ELF2 personalni dokumenty

Následující text vám představí základní ovládání části „Personální dokumenty“ v rámci aplikace ELF2 pro práci s elektronickými formuláři.

Menu

Přístup do aplikace je možný dvěma způsoby:

1. zadáním adresy https://elf2.upol.cz/ do adresního řádku Vašeho internetového prohlížeče
2. přes Portál −> aplikace ELF/Formuláře

Pod záložkou „Personální dokumenty“ (menu v horní liště) se v tuto chvíli nacházejí následující volby: Osobní dotazníky [1] (pro DPP/DPČ a pro pracovní poměr – JMHZ), Osobní dotazník DPP, DPČ pro vytváření hromadných dotazníků pro externisty [3], Volné pracovní místo [4] a Úložiště CV [5]. Personalistky naleznou tyto dokumenty v části „Personální dokumenty“, ostatní zaměstnanci naleznou Osobní dotazník (DPP, DPČ) v sekci „Ostatní formuláře“. Kliknutím na ikonu Předchozí osobní dotazníky [2] se vám zobrazí vámi dříve vytvořené dotazníky.

Osobní dotazníky

Na stránce nabídky osobních dotazníků máte možnost volby ze dvou typů formulářů: Osobní dotazník DPP/DPČ [1] a Osobní dotazník pro pracovní poměr JMHZ [2].

Pro vytvoření nového dotazníku klikněte na dlaždici vybraného typu (dotazníky se mezi sebou obsahově liší). Poté stačí vyplnit požadované údaje a kliknout na tlačítko Uložit. Tlačítkem Prázdný tisk [1] lze vytisknout prázdný dotazník bez vyplněného jména a organizační jednotky, nebo po vyplnění jména a org. jednotky takto můžete vytisknout předtištěný dotazník. Vytvořený dotazník bude unikátní.

Předchozí dotazníky

V pravém rohu dlaždic pro volbu dostupných typů osobních dotazníků nebo v horním rohu karty pro vytvoření nového dotazníku se nachází tlačítko Předchozí osobní dotazníky. V tomto přehledu se nacházejí všechny dotazníky, které jste při vytváření uložili (bez ohledu na jejich typ).

Lze si zapnout tabulkové či kartové zobrazení [1] přehledu, dotazníky lze filtrovat [2] podle jména, příjmení, typu či stavu.

Vytvořený dotazník lze smazat [3]. U dotazníku vidíte všechny potřebné informace včetně stavu [4]. Odkaz na dotazník můžete odeslat e-mailem [5] přímo z aplikace. K tomuto účelu jsou předpřipraveny dvě e-mailové šablony, jedna v češtině, druhá v angličtině, takže stačí pouze vyplnit e-mail adresáta a odeslat zprávu ve vybraném jazyce. Nebo si odkaz na dotazník můžete zkopírovat do schránky kliknutím na tlačítko Kopírovat odkaz na dotazník [6] a poté ho vložit do e-mailu a odeslat. Odkaz na dotazník je jedinečný pro každého uživatele, proto NEPOSÍLEJTE STEJNÝ ODKAZ VÍCE ADRESÁTŮM. Uživatel dotazník vyplňuje bez přihlášení do aplikace, každý dotazník má unikátní kód, který je součástí odkazu. Bez odkazu se k údajům uživatele nikdo nedostane. Uživatel se ke svému osobnímu dotazníku může vracet pomocí vygenerovaného odkazu, který mu zašlete. V případě podezření na zneužití původního odkazu můžete Vytvořit nový odkaz na dotazník [8]. Po vytvoření nového odkazu bude původní odkaz nefunkční. Potřebujete-li pouze aktualizovat uživatelovy údaje, máte možnost mu Odeslat kopii k vyplnění [7], kdy bude vytvořena kopie dotazníku s již vyplněnými daty (!), což může posloužit pro opětovné vyplnění stejnou osobou například v novém roce. V tomto případě je ovšem zcela nezbytné poslat odkaz POUZE tomu uživateli, kterému je určený.

 

Dalšími dostupnými akcemi jsou editace přes tlačítko Upravit nebo tisk pomocí tlačítek Tisk a Tisk anglicky. Možnost editace slouží například pro doplnění záznamů zaměstnavatele (Zápočet praxe, Roků, Dní) do sekce „Předchozí praxe“, protože tato pole uživatel na rozdíl od personalistů nevidí (viz níže obrázek sekce z pohledu uživatele).

Schválení dotazníku

Poté, co uživatel odešle formulář kliknutím na tlačítko Uložit a odeslat, obdrží personalist*a/ka, kter*ý/á osobní dotazník vytvořil*a, notifikační e-mail se zprávou o tom, že daný uživatel dotazník vyplnil. Dokud není dotazník schválen, může ho uživatel libovolně upravovat, po schválení to již možné není. O úpravách uchazečem budete rovněž informováni e-mailem. Po zkontrolování dotazníku a ověření jeho správnosti stačí kliknout na zelené tlačítko [1] pro schválení.

Po schválení již uživatel nebude moci dotazník upravovat, ale bude si jej moci vytisknout.

Volné pracovní místo

Následující text se bude věnovat popisu pracovních postupů při elektronickém zadávaní výběrových řízení.

Dlaždici Volné pracovní místo [1] pro vytvoření nového inzerátu najdete v hlavním menu aplikace. Toto platí pouze pro personalisty, ostatní pověření zaměstnanci získají přístup k inzerátu nebo přihláškám pomocí voleb v sekci „Technické nastavení“ (viz zde níže). Dříve vytvořené inzeráty a prokliky na přehledy přihlášek do VŘ jsou dostupné po kliknutí na Vytvořené inzeráty [2], tj. ikona „seznamu“ v pravém rohu dlaždice.

Nejprve zvolte jazykovou verzi inzerátu – na výběr jsou tři: česká (pro inzeráty v češtině zobrazené pouze na české verzi webu), anglická (pro inzeráty v angličtině zobrazené pouze na anglické verzi webu) a česko–anglická (pro dvojjazyčné inzeráty zobrazené v češtině i angličtině jak na české, tak na anglické verzi webu). Dále je potřeba zvolit typ inzerátu neboli pozice, které se inzerát bude týkat – nově jsou k dispozici čtyři: 1) akademické a vědecké pozice, 2) vedoucí pozice, 3) specialisté a administrativní pozice a 4) technické a dělnické pozice (došlo tedy k podrobnějšímu rozdělení dřívější kategorie neakademických pozic). V dalším vyplňování postupujte podle návodných pokynů. Po uložení se Vám inzerát zobrazí v sekci Vytvořené inzeráty [1]. Všechny doplňující návodné informace najdete pod ikonami 🛈 [2].

Po uložení je inzerát ve stavu PŘED publikováním na webových stránkách, pro zveřejnění na webu Pracujte na Univerzitě Palackého je proto potřeba ještě kliknout na tlačítko pro publikování (viz zde dále).

Vytvořené inzeráty

Jedná se o přehled všech inzerátů, které jste buď sami vytvořili, nebo Vám jejich tvůrce udělil oprávnění k jejich editaci. Každý inzerát je možné upravovat/kopírovat/tisknout a následně zveřejnit na webových stránkách pracuj.upol.cz (a zároveň na ÚD fakulty). Lze si zapnout tabulkové či kartové zobrazení [1] přehledu, inzeráty lze filtrovat [2] podle pracovního zařazení, nákladového střediska, součásti UP, typu úvazku, typu či stavu inzerátu a podle jazykové verze, případně je možné si zobrazit pouze archivní inzeráty.

Informaci o tom, zda daný inzerát je či není aktuálně zveřejněný na webu, získáte z barvy kulatého terčíku [3] před názvem pozice: zelená = vyvěšeno, žlutá = čeká, šedá = ukončeno. Tlačítkem modré šipky [5] („Publikovat“) zveřejníte inzerát na webových stránkách. Tlačítkem Kopírovat odkaz na přihlašovací formulář [6] si do schránky zkopírujete odkaz na formulář přihlášky pro uchazeče o nabízenou pozici, takže jej pak můžete vložit do e-mailu a odeslat případnému zájemci nebo ho využít k vyplnění přihlášky za někoho jiného. U dvojjazyčných inzerátů musíte zvolit, zda chcete zkopírovat odkaz na českou či anglickou verzi přihlášky. Každý inzerát má svoji složku, kam se ukládají přihlášky uchazečů a která je přístupná přes tlačítko Přihlášky do VŘ [8]. Složka s přihláškami se vytvoří okamžitě po zveřejnění inzerátu (ještě před uložením první přihlášky), ale přístup do ní se aktivuje teprve až s první doručenou přihláškou, což je signalizováno zelenou barvou tlačítka.

Z vámi vybraného inzerátu si můžete Vytvořit kopii [8], ale vzhledem k nově přidané jazykové verzi a novým typům pozic je potřeba věnovat zvláštní pozornost úpravě žlutě označených částí, např. sekce dokumenty, u níž je potřeba kliknout na tlačítko Obnovit pro načtení správných názvů dokumentů (odpovídajících vybranému jazyku/typu).

Kliknutím na ikonu lupy [9] si zobrazíte náhled inzerátu na webových stránkách. Dále je k dispozici několik voleb exportu: Export přihlášek [10] (tzn. všech dostupných) a Export vyfiltrovaných přihlášek (tzn. přihlášek do vyfiltrovaných VŘ), nebo pro vedoucí personalisty také Exporty vytvořených/vyfiltrovaných inzerátů [10].

 

Formulář uchazeče

Každý inzerát má přihlašovací formulář pro uchazeče (odkaz na webových stránkách). Přílohy [1], které jste zadali jako povinné v elektronickém formuláři VŘ se automaticky zobrazí jako povinné v přihlašovacím formuláři.

Po vyplnění formuláře se uchazeči odešle automatická odpověď o přijetí přihlášky do VŘ na e-mailovou adresu, kterou zadal při vyplňování přihlášky. Automatická odpověď je předvyplněná, výchozí text je však možné si upravit ve formuláři pro tvorbu nového inzerátu.

Kopírujete-li starší inzerát, je potřeba zde SMAZAT informaci, že se jedná o automaticky generovanou odpověď, protože ta je obsažena v šabloně e-mailu (vlevo automatická odpověď na český inzerát, vpravo na česko–anglický inzerát).

Přihlášky do výběrového řízení

Každý inzerát má svoji složku s přihláškami uchazečů, kteří odpověděli na zveřejněný inzerát. Na stránce s tímto přehledem je k dispozici množství ovládacích prvků jako například Náhled inzerátu [1] ve formátu PDF a Náhled na webu [2]. Dále si uživatelé mohou vytvořit své Šablony odpovědí [3], které mohou využívat pro odpovědi na uchazečům.

V případě, že chcete složku s přihláškami u konkrétního VŘ sdílet s další osobou, nejprve přidělte této osobě oprávnění v technickém nastavení inzerátu (viz bod 2 níže). Následně použijte tlačítko Kopírovat odkaz na VŘ [4] a zašlete ho vybrané osobě odkaz prostřednictvím e-mailu. Po otevření odkazu uvidí vybraná osoba všechny přihlášené kandidáty (ve stejném zobrazení jako Vy) a dle přidělených pravomocí může přihlášky buď jenom prohlížet, nebo i editovat. Zašlete-li vybranému uživateli odkaz bez toho, abyste mu zároveň udělili potřebná práva v sekci technického nastavení, nebude schopen si přihlášky zobrazit.

Dále lze provádět Export [5] přihlášek – buď ve formátu MS Word či MS Excel. Pokud si pomocí zaškrtávacího políčka vedle jména uchazeče označíte více než jednoho kandidáta, budete moci Odeslat hromadnou odpověď [6] na vybrané přihlášky.

Lze si zvolit tabulkové či kartové zobrazení [7] přehledu přihlášek. V případě, že chcete některého z uchazečů „uvolnit“ pro ostatní personalisty, je možné jeho složku Přesunout do úložiště CV [8] (pouze za podmínky, že uchazeč udělil svůj souhlas s kontaktováním ohledně jiné vhodné pozice), kde je možné ke každému uchazeči připojit relevantní poznámky (viz zde dále). Doporučujeme přesouvat materiály až po uzavření VŘ. Soubor s informacemi o uchazeči má nastavenou časovou stopu s údajem, kdy byly informace do systému přijaty, a po roce od jejich uložení dojde k jejich automatickému smazání.

Na jednotlivé přihlášky můžete Odpovědět [9] kliknutím na ikonu šipky. Informaci, zda jste danému uchazeči již odpověděli, indikuje stav zaškrtávacího políčka „Odeslaná odpověď“ a číslo v závorce za ním a dále zelená barva ikony. Historie Vašich odpovědí uchazečům se ukládá a můžete si ji zobrazit buď kliknutím na nenulové číslo počtu Vašich odpovědí, nebo si můžete otevřít Detail zájemce [10], kde je rovněž zobrazena. Dále máte možnost Kopírovat odkaz na vizitku [11] vybraného uchazeče, který můžete poslat jakémukoliv uživateli, jenž má nastaven přístup k danému VŘ, nebo k přihlášce Přidat přílohu [12]. Přihlášky uchazečů lze Smazat [13].

 

 

Technické nastavení inzerátu ve vztahu ke sdílení složky s přihláškami do VŘ

V technickém nastavení inzerátu vyberte osoby, které budou moci následně nahlížet nebo dokonce editovat složku s přihláškami uchazečů (pozor, upravovat text inzerátu může pouze vlastník inzerátu):

1. V případě, že chcete sdílet složku s přihláškami s jinou osobou, která bude moci složku editovat (odpovídat uchazečům, mazat přihlášky apod.), vyberte tuto osobu do pole Osoby, které mohou provádět úpravy [1].
2. V případě, že chcete sdílet složku s přihláškami s jinou osobou bez možnosti editovat složku (odpovídat uchazečům, mazat přihlášky apod.), vyberte tuto osobu do pole Osoby, které získají přístup [2].

Detail zájemce

Každý uchazeč má ve složce přihlášek k danému VŘ vytvořenou tzv. vizitku, kde se zobrazují údaje vyplněné uchazečem v přihlašovacím formuláři i všechny jím zaslané přílohy. V případě, že chcete další osobu upozornit právě jen na tohoto kandidáta, můžete jí odkaz na vizitku poslat prostřednictvím e-mailu. Osoba, které odkaz pošlete, musí být zároveň uvedena v technickém nastavení inzerátu jako osoba, která získá přístup (viz zde výše).

Pozn.: Stejná funkce je zavedena také v „Úložišti CV“, kde na vhodného kandidáta může takto upozornit např. jiného personalistu.

Úložiště CV

Úložiště CV se rovněž nachází v sekci „Personální dokumenty“. Ukládají se zde data z kontaktních formulářů pro zájemce bez vypsaného VŘ a všechny soubory „uvolněných“ uchazečů přesunuté ze složek již uzavřených VŘ.

Pozn.: Automatické smazání inzerátu a souborů s informacemi o uchazečích proběhne rok od jejich uložení do systému, resp. přihlášení se do VŘ.

Formulář pro kandidáty bez VŘ si lze prohlédnout po kliknutí na dané tlačítko [1]. Kliknutím na zvýrazněnou ikonu vám bude zobrazena vizitka [2] na detail uchazeče, tento odkaz zkopírujete do schránky kliknutím na tlačítko [4]. Je možné vkládat poznámky k osobě [3] kandidáta. Vkládejte, prosím, informace relevantní pro ostatní personalistky. V případě, že jste uchazeče oslovili s nabídkou práce, informujte zde ostatní uživatele. V případě, že uchazeče přijmete do pracovního poměru, CV z uložiště smažte. Je nastavené automatické mazání složek s kandidáty rok od přihlášení se do VŘ. Dále je nastaveno automatické mazání složek s kandidáty rok od uveřejnění, resp. přihlášení se do VŘ. Ikona poznámky zbarvená tmavě označuje, že ke kandidátovi byla vložena poznámka. Ikona zbarvená světle označuje, že ke kandidátovi nebyla vložena žádná poznámka.

Volný formulář k vyplnění bez návaznosti na inzerát: jednoduchá tabulka se základními údaji dostupná na webu Pracuj na UP. Kandidát může specifikovat pozici, o kterou má zájem. CV z těchto volných přihlášek se objeví v Úložišti CV. Kandidát je k dispozici všem personalistkám. V případě, že jste uchazeče oslovili s nabídkou práce, informujte zde ostatní uživatele. V případě, že uchazeče přijmete do pracovního poměru, CV z uložiště smažte. Je nastavené automatické mazání složek s kandidáty rok od přijetí do systému.