14 038
editací
ECP: Porovnání verzí
→Obecné informace a postup integrace ECP a ERMS
značka: editace z Vizuálního editoru |
značka: editace z Vizuálního editoru |
||
| (Není zobrazeno 17 mezilehlých verzí od stejného uživatele.) | |||
| Řádek 26: | Řádek 26: | ||
==== Konec cesty a přerušení cesty ==== | ==== Konec cesty a přerušení cesty ==== | ||
Jako konec cesty bude místo návratu automaticky předvyplněno dle pole místo odjezdu. Dále je potřeba zadat '''datum návratu [1]'''. Čas návratu budete následně specifikovat až v části vyúčtování. Budete-li '''přerušovat cestu''', pak nejprve zaškrtněte příslušné pole '''[2]'''. Následně budete mít k dispozici nastavení přerušení včetně důvodu. '''Čas přerušení lze dodatečně upravit ve vyúčtování, datum nikoliv!''' Volte termín s dostatečně velkou časovou rezervou, v případě pozdějšího než Vámi uvedeného návratu budete muset před vyúčtováním požádat o změnu. Tlačítko pro žádost o změnu naleznete v seznamu cestovních příkazůPřerušení lze následně i '''odebrat [3]'''. Pokud budete chtít přidat '''další přerušení cesty''', učiníte tak kliknutím na tlačítko '''Přidat [4]'''. [[Soubor:Cp 05.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | Jako konec cesty bude místo návratu automaticky předvyplněno dle pole místo odjezdu. Dále je potřeba zadat '''datum návratu [1]'''. Čas návratu budete následně specifikovat až v části vyúčtování. Budete-li '''přerušovat cestu''', pak nejprve zaškrtněte příslušné pole '''[2]'''. Následně budete mít k dispozici nastavení přerušení včetně důvodu. '''Čas přerušení lze dodatečně upravit ve vyúčtování, datum nikoliv!''' Volte termín s dostatečně velkou časovou rezervou, v případě pozdějšího než Vámi uvedeného návratu budete muset před vyúčtováním požádat o změnu. Tlačítko pro žádost o změnu naleznete v seznamu cestovních příkazůPřerušení lze následně i '''odebrat [3]'''. Pokud budete chtít přidat '''další přerušení cesty''', učiníte tak kliknutím na tlačítko '''Přidat [4]'''. [[Soubor:Cp 05.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | ||
==== Volitelné přílohy ==== | |||
K CP lze nahrát volitelnou přílohu, např. pozvánku, smlouvu apod. | |||
[[Soubor:Cp 61.png|střed|bezrámu|950x950pixelů|Soubor]] | |||
==== Dopravní prostředky ==== | ==== Dopravní prostředky ==== | ||
| Řádek 119: | Řádek 123: | ||
=== Skutečné výdaje === | === Skutečné výdaje === | ||
U jednotlivých typů skutečných výdajů zadejte typ, částku a případně i '''volitelný popis [1]''', kam můžete zadat upřesnění typu výdaje. Poté nahrajte '''daňový doklad [2]''', toto je ''povinná'' položka. Další výdaje můžete přidat '''tlačítkem + [3]'''.[[Soubor:Cp 21.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | U jednotlivých typů skutečných výdajů zadejte typ, částku a případně i '''volitelný popis [1]''', kam můžete zadat upřesnění typu výdaje. Poté nahrajte '''daňový doklad [2]''', toto je ''povinná'' položka. Další výdaje můžete přidat '''tlačítkem + [3]'''.[[Soubor:Cp 21.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]]Upozornění: je nutné, aby digitální doklady a analogové doklady u jednoho typu výdaje byly nahrány jako samostatné soubory. Po nahrání daňového dokladu můžete '''vybrat [1]''' zda se jedná o digitální originál dokladu, či se jedná o sken analogového dokumentu. V případě, že neurčíte typ souboru vy, bude jej muset nastavit váš likvidátor. Toto rozlišení souvisí s propojením aplikace ECP s ERMS. Zaměstnanci ve vyúčtování cestovních příkazů nahrávají doklady k jednotlivým výdajům. U výdajů nyní mohou nastavit, zda je daný doklad digitální nebo analogový. | ||
[[Soubor:Cp 65.png|střed|bezrámu|950x950pixelů|Soubor]]V případě výběru analogového typu dokumentu je potřeba nastavit počet stran nahraného souboru. V případě analogového dokladu doplní počet stran (1) tohoto dokladu. V případě, že je na jednom listu oskenováno dohromady více jízdenek, např. tramvajenek, jedná se o jeden list. | |||
[[Soubor:Cp 66.png|střed|bezrámu|950x950pixelů|Soubor]] | |||
=== Finanční zdroje a odeslání ke schválení === | === Finanční zdroje a odeslání ke schválení === | ||
| Řádek 149: | Řádek 155: | ||
=== Směny měn === | === Směny měn === | ||
Vyplňte pouze pokud jste provedli směnu měny v zahraničí. Na základě zadaných dat bude provedeno přepočítání kurzu v sekci skutečné výdaje. Ke směně přiložte daňový doklad. | Vyplňte pouze pokud jste provedli směnu měny v zahraničí. Na základě zadaných dat bude provedeno přepočítání kurzu v sekci skutečné výdaje. Ke směně přiložte daňový doklad. | ||
[[Soubor:Cp 58.png|střed|bezrámu| | [[Soubor:Cp 58.png|střed|bezrámu|904x904bod]] | ||
=== Skutečné výdaje === | === Skutečné výdaje === | ||
U jednotlivých typů skutečných výdajů zadejte typ, částku a případně i '''volitelný popis [1]''', kam můžete zadat upřesnění typu výdaje. Pokud doplňující výdaj není relevantní, můžete jej '''odebrat [2]'''. Poté nahrajte '''daňový doklad [3]''', toto je ''povinná'' položka. Další výdaje můžete přidat '''tlačítkem + [4]'''. | U jednotlivých typů skutečných výdajů zadejte typ, částku a případně i '''volitelný popis [1]''', kam můžete zadat upřesnění typu výdaje. Pokud doplňující výdaj není relevantní, můžete jej '''odebrat [2]'''. Poté nahrajte '''daňový doklad [3]''', toto je ''povinná'' položka. Další výdaje můžete přidat '''tlačítkem + [4]'''. | ||
[[Soubor:Cp 53.png|střed|bezrámu| | [[Soubor:Cp 53.png|střed|bezrámu|919x919bod]]Upozornění: je nutné, aby digitální doklady a analogové doklady u jednoho typu výdaje byly nahrány jako samostatné soubory. Po nahrání daňového dokladu můžete '''vybrat [1]''' zda se jedná o digitální originál dokladu, či se jedná o sken analogového dokumentu. V případě, že neurčíte typ souboru vy, bude jej muset nastavit váš likvidátor. Toto rozlišení souvisí s propojením aplikace ECP s ERMS. Zaměstnanci ve vyúčtování cestovních příkazů nahrávají doklady k jednotlivým výdajům. U výdajů nyní mohou nastavit, zda je daný doklad digitální nebo analogový. [[Soubor:Cp 65.png|střed|bezrámu|950x950pixelů|Soubor]]V případě výběru analogového typu dokumentu je potřeba nastavit počet stran nahraného souboru. V případě analogového dokladu doplní počet stran (1) tohoto dokladu. V případě, že je na jednom listu oskenováno dohromady více jízdenek, např. tramvajenek, jedná se o jeden list. | ||
[[Soubor:Cp 66.png|střed|bezrámu|950x950pixelů|Soubor]] | |||
=== Finanční zdroje a odeslání ke schválení === | === Finanční zdroje a odeslání ke schválení === | ||
Zkontrolujte zda finanční zdroje odpovídají. V případě, že jste nakonec využili jiný zdroj, přidejte nový zdroj a u původního zdroje zadejte jako částku 0 CZK. Při cestě z více zdrojů se cesta přepočítává do prvního zdroje, před odesláním je potřeba rozdělit částky mezi zdroje. | Zkontrolujte zda finanční zdroje odpovídají. V případě, že jste nakonec využili jiný zdroj, přidejte nový zdroj a u původního zdroje zadejte jako částku 0 CZK. Při cestě z více zdrojů se cesta přepočítává do prvního zdroje, před odesláním je potřeba rozdělit částky mezi zdroje. | ||
[[Soubor:Cp 54.png|střed|bezrámu| | [[Soubor:Cp 54.png|střed|bezrámu|934x934bod]] | ||
=== Nespotřebované zálohy === | === Nespotřebované zálohy === | ||
V případě, že budete vracet zálohu v zahraniční měně, pak zadejte částku, kterou budete vracet. Částku, o kterou byla poskytnutá záloha při zahraniční pracovní cestě vyšší, než činí právo zaměstnance, vrací zaměstnanec zaměstnavateli ve měně, kterou mu zaměstnavatel poskytl, nebo ve měně, na kterou zaměstnanec tuto měnu v zahraničí směnil, anebo v české měně. Částku, o kterou byla poskytnutá záloha při zahraniční pracovní cestě nižší, než činí právo zaměstnance, doplácí zaměstnavatel zaměstnanci v české měně, pokud se nedohodnou jinak. | V případě, že budete vracet zálohu v zahraniční měně, pak zadejte částku, kterou budete vracet. Částku, o kterou byla poskytnutá záloha při zahraniční pracovní cestě vyšší, než činí právo zaměstnance, vrací zaměstnanec zaměstnavateli ve měně, kterou mu zaměstnavatel poskytl, nebo ve měně, na kterou zaměstnanec tuto měnu v zahraničí směnil, anebo v české měně. Částku, o kterou byla poskytnutá záloha při zahraniční pracovní cestě nižší, než činí právo zaměstnance, doplácí zaměstnavatel zaměstnanci v české měně, pokud se nedohodnou jinak. | ||
[[Soubor:Cp 55.png|střed|bezrámu| | [[Soubor:Cp 55.png|střed|bezrámu|907x907bod]] | ||
=== Poznámky, uložení a předání CP k likvidaci === | === Poznámky, uložení a předání CP k likvidaci === | ||
K vašemu vyúčtování můžete přiložit volitelnou poznámku. Rozpracované vyúčtování můžete '''Uložit [1]'''. Pokud budete chtít vyúčtování předat k likvidaci, '''klikněte na příslušné tlačítko [2]'''. | K vašemu vyúčtování můžete přiložit volitelnou poznámku. Rozpracované vyúčtování můžete '''Uložit [1]'''. Pokud budete chtít vyúčtování předat k likvidaci, '''klikněte na příslušné tlačítko [2]'''. | ||
[[Soubor:Cp 56.png|střed|bezrámu| | [[Soubor:Cp 56.png|střed|bezrámu|911x911bod]] | ||
== '''Schvalovatel''' - cestovní příkazy ke schválení == | == '''Schvalovatel''' - cestovní příkazy ke schválení == | ||
| Řádek 195: | Řádek 202: | ||
==== Detail cestovního příkazu ==== | ==== Detail cestovního příkazu ==== | ||
V detailu můžete '''přepínat [1]''' mezi daty z předpokládané cesty a skutečnou cestou.[[Soubor:Cp 30.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]]Pokud zaměstnanec jede autem, pak po kliknutí na ikonu auta si zobrazíte '''detail daného vozidla [1]'''.[[Soubor:Cp 32.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | V detailu můžete '''přepínat [1]''' mezi daty z předpokládané cesty a skutečnou cestou.[[Soubor:Cp 30.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]]Pokud zaměstnanec jede autem, pak po kliknutí na ikonu auta si zobrazíte '''detail daného vozidla [1]'''.[[Soubor:Cp 32.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | ||
V části vyúčtování cesty pak jsou k dispozici '''daňové doklady ke stažení [1].''' Ve spodní části obrazovky jsou pak k dispozici tlačítka pro '''schválení či zamítnutí CP [2].''' [[Soubor:Cp 31.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | V části vyúčtování cesty pak jsou k dispozici '''daňové doklady ke stažení [1].''' Ve spodní části obrazovky jsou pak k dispozici tlačítka pro '''schválení či zamítnutí CP [2].''' [[Soubor:Cp 31.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | ||
Likvidátor vidí digitální doklady označené '''modrou ikonou (1)''', analogové doklady označené '''růžovou ikonou (2)''' včetně počtu stran. Likvidátor může '''opravit typ nahraných dokumentů (3)''' včetně počtu stran analogových dokumentů kliknutím na tlačítko Upravit typy dokumentů. | |||
[[Soubor:Cp 75.png|střed|bezrámu|949x949pixelů|Soubor]] | |||
Dokumenty se pak upravují '''zaškrtnutím (1)''' příslušného typu. Jestli se jedná v originále o analogový nebo digitální dokument, kdy u analogového je nutné uvést počet stran (v reálném případě počet listů papírových dokumentů, na kterých jsou jízdenky nebo jiné účetní doklady nalepeny). | |||
[[Soubor:Cp 76.png|střed|bezrámu|806x806pixelů|Soubor]] | |||
Po schválení vyúčtování správcem proběhne export ECP do spisové služby ERMS. Likvidátoři obdrží e-mailovou notifikaci o schválení vyúčtování, jakmile je ECP exportován do ERMS. Zároveň se po exportu v hlavičce CP nachází jednací '''číslo spisu v ERMS (1)'''. | |||
[[Soubor:Cp 77.png|střed|bezrámu|806x806pixelů|Soubor]] | |||
U jednotlivých dokumentů jsou zobrazeny jednací čísla (1) daných souborů v ERMS. Tato čísla jednací mohou likvidátoři buďto ručně přepisovat na analogové dokumenty s účetními doklady nebo použít možnost přímého tisku (1.) souboru z aplikace ECP, kdy se jim vytiskne stránka A4 přímo s vyznačeným č.j. příslušného k daným analogovým dokladům. | |||
[[Soubor:Cp 78.png|střed|bezrámu|806x806pixelů|Soubor]] | |||
Pokud bude likvidátor list s č.j. tisknout z aplikace ECP, má dvě možnosti: | |||
A) tisk souboru se všemi č.j. k jednomu CP, které následně rozstříhá a nalepí na již dodané listy s doklady od cestujícího. | |||
[[Soubor:Cp 79.png|střed|bezrámu|805x805pixelů|Soubor]] | |||
nebo za B) si vytiskne prázdný list papíru s č.j. k analogovým dokumentům a k tomuto fyzické dokumenty připevní. Tento dokumenty může mít více stran/více listů. | |||
[[Soubor:Cp 80.png|střed|bezrámu|805x805pixelů|Soubor]] | |||
[[Soubor:Cp 81.png|střed|bezrámu|805x805pixelů|Soubor]] | |||
Může dojít k situaci, kdy cestující '''neoznačí typ (1)''' nahraných dokladů při odeslání vyúčtování k likvidaci. Bez vybraných typů dokladů nebude moci likvidátor cestovní příkaz schválit. Likvidátor může pomocí tlačítka Upravit typy dokladů '''nastavit (2) typy nahraných dokladů'''. | |||
[[Soubor:Cp 84.png|střed|bezrámu|805x805pixelů|Soubor]]Nastavení jednotlivých dokladů probíhá '''zaškrtnutím (1)''' typu dokumentu , v případě analogového dokladu je potřeba '''doplnit počet stran (2)'''. V případě, že je na jednom listu dohromady více jízdenek, např. tramvajenek, jedná se o jeden list.[[Soubor:Cp 82.png|střed|bezrámu|805x805pixelů|Soubor]] | |||
===== Přidání komentáře k rozhodnutí ===== | ===== Přidání komentáře k rozhodnutí ===== | ||
Pokud CP zamítnete, zaměstnanec obdrží notifikační e-mail s informací, že jeho CP byl zamítnut a že je potřeba provést úpravy. Požadované úpravy můžete specifikovat v komentáři. [[Soubor:Cp 25.png| | Pokud CP zamítnete, zaměstnanec obdrží notifikační e-mail s informací, že jeho CP byl zamítnut a že je potřeba provést úpravy. Požadované úpravy můžete specifikovat v komentáři. | ||
[[Soubor:Cp 25.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | |||
==== Dodatečné úpravy ==== | |||
Po schválení likvidátorem mají likvidátoři možnost odeslat CP cestujícímu k dodatečným úpravám, když ještě CP není kompletně schválen všemi schvalovateli po cestě, pokud se zjistí, že cestující zapomněl doplnit nějaký výdaj nebo nedodal všechny doklady. Stisknutím tohoto tlačítka můžete vložit informaci s odůvodněním vrácení CP k vyúčtování. Je-li CP kompletně schválen, není již možné provádět v aplikaci žádné další změny a je potřeba je provést v SAPu a následně je zavést manuálně do ERMS. [[Soubor:Cp 33.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | |||
== Referentka == | |||
Uživatelé s rolí referentky mohou spravovat ECP zaměstnanců, kteří spadají pod její oddělení. Může pro zaměstnance CP zakládat, či pro ně CP rozpracovat. Při založení CP pro zaměstnance musí zaměstnanec takový CP schválit. V '''seznamu cestovních příkazů [1]''' si referentky mohou zobrazit své CP, ale zároveň zobrazit CP svých zaměstnanců. V '''přehledu cestovních příkazů [2]''' je k dispozici tabulkový přehled CP tříděný dle měsíců. V '''rozpracovaných zaměstnaneckých CP [3]''' se nachází cestovní příkazy, které si rozpracovali zaměstnanci. Dále je zde k dispozici '''přehled nevyúčtovaných zaměstnaneckých CP [4]''', kde můžete zaměstnance s nevyúčtovanými CP notifikovat, aby svůj CP vyúčtovali. | |||
[[Soubor:Cp 69.png|střed|bezrámu|923x923pixelů|Soubor]] | |||
=== Přehled zaměstnaneckých CP === | |||
V přehledu můžete '''zaškrtávat [1]''' CP, které jsou zaevidovány do aplikace EDO.[[Soubor:Cp 70.png|střed|bezrámu|923x923pixelů|Soubor]] | |||
=== Rozpracované zaměstnanecké CP === | |||
V této sekci můžete '''editovat [1]''' za zaměstnance jejich rozpracované CP, které si zaměstnanci vytvořili. | |||
[[Soubor:Cp 71.png|střed|bezrámu|923x923pixelů|Soubor]] | |||
=== Přehled nevyúčtovaných zaměstnaneckých CP === | |||
Kliknutím na '''tlačítko [1]''' odešlete upozorňující e-mail všem zaměstnancům, kteří neprovedli vyúčtování CP po cestě. | |||
[[Soubor:Cp 72.png|střed|bezrámu|923x923pixelů|Soubor]] | |||
== Obecné informace a postup integrace ECP a ERMS == | |||
Po schválení vyúčtování CP správcem operace v ECP dojde '''automaticky k založení el. spisu v ERMS.''' | |||
- Současně jsou ve spisu vytvořené následující dokumenty: | |||
Pracovní cesta (přehledový dokument v el. podobě, obdobně jako při tisku „tisk do PDF“) | |||
Přiložené doklady, které mohou mít podobu: | |||
▪ Digitální originály (např. digitální faktury), které se kopírují do ERMS v původním el. formátu z ECP | |||
▪ Analogové (např. skeny originálů papírových jízdenek), kdy se sken původního originálu dokumentu do ERMS nepřenáší, v ERMS se zakládá pouze dokument bez komponent (příloh). Odevzdané analogové originály dokladů je poté potřeba označit odpovídajícím č.j. příslušného dokumentu (lze zjistit v ERMS i ECP). | |||
Spis je následně automaticky předán do správy SAP, kde je dokončeno vyúčtování. | |||
- Po vyúčtování a schválení hlavním účetním přidá SAP do spisu digitální dokument „Průvodní list“ a '''<u>předá celý spis CP do správy ERMS jako vyřízený.</u>''' | |||
'''- Výše uvedené činnosti probíhají plně automaticky v návaznosti na příslušné schvalovací procesy.''' | |||
'''<u>- Následně je potřeba jen ručně doplnit č.j. na analogové originály dokumentů nebo si podklad s č.j. vytisknout z aplikace ECP a na něj analogové účetní doklady připevnit.</u>''' | |||
- V případě potřeby se obracejte na helpdesk.upol.cz. | |||
Spisy s vyřízenými CP naleznete v ERMS na záložce '''(1.) Zpracovatel – Spisy – Přehled spisů'''. Do filtrace u ''Stavu'' zobrazované agendy na stránce je potřeba zadat '''(2.) vyřízené'''. A následně se Vám '''zobrazí všechny v ERMS uložené spisy s vyřízenými CP (3.).''' | |||
[[Soubor:Cp 83.png|střed|bezrámu|923x923pixelů|Soubor]] | |||
== Často kladené dotazy == | == Často kladené dotazy == | ||
| Řádek 215: | Řádek 284: | ||
=== Nepřišel mi notifikační e-mail na schválení CP === | === Nepřišel mi notifikační e-mail na schválení CP === | ||
Prosím, zkontrolujte si složku se spamem. E-maily jsou odesílány z adresy | Prosím, zkontrolujte si složku se spamem. E-maily jsou odesílány z adresy ecp@upol.cz. Pokud vám, zpráva spadla do spamu, nastavte si odesílatele jako důvěryhodného. Pokud vám žádný e-mail nepřišel ani do spamové složky, prosím, kontaktujte nás na '''[https://helpdesk.upol.cz/Ticket/New?categoryName=cestovni_prikazy_%28nove%29_-_tuzemske Helpdesku]'''. | ||
=== Zástupce po cestě schválil CP === | === Zástupce po cestě schválil CP === | ||