Mobility koordinator

V následujícím textu vám představíme všechny funkce webové aplikace Erasmus+, a to z pohledu koordinátora. Nejprve se přihlásíme, klikněte na tlačítko Přihlásit v pravém horním rohu. 

Přihlášení

Do aplikace se přihlásíte pomocí vašeho Portal ID a hesla do portálu. 

Erasmus koor 01.png

Po přihlášení 

Po přihlášení do systému máte v hlavním menu na výběr několik položek: partneři, výběrová řízení a název vaší organizační jednotky (v tomto případě [KAA]). Všechny tyto možnosti si projdeme postupně. Začneme záložkou Partneři. V dolní části naleznete vaši uživatelskou roli, ve vašem případě se jedná o roli koordinátor a zároveň úroveň koordinátora. Koordinátorova úroveň dále určuje přístupová práva k smlouvám a výběrovým řízením a akcím s nimi souvisejícími.  

Erasmus koor 02.png

Partneři

V záložce Partneři se nacházejí všechny partnerské univerzity, se kterými UPOL spolupracuje. V horní části můžete vyhledat požadovaný institut, ve spodní naopak můžete institut vytvořit. Kliknutím na jakýkoli institut si zobrazíte detaily institutu: kontakty, aktuální smlouvy a jiné. Pro potřeby návodu vám ukážeme, jak vytvořit nový institut. Zároveň tak uvidíte, co vše se na stránce partnerské instituce nachází.

Erasmus koor 03.png

---

Tvorba nové instituce

TODO ghfg

Pozn. V současné době program neoznamuje u některých akcí chybové stavy. Při tvorbě institutu se ověřuje jestli se v systému nenachází institut se stejnou zkratkou. Pokud ano, tak systém neumožní vytvoření tohoto nového institutu.

Pozn. 2. V současné době nelze mazat vytvořené instituty ani smlouvy.

Při vytváření nové instituce musíme dbát na spoustu detailů. Editačním tlačítkem [...], které vidíte u všech důležitých bodů instituce, můžete upravovat různé detaily týkající se této instituce. Tlačítko v pravém horním rohu umožňuje editovat zkratku a název univerzity, ale také zemi, ve které se univerzita nachází. Editační tlačítko v tabulce adresy umožňuje úpravu adresy instituce. Adresa institutu a kontakty se zobrazují i ve smlouvách. Mají informativní charakter.

Erasmus koor 04.png

Úprava kalendáře termínů

Tlačítkem u tabulky Kalendář můžete editovat termíny Erasmu pro letní a zimní semestr. Zadáváme den a měsíc. Pokud zadáme chybnou kombinaci, např. 31.11. tak se hodnota nastaví na prázdnou.

Erasmus koor 06.png

Úprava kontaktů a odkazů partnera

V kontaktech a odkazech partnera můžete přidat kontakty na klíčové osoby pro zahraniční pobyt na dané univerzitě či instituci a webové adresy. 

Erasmus koor 07.png

Přidání kontaktu

Přidání kontaktu je snadné. Mezi typy kontaktu vyberete jednu z možností: Department Coordinator, Institutional Coordinator, Staff Mobility, Student Mobility Nomination. Po vytvoření kontaktu vše uložíte tlačítkem Uložit. 

Erasmus koor 08.png

Přidání webové adresy

Typem webové adresy se myslí, stejně jako u kontaktů, adresa na konkrétní součást instituce: Department Coordinator, Institutional Coordinator, Staff Mobility, Student Mobility Nomination. Po vytvoření kontaktu vše uložíte tlačítkem Uložit. U url je potřeba uvést typ protokolu http://, jinak neprojde tato hodnota validací.

Erasmus koor 09.png

Výsledná podoba kontaktů partnera

Tabulka kontaktů bude mít po vytvoření následující podobu. 

Erasmus koor 10.png

---

Přidání nové smlouvy

Nyní vytvoříme novou smlouvu. Můžeme si vybrat zda se bude jednat o Erasmus, přímou spolupráci či o jinou formu spolupráce. Dále vybereme i termíny, kdy tato smlouva bude platná. Jakmile vše vyplníte, klikněte na tlačítko Uložit. Nová smlouva je vytvořena s aktuálně zvolenou organizační jednotkou.

Erasmus koor 05.png

Po přidání smlouvy

Vlastníkem smlouvy je vždy organizační jednotka, pod kterou jste smlouvu přidali. Vaše koordinátorská úroveň určuje, ke kterým smlouvám máte přístup. Pokud jste koordinátor na úrovni institutut nebo fakulty, můžete nastavit organizační jednotku svou a podřízené. Nastavení organizační jednotky viz níže. V seznamu smluv se zobrazuje zkratka vlastníka a osoby, která smlouvu vytvořila. Nyní se podíváme na detail této nově vytvořené smlouvy, klikněte na odkaz Detail.

Erasmus koor 11.png

Detail smlouvy

V detailu smlouvy vidíme tři záložky: mobility, výběrová řízení a informace. Kalendář i adresa instituce vychází z nastavení instituce. V případě potřeby můžete přidat kontakty pro tuto konkrétní smlouvu obdobně jako pro institut.

Aby bylo možné úspěšně vytvořit VŘ je nezbytné vyplnit korektně všechny mobility na této smlouvě. Mobility vyplňujeme přidáním ISCED oborů a vyplněním dalších informací vázaných na tyto obory, jakými jsou jazyk výuky, kapacita oboru a studijní cykly.

Pozor: Pokud nezadáte správně obory a u nich nezadáte jazyk, studentům se nezobrazí tento institut v nabídce zveřejněného výběrového řízení.

Nyní vybereme ISCED obor(y), které v rámci této smlouvy jsou platné. Vybrat můžete více oborů zároveň a vše potvrdíte tlačítkem Přidat.

Erasmus koor 12.png

Po přidání oborů

Pro tuto naši fiktivní univerzitu jsme vytvořili obory Education a Languages. 

Erasmus koor 13.png

Úprava oborů

Obory můžete editovat tlačítkem v pravém rohu jednotlivých oborů. Můžete upravit studijní cykly, mobility, přidat jazyk či obor smazat. 

Erasmus koor 14.png

Studijní cykly

Při úpravě studijních cyklů si můžete vybrat z následujících cyklů (lze vybrat i více cyklů): bakalářský, magisterský, doktorský. Tento údaj je v současné době pouze informativní.

Erasmus koor 15.png

Editace mobilit

V rámci mobilit si můžete zvolit počty studentů, zaměstnanců a délku pobytu. V současné době se realizují pouze výjezdy studentů. Informace o zaměstnancích jsou pouze informativní.

Erasmus koor 16.png

Přidání jazyka

Přidejte jazyk a jeho úroveň pro splnění požadavků pro přijetí k studiu. 

Erasmus koor 17.png

Po vyplnění oboru

Po vyplnění všech detailů oboru bude tabulka vypadat následovně. 

Erasmus koor 18.png

Pozor: Přidání jazyka je nezbytný krok k správnému vytvoření výběrového řízení. Nezadání jazyka znemožní studentům vybrat si danou kombinaci institutu - oboru - jazyka.

Záložka informace a výběrová řízení

Záložka výběrová řízení obsahuje VŘ, ve kterých figuruje tato smlouva. V záložce informace můžete vložit informace pro studenty hlásící se na VŘ. Tyto informace slouží jako informace pro studenty a zobrazují se studentům v jejich náhledu na výběrové řízení.

Erasmus koor 19.png

Výběrová řízení

Nyní se přesuneme do záložky Výběrová řízení z hlavního menu. V něm defaultně vidíte výběrová řízení, která jsou právě aktuální. Po kliknutí na záložku (všechna) se vám zobrazí i koncepty a výběrová řízení, jež jsou právě vyhodnocována (viz. dále). Po kliknutí na výběrové řízení se dostanete na stránku s detaily daného výběrového řízení.

Erasmus koor 20.png

---

Vytvoření výběrového řízení

Na spodní části stránky se nachází dialog, jež vám umožní vytvořit nové výběrové řízení. Vyberete si smlouvu a typ výběrového řízení. Lze vybrat i více smluv najednou. Přístup k seznamu smluv je určený vaší úrovní koordinátora. Výběrové řízení se vytvoří pod aktuálně vybranou organizační jednotkou.

Dočasně zpřístupňujeme možnost vytvoření zkráceného výběrového řízení. Zkrácené VŘ lze použít v případě, že jste již zrealizovali výběrové řízení před uvedením aplikace. Vytvořením zkráceného VŘ přeskočíte nutnost specifikovat požadavky pro studenty. Zkrácené VŘ se okamžitě přesouvá do stavu Vyhodnocování. Do zkráceného VŘ můžete manuálně přidat studenty, odeslat za ně přihlášky a dále postupovat jako v běžném výběrovém řízení.

Po vytvoření výběrového řízení se přesunete do nového VŘ. V pravém menu vidíte, že toto výběrové řízení má čtyři nevyřešené problémy. Aplikace vám sama sdělí, co vše je nutné vyplnit před zveřejněním výběrového řízení. Nejprve vytvoříme požadavky pro toto výběrové řízení. 

Erasmus koor 21.png

Požadavky

Pro vytvoření nového požadavku klikněte na tlačítko Přidat požadavek. Při vytváření požadavku můžete zaškrtnout následující možnosti: nutno dodat text a nutno dodat soubory. Dodání textu se rozumí nutnost pro studenty vyplnit textové pole. Lze limitovat délku textu. Dále zaškrtnutním nutno dodat soubory vytvoříte požadavek, ke kterému musí student dodat aspoň jeden soubor. Maximální počet souborů můžete nastavit ve výběru. Funkce povolené typy souborů je nyní pouze informativní. Po vytvoření požadavku klikněte na tlačítko Uložit změny. Položky popis česky a anglicky jsou povinné. Pokud nechce vyplňovat popis v angličtině, doporučujeme do textového pole napsat jednu mezeru.

Erasmus koor 22.png

Editace informací a harmonogramu výběrového řízení

Výběrové řízení lze editovat stejně jako instituci pomocí editačních tlačítek. V rvním tlačítkem odshora editujete výběrové řízení můžete smazat výběrové řízení, které nebylo publikováno. Ve stejném menu můžete změnit katedru (kdykoliv). V informačním poli info můžete editovat počet preferencí. V harmonogramu je chronologicky zobrazen seznam událostí. Je nutné zadat datum deadlinu přihlášek a datum zveřejnění výsledků. Můžete zadat orientační datum publikování, nicméně publikováním VŘ se tento údaj nastaví na aktuální čas. Přidáním události se rozumí jakákoli událost, která může být vztažena k nějakému konkrétnímu datu nebo k datovému intervalu. Těchto hodnot lze zadat libovolné množství, jsou nepovinné. V harmonogramu se šipkou zobrazuje nejbližší nebo probíhající událost.

Erasmus koor 23.png

Nastavování dat harmonogramu

Kliknutím na záznam události můžete tu událost editovat. Nelze editovat datum vytvoření. Nastavování dat harmonogramu je snadné, klikněte buď do řádku či na ikonku kalendáře a objeví se kalendář, ve kterém nastavíte potřebné datum.

Erasmus koor 24.png

Vyplnění pokynů pro přihlášení na Erasmus

V záložce Pokyny vyplníte pokyny pro výběrové řízení. Pokyny se zobrazují studentům v přihlášce k VŘ. Po vyplnění pokynů je uložíte tlačítkem Uložit změny.

Erasmus koor 25.png

Smlouvy

V záložce smlouvy můžete spravovat smlouvy pro dané výběrové řízení. Ve fázi konceptu VŘ můžete přidávat, případně odstraňovat chybně zadané smlouvy. Ve fázi publikovaného VŘ je přidávání a odstraňování smluv koordinátorům pro fakultu a katedru zakázáno (může provést institucionální koordinátor). Ve fázi vyhodnocování VŘ je povoleno přidávání nových smluv (kvůli možnosti poslat studenta na náhradní institut).

Erasmus koor 26.png

Přehled

V záložce přehled se nachází kompletní přehled výběrového řízení dle oborů a jazyků. Vidíte zde počet studentů a délku pobytu. Tato tabulka je informativní. Obdobně se zobrazuje studentům v náhledu VŘ. Zde můžete vidět jestli jsou dostupné všechny požadované kombinace oborů, jazyků a institucí.

Erasmus koor 27.png

Filtr oborů

Filtr oborů slouží pro zúžení nabídky VŘ a cílení na konkrétní studijní obory. Zde můžete nastavit seznam oborů, pro které je výběrové řízení viditelné. Obory vybíráte z nabídky, tlačítkem přidat se obor zařadí do tabulky. Obor je možné přidávat jak ve fázi koncept, tak u zveřejněného VŘ.

Pozor: nevyplníte-li viditelnost oborů, studenti, kteří by VŘ měli vidět, jej neuvidí. 

Erasmus koor 28.png

Přihlášky

V záložce Přihlášky je přehled přihlášek k danému výběrovému řízení. K této záložce se vrátíme ještě dále. 

Erasmus koor 29.png

---

Před publikováním výběrového řízení

V požadavcích jste si všimli čtyř tlačítek - šipky značí posun požadavku nahoru či dolů, tužka je editace požadavku a křízek je odstranění požadavku.

Před publikováním výběrového řízení pečlivě zkontrolujte zda máte všechny informace správně vyplněné, většinu z nich již po publikování nepůjde změnit. 

Erasmus koor 30.png

---

Po publikování výběrového řízení

Po publikování lze upravit katedru pod níž VŘ patří. Dále lze prodloužit deadline přihlášek.

Erasmus koor 311.png

Přihlášky

Záložka přihlášky slouží pro zobrazení zájemců o VŘ. Přihlášky jsou zobrazeny v tabulce řazené dle stavu přihlášky a jména studenta. Kliknutím na jméno se dostanete do detailu přihlášky.

Dále zde budete mít přehled přihlášek jednotlivých studentů.

Erasmus koor 32.png

Přidání studenta

Po publikování výběrového řízení (fáze publikováno a vyhodnocování) můžete ručně přidat studenty k danému VŘ. Studenta přidáte zadáním jména, STAG ID či Portal ID. Přidáním studenta systém vytvoří přihlášku ve stavu vytvořeno. Pokud potřebujete, aby ručně přidaný student nemusel vyplňovat údaje, můžete v detailu přihlášky nastavit přihlášku jako odeslanou.

Erasmus koor 33.png

Přihláška uchazeče

Po kliknutí na jméno uchazeče se dostanete na přihlášku uchazeče. Zde máte všechny potřebné informace o studentovi, přehled požadavků a doplňující údaje.

Je-li přihláška odeslána můžete potvrdit či zamítnout požadavky či upravit poznámku k danému požadavku. Dále můžete stanovit výsledek VŘ a zvolit preferovanou univerzitu. 

Není-li přihláška odeslaná a student má problém s odesláním přihlášky nebo jste výběrové řízení realizovali dříve a není možná součinnost se studenty, lze přihlášku odeslat za studenty tlačítkem v menu Doplňující informace. U studentů, kteří omylem přihlášku odvolali je možné toto odvolání vzít zpět a nastavit přihlášku jako aktivní - odeslanou.

Erasmus koor 34.png

Výsledek výběrového řízení

Detail možností výsledku výběrového řízení a volby preferované univerzity. Zatím není implementováno a hodnoty se neukládají do databáze.

Erasmus koor 35.png

Detail studenta

Kliknutím na jméno studenta v přihlášce si zobrazíte jeho osobní informace, studijní obory a všechna výběrová řízení, ke kterým se student přihlásil.

Erasmus koor 36.png

---

Zveřejněná výběrová řízení

V záložce hlavního menu Výběrová řízení nalezneme, jak jsme si již řekli, aktuální publikovaná výběrová řízení. Po kliknutí na odkaz (všechna) zobrazíte koncepty, ukončené či vyhodnocované výběrové řízení. 

Erasmus koor 38.png

Všechna VŘ

Po kliknutí na jakékoliv výběrové řízení se můžete podívat na jeho přehled, stejně jako jsme si ukazovali při nastavování vlastního výběrového řízení. Uvidíte všechny detaily jednotlivých VŘ.

Erasmus koor 39.png

Organizační jednotka

Poslední záložkou v hlavním menu je nastavení vaší organizační jednotky, pod níž budete zveřejňovat výběrová řízení. Budou vám k dispozici pouze ty organizační jednotky, pod které spadáte.

Erasmus koor 377.png