14 056
editací
CP tuzemske: Porovnání verzí
Skočit na navigaci
Skočit na vyhledávání
→Cestovní příkazy k likvidací
značka: editace z Vizuálního editoru |
značka: editace z Vizuálního editoru |
||
| (Není zobrazeno 39 mezilehlých verzí od stejného uživatele.) | |||
| Řádek 1: | Řádek 1: | ||
Aplikace pro správu tuzemských cestovních příkazů se nachází na Portálu pod dlaždicí Cestovní příkazy. Do aplikace se přihlašujete stejně jako do Portálu, tzn. pomocí [[Portal|PortalID]] a hesla. | Aplikace pro správu tuzemských cestovních příkazů se nachází na Portálu pod dlaždicí Cestovní příkazy. Do aplikace se přihlašujete stejně jako do Portálu, tzn. pomocí [[Portal|PortalID]] a hesla. '''Návod byl aktualizován k: 20.02.2023.''' | ||
{{DISPLAYTITLE:Tuzemské cestovní příkazy}} | |||
== Menu == | == Menu == | ||
Po přihlášení do aplikace máte k dispozici rozcestník, kde se nacházejí všechny aktuálně dostupné akce pro běžného uživatele. Pod dlaždicí '''Nový tuzemský cestovní příkaz [1]''' přejdete k vytváření CP, který následně odešlete ke schválení. '''Cestovní příkazy (CP)''', které si pouze '''rozpracujete [2]''' naleznete pod druhou dlaždicí. V seznamu cestovních příkazů naleznete všechny plně vytvořené a odeslané CP. V této části budete zároveň provádět vyúčtování CP, můžete podat žádost o změnu v již schváleném CP či můžete provést úpravu již vytvořeného, ale neschváleného příkazu (viz níže). V případě, že jste schvalovatelem, máte k dispozici část '''Cestovní příkazy ke schválení [4]''', kde naleznete všechny aktuální příkazy ke schválení, ale i ty již schválené (viz níže).[[Soubor:Cp 01.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | Po přihlášení do aplikace máte k dispozici rozcestník, kde se nacházejí všechny aktuálně dostupné akce pro běžného uživatele. Pod dlaždicí '''Nový tuzemský cestovní příkaz [1]''' přejdete k vytváření CP, který následně odešlete ke schválení. '''Cestovní příkazy (CP)''', které si pouze '''rozpracujete [2]''' naleznete pod druhou dlaždicí. V '''seznamu cestovních příkazů [3]''' naleznete všechny plně vytvořené a odeslané CP. V této části budete zároveň provádět vyúčtování CP, můžete podat žádost o změnu v již schváleném CP či můžete provést úpravu již vytvořeného, ale neschváleného příkazu (viz níže). V případě, že jste schvalovatelem, máte k dispozici část '''Cestovní příkazy ke schválení [4]''', kde naleznete všechny aktuální příkazy ke schválení, ale i ty již schválené (viz níže).[[Soubor:Cp 01.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | ||
== Nový cestovní příkaz == | == Nový cestovní příkaz == | ||
| Řádek 15: | Řádek 17: | ||
==== Počátek cesty ==== | ==== Počátek cesty ==== | ||
Je potřeba vyplnit místo odjezdu a také '''datum a odhadovaný čas odjezdu [1]'''. Čas odjezdu následně upřesníte ve vyúčtování. Datum i čas vyplníte výběrem data z kalendáře a výběrem z časového číselníku.[[Soubor:Cp 03.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | Je potřeba vyplnit místo odjezdu a také '''datum a odhadovaný čas odjezdu [1]'''. Čas odjezdu následně upřesníte ve vyúčtování. Datum i čas vyplníte výběrem data z kalendáře a výběrem z časového číselníku. Volte termín s dostatečně velkou časovou rezervou, v případě dřívějšího než Vámi uvedeného odjezdu budete muset před vyúčtováním požádat o změnu. Tlačítko pro žádost o změnu naleznete v seznamu cestovních příkazů[[Soubor:Cp 03.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | ||
==== Místo jednání ==== | ==== Místo jednání ==== | ||
| Řádek 21: | Řádek 23: | ||
==== Konec cesty a přerušení cesty ==== | ==== Konec cesty a přerušení cesty ==== | ||
Jako konec cesty bude místo návratu automaticky předvyplněno dle pole místo odjezdu. Dále je potřeba zadat '''datum návratu [1]'''. Čas návratu budete následně specifikovat až v části vyúčtování. Budete-li '''přerušovat cestu''', pak nejprve zaškrtněte příslušné pole '''[2]'''. Následně budete mít k dispozici | Jako konec cesty bude místo návratu automaticky předvyplněno dle pole místo odjezdu. Dále je potřeba zadat '''datum návratu [1]'''. Čas návratu budete následně specifikovat až v části vyúčtování. Budete-li '''přerušovat cestu''', pak nejprve zaškrtněte příslušné pole '''[2]'''. Následně budete mít k dispozici nastavení přerušení včetně důvodu. '''Čas přerušení lze dodatečně upravit ve vyúčtování, datum nikoliv!''' Volte termín s dostatečně velkou časovou rezervou, v případě pozdějšího než Vámi uvedeného návratu budete muset před vyúčtováním požádat o změnu. Tlačítko pro žádost o změnu naleznete v seznamu cestovních příkazůPřerušení lze následně i '''odebrat [3]'''. Pokud budete chtít přidat '''další přerušení cesty''', učiníte tak kliknutím na tlačítko '''Přidat [4]'''. [[Soubor:Cp 05.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | ||
==== Dopravní prostředky ==== | ==== Dopravní prostředky ==== | ||
| Řádek 27: | Řádek 29: | ||
==== Stravné ==== | ==== Stravné ==== | ||
U stravného '''zaškrtněte [1]''' stravu, | U stravného '''zaškrtněte [1]''' stravu, u které víte, že vám bude bezplatně poskytnuta (snídaně, oběd, večeře). Můžete zaškrtnout i celý den, popř. všechny kategorie stravného.[[Soubor:Cp 07.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | ||
==== Předpokládané výdaje ==== | ==== Předpokládané výdaje ==== | ||
Mezi předpokládanými výdaji je automaticky vypočítáno na základě | Mezi předpokládanými výdaji je stravné automaticky vypočítáno na základě vyplněného krácení stravného a délce pobytu. Po '''přidání [3]''' dalšího výdaje můžete '''vybrat typ [1]''', částku a případně i popis. Vámi přidané typy výdajů lze '''odebrat [2]'''. Výdaje ve vyúčtování vyplníte podle skutečnosti, viz níže. [[Soubor:Cp 08.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | ||
==== Finanční zdroje ==== | ==== Finanční zdroje ==== | ||
| Řádek 38: | Řádek 40: | ||
Pokud si vyberete možnost pokročilého hledání, pak se vám otevře dialogové okno pro vyhledání SPP prvku, kdy lze vyhledávat podle více kritérií. SPP prvek pak vyberete kliknutím na něj.[[Soubor:Cp 10.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | Pokud si vyberete možnost pokročilého hledání, pak se vám otevře dialogové okno pro vyhledání SPP prvku, kdy lze vyhledávat podle více kritérií. SPP prvek pak vyberete kliknutím na něj.[[Soubor:Cp 10.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | ||
==== Požadavek na zálohy a uložení CP ==== | ==== Požadavek na zálohy, poznámky a uložení CP ==== | ||
Pokud požadujete zálohu, pak zaškrtněte příslušné '''pole [1]'''. Následně zadáte částku a požadované datum vyplacení. U tuzemských CP lze jako způsob '''vyplacení [2]''' vybrat buď převod na mzdový nebo jiný účet. Váš CP můžete buď uložit jako rozpracovaný nebo jej uložit a předat ke schválení příkazci. Po schválení příkazcem jde žádost o schválení automaticky správci. Pokud požadujete zálohu, informaci následně obdrží i pokladní. Pokud bude CP schválen, obdržíte notifikační e-mail, stejně tak, je-li váš CP zamítnout.[[Soubor:Cp 11.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | Pokud požadujete zálohu, pak zaškrtněte příslušné '''pole [1]'''. Následně zadáte částku a požadované datum vyplacení. U tuzemských CP lze jako způsob '''vyplacení [2]''' vybrat buď převod na mzdový nebo jiný účet. K CP můžete vložit volitelnou '''poznámku [3]'''. Váš CP můžete buď uložit jako '''rozpracovaný [4]''' nebo jej '''uložit a předat ke schválení příkazci [5]'''. Po schválení příkazcem jde žádost o schválení automaticky správci. Pokud požadujete zálohu, informaci následně obdrží i pokladní. Pokud bude CP schválen, obdržíte notifikační e-mail, stejně tak, je-li váš CP zamítnout.[[Soubor:Cp 11.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | ||
== Rozpracované cestovní příkazy == | == Rozpracované cestovní příkazy == | ||
[[Soubor:Cp 12.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | Cestovní příkazy můžete kdykoliv během jejich vytváření uložit jako rozpracované, viz výše. '''Počet rozpracovaných CP [1]''' uvidíte přímo na hlavní stránce na dlaždici rozpracovaných CP na rozcestníku.[[Soubor:Cp 12.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | ||
[[Soubor:Cp 13.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | === Přehled rozpracovaných CP === | ||
Po otevření dlaždice v rozcestníku si zobrazíte přehled vašich aktuálně rozpracovaných cestovních příkazů. Příkazy můžete buď '''odebrat [1]''' a nebo je začít '''upravovat [2]'''. Po úpravě lze buď opět CP uložit jako rozpracovaný, nebo jej odeslat ke schválení. [[Soubor:Cp 13.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | |||
== Seznam cestovních příkazů == | == Seznam cestovních příkazů == | ||
[[Soubor:Cp 14.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | Po otevření seznamu cestovních příkazů si zobrazíte všechny vámi vytvořené CP, které jste předali ke schválení. Detail CP si buď zobrazíte příslušným tlačítkem popř. kliknutím na '''popis cesty [1]'''. CP lze zrušit kliknutím na příslušné '''tlačítko [2]'''. Cestovní příkazy mají několik '''stavů [3]''', dle kterých se dá s CP pracovat. Ve stavu ''Čeká na schválení'' budete mít zobrazen '''stav schválení [4]''' u jmen jednotlivých schvalovatelů. U CP lze provádět '''úpravy [5]''' dokud není schválen alespoň jedním ze schvalovatelů. Ve stavu ''Schváleno'' máte CP před cestou schválen. Po cestě pak můžete přejít k '''Vyúčtování [6]'''. Rovněž dokud neprovedete vyúčtování můžete '''požádat o změnu [7]''', kterou následně v CP provedete a odešlete jej k opětovnému schválení. Po odeslání vyúčtování po cestě (viz níže) bude váš CP předán k likvidaci, kdy bude schvalován likvidátorkou a následně příkazcem a správcem. Jakmile bude všemi dotyčnými vyúčtování schváleno, bude zobrazen stav ''Schváleno vyúčtování'', tímto práce s CP končí. Na schválení popř. zamítnutí budete upozorněni e-mailem. Již existující CP můžete '''vykopírovat [8]'''. [[Soubor:Cp 14.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]]Cestovní příkazy si z aplikace můžete vytisknout ve formátu PDF. Tisknout můžete po schválení CP před cestou, po vyúčtování přibyde tisk vyúčtování a možnost tisku včetně vámi nahraných dokladů. Průběhem cestovního příkazu se myslí vytisknutí času a průběhu schvalování. [[Soubor:Cp 15.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | ||
[ | == Vyúčtování == | ||
Po cestě přejdete k zadávání vyúčtování vašeho CP, které naleznete v seznamu cestovních příkazů. U vašeho CP přejdete k zadávání '''vyúčtování [1]'''. | |||
'''Pokud se termín např. začátek cesty, konec cesty nebo časy přerušení cesty po pracovní cestě liší od původního CP, pak je potřeba nejprve zažádat o změnu, kde upravíte data.''' Po schválení vedoucím můžete začít s vyúčtováním.[[Soubor:Cp 16.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | |||
[[Soubor:Cp 16.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | |||
[[Soubor:Cp 17.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | === Zadání časů === | ||
Ve vyúčtování je potřeba zadat skutečný '''čas odjezdu [1]''' a '''čas návratu [2]''' zpět. [[Soubor:Cp 17.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | |||
[[Soubor:Cp 18.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | ==== Nastavení časů přerušení cesty ==== | ||
Jestli jste přerušovali cestu, aktualizujte časy přerušení podle skutečnosti. [[Soubor:Cp 18.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | |||
[[Soubor:Cp 19.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | === Zpráva o služební cestě === | ||
Zprávu o služební cestě můžete buď vyplnit do '''textového pole [1]''' přímo v aplikaci, nebo ji můžete '''nahrát do aplikace [2]'''.[[Soubor:Cp 19.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | |||
[[Soubor:Cp 20.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | === Krácení stravného === | ||
U stravného '''zaškrtněte [1]''' stravu, která vám byla bezplatně poskytnuta (snídaně, oběd, večeře). Můžete zaškrtnout i celý den, popř. všechny kategorie stravného.[[Soubor:Cp 20.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | |||
[[Soubor:Cp 21.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | === Skutečné výdaje === | ||
U jednotlivých typů skutečných výdajů zadejte typ, částku a případně i '''volitelný popis [1]''', kam můžete zadat upřesnění typu výdaje. Poté nahrajte '''daňový doklad [2]''', toto je ''povinná'' položka. Další výdaje můžete přidat '''tlačítkem + [3]'''.[[Soubor:Cp 21.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | |||
[[Soubor:Cp 22.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | === Finanční zdroje a odeslání ke schválení === | ||
Zkontrolujte zda finanční zdroje odpovídají a následně '''předejte vyúčtování ke schválení [1]''' likvidátorovi, po schválení likvidátorem bude CP schvalován příkazcem a správcem rozpočtu. V případě, že jste nakonec využili jiný zdroj, přidejte nový zdroj a u původního zdroje zadejte jako částku 0 CZK.[[Soubor:Cp 22.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | |||
== '''Schvalovatel''' - cestovní příkazy ke schválení == | == '''Schvalovatel''' - cestovní příkazy ke schválení == | ||
[[Soubor:Cp 23.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | Schvalovatelé mají v rozcestníku k dispozici dlaždici ''Cestovní příkazy ke schválení''. Na této dlaždici se zobrazuje '''počet neschválených CP [1]'''.[[Soubor:Cp 23.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | ||
[[Soubor:Cp 24.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | === Přehled CP ke schválení === | ||
Cestovní příkazy můžete filtrovat dle očekávaného '''typu akce [1]''' či dle '''jména zaměstnance [2]'''. U jednotlivých cestovních příkazů máte možnost si zobrazit rozšířený '''náhled cestovního příkazu [3]''', případně si můžete zobrazit úplně '''celý detail CP [4]'''. V detailu můžete rovněž schvalovat CP. V přehledu příkazů můžete rovněž '''schvalovat či zamítat [5]''' jednotlivé cestovní příkazy zvlášť. Pokud chcete schválit více příkazů zároveň, buď označte '''jednotlivé příkazy [6]''', které chcete schválit, či můžete '''označit všechny [7] příkazy''' a následně je '''hromadně schválíte či zamítnete [8]''' ve spodní části obrazovky.[[Soubor:Cp 24.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]]V detailu pak uvidíte všechna data, které uživatel do CP zadal, mezi které patří výdaje za dopravu, poskytnutou stravu a další výdaje, přerušení pracovní cesty a další. Pokud zaměstnanec jede autem, pak po kliknutí na ikonu auta si zobrazíte '''detail daného vozidla [1]'''.[[Soubor:Cp 32.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | |||
[[Soubor:Cp 25.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | ==== Přidání komentáře k rozhodnutí ==== | ||
V případě zamítnutí můžete žadateli o schválení CP zaslat důvod zamítnutí příkazu. Ten vložíte do textového pole komentáře. [[Soubor:Cp 25.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | |||
== '''Likvidátor a pokladník''' == | == '''Likvidátor a pokladník''' == | ||
[[Soubor:Cp 26.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | V roli likvidátora a pokladníka jsou k dispozici dvě další dlaždice - Cestovní příkazy k likvidaci, u kterých je zobrazen '''počet CP [1]''', u kterých je potřeba provést likvidaci, a Pokladna, u které je zobrazen '''počet záloh k vyplacení [2]'''.[[Soubor:Cp 26.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | ||
=== Pokladna === | === Pokladna === | ||
[[Soubor:Cp 27.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | V roli pokladníka můžete filtrovat cestovní příkazy dle '''identifikátoru (ID) [1]''', dle '''stavu cestovního příkazu [2]''', či dle '''jména zaměstnance [3]'''. Kliknutím na jméno zaměstnance si můžete zobrazit '''detail CP [4]'''. Pokud zaměstnanec vyžaduje '''vyplacení zálohy''', tak po vyplacení zálohy ji do aplikace '''zaevidujte [5]'''. Pokud po vyúčtování musí zaměstnanec vrátit část zálohy, obdrží o této skutečnosti notifikační e-mail s QR kódem pro snadné zaplacení bankovní aplikací, popř. s údaji pro vrácení přeplatku. Po obdržení '''přeplatku jej zaevidujete v aplikaci [6]'''.[[Soubor:Cp 27.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]]Po kliknutí na tlačítko Vyplatit zálohu má možnost pokladník zaevidovat '''datum vyplacení [1]''', '''číslo platby [2]''' a následně nahraje '''daňový doklad [3]'''. Pokud se daná záloha nebude vyplácet, nebo se nevyplatila, pak klikne na tlačítko '''Nebude se vyplácet [4]'''.[[Soubor:Cp 59.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | ||
[[Soubor:Cp | ==== Přidání nové zálohy ==== | ||
Pokladní může v detailu CP v sekci Požadavek na zálohy může '''vyplatit zálohu [1]''', kde může danou zálohu označit, že se vyplácet nebude. Zároveň pokud vznikne potřeba pro přidání nové zálohy, může tak udělat kliknutím na tlačítko '''Přidat další zálohu [2]'''.[[Soubor:Cp 60.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | |||
=== Cestovní příkazy k likvidací === | === Cestovní příkazy k likvidací === | ||
[[Soubor:Cp 29.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | V roli likvidátora můžete filtrovat cestovní příkazy dle '''identifikátoru (ID) [1]''', dle '''stavu cestovního příkazu [2]''', či dle jména zaměstnance, data odjezdu, návratu, SPP prvků, nákladového střediska a '''typu [4] - tuzemský, zahraniční'''. ''Vyfiltrovaná'' data můžete '''exportovat [4]'''. Kliknutím na '''jméno''' zaměstnance si zobrazíte '''detail CP [5]''', kde vyúčtování můžete schválit či zamítnout.[[Soubor:Cp 29.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | ||
==== Detail cestovního příkazu ==== | |||
V detailu můžete '''přepínat [1]''' mezi daty z předpokládané cesty a skutečnou cestou.[[Soubor:Cp 30.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]]Pokud zaměstnanec jede autem, pak po kliknutí na ikonu auta si zobrazíte '''detail daného vozidla [1]'''.[[Soubor:Cp 32.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | |||
V části vyúčtování cesty pak jsou k dispozici '''daňové doklady ke stažení [1].''' Ve spodní části obrazovky jsou pak k dispozici tlačítka pro '''schválení či zamítnutí CP [2].''' [[Soubor:Cp 31.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | |||
===== Přidání komentáře k rozhodnutí ===== | |||
Pokud CP zamítnete, zaměstnanec obdrží notifikační e-mail s informací, že jeho CP byl zamítnut a že je potřeba provést úpravy. Požadované úpravy můžete specifikovat v komentáři. [[Soubor:Cp 25.png| | |||
Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | |||
==== Dodatečné úpravy ==== | |||
Po schválení likvidátorem mají likvidátoři možnost odeslat CP cestujícímu k dodatečným úpravám, když ještě CP není vyúčtován v SAPu a zjistí se, že cestující zapomněl doplnit nějaký výdaj nebo nedodal všechny doklady. Stisknutím tohoto tlačítka můžete vložit informaci s odůvodněním vrácení CP k vyúčtování. [[Soubor:Cp 33.png|Soubor|střed|bezrámu|950x950pixelů]] | |||
== Často kladené dotazy == | |||
=== Obdržel/a jsem informační e-mail o schválení CP svého nadřízeného === | |||
Informační e-mail obdržíte v případě, že jste za svého nadřízeného založil/a CP. Tento e-mail obdržel i cestující. | |||
=== Pokladní nemá k dispozici dlaždici pokladna === | |||
Pokladní chybí potřebná role, prosím, kontaktujte nás na '''[https://helpdesk.upol.cz/Ticket/New?categoryName=cestovni_prikazy_%28nove%29_-_tuzemske Helpdesku]'''. | |||
=== Nepřišel mi notifikační e-mail na schválení CP === | |||
Prosím, zkontrolujte si složku se spamem. E-maily jsou odesílány z adresy noreply@upol.cz. Pokud vám, zpráva spadla do spamu, nastavte si odesílatele jako důvěryhodného. Pokud vám žádný e-mail nepřišel ani do spamové složky, prosím, kontaktujte nás na '''[https://helpdesk.upol.cz/Ticket/New?categoryName=cestovni_prikazy_%28nove%29_-_tuzemske Helpdesku]'''. | |||
=== Zástupce po cestě schválil CP === | |||
Pokud vedoucí, příkazce, správce má nastaven zástup, ten může schvalovat CP vyjíždějícího zaměstnance. Po cestě může CP schválit rovněž, ačkoliv již třeba nemusí být zástup aktivní. Notifikační e-mail na schválení odchází zástupci (ten schvaloval před cestou, proto tam figuruje), tak i standardnímu schvalovateli. | |||
[[Kategorie:Informační technologie|Informační_technologie]][[Kategorie:Návody|Návody]] | |||