Zobrazení zdroje stránky Trello – nástroj pro plánování a projekty

Trello je přehledný a intuitivní nástroj pro organizaci úkolů, projektů a týmové spolupráce. Na Filozofické fakultě jej můžete využít při plánování, administrativní agendě, výzkumu nebo studentských aktivit. Tento návod vás krok za krokem provede základy práce v Trellu a ukáže, jak ho efektivně využívat.

Nástroj lze také provázat s MS Teams a mít tak plánování na jednom místě.

Stejně jako jiné online nástroje pro týmovou spolupráci (Miro), i zde si můžete vybrat z několika šablon. Šablony využijete také jako inspiraci k projektu, na kterém chcete pracovat.

Návod se zabývá bezplatnou verzí Trella. V neplacené verzi můžete mít až 10 nástěnek, 10 spolupracovníků v rámci jednoho workspace (souboru nástěnek), neomezené množství karet, možnost rychle přidávat úkoly z e-mailu, Slacku a MS Teams, neomezené úložiště (max. 10 MB na soubor). Dále můžete využít vlastní pozadí a samolepky, přiřazování úkolů a termínů, dvoufázové ověření a možnost využít mobilní aplikaci.

=== '''Vytvoření účtu''' ===
Účet Trello si vytvoříte na webu <nowiki>https://trello.com/</nowiki>. 

Zde pod tlačítkem Get Trello for free se vám rozbalí následující nabídka. Pomocí univerzitního e-mailu si vytvoříte účet.  
[[Soubor:Trello.png|žádné|náhled|367x367pixelů]]
[[Soubor:Trello 1.png|žádné|náhled|308x308pixelů]]

=== '''Struktura Trella a systém práce''' ===
'''Board (nástěnka)''' – každý projekt nebo téma má svou vlastní nástěnku.
[[Soubor:Trello 2.png|žádné|náhled|445x445pixelů]]


'''List (sloupec)''' – uvnitř nástěnek se nacházejí sloupce s kartami. Sloupce si pojmenujte.

'''Card (karta)''' – představuje jeden úkol nebo téma. Uvnitř karty můžete přidat popis, komentáře, štítky, termíny nebo přidat přílohy. 

[[Soubor:Trello 3.png|žádné|náhled|348x348pixelů]]


Na nástěnkách jednoduše a přehledně sledujete úkoly a jejich plnění. Tomuto systému řízení projektů/práce se říká '''Kanban'''. Často se používá v týmech, které chtějí zlepšit organizaci a tok úkolů.

Základní princip rozděluje práci do tří základních stavů:

* '''To Do''' – co je potřeba udělat.
* '''In Progress''' – na čem se právě pracuje.
* '''Done''' – co je hotové.

Každý úkol se napíše na lístek a posouvá se zleva doprava podle toho, v jaké je fázi.

=== '''Vytvoření Boardu (nástěnky)''' ===
V nabídce můžete vytvořit vlastní nástěnku. Můžete si vybrat ze šablony nebo tlačítkem '''Vytvořit''' v horní liště vytvoříte nástěnku.
[[Soubor:Trello 4.png|žádné|náhled|514x514pixelů]]


Následně zadáte název nástěnky a také zvolíte její viditelnost. 

Může být:

* '''Soukromá''' (pokud si chcete organizovat svoje úkoly a mít o nich přehled).
* '''Viditelná v pracovním prostoru''' (ideální pro práci v týmu).
* '''Veřejná''' (tuto možnost nedoporučuji, protože vaše nástěnka potom bude veřejná na internetu. Upravit ji mohou pouze členové nástěnky.

[[Soubor:Trello 5.png|žádné|náhled]]


Pokud si vyberete vytvořit nástěnku dle šablony, Trello vám nabídne širokou nabídku. Šablona vám pomůže, abyste na nic nezapomněli při plánování. 
[[Soubor:Trello 6.png|žádné|náhled]]

=== '''Práce s kartami''' ===
'''Přidání nové karty'''

Ve spodní části libovolného sloupce klikněte na Přidat kartu.

Kartu pojmenujte tak, aby byl název co nejvýstižnější a klikněte na Přidat.


V každé kartě také můžete popsat úkol, nastavit datum splnění, přiřadit kartu členům týmu, vložit přílohy. Přidat můžete Seznam (checklist), ve kterém si můžete odškrtávat dílčí úkoly. 
[[Soubor:Trello 7.png|žádné|náhled|372x372pixelů]]
[[Soubor:Trello 8.png|žádné|náhled|375x375pixelů]]

=== '''Práce se štítky''' ===
Karty můžete barevně označovat, které vám pomohou získat přehled o kategoriích, prioritách a stavu úkolů. Umožňují rychlé filtrování a organizaci úkolů.

'''Jak s nimi pracovat'''

* Otevřete si kartu ve sloupci.
* Vpravo klikněte na štítky a zde se zobrazí seznam štítků.
* Klikněte na barvu, kterou chcete použít.
* Zadejte název štítku (Infrastruktura, Výuka, Rozvoj, Akce FF UP, Personální)
* Můžete také vytvořit nový štítek tlačítkem dole a navolit si vlastní označení.
* Štítek nezapomeňte uložit. 

[[Soubor:Trello 9.png|žádné|náhled|313x313pixelů]]


Při každé změně ve štítku nebo kartě nezapomeňte změny uložit.

=== '''Aplikace v PC''' ===
Trello je možné si stáhnout v podobě aplikace do PC. Můžete také pracovat v online prohlížeči.

Stránka pro stažení aplikace:

<nowiki>https://apps.microsoft.com/detail/9nblggh4xxvw?hl=cs-cz&gl=US#activetab=pivot:overviewtab</nowiki>


Po stažení otevřete soubor a aplikaci nainstalujte. Po instalaci se přihlásíte vytvořeným účtem a nástěnky se vám automaticky načtou jako v online prostředí. 
[[Soubor:Trello 10.png|žádné|náhled|420x420pixelů]]

=== '''Rozhraní aplikace a nástroje''' ===
Tlačítkem v levém horním rohu se vrátíte na přehled nástěnek.
[[Soubor:Trello 11.png|žádné|náhled|75x75pixelů]]
Dále se vám zobrazuje název nástěnky (projektu) a vedle ní se zobrazuje ikona, která nabízí přístup k rozšířením dostupným ve vyšší verzi Trella.
[[Soubor:Trello 12.png|žádné|náhled|250x250pixelů]]
Panel níže využijete k úpravě profilu, či nástěnky.
[[Soubor:Trello 13.png|žádné|náhled]]
'''Iniciály''' - vám umožňuje upravit profil, nebo zobrazit záznam aktivit.
[[Soubor:TRello 14.png|žádné|náhled|44x44pixelů]]
'''Vylepšení''' - z široké škály si můžete vybrat vhodné pro váš projekt. Některá z vylepšení jsou dostupná pouze v placené verzi.
[[Soubor:Trello 15.png|žádné|náhled|48x48pixelů]]
'''Automatizace –''' možnost vytvořit vlastní automatizace úkolů v Trellu, které zjednoduší operativu. 
[[Soubor:Trello 16.png|žádné|náhled|50x50pixelů]]
'''Filtr –''' vyhledávání na vaší nástěnce umožňuje filtr dle vámi napsaného výrazu nebo dle možností (členové, card status, termín, štítky, aktivity).
[[Soubor:Trello 17.png|žádné|náhled|60x60pixelů]]
'''Oblíbené''' – nástěnka se tímto označením přidá do oblíbených a stejným tlačítkem ji můžete odebrat. Označená nástěnka se zobrazí na začátku seznamu nástěnek.
[[Soubor:Trello 18.png|žádné|náhled|61x61pixelů]]
'''Změnit viditelnost''' – tlačítkem můžete nástěnce změnit viditelnost. Může být soukromá, viditelná v pracovním prostoru, v organizaci nebo veřejná.
[[Soubor:Trello 19.png|žádné|náhled|62x62pixelů]]
'''Sdílení''' – přidáte e-mail, nebo jméno osoby, se kterou chcete nástěnku sdílet. 
[[Soubor:Trello 20.png|žádné|náhled|81x81pixelů]]
'''Tři tečky –''' nabídka s informacemi o nástěnce. Sdružuje také předchozí tlačítka. 
[[Soubor:Trello 21.png|žádné|náhled|63x63pixelů]]
'''Spodní panel''' - umožňuje přepínání pro zobrazení dalších možností nástěnky. 
[[Soubor:Trello 22.png|žádné|náhled|158x158pixelů]]
'''První ikona''' – umožňuje provázanost úkolů. 

'''Druhá ikona''' – umožňuje plánovat úkoly v kalendáři (např. Google Kalendář.)

'''Třetí ikona''' – zobrazení nástěnky

'''Čtvrtá ikona''' – přepnutí mezi nástěnkami

'''Návrh sloupců v nástěnce –''' mezi sloupci postupně přesunujete úkoly podle jejich plnění. Sloupec s nápady může sloužit na zapsání postřehů, které nechcete zapomenout. 
[[Soubor:Trello 23.png|žádné|náhled|658x658pixelů]]

=== '''Práce se členy''' ===
V rámci Trella můžete pracovat se členy několika způsoby.

'''Přidání členů do boardu (nástěnky)'''

* Otevřete svoji Trello nástěnku.
* Vpravo nahoře klikněte na tlačítko Sdílet.
* Zadejte e-mailovou adresu nebo     uživatelské jméno osoby, kterou chcete přidat.
* Klikněte na Sdílet.

[[Soubor:Trello 24.png|žádné|náhled|329x329pixelů]]
'''Přidání členů k jednotlivým kartám'''
* Otevřete konkrétní kartu na nástěnce.
* V pravém panelu klikněte na Členové.
* Vyberte členy, které chcete ke     kartě přiřadit (můžeš jich vybrat víc).
* Členové pak uvidí, že jsou     přiřazení k dané kartě a dostanou případná upozornění.

[[Soubor:Trello 25.png|žádné|náhled|434x434pixelů]]


V komentářích používejte zmínky (@uživatel), aby daný člen dostal notifikaci a věděl, že má na něco reagovat.

Například: @Lenka můžeš prosím zkontrolovat tu část textu?

Vysvětlení: Lenka je uživatelské jméno a ve zmínkách se neskloňuje. Lence přijde na komentář upozornění. 



'''Přiřazení úkolů a sledování práce'''
* Přiřazením člena ke kartě jasně     určíš, kdo má za úkol danou práci.
* Členové mohou kartu aktualizovat –     přidávat komentáře, měnit stav, přesouvat kartu mezi sloupci.
* Využívej komentáře pro komunikaci přímo na kartě.

[[Soubor:Trello 26.png|žádné|náhled|335x335pixelů]]
[[Soubor:Trello 27.png|žádné|náhled|339x339pixelů]]
'''Správa rolí a oprávnění členů'''
* V nastavení nástěnky můžeš určit, kdo je jen člen (může upravovat karty) a kdo je admin (může měnit nastavení nástěnky).
* Oprávnění upravujete v menu '''Sdílet''' na hlavní stránce nástěnky.

[[Soubor:Trello 28.png|žádné|náhled|348x348pixelů]]
'''Notifikace a sledování činnosti členů'''
* Členové dostávají upozornění podle toho, kde jsou přiřazení.
* Můžete sledovat aktivitu v menu '''Záznam aktivit''', kde vidíte, kdo co udělal.

[[Soubor:Trello 29.png|žádné|náhled|306x306pixelů]]

=== '''Automatizace''' ===
'''Na příkladu představím možnost automatizace úkolů.''' 

* Otevřete si Nástěnku, kde chceš automatizaci nastavit.

[[Soubor:Trello 30.png|žádné|náhled|62x62pixelů]]

* Nahoře klikněte na „Automatizace" → vyber Pravidla.

[[Soubor:Trello 31.png|žádné|náhled]]

* Klikněte na "Create automation".

[[Soubor:Trello 32.png|žádné|náhled|349x349pixelů]]
[[Soubor:Trello 33.png|žádné|náhled|350x350pixelů]]
[[Soubor:Trello 34.png|žádné|náhled]]

* Klikněte na "when the car dis marked as complete in a card by me" a klikněte na tlačítko plus.

[[Soubor:Trello 35.png|žádné|náhled|388x388pixelů]]

* Například po splnění dílčích úkolů můžete vybrat Hotovo a klikněte na plus.

[[Soubor:Trello 36.png|žádné|náhled|350x350pixelů]]

* Nyní se vám zobrazí rekapitulace automatizace a tu uložíte tlačítkem Save. 

[[Soubor:Trello 37.png|žádné|náhled|366x366pixelů]]

* Karta se automaticky přesunula do sloupce '''Hotovo.'''

[[Soubor:Trello 38.png|žádné|náhled|492x492pixelů]]


Lze využít i video návod [https://www.youtube.com/watch?v=WSMfGoXrL9I '''ZDE'''] pro nastavení automatizace.

=== '''Video návody''' ===
Trello má také video návody '''[https://www.youtube.com/@trello ZDE]'''. 

Krátký video návod [https://www.youtube.com/watch?v=26S-DDHQnso '''ZDE'''] na práci v Trellu a organizaci úkolů od Česko Digital.


Nebojte se s Trello experimentovat, s trochou praxe se z něj stane váš každodenní pomocník při organizaci úkolů i týmové spolupráce.