CES - formulář žádosti o podpis

Následující text má za cíl pokrýt informace týkající se správy, tvorby formuláře žádosti o podpis v elektronické podobě, která byla nasazena do pilotního provozu na RUP UP v únoru 2026. TEXT JE V PROCESU TVORBY

Vytvoření formuláře žádosti o podpis smlouvy rektorem (dále jen „formulář“)

Postup vytvoření formuláře v CES v souladu s novou vnitřní normou R-B-22/09 – Řád předkládání smluv k podpisu rektora UP a v návaznosti na vnitřní normu R-B-22/08 – CES a registr smluv, ve znění pozdějších novel. Obě normy jsou účinné od 1. června 2022 a nyní ještě doznají změn.

Vysvětlení názvosloví

Registr smluv x CES

CES je interní databází UP, která slouží primárně jejím zaměstnancům. Její fungování a podrobnosti upravuje stejnojmenná norma UP.  Je zde uložena naprostá většina smluv UP uzavřených s výjimkami dle zmíněné normy včetně většího množství metadat než je v RS. Dá se v nich i solidně vyhledávat a filtrovat na odkazu smlouvy.upol.cz K uložení dokumentů však správně slouží spisová služba ERMS. Na UP je to úloha klíčových uživatelů.

Registr smluv (RS) je naproti tomu veřejně přístupná databáze, kam mají povinnost některé subjekty (mezi nimi i UP) vkládat jimi uzavřené smlouvy při dodržení podmínek nastavených v zákoně č. 340/2015 Sb., o registru smluv, ve znění pozdějších přepisů. Nejsou tam úplně všechny UP uzavřené smlouvy, ale dostane se tam i veřejnost. Znění smluv je v zákonem stanoveném rozsahu znečitelněno. RS spravovalo Ministerstvo vnitra ČR (nyní Dig. a inf. agentura) a je dostupný na webových stránkách smlouvy.gov.cz/vyhledavani. Na UP zajišťuje pouze operátor(ky)

Kdo je kdo (v normách, v CES a hlavně v praxi)?

Ne všichni v procesu (na formuláři) u každé smlouvy jsou, ale někteří se mohou vyskytovat i ve více pozicích. Musí to odpovídat realitě: byli-li nebo mají-li být zapojeni, musí být na košilce.

Předkladatel: Komunikuje se smluvní stranou, s dotč. útvary. Měl by před podpisem o smlouvě vědět nejvíc. Zpravidla vytváří formulář; vždy odpovídá za obsah

Autor: Může předchystat formulář předkladateli

Dotčený útvar/dotčená osoba: Předkladatel s ním interně konzultoval smlouvu

Dotčený útvar právníka/právník: Tvořil či připomínkoval smlouvu

Příkazce operace a správce rozpočtu: Provádějí předběžnou kontrolu po stránce věcné a finanční rozhodnou, zda se smlouva uzavře – předá k podpisu.

Sekretariát podepisujícího: Průběžně sleduje smlouvy prošlé schvalovacím procesem. Kompletuje a připravuje dokumenty k podpisu – listinné smlouvy s košilkami hlavně.

Podepisující (R, D, ředitel): Smlouvu (ne)podepíše – právně jedná za UP. Substitut – podepisuje dle pověření určité smlouvy v zástupu za podepisujícího.

Klíčový uživatel: vytváří záznam smlouvy v CES (ideálně z košilky)

Operátor Registru smluv: Anonymizuje smlouvu a uveřejní ji v RS

Odpovědná osoba: Má na starost smlouvu po podpisu (často předkladatel)

Předkladatel a ERMS

Výsledkem celého procesu schvalování a podpisu formuláře žádosti o podpis je spis v ERMS obsahující formulář (digitální dokument) a smlouvu (digitální nebo analogový dokument), případně přílohy.

Zpracovatelem (tzn. držitelem) tohoto spisu je předkladatel. Předkladatel může v ERMS zpřístupnit spis k nahlížení nebo editaci i ostatním, např. autorovi.

Kdo drží v ERMS záznam o analogovém dokumentu, drží i odpovídající analogový dokument. Nelze ho mít umístěn u někoho jiného nebo na jiném oddělení.

Dokumenty je třeba správně a včas vyřídit a spis následně uzavřít. Spis smlouvy lze uzavřít ve chvíli, kdy je smluvní vztah definitivně skončen a neočekává se vznik žádných dalších dokumentů (dodatek, reklamace, protokol o předání díla, atd.). Nelze znovu otevřít uzavřený spis!

Zpracovatel (předkladatel) se stará o to, aby k uzavření spisu ve správný čas došlo, a předává spis v ERMS na spisovnu. Správná evidence a postupy snižují riziko chyb i sankcí pro instituci a pomáhají udržet provoz bez zbytečné zátěže uzavřených agend.

Termíny v ERMS a jejich souvislosti

SPIS = spojení dokumentů týkajících se téže věci („složka“ seskupující související dokumenty) souvisejí

• DOKUMENT = každá zaznamenaná informace, která byla původcem vytvořena nebo původci doručena v podobě analogové (papírové) či digitální

ZÁSILKA = „obálka“, resp. dokument v „obálce“ pro účely doručování

• DOKUMENT = obsah zásilky, v ERMS se zásilka stává dokumentem doručením zpracovateli
  • KOMPONENTA = data, který tvoří digitální dokument, neexistuje dig.dokument bez alespoň jedné komponenty, např. pdf dokumentu, jpg nebo xlsx přílohy, xml metadat, asice podpisového obalu, tsr časového razítka…

Digitální dokument

• je vždy originál.
• nepotřebuje žádnou papírovou verzi „pro jistotu“.
• musí mít smysluplný název odpovídající obsahu dokumentu.
• finální verze patří vždy do ERMS, ne pouze na úložiště, cloud nebo do e-mailu.
• se předává standardními kanály: přes ERMS, datovou schránkou, případně e-mailem (nejméně vhodné).
• který je odesílán ven jako právní úkon instituce, musí mít elektronický podpis nebo pečeť.
• screenshot nebo scan dokumentu není digitální dokument.

Cesta formuláře (a smlouvy)

Všeobecně shrnutí procesu:

1. Založení formuláře a odeslání ke schválení
2. Vyjádření dotčených útvarů
3. Schvalování příkazcem operace a správcem rozpočtu
4. Schválení kvestorem není-li správcem rozpočtu v případě stavebních a přístrojových investic
5. Schválení kancléřem je-li potřeba souhlas správní rady
6. Po kompletním schválení míří elektronický formulář (a smlouva) k podpisu rektora, v případě analogu musí být v listinné podobě doručena
7. Podpis dokumentu v CES, jinde (vložení podepsaného originálu do systému), u analogového dokumentu na papíře
8. Elektronická smlouva jde po podpisu předkladateli/autorovi či přímo klíčovému uživateli, je-li UP posledním podepisujícím. Listinná smlouva se vrací fyzicky dle stejného klíče.
9. Nepodepisuje-li UP jako poslední, musí předkladatel/autor zajištit podpis dalších stran a následně předat finální dokument KU
10. Zavedení smlouvy do CES klíčovým uživatelem
11. Uveřejnění smlouvy v RS operátorem

Doplňující informace

Předkladatel (pokud není autorem) musí formulář po vyplnění autorem doplnit a následně odeslat do schvalovacího workflow. Vyjádření dotčených útvarů a dotčené osoby nemusí být součásti workflow.

Souhlas „původního podepisujícího“ se substitutem:

• Pokud na základě normy UP (typicky Statut UP, statut součásti UP, norma o pověření právním jednáním za UP) či dlouhodobého pověření jiného má podepisovat někdo jiný než vybraná podepisující osoba, vyberte jej z menu. Nejste-li si jistí, konzultujte s podepisující osobou nebo její kanceláří. Neslouží k vyplňování dočasných zástupů v nepřítomnosti. Krátké odůvodnění doplňte níže do pole Poznámka. Má-li podepisovat osoba jiná než uvedená v této nabídce, nechte toto pole prázdné a poznamenejte to níže do pole Poznámka.
• Když se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, o řádek výše vyplňte děkana a zde vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

Formulář zamítnutý jedním ze schvalujících je zamítnut jako celek. Lze vytvořit kopii a provést potřebné opravy a odeslat jej znovu do schvalovacího procesu.

Formulář nedoporučený dotčeným útvarem postupuje dále do schvalovacího procesu a vyjádření dotčených útvarů jsou dostupné schvalovatelům i podepisujícím.

Vytváření formuláře žádosti o podpis - role autora / předkladatele

Přihlášení do aplikace CES a přihlašování zůstává stejné, jako to bylo doposu, tj. smlouvy.upol.cz a přihlašovací údaje stejné jako do Portálu. Pro tvorbu nového formuláře je potřeba vybrat sekci Formuláře žádosti o podpis – Nové. V sekci Formuláře žádosti o podpis - staré naleznete formuláře vytvořené v původní verzi aplikace.

Provázání s ERMS

Odesláním formuláře do schvalovacího procesu vznikne automaticky spis v ERMS. Spis bude po odeslání obsahovat dokument, který bude označen pro export do ERMS (více naleznete níže). Spis bude po podpisu a zavedení záznamu smlouvy obsahovat podepsaný soubor a formulář

Dokument smlouvy v ERMS neexistuje

Pokud dokument neexistuje v ERMS, pak vyberete volbu Ne.

Dokument smlouvy v ERMS již existuje

Můžete vyhledat dokument, který v ERMS již existuje a následně jej spárovat se zakládaným formulářem do jednoho spisu. Vyhledávání dokumentů je zatříděné věcnou skupinou, která patří přihlášenému uživateli.

Možnost změny předkladatele

Nově je možné vytvořit formulář za jiného předkladatele. Autor formuláře zůstane s formulářem provázán. Autor i předkladatel budou z CES dostávat notifikace týkající se formuláře.

Vytvořený spis v ERMS bude defaultně patřit předkladateli, nicméně toto je možné změnit ve spodní části obrazovky pod tlačítkem Profil spisu.

Vyjádření dotčených útvarů

Autor může vybrat dotčené osoby, kterým formulář předá k vyjádření. Vyjadřující se osoby formulář mohou doporučit, nedoporučit, případně mohou přidat další dotčenou osobu do vyjadřovacího procesu. Po odeslání formuláře ke schválení je možné v případě potřeby v detailu formuláře měnit dotčené útvary. Vyplňujte vždy dle skutečnosti osoby, se kterými jste formulář opravdu konzultovali. Pokud jste formulář s nikým nekonzultovali, nemusíte nikoho označovat jako dotčenou osobu.

Řídící kontrola

V sekci řídící kontrola nastavujete zdroje a SPP prvky relevantní pro váš formulář. Zobrazení příkazci a správci budou následně formulář schvalovat.

Oproti předchozí verzi formuláře přibylo pole Finanční zdroj. Pokud zdroj nezná autor ani předkladatel, musí jej vyplnit příkazce. V případě více nevyplněných zdrojů u více SPP / NSS doplňuje příkazce vždy jen ke svému SPP / NS. Zdroje se filtrují se dle vybraného SPP či NS.

Dokumenty

Prostřednictvím dvou tlačítek níže nahrajte k formuláři dokumenty. Vždy je třeba pro řídicí kontrolu nahrát minimálně finální podobu smlouvy včetně všech příloh. V případě smluv podepisovaných elektronicky nahrajte pro řídicí kontrolu i verzi smlouvy určenou k podpisu za UP.

Jako pomocné dokumenty lze nahrát případná vyjádření, podklady pro znečitelnění pasáží smlouvy apod.

Toto podepsat – označuje se jen u elektronicky podepisovaných smluv. Pole Zavést do ERMS se uloží do spisové služby jako doklad proběhnuvší řídicí kontroly spolu s finální podobou tohoto formuláře. Export vybraného souboru do ERMS se provádí při odeslání ke schválení. Do ERMS se bude zavádět právě jeden dokument.

Odeslání ke schválení / Předání předkladateli

Připravený formulář buď odešlete ke schválení, jste-li autorem a předkladatelem zároveň.

Pokud je předkladatel někdo jiný, musíte formulář předkladateli nejprve předat. Ten následně formulář najde v přehledu formulářů, popř. nalezne odkaz v notifikačním e-mailu.

Stav schvalování

Každý uživatel může jednoduše několika způsoby zjistit, v jakém stavu se jeho formulář nachází. Jedním způsobem je ikona v přehledu formulářů, kde stav symbolizuje ikona v levé části tabulky. Pod tabulkou je jednoduchá stavová legenda.

Přesnější informace nalezne uživatel v detailu formuláře, kde je ve spodní části formuláře vidět, kdo již schválil a na koho se ještě se schválením čeká.

Vyjádření dotčených útvarů - role dotčené osoby / právníka

Informace s žádostí o vyjádření se k formuláři obdrží dotčený útvar pomocí e-mailové notifikace. Veškeré formuláře k vyjádření nalezne v příslušné sekci K vyjádření.

Přehled formulářů

V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení.

Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho název nebo na číslo spisu.

Detail formuláře

V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře.

Přidání dotčené osoby

V sekci III. Vyjádření dotčených útvarů můžete přidat další dotčenou osobu pro vyjádření k formuláři, uznáte-li za nutné či vhodné, aby formulář viděl někdo další.

Vyjádření

Tlačítka pro doporučení – nedoporučení jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby nedoporučit je komentář k vyjádření povinný. Komentář k doporučení či nedoporučení se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím.

Schvalování - role příkazce, správce, kvestora a kancléře

Na nový formulář ke schválení je schvalující upozorněn notifikačním e-mailem. Schvalovatelé mohou formulář schválit, či zamítnout. Zatmítnutím jedním ze schvalovatelů se schvalovací proces ukončí. Ke schvalovatelům se buď formulář dostane po vyjádření dotčených útvarů, případně rovnou nejsou-li do vyjadřovacího procesu dotčené útvary zapojeny.

Formuláře ke schválení se nachází v sekci Ke Schválení.

Přehled formulářů

V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení.

Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho název nebo na číslo spisu.

Detail formuláře

V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře.

Rovněž jsou zde dostupná i vyjádření dotčených osob, byly-li součástí vyjadřovacího procesu.

Schvalování

Tlačítka pro schválení – zamítnutí jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby zamítnout je komentář k vyjádření povinný. Komentář ke schválení či zamítnutí se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím (byl-li formulář schválen).

Podepisování - role rektor, děkan, ředitel, osoba oprávněná podpisu

Uživatelé oprávněni k podepisování mají v aplikaci k dispozici sekce pro podepisování - jedna z nich je pro analogové dokumenty, druhá pro elektronické podpisy.

Analogové podpisy

V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na detail formuláře.

Analogové dokumenty se označují tlačítkem Zkontrolováno, když fyzicky dorazí k podpisu a jsou zkontrolovány. Pokud je v pořadí více dokumentů, je možné je nejprve označit za zkontrolované a následně je hromadně či po jednom označit jako podepsané, jakmile jsou fyzicky podepsané.

Pod tlačítkem další je možnost označit formulář stav "Odmítám podepsat", či změnit podepisujícího, v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného.

Elektronické podpisy

V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na detail formuláře.

Digitální dokumenty se označují stejně jako u analogu označují za zkontrolované tlačítkem Zkontrolováno. Nemusí se čekat, až fyzicky dorazí a mohou být rovnou podepsány. Podepisuje se v nástroji REMSIG. Stejně jako u analogových formulářů je možné označit jednotlivé formuláře za zkontrolované a poté je hromadně podepsat.

Pod tlačítkem další je možnost označit formulář stav "Odmítám podepsat", či změnit podepisujícího, v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, případně je možné nahrát již podepsaný dokument v jiném systému, popř. dokument k podpisu.

REMSIG

TBD

-         Více naspecifikovat co mají ědělat s tím, že jim přijde předem analogový dokument

-         Víc naspecifikovat co s analogovým souborem skrz to ERMS

-         Rektor není poslední – kde ho najde předkladatel, kde ho najde? Má být v ERMS. Kam se vkládá všemi stranami podepsaný soubor? Kam se má nahrát? Jen do ERMS? Komu to předkladatel dá? Klíčákovi? Do formu po podpisu to nejde. Tak to je korektně. Můžou se vytáhnout soubory a ty použít. Pak to musí dostat nějak klíčák a pak to udělat záznam smlouvy s tím. To se musí vyladit s ZČ ten postup protože to je nejasné.