CES - formulář žádosti o podpis
Následující text má za cíl pokrýt informace týkající se správy, tvorby formuláře žádosti o podpis v elektronické podobě, která byla nasazena do pilotního provozu na RUP UP v únoru 2026. TEXT JE V PROCESU TVORBY
Vytvoření formuláře žádosti o podpis smlouvy rektorem (dále jen „formulář“)
Postup vytvoření formuláře v CES v souladu s novou vnitřní normou R-B-22/09 – Řád předkládání smluv k podpisu rektora UP a v návaznosti na vnitřní normu R-B-22/08 – CES a registr smluv, ve znění pozdějších novel. Obě normy jsou účinné od 1. června 2022 a nyní ještě doznají změn.
Vysvětlení názvosloví
Registr smluv x CES
CES je interní databází UP, která slouží primárně jejím zaměstnancům. Její fungování a podrobnosti upravuje stejnojmenná norma UP. Je zde uložena naprostá většina smluv UP uzavřených s výjimkami dle zmíněné normy včetně většího množství metadat než je v RS. Dá se v nich i solidně vyhledávat a filtrovat na odkazu smlouvy.upol.cz K uložení dokumentů však správně slouží spisová služba ERMS. Na UP je to úloha klíčových uživatelů.
Registr smluv (RS) je naproti tomu veřejně přístupná databáze, kam mají povinnost některé subjekty (mezi nimi i UP) vkládat jimi uzavřené smlouvy při dodržení podmínek nastavených v zákoně č. 340/2015 Sb., o registru smluv, ve znění pozdějších přepisů. Nejsou tam úplně všechny UP uzavřené smlouvy, ale dostane se tam i veřejnost. Znění smluv je v zákonem stanoveném rozsahu znečitelněno. RS spravovalo Ministerstvo vnitra ČR (nyní Dig. a inf. agentura) a je dostupný na webových stránkách smlouvy.gov.cz/vyhledavani. Na UP zajišťuje pouze operátor(ky)
Kdo je kdo (v normách, v CES a hlavně v praxi)?
Ne všichni v procesu (na formuláři) u každé smlouvy jsou, ale někteří se mohou vyskytovat i ve více pozicích. Musí to odpovídat realitě: byli-li nebo mají-li být zapojeni, musí být na košilce.
Předkladatel: Komunikuje se smluvní stranou, s dotč. útvary. Měl by před podpisem o smlouvě vědět nejvíc. Zpravidla vytváří formulář; vždy odpovídá za obsah
Autor: Může předchystat formulář předkladateli
Dotčený útvar/dotčená osoba: Předkladatel s ním interně konzultoval smlouvu
Dotčený útvar právníka/právník: Tvořil či připomínkoval smlouvu
Příkazce operace a správce rozpočtu: Provádějí předběžnou kontrolu po stránce věcné a finanční rozhodnou, zda se smlouva uzavře – předá k podpisu.
Sekretariát podepisujícího: Průběžně sleduje smlouvy prošlé schvalovacím procesem. Kompletuje a připravuje dokumenty k podpisu – listinné smlouvy s košilkami hlavně.
Podepisující (R, D, ředitel): Smlouvu (ne)podepíše – právně jedná za UP. Substitut – podepisuje dle pověření určité smlouvy v zástupu za podepisujícího.
Klíčový uživatel: vytváří záznam smlouvy v CES (ideálně z košilky)
Operátor Registru smluv: Anonymizuje smlouvu a uveřejní ji v RS
Odpovědná osoba: Má na starost smlouvu po podpisu (často předkladatel)
Předkladatel a ERMS
Výsledkem celého procesu schvalování a podpisu formuláře žádosti o podpis je spis v ERMS obsahující formulář (digitální dokument) a smlouvu (digitální nebo analogový dokument), případně přílohy.
Zpracovatelem (tzn. držitelem) tohoto spisu je předkladatel. Předkladatel může v ERMS zpřístupnit spis k nahlížení nebo editaci i ostatním, např. autorovi.
Kdo drží v ERMS záznam o analogovém dokumentu, drží i odpovídající analogový dokument. Nelze ho mít umístěn u někoho jiného nebo na jiném oddělení.
Dokumenty je třeba správně a včas vyřídit a spis následně uzavřít. Spis smlouvy lze uzavřít ve chvíli, kdy je smluvní vztah definitivně skončen a neočekává se vznik žádných dalších dokumentů (dodatek, reklamace, protokol o předání díla, atd.). Nelze znovu otevřít uzavřený spis!
Zpracovatel (předkladatel) se stará o to, aby k uzavření spisu ve správný čas došlo, a předává spis v ERMS na spisovnu. Správná evidence a postupy snižují riziko chyb i sankcí pro instituci a pomáhají udržet provoz bez zbytečné zátěže uzavřených agend.
Termíny v ERMS a jejich souvislosti
SPIS = spojení dokumentů týkajících se téže věci („složka“ seskupující související dokumenty) souvisejí
- DOKUMENT = každá zaznamenaná informace, která byla původcem vytvořena nebo původci doručena v podobě analogové (papírové) či digitální
ZÁSILKA = „obálka“, resp. dokument v „obálce“ pro účely doručování
- DOKUMENT = obsah zásilky, v ERMS se zásilka stává dokumentem doručením zpracovateli
- KOMPONENTA = data, který tvoří digitální dokument, neexistuje dig.dokument bez alespoň jedné komponenty, např. pdf dokumentu, jpg nebo xlsx přílohy, xml metadat, asice podpisového obalu, tsr časového razítka…
Digitální dokument
- je vždy originál.
- nepotřebuje žádnou papírovou verzi „pro jistotu“.
- musí mít smysluplný název odpovídající obsahu dokumentu.
- finální verze patří vždy do ERMS, ne pouze na úložiště, cloud nebo do e-mailu.
- se předává standardními kanály: přes ERMS, datovou schránkou, případně e-mailem (nejméně vhodné).
- který je odesílán ven jako právní úkon instituce, musí mít elektronický podpis nebo pečeť.
- screenshot nebo scan dokumentu není digitální dokument.
Cesta formuláře (a smlouvy)
Všeobecně shrnutí procesu:
- Založení formuláře a odeslání ke schválení
- Vyjádření dotčených útvarů
- Schvalování příkazcem operace a správcem rozpočtu
- Schválení kvestorem není-li správcem rozpočtu v případě stavebních a přístrojových investic
- Schválení kancléřem je-li potřeba souhlas správní rady
- Po kompletním schválení míří elektronický formulář (a smlouva) k podpisu rektora, v případě analogu musí být v listinné podobě doručena
- Podpis dokumentu v CES, jinde (vložení podepsaného originálu do systému), u analogového dokumentu na papíře
- Elektronická smlouva jde po podpisu předkladateli/autorovi či přímo klíčovému uživateli, je-li UP posledním podepisujícím. Listinná smlouva se vrací fyzicky dle stejného klíče.
- Nepodepisuje-li UP jako poslední, musí předkladatel/autor zajištit podpis dalších stran a následně předat finální dokument KU
- Zavedení smlouvy do CES klíčovým uživatelem
- Uveřejnění smlouvy v RS operátorem
Doplňující informace
Předkladatel (pokud není autorem) musí formulář po vyplnění autorem doplnit a následně odeslat do schvalovacího workflow. Vyjádření dotčených útvarů a dotčené osoby nemusí být součásti workflow.
Souhlas „původního podepisujícího“ se substitutem:
- Pokud na základě normy UP (typicky Statut UP, statut součásti UP, norma o pověření právním jednáním za UP) či dlouhodobého pověření jiného má podepisovat někdo jiný než vybraná podepisující osoba, vyberte jej z menu. Nejste-li si jistí, konzultujte s podepisující osobou nebo její kanceláří. Neslouží k vyplňování dočasných zástupů v nepřítomnosti. Krátké odůvodnění doplňte níže do pole Poznámka. Má-li podepisovat osoba jiná než uvedená v této nabídce, nechte toto pole prázdné a poznamenejte to níže do pole Poznámka.
- Když se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, o řádek výše vyplňte děkana a zde vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.
Formulář zamítnutý jedním ze schvalujících je zamítnut jako celek. Lze vytvořit kopii a provést potřebné opravy a odeslat jej znovu do schvalovacího procesu.
TBD
- Více naspecifikovat co mají ědělat s tím, že jim přijde předem analogový dokument
- Víc naspecifikovat co s analogovým souborem skrz to ERMS
- Rektor není poslední – kde ho najde předkladatel, kde ho najde? Má být v ERMS. Kam se vkládá všemi stranami podepsaný soubor? Kam se má nahrát? Jen do ERMS? Komu to předkladatel dá? Klíčákovi? Do formu po podpisu to nejde. Tak to je korektně. Můžou se vytáhnout soubory a ty použít. Pak to musí dostat nějak klíčák a pak to udělat záznam smlouvy s tím. To se musí vyladit s ZČ ten postup protože to je nejasné.