14 056
editací
ECP: Porovnání verzí
→Počátek cesty
značka: editace z Vizuálního editoru |
značka: editace z Vizuálního editoru |
||
| (Není zobrazeno 8 mezilehlých verzí od stejného uživatele.) | |||
| Řádek 13: | Řádek 13: | ||
Primárně je jako cestující vybrán '''přihlášený uživatel [1]'''. Každý uživatel však může vytvořit CP pro jiného uživatele, stačí kliknout na ikonku křížku vedle svého jména a následně v menu vybrat jiného uživatele z UP (jak studenta, tak zaměstnance). V případě vytvoření CP pro jiného uživatele bude tento uživatel notifikován e-mailem, aby tento CP schválil a předal ke schválení schvalovatelům. | Primárně je jako cestující vybrán '''přihlášený uživatel [1]'''. Každý uživatel však může vytvořit CP pro jiného uživatele, stačí kliknout na ikonku křížku vedle svého jména a následně v menu vybrat jiného uživatele z UP (jak studenta, tak zaměstnance). V případě vytvoření CP pro jiného uživatele bude tento uživatel notifikován e-mailem, aby tento CP schválil a předal ke schválení schvalovatelům. | ||
Dále do CP můžete přidat jednoho nebo i více '''spolucestujících [ | '''Dotační titul [2]''' vyplňujte pouze v případě, že se vaše pracovní cesta týká programů Erasmus. Pokud tomu tak není, můžete volbu ignorovat. | ||
Dále do CP můžete přidat jednoho nebo i více '''spolucestujících [3]''' zároveň. Tímto jim bude předpřipraven cestovní příkaz na základě dat, které vy zadáte do svého CP. Spolucestující pak nemusí svůj CP kompletně vyplňovat, ale pouze si zkontrolují a případě vyeditují svá data a předají CP ke schválení. O vytvoření CP se spolucestující dozví e-mailem odesílaným z aplikace. [[Soubor:Cp 02.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | |||
=== Předpokládaná cesta === | === Předpokládaná cesta === | ||
| Řádek 19: | Řádek 21: | ||
==== Počátek cesty ==== | ==== Počátek cesty ==== | ||
Místo odjezdu vyplníte z našeptávače a následně zadáte také '''datum a odhadovaný čas odjezdu [1]'''. Čas odjezdu následně upřesníte ve vyúčtování. Datum i čas vyplníte výběrem data z kalendáře a výběrem z časového číselníku. Volte termín s dostatečně velkou časovou rezervou, v případě dřívějšího než Vámi uvedeného odjezdu budete muset před vyúčtováním požádat o změnu. Tlačítko pro žádost o změnu naleznete v seznamu cestovních příkazů[[Soubor:Cp 03.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | |||
==== Místo jednání ==== | ==== Místo jednání ==== | ||
| Řádek 57: | Řádek 59: | ||
Primárně je jako cestující vybrán '''přihlášený uživatel [1]'''. Každý uživatel však může vytvořit CP pro jiného uživatele, stačí kliknout na ikonku křížku vedle svého jména a následně v menu vybrat jiného uživatele z UP (jak studenta, tak zaměstnance). V případě vytvoření CP pro jiného uživatele bude tento uživatel notifikován e-mailem, aby tento CP schválil a předal ke schválení schvalovatelům. | Primárně je jako cestující vybrán '''přihlášený uživatel [1]'''. Každý uživatel však může vytvořit CP pro jiného uživatele, stačí kliknout na ikonku křížku vedle svého jména a následně v menu vybrat jiného uživatele z UP (jak studenta, tak zaměstnance). V případě vytvoření CP pro jiného uživatele bude tento uživatel notifikován e-mailem, aby tento CP schválil a předal ke schválení schvalovatelům. | ||
Dále do CP můžete přidat jednoho nebo i více '''spolucestujících [ | '''Dotační titul [2]''' vyplňujte pouze v případě, že se vaše pracovní cesta týká programů Erasmus. Pokud tomu tak není, můžete volbu ignorovat. | ||
Dále do CP můžete přidat jednoho nebo i více '''spolucestujících [3]''' zároveň. Tímto jim bude předpřipraven cestovní příkaz na základě dat, které vy zadáte do svého CP. Spolucestující pak nemusí svůj CP kompletně vyplňovat, ale pouze si zkontrolují a případě vyeditují svá data a předají CP ke schválení. O vytvoření CP se spolucestující dozví e-mailem odesílaným z aplikace.[[Soubor:Cp 34.png|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | |||
=== Předpokládaná cesta === | === Předpokládaná cesta === | ||
V následující části je potřeba co nejpřesněji vyplnit všechna potřebná data, popř. i data volitelná, aby bylo schválení vašeho CP co nejsnazší. | V následující části je potřeba co nejpřesněji vyplnit všechna potřebná data, popř. i data volitelná, aby bylo schválení vašeho CP co nejsnazší. | ||
| Řádek 63: | Řádek 67: | ||
Je potřeba vyplnit zemi a místo odjezdu a také '''datum a odhadovaný čas odjezdu [1]'''. Čas odjezdu následně upřesníte ve vyúčtování. Datum i čas vyplníte výběrem data z kalendáře a výběrem z časového číselníku. Volte termín s dostatečně velkou časovou rezervou, v případě dřívějšího než Vámi uvedeného odjezdu budete muset před vyúčtováním požádat o změnu. Tlačítko pro žádost o změnu naleznete v seznamu cestovních příkazů[[Soubor:Cp 35.png|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | Je potřeba vyplnit zemi a místo odjezdu a také '''datum a odhadovaný čas odjezdu [1]'''. Čas odjezdu následně upřesníte ve vyúčtování. Datum i čas vyplníte výběrem data z kalendáře a výběrem z časového číselníku. Volte termín s dostatečně velkou časovou rezervou, v případě dřívějšího než Vámi uvedeného odjezdu budete muset před vyúčtováním požádat o změnu. Tlačítko pro žádost o změnu naleznete v seznamu cestovních příkazů[[Soubor:Cp 35.png|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | ||
==== Místo jednání ==== | ==== Místo jednání ==== | ||
Nejprve vyberte '''zemi [1]''' jednání a zadejte místo jednání. Dále je potřeba zadat i '''účel [2]'''. Na výběr jsou následující možnosti: Aktivní konference, Kurz, Ostatní, Pasivní konference, Přednáška, Stáž, Výuka, Výzkum a Zimní/Letní škola. Účel dále můžete '''specifikovat''' v příslušném textovém poli. Kliknutím na tlačítko '''Přidat [3]''' přidáte další místo jednání. [[Soubor:Cp 36.png|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | Nejprve vyberte '''zemi [1]''' jednání a zadejte místo jednání z našeptávače. Dále je potřeba zadat i '''účel [2]'''. Na výběr jsou následující možnosti: Aktivní konference, Kurz, Ostatní, Pasivní konference, Přednáška, Stáž, Výuka, Výzkum a Zimní/Letní škola. Účel dále můžete '''specifikovat''' v příslušném textovém poli. Kliknutím na tlačítko '''Přidat [3]''' přidáte další místo jednání. [[Soubor:Cp 36.png|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | ||
==== Konec cesty ==== | ==== Konec cesty ==== | ||
Jako konec cesty bude místo návratu automaticky předvyplněno dle pole místo odjezdu. Dále je potřeba zadat '''datum návratu [1]'''. Čas návratu budete následně specifikovat až v části vyúčtování. Zároveň datum od a do ohraničí termíny pro nastavování přechodů hranic, viz níže.[[Soubor:Cp 37.png|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | Jako konec cesty bude místo návratu automaticky předvyplněno dle pole místo odjezdu. Dále je potřeba zadat '''datum návratu [1]'''. Čas návratu budete následně specifikovat až v části vyúčtování. Zároveň datum od a do ohraničí termíny pro nastavování přechodů hranic, viz níže.[[Soubor:Cp 37.png|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | ||
| Řádek 87: | Řádek 91: | ||
==== Požadavek na zálohy, poznámky a uložení CP ==== | ==== Požadavek na zálohy, poznámky a uložení CP ==== | ||
Pokud požadujete zálohu, pak zaškrtněte příslušné '''pole [1]'''. Následně zadáte částku, vyberete '''měnu [2]''' a požadované datum vyplacení. U tuzemských CP lze jako způsob '''vyplacení [3]''' vybrat buď převod na mzdový nebo jiný účet. K CP můžete vložit volitelnou poznámku'''.''' Váš CP můžete buď uložit jako '''rozpracovaný [5]''' nebo jej '''uložit a předat ke schválení příkazci a vedoucímu [6]'''. Po schválení příkazcem jde žádost o schválení automaticky správci. Pokud požadujete zálohu, informaci následně obdrží i pokladní. Pokud bude CP schválen, obdržíte notifikační e-mail, stejně tak, je-li váš CP zamítnout.[[Soubor:Cp 47.png|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | Pokud požadujete zálohu, pak zaškrtněte příslušné '''pole [1]'''. Následně zadáte částku, vyberete '''měnu [2]''' a požadované datum vyplacení. U tuzemských CP lze jako způsob '''vyplacení [3]''' vybrat buď převod na mzdový nebo jiný účet. K CP můžete vložit volitelnou poznámku'''.''' Váš CP můžete buď uložit jako '''rozpracovaný [5]''' nebo jej '''uložit a předat ke schválení příkazci a vedoucímu [6]'''. Po schválení příkazcem jde žádost o schválení automaticky správci. Pokud požadujete zálohu, informaci následně obdrží i pokladní. Pokud bude CP schválen, obdržíte notifikační e-mail, stejně tak, je-li váš CP zamítnout.[[Soubor:Cp 47.png|střed|bezrámu|950x950pixelů]]Na vybraných org. jednotkách je v testovacím režimu nyní dostupná možnost žádosti o zálohu na eurový bankovní účet. Vratka nespotřebované zálohy je pak v takovém případě možná rovněž na účet. Pole pro eurový bankovní účet kontroluje formát - účet je nutno vyplnit ve formátu IBAN. Zadejte č.ú., na který Vaše banka umožňuje přijmout finanční prostředky v EUR (účet multiměnový, cizoměnový, devizový apod.) | ||
[[Soubor:Cp 85.png|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | |||
== Rozpracované cestovní příkazy == | == Rozpracované cestovní příkazy == | ||
| Řádek 202: | Řádek 207: | ||
==== Detail cestovního příkazu ==== | ==== Detail cestovního příkazu ==== | ||
V detailu můžete '''přepínat [1]''' mezi daty z předpokládané cesty a skutečnou cestou.[[Soubor:Cp 30.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]]Pokud zaměstnanec jede autem, pak po kliknutí na ikonu auta si zobrazíte '''detail daného vozidla [1]'''.[[Soubor:Cp 32.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | V detailu můžete '''přepínat [1]''' mezi daty z předpokládané cesty a skutečnou cestou.[[Soubor:Cp 30.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]]Pokud zaměstnanec jede autem, pak po kliknutí na ikonu auta si zobrazíte '''detail daného vozidla [1]'''.[[Soubor:Cp 32.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | ||
V části vyúčtování cesty pak jsou k dispozici '''daňové doklady ke stažení [1].''' Ve spodní části obrazovky jsou pak k dispozici tlačítka pro '''schválení či zamítnutí CP [2].''' [[Soubor:Cp 31.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | V části vyúčtování cesty pak jsou k dispozici '''daňové doklady ke stažení [1].''' Ve spodní části obrazovky jsou pak k dispozici tlačítka pro '''schválení či zamítnutí CP [2].''' [[Soubor:Cp 31.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | ||
Likvidátor vidí digitální doklady označené '''modrou ikonou (1)''', analogové doklady označené '''růžovou ikonou (2)''' včetně počtu stran. Likvidátor může '''opravit typ nahraných dokumentů (3)''' včetně počtu stran analogových dokumentů kliknutím na tlačítko Upravit typy dokumentů. | |||
[[Soubor:Cp 75.png|střed|bezrámu|949x949pixelů|Soubor]] | |||
Dokumenty se pak upravují '''zaškrtnutím (1)''' příslušného typu. Jestli se jedná v originále o analogový nebo digitální dokument, kdy u analogového je nutné uvést počet stran (v reálném případě počet listů papírových dokumentů, na kterých jsou jízdenky nebo jiné účetní doklady nalepeny). | |||
[[Soubor:Cp 76.png|střed|bezrámu|806x806pixelů|Soubor]] | |||
Po schválení vyúčtování správcem proběhne export ECP do spisové služby ERMS. Likvidátoři obdrží e-mailovou notifikaci o schválení vyúčtování, jakmile je ECP exportován do ERMS. Zároveň se po exportu v hlavičce CP nachází jednací '''číslo spisu v ERMS (1)'''. | |||
[[Soubor:Cp 77.png|střed|bezrámu|806x806pixelů|Soubor]] | |||
Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | U jednotlivých dokumentů jsou zobrazeny jednací čísla (1) daných souborů v ERMS. Tato čísla jednací mohou likvidátoři buďto ručně přepisovat na analogové dokumenty s účetními doklady nebo použít možnost přímého tisku (1.) souboru z aplikace ECP, kdy se jim vytiskne stránka A4 přímo s vyznačeným č.j. příslušného k daným analogovým dokladům. | ||
[[Soubor:Cp 78.png|střed|bezrámu|806x806pixelů|Soubor]] | |||
Pokud bude likvidátor list s č.j. tisknout z aplikace ECP, má dvě možnosti: | |||
A) tisk souboru se všemi č.j. k jednomu CP, které následně rozstříhá a nalepí na již dodané listy s doklady od cestujícího. | |||
[[Soubor:Cp 79.png|střed|bezrámu|805x805pixelů|Soubor]] | |||
nebo za B) si vytiskne prázdný list papíru s č.j. k analogovým dokumentům a k tomuto fyzické dokumenty připevní. Tento dokumenty může mít více stran/více listů. | |||
[[Soubor:Cp 80.png|střed|bezrámu|805x805pixelů|Soubor]] | |||
[[Soubor:Cp 81.png|střed|bezrámu|805x805pixelů|Soubor]] | |||
Může dojít k situaci, kdy cestující '''neoznačí typ (1)''' nahraných dokladů při odeslání vyúčtování k likvidaci. Bez vybraných typů dokladů nebude moci likvidátor cestovní příkaz schválit. Likvidátor může pomocí tlačítka Upravit typy dokladů '''nastavit (2) typy nahraných dokladů'''. | |||
[[Soubor:Cp 84.png|střed|bezrámu|805x805pixelů|Soubor]]Nastavení jednotlivých dokladů probíhá '''zaškrtnutím (1)''' typu dokumentu , v případě analogového dokladu je potřeba '''doplnit počet stran (2)'''. V případě, že je na jednom listu dohromady více jízdenek, např. tramvajenek, jedná se o jeden list.[[Soubor:Cp 82.png|střed|bezrámu|805x805pixelů|Soubor]] | |||
===== Přidání komentáře k rozhodnutí ===== | |||
Pokud CP zamítnete, zaměstnanec obdrží notifikační e-mail s informací, že jeho CP byl zamítnut a že je potřeba provést úpravy. Požadované úpravy můžete specifikovat v komentáři. | |||
[[Soubor:Cp 25.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | |||
==== Dodatečné úpravy ==== | ==== Dodatečné úpravy ==== | ||
| Řádek 227: | Řádek 253: | ||
Kliknutím na '''tlačítko [1]''' odešlete upozorňující e-mail všem zaměstnancům, kteří neprovedli vyúčtování CP po cestě. | Kliknutím na '''tlačítko [1]''' odešlete upozorňující e-mail všem zaměstnancům, kteří neprovedli vyúčtování CP po cestě. | ||
[[Soubor:Cp 72.png|střed|bezrámu|923x923pixelů|Soubor]] | [[Soubor:Cp 72.png|střed|bezrámu|923x923pixelů|Soubor]] | ||
== Obecné informace a postup integrace ECP a ERMS == | |||
Po schválení vyúčtování CP správcem operace v ECP dojde '''automaticky k založení el. spisu v ERMS.''' | |||
- Současně jsou ve spisu vytvořené následující dokumenty: | |||
Pracovní cesta (přehledový dokument v el. podobě, obdobně jako při tisku „tisk do PDF“) | |||
Přiložené doklady, které mohou mít podobu: | |||
▪ Digitální originály (např. digitální faktury), které se kopírují do ERMS v původním el. formátu z ECP | |||
▪ Analogové (např. skeny originálů papírových jízdenek), kdy se sken původního originálu dokumentu do ERMS nepřenáší, v ERMS se zakládá pouze dokument bez komponent (příloh). Odevzdané analogové originály dokladů je poté potřeba označit odpovídajícím č.j. příslušného dokumentu (lze zjistit v ERMS i ECP). | |||
Spis je následně automaticky předán do správy SAP, kde je dokončeno vyúčtování. | |||
- Po vyúčtování a schválení hlavním účetním přidá SAP do spisu digitální dokument „Průvodní list“ a '''<u>předá celý spis CP do správy ERMS jako vyřízený.</u>''' | |||
'''- Výše uvedené činnosti probíhají plně automaticky v návaznosti na příslušné schvalovací procesy.''' | |||
'''<u>- Následně je potřeba jen ručně doplnit č.j. na analogové originály dokumentů nebo si podklad s č.j. vytisknout z aplikace ECP a na něj analogové účetní doklady připevnit.</u>''' | |||
- V případě potřeby se obracejte na helpdesk.upol.cz. | |||
Spisy s vyřízenými CP naleznete v ERMS na záložce '''(1.) Zpracovatel – Spisy – Přehled spisů'''. Do filtrace u ''Stavu'' zobrazované agendy na stránce je potřeba zadat '''(2.) vyřízené'''. A následně se Vám '''zobrazí všechny v ERMS uložené spisy s vyřízenými CP (3.).''' | |||
[[Soubor:Cp 83.png|střed|bezrámu|923x923pixelů|Soubor]] | |||
== Často kladené dotazy == | == Často kladené dotazy == | ||