CES - formulář žádosti o podpis

Následující text má za cíl pokrýt informace týkající se správy, tvorby formuláře žádosti o podpis v elektronické podobě, která byla nasazena do pilotního provozu na RUP UP v únoru 2026. Postup vytvoření formuláře v CES v souladu s novou vnitřní normou R-B-22/09 – Řád předkládání smluv k podpisu rektora UP a v návaznosti na vnitřní normu R-B-22/08 – CES a registr smluv, ve znění pozdějších novel. Obě normy jsou účinné od [. června 2022 a nyní ještě doznají změn. Aplikace CES je dostupná pouze přes síť UP, nebo přes VPN.

Vysvětlení názvosloví

Registr smluv x CES

CES je interní databází UP, která slouží primárně jejím zaměstnancům. Její fungování a podrobnosti upravuje stejnojmenná norma UP.  Je zde uložena naprostá většina smluv UP uzavřených s výjimkami dle zmíněné normy včetně většího množství metadat než je v RS. Dá se v nich i solidně vyhledávat a filtrovat na odkazu smlouvy.upol.cz K uložení dokumentů však správně slouží spisová služba ERMS. Na UP je to úloha klíčových uživatelů.

Registr smluv (RS) je naproti tomu veřejně přístupná databáze, kam mají povinnost některé subjekty (mezi nimi i UP) vkládat jimi uzavřené smlouvy při dodržení podmínek nastavených v zákoně č. 340/2015 Sb., o registru smluv, ve znění pozdějších přepisů. Nejsou tam úplně všechny UP uzavřené smlouvy, ale dostane se tam i veřejnost. Znění smluv je v zákonem stanoveném rozsahu znečitelněno. RS spravovalo Ministerstvo vnitra ČR (nyní Dig. a inf. agentura) a je dostupný na webových stránkách smlouvy.gov.cz/vyhledavani. Na UP zajišťuje pouze operátor(ky)

Kdo je kdo (v normách, v CES a hlavně v praxi)?

Ne všichni v procesu (na formuláři) u každé smlouvy jsou, ale někteří se mohou vyskytovat i ve více pozicích. Musí to odpovídat realitě: byli-li nebo mají-li být zapojeni, musí být na košilce.

Předkladatel: Komunikuje se smluvní stranou, s dotč. útvary. Měl by před podpisem o smlouvě vědět nejvíc. Zpravidla vytváří formulář; vždy odpovídá za obsah

Autor: Může předchystat formulář předkladateli

Dotčený útvar/dotčená osoba: Předkladatel s ním interně konzultoval smlouvu

Dotčený útvar právníka/právník: Tvořil či připomínkoval smlouvu

Příkazce operace a správce rozpočtu: Provádějí předběžnou kontrolu po stránce věcné a finanční rozhodnou, zda se smlouva uzavře – předá k podpisu.

Sekretariát podepisujícího: Průběžně sleduje smlouvy prošlé schvalovacím procesem. Kompletuje a připravuje dokumenty k podpisu – listinné smlouvy s košilkami hlavně.

Podepisující (R, D, ředitel): Smlouvu (ne)podepíše – právně jedná za UP. Substitut – podepisuje dle pověření určité smlouvy v zástupu za podepisujícího.

Klíčový uživatel: vytváří záznam smlouvy v CES (ideálně z košilky)

Operátor Registru smluv: Anonymizuje smlouvu a uveřejní ji v RS

Odpovědná osoba: Má na starost smlouvu po podpisu (často předkladatel)

CES x ERMS

Termíny v ERMS a jejich souvislosti

Digitální dokument

• je vždy originál.
• nepotřebuje žádnou papírovou verzi „pro jistotu“.
• musí mít smysluplný název odpovídající obsahu dokumentu.
• finální verze patří vždy do ERMS, ne pouze na úložiště, cloud nebo do e-mailu.
• se předává standardními kanály: přes ERMS, datovou schránkou, případně e-mailem (nejméně vhodné).
• který je odesílán ven jako právní úkon instituce, musí mít elektronický podpis nebo pečeť.
• screenshot, scan nebo tisk dokumentu není digitální dokument (pokud se nám v takovém stavu vrátí dokument podepsaný druhou stranou, je třeba požadovat nápravu – buď digitální podpis nebo autorizovanou konverzi s analogovým podpisem).

Předkladatel / Autor a ERMS

Výsledkem celého procesu je spis v ERMS obsahující formulář (digitální dokument) a smlouvu (digitální nebo analogový dokument), případně přílohy. Zpracovatelem, tzn. držitelem, tohoto spisu je autor, pokud v Profilu spisu v CES nezvolí předkladatel.

Kdo drží v ERMS záznam o analogovém dokumentu, drží i odpovídající analogový dokument. Nelze ho mít umístěn u někoho jiného nebo na jiném oddělení. Zpracovatel může v ERMS zpřístupnit spis k nahlížení nebo editaci i ostatním, např. klíčovému uživateli.

Dokumenty je třeba správně a včas vyřídit a spis následně uzavřít. Spis smlouvy lze uzavřít ve chvíli, kdy je smluvní vztah definitivně skončen a neočekává se vznik žádných dalších dokumentů (dodatek, reklamace, protokol o předání díla, atd.).

Zpracovatel se stará o to, aby k uzavření spisu ve správný čas došlo, a předává spis v ERMS na spisovnu. Správná evidence a postupy snižují riziko chyb i sankcí pro instituci a pomáhají udržet provoz bez zbytečné zátěže uzavřených agend. Pro pomoc nebo s dotazy je doporučeno vždy se obracet na spisovou službu.

Zpřístupnění spisu jiným uživatelům ERMS

V ERMS v menu vyberte položku Zpracovatel [1], následně přejděte na Spisy [2] a klikněte na Přehled spisů [3].

Vyberte požadovaný spis zaškrtnutím pole [1] v seznamu, poté vyberte ikonu [2].

V okně Zpřístupnit spis vyberte Přístup uživateli.

V okně Výběr zaměstnance zvolíte položku Vyhledat zaměstnance. V okně Vyhledání zaměstnance napište jméno osoby a Vyhledat, označte osobu v checkboxu a klikněte na Uložit (postup lze opakovat a přidávat tak osoby do okna Výběr zaměstnance). V okně Výběr zaměstnance označit osobu/y a Uložit.

V okně Udělení nového přístupu nastavit platnost od (dnes) do (lze nechat prázdné nebo přístup konkrétně omezit).

Zvolte Povolit zatřízení do spisu (pro povolení spis editovat), případně nechat toto pole prázdné (pro povolení do spisu pouze nahlížet) a Uložte.

V Přehledu spisů se u příslušného spisu ve sloupci Stav objevil symbol ikony zpřístupnění = Zpřístupněný spis. V okně Detail spisu v kartě Přístup lze vidět seznam uživatelů, kteří mají ke spisu přístup a s jakým oprávněním. Pomocí notifikace lze nastavit upozornění na udělení přístupu: Zpracovatel -> Další funkce -> Notifikace.

Cesta formuláře (a smlouvy)

Všeobecně shrnutí procesu:

1. Založení formuláře a odeslání ke schválení
2. Vyjádření dotčených útvarů
3. Schvalování příkazcem operace a správcem rozpočtu
4. Schválení kvestorem není-li správcem rozpočtu v případě stavebních a přístrojových investic
5. Schválení kancléřem je-li potřeba souhlas správní rady
6. Po kompletním schválení míří elektronický formulář (a smlouva) k podpisu rektora, v případě analogu musí být v listinné podobě doručena
7. Podpis dokumentu v CES, jinde (vložení podepsaného originálu do systému), u analogového dokumentu na papíře
8. Elektronická smlouva jde po podpisu předkladateli/autorovi či přímo klíčovému uživateli, je-li UP posledním podepisujícím. Listinná smlouva se vrací fyzicky dle stejného klíče.
9. Nepodepisuje-li UP jako poslední, musí předkladatel/autor zajištit podpis dalších stran a následně předat finální dokument KU
10. Zavedení smlouvy do CES klíčovým uživatelem
11. Uveřejnění smlouvy v RS operátorem

Doplňující informace

Předkladatel (pokud není autorem) musí formulář po vyplnění autorem doplnit a následně odeslat do schvalovacího workflow. Vyjádření dotčených útvarů a dotčené osoby nemusí být součásti workflow.

Souhlas „původního podepisujícího“ se substitutem:

• Pokud na základě normy UP (typicky Statut UP, statut součásti UP, norma o pověření právním jednáním za UP) či dlouhodobého pověření jiného má podepisovat někdo jiný než vybraná podepisující osoba, vyberte jej z menu. Nejste-li si jistí, konzultujte s podepisující osobou nebo její kanceláří. Neslouží k vyplňování dočasných zástupů v nepřítomnosti. Krátké odůvodnění doplňte níže do pole Poznámka. Má-li podepisovat osoba jiná než uvedená v této nabídce, nechte toto pole prázdné a poznamenejte to níže do pole Poznámka.
• Když se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, o řádek výše vyplňte děkana a zde vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

Formulář zamítnutý jedním ze schvalujících je zamítnut jako celek. Lze vytvořit kopii a provést potřebné opravy a odeslat jej znovu do schvalovacího procesu.

Formulář nedoporučený dotčeným útvarem postupuje dále do schvalovacího procesu a vyjádření dotčených útvarů jsou dostupné schvalovatelům i podepisujícím.

Po podpisu

Po podpisu jde autorovi, předkladateli (klíčovému uživateli a OVZ je-li relevantní) notifikace o tom, že smlouva byla podepsána.

Jde-li o smlouvu, kde UP podepisuje jako poslední, klíčový uživatel (po obdržení listinného originálu smlouvy u listinných smluv; po obdržení originálu elektronicky podepsané smlouvy, pokud není v systému) zavede smlouvu do CES.

Jde-li o smlouvu, kde UP nepodepisuje poslední, předkladatel (autor) zajistí podpis ostatních stran a originál smlouvy doručí klíčovému uživateli po podpisu ostatních stran.

Vytváření formuláře žádosti o podpis (role autora / předkladatele)

Přihlášení do aplikace CES a přihlašování zůstává stejné, jako to bylo doposu, tj. smlouvy.upol.cz a přihlašovací údaje stejné jako do Portálu. Pro tvorbu nového formuláře je potřeba vybrat sekci Formuláře žádosti o podpis – Nové [1]. V sekci Formuláře žádosti o podpis - staré naleznete formuláře vytvořené v původní verzi aplikace.

Každý formulář obsahuje informační bubliny, kde se nachází informace pro korektní vyplnění formuláře.

Provázání s ERMS

Odesláním formuláře do schvalovacího procesu vznikne automaticky spis v ERMS. Spis bude po odeslání obsahovat dokument, který bude označen pro export do ERMS (více naleznete níže). Spis bude po podpisu a zavedení záznamu smlouvy obsahovat podepsaný soubor a formulář. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.

Pokud vám smlouva přišla k elektronickému podpisu e-mailem, pak nemusíte nic zakládat v ERMS, stačí takový soubor poté nahrát k formuláři ve spodní části obrazovky. Vyberete v menu Ne.

Dokument smlouvy v ERMS neexistuje

Pokud ještě smlouva v elektronické spisové službě číslo nemá, vyberte variantu NE. Spis pro smlouvu bude založen automaticky při odeslání formuláře ke schválení.

Dokument smlouvy v ERMS již existuje

Pokud již smlouva je zavedena v elektronické spisové službě, vyberte ANO a vyhledejte číslo dokumentu v pole vpravo. Poté musíte vyhledat dokument, který v ERMS již existuje a následně jej spárovat se zakládaným formulářem do jednoho spisu. Vyhledávání dokumentů je zatříděné věcnou skupinou, která patří přihlášenému uživateli. Vybraný dokument bude následně přiřazen do spisu, který vznikne po odeslání formuláře do schvalovacího procesu. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.

Smlouvu bude podepisovat

Vyberte kdo bude smlouvu podepisovat. Podepisující mají nastavené za sebe pověřené osoby, které za primárního podepisujícího. Pokud se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, pak v sekci 1) vyplňte děkana a v sekci 2) vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

Žádáte o elektronický podpis rektora

Pro elektronické podepsání vyberte „Ano". V případě smluv podepisovaných elektronickým podpisem podle příslušných právních předpisů s formulářem bude vždy putovat soubor s finálním zněním smlouvy určený k podpisu. Ten vložte ve formátu PDF (smlouva a všechny přílohy v jednom souboru) níže v sekci Dokumenty pro předběžnou kontrolu a označte jako „Toto podepsat“. Po podpisu za UP Vám přijde e-mail s odkazem, kde lze podepsaný soubor nalézt.

Možnost změny předkladatele

Nově je možné vytvořit formulář za jiného předkladatele. Stačí odebrat [1] své jméno.

Následně vyberte z nabídky konkrétního předkladatele.

Autor formuláře zůstane s formulářem provázán. Autor i předkladatel budou z CES dostávat notifikace týkající se formuláře.Vytvořený spis v ERMS bude defaultně patřit autorovi, nicméně toto je možné změnit ve spodní části obrazovky pod tlačítkem Profil spisu [1].

V profilu spisu pak naleznete tlačítko pro předání spisu předkladateli, či autorovi.

Vyjádření dotčených útvarů

Autor může vybrat dotčené osoby, kterým formulář předá k vyjádření. Vyjadřující se osoby formulář mohou doporučit, nedoporučit, případně mohou přidat další dotčenou osobu do vyjadřovacího procesu. Po odeslání formuláře ke schválení je možné v případě potřeby v detailu formuláře měnit dotčené útvary. Vyplňujte vždy dle skutečnosti osoby, se kterými jste formulář opravdu konzultovali. Pokud jste formulář s nikým nekonzultovali, nemusíte nikoho označovat jako dotčenou osobu.

Můžete vybrat buď osoby z UP, které si vyhledáte sami [1], popřípadně vyberete dotčený útvar právníka [2] a následně vyberete právníka, se kterým jste smlouvu konzultovali.

Změna dotčené osoby

Můžete nahradit dotčenou osobu v detailu formuláře odeslaného k vyjádření pomocí zvýrazněného tlačítka na řádku se jménem dané osoby.

Řídící kontrola

V sekci řídící kontrola nastavujete zdroje a SPP prvky [1] relevantní pro váš formulář. Zobrazení příkazci a správci budou následně formulář schvalovat.

Oproti předchozí verzi formuláře přibylo pole Finanční zdroj [2]. Pokud zdroj nezná autor ani předkladatel, musí jej vyplnit příkazce. V případě více nevyplněných zdrojů u více SPP / NSS doplňuje příkazce vždy jen ke svému SPP / NS. Zdroje se filtrují se dle vybraného SPP či NS.

SPP prvky lze vyhledávat i dle pokročilého vyhledávání [1], kde je možné vyhledávat dle příkazce, správce, NS, názvu a čísla SPP prvku.

Součástí nastavení řídící kontroly jsou nastavení zda se jedná o stavební nebo přístrojovou investici nebo zda je potřeba Souhlas správní rady. Pokud vyberete ano u investic, pak formulář bude schvalovat i kvestor není-li správcem rozpočtu ve výše vybraném zdroji. Pokud vyberete možnost Ano u souhlasu Správní rady UP, pak formulář bude schvalovat navíc ještě kancléř.

Dokumenty

Prostřednictvím dvou tlačítek níže nahrajte k formuláři dokumenty. Vždy je třeba pro řídicí kontrolu nahrát minimálně finální podobu smlouvy včetně všech příloh. V případě smluv podepisovaných elektronicky nahrajte pro řídicí kontrolu [3] i verzi smlouvy určenou k podpisu za UP.

Pole Zavést do ERMS [1] se uloží do spisové služby jako doklad proběhnuvší řídicí kontroly spolu s finální podobou tohoto formuláře. Export vybraného souboru do ERMS se provádí při odeslání ke schválení. Do ERMS se bude zavádět právě jeden dokument.Toto podepsat [2] – označuje se jen u elektronicky podepisovaných smluv.

Pomocný dokument [4] slouží pro případná vyjádření, podklady pro znečitelnění pasáží smlouvy apod.

Nový dokument k podpisu během schvalovacího procesu

Pokud obdržíte v průběhu schvalování nebo před podpisem dokument k podpisu (např. byl podepsán dalšími protistranami aj.), můžete jej v detailu donahrát a označit jej k podpisu.

Odeslání ke schválení / Předání předkladateli

Rozpracovaný formulář si uložte tlačítkem Přidat [1]. Připravený formulář buď odešlete ke schválení [2], jste-li autorem a předkladatelem zároveň.

Pokud je předkladatel někdo jiný, musíte formulář předkladateli nejprve předat [1]. Ten následně formulář najde v přehledu formulářů, popř. nalezne odkaz v notifikačním e-mailu.

Stav schvalování

Každý uživatel může jednoduše několika způsoby zjistit, v jakém stavu se jeho formulář nachází. Jedním způsobem je ikona v přehledu formulářů, kde stav symbolizuje ikona [1] v levé části tabulky. Pod tabulkou je jednoduchá stavová legenda. Přesnější informace nalezne uživatel v detailu [2] formuláře.

Ve spodní části formuláře je dostupný náhled na to, kdo již schválil a na koho se ještě se schválením čeká.

Elektronický podepsaný dokument

Po podpisu naleznete podepsaný dokument v detailu formuláře. Dokument si můžete uložit kliknutím pravým tlačítkem myši -> Uložit cíl jako.

Vyjádření dotčených útvarů - role dotčené osoby / právníka

Informace s žádostí o vyjádření se k formuláři obdrží dotčený útvar pomocí e-mailové notifikace.

Přehled formulářů

Veškeré formuláře k vyjádření nalezne v příslušné sekci K vyjádření [1]. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho název nebo na číslo spisu [2].

Detail formuláře

V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře.

Přidání dotčené osoby

V sekci III. Vyjádření dotčených útvarů můžete přidat další dotčenou osobu [1] pro vyjádření k formuláři, uznáte-li za nutné či vhodné, aby formulář viděl někdo další.

Vyjádření

Tlačítka pro doporučení – nedoporučení jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby nedoporučit je komentář k vyjádření povinný. Komentář k doporučení či nedoporučení se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím.

Schvalování - role příkazce, správce, kvestora a kancléře

Na nový formulář ke schválení je schvalující upozorněn notifikačním e-mailem. Schvalovatelé mohou formulář schválit, či zamítnout. Zatmítnutím jedním ze schvalovatelů se schvalovací proces ukončí. Ke schvalovatelům se buď formulář dostane po vyjádření dotčených útvarů, případně rovnou nejsou-li do vyjadřovacího procesu dotčené útvary zapojeny.

Přehled formulářů

Formuláře ke schválení se nachází v sekci Ke Schválení [1]. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho název nebo na číslo spisu [2].

Detail formuláře

V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře. Rovněž jsou zde dostupná i vyjádření dotčených osob či schvalovatelů, byli-li součástí vyjadřovacího procesu.

Schvalování

Tlačítka pro schválení – zamítnutí [1] jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby zamítnout je komentář k vyjádření povinný. Komentář ke schválení či zamítnutí se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím (byl-li formulář schválen).

Podepisování - role rektor, děkan, ředitel, osoba oprávněná podpisu

Uživatelé oprávněni k podepisování mají v aplikaci k ispozici sekce pro podepisování - jedna z nich je pro analogové podpisy [1], druhá pro elektronické podpisy [2].

Analogové podpisy

Analogové dokumenty se podepisují v listinné podobě, v aplikaci se jen provede záznam o zkontrolování a podepsání příslušného dokumentu. V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na detail formuláře.

Analogové dokumenty se označují tlačítkem Zkontrolováno, když fyzicky dorazí k podpisu a jsou zkontrolovány. Pokud je v pořadí více dokumentů, je možné je nejprve označit za zkontrolované a následně je hromadně či po jednom označit jako podepsané, jakmile jsou fyzicky podepsané.

Jakmile je fomulář označen jako zkontrolovaný, pak je možné jej označit za podepsaný [4], byl-li již podepsaný listinně. Zkontrolované formuláře je možné označovat jednotlivě [1] k hromadnému podpisu, lze označit i vše [2] zkontrolováno k hromadnému označení za podepsané [3].

Pod tlačítkem Další [1] je možnost změnit podepisujícího [2], v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, nebo označit formulář stav Odmítám podepsat [3],

Elektronické podpisy

V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na detail formuláře.

Digitální dokumenty se označují stejně jako u analogu označují za zkontrolované tlačítkem Zkontrolováno. Nemusí se čekat, až fyzicky dorazí a mohou být rovnou podepsány. Podepisuje se v nástroji REMSIG. Stejně jako u analogových formulářů je možné označit jednotlivé formuláře za zkontrolované a poté je hromadně podepsat.

Pod tlačítkem další je možnost označit formulář stav "Odmítám podepsat", či změnit podepisujícího, v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, případně je možné nahrát již podepsaný dokument v jiném systému, popř. dokument k podpisu.

REMSIG

V případě, že podepisující vidí záložku REMSIG, pak je to z toho důvodu, aby viděli, co už bylo jimi odesláno do Remsigu, ale tam to z nějakého důvodu nepodepsali.

Poté pod záložkou REMSIG uvidíte přehled čekajících dokumentů k podpisu. Pro podpis klikněte na tlačítko Remsig.

Asistent/ka rektora / děkana / ředitele

Delegovaní asistenti mají v aplikaci k dispozici identické prostředí jako podepisující. Mohou formuláře / smlouvy označovat jako zkontrolované. V případě, že analogové smlouvy byly podepsány, mohou je označovat za podepsané. Elektronické formuláře nemohou za podepisující označovat za podepsané - jedinou výjimkou je nahrání dokumentu podepsaného v jiném systému. Pro informace k sekcím k podpisu, prosím, pročtěte si sekci výše.

Založení záznamu smlouvy - klíčový uživatel

KU obdrží po podpisu notifikaci, že byl formulář podepsán. V notifikaci je odkaz na předmětný formulář. V detailu formuláře je v jeho horní části uvedeno číslo formuláře. KU vyhledá příslušný formulář v CES. Po kliknutí na záložku Formuláře žádosti o podpis - Nové se zobrazí přehled formulářů a také vyhledávací pole, která umožňují vyhledání konkrétního formuláře. Po zadání čísla formuláře do pole Hledat a klepnutí na klávesu Enter se vyhledá příslušný formulář. Kliknutím na ikonku s tužkou či na název formuláře se otevře okno Úprava formuláře. V dolní části okna formuláře klikne KU na tlačítko Vytvořit záznam smlouvy. Další postup u záznamu smlouvy je v metodice k CES.

Exporty do ERMS

Formulář k analogově podepisované smlouvě

• Po založení vznikne spis s dokumenty
• Exportuje se nahraná hlavní komponenta a vytvoří se záznam o analogovém dokumentu
• Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
• Po podepsání se exportuje pdf formuláře

Formulář k elektronicky podepisované smlouvě

• Po vytvoření formuláře vznikne spis s dokumentem – hlavní komponentou
• Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
• Podepsaný soubor se exportuje po založení záznamu smlouvy

Elektronické podpisy

• Ideálně jeden PDF soubor se všemi součástmi (přílohami smlouvy)
• Nic netisknout, neskenovat, nedělat v malování apod.
• Konverze – jediná správná na poště (CzechPointu); nikoli ta v ERMS!
• UP musí mít kvalifikovaný podpis – vizte https://cvt.upol.cz/certifikaty/
• Kontrolujte předchozí el. podpisy a především ten svůj (za UP)
• Elektronický podpis nemusí být vidět na tisku ani v obrazu souboru – rozhodující jsou „metadata“ v souboru PDF – tam naleznete i jeho datum
• Panel podpisu; přes pravé tlačítko – vydavatel, zámeček eIDAS, validovat, vlastnosti podpisu
• Celkem jasné v EU, jinde s otazníkem