CES

Z UPwiki
Přejít na: navigace, hledání

 Metodický návod pro vkládání smluv do systému Centrální evidence smluv UP (PRACOVNÍ VERZE - aktualizováno 11.1.2017)

Tento metodický návod popisuje konkrétní kroky při vkládání smluv do systému Centrální evidence smluv UP (dále jen „CES“), a to v návaznosti na povinnosti Univerzity Palackého v Olomouci vyplývající ze zákona č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv). V návaznosti na výše uvedený zákon o registru smluv je nutno u smluv vkládaných do CES vyplnit povinně některé nové údaje, jak je podrobně popsáno níže u jednotlivých obrázků.

Podporované prohlížeče

Pro spuštění aplikace DOPORUČUJEME používat nejaktuálnější verze internetových prohlížečů Opera, Mozzila Firefox, Google Chrome. Používáte-li Internet Explorer (modrá ikonka E), pak vám aplikace nebude správně fungovat. Pokud nevíte, kde sehnat jiný prohlížeč než Internet Explorer, kontaktujte vašeho správce sítě.

Přihlášení

Do aplikace se přihlásíte pomocí vašeho Portal ID a hesla do Portálu. Tyto údaje zadáte do formulářů v pravém horním rohu. Bez přihlášení nebudete moci s aplikací nijak pracovat.

Ces key 01.png

Po přihlášení

V záložce Všechny smlouvy [1] naleznete seznam všech vytvořených smluv. Záložka Naše smlouvy [2] obsahuje smlouvy vytvořené vaší organizační jednotkou. Záložka Subjekty [3] nabízí přehled vytvořených subjektů, je zde možné subjekty i filtrovat. Záložka Pokročilé vyhledávání [4] nabízí rozšířené možnosti vyhledávání. Pod záložkou Koncepty [5] naleznete všechny rozpracované smlouvy, které nebyly odeslány operátorovi.

Ces key 02.png

Smlouvy

Na hlavní stránce smluv naleznete kromě přehledu smluv i možnost přidat novou smlouvu. Kliknutím na tlačítko Přidat smlouvu [1] se zobrazí tabulka pro založení nové smlouvy - viz níže. Přehled je možno seřadit kliknutím a nadpis vybraného sloupce přehledu [2]. Kliknutím na zkratku (číslo smlouvy) nebo název smlouvy [3] přejdete na detail smlouvy. Kliknutím na název subjektu [4] přejdete na přehled smluv vybraného subjektu. Ikonka [5] uvádí počet dodatků smlouvy a dále označuje, že se smlouva nezveřejňuje. Ikonka [6] značí, že smlouva je stále aktivní. Ikonka [7] označuje, že smlouva se zveřejňuje. Ikonka [8] značí, že smlouva již byla ukončena (např. uplynutím doby, výpovědí, dohodou apod.). Pod přehledem smluv lze nastavit počet zobrazovaných smluv [9], které se budou zobrazovat na jedné stránce. Stačí zadat vámi vybraný počet položek a seznam se automaticky aktualizuje. Kliknutím na políčka Předchozí [9] a Další [9] se pohybujete mezi jednotlivými stranami seznamu.

Ces key 03.png

Založení nové smlouvy

Kliknutím na políčko Přidat smlouvu se zobrazí úvodní tabulka, kde se vyplní z nabídky typ smlouvy, rok uzavření smlouvy, organizační jednotka, která smlouvu zakládá. Do políčka Název se přepíše název smlouvy, jak je na zakládané smlouvě uveden. Do pole Předmět se vepíše předmět smlouvy (např. 1 ks přístroje …, pronájem nebytových prostor č. …v objektu.., darování finanční částky ve výši .., apod.). Po vyplnění úvodní tabulky klikneme na políčko Přidat.Tím se nám automaticky vygeneruje číslo smlouvy a rozbalí se podrobná tabulka pro vyplnění základních údajů o zakládané smlouvě.

Ces key 04.png

Údaje o smlouvě

Číslo smlouvy [1] se generuje automaticky pro každý rok, Kliknutím na Přidat existující subjekt [2] přidáte subjekt již zavedený v systému, kliknutím na  Přidat nový subjekt [3] přidáte subjekt z registru ekonomických subjektů (ARES). Typ smlouvy [4] a Název smlouvy [5] se automaticky vepíší podle úvodní tabulky, Předmět [6] smlouvy bude stejný jako v úvodní tabulce a lze jej doplnit či upravit.

Políčko Organizační jednotka (útvar) [7] a Vytvořeno jednotkou (útvarem) [8] se automaticky přiřazuje dle Vaší organizační jednotky (útvaru). Aplikace sama vypíše login toho, kdo smlouvu vytvořil [9]Místo uložení [10] značí konkrétní místo, kde se nachází originál smlouvy případně kopie smlouvy, (např. orig. Právní oddělení UP, kopie EO RUP, ORV RUP, apod.). Aby zakládaná smlouva byla aktivní [11], je nutno zaškrtnout tuto volbu.
Ces key 05.png
Jako Datum uzavření [1] se vepíše pozdější datum uvedené u podpisů na smlouvě (u podpisových doložek). Do políček Smlouva na dobu určitou[2] či na dobu neurčitou [3] se zaškrtne podle obsahu příslušné smlouvy okénko, ve kterém je uvedeno na jakou dobu se smlouva uzavírá. V případě, že není ve smlouvě vymezena doba její účinnosti, označí se doba neurčitá. Do políček Účinnost od [4] a Do [5] se vepisují data uvedená ve smlouvě (např. nájem od 1.5.2016 do 30.9.2016 nebo je-li doba vymezena např. 8 týdny – kupní smlouva, smlouva o dílo - je nutno spočítat konec lhůty); kliknutím do příslušného políčka se zobrazí kalendář, který usnadní zadávání dat. V případě, že se jedná o smlouvu na dobu neurčitou vyplníte jen Účinnost od [4]. V případě, že se jedná o smlouvu, která spadá pod režim zákona č. 340/2015 Sb., o registru smluv, Účinnost smlouvy od [4] nevyplňujete, toto vyplní operátor (pracovně zařazen na PO UP) poté, co obdrží potvrzení z registru smluv o uveřejnění příslušné smlouvy. Číslo smlouvy [6] se vyplní automaticky. Interní ID [7] slouží pro vepsání čísla smlouvy (pokud je na smlouvě uvedeno) či pro jiné identifikační údaje smlouvy. 
Ces key 06.png
Cena [1] se vyplňuje v případě, kdy je tento údaj uveden ve smlouvě. Hodnota [2] je povinná položka, která musí být vždy vyplněna. Jedná se o hodnotu předmětu smlouvy, která se buď rovná ceně nebo je nutno ji určit, a to tak, že se stanoví odhadem (např. dar v podobě fotoaparátu – ve smlouvě tedy není uvedena cena, avšak tuto je možno určit odhadem nebo zjištěním kupní ceny stejného či obdobného přístroje) nebo se vychází z hodnot daných např. v inventarizaci majetku (např. u smluv o výpůjčce); nutno konzultovat s příslušným vedoucím zaměstnancem dané součásti UP. Zjištěná částka se následně vepíše do políčka Hodnota [2]. Pokud se hodnota předmětu smlouvy dá těžko určit odklikne se políčko Hodnotu nelze určit a v tomto případě doporučujeme smlouvu zveřejnit. Pokud je UP poskytovatel [3] nebo příjemce [4] de minimis  nutno označit příslušné políčko (údaj o de minimis  je obvykle uveden ve smlouvě, jedná se převážně o smlouvy o finančním příspěvku nebo smlouvy o dotaci). Pokud se smlouva netýká de minimis políčka [3] a [4] se nevyplňují. Jedná-li se o smlouvu s hodnotou vyšší než 50 000 Kč bez DPH musí být zaškrtnuto políčko Ke zveřejnění [5]
Ces key 07.png
Pole Poznámka lze vyplnit dle potřeby, pokud je nutno ke smlouvě uvést nějaké další informace. Po vyplnění všech údajů kliknutím na Uložit [1] se vepsané údaje o smlouvě uloží. Pokud je smlouva určena ke zveřejnění v registru smluv (po vložení skenu smlouvy a vyplnění údajů o druhé smluvní straně) se odklikne políčko Předat operátorovi [2].
Ces key 08.png
Pokud smlouva není určena ke zveřejnění v registru smluv odklikne se políčko Označit jako kompletní.
Ces key 28.png

Dokumenty (smlouvy), dodatky, osoby a role

Kliknutím na Přidat dokument [1] přiřadíme k zápisu o smlouvě i její podobu ve formátu PDF/A (tj. doporučený formát pro účely archivace smluv). Dokument musí mít maximální velikost 19 MB. Kliknutím na Přidat dodatek [2] lze zadat údaje o dodatku ke smlouvě. Kliknutím na Přidat osobu a roli [3] se zadají údaje o podepisujícím, odpovědné osobě či předkladateli smlouvy - viz níže.

Ces key 13.png
Přidávání dokumentu
Do otevřené tabulky se vyplní Název [1]  (opíše se název ze smlouvy), do Komentáře lze uvést libovolnou poznámku, políčko Autor  [2] a Název souboru  [3] se automaticky vyplní po nahrání smlouvy. Spadá-li smlouva pod režim zákona o registru smluv musí být zatrhnuto políčko Ke zveřejnění [4]. Do políčka  Soubor [5] se nahraje smlouva ve formátu PDF/A (maximálně o velikosti 19 MB). V případě, že se jedná o smlouvu např. týkající se duševního vlastnictví, kde je nutno anonymizovat některé údaje, nahraje klíčový uživatel částečně anonymizovanou podobu smlouvy ve formátu PDF/A do políčka Soubor [5]. K anonymizaci je doporučen program Adobe Acrobat verze 11 a vyšší. Plně Anonymizovaný soubor nahrává operátor, nikoliv klíčový uživatel. Po vyplnění tabulky je nutno kliknout na políčko Vytvořit.
Ces key 14.png
Přidání dodatku

Obdobným způsobem se postupuje i při vkládání dodatků ke smlouvám. Kliknutím na Přidat dodatek [1] se do otevřené tabulky vepíše záznam o dodatku.

Pro přidání dodatku je nutno nejdříve  přidat záznam o dodatku.  Ikonkou [2] lze záznam upravit a ikonkou [3] lze záznam smazat.
Ces key 23.png
V tabulce pro vkládání dodatků se Pořadí generuje automaticky. Následně se vyplní Datum uzavření (tj. pozdější datum uvedené u podpisů), Datum podpisu smluvního partneraÚčinnost od – do (v případě, že je v dodatku uvedeno, pokud ne, vepíše se pouze účinnost od a v případě, že se jedná o dodatek, který se vztahuje ke smlouvě spadající pod režim zákona o registru smluv, účinnost vyplní dodatečně operátor po potvrzení registrem o uveřejnění), Místo uložení (stejné jako u smlouvy, ke které se dodatek váže), Předmět dodatku, možno vyplnit libovolnou poznámku do políčka Komentář. Po vyplnění tabulky nutno odkliknout Uložit.
Ces key 26.png
Dodatek ve formátu PDF/A se přiřadí k záznamu stejným způsobem jako smlouva, tj. prostřednictvím Přidat dokument [1] - políčko Soubor. Dodatek se automaticky přiřadí k provedenému záznamu o Dodatku [2]. Je nutné dodržet postup -> nejprve se zadá záznam o dodatku a poté se nahraje dokument (přidá se sken dodatku). Abyste mohli odeslat dodatek operátorovi, klikněte na editační tlačítko [4]. Písmeno A [3] označuje, že byla operátorem k dokumentu nahrána jeho anonymizovaná verze.
Ces key 24.png
Pokud se dodatek váže ke smlouvě spadající pod režim zákona o registru smluv po vložení skenu dodatku se zatrhne políčko Předat operátorovi. Vzhledem ke smyslu a účelu zákona a skutečnosti, že dodatky tvoří součást smlouvy, doporučujeme v registru smluv uveřejňovat všechny dodatky přijaté k uveřejněné smlouvě.

Pokud se dodatek  neváže ke smlouvě spadající pod režim zákona o registru smluv, ani jí v tomto smyslu nemění, pak lze dodatek stejně jako u smlouvy Označit jako kompletní.

V případě, kdy bude uzavřen dodatek ke smlouvě, která v registru smluv dosud uveřejněna nebyla, avšak dodatek sám o sobě samostatně bude splňovat podmínky pro uveřejnění v registru smluv, uveřejní se takový dodatek v registru smluv, společně se smlouvou, ke které se váže.

Pokud je dodatkem ke smlouvě měněna  cena (např. cena za provedení díla) je nutno tuto částku promítnout do záznamu původní smlouvy, tj. navýšit (přip. ponížit) cenu uvedenou v záznamu smlouvy.

 
Ces key 25.png
Přidání osoby a role

U každé smlouvy musí být vyplněno políčko Osoby a role. Kliknutím na políčko Přidat osobu a roli se otevře tabulka, do které se vepíše osoba podepisující smlouvu a její funkce, dále odpovědná osoba ze smlouvy (např. osoba oprávněná jednat ve věcech smluvních, technických apod.) či osoba předkládající (není uvedena ve smlouvě, obvykle je uvedena na formuláři žádosti o podpis smlouvy a jedná se o osobu požadující vypracování či kontrolu smlouvy a její předložení k podpisu). Do kolonky pro zadání jména osoby stačí napsat pouze část jména, aplikace vyhledá osoby se stejným jménem nebo částí jména. Po každém vepsání příslušné osoby je nutno kliknout na políčko Vytvořit.

Ces key 27.png

Údaje o druhé smluvní straně

Přidání existujícího subjektu

V případě volby Přidat existující subjekt, postačí zadat  IČ nebo Název subjektu [1]. Doplní se Role [2] subjektu z poměrně rozsáhlé nabídky (v případě, že role subjektu není v nabídce zvolí se možnost Jiná a vepíše se role subjektu). Vyplní se Datum podpisu partnera [3]Externí ID [4] a Podepisující osoba [5] dle smlouvy. Po vepsání uvedených údajů se odklikne Přidat subjekt. Tímto jsou údaje o smluvním partnerovi uloženy.  

Ces key 10.png
Vytvoření nového subjektu
Pokud nám systém po zadání IČ nebo názvu subjektu příslušný subjekt nevyhledá (není doposud zaveden v evidenci subjektů) je nutno příslušný subjekt do evidence zavést, a to prostřednictvím možnosti Přidat nový subjekt. Nejprve zadejte IČ subjektu, poté klikněte na tlačítko Načíst z ARES [1]. Pokud je subjekt zaveden v registru ekonomických subjektů, systém jej stáhne a zbytek tabulky sám vyplní. Pokud nebude subjekt nalezen, je nutno tabulku vyplnit ručně. Pokud partner smlouvy nemá přiděleno IČ (fyzická osoba, zahraniční subjekt, interní dohody UP apod.), vyklikne se možnost Subjekt má IČ a údaje se vyplní ručně. Po vyplnění tabulky klikněte na tlačítko Vytvořit. Tím je subjekt uložen v systému.
Ces key 09.png
Editace přidaného subjektu

Po přidání subjektu jej lze dále editovat. Kliknutím na zkratku nebo  název smlouvy se vrátíte zpět na přehled smlouvy. Kliknutím na jméno subjektu [1] se zobrazí detail subjektu. Kliknutím na ikonku [2] lze upravit informace o subjektu a kliknutím na ikonku [3] lze subjekt smazat. Kliknutím na ikonku [4] lze editovat subjekt. 

Ces key 12.png

Přehled smlouvy

Na přehled smlouvy se lze podívat kliknutím na zkratku názvu smlouvy v seznamu smluv. Smlouvu lze Upravit [1], lze zde zjistit s jakým subjektem je smlouva uzavřena [2]Přiložené dokumenty [3] (smlouvy, přílohy, dodatky) lze otevřít či stáhnout kliknutím na ně. Dále je možno zobrazit historii změn u vybrané smlouvy kliknutím na Zobrazit historii změn [4]

Ces key 15.png
Historie změn

Historie změn je spíše systémová. Zobrazí se vám Portal ID [1] uživatele, který smlouvu v daný čas upravoval. Dále je možné vysledovat, kde byly provedeny změny [2], a jaký byl původní stav [3] a jak byla položka změněna [4].

Ces key 16.png

Subjekty

V záložce subjekty lze mezi subjekty filtrovat [1], lze je filtrovat dle jejich IČ, města, adresy či názvu. Seznam subjektů lze zařadit podle vybraných kritérií [2] - IČ, názvu, adresy nebo města. Kliknutím na název subjektu se přesunete na detail subjektu [3]. Počet položek na stránce je stejný jako u seznamu smluv [4]. Kliknutím na tlačítko [5] přidáte nový subjekt (viz. výše).

Ces key 17.png

Po kliknutí na vybraný subjekt se otevře detail subjektu. Subjekt můžete editovat možností Upravit subjekt [1]Přehled smluv lze seřadit dle kódu smlouvy, názvu, data od, do a role [2]. Kliknutím na zkratku nebo název smlouvy [3] přejdete na detail dané smlouvy.

Ces key 18.png

Vyhledávání

Vyhledávat lze buď fulltextově v pravém horním rohu [1] nebo lze využít pokročilého vyhledávání. Fulltextové vyhledávání se využívá např. pro vyfiltrování smluv organizační jednotky (útvaru) v daném roce - zadáte zde např. IC/2016 a aplikace vyhledá smlouvy z IC za rok 2016 (viz níže). V pokročilém vyhledávání lze vyhledávat pouze smlouvy splňující vámi vybrané parametry. Lze si nastavit [2] zda má vyhledávání splňovat všechny podmínky nebo alespoň jednu.

Ces key 19.png

Seznam výsledků pokročilého vyhledávání lze seřadit [1] kliknutím na název sloupce tabulky. Kliknutím na zkratku smlouvy [2] se přesunete do smlouvy. Kliknutím na jméno subjektu [3] se přesunete na detail subjektu. Stejně jako v přehledu smluv ikonka [4] označuje aktivní smlouvu a ikonka [5] označuje smlouvu ukončenou.

Ces key 20.png
Zde uvidíte výsledek vyhledávání textového řetězce:
Ces key 22.png

Koncepty

Koncepty obsahují stejný přehled jako přehled smluv s tím rozdílem, že se zde nacházejí pouze vaše rozpracované smlouvy. Smlouvy ve stavu Koncept vidí pouze klíčoví uživatelé, kteří smlouvy založili. Takže se není důvod obávat, že někdo bude zasahovat do konceptů vašich smluv. Koncepty jsou užitečné ve chvíli, kdy rozpracujete smlouvu, ale nemáte možnost ji dokončit a chcete ji dokončit až další den, rozpracovanou smlouvu stačí Uložit. Pak ji najdete v konceptech. Zde se budou nacházet rovněž smlouvy, které vám operátor vrátil k doplnění. 

Ces key 21.png

E-mailové notifikace

V současné době aplikace rozesílá následující notifikace:

  • Vrácení smlouvy k přepracování - tento e-mail dostanou všichni klíčoví uživatelé organizační jednotky (útvaru), které patří daná smlouva. V e-mailu nebo v Poznámce u smlouvy bude uveden důvod.
  • Ukončení pracovního poměru odpovědné či předkládající osoby - pokud odpovědná či předkládající osoba ukončí pracovní poměr na UP, odešle se e-mail všem klíčovým uživatelům dané jednotky (útvaru) za účelem provedení změny. Doporučený je následující postup: - vyhledat smlouvy pomocí podrobného vyhledávání dle jména osoby, - projít aktivní smlouvy, kde je osoba, která ukončila pracovní poměr uvedena v Osobách a rolích, - do Osob a rolí vepsat novou odpovědnou osobu a dosavadní vymazat, - v Poznámce u smlouvy uvést např. "odpovědná osoba J. Nováková ukončila pracovní poměr na UP dne 31.12.2016", - změnu odpovědné osoby je také nutno nahlásit přípisem druhé smluvní straně.
  • Upozornění na konec účinnosti smlouvy - e-mail se zašle odpovědné či předkládající osobě dva měsíce před datem konce účinnosti smlouvy. Toto upozornění může být pobídkou pro včasnou přípravu dodatku ke smlouvě (např. prodloužení smlouvy, apod.).
  • Upozornění v den "splnění závazku" - pokud klíčový uživatel vyplní datum do nepovinného políčka "splnění závazku" zašle mu CES v uvedený den upozornění (týká se např. hlídání termínu dodání zboží - v případě nedodání ve stanoveném termínu lze uplatnit smluvní pokuty, apod.).