14 056
editací
Mobility koordinator: Porovnání verzí
Skočit na navigaci
Skočit na vyhledávání
→Předměty
značka: editace z Vizuálního editoru |
|||
| (Není zobrazeno 5 mezilehlých verzí od stejného uživatele.) | |||
| Řádek 1: | Řádek 1: | ||
V následujícím textu vám představíme všechny funkce webové aplikace Erasmus+ | V následujícím textu vám představíme všechny funkce webové aplikace Mobility Erasmus+ & Exchange programmes v roli koordinátora. Nejprve se přihlásíme, klikněte na tlačítko '''Přihlásit '''v pravém horním rohu. [[Mobility|'''Návod pro studenty naleznete zde''']]. (v případě žádostí o úpravu/doplnění informací zašlete e-mail na: [mailto:tomas.baburek@upol.cz tomas.baburek@upol.cz]). '''Aktualizováno 25.5.2022.''' | ||
== Přihlášení == | == Přihlášení == | ||
Do aplikace se přihlásíte pomocí vašeho '''Portal ID'''. Možnost '''Zapamatovat '''vám umožní zapamatovat si přihlášeného uživatele bez nutnosti opakovaného přihlášení. {{DISPLAYTITLE: | Do aplikace se přihlásíte pomocí vašeho '''Portal ID'''. Možnost '''Zapamatovat '''vám umožní zapamatovat si přihlášeného uživatele bez nutnosti opakovaného přihlášení. {{DISPLAYTITLE:Mobility pro koordinátory}} | ||
[[File:Erasmus koord 01.png|center|Erasmus koord 01.png]] | [[File:Erasmus koord 01.png|center|Erasmus koord 01.png]] | ||
| Řádek 484: | Řádek 484: | ||
[[File:Erasmus koord 55.png|center|700px|Erasmus koord 55.png]] | [[File:Erasmus koord 55.png|center|700px|Erasmus koord 55.png]] | ||
== Administrace == | |||
[[Category:Návody]] | |||
Na hlavní straně Administrace naleznete přehledy výběrových řízení. Kliknutím na tlačítko '''Odeslat mail vybraným studentům [1]''' odešlete mail studentům vybraným ve VŘ, kde studenty upozorníte, aby vyplnili doplňující a osobní kontaktní údaje. Tlačítkem '''Odeslat žádost o vyplnění dat výjezdů [2]''' zašlete studentům informační mail s žádostí o přesné vyplnění výjezdů, včetně deadlinu pro zadání těchto dat. Kliknutím na '''Přehled výjezdů [3]''' se přesunete k možnosti publikovat výjezdy do STAGu. Kliknutím na tlačítko '''Download [4]''' exportujete kompletní seznam studentů vyjíždějících na studijní pobyt v tabulce Excel. Nově je zde přístup k '''Přehledu výjezdu ve STAGu [5]''', což vám usnadní práci s aplikací např. v případě, že výjezd byl zadán do STAGu, ale nebyl propojen s Erasmem. V Přehledu uživatelů naleznete aktuální '''seznam koordinátorů [6].''' | |||
[[Soubor:Erasmus koord 72.png|centre|frameless|786x786px]] | |||
=== Přehled výjezdu ve STAGu === | |||
V přehledu výjezdů ve STAGu můžete studenty '''vyhledat dle jména [1].''' Dále zde naleznete '''ID výjezdů ve STAGu [2]''' a také institut, který je ve STAGu zadán. | |||
[[Soubor:Erasmus koord 74.png|centre|frameless|790x790px]] | |||
=== Publikování výjezdů do STAGu === | |||
Tlačítkem '''ZS/Oba [1]''' u vybrané fakulty budete publikovat výjezdy do STAGu buď pouze v zimním semestru nebo výjezdy v rámci obou semestrů. Tlačítkem '''LS [2]''' publikujete výjezdy do STAGu, které jsou platné v letním semestru. [[Soubor:Erasmus koord 73.png|centre|frameless|801x801px]] | |||
Kliknutím buď na ZS/Oba nebo LS zvolíte možnost publikování výjezdů do STAGu za příslušnou katedru. Otevře se vám tabulka pro publikování výjezdů. Zde zkontrolujte, zda publikujete do STAGu správný '''semestr [1]'''. '''Stav [2]''' výběrových řízení je nastaven automaticky jako P - platný (další stavy jsou K = ke kontrole, O = odložený, Z = zrušený, viz. níže). Poté '''zaškrtnete [3]''', že chcete výjezdy publikovat a kliknete na tlačítko '''Publikovat do STAGu [4]'''. | |||
[[Soubor:Erasmus adm 77.png|centre|frameless|600x600px]]Mezi '''nalezenými problémy''' je seznam studentů, u jejichž přihlášky byl detekován problém. Stavy jsou popsány tak, aby byly co nejpřesnější a aby vás co nejlépe navedly k úspěšnému vyřešení problémů. Zde naleznete ukázku chybových stavů. | |||
[[Soubor:Erasmus koord 75.png|centre|frameless|740x740px]] | |||
==== Přehled výjezdů ==== | |||
Přehled výjezdů je jednou ze složitějších částí aplikace. Zde můžete spravovat výjezdy a pracovat s nimi, jsou-li výjezdy exportovány z aplikace do STAGu a jsou se STAGem propojeny, bude práce týkající se správy dat výjezdů mnohem snazší. | |||
V přehledu můžete využít '''vyhledávání [1]''' podle jména studenta, což vám usnadní lokalizaci chyb a upozornění (viz. výše). Kliknutím na '''jméno studenta [2]''' se přesunete do přihlášky studenta. Kliknutím na '''StagId [3]''' se přesunete do detailu (profilu) studenta. Na stránku institutu se dostanete kliknutím na jeho '''kód [4]. Ikona dvou šipek [5]''' znázorňuje '''propojení''' '''výjezdu''' studenta z aplikace Erasmus do STAGu - upravíte-li datum v aplikaci Erasmus, změna se okamžitě propíše do STAGu. '''Doporučujeme pro změnu termínů používat primárně aplikaci Erasmus+'''. Při změně data výjezdu v této aplikaci se údaj '''automaticky''' převádí do STAGu. Při změně data ve STAGu se tato změna do aplikace Erasmus '''nepřevádí''' automaticky. Tyto změny sice lze udělat manuálně (viz. body 8, 9), ale pro usnadnění práce měňte termíny v Erasmus+. | |||
'''Změna [6]''' detekuje poslední změnu výjezdu, po přejetí myší na datum se zobrazí ID osoby, která provedla poslední změnu výjezdu ve STAGu. Kliknutím na '''datum výjezdu''' ve sloupci Erasmus '''[7]''' můžete změnit datum výjezdu u vybraného studenta. '''Ikona [8]''' značí uvolněni identifikátoru výjezdu ve STAGu - ikona se hodí v případě, že výjezd byl smazán přímo ve STAGu, ale záznam o něm zůstal v aplikaci Erasmus. Kliknutím na '''šipku směřující doleva [9]''' synchronizujete datum výjezdu ze STAGu do Erasmu. U výjezdu zároveň vznikne propojení mezi aplikací Erasmus a STAGem. | |||
Pokud chcete jednotlivý výjezd exportovat do STAGu, využijte tlačítko '''[Export] [10]'''. Po kliknutí na '''ikonu [11]''' můžete propojit již existující výjezd studenta ve STAGu s výjezdem v aplikaci Erasmus - číslo výjezdu naleznete v Přehledu výjezdů ve STAGu (viz. výše) V přehledu výjezdu zároveň uvidíte i '''zrušené výjezdy [12]''', jejich přítomnost je čistě informativní. | |||
Je-li '''datum výjezdu''' ve sloupci '''STAG červeně [13]''', došlo ke změně dat výjezdu přímo ve STAGu a nikoliv skrze aplikaci Erasmus, data se tedy liší - zde vidíte, že výjezd je propojen mezi aplikací Erasmus a STAGem. Kliknutím na tlačítko '''nezadáno [14]''' můžete za studenta zadat datum jeho výjezdu. U ''zkratky fakulty'' se u některých studentů může nacházet '''vykřičník [15]'''. Ten označuje problém s kódem studia. Studuje-li student souběžně více oborů, musí být vybrán obor, v rámci kterého bude výjezd evidován. Institucionální koordinátor může za studenta změnit StagId kliknutím na StagId vybraného studenta. | |||
Kliknutím na '''písmeno [16]''' (zde písmeno P) můžete upravit stav výjezdu (P = platný, K = ke kontrole, O = odložený, Z = zrušený). Ikona '''přesýpacích hodin [17]''' označuje, že byl detekován možný odklad výjezdu (3.r. bakalář -> magistr). Tato ikonka je pouze informativní. Text '''[CHYBA] [18]''' značí, že výjezd byl smazán ze STAGu, pokud je výjezd stále platný, můžete využít možnosti uvolnění ID výjezdu ve STAGu. Pod '''[19]''' naleznete výjezd, který má odlišné datum ve STAGu než je v aplikaci Erasmus - text bude červeným písmem - zde je vidět, že výjezd není propojen mezi aplikací Erasmus a STAGem. | |||
'''Vykřičník [20]''' u zkratky semestru značí, že student nemá zadaný studijní cyklus, ve kterém by měl vyjet na studijní pobyt. '''Šipkou doleva [21]''' budete synchronizovat data ze STAGu do aplikace Erasmus. '''Šipkou doprava [22]''' synchronizujete data z Erasmu do STAGu. Některé výjezdy mohou být zrušeny pouze v aplikaci Erasmus '''[23]''' a nikoliv ve STAGu (tento problém se zobrazí nad seznamem výjezdů), pro zrušení výjezdu ve STAGu je nutné kliknout na písmeno zde na písmeno "P" a výjezd zde zrušit. [[Soubor:Erasmus adm 78.png|centre|frameless|923x923px]] | |||
==== Úprava stavu výjezdů ==== | |||
Chcete-li provést změnu ve stavu výjezdů, můžete si vybrat ze čtyř stavů - ke kontrole, odložený, platný a zrušený. Je nutné si dát pozor na změny stavu. Mezi stavy jsou přesně dané vazby, jak stav měnit (viz. diagram níže) | |||
[[Soubor:Erasmus adm 75.png|centre|frameless|592x592px]] | |||
V následujícím diagramu máte možnost vidět, jak jsou stavy vzájemně propojené. Stav ke kontrole (K) lze změnit buď na P (platný), O (odložený), Z (zrušený). Změna stavu je platná a nelze ji vrátit zpět na stav K. | |||
Ze stavu P se lze přesunout do stavu O a naopak. Z obou těchto stavů je možné se přesunout v případě nutnosti na stav Z. Ze stavu Z se již nelze vrátit zpět, pracujte tedy s úpravou stavu výjezdů opatrně. | |||
[[Soubor:Erasmus adm 76.png|centre|frameless]] | |||
== Příjezdy == | == Příjezdy == | ||
V záložce Příjezdy se nachází seznam studentů, kteří byli nominováni vaší organizační jednotce. Zde lze spravovat přihlášky přijíždějících studentů. Mezi přihláškami lze '''vyhledávat [1]''' - vyhledává se v názvu oboru či jméně studenta. Lze '''filtrovat''' seznam dle '''Semestru [5]''' a také zda '''délka''' '''pobytu''' přijatého studenta byla '''změněna [6]''', stejně tak lze filtrovat dle '''stavu''' '''přihlášky''' '''[7]''', '''typu [8]'''. Můžete si zobrazit pouze nominace, které byly '''přiřazeny vaší katedře [9]'''. Dále lze zobrazit pouze studenty '''exportované''' či '''neexportované do STAGu [10]''', či lze filtrovat dle '''stavu přiřazení [11]'''.. Seznam přijíždějících studentů si můžete '''vyexportovat do Excelu [12]''' či stáhnout '''soubory nahrané studenty [13]'''. Dle role koordinátora je také k dispozici tlačítko pro hromadný '''export do STAGu [14]'''. | V záložce Příjezdy se nachází seznam studentů, kteří byli nominováni vaší organizační jednotce. Zde lze spravovat přihlášky přijíždějících studentů. Mezi přihláškami lze '''vyhledávat [1]''' - vyhledává se v názvu oboru či jméně studenta. Lze '''filtrovat''' seznam dle '''Semestru [5]''' a také zda '''délka''' '''pobytu''' přijatého studenta byla '''změněna [6]''', stejně tak lze filtrovat dle '''stavu''' '''přihlášky''' '''[7]''', '''typu [8]'''. Můžete si zobrazit pouze nominace, které byly '''přiřazeny vaší katedře [9]'''. Dále lze zobrazit pouze studenty '''exportované''' či '''neexportované do STAGu [10]''', či lze filtrovat dle '''stavu přiřazení [11]'''.. Seznam přijíždějících studentů si můžete '''vyexportovat do Excelu [12]''' či stáhnout '''soubory nahrané studenty [13]'''. Dle role koordinátora je také k dispozici tlačítko pro hromadný '''export do STAGu [14]'''. | ||
| Řádek 511: | Řádek 549: | ||
V této sekci se nachází informace o jazykových znalostech studenta a o případné žádosti o ubytování na koleji.[[Soubor:Erasmus koord 89.png|centre|frameless|938x938px]]Pokud jste přihlášku editovali, můžete změny '''uložit [1]''', v případě, že student vyhověl podmínkám, může jej institucionální koordinátor '''přijmout [2]''', nevyhověl-li tak '''odmítnout''' '''[3]'''. Pokud se nachází v přihlášce informace k '''opravě [4]''' zvolí tuto možnost. Může případně za studenta přihlášku zrušit kliknutím na tlačítko '''Odstoupit [5]'''.[[Soubor:Erasmus koord 90.png|centre|frameless|778x778px]] | V této sekci se nachází informace o jazykových znalostech studenta a o případné žádosti o ubytování na koleji.[[Soubor:Erasmus koord 89.png|centre|frameless|938x938px]]Pokud jste přihlášku editovali, můžete změny '''uložit [1]''', v případě, že student vyhověl podmínkám, může jej institucionální koordinátor '''přijmout [2]''', nevyhověl-li tak '''odmítnout''' '''[3]'''. Pokud se nachází v přihlášce informace k '''opravě [4]''' zvolí tuto možnost. Může případně za studenta přihlášku zrušit kliknutím na tlačítko '''Odstoupit [5]'''.[[Soubor:Erasmus koord 90.png|centre|frameless|778x778px]] | ||
=== | === Výběr předmětů === | ||
V záložce | V záložce Výběr předmětů, jste-li institucionální koordinátor, budete nastavovat UP katederního koordinátora, který bude mít na starosti odsouhlasení výběru předmětů. Jste-li katederní koordinátor, byli jste přiřazení jako koordinátoři pro schválení výběru předmětů. | ||
Jste-li ''katederní koordinátor'' a byli jste přiřazení jako koordinátor pro správu | Jste-li ''katederní koordinátor'' a byli jste přiřazení jako koordinátor pro správu výběru předmětů, máte možnost '''schválit [1] či odmítnout přiřazení studenta na vaše pracoviště [2]'''. V této roli uvidíte pouze část katederní koordinátor. O tom, že jste byli určeni jako katederní koordinátor se dozvíte e-mailem. V případě, že neschválíte přiřazení, objeví se textové pole, kde můžete vyplnit důvod neschválení. | ||
V roli ''institucionálního koordinátora'' musíte zvolit v části UP katederní koordinátor - zvolte katedru, zadejte uživatelův e-mail a zvolte možnost '''Uložit [3]'''. Kliknutím na '''Upozornit [4]''' upozorníte katederního koordinátora na to, že již je k dispozici zkontrolování | V roli ''institucionálního koordinátora'' musíte zvolit v části UP katederní koordinátor - zvolte katedru, zadejte uživatelův e-mail a zvolte možnost '''Uložit [3]'''. Kliknutím na '''Upozornit [4]''' upozorníte katederního koordinátora na to, že již je k dispozici zkontrolování výběru předmětů. | ||
Jako katederní koordinátor nebudete přidávat za studenta předměty, nicméně máte tu možnost v případě nějakých potíží. Vyberete předmět ze '''seznamu [5]''', vložíte jeho kód, zvolíte jazyk a kliknete na tlačítko '''Přidat předmět [6]'''. Kliknutím na '''jméno předmětu [7]''' se přesunete na detail předmětu ve STAGu. Předmět lze ze seznamu předmětů '''smazat [8]'''. Předměty lze smazat dokud není seznam předmětů schválen. | Jako katederní koordinátor nebudete přidávat za studenta předměty, nicméně máte tu možnost v případě nějakých potíží. Vyberete předmět ze '''seznamu [5]''', vložíte jeho kód, zvolíte jazyk a kliknete na tlačítko '''Přidat předmět [6]'''. Kliknutím na '''jméno předmětu [7]''' se přesunete na detail předmětu ve STAGu. Předmět lze ze seznamu předmětů '''smazat [8]'''. Předměty lze smazat dokud není seznam předmětů schválen. | ||
Jakmile budete mít finální podobu | Jakmile budete mít finální podobu výběru předmětů, můžete výběr buď '''schválit [9]''' nebo '''zamítnout [10]'''. V případě zamítnutí nebo potřeby opravy výběru předmětu, se Vám automaticky otevře textové pole, do něhož můžete vepsat poznámky, instrukce nebo komentáře pro studenta, které mu budou odeslány v automatickém emailu spolu s kontaktem na vás. Vaši emailovou adresu může student využít pro další komunikaci. | ||
'''Po schválení výběru předmětů''' studentovi přijde emailem automaticky odesílané upozornění, že jeho výběr předmětů byl schválen a instrukce k zadání schválených předmětů a tvorbě LA v IS STAG/Portál ECTS Příjezdy v momentě, kdy jej fakultní referentka převede do ECTS Příjezdů. Zde si pak student může vytisknout finální verzi LA a zaslat ji k podpisu na domácí instituci. LA opatřený svým podpisem a podepsaný koordinátorem domácí instituce student naskenuje a nahraje do sekce Příjezd v IS STAG/Portál ECTS Příjezdech (přílohy u mobility), odkud přijde notifikace fakultnímu koordinátorovi, který následně provede finální kontrolu, doplní podpis a posune příjezd studenta v IS STAG/Portál ECTS Příjezdech do stavu "schválen a podepsán LA" (stav 411). Následně bude možné studentovi odeslat akceptační dopis. | |||
Pokud Vám student zašle "svůj" nebo stagovský formát LA k podpisu, pak vždy prosíme o kontrolu, že obsahuje Vámi schválené kurzy! Studenta prosím žádejte, aby každý potvrzený LA nahrál výhradně do IS STAG/Portál ECTS Příjezdy. | |||
Bude-li vás student po schválení výběru předmětů žádat o dodatečné změny, odkazujte prosím na dobu 30 dní po příjezdu, kdy lze provádět dodatečné změny a zaznamenat je do formuláře LA Changes.[[Soubor:Erasmus koord 91.png|centre|frameless|921x921px]] | |||
=== Předměty === | === Předměty === | ||
V záložce předměty můžete dle '''zkratek předmětů [1]''' prohlížet obsazenost jednotlivých předmětů. Výběr lze '''exportovat''' do '''Excelu [2]'''. '''Kliknout''' na '''jméno''' '''studenta''' můžete pouze u studentů, kteří vám byli přiřazeni '''[3]'''. '''Zelený stav [4]''' u studenta označuje, že studentovi byl schválen LA s tímto předmětem. Kliknutím na '''název instituce [5]''' se přesunete na její detail. '''Oranžový stav [6]''' označuje, že LA s tímto předmětem zatím nebyl schválen.[[Soubor:Erasmus koord 94.png|centre|frameless|902x902px]] | V záložce předměty můžete dle '''zkratek předmětů [1]''' prohlížet obsazenost jednotlivých předmětů. Výběr lze '''exportovat''' do '''Excelu [2]'''. '''Kliknout''' na '''jméno''' '''studenta''' můžete pouze u studentů, kteří vám byli přiřazeni '''[3]'''. '''Zelený stav [4]''' u studenta označuje, že studentovi byl schválen LA s tímto předmětem. Kliknutím na '''název instituce [5]''' se přesunete na její detail. '''Oranžový stav [6]''' označuje, že LA s tímto předmětem zatím nebyl schválen.[[Soubor:Erasmus koord 94.png|centre|frameless|902x902px]] | ||
| Řádek 596: | Řádek 637: | ||
[[Category:Informační technologie|Informační_technologie]] | [[Category:Informační technologie|Informační_technologie]] | ||
[[Category:Návody]] | [[Category:Návody]] | ||
[[Category:Erasmus]] | [[Category:Erasmus]] | ||