Trello nástěnku.
Vpravo nahoře klikněte na tlačítko Sdílet.
Zadejte e-mailovou adresu nebo uživatelské jméno osoby, kterou chcete přidat.
Klikněte na Sdílet.

Přidání členů k jednotlivým kartám

Otevřete konkrétní kartu na nástěnce.
V pravém panelu klikněte na Členové.
Vyberte členy, které chcete ke kartě přiřadit (můžeš jich vybrat víc).
Členové pak uvidí, že jsou přiřazení k dané kartě a dostanou případná upozornění.

V komentářích používejte zmínky (@uživatel), aby daný člen dostal notifikaci a věděl, že má na něco reagovat.

Například: @Lenka můžeš prosím zkontrolovat tu část textu?

Vysvětlení: Lenka je uživatelské jméno a ve zmínkách se neskloňuje. Lence přijde na komentář upozornění.

Přiřazení úkolů a sledování práce

Přiřazením člena ke kartě jasně určíš, kdo má za úkol danou práci.
Členové mohou kartu aktualizovat – přidávat komentáře, měnit stav, přesouvat kartu mezi sloupci.
Využívej komentáře pro komunikaci přímo na kartě.

Správa rolí a oprávnění členů

V nastavení nástěnky můžeš určit, kdo je jen člen (může upravovat karty) a kdo je admin (může měnit nastavení nástěnky).
Oprávnění upravujete v menu Sdílet na hlavní stránce nástěnky.