CES - formulář žádosti o podpis

Z wiki.upol.cz
Skočit na navigaci Skočit na vyhledávání

Následující text má za cíl pokrýt informace týkající se správy, tvorby formuláře žádosti o podpis v elektronické podobě, která byla nasazena do pilotního provozu na RUP UP v únoru 2026.

Vytvoření formuláře žádosti o podpis smlouvy rektorem (dále jen „formulář“)

Postup vytvoření formuláře v CES v souladu s novou vnitřní normou R-B-22/09 – Řád předkládání smluv k podpisu rektora UP a v návaznosti na vnitřní normu R-B-22/08 – CES a registr smluv, ve znění pozdějších novel. Obě normy jsou účinné od 1. června 2022 a nyní ještě doznají změn.

Vysvětlení názvosloví

Registr smluv x CES

CES je interní databází UP, která slouží primárně jejím zaměstnancům. Její fungování a podrobnosti upravuje stejnojmenná norma UP.  Je zde uložena naprostá většina smluv UP uzavřených s výjimkami dle zmíněné normy včetně většího množství metadat než je v RS. Dá se v nich i solidně vyhledávat a filtrovat na odkazu smlouvy.upol.cz K uložení dokumentů však správně slouží spisová služba ERMS. Na UP je to úloha klíčových uživatelů.

Registr smluv (RS) je naproti tomu veřejně přístupná databáze, kam mají povinnost některé subjekty (mezi nimi i UP) vkládat jimi uzavřené smlouvy při dodržení podmínek nastavených v zákoně č. 340/2015 Sb., o registru smluv, ve znění pozdějších přepisů. Nejsou tam úplně všechny UP uzavřené smlouvy, ale dostane se tam i veřejnost. Znění smluv je v zákonem stanoveném rozsahu znečitelněno. RS spravovalo Ministerstvo vnitra ČR (nyní Dig. a inf. agentura) a je dostupný na webových stránkách smlouvy.gov.cz/vyhledavani. Na UP zajišťuje pouze operátor(ky)

Kdo je kdo (v normách, v CES a hlavně v praxi)?

Ne všichni v procesu (na formuláři) u každé smlouvy jsou, ale někteří se mohou vyskytovat i ve více pozicích. Musí to odpovídat realitě: byli-li nebo mají-li být zapojeni, musí být na košilce.

Předkladatel: Komunikuje se smluvní stranou, s dotč. útvary. Měl by před podpisem o smlouvě vědět nejvíc. Zpravidla vytváří formulář; vždy odpovídá za obsah

Autor: Může předchystat formulář předkladateli

Dotčený útvar/dotčená osoba: Předkladatel s ním interně konzultoval smlouvu

Dotčený útvar právníka/právník: Tvořil či připomínkoval smlouvu

Příkazce operace a správce rozpočtu: Provádějí předběžnou kontrolu po stránce věcné a finanční rozhodnou, zda se smlouva uzavře – předá k podpisu.

Sekretariát podepisujícího: Průběžně sleduje smlouvy prošlé schvalovacím procesem. Kompletuje a připravuje dokumenty k podpisu – listinné smlouvy s košilkami hlavně.

Podepisující (R, D, ředitel): Smlouvu (ne)podepíše – právně jedná za UP. Substitut – podepisuje dle pověření určité smlouvy v zástupu za podepisujícího.

Klíčový uživatel: vytváří záznam smlouvy v CES (ideálně z košilky)

Operátor Registru smluv: Anonymizuje smlouvu a uveřejní ji v RS

Odpovědná osoba: Má na starost smlouvu po podpisu (často předkladatel)

Předkladatel a ERMS

Výsledkem celého procesu schvalování a podpisu formuláře žádosti o podpis je spis v ERMS obsahující formulář (digitální dokument) a smlouvu (digitální nebo analogový dokument), případně přílohy.

Zpracovatelem (tzn. držitelem) tohoto spisu je předkladatel. Předkladatel může v ERMS zpřístupnit spis k nahlížení nebo editaci i ostatním, např. autorovi.

Kdo drží v ERMS záznam o analogovém dokumentu, drží i odpovídající analogový dokument. Nelze ho mít umístěn u někoho jiného nebo na jiném oddělení.

Dokumenty je třeba správně a včas vyřídit a spis následně uzavřít. Spis smlouvy lze uzavřít ve chvíli, kdy je smluvní vztah definitivně skončen a neočekává se vznik žádných dalších dokumentů (dodatek, reklamace, protokol o předání díla, atd.). Nelze znovu otevřít uzavřený spis!

Zpracovatel (předkladatel) se stará o to, aby k uzavření spisu ve správný čas došlo, a předává spis v ERMS na spisovnu. Správná evidence a postupy snižují riziko chyb i sankcí pro instituci a pomáhají udržet provoz bez zbytečné zátěže uzavřených agend.

Termíny v ERMS a jejich souvislosti

SPIS = spojení dokumentů týkajících se téže věci („složka“ seskupující související dokumenty) souvisejí

  • DOKUMENT = každá zaznamenaná informace, která byla původcem vytvořena nebo původci doručena v podobě analogové (papírové) či digitální

ZÁSILKA = „obálka“, resp. dokument v „obálce“ pro účely doručování

  • DOKUMENT = obsah zásilky, v ERMS se zásilka stává dokumentem doručením zpracovateli
    • KOMPONENTA = data, který tvoří digitální dokument, neexistuje dig.dokument bez alespoň jedné komponenty, např. pdf dokumentu, jpg nebo xlsx přílohy, xml metadat, asice podpisového obalu, tsr časového razítka…

Digitální dokument

  • je vždy originál.
  • nepotřebuje žádnou papírovou verzi „pro jistotu“.
  • musí mít smysluplný název odpovídající obsahu dokumentu.
  • finální verze patří vždy do ERMS, ne pouze na úložiště, cloud nebo do e-mailu.
  • se předává standardními kanály: přes ERMS, datovou schránkou, případně e-mailem (nejméně vhodné).
  • který je odesílán ven jako právní úkon instituce, musí mít elektronický podpis nebo pečeť.
  • screenshot nebo scan dokumentu není digitální dokument.
Citováno z „http:///index.php?title=CES_-_formulář_žádosti_o_podpis&oldid=22636“