ECP: Porovnání verzí

← Porovnání se starší verzí

ECP (ukázat zdroj)

Verze z 22. 4. 2025, 09:22

Přidáno 6 262 bajtů , 22. 4. 2025

→‎Obecné informace a postup integrace ECP a ERMS

Babuto00

Roboti, Byrokraté, editor, employee, Správci rozhraní, Správci

14 038

editací

@@ Řádek 123: / Řádek 123: @@
 === Skutečné výdaje ===
-U jednotlivých typů skutečných výdajů zadejte typ, částku a případně i '''volitelný popis [1]''', kam můžete zadat upřesnění typu výdaje. Poté nahrajte '''daňový doklad [2]''', toto je ''povinná'' položka. Další výdaje můžete přidat '''tlačítkem + [3]'''.[[Soubor:Cp 21.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]]Po nahrání daňového dokladu můžete '''vybrat [1]''' zda se jedná o digitální originál dokladu, či se jedná o sken analogového dokumentu. V případě, že neurčíte typ souboru vy, bude jej muset nastavit váš likvidátor. Toto rozlišení souvisí s propojením aplikace ECP s ERMS. Bližší informace k typům souborů budou doplněny.
+U jednotlivých typů skutečných výdajů zadejte typ, částku a případně i '''volitelný popis [1]''', kam můžete zadat upřesnění typu výdaje. Poté nahrajte '''daňový doklad [2]''', toto je ''povinná'' položka. Další výdaje můžete přidat '''tlačítkem + [3]'''.[[Soubor:Cp 21.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]]Upozornění: je nutné, aby digitální doklady a analogové doklady u jednoho typu výdaje byly nahrány jako samostatné soubory. Po nahrání daňového dokladu můžete '''vybrat [1]''' zda se jedná o digitální originál dokladu, či se jedná o sken analogového dokumentu. V případě, že neurčíte typ souboru vy, bude jej muset nastavit váš likvidátor. Toto rozlišení souvisí s propojením aplikace ECP s ERMS. Zaměstnanci ve vyúčtování cestovních příkazů nahrávají doklady k jednotlivým výdajům. U výdajů nyní mohou nastavit, zda je daný doklad digitální nebo analogový.
-[[Soubor:Cp 65.png|střed|bezrámu|950x950pixelů|Soubor]]V případě výběru analogového typu dokumentu je potřeba nastavit počet stran nahraného souboru. Bližší informace k počtu listů budou doplněny.
+[[Soubor:Cp 65.png|střed|bezrámu|950x950pixelů|Soubor]]V případě výběru analogového typu dokumentu je potřeba nastavit počet stran nahraného souboru. V případě analogového dokladu doplní počet stran (1) tohoto dokladu. V případě, že je na jednom listu oskenováno dohromady více jízdenek, např. tramvajenek, jedná se o jeden list.
 [[Soubor:Cp 66.png|střed|bezrámu|950x950pixelů|Soubor]]
@@ Řádek 159: / Řádek 159: @@
 === Skutečné výdaje ===
 U jednotlivých typů skutečných výdajů zadejte typ, částku a případně i '''volitelný popis [1]''', kam můžete zadat upřesnění typu výdaje. Pokud doplňující výdaj není relevantní, můžete jej '''odebrat [2]'''. Poté nahrajte '''daňový doklad [3]''', toto je ''povinná'' položka. Další výdaje můžete přidat '''tlačítkem + [4]'''.
-[[Soubor:Cp 53.png|střed|bezrámu|919x919bod]]Po nahrání daňového dokladu můžete '''vybrat [1]''' zda se jedná o digitální originál dokladu, či se jedná o sken analogového dokumentu. V případě, že neurčíte typ souboru vy, bude jej muset nastavit váš likvidátor. Toto rozlišení souvisí s propojením aplikace ECP s ERMS. Bližší informace k typům souborů budou doplněny.[[Soubor:Cp 65.png|střed|bezrámu|950x950pixelů|Soubor]]V případě výběru analogového typu dokumentu je potřeba nastavit počet stran nahraného souboru. Bližší informace k počtu listů budou doplněny.
+[[Soubor:Cp 53.png|střed|bezrámu|919x919bod]]Upozornění: je nutné, aby digitální doklady a analogové doklady u jednoho typu výdaje byly nahrány jako samostatné soubory. Po nahrání daňového dokladu můžete '''vybrat [1]''' zda se jedná o digitální originál dokladu, či se jedná o sken analogového dokumentu. V případě, že neurčíte typ souboru vy, bude jej muset nastavit váš likvidátor. Toto rozlišení souvisí s propojením aplikace ECP s ERMS. Zaměstnanci ve vyúčtování cestovních příkazů nahrávají doklady k jednotlivým výdajům. U výdajů nyní mohou nastavit, zda je daný doklad digitální nebo analogový. [[Soubor:Cp 65.png|střed|bezrámu|950x950pixelů|Soubor]]V případě výběru analogového typu dokumentu je potřeba nastavit počet stran nahraného souboru. V případě analogového dokladu doplní počet stran (1) tohoto dokladu. V případě, že je na jednom listu oskenováno dohromady více jízdenek, např. tramvajenek, jedná se o jeden list.
 [[Soubor:Cp 66.png|střed|bezrámu|950x950pixelů|Soubor]]
@@ Řádek 202: / Řádek 202: @@
 ==== Detail cestovního příkazu ====
 V detailu můžete '''přepínat [1]''' mezi daty z předpokládané cesty a skutečnou cestou.[[Soubor:Cp 30.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]]Pokud zaměstnanec jede autem, pak po kliknutí na ikonu auta si zobrazíte '''detail daného vozidla [1]'''.[[Soubor:Cp 32.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]]
 V části vyúčtování cesty pak jsou k dispozici '''daňové doklady ke stažení [1].''' Ve spodní části obrazovky jsou pak k dispozici tlačítka pro '''schválení či zamítnutí CP [2].''' [[Soubor:Cp 31.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]]
-===== Přidání komentáře k rozhodnutí =====
+Likvidátor vidí digitální doklady označené '''modrou ikonou (1)''', analogové doklady označené '''růžovou ikonou (2)''' včetně počtu stran. Likvidátor může '''opravit typ nahraných dokumentů (3)''' včetně počtu stran analogových dokumentů kliknutím na tlačítko Upravit typy dokumentů.
-Pokud CP zamítnete, zaměstnanec obdrží notifikační e-mail s informací, že jeho CP byl zamítnut a že je potřeba provést úpravy. Požadované úpravy můžete specifikovat v komentáři. [[Soubor:Cp 25.png|
+[[Soubor:Cp 75.png|střed|bezrámu|949x949pixelů|Soubor]]
+Dokumenty se pak upravují '''zaškrtnutím (1)''' příslušného typu. Jestli se jedná v originále o analogový nebo digitální dokument, kdy u analogového je nutné uvést počet stran (v reálném případě počet listů papírových dokumentů, na kterých jsou jízdenky nebo jiné účetní doklady nalepeny).
+[[Soubor:Cp 76.png|střed|bezrámu|806x806pixelů|Soubor]]
+Po schválení vyúčtování správcem proběhne export ECP do spisové služby ERMS. Likvidátoři obdrží e-mailovou notifikaci o schválení vyúčtování, jakmile je ECP exportován do ERMS. Zároveň se po exportu v hlavičce CP nachází jednací '''číslo spisu v ERMS (1)'''.
+[[Soubor:Cp 77.png|střed|bezrámu|806x806pixelů|Soubor]]
-Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]]
+U jednotlivých dokumentů jsou zobrazeny jednací čísla (1) daných souborů v ERMS. Tato čísla jednací mohou likvidátoři buďto ručně přepisovat na analogové dokumenty s účetními doklady nebo použít možnost přímého tisku (1.) souboru z aplikace ECP, kdy se jim vytiskne stránka A4 přímo s vyznačeným č.j. příslušného k daným analogovým dokladům.
+[[Soubor:Cp 78.png|střed|bezrámu|806x806pixelů|Soubor]]
+Pokud bude likvidátor list s č.j. tisknout z aplikace ECP, má dvě možnosti:
+A) tisk souboru se všemi č.j. k jednomu CP, které následně rozstříhá a nalepí na již dodané listy s doklady od cestujícího.
+[[Soubor:Cp 79.png|střed|bezrámu|805x805pixelů|Soubor]]
+nebo za B) si vytiskne prázdný list papíru s č.j. k analogovým dokumentům a k tomuto fyzické dokumenty připevní. Tento dokumenty může mít více stran/více listů.
+[[Soubor:Cp 80.png|střed|bezrámu|805x805pixelů|Soubor]]
+[[Soubor:Cp 81.png|střed|bezrámu|805x805pixelů|Soubor]]
+Může dojít k situaci, kdy cestující '''neoznačí typ (1)''' nahraných dokladů při odeslání vyúčtování k likvidaci. Bez vybraných typů dokladů nebude moci likvidátor cestovní příkaz schválit. Likvidátor může pomocí tlačítka Upravit typy dokladů '''nastavit (2) typy nahraných dokladů'''.
+[[Soubor:Cp 84.png|střed|bezrámu|805x805pixelů|Soubor]]Nastavení jednotlivých dokladů probíhá '''zaškrtnutím (1)''' typu dokumentu , v případě analogového dokladu je potřeba '''doplnit počet stran (2)'''. V případě, že je na jednom listu dohromady více jízdenek, např. tramvajenek, jedná se o jeden list.[[Soubor:Cp 82.png|střed|bezrámu|805x805pixelů|Soubor]]
+===== Přidání komentáře k rozhodnutí =====
+Pokud CP zamítnete, zaměstnanec obdrží notifikační e-mail s informací, že jeho CP byl zamítnut a že je potřeba provést úpravy. Požadované úpravy můžete specifikovat v komentáři.
+[[Soubor:Cp 25.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]]
 ==== Dodatečné úpravy ====
-Po schválení likvidátorem mají likvidátoři možnost odeslat CP cestujícímu k dodatečným úpravám, když ještě CP není vyúčtován v SAPu a zjistí se, že cestující zapomněl doplnit nějaký výdaj nebo nedodal všechny doklady. Stisknutím tohoto tlačítka můžete vložit informaci s odůvodněním vrácení CP k vyúčtování.  [[Soubor:Cp 33.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]]
+Po schválení likvidátorem mají likvidátoři možnost odeslat CP cestujícímu k dodatečným úpravám, když ještě CP není kompletně schválen všemi schvalovateli po cestě, pokud se zjistí, že cestující zapomněl doplnit nějaký výdaj nebo nedodal všechny doklady. Stisknutím tohoto tlačítka můžete vložit informaci s odůvodněním vrácení CP k vyúčtování. Je-li CP kompletně schválen, není již možné provádět v aplikaci žádné další změny a je potřeba je provést v SAPu a následně je zavést manuálně do ERMS.   [[Soubor:Cp 33.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]]
-== Sekretářka ==
+== Referentka ==
-Uživatelé s rolí sekretářky mohou spravovat ECP zaměstnanců, kteří spadají pod její oddělení. Může pro zaměstnance CP zakládat, či pro ně CP rozpracovat. Při založení CP pro zaměstnance musí zaměstnanec takový CP schválit. V '''seznamu cestovních příkazů [1]''' si sekretářky mohou zobrazit své CP, ale zároveň zobrazit CP svých zaměstnanců. V '''přehledu cestovních příkazů [2]''' je k dispozici tabulkový přehled CP tříděný dle měsíců. V '''rozpracovaných zaměstnaneckých CP [3]''' se nachází cestovní příkazy, které si rozpracovali zaměstnanci. Dále je zde k dispozici '''přehled nevyúčtovaných zaměstnaneckých CP [4]''', kde můžete zaměstnance s nevyúčtovanými CP notifikovat, aby svůj CP vyúčtovali.
+Uživatelé s rolí referentky mohou spravovat ECP zaměstnanců, kteří spadají pod její oddělení. Může pro zaměstnance CP zakládat, či pro ně CP rozpracovat. Při založení CP pro zaměstnance musí zaměstnanec takový CP schválit. V '''seznamu cestovních příkazů [1]''' si referentky mohou zobrazit své CP, ale zároveň zobrazit CP svých zaměstnanců. V '''přehledu cestovních příkazů [2]''' je k dispozici tabulkový přehled CP tříděný dle měsíců. V '''rozpracovaných zaměstnaneckých CP [3]''' se nachází cestovní příkazy, které si rozpracovali zaměstnanci. Dále je zde k dispozici '''přehled nevyúčtovaných zaměstnaneckých CP [4]''', kde můžete zaměstnance s nevyúčtovanými CP notifikovat, aby svůj CP vyúčtovali.
 [[Soubor:Cp 69.png|střed|bezrámu|923x923pixelů|Soubor]]
 === Přehled zaměstnaneckých CP ===
-[[Soubor:Cp 70.png|střed|bezrámu|923x923pixelů|Soubor]]
+V přehledu můžete '''zaškrtávat [1]''' CP, které jsou zaevidovány do aplikace EDO.[[Soubor:Cp 70.png|střed|bezrámu|923x923pixelů|Soubor]]
+=== Rozpracované zaměstnanecké CP ===
+V této sekci můžete '''editovat [1]''' za zaměstnance jejich rozpracované CP, které si zaměstnanci vytvořili.
+[[Soubor:Cp 71.png|střed|bezrámu|923x923pixelů|Soubor]]
+=== Přehled nevyúčtovaných zaměstnaneckých CP ===
+Kliknutím na '''tlačítko [1]''' odešlete upozorňující e-mail všem zaměstnancům, kteří neprovedli vyúčtování CP po cestě.
+[[Soubor:Cp 72.png|střed|bezrámu|923x923pixelů|Soubor]]
+== Obecné informace a postup integrace ECP a ERMS ==
+Po schválení vyúčtování CP správcem operace v ECP dojde '''automaticky k založení el. spisu v ERMS.'''
+- Současně jsou ve spisu vytvořené následující dokumenty:
+Pracovní cesta (přehledový dokument v el. podobě, obdobně jako při tisku „tisk do PDF“)
+Přiložené doklady, které mohou mít podobu:
+▪ Digitální originály (např. digitální faktury), které se kopírují do ERMS v původním el. formátu z ECP
+▪ Analogové (např. skeny originálů papírových jízdenek), kdy se sken původního originálu dokumentu do ERMS nepřenáší, v ERMS se zakládá pouze dokument bez komponent (příloh). Odevzdané analogové originály dokladů je poté potřeba označit odpovídajícím č.j. příslušného dokumentu (lze zjistit v ERMS i ECP).
+Spis je následně automaticky předán do správy SAP, kde je dokončeno vyúčtování.
+- Po vyúčtování a schválení hlavním účetním přidá SAP do spisu digitální dokument „Průvodní list“ a '''<u>předá celý spis CP do správy ERMS jako vyřízený.</u>'''
+'''- Výše uvedené činnosti probíhají plně automaticky v návaznosti na příslušné schvalovací procesy.'''
+'''<u>- Následně je potřeba jen ručně doplnit č.j. na analogové originály dokumentů nebo si podklad s č.j. vytisknout z aplikace ECP a na něj analogové účetní doklady připevnit.</u>'''
+- V případě potřeby se obracejte na helpdesk.upol.cz.
+Spisy s vyřízenými CP naleznete v ERMS na záložce '''(1.) Zpracovatel – Spisy – Přehled spisů'''. Do filtrace u ''Stavu'' zobrazované agendy na stránce je potřeba zadat '''(2.) vyřízené'''. A následně se Vám '''zobrazí všechny v ERMS uložené spisy s vyřízenými CP (3.).'''
+[[Soubor:Cp 83.png|střed|bezrámu|923x923pixelů|Soubor]]
 == Často kladené dotazy ==
@@ Řádek 229: / Řádek 284: @@
 === Nepřišel mi notifikační e-mail na schválení CP ===
-Prosím, zkontrolujte si složku se spamem. E-maily jsou odesílány z adresy noreply@upol.cz. Pokud vám, zpráva spadla do spamu, nastavte si odesílatele jako důvěryhodného. Pokud vám žádný e-mail nepřišel ani do spamové složky, prosím, kontaktujte nás na '''[https://helpdesk.upol.cz/Ticket/New?categoryName=cestovni_prikazy_%28nove%29_-_tuzemske Helpdesku]'''.
+Prosím, zkontrolujte si složku se spamem. E-maily jsou odesílány z adresy ecp@upol.cz. Pokud vám, zpráva spadla do spamu, nastavte si odesílatele jako důvěryhodného. Pokud vám žádný e-mail nepřišel ani do spamové složky, prosím, kontaktujte nás na '''[https://helpdesk.upol.cz/Ticket/New?categoryName=cestovni_prikazy_%28nove%29_-_tuzemske Helpdesku]'''.
 === Zástupce po cestě schválil CP ===