Zobrazení zdroje stránky Mobility koordinator

V následujícím textu vám představíme všechny funkce webové aplikace Mobility Erasmus+ & Exchange programmes v roli koordinátora. Nejprve se přihlásíme, klikněte na tlačítko '''Přihlásit '''v pravém horním rohu. [[Mobility|'''Návod pro studenty naleznete zde''']]. (v případě žádostí o úpravu/doplnění informací zašlete e-mail na: [mailto:tomas.baburek@upol.cz tomas.baburek@upol.cz]). '''Aktualizováno 25.5.2022.'''

== Přihlášení ==

Do aplikace se přihlásíte pomocí vašeho '''Portal ID'''. Možnost '''Zapamatovat '''vám umožní zapamatovat si přihlášeného uživatele bez nutnosti opakovaného přihlášení. {{DISPLAYTITLE:Mobility pro koordinátory}}

[[File:Erasmus koord 01.png|center|Erasmus koord 01.png]]

== Po přihlášení ==

Po přihlášení do systému máte v hlavním menu na výběr několik položek:

'''1. partneři''' - přehled partnerských univerzit, dle uživatelské role buď možnost náhledu, export partnerských univerzit, náhled na detail partnerské smlouvy, přidání nové partnerské univerzity

'''2. smlouvy''' - rychlý přehled dostupných smluv, dostupnost je dána uživatelskými rolemi, lze filtrovat dle země, katedry, typu a oboru

'''3. výjezdy''' - rychlý přehled studentů na výjezdech, přehled přes instituce, semestry, stavy a fakulty

'''4. studenti''' - vyhledání studenta, prohlédnutí jeho profilu, zobrazení seznamu přihlášek studenta

'''5. výběrová řízení''' - správa výběrových řízení pro studenty vyjíždějící z UP na zahraniční instituce

'''6. vypsaná VŘ''' - přehled aktuálně vypsaných VŘ ve stavu publikované

'''7. příjezdy''' - správa studentů přijíždějících ze zahraničních institucí

'''8. administrace''' - správa a export výjezdů, odesílání hromadných e-mailů, správa textů a koordinátorů

'''9. název vaší organizační jednotky''' (v tomto případě [RUP])

V dolní části naleznete vaši uživatelskou '''roli [10]'''. Ve vašem případě se jedná o roli ''referent'' a zároveň ''úroveň referenta''. Referentova úroveň dále určuje přístupová práva k smlouvám a výběrovým řízením a akcím s nimi souvisejícími. Začneme ''nastavením organizační jednotky''. Na hlavní stránce rovněž naleznete odkaz na '''nápovědu [11]'''.

[[File:Erasmus koord 02.png|center|780x780px|Erasmus koord 02.png]]

== Organizační jednotka ==

Poslední záložkou v hlavním menu je nastavení vaší ''organizační jednotky'', pod níž budete zveřejňovat výběrová řízení. Budou vám k dispozici ''pouze ''ty organizační jednotky, pod které spadáte.

[[File:Erasmus koord 03.png|center|780x780px|Erasmus koord 03.png]]

== Partneři ==

V záložce ''Partneři ''se nacházejí všechny partnerské univerzity, se kterými UPOL spolupracuje. V horní části můžete '''exportovat [1]''' přehled partnerských institut do ve formátu Excel, '''vyhledat požadovaný institut [2]''' nebo vyfiltrovat instituty dle '''země [3]'''. Kliknutím na název nebo zkratku institutu se přesunete na '''detail institutu [4]'''. Ve spodní části stránky naopak si můžete nastavit '''počet záznamů [5]''' na stránce, nebo  '''přidat nový institut [6]'''.

Kliknutím na jakýkoli institut se zobrazí&nbsp;detaily institutu: ''kontakty'', ''aktuální smlouvy ''a jiné. Pro potřeby návodu vám ukážeme, jak ''vytvořit nový institut''. Zároveň tak uvidíte, co vše se na stránce partnerské instituce nachází.<br/>[[File:Erasmus koord 04.png|center|Erasmus koord 04.png]]

Stisknutím tlačítka '''Přidat institut [3]''' rozevřete ovládací prvek, ve kterém nastavíte zkratku instituce, oficiální název instituce a zemi ve které se instituce nachází. Před vytvořením nové instituce se ujistěte, že stejná instituce už v systému není. Po vyplnění těchto základních informací klikněte na tlačítko '''Přidat'''.

''Pozn. V současné době program neoznamuje u některých akcí chybové stavy. Při tvorbě institutu se ověřuje, jestli se v systému nenachází institut se stejnou zkratkou. Pokud ano, neumožní systém vytvoření tohoto nového institutu.''

----

=== Tvorba nové instituce ===

Po kliknutí na tlačíko přidat se přesunete stránku instituce. Editačním tlačítkem '''[...]''', které vidíte u všech bodů instituce, můžete upravovat informace týkající se této instituce:

'''1. Editace institutu'''

'''2. Tlačítko pro přidání nového odkazu nebo kontaktu<br />3. Editace adresy institutu<br />4. Editace odkazu partnera'''

'''5.&nbsp;Editace kalendáře<br />6. Editace vytvořené kontaktní osoby'''

Všechny editace si projdeme v následujícím textu.

''Pozn.&nbsp;V současné době nelze mazat vytvořené instituty.''
[[Soubor:Erasmus koord 80.png|centre|frameless|878x878px]]

==== Editace institutu ====

Tlačítkem v pravém horním rohu lze '''editovat [1]''' zkratku, název univerzity a zemi, ve které se univerzita nachází. Dále lze instituci (dle uživatelské role) '''smazat [2]'''. Dále je možné přesunout '''smlouvy [3]''' a '''kontakty [4]''' do jiné instituce.  

[[File:Erasmus koord 06.png|center|Erasmus koord 06.png]]

==== Editace adresy ====

Editace adresy institutu je poměrně snadná.&nbsp;Adresa se společně s&nbsp;kontakty zobrazuje&nbsp;i ve smlouvách - oba údaje mají pouze&nbsp;''informativní ''charakter.

[[File:Erasmus koord 08.png|center|Erasmus koord 08.png]]

Editační okno:

[[File:Erasmus koord 09.png|center|500px|Erasmus koord 09.png]]

==== Úprava kalendáře termínů ====

Tlačítkem u tabulky '''Kalendář '''můžete editovat ''termíny nominací'' a ''aplikací ''Erasmu&nbsp;pro letní a zimní semestr. Zadáváte den a měsíc. Zadáte-li&nbsp;chybnou kombinaci, např. 31.11.,&nbsp;nastaví se na prázdnou.

[[File:Erasmus koord 10.png|center|569x569px|Erasmus koord 10.png]]

==== Úprava kontaktů a odkazů partnera ====

V ''Kontaktech a odkazech partnera'' můžete '''přidat kontakt [1]''' na klíčové osoby zajišťující zahraniční pobyt studentů na dané instituci a webové adresy této instituce. Dále je možné '''přidat web [2]''' související s danou institucí. Dále lze zaslat notifikační e-mail '''kontaktním osobám [3]''' z partnerské institucemi s informacemi ohledně nominací studentů pro příjezdy na UP. Tento e-mail lze zaslat i jednotlivým kontaktům při kliknutí na editační tlačítko u kontaktu.

[[File:Erasmus koord 11.png|center|Erasmus koord 11.png]]

===== Přidání kontaktu =====

Přidání kontaktu je snadné. Mezi typy kontaktu vyberete jednu z možností: ''Department Coordinator, Institutional Coordinator, Staff Mobility, Student Mobility Nomination&nbsp;''a vyplňte všechny potřebné informace.&nbsp;Pro vytvoření kontaktu vše uložíte tlačítkem '''Uložit'''.&nbsp;

[[File:Erasmus koord 12.png|center|500px|Erasmus koord 12.png]]

===== Přidání webové adresy =====

''Typem webové adresy'' se myslí, stejně jako u kontaktů, adresa na konkrétní součást instituce: ''Department Coordinator, Institutional Coordinator, Staff Mobility, Student Mobility Nomination (a jiné)''. Pro vytvoření webové adresy vše uložte tlačítkem '''Uložit'''.&nbsp;U '''Url '''je potřeba uvést typ protokolu ''"http://"''&nbsp;, jinak adresa nebude platná a odkaz na webovou stránku se nezobrazí.

[[File:Erasmus koord 13.png|center|500px|Erasmus koord 13.png]]

===== Výsledná podoba kontaktů partnera =====

Tabulka kontaktů bude mít po vytvoření následující podobu:&nbsp;

[[File:Erasmus koord 14.png|center|Erasmus koord 14.png]]

----

=== Přidání nové smlouvy ===

Nyní vytvoříme novou smlouvu. Můžeme si vybrat zda se bude jednat '''typ smlouvy [1]''', vybrat lze ''Erasmus'', ''přímou spolupráci ''či ''jinou ''formu spolupráce. Lze zadat i '''identifikátor smlouvy [2]''' v Centrální evidenci smluv UP. Dále vybereme i termíny, kdy tato smlouva bude platná. Dále je potřeba vybrat '''kód financování [3]'''. Samotné nastavení a doplnění kódu financování probíhá v administraci, viz. níže. Dále je potřeba vybrat '''organizační jednotku [4]''', které smlouva patří. Na základě organizační jednotky se poté vybírá '''garant [5]'''. Jakmile vše vyplníte, klikněte na tlačítko '''Uložit'''. 

[[File:Erasmus koord 15.png|center|Erasmus koord 15.png]]

==== Po přidání smlouvy ====

''Vlastníkem smlouvy ''je '''vždy '''organizační jednotka, pod kterou jste smlouvu přidali. Vaše úroveň referenta určuje, ke kterým smlouvám máte přístup. Pokud jste koordinátor na úrovni institutu&nbsp;nebo fakulty, můžete nastavit organizační jednotku svou a jednotky podřízené.&nbsp;

V seznamu smluv se zobrazuje '''zkratka vlastníka a osoby [1]''', která smlouvu vytvořila. Nyní se podíváme na detail této nově vytvořené smlouvy, klikněte na odkaz '''Detail [2]'''.

[[File:Erasmus koord 16.png|center|603x603px|Erasmus koord 16.png]]

=== Detail smlouvy ===

V detailu smlouvy vidíme následující prvky:

'''1. mobility'''

'''2. UP mobility'''

'''3. výběrová řízení'''

'''4. informace'''

'''5. přidání nového ISCED oboru'''

''Kalendář ''i ''adresa instituce'' vychází z nastavení instituce. Lze přidat ''kontaktní údaje'' pro tuto konkrétní smlouvu.&nbsp;'''Aby bylo možné úspěšně vytvořit VŘ je nezbytné vyplnit korektně všechny mobility na této smlouvě.&nbsp;''' [[File:Erasmus koord 17.png|center|780x780px|Erasmus koord 17.png]]

'''Mobility''' vyplňujeme přidáním '''ISCED oborů [5]''' a vyplněním dalších informací vázaných na tyto obory: ''jazyk výuky'', ''kapacita oboru'' a ''studijní cykly''. Vybereme ISCED obor či obory, které jsou v rámci této smlouvy platné. Můžete vybrat více oborů zároveň. Vše potvrdíte tlačítkem '''Přidat'''. '''Pozor: Pokud nezadáte správně obory a u nich nezadáte jazyk, studentům se nezobrazí tento institut v nabídce zveřejněného výběrového řízení.'''

==== Po přidání oborů ====

V záložce '''Mobility [1]''' jsme pro naši fiktivní univerzitu jsme vytvořili obor '''Personal skills and development.''' V pravé části vás aplikace upozorní na problémy s danou smlouvou, tzn. nenastavení cyklu, počtu osob, času a jazyka. Jakmile budou jednotlivé detaily daného oboru nastaveny, informace o problémech budou postupně mizet. 

[[File:Erasmus koord 18.png|center|780x780px|Erasmus koord 18.png]]

==== Úprava oborů ====

Obory můžete ''editovat tlačítkem v pravém rohu'' jednotlivých oborů. Můžete upravit ''studijní cykly'', ''mobility'',&nbsp;''přidat jazyk'' či obor ''smazat''.&nbsp;

[[File:Erasmus koord 19.png|center|500px|Erasmus koord 19.png]]

===== Studijní cykly =====

Při úpravě studijních cyklů si můžete vybrat z následujících cyklů (lze vybrat i více cyklů): ''bakalářský'', ''magisterský'', ''doktorský''. Tento údaj je v současné době pouze '''informativní'''.

[[File:Erasmus koord 20.png|center|500px|Erasmus koord 20.png]]

===== Editace mobilit =====

V rámci mobilit si můžete zvolit počty studentů, zaměstnanců a délku pobytu.&nbsp;V současné době se realizují pouze výjezdy studentů. Informace o zaměstnancích jsou pouze '''informativní'''.

[[File:Erasmus koord 21.png|center|500px|Erasmus koord 21.png]]

===== Přidání jazyka =====

Přidejte jazyk a jeho úroveň pro splnění požadavků pro přijetí k studiu.&nbsp;

[[File:Erasmus koord 22.png|center|500px|Erasmus koord 22.png]]

===== Po vyplnění oboru =====

Po vyplnění všech detailů oboru bude tabulka vypadat následovně. '''Informace '''o přidaném jazyku '''lze editovat tlačítkem [1]''', které se nachází u každého přidaného jazyka.

[[File:Erasmus koord 23.png|center|500px|Erasmus koord 23.png]]

'''Pozor: Přidání jazyka je nezbytný krok k správnému vytvoření výběrového řízení. Nezadání jazyka znemožní studentům vybrat si danou kombinaci institutu - oboru - jazyka.'''

=== UP Mobility ===
Pro příjezdy je nově dostupná položka UP Mobility, kde se vkládají mobility pro přijíždějící studenty. Jedná se o mobility poskytované naší univerzitou partnerské instituci v rámci dané smlouvy. Obory se vkládají stejně jako u mobilit pro odjezdy.
[[Soubor:Erasmus koord 76.png|centre|frameless|826x826px]]

=== Výběrová řízení ===

Záložka '''výběrová řízení [1]''' obsahuje VŘ, ve kterých figuruje tato smlouva. Lze se podívat na '''Detaily [2]''' těchto výběrových řízení. Aplikace detekuje i stav výběrových řízení založených v rámci smlouvy (zde stav ''Uzavřené'').

'''Pozn. při zakládání smlouvy nebudou zobrazena žádná výběrová řízení, žádná nejsou s tou smlouvou spojena.'''

[[File:Erasmus koord 24.png|center|780x780px|Erasmus koord 24.png]]

=== Informace ===

V&nbsp;záložce '''informace '''můžete vložit&nbsp;informace pro studenty hlásící se na VŘ. Tyto informace slouží jako informace pro studenty a zobrazují se studentům v jejich náhledu na výběrové řízení.

[[File:Erasmus koord 25.png|center|780x780px|Erasmus koord 25.png]]

=== Nominace (záložka Partneři) ===
V záložce partneři přibyla část Nominace. Zde mohou institucionální koordinátoři spravovat nominace přijíždějících studentů. Mezi nominacemi lze '''vyhledávat [1]''' - vyhledává se v názvu oboru či jméně studenta. Seznam nominací lze '''seřazovat''' dle stavu, jméne, semestru atd. '''[2]'''. Nominace mají několik '''stavů [3]''' - ''concept, nominated, to approve, accepted, denied, cancelled''. Kliknutím na jméno studenta přejdete do '''detailu nominace [4]'''. Kliknutím na '''ikonku křížku [4]''' nominaci ve stavu concept lze smazat, v dalších stavech nominaci smazat nelze - lze ji v dalších stavech pouze stáhnout / withdraw. Přihlášku lze '''odeslat [6]''', v případě prvotního odeslání lze znovu odeslat informativní e-mail studentovi. Pod přehledem studentů se nachází možnost '''Přidat nominaci [7]'''.[[Soubor:Erasmus koord 81.png|centre|frameless|788x788px]]Pole označena červenou barvou jsou povinná. [[Soubor:Erasmus koord 82.png|centre|frameless|788x788px]]

== Smlouvy ==
Na stránce Smlouvy se nachází '''přehled smluv''', ve kterém se dá snadno hledat dle instituce, země, typu smlouvy, katedry a dle oboru. Je přehledně zobrazen vlastník smlouvy, kód financování a také platnost dané smlouvy.
[[File:Erasmus koord 106.png|center|750px]]

== Výjezdy ==
V části Výjezdy se nachází '''seznam přihlášek''' ve výběrových řízeních. Lze vyhledávat studenty dle jména. Dále lze filtrovat dle institucí, semestru, roku, stavu VŘ a dle fakulty.
[[File:Erasmus koord 107.png|center|750px]]

== Studenti ==
Část Studenti slouží k rychlému vyhledání studenta. Do textového pole stačí zadat jméno studenta nebo jeho PortalID (login), poté vybrat studenta z nabídky a kliknout na tlačítko '''Prohlédnout'''. Budete se tak moci podívat na přehled VŘ, kde si student podal přihlášku, případně zde naleznete kontaktní údaje studenta.
[[File:Erasmus koord 108.png|center|750px]]

== Výběrová řízení ==

Nyní se přesuneme do záložky ''Výběrová řízení'' z hlavního menu. Můžete zde '''přepínat''' mezi jednotlivými '''akademickými roky [1]'''. Dále jsou v této záložce výběrová řízení řazena dle jejich stavu:

'''2. Koncepty<br/>3. Publikované<br/>4. Vyhodnocované<br/>5. Vyhodnocené<br/>6. Uzavřené'''

Snadno se tak zorientujete mezi vámi spravovanými VŘ. Po kliknutí na jakékoliv výběrové řízení se můžete podívat na přehled VŘ. Sloupec nazvaný '''# [7]''' označuje ID výběrového řízení, tento údaj zobrazujeme pro snadnější práci s importem dat z proběhlých VŘ (viz dále).

[[File:Erasmus koord 26.png|center|700px|Erasmus koord 26.png]]

=== Vytvoření výběrového řízení ===

Na spodní části stránky se nachází dialog, jež vám umožní vytvořit nové výběrové řízení.

'''1. Vyberte&nbsp;typ výběrového řízení'''

'''2. Vyberte smlouvy, lze vybrat i více smluv najednou. '''Přístup k seznamu smluv je určený vaší úrovní koordinátora. ''Výběrové řízení se vytvoří pod aktuálně vybranou organizační jednotkou.''

'''3.''' Kliknutím na tlačítko '''Vytvořit''' vytvoříte nové VŘ. Kliknutím na '''šipku''' vedle textu vytvořit rozevřete nové menu, kde si můžete vybrat mezi vytvořením VŘ a vytvořením zkráceného VŘ.

'''4. Tlačítkem Vytvořit založíte výběrové řízení'''

'''5. '''Dočasně zpřístupňujeme možnost vytvoření '''zkráceného výběrového řízení '''(viz. níže).&nbsp;

[[File:Erasmus koord 27.png|center|500px|Erasmus koord 27.png]]

==== Zkrácené výběrové řízení ====

'''Zkrácené VŘ'''&nbsp;lze použít v případě, že jste ''již zrealizovali'' výběrové řízení ''před ''uvedením této aplikace. Zkrácené VŘ je označeno '''VŘ (Quick) [1]'''.&nbsp;Vytvořením zkráceného VŘ '''přeskočíte nutnost specifikovat požadavky '''pro studenty. '''Musíte jedině nastavit datum zveřejnění výsledků. '''''Zkrácené VŘ'' se okamžitě přesouvá do stavu ''Vyhodnocování''. Do zkráceného VŘ je pak potřeba ''manuálně přidat studenty'', a po domluvě s nimi ''odeslat ''za ně ''přihlášky '''[2]''''' a postupovat dále jako v běžném výběrovém řízení. '''Nemusíte vyplňovat pokyny či nastavovat filtr oborů.''' Po kliknutí na tlačítko Ukončit vyhodnocování se u zkráceného VŘ neodesílají studentům notifikační maily jako tomu je u standardních VŘ.

[[File:Erasmus koord 58.png|center|700px|Erasmus koord 58.png]]

==== Standardní výběrové řízení ====

Po vytvoření výběrového řízení se přesunete do nového VŘ.

'''1. Editace výběrového řízení'''<br/>'''2. Editace informací k VŘ''' (maximální počet preferencí, počet dní pro odpověď studenta na výsledek VŘ)<br/>'''3. Editace harmonogramu'''<br/>'''4.''' V pravém menu vidíte, že toto výběrové řízení má '''nevyřešené problémy'''. Aplikace vám sama sdělí, co vše je nutné vyplnit&nbsp;před zveřejněním výběrového řízení. Systém vás rovněž informuje, že jste nenastavili viditelnost pro&nbsp;obory.

[[File:Erasmus koord 28.png|center|700px|Erasmus koord 28.png]]

==== Editace informací a harmonogramu výběrového řízení ====

Výběrové řízení lze editovat stejně jako instituci pomocí editačních tlačítek.

'''1. Editace výběrového řízení.''' Lze smazat výběrové řízení, které nebylo publikováno. Ve stejném menu můžete změnit katedru (kdykoliv). Importovat data z jiného VŘ v roli fakultního nebo katederního referenta lze měnit pouze ve fázi Koncept a Vyhodnocování.

'''2. '''V informačním poli info&nbsp;můžete '''editovat počet preferencí''' a '''lhůtu pro potvrzení pobytu.'''

'''3.''' V harmonogramu je '''nutné '''nastavit datum '''deadlinu přihlášek a datum zveřejnění výsledků'''. Můžete zadat ''orientační datum publikování'', nicméně publikováním VŘ se tento údaj nastaví na aktuální čas. Možností '''Přidat událost'''&nbsp;se rozumí jakákoli událost, která může být vztažena k nějakému konkrétnímu datu nebo k datovému intervalu. Těchto hodnot lze zadat ''libovolné ''množství, jsou ''nepovinné''. V harmonogramu je ''chronologicky ''zobrazen seznam událostí a&nbsp;''šipkou se zobrazuje nejbližší nebo aktuálně probíhající událost''.

[[File:Erasmus koord 29.png|center|500px|Erasmus koord 29.png]]

===== Importování dat z jiných výběrových řízení =====
Ve fázi Koncept můžete importovat vybraná data z již vytvořených výběrových řízení. Konkrétně lze importovat požadavky, pokyny pro studenty, smlouvy a obory. Importovat lze ve fázi VŘ koncept a vyhodnocování. 

Možnost importování dat naleznete kliknutím na tlačítko '''Editace výběrového řízení'''. 
[[Soubor:Erasmus adm 79.png|centre|frameless|719x719px]]
Data importujete z vámi vybraného výběrového řízení. Stačí zadat číslo výběrového řízení do formuláře. 
[[Soubor:Erasmus adm 80.png|centre|frameless|600x600px]]
'''Číslo výběrového řízení''' zjistíte ze '''seznamu výběrových řízení''' nebo z adresního řádku vašeho prohlížeče:
[[Soubor:Erasmus adm 82.png|centre|frameless]]
Po zadání čísla se objeví našeptávač s ročníkem VŘ, katedrou nebo fakultou, pod kterou VŘ náleží. Fakultnímu referentovi se zobrazí pouze VŘ vytvořené jeho fakultou, katederní referent bude mít pouze k dispozici VŘ vytvořené jeho katedrou. Po vybrání VŘ, z něhož chcete importovat, zvolte, co vše chcete naimportovat do nového výběrového řízení a klikněte na tlačítko '''Importovat'''.
[[Soubor:Erasmus adm 81.png|centre|frameless|600x600px]] 

===== Nastavení počtu preferencí a lhůty pro potvrzení =====

V '''informačním poli''' tlačítkem '''Upravit preference''' nastavíte&nbsp;maximální počet preferovaných univerzit, které si může student zvolit. Zároveň zde '''nastavíte lhůtu''', po kterou má student možnost potvrdit svou účast na studijním pobytu Erasmus.

[[File:Erasmus koord 56.png|center|500px|Erasmus koord 56.png]]

===== Nastavování dat harmonogramu =====

Událost ''lze editovat'' kliknutím na záznam události. Nelze editovat datum vytvoření VŘ. Nastavování dat harmonogramu je snadné, klikněte buď do '''řádku [1]&nbsp;'''či na&nbsp;'''ikonku kalendáře [2]&nbsp;'''a objeví se kalendář, ve kterém nastavíte potřebné datum.

[[File:Erasmus koord 30.png|center|500px|Erasmus koord 30.png]]

'''Deadline '''pro přihlášení k výběrovému řízení můžete '''prodloužit [1]'''. Stejným tlačítkem můžete&nbsp;'''Přidat událost [2]'''.

[[File:Erasmus koord 31.png|center|Erasmus koord 31.png]]Možností '''Přidat událost'''&nbsp;vytvoříte novou&nbsp;událost, jež&nbsp;může sloužit jako volitelný časový orientační bod. Nebudete-li chtít, nemusíte ji vytvářet. Využit ji můžete&nbsp;pro zaznamenání termínů jazykových testů. Tyto události lze poté přiřadit jednotlivým studentům ve fázi ''Vyhodnocování''.&nbsp;

[[File:Erasmus koord 32.png|center|500px|Erasmus koord 32.png]]Pro ''zadání ''vámi vytvořené události konkrétnímu studentovi musíte&nbsp;''otevřít studentovu přihlášku''.&nbsp;Ve výběrovém řízení ve fázi ''Vyhodnocování ''vyberte pak v '''Doplňujících údajích''' zvolíte možnost '''Přiřadit událost/komentář'''.&nbsp;

[[File:Erasmus koord 33.png|center|Erasmus koord 33.png]]

Poté '''zvolíte '''událost, kterou chcete studentovi přiřadit. Poté k ní můžete ''vložit komentář''.

[[File:Erasmus koord 34.png|center|500px|Erasmus koord 34.png]]

Jakmile zvolíte událost, kterou chcete studentovi přiřadit, kliknete na tlačítko '''Uložit změny'''.&nbsp;

[[File:Erasmus koord 35.png|center|500px|Erasmus koord 35.png]]

Událost se objeví v tabulce '''Výsledek'''.&nbsp;

[[File:Erasmus koord 36.png|center|Erasmus koord 36.png]]

==== Požadavky ====

Pro vytvoření nového požadavku klikněte na tlačítko '''Přidat požadavek'''. Položky popis česky a anglicky jsou ''povinné''. Pokud nechce vyplňovat popis v angličtině, doporučujeme do textového pole napsat ''jednu mezeru''. Při vytváření požadavku můžete zaškrtnout následující možnosti:

'''1. nutno dodat text''' -&nbsp;''Dodáním textu'' se rozumí nutnost pro studenty vyplnit textové pole. Lze limitovat délku textu.

'''2. nutno dodat soubory''' - Zaškrtnutním možnosti ''nutno dodat soubory'' vytvoříte požadavek, ke kterému musí student dodat aspoň jeden soubor. Maximální počet souborů můžete nastavit ve výběru. Funkce povolené typy souborů je nyní pouze ''informativní''.

Pro vytvoření požadavku klikněte na tlačítko '''Uložit změny'''.

[[File:Erasmus koord 37.png|center|500px|Erasmus koord 37.png]]

Po uložení požadavku uvidíte napravo&nbsp;vedle požadavku&nbsp;čtyři tlačítka:

'''1. tužkou můžete editovat požadave<br/>2. křížkem požadavek odstraníte<br/>3. šipkami můžete posunout požadavek nahoru nebo dolů''', institucionální koordinátoři mohou i ve fázi publikovaného výběrového řízení přidávat, mazat či editovat požadavky

[[File:Erasmus koord 38.png|center|500px|Erasmus koord 38.png]]

==== Vyplnění pokynů pro přihlášení na Erasmus ====

V záložce '''Pokyny '''vyplníte pokyny pro výběrové řízení. Pokyny se zobrazují studentům v přihlášce k VŘ.&nbsp;Po vyplnění je&nbsp;uložíte tlačítkem ''Uložit změny''.

[[File:Erasmus koord 39.png|center|700px|Erasmus koord 39.png]]

==== Smlouvy ====

V záložce '''Smlouvy ''' můžete spravovat smlouvy pro dané výběrové řízení. Smlouvy je možné odstranit '''křížkem [1]''', přidat nové smlouvy lze pomocí dialogu '''Přidat smlouvy [2]'''.&nbsp;Možnosti práce v záložce smlouvy se liší pro jednotlivé fáze VŘ:

*Ve fázi '''konceptu '''VŘ můžete ''přidávat'', případně ''odstraňovat ''chybně zadané smlouvy.
*Ve fázi '''publikovaného '''VŘ je přidávání a odstraňování smluv koordinátorům pro fakultu a katedru ''zakázáno'' (může provést institucionální koordinátor).
*Ve fázi '''vyhodnocování '''VŘ je ''povoleno ''přidávání nových smluv (kvůli možnosti poslat studenta na náhradní institut).

[[File:Erasmus koord 40.png|center|700px|Erasmus koord 40.png]]

'''Smlouvy můžete přidávat a odebírat pouze ve stavu Koncept! Pokud nějakou smlouvu zapomenete přidat, kontaktujte buď institucionálního koordinátora nebo administrátora aplikace.'''

==== Přehled ====

V záložce '''Přehled '''se nachází kompletní přehled výběrového řízení dle oborů a jazyků. Vidíte zde počet studentů a délku pobytu.&nbsp;Tato tabulka je informativní a obdobně se zobrazuje studentům v náhledu VŘ. Zde můžete vidět jestli jsou dostupné všechny požadované kombinace oborů, jazyků a institucí.

[[File:Erasmus koord 41.png|center|700px|Erasmus koord 41.png]]

==== Filtr oborů ====

'''Filtr oborů '''slouží pro zúžení nabídky VŘ a cílení na konkrétní studijní obory. Můžete zde nastavit seznam oborů, pro které je výběrové řízení viditelné. Obory vybíráte z nabídky, stisknutím tlačítka '''Přidat''' se obor zařadí do tabulky. Obor je možné přidávat jak ve fázi ''koncept'', tak ;u ''publikovaného ''VŘ. Obory můžete do filtru přidat i ve stavu Publikované sami.

'''Pozor: nevyplníte-li viditelnost oborů, studenti, kteří by VŘ měli vidět, jej neuvidí.&nbsp;'''

[[File:Erasmus koord 42.png|center|700px|Erasmus koord 42.png]]

==== Přihlášky ====

V záložce '''Přihlášky '''je přehled přihlášek k danému výběrovému řízení. Záložka ''Přihlášky ''slouží pro zobrazení zájemců o VŘ. Studenty můžete ručně přidat studenty k danému VŘ jak ve fázi ''publikovaného ''a ''vyhodnocovaného ''VŘ.

Studenta '''přidáte '''zadáním ''jména'', ''STAG ID'' či ''Portal ID'' do pole '''[1].''' Přidáním studenta systém vytvoří přihlášku ve stavu ''vytvořeno''. Pokud potřebujete, aby ručně přidaný student nemusel vyplňovat údaje, můžete v detailu přihlášky nastavit přihlášku jako odeslanou. Kliknutím na jméno se dostanete do detailu přihlášky. Kliknutím na tlačítko '''Přidat [2]''' studenta přidáte do VŘ.

[[File:Erasmus koord 43.png|center|500px|Erasmus koord 43.png]]

===== Seznam přihlášek: fáze Publikováno =====

Seznam přihlášek studentů je ve fázi ''publikováno '''''řazen dle''' důležitosti '''stavu [1]''' - ''odesláno, odvoláno, vytvořeno,'' následně dle jména. '''Šipka doleva [2]''' umožňuje '''obnovit odvolanou přihlášku '''studenta. '''Šipka doprava [3]''' umožňuje přihlášku za studenta '''odeslat'''.&nbsp;

[[File:Erasmus koord 44.png|center|500px|Erasmus koord 44.png]]

===== Seznam přihlášek: fáze Vyhodnocování =====

Záložka ''přihlášek ''se po přesunutí VŘ do stavu ''Vyhodnocování ''změní. V sloupci '''stav [1]&nbsp;'''je vidíme v jakém stavu se přihláška nachází, zda již byla hodnocena či nikoliv (''nezadáno, přijat, náhradník, neuspěl, zrušeno''). Přihlášky označené '''výkřičníkem v trojúhelníku [2]''' ''obsahují problém'', např. nebyla zadána univerzita, na kterou&nbsp;byl uchazeč přijat, či se jedná o přihlášky, jež nebyly vyhodnoceny. '''Zelenou ikonou [3]&nbsp;'''jsou označeny přihlášky přijatých uchazečů. 

Přihlášky, jejichž '''stav '''je označen&nbsp;'''modrým otazníkem&nbsp;[4]'''&nbsp;označují studenty, kteří byli vybráni jako náhradníci na pobyt. Pod číslem '''[5] '''se nacházejí studenti, kteří ''nevyhověli ''podmínkám stanoveným pro přijetí.&nbsp;Stav '''zrušeno''' '''[6] '''označuje studenty, kteří si svou přihlášku chtějí odvolat a nechtějí se zúčastnit VŘ. Ve sloupci '''Info [7] '''vidíme ''informace o instituci'', která byla uchazeči přidělena, či ''nejbližší událost'', která byla uchazeči přidělena '''[8]'''. Pod číslem '''[9]''' se nachází výsledná univerzita, semestr, jazyk a ISCED kód oboru. 

Přihlášky lze rovněž exportovat do tabulky formátu *.xlsx tlačítkem '''Export přihlášek [10]'''. Exportují se všechny preferované univerzity uchazečů, semestr pobytu, Portal ID, e-mailová adresa, jazyk oboru a obor atd. Ve fázi vyhodnocování a vyhodnoceno lze&nbsp;'''Exportovat výsledky&nbsp;'''VŘ do formátu *.xlsx tlačítkem '''Export výsledků [11].'''

[[File:Erasmus koord 45.png|center|500px|Erasmus koord 45.png]]

Ve fázi vyhodnocováno se pod ''Harmonogramem ''nachází tlačítko '''Ukončit vyhodnocování'''. Po kliknutí na něj se VŘ přesune do fáze ''Vyhodnoceno ''a všem studentům (přijatým, náhradníkům i neúspěšným) přijde informační e-mail informující je o výsledku VŘ. Studenti, kteří byli přijati budou muset potvrdit, zda souhlasí s výsledkem a s přidělenou institucí. V e-mailu se rovněž nachází informace s deadlinem pro odpověď na výsledek VŘ.&nbsp;

[[File:Erasmus koord 60.png|center|Erasmus koord 60.png]]

'''Pozor: Pokud chcete změnit počet dní pro vyjádření studentů k výsledku VŘ, můžete je nastavit ve fázi Vyhodnocování. Po kliknutí na tlačítko Ukončit vyhodnocování počet dní již nepůjde změnit.'''

===== Seznam přihlášek: fáze Vyhodnoceno =====

Seznam přihlášek ve fázi ''Vyhodnoceno ''vypadá následovně:

1. V řádku Potvrzení stav '''Čeká se''' označuje, že přihláška nebyla zatím potvrzena. &nbsp;<br />2. Stav '''Potvrzené '''označuje přihlášky, které potvrdil student či vy za něj.&nbsp;<br/>3. Mezi '''Odmítnuté''' se řadí přihlášky, jejichž výsledek student odmítl. <br />4. Nepotvrdí-li student přihlášku včas, přesune se jeho přihláška v řádku potvrzení do stavu '''Vypršel čas'''. '''Nově můžete potvrdit za studenta výjezd, u kterého vypršel čas po vzájemné domluvě kliknutím na ikonku akce v příslušném sloupci (viz následující bod).''' <br/>5. Tlačítko, kterým můžete nastavit počet měsíců, jež student stráví na pobytu. Zvolení počtu měsíců se vedle číslovky objeví nová ikona, tzv. tlačítko tick. Kliknutím na něj potvrdíte manuálně pobyt studenta.&nbsp;<br />6. '''Počet měsíců''', které student plánuje strávit na Erasmu. Kliknutím na číslo lze počet měsíců '''editovat'''.&nbsp;

Ve fázi ''Vyhodnoceno ''se všechny přihlášky ve stavu ''Přijat ''přesunou v řádku ''Potvrzení ''do stavu '''Čeká se'''. Můžete po domluvě se studentem potvrdit jeho účast na pobytu.&nbsp;

[[File:Erasmus koord 61.png|center|638px|Erasmus koord 61.png]]

Manuální potvrzení provedete kliknutím na '''ikonku [5]''' (viz výše), tak nastavíte počet měsíců. Bez nastavení očekáváné délky pobytu nebudete moci potrvdit účast studenta na pobytu.

[[File:Erasmus koord 66.png|center|450px]]

Nyní jste nastavili délku pobytu, lze tak potvrdit přihlášku kliknutím na ikonku '''Potvrzení'''. Poté bude přihláška studenta potvrzena.&nbsp;

[[File:Erasmus koord 67.png|center|750px]]Výběrové řízení '''nebudete moci uzavřít''', pokud '''nejsou '''všechny '''přihlášky '''přijatých studentů '''potvrzené''', ''zamítnuté ''či případně ''vypršel čas'' pro potvrzení výsledku.&nbsp;[[File:Erasmus koord 63.png|center|250px|Erasmus koord 63.png]]Jakmile budou všechny přihlášky ''uzavřeny'', bude možné výběrové řízení '''uzavřít'''.[[File:Erasmus koord 64.png|center|250px|Erasmus koord 64.png]]

===== Seznam přihlášek: fáze Uzavřeno =====

Ve fázi ''Uzavřeno ''již nemůžete s výběrovým řízením nijak pracovat a tento stav nelze vzít zpět. V této fázi lze pracovat akorát s přihláškami, a to tak, že vás aplikace '''upozorní [1]''', že student nemá zadaná data výjezdu (možnost zadat data za studenta) nebo že není zadaný nebo že není zadaný předpokládaný cyklus výjezdu. Lze vytisknout '''Zprávu o výběrovém řízení [2]''', která se vám stáhne do počítače ve formátu *.docx. Ve spodní části stránky se nachází '''informační box [3]''' oznamující, že výběrové řízení je již uzavřeno.&nbsp;

[[File:Erasmus koord 65.png|center|638px|Erasmus koord 65.png]]

----

=== Před publikováním výběrového řízení ===

Před publikováním výběrového řízení pečlivě zkontrolujte zda máte všechny informace správně vyplněné, většinu z nich již po publikování nepůjde změnit.&nbsp;

[[File:Erasmus koord 46.png|center|700px|Erasmus koord 46.png]]

----

=== Po publikování výběrového řízení ===

Po publikování lze&nbsp;'''změnit katedru'''&nbsp;pod níž VŘ patří'''/smazat výběrové řízení [1]'''.&nbsp;Dále lze '''prodloužit deadline [2]&nbsp;'''přihlášek nebo lze '''přidat událost'''. Nově lze přidávat či odebírat ''Požadavky&nbsp;''a přidávat ''Smlouvy,&nbsp;''záleží na jaké uživatelské úrovni jste.

[[File:Erasmus koord 47.png|center|700px|Erasmus koord 47.png]]

----

=== Přihláška uchazeče ===

Po ''kliknutí na jméno uchazeče'' v záložce '''Přihlášky''' ve výběrovém řízení se přesunete na ''přihlášku uchazeče''. Zde máte všechny potřebné informace o studentovi, přehled požadavků a doplňující údaje.

'''1.''' V informacích o uchazeči je krátký '''přehled o studentovi'''<br/>'''2.''' Po kliknutí na odkaz se dostanete na '''detail studenta'''.<br/>'''3. Seznam preferovaných univerzit '''lze přepnout na tabulku s plněním požadavků a výsledek / výjezdy<br/>'''4.''' Po kliknutí na instituci se '''přesunete na '''její '''informační stránku'''<br/>'''5. V tabulce naleznete '''přehled '''v jakém '''stavu přihláška '''je, kdy byla podána.'''<br/>'''6.''' Kliknutím se přesunete k ''''''vytištění studentovy přihlášky'''.'''<br/>'''7.''' '''Editace dopňujících údajů''' - zde můžete odeslat přihlášku za studenta, přidělit událost ke studentovi (ve fázi ''Vyhodnocování''), případně upravit údaje studenta (počet let VŠ studia, počet měsíců na Erasmu, cyklus studia)<br />'''8. Kliknutím nastavíte''' údaje studenta (počet let VŠ studia, počet měsíců na Erasmu, cyklus studia)<br />'''9. Nastavení výsledků výběrového řízení&nbsp;'''(tato možnost je zpřístupněná až ve fázi vyhodnocování&nbsp;a dál)

[[File:Erasmus koord 48.png|center|700px|Erasmus koord 48.png]]

Není-li přihláška odeslaná a student má problém s odesláním přihlášky nebo jste výběrové řízení realizovali dříve a není možná součinnost se studenty, lze&nbsp;přihlášku odeslat za studenty tlačítkem v&nbsp;menu ''Doplňující informace''.&nbsp;U studentů, kteří omylem přihlášku odvolali je možné toto odvolání vzít zpět a nastavit přihlášku jako aktivní - ''odeslanou''. Ve fázi ''Vyhodnocování ''zde lze ke studentovi ''přiřadit událost''.&nbsp;

[[File:Erasmus koord 49.png|center|Erasmus koord 49.png]]

Je-li přihláška odeslána můžete '''potvrdit '''či '''zamítnout požadavky [1]&nbsp;'''nebo&nbsp;'''upravit poznámku''' k vybranému požadavku. Případně můžete k požadavku vložit poznámku-komentář. Jsou-li přiloženy '''soubory [2]''', můžete si je stáhnout do počítače.

[[File:Erasmus koord 50.png|center|500px|Erasmus koord 50.png]]

V záložce '''Výsledek / Výjezdy''' můžete ve fázi ''Uzavřené'' za studenta '''nastavit přesné datum výjezdu''' kliknutím na tlačítko '''nezadáno [1]'''. Dále můžete výjezd '''zrušit''' křížkem či '''změnit semestr výjezdu [2]'''.
[[Soubor:Erasmus koord 70.png|centre|frameless|597x597px]]

Kliknutím na tlačítko '''nezadáno [1]''' se otevře editační okno pro vybrání data výjezdu. 
[[Soubor:Erasmus koord 71.png|centre|frameless|560x560px]]
Kliknutím na tlačítko '''Vytisknout přihlášku&nbsp;'''se otevře nové okno, ve které uvidíte vygenerovanou přihlášku pro tisk. Po vytištění okno zavřete.

[[File:Erasmus koord 51.png|center|700px|Erasmus koord 51.png]]

===== Výsledek výběrového řízení =====

Můžete stanovit&nbsp;'''výsledek VŘ''' a '''zvolit preferovanou univerzitu'''. Nejprve musíte nastavit ''výsledek ''VŘ, který uložíte tlačítkem '''Nastavit'''.&nbsp;

[[File:Erasmus koord 52.png|center|Erasmus koord 52.png]]

Teprve potom můžete ''nastavit výsledný institut''. Klikněte na tlačítko&nbsp;'''Nastavit výsledný institut [1]'''. Tlačítko '''Historie [2]''' obsahuje historii změn výsledků v přihlášce, zobrazí se kdo provedl změnu a kdy. 

[[File:Erasmus koord 59.png|center|Erasmus koord 59.png]]

Můžete vybrat buď z ''preferovaných univerzit'' uchazeče, případně můžete vybrat ''termín, obor, univerzitu a jazyk pobytu'' ručně. Vše uložíte tlačítkem '''Uložit změny'''.&nbsp;

[[File:Erasmus koord 54.png|center|500px|Erasmus koord 54.png]]

'''Ikona slunce [1]''' označuje, že výjezd je nastaven na Letní semestr. Chcete-li daný výjezd měnit na '''oba semestry [2]''' nebo na '''zimní semestr [3]''' klikněte na dané tlačítko. Chcete-li změnit instituci, která byla studentu přiřazena, klikněte na '''křížek [4]''' a vyberte jinou instituci.&nbsp;Pokud student chce studovat v rámci programu Erasmus na dvou školách na každé z nich v jiném semestru, pak klikněte na tlačítko '''Přidat [5]''' a postupujte stejně&nbsp;jako při zadávání prvního výsledku. Výsledek je ve tvaru:''stát, instituce, semestr, jazyk studia, ISCED kód oboru''. Tlačítko '''Historie [6]''' obsahuje historii změn výsledků v přihlášce, zobrazí se kdo provedl změnu a kdy. 

[[File:Erasmus koord 53.png|center|Erasmus koord 53.png]]

==== Detail studenta ====

'''Kliknutím na jméno studenta&nbsp;'''v přihlášce si zobrazíte jeho ''osobní informace'', ''studijní obory&nbsp;''a&nbsp;''všechna výběrová řízení'', ke kterým se student přihlásil.

[[File:Erasmus koord 55.png|center|700px|Erasmus koord 55.png]]

== Administrace ==
[[Category:Návody]]
Na hlavní straně Administrace naleznete přehledy výběrových řízení. Kliknutím na tlačítko '''Odeslat mail vybraným studentům [1]''' odešlete mail studentům vybraným ve VŘ, kde studenty upozorníte, aby vyplnili doplňující a osobní kontaktní údaje. Tlačítkem '''Odeslat žádost o vyplnění dat výjezdů [2]''' zašlete studentům informační mail s žádostí o přesné vyplnění výjezdů, včetně deadlinu pro zadání těchto dat. Kliknutím na '''Přehled výjezdů [3]''' se přesunete k možnosti publikovat výjezdy do STAGu. Kliknutím na tlačítko '''Download [4]''' exportujete kompletní seznam studentů vyjíždějících na studijní pobyt v tabulce Excel. Nově je zde přístup k '''Přehledu výjezdu ve STAGu [5]''', což vám usnadní práci s aplikací např. v případě, že výjezd byl zadán do STAGu, ale nebyl propojen s Erasmem. V Přehledu uživatelů naleznete aktuální '''seznam koordinátorů [6].''' 
[[Soubor:Erasmus koord 72.png|centre|frameless|786x786px]]

=== Přehled výjezdu ve STAGu ===
V přehledu výjezdů ve STAGu můžete studenty '''vyhledat dle jména [1].''' Dále zde naleznete '''ID výjezdů ve STAGu [2]''' a také institut, který je ve STAGu zadán.
[[Soubor:Erasmus koord 74.png|centre|frameless|790x790px]]

=== Publikování výjezdů do STAGu ===
Tlačítkem '''ZS/Oba [1]''' u vybrané fakulty budete publikovat výjezdy do STAGu buď pouze v zimním semestru nebo výjezdy v rámci obou semestrů. Tlačítkem '''LS [2]''' publikujete výjezdy do STAGu, které jsou platné v letním semestru.    [[Soubor:Erasmus koord 73.png|centre|frameless|801x801px]]

Kliknutím buď na ZS/Oba nebo LS zvolíte možnost publikování výjezdů do STAGu za příslušnou katedru. Otevře se vám tabulka pro publikování výjezdů. Zde zkontrolujte, zda publikujete do STAGu správný '''semestr [1]'''. '''Stav [2]''' výběrových řízení je nastaven automaticky jako P - platný (další stavy jsou K = ke kontrole, O = odložený, Z = zrušený, viz. níže). Poté '''zaškrtnete [3]''', že chcete výjezdy publikovat a kliknete na tlačítko '''Publikovat do STAGu [4]'''.
[[Soubor:Erasmus adm 77.png|centre|frameless|600x600px]]Mezi '''nalezenými problémy''' je seznam studentů, u jejichž přihlášky byl detekován problém. Stavy jsou popsány tak, aby byly co nejpřesnější a aby vás co nejlépe navedly k úspěšnému vyřešení problémů. Zde naleznete ukázku chybových stavů. 
[[Soubor:Erasmus koord 75.png|centre|frameless|740x740px]]

==== Přehled výjezdů ====
Přehled výjezdů je jednou ze složitějších částí aplikace. Zde můžete spravovat výjezdy a pracovat s nimi, jsou-li výjezdy exportovány z aplikace do STAGu a jsou se STAGem propojeny, bude práce týkající se správy dat výjezdů mnohem snazší. 

V přehledu můžete využít '''vyhledávání [1]''' podle jména studenta, což vám usnadní lokalizaci chyb a upozornění (viz. výše). Kliknutím na '''jméno studenta [2]''' se přesunete do přihlášky studenta. Kliknutím na '''StagId [3]''' se přesunete do detailu (profilu) studenta. Na stránku institutu se dostanete kliknutím na jeho '''kód [4]. Ikona dvou šipek [5]''' znázorňuje '''propojení''' '''výjezdu''' studenta z aplikace Erasmus do STAGu - upravíte-li datum v aplikaci Erasmus, změna se okamžitě propíše do STAGu. '''Doporučujeme pro změnu termínů používat primárně aplikaci Erasmus+'''. Při změně data výjezdu v této aplikaci se údaj '''automaticky''' převádí do STAGu. Při změně data ve STAGu se tato změna do aplikace Erasmus '''nepřevádí''' automaticky. Tyto změny sice lze udělat manuálně (viz. body 8, 9), ale pro usnadnění práce měňte termíny v Erasmus+.  

'''Změna [6]''' detekuje poslední změnu výjezdu, po přejetí myší na datum se zobrazí ID osoby, která provedla poslední změnu výjezdu ve STAGu. Kliknutím na '''datum výjezdu''' ve sloupci Erasmus '''[7]''' můžete změnit datum výjezdu u vybraného studenta. '''Ikona [8]''' značí uvolněni identifikátoru výjezdu ve STAGu - ikona se hodí v případě, že výjezd byl smazán přímo ve STAGu, ale záznam o něm zůstal v aplikaci Erasmus. Kliknutím na '''šipku směřující doleva [9]''' synchronizujete datum výjezdu ze STAGu do Erasmu. U výjezdu zároveň vznikne propojení mezi aplikací Erasmus a STAGem.  

Pokud chcete jednotlivý výjezd exportovat do STAGu, využijte tlačítko '''[Export] [10]'''. Po kliknutí na '''ikonu [11]''' můžete propojit již existující výjezd studenta ve STAGu s výjezdem v aplikaci Erasmus - číslo výjezdu naleznete v Přehledu výjezdů ve STAGu (viz. výše) V přehledu výjezdu zároveň uvidíte i '''zrušené výjezdy [12]''', jejich přítomnost je čistě informativní. 

Je-li '''datum výjezdu''' ve sloupci '''STAG červeně [13]''', došlo ke změně dat výjezdu přímo ve STAGu a nikoliv skrze aplikaci Erasmus, data se tedy liší - zde vidíte, že výjezd je propojen mezi aplikací Erasmus a STAGem. Kliknutím na tlačítko '''nezadáno [14]''' můžete za studenta zadat datum jeho výjezdu. U ''zkratky fakulty'' se u některých studentů může nacházet '''vykřičník [15]'''. Ten označuje problém s kódem studia. Studuje-li student souběžně více oborů, musí být vybrán obor, v rámci kterého bude výjezd evidován. Institucionální koordinátor může za studenta změnit StagId kliknutím na StagId vybraného studenta. 

Kliknutím na '''písmeno [16]''' (zde písmeno P) můžete upravit stav výjezdu (P = platný, K = ke kontrole, O = odložený, Z = zrušený). Ikona '''přesýpacích hodin [17]''' označuje, že byl detekován možný odklad výjezdu (3.r. bakalář -> magistr). Tato ikonka je pouze informativní. Text '''[CHYBA] [18]''' značí, že výjezd byl smazán ze STAGu, pokud je výjezd stále platný, můžete využít možnosti uvolnění ID výjezdu ve STAGu. Pod '''[19]''' naleznete výjezd, který má odlišné datum ve STAGu než je v aplikaci Erasmus - text bude červeným písmem - zde je vidět, že výjezd není propojen mezi aplikací Erasmus a STAGem. 

'''Vykřičník [20]''' u zkratky semestru značí, že student nemá zadaný studijní cyklus, ve kterém by měl vyjet na studijní pobyt. '''Šipkou doleva [21]''' budete synchronizovat data ze STAGu do aplikace Erasmus. '''Šipkou doprava [22]''' synchronizujete data z Erasmu do STAGu. Některé výjezdy mohou být zrušeny pouze v aplikaci Erasmus '''[23]''' a nikoliv ve STAGu (tento problém se zobrazí nad seznamem výjezdů), pro zrušení výjezdu ve STAGu je nutné kliknout na písmeno zde na písmeno "P" a výjezd zde zrušit. [[Soubor:Erasmus adm 78.png|centre|frameless|923x923px]]

==== Úprava stavu výjezdů ====
Chcete-li provést změnu ve stavu výjezdů, můžete si vybrat ze čtyř stavů - ke kontrole, odložený, platný a zrušený. Je nutné si dát pozor na změny stavu. Mezi stavy jsou přesně dané vazby, jak stav měnit (viz. diagram níže)
[[Soubor:Erasmus adm 75.png|centre|frameless|592x592px]]
V následujícím diagramu máte možnost vidět, jak jsou stavy vzájemně propojené. Stav ke kontrole (K) lze změnit buď na P (platný),  O (odložený), Z (zrušený). Změna stavu je platná a nelze ji vrátit zpět na stav K. 

Ze stavu P se lze přesunout do stavu O a naopak. Z obou těchto stavů je možné se přesunout v případě nutnosti na stav Z. Ze stavu Z se již nelze vrátit zpět, pracujte tedy s úpravou stavu výjezdů opatrně. 
[[Soubor:Erasmus adm 76.png|centre|frameless]]
== Příjezdy ==
V záložce Příjezdy se nachází seznam studentů, kteří byli nominováni vaší organizační jednotce. Zde lze spravovat přihlášky přijíždějících studentů. Mezi přihláškami lze '''vyhledávat [1]''' - vyhledává se v názvu oboru či jméně studenta. Lze '''filtrovat''' seznam dle '''Semestru [5]''' a také zda '''délka''' '''pobytu''' přijatého studenta byla '''změněna [6]''', stejně tak lze filtrovat dle '''stavu''' '''přihlášky''' '''[7]''', '''typu [8]'''. Můžete si zobrazit pouze nominace, které byly '''přiřazeny vaší katedře [9]'''.  Dále lze zobrazit pouze studenty '''exportované''' či '''neexportované do STAGu [10]''', či lze filtrovat dle '''stavu přiřazení [11]'''..  Seznam přijíždějících studentů si můžete '''vyexportovat do Excelu [12]''' či stáhnout '''soubory nahrané studenty [13]'''. Dle role koordinátora je také k dispozici tlačítko pro hromadný '''export do STAGu [14]'''. 
[[Soubor:Erasmus koord 109.png|centre|frameless|857px]]

Seznam přihlášek lze '''seřazovat''' dle stavu, jména, semestru atd.  Je zde vidět stav exportu do STAGu - částečně (oranžová), kompletně (zelená), nebo není exportováno (šedá). '''[1]''' Nominace/přihlášky mají několik '''stavů [2]''' - ''concept, nominated, to approve, accepted, denied, cancelled''. V přehledu rovněž uvidíte i stav '''LA studenta [13]''', ten má také několik stavů - ''? (concept), to approve, to repair, uploaded by student, uploaded by coordinator''. Kliknutím na jméno studenta přejdete do '''detailu přihlášky [4]'''.  Kliknutím na vykřičník poznámku zobrazíte. Zrušil-li si student omylem svou nominaci, můžete '''znovu odeslat''' informativní e-mail studentovi '''[5]'''. Můžete si dále zobrazit kliknutím '''nominační informace''' '''[6]''' studenta. Kliknutím na '''ikonku křížku [7]''' nominaci ve stavu concept lze smazat, v dalších stavech nominaci smazat nelze - lze ji v dalších stavech pouze stáhnout / withdraw přímo z přihlášky studenta. Upozornění s výzvou k přihlášení lze '''odeslat [8].'''  Tyto akce ''[odesílání a mazání přihlášky]'' jsou zodpovědností koordinátora partnerské univerzity. Jako koordinátor UP, prosím, na tyto tlačítka '''NEKLIKEJTE'''! '''Ikona vykřičníku [9]''' vás informuje o tom, že k nominovanému studentovi byla vložena poznámka. Jména studentů, kteří vám nebyli přiřazení budou zvýrazněny '''červeným písmem [10]'''. Je-li u studenta v přehledu '''otazník [11]''', znamená to, že student zatím nebyl přidělen pod žádnou katedru. Mezi stranami nominací lze '''listovat [12]'''.[[Soubor:Erasmus koord 83.png|centre|frameless|857px]]

=== Přihláška ===
Přihláška zahraničního studenta je rozdělena na tři části: přihláška, learning agreement a přílohy. Nejprve vám představíme část ''přihlášky''. 

Kliknutím na '''odkaz [1]''' se přihlásíte přímo do profilu zahraničního studenta, tento odkaz slouží jako studentův přihlašovací údaj. Má-li student problémy s přihlašováním, můžete mu případně '''resetovat login [2]'''. Pod číslem '''[3]''' se nachází '''stav''' přihlášky, pod '''[4]''' naleznete '''stav learning agreementu''' (LA). 
[[Soubor:Erasmus koord 84.png|centre|frameless|988x988px]]

==== Údaje o mobilitě ====
V této části naleznete informace o mobilitě studenta, termín jeho pobytu a přesný účel pobytu. [[Soubor:Erasmus koord 85.png|centre|frameless|992x992px]]

==== Osobní údaje ====
V následující části se nachází osobní údaje studenta a jeho kontaktní údaje. Důležité je, aby student měl vyplněnou položku e-mail a alternativní e-mail. V případě, že student pochází ze států, ke kterým se váže vízová povinnost, aplikace zobrazí pole Visa application in. [[Soubor:Erasmus koord 86.png|centre|frameless|1000x1000px]]

==== Nouzové situace / Specifické potřeby ====
V případě krizové situace se nachází v přihlášce kontaktní osoba. Dále je zde nachází informace, týkající se případných specifických potřeb studenta. [[Soubor:Erasmus koord 87.png|centre|frameless|1000x1000px]]

==== Domácí instituce ====
Přihláška obsahuje informace o domácí instituci a kontakty na domácí instituci. [[Soubor:Erasmus koord 88.png|centre|frameless|931x931px]]

==== Jazyková způsobilost / Ubytování ====
V této sekci se nachází informace o jazykových znalostech studenta a o případné žádosti o ubytování na koleji.[[Soubor:Erasmus koord 89.png|centre|frameless|938x938px]]Pokud jste přihlášku editovali, můžete změny '''uložit [1]''', v případě, že student vyhověl podmínkám, může jej institucionální koordinátor '''přijmout [2]''', nevyhověl-li tak '''odmítnout''' '''[3]'''. Pokud se nachází v přihlášce informace k '''opravě [4]''' zvolí tuto možnost. Může případně za studenta přihlášku zrušit kliknutím na tlačítko '''Odstoupit [5]'''.[[Soubor:Erasmus koord 90.png|centre|frameless|778x778px]]

=== Výběr předmětů ===
V záložce Výběr předmětů, jste-li institucionální koordinátor, budete nastavovat UP katederního koordinátora, který bude mít na starosti odsouhlasení výběru předmětů. Jste-li katederní koordinátor, byli jste přiřazení jako koordinátoři pro schválení výběru předmětů. 

Jste-li ''katederní koordinátor'' a byli jste přiřazení jako koordinátor pro správu výběru předmětů, máte možnost '''schválit [1] či odmítnout přiřazení studenta na vaše pracoviště [2]'''. V této roli uvidíte pouze část katederní koordinátor. O tom, že jste byli určeni jako katederní koordinátor se dozvíte e-mailem. V případě, že neschválíte přiřazení, objeví se textové pole, kde můžete vyplnit důvod neschválení. 

V roli ''institucionálního koordinátora'' musíte zvolit v části UP katederní koordinátor - zvolte katedru, zadejte uživatelův e-mail a zvolte možnost '''Uložit [3]'''. Kliknutím na '''Upozornit [4]''' upozorníte katederního koordinátora na to, že již je k dispozici zkontrolování výběru předmětů.

Jako katederní koordinátor nebudete přidávat za studenta předměty, nicméně máte tu možnost v případě nějakých potíží. Vyberete předmět ze '''seznamu [5]''', vložíte jeho kód, zvolíte jazyk a kliknete na tlačítko '''Přidat předmět [6]'''. Kliknutím na '''jméno předmětu [7]''' se přesunete na detail předmětu ve STAGu. Předmět lze ze seznamu předmětů '''smazat [8]'''. Předměty lze smazat dokud není seznam předmětů schválen. 

Jakmile budete mít finální podobu výběru předmětů, můžete výběr buď '''schválit [9]''' nebo '''zamítnout [10]'''. V případě zamítnutí nebo potřeby opravy výběru předmětu, se Vám automaticky otevře textové pole, do něhož můžete vepsat poznámky, instrukce nebo komentáře pro studenta, které mu budou odeslány v automatickém emailu spolu s kontaktem na vás. Vaši emailovou adresu může student využít pro další komunikaci. 

'''Po schválení výběru předmětů''' studentovi přijde emailem automaticky odesílané upozornění, že jeho výběr předmětů byl schválen a instrukce k zadání schválených předmětů a tvorbě LA v IS STAG/Portál ECTS Příjezdy v momentě, kdy jej fakultní referentka převede do ECTS Příjezdů. Zde si pak student může vytisknout finální verzi LA a zaslat ji k podpisu na domácí instituci. LA opatřený svým podpisem a podepsaný koordinátorem domácí instituce student naskenuje a nahraje do sekce Příjezd v IS STAG/Portál ECTS Příjezdech (přílohy u mobility), odkud přijde notifikace fakultnímu koordinátorovi, který následně provede finální kontrolu, doplní podpis a posune příjezd studenta v IS STAG/Portál ECTS Příjezdech do stavu "schválen a podepsán LA" (stav 411). Následně bude možné studentovi odeslat akceptační dopis. 

Pokud Vám student zašle "svůj" nebo stagovský formát LA k podpisu, pak vždy prosíme o kontrolu, že obsahuje Vámi schválené kurzy! Studenta prosím žádejte, aby každý potvrzený LA nahrál výhradně do IS STAG/Portál ECTS Příjezdy. 

Bude-li vás student po schválení výběru předmětů žádat o dodatečné změny, odkazujte prosím na dobu 30 dní po příjezdu, kdy lze provádět dodatečné změny a zaznamenat je do formuláře LA Changes.[[Soubor:Erasmus koord 91.png|centre|frameless|921x921px]]
=== Předměty ===
V záložce předměty můžete dle '''zkratek předmětů [1]''' prohlížet obsazenost jednotlivých předmětů. Výběr lze '''exportovat''' do '''Excelu [2]'''. '''Kliknout''' na '''jméno''' '''studenta''' můžete pouze u studentů, kteří vám byli přiřazeni '''[3]'''. '''Zelený stav [4]''' u studenta označuje, že studentovi byl schválen LA s tímto předmětem. Kliknutím na '''název instituce [5]''' se přesunete na její detail. '''Oranžový stav [6]''' označuje, že LA s tímto předmětem zatím nebyl schválen.[[Soubor:Erasmus koord 94.png|centre|frameless|902x902px]]

=== Přílohy ===
V záložce přílohy se nacházejí dokumenty nahrané studentem. [[Soubor:Erasmus koord 95.png|centre|frameless|910x910px]]

=== Poznámky ===
K jednotlivým studentům můžete přiřadit '''poznámku [1]''' - tu uvidíte pouze vy, nikoliv student či zahraniční koordinátor. V části doplňující informace se nachází '''data''' '''začátku''' a '''ukončení''' přijetí, které se objeví v akceptačním dopise studenta '''[2]'''. '''Datum akceptačního dopisu [3]''' buď zvolte manuálně nebo jej nechte prázdné. Necháte-li jej prázdné, bude použito aktuální datum. 
[[Soubor:Erasmus koord 93.png|centre|frameless|890x890px]]Pod částí s poznámkami se nachází nástroje pro vygenerování dokumentů, které jsou studentovi nahrány pomocí nahrávacích formulářů. Student si je pak zobrazí v záložce ''Dokumenty'', kterou má k dispozici. 
[[Soubor:Erasmus koord 96.png|centre|frameless|886x886px]]

=== Export příjezdů do STAGu ===
'''Export přijíždějících studentů do STAGu provádějí fakultní koordinátoři.''' Studenti jsou exportování z aplikace Erasmus+ pouze do části STAGu ECTS příjezdy. Poté je '''NUTNO''' studenty převést mezi osoby, jedině takto budou plně založeni ve STAGu, viz. níže. 

'''Poznamenejte si prosím důležité:'''
* Export do STAGu je možný pouze u '''přiřazených přijatých studentů'''. (V aplikaci je stále poměrně velká skupina studentů, kteří mají již dlouhodobě statut “Nominated”.tj. nepodali přihlášku a  nemohli být přiřazeni. Pokud se jedná o studenta na LS, nic v tom není, jelikož termín pro podání přihlášky je 31.10/15.11. 2017. Jde-li však o studenta na ZS je pravděpodobné, že příjezd nebude realizován nebo přístupový link odešel na chybnou e-mailovou adresu a student se nám přes aplikaci nepřihlásil, avšak příjezd plánuje. Budete-li vědět o někom takovém, prosíme o upozornění.)
* Export provádí referentka té fakulty, na jejíž pracoviště byl student přijat.
* Export dat za příslušné pracoviště (fakultu) může v daném čase provádět jen jedna referentka, aby nedošlo k vytvoření dvojí identity (STAG ID) pro jednoho studenta. 
* Provedené změny se objevují  ihned např. při dokončení exportu se okamžitě změní barevné označení ve sloupci STAG 
'''Jak postupovat?'''
* Předpokladem pro převod studenta je statut „'''Accepted/Přijat'''“.
* Převod požadovaných informací o přijatých žadatelích zahájíte kliknutím na tlačítko '''Exportovat do STAGu [1]''', které se nachází v horní části  vašeho přehledu studentů = '''hromadný export''' (více text níže) nebo prostřednictvím ''záložky STAG v přihlášce'' studenta = '''individuální export''' (více text níže).
* Do základního přehledu byla pro lepší okamžitou orientaci v přehledu studentů přidána položka '''STAG'''. '''Kolečko [2]''' se zvýrazní zeleně ve chvíli, kdy došlo k exportu dat studenta do STAGu, pokud akce nebyla dokončena rozsvítí se oranžově. 
*[[Soubor:Erasmus koord 103.png|centre|frameless|847x847px]]

==== Hromadný export ====
V přehledu studentů klepněte na tlačítko „Exportovat do STAGu“. Akci potvrďte. Provede se export všech studentů, které jsou ve stavu „Accepted“. Nastavení vyhledávacího filtru ani fakt, že prohlížíte nominace jedné konkrétní instituce tyto nominace neovlivňují.

'''Po dokončení akce se zobrazí dialog s výpisem chybových hlášení. Export se provádí ve třech krocích:'''

'''1. Nejprve se zkoumá, zda se ve STAGu nenachází osoby s podobnými údaji''', pokud se takové osoby naleznou, export selže. Pokud ne, je osobě vygenerováno pseudorodné číslo.

'''2. Založí se identita.'''
* Do STAGu se posílají potřebné osobní údaje z přihlášky studenta. Databáze STAGu má omezení na délku řetězců některých polí. Formulář přihlášky byl v souladu s těmito omezeními upraven, ale již existující záznamy mohou obsahovat příliš dlouhé řetězce. Pokud k tomu dojde, vytvoření identity selže. 
* Vytvoření identity selže i v případě, že vygenerované pseudorodné číslo již bylo použito pro jinou osobu.
* Pokud má osoba trvalé bydliště v České republice, je nutné založit přijezd ve STAGu ručně.
'''3. Založí se příjezd.''' Založení příjezdu selže, pokud není některá z posílaných hodnot nalezena v číselníku STAGu nebo jsou špatně uvedená data příjezdu a odjezdu.

==== Individuální export ====
V přehledu nominací si zobrazte „pouze neexportované“ studenty  (použijte vyhledávací filtry). Tyto přihlášky je nutné projít jednu po druhé, protože jejich export z nějakého důvodu selhal.

Otevřete přihlášku studenta, jehož data chcete exportovat. V detailu přihlášky přejděte do záložky STAG.

1. Pokud export selhal proto, že se ve STAGu nachází osoby s podobnými údaji, budou zde tyto osoby zobrazeny v tabulce. Zkontrolujte, jestli se mezi těmito osobami nachází osoba, kterou chcete založit ve STAGu. Pokud ano a jste si absolutně jistí, vyberte tuto osobu klepnutím na příslušné tlačítko '''OK [1]'''. V nejednoznačných případech zkontrolujte data ve STAGu. Pokud zde osobu naleznete, vyberte z nabízených osob tu se stejným pseudorodným číslem. Pokud se zde nenachází, klepněte na tlačítko založit '''Vytvořit novou identitu [2]'''.
[[Soubor:Erasmus koord 100.png|centre|frameless|742x742px]]

2. Pokud export selhal v kroku 2. a), tak se vám po potvrzení akce“ Založit identitu“, zobrazí dialog,  v němž bude zobrazena většina dat, které se posílají do STAGu při zakládání identity. Data v červeně zvýrazněných polích je potřeba upravit
[[Soubor:Erasmus koord 99.png|centre|frameless|802x802px]]
3. Pokud export selhal v kroku 2. b), zkuste zopakovat pokus o export, vygeneruje se nové pseudorodné číslo.

4. Pokud export selhal v kroku 3. kontaktujte prosím Bc. Františka Veselého z CVT, linka 1849, e-mail: ''frantisek.vesely@upol.cz''

==== Práce s exportovaným výjezdem ve STAGu ====
Studenti jsou exportování z aplikace Erasmus+ pouze do části STAGu ECTS příjezdy. Poté je NUTNO studenty převést mezi osoby, jedině takto budou plně založeni ve STAGu. Je potřeba ve STAGu zobrazit '''Nepřevedené studenty [1]'''. Poté je nutné jednotlivým nepřevedeným studentům přiřadit studijní plán a následně '''převést [2]''' je mezi osoby. Až poté budou přijíždějící studenti '''plně převedeni do STAGu.'''
[[Soubor:ECTS prijezdy.jpg|centre|frameless|847x847px]]

=== Prodloužení pobytu ===

==== Katederní koordinátoři ====
V případě, že student zažádá o prodloužení pobytu v aplikaci Erasmus+, bude katederním koordinátorům zaslán notifikační e-mail o nově nahraném learning agreementu v nahrávacím formuláři ''Learning agreement''. Postup pro zpracování LA je stejný, viz. výše. Při prodlužování pobytu si studenti stahují prázdný LA a manuálně si vyplňují předměty. Pokud dojde k dodatečným změnám, využijte nahrávací formulář ''Learning agreement CHANGES''. 

==== Institucionální koordinátor ====
Institucionální koordinátor má možnost pobyt prodloužit kliknutím na tlačítko '''Prodloužit pobyt [1]''', které se nachází nad částí s osobními údaji studenta.
[[Soubor:Erasmus koord 104.png|centre|frameless|762x762px]]
V případě nutnosti může '''změnit''' '''termíny [1]''' prodlouženého pobytu ve spodní části přihlášky.
[[Soubor:Erasmus koord 105.png|centre|frameless|808x808px]]

=== Po příjezdu ===
V kartě nazvané '''Po příjezdu''' se nachází část pro žádost o identifikační kartu studenta, o kartu by si měli žádat sami studenti. Vyberou si typ karty, nahrají fotku, odešlou žádost a následně zaplatí požadovaný poplatek za vytvoření karty.
[[Soubor:Erasmus koord 110.png|centre|frameless|808px]]

[[Category:Informační technologie|Informační_technologie]]
[[Category:Návody]]
[[Category:Erasmus]]