Dynas

DYNAS je zkratka pro Dynamický nákupní systém. Následující text bude zaměřen v jednotlivých částech na specifické uživatelské role - běžný uživatel, schvalovatel, administrátor počítačů, administrátor tonerů - a na jednotlivé funkcionality aplikace.

Změny oproti původnímu systému

Kromě využití aktuálních technologií je aplikace zaměřená na koncové uživatele, byl zvýšen komfort při zadávání objednávek. Uživatelé jsou automatizovaně informování o průběhu objednávky přímo v aplikaci, případně i na Portálu UP ve formě notifikací.

Aplikace má formu e-shopu, došlo tak ke zjednodušení výběru produktů. Byla umožněna komunikace i v rámci aplikace (přidávání komentářů k objednávce, k žádostem o produkty).

Uživatelské role v aplikaci

Jednotlivé role se liší uživatelskými přístupovými právy. Informace jsou uživatelům zobrazovány rovněž dle rolí. Role v aplikaci jsou: běžný uživatel, schvalovatel (správce a příkazce), administrátor, správce výzev

Uživatel

Běžný uživatel má přístup k následujícím funkcím: dashboard (hlavní stránka) přehled objednávek, historie objednávek, objednávání zboží, náhled na detail produktu, žádost o nestandardní produkt, správa šablon.

Dashboard

Dashboard (hlavní stránka) integruje informace z více součástí aplikace do jednotného zobrazení. Informace jsou zobrazeny dle uživatelských rolí. Na hlavní stránce se nachází tlačítko pro vytvoření nové objednávky[1]. Dále se zde nachází přehled aktuálních objednávek [2]. Vaše aktuální objednávky můžete filtrovat dle jejich stavu [3]. Stavový diagram naleznete níže. Zkratky S/Z/C [4] označují počty produktů schválených, zamítnutých a celkový počet. Kliknutím na produkty [5] se přesunete na detail objednávky. Ukázáním na ikonu stavu objednávky [6] si zobrazíte název vybraného stavu. Komentář lze zobrazit kliknutím na ikonku bubliny [7]. Nově vytvořenou objednávku můžete zrušit [8] přímo z dashboardu.

Dále lze zobrazit aktuální informace o průběhu u objednávek [9]. Kliknutím na šipku dolů [10] zobrazíte kompletní průběh objednávky. Dále zde můžete sledovat stav žádostí o specifický produkt [11], kliknutím na název produktu [12] si otevřete detail žádosti.

Stavový diagram objednávek

Přehled stavů objednávek.

Produkty

Po kliknutí na Produkty v záhlaví nebo po kliknutí na tlačítko Vytvořit objednávku v dashboardu musíte vybrat kategorii produktů. Podle kategorií jsou zobrazeny dostupné produkty pro objednávku.

Objednávkové prostředí je podobné eshopu. Produkty lze filtrovat dle aktuálních výzev [1] nebo podle produktů [2]. Filtr lze pak zrušit [3]. Dále si můžete vytvořit žádost o nestandardní produkt [4]. Produkty můžete zobrazit buď v tabulkovém nebo kartovém zobrazení [5]. Kliknutím na název produktů [6] zobrazíte detail produktu. Můžete zadat počet vybraných produktů, které přidáte kliknutím do košíku [7].

Náhled kartového zobrazení produktů. Doporučeno pro mobilní zařízení.

Detail produktu

V detailu produktu můžete vidět veřejné informace o produktu.

Objednávka produktu

V následujícím textu bude popsán proces celé objednávky.

Vytvoření objednávky

Jaký je vlastně proces objednávky?
1. Vložení zboží do košíku
2. Odeslání objednávky
3. Posouzení schvalovatelem (příkazcem)
4. Posouzení schvalovatelem (správcem)
5. Zpracování objednávky na CVT
6. Přiřazení objednávky do E-ZAK

Produkty, které chcete objednat, vložíte do košíku. Košík je určen pro shromažďování produktů v objednávce. Po vložení produktů do košíku můžete pokračovat ve výběru dalších produktů [1] nebo do něj můžete přejít [2].

Objednávka produktu - Košík

V části košík [1] lze upravit vybrané produkty v košíku před odesláním objednávky. Produkty lze z košíku odebrat [2]. Produkty jsou automaticky řazeny do příslušných výzev. Pro pokračování objednávky stiskněte tlačítko informace o objednávce [3].

Objednávka produktu - Informace o objednávce

V části informace o objednávce [1] vyplňujete všechny potřebné údaje pro do. Při zadávání dodací a fakturační adresy je organizační jednotka s pracovištěm přednastavena dle vašeho uživatelského účtu. Formulář si můžete předvyplnit za pomoci existujících šablon [2], kde se nacházejí vámi již vytvořené šablony a šablony vytvořené z vašich předchozích objednávek. Dále lze uložit novou šablonu [3] na základě již vyplněných informací ve formuláři.

Dále je potřeba vybrat zdroj financování. SPP prvek [1] lze vyhledat zadáním části jeho čísla nebo názvu. Schvalovatel správce a příkazce [2] jsou nastaveni dle vaší org. jednotky, v případě zadání a výběru SPP prvku jsou správci nastaveni dle SPP prvku. U některých jednotek je možné vybrat z více schvalovatelů. Dále můžete vložit poznámku k objednávce. Pokud chcete být informováni e-mailem o změnách ve vaší objednávce, zaškrtněte možnost e-mailových notifikací [3]. Kliknutím na tlačítko Zkontrolovat [4] bude zkontrolována správnost formuláře a přejde se k finálnímu kroku objednávky.

Objednávka produktu - Kontrola objednávky

V této části [1] máte poslední možnost zkontrolovat a případně provést změny v objednávce, např. změnu informací či počtu položek v košíku. Lze se vrátit na zpět [2] do košíku či na informace o objednávce. Kliknutím na Vytvořit objednávku [3] odešlete svou objednávku.

Objednávka produktu - Po odeslání

Po odeslání objednávky zde můžete sledovat stav vaší objednávky. Můžete zrušit objednávku jednoho produktu nebo můžete zrušit všechny objednané produkty [1] zároveň.

Uživatel má možnost sledovat průběh objednávky [1]. Čas a informace o změně stavu objednávky. Dále lze pro komunikaci se schvalovateli využít možnost přidání komentáře [2].

Vytvoření žádosti o specifický produkt

Tlačítko pro vytvoření žádosti o nestandardní specifický produkt se nachází na stránce s Produkty nabízenými v rámci aktuální výzvy.

Je nutné vyplnit název produktu a přiložit aktuální odkaz na vzorový produkt. Součástí žádosti by měly být i požadované parametry produktu.

Po vytvoření žádosti můžete sledovat její stav. Ten lze sledovat i na dashboardu (viz výše). Kliknutím na název produktu se přesunete na jeho detail. Do přehledu žádostí se uživatel dostane i prostřednictvím menu v pravém horním rohu.

V detailu produktu máte možnost přidávat komentáře, ty slouží pro usnadnění a sjednocení komunikace v rámci aplikace. Informace o nově přidaném komentáři je zobrazena na dashboardu.

V případě schválení produktu bude váš specifický produkt označen ikonou vedle názvu produktu. Specifický produkt je zobrazen pouze pro vás - žadatele. Kromě vás jej nikdo neuvidí.

Historie objednávek

V části Objednávky se nachází přehled všech objednávek aktuálně přihlášeného uživatele. Pokud máte náhled na více org. jednotek [1] případně pracovišť [1], můžete filtrovat podle nich. Zároveň v případě, že máte náhledová práva na objednávky ostatních uživatelů, můžete zaškrnout možnost Moje objednávky [2] pro zobrazení pouze vašich objednávek. Objednávky ostatních uživatelů [3] jsou vyznačeny šedou barvou.

Správa šablon

Jsou dvě možnosti jak vytvořit šablonu pro objednávku. Šablony jde vytvořit přímo při vytváření objednávky. Pro založení nové šablony je potřeba vyplnit informace o objednávce, které chcete uložit do šablony [1]. Poté v pravé horní části formuláře kliknete na možnost Uložit novou šablonu. Informace lze vybrat kromě šablon i z předchozích objednávek.

Šablonu si můžete před uložením libovolně pojmenovat. Uložená šablona bude dostupná pouze pro aktuálně přihlášeného uživatele.

Druhým způsobem je předvytvoření šablony přímo ve správě šablon. Do správy šablon [1] se dostanete kliknutím na menu v pravém horním rohu a zvolením možnosti Šablony [1].

V přehledu šablon máte možnost spravovat své již existující šablony či předpřipravovat nové [1].

Pro přípravu nové šablony stačí vyplnit požadovaná pole a kliknout na tlačítko Vytvořit.

Schvalovatel

Schvalovatel má oproti běžnému uživateli přístupné následující funkce: rozšířený dashboard, rozšířený náhled do objednávek, schvalování objednávek. Na veškeré objednávky, které má schvalovatel schválit, je schvalovatel upozorněn e-mailovou i Portálovou notifikací.

Schvalovatel (příkazce) může schválit objednávku do konce platnosti výzvy, v níž byla objednávka podána. Schvalovatel (správce) má sedm dní na schválení objednávky po ukončení výzvy.

Dashboard

Schvalovatelé (příkazce i správce) mají navíc v dashboardu zvýrazněné nové objednávky, které čekají na schválení. Objednávky lze filtrovat podle zdroje [1]. Můžete filtrovat i podle SPP prvku [2]. Dále lze vyfiltrovat produkty dle Komodity [3]. Po zvolení filtrů klikněte na tlačítko Zobrazit [4]. Vyfiltrované produkty lze hromadně schválit [5] (např. lze schválit všechny počítače z objednávky, ale tonery v objednávkách hromaděně schváleny nebudou). Všechny objednávky lze schválit i bez nastavení filtru. Kliknutím na objednávku [6] se dostanete na detail objednávky, kde můžete schvalovat objednávku po produktech. Lze schvalovat [7] nebo zamítat [8] celou objednávku přímo z dashboardu.

Schvalování

V detailu objednávky může schvalovatel otevřít detail produktu. Lze schválit či zamítnout produkty po jednom [1] či hromadně [2].

V případě zamítnutí objednávky nebo zamítnutí produktu můžete napsat odůvodnění zamítnutí.

Schvalovatel může editovat své rozhodnutí [1]. Stav schválení pak změní jedním kliknutím.

Schvalovatelé mohou objednávky schvalovat či zamítat [1] přímo i z portálových notifikací. V notifikaci je odkaz na detail objednávky [2].

Administrátor

Administrátoři spravují následující prvky aplikace: produkty, komodity, kategorie výzev, výrobce, žádosti o produkty. Mají k dispozici speciální menu pro správu produktů, komodit aj.

Produkty

V této části probíhá správa produktů. Můžete filtrovat produkty podle typu komodity [1]. Produkty X [2] jsou produkty vytvořené z žádostí uživatelů. Přepnutím se tyto produkty zobrazí. Lze zobrazit a zjednodušeně vyhledávat verze produktu [3]. Zde můžete zadávat název produktu a tím je vyfiltrovat. Kliknutím na tlačítko Vytvořit produkt [4] můžete přidat nový produkt. Ikona [5] označuje, že k produktu byl jiným administrátorem přidán komentář k danému produktu. Jsou k dispozici tři akce pro jednotlivé produkty: správa verzí [6] vybraného produktu, vytvoření kopie produktu [7], smazání produktu [8].

V části produkty lze vyhledávat verze produktu. Do vyhledávacího pole [1] zadáte název produktu, po kliknutí [2] je otevřen detail produktu.

Vytvoření nového produktu (počítače)

Při vytváření nového produktu se nastavuje název, částka a typ komodity. Dále je potřeba nastavit parametry daného produktu. Lze nastavovat samostatné parametry nebo sdružující kategorie parametru [1], ke kterým se přidávají vhodné parametry. Je možné nastavit podmínky [2] pro daný parametr. Jednotlivé parametry lze smazat [3]. Nastavuje se celková viditelnost parametrů [4] pro koncového uživatele a viditelnost parametru v náhledu produktu [5]. Kliknutím přidáte novou kategorii parametrů [6] nebo nový parametr bez kategorie [7]. Pro vytvoření a uložení produktu klikněte na tlačítko Vytvořit [8].

Verze produktu

Ve správě verzí máte přehled o platnosti verzí, možnost vytvoření nové verze, nastavení zobrazení produktu a srovnání verzí produktu. Pro srovnání produktů [1] nejprve vyberete produkty ke srovnání [1] a poté kliknete na tlačítko. Novou verzi produktu vytvoříte kliknutím na tlačítko [2]. Pro zobrazení detailu produktu klikněte na jeho název [3]. Lze nastavit zobrazování verze [4] koncovým uživatelům. Verzi produktu je možné smazat [5]. Ve správě verzí jsou u jednotlivých verzí k tlačítka akcí: úprava produktové verze [6], správa příkladů verze [7], správa obrázků verze [8].

Editace verze produktu

V editaci verze produktu můžete editovat všechny parametry stejně jako při zakládání nového produktu (viz výše). Dále zde můžete nastavit platnost verze produktu [1]. Nastavíte tím časové rozmezí, v němž bude produkt zobrazován koncovým uživatelům.

Příklady verze produktu

Příklady verze jsou reálné produkty, které splňují parametry produktu. Lze vytvářet nové verze [1], nastavit zobrazování verze [2], editovat verze [3] či je smazat [4].

Nový příklad verze

V editaci příkladu verze se nastavuje název, cena a výrobce produktu. Je možné vložit odkaz na konkrétní produkt. Dále je možná úprava parametrů příkladu verze produktu. Ta je stejná jako u zakládání nového produktu (viz výše).

Nová verze produktu

Po kliknutí na tlačítko Vytvořit novou verzi je nejprve potřeba upravit název produktu, cenu a případně nastavit jeho platnost. Po kliknutí na tlačítko vytvořit se produktová verze uloží a administrátor má pak možnost editovat parametry nově vytvořeného produktu. Ty jsou předvyplněny z předchozí verze produktu.

Srovnání verzí produktu

Červeně označená částka značí cenu produktové verze, která je vyšší než základní částka nastavená pro produkt. Červeně vyznačené parametry označují rozdíly mezi verzemi produktů.

Obrázek produktu

K produktu lze vložit obrázek. Obrázek musí být pojmenován [1]. Poté vyberete obrázek [2] ze svého počítače a kliknete na tlačítko Vytvořit [3] pro uložení. Můžete nastavit viditelnost [5] obrázku v detailu produktu. Obrázek lze smazat [5].

Vytvoření nového produktu (tonery)

Do správy produktů se přesunete prostřednictvím menu Administrace -> Produkty [1].

Produkty

V části produkty probíhá správa produktů. Můžete filtrovat produkty [1] podle typu komodity. Produkty X [2] jsou produkty vytvořené z žádostí uživatelů. Přepnutím se tyto produkty zobrazí. Lze zobrazit a zjednodušeně vyhledávat verze produktu [3]. Zde můžete zadávat název produktu a tím je vyfiltrovat. Kliknutím na tlačítko Vytvořit produkt [4] můžete přidat nový produkt. Jsou k dispozici čtyři akce pro jednotlivé produkty: editace produktu [5], správa příslušenství [6] vybraného produktu, vytvoření kopie produktu [7], smazání produktu [8].

Vytvoření produktu

Po kliknutí na tlačítko vytvořit produkt stačí zadat název, vybrat typ komodity Tonery [1] a kliknete na tlačítko Vytvořit [2].

Detail produktu / Příslušenství produktu

Po kliknutí na tlačítko vytvořit produktu budete přesměrováni na jeho detail, kde se nacházejí příslušenství produktu. Na tuto stránku se dostanete z přehledu všech produktů, lze zde dodatečně editovat informace o příslušenství (ceny apod.). Novou verzi produktu vytvoříte kliknutím na tlačítko [1]. Po prvním vytvoření nového produktu bude vytvořeno i defaultní příslušenství [2] - to je doporučeno editovat či odebrat. Ve správě příslušenství jsou u jednotlivých příslušenství dostupná tlačítka akcí: úprava příslušenství [3], přepínač zobrazení daného produktu pro běžného uživatele [4], odebrání příslušenství [5].

Vytvoření nového příslušenství

Po klinkutí na tlačítko vytvořit nové příslušenství budete muset zadat název příslušenství a jeho cenu. Platnost od [1] se nastavuje automaticky po vytvoření produktu. Lze importovat data [2] z jiných tonerů dostupných v aplikaci (výtěžnost apod).

Po kliknutí na tlačítko vytvořit lze přidat parametry produktu. Lze přidat novou kategorii parametrů, což je kategorie sdružující další kategorie parametru, ke kterým se přidávají vhodné parametry. Pro potřeby tonerů postačí přidat parametr bez kategorie [1]. Poté veškeré změny uložte.

EZAK export [1] označuje parametr, který bude exportován do EZAKu. Zaškrtávací pole Veřejný [1] označuje parametry dostupné běžným uživatelům, pole náhled [2] označuje parametry zobrazeny administrátorovi v přehledu.

Komodity

V této části probíhá správa již existujících komodit a odpovědných osob. Lze vytvořit [1] nové komodity. Nastavíte si správce komodity [2]. Dále můžete provádět úpravy komodity [3].

Nová komodita

Je nutné zadat název komodity a vybrat jejího garanta. Garanta komodity lze později editovat.

Správci komodity

Správce lze vybrat z jmenného seznamu [1]. Přidáte jej kliknutím na příslušné tlačítko [2]. Správce lze pak odebrat.

Kategorie

Možnost vytvoření nové kategorie [1]. Již existující kategorie lze editovat [2].

Nová kategorie

Při vytváření nové kategorie je nutné zadat název. Popis kategorie je volitelný, lze využít možností textového editoru.

Výrobci

Lze vytvořit nové výrobce [1] produktu. Kliknutím na název [2] se otevře přehled dostupných produktů vybraného výrobce. Existující výrobce lze editovat [3] či smazat [4].

Nový výrobce

Pro vytvoření výrobce je nutné zadat pouze jeho název

Přehled produktů dodavatele

Přehled dostupných produktů vybraného výrobce

Žádost o vytvoření produktu

Administrátor má k dispozici všechny podklady zaslané žadatelem. Lze otevřít detail žádosti [1]. Zaslané žádosti je možné schválit [2] nebo zamítnout [3].

Po schválení je možné zkopírovat parametry z již existujícího produktu [1] či je lze zadat ručně [2]. Je nutné zadat název produktu a cenu. Kliknutím na příslušné tlačítko [3] produkt vytvoříte. V administraci jej pak naleznete pod Produkty X (viz výše).

Správce výzev

Novou výzvu vytvoříte kliknutím na příslušné tlačítko [1]. V přehledu výzev lze filtrovat [2] výzvy dle komodity, kategorie, data platnosti či stavu. Na detail výzvy se přesunete kliknutím na výzvu [3]. Do vytvořené výzvy není nutno výrazně zasahovat – stačí při editaci výzvy zadat E-ZAK ID a stavy výzvy se budou měnit automaticky.

Ve správě výzev jsou k dispozici tlačítka akcí: úprava výzvy [4], nastavení produktů [5], poznámky [6], nastavení předchozí výzvy [7], export tabulky do Excelu [8], nastavení smluv [9] (toto tlačítko je dostupné pouze ve stavu Smlouva).

Výzva šedě označená [10] je neaktivní výzva.

Vytvoření výzvy

Při vytváření výzvy je potřeba zadat název, typ komodity, data platnosti a kategorii

Úprava vytvořené výzvy

V editaci výzvy je možné nastavit přiřazení E-ZAK ID a DNS. Přiřazením E-ZAK ID není poté potřeba měnit stav výzvy manuálně. Změní-li se stav výzvy v aplikaci zakazky.upol.cz, dojde ke změně stavu výzvy i v DYNASu. Dále lze nastavit nabytí účinnosti smlouvy.

Sestavení katalogu

Do vytvořené výzvy lze hromadně přidat produkty [1] z předchozích výzev, po vybrání výzvy klikněte na tlačítko [2] pro přidání produktů. Lze přidat produkty [3] manuálně, vybrat jednotlivé produktové verze [3] a určit, zda splňují požadovanou cenu [4]. Pro přidání produktu klikněte na příslušné tlačítko [5]. Produkty přidané do výzvy můžete filtrovat [6], případně lze produkty smazat [7].

Editace poznámek / pokynů

K výzvě lze vložit poznámku, kterou pak mohou vidět uživatelé v detailu výzvy. Poznámka může být veřejná či soukromá, tj. viditelná pouze pro správce výzev.

Nastavení návaznosti výzev

Pro vybranou výzvu lze nastavit předchozí zrušenou výzvu [1]. Výběr potvrdíte tlačítkem nastavit [2]. Objednávky ze zrušené výzvy pak budou převedeny pod aktuální výzvu. U nich pak nastavíte zda byly dokončeny [3] nebo zrušeny [4].

Nastavení smluv

Je-li výzva ve stavu Smlouva, lze k ní nahrát odkaz na smlouvy a přílohy k výzvě.