TO Domestic

Travel orders application is available in Portal under the Travel orders tile. Login information are the same as to Portal, i.e. PortalID and password.

Menu

There is a menu, which contains all currently available actions for the common user after logging in to the application. You can create a new domestic travel order [1], which you can then either send for approval or you can save it for later edit. You will be able to create a new foreign travel order [2] later as it is currently under development. You can edit your unfinished travel orders [3]. You will find all fully created and sent travel orders (TO) in the list of travel orders [4]. Furthermore, you will also do a clearence of the TO in this section as well as submission of a request for a change in an already approved travel order, or you can modify an already created but unapproved TO (see below). If you are an approver, you can use the Travel orders for Approval [5] section, where you will find all current TOs, as well as those already approved (see below).

New domestic travel order

You will begin the process of creating new domestic travel order by selecting it from the home page.

Header

If you have more than one employment at UP, you can select the workplace under which you will fill in the travel order. If you have only one employment, your workplace will be selected automatically. You can select a correct trip approver if necessary. You can add one or more fellow travellers [1] to the TO at once. They will receive a notification e-mail with information that they have a TO to check after you send your TO for approval. They should edit the data where necessary in their TO and send it for approval afterwards.

Presupposed trip

It is important to fill in all the required data and the optional data as accurately as possible to make the approval process of your CP as easy as possible.

The beginning of the trip

You must fill in the place of departure and the date and time of departure [1]. The time will be specified later in settlement of the TO. You will select the date and time by selection of date from calendar and time selection option..

Place of meeting

You must add a purpose [1] to the place of meeting. You can select from following options: Active conference, Course, Other, Passive conference, Internship, Lecture, Research, Teaching and Winter/Summer school. You can specify [2] the purpose in the text field below. You can add another place [3] of meeting by clicking the button.

End of the trip and stopover

Place of return will be filled in automatically from the place of departure. You can edit it if necessary. You must enter a date of return [1]. Time of return will be specified in clearance of TO. If you will take a stopover [2], check the checkbox. You then must enter date and time of the stopover including a reason for stopover. You can change the time of the stopover in clearance, but not its date! You can delete [3] the stopover as well as you can add another stopover [4].

Means of transport

You must enter the means of transport [1] before the trip, that you will use. If you select the option own car, the application will check whether you have a valid driver training and if the car has a valid accident insurance. You cannot change the means of transport in clearance! You can add another means of transport by click the plus button [2].

Meal allowance reduction

Check [1] meals you know will be provided free of charge (breakfast, lunch, dinner). You can even check the whole day or whole category of meals.

Expected expenses

Expected expenses are calculated automatically based on the lenght of the trip and on meal allowance reduction. After adding [3] another expense, you can select its type [1], amount and description. You can delete [2] added expenses if added by mistake. You will update the expenses in clearance after the trip (see below).

Financial resources for the trip

When selecting a financial resource, you can either select a SPP element or a cost center [1]. If you select a specific SPP element [2], which you can find also in advanced search, you can select a financial resource relevant for that specific SPP element. Originators and administrators are selected automatically according to the SPP or cost center.

Advanced search of a SPP element

If you select the advanced search option, a new window will open and you can seach for the SPP element by selected criteria. You will select the SPP element by clicking on it.

Request for adances, notes and saving of TO

If you want to receive an advance, then check the box [1]. Then you will see new fields for amount, date of payout and method of payout [2], which is either payroll account or other account for domestic travel orders. You can add an optional note [3] to the TO. You can either save the TO for further editation [4] or you can save and submit the TO for approval [5]. Once the TO is accepted by originator, it is automatically forwarded to the administrator. If you request an advance, responsible officer will receive a notification regarding it. If your TO is approved completely, you will receive a notification e-mail, you will receive an e-mail if your travel order is rejected as well.

Unfinished travel orders

You can save your travel orders whenever when creating them, see above. Number of unfinished TO [1] is displayed on the main page tile.

Přehled rozpracovaných CP TBD

Po otevření dlaždice v rozcestníku si zobrazíte přehled vašich aktuálně rozpracovaných cestovních příkazů. Příkazy můžete buď odebrat [1] a nebo je začít upravovat [2]. Po úpravě lze buď opět CP uložit jako rozpracovaný, nebo jej odeslat ke schválení.

Seznam cestovních příkazů

Po otevření seznamu cestovních příkazů si zobrazíte všechny vámi vytvořené CP, které jste předali ke schválení. Detail CP si buď zobrazíte příslušným tlačítkem popř. kliknutím na popis cesty [1]. CP lze zrušit kliknutím na příslušné tlačítko [2]. Cestovní příkazy mají několik stavů [3], dle kterých se dá s CP pracovat. Ve stavu Čeká na schválení budete mít zobrazen stav schválení [4] u jmen jednotlivých schvalovatelů. U CP lze provádět úpravy [5] dokud není schválen alespoň jedním ze schvalovatelů. Ve stavu Schváleno máte CP před cestou schválen. Po cestě pak můžete přejít k Vyúčtování [6]. Rovněž dokud neprovedete vyúčtování můžete požádat o změnu [7], kterou následně v CP provedete a odešlete jej k opětovnému schválení. Po odeslání vyúčtování po cestě (viz níže) bude váš CP předán k likvidaci, kdy bude schvalován likvidátorkou a následně příkazcem a správcem. Jakmile bude všemi dotyčnými vyúčtování schváleno, bude zobrazen stav Schváleno vyúčtování, tímto práce s CP končí. Na schválení popř. zamítnutí budete upozorněni e-mailem. Již existující CP můžete vykopírovat [8].

Cestovní příkazy si z aplikace můžete vytisknout ve formátu PDF. Tisknout můžete po schválení CP před cestou, po vyúčtování přibyde tisk i této možnosti. Průběhem cestovního příkazu se myslí vytisknutí času a průběhu schvalování.

Vyúčtování

Po cestě přejdete k zadávání vyúčtování vašeho CP, které naleznete v seznamu cestovních příkazů. U vašeho CP přejdete k zadávání vyúčtování [1].

Zadání časů

Ve vyúčtování je potřeba zadat skutečný čas odjezdu [1] a čas návratu [2] zpět.

Nastavení časů přerušení cesty

Pokud jste přerušovali cestu, aktualizujte časy přerušení podle skutečnosti.

Zpráva o služební cestě

Zprávu o služební cestě můžete buď vyplnit do textového pole [1] přímo v aplikaci, nebo ji můžete nahrát do aplikace [2].

Krácení stravného

U stravného zaškrtněte [1] stravu, která vám byla bezplatně poskytnuta (snídaně, oběd, večeře). Můžete zaškrtnout i celý den, popř. všechny kategorie stravného.

Skutečné výdaje

U jednotlivých typů skutečných výdajů zadejte typ, částku a případně i volitelný popis [1], kam můžete zadat upřesnění typu výdaje. Poté nahrajte daňový doklad [2], toto je povinná položka. Další výdaje můžete přidat tlačítkem + [3].

Finanční zdroje a odeslání ke schválení

Zkontrolujte zda finanční zdroje odpovídají a následně předejte vyúčtování ke schválení [1] likvidátorovi, po schválení likvidátorem bude CP schvalován příkazcem a správcem rozpočtu.

Schvalovatel - cestovní příkazy ke schválení

Schvalovatelé mají v rozcestníku k dispozici dlaždici Cestovní příkazy ke schválení. Na této dlaždici se zobrazuje počet neschválených CP [1].

Přehled CP ke schválení

Cestovní příkazy můžete filtrovat dle očekávaného typu akce [1] či dle jména zaměstnance [2]. U jednotlivých cestovních příkazů máte možnost si zobrazit rozšířený náhled cestovního příkazu [3], případně si můžete zobrazit úplně celý detail CP [4]. V detailu můžete rovněž schvalovat CP. V přehledu příkazů můžete rovněž schvalovat či zamítat [5] jednotlivé cestovní příkazy zvlášť. Pokud chcete schválit více příkazů zároveň, buď označte jednotlivé příkazy [6], které chcete schválit, či můžete označit všechny [7] příkazy a následně je hromadně schválíte či zamítnete [8] ve spodní části obrazovky.

V detailu pak uvidíte všechna data, které uživatel do CP zadal, mezi které patří výdaje za dopravu, poskytnutou stravu a další výdaje, přerušení pracovní cesty a další. Pokud zaměstnanec jede autem, pak po kliknutí na ikonu auta si zobrazíte detail daného vozidla [1].

Přidání komentáře k rozhodnutí

V případě zamítnutí můžete žadateli o schválení CP zaslat důvod zamítnutí příkazu. Ten vložíte do textového pole komentáře.

Likvidátor a pokladník

V roli likvidátora a pokladníka jsou k dispozici dvě další dlaždice - Cestovní příkazy k likvidaci, u kterých je zobrazen počet CP [1], u kterých je potřeba provést likvidaci, a Pokladna, u které je zobrazen počet záloh k vyplacení [2].

Pokladna

V roli likvidátora můžete filtrovat cestovní příkazy dle identifikátoru (ID) [1], dle stavu cestovního příkazu [2], či dle jména zaměstnance [3]. Kliknutím na jméno zaměstnance si můžete zobrazit detail CP [4]. Pokud zaměstnanec vyžaduje vyplacení zálohy, tak po vyplacení zálohy ji do aplikace zaevidujte [5]. Pokud po vyúčtování musí zaměstnanec vrátit část zálohy, obdrží o této skutečnosti notifikační e-mail s QR kódem pro snadné zaplacení bankovní aplikací, popř. s údaji pro vrácení přeplatku. Po obdržení přeplatku jej zaevidujete v aplikaci [6].

Cestovní příkazy k likvidací

V roli pokladníka můžete filtrovat cestovní příkazy dle identifikátoru (ID) [1], dle stavu cestovního příkazu [2], či dle jména zaměstnance [3]. Kliknutím na jméno zaměstnance si zobrazíte detail CP [4], kde vyúčtování můžete schválit či zamítnout.

Detail cestovního příkazu

V detailu můžete přepínat [1] mezi daty z předpokládané cesty a skutečnou cestou.

Pokud zaměstnanec jede autem, pak po kliknutí na ikonu auta si zobrazíte detail daného vozidla [1].

V části vyúčtování cesty pak jsou k dispozici daňové doklady ke stažení [1]. Ve spodní části obrazovky jsou pak k dispozici tlačítka pro schválení či zamítnutí CP [2].

Přidání komentáře k rozhodnutí

Pokud CP zamítnete, zaměstnanec obdrží notifikační e-mail s informací, že jeho CP byl zamítnut a že je potřeba provést úpravy. Požadované úpravy můžete specifikovat v komentáři.