ELF2 - online žádost o dovolenou a elektronická docházka
Elektronická žádost o dovolenou
V aplikaci ELF2 (Na portálu dlaždice Formuláře, popř. odkaz https://elf2.upol.cz) v části Žádost o dovolenou je nově tlačítko Odeslat ke schválení [1], kdy se po výběru dní dovolené odpovědné osobě a vedoucímu odešle žádost ke schválení e-mailem. O jejím schválení budete informování e-mailovou notifikací zaslanou z adresy noreply@upol.cz. Stav schválení je možné sledovat v části Předchozí žádosti [2], kde rovněž můžete žádost o dovolenou stornovat. Předchozí žádosti lze sledovat i v schvalovacím systému ISS.
Předchozí žádosti a možnost stornování dovolenky
V předchozích žádostech můžete sledovat stav schválení vaší dovolenky a také zde můžete zažádat o stornování žádosti [1]. Tento požadavek je následně odeslán sekretářce či reference, která dovolenou následně stornuje.
Elektronická evidence pracovní doby
Elektronický formulář evidence pracovní doby nahrazuje excelovou tabulku, která se v ELFu generovala. V uživatelském profilu [1] si nastavíte vaši pracovní dobu, popř. ji zde můžete editovat. V předchozích žádostech [2] můžete editovat rozpracované evidence, žádat o stornování odeslaných evidencí, popř. si evidenci vytisknout. Předchozí žádosti lze sledovat i v schvalovacím systému ISS.
Důvody nepřítomnosti [3] se do evidence vkládají automaticky, pokud jsou již zaevidovány v SAPu. Pokud tam nepřítomnost zadána není, můžete si ji vybrat ze seznamu. Dále v tabulce můžete využít kopírování vybraného řádku [4] do řádku ostatních (viz níže). Po kliknutí na odeslat ke schválení [5] odešlete vaši evidenci k dalšímu zpracování a schválení.
Možnost kopírování řádků
Po kliknutí na ikonu kopírování u vybraného řádku bude označen řádek, který budete kopírovat dále ikonou kopírování [1]. Následně kliknutím na ikonu vkládání [2] v jiných řádcích provede vložení vykopírovaného řádku. Kopírování ukončíte opětovným kliknutím na ikonu kopírování [1].
Schvalovatelé žádostí
Schvalovatelé, v případě dovolených vedoucí popř. odpovědné osoby, žádostí mohou jednotlivé žádosti schvalovat buď přímo v aplikaci ELF v záložce Ke schválení, popř. přímo ve schvalovacím systému ISS. Na nové žádosti ke schválení budou jednotliví schvalovatelé upozornění e-mailovou notifikací odeslanou z adresy noreply@upol.cz. V této notifikaci bude odkaz, kterým si zobrazí konkrétní žádost [1] a odkaz do ISS [2], kde mají možnost žádost schválit. V ISS pak mohou žádosti spravovat hromadně.
Po kliknutí na odkaz pro otevření žádosti o dovolenou si schvalovatel může zobrazit detail dané žádosti. Tu může případně zde rovnou schválit, či zamítnout [1].
ISS - Ke schválení
V aplikaci ISS, která slouží ke schvalování žádostí napříč aplikacemi vyvíjenými na UP, mají nyní schvalovatelé možnost schvalovat žádosti o dovolenou. Mohou schvalovat jednotlivé žádosti [1], popř. si vybrat více žádostí [2], či označit všechny [3], a hromadně je schválit [4].
ELF2 - Ke schválení
V aplikaci ELF2 je záložka Ke schválení [1], kde schvalovatelé mají přehled žádostí vytvořených v ELF2 ke schválení. Mohou schvalovat jednotlivé žádosti [2], popř. si vybrat více žádostí [3], či označit všechny [4], a hromadně je schválit [5].
ELF2 - úložiště pro sekretářky a referentky docházky
Sekretářky a referentky docházky mají k dispozici v menu položku Úložiště. V něm mohou prohlížet, stornovat či upravovat žádosti zaměstnanců.
Úložiště - Žádosti o dovolenou
Pro správu žádostí o dovolenou si v Úložišti [1] vyberete typ [2] Žádost o dovolenou. Následně vám budou zobrazeny žádosti zaměstnanců, ty následně můžete filtrovat dle měsíců, stavu či jména zaměstnance. Vyfiltrované žádosti lze exportovat [4] hromadně ve formátu PDF. Pokud již máte schválenou žádost v papírové podobě od některého ze zaměstnanců, lze ji jednoduše přidat [4] do systému. Bude pak zaevidována i v docházce zaměstnance, ještě než ji zadáte do SAPu. Kliknutím na jméno zaměstnance si zobrazíte detail žádosti [5]. Zaměstnancům můžete stornovat [6] žádost dovolenou v aplikaci ELF2, když vás zaměstnanec o něj požádá. Může o storno zažádat prostřednictvím aplikace ELF2, viz výše. Na tento požadavek budete pak upozorněni e-mailovou notifikací. Je potřeba poté zaměstnancům dovolenou zrušit i v SAPu! Storno v aplikaci ELF2 je ekvivalentní k vyhození/skartování papírové žádosti o dovolenou. Jednotlivé žádosti si můžete označovat checkboxem [7] pro vaši informaci o tom, která žádost již byla zaevidována v SAPu.
Úložiště - elektronická evidence pracovní doby
V uložišti [1] si pro správu elektronických evidencí pracovní doby nejprve vyberte tento typ žádosti [2]. Evidence lze samozřejmě filtrovat dle měsíce, stavu či jména zaměstnance a následně je hromadně exportovat [3] ve formátu PDF. Evidence můžete předat vedoucímu vaší org. jednotky ke schválení [4] po provedení kontroly všech obdržených evidencí. Před odesláním evidencí ke schválení musíte vybrat daný měsíc! Pokud jsou evidence schváleny a zadány v SAPu, můžete si je pak označit [6] pro váš přehled. Pokud vás zaměstnanec zažádá o storno prostřednictvím aplikace ELF2 (viz výše), můžete v aplikaci evidenci stornovat. Pokud je evidence zadaná v SAPu, nezapomeňte ji stornovat i tam. Evidence ve stavu Vytvořeno, které jsou vám zaslány zaměstnanci před jejich schválením můžete případně editovat [8] dle vaší vzájemné domluvy tak, aby evidence odpovídala skutečnosti, popř. pokud jsou v evidenci nějaké chyby či jiné nedostatky.
