CES - formulář žádosti o podpis

Následující text má za cíl pokrýt informace týkající se správy, tvorby formuláře žádosti o podpis v elektronické podobě, která byla nasazena do pilotního provozu na RUP UP v únoru 2026.

Vytvoření formuláře žádosti o podpis smlouvy rektorem (dále jen „formulář“)

Postup vytvoření formuláře v CES v souladu s novou vnitřní normou R-B-22/09 – Řád předkládání smluv k podpisu rektora UP a v návaznosti na vnitřní normu R-B-22/08 – CES a registr smluv, ve znění pozdějších novel. Obě normy jsou účinné od 1. června 2022 a nyní ještě doznají změn.

Vysvětlení názvosloví

Registr smluv x CES

CES je interní databází UP, která slouží primárně jejím zaměstnancům. Její fungování a podrobnosti upravuje stejnojmenná norma UP.  Je zde uložena naprostá většina smluv UP uzavřených s výjimkami dle zmíněné normy včetně většího množství metadat než je v RS. Dá se v nich i solidně vyhledávat a filtrovat na odkazu smlouvy.upol.cz K uložení dokumentů však správně slouží spisová služba ERMS. Na UP je to úloha klíčových uživatelů.

Registr smluv (RS) je naproti tomu veřejně přístupná databáze, kam mají povinnost některé subjekty (mezi nimi i UP) vkládat jimi uzavřené smlouvy při dodržení podmínek nastavených v zákoně č. 340/2015 Sb., o registru smluv, ve znění pozdějších přepisů. Nejsou tam úplně všechny UP uzavřené smlouvy, ale dostane se tam i veřejnost. Znění smluv je v zákonem stanoveném rozsahu znečitelněno. RS spravovalo Ministerstvo vnitra ČR (nyní Dig. a inf. agentura) a je dostupný na webových stránkách smlouvy.gov.cz/vyhledavani. Na UP zajišťuje pouze operátor(ky)

Kdo je kdo (v normách, v CES a hlavně v praxi)?

Předkladatel: Komunikuje se smluvní stranou, s dotč. útvary. Měl by před podpisem o smlouvě vědět nejvíc. Zpravidla vytváří formulář; vždy odpovídá za obsah

Autor: Může předchystat formulář předkladateli

Dotčený útvar/dotčená osoba: Předkladatel s ním interně konzultoval smlouvu

Dotčený útvar právníka/právník: Tvořil či připomínkoval smlouvu

Příkazce operace a správce rozpočtu: Provádějí předběžnou kontrolu po stránce věcné a finanční rozhodnou, zda se smlouva uzavře – předá k podpisu.

Sekretariát podepisujícího: Průběžně sleduje smlouvy prošlé schvalovacím procesem. Kompletuje a připravuje dokumenty k podpisu – listinné smlouvy s košilkami hlavně.

Podepisující (R, D, ředitel): Smlouvu (ne)podepíše – právně jedná za UP. Substitut – podepisuje dle pověření určité smlouvy v zástupu za podepisujícího.

Klíčový uživatel: vytváří záznam smlouvy v CES (ideálně z košilky)

Operátor Registru smluv: Anonymizuje smlouvu a uveřejní ji v RS

Odpovědná osoba: Má na starost smlouvu po podpisu (často předkladatel)