CES - formulář žádosti o podpis - Historie editací

Babuto00: /* Elektronické podpisy */

2026-04-23T10:20:46Z

Elektronické podpisy

← Starší verze		Verze z 23. 4. 2026, 12:20
Řádek 250:		Řádek 250:
	Můžete podepsat '''jednotlivé soubory [4],''' ale i můžete '''označit po jednotlivých kusech [1],''' můžete '''označit [2]''' všechny zkontrolované soubory k podpisu a následně je '''hromadně podepsat [3]'''.		Můžete podepsat '''jednotlivé soubory [4],''' ale i můžete '''označit po jednotlivých kusech [1],''' můžete '''označit [2]''' všechny zkontrolované soubory k podpisu a následně je '''hromadně podepsat [3]'''.
	[[Soubor:Ces-kos-22.png\|střed\|910x910pixelů]]		[[Soubor:Ces-kos-22.png\|střed\|910x910pixelů]]
	Pod tlačítkem další je možnost označit formulář stav '''Odmítám podepsat [4]''', či '''změnit podepisujícího [1]''', v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného. ~~Případně je~~ možné ~~nahrát již '''podepsaný dokument v jiném systému [2] - např. Docusign''', popř.~~ '''donahrát [3]''' aktuální verzi dokumentu k podpisu, je-li vám například doručen podepsaný všemi stranami jinou cestou, např. e-mailem.		Pod tlačítkem další je možnost označit formulář stav '''Odmítám podepsat [4]''', či '''změnit podepisujícího [1]''', v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného. Je možné '''donahrát [3]''' aktuální verzi dokumentu k podpisu, je-li vám například doručen podepsaný všemi stranami jinou cestou, např. e-mailem. Případně je možné nahrát již '''podepsaný dokument v jiném systému [3] - např. Docusign'''. Timto bude formulář zároveň označen jako podepsaný a podepsaný soubor bude dostupný klíčovému uživateli a předkladateli v detailu formuláře.
	[[Soubor:Ces-kos-21.png\|střed]]		[[Soubor:Ces-kos-21.png\|střed]]

20037278 v 9. 3. 2026, 13:39

2026-03-09T13:39:14Z

Ukázat změny

20037278 v 9. 3. 2026, 12:32

2026-03-09T12:32:06Z

← Starší verze		Verze z 9. 3. 2026, 14:32
Řádek 123:		Řádek 123:

	==== Dokument smlouvy v ERMS již existuje ====		==== Dokument smlouvy v ERMS již existuje ====
	Pokud již smlouva je zavedena v elektronické spisové službě, vyberte ANO a vyhledejte číslo dokumentu v poli vpravo. Poté musíte vyhledat dokument, který v ERMS již existuje a následně jej spárovat se zakládaným formulářem do jednoho spisu. Vyhledávání dokumentů je zatříděné věcnou skupinou, která patří přihlášenému uživateli. Vybraný dokument bude následně přiřazen do spisu, který vznikne po odeslání formuláře do schvalovacího procesu. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.		Pokud již smlouva je zavedena v elektronické spisové službě, vyberte ANO a vyhledejte číslo dokumentu v poli vpravo. Poté musíte vyhledat dokument, který v ERMS již existuje a následně jej spárovat se zakládaným formulářem do jednoho spisu. Vyhledávání dokumentů je zatříděné věcnou skupinou, která patří přihlášenému uživateli. Vybraný dokument bude následně přiřazen do spisu, který vznikne v ERMS po odeslání formuláře do schvalovacího procesu. Alternativně lze hledat i dokumenty, které už jsou zatříděny ve spisech. Pak CES exportuje formulář a další dokumenty do tohoto spisu. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.

	=== Smlouvu bude podepisovat ===		=== Smlouvu bude podepisovat ===

20037278 v 9. 3. 2026, 12:27

2026-03-09T12:27:52Z

Ukázat změny

20037278 v 9. 3. 2026, 11:36

2026-03-09T11:36:37Z

← Starší verze		Verze z 9. 3. 2026, 13:36
Řádek 1:		Řádek 1:
	Následující text má za cíl pokrýt informace týkající se správy, tvorby formuláře žádosti o podpis v elektronické podobě, která byla nasazena do pilotního provozu na RUP UP v únoru 2026. Postup vytvoření formuláře v CES v souladu s novou vnitřní normou '''R-B-22/09 – Řád předkládání smluv k podpisu rektora UP''' a v návaznosti na vnitřní normu '''R-B-22/08 – CES a registr smluv''', ve znění pozdějších novel. Obě normy jsou účinné od června 2022 a nyní ještě doznají změn. '''Aplikace CES je dostupná pouze přes síť UP, nebo přes VPN.'''		Následující text má za cíl pokrýt informace týkající se správy, tvorby formuláře žádosti o podpis smlouvy (dodatku) v elektronické podobě, která byla nasazena do pilotního provozu na RUP UP v únoru 2026. Postup vytvoření formuláře v CES v souladu s novou vnitřní normou '''R-B-22/09 – Řád předkládání smluv k podpisu rektora UP''' a v návaznosti na vnitřní normu '''R-B-22/08 – CES a registr smluv''', ve znění pozdějších novel. Obě normy jsou účinné od června 2022 a nyní ještě doznají změn. '''Aplikace CES je dostupná pouze přes síť UP, nebo přes VPN.'''

	== '''Vysvětlení názvosloví''' ==		== '''Vysvětlení názvosloví''' ==

Babuto00: /* Založení záznamu smlouvy - klíčový uživatel */

2026-03-05T06:35:53Z

Založení záznamu smlouvy - klíčový uživatel

← Starší verze		Verze z 5. 3. 2026, 08:35
Řádek 266:		Řádek 266:

	== '''Založení záznamu smlouvy - klíčový uživatel''' ==		== '''Založení záznamu smlouvy - klíčový uživatel''' ==
	KU obdrží po podpisu notifikaci, že ~~byl formulář podepsán~~. V notifikaci je odkaz na předmětný formulář. V detailu formuláře je v jeho horní části uvedeno číslo formuláře. KU vyhledá příslušný formulář v CES. Po kliknutí na záložku Formuláře žádosti o podpis - Nové se zobrazí přehled formulářů a také vyhledávací pole, která umožňují vyhledání konkrétního formuláře. Po zadání čísla formuláře do pole Hledat a klepnutí na klávesu Enter se vyhledá příslušný formulář. Kliknutím na ikonku s tužkou či na název formuláře se otevře okno Úprava formuláře. V dolní části okna formuláře klikne KU na tlačítko Vytvořit záznam smlouvy. Další postup u záznamu smlouvy je v [https://smlouvy.upol.cz/Content/Metodika_smlouvy_CES_29.05.2022.pdf metodice k CES].		KU obdrží po podpisu notifikaci, že byla podepsána smlouvy v případě, že UP podepisuje poslední. KU obdrží notifikaci, nahraje-li autor/předkladatel smlouvu podepsanou všemi stranami do detailu formuláře žádosti o podpis v případě, kdy UP nepodepisuje poslední. V notifikaci je odkaz na předmětný formulář a informace o předkladateli a formuláři. V detailu formuláře je v jeho horní části uvedeno číslo formuláře. KU vyhledá příslušný formulář v CES. Po kliknutí na záložku Formuláře žádosti o podpis - Nové se zobrazí přehled formulářů a také vyhledávací pole, která umožňují vyhledání konkrétního formuláře. Po zadání čísla formuláře do pole Hledat a klepnutí na klávesu Enter se vyhledá příslušný formulář. Kliknutím na ikonku s tužkou či na název formuláře se otevře okno Úprava formuláře. V dolní části okna formuláře klikne KU na tlačítko Vytvořit záznam smlouvy. Další postup u záznamu smlouvy je v [https://smlouvy.upol.cz/Content/Metodika_smlouvy_CES_29.05.2022.pdf metodice k CES].

	== Exporty do ERMS ==		== Exporty do ERMS ==

Babuto00: /* Založení záznamu smlouvy - klíčový uživatel */

2026-03-04T09:30:24Z

Založení záznamu smlouvy - klíčový uživatel

← Starší verze		Verze z 4. 3. 2026, 11:30
Řádek 184:		Řádek 184:
	Po podpisu naleznete podepsaný dokument v detailu formuláře. Dokument si můžete uložit kliknutím pravým tlačítkem myši -> Uložit cíl jako.		Po podpisu naleznete podepsaný dokument v detailu formuláře. Dokument si můžete uložit kliknutím pravým tlačítkem myši -> Uložit cíl jako.
	[[Soubor:Ces-kos-33.png\|střed]]		[[Soubor:Ces-kos-33.png\|střed]]

			=== Nahrání kompletně podepsaného dokumentu ===
			Pokud UP nepodepisuje jako poslední, pak je potřeba nahrát elektronicky podepsaný dokument podepsaný všemi stranami do CES. To můžete udělat v roli předkladatele či autora v detailu formuláře. V sekci Dokumenty z pozdějších fází naleznete tlačítko Nahrát podepsaný soubor. Nahrajete kompletně podepsaný soubor.

			Po nahrání kliknete na Uzamknout práci s dokumenty. Tímto předáte formulář klíčovému uživateli a ten bude informován o tom, že může založit záznam smlouvy z vašeho formuláře.

	== '''Vyjádření dotčených útvarů - role dotčené osoby / právníka''' ==		== '''Vyjádření dotčených útvarů - role dotčené osoby / právníka''' ==

Babuto00: /* Asistent/ka rektora / děkana / ředitele */

2026-03-04T08:21:45Z

Asistent/ka rektora / děkana / ředitele

← Starší verze		Verze z 4. 3. 2026, 10:21
Řádek 257:		Řádek 257:
	[[Soubor:Ces-kos-42.png\|střed]]		[[Soubor:Ces-kos-42.png\|střed]]

	== '''Asistent/ka ~~rektora / děkana / ředitele~~''' ==		== '''Asistent/ka podepisujícího''' ==
	Delegovaní asistenti mají v aplikaci k dispozici identické prostředí jako podepisující. Mohou formuláře / smlouvy označovat jako zkontrolované. V případě, že analogové smlouvy byly podepsány, mohou je označovat za podepsané. Elektronické formuláře nemohou za podepisující označovat za podepsané - jedinou výjimkou je nahrání dokumentu podepsaného v jiném systému. Pro informace k sekcím k podpisu, prosím, pročtěte si sekci výše.		Delegovaní asistenti mají v aplikaci k dispozici identické prostředí jako podepisující. Mohou formuláře / smlouvy označovat jako zkontrolované. V případě, že analogové smlouvy byly podepsány, mohou je označovat za podepsané. Elektronické formuláře nemohou za podepisující označovat za podepsané - jedinou výjimkou je nahrání dokumentu podepsaného v jiném systému. Pro informace k sekcím k podpisu, prosím, pročtěte si sekci výše.

Babuto00: /* Kancelář podepisujícího */

2026-03-04T08:20:25Z

Kancelář podepisujícího

← Starší verze		Verze z 4. 3. 2026, 10:20
Řádek 252:		Řádek 252:

	=== Kancelář podepisujícího ===		=== Kancelář podepisujícího ===
	Jste-li v roli podepisující osoby (včetně tzv. zastupujícího podepisujícího), pak máte v menu k dispozici položku '''Kancelář podepisujícího [1]'''. Zde si můžete spravovat osoby, které jsou aktuálně součástí vaší kanceláře a připravují vám podklady k podpisu.		Jste-li v roli podepisující osoby (včetně tzv. zastupujícího podepisujícího), pak máte v menu k dispozici položku '''Kancelář podepisujícího [1]'''. Zde si můžete spravovat osoby, které jsou aktuálně součástí vaší kanceláře a připravují vám podklady k podpisu. Osoby již existující můžete '''odebrat [2]''', následně '''přidáte nové [3]''' a na konci editace vše '''uložíte [4]'''.
			[[Soubor:Ces-kos-41.png\|střed\|837x837pixelů]]
			Přidávání nové osoby probíhá jednoduchým zadáním jména do vyhledávacího pole a následním vybráním jména myší. Poté přiřadíte nabízený útvar a potvrdíte výběr.
			[[Soubor:Ces-kos-42.png\|střed]]

	== '''Asistent/ka rektora / děkana / ředitele''' ==		== '''Asistent/ka rektora / děkana / ředitele''' ==

Babuto00: /* Analogové podpisy */

2026-03-04T07:20:12Z

Analogové podpisy

← Starší verze		Verze z 4. 3. 2026, 09:20
Řádek 235:		Řádek 235:
	=== Elektronické podpisy ===		=== Elektronické podpisy ===

	V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na detail formuláře.		V přehledu formulářů k '''elektronickému podpisu [1]''' lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na '''detail [2]''' formuláře. Jsou-li dostupné komenátře dotčených osob či schvalujícících, budou zde rovněž zobrazeny.

			Digitální dokumenty se '''označují''' stejně jako u analogu označují za zkontrolované tlačítkem '''Zkontrolováno [3]'''. Nemusí se čekat, až fyzicky dorazí a mohou být rovnou podepsány. Podepisuje se v nástroji REMSIG. Stejně jako u analogových formulářů je možné označit jednotlivé formuláře za zkontrolované a poté je hromadně podepsat.
	[[Soubor:Ces-kos-20.png\|střed\|bezrámu\|888x888pixelů]]		[[Soubor:Ces-kos-20.png\|střed\|bezrámu\|888x888pixelů]]

	~~Digitální dokumenty se označují stejně jako u analogu označují za zkontrolované tlačítkem Zkontrolováno. Nemusí se čekat~~, ~~až fyzicky dorazí a mohou být rovnou podepsány. Podepisuje se v nástroji REMSIG. Stejně jako u analogových formulářů je možné~~ označit ~~jednotlivé formuláře za~~ zkontrolované a ~~poté~~ je hromadně podepsat.		Můžete podepsat '''jednotlivé soubory [4],''' ale i můžete '''označit po jednotlivých kusech [1],''' můžete '''označit [2]''' všechny zkontrolované soubory k podpisu a následně je '''hromadně podepsat [3]'''.
	[[Soubor:Ces-kos-22.png\|střed\|910x910pixelů]]		[[Soubor:Ces-kos-22.png\|střed\|910x910pixelů]]
	Pod tlačítkem další je možnost označit formulář stav "Odmítám podepsat", či změnit podepisujícího, v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, případně je možné nahrát již podepsaný dokument v jiném systému, popř. ~~dokument~~ k podpisu.		Pod tlačítkem další je možnost označit formulář stav '''Odmítám podepsat [4]''', či '''změnit podepisujícího [1]''', v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, případně je možné nahrát již '''podepsaný dokument v jiném systému [2]''', popř. '''donahrát [3]''' aktuální verzi dokumentu k podpisu, je-li vám doručen podepsaný všemi stranami jinou cestou, např. e-mailem.
	[[Soubor:Ces-kos-21.png\|střed]]		[[Soubor:Ces-kos-21.png\|střed]]

	==== REMSIG ====		==== REMSIG ====
	V případě, že podepisující vidí záložku REMSIG, pak je to z toho důvodu, aby viděli, co už bylo jimi odesláno do Remsigu, ale tam to z nějakého důvodu nepodepsali.		V případě, že podepisující vidí záložku '''REMSIG [1]''', pak je to z toho důvodu, aby viděli, co už bylo jimi odesláno do Remsigu, ale tam to z nějakého důvodu nepodepsali.
	[[Soubor:Ces-kos-23.png\|střed]]		[[Soubor:Ces-kos-23.png\|střed]]
	Poté pod záložkou REMSIG uvidíte přehled čekajících dokumentů k podpisu. Pro podpis klikněte na tlačítko '''Remsig'''.		Poté pod záložkou REMSIG uvidíte přehled čekajících dokumentů k podpisu. Pro podpis klikněte na tlačítko '''Remsig'''.
	[[Soubor:Ces-kos-24.png\|střed\|849x849pixelů]]		[[Soubor:Ces-kos-24.png\|střed\|849x849pixelů]]

			=== Kancelář podepisujícího ===
			Jste-li v roli podepisující osoby (včetně tzv. zastupujícího podepisujícího), pak máte v menu k dispozici položku '''Kancelář podepisujícího [1]'''. Zde si můžete spravovat osoby, které jsou aktuálně součástí vaší kanceláře a připravují vám podklady k podpisu.

	== '''Asistent/ka rektora / děkana / ředitele''' ==		== '''Asistent/ka rektora / děkana / ředitele''' ==