wiki.upol.cz - Příspěvky [cs]

Nastaveni hesla

2026-04-07T04:47:11Z

Babuto00:

{{DISPLAYTITLE:Prvotní nastavení hesla do informačních systémů}}

'''Nově nastupujícím studentům''' bude informačním systémem po zápise a po zpracování údajů studijním oddělením vygenerován / aktualizován přístup do IS. Uživatelé, kteří získali '''nový přístup''' do IS, '''budou e-mailem vyzváni k nastavení přístupového hesla'''. Jejich přihlašovací jméno (''Portal ID'') bude zobrazeno na stránce, kde se nastavuje heslo. Upozornění: ''Portal ID'' a heslo vytvořené k němu '''nejsou''' přístupové údaje do přihlášky.

[[Soubor:Heslo1.png|center]]

'''[https://portal.upol.cz/Account/GenerateChangePasswordToken STUDENTI, KTEŘÍ NA UP JIŽ STUDOVALI, MOHOU VYUŽÍT MOŽNOSTI ZAPOMENUTÉ HESLO NA PORTÁLU]'''.
[[Kategorie:Studijní záležitosti|Studijní_záležitosti]]
[[Category:Portál|Portal]]

Nastaveni hesla

2026-04-07T04:45:43Z

Babuto00:

'''Nově nastupujícím studentům''' bude informačním systémem po zápise a po zpracování údajů studijním oddělením vygenerován / aktualizován přístup do IS. Studenti, kteří podávali přihlášku přes [https://prihlaska.upol.cz '''prihlaska.upol.cz'''], naleznou své '''přihlašovací jméno''' (Portal ID) do informačních systémů UP (STAG, Portal, Moodle, aj.) v [https://prihlaska.upol.cz '''elektronické přihlášce'''], a to v části ''Osobní údaje'' v části ''Obecné'' , nebo-li '''Portal ID'''. Studentovo Portal ID je zobrazeno hned pod univerzitním číslem. {{DISPLAYTITLE:Prvotní nastavení hesla do informačních systémů}} Uživatelské údaje do elektronické přihlášky '''nejsou''' uživatelské údaje do informačních systémů UP (STAG, Portal, aj.). Pokud jste zapomněli své heslo do elektronické přihlášky, zvolte na přihlašovací stránce do přihlášky možnost ''[https://prihlaska.upol.cz/auth/realms/prihlaska/login-actions/reset-credentials?client_id=prihlaska-public Zapomenuté heslo]''.

Uživatelé, kteří získali '''nový přístup''' do IS, '''budou e-mailem vyzváni k nastavení přístupového hesla'''. Jejich přihlašovací jméno (''Portal ID'') bude zobrazeno jak v přihlášce tak i na stránce, kde se nastavuje heslo. Heslo si nastavíte kliknutím na odkaz '''Nastavit heslo [1]'''. Upozornění: ''Portal ID'' a heslo vytvořené k němu '''nejsou''' přístupové údaje do přihlášky.

'''[https://portal.upol.cz/Account/GenerateChangePasswordToken STUDENTI, KTEŘÍ NA UP JIŽ STUDOVALI, MOHOU VYUŽÍT MOŽNOSTI ZAPOMENUTÉ HESLO NA PORTÁLU]'''.
[[Soubor:Heslo1.png|center]]

Studenti, kteří již na UP studovali, v přihlášce uvidí své '''Portal ID [1]''' a odkaz na Portál UP. Pokud si již nepamatujete své heslo do informačních systémů UP (STAG, Portal, aj.), využijte '''Helpdesk''' - https://helpdesk.upol.cz - zadejte ''anonymní požadavek'' do kategorie ''Zapomenuté heslo''.
[[Soubor:Heslo1.JPG|center]]

Přístupy uživatelů, kteří nepodávali elektronicky přihlášku přes [https://prihlaska.upol.cz '''prihlaska.upol.cz'''], se musí řešit '''individuálně s příslušným studijním oddělením'''.

[[Category:Studijní záležitosti|Studijní_záležitosti]] [[Category:Portál|Portal]]

Soubor:Heslo1.png

2026-04-07T04:45:29Z

Babuto00: Načteno vlastní dílo pomocí Průvodce načítáním souborů

=={{int:filedesc}}==
{{Information
|description={{en|1=Soubor}}
|date=2026-04-07
|source={{own}}
|author=[[User:Babuto00|Babuto00]]
|permission=
|other versions=
}}

=={{int:license-header}}==
{{self|cc-by-sa-4.0}}

-

Microsoft Office 365 ke stazeni zdarma/en

2026-03-17T09:40:10Z

Babuto00:

<languages />

[[File:Office365vyuka.png|center|Office365Education.png]]

Each Palacký University students and employees with employment 1 can now '''download''' full current version of Microsoft Office Professional for '''free''' for up to five of student's devices (computers, tablets, smartphones). The licence for these products is valid until graduation (or end of studies). Furthermore, Office 365 package is also available for free.

Furthermore, there is ''OneDrive'' cloud storage that enables everyone to store any file needed. If you are connected to the internet, the file will available to you anywhere in the world.

== Login to Office 365 ==

There are several ways to access Office 365 web services.

*using special input address [http://portal.upol.cz/office365 http://portal.upol.cz/office365]
*after login to '''Portal UP''' click the '''Office 365''' link
*you can use this „shortcut“ to access the UP e-mail [https://outlook.com/upol.cz https://outlook.com/upol.cz]

Po otevření odkazu [http://portal.upol.cz/office365 http://portal.upol.cz/office365] se na obrazovce objeví malá tabulka, do které zadáte váš '''[[Speciální:MyLanguage/Portal UP|Portal ID]]''' ve formátu '''PortalID@upol.cz''' a heslo, které jste si nastavili na portálu. Pro studenty UP bude uživatelské přihlášení vypadat např. takto: '''20021111@upol.cz''', '''dvorak04@upol.cz'''. ''Studenti ''si své Portal ID můžou vyhledat na Portálu UP v Kontaktech. Pro ''zaměstnance ''UP bude uživatelské jméno stejné jako přihlašovací jméno do portálu, např. '''kocickov@upol.cz'''. Zaměstnanci si své přihlašovací jméno zjistí od '''[[Speciální:MyLanguage/Spravci pocitacove site|správce počítačové sítě]]'''.

[[File:Office navod 01.png|center|Office navod 01.png]]"""Notice:"""Login is not your e-mail address.

== How to install Office 365 ==

Installation process is different for Microsoft Windows and OSX.

*[[Speciální:MyLanguage/Office 365 pro system Windows|Microsoft Office install process for Windows]]
*[[Speciální:MyLanguage/Office 365 pro system OSX|Microsoft Office install process for OSX]]

== Login issues ==

*'''you changed your account information too soon after creating the account''' – problem usual for students. If there is a password change on the day student was enrolled in studies, it will change overnight in our Active Directory system. Try changing the password again.
*'''insufficient amount of time has passed to assign Office 365 licences''' – licence assignment can take up to 24 hours, which is the period of creating an account in univesity Active Directory. Try to login the following day.
*'''you do not have Office 365 account''' – non-standard situation occured, please contact your computer network administrator. Your administrator will check validity of your account.
[[Category:Information Technology]][[Category:Portal]][[Category:Manuals]][[Category:Software]]

Translations:Microsoft Office 365 ke stazeni zdarma/36/en

2026-03-17T09:40:07Z

Babuto00:

Each Palacký University students and employees with employment 1 can now '''download''' full current version of Microsoft Office Professional for '''free''' for up to five of student's devices (computers, tablets, smartphones). The licence for these products is valid until graduation (or end of studies). Furthermore, Office 365 package is also available for free.

Microsoft Office 365 ke stazeni zdarma/en

2026-03-17T09:39:55Z

Babuto00:

<languages />

[[File:Office365vyuka.png|center|Office365Education.png]]

Each Palacký University students and employees can now '''download''' full current version of Microsoft Office Professional for '''free''' for up to five of student's devices (computers, tablets, smartphones). The licence for these products is valid until graduation (or end of studies). Furthermore, Office 365 package is also available for free.

Furthermore, there is ''OneDrive'' cloud storage that enables everyone to store any file needed. If you are connected to the internet, the file will available to you anywhere in the world.

== Login to Office 365 ==

There are several ways to access Office 365 web services.

*using special input address [http://portal.upol.cz/office365 http://portal.upol.cz/office365]
*after login to '''Portal UP''' click the '''Office 365''' link
*you can use this „shortcut“ to access the UP e-mail [https://outlook.com/upol.cz https://outlook.com/upol.cz]

Po otevření odkazu [http://portal.upol.cz/office365 http://portal.upol.cz/office365] se na obrazovce objeví malá tabulka, do které zadáte váš '''[[Speciální:MyLanguage/Portal UP|Portal ID]]''' ve formátu '''PortalID@upol.cz''' a heslo, které jste si nastavili na portálu. Pro studenty UP bude uživatelské přihlášení vypadat např. takto: '''20021111@upol.cz''', '''dvorak04@upol.cz'''. ''Studenti ''si své Portal ID můžou vyhledat na Portálu UP v Kontaktech. Pro ''zaměstnance ''UP bude uživatelské jméno stejné jako přihlašovací jméno do portálu, např. '''kocickov@upol.cz'''. Zaměstnanci si své přihlašovací jméno zjistí od '''[[Speciální:MyLanguage/Spravci pocitacove site|správce počítačové sítě]]'''.

[[File:Office navod 01.png|center|Office navod 01.png]]"""Notice:"""Login is not your e-mail address.

== How to install Office 365 ==

Installation process is different for Microsoft Windows and OSX.

*[[Speciální:MyLanguage/Office 365 pro system Windows|Microsoft Office install process for Windows]]
*[[Speciální:MyLanguage/Office 365 pro system OSX|Microsoft Office install process for OSX]]

== Login issues ==

*'''you changed your account information too soon after creating the account''' – problem usual for students. If there is a password change on the day student was enrolled in studies, it will change overnight in our Active Directory system. Try changing the password again.
*'''insufficient amount of time has passed to assign Office 365 licences''' – licence assignment can take up to 24 hours, which is the period of creating an account in univesity Active Directory. Try to login the following day.
*'''you do not have Office 365 account''' – non-standard situation occured, please contact your computer network administrator. Your administrator will check validity of your account.
[[Category:Information Technology]][[Category:Portal]][[Category:Manuals]][[Category:Software]]

Translations:Microsoft Office 365 ke stazeni zdarma/37/en

2026-03-17T09:39:49Z

Babuto00:

Furthermore, there is ''OneDrive'' cloud storage that enables everyone to store any file needed. If you are connected to the internet, the file will available to you anywhere in the world.

Microsoft Office 365 ke stazeni zdarma

2026-03-17T09:39:09Z

Babuto00:

<languages />
<translate>


[[File:Office365vyuka.png|center|Office365Education.png]]


Univerzita Palackého umožňuje všem svým studentům a zaměstnancům s úvazkem 1 '''stáhnout '''plnohodnotnou aktuální verzi Microsoft Office Professional '''zdarma '''až pro pět přístrojů jednoho uživatele (počítače, tablety, telefony), a to až do ukončení studia, či pracovního poměru, kdy programy přestanou být platné. UP zároveň umožňuje využívat sadu služeb ''Office 365''. Před instalací doporučujeme odinstalovat předchozí verze, jsou-li již nainstalovány. Zaměstnanci s nižším úvazkem mají k dispozici webovou licenci - online přístup.


Do této sady patří například úložiště na ''OneDrivu. ''OneDrive je služba cloudového uložiště, což je prostor, kam si každý student může ukládat jakýkoli soubor bude chtít a tento soubor mu bude všude k dispozici, pokud bude mít na daném místě připojení k internetu. Balík dále přináší i aplikaci Skype pro firmy.

== Přihlášení do Office365 == 


Do webových služeb Office 365 lze vstoupit několika způsoby:


*přes speciální vstupní adresu [http://portal.upol.cz/office365 http://portal.upol.cz/office365]
*po přihlášení do '''Portálu UP''' přes odkaz '''Office 365'''
*pro rychlý přístup do emailové schránky lze použít „zkratku“ [https://outlook.com/upol.cz https://outlook.com/upol.cz]


Po otevření odkazu [http://portal.upol.cz/office365 http://portal.upol.cz/office365] se na obrazovce objeví malá tabulka, do které zadáte váš '''[[Speciální:MyLanguage/Portal|Portal ID]]''' ve formátu '''PortalID@upol.cz''' a heslo, které jste si nastavili na portálu. Pro studenty UP bude uživatelské přihlášení vypadat např. takto: '''20021111@upol.cz''', '''dvorak04@upol.cz'''. Studenti, kteří nastoupili v akademickém roce 2018/2019 si své Portal ID naleznou ve své [[Nastaveni hesla|'''e-přihlášce''']]. Po přihlášení do Portálu jej také vidí ve svém uživatelském profilu. V případě, že jste své Portal ID zapomněli, prosím, kontaktujte [https://helpdesk.upol.cz|'''Helpdesk'''] - zvolte ''Anonymní požadavek'' - a vyberte kategorii ''Zapomenuté přihlašovací údaje''. Pro ''zaměstnance ''UP bude uživatelské jméno stejné jako přihlašovací jméno do portálu, např. '''kocickov@upol.cz'''. Zaměstnanci si své přihlašovací jméno zjistí od '''[[Speciální:MyLanguage/Spravci pocitacove site|správce počítačové sítě]]'''.


[[File:Office navod 01.png|center|Office navod 01.png]]'''Upozornění''': login není vaše e-mailová adresa!

== Instalace balíku Office 365 == 


Proces instalace se liší pro počítače se systémem Microsoft Windows a OSX.


*[[Office 365 pro system Windows|instalace balíku Microsoft Office 365 pro systém Windows]]
*[[Office 365 pro system OSX|instalace balíku Microsoft Office 365 pro systém OSX]]

== Problémy s přihlášením == 


*'''měnili jste si účet příliš brzy po vytvoření účtu''' – problém se týká hlavně studentů. Pokud si student změní heslo stejný den, kdy byl zapsán do studia, tak se toto heslo nedostane do Active Directory, neboť účet v Active Directory se zakládá přes noc. Znovu si nastavte heslo v Portále UP (viz. změna hesla výše).
*'''neuplynula dostatečná doba pro přiřazení licence v Office 365''' – přiřazení licence může trvat až 24 hodin. Tato doba se počítá od založení účtu v celouniverzitní ActiveDirectory. Zkuste přihlášení následující den.
*'''nemáte zřízen účet v Office 365''' – při vytváření vašeho účtu došlo k nějaké nestandardní situaci. Kontaktuje správce sítě na své fakultě. Správce ověří správnost vašeho účtu.
*'''zadali jste chybné heslo''' – ověřte si znalost hesla např. přihlášením do Portálu UP.
*'''zadali jste chybný login (přihlašovací jméno)''' – je potřeba zadávat ve formátu '''PortalID@upol.cz''', nelze zadat např.'''jmeno.prijmeni@upol.cz''', pozor na mezery na konci (občas automaticky doplní android) '''LOGIN NENÍ EMAILOVÁ ADRESA''', 
[[Category:Informační technologie|Informační_technologie]] [[Category:Portál]] [[Category:Návody]] [[Category:Software]]</translate>

Office 365 pro system Windows/en

2026-03-16T09:04:39Z

Babuto00:

<languages />
This manual is relevant to the recent version of the Office 365.

=== Step 1 ===

Click the link [https://m365.cloud.microsoft/apps/ https://m365.cloud.microsoft/apps/]

=== Step 2 ===

Fill in your login details, your login is your '''[[Speciální:MyLanguage/Portal UP|Portal ID]] ''' in form '''PortalID@upol.cz''' and your password which you've set up in the Portal.

'''Students''' login will look like: ''20021111@upol.cz'', ''dvorak04@upol.cz''. '''Employees''' user ID is the same as their Portal login: např. ''kocickov@upol.cz''. Employees should find their login details from the [[Speciální:MyLanguage/
Spravci pocitacove site|computer network administrators]], students will find their login in online application form or they can ask for a recovery via Helpdesk.

[[File:Office navod 01.png|center|Office navod 01.png]]
'''Notice:''' Your eduroam login detail is '''not your e-mail address.'''

=== Step 3 ===

Installation process is easier than in previous versions. Installation file will be downloaded to your computer once you click the '''Nainstalovat Office 365''' and Aplikace Office 365button. The installation will begin when you open the file.

[[File:Office navod 02.png|center|Office2016 01.png]]

=== Step 4 ===

Office installation file will be downloaded. You will se further information regarding the installation process. You should only install the file and activate the Office 365 licence by logging in via your login and password as to Portal, Stag in form PortalId@upol.cz.

[[File:Office navod 03.png|center|Office navod 07.png]]

Fill in your login details, your login is your [[Speciální:MyLanguage/
Portal UP|'''Portal ID''']] in form ''PortalID@upol.cz'' and your password which you set up in the Portal.

[[File:Office navod 04.png|center|Office navod 09.png]]

You can choose if you want to send information regarding the use of Office bundle. Then click '''Přijmout''' (accept).

[[File:Office navod 05.png|center|Office navod 05.png]]

Office 365 has been installed successfully to your computer.
[[Category:Information Technology]][[Category:Portal]][[Category:Manuals]][[Category:Software]]

Translations:Office 365 pro system Windows/3/en

2026-03-16T09:04:35Z

Babuto00:

Click the link [https://m365.cloud.microsoft/apps/ https://m365.cloud.microsoft/apps/]

Office 365 pro system Windows

2026-03-16T09:04:19Z

Babuto00: /* Krok 1 */

<languages />
<translate>

V současné době dal Microsoft k dispozici verzi balíku Office 365. Instalace a stažení aplikace je velice přímočará. {{DISPLAYTITLE: Office 365 pro systém Windows}}

=== Krok 1 === 


Klikněte na odkaz https://m365.cloud.microsoft/apps/

=== Krok 2 === 


Na obrazovce se objeví malá tabulka, do které zadáte váš '''[https://wiki.upol.cz/upwiki/Speciální:MyLanguage/Portal Portal ID]''' ve formátu '''PortalID@upol.cz''' a heslo, které jste si nastavili na Portálu.


Studenti a zaměstnanci UP mají uživatelské jméno ''stejné'' jako přihlašovací jméno do portálu, např. ''kocickov@upol.cz'', ''dvorak04@upol.cz''. Zaměstnanci si své přihlašovací jméno zjistí od [https://wiki.upol.cz/upwiki/Speciální:MyLanguage/Spravci správce počítačové sítě]. Studenti je buď zjistí v e-přihlášce nebo prostřednictvím Helpdesku.


[[File:Office navod 01.png|center|Office navod 01.png]]'''Upozornění''': login není '''vaše e-mailová adresa!'''

=== Krok 3 === 


Oproti předchozí verzi je instalace snazší. Kliknout na tlačítko '''Nainstalujte si Office''' a vyberte možnost '''Aplikace Office 365 [1]''' stáhne se instalační soubor. Jakmile jej otevřete, začne instalace. 


[[File:Office navod 02.png|center|Office2016 01.png]]

=== Krok 4 === 


Poté, co se zahájí stahování se vám zobrazí informace o tom, jak pokračovat pro instalaci.


[[File:Office navod 03.png|center|Office navod 07.png]]


Otevře se vám nové okno kam zadáte vaše Portal ID ve formátu '''PortalID@upol.cz.''' Po kliknutí tlačítko další vložíte heslo k vašemu univerzitnímu e-mailu.


[[File:Office navod 04.png|center|Office navod 09.png]]


V dalším okně si můžete vybrat zda budete firmě Microsoft posílat informace o používání a poté klikněte na '''Přijmout'''.


[[File:Office navod 05.png|center|Office navod 05.png]]


To je vše, nyní máte úspěšně nainstalován balíček Office 365.
[[Category:Informační technologie|Informační_technologie]] [[Category:Návody]] [[Category:Portál]] [[Category:Software]]
</translate>

CES - formulář žádosti o podpis

2026-03-05T06:35:53Z

Babuto00: /* Založení záznamu smlouvy - klíčový uživatel */

Následující text má za cíl pokrýt informace týkající se správy, tvorby formuláře žádosti o podpis v elektronické podobě, která byla nasazena do pilotního provozu na RUP UP v únoru 2026. Postup vytvoření formuláře v CES v souladu s novou vnitřní normou '''R-B-22/09 – Řád předkládání smluv k podpisu rektora UP''' a v návaznosti na vnitřní normu '''R-B-22/08 – CES a registr smluv''', ve znění pozdějších novel. Obě normy jsou účinné od června 2022 a nyní ještě doznají změn. '''Aplikace CES je dostupná pouze přes síť UP, nebo přes VPN.'''

== '''Vysvětlení názvosloví''' ==
=== Registr smluv x CES ===
'''CES''' je interní databází UP, která slouží primárně jejím zaměstnancům. Její fungování a podrobnosti upravuje stejnojmenná norma UP. Je zde uložena naprostá většina smluv UP uzavřených s výjimkami dle zmíněné normy včetně většího množství metadat než je v RS. Dá se v nich i solidně vyhledávat a filtrovat na odkazu smlouvy.upol.cz K uložení dokumentů však správně slouží spisová služba ERMS. Na UP je to úloha klíčových uživatelů.

'''Registr smluv (RS)''' je naproti tomu veřejně přístupná databáze, kam mají povinnost některé subjekty (mezi nimi i UP) vkládat jimi uzavřené smlouvy při dodržení podmínek nastavených v zákoně č. 340/2015 Sb., o registru smluv, ve znění pozdějších přepisů. Nejsou tam úplně všechny UP uzavřené smlouvy, ale dostane se tam i veřejnost. Znění smluv je v zákonem stanoveném rozsahu znečitelněno. RS spravovalo Ministerstvo vnitra ČR (nyní Dig. a inf. agentura) a je dostupný na webových stránkách [https://smlouvy.gov.cz/vyhledavani smlouvy.gov.cz/vyhledavani]. Na UP zajišťuje pouze operátor(ky)

=== Kdo je kdo (v normách, v CES a hlavně v praxi)? ===
Ne všichni v procesu (na formuláři) u každé smlouvy jsou, ale někteří se mohou vyskytovat i ve více pozicích. '''Musí to odpovídat realitě: byli-li nebo mají-li být zapojeni, musí být na košilce.'''

'''Předkladatel:''' Komunikuje se smluvní stranou, s dotč. útvary. Měl by před podpisem o smlouvě vědět nejvíc. Zpravidla vytváří formulář; vždy odpovídá za obsah

'''Autor''': Může předchystat formulář předkladateli

'''Dotčený útvar/dotčená osoba:''' Předkladatel s ním interně konzultoval smlouvu

'''Dotčený útvar právníka/právník:''' Tvořil či připomínkoval smlouvu

'''Příkazce operace a správce rozpočtu:''' Provádějí předběžnou kontrolu po stránce věcné a finanční rozhodnou, zda se smlouva uzavře – předá k podpisu.

'''Sekretariát podepisujícího:''' Průběžně sleduje smlouvy prošlé schvalovacím procesem. Kompletuje a připravuje dokumenty k podpisu – listinné smlouvy s košilkami hlavně.

'''Podepisující (R, D, ředitel):''' Smlouvu (ne)podepíše – právně jedná za UP. Substitut – podepisuje dle pověření určité smlouvy v zástupu za podepisujícího.

'''Klíčový uživatel:''' vytváří záznam smlouvy v CES (ideálně z košilky)

'''Operátor Registru smluv:''' Anonymizuje smlouvu a uveřejní ji v RS

'''Odpovědná osoba:''' Má na starost smlouvu po podpisu (často předkladatel)

== '''CES x ERMS''' ==
=== Termíny v ERMS a jejich souvislosti ===
[[Soubor:Ces-kos-34.png|střed]]

==== Digitální dokument ====

* je vždy '''originál'''.
* nepotřebuje '''žádnou papírovou''' verzi „pro jistotu“.
* musí mít '''smysluplný název''' odpovídající obsahu dokumentu.
* '''finální verze patří vždy do ERMS''', ne pouze na úložiště, cloud nebo do e-mailu.
* se předává standardními kanály: '''přes ERMS, datovou schránkou''', případně e-mailem (nejméně vhodné).
* který je odesílán ven jako právní úkon instituce, musí mít '''elektronický podpis nebo pečeť.'''
* screenshot, scan nebo tisk dokumentu '''není''' digitální dokument (pokud se nám v takovém stavu vrátí dokument podepsaný druhou stranou, je třeba požadovat nápravu – buď digitální podpis nebo autorizovanou konverzi s analogovým podpisem).

=== Předkladatel / Autor a ERMS ===
Výsledkem celého procesu je '''spis v ERMS''' obsahující '''formulář''' (digitální dokument) a '''smlouvu''' (digitální nebo analogový dokument), případně přílohy. Zpracovatelem, tzn. '''držitelem''', tohoto spisu je '''autor''', pokud v Profilu spisu v CES nezvolí '''předkladatel'''.

Kdo drží '''v ERMS záznam''' o analogovém dokumentu, drží i odpovídající '''analogový dokument'''. Nelze ho mít umístěn u někoho jiného nebo na jiném oddělení. '''Zpracovatel''' může v ERMS '''zpřístupnit''' spis k nahlížení nebo editaci i ostatním, např. '''klíčovému uživateli'''.

Dokumenty je třeba správně a včas '''vyřídit''' a spis následně uzavřít. '''Spis''' smlouvy lze '''uzavřít''' ve chvíli, kdy je smluvní vztah definitivně skončen a neočekává se vznik žádných dalších dokumentů (dodatek, reklamace, protokol o předání díla, atd.).

'''Zpracovatel''' se stará o to, aby k uzavření spisu ve správný čas došlo, a předává spis v ERMS na '''spisovnu'''. Správná evidence a postupy '''snižují riziko chyb i sankcí pro instituci''' a pomáhají udržet provoz '''bez zbytečné zátěže''' uzavřených agend. Pro pomoc nebo s dotazy je doporučeno '''vždy se obracet na spisovou službu.'''

=== Zpřístupnění spisu jiným uživatelům ERMS ===
V ERMS v menu vyberte položku '''Zpracovatel [1]''', následně přejděte na '''Spisy [2]''' a klikněte na '''Přehled spisů [3]'''.
[[Soubor:Ces-kos-35.png|střed]]
Vyberte požadovaný spis zaškrtnutím '''pole [1]''' v seznamu, poté vyberte '''ikonu [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-36.png|střed|911x911pixelů]]
V okně '''Zpřístupnit spis''' vyberte '''Přístup''' '''uživateli'''.
[[Soubor:Ces-kos-38.png|střed|841x841pixelů]]
V okně '''Výběr zaměstnance''' zvolíte položku '''Vyhledat zaměstnance'''. V okně '''Vyhledání zaměstnance''' napište jméno osoby a '''Vyhledat''', označte osobu v checkboxu a klikněte na '''Uložit''' (postup lze opakovat a přidávat tak osoby do okna Výběr zaměstnance). V okně '''Výběr zaměstnance''' označit osobu/y a '''Uložit.'''

V okně '''Udělení nového přístupu''' nastavit platnost od (dnes) do (lze nechat prázdné nebo přístup konkrétně omezit).
[[Soubor:Ces-kos-39.png|střed|377x377pixelů]]
Zvolte '''Povolit zatřízení do spisu''' (pro povolení spis editovat), případně nechat toto pole prázdné (pro povolení do spisu pouze nahlížet) a Uložte.
[[Soubor:Ces-kos-40.png|střed|397x397pixelů]]
V Přehledu spisů se u příslušného spisu ve sloupci '''Stav''' objevil symbol ikony zpřístupnění = Zpřístupněný spis. V okně '''Detail spisu''' v kartě ''Přístup'' lze vidět seznam uživatelů, kteří mají ke spisu přístup a s jakým oprávněním. Pomocí '''notifikace''' lze nastavit upozornění na udělení přístupu: '''Zpracovatel -> Další funkce -> Notifikace'''.

== '''Cesta formuláře (a smlouvy)''' ==
'''Všeobecně shrnutí procesu:'''

# Založení formuláře a odeslání ke schválení
# Vyjádření dotčených útvarů
# Schvalování příkazcem operace a správcem rozpočtu
# Schválení kvestorem není-li správcem rozpočtu v případě stavebních a přístrojových investic
# Schválení kancléřem je-li potřeba souhlas správní rady
# Po kompletním schválení míří elektronický formulář (a smlouva) k podpisu rektora, v případě analogu musí být v listinné podobě doručena
# Podpis dokumentu v CES, jinde (vložení podepsaného originálu do systému), u analogového dokumentu na papíře
# Elektronická smlouva jde po podpisu předkladateli/autorovi či přímo klíčovému uživateli, je-li UP posledním podepisujícím. Listinná smlouva se vrací fyzicky dle stejného klíče.
# Nepodepisuje-li UP jako poslední, musí předkladatel/autor zajištit podpis dalších stran a následně předat finální dokument KU
# Zavedení smlouvy do CES klíčovým uživatelem
# Uveřejnění smlouvy v RS operátorem

=== Doplňující informace ===
'''Předkladatel''' ('''pokud není autorem''') musí formulář po vyplnění autorem doplnit a následně odeslat do schvalovacího workflow. Vyjádření dotčených útvarů a dotčené osoby nemusí být součásti workflow.

'''Souhlas „původního podepisujícího“ se substitutem:'''

* Pokud na základě normy UP (typicky Statut UP, statut součásti UP, norma o pověření právním jednáním za UP) či dlouhodobého pověření jiného má podepisovat někdo jiný než vybraná podepisující osoba, vyberte jej z menu. Nejste-li si jistí, konzultujte s podepisující osobou nebo její kanceláří. Neslouží k vyplňování dočasných zástupů v nepřítomnosti. Krátké odůvodnění doplňte níže do pole Poznámka. Má-li podepisovat osoba jiná než uvedená v této nabídce, nechte toto pole prázdné a poznamenejte to níže do pole Poznámka.
* Když se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, o řádek výše vyplňte děkana a zde vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

'''Formulář zamítnutý jedním ze schvalujících je zamítnut jako celek.''' Lze vytvořit kopii a provést potřebné opravy a odeslat jej znovu do schvalovacího procesu.

'''Formulář nedoporučený dotčeným útvarem''' postupuje dále do schvalovacího procesu a vyjádření dotčených útvarů jsou dostupné schvalovatelům i podepisujícím.

=== Po podpisu ===
Po podpisu jde autorovi, předkladateli (klíčovému uživateli a OVZ je-li relevantní) notifikace o tom, že smlouva byla podepsána.

Jde-li o smlouvu, kde UP podepisuje jako poslední, klíčový uživatel (po obdržení listinného originálu smlouvy u listinných smluv; po obdržení originálu elektronicky podepsané smlouvy, pokud není v systému) zavede smlouvu do CES.

Jde-li o smlouvu, kde UP nepodepisuje poslední, předkladatel (autor) zajistí podpis ostatních stran a originál smlouvy doručí klíčovému uživateli po podpisu ostatních stran.

== '''Vytváření formuláře žádosti o podpis (role autora / předkladatele)''' ==
'''Formulář začínáte vytvářet v momentu, kdy již máte s ostatními smluvními stranami dohodnutu finální podobu smlouvy a víte, v jakém pořadí bude UP podepisovat a zda se bude uzavírat smlouva v listinné podobě ("na papíře") nebo v elektronické podobě s elektronickými podpisy všech smluvních stran''' (UP a jiní "veřejnoprávní podepisující" - § 5 zákona č. 297/2016 Sb. o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, ve znění pozdějších předpisů vždy kvalifikovaný; druhá strana z EU alespoň uznávaný)'''. Současně už Vám musí být jasné, s kým vším jste reálně smlouvu konzultovali před finalizací''' (např. právní oddělení, EO apod.)'''. Věnujte prosím opravdu významnou pozornost vyplnění polí s názvy ''"Žádáte o elektronický podpis rektora?"'' a ''"Podepisuje UP jako poslední?"''.''' Mají totiž vliv na chování následných procesů a chyba v jejich vyplnění může znamenat nesprávné workflow.

Přihlášení do aplikace CES a přihlašování zůstává stejné, jako to bylo doposud, tj. smlouvy.upol.cz a přihlašovací údaje stejné jako do Portálu. Pro tvorbu nového formuláře je potřeba vybrat sekci '''Formuláře žádosti o podpis – Nové [1].''' V sekci '''Formuláře žádosti o podpis - staré''' naleznete formuláře vytvořené v původní verzi aplikace.
[[Soubor:Ces-kos-01.png|střed|bezrámu|508x508pixelů]]
Každý formulář obsahuje informační bubliny, kde se nachází informace pro korektní vyplnění formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-00.png|střed|bezrámu|682x682pixelů]]

=== Provázání s ERMS ===
Odesláním formuláře do schvalovacího procesu vznikne automaticky spis v ERMS. Spis bude po odeslání obsahovat dokument, který bude označen pro export do ERMS (více naleznete níže). Spis bude po podpisu a zavedení záznamu smlouvy obsahovat podepsaný soubor a formulář. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.

Pokud vám smlouva přišla k elektronickému podpisu e-mailem, pak nemusíte nic zakládat v ERMS, stačí takový soubor poté nahrát k formuláři ve spodní části obrazovky. Vyberete v menu Ne.
[[Soubor:Ces-kos-02.png|střed|bezrámu|554x554pixelů]]

==== Dokument smlouvy v ERMS neexistuje ====
Pokud ještě smlouva v elektronické spisové službě číslo nemá, vyberte variantu NE. Spis pro smlouvu bude založen automaticky při odeslání formuláře ke schválení.

==== Dokument smlouvy v ERMS již existuje ====
Pokud již smlouva je zavedena v elektronické spisové službě, vyberte ANO a vyhledejte číslo dokumentu v pole vpravo. Poté musíte vyhledat dokument, který v ERMS již existuje a následně jej spárovat se zakládaným formulářem do jednoho spisu. Vyhledávání dokumentů je zatříděné věcnou skupinou, která patří přihlášenému uživateli. Vybraný dokument bude následně přiřazen do spisu, který vznikne po odeslání formuláře do schvalovacího procesu. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.

=== Smlouvu bude podepisovat ===
Vyberte kdo bude smlouvu podepisovat. Podepisující mají nastavené za sebe pověřené osoby, které za primárního podepisujícího. Pokud se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, pak v sekci 1) vyplňte děkana a v sekci 2) vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

=== Žádáte o elektronický podpis rektora ===
Pro elektronické podepsání vyberte „Ano". V případě smluv podepisovaných elektronickým podpisem podle příslušných právních předpisů s formulářem bude vždy putovat soubor s finálním zněním smlouvy určený k podpisu. Ten vložte ve formátu PDF (smlouva a všechny přílohy v jednom souboru) níže v sekci Dokumenty pro předběžnou kontrolu a označte jako „Toto podepsat“. Po podpisu za UP Vám přijde e-mail s odkazem, kde lze podepsaný soubor nalézt.

=== Možnost změny předkladatele ===
Nově je možné vytvořit formulář za jiného předkladatele. Stačí '''odebrat [1]''' své jméno.
[[Soubor:Ces-kos-03.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Následně vyberte z nabídky konkrétního předkladatele.
[[Soubor:Ces-kos-04.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Autor formuláře zůstane s formulářem provázán. Autor i předkladatel budou z CES dostávat notifikace týkající se formuláře.Vytvořený spis v ERMS bude defaultně patřit autorovi, nicméně toto je možné změnit ve spodní části obrazovky pod tlačítkem '''Profil spisu [1]'''.
[[Soubor:Ces-kos-30.png|střed|bezrámu|857x857pixelů]]
V profilu spisu pak naleznete tlačítko pro předání spisu předkladateli, či autorovi.
[[Soubor:Ces-kos-37.png|střed|900x900pixelů]]

=== Vyjádření dotčených útvarů ===
Autor může vybrat dotčené osoby, kterým formulář předá k vyjádření. Vyjadřující se osoby formulář mohou doporučit, nedoporučit, případně mohou přidat další dotčenou osobu do vyjadřovacího procesu. Po odeslání formuláře ke schválení je možné v případě potřeby v detailu formuláře měnit dotčené útvary. Vyplňujte vždy dle skutečnosti osoby, se kterými jste formulář opravdu konzultovali. Pokud jste formulář s nikým nekonzultovali, nemusíte nikoho označovat jako dotčenou osobu.

Můžete vybrat buď osoby z UP, které si '''vyhledáte sami [1]''', popřípadně vyberete '''dotčený útvar právníka [2]''' a následně vyberete právníka, se kterým jste smlouvu konzultovali.
[[Soubor:Ces-kos-05.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

==== Změna dotčené osoby ====
Můžete nahradit dotčenou osobu v detailu formuláře odeslaného k vyjádření pomocí zvýrazněného tlačítka na řádku se jménem dané osoby.
[[Soubor:Ces-kos-13.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

=== Řídící kontrola ===
V sekci řídící kontrola nastavujete '''zdroje a SPP prvky [1]''' relevantní pro váš formulář. Zobrazení příkazci a správci budou následně formulář schvalovat.

Oproti předchozí verzi formuláře přibylo pole '''Finanční zdroj [2]'''. Pokud zdroj nezná autor ani předkladatel, musí jej vyplnit příkazce. V případě více nevyplněných zdrojů u více SPP / NSS doplňuje příkazce vždy jen ke svému SPP / NS. Zdroje se filtrují se dle vybraného SPP či NS.
[[Soubor:Ces-kos-07.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]
SPP prvky lze vyhledávat i dle '''pokročilého vyhledávání [1]''', kde je možné vyhledávat dle příkazce, správce, NS, názvu a čísla SPP prvku.
[[Soubor:Ces-kos-08.png|střed|bezrámu|415x415pixelů]]
Součástí nastavení řídící kontroly jsou nastavení zda se jedná o '''stavební nebo přístrojovou investici''' nebo zda je potřeba '''Souhlas správní rady.''' Pokud vyberete ano u ''investic'', pak formulář bude schvalovat i '''kvestor''' není-li správcem rozpočtu ve výše vybraném zdroji. Pokud vyberete možnost Ano u ''souhlasu Správní rady UP'', pak formulář bude schvalovat navíc ještě '''kancléř'''.
[[Soubor:Ces-kos-09.png|střed|bezrámu|526x526pixelů]]

=== Dokumenty ===
Prostřednictvím dvou tlačítek níže nahrajte k formuláři dokumenty. Vždy je třeba pro řídicí kontrolu nahrát minimálně finální podobu smlouvy včetně všech příloh. V případě smluv podepisovaných elektronicky '''nahrajte pro řídicí kontrolu [3]''' i verzi smlouvy určenou k podpisu za UP.

Pole '''Zavést do ERMS [1]''' se uloží do spisové služby jako doklad proběhnuvší řídicí kontroly spolu s finální podobou tohoto formuláře. Export vybraného souboru do ERMS se provádí při odeslání ke schválení. Do ERMS se bude zavádět právě jeden dokument.'''Toto podepsat [2]''' – označuje se jen u elektronicky podepisovaných smluv.

'''Pomocný dokument [4]''' slouží pro případná vyjádření, podklady pro znečitelnění pasáží smlouvy apod.
[[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

==== Nový dokument k podpisu během schvalovacího procesu ====
Pokud obdržíte v průběhu schvalování nebo před podpisem dokument k podpisu (např. byl podepsán dalšími protistranami aj.), můžete jej v detailu donahrát a označit jej k podpisu. [[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
=== Odeslání ke schválení / Předání předkladateli ===
Rozpracovaný formulář si uložte tlačítkem '''Přidat [1]'''. Připravený formulář buď '''odešlete ke schválení [2]''', jste-li autorem a předkladatelem zároveň.
[[Soubor:Ces-kos-17.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Pokud je předkladatel někdo jiný, musíte formulář předkladateli nejprve '''předat [1]'''. Ten následně formulář najde v přehledu formulářů, popř. nalezne odkaz v notifikačním e-mailu.
[[Soubor:Ces-kos-12.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

=== Stav schvalování ===
Každý uživatel může jednoduše několika způsoby zjistit, v jakém stavu se jeho formulář nachází. Jedním způsobem je ikona v přehledu formulářů, kde stav symbolizuje '''ikona [1]''' v levé části tabulky. Pod tabulkou je jednoduchá stavová legenda. Přesnější informace nalezne uživatel v '''detailu [2]''' formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-28.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Ve spodní části formuláře je dostupný náhled na to, kdo již schválil a na koho se ještě se schválením čeká.
[[Soubor:Ces-kos-29.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Elektronický podepsaný dokument ===
Po podpisu naleznete podepsaný dokument v detailu formuláře. Dokument si můžete uložit kliknutím pravým tlačítkem myši -> Uložit cíl jako.
[[Soubor:Ces-kos-33.png|střed]]

=== Nahrání kompletně podepsaného dokumentu ===
Pokud UP nepodepisuje jako poslední, pak je potřeba nahrát elektronicky podepsaný dokument podepsaný všemi stranami do CES. To můžete udělat v roli předkladatele či autora v detailu formuláře. V sekci Dokumenty z pozdějších fází naleznete tlačítko Nahrát podepsaný soubor. Nahrajete kompletně podepsaný soubor.

Po nahrání kliknete na Uzamknout práci s dokumenty. Tímto předáte formulář klíčovému uživateli a ten bude informován o tom, že může založit záznam smlouvy z vašeho formuláře.

== '''Vyjádření dotčených útvarů - role dotčené osoby / právníka''' ==
Informace s žádostí o vyjádření se k formuláři obdrží dotčený útvar pomocí e-mailové notifikace.

=== Přehled formulářů ===
Veškeré formuláře k vyjádření nalezne v příslušné sekci '''K vyjádření [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-14.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře.

==== Přidání dotčené osoby ====
V sekci III. Vyjádření dotčených útvarů můžete '''přidat další dotčenou osobu [1]''' pro vyjádření k formuláři, uznáte-li za nutné či vhodné, aby formulář viděl někdo další.
[[Soubor:Ces-kos-15.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

==== Vyjádření ====
Tlačítka pro doporučení – nedoporučení jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby nedoporučit je komentář k vyjádření povinný. Komentář k doporučení či nedoporučení se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím.
[[Soubor:Ces-kos-16.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== '''Schvalování - role příkazce, správce, kvestora a kancléře''' ==
Na nový formulář ke schválení je schvalující upozorněn notifikačním e-mailem. Schvalovatelé mohou formulář schválit, či zamítnout. Zatmítnutím jedním ze schvalovatelů se schvalovací proces ukončí. Ke schvalovatelům se buď formulář dostane po vyjádření dotčených útvarů, případně rovnou nejsou-li do vyjadřovacího procesu dotčené útvary zapojeny.

=== Přehled formulářů ===
Formuláře ke schválení se nachází v sekci '''Ke Schválení [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2].'''
[[Soubor:Ces-kos-18.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře. Rovněž jsou zde dostupná i vyjádření dotčených osob či schvalovatelů, byli-li součástí vyjadřovacího procesu.
[[Soubor:Ces-kos-31.png|střed|bezrámu|605x605pixelů]]

==== Schvalování ====
Tlačítka pro '''schválení – zamítnutí [1]''' jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby zamítnout je komentář k vyjádření povinný. Komentář ke schválení či zamítnutí se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím (byl-li formulář schválen).
[[Soubor:Ces-kos-19.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== '''Podepisování - role rektor, děkan, ředitel, osoba oprávněná podpisu''' ==

Uživatelé oprávněni k podepisování mají v aplikaci k ispozici sekce pro podepisování - jedna z nich je pro '''analogové podpisy [1]''', druhá pro '''elektronické podpisy [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-32.png|střed|bezrámu|663x663pixelů]]

=== Analogové podpisy ===
Analogové dokumenty se podepisují v listinné podobě, v aplikaci se jen provede záznam o zkontrolování a podepsání příslušného dokumentu. V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na detail formuláře.

Analogové dokumenty se označují tlačítkem Zkontrolováno, když fyzicky dorazí k podpisu a jsou zkontrolovány. Pokud je v pořadí více dokumentů, je možné je nejprve označit za zkontrolované a následně je hromadně či po jednom označit jako podepsané, jakmile jsou fyzicky podepsané.
[[Soubor:Ces-kos-25.png|střed|805x805pixelů]]
Jakmile je fomulář označen jako zkontrolovaný, pak je možné jej '''označit za podepsaný [4]''', byl-li již podepsaný listinně. Zkontrolované formuláře je možné označovat '''jednotlivě [1]''' k hromadnému podpisu, lze označit i '''vše [2]''' zkontrolováno k hromadnému '''označení za podepsané [3].'''
[[Soubor:Ces-kos-27.png|střed|857x857pixelů]]
Pod tlačítkem '''Další [1]''' je možnost '''změnit''' '''podepisujícího [2]''', v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, nebo označit formulář stav '''Odmítám podepsat [3]''',
[[Soubor:Ces-kos-26.png|střed]]

=== Elektronické podpisy ===

V přehledu formulářů k '''elektronickému podpisu [1]''' lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na '''detail [2]''' formuláře. Jsou-li dostupné komenátře dotčených osob či schvalujícících, budou zde rovněž zobrazeny.

Digitální dokumenty se '''označují''' stejně jako u analogu označují za zkontrolované tlačítkem '''Zkontrolováno [3]'''. Nemusí se čekat, až fyzicky dorazí a mohou být rovnou podepsány. Podepisuje se v nástroji REMSIG. Stejně jako u analogových formulářů je možné označit jednotlivé formuláře za zkontrolované a poté je hromadně podepsat.
[[Soubor:Ces-kos-20.png|střed|bezrámu|888x888pixelů]]

Můžete podepsat '''jednotlivé soubory [4],''' ale i můžete '''označit po jednotlivých kusech [1],''' můžete '''označit [2]''' všechny zkontrolované soubory k podpisu a následně je '''hromadně podepsat [3]'''.
[[Soubor:Ces-kos-22.png|střed|910x910pixelů]]
Pod tlačítkem další je možnost označit formulář stav '''Odmítám podepsat [4]''', či '''změnit podepisujícího [1]''', v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, případně je možné nahrát již '''podepsaný dokument v jiném systému [2]''', popř. '''donahrát [3]''' aktuální verzi dokumentu k podpisu, je-li vám doručen podepsaný všemi stranami jinou cestou, např. e-mailem.
[[Soubor:Ces-kos-21.png|střed]]

==== REMSIG ====
V případě, že podepisující vidí záložku '''REMSIG [1]''', pak je to z toho důvodu, aby viděli, co už bylo jimi odesláno do Remsigu, ale tam to z nějakého důvodu nepodepsali.
[[Soubor:Ces-kos-23.png|střed]]
Poté pod záložkou REMSIG uvidíte přehled čekajících dokumentů k podpisu. Pro podpis klikněte na tlačítko '''Remsig'''.
[[Soubor:Ces-kos-24.png|střed|849x849pixelů]]

=== Kancelář podepisujícího ===
Jste-li v roli podepisující osoby (včetně tzv. zastupujícího podepisujícího), pak máte v menu k dispozici položku '''Kancelář podepisujícího [1]'''. Zde si můžete spravovat osoby, které jsou aktuálně součástí vaší kanceláře a připravují vám podklady k podpisu. Osoby již existující můžete '''odebrat [2]''', následně '''přidáte nové [3]''' a na konci editace vše '''uložíte [4]'''.
[[Soubor:Ces-kos-41.png|střed|837x837pixelů]]
Přidávání nové osoby probíhá jednoduchým zadáním jména do vyhledávacího pole a následním vybráním jména myší. Poté přiřadíte nabízený útvar a potvrdíte výběr.
[[Soubor:Ces-kos-42.png|střed]]

== '''Asistent/ka podepisujícího''' ==
Delegovaní asistenti mají v aplikaci k dispozici identické prostředí jako podepisující. Mohou formuláře / smlouvy označovat jako zkontrolované. V případě, že analogové smlouvy byly podepsány, mohou je označovat za podepsané. Elektronické formuláře nemohou za podepisující označovat za podepsané - jedinou výjimkou je nahrání dokumentu podepsaného v jiném systému. Pro informace k sekcím k podpisu, prosím, pročtěte si sekci výše.

== '''Založení záznamu smlouvy - klíčový uživatel''' ==
KU obdrží po podpisu notifikaci, že byla podepsána smlouvy v případě, že UP podepisuje poslední. KU obdrží notifikaci, nahraje-li autor/předkladatel smlouvu podepsanou všemi stranami do detailu formuláře žádosti o podpis v případě, kdy UP nepodepisuje poslední. V notifikaci je odkaz na předmětný formulář a informace o předkladateli a formuláři. V detailu formuláře je v jeho horní části uvedeno číslo formuláře. KU vyhledá příslušný formulář v CES. Po kliknutí na záložku Formuláře žádosti o podpis - Nové se zobrazí přehled formulářů a také vyhledávací pole, která umožňují vyhledání konkrétního formuláře. Po zadání čísla formuláře do pole Hledat a klepnutí na klávesu Enter se vyhledá příslušný formulář. Kliknutím na ikonku s tužkou či na název formuláře se otevře okno Úprava formuláře. V dolní části okna formuláře klikne KU na tlačítko Vytvořit záznam smlouvy. Další postup u záznamu smlouvy je v [https://smlouvy.upol.cz/Content/Metodika_smlouvy_CES_29.05.2022.pdf metodice k CES].

== Exporty do ERMS ==

=== Formulář k analogově podepisované smlouvě ===

* Po založení vznikne spis s dokumenty
* Exportuje se nahraná hlavní komponenta a vytvoří se záznam o analogovém dokumentu
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Po podepsání se exportuje pdf formuláře

=== Formulář k elektronicky podepisované smlouvě ===

* Po vytvoření formuláře vznikne spis s dokumentem – hlavní komponentou
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Podepsaný soubor se exportuje po založení záznamu smlouvy

== Elektronické podpisy ==

* Ideálně jeden PDF soubor se všemi součástmi (přílohami smlouvy)
* Nic netisknout, neskenovat, nedělat v malování apod.
* Konverze – jediná správná na poště (CzechPointu); nikoli ta v ERMS!
* UP musí mít kvalifikovaný podpis – vizte <nowiki>https://cvt.upol.cz/certifikaty/</nowiki>
* Kontrolujte předchozí el. podpisy a především ten svůj (za UP)
* Elektronický podpis nemusí být vidět na tisku ani v obrazu souboru – rozhodující jsou „metadata“ v souboru PDF – tam naleznete i jeho datum
* Panel podpisu; přes pravé tlačítko – vydavatel, zámeček eIDAS, validovat, vlastnosti podpisu
* Celkem jasné v EU, jinde s otazníkem

CES - formulář žádosti o podpis

2026-03-04T09:30:24Z

Babuto00: /* Založení záznamu smlouvy - klíčový uživatel */

Následující text má za cíl pokrýt informace týkající se správy, tvorby formuláře žádosti o podpis v elektronické podobě, která byla nasazena do pilotního provozu na RUP UP v únoru 2026. Postup vytvoření formuláře v CES v souladu s novou vnitřní normou '''R-B-22/09 – Řád předkládání smluv k podpisu rektora UP''' a v návaznosti na vnitřní normu '''R-B-22/08 – CES a registr smluv''', ve znění pozdějších novel. Obě normy jsou účinné od června 2022 a nyní ještě doznají změn. '''Aplikace CES je dostupná pouze přes síť UP, nebo přes VPN.'''

== '''Vysvětlení názvosloví''' ==
=== Registr smluv x CES ===
'''CES''' je interní databází UP, která slouží primárně jejím zaměstnancům. Její fungování a podrobnosti upravuje stejnojmenná norma UP. Je zde uložena naprostá většina smluv UP uzavřených s výjimkami dle zmíněné normy včetně většího množství metadat než je v RS. Dá se v nich i solidně vyhledávat a filtrovat na odkazu smlouvy.upol.cz K uložení dokumentů však správně slouží spisová služba ERMS. Na UP je to úloha klíčových uživatelů.

'''Registr smluv (RS)''' je naproti tomu veřejně přístupná databáze, kam mají povinnost některé subjekty (mezi nimi i UP) vkládat jimi uzavřené smlouvy při dodržení podmínek nastavených v zákoně č. 340/2015 Sb., o registru smluv, ve znění pozdějších přepisů. Nejsou tam úplně všechny UP uzavřené smlouvy, ale dostane se tam i veřejnost. Znění smluv je v zákonem stanoveném rozsahu znečitelněno. RS spravovalo Ministerstvo vnitra ČR (nyní Dig. a inf. agentura) a je dostupný na webových stránkách [https://smlouvy.gov.cz/vyhledavani smlouvy.gov.cz/vyhledavani]. Na UP zajišťuje pouze operátor(ky)

=== Kdo je kdo (v normách, v CES a hlavně v praxi)? ===
Ne všichni v procesu (na formuláři) u každé smlouvy jsou, ale někteří se mohou vyskytovat i ve více pozicích. '''Musí to odpovídat realitě: byli-li nebo mají-li být zapojeni, musí být na košilce.'''

'''Předkladatel:''' Komunikuje se smluvní stranou, s dotč. útvary. Měl by před podpisem o smlouvě vědět nejvíc. Zpravidla vytváří formulář; vždy odpovídá za obsah

'''Autor''': Může předchystat formulář předkladateli

'''Dotčený útvar/dotčená osoba:''' Předkladatel s ním interně konzultoval smlouvu

'''Dotčený útvar právníka/právník:''' Tvořil či připomínkoval smlouvu

'''Příkazce operace a správce rozpočtu:''' Provádějí předběžnou kontrolu po stránce věcné a finanční rozhodnou, zda se smlouva uzavře – předá k podpisu.

'''Sekretariát podepisujícího:''' Průběžně sleduje smlouvy prošlé schvalovacím procesem. Kompletuje a připravuje dokumenty k podpisu – listinné smlouvy s košilkami hlavně.

'''Podepisující (R, D, ředitel):''' Smlouvu (ne)podepíše – právně jedná za UP. Substitut – podepisuje dle pověření určité smlouvy v zástupu za podepisujícího.

'''Klíčový uživatel:''' vytváří záznam smlouvy v CES (ideálně z košilky)

'''Operátor Registru smluv:''' Anonymizuje smlouvu a uveřejní ji v RS

'''Odpovědná osoba:''' Má na starost smlouvu po podpisu (často předkladatel)

== '''CES x ERMS''' ==
=== Termíny v ERMS a jejich souvislosti ===
[[Soubor:Ces-kos-34.png|střed]]

==== Digitální dokument ====

* je vždy '''originál'''.
* nepotřebuje '''žádnou papírovou''' verzi „pro jistotu“.
* musí mít '''smysluplný název''' odpovídající obsahu dokumentu.
* '''finální verze patří vždy do ERMS''', ne pouze na úložiště, cloud nebo do e-mailu.
* se předává standardními kanály: '''přes ERMS, datovou schránkou''', případně e-mailem (nejméně vhodné).
* který je odesílán ven jako právní úkon instituce, musí mít '''elektronický podpis nebo pečeť.'''
* screenshot, scan nebo tisk dokumentu '''není''' digitální dokument (pokud se nám v takovém stavu vrátí dokument podepsaný druhou stranou, je třeba požadovat nápravu – buď digitální podpis nebo autorizovanou konverzi s analogovým podpisem).

=== Předkladatel / Autor a ERMS ===
Výsledkem celého procesu je '''spis v ERMS''' obsahující '''formulář''' (digitální dokument) a '''smlouvu''' (digitální nebo analogový dokument), případně přílohy. Zpracovatelem, tzn. '''držitelem''', tohoto spisu je '''autor''', pokud v Profilu spisu v CES nezvolí '''předkladatel'''.

Kdo drží '''v ERMS záznam''' o analogovém dokumentu, drží i odpovídající '''analogový dokument'''. Nelze ho mít umístěn u někoho jiného nebo na jiném oddělení. '''Zpracovatel''' může v ERMS '''zpřístupnit''' spis k nahlížení nebo editaci i ostatním, např. '''klíčovému uživateli'''.

Dokumenty je třeba správně a včas '''vyřídit''' a spis následně uzavřít. '''Spis''' smlouvy lze '''uzavřít''' ve chvíli, kdy je smluvní vztah definitivně skončen a neočekává se vznik žádných dalších dokumentů (dodatek, reklamace, protokol o předání díla, atd.).

'''Zpracovatel''' se stará o to, aby k uzavření spisu ve správný čas došlo, a předává spis v ERMS na '''spisovnu'''. Správná evidence a postupy '''snižují riziko chyb i sankcí pro instituci''' a pomáhají udržet provoz '''bez zbytečné zátěže''' uzavřených agend. Pro pomoc nebo s dotazy je doporučeno '''vždy se obracet na spisovou službu.'''

=== Zpřístupnění spisu jiným uživatelům ERMS ===
V ERMS v menu vyberte položku '''Zpracovatel [1]''', následně přejděte na '''Spisy [2]''' a klikněte na '''Přehled spisů [3]'''.
[[Soubor:Ces-kos-35.png|střed]]
Vyberte požadovaný spis zaškrtnutím '''pole [1]''' v seznamu, poté vyberte '''ikonu [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-36.png|střed|911x911pixelů]]
V okně '''Zpřístupnit spis''' vyberte '''Přístup''' '''uživateli'''.
[[Soubor:Ces-kos-38.png|střed|841x841pixelů]]
V okně '''Výběr zaměstnance''' zvolíte položku '''Vyhledat zaměstnance'''. V okně '''Vyhledání zaměstnance''' napište jméno osoby a '''Vyhledat''', označte osobu v checkboxu a klikněte na '''Uložit''' (postup lze opakovat a přidávat tak osoby do okna Výběr zaměstnance). V okně '''Výběr zaměstnance''' označit osobu/y a '''Uložit.'''

V okně '''Udělení nového přístupu''' nastavit platnost od (dnes) do (lze nechat prázdné nebo přístup konkrétně omezit).
[[Soubor:Ces-kos-39.png|střed|377x377pixelů]]
Zvolte '''Povolit zatřízení do spisu''' (pro povolení spis editovat), případně nechat toto pole prázdné (pro povolení do spisu pouze nahlížet) a Uložte.
[[Soubor:Ces-kos-40.png|střed|397x397pixelů]]
V Přehledu spisů se u příslušného spisu ve sloupci '''Stav''' objevil symbol ikony zpřístupnění = Zpřístupněný spis. V okně '''Detail spisu''' v kartě ''Přístup'' lze vidět seznam uživatelů, kteří mají ke spisu přístup a s jakým oprávněním. Pomocí '''notifikace''' lze nastavit upozornění na udělení přístupu: '''Zpracovatel -> Další funkce -> Notifikace'''.

== '''Cesta formuláře (a smlouvy)''' ==
'''Všeobecně shrnutí procesu:'''

# Založení formuláře a odeslání ke schválení
# Vyjádření dotčených útvarů
# Schvalování příkazcem operace a správcem rozpočtu
# Schválení kvestorem není-li správcem rozpočtu v případě stavebních a přístrojových investic
# Schválení kancléřem je-li potřeba souhlas správní rady
# Po kompletním schválení míří elektronický formulář (a smlouva) k podpisu rektora, v případě analogu musí být v listinné podobě doručena
# Podpis dokumentu v CES, jinde (vložení podepsaného originálu do systému), u analogového dokumentu na papíře
# Elektronická smlouva jde po podpisu předkladateli/autorovi či přímo klíčovému uživateli, je-li UP posledním podepisujícím. Listinná smlouva se vrací fyzicky dle stejného klíče.
# Nepodepisuje-li UP jako poslední, musí předkladatel/autor zajištit podpis dalších stran a následně předat finální dokument KU
# Zavedení smlouvy do CES klíčovým uživatelem
# Uveřejnění smlouvy v RS operátorem

=== Doplňující informace ===
'''Předkladatel''' ('''pokud není autorem''') musí formulář po vyplnění autorem doplnit a následně odeslat do schvalovacího workflow. Vyjádření dotčených útvarů a dotčené osoby nemusí být součásti workflow.

'''Souhlas „původního podepisujícího“ se substitutem:'''

* Pokud na základě normy UP (typicky Statut UP, statut součásti UP, norma o pověření právním jednáním za UP) či dlouhodobého pověření jiného má podepisovat někdo jiný než vybraná podepisující osoba, vyberte jej z menu. Nejste-li si jistí, konzultujte s podepisující osobou nebo její kanceláří. Neslouží k vyplňování dočasných zástupů v nepřítomnosti. Krátké odůvodnění doplňte níže do pole Poznámka. Má-li podepisovat osoba jiná než uvedená v této nabídce, nechte toto pole prázdné a poznamenejte to níže do pole Poznámka.
* Když se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, o řádek výše vyplňte děkana a zde vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

'''Formulář zamítnutý jedním ze schvalujících je zamítnut jako celek.''' Lze vytvořit kopii a provést potřebné opravy a odeslat jej znovu do schvalovacího procesu.

'''Formulář nedoporučený dotčeným útvarem''' postupuje dále do schvalovacího procesu a vyjádření dotčených útvarů jsou dostupné schvalovatelům i podepisujícím.

=== Po podpisu ===
Po podpisu jde autorovi, předkladateli (klíčovému uživateli a OVZ je-li relevantní) notifikace o tom, že smlouva byla podepsána.

Jde-li o smlouvu, kde UP podepisuje jako poslední, klíčový uživatel (po obdržení listinného originálu smlouvy u listinných smluv; po obdržení originálu elektronicky podepsané smlouvy, pokud není v systému) zavede smlouvu do CES.

Jde-li o smlouvu, kde UP nepodepisuje poslední, předkladatel (autor) zajistí podpis ostatních stran a originál smlouvy doručí klíčovému uživateli po podpisu ostatních stran.

== '''Vytváření formuláře žádosti o podpis (role autora / předkladatele)''' ==
'''Formulář začínáte vytvářet v momentu, kdy již máte s ostatními smluvními stranami dohodnutu finální podobu smlouvy a víte, v jakém pořadí bude UP podepisovat a zda se bude uzavírat smlouva v listinné podobě ("na papíře") nebo v elektronické podobě s elektronickými podpisy všech smluvních stran''' (UP a jiní "veřejnoprávní podepisující" - § 5 zákona č. 297/2016 Sb. o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, ve znění pozdějších předpisů vždy kvalifikovaný; druhá strana z EU alespoň uznávaný)'''. Současně už Vám musí být jasné, s kým vším jste reálně smlouvu konzultovali před finalizací''' (např. právní oddělení, EO apod.)'''. Věnujte prosím opravdu významnou pozornost vyplnění polí s názvy ''"Žádáte o elektronický podpis rektora?"'' a ''"Podepisuje UP jako poslední?"''.''' Mají totiž vliv na chování následných procesů a chyba v jejich vyplnění může znamenat nesprávné workflow.

Přihlášení do aplikace CES a přihlašování zůstává stejné, jako to bylo doposud, tj. smlouvy.upol.cz a přihlašovací údaje stejné jako do Portálu. Pro tvorbu nového formuláře je potřeba vybrat sekci '''Formuláře žádosti o podpis – Nové [1].''' V sekci '''Formuláře žádosti o podpis - staré''' naleznete formuláře vytvořené v původní verzi aplikace.
[[Soubor:Ces-kos-01.png|střed|bezrámu|508x508pixelů]]
Každý formulář obsahuje informační bubliny, kde se nachází informace pro korektní vyplnění formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-00.png|střed|bezrámu|682x682pixelů]]

=== Provázání s ERMS ===
Odesláním formuláře do schvalovacího procesu vznikne automaticky spis v ERMS. Spis bude po odeslání obsahovat dokument, který bude označen pro export do ERMS (více naleznete níže). Spis bude po podpisu a zavedení záznamu smlouvy obsahovat podepsaný soubor a formulář. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.

Pokud vám smlouva přišla k elektronickému podpisu e-mailem, pak nemusíte nic zakládat v ERMS, stačí takový soubor poté nahrát k formuláři ve spodní části obrazovky. Vyberete v menu Ne.
[[Soubor:Ces-kos-02.png|střed|bezrámu|554x554pixelů]]

==== Dokument smlouvy v ERMS neexistuje ====
Pokud ještě smlouva v elektronické spisové službě číslo nemá, vyberte variantu NE. Spis pro smlouvu bude založen automaticky při odeslání formuláře ke schválení.

==== Dokument smlouvy v ERMS již existuje ====
Pokud již smlouva je zavedena v elektronické spisové službě, vyberte ANO a vyhledejte číslo dokumentu v pole vpravo. Poté musíte vyhledat dokument, který v ERMS již existuje a následně jej spárovat se zakládaným formulářem do jednoho spisu. Vyhledávání dokumentů je zatříděné věcnou skupinou, která patří přihlášenému uživateli. Vybraný dokument bude následně přiřazen do spisu, který vznikne po odeslání formuláře do schvalovacího procesu. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.

=== Smlouvu bude podepisovat ===
Vyberte kdo bude smlouvu podepisovat. Podepisující mají nastavené za sebe pověřené osoby, které za primárního podepisujícího. Pokud se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, pak v sekci 1) vyplňte děkana a v sekci 2) vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

=== Žádáte o elektronický podpis rektora ===
Pro elektronické podepsání vyberte „Ano". V případě smluv podepisovaných elektronickým podpisem podle příslušných právních předpisů s formulářem bude vždy putovat soubor s finálním zněním smlouvy určený k podpisu. Ten vložte ve formátu PDF (smlouva a všechny přílohy v jednom souboru) níže v sekci Dokumenty pro předběžnou kontrolu a označte jako „Toto podepsat“. Po podpisu za UP Vám přijde e-mail s odkazem, kde lze podepsaný soubor nalézt.

=== Možnost změny předkladatele ===
Nově je možné vytvořit formulář za jiného předkladatele. Stačí '''odebrat [1]''' své jméno.
[[Soubor:Ces-kos-03.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Následně vyberte z nabídky konkrétního předkladatele.
[[Soubor:Ces-kos-04.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Autor formuláře zůstane s formulářem provázán. Autor i předkladatel budou z CES dostávat notifikace týkající se formuláře.Vytvořený spis v ERMS bude defaultně patřit autorovi, nicméně toto je možné změnit ve spodní části obrazovky pod tlačítkem '''Profil spisu [1]'''.
[[Soubor:Ces-kos-30.png|střed|bezrámu|857x857pixelů]]
V profilu spisu pak naleznete tlačítko pro předání spisu předkladateli, či autorovi.
[[Soubor:Ces-kos-37.png|střed|900x900pixelů]]

=== Vyjádření dotčených útvarů ===
Autor může vybrat dotčené osoby, kterým formulář předá k vyjádření. Vyjadřující se osoby formulář mohou doporučit, nedoporučit, případně mohou přidat další dotčenou osobu do vyjadřovacího procesu. Po odeslání formuláře ke schválení je možné v případě potřeby v detailu formuláře měnit dotčené útvary. Vyplňujte vždy dle skutečnosti osoby, se kterými jste formulář opravdu konzultovali. Pokud jste formulář s nikým nekonzultovali, nemusíte nikoho označovat jako dotčenou osobu.

Můžete vybrat buď osoby z UP, které si '''vyhledáte sami [1]''', popřípadně vyberete '''dotčený útvar právníka [2]''' a následně vyberete právníka, se kterým jste smlouvu konzultovali.
[[Soubor:Ces-kos-05.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

==== Změna dotčené osoby ====
Můžete nahradit dotčenou osobu v detailu formuláře odeslaného k vyjádření pomocí zvýrazněného tlačítka na řádku se jménem dané osoby.
[[Soubor:Ces-kos-13.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

=== Řídící kontrola ===
V sekci řídící kontrola nastavujete '''zdroje a SPP prvky [1]''' relevantní pro váš formulář. Zobrazení příkazci a správci budou následně formulář schvalovat.

Oproti předchozí verzi formuláře přibylo pole '''Finanční zdroj [2]'''. Pokud zdroj nezná autor ani předkladatel, musí jej vyplnit příkazce. V případě více nevyplněných zdrojů u více SPP / NSS doplňuje příkazce vždy jen ke svému SPP / NS. Zdroje se filtrují se dle vybraného SPP či NS.
[[Soubor:Ces-kos-07.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]
SPP prvky lze vyhledávat i dle '''pokročilého vyhledávání [1]''', kde je možné vyhledávat dle příkazce, správce, NS, názvu a čísla SPP prvku.
[[Soubor:Ces-kos-08.png|střed|bezrámu|415x415pixelů]]
Součástí nastavení řídící kontroly jsou nastavení zda se jedná o '''stavební nebo přístrojovou investici''' nebo zda je potřeba '''Souhlas správní rady.''' Pokud vyberete ano u ''investic'', pak formulář bude schvalovat i '''kvestor''' není-li správcem rozpočtu ve výše vybraném zdroji. Pokud vyberete možnost Ano u ''souhlasu Správní rady UP'', pak formulář bude schvalovat navíc ještě '''kancléř'''.
[[Soubor:Ces-kos-09.png|střed|bezrámu|526x526pixelů]]

=== Dokumenty ===
Prostřednictvím dvou tlačítek níže nahrajte k formuláři dokumenty. Vždy je třeba pro řídicí kontrolu nahrát minimálně finální podobu smlouvy včetně všech příloh. V případě smluv podepisovaných elektronicky '''nahrajte pro řídicí kontrolu [3]''' i verzi smlouvy určenou k podpisu za UP.

Pole '''Zavést do ERMS [1]''' se uloží do spisové služby jako doklad proběhnuvší řídicí kontroly spolu s finální podobou tohoto formuláře. Export vybraného souboru do ERMS se provádí při odeslání ke schválení. Do ERMS se bude zavádět právě jeden dokument.'''Toto podepsat [2]''' – označuje se jen u elektronicky podepisovaných smluv.

'''Pomocný dokument [4]''' slouží pro případná vyjádření, podklady pro znečitelnění pasáží smlouvy apod.
[[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

==== Nový dokument k podpisu během schvalovacího procesu ====
Pokud obdržíte v průběhu schvalování nebo před podpisem dokument k podpisu (např. byl podepsán dalšími protistranami aj.), můžete jej v detailu donahrát a označit jej k podpisu. [[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
=== Odeslání ke schválení / Předání předkladateli ===
Rozpracovaný formulář si uložte tlačítkem '''Přidat [1]'''. Připravený formulář buď '''odešlete ke schválení [2]''', jste-li autorem a předkladatelem zároveň.
[[Soubor:Ces-kos-17.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Pokud je předkladatel někdo jiný, musíte formulář předkladateli nejprve '''předat [1]'''. Ten následně formulář najde v přehledu formulářů, popř. nalezne odkaz v notifikačním e-mailu.
[[Soubor:Ces-kos-12.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

=== Stav schvalování ===
Každý uživatel může jednoduše několika způsoby zjistit, v jakém stavu se jeho formulář nachází. Jedním způsobem je ikona v přehledu formulářů, kde stav symbolizuje '''ikona [1]''' v levé části tabulky. Pod tabulkou je jednoduchá stavová legenda. Přesnější informace nalezne uživatel v '''detailu [2]''' formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-28.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Ve spodní části formuláře je dostupný náhled na to, kdo již schválil a na koho se ještě se schválením čeká.
[[Soubor:Ces-kos-29.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Elektronický podepsaný dokument ===
Po podpisu naleznete podepsaný dokument v detailu formuláře. Dokument si můžete uložit kliknutím pravým tlačítkem myši -> Uložit cíl jako.
[[Soubor:Ces-kos-33.png|střed]]

=== Nahrání kompletně podepsaného dokumentu ===
Pokud UP nepodepisuje jako poslední, pak je potřeba nahrát elektronicky podepsaný dokument podepsaný všemi stranami do CES. To můžete udělat v roli předkladatele či autora v detailu formuláře. V sekci Dokumenty z pozdějších fází naleznete tlačítko Nahrát podepsaný soubor. Nahrajete kompletně podepsaný soubor.

Po nahrání kliknete na Uzamknout práci s dokumenty. Tímto předáte formulář klíčovému uživateli a ten bude informován o tom, že může založit záznam smlouvy z vašeho formuláře.

== '''Vyjádření dotčených útvarů - role dotčené osoby / právníka''' ==
Informace s žádostí o vyjádření se k formuláři obdrží dotčený útvar pomocí e-mailové notifikace.

=== Přehled formulářů ===
Veškeré formuláře k vyjádření nalezne v příslušné sekci '''K vyjádření [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-14.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře.

==== Přidání dotčené osoby ====
V sekci III. Vyjádření dotčených útvarů můžete '''přidat další dotčenou osobu [1]''' pro vyjádření k formuláři, uznáte-li za nutné či vhodné, aby formulář viděl někdo další.
[[Soubor:Ces-kos-15.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

==== Vyjádření ====
Tlačítka pro doporučení – nedoporučení jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby nedoporučit je komentář k vyjádření povinný. Komentář k doporučení či nedoporučení se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím.
[[Soubor:Ces-kos-16.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== '''Schvalování - role příkazce, správce, kvestora a kancléře''' ==
Na nový formulář ke schválení je schvalující upozorněn notifikačním e-mailem. Schvalovatelé mohou formulář schválit, či zamítnout. Zatmítnutím jedním ze schvalovatelů se schvalovací proces ukončí. Ke schvalovatelům se buď formulář dostane po vyjádření dotčených útvarů, případně rovnou nejsou-li do vyjadřovacího procesu dotčené útvary zapojeny.

=== Přehled formulářů ===
Formuláře ke schválení se nachází v sekci '''Ke Schválení [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2].'''
[[Soubor:Ces-kos-18.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře. Rovněž jsou zde dostupná i vyjádření dotčených osob či schvalovatelů, byli-li součástí vyjadřovacího procesu.
[[Soubor:Ces-kos-31.png|střed|bezrámu|605x605pixelů]]

==== Schvalování ====
Tlačítka pro '''schválení – zamítnutí [1]''' jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby zamítnout je komentář k vyjádření povinný. Komentář ke schválení či zamítnutí se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím (byl-li formulář schválen).
[[Soubor:Ces-kos-19.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== '''Podepisování - role rektor, děkan, ředitel, osoba oprávněná podpisu''' ==

Uživatelé oprávněni k podepisování mají v aplikaci k ispozici sekce pro podepisování - jedna z nich je pro '''analogové podpisy [1]''', druhá pro '''elektronické podpisy [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-32.png|střed|bezrámu|663x663pixelů]]

=== Analogové podpisy ===
Analogové dokumenty se podepisují v listinné podobě, v aplikaci se jen provede záznam o zkontrolování a podepsání příslušného dokumentu. V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na detail formuláře.

Analogové dokumenty se označují tlačítkem Zkontrolováno, když fyzicky dorazí k podpisu a jsou zkontrolovány. Pokud je v pořadí více dokumentů, je možné je nejprve označit za zkontrolované a následně je hromadně či po jednom označit jako podepsané, jakmile jsou fyzicky podepsané.
[[Soubor:Ces-kos-25.png|střed|805x805pixelů]]
Jakmile je fomulář označen jako zkontrolovaný, pak je možné jej '''označit za podepsaný [4]''', byl-li již podepsaný listinně. Zkontrolované formuláře je možné označovat '''jednotlivě [1]''' k hromadnému podpisu, lze označit i '''vše [2]''' zkontrolováno k hromadnému '''označení za podepsané [3].'''
[[Soubor:Ces-kos-27.png|střed|857x857pixelů]]
Pod tlačítkem '''Další [1]''' je možnost '''změnit''' '''podepisujícího [2]''', v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, nebo označit formulář stav '''Odmítám podepsat [3]''',
[[Soubor:Ces-kos-26.png|střed]]

=== Elektronické podpisy ===

V přehledu formulářů k '''elektronickému podpisu [1]''' lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na '''detail [2]''' formuláře. Jsou-li dostupné komenátře dotčených osob či schvalujícících, budou zde rovněž zobrazeny.

Digitální dokumenty se '''označují''' stejně jako u analogu označují za zkontrolované tlačítkem '''Zkontrolováno [3]'''. Nemusí se čekat, až fyzicky dorazí a mohou být rovnou podepsány. Podepisuje se v nástroji REMSIG. Stejně jako u analogových formulářů je možné označit jednotlivé formuláře za zkontrolované a poté je hromadně podepsat.
[[Soubor:Ces-kos-20.png|střed|bezrámu|888x888pixelů]]

Můžete podepsat '''jednotlivé soubory [4],''' ale i můžete '''označit po jednotlivých kusech [1],''' můžete '''označit [2]''' všechny zkontrolované soubory k podpisu a následně je '''hromadně podepsat [3]'''.
[[Soubor:Ces-kos-22.png|střed|910x910pixelů]]
Pod tlačítkem další je možnost označit formulář stav '''Odmítám podepsat [4]''', či '''změnit podepisujícího [1]''', v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, případně je možné nahrát již '''podepsaný dokument v jiném systému [2]''', popř. '''donahrát [3]''' aktuální verzi dokumentu k podpisu, je-li vám doručen podepsaný všemi stranami jinou cestou, např. e-mailem.
[[Soubor:Ces-kos-21.png|střed]]

==== REMSIG ====
V případě, že podepisující vidí záložku '''REMSIG [1]''', pak je to z toho důvodu, aby viděli, co už bylo jimi odesláno do Remsigu, ale tam to z nějakého důvodu nepodepsali.
[[Soubor:Ces-kos-23.png|střed]]
Poté pod záložkou REMSIG uvidíte přehled čekajících dokumentů k podpisu. Pro podpis klikněte na tlačítko '''Remsig'''.
[[Soubor:Ces-kos-24.png|střed|849x849pixelů]]

=== Kancelář podepisujícího ===
Jste-li v roli podepisující osoby (včetně tzv. zastupujícího podepisujícího), pak máte v menu k dispozici položku '''Kancelář podepisujícího [1]'''. Zde si můžete spravovat osoby, které jsou aktuálně součástí vaší kanceláře a připravují vám podklady k podpisu. Osoby již existující můžete '''odebrat [2]''', následně '''přidáte nové [3]''' a na konci editace vše '''uložíte [4]'''.
[[Soubor:Ces-kos-41.png|střed|837x837pixelů]]
Přidávání nové osoby probíhá jednoduchým zadáním jména do vyhledávacího pole a následním vybráním jména myší. Poté přiřadíte nabízený útvar a potvrdíte výběr.
[[Soubor:Ces-kos-42.png|střed]]

== '''Asistent/ka podepisujícího''' ==
Delegovaní asistenti mají v aplikaci k dispozici identické prostředí jako podepisující. Mohou formuláře / smlouvy označovat jako zkontrolované. V případě, že analogové smlouvy byly podepsány, mohou je označovat za podepsané. Elektronické formuláře nemohou za podepisující označovat za podepsané - jedinou výjimkou je nahrání dokumentu podepsaného v jiném systému. Pro informace k sekcím k podpisu, prosím, pročtěte si sekci výše.

== '''Založení záznamu smlouvy - klíčový uživatel''' ==
KU obdrží po podpisu notifikaci, že byl formulář podepsán. V notifikaci je odkaz na předmětný formulář. V detailu formuláře je v jeho horní části uvedeno číslo formuláře. KU vyhledá příslušný formulář v CES. Po kliknutí na záložku Formuláře žádosti o podpis - Nové se zobrazí přehled formulářů a také vyhledávací pole, která umožňují vyhledání konkrétního formuláře. Po zadání čísla formuláře do pole Hledat a klepnutí na klávesu Enter se vyhledá příslušný formulář. Kliknutím na ikonku s tužkou či na název formuláře se otevře okno Úprava formuláře. V dolní části okna formuláře klikne KU na tlačítko Vytvořit záznam smlouvy. Další postup u záznamu smlouvy je v [https://smlouvy.upol.cz/Content/Metodika_smlouvy_CES_29.05.2022.pdf metodice k CES].

== Exporty do ERMS ==

=== Formulář k analogově podepisované smlouvě ===

* Po založení vznikne spis s dokumenty
* Exportuje se nahraná hlavní komponenta a vytvoří se záznam o analogovém dokumentu
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Po podepsání se exportuje pdf formuláře

=== Formulář k elektronicky podepisované smlouvě ===

* Po vytvoření formuláře vznikne spis s dokumentem – hlavní komponentou
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Podepsaný soubor se exportuje po založení záznamu smlouvy

== Elektronické podpisy ==

* Ideálně jeden PDF soubor se všemi součástmi (přílohami smlouvy)
* Nic netisknout, neskenovat, nedělat v malování apod.
* Konverze – jediná správná na poště (CzechPointu); nikoli ta v ERMS!
* UP musí mít kvalifikovaný podpis – vizte <nowiki>https://cvt.upol.cz/certifikaty/</nowiki>
* Kontrolujte předchozí el. podpisy a především ten svůj (za UP)
* Elektronický podpis nemusí být vidět na tisku ani v obrazu souboru – rozhodující jsou „metadata“ v souboru PDF – tam naleznete i jeho datum
* Panel podpisu; přes pravé tlačítko – vydavatel, zámeček eIDAS, validovat, vlastnosti podpisu
* Celkem jasné v EU, jinde s otazníkem

CES - formulář žádosti o podpis

2026-03-04T08:21:45Z

Babuto00: /* Asistent/ka rektora / děkana / ředitele */

Následující text má za cíl pokrýt informace týkající se správy, tvorby formuláře žádosti o podpis v elektronické podobě, která byla nasazena do pilotního provozu na RUP UP v únoru 2026. Postup vytvoření formuláře v CES v souladu s novou vnitřní normou '''R-B-22/09 – Řád předkládání smluv k podpisu rektora UP''' a v návaznosti na vnitřní normu '''R-B-22/08 – CES a registr smluv''', ve znění pozdějších novel. Obě normy jsou účinné od června 2022 a nyní ještě doznají změn. '''Aplikace CES je dostupná pouze přes síť UP, nebo přes VPN.'''

== '''Vysvětlení názvosloví''' ==
=== Registr smluv x CES ===
'''CES''' je interní databází UP, která slouží primárně jejím zaměstnancům. Její fungování a podrobnosti upravuje stejnojmenná norma UP. Je zde uložena naprostá většina smluv UP uzavřených s výjimkami dle zmíněné normy včetně většího množství metadat než je v RS. Dá se v nich i solidně vyhledávat a filtrovat na odkazu smlouvy.upol.cz K uložení dokumentů však správně slouží spisová služba ERMS. Na UP je to úloha klíčových uživatelů.

'''Registr smluv (RS)''' je naproti tomu veřejně přístupná databáze, kam mají povinnost některé subjekty (mezi nimi i UP) vkládat jimi uzavřené smlouvy při dodržení podmínek nastavených v zákoně č. 340/2015 Sb., o registru smluv, ve znění pozdějších přepisů. Nejsou tam úplně všechny UP uzavřené smlouvy, ale dostane se tam i veřejnost. Znění smluv je v zákonem stanoveném rozsahu znečitelněno. RS spravovalo Ministerstvo vnitra ČR (nyní Dig. a inf. agentura) a je dostupný na webových stránkách [https://smlouvy.gov.cz/vyhledavani smlouvy.gov.cz/vyhledavani]. Na UP zajišťuje pouze operátor(ky)

=== Kdo je kdo (v normách, v CES a hlavně v praxi)? ===
Ne všichni v procesu (na formuláři) u každé smlouvy jsou, ale někteří se mohou vyskytovat i ve více pozicích. '''Musí to odpovídat realitě: byli-li nebo mají-li být zapojeni, musí být na košilce.'''

'''Předkladatel:''' Komunikuje se smluvní stranou, s dotč. útvary. Měl by před podpisem o smlouvě vědět nejvíc. Zpravidla vytváří formulář; vždy odpovídá za obsah

'''Autor''': Může předchystat formulář předkladateli

'''Dotčený útvar/dotčená osoba:''' Předkladatel s ním interně konzultoval smlouvu

'''Dotčený útvar právníka/právník:''' Tvořil či připomínkoval smlouvu

'''Příkazce operace a správce rozpočtu:''' Provádějí předběžnou kontrolu po stránce věcné a finanční rozhodnou, zda se smlouva uzavře – předá k podpisu.

'''Sekretariát podepisujícího:''' Průběžně sleduje smlouvy prošlé schvalovacím procesem. Kompletuje a připravuje dokumenty k podpisu – listinné smlouvy s košilkami hlavně.

'''Podepisující (R, D, ředitel):''' Smlouvu (ne)podepíše – právně jedná za UP. Substitut – podepisuje dle pověření určité smlouvy v zástupu za podepisujícího.

'''Klíčový uživatel:''' vytváří záznam smlouvy v CES (ideálně z košilky)

'''Operátor Registru smluv:''' Anonymizuje smlouvu a uveřejní ji v RS

'''Odpovědná osoba:''' Má na starost smlouvu po podpisu (často předkladatel)

== '''CES x ERMS''' ==
=== Termíny v ERMS a jejich souvislosti ===
[[Soubor:Ces-kos-34.png|střed]]

==== Digitální dokument ====

* je vždy '''originál'''.
* nepotřebuje '''žádnou papírovou''' verzi „pro jistotu“.
* musí mít '''smysluplný název''' odpovídající obsahu dokumentu.
* '''finální verze patří vždy do ERMS''', ne pouze na úložiště, cloud nebo do e-mailu.
* se předává standardními kanály: '''přes ERMS, datovou schránkou''', případně e-mailem (nejméně vhodné).
* který je odesílán ven jako právní úkon instituce, musí mít '''elektronický podpis nebo pečeť.'''
* screenshot, scan nebo tisk dokumentu '''není''' digitální dokument (pokud se nám v takovém stavu vrátí dokument podepsaný druhou stranou, je třeba požadovat nápravu – buď digitální podpis nebo autorizovanou konverzi s analogovým podpisem).

=== Předkladatel / Autor a ERMS ===
Výsledkem celého procesu je '''spis v ERMS''' obsahující '''formulář''' (digitální dokument) a '''smlouvu''' (digitální nebo analogový dokument), případně přílohy. Zpracovatelem, tzn. '''držitelem''', tohoto spisu je '''autor''', pokud v Profilu spisu v CES nezvolí '''předkladatel'''.

Kdo drží '''v ERMS záznam''' o analogovém dokumentu, drží i odpovídající '''analogový dokument'''. Nelze ho mít umístěn u někoho jiného nebo na jiném oddělení. '''Zpracovatel''' může v ERMS '''zpřístupnit''' spis k nahlížení nebo editaci i ostatním, např. '''klíčovému uživateli'''.

Dokumenty je třeba správně a včas '''vyřídit''' a spis následně uzavřít. '''Spis''' smlouvy lze '''uzavřít''' ve chvíli, kdy je smluvní vztah definitivně skončen a neočekává se vznik žádných dalších dokumentů (dodatek, reklamace, protokol o předání díla, atd.).

'''Zpracovatel''' se stará o to, aby k uzavření spisu ve správný čas došlo, a předává spis v ERMS na '''spisovnu'''. Správná evidence a postupy '''snižují riziko chyb i sankcí pro instituci''' a pomáhají udržet provoz '''bez zbytečné zátěže''' uzavřených agend. Pro pomoc nebo s dotazy je doporučeno '''vždy se obracet na spisovou službu.'''

=== Zpřístupnění spisu jiným uživatelům ERMS ===
V ERMS v menu vyberte položku '''Zpracovatel [1]''', následně přejděte na '''Spisy [2]''' a klikněte na '''Přehled spisů [3]'''.
[[Soubor:Ces-kos-35.png|střed]]
Vyberte požadovaný spis zaškrtnutím '''pole [1]''' v seznamu, poté vyberte '''ikonu [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-36.png|střed|911x911pixelů]]
V okně '''Zpřístupnit spis''' vyberte '''Přístup''' '''uživateli'''.
[[Soubor:Ces-kos-38.png|střed|841x841pixelů]]
V okně '''Výběr zaměstnance''' zvolíte položku '''Vyhledat zaměstnance'''. V okně '''Vyhledání zaměstnance''' napište jméno osoby a '''Vyhledat''', označte osobu v checkboxu a klikněte na '''Uložit''' (postup lze opakovat a přidávat tak osoby do okna Výběr zaměstnance). V okně '''Výběr zaměstnance''' označit osobu/y a '''Uložit.'''

V okně '''Udělení nového přístupu''' nastavit platnost od (dnes) do (lze nechat prázdné nebo přístup konkrétně omezit).
[[Soubor:Ces-kos-39.png|střed|377x377pixelů]]
Zvolte '''Povolit zatřízení do spisu''' (pro povolení spis editovat), případně nechat toto pole prázdné (pro povolení do spisu pouze nahlížet) a Uložte.
[[Soubor:Ces-kos-40.png|střed|397x397pixelů]]
V Přehledu spisů se u příslušného spisu ve sloupci '''Stav''' objevil symbol ikony zpřístupnění = Zpřístupněný spis. V okně '''Detail spisu''' v kartě ''Přístup'' lze vidět seznam uživatelů, kteří mají ke spisu přístup a s jakým oprávněním. Pomocí '''notifikace''' lze nastavit upozornění na udělení přístupu: '''Zpracovatel -> Další funkce -> Notifikace'''.

== '''Cesta formuláře (a smlouvy)''' ==
'''Všeobecně shrnutí procesu:'''

# Založení formuláře a odeslání ke schválení
# Vyjádření dotčených útvarů
# Schvalování příkazcem operace a správcem rozpočtu
# Schválení kvestorem není-li správcem rozpočtu v případě stavebních a přístrojových investic
# Schválení kancléřem je-li potřeba souhlas správní rady
# Po kompletním schválení míří elektronický formulář (a smlouva) k podpisu rektora, v případě analogu musí být v listinné podobě doručena
# Podpis dokumentu v CES, jinde (vložení podepsaného originálu do systému), u analogového dokumentu na papíře
# Elektronická smlouva jde po podpisu předkladateli/autorovi či přímo klíčovému uživateli, je-li UP posledním podepisujícím. Listinná smlouva se vrací fyzicky dle stejného klíče.
# Nepodepisuje-li UP jako poslední, musí předkladatel/autor zajištit podpis dalších stran a následně předat finální dokument KU
# Zavedení smlouvy do CES klíčovým uživatelem
# Uveřejnění smlouvy v RS operátorem

=== Doplňující informace ===
'''Předkladatel''' ('''pokud není autorem''') musí formulář po vyplnění autorem doplnit a následně odeslat do schvalovacího workflow. Vyjádření dotčených útvarů a dotčené osoby nemusí být součásti workflow.

'''Souhlas „původního podepisujícího“ se substitutem:'''

* Pokud na základě normy UP (typicky Statut UP, statut součásti UP, norma o pověření právním jednáním za UP) či dlouhodobého pověření jiného má podepisovat někdo jiný než vybraná podepisující osoba, vyberte jej z menu. Nejste-li si jistí, konzultujte s podepisující osobou nebo její kanceláří. Neslouží k vyplňování dočasných zástupů v nepřítomnosti. Krátké odůvodnění doplňte níže do pole Poznámka. Má-li podepisovat osoba jiná než uvedená v této nabídce, nechte toto pole prázdné a poznamenejte to níže do pole Poznámka.
* Když se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, o řádek výše vyplňte děkana a zde vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

'''Formulář zamítnutý jedním ze schvalujících je zamítnut jako celek.''' Lze vytvořit kopii a provést potřebné opravy a odeslat jej znovu do schvalovacího procesu.

'''Formulář nedoporučený dotčeným útvarem''' postupuje dále do schvalovacího procesu a vyjádření dotčených útvarů jsou dostupné schvalovatelům i podepisujícím.

=== Po podpisu ===
Po podpisu jde autorovi, předkladateli (klíčovému uživateli a OVZ je-li relevantní) notifikace o tom, že smlouva byla podepsána.

Jde-li o smlouvu, kde UP podepisuje jako poslední, klíčový uživatel (po obdržení listinného originálu smlouvy u listinných smluv; po obdržení originálu elektronicky podepsané smlouvy, pokud není v systému) zavede smlouvu do CES.

Jde-li o smlouvu, kde UP nepodepisuje poslední, předkladatel (autor) zajistí podpis ostatních stran a originál smlouvy doručí klíčovému uživateli po podpisu ostatních stran.

== '''Vytváření formuláře žádosti o podpis (role autora / předkladatele)''' ==
'''Formulář začínáte vytvářet v momentu, kdy již máte s ostatními smluvními stranami dohodnutu finální podobu smlouvy a víte, v jakém pořadí bude UP podepisovat a zda se bude uzavírat smlouva v listinné podobě ("na papíře") nebo v elektronické podobě s elektronickými podpisy všech smluvních stran''' (UP a jiní "veřejnoprávní podepisující" - § 5 zákona č. 297/2016 Sb. o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, ve znění pozdějších předpisů vždy kvalifikovaný; druhá strana z EU alespoň uznávaný)'''. Současně už Vám musí být jasné, s kým vším jste reálně smlouvu konzultovali před finalizací''' (např. právní oddělení, EO apod.)'''. Věnujte prosím opravdu významnou pozornost vyplnění polí s názvy ''"Žádáte o elektronický podpis rektora?"'' a ''"Podepisuje UP jako poslední?"''.''' Mají totiž vliv na chování následných procesů a chyba v jejich vyplnění může znamenat nesprávné workflow.

Přihlášení do aplikace CES a přihlašování zůstává stejné, jako to bylo doposud, tj. smlouvy.upol.cz a přihlašovací údaje stejné jako do Portálu. Pro tvorbu nového formuláře je potřeba vybrat sekci '''Formuláře žádosti o podpis – Nové [1].''' V sekci '''Formuláře žádosti o podpis - staré''' naleznete formuláře vytvořené v původní verzi aplikace.
[[Soubor:Ces-kos-01.png|střed|bezrámu|508x508pixelů]]
Každý formulář obsahuje informační bubliny, kde se nachází informace pro korektní vyplnění formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-00.png|střed|bezrámu|682x682pixelů]]

=== Provázání s ERMS ===
Odesláním formuláře do schvalovacího procesu vznikne automaticky spis v ERMS. Spis bude po odeslání obsahovat dokument, který bude označen pro export do ERMS (více naleznete níže). Spis bude po podpisu a zavedení záznamu smlouvy obsahovat podepsaný soubor a formulář. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.

Pokud vám smlouva přišla k elektronickému podpisu e-mailem, pak nemusíte nic zakládat v ERMS, stačí takový soubor poté nahrát k formuláři ve spodní části obrazovky. Vyberete v menu Ne.
[[Soubor:Ces-kos-02.png|střed|bezrámu|554x554pixelů]]

==== Dokument smlouvy v ERMS neexistuje ====
Pokud ještě smlouva v elektronické spisové službě číslo nemá, vyberte variantu NE. Spis pro smlouvu bude založen automaticky při odeslání formuláře ke schválení.

==== Dokument smlouvy v ERMS již existuje ====
Pokud již smlouva je zavedena v elektronické spisové službě, vyberte ANO a vyhledejte číslo dokumentu v pole vpravo. Poté musíte vyhledat dokument, který v ERMS již existuje a následně jej spárovat se zakládaným formulářem do jednoho spisu. Vyhledávání dokumentů je zatříděné věcnou skupinou, která patří přihlášenému uživateli. Vybraný dokument bude následně přiřazen do spisu, který vznikne po odeslání formuláře do schvalovacího procesu. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.

=== Smlouvu bude podepisovat ===
Vyberte kdo bude smlouvu podepisovat. Podepisující mají nastavené za sebe pověřené osoby, které za primárního podepisujícího. Pokud se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, pak v sekci 1) vyplňte děkana a v sekci 2) vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

=== Žádáte o elektronický podpis rektora ===
Pro elektronické podepsání vyberte „Ano". V případě smluv podepisovaných elektronickým podpisem podle příslušných právních předpisů s formulářem bude vždy putovat soubor s finálním zněním smlouvy určený k podpisu. Ten vložte ve formátu PDF (smlouva a všechny přílohy v jednom souboru) níže v sekci Dokumenty pro předběžnou kontrolu a označte jako „Toto podepsat“. Po podpisu za UP Vám přijde e-mail s odkazem, kde lze podepsaný soubor nalézt.

=== Možnost změny předkladatele ===
Nově je možné vytvořit formulář za jiného předkladatele. Stačí '''odebrat [1]''' své jméno.
[[Soubor:Ces-kos-03.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Následně vyberte z nabídky konkrétního předkladatele.
[[Soubor:Ces-kos-04.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Autor formuláře zůstane s formulářem provázán. Autor i předkladatel budou z CES dostávat notifikace týkající se formuláře.Vytvořený spis v ERMS bude defaultně patřit autorovi, nicméně toto je možné změnit ve spodní části obrazovky pod tlačítkem '''Profil spisu [1]'''.
[[Soubor:Ces-kos-30.png|střed|bezrámu|857x857pixelů]]
V profilu spisu pak naleznete tlačítko pro předání spisu předkladateli, či autorovi.
[[Soubor:Ces-kos-37.png|střed|900x900pixelů]]

=== Vyjádření dotčených útvarů ===
Autor může vybrat dotčené osoby, kterým formulář předá k vyjádření. Vyjadřující se osoby formulář mohou doporučit, nedoporučit, případně mohou přidat další dotčenou osobu do vyjadřovacího procesu. Po odeslání formuláře ke schválení je možné v případě potřeby v detailu formuláře měnit dotčené útvary. Vyplňujte vždy dle skutečnosti osoby, se kterými jste formulář opravdu konzultovali. Pokud jste formulář s nikým nekonzultovali, nemusíte nikoho označovat jako dotčenou osobu.

Můžete vybrat buď osoby z UP, které si '''vyhledáte sami [1]''', popřípadně vyberete '''dotčený útvar právníka [2]''' a následně vyberete právníka, se kterým jste smlouvu konzultovali.
[[Soubor:Ces-kos-05.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

==== Změna dotčené osoby ====
Můžete nahradit dotčenou osobu v detailu formuláře odeslaného k vyjádření pomocí zvýrazněného tlačítka na řádku se jménem dané osoby.
[[Soubor:Ces-kos-13.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

=== Řídící kontrola ===
V sekci řídící kontrola nastavujete '''zdroje a SPP prvky [1]''' relevantní pro váš formulář. Zobrazení příkazci a správci budou následně formulář schvalovat.

Oproti předchozí verzi formuláře přibylo pole '''Finanční zdroj [2]'''. Pokud zdroj nezná autor ani předkladatel, musí jej vyplnit příkazce. V případě více nevyplněných zdrojů u více SPP / NSS doplňuje příkazce vždy jen ke svému SPP / NS. Zdroje se filtrují se dle vybraného SPP či NS.
[[Soubor:Ces-kos-07.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]
SPP prvky lze vyhledávat i dle '''pokročilého vyhledávání [1]''', kde je možné vyhledávat dle příkazce, správce, NS, názvu a čísla SPP prvku.
[[Soubor:Ces-kos-08.png|střed|bezrámu|415x415pixelů]]
Součástí nastavení řídící kontroly jsou nastavení zda se jedná o '''stavební nebo přístrojovou investici''' nebo zda je potřeba '''Souhlas správní rady.''' Pokud vyberete ano u ''investic'', pak formulář bude schvalovat i '''kvestor''' není-li správcem rozpočtu ve výše vybraném zdroji. Pokud vyberete možnost Ano u ''souhlasu Správní rady UP'', pak formulář bude schvalovat navíc ještě '''kancléř'''.
[[Soubor:Ces-kos-09.png|střed|bezrámu|526x526pixelů]]

=== Dokumenty ===
Prostřednictvím dvou tlačítek níže nahrajte k formuláři dokumenty. Vždy je třeba pro řídicí kontrolu nahrát minimálně finální podobu smlouvy včetně všech příloh. V případě smluv podepisovaných elektronicky '''nahrajte pro řídicí kontrolu [3]''' i verzi smlouvy určenou k podpisu za UP.

Pole '''Zavést do ERMS [1]''' se uloží do spisové služby jako doklad proběhnuvší řídicí kontroly spolu s finální podobou tohoto formuláře. Export vybraného souboru do ERMS se provádí při odeslání ke schválení. Do ERMS se bude zavádět právě jeden dokument.'''Toto podepsat [2]''' – označuje se jen u elektronicky podepisovaných smluv.

'''Pomocný dokument [4]''' slouží pro případná vyjádření, podklady pro znečitelnění pasáží smlouvy apod.
[[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

==== Nový dokument k podpisu během schvalovacího procesu ====
Pokud obdržíte v průběhu schvalování nebo před podpisem dokument k podpisu (např. byl podepsán dalšími protistranami aj.), můžete jej v detailu donahrát a označit jej k podpisu. [[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
=== Odeslání ke schválení / Předání předkladateli ===
Rozpracovaný formulář si uložte tlačítkem '''Přidat [1]'''. Připravený formulář buď '''odešlete ke schválení [2]''', jste-li autorem a předkladatelem zároveň.
[[Soubor:Ces-kos-17.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Pokud je předkladatel někdo jiný, musíte formulář předkladateli nejprve '''předat [1]'''. Ten následně formulář najde v přehledu formulářů, popř. nalezne odkaz v notifikačním e-mailu.
[[Soubor:Ces-kos-12.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

=== Stav schvalování ===
Každý uživatel může jednoduše několika způsoby zjistit, v jakém stavu se jeho formulář nachází. Jedním způsobem je ikona v přehledu formulářů, kde stav symbolizuje '''ikona [1]''' v levé části tabulky. Pod tabulkou je jednoduchá stavová legenda. Přesnější informace nalezne uživatel v '''detailu [2]''' formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-28.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Ve spodní části formuláře je dostupný náhled na to, kdo již schválil a na koho se ještě se schválením čeká.
[[Soubor:Ces-kos-29.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Elektronický podepsaný dokument ===
Po podpisu naleznete podepsaný dokument v detailu formuláře. Dokument si můžete uložit kliknutím pravým tlačítkem myši -> Uložit cíl jako.
[[Soubor:Ces-kos-33.png|střed]]

== '''Vyjádření dotčených útvarů - role dotčené osoby / právníka''' ==
Informace s žádostí o vyjádření se k formuláři obdrží dotčený útvar pomocí e-mailové notifikace.

=== Přehled formulářů ===
Veškeré formuláře k vyjádření nalezne v příslušné sekci '''K vyjádření [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-14.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře.

==== Přidání dotčené osoby ====
V sekci III. Vyjádření dotčených útvarů můžete '''přidat další dotčenou osobu [1]''' pro vyjádření k formuláři, uznáte-li za nutné či vhodné, aby formulář viděl někdo další.
[[Soubor:Ces-kos-15.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

==== Vyjádření ====
Tlačítka pro doporučení – nedoporučení jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby nedoporučit je komentář k vyjádření povinný. Komentář k doporučení či nedoporučení se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím.
[[Soubor:Ces-kos-16.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== '''Schvalování - role příkazce, správce, kvestora a kancléře''' ==
Na nový formulář ke schválení je schvalující upozorněn notifikačním e-mailem. Schvalovatelé mohou formulář schválit, či zamítnout. Zatmítnutím jedním ze schvalovatelů se schvalovací proces ukončí. Ke schvalovatelům se buď formulář dostane po vyjádření dotčených útvarů, případně rovnou nejsou-li do vyjadřovacího procesu dotčené útvary zapojeny.

=== Přehled formulářů ===
Formuláře ke schválení se nachází v sekci '''Ke Schválení [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2].'''
[[Soubor:Ces-kos-18.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře. Rovněž jsou zde dostupná i vyjádření dotčených osob či schvalovatelů, byli-li součástí vyjadřovacího procesu.
[[Soubor:Ces-kos-31.png|střed|bezrámu|605x605pixelů]]

==== Schvalování ====
Tlačítka pro '''schválení – zamítnutí [1]''' jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby zamítnout je komentář k vyjádření povinný. Komentář ke schválení či zamítnutí se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím (byl-li formulář schválen).
[[Soubor:Ces-kos-19.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== '''Podepisování - role rektor, děkan, ředitel, osoba oprávněná podpisu''' ==

Uživatelé oprávněni k podepisování mají v aplikaci k ispozici sekce pro podepisování - jedna z nich je pro '''analogové podpisy [1]''', druhá pro '''elektronické podpisy [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-32.png|střed|bezrámu|663x663pixelů]]

=== Analogové podpisy ===
Analogové dokumenty se podepisují v listinné podobě, v aplikaci se jen provede záznam o zkontrolování a podepsání příslušného dokumentu. V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na detail formuláře.

Analogové dokumenty se označují tlačítkem Zkontrolováno, když fyzicky dorazí k podpisu a jsou zkontrolovány. Pokud je v pořadí více dokumentů, je možné je nejprve označit za zkontrolované a následně je hromadně či po jednom označit jako podepsané, jakmile jsou fyzicky podepsané.
[[Soubor:Ces-kos-25.png|střed|805x805pixelů]]
Jakmile je fomulář označen jako zkontrolovaný, pak je možné jej '''označit za podepsaný [4]''', byl-li již podepsaný listinně. Zkontrolované formuláře je možné označovat '''jednotlivě [1]''' k hromadnému podpisu, lze označit i '''vše [2]''' zkontrolováno k hromadnému '''označení za podepsané [3].'''
[[Soubor:Ces-kos-27.png|střed|857x857pixelů]]
Pod tlačítkem '''Další [1]''' je možnost '''změnit''' '''podepisujícího [2]''', v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, nebo označit formulář stav '''Odmítám podepsat [3]''',
[[Soubor:Ces-kos-26.png|střed]]

=== Elektronické podpisy ===

V přehledu formulářů k '''elektronickému podpisu [1]''' lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na '''detail [2]''' formuláře. Jsou-li dostupné komenátře dotčených osob či schvalujícících, budou zde rovněž zobrazeny.

Digitální dokumenty se '''označují''' stejně jako u analogu označují za zkontrolované tlačítkem '''Zkontrolováno [3]'''. Nemusí se čekat, až fyzicky dorazí a mohou být rovnou podepsány. Podepisuje se v nástroji REMSIG. Stejně jako u analogových formulářů je možné označit jednotlivé formuláře za zkontrolované a poté je hromadně podepsat.
[[Soubor:Ces-kos-20.png|střed|bezrámu|888x888pixelů]]

Můžete podepsat '''jednotlivé soubory [4],''' ale i můžete '''označit po jednotlivých kusech [1],''' můžete '''označit [2]''' všechny zkontrolované soubory k podpisu a následně je '''hromadně podepsat [3]'''.
[[Soubor:Ces-kos-22.png|střed|910x910pixelů]]
Pod tlačítkem další je možnost označit formulář stav '''Odmítám podepsat [4]''', či '''změnit podepisujícího [1]''', v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, případně je možné nahrát již '''podepsaný dokument v jiném systému [2]''', popř. '''donahrát [3]''' aktuální verzi dokumentu k podpisu, je-li vám doručen podepsaný všemi stranami jinou cestou, např. e-mailem.
[[Soubor:Ces-kos-21.png|střed]]

==== REMSIG ====
V případě, že podepisující vidí záložku '''REMSIG [1]''', pak je to z toho důvodu, aby viděli, co už bylo jimi odesláno do Remsigu, ale tam to z nějakého důvodu nepodepsali.
[[Soubor:Ces-kos-23.png|střed]]
Poté pod záložkou REMSIG uvidíte přehled čekajících dokumentů k podpisu. Pro podpis klikněte na tlačítko '''Remsig'''.
[[Soubor:Ces-kos-24.png|střed|849x849pixelů]]

=== Kancelář podepisujícího ===
Jste-li v roli podepisující osoby (včetně tzv. zastupujícího podepisujícího), pak máte v menu k dispozici položku '''Kancelář podepisujícího [1]'''. Zde si můžete spravovat osoby, které jsou aktuálně součástí vaší kanceláře a připravují vám podklady k podpisu. Osoby již existující můžete '''odebrat [2]''', následně '''přidáte nové [3]''' a na konci editace vše '''uložíte [4]'''.
[[Soubor:Ces-kos-41.png|střed|837x837pixelů]]
Přidávání nové osoby probíhá jednoduchým zadáním jména do vyhledávacího pole a následním vybráním jména myší. Poté přiřadíte nabízený útvar a potvrdíte výběr.
[[Soubor:Ces-kos-42.png|střed]]

== '''Asistent/ka podepisujícího''' ==
Delegovaní asistenti mají v aplikaci k dispozici identické prostředí jako podepisující. Mohou formuláře / smlouvy označovat jako zkontrolované. V případě, že analogové smlouvy byly podepsány, mohou je označovat za podepsané. Elektronické formuláře nemohou za podepisující označovat za podepsané - jedinou výjimkou je nahrání dokumentu podepsaného v jiném systému. Pro informace k sekcím k podpisu, prosím, pročtěte si sekci výše.

== '''Založení záznamu smlouvy - klíčový uživatel''' ==
KU obdrží po podpisu notifikaci, že byl formulář podepsán. V notifikaci je odkaz na předmětný formulář. V detailu formuláře je v jeho horní části uvedeno číslo formuláře. KU vyhledá příslušný formulář v CES. Po kliknutí na záložku Formuláře žádosti o podpis - Nové se zobrazí přehled formulářů a také vyhledávací pole, která umožňují vyhledání konkrétního formuláře. Po zadání čísla formuláře do pole Hledat a klepnutí na klávesu Enter se vyhledá příslušný formulář. Kliknutím na ikonku s tužkou či na název formuláře se otevře okno Úprava formuláře. V dolní části okna formuláře klikne KU na tlačítko Vytvořit záznam smlouvy. Další postup u záznamu smlouvy je v [https://smlouvy.upol.cz/Content/Metodika_smlouvy_CES_29.05.2022.pdf metodice k CES].

== Exporty do ERMS ==

=== Formulář k analogově podepisované smlouvě ===

* Po založení vznikne spis s dokumenty
* Exportuje se nahraná hlavní komponenta a vytvoří se záznam o analogovém dokumentu
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Po podepsání se exportuje pdf formuláře

=== Formulář k elektronicky podepisované smlouvě ===

* Po vytvoření formuláře vznikne spis s dokumentem – hlavní komponentou
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Podepsaný soubor se exportuje po založení záznamu smlouvy

== Elektronické podpisy ==

* Ideálně jeden PDF soubor se všemi součástmi (přílohami smlouvy)
* Nic netisknout, neskenovat, nedělat v malování apod.
* Konverze – jediná správná na poště (CzechPointu); nikoli ta v ERMS!
* UP musí mít kvalifikovaný podpis – vizte <nowiki>https://cvt.upol.cz/certifikaty/</nowiki>
* Kontrolujte předchozí el. podpisy a především ten svůj (za UP)
* Elektronický podpis nemusí být vidět na tisku ani v obrazu souboru – rozhodující jsou „metadata“ v souboru PDF – tam naleznete i jeho datum
* Panel podpisu; přes pravé tlačítko – vydavatel, zámeček eIDAS, validovat, vlastnosti podpisu
* Celkem jasné v EU, jinde s otazníkem

CES - formulář žádosti o podpis

2026-03-04T08:20:25Z

Babuto00: /* Kancelář podepisujícího */

Následující text má za cíl pokrýt informace týkající se správy, tvorby formuláře žádosti o podpis v elektronické podobě, která byla nasazena do pilotního provozu na RUP UP v únoru 2026. Postup vytvoření formuláře v CES v souladu s novou vnitřní normou '''R-B-22/09 – Řád předkládání smluv k podpisu rektora UP''' a v návaznosti na vnitřní normu '''R-B-22/08 – CES a registr smluv''', ve znění pozdějších novel. Obě normy jsou účinné od června 2022 a nyní ještě doznají změn. '''Aplikace CES je dostupná pouze přes síť UP, nebo přes VPN.'''

== '''Vysvětlení názvosloví''' ==
=== Registr smluv x CES ===
'''CES''' je interní databází UP, která slouží primárně jejím zaměstnancům. Její fungování a podrobnosti upravuje stejnojmenná norma UP. Je zde uložena naprostá většina smluv UP uzavřených s výjimkami dle zmíněné normy včetně většího množství metadat než je v RS. Dá se v nich i solidně vyhledávat a filtrovat na odkazu smlouvy.upol.cz K uložení dokumentů však správně slouží spisová služba ERMS. Na UP je to úloha klíčových uživatelů.

'''Registr smluv (RS)''' je naproti tomu veřejně přístupná databáze, kam mají povinnost některé subjekty (mezi nimi i UP) vkládat jimi uzavřené smlouvy při dodržení podmínek nastavených v zákoně č. 340/2015 Sb., o registru smluv, ve znění pozdějších přepisů. Nejsou tam úplně všechny UP uzavřené smlouvy, ale dostane se tam i veřejnost. Znění smluv je v zákonem stanoveném rozsahu znečitelněno. RS spravovalo Ministerstvo vnitra ČR (nyní Dig. a inf. agentura) a je dostupný na webových stránkách [https://smlouvy.gov.cz/vyhledavani smlouvy.gov.cz/vyhledavani]. Na UP zajišťuje pouze operátor(ky)

=== Kdo je kdo (v normách, v CES a hlavně v praxi)? ===
Ne všichni v procesu (na formuláři) u každé smlouvy jsou, ale někteří se mohou vyskytovat i ve více pozicích. '''Musí to odpovídat realitě: byli-li nebo mají-li být zapojeni, musí být na košilce.'''

'''Předkladatel:''' Komunikuje se smluvní stranou, s dotč. útvary. Měl by před podpisem o smlouvě vědět nejvíc. Zpravidla vytváří formulář; vždy odpovídá za obsah

'''Autor''': Může předchystat formulář předkladateli

'''Dotčený útvar/dotčená osoba:''' Předkladatel s ním interně konzultoval smlouvu

'''Dotčený útvar právníka/právník:''' Tvořil či připomínkoval smlouvu

'''Příkazce operace a správce rozpočtu:''' Provádějí předběžnou kontrolu po stránce věcné a finanční rozhodnou, zda se smlouva uzavře – předá k podpisu.

'''Sekretariát podepisujícího:''' Průběžně sleduje smlouvy prošlé schvalovacím procesem. Kompletuje a připravuje dokumenty k podpisu – listinné smlouvy s košilkami hlavně.

'''Podepisující (R, D, ředitel):''' Smlouvu (ne)podepíše – právně jedná za UP. Substitut – podepisuje dle pověření určité smlouvy v zástupu za podepisujícího.

'''Klíčový uživatel:''' vytváří záznam smlouvy v CES (ideálně z košilky)

'''Operátor Registru smluv:''' Anonymizuje smlouvu a uveřejní ji v RS

'''Odpovědná osoba:''' Má na starost smlouvu po podpisu (často předkladatel)

== '''CES x ERMS''' ==
=== Termíny v ERMS a jejich souvislosti ===
[[Soubor:Ces-kos-34.png|střed]]

==== Digitální dokument ====

* je vždy '''originál'''.
* nepotřebuje '''žádnou papírovou''' verzi „pro jistotu“.
* musí mít '''smysluplný název''' odpovídající obsahu dokumentu.
* '''finální verze patří vždy do ERMS''', ne pouze na úložiště, cloud nebo do e-mailu.
* se předává standardními kanály: '''přes ERMS, datovou schránkou''', případně e-mailem (nejméně vhodné).
* který je odesílán ven jako právní úkon instituce, musí mít '''elektronický podpis nebo pečeť.'''
* screenshot, scan nebo tisk dokumentu '''není''' digitální dokument (pokud se nám v takovém stavu vrátí dokument podepsaný druhou stranou, je třeba požadovat nápravu – buď digitální podpis nebo autorizovanou konverzi s analogovým podpisem).

=== Předkladatel / Autor a ERMS ===
Výsledkem celého procesu je '''spis v ERMS''' obsahující '''formulář''' (digitální dokument) a '''smlouvu''' (digitální nebo analogový dokument), případně přílohy. Zpracovatelem, tzn. '''držitelem''', tohoto spisu je '''autor''', pokud v Profilu spisu v CES nezvolí '''předkladatel'''.

Kdo drží '''v ERMS záznam''' o analogovém dokumentu, drží i odpovídající '''analogový dokument'''. Nelze ho mít umístěn u někoho jiného nebo na jiném oddělení. '''Zpracovatel''' může v ERMS '''zpřístupnit''' spis k nahlížení nebo editaci i ostatním, např. '''klíčovému uživateli'''.

Dokumenty je třeba správně a včas '''vyřídit''' a spis následně uzavřít. '''Spis''' smlouvy lze '''uzavřít''' ve chvíli, kdy je smluvní vztah definitivně skončen a neočekává se vznik žádných dalších dokumentů (dodatek, reklamace, protokol o předání díla, atd.).

'''Zpracovatel''' se stará o to, aby k uzavření spisu ve správný čas došlo, a předává spis v ERMS na '''spisovnu'''. Správná evidence a postupy '''snižují riziko chyb i sankcí pro instituci''' a pomáhají udržet provoz '''bez zbytečné zátěže''' uzavřených agend. Pro pomoc nebo s dotazy je doporučeno '''vždy se obracet na spisovou službu.'''

=== Zpřístupnění spisu jiným uživatelům ERMS ===
V ERMS v menu vyberte položku '''Zpracovatel [1]''', následně přejděte na '''Spisy [2]''' a klikněte na '''Přehled spisů [3]'''.
[[Soubor:Ces-kos-35.png|střed]]
Vyberte požadovaný spis zaškrtnutím '''pole [1]''' v seznamu, poté vyberte '''ikonu [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-36.png|střed|911x911pixelů]]
V okně '''Zpřístupnit spis''' vyberte '''Přístup''' '''uživateli'''.
[[Soubor:Ces-kos-38.png|střed|841x841pixelů]]
V okně '''Výběr zaměstnance''' zvolíte položku '''Vyhledat zaměstnance'''. V okně '''Vyhledání zaměstnance''' napište jméno osoby a '''Vyhledat''', označte osobu v checkboxu a klikněte na '''Uložit''' (postup lze opakovat a přidávat tak osoby do okna Výběr zaměstnance). V okně '''Výběr zaměstnance''' označit osobu/y a '''Uložit.'''

V okně '''Udělení nového přístupu''' nastavit platnost od (dnes) do (lze nechat prázdné nebo přístup konkrétně omezit).
[[Soubor:Ces-kos-39.png|střed|377x377pixelů]]
Zvolte '''Povolit zatřízení do spisu''' (pro povolení spis editovat), případně nechat toto pole prázdné (pro povolení do spisu pouze nahlížet) a Uložte.
[[Soubor:Ces-kos-40.png|střed|397x397pixelů]]
V Přehledu spisů se u příslušného spisu ve sloupci '''Stav''' objevil symbol ikony zpřístupnění = Zpřístupněný spis. V okně '''Detail spisu''' v kartě ''Přístup'' lze vidět seznam uživatelů, kteří mají ke spisu přístup a s jakým oprávněním. Pomocí '''notifikace''' lze nastavit upozornění na udělení přístupu: '''Zpracovatel -> Další funkce -> Notifikace'''.

== '''Cesta formuláře (a smlouvy)''' ==
'''Všeobecně shrnutí procesu:'''

# Založení formuláře a odeslání ke schválení
# Vyjádření dotčených útvarů
# Schvalování příkazcem operace a správcem rozpočtu
# Schválení kvestorem není-li správcem rozpočtu v případě stavebních a přístrojových investic
# Schválení kancléřem je-li potřeba souhlas správní rady
# Po kompletním schválení míří elektronický formulář (a smlouva) k podpisu rektora, v případě analogu musí být v listinné podobě doručena
# Podpis dokumentu v CES, jinde (vložení podepsaného originálu do systému), u analogového dokumentu na papíře
# Elektronická smlouva jde po podpisu předkladateli/autorovi či přímo klíčovému uživateli, je-li UP posledním podepisujícím. Listinná smlouva se vrací fyzicky dle stejného klíče.
# Nepodepisuje-li UP jako poslední, musí předkladatel/autor zajištit podpis dalších stran a následně předat finální dokument KU
# Zavedení smlouvy do CES klíčovým uživatelem
# Uveřejnění smlouvy v RS operátorem

=== Doplňující informace ===
'''Předkladatel''' ('''pokud není autorem''') musí formulář po vyplnění autorem doplnit a následně odeslat do schvalovacího workflow. Vyjádření dotčených útvarů a dotčené osoby nemusí být součásti workflow.

'''Souhlas „původního podepisujícího“ se substitutem:'''

* Pokud na základě normy UP (typicky Statut UP, statut součásti UP, norma o pověření právním jednáním za UP) či dlouhodobého pověření jiného má podepisovat někdo jiný než vybraná podepisující osoba, vyberte jej z menu. Nejste-li si jistí, konzultujte s podepisující osobou nebo její kanceláří. Neslouží k vyplňování dočasných zástupů v nepřítomnosti. Krátké odůvodnění doplňte níže do pole Poznámka. Má-li podepisovat osoba jiná než uvedená v této nabídce, nechte toto pole prázdné a poznamenejte to níže do pole Poznámka.
* Když se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, o řádek výše vyplňte děkana a zde vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

'''Formulář zamítnutý jedním ze schvalujících je zamítnut jako celek.''' Lze vytvořit kopii a provést potřebné opravy a odeslat jej znovu do schvalovacího procesu.

'''Formulář nedoporučený dotčeným útvarem''' postupuje dále do schvalovacího procesu a vyjádření dotčených útvarů jsou dostupné schvalovatelům i podepisujícím.

=== Po podpisu ===
Po podpisu jde autorovi, předkladateli (klíčovému uživateli a OVZ je-li relevantní) notifikace o tom, že smlouva byla podepsána.

Jde-li o smlouvu, kde UP podepisuje jako poslední, klíčový uživatel (po obdržení listinného originálu smlouvy u listinných smluv; po obdržení originálu elektronicky podepsané smlouvy, pokud není v systému) zavede smlouvu do CES.

Jde-li o smlouvu, kde UP nepodepisuje poslední, předkladatel (autor) zajistí podpis ostatních stran a originál smlouvy doručí klíčovému uživateli po podpisu ostatních stran.

== '''Vytváření formuláře žádosti o podpis (role autora / předkladatele)''' ==
'''Formulář začínáte vytvářet v momentu, kdy již máte s ostatními smluvními stranami dohodnutu finální podobu smlouvy a víte, v jakém pořadí bude UP podepisovat a zda se bude uzavírat smlouva v listinné podobě ("na papíře") nebo v elektronické podobě s elektronickými podpisy všech smluvních stran''' (UP a jiní "veřejnoprávní podepisující" - § 5 zákona č. 297/2016 Sb. o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, ve znění pozdějších předpisů vždy kvalifikovaný; druhá strana z EU alespoň uznávaný)'''. Současně už Vám musí být jasné, s kým vším jste reálně smlouvu konzultovali před finalizací''' (např. právní oddělení, EO apod.)'''. Věnujte prosím opravdu významnou pozornost vyplnění polí s názvy ''"Žádáte o elektronický podpis rektora?"'' a ''"Podepisuje UP jako poslední?"''.''' Mají totiž vliv na chování následných procesů a chyba v jejich vyplnění může znamenat nesprávné workflow.

Přihlášení do aplikace CES a přihlašování zůstává stejné, jako to bylo doposud, tj. smlouvy.upol.cz a přihlašovací údaje stejné jako do Portálu. Pro tvorbu nového formuláře je potřeba vybrat sekci '''Formuláře žádosti o podpis – Nové [1].''' V sekci '''Formuláře žádosti o podpis - staré''' naleznete formuláře vytvořené v původní verzi aplikace.
[[Soubor:Ces-kos-01.png|střed|bezrámu|508x508pixelů]]
Každý formulář obsahuje informační bubliny, kde se nachází informace pro korektní vyplnění formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-00.png|střed|bezrámu|682x682pixelů]]

=== Provázání s ERMS ===
Odesláním formuláře do schvalovacího procesu vznikne automaticky spis v ERMS. Spis bude po odeslání obsahovat dokument, který bude označen pro export do ERMS (více naleznete níže). Spis bude po podpisu a zavedení záznamu smlouvy obsahovat podepsaný soubor a formulář. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.

Pokud vám smlouva přišla k elektronickému podpisu e-mailem, pak nemusíte nic zakládat v ERMS, stačí takový soubor poté nahrát k formuláři ve spodní části obrazovky. Vyberete v menu Ne.
[[Soubor:Ces-kos-02.png|střed|bezrámu|554x554pixelů]]

==== Dokument smlouvy v ERMS neexistuje ====
Pokud ještě smlouva v elektronické spisové službě číslo nemá, vyberte variantu NE. Spis pro smlouvu bude založen automaticky při odeslání formuláře ke schválení.

==== Dokument smlouvy v ERMS již existuje ====
Pokud již smlouva je zavedena v elektronické spisové službě, vyberte ANO a vyhledejte číslo dokumentu v pole vpravo. Poté musíte vyhledat dokument, který v ERMS již existuje a následně jej spárovat se zakládaným formulářem do jednoho spisu. Vyhledávání dokumentů je zatříděné věcnou skupinou, která patří přihlášenému uživateli. Vybraný dokument bude následně přiřazen do spisu, který vznikne po odeslání formuláře do schvalovacího procesu. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.

=== Smlouvu bude podepisovat ===
Vyberte kdo bude smlouvu podepisovat. Podepisující mají nastavené za sebe pověřené osoby, které za primárního podepisujícího. Pokud se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, pak v sekci 1) vyplňte děkana a v sekci 2) vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

=== Žádáte o elektronický podpis rektora ===
Pro elektronické podepsání vyberte „Ano". V případě smluv podepisovaných elektronickým podpisem podle příslušných právních předpisů s formulářem bude vždy putovat soubor s finálním zněním smlouvy určený k podpisu. Ten vložte ve formátu PDF (smlouva a všechny přílohy v jednom souboru) níže v sekci Dokumenty pro předběžnou kontrolu a označte jako „Toto podepsat“. Po podpisu za UP Vám přijde e-mail s odkazem, kde lze podepsaný soubor nalézt.

=== Možnost změny předkladatele ===
Nově je možné vytvořit formulář za jiného předkladatele. Stačí '''odebrat [1]''' své jméno.
[[Soubor:Ces-kos-03.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Následně vyberte z nabídky konkrétního předkladatele.
[[Soubor:Ces-kos-04.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Autor formuláře zůstane s formulářem provázán. Autor i předkladatel budou z CES dostávat notifikace týkající se formuláře.Vytvořený spis v ERMS bude defaultně patřit autorovi, nicméně toto je možné změnit ve spodní části obrazovky pod tlačítkem '''Profil spisu [1]'''.
[[Soubor:Ces-kos-30.png|střed|bezrámu|857x857pixelů]]
V profilu spisu pak naleznete tlačítko pro předání spisu předkladateli, či autorovi.
[[Soubor:Ces-kos-37.png|střed|900x900pixelů]]

=== Vyjádření dotčených útvarů ===
Autor může vybrat dotčené osoby, kterým formulář předá k vyjádření. Vyjadřující se osoby formulář mohou doporučit, nedoporučit, případně mohou přidat další dotčenou osobu do vyjadřovacího procesu. Po odeslání formuláře ke schválení je možné v případě potřeby v detailu formuláře měnit dotčené útvary. Vyplňujte vždy dle skutečnosti osoby, se kterými jste formulář opravdu konzultovali. Pokud jste formulář s nikým nekonzultovali, nemusíte nikoho označovat jako dotčenou osobu.

Můžete vybrat buď osoby z UP, které si '''vyhledáte sami [1]''', popřípadně vyberete '''dotčený útvar právníka [2]''' a následně vyberete právníka, se kterým jste smlouvu konzultovali.
[[Soubor:Ces-kos-05.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

==== Změna dotčené osoby ====
Můžete nahradit dotčenou osobu v detailu formuláře odeslaného k vyjádření pomocí zvýrazněného tlačítka na řádku se jménem dané osoby.
[[Soubor:Ces-kos-13.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

=== Řídící kontrola ===
V sekci řídící kontrola nastavujete '''zdroje a SPP prvky [1]''' relevantní pro váš formulář. Zobrazení příkazci a správci budou následně formulář schvalovat.

Oproti předchozí verzi formuláře přibylo pole '''Finanční zdroj [2]'''. Pokud zdroj nezná autor ani předkladatel, musí jej vyplnit příkazce. V případě více nevyplněných zdrojů u více SPP / NSS doplňuje příkazce vždy jen ke svému SPP / NS. Zdroje se filtrují se dle vybraného SPP či NS.
[[Soubor:Ces-kos-07.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]
SPP prvky lze vyhledávat i dle '''pokročilého vyhledávání [1]''', kde je možné vyhledávat dle příkazce, správce, NS, názvu a čísla SPP prvku.
[[Soubor:Ces-kos-08.png|střed|bezrámu|415x415pixelů]]
Součástí nastavení řídící kontroly jsou nastavení zda se jedná o '''stavební nebo přístrojovou investici''' nebo zda je potřeba '''Souhlas správní rady.''' Pokud vyberete ano u ''investic'', pak formulář bude schvalovat i '''kvestor''' není-li správcem rozpočtu ve výše vybraném zdroji. Pokud vyberete možnost Ano u ''souhlasu Správní rady UP'', pak formulář bude schvalovat navíc ještě '''kancléř'''.
[[Soubor:Ces-kos-09.png|střed|bezrámu|526x526pixelů]]

=== Dokumenty ===
Prostřednictvím dvou tlačítek níže nahrajte k formuláři dokumenty. Vždy je třeba pro řídicí kontrolu nahrát minimálně finální podobu smlouvy včetně všech příloh. V případě smluv podepisovaných elektronicky '''nahrajte pro řídicí kontrolu [3]''' i verzi smlouvy určenou k podpisu za UP.

Pole '''Zavést do ERMS [1]''' se uloží do spisové služby jako doklad proběhnuvší řídicí kontroly spolu s finální podobou tohoto formuláře. Export vybraného souboru do ERMS se provádí při odeslání ke schválení. Do ERMS se bude zavádět právě jeden dokument.'''Toto podepsat [2]''' – označuje se jen u elektronicky podepisovaných smluv.

'''Pomocný dokument [4]''' slouží pro případná vyjádření, podklady pro znečitelnění pasáží smlouvy apod.
[[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

==== Nový dokument k podpisu během schvalovacího procesu ====
Pokud obdržíte v průběhu schvalování nebo před podpisem dokument k podpisu (např. byl podepsán dalšími protistranami aj.), můžete jej v detailu donahrát a označit jej k podpisu. [[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
=== Odeslání ke schválení / Předání předkladateli ===
Rozpracovaný formulář si uložte tlačítkem '''Přidat [1]'''. Připravený formulář buď '''odešlete ke schválení [2]''', jste-li autorem a předkladatelem zároveň.
[[Soubor:Ces-kos-17.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Pokud je předkladatel někdo jiný, musíte formulář předkladateli nejprve '''předat [1]'''. Ten následně formulář najde v přehledu formulářů, popř. nalezne odkaz v notifikačním e-mailu.
[[Soubor:Ces-kos-12.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

=== Stav schvalování ===
Každý uživatel může jednoduše několika způsoby zjistit, v jakém stavu se jeho formulář nachází. Jedním způsobem je ikona v přehledu formulářů, kde stav symbolizuje '''ikona [1]''' v levé části tabulky. Pod tabulkou je jednoduchá stavová legenda. Přesnější informace nalezne uživatel v '''detailu [2]''' formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-28.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Ve spodní části formuláře je dostupný náhled na to, kdo již schválil a na koho se ještě se schválením čeká.
[[Soubor:Ces-kos-29.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Elektronický podepsaný dokument ===
Po podpisu naleznete podepsaný dokument v detailu formuláře. Dokument si můžete uložit kliknutím pravým tlačítkem myši -> Uložit cíl jako.
[[Soubor:Ces-kos-33.png|střed]]

== '''Vyjádření dotčených útvarů - role dotčené osoby / právníka''' ==
Informace s žádostí o vyjádření se k formuláři obdrží dotčený útvar pomocí e-mailové notifikace.

=== Přehled formulářů ===
Veškeré formuláře k vyjádření nalezne v příslušné sekci '''K vyjádření [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-14.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře.

==== Přidání dotčené osoby ====
V sekci III. Vyjádření dotčených útvarů můžete '''přidat další dotčenou osobu [1]''' pro vyjádření k formuláři, uznáte-li za nutné či vhodné, aby formulář viděl někdo další.
[[Soubor:Ces-kos-15.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

==== Vyjádření ====
Tlačítka pro doporučení – nedoporučení jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby nedoporučit je komentář k vyjádření povinný. Komentář k doporučení či nedoporučení se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím.
[[Soubor:Ces-kos-16.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== '''Schvalování - role příkazce, správce, kvestora a kancléře''' ==
Na nový formulář ke schválení je schvalující upozorněn notifikačním e-mailem. Schvalovatelé mohou formulář schválit, či zamítnout. Zatmítnutím jedním ze schvalovatelů se schvalovací proces ukončí. Ke schvalovatelům se buď formulář dostane po vyjádření dotčených útvarů, případně rovnou nejsou-li do vyjadřovacího procesu dotčené útvary zapojeny.

=== Přehled formulářů ===
Formuláře ke schválení se nachází v sekci '''Ke Schválení [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2].'''
[[Soubor:Ces-kos-18.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře. Rovněž jsou zde dostupná i vyjádření dotčených osob či schvalovatelů, byli-li součástí vyjadřovacího procesu.
[[Soubor:Ces-kos-31.png|střed|bezrámu|605x605pixelů]]

==== Schvalování ====
Tlačítka pro '''schválení – zamítnutí [1]''' jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby zamítnout je komentář k vyjádření povinný. Komentář ke schválení či zamítnutí se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím (byl-li formulář schválen).
[[Soubor:Ces-kos-19.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== '''Podepisování - role rektor, děkan, ředitel, osoba oprávněná podpisu''' ==

Uživatelé oprávněni k podepisování mají v aplikaci k ispozici sekce pro podepisování - jedna z nich je pro '''analogové podpisy [1]''', druhá pro '''elektronické podpisy [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-32.png|střed|bezrámu|663x663pixelů]]

=== Analogové podpisy ===
Analogové dokumenty se podepisují v listinné podobě, v aplikaci se jen provede záznam o zkontrolování a podepsání příslušného dokumentu. V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na detail formuláře.

Analogové dokumenty se označují tlačítkem Zkontrolováno, když fyzicky dorazí k podpisu a jsou zkontrolovány. Pokud je v pořadí více dokumentů, je možné je nejprve označit za zkontrolované a následně je hromadně či po jednom označit jako podepsané, jakmile jsou fyzicky podepsané.
[[Soubor:Ces-kos-25.png|střed|805x805pixelů]]
Jakmile je fomulář označen jako zkontrolovaný, pak je možné jej '''označit za podepsaný [4]''', byl-li již podepsaný listinně. Zkontrolované formuláře je možné označovat '''jednotlivě [1]''' k hromadnému podpisu, lze označit i '''vše [2]''' zkontrolováno k hromadnému '''označení za podepsané [3].'''
[[Soubor:Ces-kos-27.png|střed|857x857pixelů]]
Pod tlačítkem '''Další [1]''' je možnost '''změnit''' '''podepisujícího [2]''', v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, nebo označit formulář stav '''Odmítám podepsat [3]''',
[[Soubor:Ces-kos-26.png|střed]]

=== Elektronické podpisy ===

V přehledu formulářů k '''elektronickému podpisu [1]''' lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na '''detail [2]''' formuláře. Jsou-li dostupné komenátře dotčených osob či schvalujícících, budou zde rovněž zobrazeny.

Digitální dokumenty se '''označují''' stejně jako u analogu označují za zkontrolované tlačítkem '''Zkontrolováno [3]'''. Nemusí se čekat, až fyzicky dorazí a mohou být rovnou podepsány. Podepisuje se v nástroji REMSIG. Stejně jako u analogových formulářů je možné označit jednotlivé formuláře za zkontrolované a poté je hromadně podepsat.
[[Soubor:Ces-kos-20.png|střed|bezrámu|888x888pixelů]]

Můžete podepsat '''jednotlivé soubory [4],''' ale i můžete '''označit po jednotlivých kusech [1],''' můžete '''označit [2]''' všechny zkontrolované soubory k podpisu a následně je '''hromadně podepsat [3]'''.
[[Soubor:Ces-kos-22.png|střed|910x910pixelů]]
Pod tlačítkem další je možnost označit formulář stav '''Odmítám podepsat [4]''', či '''změnit podepisujícího [1]''', v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, případně je možné nahrát již '''podepsaný dokument v jiném systému [2]''', popř. '''donahrát [3]''' aktuální verzi dokumentu k podpisu, je-li vám doručen podepsaný všemi stranami jinou cestou, např. e-mailem.
[[Soubor:Ces-kos-21.png|střed]]

==== REMSIG ====
V případě, že podepisující vidí záložku '''REMSIG [1]''', pak je to z toho důvodu, aby viděli, co už bylo jimi odesláno do Remsigu, ale tam to z nějakého důvodu nepodepsali.
[[Soubor:Ces-kos-23.png|střed]]
Poté pod záložkou REMSIG uvidíte přehled čekajících dokumentů k podpisu. Pro podpis klikněte na tlačítko '''Remsig'''.
[[Soubor:Ces-kos-24.png|střed|849x849pixelů]]

=== Kancelář podepisujícího ===
Jste-li v roli podepisující osoby (včetně tzv. zastupujícího podepisujícího), pak máte v menu k dispozici položku '''Kancelář podepisujícího [1]'''. Zde si můžete spravovat osoby, které jsou aktuálně součástí vaší kanceláře a připravují vám podklady k podpisu. Osoby již existující můžete '''odebrat [2]''', následně '''přidáte nové [3]''' a na konci editace vše '''uložíte [4]'''.
[[Soubor:Ces-kos-41.png|střed|837x837pixelů]]
Přidávání nové osoby probíhá jednoduchým zadáním jména do vyhledávacího pole a následním vybráním jména myší. Poté přiřadíte nabízený útvar a potvrdíte výběr.
[[Soubor:Ces-kos-42.png|střed]]

== '''Asistent/ka rektora / děkana / ředitele''' ==
Delegovaní asistenti mají v aplikaci k dispozici identické prostředí jako podepisující. Mohou formuláře / smlouvy označovat jako zkontrolované. V případě, že analogové smlouvy byly podepsány, mohou je označovat za podepsané. Elektronické formuláře nemohou za podepisující označovat za podepsané - jedinou výjimkou je nahrání dokumentu podepsaného v jiném systému. Pro informace k sekcím k podpisu, prosím, pročtěte si sekci výše.

== '''Založení záznamu smlouvy - klíčový uživatel''' ==
KU obdrží po podpisu notifikaci, že byl formulář podepsán. V notifikaci je odkaz na předmětný formulář. V detailu formuláře je v jeho horní části uvedeno číslo formuláře. KU vyhledá příslušný formulář v CES. Po kliknutí na záložku Formuláře žádosti o podpis - Nové se zobrazí přehled formulářů a také vyhledávací pole, která umožňují vyhledání konkrétního formuláře. Po zadání čísla formuláře do pole Hledat a klepnutí na klávesu Enter se vyhledá příslušný formulář. Kliknutím na ikonku s tužkou či na název formuláře se otevře okno Úprava formuláře. V dolní části okna formuláře klikne KU na tlačítko Vytvořit záznam smlouvy. Další postup u záznamu smlouvy je v [https://smlouvy.upol.cz/Content/Metodika_smlouvy_CES_29.05.2022.pdf metodice k CES].

== Exporty do ERMS ==

=== Formulář k analogově podepisované smlouvě ===

* Po založení vznikne spis s dokumenty
* Exportuje se nahraná hlavní komponenta a vytvoří se záznam o analogovém dokumentu
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Po podepsání se exportuje pdf formuláře

=== Formulář k elektronicky podepisované smlouvě ===

* Po vytvoření formuláře vznikne spis s dokumentem – hlavní komponentou
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Podepsaný soubor se exportuje po založení záznamu smlouvy

== Elektronické podpisy ==

* Ideálně jeden PDF soubor se všemi součástmi (přílohami smlouvy)
* Nic netisknout, neskenovat, nedělat v malování apod.
* Konverze – jediná správná na poště (CzechPointu); nikoli ta v ERMS!
* UP musí mít kvalifikovaný podpis – vizte <nowiki>https://cvt.upol.cz/certifikaty/</nowiki>
* Kontrolujte předchozí el. podpisy a především ten svůj (za UP)
* Elektronický podpis nemusí být vidět na tisku ani v obrazu souboru – rozhodující jsou „metadata“ v souboru PDF – tam naleznete i jeho datum
* Panel podpisu; přes pravé tlačítko – vydavatel, zámeček eIDAS, validovat, vlastnosti podpisu
* Celkem jasné v EU, jinde s otazníkem

Soubor:Ces-kos-42.png

2026-03-04T08:16:57Z

Babuto00: Načteno vlastní dílo pomocí Průvodce načítáním souborů

=={{int:filedesc}}==
{{Information
|description={{en|1=Soubor}}
|date=2026-03-04
|source={{own}}
|author=[[User:Babuto00|Babuto00]]
|permission=
|other versions=
}}

=={{int:license-header}}==
{{self|cc-by-sa-4.0}}

-

Soubor:Ces-kos-41.png

2026-03-04T08:16:57Z

Babuto00: Načteno vlastní dílo pomocí Průvodce načítáním souborů

CES - formulář žádosti o podpis

2026-03-04T07:20:12Z

Babuto00: /* Analogové podpisy */

Následující text má za cíl pokrýt informace týkající se správy, tvorby formuláře žádosti o podpis v elektronické podobě, která byla nasazena do pilotního provozu na RUP UP v únoru 2026. Postup vytvoření formuláře v CES v souladu s novou vnitřní normou '''R-B-22/09 – Řád předkládání smluv k podpisu rektora UP''' a v návaznosti na vnitřní normu '''R-B-22/08 – CES a registr smluv''', ve znění pozdějších novel. Obě normy jsou účinné od června 2022 a nyní ještě doznají změn. '''Aplikace CES je dostupná pouze přes síť UP, nebo přes VPN.'''

== '''Vysvětlení názvosloví''' ==
=== Registr smluv x CES ===
'''CES''' je interní databází UP, která slouží primárně jejím zaměstnancům. Její fungování a podrobnosti upravuje stejnojmenná norma UP. Je zde uložena naprostá většina smluv UP uzavřených s výjimkami dle zmíněné normy včetně většího množství metadat než je v RS. Dá se v nich i solidně vyhledávat a filtrovat na odkazu smlouvy.upol.cz K uložení dokumentů však správně slouží spisová služba ERMS. Na UP je to úloha klíčových uživatelů.

'''Registr smluv (RS)''' je naproti tomu veřejně přístupná databáze, kam mají povinnost některé subjekty (mezi nimi i UP) vkládat jimi uzavřené smlouvy při dodržení podmínek nastavených v zákoně č. 340/2015 Sb., o registru smluv, ve znění pozdějších přepisů. Nejsou tam úplně všechny UP uzavřené smlouvy, ale dostane se tam i veřejnost. Znění smluv je v zákonem stanoveném rozsahu znečitelněno. RS spravovalo Ministerstvo vnitra ČR (nyní Dig. a inf. agentura) a je dostupný na webových stránkách [https://smlouvy.gov.cz/vyhledavani smlouvy.gov.cz/vyhledavani]. Na UP zajišťuje pouze operátor(ky)

=== Kdo je kdo (v normách, v CES a hlavně v praxi)? ===
Ne všichni v procesu (na formuláři) u každé smlouvy jsou, ale někteří se mohou vyskytovat i ve více pozicích. '''Musí to odpovídat realitě: byli-li nebo mají-li být zapojeni, musí být na košilce.'''

'''Předkladatel:''' Komunikuje se smluvní stranou, s dotč. útvary. Měl by před podpisem o smlouvě vědět nejvíc. Zpravidla vytváří formulář; vždy odpovídá za obsah

'''Autor''': Může předchystat formulář předkladateli

'''Dotčený útvar/dotčená osoba:''' Předkladatel s ním interně konzultoval smlouvu

'''Dotčený útvar právníka/právník:''' Tvořil či připomínkoval smlouvu

'''Příkazce operace a správce rozpočtu:''' Provádějí předběžnou kontrolu po stránce věcné a finanční rozhodnou, zda se smlouva uzavře – předá k podpisu.

'''Sekretariát podepisujícího:''' Průběžně sleduje smlouvy prošlé schvalovacím procesem. Kompletuje a připravuje dokumenty k podpisu – listinné smlouvy s košilkami hlavně.

'''Podepisující (R, D, ředitel):''' Smlouvu (ne)podepíše – právně jedná za UP. Substitut – podepisuje dle pověření určité smlouvy v zástupu za podepisujícího.

'''Klíčový uživatel:''' vytváří záznam smlouvy v CES (ideálně z košilky)

'''Operátor Registru smluv:''' Anonymizuje smlouvu a uveřejní ji v RS

'''Odpovědná osoba:''' Má na starost smlouvu po podpisu (často předkladatel)

== '''CES x ERMS''' ==
=== Termíny v ERMS a jejich souvislosti ===
[[Soubor:Ces-kos-34.png|střed]]

==== Digitální dokument ====

* je vždy '''originál'''.
* nepotřebuje '''žádnou papírovou''' verzi „pro jistotu“.
* musí mít '''smysluplný název''' odpovídající obsahu dokumentu.
* '''finální verze patří vždy do ERMS''', ne pouze na úložiště, cloud nebo do e-mailu.
* se předává standardními kanály: '''přes ERMS, datovou schránkou''', případně e-mailem (nejméně vhodné).
* který je odesílán ven jako právní úkon instituce, musí mít '''elektronický podpis nebo pečeť.'''
* screenshot, scan nebo tisk dokumentu '''není''' digitální dokument (pokud se nám v takovém stavu vrátí dokument podepsaný druhou stranou, je třeba požadovat nápravu – buď digitální podpis nebo autorizovanou konverzi s analogovým podpisem).

=== Předkladatel / Autor a ERMS ===
Výsledkem celého procesu je '''spis v ERMS''' obsahující '''formulář''' (digitální dokument) a '''smlouvu''' (digitální nebo analogový dokument), případně přílohy. Zpracovatelem, tzn. '''držitelem''', tohoto spisu je '''autor''', pokud v Profilu spisu v CES nezvolí '''předkladatel'''.

Kdo drží '''v ERMS záznam''' o analogovém dokumentu, drží i odpovídající '''analogový dokument'''. Nelze ho mít umístěn u někoho jiného nebo na jiném oddělení. '''Zpracovatel''' může v ERMS '''zpřístupnit''' spis k nahlížení nebo editaci i ostatním, např. '''klíčovému uživateli'''.

Dokumenty je třeba správně a včas '''vyřídit''' a spis následně uzavřít. '''Spis''' smlouvy lze '''uzavřít''' ve chvíli, kdy je smluvní vztah definitivně skončen a neočekává se vznik žádných dalších dokumentů (dodatek, reklamace, protokol o předání díla, atd.).

'''Zpracovatel''' se stará o to, aby k uzavření spisu ve správný čas došlo, a předává spis v ERMS na '''spisovnu'''. Správná evidence a postupy '''snižují riziko chyb i sankcí pro instituci''' a pomáhají udržet provoz '''bez zbytečné zátěže''' uzavřených agend. Pro pomoc nebo s dotazy je doporučeno '''vždy se obracet na spisovou službu.'''

=== Zpřístupnění spisu jiným uživatelům ERMS ===
V ERMS v menu vyberte položku '''Zpracovatel [1]''', následně přejděte na '''Spisy [2]''' a klikněte na '''Přehled spisů [3]'''.
[[Soubor:Ces-kos-35.png|střed]]
Vyberte požadovaný spis zaškrtnutím '''pole [1]''' v seznamu, poté vyberte '''ikonu [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-36.png|střed|911x911pixelů]]
V okně '''Zpřístupnit spis''' vyberte '''Přístup''' '''uživateli'''.
[[Soubor:Ces-kos-38.png|střed|841x841pixelů]]
V okně '''Výběr zaměstnance''' zvolíte položku '''Vyhledat zaměstnance'''. V okně '''Vyhledání zaměstnance''' napište jméno osoby a '''Vyhledat''', označte osobu v checkboxu a klikněte na '''Uložit''' (postup lze opakovat a přidávat tak osoby do okna Výběr zaměstnance). V okně '''Výběr zaměstnance''' označit osobu/y a '''Uložit.'''

V okně '''Udělení nového přístupu''' nastavit platnost od (dnes) do (lze nechat prázdné nebo přístup konkrétně omezit).
[[Soubor:Ces-kos-39.png|střed|377x377pixelů]]
Zvolte '''Povolit zatřízení do spisu''' (pro povolení spis editovat), případně nechat toto pole prázdné (pro povolení do spisu pouze nahlížet) a Uložte.
[[Soubor:Ces-kos-40.png|střed|397x397pixelů]]
V Přehledu spisů se u příslušného spisu ve sloupci '''Stav''' objevil symbol ikony zpřístupnění = Zpřístupněný spis. V okně '''Detail spisu''' v kartě ''Přístup'' lze vidět seznam uživatelů, kteří mají ke spisu přístup a s jakým oprávněním. Pomocí '''notifikace''' lze nastavit upozornění na udělení přístupu: '''Zpracovatel -> Další funkce -> Notifikace'''.

== '''Cesta formuláře (a smlouvy)''' ==
'''Všeobecně shrnutí procesu:'''

# Založení formuláře a odeslání ke schválení
# Vyjádření dotčených útvarů
# Schvalování příkazcem operace a správcem rozpočtu
# Schválení kvestorem není-li správcem rozpočtu v případě stavebních a přístrojových investic
# Schválení kancléřem je-li potřeba souhlas správní rady
# Po kompletním schválení míří elektronický formulář (a smlouva) k podpisu rektora, v případě analogu musí být v listinné podobě doručena
# Podpis dokumentu v CES, jinde (vložení podepsaného originálu do systému), u analogového dokumentu na papíře
# Elektronická smlouva jde po podpisu předkladateli/autorovi či přímo klíčovému uživateli, je-li UP posledním podepisujícím. Listinná smlouva se vrací fyzicky dle stejného klíče.
# Nepodepisuje-li UP jako poslední, musí předkladatel/autor zajištit podpis dalších stran a následně předat finální dokument KU
# Zavedení smlouvy do CES klíčovým uživatelem
# Uveřejnění smlouvy v RS operátorem

=== Doplňující informace ===
'''Předkladatel''' ('''pokud není autorem''') musí formulář po vyplnění autorem doplnit a následně odeslat do schvalovacího workflow. Vyjádření dotčených útvarů a dotčené osoby nemusí být součásti workflow.

'''Souhlas „původního podepisujícího“ se substitutem:'''

* Pokud na základě normy UP (typicky Statut UP, statut součásti UP, norma o pověření právním jednáním za UP) či dlouhodobého pověření jiného má podepisovat někdo jiný než vybraná podepisující osoba, vyberte jej z menu. Nejste-li si jistí, konzultujte s podepisující osobou nebo její kanceláří. Neslouží k vyplňování dočasných zástupů v nepřítomnosti. Krátké odůvodnění doplňte níže do pole Poznámka. Má-li podepisovat osoba jiná než uvedená v této nabídce, nechte toto pole prázdné a poznamenejte to níže do pole Poznámka.
* Když se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, o řádek výše vyplňte děkana a zde vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

'''Formulář zamítnutý jedním ze schvalujících je zamítnut jako celek.''' Lze vytvořit kopii a provést potřebné opravy a odeslat jej znovu do schvalovacího procesu.

'''Formulář nedoporučený dotčeným útvarem''' postupuje dále do schvalovacího procesu a vyjádření dotčených útvarů jsou dostupné schvalovatelům i podepisujícím.

=== Po podpisu ===
Po podpisu jde autorovi, předkladateli (klíčovému uživateli a OVZ je-li relevantní) notifikace o tom, že smlouva byla podepsána.

Jde-li o smlouvu, kde UP podepisuje jako poslední, klíčový uživatel (po obdržení listinného originálu smlouvy u listinných smluv; po obdržení originálu elektronicky podepsané smlouvy, pokud není v systému) zavede smlouvu do CES.

Jde-li o smlouvu, kde UP nepodepisuje poslední, předkladatel (autor) zajistí podpis ostatních stran a originál smlouvy doručí klíčovému uživateli po podpisu ostatních stran.

== '''Vytváření formuláře žádosti o podpis (role autora / předkladatele)''' ==
'''Formulář začínáte vytvářet v momentu, kdy již máte s ostatními smluvními stranami dohodnutu finální podobu smlouvy a víte, v jakém pořadí bude UP podepisovat a zda se bude uzavírat smlouva v listinné podobě ("na papíře") nebo v elektronické podobě s elektronickými podpisy všech smluvních stran''' (UP a jiní "veřejnoprávní podepisující" - § 5 zákona č. 297/2016 Sb. o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, ve znění pozdějších předpisů vždy kvalifikovaný; druhá strana z EU alespoň uznávaný)'''. Současně už Vám musí být jasné, s kým vším jste reálně smlouvu konzultovali před finalizací''' (např. právní oddělení, EO apod.)'''. Věnujte prosím opravdu významnou pozornost vyplnění polí s názvy ''"Žádáte o elektronický podpis rektora?"'' a ''"Podepisuje UP jako poslední?"''.''' Mají totiž vliv na chování následných procesů a chyba v jejich vyplnění může znamenat nesprávné workflow.

Přihlášení do aplikace CES a přihlašování zůstává stejné, jako to bylo doposud, tj. smlouvy.upol.cz a přihlašovací údaje stejné jako do Portálu. Pro tvorbu nového formuláře je potřeba vybrat sekci '''Formuláře žádosti o podpis – Nové [1].''' V sekci '''Formuláře žádosti o podpis - staré''' naleznete formuláře vytvořené v původní verzi aplikace.
[[Soubor:Ces-kos-01.png|střed|bezrámu|508x508pixelů]]
Každý formulář obsahuje informační bubliny, kde se nachází informace pro korektní vyplnění formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-00.png|střed|bezrámu|682x682pixelů]]

=== Provázání s ERMS ===
Odesláním formuláře do schvalovacího procesu vznikne automaticky spis v ERMS. Spis bude po odeslání obsahovat dokument, který bude označen pro export do ERMS (více naleznete níže). Spis bude po podpisu a zavedení záznamu smlouvy obsahovat podepsaný soubor a formulář. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.

Pokud vám smlouva přišla k elektronickému podpisu e-mailem, pak nemusíte nic zakládat v ERMS, stačí takový soubor poté nahrát k formuláři ve spodní části obrazovky. Vyberete v menu Ne.
[[Soubor:Ces-kos-02.png|střed|bezrámu|554x554pixelů]]

==== Dokument smlouvy v ERMS neexistuje ====
Pokud ještě smlouva v elektronické spisové službě číslo nemá, vyberte variantu NE. Spis pro smlouvu bude založen automaticky při odeslání formuláře ke schválení.

==== Dokument smlouvy v ERMS již existuje ====
Pokud již smlouva je zavedena v elektronické spisové službě, vyberte ANO a vyhledejte číslo dokumentu v pole vpravo. Poté musíte vyhledat dokument, který v ERMS již existuje a následně jej spárovat se zakládaným formulářem do jednoho spisu. Vyhledávání dokumentů je zatříděné věcnou skupinou, která patří přihlášenému uživateli. Vybraný dokument bude následně přiřazen do spisu, který vznikne po odeslání formuláře do schvalovacího procesu. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.

=== Smlouvu bude podepisovat ===
Vyberte kdo bude smlouvu podepisovat. Podepisující mají nastavené za sebe pověřené osoby, které za primárního podepisujícího. Pokud se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, pak v sekci 1) vyplňte děkana a v sekci 2) vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

=== Žádáte o elektronický podpis rektora ===
Pro elektronické podepsání vyberte „Ano". V případě smluv podepisovaných elektronickým podpisem podle příslušných právních předpisů s formulářem bude vždy putovat soubor s finálním zněním smlouvy určený k podpisu. Ten vložte ve formátu PDF (smlouva a všechny přílohy v jednom souboru) níže v sekci Dokumenty pro předběžnou kontrolu a označte jako „Toto podepsat“. Po podpisu za UP Vám přijde e-mail s odkazem, kde lze podepsaný soubor nalézt.

=== Možnost změny předkladatele ===
Nově je možné vytvořit formulář za jiného předkladatele. Stačí '''odebrat [1]''' své jméno.
[[Soubor:Ces-kos-03.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Následně vyberte z nabídky konkrétního předkladatele.
[[Soubor:Ces-kos-04.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Autor formuláře zůstane s formulářem provázán. Autor i předkladatel budou z CES dostávat notifikace týkající se formuláře.Vytvořený spis v ERMS bude defaultně patřit autorovi, nicméně toto je možné změnit ve spodní části obrazovky pod tlačítkem '''Profil spisu [1]'''.
[[Soubor:Ces-kos-30.png|střed|bezrámu|857x857pixelů]]
V profilu spisu pak naleznete tlačítko pro předání spisu předkladateli, či autorovi.
[[Soubor:Ces-kos-37.png|střed|900x900pixelů]]

=== Vyjádření dotčených útvarů ===
Autor může vybrat dotčené osoby, kterým formulář předá k vyjádření. Vyjadřující se osoby formulář mohou doporučit, nedoporučit, případně mohou přidat další dotčenou osobu do vyjadřovacího procesu. Po odeslání formuláře ke schválení je možné v případě potřeby v detailu formuláře měnit dotčené útvary. Vyplňujte vždy dle skutečnosti osoby, se kterými jste formulář opravdu konzultovali. Pokud jste formulář s nikým nekonzultovali, nemusíte nikoho označovat jako dotčenou osobu.

Můžete vybrat buď osoby z UP, které si '''vyhledáte sami [1]''', popřípadně vyberete '''dotčený útvar právníka [2]''' a následně vyberete právníka, se kterým jste smlouvu konzultovali.
[[Soubor:Ces-kos-05.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

==== Změna dotčené osoby ====
Můžete nahradit dotčenou osobu v detailu formuláře odeslaného k vyjádření pomocí zvýrazněného tlačítka na řádku se jménem dané osoby.
[[Soubor:Ces-kos-13.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

=== Řídící kontrola ===
V sekci řídící kontrola nastavujete '''zdroje a SPP prvky [1]''' relevantní pro váš formulář. Zobrazení příkazci a správci budou následně formulář schvalovat.

Oproti předchozí verzi formuláře přibylo pole '''Finanční zdroj [2]'''. Pokud zdroj nezná autor ani předkladatel, musí jej vyplnit příkazce. V případě více nevyplněných zdrojů u více SPP / NSS doplňuje příkazce vždy jen ke svému SPP / NS. Zdroje se filtrují se dle vybraného SPP či NS.
[[Soubor:Ces-kos-07.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]
SPP prvky lze vyhledávat i dle '''pokročilého vyhledávání [1]''', kde je možné vyhledávat dle příkazce, správce, NS, názvu a čísla SPP prvku.
[[Soubor:Ces-kos-08.png|střed|bezrámu|415x415pixelů]]
Součástí nastavení řídící kontroly jsou nastavení zda se jedná o '''stavební nebo přístrojovou investici''' nebo zda je potřeba '''Souhlas správní rady.''' Pokud vyberete ano u ''investic'', pak formulář bude schvalovat i '''kvestor''' není-li správcem rozpočtu ve výše vybraném zdroji. Pokud vyberete možnost Ano u ''souhlasu Správní rady UP'', pak formulář bude schvalovat navíc ještě '''kancléř'''.
[[Soubor:Ces-kos-09.png|střed|bezrámu|526x526pixelů]]

=== Dokumenty ===
Prostřednictvím dvou tlačítek níže nahrajte k formuláři dokumenty. Vždy je třeba pro řídicí kontrolu nahrát minimálně finální podobu smlouvy včetně všech příloh. V případě smluv podepisovaných elektronicky '''nahrajte pro řídicí kontrolu [3]''' i verzi smlouvy určenou k podpisu za UP.

Pole '''Zavést do ERMS [1]''' se uloží do spisové služby jako doklad proběhnuvší řídicí kontroly spolu s finální podobou tohoto formuláře. Export vybraného souboru do ERMS se provádí při odeslání ke schválení. Do ERMS se bude zavádět právě jeden dokument.'''Toto podepsat [2]''' – označuje se jen u elektronicky podepisovaných smluv.

'''Pomocný dokument [4]''' slouží pro případná vyjádření, podklady pro znečitelnění pasáží smlouvy apod.
[[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

==== Nový dokument k podpisu během schvalovacího procesu ====
Pokud obdržíte v průběhu schvalování nebo před podpisem dokument k podpisu (např. byl podepsán dalšími protistranami aj.), můžete jej v detailu donahrát a označit jej k podpisu. [[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
=== Odeslání ke schválení / Předání předkladateli ===
Rozpracovaný formulář si uložte tlačítkem '''Přidat [1]'''. Připravený formulář buď '''odešlete ke schválení [2]''', jste-li autorem a předkladatelem zároveň.
[[Soubor:Ces-kos-17.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Pokud je předkladatel někdo jiný, musíte formulář předkladateli nejprve '''předat [1]'''. Ten následně formulář najde v přehledu formulářů, popř. nalezne odkaz v notifikačním e-mailu.
[[Soubor:Ces-kos-12.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

=== Stav schvalování ===
Každý uživatel může jednoduše několika způsoby zjistit, v jakém stavu se jeho formulář nachází. Jedním způsobem je ikona v přehledu formulářů, kde stav symbolizuje '''ikona [1]''' v levé části tabulky. Pod tabulkou je jednoduchá stavová legenda. Přesnější informace nalezne uživatel v '''detailu [2]''' formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-28.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Ve spodní části formuláře je dostupný náhled na to, kdo již schválil a na koho se ještě se schválením čeká.
[[Soubor:Ces-kos-29.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Elektronický podepsaný dokument ===
Po podpisu naleznete podepsaný dokument v detailu formuláře. Dokument si můžete uložit kliknutím pravým tlačítkem myši -> Uložit cíl jako.
[[Soubor:Ces-kos-33.png|střed]]

== '''Vyjádření dotčených útvarů - role dotčené osoby / právníka''' ==
Informace s žádostí o vyjádření se k formuláři obdrží dotčený útvar pomocí e-mailové notifikace.

=== Přehled formulářů ===
Veškeré formuláře k vyjádření nalezne v příslušné sekci '''K vyjádření [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-14.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře.

==== Přidání dotčené osoby ====
V sekci III. Vyjádření dotčených útvarů můžete '''přidat další dotčenou osobu [1]''' pro vyjádření k formuláři, uznáte-li za nutné či vhodné, aby formulář viděl někdo další.
[[Soubor:Ces-kos-15.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

==== Vyjádření ====
Tlačítka pro doporučení – nedoporučení jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby nedoporučit je komentář k vyjádření povinný. Komentář k doporučení či nedoporučení se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím.
[[Soubor:Ces-kos-16.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== '''Schvalování - role příkazce, správce, kvestora a kancléře''' ==
Na nový formulář ke schválení je schvalující upozorněn notifikačním e-mailem. Schvalovatelé mohou formulář schválit, či zamítnout. Zatmítnutím jedním ze schvalovatelů se schvalovací proces ukončí. Ke schvalovatelům se buď formulář dostane po vyjádření dotčených útvarů, případně rovnou nejsou-li do vyjadřovacího procesu dotčené útvary zapojeny.

=== Přehled formulářů ===
Formuláře ke schválení se nachází v sekci '''Ke Schválení [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2].'''
[[Soubor:Ces-kos-18.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře. Rovněž jsou zde dostupná i vyjádření dotčených osob či schvalovatelů, byli-li součástí vyjadřovacího procesu.
[[Soubor:Ces-kos-31.png|střed|bezrámu|605x605pixelů]]

==== Schvalování ====
Tlačítka pro '''schválení – zamítnutí [1]''' jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby zamítnout je komentář k vyjádření povinný. Komentář ke schválení či zamítnutí se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím (byl-li formulář schválen).
[[Soubor:Ces-kos-19.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== '''Podepisování - role rektor, děkan, ředitel, osoba oprávněná podpisu''' ==

Uživatelé oprávněni k podepisování mají v aplikaci k ispozici sekce pro podepisování - jedna z nich je pro '''analogové podpisy [1]''', druhá pro '''elektronické podpisy [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-32.png|střed|bezrámu|663x663pixelů]]

=== Analogové podpisy ===
Analogové dokumenty se podepisují v listinné podobě, v aplikaci se jen provede záznam o zkontrolování a podepsání příslušného dokumentu. V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na detail formuláře.

Analogové dokumenty se označují tlačítkem Zkontrolováno, když fyzicky dorazí k podpisu a jsou zkontrolovány. Pokud je v pořadí více dokumentů, je možné je nejprve označit za zkontrolované a následně je hromadně či po jednom označit jako podepsané, jakmile jsou fyzicky podepsané.
[[Soubor:Ces-kos-25.png|střed|805x805pixelů]]
Jakmile je fomulář označen jako zkontrolovaný, pak je možné jej '''označit za podepsaný [4]''', byl-li již podepsaný listinně. Zkontrolované formuláře je možné označovat '''jednotlivě [1]''' k hromadnému podpisu, lze označit i '''vše [2]''' zkontrolováno k hromadnému '''označení za podepsané [3].'''
[[Soubor:Ces-kos-27.png|střed|857x857pixelů]]
Pod tlačítkem '''Další [1]''' je možnost '''změnit''' '''podepisujícího [2]''', v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, nebo označit formulář stav '''Odmítám podepsat [3]''',
[[Soubor:Ces-kos-26.png|střed]]

=== Elektronické podpisy ===

V přehledu formulářů k '''elektronickému podpisu [1]''' lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na '''detail [2]''' formuláře. Jsou-li dostupné komenátře dotčených osob či schvalujícících, budou zde rovněž zobrazeny.

Digitální dokumenty se '''označují''' stejně jako u analogu označují za zkontrolované tlačítkem '''Zkontrolováno [3]'''. Nemusí se čekat, až fyzicky dorazí a mohou být rovnou podepsány. Podepisuje se v nástroji REMSIG. Stejně jako u analogových formulářů je možné označit jednotlivé formuláře za zkontrolované a poté je hromadně podepsat.
[[Soubor:Ces-kos-20.png|střed|bezrámu|888x888pixelů]]

Můžete podepsat '''jednotlivé soubory [4],''' ale i můžete '''označit po jednotlivých kusech [1],''' můžete '''označit [2]''' všechny zkontrolované soubory k podpisu a následně je '''hromadně podepsat [3]'''.
[[Soubor:Ces-kos-22.png|střed|910x910pixelů]]
Pod tlačítkem další je možnost označit formulář stav '''Odmítám podepsat [4]''', či '''změnit podepisujícího [1]''', v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, případně je možné nahrát již '''podepsaný dokument v jiném systému [2]''', popř. '''donahrát [3]''' aktuální verzi dokumentu k podpisu, je-li vám doručen podepsaný všemi stranami jinou cestou, např. e-mailem.
[[Soubor:Ces-kos-21.png|střed]]

==== REMSIG ====
V případě, že podepisující vidí záložku '''REMSIG [1]''', pak je to z toho důvodu, aby viděli, co už bylo jimi odesláno do Remsigu, ale tam to z nějakého důvodu nepodepsali.
[[Soubor:Ces-kos-23.png|střed]]
Poté pod záložkou REMSIG uvidíte přehled čekajících dokumentů k podpisu. Pro podpis klikněte na tlačítko '''Remsig'''.
[[Soubor:Ces-kos-24.png|střed|849x849pixelů]]

=== Kancelář podepisujícího ===
Jste-li v roli podepisující osoby (včetně tzv. zastupujícího podepisujícího), pak máte v menu k dispozici položku '''Kancelář podepisujícího [1]'''. Zde si můžete spravovat osoby, které jsou aktuálně součástí vaší kanceláře a připravují vám podklady k podpisu.

== '''Asistent/ka rektora / děkana / ředitele''' ==
Delegovaní asistenti mají v aplikaci k dispozici identické prostředí jako podepisující. Mohou formuláře / smlouvy označovat jako zkontrolované. V případě, že analogové smlouvy byly podepsány, mohou je označovat za podepsané. Elektronické formuláře nemohou za podepisující označovat za podepsané - jedinou výjimkou je nahrání dokumentu podepsaného v jiném systému. Pro informace k sekcím k podpisu, prosím, pročtěte si sekci výše.

== '''Založení záznamu smlouvy - klíčový uživatel''' ==
KU obdrží po podpisu notifikaci, že byl formulář podepsán. V notifikaci je odkaz na předmětný formulář. V detailu formuláře je v jeho horní části uvedeno číslo formuláře. KU vyhledá příslušný formulář v CES. Po kliknutí na záložku Formuláře žádosti o podpis - Nové se zobrazí přehled formulářů a také vyhledávací pole, která umožňují vyhledání konkrétního formuláře. Po zadání čísla formuláře do pole Hledat a klepnutí na klávesu Enter se vyhledá příslušný formulář. Kliknutím na ikonku s tužkou či na název formuláře se otevře okno Úprava formuláře. V dolní části okna formuláře klikne KU na tlačítko Vytvořit záznam smlouvy. Další postup u záznamu smlouvy je v [https://smlouvy.upol.cz/Content/Metodika_smlouvy_CES_29.05.2022.pdf metodice k CES].

== Exporty do ERMS ==

=== Formulář k analogově podepisované smlouvě ===

* Po založení vznikne spis s dokumenty
* Exportuje se nahraná hlavní komponenta a vytvoří se záznam o analogovém dokumentu
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Po podepsání se exportuje pdf formuláře

=== Formulář k elektronicky podepisované smlouvě ===

* Po vytvoření formuláře vznikne spis s dokumentem – hlavní komponentou
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Podepsaný soubor se exportuje po založení záznamu smlouvy

== Elektronické podpisy ==

* Ideálně jeden PDF soubor se všemi součástmi (přílohami smlouvy)
* Nic netisknout, neskenovat, nedělat v malování apod.
* Konverze – jediná správná na poště (CzechPointu); nikoli ta v ERMS!
* UP musí mít kvalifikovaný podpis – vizte <nowiki>https://cvt.upol.cz/certifikaty/</nowiki>
* Kontrolujte předchozí el. podpisy a především ten svůj (za UP)
* Elektronický podpis nemusí být vidět na tisku ani v obrazu souboru – rozhodující jsou „metadata“ v souboru PDF – tam naleznete i jeho datum
* Panel podpisu; přes pravé tlačítko – vydavatel, zámeček eIDAS, validovat, vlastnosti podpisu
* Celkem jasné v EU, jinde s otazníkem

Soubor:Ces-kos-25.png

2026-03-04T06:22:38Z

Babuto00: Babuto00 načetl novou verzi Soubor:Ces-kos-25.png

=={{int:filedesc}}==
{{Information
|description={{en|1=Soubor}}
|date=2026-02-16
|source={{own}}
|author=[[User:Babuto00|Babuto00]]
|permission=
|other versions=
}}

=={{int:license-header}}==
{{self|cc-by-sa-4.0}}

-

Soubor:Ces-kos-20.png

2026-03-04T06:22:23Z

Babuto00: Babuto00 načetl novou verzi Soubor:Ces-kos-20.png

Soubor:Ces-kos-23.png

2026-03-04T06:22:12Z

Babuto00: Babuto00 načetl novou verzi Soubor:Ces-kos-23.png

Soubor:Ces-kos-32.png

2026-03-04T06:16:36Z

Babuto00: Babuto00 načetl novou verzi Soubor:Ces-kos-32.png

CES - formulář žádosti o podpis

2026-03-04T06:10:04Z

Babuto00:

Následující text má za cíl pokrýt informace týkající se správy, tvorby formuláře žádosti o podpis v elektronické podobě, která byla nasazena do pilotního provozu na RUP UP v únoru 2026. Postup vytvoření formuláře v CES v souladu s novou vnitřní normou '''R-B-22/09 – Řád předkládání smluv k podpisu rektora UP''' a v návaznosti na vnitřní normu '''R-B-22/08 – CES a registr smluv''', ve znění pozdějších novel. Obě normy jsou účinné od června 2022 a nyní ještě doznají změn. '''Aplikace CES je dostupná pouze přes síť UP, nebo přes VPN.'''

== '''Vysvětlení názvosloví''' ==
=== Registr smluv x CES ===
'''CES''' je interní databází UP, která slouží primárně jejím zaměstnancům. Její fungování a podrobnosti upravuje stejnojmenná norma UP. Je zde uložena naprostá většina smluv UP uzavřených s výjimkami dle zmíněné normy včetně většího množství metadat než je v RS. Dá se v nich i solidně vyhledávat a filtrovat na odkazu smlouvy.upol.cz K uložení dokumentů však správně slouží spisová služba ERMS. Na UP je to úloha klíčových uživatelů.

'''Registr smluv (RS)''' je naproti tomu veřejně přístupná databáze, kam mají povinnost některé subjekty (mezi nimi i UP) vkládat jimi uzavřené smlouvy při dodržení podmínek nastavených v zákoně č. 340/2015 Sb., o registru smluv, ve znění pozdějších přepisů. Nejsou tam úplně všechny UP uzavřené smlouvy, ale dostane se tam i veřejnost. Znění smluv je v zákonem stanoveném rozsahu znečitelněno. RS spravovalo Ministerstvo vnitra ČR (nyní Dig. a inf. agentura) a je dostupný na webových stránkách [https://smlouvy.gov.cz/vyhledavani smlouvy.gov.cz/vyhledavani]. Na UP zajišťuje pouze operátor(ky)

=== Kdo je kdo (v normách, v CES a hlavně v praxi)? ===
Ne všichni v procesu (na formuláři) u každé smlouvy jsou, ale někteří se mohou vyskytovat i ve více pozicích. '''Musí to odpovídat realitě: byli-li nebo mají-li být zapojeni, musí být na košilce.'''

'''Předkladatel:''' Komunikuje se smluvní stranou, s dotč. útvary. Měl by před podpisem o smlouvě vědět nejvíc. Zpravidla vytváří formulář; vždy odpovídá za obsah

'''Autor''': Může předchystat formulář předkladateli

'''Dotčený útvar/dotčená osoba:''' Předkladatel s ním interně konzultoval smlouvu

'''Dotčený útvar právníka/právník:''' Tvořil či připomínkoval smlouvu

'''Příkazce operace a správce rozpočtu:''' Provádějí předběžnou kontrolu po stránce věcné a finanční rozhodnou, zda se smlouva uzavře – předá k podpisu.

'''Sekretariát podepisujícího:''' Průběžně sleduje smlouvy prošlé schvalovacím procesem. Kompletuje a připravuje dokumenty k podpisu – listinné smlouvy s košilkami hlavně.

'''Podepisující (R, D, ředitel):''' Smlouvu (ne)podepíše – právně jedná za UP. Substitut – podepisuje dle pověření určité smlouvy v zástupu za podepisujícího.

'''Klíčový uživatel:''' vytváří záznam smlouvy v CES (ideálně z košilky)

'''Operátor Registru smluv:''' Anonymizuje smlouvu a uveřejní ji v RS

'''Odpovědná osoba:''' Má na starost smlouvu po podpisu (často předkladatel)

== '''CES x ERMS''' ==
=== Termíny v ERMS a jejich souvislosti ===
[[Soubor:Ces-kos-34.png|střed]]

==== Digitální dokument ====

* je vždy '''originál'''.
* nepotřebuje '''žádnou papírovou''' verzi „pro jistotu“.
* musí mít '''smysluplný název''' odpovídající obsahu dokumentu.
* '''finální verze patří vždy do ERMS''', ne pouze na úložiště, cloud nebo do e-mailu.
* se předává standardními kanály: '''přes ERMS, datovou schránkou''', případně e-mailem (nejméně vhodné).
* který je odesílán ven jako právní úkon instituce, musí mít '''elektronický podpis nebo pečeť.'''
* screenshot, scan nebo tisk dokumentu '''není''' digitální dokument (pokud se nám v takovém stavu vrátí dokument podepsaný druhou stranou, je třeba požadovat nápravu – buď digitální podpis nebo autorizovanou konverzi s analogovým podpisem).

=== Předkladatel / Autor a ERMS ===
Výsledkem celého procesu je '''spis v ERMS''' obsahující '''formulář''' (digitální dokument) a '''smlouvu''' (digitální nebo analogový dokument), případně přílohy. Zpracovatelem, tzn. '''držitelem''', tohoto spisu je '''autor''', pokud v Profilu spisu v CES nezvolí '''předkladatel'''.

Kdo drží '''v ERMS záznam''' o analogovém dokumentu, drží i odpovídající '''analogový dokument'''. Nelze ho mít umístěn u někoho jiného nebo na jiném oddělení. '''Zpracovatel''' může v ERMS '''zpřístupnit''' spis k nahlížení nebo editaci i ostatním, např. '''klíčovému uživateli'''.

Dokumenty je třeba správně a včas '''vyřídit''' a spis následně uzavřít. '''Spis''' smlouvy lze '''uzavřít''' ve chvíli, kdy je smluvní vztah definitivně skončen a neočekává se vznik žádných dalších dokumentů (dodatek, reklamace, protokol o předání díla, atd.).

'''Zpracovatel''' se stará o to, aby k uzavření spisu ve správný čas došlo, a předává spis v ERMS na '''spisovnu'''. Správná evidence a postupy '''snižují riziko chyb i sankcí pro instituci''' a pomáhají udržet provoz '''bez zbytečné zátěže''' uzavřených agend. Pro pomoc nebo s dotazy je doporučeno '''vždy se obracet na spisovou službu.'''

=== Zpřístupnění spisu jiným uživatelům ERMS ===
V ERMS v menu vyberte položku '''Zpracovatel [1]''', následně přejděte na '''Spisy [2]''' a klikněte na '''Přehled spisů [3]'''.
[[Soubor:Ces-kos-35.png|střed]]
Vyberte požadovaný spis zaškrtnutím '''pole [1]''' v seznamu, poté vyberte '''ikonu [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-36.png|střed|911x911pixelů]]
V okně '''Zpřístupnit spis''' vyberte '''Přístup''' '''uživateli'''.
[[Soubor:Ces-kos-38.png|střed|841x841pixelů]]
V okně '''Výběr zaměstnance''' zvolíte položku '''Vyhledat zaměstnance'''. V okně '''Vyhledání zaměstnance''' napište jméno osoby a '''Vyhledat''', označte osobu v checkboxu a klikněte na '''Uložit''' (postup lze opakovat a přidávat tak osoby do okna Výběr zaměstnance). V okně '''Výběr zaměstnance''' označit osobu/y a '''Uložit.'''

V okně '''Udělení nového přístupu''' nastavit platnost od (dnes) do (lze nechat prázdné nebo přístup konkrétně omezit).
[[Soubor:Ces-kos-39.png|střed|377x377pixelů]]
Zvolte '''Povolit zatřízení do spisu''' (pro povolení spis editovat), případně nechat toto pole prázdné (pro povolení do spisu pouze nahlížet) a Uložte.
[[Soubor:Ces-kos-40.png|střed|397x397pixelů]]
V Přehledu spisů se u příslušného spisu ve sloupci '''Stav''' objevil symbol ikony zpřístupnění = Zpřístupněný spis. V okně '''Detail spisu''' v kartě ''Přístup'' lze vidět seznam uživatelů, kteří mají ke spisu přístup a s jakým oprávněním. Pomocí '''notifikace''' lze nastavit upozornění na udělení přístupu: '''Zpracovatel -> Další funkce -> Notifikace'''.

== '''Cesta formuláře (a smlouvy)''' ==
'''Všeobecně shrnutí procesu:'''

# Založení formuláře a odeslání ke schválení
# Vyjádření dotčených útvarů
# Schvalování příkazcem operace a správcem rozpočtu
# Schválení kvestorem není-li správcem rozpočtu v případě stavebních a přístrojových investic
# Schválení kancléřem je-li potřeba souhlas správní rady
# Po kompletním schválení míří elektronický formulář (a smlouva) k podpisu rektora, v případě analogu musí být v listinné podobě doručena
# Podpis dokumentu v CES, jinde (vložení podepsaného originálu do systému), u analogového dokumentu na papíře
# Elektronická smlouva jde po podpisu předkladateli/autorovi či přímo klíčovému uživateli, je-li UP posledním podepisujícím. Listinná smlouva se vrací fyzicky dle stejného klíče.
# Nepodepisuje-li UP jako poslední, musí předkladatel/autor zajištit podpis dalších stran a následně předat finální dokument KU
# Zavedení smlouvy do CES klíčovým uživatelem
# Uveřejnění smlouvy v RS operátorem

=== Doplňující informace ===
'''Předkladatel''' ('''pokud není autorem''') musí formulář po vyplnění autorem doplnit a následně odeslat do schvalovacího workflow. Vyjádření dotčených útvarů a dotčené osoby nemusí být součásti workflow.

'''Souhlas „původního podepisujícího“ se substitutem:'''

* Pokud na základě normy UP (typicky Statut UP, statut součásti UP, norma o pověření právním jednáním za UP) či dlouhodobého pověření jiného má podepisovat někdo jiný než vybraná podepisující osoba, vyberte jej z menu. Nejste-li si jistí, konzultujte s podepisující osobou nebo její kanceláří. Neslouží k vyplňování dočasných zástupů v nepřítomnosti. Krátké odůvodnění doplňte níže do pole Poznámka. Má-li podepisovat osoba jiná než uvedená v této nabídce, nechte toto pole prázdné a poznamenejte to níže do pole Poznámka.
* Když se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, o řádek výše vyplňte děkana a zde vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

'''Formulář zamítnutý jedním ze schvalujících je zamítnut jako celek.''' Lze vytvořit kopii a provést potřebné opravy a odeslat jej znovu do schvalovacího procesu.

'''Formulář nedoporučený dotčeným útvarem''' postupuje dále do schvalovacího procesu a vyjádření dotčených útvarů jsou dostupné schvalovatelům i podepisujícím.

=== Po podpisu ===
Po podpisu jde autorovi, předkladateli (klíčovému uživateli a OVZ je-li relevantní) notifikace o tom, že smlouva byla podepsána.

Jde-li o smlouvu, kde UP podepisuje jako poslední, klíčový uživatel (po obdržení listinného originálu smlouvy u listinných smluv; po obdržení originálu elektronicky podepsané smlouvy, pokud není v systému) zavede smlouvu do CES.

Jde-li o smlouvu, kde UP nepodepisuje poslední, předkladatel (autor) zajistí podpis ostatních stran a originál smlouvy doručí klíčovému uživateli po podpisu ostatních stran.

== '''Vytváření formuláře žádosti o podpis (role autora / předkladatele)''' ==
'''Formulář začínáte vytvářet v momentu, kdy již máte s ostatními smluvními stranami dohodnutu finální podobu smlouvy a víte, v jakém pořadí bude UP podepisovat a zda se bude uzavírat smlouva v listinné podobě ("na papíře") nebo v elektronické podobě s elektronickými podpisy všech smluvních stran''' (UP a jiní "veřejnoprávní podepisující" - § 5 zákona č. 297/2016 Sb. o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, ve znění pozdějších předpisů vždy kvalifikovaný; druhá strana z EU alespoň uznávaný)'''. Současně už Vám musí být jasné, s kým vším jste reálně smlouvu konzultovali před finalizací''' (např. právní oddělení, EO apod.)'''. Věnujte prosím opravdu významnou pozornost vyplnění polí s názvy ''"Žádáte o elektronický podpis rektora?"'' a ''"Podepisuje UP jako poslední?"''.''' Mají totiž vliv na chování následných procesů a chyba v jejich vyplnění může znamenat nesprávné workflow.

Přihlášení do aplikace CES a přihlašování zůstává stejné, jako to bylo doposud, tj. smlouvy.upol.cz a přihlašovací údaje stejné jako do Portálu. Pro tvorbu nového formuláře je potřeba vybrat sekci '''Formuláře žádosti o podpis – Nové [1].''' V sekci '''Formuláře žádosti o podpis - staré''' naleznete formuláře vytvořené v původní verzi aplikace.
[[Soubor:Ces-kos-01.png|střed|bezrámu|508x508pixelů]]
Každý formulář obsahuje informační bubliny, kde se nachází informace pro korektní vyplnění formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-00.png|střed|bezrámu|682x682pixelů]]

=== Provázání s ERMS ===
Odesláním formuláře do schvalovacího procesu vznikne automaticky spis v ERMS. Spis bude po odeslání obsahovat dokument, který bude označen pro export do ERMS (více naleznete níže). Spis bude po podpisu a zavedení záznamu smlouvy obsahovat podepsaný soubor a formulář. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.

Pokud vám smlouva přišla k elektronickému podpisu e-mailem, pak nemusíte nic zakládat v ERMS, stačí takový soubor poté nahrát k formuláři ve spodní části obrazovky. Vyberete v menu Ne.
[[Soubor:Ces-kos-02.png|střed|bezrámu|554x554pixelů]]

==== Dokument smlouvy v ERMS neexistuje ====
Pokud ještě smlouva v elektronické spisové službě číslo nemá, vyberte variantu NE. Spis pro smlouvu bude založen automaticky při odeslání formuláře ke schválení.

==== Dokument smlouvy v ERMS již existuje ====
Pokud již smlouva je zavedena v elektronické spisové službě, vyberte ANO a vyhledejte číslo dokumentu v pole vpravo. Poté musíte vyhledat dokument, který v ERMS již existuje a následně jej spárovat se zakládaným formulářem do jednoho spisu. Vyhledávání dokumentů je zatříděné věcnou skupinou, která patří přihlášenému uživateli. Vybraný dokument bude následně přiřazen do spisu, který vznikne po odeslání formuláře do schvalovacího procesu. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.

=== Smlouvu bude podepisovat ===
Vyberte kdo bude smlouvu podepisovat. Podepisující mají nastavené za sebe pověřené osoby, které za primárního podepisujícího. Pokud se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, pak v sekci 1) vyplňte děkana a v sekci 2) vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

=== Žádáte o elektronický podpis rektora ===
Pro elektronické podepsání vyberte „Ano". V případě smluv podepisovaných elektronickým podpisem podle příslušných právních předpisů s formulářem bude vždy putovat soubor s finálním zněním smlouvy určený k podpisu. Ten vložte ve formátu PDF (smlouva a všechny přílohy v jednom souboru) níže v sekci Dokumenty pro předběžnou kontrolu a označte jako „Toto podepsat“. Po podpisu za UP Vám přijde e-mail s odkazem, kde lze podepsaný soubor nalézt.

=== Možnost změny předkladatele ===
Nově je možné vytvořit formulář za jiného předkladatele. Stačí '''odebrat [1]''' své jméno.
[[Soubor:Ces-kos-03.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Následně vyberte z nabídky konkrétního předkladatele.
[[Soubor:Ces-kos-04.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Autor formuláře zůstane s formulářem provázán. Autor i předkladatel budou z CES dostávat notifikace týkající se formuláře.Vytvořený spis v ERMS bude defaultně patřit autorovi, nicméně toto je možné změnit ve spodní části obrazovky pod tlačítkem '''Profil spisu [1]'''.
[[Soubor:Ces-kos-30.png|střed|bezrámu|857x857pixelů]]
V profilu spisu pak naleznete tlačítko pro předání spisu předkladateli, či autorovi.
[[Soubor:Ces-kos-37.png|střed|900x900pixelů]]

=== Vyjádření dotčených útvarů ===
Autor může vybrat dotčené osoby, kterým formulář předá k vyjádření. Vyjadřující se osoby formulář mohou doporučit, nedoporučit, případně mohou přidat další dotčenou osobu do vyjadřovacího procesu. Po odeslání formuláře ke schválení je možné v případě potřeby v detailu formuláře měnit dotčené útvary. Vyplňujte vždy dle skutečnosti osoby, se kterými jste formulář opravdu konzultovali. Pokud jste formulář s nikým nekonzultovali, nemusíte nikoho označovat jako dotčenou osobu.

Můžete vybrat buď osoby z UP, které si '''vyhledáte sami [1]''', popřípadně vyberete '''dotčený útvar právníka [2]''' a následně vyberete právníka, se kterým jste smlouvu konzultovali.
[[Soubor:Ces-kos-05.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

==== Změna dotčené osoby ====
Můžete nahradit dotčenou osobu v detailu formuláře odeslaného k vyjádření pomocí zvýrazněného tlačítka na řádku se jménem dané osoby.
[[Soubor:Ces-kos-13.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

=== Řídící kontrola ===
V sekci řídící kontrola nastavujete '''zdroje a SPP prvky [1]''' relevantní pro váš formulář. Zobrazení příkazci a správci budou následně formulář schvalovat.

Oproti předchozí verzi formuláře přibylo pole '''Finanční zdroj [2]'''. Pokud zdroj nezná autor ani předkladatel, musí jej vyplnit příkazce. V případě více nevyplněných zdrojů u více SPP / NSS doplňuje příkazce vždy jen ke svému SPP / NS. Zdroje se filtrují se dle vybraného SPP či NS.
[[Soubor:Ces-kos-07.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]
SPP prvky lze vyhledávat i dle '''pokročilého vyhledávání [1]''', kde je možné vyhledávat dle příkazce, správce, NS, názvu a čísla SPP prvku.
[[Soubor:Ces-kos-08.png|střed|bezrámu|415x415pixelů]]
Součástí nastavení řídící kontroly jsou nastavení zda se jedná o '''stavební nebo přístrojovou investici''' nebo zda je potřeba '''Souhlas správní rady.''' Pokud vyberete ano u ''investic'', pak formulář bude schvalovat i '''kvestor''' není-li správcem rozpočtu ve výše vybraném zdroji. Pokud vyberete možnost Ano u ''souhlasu Správní rady UP'', pak formulář bude schvalovat navíc ještě '''kancléř'''.
[[Soubor:Ces-kos-09.png|střed|bezrámu|526x526pixelů]]

=== Dokumenty ===
Prostřednictvím dvou tlačítek níže nahrajte k formuláři dokumenty. Vždy je třeba pro řídicí kontrolu nahrát minimálně finální podobu smlouvy včetně všech příloh. V případě smluv podepisovaných elektronicky '''nahrajte pro řídicí kontrolu [3]''' i verzi smlouvy určenou k podpisu za UP.

Pole '''Zavést do ERMS [1]''' se uloží do spisové služby jako doklad proběhnuvší řídicí kontroly spolu s finální podobou tohoto formuláře. Export vybraného souboru do ERMS se provádí při odeslání ke schválení. Do ERMS se bude zavádět právě jeden dokument.'''Toto podepsat [2]''' – označuje se jen u elektronicky podepisovaných smluv.

'''Pomocný dokument [4]''' slouží pro případná vyjádření, podklady pro znečitelnění pasáží smlouvy apod.
[[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

==== Nový dokument k podpisu během schvalovacího procesu ====
Pokud obdržíte v průběhu schvalování nebo před podpisem dokument k podpisu (např. byl podepsán dalšími protistranami aj.), můžete jej v detailu donahrát a označit jej k podpisu. [[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
=== Odeslání ke schválení / Předání předkladateli ===
Rozpracovaný formulář si uložte tlačítkem '''Přidat [1]'''. Připravený formulář buď '''odešlete ke schválení [2]''', jste-li autorem a předkladatelem zároveň.
[[Soubor:Ces-kos-17.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Pokud je předkladatel někdo jiný, musíte formulář předkladateli nejprve '''předat [1]'''. Ten následně formulář najde v přehledu formulářů, popř. nalezne odkaz v notifikačním e-mailu.
[[Soubor:Ces-kos-12.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

=== Stav schvalování ===
Každý uživatel může jednoduše několika způsoby zjistit, v jakém stavu se jeho formulář nachází. Jedním způsobem je ikona v přehledu formulářů, kde stav symbolizuje '''ikona [1]''' v levé části tabulky. Pod tabulkou je jednoduchá stavová legenda. Přesnější informace nalezne uživatel v '''detailu [2]''' formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-28.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Ve spodní části formuláře je dostupný náhled na to, kdo již schválil a na koho se ještě se schválením čeká.
[[Soubor:Ces-kos-29.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Elektronický podepsaný dokument ===
Po podpisu naleznete podepsaný dokument v detailu formuláře. Dokument si můžete uložit kliknutím pravým tlačítkem myši -> Uložit cíl jako.
[[Soubor:Ces-kos-33.png|střed]]

== '''Vyjádření dotčených útvarů - role dotčené osoby / právníka''' ==
Informace s žádostí o vyjádření se k formuláři obdrží dotčený útvar pomocí e-mailové notifikace.

=== Přehled formulářů ===
Veškeré formuláře k vyjádření nalezne v příslušné sekci '''K vyjádření [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-14.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře.

==== Přidání dotčené osoby ====
V sekci III. Vyjádření dotčených útvarů můžete '''přidat další dotčenou osobu [1]''' pro vyjádření k formuláři, uznáte-li za nutné či vhodné, aby formulář viděl někdo další.
[[Soubor:Ces-kos-15.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

==== Vyjádření ====
Tlačítka pro doporučení – nedoporučení jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby nedoporučit je komentář k vyjádření povinný. Komentář k doporučení či nedoporučení se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím.
[[Soubor:Ces-kos-16.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== '''Schvalování - role příkazce, správce, kvestora a kancléře''' ==
Na nový formulář ke schválení je schvalující upozorněn notifikačním e-mailem. Schvalovatelé mohou formulář schválit, či zamítnout. Zatmítnutím jedním ze schvalovatelů se schvalovací proces ukončí. Ke schvalovatelům se buď formulář dostane po vyjádření dotčených útvarů, případně rovnou nejsou-li do vyjadřovacího procesu dotčené útvary zapojeny.

=== Přehled formulářů ===
Formuláře ke schválení se nachází v sekci '''Ke Schválení [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2].'''
[[Soubor:Ces-kos-18.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře. Rovněž jsou zde dostupná i vyjádření dotčených osob či schvalovatelů, byli-li součástí vyjadřovacího procesu.
[[Soubor:Ces-kos-31.png|střed|bezrámu|605x605pixelů]]

==== Schvalování ====
Tlačítka pro '''schválení – zamítnutí [1]''' jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby zamítnout je komentář k vyjádření povinný. Komentář ke schválení či zamítnutí se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím (byl-li formulář schválen).
[[Soubor:Ces-kos-19.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== '''Podepisování - role rektor, děkan, ředitel, osoba oprávněná podpisu''' ==

Uživatelé oprávněni k podepisování mají v aplikaci k ispozici sekce pro podepisování - jedna z nich je pro '''analogové podpisy [1]''', druhá pro '''elektronické podpisy [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-32.png|střed|bezrámu|663x663pixelů]]

=== Analogové podpisy ===
Analogové dokumenty se podepisují v listinné podobě, v aplikaci se jen provede záznam o zkontrolování a podepsání příslušného dokumentu. V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na detail formuláře.

Analogové dokumenty se označují tlačítkem Zkontrolováno, když fyzicky dorazí k podpisu a jsou zkontrolovány. Pokud je v pořadí více dokumentů, je možné je nejprve označit za zkontrolované a následně je hromadně či po jednom označit jako podepsané, jakmile jsou fyzicky podepsané.
[[Soubor:Ces-kos-25.png|střed|805x805pixelů]]
Jakmile je fomulář označen jako zkontrolovaný, pak je možné jej '''označit za podepsaný [4]''', byl-li již podepsaný listinně. Zkontrolované formuláře je možné označovat '''jednotlivě [1]''' k hromadnému podpisu, lze označit i '''vše [2]''' zkontrolováno k hromadnému '''označení za podepsané [3].'''
[[Soubor:Ces-kos-27.png|střed|857x857pixelů]]
Pod tlačítkem '''Další [1]''' je možnost '''změnit''' '''podepisujícího [2]''', v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, nebo označit formulář stav '''Odmítám podepsat [3]''',
[[Soubor:Ces-kos-26.png|střed]]

=== Elektronické podpisy ===

V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na detail formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-20.png|střed|bezrámu|888x888pixelů]]

Digitální dokumenty se označují stejně jako u analogu označují za zkontrolované tlačítkem Zkontrolováno. Nemusí se čekat, až fyzicky dorazí a mohou být rovnou podepsány. Podepisuje se v nástroji REMSIG. Stejně jako u analogových formulářů je možné označit jednotlivé formuláře za zkontrolované a poté je hromadně podepsat.
[[Soubor:Ces-kos-22.png|střed|910x910pixelů]]
Pod tlačítkem další je možnost označit formulář stav "Odmítám podepsat", či změnit podepisujícího, v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, případně je možné nahrát již podepsaný dokument v jiném systému, popř. dokument k podpisu.
[[Soubor:Ces-kos-21.png|střed]]

==== REMSIG ====
V případě, že podepisující vidí záložku REMSIG, pak je to z toho důvodu, aby viděli, co už bylo jimi odesláno do Remsigu, ale tam to z nějakého důvodu nepodepsali.
[[Soubor:Ces-kos-23.png|střed]]
Poté pod záložkou REMSIG uvidíte přehled čekajících dokumentů k podpisu. Pro podpis klikněte na tlačítko '''Remsig'''.
[[Soubor:Ces-kos-24.png|střed|849x849pixelů]]

== '''Asistent/ka rektora / děkana / ředitele''' ==
Delegovaní asistenti mají v aplikaci k dispozici identické prostředí jako podepisující. Mohou formuláře / smlouvy označovat jako zkontrolované. V případě, že analogové smlouvy byly podepsány, mohou je označovat za podepsané. Elektronické formuláře nemohou za podepisující označovat za podepsané - jedinou výjimkou je nahrání dokumentu podepsaného v jiném systému. Pro informace k sekcím k podpisu, prosím, pročtěte si sekci výše.

== '''Založení záznamu smlouvy - klíčový uživatel''' ==
KU obdrží po podpisu notifikaci, že byl formulář podepsán. V notifikaci je odkaz na předmětný formulář. V detailu formuláře je v jeho horní části uvedeno číslo formuláře. KU vyhledá příslušný formulář v CES. Po kliknutí na záložku Formuláře žádosti o podpis - Nové se zobrazí přehled formulářů a také vyhledávací pole, která umožňují vyhledání konkrétního formuláře. Po zadání čísla formuláře do pole Hledat a klepnutí na klávesu Enter se vyhledá příslušný formulář. Kliknutím na ikonku s tužkou či na název formuláře se otevře okno Úprava formuláře. V dolní části okna formuláře klikne KU na tlačítko Vytvořit záznam smlouvy. Další postup u záznamu smlouvy je v [https://smlouvy.upol.cz/Content/Metodika_smlouvy_CES_29.05.2022.pdf metodice k CES].

== Exporty do ERMS ==

=== Formulář k analogově podepisované smlouvě ===

* Po založení vznikne spis s dokumenty
* Exportuje se nahraná hlavní komponenta a vytvoří se záznam o analogovém dokumentu
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Po podepsání se exportuje pdf formuláře

=== Formulář k elektronicky podepisované smlouvě ===

* Po vytvoření formuláře vznikne spis s dokumentem – hlavní komponentou
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Podepsaný soubor se exportuje po založení záznamu smlouvy

== Elektronické podpisy ==

* Ideálně jeden PDF soubor se všemi součástmi (přílohami smlouvy)
* Nic netisknout, neskenovat, nedělat v malování apod.
* Konverze – jediná správná na poště (CzechPointu); nikoli ta v ERMS!
* UP musí mít kvalifikovaný podpis – vizte <nowiki>https://cvt.upol.cz/certifikaty/</nowiki>
* Kontrolujte předchozí el. podpisy a především ten svůj (za UP)
* Elektronický podpis nemusí být vidět na tisku ani v obrazu souboru – rozhodující jsou „metadata“ v souboru PDF – tam naleznete i jeho datum
* Panel podpisu; přes pravé tlačítko – vydavatel, zámeček eIDAS, validovat, vlastnosti podpisu
* Celkem jasné v EU, jinde s otazníkem

CES - formulář žádosti o podpis

2026-02-18T10:08:14Z

Babuto00: /* Provázání s ERMS */

Následující text má za cíl pokrýt informace týkající se správy, tvorby formuláře žádosti o podpis v elektronické podobě, která byla nasazena do pilotního provozu na RUP UP v únoru 2026. Postup vytvoření formuláře v CES v souladu s novou vnitřní normou '''R-B-22/09 – Řád předkládání smluv k podpisu rektora UP''' a v návaznosti na vnitřní normu '''R-B-22/08 – CES a registr smluv''', ve znění pozdějších novel. Obě normy jsou účinné od [. června 2022 a nyní ještě doznají změn. '''Aplikace CES je dostupná pouze přes síť UP, nebo přes VPN.'''

== '''Vysvětlení názvosloví''' ==
=== Registr smluv x CES ===
'''CES''' je interní databází UP, která slouží primárně jejím zaměstnancům. Její fungování a podrobnosti upravuje stejnojmenná norma UP. Je zde uložena naprostá většina smluv UP uzavřených s výjimkami dle zmíněné normy včetně většího množství metadat než je v RS. Dá se v nich i solidně vyhledávat a filtrovat na odkazu smlouvy.upol.cz K uložení dokumentů však správně slouží spisová služba ERMS. Na UP je to úloha klíčových uživatelů.

'''Registr smluv (RS)''' je naproti tomu veřejně přístupná databáze, kam mají povinnost některé subjekty (mezi nimi i UP) vkládat jimi uzavřené smlouvy při dodržení podmínek nastavených v zákoně č. 340/2015 Sb., o registru smluv, ve znění pozdějších přepisů. Nejsou tam úplně všechny UP uzavřené smlouvy, ale dostane se tam i veřejnost. Znění smluv je v zákonem stanoveném rozsahu znečitelněno. RS spravovalo Ministerstvo vnitra ČR (nyní Dig. a inf. agentura) a je dostupný na webových stránkách [https://smlouvy.gov.cz/vyhledavani smlouvy.gov.cz/vyhledavani]. Na UP zajišťuje pouze operátor(ky)

=== Kdo je kdo (v normách, v CES a hlavně v praxi)? ===
Ne všichni v procesu (na formuláři) u každé smlouvy jsou, ale někteří se mohou vyskytovat i ve více pozicích. '''Musí to odpovídat realitě: byli-li nebo mají-li být zapojeni, musí být na košilce.'''

'''Předkladatel:''' Komunikuje se smluvní stranou, s dotč. útvary. Měl by před podpisem o smlouvě vědět nejvíc. Zpravidla vytváří formulář; vždy odpovídá za obsah

'''Autor''': Může předchystat formulář předkladateli

'''Dotčený útvar/dotčená osoba:''' Předkladatel s ním interně konzultoval smlouvu

'''Dotčený útvar právníka/právník:''' Tvořil či připomínkoval smlouvu

'''Příkazce operace a správce rozpočtu:''' Provádějí předběžnou kontrolu po stránce věcné a finanční rozhodnou, zda se smlouva uzavře – předá k podpisu.

'''Sekretariát podepisujícího:''' Průběžně sleduje smlouvy prošlé schvalovacím procesem. Kompletuje a připravuje dokumenty k podpisu – listinné smlouvy s košilkami hlavně.

'''Podepisující (R, D, ředitel):''' Smlouvu (ne)podepíše – právně jedná za UP. Substitut – podepisuje dle pověření určité smlouvy v zástupu za podepisujícího.

'''Klíčový uživatel:''' vytváří záznam smlouvy v CES (ideálně z košilky)

'''Operátor Registru smluv:''' Anonymizuje smlouvu a uveřejní ji v RS

'''Odpovědná osoba:''' Má na starost smlouvu po podpisu (často předkladatel)

== '''CES x ERMS''' ==
=== Termíny v ERMS a jejich souvislosti ===
[[Soubor:Ces-kos-34.png|střed]]

==== Digitální dokument ====

* je vždy '''originál'''.
* nepotřebuje '''žádnou papírovou''' verzi „pro jistotu“.
* musí mít '''smysluplný název''' odpovídající obsahu dokumentu.
* '''finální verze patří vždy do ERMS''', ne pouze na úložiště, cloud nebo do e-mailu.
* se předává standardními kanály: '''přes ERMS, datovou schránkou''', případně e-mailem (nejméně vhodné).
* který je odesílán ven jako právní úkon instituce, musí mít '''elektronický podpis nebo pečeť.'''
* screenshot, scan nebo tisk dokumentu '''není''' digitální dokument (pokud se nám v takovém stavu vrátí dokument podepsaný druhou stranou, je třeba požadovat nápravu – buď digitální podpis nebo autorizovanou konverzi s analogovým podpisem).

=== Předkladatel / Autor a ERMS ===
Výsledkem celého procesu je '''spis v ERMS''' obsahující '''formulář''' (digitální dokument) a '''smlouvu''' (digitální nebo analogový dokument), případně přílohy. Zpracovatelem, tzn. '''držitelem''', tohoto spisu je '''autor''', pokud v Profilu spisu v CES nezvolí '''předkladatel'''.

Kdo drží '''v ERMS záznam''' o analogovém dokumentu, drží i odpovídající '''analogový dokument'''. Nelze ho mít umístěn u někoho jiného nebo na jiném oddělení. '''Zpracovatel''' může v ERMS '''zpřístupnit''' spis k nahlížení nebo editaci i ostatním, např. '''klíčovému uživateli'''.

Dokumenty je třeba správně a včas '''vyřídit''' a spis následně uzavřít. '''Spis''' smlouvy lze '''uzavřít''' ve chvíli, kdy je smluvní vztah definitivně skončen a neočekává se vznik žádných dalších dokumentů (dodatek, reklamace, protokol o předání díla, atd.).

'''Zpracovatel''' se stará o to, aby k uzavření spisu ve správný čas došlo, a předává spis v ERMS na '''spisovnu'''. Správná evidence a postupy '''snižují riziko chyb i sankcí pro instituci''' a pomáhají udržet provoz '''bez zbytečné zátěže''' uzavřených agend. Pro pomoc nebo s dotazy je doporučeno '''vždy se obracet na spisovou službu.'''

=== Zpřístupnění spisu jiným uživatelům ERMS ===
V ERMS v menu vyberte položku '''Zpracovatel [1]''', následně přejděte na '''Spisy [2]''' a klikněte na '''Přehled spisů [3]'''.
[[Soubor:Ces-kos-35.png|střed]]
Vyberte požadovaný spis zaškrtnutím '''pole [1]''' v seznamu, poté vyberte '''ikonu [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-36.png|střed|911x911pixelů]]
V okně '''Zpřístupnit spis''' vyberte '''Přístup''' '''uživateli'''.
[[Soubor:Ces-kos-38.png|střed|841x841pixelů]]
V okně '''Výběr zaměstnance''' zvolíte položku '''Vyhledat zaměstnance'''. V okně '''Vyhledání zaměstnance''' napište jméno osoby a '''Vyhledat''', označte osobu v checkboxu a klikněte na '''Uložit''' (postup lze opakovat a přidávat tak osoby do okna Výběr zaměstnance). V okně '''Výběr zaměstnance''' označit osobu/y a '''Uložit.'''

V okně '''Udělení nového přístupu''' nastavit platnost od (dnes) do (lze nechat prázdné nebo přístup konkrétně omezit).
[[Soubor:Ces-kos-39.png|střed|377x377pixelů]]
Zvolte '''Povolit zatřízení do spisu''' (pro povolení spis editovat), případně nechat toto pole prázdné (pro povolení do spisu pouze nahlížet) a Uložte.
[[Soubor:Ces-kos-40.png|střed|397x397pixelů]]
V Přehledu spisů se u příslušného spisu ve sloupci '''Stav''' objevil symbol ikony zpřístupnění = Zpřístupněný spis. V okně '''Detail spisu''' v kartě ''Přístup'' lze vidět seznam uživatelů, kteří mají ke spisu přístup a s jakým oprávněním. Pomocí '''notifikace''' lze nastavit upozornění na udělení přístupu: '''Zpracovatel -> Další funkce -> Notifikace'''.

== '''Cesta formuláře (a smlouvy)''' ==
'''Všeobecně shrnutí procesu:'''

# Založení formuláře a odeslání ke schválení
# Vyjádření dotčených útvarů
# Schvalování příkazcem operace a správcem rozpočtu
# Schválení kvestorem není-li správcem rozpočtu v případě stavebních a přístrojových investic
# Schválení kancléřem je-li potřeba souhlas správní rady
# Po kompletním schválení míří elektronický formulář (a smlouva) k podpisu rektora, v případě analogu musí být v listinné podobě doručena
# Podpis dokumentu v CES, jinde (vložení podepsaného originálu do systému), u analogového dokumentu na papíře
# Elektronická smlouva jde po podpisu předkladateli/autorovi či přímo klíčovému uživateli, je-li UP posledním podepisujícím. Listinná smlouva se vrací fyzicky dle stejného klíče.
# Nepodepisuje-li UP jako poslední, musí předkladatel/autor zajištit podpis dalších stran a následně předat finální dokument KU
# Zavedení smlouvy do CES klíčovým uživatelem
# Uveřejnění smlouvy v RS operátorem

=== Doplňující informace ===
'''Předkladatel''' ('''pokud není autorem''') musí formulář po vyplnění autorem doplnit a následně odeslat do schvalovacího workflow. Vyjádření dotčených útvarů a dotčené osoby nemusí být součásti workflow.

'''Souhlas „původního podepisujícího“ se substitutem:'''

* Pokud na základě normy UP (typicky Statut UP, statut součásti UP, norma o pověření právním jednáním za UP) či dlouhodobého pověření jiného má podepisovat někdo jiný než vybraná podepisující osoba, vyberte jej z menu. Nejste-li si jistí, konzultujte s podepisující osobou nebo její kanceláří. Neslouží k vyplňování dočasných zástupů v nepřítomnosti. Krátké odůvodnění doplňte níže do pole Poznámka. Má-li podepisovat osoba jiná než uvedená v této nabídce, nechte toto pole prázdné a poznamenejte to níže do pole Poznámka.
* Když se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, o řádek výše vyplňte děkana a zde vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

'''Formulář zamítnutý jedním ze schvalujících je zamítnut jako celek.''' Lze vytvořit kopii a provést potřebné opravy a odeslat jej znovu do schvalovacího procesu.

'''Formulář nedoporučený dotčeným útvarem''' postupuje dále do schvalovacího procesu a vyjádření dotčených útvarů jsou dostupné schvalovatelům i podepisujícím.

=== Po podpisu ===
Po podpisu jde autorovi, předkladateli (klíčovému uživateli a OVZ je-li relevantní) notifikace o tom, že smlouva byla podepsána.

Jde-li o smlouvu, kde UP podepisuje jako poslední, klíčový uživatel (po obdržení listinného originálu smlouvy u listinných smluv; po obdržení originálu elektronicky podepsané smlouvy, pokud není v systému) zavede smlouvu do CES.

Jde-li o smlouvu, kde UP nepodepisuje poslední, předkladatel (autor) zajistí podpis ostatních stran a originál smlouvy doručí klíčovému uživateli po podpisu ostatních stran.

== '''Vytváření formuláře žádosti o podpis (role autora / předkladatele)''' ==
Přihlášení do aplikace CES a přihlašování zůstává stejné, jako to bylo doposu, tj. smlouvy.upol.cz a přihlašovací údaje stejné jako do Portálu. Pro tvorbu nového formuláře je potřeba vybrat sekci '''Formuláře žádosti o podpis – Nové [1].''' V sekci '''Formuláře žádosti o podpis - staré''' naleznete formuláře vytvořené v původní verzi aplikace.
[[Soubor:Ces-kos-01.png|střed|bezrámu|508x508pixelů]]
Každý formulář obsahuje informační bubliny, kde se nachází informace pro korektní vyplnění formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-00.png|střed|bezrámu|682x682pixelů]]

=== Provázání s ERMS ===
Odesláním formuláře do schvalovacího procesu vznikne automaticky spis v ERMS. Spis bude po odeslání obsahovat dokument, který bude označen pro export do ERMS (více naleznete níže). Spis bude po podpisu a zavedení záznamu smlouvy obsahovat podepsaný soubor a formulář. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.

Pokud vám smlouva přišla k elektronickému podpisu e-mailem, pak nemusíte nic zakládat v ERMS, stačí takový soubor poté nahrát k formuláři ve spodní části obrazovky. Vyberete v menu Ne.
[[Soubor:Ces-kos-02.png|střed|bezrámu|554x554pixelů]]

==== Dokument smlouvy v ERMS neexistuje ====
Pokud ještě smlouva v elektronické spisové službě číslo nemá, vyberte variantu NE. Spis pro smlouvu bude založen automaticky při odeslání formuláře ke schválení.

==== Dokument smlouvy v ERMS již existuje ====
Pokud již smlouva je zavedena v elektronické spisové službě, vyberte ANO a vyhledejte číslo dokumentu v pole vpravo. Poté musíte vyhledat dokument, který v ERMS již existuje a následně jej spárovat se zakládaným formulářem do jednoho spisu. Vyhledávání dokumentů je zatříděné věcnou skupinou, která patří přihlášenému uživateli. Vybraný dokument bude následně přiřazen do spisu, který vznikne po odeslání formuláře do schvalovacího procesu. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.

=== Smlouvu bude podepisovat ===
Vyberte kdo bude smlouvu podepisovat. Podepisující mají nastavené za sebe pověřené osoby, které za primárního podepisujícího. Pokud se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, pak v sekci 1) vyplňte děkana a v sekci 2) vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

=== Žádáte o elektronický podpis rektora ===
Pro elektronické podepsání vyberte „Ano". V případě smluv podepisovaných elektronickým podpisem podle příslušných právních předpisů s formulářem bude vždy putovat soubor s finálním zněním smlouvy určený k podpisu. Ten vložte ve formátu PDF (smlouva a všechny přílohy v jednom souboru) níže v sekci Dokumenty pro předběžnou kontrolu a označte jako „Toto podepsat“. Po podpisu za UP Vám přijde e-mail s odkazem, kde lze podepsaný soubor nalézt.

=== Možnost změny předkladatele ===
Nově je možné vytvořit formulář za jiného předkladatele. Stačí '''odebrat [1]''' své jméno.
[[Soubor:Ces-kos-03.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Následně vyberte z nabídky konkrétního předkladatele.
[[Soubor:Ces-kos-04.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Autor formuláře zůstane s formulářem provázán. Autor i předkladatel budou z CES dostávat notifikace týkající se formuláře.Vytvořený spis v ERMS bude defaultně patřit autorovi, nicméně toto je možné změnit ve spodní části obrazovky pod tlačítkem '''Profil spisu [1]'''.
[[Soubor:Ces-kos-30.png|střed|bezrámu|857x857pixelů]]
V profilu spisu pak naleznete tlačítko pro předání spisu předkladateli, či autorovi.
[[Soubor:Ces-kos-37.png|střed|900x900pixelů]]

=== Vyjádření dotčených útvarů ===
Autor může vybrat dotčené osoby, kterým formulář předá k vyjádření. Vyjadřující se osoby formulář mohou doporučit, nedoporučit, případně mohou přidat další dotčenou osobu do vyjadřovacího procesu. Po odeslání formuláře ke schválení je možné v případě potřeby v detailu formuláře měnit dotčené útvary. Vyplňujte vždy dle skutečnosti osoby, se kterými jste formulář opravdu konzultovali. Pokud jste formulář s nikým nekonzultovali, nemusíte nikoho označovat jako dotčenou osobu.

Můžete vybrat buď osoby z UP, které si '''vyhledáte sami [1]''', popřípadně vyberete '''dotčený útvar právníka [2]''' a následně vyberete právníka, se kterým jste smlouvu konzultovali.
[[Soubor:Ces-kos-05.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

==== Změna dotčené osoby ====
Můžete nahradit dotčenou osobu v detailu formuláře odeslaného k vyjádření pomocí zvýrazněného tlačítka na řádku se jménem dané osoby.
[[Soubor:Ces-kos-13.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

=== Řídící kontrola ===
V sekci řídící kontrola nastavujete '''zdroje a SPP prvky [1]''' relevantní pro váš formulář. Zobrazení příkazci a správci budou následně formulář schvalovat.

Oproti předchozí verzi formuláře přibylo pole '''Finanční zdroj [2]'''. Pokud zdroj nezná autor ani předkladatel, musí jej vyplnit příkazce. V případě více nevyplněných zdrojů u více SPP / NSS doplňuje příkazce vždy jen ke svému SPP / NS. Zdroje se filtrují se dle vybraného SPP či NS.
[[Soubor:Ces-kos-07.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]
SPP prvky lze vyhledávat i dle '''pokročilého vyhledávání [1]''', kde je možné vyhledávat dle příkazce, správce, NS, názvu a čísla SPP prvku.
[[Soubor:Ces-kos-08.png|střed|bezrámu|415x415pixelů]]
Součástí nastavení řídící kontroly jsou nastavení zda se jedná o '''stavební nebo přístrojovou investici''' nebo zda je potřeba '''Souhlas správní rady.''' Pokud vyberete ano u ''investic'', pak formulář bude schvalovat i '''kvestor''' není-li správcem rozpočtu ve výše vybraném zdroji. Pokud vyberete možnost Ano u ''souhlasu Správní rady UP'', pak formulář bude schvalovat navíc ještě '''kancléř'''.
[[Soubor:Ces-kos-09.png|střed|bezrámu|526x526pixelů]]

=== Dokumenty ===
Prostřednictvím dvou tlačítek níže nahrajte k formuláři dokumenty. Vždy je třeba pro řídicí kontrolu nahrát minimálně finální podobu smlouvy včetně všech příloh. V případě smluv podepisovaných elektronicky '''nahrajte pro řídicí kontrolu [3]''' i verzi smlouvy určenou k podpisu za UP.

Pole '''Zavést do ERMS [1]''' se uloží do spisové služby jako doklad proběhnuvší řídicí kontroly spolu s finální podobou tohoto formuláře. Export vybraného souboru do ERMS se provádí při odeslání ke schválení. Do ERMS se bude zavádět právě jeden dokument.'''Toto podepsat [2]''' – označuje se jen u elektronicky podepisovaných smluv.

'''Pomocný dokument [4]''' slouží pro případná vyjádření, podklady pro znečitelnění pasáží smlouvy apod.
[[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

==== Nový dokument k podpisu během schvalovacího procesu ====
Pokud obdržíte v průběhu schvalování nebo před podpisem dokument k podpisu (např. byl podepsán dalšími protistranami aj.), můžete jej v detailu donahrát a označit jej k podpisu. [[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
=== Odeslání ke schválení / Předání předkladateli ===
Rozpracovaný formulář si uložte tlačítkem '''Přidat [1]'''. Připravený formulář buď '''odešlete ke schválení [2]''', jste-li autorem a předkladatelem zároveň.
[[Soubor:Ces-kos-17.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Pokud je předkladatel někdo jiný, musíte formulář předkladateli nejprve '''předat [1]'''. Ten následně formulář najde v přehledu formulářů, popř. nalezne odkaz v notifikačním e-mailu.
[[Soubor:Ces-kos-12.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

=== Stav schvalování ===
Každý uživatel může jednoduše několika způsoby zjistit, v jakém stavu se jeho formulář nachází. Jedním způsobem je ikona v přehledu formulářů, kde stav symbolizuje '''ikona [1]''' v levé části tabulky. Pod tabulkou je jednoduchá stavová legenda. Přesnější informace nalezne uživatel v '''detailu [2]''' formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-28.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Ve spodní části formuláře je dostupný náhled na to, kdo již schválil a na koho se ještě se schválením čeká.
[[Soubor:Ces-kos-29.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Elektronický podepsaný dokument ===
Po podpisu naleznete podepsaný dokument v detailu formuláře. Dokument si můžete uložit kliknutím pravým tlačítkem myši -> Uložit cíl jako.
[[Soubor:Ces-kos-33.png|střed]]

== '''Vyjádření dotčených útvarů - role dotčené osoby / právníka''' ==
Informace s žádostí o vyjádření se k formuláři obdrží dotčený útvar pomocí e-mailové notifikace.

=== Přehled formulářů ===
Veškeré formuláře k vyjádření nalezne v příslušné sekci '''K vyjádření [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-14.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře.

==== Přidání dotčené osoby ====
V sekci III. Vyjádření dotčených útvarů můžete '''přidat další dotčenou osobu [1]''' pro vyjádření k formuláři, uznáte-li za nutné či vhodné, aby formulář viděl někdo další.
[[Soubor:Ces-kos-15.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

==== Vyjádření ====
Tlačítka pro doporučení – nedoporučení jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby nedoporučit je komentář k vyjádření povinný. Komentář k doporučení či nedoporučení se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím.
[[Soubor:Ces-kos-16.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== '''Schvalování - role příkazce, správce, kvestora a kancléře''' ==
Na nový formulář ke schválení je schvalující upozorněn notifikačním e-mailem. Schvalovatelé mohou formulář schválit, či zamítnout. Zatmítnutím jedním ze schvalovatelů se schvalovací proces ukončí. Ke schvalovatelům se buď formulář dostane po vyjádření dotčených útvarů, případně rovnou nejsou-li do vyjadřovacího procesu dotčené útvary zapojeny.

=== Přehled formulářů ===
Formuláře ke schválení se nachází v sekci '''Ke Schválení [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2].'''
[[Soubor:Ces-kos-18.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře. Rovněž jsou zde dostupná i vyjádření dotčených osob či schvalovatelů, byli-li součástí vyjadřovacího procesu.
[[Soubor:Ces-kos-31.png|střed|bezrámu|605x605pixelů]]

==== Schvalování ====
Tlačítka pro '''schválení – zamítnutí [1]''' jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby zamítnout je komentář k vyjádření povinný. Komentář ke schválení či zamítnutí se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím (byl-li formulář schválen).
[[Soubor:Ces-kos-19.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== '''Podepisování - role rektor, děkan, ředitel, osoba oprávněná podpisu''' ==

Uživatelé oprávněni k podepisování mají v aplikaci k ispozici sekce pro podepisování - jedna z nich je pro '''analogové podpisy [1]''', druhá pro '''elektronické podpisy [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-32.png|střed|bezrámu|663x663pixelů]]

=== Analogové podpisy ===
Analogové dokumenty se podepisují v listinné podobě, v aplikaci se jen provede záznam o zkontrolování a podepsání příslušného dokumentu. V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na detail formuláře.

Analogové dokumenty se označují tlačítkem Zkontrolováno, když fyzicky dorazí k podpisu a jsou zkontrolovány. Pokud je v pořadí více dokumentů, je možné je nejprve označit za zkontrolované a následně je hromadně či po jednom označit jako podepsané, jakmile jsou fyzicky podepsané.
[[Soubor:Ces-kos-25.png|střed|805x805pixelů]]
Jakmile je fomulář označen jako zkontrolovaný, pak je možné jej '''označit za podepsaný [4]''', byl-li již podepsaný listinně. Zkontrolované formuláře je možné označovat '''jednotlivě [1]''' k hromadnému podpisu, lze označit i '''vše [2]''' zkontrolováno k hromadnému '''označení za podepsané [3].'''
[[Soubor:Ces-kos-27.png|střed|857x857pixelů]]
Pod tlačítkem '''Další [1]''' je možnost '''změnit''' '''podepisujícího [2]''', v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, nebo označit formulář stav '''Odmítám podepsat [3]''',
[[Soubor:Ces-kos-26.png|střed]]

=== Elektronické podpisy ===

V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na detail formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-20.png|střed|bezrámu|888x888pixelů]]

Digitální dokumenty se označují stejně jako u analogu označují za zkontrolované tlačítkem Zkontrolováno. Nemusí se čekat, až fyzicky dorazí a mohou být rovnou podepsány. Podepisuje se v nástroji REMSIG. Stejně jako u analogových formulářů je možné označit jednotlivé formuláře za zkontrolované a poté je hromadně podepsat.
[[Soubor:Ces-kos-22.png|střed|910x910pixelů]]
Pod tlačítkem další je možnost označit formulář stav "Odmítám podepsat", či změnit podepisujícího, v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, případně je možné nahrát již podepsaný dokument v jiném systému, popř. dokument k podpisu.
[[Soubor:Ces-kos-21.png|střed]]

==== REMSIG ====
V případě, že podepisující vidí záložku REMSIG, pak je to z toho důvodu, aby viděli, co už bylo jimi odesláno do Remsigu, ale tam to z nějakého důvodu nepodepsali.
[[Soubor:Ces-kos-23.png|střed]]
Poté pod záložkou REMSIG uvidíte přehled čekajících dokumentů k podpisu. Pro podpis klikněte na tlačítko '''Remsig'''.
[[Soubor:Ces-kos-24.png|střed|849x849pixelů]]

== '''Asistent/ka rektora / děkana / ředitele''' ==
Delegovaní asistenti mají v aplikaci k dispozici identické prostředí jako podepisující. Mohou formuláře / smlouvy označovat jako zkontrolované. V případě, že analogové smlouvy byly podepsány, mohou je označovat za podepsané. Elektronické formuláře nemohou za podepisující označovat za podepsané - jedinou výjimkou je nahrání dokumentu podepsaného v jiném systému. Pro informace k sekcím k podpisu, prosím, pročtěte si sekci výše.

== '''Založení záznamu smlouvy - klíčový uživatel''' ==
KU obdrží po podpisu notifikaci, že byl formulář podepsán. V notifikaci je odkaz na předmětný formulář. V detailu formuláře je v jeho horní části uvedeno číslo formuláře. KU vyhledá příslušný formulář v CES. Po kliknutí na záložku Formuláře žádosti o podpis - Nové se zobrazí přehled formulářů a také vyhledávací pole, která umožňují vyhledání konkrétního formuláře. Po zadání čísla formuláře do pole Hledat a klepnutí na klávesu Enter se vyhledá příslušný formulář. Kliknutím na ikonku s tužkou či na název formuláře se otevře okno Úprava formuláře. V dolní části okna formuláře klikne KU na tlačítko Vytvořit záznam smlouvy. Další postup u záznamu smlouvy je v [https://smlouvy.upol.cz/Content/Metodika_smlouvy_CES_29.05.2022.pdf metodice k CES].

== Exporty do ERMS ==

=== Formulář k analogově podepisované smlouvě ===

* Po založení vznikne spis s dokumenty
* Exportuje se nahraná hlavní komponenta a vytvoří se záznam o analogovém dokumentu
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Po podepsání se exportuje pdf formuláře

=== Formulář k elektronicky podepisované smlouvě ===

* Po vytvoření formuláře vznikne spis s dokumentem – hlavní komponentou
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Podepsaný soubor se exportuje po založení záznamu smlouvy

== Elektronické podpisy ==

* Ideálně jeden PDF soubor se všemi součástmi (přílohami smlouvy)
* Nic netisknout, neskenovat, nedělat v malování apod.
* Konverze – jediná správná na poště (CzechPointu); nikoli ta v ERMS!
* UP musí mít kvalifikovaný podpis – vizte <nowiki>https://cvt.upol.cz/certifikaty/</nowiki>
* Kontrolujte předchozí el. podpisy a především ten svůj (za UP)
* Elektronický podpis nemusí být vidět na tisku ani v obrazu souboru – rozhodující jsou „metadata“ v souboru PDF – tam naleznete i jeho datum
* Panel podpisu; přes pravé tlačítko – vydavatel, zámeček eIDAS, validovat, vlastnosti podpisu
* Celkem jasné v EU, jinde s otazníkem

CES - formulář žádosti o podpis

2026-02-17T13:21:10Z

Babuto00: /* Zpřístupnění spisu jiným uživatelům ERMS */

Následující text má za cíl pokrýt informace týkající se správy, tvorby formuláře žádosti o podpis v elektronické podobě, která byla nasazena do pilotního provozu na RUP UP v únoru 2026. Postup vytvoření formuláře v CES v souladu s novou vnitřní normou '''R-B-22/09 – Řád předkládání smluv k podpisu rektora UP''' a v návaznosti na vnitřní normu '''R-B-22/08 – CES a registr smluv''', ve znění pozdějších novel. Obě normy jsou účinné od [. června 2022 a nyní ještě doznají změn. '''Aplikace CES je dostupná pouze přes síť UP, nebo přes VPN.'''

== '''Vysvětlení názvosloví''' ==
=== Registr smluv x CES ===
'''CES''' je interní databází UP, která slouží primárně jejím zaměstnancům. Její fungování a podrobnosti upravuje stejnojmenná norma UP. Je zde uložena naprostá většina smluv UP uzavřených s výjimkami dle zmíněné normy včetně většího množství metadat než je v RS. Dá se v nich i solidně vyhledávat a filtrovat na odkazu smlouvy.upol.cz K uložení dokumentů však správně slouží spisová služba ERMS. Na UP je to úloha klíčových uživatelů.

'''Registr smluv (RS)''' je naproti tomu veřejně přístupná databáze, kam mají povinnost některé subjekty (mezi nimi i UP) vkládat jimi uzavřené smlouvy při dodržení podmínek nastavených v zákoně č. 340/2015 Sb., o registru smluv, ve znění pozdějších přepisů. Nejsou tam úplně všechny UP uzavřené smlouvy, ale dostane se tam i veřejnost. Znění smluv je v zákonem stanoveném rozsahu znečitelněno. RS spravovalo Ministerstvo vnitra ČR (nyní Dig. a inf. agentura) a je dostupný na webových stránkách [https://smlouvy.gov.cz/vyhledavani smlouvy.gov.cz/vyhledavani]. Na UP zajišťuje pouze operátor(ky)

=== Kdo je kdo (v normách, v CES a hlavně v praxi)? ===
Ne všichni v procesu (na formuláři) u každé smlouvy jsou, ale někteří se mohou vyskytovat i ve více pozicích. '''Musí to odpovídat realitě: byli-li nebo mají-li být zapojeni, musí být na košilce.'''

'''Předkladatel:''' Komunikuje se smluvní stranou, s dotč. útvary. Měl by před podpisem o smlouvě vědět nejvíc. Zpravidla vytváří formulář; vždy odpovídá za obsah

'''Autor''': Může předchystat formulář předkladateli

'''Dotčený útvar/dotčená osoba:''' Předkladatel s ním interně konzultoval smlouvu

'''Dotčený útvar právníka/právník:''' Tvořil či připomínkoval smlouvu

'''Příkazce operace a správce rozpočtu:''' Provádějí předběžnou kontrolu po stránce věcné a finanční rozhodnou, zda se smlouva uzavře – předá k podpisu.

'''Sekretariát podepisujícího:''' Průběžně sleduje smlouvy prošlé schvalovacím procesem. Kompletuje a připravuje dokumenty k podpisu – listinné smlouvy s košilkami hlavně.

'''Podepisující (R, D, ředitel):''' Smlouvu (ne)podepíše – právně jedná za UP. Substitut – podepisuje dle pověření určité smlouvy v zástupu za podepisujícího.

'''Klíčový uživatel:''' vytváří záznam smlouvy v CES (ideálně z košilky)

'''Operátor Registru smluv:''' Anonymizuje smlouvu a uveřejní ji v RS

'''Odpovědná osoba:''' Má na starost smlouvu po podpisu (často předkladatel)

== '''CES x ERMS''' ==
Výsledkem celého procesu schvalování a podpisu formuláře žádosti o podpis je '''spis v ERMS''' obsahující '''formulář''' (digitální dokument) a '''smlouvu''' (digitální nebo analogový dokument), případně přílohy.

'''Zpracovatelem''' (tzn. držitelem) tohoto spisu je '''předkladatel'''. Předkladatel může v ERMS '''zpřístupnit''' spis k nahlížení nebo editaci i ostatním, např. '''autorovi'''.

Kdo drží v ERMS záznam o analogovém dokumentu, drží i odpovídající analogový dokument. Nelze ho mít umístěn u někoho jiného nebo na jiném oddělení.

Dokumenty je třeba '''správně a včas vyřídit''' a spis následně uzavřít. Spis smlouvy lze '''uzavřít''' ve chvíli, kdy je smluvní vztah definitivně '''skončen''' a neočekává se vznik žádných dalších dokumentů (dodatek, reklamace, protokol o předání díla, atd.). '''Nelze znovu otevřít uzavřený spis!'''

Zpracovatel (předkladatel) se stará o to, aby k uzavření spisu ve správný čas došlo, a předává spis '''v ERMS na spisovnu.''' Správná evidence a postupy '''snižují riziko chyb i sankcí''' pro instituci a pomáhají udržet provoz '''bez zbytečné zátěže''' uzavřených agend.

=== Termíny v ERMS a jejich souvislosti ===
[[Soubor:Ces-kos-34.png|střed]]

==== Digitální dokument ====

* je vždy '''originál'''.
* nepotřebuje '''žádnou papírovou''' verzi „pro jistotu“.
* musí mít '''smysluplný název''' odpovídající obsahu dokumentu.
* '''finální verze patří vždy do ERMS''', ne pouze na úložiště, cloud nebo do e-mailu.
* se předává standardními kanály: '''přes ERMS, datovou schránkou''', případně e-mailem (nejméně vhodné).
* který je odesílán ven jako právní úkon instituce, musí mít '''elektronický podpis nebo pečeť.'''
* screenshot, scan nebo tisk dokumentu '''není''' digitální dokument (pokud se nám v takovém stavu vrátí dokument podepsaný druhou stranou, je třeba požadovat nápravu – buď digitální podpis nebo autorizovanou konverzi s analogovým podpisem).

=== Předkladatel / Autor a ERMS ===
Výsledkem celého procesu je '''spis v ERMS''' obsahující '''formulář''' (digitální dokument) a '''smlouvu''' (digitální nebo analogový dokument), případně přílohy. Zpracovatelem, tzn. '''držitelem''', tohoto spisu je '''autor''', pokud v Profilu spisu v CES nezvolí '''předkladatel'''.

Kdo drží '''v ERMS záznam''' o analogovém dokumentu, drží i odpovídající '''analogový dokument'''. Nelze ho mít umístěn u někoho jiného nebo na jiném oddělení. '''Zpracovatel''' může v ERMS '''zpřístupnit''' spis k nahlížení nebo editaci i ostatním, např. '''klíčovému uživateli'''.

Dokumenty je třeba správně a včas '''vyřídit''' a spis následně uzavřít. '''Spis''' smlouvy lze '''uzavřít''' ve chvíli, kdy je smluvní vztah definitivně skončen a neočekává se vznik žádných dalších dokumentů (dodatek, reklamace, protokol o předání díla, atd.).

'''Zpracovatel''' se stará o to, aby k uzavření spisu ve správný čas došlo, a předává spis v ERMS na '''spisovnu'''. Správná evidence a postupy '''snižují riziko chyb i sankcí pro instituci''' a pomáhají udržet provoz '''bez zbytečné zátěže''' uzavřených agend. Pro pomoc nebo s dotazy je doporučeno '''vždy se obracet na spisovou službu.'''

=== Zpřístupnění spisu jiným uživatelům ERMS ===
V ERMS v menu vyberte položku '''Zpracovatel [1]''', následně přejděte na '''Spisy [2]''' a klikněte na '''Přehled spisů [3]'''.
[[Soubor:Ces-kos-35.png|střed]]
Vyberte požadovaný spis zaškrtnutím '''pole [1]''' v seznamu, poté vyberte '''ikonu [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-36.png|střed|911x911pixelů]]
V okně '''Zpřístupnit spis''' vyberte '''Přístup''' '''uživateli'''.
[[Soubor:Ces-kos-38.png|střed|841x841pixelů]]
V okně '''Výběr zaměstnance''' zvolíte položku '''Vyhledat zaměstnance'''. V okně '''Vyhledání zaměstnance''' napište jméno osoby a '''Vyhledat''', označte osobu v checkboxu a klikněte na '''Uložit''' (postup lze opakovat a přidávat tak osoby do okna Výběr zaměstnance). V okně '''Výběr zaměstnance''' označit osobu/y a '''Uložit.'''

V okně '''Udělení nového přístupu''' nastavit platnost od (dnes) do (lze nechat prázdné nebo přístup konkrétně omezit).
[[Soubor:Ces-kos-39.png|střed|377x377pixelů]]
Zvolte '''Povolit zatřízení do spisu''' (pro povolení spis editovat), případně nechat toto pole prázdné (pro povolení do spisu pouze nahlížet) a Uložte.
[[Soubor:Ces-kos-40.png|střed|397x397pixelů]]
V Přehledu spisů se u příslušného spisu ve sloupci '''Stav''' objevil symbol ikony zpřístupnění = Zpřístupněný spis. V okně '''Detail spisu''' v kartě ''Přístup'' lze vidět seznam uživatelů, kteří mají ke spisu přístup a s jakým oprávněním. Pomocí '''notifikace''' lze nastavit upozornění na udělení přístupu: '''Zpracovatel -> Další funkce -> Notifikace'''.

== '''Cesta formuláře (a smlouvy)''' ==
'''Všeobecně shrnutí procesu:'''

# Založení formuláře a odeslání ke schválení
# Vyjádření dotčených útvarů
# Schvalování příkazcem operace a správcem rozpočtu
# Schválení kvestorem není-li správcem rozpočtu v případě stavebních a přístrojových investic
# Schválení kancléřem je-li potřeba souhlas správní rady
# Po kompletním schválení míří elektronický formulář (a smlouva) k podpisu rektora, v případě analogu musí být v listinné podobě doručena
# Podpis dokumentu v CES, jinde (vložení podepsaného originálu do systému), u analogového dokumentu na papíře
# Elektronická smlouva jde po podpisu předkladateli/autorovi či přímo klíčovému uživateli, je-li UP posledním podepisujícím. Listinná smlouva se vrací fyzicky dle stejného klíče.
# Nepodepisuje-li UP jako poslední, musí předkladatel/autor zajištit podpis dalších stran a následně předat finální dokument KU
# Zavedení smlouvy do CES klíčovým uživatelem
# Uveřejnění smlouvy v RS operátorem

=== Doplňující informace ===
'''Předkladatel''' ('''pokud není autorem''') musí formulář po vyplnění autorem doplnit a následně odeslat do schvalovacího workflow. Vyjádření dotčených útvarů a dotčené osoby nemusí být součásti workflow.

'''Souhlas „původního podepisujícího“ se substitutem:'''

* Pokud na základě normy UP (typicky Statut UP, statut součásti UP, norma o pověření právním jednáním za UP) či dlouhodobého pověření jiného má podepisovat někdo jiný než vybraná podepisující osoba, vyberte jej z menu. Nejste-li si jistí, konzultujte s podepisující osobou nebo její kanceláří. Neslouží k vyplňování dočasných zástupů v nepřítomnosti. Krátké odůvodnění doplňte níže do pole Poznámka. Má-li podepisovat osoba jiná než uvedená v této nabídce, nechte toto pole prázdné a poznamenejte to níže do pole Poznámka.
* Když se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, o řádek výše vyplňte děkana a zde vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

'''Formulář zamítnutý jedním ze schvalujících je zamítnut jako celek.''' Lze vytvořit kopii a provést potřebné opravy a odeslat jej znovu do schvalovacího procesu.

'''Formulář nedoporučený dotčeným útvarem''' postupuje dále do schvalovacího procesu a vyjádření dotčených útvarů jsou dostupné schvalovatelům i podepisujícím.

=== Po podpisu ===
Po podpisu jde autorovi, předkladateli (klíčovému uživateli a OVZ je-li relevantní) notifikace o tom, že smlouva byla podepsána.

Jde-li o smlouvu, kde UP podepisuje jako poslední, klíčový uživatel (po obdržení listinného originálu smlouvy u listinných smluv; po obdržení originálu elektronicky podepsané smlouvy, pokud není v systému) zavede smlouvu do CES.

Jde-li o smlouvu, kde UP nepodepisuje poslední, předkladatel (autor) zajistí podpis ostatních stran a originál smlouvy doručí klíčovému uživateli po podpisu ostatních stran.

== '''Vytváření formuláře žádosti o podpis (role autora / předkladatele)''' ==
Přihlášení do aplikace CES a přihlašování zůstává stejné, jako to bylo doposu, tj. smlouvy.upol.cz a přihlašovací údaje stejné jako do Portálu. Pro tvorbu nového formuláře je potřeba vybrat sekci '''Formuláře žádosti o podpis – Nové [1].''' V sekci '''Formuláře žádosti o podpis - staré''' naleznete formuláře vytvořené v původní verzi aplikace.
[[Soubor:Ces-kos-01.png|střed|bezrámu|508x508pixelů]]
Každý formulář obsahuje informační bubliny, kde se nachází informace pro korektní vyplnění formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-00.png|střed|bezrámu|682x682pixelů]]

=== Provázání s ERMS ===
Odesláním formuláře do schvalovacího procesu vznikne automaticky spis v ERMS. Spis bude po odeslání obsahovat dokument, který bude označen pro export do ERMS (více naleznete níže). Spis bude po podpisu a zavedení záznamu smlouvy obsahovat podepsaný soubor a formulář. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.
[[Soubor:Ces-kos-02.png|střed|bezrámu|554x554pixelů]]

==== Dokument smlouvy v ERMS neexistuje ====
Pokud ještě smlouva v elektronické spisové službě číslo nemá, vyberte variantu NE. Spis pro smlouvu bude založen automaticky při odeslání formuláře ke schválení.

==== Dokument smlouvy v ERMS již existuje ====
Pokud již smlouva je zavedena v elektronické spisové službě, vyberte ANO a vyhledejte číslo dokumentu v pole vpravo. Poté musíte vyhledat dokument, který v ERMS již existuje a následně jej spárovat se zakládaným formulářem do jednoho spisu. Vyhledávání dokumentů je zatříděné věcnou skupinou, která patří přihlášenému uživateli. Vybraný dokument bude následně přiřazen do spisu, který vznikne po odeslání formuláře do schvalovacího procesu. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.

=== Smlouvu bude podepisovat ===
Vyberte kdo bude smlouvu podepisovat. Podepisující mají nastavené za sebe pověřené osoby, které za primárního podepisujícího. Pokud se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, pak v sekci 1) vyplňte děkana a v sekci 2) vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

=== Žádáte o elektronický podpis rektora ===
Pro elektronické podepsání vyberte „Ano". V případě smluv podepisovaných elektronickým podpisem podle příslušných právních předpisů s formulářem bude vždy putovat soubor s finálním zněním smlouvy určený k podpisu. Ten vložte ve formátu PDF (smlouva a všechny přílohy v jednom souboru) níže v sekci Dokumenty pro předběžnou kontrolu a označte jako „Toto podepsat“. Po podpisu za UP Vám přijde e-mail s odkazem, kde lze podepsaný soubor nalézt.

=== Možnost změny předkladatele ===
Nově je možné vytvořit formulář za jiného předkladatele. Stačí '''odebrat [1]''' své jméno.
[[Soubor:Ces-kos-03.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Následně vyberte z nabídky konkrétního předkladatele.
[[Soubor:Ces-kos-04.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Autor formuláře zůstane s formulářem provázán. Autor i předkladatel budou z CES dostávat notifikace týkající se formuláře.Vytvořený spis v ERMS bude defaultně patřit autorovi, nicméně toto je možné změnit ve spodní části obrazovky pod tlačítkem '''Profil spisu [1]'''.
[[Soubor:Ces-kos-30.png|střed|bezrámu|857x857pixelů]]
V profilu spisu pak naleznete tlačítko pro předání spisu předkladateli, či autorovi.
[[Soubor:Ces-kos-37.png|střed|900x900pixelů]]

=== Vyjádření dotčených útvarů ===
Autor může vybrat dotčené osoby, kterým formulář předá k vyjádření. Vyjadřující se osoby formulář mohou doporučit, nedoporučit, případně mohou přidat další dotčenou osobu do vyjadřovacího procesu. Po odeslání formuláře ke schválení je možné v případě potřeby v detailu formuláře měnit dotčené útvary. Vyplňujte vždy dle skutečnosti osoby, se kterými jste formulář opravdu konzultovali. Pokud jste formulář s nikým nekonzultovali, nemusíte nikoho označovat jako dotčenou osobu.

Můžete vybrat buď osoby z UP, které si '''vyhledáte sami [1]''', popřípadně vyberete '''dotčený útvar právníka [2]''' a následně vyberete právníka, se kterým jste smlouvu konzultovali.
[[Soubor:Ces-kos-05.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

==== Změna dotčené osoby ====
Můžete nahradit dotčenou osobu v detailu formuláře odeslaného k vyjádření pomocí zvýrazněného tlačítka na řádku se jménem dané osoby.
[[Soubor:Ces-kos-13.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

=== Řídící kontrola ===
V sekci řídící kontrola nastavujete '''zdroje a SPP prvky [1]''' relevantní pro váš formulář. Zobrazení příkazci a správci budou následně formulář schvalovat.

Oproti předchozí verzi formuláře přibylo pole '''Finanční zdroj [2]'''. Pokud zdroj nezná autor ani předkladatel, musí jej vyplnit příkazce. V případě více nevyplněných zdrojů u více SPP / NSS doplňuje příkazce vždy jen ke svému SPP / NS. Zdroje se filtrují se dle vybraného SPP či NS.
[[Soubor:Ces-kos-07.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]
SPP prvky lze vyhledávat i dle '''pokročilého vyhledávání [1]''', kde je možné vyhledávat dle příkazce, správce, NS, názvu a čísla SPP prvku.
[[Soubor:Ces-kos-08.png|střed|bezrámu|415x415pixelů]]
Součástí nastavení řídící kontroly jsou nastavení zda se jedná o '''stavební nebo přístrojovou investici''' nebo zda je potřeba '''Souhlas správní rady.''' Pokud vyberete ano u ''investic'', pak formulář bude schvalovat i '''kvestor''' není-li správcem rozpočtu ve výše vybraném zdroji. Pokud vyberete možnost Ano u ''souhlasu Správní rady UP'', pak formulář bude schvalovat navíc ještě '''kancléř'''.
[[Soubor:Ces-kos-09.png|střed|bezrámu|526x526pixelů]]

=== Dokumenty ===
Prostřednictvím dvou tlačítek níže nahrajte k formuláři dokumenty. Vždy je třeba pro řídicí kontrolu nahrát minimálně finální podobu smlouvy včetně všech příloh. V případě smluv podepisovaných elektronicky '''nahrajte pro řídicí kontrolu [3]''' i verzi smlouvy určenou k podpisu za UP.

Pole '''Zavést do ERMS [1]''' se uloží do spisové služby jako doklad proběhnuvší řídicí kontroly spolu s finální podobou tohoto formuláře. Export vybraného souboru do ERMS se provádí při odeslání ke schválení. Do ERMS se bude zavádět právě jeden dokument.'''Toto podepsat [2]''' – označuje se jen u elektronicky podepisovaných smluv.

'''Pomocný dokument [4]''' slouží pro případná vyjádření, podklady pro znečitelnění pasáží smlouvy apod.
[[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

==== Nový dokument k podpisu během schvalovacího procesu ====
Pokud obdržíte v průběhu schvalování nebo před podpisem dokument k podpisu (např. byl podepsán dalšími protistranami aj.), můžete jej v detailu donahrát a označit jej k podpisu. [[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
=== Odeslání ke schválení / Předání předkladateli ===
Rozpracovaný formulář si uložte tlačítkem '''Přidat [1]'''. Připravený formulář buď '''odešlete ke schválení [2]''', jste-li autorem a předkladatelem zároveň.
[[Soubor:Ces-kos-17.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Pokud je předkladatel někdo jiný, musíte formulář předkladateli nejprve '''předat [1]'''. Ten následně formulář najde v přehledu formulářů, popř. nalezne odkaz v notifikačním e-mailu.
[[Soubor:Ces-kos-12.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

=== Stav schvalování ===
Každý uživatel může jednoduše několika způsoby zjistit, v jakém stavu se jeho formulář nachází. Jedním způsobem je ikona v přehledu formulářů, kde stav symbolizuje '''ikona [1]''' v levé části tabulky. Pod tabulkou je jednoduchá stavová legenda. Přesnější informace nalezne uživatel v '''detailu [2]''' formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-28.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Ve spodní části formuláře je dostupný náhled na to, kdo již schválil a na koho se ještě se schválením čeká.
[[Soubor:Ces-kos-29.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Elektronický podepsaný dokument ===
Po podpisu naleznete podepsaný dokument v detailu formuláře. Dokument si můžete uložit kliknutím pravým tlačítkem myši -> Uložit cíl jako.
[[Soubor:Ces-kos-33.png|střed]]

== '''Vyjádření dotčených útvarů - role dotčené osoby / právníka''' ==
Informace s žádostí o vyjádření se k formuláři obdrží dotčený útvar pomocí e-mailové notifikace.

=== Přehled formulářů ===
Veškeré formuláře k vyjádření nalezne v příslušné sekci '''K vyjádření [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-14.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře.

==== Přidání dotčené osoby ====
V sekci III. Vyjádření dotčených útvarů můžete '''přidat další dotčenou osobu [1]''' pro vyjádření k formuláři, uznáte-li za nutné či vhodné, aby formulář viděl někdo další.
[[Soubor:Ces-kos-15.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

==== Vyjádření ====
Tlačítka pro doporučení – nedoporučení jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby nedoporučit je komentář k vyjádření povinný. Komentář k doporučení či nedoporučení se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím.
[[Soubor:Ces-kos-16.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== '''Schvalování - role příkazce, správce, kvestora a kancléře''' ==
Na nový formulář ke schválení je schvalující upozorněn notifikačním e-mailem. Schvalovatelé mohou formulář schválit, či zamítnout. Zatmítnutím jedním ze schvalovatelů se schvalovací proces ukončí. Ke schvalovatelům se buď formulář dostane po vyjádření dotčených útvarů, případně rovnou nejsou-li do vyjadřovacího procesu dotčené útvary zapojeny.

=== Přehled formulářů ===
Formuláře ke schválení se nachází v sekci '''Ke Schválení [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2].'''
[[Soubor:Ces-kos-18.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře. Rovněž jsou zde dostupná i vyjádření dotčených osob či schvalovatelů, byli-li součástí vyjadřovacího procesu.
[[Soubor:Ces-kos-31.png|střed|bezrámu|605x605pixelů]]

==== Schvalování ====
Tlačítka pro '''schválení – zamítnutí [1]''' jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby zamítnout je komentář k vyjádření povinný. Komentář ke schválení či zamítnutí se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím (byl-li formulář schválen).
[[Soubor:Ces-kos-19.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== '''Podepisování - role rektor, děkan, ředitel, osoba oprávněná podpisu''' ==

Uživatelé oprávněni k podepisování mají v aplikaci k ispozici sekce pro podepisování - jedna z nich je pro '''analogové podpisy [1]''', druhá pro '''elektronické podpisy [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-32.png|střed|bezrámu|663x663pixelů]]

=== Analogové podpisy ===
Analogové dokumenty se podepisují v listinné podobě, v aplikaci se jen provede záznam o zkontrolování a podepsání příslušného dokumentu. V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na detail formuláře.

Analogové dokumenty se označují tlačítkem Zkontrolováno, když fyzicky dorazí k podpisu a jsou zkontrolovány. Pokud je v pořadí více dokumentů, je možné je nejprve označit za zkontrolované a následně je hromadně či po jednom označit jako podepsané, jakmile jsou fyzicky podepsané.
[[Soubor:Ces-kos-25.png|střed|805x805pixelů]]
Jakmile je fomulář označen jako zkontrolovaný, pak je možné jej '''označit za podepsaný [4]''', byl-li již podepsaný listinně. Zkontrolované formuláře je možné označovat '''jednotlivě [1]''' k hromadnému podpisu, lze označit i '''vše [2]''' zkontrolováno k hromadnému '''označení za podepsané [3].'''
[[Soubor:Ces-kos-27.png|střed|857x857pixelů]]
Pod tlačítkem '''Další [1]''' je možnost '''změnit''' '''podepisujícího [2]''', v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, nebo označit formulář stav '''Odmítám podepsat [3]''',
[[Soubor:Ces-kos-26.png|střed]]

=== Elektronické podpisy ===

V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na detail formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-20.png|střed|bezrámu|888x888pixelů]]

Digitální dokumenty se označují stejně jako u analogu označují za zkontrolované tlačítkem Zkontrolováno. Nemusí se čekat, až fyzicky dorazí a mohou být rovnou podepsány. Podepisuje se v nástroji REMSIG. Stejně jako u analogových formulářů je možné označit jednotlivé formuláře za zkontrolované a poté je hromadně podepsat.
[[Soubor:Ces-kos-22.png|střed|910x910pixelů]]
Pod tlačítkem další je možnost označit formulář stav "Odmítám podepsat", či změnit podepisujícího, v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, případně je možné nahrát již podepsaný dokument v jiném systému, popř. dokument k podpisu.
[[Soubor:Ces-kos-21.png|střed]]

==== REMSIG ====
V případě, že podepisující vidí záložku REMSIG, pak je to z toho důvodu, aby viděli, co už bylo jimi odesláno do Remsigu, ale tam to z nějakého důvodu nepodepsali.
[[Soubor:Ces-kos-23.png|střed]]
Poté pod záložkou REMSIG uvidíte přehled čekajících dokumentů k podpisu. Pro podpis klikněte na tlačítko '''Remsig'''.
[[Soubor:Ces-kos-24.png|střed|849x849pixelů]]

== '''Asistent/ka rektora / děkana / ředitele''' ==
Delegovaní asistenti mají v aplikaci k dispozici identické prostředí jako podepisující. Mohou formuláře / smlouvy označovat jako zkontrolované. V případě, že analogové smlouvy byly podepsány, mohou je označovat za podepsané. Elektronické formuláře nemohou za podepisující označovat za podepsané - jedinou výjimkou je nahrání dokumentu podepsaného v jiném systému. Pro informace k sekcím k podpisu, prosím, pročtěte si sekci výše.

== '''Založení záznamu smlouvy - klíčový uživatel''' ==
KU obdrží po podpisu notifikaci, že byl formulář podepsán. V notifikaci je odkaz na předmětný formulář. V detailu formuláře je v jeho horní části uvedeno číslo formuláře. KU vyhledá příslušný formulář v CES. Po kliknutí na záložku Formuláře žádosti o podpis - Nové se zobrazí přehled formulářů a také vyhledávací pole, která umožňují vyhledání konkrétního formuláře. Po zadání čísla formuláře do pole Hledat a klepnutí na klávesu Enter se vyhledá příslušný formulář. Kliknutím na ikonku s tužkou či na název formuláře se otevře okno Úprava formuláře. V dolní části okna formuláře klikne KU na tlačítko Vytvořit záznam smlouvy. Další postup u záznamu smlouvy je v [https://smlouvy.upol.cz/Content/Metodika_smlouvy_CES_29.05.2022.pdf metodice k CES].

== Exporty do ERMS ==

=== Formulář k analogově podepisované smlouvě ===

* Po založení vznikne spis s dokumenty
* Exportuje se nahraná hlavní komponenta a vytvoří se záznam o analogovém dokumentu
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Po podepsání se exportuje pdf formuláře

=== Formulář k elektronicky podepisované smlouvě ===

* Po vytvoření formuláře vznikne spis s dokumentem – hlavní komponentou
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Podepsaný soubor se exportuje po založení záznamu smlouvy

== Elektronické podpisy ==

* Ideálně jeden PDF soubor se všemi součástmi (přílohami smlouvy)
* Nic netisknout, neskenovat, nedělat v malování apod.
* Konverze – jediná správná na poště (CzechPointu); nikoli ta v ERMS!
* UP musí mít kvalifikovaný podpis – vizte <nowiki>https://cvt.upol.cz/certifikaty/</nowiki>
* Kontrolujte předchozí el. podpisy a především ten svůj (za UP)
* Elektronický podpis nemusí být vidět na tisku ani v obrazu souboru – rozhodující jsou „metadata“ v souboru PDF – tam naleznete i jeho datum
* Panel podpisu; přes pravé tlačítko – vydavatel, zámeček eIDAS, validovat, vlastnosti podpisu
* Celkem jasné v EU, jinde s otazníkem

Soubor:Ces-kos-38.png

2026-02-17T12:59:04Z

Babuto00: Načteno vlastní dílo pomocí Průvodce načítáním souborů

=={{int:filedesc}}==
{{Information
|description={{en|1=Soubor}}
|date=2026-02-17
|source={{own}}
|author=[[User:Babuto00|Babuto00]]
|permission=
|other versions=
}}

=={{int:license-header}}==
{{self|cc-by-sa-4.0}}

-

Soubor:Ces-kos-39.png

2026-02-17T12:59:04Z

Babuto00: Načteno vlastní dílo pomocí Průvodce načítáním souborů

Soubor:Ces-kos-40.png

2026-02-17T12:59:04Z

Babuto00: Načteno vlastní dílo pomocí Průvodce načítáním souborů

=={{int:filedesc}}==
{{Information
|description={{en|1=Soubor}}
|date=2026-02-18
|source={{own}}
|author=[[User:Babuto00|Babuto00]]
|permission=
|other versions=
}}

=={{int:license-header}}==
{{self|cc-by-sa-4.0}}

-

CES - formulář žádosti o podpis

2026-02-17T10:50:01Z

Babuto00: /* Vyjádření dotčených útvarů */

Následující text má za cíl pokrýt informace týkající se správy, tvorby formuláře žádosti o podpis v elektronické podobě, která byla nasazena do pilotního provozu na RUP UP v únoru 2026. Postup vytvoření formuláře v CES v souladu s novou vnitřní normou '''R-B-22/09 – Řád předkládání smluv k podpisu rektora UP''' a v návaznosti na vnitřní normu '''R-B-22/08 – CES a registr smluv''', ve znění pozdějších novel. Obě normy jsou účinné od [. června 2022 a nyní ještě doznají změn. '''Aplikace CES je dostupná pouze přes síť UP, nebo přes VPN.'''

== '''Vysvětlení názvosloví''' ==
=== Registr smluv x CES ===
'''CES''' je interní databází UP, která slouží primárně jejím zaměstnancům. Její fungování a podrobnosti upravuje stejnojmenná norma UP. Je zde uložena naprostá většina smluv UP uzavřených s výjimkami dle zmíněné normy včetně většího množství metadat než je v RS. Dá se v nich i solidně vyhledávat a filtrovat na odkazu smlouvy.upol.cz K uložení dokumentů však správně slouží spisová služba ERMS. Na UP je to úloha klíčových uživatelů.

'''Registr smluv (RS)''' je naproti tomu veřejně přístupná databáze, kam mají povinnost některé subjekty (mezi nimi i UP) vkládat jimi uzavřené smlouvy při dodržení podmínek nastavených v zákoně č. 340/2015 Sb., o registru smluv, ve znění pozdějších přepisů. Nejsou tam úplně všechny UP uzavřené smlouvy, ale dostane se tam i veřejnost. Znění smluv je v zákonem stanoveném rozsahu znečitelněno. RS spravovalo Ministerstvo vnitra ČR (nyní Dig. a inf. agentura) a je dostupný na webových stránkách [https://smlouvy.gov.cz/vyhledavani smlouvy.gov.cz/vyhledavani]. Na UP zajišťuje pouze operátor(ky)

=== Kdo je kdo (v normách, v CES a hlavně v praxi)? ===
Ne všichni v procesu (na formuláři) u každé smlouvy jsou, ale někteří se mohou vyskytovat i ve více pozicích. '''Musí to odpovídat realitě: byli-li nebo mají-li být zapojeni, musí být na košilce.'''

'''Předkladatel:''' Komunikuje se smluvní stranou, s dotč. útvary. Měl by před podpisem o smlouvě vědět nejvíc. Zpravidla vytváří formulář; vždy odpovídá za obsah

'''Autor''': Může předchystat formulář předkladateli

'''Dotčený útvar/dotčená osoba:''' Předkladatel s ním interně konzultoval smlouvu

'''Dotčený útvar právníka/právník:''' Tvořil či připomínkoval smlouvu

'''Příkazce operace a správce rozpočtu:''' Provádějí předběžnou kontrolu po stránce věcné a finanční rozhodnou, zda se smlouva uzavře – předá k podpisu.

'''Sekretariát podepisujícího:''' Průběžně sleduje smlouvy prošlé schvalovacím procesem. Kompletuje a připravuje dokumenty k podpisu – listinné smlouvy s košilkami hlavně.

'''Podepisující (R, D, ředitel):''' Smlouvu (ne)podepíše – právně jedná za UP. Substitut – podepisuje dle pověření určité smlouvy v zástupu za podepisujícího.

'''Klíčový uživatel:''' vytváří záznam smlouvy v CES (ideálně z košilky)

'''Operátor Registru smluv:''' Anonymizuje smlouvu a uveřejní ji v RS

'''Odpovědná osoba:''' Má na starost smlouvu po podpisu (často předkladatel)

== '''CES x ERMS''' ==
Výsledkem celého procesu schvalování a podpisu formuláře žádosti o podpis je '''spis v ERMS''' obsahující '''formulář''' (digitální dokument) a '''smlouvu''' (digitální nebo analogový dokument), případně přílohy.

'''Zpracovatelem''' (tzn. držitelem) tohoto spisu je '''předkladatel'''. Předkladatel může v ERMS '''zpřístupnit''' spis k nahlížení nebo editaci i ostatním, např. '''autorovi'''.

Kdo drží v ERMS záznam o analogovém dokumentu, drží i odpovídající analogový dokument. Nelze ho mít umístěn u někoho jiného nebo na jiném oddělení.

Dokumenty je třeba '''správně a včas vyřídit''' a spis následně uzavřít. Spis smlouvy lze '''uzavřít''' ve chvíli, kdy je smluvní vztah definitivně '''skončen''' a neočekává se vznik žádných dalších dokumentů (dodatek, reklamace, protokol o předání díla, atd.). '''Nelze znovu otevřít uzavřený spis!'''

Zpracovatel (předkladatel) se stará o to, aby k uzavření spisu ve správný čas došlo, a předává spis '''v ERMS na spisovnu.''' Správná evidence a postupy '''snižují riziko chyb i sankcí''' pro instituci a pomáhají udržet provoz '''bez zbytečné zátěže''' uzavřených agend.

=== Termíny v ERMS a jejich souvislosti ===
[[Soubor:Ces-kos-34.png|střed]]

==== Digitální dokument ====

* je vždy '''originál'''.
* nepotřebuje '''žádnou papírovou''' verzi „pro jistotu“.
* musí mít '''smysluplný název''' odpovídající obsahu dokumentu.
* '''finální verze patří vždy do ERMS''', ne pouze na úložiště, cloud nebo do e-mailu.
* se předává standardními kanály: '''přes ERMS, datovou schránkou''', případně e-mailem (nejméně vhodné).
* který je odesílán ven jako právní úkon instituce, musí mít '''elektronický podpis nebo pečeť.'''
* screenshot, scan nebo tisk dokumentu '''není''' digitální dokument (pokud se nám v takovém stavu vrátí dokument podepsaný druhou stranou, je třeba požadovat nápravu – buď digitální podpis nebo autorizovanou konverzi s analogovým podpisem).

=== Předkladatel / Autor a ERMS ===
Výsledkem celého procesu je '''spis v ERMS''' obsahující '''formulář''' (digitální dokument) a '''smlouvu''' (digitální nebo analogový dokument), případně přílohy. Zpracovatelem, tzn. '''držitelem''', tohoto spisu je '''autor''', pokud v Profilu spisu v CES nezvolí '''předkladatel'''.

Kdo drží '''v ERMS záznam''' o analogovém dokumentu, drží i odpovídající '''analogový dokument'''. Nelze ho mít umístěn u někoho jiného nebo na jiném oddělení. '''Zpracovatel''' může v ERMS '''zpřístupnit''' spis k nahlížení nebo editaci i ostatním, např. '''klíčovému uživateli'''.

Dokumenty je třeba správně a včas '''vyřídit''' a spis následně uzavřít. '''Spis''' smlouvy lze '''uzavřít''' ve chvíli, kdy je smluvní vztah definitivně skončen a neočekává se vznik žádných dalších dokumentů (dodatek, reklamace, protokol o předání díla, atd.).

'''Zpracovatel''' se stará o to, aby k uzavření spisu ve správný čas došlo, a předává spis v ERMS na '''spisovnu'''. Správná evidence a postupy '''snižují riziko chyb i sankcí pro instituci''' a pomáhají udržet provoz '''bez zbytečné zátěže''' uzavřených agend. Pro pomoc nebo s dotazy je doporučeno '''vždy se obracet na spisovou službu.'''

=== Zpřístupnění spisu jiným uživatelům ERMS ===
V ERMS v menu vyberte položku '''Zpracovatel [1]''', následně přejděte na '''Spisy [2]''' a klikněte na '''Přehled spisů [3]'''.
[[Soubor:Ces-kos-35.png|střed]]
Vyberte požadovaný spis zaškrtnutím '''pole [1]''' v seznamu, poté vyberte '''ikonu [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-36.png|střed|911x911pixelů]]
V okně '''Zpřístupnit spis''' vyberte '''Přístup''' '''uživateli'''.

V okně '''Výběr zaměstnance''' zvolíte položku '''Vyhledat zaměstnance'''.

V okně '''Vyhledání zaměstnance''' napište jméno osoby a '''Vyhledat''', označte osobu v checkboxu a klikněte na '''Uložit''' (postup lze opakovat a přidávat tak osoby do okna Výběr zaměstnance).

V okně '''Výběr zaměstnance''' označit osobu/y a '''Uložit.'''

V okně '''Udělení nového přístupu''' nastavit platnost od (dnes) do (lze nechat prázdné nebo přístup konkrétně omezit), zvolte '''Povolit zatřízení do spisu''' (pro povolení spis editovat), případně nechat toto pole prázdné (pro povolení do spisu pouze nahlížet) a Uložte.

V Přehledu spisů se u příslušného spisu ve sloupci '''Stav''' objevil symbol = Zpřístupněný spis

V okně '''Detail spisu''' v kartě ''Přístup'' lze vidět seznam uživatelů, kteří mají ke spisu přístup a s jakým oprávněním

Pomocí '''notifikace''' lze nastavit upozornění na udělení přístupu: '''Zpracovatel -> Další funkce -> Notifikace'''.

== '''Cesta formuláře (a smlouvy)''' ==
'''Všeobecně shrnutí procesu:'''

# Založení formuláře a odeslání ke schválení
# Vyjádření dotčených útvarů
# Schvalování příkazcem operace a správcem rozpočtu
# Schválení kvestorem není-li správcem rozpočtu v případě stavebních a přístrojových investic
# Schválení kancléřem je-li potřeba souhlas správní rady
# Po kompletním schválení míří elektronický formulář (a smlouva) k podpisu rektora, v případě analogu musí být v listinné podobě doručena
# Podpis dokumentu v CES, jinde (vložení podepsaného originálu do systému), u analogového dokumentu na papíře
# Elektronická smlouva jde po podpisu předkladateli/autorovi či přímo klíčovému uživateli, je-li UP posledním podepisujícím. Listinná smlouva se vrací fyzicky dle stejného klíče.
# Nepodepisuje-li UP jako poslední, musí předkladatel/autor zajištit podpis dalších stran a následně předat finální dokument KU
# Zavedení smlouvy do CES klíčovým uživatelem
# Uveřejnění smlouvy v RS operátorem

=== Doplňující informace ===
'''Předkladatel''' ('''pokud není autorem''') musí formulář po vyplnění autorem doplnit a následně odeslat do schvalovacího workflow. Vyjádření dotčených útvarů a dotčené osoby nemusí být součásti workflow.

'''Souhlas „původního podepisujícího“ se substitutem:'''

* Pokud na základě normy UP (typicky Statut UP, statut součásti UP, norma o pověření právním jednáním za UP) či dlouhodobého pověření jiného má podepisovat někdo jiný než vybraná podepisující osoba, vyberte jej z menu. Nejste-li si jistí, konzultujte s podepisující osobou nebo její kanceláří. Neslouží k vyplňování dočasných zástupů v nepřítomnosti. Krátké odůvodnění doplňte níže do pole Poznámka. Má-li podepisovat osoba jiná než uvedená v této nabídce, nechte toto pole prázdné a poznamenejte to níže do pole Poznámka.
* Když se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, o řádek výše vyplňte děkana a zde vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

'''Formulář zamítnutý jedním ze schvalujících je zamítnut jako celek.''' Lze vytvořit kopii a provést potřebné opravy a odeslat jej znovu do schvalovacího procesu.

'''Formulář nedoporučený dotčeným útvarem''' postupuje dále do schvalovacího procesu a vyjádření dotčených útvarů jsou dostupné schvalovatelům i podepisujícím.

=== Po podpisu ===
Po podpisu jde autorovi, předkladateli (klíčovému uživateli a OVZ je-li relevantní) notifikace o tom, že smlouva byla podepsána.

Jde-li o smlouvu, kde UP podepisuje jako poslední, klíčový uživatel (po obdržení listinného originálu smlouvy u listinných smluv; po obdržení originálu elektronicky podepsané smlouvy, pokud není v systému) zavede smlouvu do CES.

Jde-li o smlouvu, kde UP nepodepisuje poslední, předkladatel (autor) zajistí podpis ostatních stran a originál smlouvy doručí klíčovému uživateli po podpisu ostatních stran.

== '''Vytváření formuláře žádosti o podpis (role autora / předkladatele)''' ==
Přihlášení do aplikace CES a přihlašování zůstává stejné, jako to bylo doposu, tj. smlouvy.upol.cz a přihlašovací údaje stejné jako do Portálu. Pro tvorbu nového formuláře je potřeba vybrat sekci '''Formuláře žádosti o podpis – Nové [1].''' V sekci '''Formuláře žádosti o podpis - staré''' naleznete formuláře vytvořené v původní verzi aplikace.
[[Soubor:Ces-kos-01.png|střed|bezrámu|508x508pixelů]]
Každý formulář obsahuje informační bubliny, kde se nachází informace pro korektní vyplnění formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-00.png|střed|bezrámu|682x682pixelů]]

=== Provázání s ERMS ===
Odesláním formuláře do schvalovacího procesu vznikne automaticky spis v ERMS. Spis bude po odeslání obsahovat dokument, který bude označen pro export do ERMS (více naleznete níže). Spis bude po podpisu a zavedení záznamu smlouvy obsahovat podepsaný soubor a formulář. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.
[[Soubor:Ces-kos-02.png|střed|bezrámu|554x554pixelů]]

==== Dokument smlouvy v ERMS neexistuje ====
Pokud ještě smlouva v elektronické spisové službě číslo nemá, vyberte variantu NE. Spis pro smlouvu bude založen automaticky při odeslání formuláře ke schválení.

==== Dokument smlouvy v ERMS již existuje ====
Pokud již smlouva je zavedena v elektronické spisové službě, vyberte ANO a vyhledejte číslo dokumentu v pole vpravo. Poté musíte vyhledat dokument, který v ERMS již existuje a následně jej spárovat se zakládaným formulářem do jednoho spisu. Vyhledávání dokumentů je zatříděné věcnou skupinou, která patří přihlášenému uživateli. Vybraný dokument bude následně přiřazen do spisu, který vznikne po odeslání formuláře do schvalovacího procesu. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.

=== Smlouvu bude podepisovat ===
Vyberte kdo bude smlouvu podepisovat. Podepisující mají nastavené za sebe pověřené osoby, které za primárního podepisujícího. Pokud se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, pak v sekci 1) vyplňte děkana a v sekci 2) vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

=== Žádáte o elektronický podpis rektora ===
Pro elektronické podepsání vyberte „Ano". V případě smluv podepisovaných elektronickým podpisem podle příslušných právních předpisů s formulářem bude vždy putovat soubor s finálním zněním smlouvy určený k podpisu. Ten vložte ve formátu PDF (smlouva a všechny přílohy v jednom souboru) níže v sekci Dokumenty pro předběžnou kontrolu a označte jako „Toto podepsat“. Po podpisu za UP Vám přijde e-mail s odkazem, kde lze podepsaný soubor nalézt.

=== Možnost změny předkladatele ===
Nově je možné vytvořit formulář za jiného předkladatele. Stačí '''odebrat [1]''' své jméno.
[[Soubor:Ces-kos-03.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Následně vyberte z nabídky konkrétního předkladatele.
[[Soubor:Ces-kos-04.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Autor formuláře zůstane s formulářem provázán. Autor i předkladatel budou z CES dostávat notifikace týkající se formuláře.Vytvořený spis v ERMS bude defaultně patřit autorovi, nicméně toto je možné změnit ve spodní části obrazovky pod tlačítkem '''Profil spisu [1]'''.
[[Soubor:Ces-kos-30.png|střed|bezrámu|857x857pixelů]]
V profilu spisu pak naleznete tlačítko pro předání spisu předkladateli, či autorovi.
[[Soubor:Ces-kos-37.png|střed|900x900pixelů]]

=== Vyjádření dotčených útvarů ===
Autor může vybrat dotčené osoby, kterým formulář předá k vyjádření. Vyjadřující se osoby formulář mohou doporučit, nedoporučit, případně mohou přidat další dotčenou osobu do vyjadřovacího procesu. Po odeslání formuláře ke schválení je možné v případě potřeby v detailu formuláře měnit dotčené útvary. Vyplňujte vždy dle skutečnosti osoby, se kterými jste formulář opravdu konzultovali. Pokud jste formulář s nikým nekonzultovali, nemusíte nikoho označovat jako dotčenou osobu.

Můžete vybrat buď osoby z UP, které si '''vyhledáte sami [1]''', popřípadně vyberete '''dotčený útvar právníka [2]''' a následně vyberete právníka, se kterým jste smlouvu konzultovali.
[[Soubor:Ces-kos-05.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

==== Změna dotčené osoby ====
Můžete nahradit dotčenou osobu v detailu formuláře odeslaného k vyjádření pomocí zvýrazněného tlačítka na řádku se jménem dané osoby.
[[Soubor:Ces-kos-13.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

=== Řídící kontrola ===
V sekci řídící kontrola nastavujete '''zdroje a SPP prvky [1]''' relevantní pro váš formulář. Zobrazení příkazci a správci budou následně formulář schvalovat.

Oproti předchozí verzi formuláře přibylo pole '''Finanční zdroj [2]'''. Pokud zdroj nezná autor ani předkladatel, musí jej vyplnit příkazce. V případě více nevyplněných zdrojů u více SPP / NSS doplňuje příkazce vždy jen ke svému SPP / NS. Zdroje se filtrují se dle vybraného SPP či NS.
[[Soubor:Ces-kos-07.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]
SPP prvky lze vyhledávat i dle '''pokročilého vyhledávání [1]''', kde je možné vyhledávat dle příkazce, správce, NS, názvu a čísla SPP prvku.
[[Soubor:Ces-kos-08.png|střed|bezrámu|415x415pixelů]]
Součástí nastavení řídící kontroly jsou nastavení zda se jedná o '''stavební nebo přístrojovou investici''' nebo zda je potřeba '''Souhlas správní rady.''' Pokud vyberete ano u ''investic'', pak formulář bude schvalovat i '''kvestor''' není-li správcem rozpočtu ve výše vybraném zdroji. Pokud vyberete možnost Ano u ''souhlasu Správní rady UP'', pak formulář bude schvalovat navíc ještě '''kancléř'''.
[[Soubor:Ces-kos-09.png|střed|bezrámu|526x526pixelů]]

=== Dokumenty ===
Prostřednictvím dvou tlačítek níže nahrajte k formuláři dokumenty. Vždy je třeba pro řídicí kontrolu nahrát minimálně finální podobu smlouvy včetně všech příloh. V případě smluv podepisovaných elektronicky '''nahrajte pro řídicí kontrolu [3]''' i verzi smlouvy určenou k podpisu za UP.

Pole '''Zavést do ERMS [1]''' se uloží do spisové služby jako doklad proběhnuvší řídicí kontroly spolu s finální podobou tohoto formuláře. Export vybraného souboru do ERMS se provádí při odeslání ke schválení. Do ERMS se bude zavádět právě jeden dokument.'''Toto podepsat [2]''' – označuje se jen u elektronicky podepisovaných smluv.

'''Pomocný dokument [4]''' slouží pro případná vyjádření, podklady pro znečitelnění pasáží smlouvy apod.
[[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

==== Nový dokument k podpisu během schvalovacího procesu ====
Pokud obdržíte v průběhu schvalování nebo před podpisem dokument k podpisu (např. byl podepsán dalšími protistranami aj.), můžete jej v detailu donahrát a označit jej k podpisu. [[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
=== Odeslání ke schválení / Předání předkladateli ===
Rozpracovaný formulář si uložte tlačítkem '''Přidat [1]'''. Připravený formulář buď '''odešlete ke schválení [2]''', jste-li autorem a předkladatelem zároveň.
[[Soubor:Ces-kos-17.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Pokud je předkladatel někdo jiný, musíte formulář předkladateli nejprve '''předat [1]'''. Ten následně formulář najde v přehledu formulářů, popř. nalezne odkaz v notifikačním e-mailu.
[[Soubor:Ces-kos-12.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

=== Stav schvalování ===
Každý uživatel může jednoduše několika způsoby zjistit, v jakém stavu se jeho formulář nachází. Jedním způsobem je ikona v přehledu formulářů, kde stav symbolizuje '''ikona [1]''' v levé části tabulky. Pod tabulkou je jednoduchá stavová legenda. Přesnější informace nalezne uživatel v '''detailu [2]''' formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-28.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Ve spodní části formuláře je dostupný náhled na to, kdo již schválil a na koho se ještě se schválením čeká.
[[Soubor:Ces-kos-29.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Elektronický podepsaný dokument ===
Po podpisu naleznete podepsaný dokument v detailu formuláře. Dokument si můžete uložit kliknutím pravým tlačítkem myši -> Uložit cíl jako.
[[Soubor:Ces-kos-33.png|střed]]

== '''Vyjádření dotčených útvarů - role dotčené osoby / právníka''' ==
Informace s žádostí o vyjádření se k formuláři obdrží dotčený útvar pomocí e-mailové notifikace.

=== Přehled formulářů ===
Veškeré formuláře k vyjádření nalezne v příslušné sekci '''K vyjádření [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-14.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře.

==== Přidání dotčené osoby ====
V sekci III. Vyjádření dotčených útvarů můžete '''přidat další dotčenou osobu [1]''' pro vyjádření k formuláři, uznáte-li za nutné či vhodné, aby formulář viděl někdo další.
[[Soubor:Ces-kos-15.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

==== Vyjádření ====
Tlačítka pro doporučení – nedoporučení jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby nedoporučit je komentář k vyjádření povinný. Komentář k doporučení či nedoporučení se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím.
[[Soubor:Ces-kos-16.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== '''Schvalování - role příkazce, správce, kvestora a kancléře''' ==
Na nový formulář ke schválení je schvalující upozorněn notifikačním e-mailem. Schvalovatelé mohou formulář schválit, či zamítnout. Zatmítnutím jedním ze schvalovatelů se schvalovací proces ukončí. Ke schvalovatelům se buď formulář dostane po vyjádření dotčených útvarů, případně rovnou nejsou-li do vyjadřovacího procesu dotčené útvary zapojeny.

=== Přehled formulářů ===
Formuláře ke schválení se nachází v sekci '''Ke Schválení [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2].'''
[[Soubor:Ces-kos-18.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře. Rovněž jsou zde dostupná i vyjádření dotčených osob či schvalovatelů, byli-li součástí vyjadřovacího procesu.
[[Soubor:Ces-kos-31.png|střed|bezrámu|605x605pixelů]]

==== Schvalování ====
Tlačítka pro '''schválení – zamítnutí [1]''' jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby zamítnout je komentář k vyjádření povinný. Komentář ke schválení či zamítnutí se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím (byl-li formulář schválen).
[[Soubor:Ces-kos-19.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== '''Podepisování - role rektor, děkan, ředitel, osoba oprávněná podpisu''' ==

Uživatelé oprávněni k podepisování mají v aplikaci k ispozici sekce pro podepisování - jedna z nich je pro '''analogové podpisy [1]''', druhá pro '''elektronické podpisy [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-32.png|střed|bezrámu|663x663pixelů]]

=== Analogové podpisy ===
Analogové dokumenty se podepisují v listinné podobě, v aplikaci se jen provede záznam o zkontrolování a podepsání příslušného dokumentu. V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na detail formuláře.

Analogové dokumenty se označují tlačítkem Zkontrolováno, když fyzicky dorazí k podpisu a jsou zkontrolovány. Pokud je v pořadí více dokumentů, je možné je nejprve označit za zkontrolované a následně je hromadně či po jednom označit jako podepsané, jakmile jsou fyzicky podepsané.
[[Soubor:Ces-kos-25.png|střed|805x805pixelů]]
Jakmile je fomulář označen jako zkontrolovaný, pak je možné jej '''označit za podepsaný [4]''', byl-li již podepsaný listinně. Zkontrolované formuláře je možné označovat '''jednotlivě [1]''' k hromadnému podpisu, lze označit i '''vše [2]''' zkontrolováno k hromadnému '''označení za podepsané [3].'''
[[Soubor:Ces-kos-27.png|střed|857x857pixelů]]
Pod tlačítkem '''Další [1]''' je možnost '''změnit''' '''podepisujícího [2]''', v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, nebo označit formulář stav '''Odmítám podepsat [3]''',
[[Soubor:Ces-kos-26.png|střed]]

=== Elektronické podpisy ===

V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na detail formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-20.png|střed|bezrámu|888x888pixelů]]

Digitální dokumenty se označují stejně jako u analogu označují za zkontrolované tlačítkem Zkontrolováno. Nemusí se čekat, až fyzicky dorazí a mohou být rovnou podepsány. Podepisuje se v nástroji REMSIG. Stejně jako u analogových formulářů je možné označit jednotlivé formuláře za zkontrolované a poté je hromadně podepsat.
[[Soubor:Ces-kos-22.png|střed|910x910pixelů]]
Pod tlačítkem další je možnost označit formulář stav "Odmítám podepsat", či změnit podepisujícího, v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, případně je možné nahrát již podepsaný dokument v jiném systému, popř. dokument k podpisu.
[[Soubor:Ces-kos-21.png|střed]]

==== REMSIG ====
V případě, že podepisující vidí záložku REMSIG, pak je to z toho důvodu, aby viděli, co už bylo jimi odesláno do Remsigu, ale tam to z nějakého důvodu nepodepsali.
[[Soubor:Ces-kos-23.png|střed]]
Poté pod záložkou REMSIG uvidíte přehled čekajících dokumentů k podpisu. Pro podpis klikněte na tlačítko '''Remsig'''.
[[Soubor:Ces-kos-24.png|střed|849x849pixelů]]

== '''Asistent/ka rektora / děkana / ředitele''' ==
Delegovaní asistenti mají v aplikaci k dispozici identické prostředí jako podepisující. Mohou formuláře / smlouvy označovat jako zkontrolované. V případě, že analogové smlouvy byly podepsány, mohou je označovat za podepsané. Elektronické formuláře nemohou za podepisující označovat za podepsané - jedinou výjimkou je nahrání dokumentu podepsaného v jiném systému. Pro informace k sekcím k podpisu, prosím, pročtěte si sekci výše.

== '''Založení záznamu smlouvy - klíčový uživatel''' ==
KU obdrží po podpisu notifikaci, že byl formulář podepsán. V notifikaci je odkaz na předmětný formulář. V detailu formuláře je v jeho horní části uvedeno číslo formuláře. KU vyhledá příslušný formulář v CES. Po kliknutí na záložku Formuláře žádosti o podpis - Nové se zobrazí přehled formulářů a také vyhledávací pole, která umožňují vyhledání konkrétního formuláře. Po zadání čísla formuláře do pole Hledat a klepnutí na klávesu Enter se vyhledá příslušný formulář. Kliknutím na ikonku s tužkou či na název formuláře se otevře okno Úprava formuláře. V dolní části okna formuláře klikne KU na tlačítko Vytvořit záznam smlouvy. Další postup u záznamu smlouvy je v [https://smlouvy.upol.cz/Content/Metodika_smlouvy_CES_29.05.2022.pdf metodice k CES].

== Exporty do ERMS ==

=== Formulář k analogově podepisované smlouvě ===

* Po založení vznikne spis s dokumenty
* Exportuje se nahraná hlavní komponenta a vytvoří se záznam o analogovém dokumentu
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Po podepsání se exportuje pdf formuláře

=== Formulář k elektronicky podepisované smlouvě ===

* Po vytvoření formuláře vznikne spis s dokumentem – hlavní komponentou
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Podepsaný soubor se exportuje po založení záznamu smlouvy

== Elektronické podpisy ==

* Ideálně jeden PDF soubor se všemi součástmi (přílohami smlouvy)
* Nic netisknout, neskenovat, nedělat v malování apod.
* Konverze – jediná správná na poště (CzechPointu); nikoli ta v ERMS!
* UP musí mít kvalifikovaný podpis – vizte <nowiki>https://cvt.upol.cz/certifikaty/</nowiki>
* Kontrolujte předchozí el. podpisy a především ten svůj (za UP)
* Elektronický podpis nemusí být vidět na tisku ani v obrazu souboru – rozhodující jsou „metadata“ v souboru PDF – tam naleznete i jeho datum
* Panel podpisu; přes pravé tlačítko – vydavatel, zámeček eIDAS, validovat, vlastnosti podpisu
* Celkem jasné v EU, jinde s otazníkem

Soubor:Ces-kos-37.png

2026-02-17T10:49:33Z

Babuto00: Načteno vlastní dílo pomocí Průvodce načítáním souborů

CES - formulář žádosti o podpis

2026-02-17T09:42:21Z

Babuto00: /* Dokument smlouvy v ERMS již existuje */

Následující text má za cíl pokrýt informace týkající se správy, tvorby formuláře žádosti o podpis v elektronické podobě, která byla nasazena do pilotního provozu na RUP UP v únoru 2026. Postup vytvoření formuláře v CES v souladu s novou vnitřní normou '''R-B-22/09 – Řád předkládání smluv k podpisu rektora UP''' a v návaznosti na vnitřní normu '''R-B-22/08 – CES a registr smluv''', ve znění pozdějších novel. Obě normy jsou účinné od [. června 2022 a nyní ještě doznají změn. '''Aplikace CES je dostupná pouze přes síť UP, nebo přes VPN.'''

== '''Vysvětlení názvosloví''' ==
=== Registr smluv x CES ===
'''CES''' je interní databází UP, která slouží primárně jejím zaměstnancům. Její fungování a podrobnosti upravuje stejnojmenná norma UP. Je zde uložena naprostá většina smluv UP uzavřených s výjimkami dle zmíněné normy včetně většího množství metadat než je v RS. Dá se v nich i solidně vyhledávat a filtrovat na odkazu smlouvy.upol.cz K uložení dokumentů však správně slouží spisová služba ERMS. Na UP je to úloha klíčových uživatelů.

'''Registr smluv (RS)''' je naproti tomu veřejně přístupná databáze, kam mají povinnost některé subjekty (mezi nimi i UP) vkládat jimi uzavřené smlouvy při dodržení podmínek nastavených v zákoně č. 340/2015 Sb., o registru smluv, ve znění pozdějších přepisů. Nejsou tam úplně všechny UP uzavřené smlouvy, ale dostane se tam i veřejnost. Znění smluv je v zákonem stanoveném rozsahu znečitelněno. RS spravovalo Ministerstvo vnitra ČR (nyní Dig. a inf. agentura) a je dostupný na webových stránkách [https://smlouvy.gov.cz/vyhledavani smlouvy.gov.cz/vyhledavani]. Na UP zajišťuje pouze operátor(ky)

=== Kdo je kdo (v normách, v CES a hlavně v praxi)? ===
Ne všichni v procesu (na formuláři) u každé smlouvy jsou, ale někteří se mohou vyskytovat i ve více pozicích. '''Musí to odpovídat realitě: byli-li nebo mají-li být zapojeni, musí být na košilce.'''

'''Předkladatel:''' Komunikuje se smluvní stranou, s dotč. útvary. Měl by před podpisem o smlouvě vědět nejvíc. Zpravidla vytváří formulář; vždy odpovídá za obsah

'''Autor''': Může předchystat formulář předkladateli

'''Dotčený útvar/dotčená osoba:''' Předkladatel s ním interně konzultoval smlouvu

'''Dotčený útvar právníka/právník:''' Tvořil či připomínkoval smlouvu

'''Příkazce operace a správce rozpočtu:''' Provádějí předběžnou kontrolu po stránce věcné a finanční rozhodnou, zda se smlouva uzavře – předá k podpisu.

'''Sekretariát podepisujícího:''' Průběžně sleduje smlouvy prošlé schvalovacím procesem. Kompletuje a připravuje dokumenty k podpisu – listinné smlouvy s košilkami hlavně.

'''Podepisující (R, D, ředitel):''' Smlouvu (ne)podepíše – právně jedná za UP. Substitut – podepisuje dle pověření určité smlouvy v zástupu za podepisujícího.

'''Klíčový uživatel:''' vytváří záznam smlouvy v CES (ideálně z košilky)

'''Operátor Registru smluv:''' Anonymizuje smlouvu a uveřejní ji v RS

'''Odpovědná osoba:''' Má na starost smlouvu po podpisu (často předkladatel)

== '''CES x ERMS''' ==
Výsledkem celého procesu schvalování a podpisu formuláře žádosti o podpis je '''spis v ERMS''' obsahující '''formulář''' (digitální dokument) a '''smlouvu''' (digitální nebo analogový dokument), případně přílohy.

'''Zpracovatelem''' (tzn. držitelem) tohoto spisu je '''předkladatel'''. Předkladatel může v ERMS '''zpřístupnit''' spis k nahlížení nebo editaci i ostatním, např. '''autorovi'''.

Kdo drží v ERMS záznam o analogovém dokumentu, drží i odpovídající analogový dokument. Nelze ho mít umístěn u někoho jiného nebo na jiném oddělení.

Dokumenty je třeba '''správně a včas vyřídit''' a spis následně uzavřít. Spis smlouvy lze '''uzavřít''' ve chvíli, kdy je smluvní vztah definitivně '''skončen''' a neočekává se vznik žádných dalších dokumentů (dodatek, reklamace, protokol o předání díla, atd.). '''Nelze znovu otevřít uzavřený spis!'''

Zpracovatel (předkladatel) se stará o to, aby k uzavření spisu ve správný čas došlo, a předává spis '''v ERMS na spisovnu.''' Správná evidence a postupy '''snižují riziko chyb i sankcí''' pro instituci a pomáhají udržet provoz '''bez zbytečné zátěže''' uzavřených agend.

=== Termíny v ERMS a jejich souvislosti ===
[[Soubor:Ces-kos-34.png|střed]]

==== Digitální dokument ====

* je vždy '''originál'''.
* nepotřebuje '''žádnou papírovou''' verzi „pro jistotu“.
* musí mít '''smysluplný název''' odpovídající obsahu dokumentu.
* '''finální verze patří vždy do ERMS''', ne pouze na úložiště, cloud nebo do e-mailu.
* se předává standardními kanály: '''přes ERMS, datovou schránkou''', případně e-mailem (nejméně vhodné).
* který je odesílán ven jako právní úkon instituce, musí mít '''elektronický podpis nebo pečeť.'''
* screenshot, scan nebo tisk dokumentu '''není''' digitální dokument (pokud se nám v takovém stavu vrátí dokument podepsaný druhou stranou, je třeba požadovat nápravu – buď digitální podpis nebo autorizovanou konverzi s analogovým podpisem).

=== Předkladatel / Autor a ERMS ===
Výsledkem celého procesu je '''spis v ERMS''' obsahující '''formulář''' (digitální dokument) a '''smlouvu''' (digitální nebo analogový dokument), případně přílohy. Zpracovatelem, tzn. '''držitelem''', tohoto spisu je '''autor''', pokud v Profilu spisu v CES nezvolí '''předkladatel'''.

Kdo drží '''v ERMS záznam''' o analogovém dokumentu, drží i odpovídající '''analogový dokument'''. Nelze ho mít umístěn u někoho jiného nebo na jiném oddělení. '''Zpracovatel''' může v ERMS '''zpřístupnit''' spis k nahlížení nebo editaci i ostatním, např. '''klíčovému uživateli'''.

Dokumenty je třeba správně a včas '''vyřídit''' a spis následně uzavřít. '''Spis''' smlouvy lze '''uzavřít''' ve chvíli, kdy je smluvní vztah definitivně skončen a neočekává se vznik žádných dalších dokumentů (dodatek, reklamace, protokol o předání díla, atd.).

'''Zpracovatel''' se stará o to, aby k uzavření spisu ve správný čas došlo, a předává spis v ERMS na '''spisovnu'''. Správná evidence a postupy '''snižují riziko chyb i sankcí pro instituci''' a pomáhají udržet provoz '''bez zbytečné zátěže''' uzavřených agend. Pro pomoc nebo s dotazy je doporučeno '''vždy se obracet na spisovou službu.'''

=== Zpřístupnění spisu jiným uživatelům ERMS ===
V ERMS v menu vyberte položku '''Zpracovatel [1]''', následně přejděte na '''Spisy [2]''' a klikněte na '''Přehled spisů [3]'''.
[[Soubor:Ces-kos-35.png|střed]]
Vyberte požadovaný spis zaškrtnutím '''pole [1]''' v seznamu, poté vyberte '''ikonu [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-36.png|střed|911x911pixelů]]
V okně '''Zpřístupnit spis''' vyberte '''Přístup''' '''uživateli'''.

V okně '''Výběr zaměstnance''' zvolíte položku '''Vyhledat zaměstnance'''.

V okně '''Vyhledání zaměstnance''' napište jméno osoby a '''Vyhledat''', označte osobu v checkboxu a klikněte na '''Uložit''' (postup lze opakovat a přidávat tak osoby do okna Výběr zaměstnance).

V okně '''Výběr zaměstnance''' označit osobu/y a '''Uložit.'''

V okně '''Udělení nového přístupu''' nastavit platnost od (dnes) do (lze nechat prázdné nebo přístup konkrétně omezit), zvolte '''Povolit zatřízení do spisu''' (pro povolení spis editovat), případně nechat toto pole prázdné (pro povolení do spisu pouze nahlížet) a Uložte.

V Přehledu spisů se u příslušného spisu ve sloupci '''Stav''' objevil symbol = Zpřístupněný spis

V okně '''Detail spisu''' v kartě ''Přístup'' lze vidět seznam uživatelů, kteří mají ke spisu přístup a s jakým oprávněním

Pomocí '''notifikace''' lze nastavit upozornění na udělení přístupu: '''Zpracovatel -> Další funkce -> Notifikace'''.

== '''Cesta formuláře (a smlouvy)''' ==
'''Všeobecně shrnutí procesu:'''

# Založení formuláře a odeslání ke schválení
# Vyjádření dotčených útvarů
# Schvalování příkazcem operace a správcem rozpočtu
# Schválení kvestorem není-li správcem rozpočtu v případě stavebních a přístrojových investic
# Schválení kancléřem je-li potřeba souhlas správní rady
# Po kompletním schválení míří elektronický formulář (a smlouva) k podpisu rektora, v případě analogu musí být v listinné podobě doručena
# Podpis dokumentu v CES, jinde (vložení podepsaného originálu do systému), u analogového dokumentu na papíře
# Elektronická smlouva jde po podpisu předkladateli/autorovi či přímo klíčovému uživateli, je-li UP posledním podepisujícím. Listinná smlouva se vrací fyzicky dle stejného klíče.
# Nepodepisuje-li UP jako poslední, musí předkladatel/autor zajištit podpis dalších stran a následně předat finální dokument KU
# Zavedení smlouvy do CES klíčovým uživatelem
# Uveřejnění smlouvy v RS operátorem

=== Doplňující informace ===
'''Předkladatel''' ('''pokud není autorem''') musí formulář po vyplnění autorem doplnit a následně odeslat do schvalovacího workflow. Vyjádření dotčených útvarů a dotčené osoby nemusí být součásti workflow.

'''Souhlas „původního podepisujícího“ se substitutem:'''

* Pokud na základě normy UP (typicky Statut UP, statut součásti UP, norma o pověření právním jednáním za UP) či dlouhodobého pověření jiného má podepisovat někdo jiný než vybraná podepisující osoba, vyberte jej z menu. Nejste-li si jistí, konzultujte s podepisující osobou nebo její kanceláří. Neslouží k vyplňování dočasných zástupů v nepřítomnosti. Krátké odůvodnění doplňte níže do pole Poznámka. Má-li podepisovat osoba jiná než uvedená v této nabídce, nechte toto pole prázdné a poznamenejte to níže do pole Poznámka.
* Když se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, o řádek výše vyplňte děkana a zde vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

'''Formulář zamítnutý jedním ze schvalujících je zamítnut jako celek.''' Lze vytvořit kopii a provést potřebné opravy a odeslat jej znovu do schvalovacího procesu.

'''Formulář nedoporučený dotčeným útvarem''' postupuje dále do schvalovacího procesu a vyjádření dotčených útvarů jsou dostupné schvalovatelům i podepisujícím.

=== Po podpisu ===
Po podpisu jde autorovi, předkladateli (klíčovému uživateli a OVZ je-li relevantní) notifikace o tom, že smlouva byla podepsána.

Jde-li o smlouvu, kde UP podepisuje jako poslední, klíčový uživatel (po obdržení listinného originálu smlouvy u listinných smluv; po obdržení originálu elektronicky podepsané smlouvy, pokud není v systému) zavede smlouvu do CES.

Jde-li o smlouvu, kde UP nepodepisuje poslední, předkladatel (autor) zajistí podpis ostatních stran a originál smlouvy doručí klíčovému uživateli po podpisu ostatních stran.

== '''Vytváření formuláře žádosti o podpis (role autora / předkladatele)''' ==
Přihlášení do aplikace CES a přihlašování zůstává stejné, jako to bylo doposu, tj. smlouvy.upol.cz a přihlašovací údaje stejné jako do Portálu. Pro tvorbu nového formuláře je potřeba vybrat sekci '''Formuláře žádosti o podpis – Nové [1].''' V sekci '''Formuláře žádosti o podpis - staré''' naleznete formuláře vytvořené v původní verzi aplikace.
[[Soubor:Ces-kos-01.png|střed|bezrámu|508x508pixelů]]
Každý formulář obsahuje informační bubliny, kde se nachází informace pro korektní vyplnění formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-00.png|střed|bezrámu|682x682pixelů]]

=== Provázání s ERMS ===
Odesláním formuláře do schvalovacího procesu vznikne automaticky spis v ERMS. Spis bude po odeslání obsahovat dokument, který bude označen pro export do ERMS (více naleznete níže). Spis bude po podpisu a zavedení záznamu smlouvy obsahovat podepsaný soubor a formulář. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.
[[Soubor:Ces-kos-02.png|střed|bezrámu|554x554pixelů]]

==== Dokument smlouvy v ERMS neexistuje ====
Pokud ještě smlouva v elektronické spisové službě číslo nemá, vyberte variantu NE. Spis pro smlouvu bude založen automaticky při odeslání formuláře ke schválení.

==== Dokument smlouvy v ERMS již existuje ====
Pokud již smlouva je zavedena v elektronické spisové službě, vyberte ANO a vyhledejte číslo dokumentu v pole vpravo. Poté musíte vyhledat dokument, který v ERMS již existuje a následně jej spárovat se zakládaným formulářem do jednoho spisu. Vyhledávání dokumentů je zatříděné věcnou skupinou, která patří přihlášenému uživateli. Vybraný dokument bude následně přiřazen do spisu, který vznikne po odeslání formuláře do schvalovacího procesu. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.

=== Smlouvu bude podepisovat ===
Vyberte kdo bude smlouvu podepisovat. Podepisující mají nastavené za sebe pověřené osoby, které za primárního podepisujícího. Pokud se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, pak v sekci 1) vyplňte děkana a v sekci 2) vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

=== Žádáte o elektronický podpis rektora ===
Pro elektronické podepsání vyberte „Ano". V případě smluv podepisovaných elektronickým podpisem podle příslušných právních předpisů s formulářem bude vždy putovat soubor s finálním zněním smlouvy určený k podpisu. Ten vložte ve formátu PDF (smlouva a všechny přílohy v jednom souboru) níže v sekci Dokumenty pro předběžnou kontrolu a označte jako „Toto podepsat“. Po podpisu za UP Vám přijde e-mail s odkazem, kde lze podepsaný soubor nalézt.

=== Možnost změny předkladatele ===
Nově je možné vytvořit formulář za jiného předkladatele. Stačí '''odebrat [1]''' své jméno.
[[Soubor:Ces-kos-03.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Následně vyberte z nabídky konkrétního předkladatele.
[[Soubor:Ces-kos-04.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Autor formuláře zůstane s formulářem provázán. Autor i předkladatel budou z CES dostávat notifikace týkající se formuláře.Vytvořený spis v ERMS bude defaultně patřit autorovi, nicméně toto je možné změnit ve spodní části obrazovky pod tlačítkem '''Profil spisu [1]'''.
[[Soubor:Ces-kos-30.png|střed|bezrámu|857x857pixelů]]
V profilu spisu pak naleznete tlačítko pro předání spisu předkladateli, či autorovi.

=== Vyjádření dotčených útvarů ===
Autor může vybrat dotčené osoby, kterým formulář předá k vyjádření. Vyjadřující se osoby formulář mohou doporučit, nedoporučit, případně mohou přidat další dotčenou osobu do vyjadřovacího procesu. Po odeslání formuláře ke schválení je možné v případě potřeby v detailu formuláře měnit dotčené útvary. Vyplňujte vždy dle skutečnosti osoby, se kterými jste formulář opravdu konzultovali. Pokud jste formulář s nikým nekonzultovali, nemusíte nikoho označovat jako dotčenou osobu.

Můžete vybrat buď osoby z UP, které si '''vyhledáte sami [1]''', popřípadně vyberete '''dotčený útvar právníka [2]''' a následně vyberete právníka, se kterým jste smlouvu konzultovali.
[[Soubor:Ces-kos-05.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

==== Změna dotčené osoby ====
Můžete nahradit dotčenou osobu v detailu formuláře odeslaného k vyjádření pomocí zvýrazněného tlačítka na řádku se jménem dané osoby.
[[Soubor:Ces-kos-13.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

=== Řídící kontrola ===
V sekci řídící kontrola nastavujete '''zdroje a SPP prvky [1]''' relevantní pro váš formulář. Zobrazení příkazci a správci budou následně formulář schvalovat.

Oproti předchozí verzi formuláře přibylo pole '''Finanční zdroj [2]'''. Pokud zdroj nezná autor ani předkladatel, musí jej vyplnit příkazce. V případě více nevyplněných zdrojů u více SPP / NSS doplňuje příkazce vždy jen ke svému SPP / NS. Zdroje se filtrují se dle vybraného SPP či NS.
[[Soubor:Ces-kos-07.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]
SPP prvky lze vyhledávat i dle '''pokročilého vyhledávání [1]''', kde je možné vyhledávat dle příkazce, správce, NS, názvu a čísla SPP prvku.
[[Soubor:Ces-kos-08.png|střed|bezrámu|415x415pixelů]]
Součástí nastavení řídící kontroly jsou nastavení zda se jedná o '''stavební nebo přístrojovou investici''' nebo zda je potřeba '''Souhlas správní rady.''' Pokud vyberete ano u ''investic'', pak formulář bude schvalovat i '''kvestor''' není-li správcem rozpočtu ve výše vybraném zdroji. Pokud vyberete možnost Ano u ''souhlasu Správní rady UP'', pak formulář bude schvalovat navíc ještě '''kancléř'''.
[[Soubor:Ces-kos-09.png|střed|bezrámu|526x526pixelů]]

=== Dokumenty ===
Prostřednictvím dvou tlačítek níže nahrajte k formuláři dokumenty. Vždy je třeba pro řídicí kontrolu nahrát minimálně finální podobu smlouvy včetně všech příloh. V případě smluv podepisovaných elektronicky '''nahrajte pro řídicí kontrolu [3]''' i verzi smlouvy určenou k podpisu za UP.

Pole '''Zavést do ERMS [1]''' se uloží do spisové služby jako doklad proběhnuvší řídicí kontroly spolu s finální podobou tohoto formuláře. Export vybraného souboru do ERMS se provádí při odeslání ke schválení. Do ERMS se bude zavádět právě jeden dokument.'''Toto podepsat [2]''' – označuje se jen u elektronicky podepisovaných smluv.

'''Pomocný dokument [4]''' slouží pro případná vyjádření, podklady pro znečitelnění pasáží smlouvy apod.
[[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

==== Nový dokument k podpisu během schvalovacího procesu ====
Pokud obdržíte v průběhu schvalování nebo před podpisem dokument k podpisu (např. byl podepsán dalšími protistranami aj.), můžete jej v detailu donahrát a označit jej k podpisu. [[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
=== Odeslání ke schválení / Předání předkladateli ===
Rozpracovaný formulář si uložte tlačítkem '''Přidat [1]'''. Připravený formulář buď '''odešlete ke schválení [2]''', jste-li autorem a předkladatelem zároveň.
[[Soubor:Ces-kos-17.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Pokud je předkladatel někdo jiný, musíte formulář předkladateli nejprve '''předat [1]'''. Ten následně formulář najde v přehledu formulářů, popř. nalezne odkaz v notifikačním e-mailu.
[[Soubor:Ces-kos-12.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

=== Stav schvalování ===
Každý uživatel může jednoduše několika způsoby zjistit, v jakém stavu se jeho formulář nachází. Jedním způsobem je ikona v přehledu formulářů, kde stav symbolizuje '''ikona [1]''' v levé části tabulky. Pod tabulkou je jednoduchá stavová legenda. Přesnější informace nalezne uživatel v '''detailu [2]''' formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-28.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Ve spodní části formuláře je dostupný náhled na to, kdo již schválil a na koho se ještě se schválením čeká.
[[Soubor:Ces-kos-29.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Elektronický podepsaný dokument ===
Po podpisu naleznete podepsaný dokument v detailu formuláře. Dokument si můžete uložit kliknutím pravým tlačítkem myši -> Uložit cíl jako.
[[Soubor:Ces-kos-33.png|střed]]

== '''Vyjádření dotčených útvarů - role dotčené osoby / právníka''' ==
Informace s žádostí o vyjádření se k formuláři obdrží dotčený útvar pomocí e-mailové notifikace.

=== Přehled formulářů ===
Veškeré formuláře k vyjádření nalezne v příslušné sekci '''K vyjádření [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-14.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře.

==== Přidání dotčené osoby ====
V sekci III. Vyjádření dotčených útvarů můžete '''přidat další dotčenou osobu [1]''' pro vyjádření k formuláři, uznáte-li za nutné či vhodné, aby formulář viděl někdo další.
[[Soubor:Ces-kos-15.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

==== Vyjádření ====
Tlačítka pro doporučení – nedoporučení jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby nedoporučit je komentář k vyjádření povinný. Komentář k doporučení či nedoporučení se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím.
[[Soubor:Ces-kos-16.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== '''Schvalování - role příkazce, správce, kvestora a kancléře''' ==
Na nový formulář ke schválení je schvalující upozorněn notifikačním e-mailem. Schvalovatelé mohou formulář schválit, či zamítnout. Zatmítnutím jedním ze schvalovatelů se schvalovací proces ukončí. Ke schvalovatelům se buď formulář dostane po vyjádření dotčených útvarů, případně rovnou nejsou-li do vyjadřovacího procesu dotčené útvary zapojeny.

=== Přehled formulářů ===
Formuláře ke schválení se nachází v sekci '''Ke Schválení [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2].'''
[[Soubor:Ces-kos-18.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře. Rovněž jsou zde dostupná i vyjádření dotčených osob či schvalovatelů, byli-li součástí vyjadřovacího procesu.
[[Soubor:Ces-kos-31.png|střed|bezrámu|605x605pixelů]]

==== Schvalování ====
Tlačítka pro '''schválení – zamítnutí [1]''' jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby zamítnout je komentář k vyjádření povinný. Komentář ke schválení či zamítnutí se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím (byl-li formulář schválen).
[[Soubor:Ces-kos-19.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== '''Podepisování - role rektor, děkan, ředitel, osoba oprávněná podpisu''' ==

Uživatelé oprávněni k podepisování mají v aplikaci k ispozici sekce pro podepisování - jedna z nich je pro '''analogové podpisy [1]''', druhá pro '''elektronické podpisy [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-32.png|střed|bezrámu|663x663pixelů]]

=== Analogové podpisy ===
Analogové dokumenty se podepisují v listinné podobě, v aplikaci se jen provede záznam o zkontrolování a podepsání příslušného dokumentu. V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na detail formuláře.

Analogové dokumenty se označují tlačítkem Zkontrolováno, když fyzicky dorazí k podpisu a jsou zkontrolovány. Pokud je v pořadí více dokumentů, je možné je nejprve označit za zkontrolované a následně je hromadně či po jednom označit jako podepsané, jakmile jsou fyzicky podepsané.
[[Soubor:Ces-kos-25.png|střed|805x805pixelů]]
Jakmile je fomulář označen jako zkontrolovaný, pak je možné jej '''označit za podepsaný [4]''', byl-li již podepsaný listinně. Zkontrolované formuláře je možné označovat '''jednotlivě [1]''' k hromadnému podpisu, lze označit i '''vše [2]''' zkontrolováno k hromadnému '''označení za podepsané [3].'''
[[Soubor:Ces-kos-27.png|střed|857x857pixelů]]
Pod tlačítkem '''Další [1]''' je možnost '''změnit''' '''podepisujícího [2]''', v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, nebo označit formulář stav '''Odmítám podepsat [3]''',
[[Soubor:Ces-kos-26.png|střed]]

=== Elektronické podpisy ===

V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na detail formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-20.png|střed|bezrámu|888x888pixelů]]

Digitální dokumenty se označují stejně jako u analogu označují za zkontrolované tlačítkem Zkontrolováno. Nemusí se čekat, až fyzicky dorazí a mohou být rovnou podepsány. Podepisuje se v nástroji REMSIG. Stejně jako u analogových formulářů je možné označit jednotlivé formuláře za zkontrolované a poté je hromadně podepsat.
[[Soubor:Ces-kos-22.png|střed|910x910pixelů]]
Pod tlačítkem další je možnost označit formulář stav "Odmítám podepsat", či změnit podepisujícího, v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, případně je možné nahrát již podepsaný dokument v jiném systému, popř. dokument k podpisu.
[[Soubor:Ces-kos-21.png|střed]]

==== REMSIG ====
V případě, že podepisující vidí záložku REMSIG, pak je to z toho důvodu, aby viděli, co už bylo jimi odesláno do Remsigu, ale tam to z nějakého důvodu nepodepsali.
[[Soubor:Ces-kos-23.png|střed]]
Poté pod záložkou REMSIG uvidíte přehled čekajících dokumentů k podpisu. Pro podpis klikněte na tlačítko '''Remsig'''.
[[Soubor:Ces-kos-24.png|střed|849x849pixelů]]

== '''Asistent/ka rektora / děkana / ředitele''' ==
Delegovaní asistenti mají v aplikaci k dispozici identické prostředí jako podepisující. Mohou formuláře / smlouvy označovat jako zkontrolované. V případě, že analogové smlouvy byly podepsány, mohou je označovat za podepsané. Elektronické formuláře nemohou za podepisující označovat za podepsané - jedinou výjimkou je nahrání dokumentu podepsaného v jiném systému. Pro informace k sekcím k podpisu, prosím, pročtěte si sekci výše.

== '''Založení záznamu smlouvy - klíčový uživatel''' ==
KU obdrží po podpisu notifikaci, že byl formulář podepsán. V notifikaci je odkaz na předmětný formulář. V detailu formuláře je v jeho horní části uvedeno číslo formuláře. KU vyhledá příslušný formulář v CES. Po kliknutí na záložku Formuláře žádosti o podpis - Nové se zobrazí přehled formulářů a také vyhledávací pole, která umožňují vyhledání konkrétního formuláře. Po zadání čísla formuláře do pole Hledat a klepnutí na klávesu Enter se vyhledá příslušný formulář. Kliknutím na ikonku s tužkou či na název formuláře se otevře okno Úprava formuláře. V dolní části okna formuláře klikne KU na tlačítko Vytvořit záznam smlouvy. Další postup u záznamu smlouvy je v [https://smlouvy.upol.cz/Content/Metodika_smlouvy_CES_29.05.2022.pdf metodice k CES].

== Exporty do ERMS ==

=== Formulář k analogově podepisované smlouvě ===

* Po založení vznikne spis s dokumenty
* Exportuje se nahraná hlavní komponenta a vytvoří se záznam o analogovém dokumentu
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Po podepsání se exportuje pdf formuláře

=== Formulář k elektronicky podepisované smlouvě ===

* Po vytvoření formuláře vznikne spis s dokumentem – hlavní komponentou
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Podepsaný soubor se exportuje po založení záznamu smlouvy

== Elektronické podpisy ==

* Ideálně jeden PDF soubor se všemi součástmi (přílohami smlouvy)
* Nic netisknout, neskenovat, nedělat v malování apod.
* Konverze – jediná správná na poště (CzechPointu); nikoli ta v ERMS!
* UP musí mít kvalifikovaný podpis – vizte <nowiki>https://cvt.upol.cz/certifikaty/</nowiki>
* Kontrolujte předchozí el. podpisy a především ten svůj (za UP)
* Elektronický podpis nemusí být vidět na tisku ani v obrazu souboru – rozhodující jsou „metadata“ v souboru PDF – tam naleznete i jeho datum
* Panel podpisu; přes pravé tlačítko – vydavatel, zámeček eIDAS, validovat, vlastnosti podpisu
* Celkem jasné v EU, jinde s otazníkem

CES - formulář žádosti o podpis

2026-02-17T09:30:30Z

Babuto00:

Následující text má za cíl pokrýt informace týkající se správy, tvorby formuláře žádosti o podpis v elektronické podobě, která byla nasazena do pilotního provozu na RUP UP v únoru 2026. Postup vytvoření formuláře v CES v souladu s novou vnitřní normou '''R-B-22/09 – Řád předkládání smluv k podpisu rektora UP''' a v návaznosti na vnitřní normu '''R-B-22/08 – CES a registr smluv''', ve znění pozdějších novel. Obě normy jsou účinné od [. června 2022 a nyní ještě doznají změn. '''Aplikace CES je dostupná pouze přes síť UP, nebo přes VPN.'''

== '''Vysvětlení názvosloví''' ==
=== Registr smluv x CES ===
'''CES''' je interní databází UP, která slouží primárně jejím zaměstnancům. Její fungování a podrobnosti upravuje stejnojmenná norma UP. Je zde uložena naprostá většina smluv UP uzavřených s výjimkami dle zmíněné normy včetně většího množství metadat než je v RS. Dá se v nich i solidně vyhledávat a filtrovat na odkazu smlouvy.upol.cz K uložení dokumentů však správně slouží spisová služba ERMS. Na UP je to úloha klíčových uživatelů.

'''Registr smluv (RS)''' je naproti tomu veřejně přístupná databáze, kam mají povinnost některé subjekty (mezi nimi i UP) vkládat jimi uzavřené smlouvy při dodržení podmínek nastavených v zákoně č. 340/2015 Sb., o registru smluv, ve znění pozdějších přepisů. Nejsou tam úplně všechny UP uzavřené smlouvy, ale dostane se tam i veřejnost. Znění smluv je v zákonem stanoveném rozsahu znečitelněno. RS spravovalo Ministerstvo vnitra ČR (nyní Dig. a inf. agentura) a je dostupný na webových stránkách [https://smlouvy.gov.cz/vyhledavani smlouvy.gov.cz/vyhledavani]. Na UP zajišťuje pouze operátor(ky)

=== Kdo je kdo (v normách, v CES a hlavně v praxi)? ===
Ne všichni v procesu (na formuláři) u každé smlouvy jsou, ale někteří se mohou vyskytovat i ve více pozicích. '''Musí to odpovídat realitě: byli-li nebo mají-li být zapojeni, musí být na košilce.'''

'''Předkladatel:''' Komunikuje se smluvní stranou, s dotč. útvary. Měl by před podpisem o smlouvě vědět nejvíc. Zpravidla vytváří formulář; vždy odpovídá za obsah

'''Autor''': Může předchystat formulář předkladateli

'''Dotčený útvar/dotčená osoba:''' Předkladatel s ním interně konzultoval smlouvu

'''Dotčený útvar právníka/právník:''' Tvořil či připomínkoval smlouvu

'''Příkazce operace a správce rozpočtu:''' Provádějí předběžnou kontrolu po stránce věcné a finanční rozhodnou, zda se smlouva uzavře – předá k podpisu.

'''Sekretariát podepisujícího:''' Průběžně sleduje smlouvy prošlé schvalovacím procesem. Kompletuje a připravuje dokumenty k podpisu – listinné smlouvy s košilkami hlavně.

'''Podepisující (R, D, ředitel):''' Smlouvu (ne)podepíše – právně jedná za UP. Substitut – podepisuje dle pověření určité smlouvy v zástupu za podepisujícího.

'''Klíčový uživatel:''' vytváří záznam smlouvy v CES (ideálně z košilky)

'''Operátor Registru smluv:''' Anonymizuje smlouvu a uveřejní ji v RS

'''Odpovědná osoba:''' Má na starost smlouvu po podpisu (často předkladatel)

== '''CES x ERMS''' ==
Výsledkem celého procesu schvalování a podpisu formuláře žádosti o podpis je '''spis v ERMS''' obsahující '''formulář''' (digitální dokument) a '''smlouvu''' (digitální nebo analogový dokument), případně přílohy.

'''Zpracovatelem''' (tzn. držitelem) tohoto spisu je '''předkladatel'''. Předkladatel může v ERMS '''zpřístupnit''' spis k nahlížení nebo editaci i ostatním, např. '''autorovi'''.

Kdo drží v ERMS záznam o analogovém dokumentu, drží i odpovídající analogový dokument. Nelze ho mít umístěn u někoho jiného nebo na jiném oddělení.

Dokumenty je třeba '''správně a včas vyřídit''' a spis následně uzavřít. Spis smlouvy lze '''uzavřít''' ve chvíli, kdy je smluvní vztah definitivně '''skončen''' a neočekává se vznik žádných dalších dokumentů (dodatek, reklamace, protokol o předání díla, atd.). '''Nelze znovu otevřít uzavřený spis!'''

Zpracovatel (předkladatel) se stará o to, aby k uzavření spisu ve správný čas došlo, a předává spis '''v ERMS na spisovnu.''' Správná evidence a postupy '''snižují riziko chyb i sankcí''' pro instituci a pomáhají udržet provoz '''bez zbytečné zátěže''' uzavřených agend.

=== Termíny v ERMS a jejich souvislosti ===
[[Soubor:Ces-kos-34.png|střed]]

==== Digitální dokument ====

* je vždy '''originál'''.
* nepotřebuje '''žádnou papírovou''' verzi „pro jistotu“.
* musí mít '''smysluplný název''' odpovídající obsahu dokumentu.
* '''finální verze patří vždy do ERMS''', ne pouze na úložiště, cloud nebo do e-mailu.
* se předává standardními kanály: '''přes ERMS, datovou schránkou''', případně e-mailem (nejméně vhodné).
* který je odesílán ven jako právní úkon instituce, musí mít '''elektronický podpis nebo pečeť.'''
* screenshot, scan nebo tisk dokumentu '''není''' digitální dokument (pokud se nám v takovém stavu vrátí dokument podepsaný druhou stranou, je třeba požadovat nápravu – buď digitální podpis nebo autorizovanou konverzi s analogovým podpisem).

=== Předkladatel / Autor a ERMS ===
Výsledkem celého procesu je '''spis v ERMS''' obsahující '''formulář''' (digitální dokument) a '''smlouvu''' (digitální nebo analogový dokument), případně přílohy. Zpracovatelem, tzn. '''držitelem''', tohoto spisu je '''autor''', pokud v Profilu spisu v CES nezvolí '''předkladatel'''.

Kdo drží '''v ERMS záznam''' o analogovém dokumentu, drží i odpovídající '''analogový dokument'''. Nelze ho mít umístěn u někoho jiného nebo na jiném oddělení. '''Zpracovatel''' může v ERMS '''zpřístupnit''' spis k nahlížení nebo editaci i ostatním, např. '''klíčovému uživateli'''.

Dokumenty je třeba správně a včas '''vyřídit''' a spis následně uzavřít. '''Spis''' smlouvy lze '''uzavřít''' ve chvíli, kdy je smluvní vztah definitivně skončen a neočekává se vznik žádných dalších dokumentů (dodatek, reklamace, protokol o předání díla, atd.).

'''Zpracovatel''' se stará o to, aby k uzavření spisu ve správný čas došlo, a předává spis v ERMS na '''spisovnu'''. Správná evidence a postupy '''snižují riziko chyb i sankcí pro instituci''' a pomáhají udržet provoz '''bez zbytečné zátěže''' uzavřených agend. Pro pomoc nebo s dotazy je doporučeno '''vždy se obracet na spisovou službu.'''

=== Zpřístupnění spisu jiným uživatelům ERMS ===
V ERMS v menu vyberte položku '''Zpracovatel [1]''', následně přejděte na '''Spisy [2]''' a klikněte na '''Přehled spisů [3]'''.
[[Soubor:Ces-kos-35.png|střed]]
Vyberte požadovaný spis zaškrtnutím '''pole [1]''' v seznamu, poté vyberte '''ikonu [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-36.png|střed|911x911pixelů]]
V okně '''Zpřístupnit spis''' vyberte '''Přístup''' '''uživateli'''.

V okně '''Výběr zaměstnance''' zvolíte položku '''Vyhledat zaměstnance'''.

V okně '''Vyhledání zaměstnance''' napište jméno osoby a '''Vyhledat''', označte osobu v checkboxu a klikněte na '''Uložit''' (postup lze opakovat a přidávat tak osoby do okna Výběr zaměstnance).

V okně '''Výběr zaměstnance''' označit osobu/y a '''Uložit.'''

V okně '''Udělení nového přístupu''' nastavit platnost od (dnes) do (lze nechat prázdné nebo přístup konkrétně omezit), zvolte '''Povolit zatřízení do spisu''' (pro povolení spis editovat), případně nechat toto pole prázdné (pro povolení do spisu pouze nahlížet) a Uložte.

V Přehledu spisů se u příslušného spisu ve sloupci '''Stav''' objevil symbol = Zpřístupněný spis

V okně '''Detail spisu''' v kartě ''Přístup'' lze vidět seznam uživatelů, kteří mají ke spisu přístup a s jakým oprávněním

Pomocí '''notifikace''' lze nastavit upozornění na udělení přístupu: '''Zpracovatel -> Další funkce -> Notifikace'''.

== '''Cesta formuláře (a smlouvy)''' ==
'''Všeobecně shrnutí procesu:'''

# Založení formuláře a odeslání ke schválení
# Vyjádření dotčených útvarů
# Schvalování příkazcem operace a správcem rozpočtu
# Schválení kvestorem není-li správcem rozpočtu v případě stavebních a přístrojových investic
# Schválení kancléřem je-li potřeba souhlas správní rady
# Po kompletním schválení míří elektronický formulář (a smlouva) k podpisu rektora, v případě analogu musí být v listinné podobě doručena
# Podpis dokumentu v CES, jinde (vložení podepsaného originálu do systému), u analogového dokumentu na papíře
# Elektronická smlouva jde po podpisu předkladateli/autorovi či přímo klíčovému uživateli, je-li UP posledním podepisujícím. Listinná smlouva se vrací fyzicky dle stejného klíče.
# Nepodepisuje-li UP jako poslední, musí předkladatel/autor zajištit podpis dalších stran a následně předat finální dokument KU
# Zavedení smlouvy do CES klíčovým uživatelem
# Uveřejnění smlouvy v RS operátorem

=== Doplňující informace ===
'''Předkladatel''' ('''pokud není autorem''') musí formulář po vyplnění autorem doplnit a následně odeslat do schvalovacího workflow. Vyjádření dotčených útvarů a dotčené osoby nemusí být součásti workflow.

'''Souhlas „původního podepisujícího“ se substitutem:'''

* Pokud na základě normy UP (typicky Statut UP, statut součásti UP, norma o pověření právním jednáním za UP) či dlouhodobého pověření jiného má podepisovat někdo jiný než vybraná podepisující osoba, vyberte jej z menu. Nejste-li si jistí, konzultujte s podepisující osobou nebo její kanceláří. Neslouží k vyplňování dočasných zástupů v nepřítomnosti. Krátké odůvodnění doplňte níže do pole Poznámka. Má-li podepisovat osoba jiná než uvedená v této nabídce, nechte toto pole prázdné a poznamenejte to níže do pole Poznámka.
* Když se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, o řádek výše vyplňte děkana a zde vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

'''Formulář zamítnutý jedním ze schvalujících je zamítnut jako celek.''' Lze vytvořit kopii a provést potřebné opravy a odeslat jej znovu do schvalovacího procesu.

'''Formulář nedoporučený dotčeným útvarem''' postupuje dále do schvalovacího procesu a vyjádření dotčených útvarů jsou dostupné schvalovatelům i podepisujícím.

=== Po podpisu ===
Po podpisu jde autorovi, předkladateli (klíčovému uživateli a OVZ je-li relevantní) notifikace o tom, že smlouva byla podepsána.

Jde-li o smlouvu, kde UP podepisuje jako poslední, klíčový uživatel (po obdržení listinného originálu smlouvy u listinných smluv; po obdržení originálu elektronicky podepsané smlouvy, pokud není v systému) zavede smlouvu do CES.

Jde-li o smlouvu, kde UP nepodepisuje poslední, předkladatel (autor) zajistí podpis ostatních stran a originál smlouvy doručí klíčovému uživateli po podpisu ostatních stran.

== '''Vytváření formuláře žádosti o podpis (role autora / předkladatele)''' ==
Přihlášení do aplikace CES a přihlašování zůstává stejné, jako to bylo doposu, tj. smlouvy.upol.cz a přihlašovací údaje stejné jako do Portálu. Pro tvorbu nového formuláře je potřeba vybrat sekci '''Formuláře žádosti o podpis – Nové [1].''' V sekci '''Formuláře žádosti o podpis - staré''' naleznete formuláře vytvořené v původní verzi aplikace.
[[Soubor:Ces-kos-01.png|střed|bezrámu|508x508pixelů]]
Každý formulář obsahuje informační bubliny, kde se nachází informace pro korektní vyplnění formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-00.png|střed|bezrámu|682x682pixelů]]

=== Provázání s ERMS ===
Odesláním formuláře do schvalovacího procesu vznikne automaticky spis v ERMS. Spis bude po odeslání obsahovat dokument, který bude označen pro export do ERMS (více naleznete níže). Spis bude po podpisu a zavedení záznamu smlouvy obsahovat podepsaný soubor a formulář. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.
[[Soubor:Ces-kos-02.png|střed|bezrámu|554x554pixelů]]

==== Dokument smlouvy v ERMS neexistuje ====
Pokud ještě smlouva v elektronické spisové službě číslo nemá, vyberte variantu NE. Spis pro smlouvu bude založen automaticky při odeslání formuláře ke schválení.

==== Dokument smlouvy v ERMS již existuje ====
Pokud již smlouva je zavedena v elektronické spisové službě, vyberte ANO a vyhledejte číslo dokumentu v pole vpravo. Můžete vyhledat dokument, který v ERMS již existuje a následně jej spárovat se zakládaným formulářem do jednoho spisu. Vyhledávání dokumentů je zatříděné věcnou skupinou, která patří přihlášenému uživateli.

=== Smlouvu bude podepisovat ===
Vyberte kdo bude smlouvu podepisovat. Podepisující mají nastavené za sebe pověřené osoby, které za primárního podepisujícího. Pokud se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, pak v sekci 1) vyplňte děkana a v sekci 2) vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

=== Žádáte o elektronický podpis rektora ===
Pro elektronické podepsání vyberte „Ano". V případě smluv podepisovaných elektronickým podpisem podle příslušných právních předpisů s formulářem bude vždy putovat soubor s finálním zněním smlouvy určený k podpisu. Ten vložte ve formátu PDF (smlouva a všechny přílohy v jednom souboru) níže v sekci Dokumenty pro předběžnou kontrolu a označte jako „Toto podepsat“. Po podpisu za UP Vám přijde e-mail s odkazem, kde lze podepsaný soubor nalézt.

=== Možnost změny předkladatele ===
Nově je možné vytvořit formulář za jiného předkladatele. Stačí '''odebrat [1]''' své jméno.
[[Soubor:Ces-kos-03.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Následně vyberte z nabídky konkrétního předkladatele.
[[Soubor:Ces-kos-04.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Autor formuláře zůstane s formulářem provázán. Autor i předkladatel budou z CES dostávat notifikace týkající se formuláře.Vytvořený spis v ERMS bude defaultně patřit autorovi, nicméně toto je možné změnit ve spodní části obrazovky pod tlačítkem '''Profil spisu [1]'''.
[[Soubor:Ces-kos-30.png|střed|bezrámu|857x857pixelů]]
V profilu spisu pak naleznete tlačítko pro předání spisu předkladateli, či autorovi.

=== Vyjádření dotčených útvarů ===
Autor může vybrat dotčené osoby, kterým formulář předá k vyjádření. Vyjadřující se osoby formulář mohou doporučit, nedoporučit, případně mohou přidat další dotčenou osobu do vyjadřovacího procesu. Po odeslání formuláře ke schválení je možné v případě potřeby v detailu formuláře měnit dotčené útvary. Vyplňujte vždy dle skutečnosti osoby, se kterými jste formulář opravdu konzultovali. Pokud jste formulář s nikým nekonzultovali, nemusíte nikoho označovat jako dotčenou osobu.

Můžete vybrat buď osoby z UP, které si '''vyhledáte sami [1]''', popřípadně vyberete '''dotčený útvar právníka [2]''' a následně vyberete právníka, se kterým jste smlouvu konzultovali.
[[Soubor:Ces-kos-05.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

==== Změna dotčené osoby ====
Můžete nahradit dotčenou osobu v detailu formuláře odeslaného k vyjádření pomocí zvýrazněného tlačítka na řádku se jménem dané osoby.
[[Soubor:Ces-kos-13.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

=== Řídící kontrola ===
V sekci řídící kontrola nastavujete '''zdroje a SPP prvky [1]''' relevantní pro váš formulář. Zobrazení příkazci a správci budou následně formulář schvalovat.

Oproti předchozí verzi formuláře přibylo pole '''Finanční zdroj [2]'''. Pokud zdroj nezná autor ani předkladatel, musí jej vyplnit příkazce. V případě více nevyplněných zdrojů u více SPP / NSS doplňuje příkazce vždy jen ke svému SPP / NS. Zdroje se filtrují se dle vybraného SPP či NS.
[[Soubor:Ces-kos-07.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]
SPP prvky lze vyhledávat i dle '''pokročilého vyhledávání [1]''', kde je možné vyhledávat dle příkazce, správce, NS, názvu a čísla SPP prvku.
[[Soubor:Ces-kos-08.png|střed|bezrámu|415x415pixelů]]
Součástí nastavení řídící kontroly jsou nastavení zda se jedná o '''stavební nebo přístrojovou investici''' nebo zda je potřeba '''Souhlas správní rady.''' Pokud vyberete ano u ''investic'', pak formulář bude schvalovat i '''kvestor''' není-li správcem rozpočtu ve výše vybraném zdroji. Pokud vyberete možnost Ano u ''souhlasu Správní rady UP'', pak formulář bude schvalovat navíc ještě '''kancléř'''.
[[Soubor:Ces-kos-09.png|střed|bezrámu|526x526pixelů]]

=== Dokumenty ===
Prostřednictvím dvou tlačítek níže nahrajte k formuláři dokumenty. Vždy je třeba pro řídicí kontrolu nahrát minimálně finální podobu smlouvy včetně všech příloh. V případě smluv podepisovaných elektronicky '''nahrajte pro řídicí kontrolu [3]''' i verzi smlouvy určenou k podpisu za UP.

Pole '''Zavést do ERMS [1]''' se uloží do spisové služby jako doklad proběhnuvší řídicí kontroly spolu s finální podobou tohoto formuláře. Export vybraného souboru do ERMS se provádí při odeslání ke schválení. Do ERMS se bude zavádět právě jeden dokument.'''Toto podepsat [2]''' – označuje se jen u elektronicky podepisovaných smluv.

'''Pomocný dokument [4]''' slouží pro případná vyjádření, podklady pro znečitelnění pasáží smlouvy apod.
[[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

==== Nový dokument k podpisu během schvalovacího procesu ====
Pokud obdržíte v průběhu schvalování nebo před podpisem dokument k podpisu (např. byl podepsán dalšími protistranami aj.), můžete jej v detailu donahrát a označit jej k podpisu. [[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
=== Odeslání ke schválení / Předání předkladateli ===
Rozpracovaný formulář si uložte tlačítkem '''Přidat [1]'''. Připravený formulář buď '''odešlete ke schválení [2]''', jste-li autorem a předkladatelem zároveň.
[[Soubor:Ces-kos-17.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Pokud je předkladatel někdo jiný, musíte formulář předkladateli nejprve '''předat [1]'''. Ten následně formulář najde v přehledu formulářů, popř. nalezne odkaz v notifikačním e-mailu.
[[Soubor:Ces-kos-12.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

=== Stav schvalování ===
Každý uživatel může jednoduše několika způsoby zjistit, v jakém stavu se jeho formulář nachází. Jedním způsobem je ikona v přehledu formulářů, kde stav symbolizuje '''ikona [1]''' v levé části tabulky. Pod tabulkou je jednoduchá stavová legenda. Přesnější informace nalezne uživatel v '''detailu [2]''' formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-28.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Ve spodní části formuláře je dostupný náhled na to, kdo již schválil a na koho se ještě se schválením čeká.
[[Soubor:Ces-kos-29.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Elektronický podepsaný dokument ===
Po podpisu naleznete podepsaný dokument v detailu formuláře. Dokument si můžete uložit kliknutím pravým tlačítkem myši -> Uložit cíl jako.
[[Soubor:Ces-kos-33.png|střed]]

== '''Vyjádření dotčených útvarů - role dotčené osoby / právníka''' ==
Informace s žádostí o vyjádření se k formuláři obdrží dotčený útvar pomocí e-mailové notifikace.

=== Přehled formulářů ===
Veškeré formuláře k vyjádření nalezne v příslušné sekci '''K vyjádření [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-14.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře.

==== Přidání dotčené osoby ====
V sekci III. Vyjádření dotčených útvarů můžete '''přidat další dotčenou osobu [1]''' pro vyjádření k formuláři, uznáte-li za nutné či vhodné, aby formulář viděl někdo další.
[[Soubor:Ces-kos-15.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

==== Vyjádření ====
Tlačítka pro doporučení – nedoporučení jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby nedoporučit je komentář k vyjádření povinný. Komentář k doporučení či nedoporučení se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím.
[[Soubor:Ces-kos-16.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== '''Schvalování - role příkazce, správce, kvestora a kancléře''' ==
Na nový formulář ke schválení je schvalující upozorněn notifikačním e-mailem. Schvalovatelé mohou formulář schválit, či zamítnout. Zatmítnutím jedním ze schvalovatelů se schvalovací proces ukončí. Ke schvalovatelům se buď formulář dostane po vyjádření dotčených útvarů, případně rovnou nejsou-li do vyjadřovacího procesu dotčené útvary zapojeny.

=== Přehled formulářů ===
Formuláře ke schválení se nachází v sekci '''Ke Schválení [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2].'''
[[Soubor:Ces-kos-18.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře. Rovněž jsou zde dostupná i vyjádření dotčených osob či schvalovatelů, byli-li součástí vyjadřovacího procesu.
[[Soubor:Ces-kos-31.png|střed|bezrámu|605x605pixelů]]

==== Schvalování ====
Tlačítka pro '''schválení – zamítnutí [1]''' jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby zamítnout je komentář k vyjádření povinný. Komentář ke schválení či zamítnutí se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím (byl-li formulář schválen).
[[Soubor:Ces-kos-19.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== '''Podepisování - role rektor, děkan, ředitel, osoba oprávněná podpisu''' ==

Uživatelé oprávněni k podepisování mají v aplikaci k ispozici sekce pro podepisování - jedna z nich je pro '''analogové podpisy [1]''', druhá pro '''elektronické podpisy [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-32.png|střed|bezrámu|663x663pixelů]]

=== Analogové podpisy ===
Analogové dokumenty se podepisují v listinné podobě, v aplikaci se jen provede záznam o zkontrolování a podepsání příslušného dokumentu. V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na detail formuláře.

Analogové dokumenty se označují tlačítkem Zkontrolováno, když fyzicky dorazí k podpisu a jsou zkontrolovány. Pokud je v pořadí více dokumentů, je možné je nejprve označit za zkontrolované a následně je hromadně či po jednom označit jako podepsané, jakmile jsou fyzicky podepsané.
[[Soubor:Ces-kos-25.png|střed|805x805pixelů]]
Jakmile je fomulář označen jako zkontrolovaný, pak je možné jej '''označit za podepsaný [4]''', byl-li již podepsaný listinně. Zkontrolované formuláře je možné označovat '''jednotlivě [1]''' k hromadnému podpisu, lze označit i '''vše [2]''' zkontrolováno k hromadnému '''označení za podepsané [3].'''
[[Soubor:Ces-kos-27.png|střed|857x857pixelů]]
Pod tlačítkem '''Další [1]''' je možnost '''změnit''' '''podepisujícího [2]''', v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, nebo označit formulář stav '''Odmítám podepsat [3]''',
[[Soubor:Ces-kos-26.png|střed]]

=== Elektronické podpisy ===

V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na detail formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-20.png|střed|bezrámu|888x888pixelů]]

Digitální dokumenty se označují stejně jako u analogu označují za zkontrolované tlačítkem Zkontrolováno. Nemusí se čekat, až fyzicky dorazí a mohou být rovnou podepsány. Podepisuje se v nástroji REMSIG. Stejně jako u analogových formulářů je možné označit jednotlivé formuláře za zkontrolované a poté je hromadně podepsat.
[[Soubor:Ces-kos-22.png|střed|910x910pixelů]]
Pod tlačítkem další je možnost označit formulář stav "Odmítám podepsat", či změnit podepisujícího, v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, případně je možné nahrát již podepsaný dokument v jiném systému, popř. dokument k podpisu.
[[Soubor:Ces-kos-21.png|střed]]

==== REMSIG ====
V případě, že podepisující vidí záložku REMSIG, pak je to z toho důvodu, aby viděli, co už bylo jimi odesláno do Remsigu, ale tam to z nějakého důvodu nepodepsali.
[[Soubor:Ces-kos-23.png|střed]]
Poté pod záložkou REMSIG uvidíte přehled čekajících dokumentů k podpisu. Pro podpis klikněte na tlačítko '''Remsig'''.
[[Soubor:Ces-kos-24.png|střed|849x849pixelů]]

== '''Asistent/ka rektora / děkana / ředitele''' ==
Delegovaní asistenti mají v aplikaci k dispozici identické prostředí jako podepisující. Mohou formuláře / smlouvy označovat jako zkontrolované. V případě, že analogové smlouvy byly podepsány, mohou je označovat za podepsané. Elektronické formuláře nemohou za podepisující označovat za podepsané - jedinou výjimkou je nahrání dokumentu podepsaného v jiném systému. Pro informace k sekcím k podpisu, prosím, pročtěte si sekci výše.

== '''Založení záznamu smlouvy - klíčový uživatel''' ==
KU obdrží po podpisu notifikaci, že byl formulář podepsán. V notifikaci je odkaz na předmětný formulář. V detailu formuláře je v jeho horní části uvedeno číslo formuláře. KU vyhledá příslušný formulář v CES. Po kliknutí na záložku Formuláře žádosti o podpis - Nové se zobrazí přehled formulářů a také vyhledávací pole, která umožňují vyhledání konkrétního formuláře. Po zadání čísla formuláře do pole Hledat a klepnutí na klávesu Enter se vyhledá příslušný formulář. Kliknutím na ikonku s tužkou či na název formuláře se otevře okno Úprava formuláře. V dolní části okna formuláře klikne KU na tlačítko Vytvořit záznam smlouvy. Další postup u záznamu smlouvy je v [https://smlouvy.upol.cz/Content/Metodika_smlouvy_CES_29.05.2022.pdf metodice k CES].

== Exporty do ERMS ==

=== Formulář k analogově podepisované smlouvě ===

* Po založení vznikne spis s dokumenty
* Exportuje se nahraná hlavní komponenta a vytvoří se záznam o analogovém dokumentu
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Po podepsání se exportuje pdf formuláře

=== Formulář k elektronicky podepisované smlouvě ===

* Po vytvoření formuláře vznikne spis s dokumentem – hlavní komponentou
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Podepsaný soubor se exportuje po založení záznamu smlouvy

== Elektronické podpisy ==

* Ideálně jeden PDF soubor se všemi součástmi (přílohami smlouvy)
* Nic netisknout, neskenovat, nedělat v malování apod.
* Konverze – jediná správná na poště (CzechPointu); nikoli ta v ERMS!
* UP musí mít kvalifikovaný podpis – vizte <nowiki>https://cvt.upol.cz/certifikaty/</nowiki>
* Kontrolujte předchozí el. podpisy a především ten svůj (za UP)
* Elektronický podpis nemusí být vidět na tisku ani v obrazu souboru – rozhodující jsou „metadata“ v souboru PDF – tam naleznete i jeho datum
* Panel podpisu; přes pravé tlačítko – vydavatel, zámeček eIDAS, validovat, vlastnosti podpisu
* Celkem jasné v EU, jinde s otazníkem

CES - formulář žádosti o podpis

2026-02-17T09:28:29Z

Babuto00: /* Asistent/ka rektora / děkana / ředitele */

Následující text má za cíl pokrýt informace týkající se správy, tvorby formuláře žádosti o podpis v elektronické podobě, která byla nasazena do pilotního provozu na RUP UP v únoru 2026. Postup vytvoření formuláře v CES v souladu s novou vnitřní normou '''R-B-22/09 – Řád předkládání smluv k podpisu rektora UP''' a v návaznosti na vnitřní normu '''R-B-22/08 – CES a registr smluv''', ve znění pozdějších novel. Obě normy jsou účinné od [. června 2022 a nyní ještě doznají změn. '''Aplikace CES je dostupná pouze přes síť UP, nebo přes VPN.''' TEXT JE V PROCESU TVORBY

== Vysvětlení názvosloví ==
=== Registr smluv x CES ===
'''CES''' je interní databází UP, která slouží primárně jejím zaměstnancům. Její fungování a podrobnosti upravuje stejnojmenná norma UP. Je zde uložena naprostá většina smluv UP uzavřených s výjimkami dle zmíněné normy včetně většího množství metadat než je v RS. Dá se v nich i solidně vyhledávat a filtrovat na odkazu smlouvy.upol.cz K uložení dokumentů však správně slouží spisová služba ERMS. Na UP je to úloha klíčových uživatelů.

'''Registr smluv (RS)''' je naproti tomu veřejně přístupná databáze, kam mají povinnost některé subjekty (mezi nimi i UP) vkládat jimi uzavřené smlouvy při dodržení podmínek nastavených v zákoně č. 340/2015 Sb., o registru smluv, ve znění pozdějších přepisů. Nejsou tam úplně všechny UP uzavřené smlouvy, ale dostane se tam i veřejnost. Znění smluv je v zákonem stanoveném rozsahu znečitelněno. RS spravovalo Ministerstvo vnitra ČR (nyní Dig. a inf. agentura) a je dostupný na webových stránkách [https://smlouvy.gov.cz/vyhledavani smlouvy.gov.cz/vyhledavani]. Na UP zajišťuje pouze operátor(ky)

=== Kdo je kdo (v normách, v CES a hlavně v praxi)? ===
Ne všichni v procesu (na formuláři) u každé smlouvy jsou, ale někteří se mohou vyskytovat i ve více pozicích. '''Musí to odpovídat realitě: byli-li nebo mají-li být zapojeni, musí být na košilce.'''

'''Předkladatel:''' Komunikuje se smluvní stranou, s dotč. útvary. Měl by před podpisem o smlouvě vědět nejvíc. Zpravidla vytváří formulář; vždy odpovídá za obsah

'''Autor''': Může předchystat formulář předkladateli

'''Dotčený útvar/dotčená osoba:''' Předkladatel s ním interně konzultoval smlouvu

'''Dotčený útvar právníka/právník:''' Tvořil či připomínkoval smlouvu

'''Příkazce operace a správce rozpočtu:''' Provádějí předběžnou kontrolu po stránce věcné a finanční rozhodnou, zda se smlouva uzavře – předá k podpisu.

'''Sekretariát podepisujícího:''' Průběžně sleduje smlouvy prošlé schvalovacím procesem. Kompletuje a připravuje dokumenty k podpisu – listinné smlouvy s košilkami hlavně.

'''Podepisující (R, D, ředitel):''' Smlouvu (ne)podepíše – právně jedná za UP. Substitut – podepisuje dle pověření určité smlouvy v zástupu za podepisujícího.

'''Klíčový uživatel:''' vytváří záznam smlouvy v CES (ideálně z košilky)

'''Operátor Registru smluv:''' Anonymizuje smlouvu a uveřejní ji v RS

'''Odpovědná osoba:''' Má na starost smlouvu po podpisu (často předkladatel)

== CES x ERMS ==
Výsledkem celého procesu schvalování a podpisu formuláře žádosti o podpis je '''spis v ERMS''' obsahující '''formulář''' (digitální dokument) a '''smlouvu''' (digitální nebo analogový dokument), případně přílohy.

'''Zpracovatelem''' (tzn. držitelem) tohoto spisu je '''předkladatel'''. Předkladatel může v ERMS '''zpřístupnit''' spis k nahlížení nebo editaci i ostatním, např. '''autorovi'''.

Kdo drží v ERMS záznam o analogovém dokumentu, drží i odpovídající analogový dokument. Nelze ho mít umístěn u někoho jiného nebo na jiném oddělení.

Dokumenty je třeba '''správně a včas vyřídit''' a spis následně uzavřít. Spis smlouvy lze '''uzavřít''' ve chvíli, kdy je smluvní vztah definitivně '''skončen''' a neočekává se vznik žádných dalších dokumentů (dodatek, reklamace, protokol o předání díla, atd.). '''Nelze znovu otevřít uzavřený spis!'''

Zpracovatel (předkladatel) se stará o to, aby k uzavření spisu ve správný čas došlo, a předává spis '''v ERMS na spisovnu.''' Správná evidence a postupy '''snižují riziko chyb i sankcí''' pro instituci a pomáhají udržet provoz '''bez zbytečné zátěže''' uzavřených agend.

=== Termíny v ERMS a jejich souvislosti ===
[[Soubor:Ces-kos-34.png|střed]]

==== Digitální dokument ====

* je vždy '''originál'''.
* nepotřebuje '''žádnou papírovou''' verzi „pro jistotu“.
* musí mít '''smysluplný název''' odpovídající obsahu dokumentu.
* '''finální verze patří vždy do ERMS''', ne pouze na úložiště, cloud nebo do e-mailu.
* se předává standardními kanály: '''přes ERMS, datovou schránkou''', případně e-mailem (nejméně vhodné).
* který je odesílán ven jako právní úkon instituce, musí mít '''elektronický podpis nebo pečeť.'''
* screenshot, scan nebo tisk dokumentu '''není''' digitální dokument (pokud se nám v takovém stavu vrátí dokument podepsaný druhou stranou, je třeba požadovat nápravu – buď digitální podpis nebo autorizovanou konverzi s analogovým podpisem).

=== Předkladatel / Autor a ERMS ===
Výsledkem celého procesu je '''spis v ERMS''' obsahující '''formulář''' (digitální dokument) a '''smlouvu''' (digitální nebo analogový dokument), případně přílohy. Zpracovatelem, tzn. '''držitelem''', tohoto spisu je '''autor''', pokud v Profilu spisu v CES nezvolí '''předkladatel'''.

Kdo drží '''v ERMS záznam''' o analogovém dokumentu, drží i odpovídající '''analogový dokument'''. Nelze ho mít umístěn u někoho jiného nebo na jiném oddělení. '''Zpracovatel''' může v ERMS '''zpřístupnit''' spis k nahlížení nebo editaci i ostatním, např. '''klíčovému uživateli'''.

Dokumenty je třeba správně a včas '''vyřídit''' a spis následně uzavřít. '''Spis''' smlouvy lze '''uzavřít''' ve chvíli, kdy je smluvní vztah definitivně skončen a neočekává se vznik žádných dalších dokumentů (dodatek, reklamace, protokol o předání díla, atd.).

'''Zpracovatel''' se stará o to, aby k uzavření spisu ve správný čas došlo, a předává spis v ERMS na '''spisovnu'''. Správná evidence a postupy '''snižují riziko chyb i sankcí pro instituci''' a pomáhají udržet provoz '''bez zbytečné zátěže''' uzavřených agend. Pro pomoc nebo s dotazy je doporučeno '''vždy se obracet na spisovou službu.'''

=== Zpřístupnění spisu jiným uživatelům ERMS ===
V ERMS v menu vyberte položku '''Zpracovatel [1]''', následně přejděte na '''Spisy [2]''' a klikněte na '''Přehled spisů [3]'''.
[[Soubor:Ces-kos-35.png|střed]]
Vyberte požadovaný spis zaškrtnutím '''pole [1]''' v seznamu, poté vyberte '''ikonu [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-36.png|střed|911x911pixelů]]
V okně '''Zpřístupnit spis''' vyberte '''Přístup''' '''uživateli'''.

V okně '''Výběr zaměstnance''' zvolíte položku '''Vyhledat zaměstnance'''.

V okně '''Vyhledání zaměstnance''' napište jméno osoby a '''Vyhledat''', označte osobu v checkboxu a klikněte na '''Uložit''' (postup lze opakovat a přidávat tak osoby do okna Výběr zaměstnance).

V okně '''Výběr zaměstnance''' označit osobu/y a '''Uložit.'''

V okně '''Udělení nového přístupu''' nastavit platnost od (dnes) do (lze nechat prázdné nebo přístup konkrétně omezit), zvolte '''Povolit zatřízení do spisu''' (pro povolení spis editovat), případně nechat toto pole prázdné (pro povolení do spisu pouze nahlížet) a Uložte.

V Přehledu spisů se u příslušného spisu ve sloupci '''Stav''' objevil symbol = Zpřístupněný spis

V okně '''Detail spisu''' v kartě ''Přístup'' lze vidět seznam uživatelů, kteří mají ke spisu přístup a s jakým oprávněním

Pomocí '''notifikace''' lze nastavit upozornění na udělení přístupu: '''Zpracovatel -> Další funkce -> Notifikace'''.

== Cesta formuláře (a smlouvy) ==
'''Všeobecně shrnutí procesu:'''

# Založení formuláře a odeslání ke schválení
# Vyjádření dotčených útvarů
# Schvalování příkazcem operace a správcem rozpočtu
# Schválení kvestorem není-li správcem rozpočtu v případě stavebních a přístrojových investic
# Schválení kancléřem je-li potřeba souhlas správní rady
# Po kompletním schválení míří elektronický formulář (a smlouva) k podpisu rektora, v případě analogu musí být v listinné podobě doručena
# Podpis dokumentu v CES, jinde (vložení podepsaného originálu do systému), u analogového dokumentu na papíře
# Elektronická smlouva jde po podpisu předkladateli/autorovi či přímo klíčovému uživateli, je-li UP posledním podepisujícím. Listinná smlouva se vrací fyzicky dle stejného klíče.
# Nepodepisuje-li UP jako poslední, musí předkladatel/autor zajištit podpis dalších stran a následně předat finální dokument KU
# Zavedení smlouvy do CES klíčovým uživatelem
# Uveřejnění smlouvy v RS operátorem

=== Doplňující informace ===
'''Předkladatel''' ('''pokud není autorem''') musí formulář po vyplnění autorem doplnit a následně odeslat do schvalovacího workflow. Vyjádření dotčených útvarů a dotčené osoby nemusí být součásti workflow.

'''Souhlas „původního podepisujícího“ se substitutem:'''

* Pokud na základě normy UP (typicky Statut UP, statut součásti UP, norma o pověření právním jednáním za UP) či dlouhodobého pověření jiného má podepisovat někdo jiný než vybraná podepisující osoba, vyberte jej z menu. Nejste-li si jistí, konzultujte s podepisující osobou nebo její kanceláří. Neslouží k vyplňování dočasných zástupů v nepřítomnosti. Krátké odůvodnění doplňte níže do pole Poznámka. Má-li podepisovat osoba jiná než uvedená v této nabídce, nechte toto pole prázdné a poznamenejte to níže do pole Poznámka.
* Když se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, o řádek výše vyplňte děkana a zde vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

'''Formulář zamítnutý jedním ze schvalujících je zamítnut jako celek.''' Lze vytvořit kopii a provést potřebné opravy a odeslat jej znovu do schvalovacího procesu.

'''Formulář nedoporučený dotčeným útvarem''' postupuje dále do schvalovacího procesu a vyjádření dotčených útvarů jsou dostupné schvalovatelům i podepisujícím.

=== Po podpisu ===
Po podpisu jde autorovi, předkladateli (klíčovému uživateli a OVZ je-li relevantní) notifikace o tom, že smlouva byla podepsána.

Jde-li o smlouvu, kde UP podepisuje jako poslední, klíčový uživatel (po obdržení listinného originálu smlouvy u listinných smluv; po obdržení originálu elektronicky podepsané smlouvy, pokud není v systému) zavede smlouvu do CES.

Jde-li o smlouvu, kde UP nepodepisuje poslední, předkladatel (autor) zajistí podpis ostatních stran a originál smlouvy doručí klíčovému uživateli po podpisu ostatních stran.

== '''Vytváření formuláře žádosti o podpis (role autora / předkladatele)''' ==
Přihlášení do aplikace CES a přihlašování zůstává stejné, jako to bylo doposu, tj. smlouvy.upol.cz a přihlašovací údaje stejné jako do Portálu. Pro tvorbu nového formuláře je potřeba vybrat sekci '''Formuláře žádosti o podpis – Nové [1].''' V sekci '''Formuláře žádosti o podpis - staré''' naleznete formuláře vytvořené v původní verzi aplikace.
[[Soubor:Ces-kos-01.png|střed|bezrámu|508x508pixelů]]
Každý formulář obsahuje informační bubliny, kde se nachází informace pro korektní vyplnění formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-00.png|střed|bezrámu|682x682pixelů]]

=== Provázání s ERMS ===
Odesláním formuláře do schvalovacího procesu vznikne automaticky spis v ERMS. Spis bude po odeslání obsahovat dokument, který bude označen pro export do ERMS (více naleznete níže). Spis bude po podpisu a zavedení záznamu smlouvy obsahovat podepsaný soubor a formulář. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.
[[Soubor:Ces-kos-02.png|střed|bezrámu|554x554pixelů]]

==== Dokument smlouvy v ERMS neexistuje ====
Pokud ještě smlouva v elektronické spisové službě číslo nemá, vyberte variantu NE. Spis pro smlouvu bude založen automaticky při odeslání formuláře ke schválení.

==== Dokument smlouvy v ERMS již existuje ====
Pokud již smlouva je zavedena v elektronické spisové službě, vyberte ANO a vyhledejte číslo dokumentu v pole vpravo. Můžete vyhledat dokument, který v ERMS již existuje a následně jej spárovat se zakládaným formulářem do jednoho spisu. Vyhledávání dokumentů je zatříděné věcnou skupinou, která patří přihlášenému uživateli.

=== Smlouvu bude podepisovat ===
Vyberte kdo bude smlouvu podepisovat. Podepisující mají nastavené za sebe pověřené osoby, které za primárního podepisujícího. Pokud se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, pak v sekci 1) vyplňte děkana a v sekci 2) vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

=== Žádáte o elektronický podpis rektora ===
Pro elektronické podepsání vyberte „Ano". V případě smluv podepisovaných elektronickým podpisem podle příslušných právních předpisů s formulářem bude vždy putovat soubor s finálním zněním smlouvy určený k podpisu. Ten vložte ve formátu PDF (smlouva a všechny přílohy v jednom souboru) níže v sekci Dokumenty pro předběžnou kontrolu a označte jako „Toto podepsat“. Po podpisu za UP Vám přijde e-mail s odkazem, kde lze podepsaný soubor nalézt.

=== Možnost změny předkladatele ===
Nově je možné vytvořit formulář za jiného předkladatele. Stačí '''odebrat [1]''' své jméno.
[[Soubor:Ces-kos-03.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Následně vyberte z nabídky konkrétního předkladatele.
[[Soubor:Ces-kos-04.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Autor formuláře zůstane s formulářem provázán. Autor i předkladatel budou z CES dostávat notifikace týkající se formuláře.Vytvořený spis v ERMS bude defaultně patřit autorovi, nicméně toto je možné změnit ve spodní části obrazovky pod tlačítkem '''Profil spisu [1]'''.
[[Soubor:Ces-kos-30.png|střed|bezrámu|857x857pixelů]]
V profilu spisu pak naleznete tlačítko pro předání spisu předkladateli, či autorovi.

=== Vyjádření dotčených útvarů ===
Autor může vybrat dotčené osoby, kterým formulář předá k vyjádření. Vyjadřující se osoby formulář mohou doporučit, nedoporučit, případně mohou přidat další dotčenou osobu do vyjadřovacího procesu. Po odeslání formuláře ke schválení je možné v případě potřeby v detailu formuláře měnit dotčené útvary. Vyplňujte vždy dle skutečnosti osoby, se kterými jste formulář opravdu konzultovali. Pokud jste formulář s nikým nekonzultovali, nemusíte nikoho označovat jako dotčenou osobu.

Můžete vybrat buď osoby z UP, které si '''vyhledáte sami [1]''', popřípadně vyberete '''dotčený útvar právníka [2]''' a následně vyberete právníka, se kterým jste smlouvu konzultovali.
[[Soubor:Ces-kos-05.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

==== Změna dotčené osoby ====
Můžete nahradit dotčenou osobu v detailu formuláře odeslaného k vyjádření pomocí zvýrazněného tlačítka na řádku se jménem dané osoby.
[[Soubor:Ces-kos-13.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

=== Řídící kontrola ===
V sekci řídící kontrola nastavujete '''zdroje a SPP prvky [1]''' relevantní pro váš formulář. Zobrazení příkazci a správci budou následně formulář schvalovat.

Oproti předchozí verzi formuláře přibylo pole '''Finanční zdroj [2]'''. Pokud zdroj nezná autor ani předkladatel, musí jej vyplnit příkazce. V případě více nevyplněných zdrojů u více SPP / NSS doplňuje příkazce vždy jen ke svému SPP / NS. Zdroje se filtrují se dle vybraného SPP či NS.
[[Soubor:Ces-kos-07.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]
SPP prvky lze vyhledávat i dle '''pokročilého vyhledávání [1]''', kde je možné vyhledávat dle příkazce, správce, NS, názvu a čísla SPP prvku.
[[Soubor:Ces-kos-08.png|střed|bezrámu|415x415pixelů]]
Součástí nastavení řídící kontroly jsou nastavení zda se jedná o '''stavební nebo přístrojovou investici''' nebo zda je potřeba '''Souhlas správní rady.''' Pokud vyberete ano u ''investic'', pak formulář bude schvalovat i '''kvestor''' není-li správcem rozpočtu ve výše vybraném zdroji. Pokud vyberete možnost Ano u ''souhlasu Správní rady UP'', pak formulář bude schvalovat navíc ještě '''kancléř'''.
[[Soubor:Ces-kos-09.png|střed|bezrámu|526x526pixelů]]

=== Dokumenty ===
Prostřednictvím dvou tlačítek níže nahrajte k formuláři dokumenty. Vždy je třeba pro řídicí kontrolu nahrát minimálně finální podobu smlouvy včetně všech příloh. V případě smluv podepisovaných elektronicky '''nahrajte pro řídicí kontrolu [3]''' i verzi smlouvy určenou k podpisu za UP.

Pole '''Zavést do ERMS [1]''' se uloží do spisové služby jako doklad proběhnuvší řídicí kontroly spolu s finální podobou tohoto formuláře. Export vybraného souboru do ERMS se provádí při odeslání ke schválení. Do ERMS se bude zavádět právě jeden dokument.'''Toto podepsat [2]''' – označuje se jen u elektronicky podepisovaných smluv.

'''Pomocný dokument [4]''' slouží pro případná vyjádření, podklady pro znečitelnění pasáží smlouvy apod.
[[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

==== Nový dokument k podpisu během schvalovacího procesu ====
Pokud obdržíte v průběhu schvalování nebo před podpisem dokument k podpisu (např. byl podepsán dalšími protistranami aj.), můžete jej v detailu donahrát a označit jej k podpisu. [[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
=== Odeslání ke schválení / Předání předkladateli ===
Rozpracovaný formulář si uložte tlačítkem '''Přidat [1]'''. Připravený formulář buď '''odešlete ke schválení [2]''', jste-li autorem a předkladatelem zároveň.
[[Soubor:Ces-kos-17.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Pokud je předkladatel někdo jiný, musíte formulář předkladateli nejprve '''předat [1]'''. Ten následně formulář najde v přehledu formulářů, popř. nalezne odkaz v notifikačním e-mailu.
[[Soubor:Ces-kos-12.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

=== Stav schvalování ===
Každý uživatel může jednoduše několika způsoby zjistit, v jakém stavu se jeho formulář nachází. Jedním způsobem je ikona v přehledu formulářů, kde stav symbolizuje '''ikona [1]''' v levé části tabulky. Pod tabulkou je jednoduchá stavová legenda. Přesnější informace nalezne uživatel v '''detailu [2]''' formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-28.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Ve spodní části formuláře je dostupný náhled na to, kdo již schválil a na koho se ještě se schválením čeká.
[[Soubor:Ces-kos-29.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Elektronický podepsaný dokument ===
Po podpisu naleznete podepsaný dokument v detailu formuláře. Dokument si můžete uložit kliknutím pravým tlačítkem myši -> Uložit cíl jako.
[[Soubor:Ces-kos-33.png|střed]]

== '''Vyjádření dotčených útvarů - role dotčené osoby / právníka''' ==
Informace s žádostí o vyjádření se k formuláři obdrží dotčený útvar pomocí e-mailové notifikace.

=== Přehled formulářů ===
Veškeré formuláře k vyjádření nalezne v příslušné sekci '''K vyjádření [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-14.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře.

==== Přidání dotčené osoby ====
V sekci III. Vyjádření dotčených útvarů můžete '''přidat další dotčenou osobu [1]''' pro vyjádření k formuláři, uznáte-li za nutné či vhodné, aby formulář viděl někdo další.
[[Soubor:Ces-kos-15.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

==== Vyjádření ====
Tlačítka pro doporučení – nedoporučení jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby nedoporučit je komentář k vyjádření povinný. Komentář k doporučení či nedoporučení se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím.
[[Soubor:Ces-kos-16.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== '''Schvalování - role příkazce, správce, kvestora a kancléře''' ==
Na nový formulář ke schválení je schvalující upozorněn notifikačním e-mailem. Schvalovatelé mohou formulář schválit, či zamítnout. Zatmítnutím jedním ze schvalovatelů se schvalovací proces ukončí. Ke schvalovatelům se buď formulář dostane po vyjádření dotčených útvarů, případně rovnou nejsou-li do vyjadřovacího procesu dotčené útvary zapojeny.

=== Přehled formulářů ===
Formuláře ke schválení se nachází v sekci '''Ke Schválení [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2].'''
[[Soubor:Ces-kos-18.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře. Rovněž jsou zde dostupná i vyjádření dotčených osob či schvalovatelů, byli-li součástí vyjadřovacího procesu.
[[Soubor:Ces-kos-31.png|střed|bezrámu|605x605pixelů]]

==== Schvalování ====
Tlačítka pro '''schválení – zamítnutí [1]''' jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby zamítnout je komentář k vyjádření povinný. Komentář ke schválení či zamítnutí se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím (byl-li formulář schválen).
[[Soubor:Ces-kos-19.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== '''Podepisování - role rektor, děkan, ředitel, osoba oprávněná podpisu''' ==

Uživatelé oprávněni k podepisování mají v aplikaci k ispozici sekce pro podepisování - jedna z nich je pro '''analogové podpisy [1]''', druhá pro '''elektronické podpisy [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-32.png|střed|bezrámu|663x663pixelů]]

=== Analogové podpisy ===
Analogové dokumenty se podepisují v listinné podobě, v aplikaci se jen provede záznam o zkontrolování a podepsání příslušného dokumentu. V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na detail formuláře.

Analogové dokumenty se označují tlačítkem Zkontrolováno, když fyzicky dorazí k podpisu a jsou zkontrolovány. Pokud je v pořadí více dokumentů, je možné je nejprve označit za zkontrolované a následně je hromadně či po jednom označit jako podepsané, jakmile jsou fyzicky podepsané.
[[Soubor:Ces-kos-25.png|střed|805x805pixelů]]
Jakmile je fomulář označen jako zkontrolovaný, pak je možné jej '''označit za podepsaný [4]''', byl-li již podepsaný listinně. Zkontrolované formuláře je možné označovat '''jednotlivě [1]''' k hromadnému podpisu, lze označit i '''vše [2]''' zkontrolováno k hromadnému '''označení za podepsané [3].'''
[[Soubor:Ces-kos-27.png|střed|857x857pixelů]]
Pod tlačítkem '''Další [1]''' je možnost '''změnit''' '''podepisujícího [2]''', v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, nebo označit formulář stav '''Odmítám podepsat [3]''',
[[Soubor:Ces-kos-26.png|střed]]

=== Elektronické podpisy ===

V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na detail formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-20.png|střed|bezrámu|888x888pixelů]]

Digitální dokumenty se označují stejně jako u analogu označují za zkontrolované tlačítkem Zkontrolováno. Nemusí se čekat, až fyzicky dorazí a mohou být rovnou podepsány. Podepisuje se v nástroji REMSIG. Stejně jako u analogových formulářů je možné označit jednotlivé formuláře za zkontrolované a poté je hromadně podepsat.
[[Soubor:Ces-kos-22.png|střed|910x910pixelů]]
Pod tlačítkem další je možnost označit formulář stav "Odmítám podepsat", či změnit podepisujícího, v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, případně je možné nahrát již podepsaný dokument v jiném systému, popř. dokument k podpisu.
[[Soubor:Ces-kos-21.png|střed]]

==== REMSIG ====
V případě, že podepisující vidí záložku REMSIG, pak je to z toho důvodu, aby viděli, co už bylo jimi odesláno do Remsigu, ale tam to z nějakého důvodu nepodepsali.
[[Soubor:Ces-kos-23.png|střed]]
Poté pod záložkou REMSIG uvidíte přehled čekajících dokumentů k podpisu. Pro podpis klikněte na tlačítko '''Remsig'''.
[[Soubor:Ces-kos-24.png|střed|849x849pixelů]]

== '''Asistent/ka rektora / děkana / ředitele''' ==
Delegovaní asistenti mají v aplikaci k dispozici identické prostředí jako podepisující. Mohou formuláře / smlouvy označovat jako zkontrolované. V případě, že analogové smlouvy byly podepsány, mohou je označovat za podepsané. Elektronické formuláře nemohou za podepisující označovat za podepsané - jedinou výjimkou je nahrání dokumentu podepsaného v jiném systému. Pro informace k sekcím k podpisu, prosím, pročtěte si sekci výše.

== '''Založení záznamu smlouvy - klíčový uživatel''' ==
KU obdrží po podpisu notifikaci, že byl formulář podepsán. V notifikaci je odkaz na předmětný formulář. V detailu formuláře je v jeho horní části uvedeno číslo formuláře. KU vyhledá příslušný formulář v CES. Po kliknutí na záložku Formuláře žádosti o podpis - Nové se zobrazí přehled formulářů a také vyhledávací pole, která umožňují vyhledání konkrétního formuláře. Po zadání čísla formuláře do pole Hledat a klepnutí na klávesu Enter se vyhledá příslušný formulář. Kliknutím na ikonku s tužkou či na název formuláře se otevře okno Úprava formuláře. V dolní části okna formuláře klikne KU na tlačítko Vytvořit záznam smlouvy. Další postup u záznamu smlouvy je v [https://smlouvy.upol.cz/Content/Metodika_smlouvy_CES_29.05.2022.pdf metodice k CES].

== Exporty do ERMS ==

=== Formulář k analogově podepisované smlouvě ===

* Po založení vznikne spis s dokumenty
* Exportuje se nahraná hlavní komponenta a vytvoří se záznam o analogovém dokumentu
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Po podepsání se exportuje pdf formuláře

=== Formulář k elektronicky podepisované smlouvě ===

* Po vytvoření formuláře vznikne spis s dokumentem – hlavní komponentou
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Podepsaný soubor se exportuje po založení záznamu smlouvy

== Elektronické podpisy ==

* Ideálně jeden PDF soubor se všemi součástmi (přílohami smlouvy)
* Nic netisknout, neskenovat, nedělat v malování apod.
* Konverze – jediná správná na poště (CzechPointu); nikoli ta v ERMS!
* UP musí mít kvalifikovaný podpis – vizte <nowiki>https://cvt.upol.cz/certifikaty/</nowiki>
* Kontrolujte předchozí el. podpisy a především ten svůj (za UP)
* Elektronický podpis nemusí být vidět na tisku ani v obrazu souboru – rozhodující jsou „metadata“ v souboru PDF – tam naleznete i jeho datum
* Panel podpisu; přes pravé tlačítko – vydavatel, zámeček eIDAS, validovat, vlastnosti podpisu
* Celkem jasné v EU, jinde s otazníkem

CES - formulář žádosti o podpis

2026-02-17T09:26:27Z

Babuto00: /* Vytváření formuláře žádosti o podpis - role autora / předkladatele */

Následující text má za cíl pokrýt informace týkající se správy, tvorby formuláře žádosti o podpis v elektronické podobě, která byla nasazena do pilotního provozu na RUP UP v únoru 2026. Postup vytvoření formuláře v CES v souladu s novou vnitřní normou '''R-B-22/09 – Řád předkládání smluv k podpisu rektora UP''' a v návaznosti na vnitřní normu '''R-B-22/08 – CES a registr smluv''', ve znění pozdějších novel. Obě normy jsou účinné od [. června 2022 a nyní ještě doznají změn. '''Aplikace CES je dostupná pouze přes síť UP, nebo přes VPN.''' TEXT JE V PROCESU TVORBY

== Vysvětlení názvosloví ==
=== Registr smluv x CES ===
'''CES''' je interní databází UP, která slouží primárně jejím zaměstnancům. Její fungování a podrobnosti upravuje stejnojmenná norma UP. Je zde uložena naprostá většina smluv UP uzavřených s výjimkami dle zmíněné normy včetně většího množství metadat než je v RS. Dá se v nich i solidně vyhledávat a filtrovat na odkazu smlouvy.upol.cz K uložení dokumentů však správně slouží spisová služba ERMS. Na UP je to úloha klíčových uživatelů.

'''Registr smluv (RS)''' je naproti tomu veřejně přístupná databáze, kam mají povinnost některé subjekty (mezi nimi i UP) vkládat jimi uzavřené smlouvy při dodržení podmínek nastavených v zákoně č. 340/2015 Sb., o registru smluv, ve znění pozdějších přepisů. Nejsou tam úplně všechny UP uzavřené smlouvy, ale dostane se tam i veřejnost. Znění smluv je v zákonem stanoveném rozsahu znečitelněno. RS spravovalo Ministerstvo vnitra ČR (nyní Dig. a inf. agentura) a je dostupný na webových stránkách [https://smlouvy.gov.cz/vyhledavani smlouvy.gov.cz/vyhledavani]. Na UP zajišťuje pouze operátor(ky)

=== Kdo je kdo (v normách, v CES a hlavně v praxi)? ===
Ne všichni v procesu (na formuláři) u každé smlouvy jsou, ale někteří se mohou vyskytovat i ve více pozicích. '''Musí to odpovídat realitě: byli-li nebo mají-li být zapojeni, musí být na košilce.'''

'''Předkladatel:''' Komunikuje se smluvní stranou, s dotč. útvary. Měl by před podpisem o smlouvě vědět nejvíc. Zpravidla vytváří formulář; vždy odpovídá za obsah

'''Autor''': Může předchystat formulář předkladateli

'''Dotčený útvar/dotčená osoba:''' Předkladatel s ním interně konzultoval smlouvu

'''Dotčený útvar právníka/právník:''' Tvořil či připomínkoval smlouvu

'''Příkazce operace a správce rozpočtu:''' Provádějí předběžnou kontrolu po stránce věcné a finanční rozhodnou, zda se smlouva uzavře – předá k podpisu.

'''Sekretariát podepisujícího:''' Průběžně sleduje smlouvy prošlé schvalovacím procesem. Kompletuje a připravuje dokumenty k podpisu – listinné smlouvy s košilkami hlavně.

'''Podepisující (R, D, ředitel):''' Smlouvu (ne)podepíše – právně jedná za UP. Substitut – podepisuje dle pověření určité smlouvy v zástupu za podepisujícího.

'''Klíčový uživatel:''' vytváří záznam smlouvy v CES (ideálně z košilky)

'''Operátor Registru smluv:''' Anonymizuje smlouvu a uveřejní ji v RS

'''Odpovědná osoba:''' Má na starost smlouvu po podpisu (často předkladatel)

== CES x ERMS ==
Výsledkem celého procesu schvalování a podpisu formuláře žádosti o podpis je '''spis v ERMS''' obsahující '''formulář''' (digitální dokument) a '''smlouvu''' (digitální nebo analogový dokument), případně přílohy.

'''Zpracovatelem''' (tzn. držitelem) tohoto spisu je '''předkladatel'''. Předkladatel může v ERMS '''zpřístupnit''' spis k nahlížení nebo editaci i ostatním, např. '''autorovi'''.

Kdo drží v ERMS záznam o analogovém dokumentu, drží i odpovídající analogový dokument. Nelze ho mít umístěn u někoho jiného nebo na jiném oddělení.

Dokumenty je třeba '''správně a včas vyřídit''' a spis následně uzavřít. Spis smlouvy lze '''uzavřít''' ve chvíli, kdy je smluvní vztah definitivně '''skončen''' a neočekává se vznik žádných dalších dokumentů (dodatek, reklamace, protokol o předání díla, atd.). '''Nelze znovu otevřít uzavřený spis!'''

Zpracovatel (předkladatel) se stará o to, aby k uzavření spisu ve správný čas došlo, a předává spis '''v ERMS na spisovnu.''' Správná evidence a postupy '''snižují riziko chyb i sankcí''' pro instituci a pomáhají udržet provoz '''bez zbytečné zátěže''' uzavřených agend.

=== Termíny v ERMS a jejich souvislosti ===
[[Soubor:Ces-kos-34.png|střed]]

==== Digitální dokument ====

* je vždy '''originál'''.
* nepotřebuje '''žádnou papírovou''' verzi „pro jistotu“.
* musí mít '''smysluplný název''' odpovídající obsahu dokumentu.
* '''finální verze patří vždy do ERMS''', ne pouze na úložiště, cloud nebo do e-mailu.
* se předává standardními kanály: '''přes ERMS, datovou schránkou''', případně e-mailem (nejméně vhodné).
* který je odesílán ven jako právní úkon instituce, musí mít '''elektronický podpis nebo pečeť.'''
* screenshot, scan nebo tisk dokumentu '''není''' digitální dokument (pokud se nám v takovém stavu vrátí dokument podepsaný druhou stranou, je třeba požadovat nápravu – buď digitální podpis nebo autorizovanou konverzi s analogovým podpisem).

=== Předkladatel / Autor a ERMS ===
Výsledkem celého procesu je '''spis v ERMS''' obsahující '''formulář''' (digitální dokument) a '''smlouvu''' (digitální nebo analogový dokument), případně přílohy. Zpracovatelem, tzn. '''držitelem''', tohoto spisu je '''autor''', pokud v Profilu spisu v CES nezvolí '''předkladatel'''.

Kdo drží '''v ERMS záznam''' o analogovém dokumentu, drží i odpovídající '''analogový dokument'''. Nelze ho mít umístěn u někoho jiného nebo na jiném oddělení. '''Zpracovatel''' může v ERMS '''zpřístupnit''' spis k nahlížení nebo editaci i ostatním, např. '''klíčovému uživateli'''.

Dokumenty je třeba správně a včas '''vyřídit''' a spis následně uzavřít. '''Spis''' smlouvy lze '''uzavřít''' ve chvíli, kdy je smluvní vztah definitivně skončen a neočekává se vznik žádných dalších dokumentů (dodatek, reklamace, protokol o předání díla, atd.).

'''Zpracovatel''' se stará o to, aby k uzavření spisu ve správný čas došlo, a předává spis v ERMS na '''spisovnu'''. Správná evidence a postupy '''snižují riziko chyb i sankcí pro instituci''' a pomáhají udržet provoz '''bez zbytečné zátěže''' uzavřených agend. Pro pomoc nebo s dotazy je doporučeno '''vždy se obracet na spisovou službu.'''

=== Zpřístupnění spisu jiným uživatelům ERMS ===
V ERMS v menu vyberte položku '''Zpracovatel [1]''', následně přejděte na '''Spisy [2]''' a klikněte na '''Přehled spisů [3]'''.
[[Soubor:Ces-kos-35.png|střed]]
Vyberte požadovaný spis zaškrtnutím '''pole [1]''' v seznamu, poté vyberte '''ikonu [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-36.png|střed|911x911pixelů]]
V okně '''Zpřístupnit spis''' vyberte '''Přístup''' '''uživateli'''.

V okně '''Výběr zaměstnance''' zvolíte položku '''Vyhledat zaměstnance'''.

V okně '''Vyhledání zaměstnance''' napište jméno osoby a '''Vyhledat''', označte osobu v checkboxu a klikněte na '''Uložit''' (postup lze opakovat a přidávat tak osoby do okna Výběr zaměstnance).

V okně '''Výběr zaměstnance''' označit osobu/y a '''Uložit.'''

V okně '''Udělení nového přístupu''' nastavit platnost od (dnes) do (lze nechat prázdné nebo přístup konkrétně omezit), zvolte '''Povolit zatřízení do spisu''' (pro povolení spis editovat), případně nechat toto pole prázdné (pro povolení do spisu pouze nahlížet) a Uložte.

V Přehledu spisů se u příslušného spisu ve sloupci '''Stav''' objevil symbol = Zpřístupněný spis

V okně '''Detail spisu''' v kartě ''Přístup'' lze vidět seznam uživatelů, kteří mají ke spisu přístup a s jakým oprávněním

Pomocí '''notifikace''' lze nastavit upozornění na udělení přístupu: '''Zpracovatel -> Další funkce -> Notifikace'''.

== Cesta formuláře (a smlouvy) ==
'''Všeobecně shrnutí procesu:'''

# Založení formuláře a odeslání ke schválení
# Vyjádření dotčených útvarů
# Schvalování příkazcem operace a správcem rozpočtu
# Schválení kvestorem není-li správcem rozpočtu v případě stavebních a přístrojových investic
# Schválení kancléřem je-li potřeba souhlas správní rady
# Po kompletním schválení míří elektronický formulář (a smlouva) k podpisu rektora, v případě analogu musí být v listinné podobě doručena
# Podpis dokumentu v CES, jinde (vložení podepsaného originálu do systému), u analogového dokumentu na papíře
# Elektronická smlouva jde po podpisu předkladateli/autorovi či přímo klíčovému uživateli, je-li UP posledním podepisujícím. Listinná smlouva se vrací fyzicky dle stejného klíče.
# Nepodepisuje-li UP jako poslední, musí předkladatel/autor zajištit podpis dalších stran a následně předat finální dokument KU
# Zavedení smlouvy do CES klíčovým uživatelem
# Uveřejnění smlouvy v RS operátorem

=== Doplňující informace ===
'''Předkladatel''' ('''pokud není autorem''') musí formulář po vyplnění autorem doplnit a následně odeslat do schvalovacího workflow. Vyjádření dotčených útvarů a dotčené osoby nemusí být součásti workflow.

'''Souhlas „původního podepisujícího“ se substitutem:'''

* Pokud na základě normy UP (typicky Statut UP, statut součásti UP, norma o pověření právním jednáním za UP) či dlouhodobého pověření jiného má podepisovat někdo jiný než vybraná podepisující osoba, vyberte jej z menu. Nejste-li si jistí, konzultujte s podepisující osobou nebo její kanceláří. Neslouží k vyplňování dočasných zástupů v nepřítomnosti. Krátké odůvodnění doplňte níže do pole Poznámka. Má-li podepisovat osoba jiná než uvedená v této nabídce, nechte toto pole prázdné a poznamenejte to níže do pole Poznámka.
* Když se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, o řádek výše vyplňte děkana a zde vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

'''Formulář zamítnutý jedním ze schvalujících je zamítnut jako celek.''' Lze vytvořit kopii a provést potřebné opravy a odeslat jej znovu do schvalovacího procesu.

'''Formulář nedoporučený dotčeným útvarem''' postupuje dále do schvalovacího procesu a vyjádření dotčených útvarů jsou dostupné schvalovatelům i podepisujícím.

=== Po podpisu ===
Po podpisu jde autorovi, předkladateli (klíčovému uživateli a OVZ je-li relevantní) notifikace o tom, že smlouva byla podepsána.

Jde-li o smlouvu, kde UP podepisuje jako poslední, klíčový uživatel (po obdržení listinného originálu smlouvy u listinných smluv; po obdržení originálu elektronicky podepsané smlouvy, pokud není v systému) zavede smlouvu do CES.

Jde-li o smlouvu, kde UP nepodepisuje poslední, předkladatel (autor) zajistí podpis ostatních stran a originál smlouvy doručí klíčovému uživateli po podpisu ostatních stran.

== '''Vytváření formuláře žádosti o podpis (role autora / předkladatele)''' ==
Přihlášení do aplikace CES a přihlašování zůstává stejné, jako to bylo doposu, tj. smlouvy.upol.cz a přihlašovací údaje stejné jako do Portálu. Pro tvorbu nového formuláře je potřeba vybrat sekci '''Formuláře žádosti o podpis – Nové [1].''' V sekci '''Formuláře žádosti o podpis - staré''' naleznete formuláře vytvořené v původní verzi aplikace.
[[Soubor:Ces-kos-01.png|střed|bezrámu|508x508pixelů]]
Každý formulář obsahuje informační bubliny, kde se nachází informace pro korektní vyplnění formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-00.png|střed|bezrámu|682x682pixelů]]

=== Provázání s ERMS ===
Odesláním formuláře do schvalovacího procesu vznikne automaticky spis v ERMS. Spis bude po odeslání obsahovat dokument, který bude označen pro export do ERMS (více naleznete níže). Spis bude po podpisu a zavedení záznamu smlouvy obsahovat podepsaný soubor a formulář. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.
[[Soubor:Ces-kos-02.png|střed|bezrámu|554x554pixelů]]

==== Dokument smlouvy v ERMS neexistuje ====
Pokud ještě smlouva v elektronické spisové službě číslo nemá, vyberte variantu NE. Spis pro smlouvu bude založen automaticky při odeslání formuláře ke schválení.

==== Dokument smlouvy v ERMS již existuje ====
Pokud již smlouva je zavedena v elektronické spisové službě, vyberte ANO a vyhledejte číslo dokumentu v pole vpravo. Můžete vyhledat dokument, který v ERMS již existuje a následně jej spárovat se zakládaným formulářem do jednoho spisu. Vyhledávání dokumentů je zatříděné věcnou skupinou, která patří přihlášenému uživateli.

=== Smlouvu bude podepisovat ===
Vyberte kdo bude smlouvu podepisovat. Podepisující mají nastavené za sebe pověřené osoby, které za primárního podepisujícího. Pokud se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, pak v sekci 1) vyplňte děkana a v sekci 2) vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

=== Žádáte o elektronický podpis rektora ===
Pro elektronické podepsání vyberte „Ano". V případě smluv podepisovaných elektronickým podpisem podle příslušných právních předpisů s formulářem bude vždy putovat soubor s finálním zněním smlouvy určený k podpisu. Ten vložte ve formátu PDF (smlouva a všechny přílohy v jednom souboru) níže v sekci Dokumenty pro předběžnou kontrolu a označte jako „Toto podepsat“. Po podpisu za UP Vám přijde e-mail s odkazem, kde lze podepsaný soubor nalézt.

=== Možnost změny předkladatele ===
Nově je možné vytvořit formulář za jiného předkladatele. Stačí '''odebrat [1]''' své jméno.
[[Soubor:Ces-kos-03.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Následně vyberte z nabídky konkrétního předkladatele.
[[Soubor:Ces-kos-04.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Autor formuláře zůstane s formulářem provázán. Autor i předkladatel budou z CES dostávat notifikace týkající se formuláře.Vytvořený spis v ERMS bude defaultně patřit autorovi, nicméně toto je možné změnit ve spodní části obrazovky pod tlačítkem '''Profil spisu [1]'''.
[[Soubor:Ces-kos-30.png|střed|bezrámu|857x857pixelů]]
V profilu spisu pak naleznete tlačítko pro předání spisu předkladateli, či autorovi.

=== Vyjádření dotčených útvarů ===
Autor může vybrat dotčené osoby, kterým formulář předá k vyjádření. Vyjadřující se osoby formulář mohou doporučit, nedoporučit, případně mohou přidat další dotčenou osobu do vyjadřovacího procesu. Po odeslání formuláře ke schválení je možné v případě potřeby v detailu formuláře měnit dotčené útvary. Vyplňujte vždy dle skutečnosti osoby, se kterými jste formulář opravdu konzultovali. Pokud jste formulář s nikým nekonzultovali, nemusíte nikoho označovat jako dotčenou osobu.

Můžete vybrat buď osoby z UP, které si '''vyhledáte sami [1]''', popřípadně vyberete '''dotčený útvar právníka [2]''' a následně vyberete právníka, se kterým jste smlouvu konzultovali.
[[Soubor:Ces-kos-05.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

==== Změna dotčené osoby ====
Můžete nahradit dotčenou osobu v detailu formuláře odeslaného k vyjádření pomocí zvýrazněného tlačítka na řádku se jménem dané osoby.
[[Soubor:Ces-kos-13.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

=== Řídící kontrola ===
V sekci řídící kontrola nastavujete '''zdroje a SPP prvky [1]''' relevantní pro váš formulář. Zobrazení příkazci a správci budou následně formulář schvalovat.

Oproti předchozí verzi formuláře přibylo pole '''Finanční zdroj [2]'''. Pokud zdroj nezná autor ani předkladatel, musí jej vyplnit příkazce. V případě více nevyplněných zdrojů u více SPP / NSS doplňuje příkazce vždy jen ke svému SPP / NS. Zdroje se filtrují se dle vybraného SPP či NS.
[[Soubor:Ces-kos-07.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]
SPP prvky lze vyhledávat i dle '''pokročilého vyhledávání [1]''', kde je možné vyhledávat dle příkazce, správce, NS, názvu a čísla SPP prvku.
[[Soubor:Ces-kos-08.png|střed|bezrámu|415x415pixelů]]
Součástí nastavení řídící kontroly jsou nastavení zda se jedná o '''stavební nebo přístrojovou investici''' nebo zda je potřeba '''Souhlas správní rady.''' Pokud vyberete ano u ''investic'', pak formulář bude schvalovat i '''kvestor''' není-li správcem rozpočtu ve výše vybraném zdroji. Pokud vyberete možnost Ano u ''souhlasu Správní rady UP'', pak formulář bude schvalovat navíc ještě '''kancléř'''.
[[Soubor:Ces-kos-09.png|střed|bezrámu|526x526pixelů]]

=== Dokumenty ===
Prostřednictvím dvou tlačítek níže nahrajte k formuláři dokumenty. Vždy je třeba pro řídicí kontrolu nahrát minimálně finální podobu smlouvy včetně všech příloh. V případě smluv podepisovaných elektronicky '''nahrajte pro řídicí kontrolu [3]''' i verzi smlouvy určenou k podpisu za UP.

Pole '''Zavést do ERMS [1]''' se uloží do spisové služby jako doklad proběhnuvší řídicí kontroly spolu s finální podobou tohoto formuláře. Export vybraného souboru do ERMS se provádí při odeslání ke schválení. Do ERMS se bude zavádět právě jeden dokument.'''Toto podepsat [2]''' – označuje se jen u elektronicky podepisovaných smluv.

'''Pomocný dokument [4]''' slouží pro případná vyjádření, podklady pro znečitelnění pasáží smlouvy apod.
[[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

==== Nový dokument k podpisu během schvalovacího procesu ====
Pokud obdržíte v průběhu schvalování nebo před podpisem dokument k podpisu (např. byl podepsán dalšími protistranami aj.), můžete jej v detailu donahrát a označit jej k podpisu. [[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
=== Odeslání ke schválení / Předání předkladateli ===
Rozpracovaný formulář si uložte tlačítkem '''Přidat [1]'''. Připravený formulář buď '''odešlete ke schválení [2]''', jste-li autorem a předkladatelem zároveň.
[[Soubor:Ces-kos-17.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Pokud je předkladatel někdo jiný, musíte formulář předkladateli nejprve '''předat [1]'''. Ten následně formulář najde v přehledu formulářů, popř. nalezne odkaz v notifikačním e-mailu.
[[Soubor:Ces-kos-12.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

=== Stav schvalování ===
Každý uživatel může jednoduše několika způsoby zjistit, v jakém stavu se jeho formulář nachází. Jedním způsobem je ikona v přehledu formulářů, kde stav symbolizuje '''ikona [1]''' v levé části tabulky. Pod tabulkou je jednoduchá stavová legenda. Přesnější informace nalezne uživatel v '''detailu [2]''' formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-28.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Ve spodní části formuláře je dostupný náhled na to, kdo již schválil a na koho se ještě se schválením čeká.
[[Soubor:Ces-kos-29.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Elektronický podepsaný dokument ===
Po podpisu naleznete podepsaný dokument v detailu formuláře. Dokument si můžete uložit kliknutím pravým tlačítkem myši -> Uložit cíl jako.
[[Soubor:Ces-kos-33.png|střed]]

== '''Vyjádření dotčených útvarů - role dotčené osoby / právníka''' ==
Informace s žádostí o vyjádření se k formuláři obdrží dotčený útvar pomocí e-mailové notifikace.

=== Přehled formulářů ===
Veškeré formuláře k vyjádření nalezne v příslušné sekci '''K vyjádření [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-14.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře.

==== Přidání dotčené osoby ====
V sekci III. Vyjádření dotčených útvarů můžete '''přidat další dotčenou osobu [1]''' pro vyjádření k formuláři, uznáte-li za nutné či vhodné, aby formulář viděl někdo další.
[[Soubor:Ces-kos-15.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

==== Vyjádření ====
Tlačítka pro doporučení – nedoporučení jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby nedoporučit je komentář k vyjádření povinný. Komentář k doporučení či nedoporučení se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím.
[[Soubor:Ces-kos-16.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== '''Schvalování - role příkazce, správce, kvestora a kancléře''' ==
Na nový formulář ke schválení je schvalující upozorněn notifikačním e-mailem. Schvalovatelé mohou formulář schválit, či zamítnout. Zatmítnutím jedním ze schvalovatelů se schvalovací proces ukončí. Ke schvalovatelům se buď formulář dostane po vyjádření dotčených útvarů, případně rovnou nejsou-li do vyjadřovacího procesu dotčené útvary zapojeny.

=== Přehled formulářů ===
Formuláře ke schválení se nachází v sekci '''Ke Schválení [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2].'''
[[Soubor:Ces-kos-18.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře. Rovněž jsou zde dostupná i vyjádření dotčených osob či schvalovatelů, byli-li součástí vyjadřovacího procesu.
[[Soubor:Ces-kos-31.png|střed|bezrámu|605x605pixelů]]

==== Schvalování ====
Tlačítka pro '''schválení – zamítnutí [1]''' jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby zamítnout je komentář k vyjádření povinný. Komentář ke schválení či zamítnutí se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím (byl-li formulář schválen).
[[Soubor:Ces-kos-19.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== '''Podepisování - role rektor, děkan, ředitel, osoba oprávněná podpisu''' ==

Uživatelé oprávněni k podepisování mají v aplikaci k ispozici sekce pro podepisování - jedna z nich je pro '''analogové podpisy [1]''', druhá pro '''elektronické podpisy [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-32.png|střed|bezrámu|663x663pixelů]]

=== Analogové podpisy ===
Analogové dokumenty se podepisují v listinné podobě, v aplikaci se jen provede záznam o zkontrolování a podepsání příslušného dokumentu. V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na detail formuláře.

Analogové dokumenty se označují tlačítkem Zkontrolováno, když fyzicky dorazí k podpisu a jsou zkontrolovány. Pokud je v pořadí více dokumentů, je možné je nejprve označit za zkontrolované a následně je hromadně či po jednom označit jako podepsané, jakmile jsou fyzicky podepsané.
[[Soubor:Ces-kos-25.png|střed|805x805pixelů]]
Jakmile je fomulář označen jako zkontrolovaný, pak je možné jej '''označit za podepsaný [4]''', byl-li již podepsaný listinně. Zkontrolované formuláře je možné označovat '''jednotlivě [1]''' k hromadnému podpisu, lze označit i '''vše [2]''' zkontrolováno k hromadnému '''označení za podepsané [3].'''
[[Soubor:Ces-kos-27.png|střed|857x857pixelů]]
Pod tlačítkem '''Další [1]''' je možnost '''změnit''' '''podepisujícího [2]''', v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, nebo označit formulář stav '''Odmítám podepsat [3]''',
[[Soubor:Ces-kos-26.png|střed]]

=== Elektronické podpisy ===

V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na detail formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-20.png|střed|bezrámu|888x888pixelů]]

Digitální dokumenty se označují stejně jako u analogu označují za zkontrolované tlačítkem Zkontrolováno. Nemusí se čekat, až fyzicky dorazí a mohou být rovnou podepsány. Podepisuje se v nástroji REMSIG. Stejně jako u analogových formulářů je možné označit jednotlivé formuláře za zkontrolované a poté je hromadně podepsat.
[[Soubor:Ces-kos-22.png|střed|910x910pixelů]]
Pod tlačítkem další je možnost označit formulář stav "Odmítám podepsat", či změnit podepisujícího, v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, případně je možné nahrát již podepsaný dokument v jiném systému, popř. dokument k podpisu.
[[Soubor:Ces-kos-21.png|střed]]

==== REMSIG ====
V případě, že podepisující vidí záložku REMSIG, pak je to z toho důvodu, aby viděli, co už bylo jimi odesláno do Remsigu, ale tam to z nějakého důvodu nepodepsali.
[[Soubor:Ces-kos-23.png|střed]]
Poté pod záložkou REMSIG uvidíte přehled čekajících dokumentů k podpisu. Pro podpis klikněte na tlačítko '''Remsig'''.
[[Soubor:Ces-kos-24.png|střed|849x849pixelů]]

== '''Asistent/ka rektora / děkana / ředitele''' ==
Delegovaní asistenti mají v aplikaci k dispozici identické prostředí jako

== '''Založení záznamu smlouvy - klíčový uživatel''' ==
KU obdrží po podpisu notifikaci, že byl formulář podepsán. V notifikaci je odkaz na předmětný formulář. V detailu formuláře je v jeho horní části uvedeno číslo formuláře. KU vyhledá příslušný formulář v CES. Po kliknutí na záložku Formuláře žádosti o podpis - Nové se zobrazí přehled formulářů a také vyhledávací pole, která umožňují vyhledání konkrétního formuláře. Po zadání čísla formuláře do pole Hledat a klepnutí na klávesu Enter se vyhledá příslušný formulář. Kliknutím na ikonku s tužkou či na název formuláře se otevře okno Úprava formuláře. V dolní části okna formuláře klikne KU na tlačítko Vytvořit záznam smlouvy. Další postup u záznamu smlouvy je v [https://smlouvy.upol.cz/Content/Metodika_smlouvy_CES_29.05.2022.pdf metodice k CES].

== Exporty do ERMS ==

=== Formulář k analogově podepisované smlouvě ===

* Po založení vznikne spis s dokumenty
* Exportuje se nahraná hlavní komponenta a vytvoří se záznam o analogovém dokumentu
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Po podepsání se exportuje pdf formuláře

=== Formulář k elektronicky podepisované smlouvě ===

* Po vytvoření formuláře vznikne spis s dokumentem – hlavní komponentou
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Podepsaný soubor se exportuje po založení záznamu smlouvy

== Elektronické podpisy ==

* Ideálně jeden PDF soubor se všemi součástmi (přílohami smlouvy)
* Nic netisknout, neskenovat, nedělat v malování apod.
* Konverze – jediná správná na poště (CzechPointu); nikoli ta v ERMS!
* UP musí mít kvalifikovaný podpis – vizte <nowiki>https://cvt.upol.cz/certifikaty/</nowiki>
* Kontrolujte předchozí el. podpisy a především ten svůj (za UP)
* Elektronický podpis nemusí být vidět na tisku ani v obrazu souboru – rozhodující jsou „metadata“ v souboru PDF – tam naleznete i jeho datum
* Panel podpisu; přes pravé tlačítko – vydavatel, zámeček eIDAS, validovat, vlastnosti podpisu
* Celkem jasné v EU, jinde s otazníkem

CES - formulář žádosti o podpis

2026-02-17T09:23:35Z

Babuto00: /* Vytvoření formuláře žádosti o podpis smlouvy rektorem (dále jen „formulář“) */

Následující text má za cíl pokrýt informace týkající se správy, tvorby formuláře žádosti o podpis v elektronické podobě, která byla nasazena do pilotního provozu na RUP UP v únoru 2026. Postup vytvoření formuláře v CES v souladu s novou vnitřní normou '''R-B-22/09 – Řád předkládání smluv k podpisu rektora UP''' a v návaznosti na vnitřní normu '''R-B-22/08 – CES a registr smluv''', ve znění pozdějších novel. Obě normy jsou účinné od [. června 2022 a nyní ještě doznají změn. '''Aplikace CES je dostupná pouze přes síť UP, nebo přes VPN.''' TEXT JE V PROCESU TVORBY

== Vysvětlení názvosloví ==
=== Registr smluv x CES ===
'''CES''' je interní databází UP, která slouží primárně jejím zaměstnancům. Její fungování a podrobnosti upravuje stejnojmenná norma UP. Je zde uložena naprostá většina smluv UP uzavřených s výjimkami dle zmíněné normy včetně většího množství metadat než je v RS. Dá se v nich i solidně vyhledávat a filtrovat na odkazu smlouvy.upol.cz K uložení dokumentů však správně slouží spisová služba ERMS. Na UP je to úloha klíčových uživatelů.

'''Registr smluv (RS)''' je naproti tomu veřejně přístupná databáze, kam mají povinnost některé subjekty (mezi nimi i UP) vkládat jimi uzavřené smlouvy při dodržení podmínek nastavených v zákoně č. 340/2015 Sb., o registru smluv, ve znění pozdějších přepisů. Nejsou tam úplně všechny UP uzavřené smlouvy, ale dostane se tam i veřejnost. Znění smluv je v zákonem stanoveném rozsahu znečitelněno. RS spravovalo Ministerstvo vnitra ČR (nyní Dig. a inf. agentura) a je dostupný na webových stránkách [https://smlouvy.gov.cz/vyhledavani smlouvy.gov.cz/vyhledavani]. Na UP zajišťuje pouze operátor(ky)

=== Kdo je kdo (v normách, v CES a hlavně v praxi)? ===
Ne všichni v procesu (na formuláři) u každé smlouvy jsou, ale někteří se mohou vyskytovat i ve více pozicích. '''Musí to odpovídat realitě: byli-li nebo mají-li být zapojeni, musí být na košilce.'''

'''Předkladatel:''' Komunikuje se smluvní stranou, s dotč. útvary. Měl by před podpisem o smlouvě vědět nejvíc. Zpravidla vytváří formulář; vždy odpovídá za obsah

'''Autor''': Může předchystat formulář předkladateli

'''Dotčený útvar/dotčená osoba:''' Předkladatel s ním interně konzultoval smlouvu

'''Dotčený útvar právníka/právník:''' Tvořil či připomínkoval smlouvu

'''Příkazce operace a správce rozpočtu:''' Provádějí předběžnou kontrolu po stránce věcné a finanční rozhodnou, zda se smlouva uzavře – předá k podpisu.

'''Sekretariát podepisujícího:''' Průběžně sleduje smlouvy prošlé schvalovacím procesem. Kompletuje a připravuje dokumenty k podpisu – listinné smlouvy s košilkami hlavně.

'''Podepisující (R, D, ředitel):''' Smlouvu (ne)podepíše – právně jedná za UP. Substitut – podepisuje dle pověření určité smlouvy v zástupu za podepisujícího.

'''Klíčový uživatel:''' vytváří záznam smlouvy v CES (ideálně z košilky)

'''Operátor Registru smluv:''' Anonymizuje smlouvu a uveřejní ji v RS

'''Odpovědná osoba:''' Má na starost smlouvu po podpisu (často předkladatel)

== CES x ERMS ==
Výsledkem celého procesu schvalování a podpisu formuláře žádosti o podpis je '''spis v ERMS''' obsahující '''formulář''' (digitální dokument) a '''smlouvu''' (digitální nebo analogový dokument), případně přílohy.

'''Zpracovatelem''' (tzn. držitelem) tohoto spisu je '''předkladatel'''. Předkladatel může v ERMS '''zpřístupnit''' spis k nahlížení nebo editaci i ostatním, např. '''autorovi'''.

Kdo drží v ERMS záznam o analogovém dokumentu, drží i odpovídající analogový dokument. Nelze ho mít umístěn u někoho jiného nebo na jiném oddělení.

Dokumenty je třeba '''správně a včas vyřídit''' a spis následně uzavřít. Spis smlouvy lze '''uzavřít''' ve chvíli, kdy je smluvní vztah definitivně '''skončen''' a neočekává se vznik žádných dalších dokumentů (dodatek, reklamace, protokol o předání díla, atd.). '''Nelze znovu otevřít uzavřený spis!'''

Zpracovatel (předkladatel) se stará o to, aby k uzavření spisu ve správný čas došlo, a předává spis '''v ERMS na spisovnu.''' Správná evidence a postupy '''snižují riziko chyb i sankcí''' pro instituci a pomáhají udržet provoz '''bez zbytečné zátěže''' uzavřených agend.

=== Termíny v ERMS a jejich souvislosti ===
[[Soubor:Ces-kos-34.png|střed]]

==== Digitální dokument ====

* je vždy '''originál'''.
* nepotřebuje '''žádnou papírovou''' verzi „pro jistotu“.
* musí mít '''smysluplný název''' odpovídající obsahu dokumentu.
* '''finální verze patří vždy do ERMS''', ne pouze na úložiště, cloud nebo do e-mailu.
* se předává standardními kanály: '''přes ERMS, datovou schránkou''', případně e-mailem (nejméně vhodné).
* který je odesílán ven jako právní úkon instituce, musí mít '''elektronický podpis nebo pečeť.'''
* screenshot, scan nebo tisk dokumentu '''není''' digitální dokument (pokud se nám v takovém stavu vrátí dokument podepsaný druhou stranou, je třeba požadovat nápravu – buď digitální podpis nebo autorizovanou konverzi s analogovým podpisem).

=== Předkladatel / Autor a ERMS ===
Výsledkem celého procesu je '''spis v ERMS''' obsahující '''formulář''' (digitální dokument) a '''smlouvu''' (digitální nebo analogový dokument), případně přílohy. Zpracovatelem, tzn. '''držitelem''', tohoto spisu je '''autor''', pokud v Profilu spisu v CES nezvolí '''předkladatel'''.

Kdo drží '''v ERMS záznam''' o analogovém dokumentu, drží i odpovídající '''analogový dokument'''. Nelze ho mít umístěn u někoho jiného nebo na jiném oddělení. '''Zpracovatel''' může v ERMS '''zpřístupnit''' spis k nahlížení nebo editaci i ostatním, např. '''klíčovému uživateli'''.

Dokumenty je třeba správně a včas '''vyřídit''' a spis následně uzavřít. '''Spis''' smlouvy lze '''uzavřít''' ve chvíli, kdy je smluvní vztah definitivně skončen a neočekává se vznik žádných dalších dokumentů (dodatek, reklamace, protokol o předání díla, atd.).

'''Zpracovatel''' se stará o to, aby k uzavření spisu ve správný čas došlo, a předává spis v ERMS na '''spisovnu'''. Správná evidence a postupy '''snižují riziko chyb i sankcí pro instituci''' a pomáhají udržet provoz '''bez zbytečné zátěže''' uzavřených agend. Pro pomoc nebo s dotazy je doporučeno '''vždy se obracet na spisovou službu.'''

=== Zpřístupnění spisu jiným uživatelům ERMS ===
V ERMS v menu vyberte položku '''Zpracovatel [1]''', následně přejděte na '''Spisy [2]''' a klikněte na '''Přehled spisů [3]'''.
[[Soubor:Ces-kos-35.png|střed]]
Vyberte požadovaný spis zaškrtnutím '''pole [1]''' v seznamu, poté vyberte '''ikonu [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-36.png|střed|911x911pixelů]]
V okně '''Zpřístupnit spis''' vyberte '''Přístup''' '''uživateli'''.

V okně '''Výběr zaměstnance''' zvolíte položku '''Vyhledat zaměstnance'''.

V okně '''Vyhledání zaměstnance''' napište jméno osoby a '''Vyhledat''', označte osobu v checkboxu a klikněte na '''Uložit''' (postup lze opakovat a přidávat tak osoby do okna Výběr zaměstnance).

V okně '''Výběr zaměstnance''' označit osobu/y a '''Uložit.'''

V okně '''Udělení nového přístupu''' nastavit platnost od (dnes) do (lze nechat prázdné nebo přístup konkrétně omezit), zvolte '''Povolit zatřízení do spisu''' (pro povolení spis editovat), případně nechat toto pole prázdné (pro povolení do spisu pouze nahlížet) a Uložte.

V Přehledu spisů se u příslušného spisu ve sloupci '''Stav''' objevil symbol = Zpřístupněný spis

V okně '''Detail spisu''' v kartě ''Přístup'' lze vidět seznam uživatelů, kteří mají ke spisu přístup a s jakým oprávněním

Pomocí '''notifikace''' lze nastavit upozornění na udělení přístupu: '''Zpracovatel -> Další funkce -> Notifikace'''.

== Cesta formuláře (a smlouvy) ==
'''Všeobecně shrnutí procesu:'''

# Založení formuláře a odeslání ke schválení
# Vyjádření dotčených útvarů
# Schvalování příkazcem operace a správcem rozpočtu
# Schválení kvestorem není-li správcem rozpočtu v případě stavebních a přístrojových investic
# Schválení kancléřem je-li potřeba souhlas správní rady
# Po kompletním schválení míří elektronický formulář (a smlouva) k podpisu rektora, v případě analogu musí být v listinné podobě doručena
# Podpis dokumentu v CES, jinde (vložení podepsaného originálu do systému), u analogového dokumentu na papíře
# Elektronická smlouva jde po podpisu předkladateli/autorovi či přímo klíčovému uživateli, je-li UP posledním podepisujícím. Listinná smlouva se vrací fyzicky dle stejného klíče.
# Nepodepisuje-li UP jako poslední, musí předkladatel/autor zajištit podpis dalších stran a následně předat finální dokument KU
# Zavedení smlouvy do CES klíčovým uživatelem
# Uveřejnění smlouvy v RS operátorem

=== Doplňující informace ===
'''Předkladatel''' ('''pokud není autorem''') musí formulář po vyplnění autorem doplnit a následně odeslat do schvalovacího workflow. Vyjádření dotčených útvarů a dotčené osoby nemusí být součásti workflow.

'''Souhlas „původního podepisujícího“ se substitutem:'''

* Pokud na základě normy UP (typicky Statut UP, statut součásti UP, norma o pověření právním jednáním za UP) či dlouhodobého pověření jiného má podepisovat někdo jiný než vybraná podepisující osoba, vyberte jej z menu. Nejste-li si jistí, konzultujte s podepisující osobou nebo její kanceláří. Neslouží k vyplňování dočasných zástupů v nepřítomnosti. Krátké odůvodnění doplňte níže do pole Poznámka. Má-li podepisovat osoba jiná než uvedená v této nabídce, nechte toto pole prázdné a poznamenejte to níže do pole Poznámka.
* Když se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, o řádek výše vyplňte děkana a zde vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

'''Formulář zamítnutý jedním ze schvalujících je zamítnut jako celek.''' Lze vytvořit kopii a provést potřebné opravy a odeslat jej znovu do schvalovacího procesu.

'''Formulář nedoporučený dotčeným útvarem''' postupuje dále do schvalovacího procesu a vyjádření dotčených útvarů jsou dostupné schvalovatelům i podepisujícím.

=== Po podpisu ===
Po podpisu jde autorovi, předkladateli (klíčovému uživateli a OVZ je-li relevantní) notifikace o tom, že smlouva byla podepsána.

Jde-li o smlouvu, kde UP podepisuje jako poslední, klíčový uživatel (po obdržení listinného originálu smlouvy u listinných smluv; po obdržení originálu elektronicky podepsané smlouvy, pokud není v systému) zavede smlouvu do CES.

Jde-li o smlouvu, kde UP nepodepisuje poslední, předkladatel (autor) zajistí podpis ostatních stran a originál smlouvy doručí klíčovému uživateli po podpisu ostatních stran.

== Vytváření formuláře žádosti o podpis - role autora / předkladatele ==
Přihlášení do aplikace CES a přihlašování zůstává stejné, jako to bylo doposu, tj. smlouvy.upol.cz a přihlašovací údaje stejné jako do Portálu. Pro tvorbu nového formuláře je potřeba vybrat sekci '''Formuláře žádosti o podpis – Nové [1].''' V sekci '''Formuláře žádosti o podpis - staré''' naleznete formuláře vytvořené v původní verzi aplikace.
[[Soubor:Ces-kos-01.png|střed|bezrámu|508x508pixelů]]
Každý formulář obsahuje informační bubliny, kde se nachází informace pro korektní vyplnění formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-00.png|střed|bezrámu|682x682pixelů]]

=== Provázání s ERMS ===
Odesláním formuláře do schvalovacího procesu vznikne automaticky spis v ERMS. Spis bude po odeslání obsahovat dokument, který bude označen pro export do ERMS (více naleznete níže). Spis bude po podpisu a zavedení záznamu smlouvy obsahovat podepsaný soubor a formulář. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.
[[Soubor:Ces-kos-02.png|střed|bezrámu|554x554pixelů]]

==== Dokument smlouvy v ERMS neexistuje ====
Pokud ještě smlouva v elektronické spisové službě číslo nemá, vyberte variantu NE. Spis pro smlouvu bude založen automaticky při odeslání formuláře ke schválení.

==== Dokument smlouvy v ERMS již existuje ====
Pokud již smlouva je zavedena v elektronické spisové službě, vyberte ANO a vyhledejte číslo dokumentu v pole vpravo. Můžete vyhledat dokument, který v ERMS již existuje a následně jej spárovat se zakládaným formulářem do jednoho spisu. Vyhledávání dokumentů je zatříděné věcnou skupinou, která patří přihlášenému uživateli.

=== Smlouvu bude podepisovat ===
Vyberte kdo bude smlouvu podepisovat. Podepisující mají nastavené za sebe pověřené osoby, které za primárního podepisujícího. Pokud se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, pak v sekci 1) vyplňte děkana a v sekci 2) vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

=== Žádáte o elektronický podpis rektora ===
Pro elektronické podepsání vyberte „Ano". V případě smluv podepisovaných elektronickým podpisem podle příslušných právních předpisů s formulářem bude vždy putovat soubor s finálním zněním smlouvy určený k podpisu. Ten vložte ve formátu PDF (smlouva a všechny přílohy v jednom souboru) níže v sekci Dokumenty pro předběžnou kontrolu a označte jako „Toto podepsat“. Po podpisu za UP Vám přijde e-mail s odkazem, kde lze podepsaný soubor nalézt.

=== Možnost změny předkladatele ===
Nově je možné vytvořit formulář za jiného předkladatele. Stačí '''odebrat [1]''' své jméno.
[[Soubor:Ces-kos-03.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Následně vyberte z nabídky konkrétního předkladatele.
[[Soubor:Ces-kos-04.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Autor formuláře zůstane s formulářem provázán. Autor i předkladatel budou z CES dostávat notifikace týkající se formuláře.Vytvořený spis v ERMS bude defaultně patřit autorovi, nicméně toto je možné změnit ve spodní části obrazovky pod tlačítkem '''Profil spisu [1]'''.
[[Soubor:Ces-kos-30.png|střed|bezrámu|857x857pixelů]]
V profilu spisu pak naleznete tlačítko pro předání spisu předkladateli, či autorovi.

=== Vyjádření dotčených útvarů ===
Autor může vybrat dotčené osoby, kterým formulář předá k vyjádření. Vyjadřující se osoby formulář mohou doporučit, nedoporučit, případně mohou přidat další dotčenou osobu do vyjadřovacího procesu. Po odeslání formuláře ke schválení je možné v případě potřeby v detailu formuláře měnit dotčené útvary. Vyplňujte vždy dle skutečnosti osoby, se kterými jste formulář opravdu konzultovali. Pokud jste formulář s nikým nekonzultovali, nemusíte nikoho označovat jako dotčenou osobu.

Můžete vybrat buď osoby z UP, které si '''vyhledáte sami [1]''', popřípadně vyberete '''dotčený útvar právníka [2]''' a následně vyberete právníka, se kterým jste smlouvu konzultovali.
[[Soubor:Ces-kos-05.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

==== Změna dotčené osoby ====
Můžete nahradit dotčenou osobu v detailu formuláře odeslaného k vyjádření pomocí zvýrazněného tlačítka na řádku se jménem dané osoby.
[[Soubor:Ces-kos-13.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

=== Řídící kontrola ===
V sekci řídící kontrola nastavujete '''zdroje a SPP prvky [1]''' relevantní pro váš formulář. Zobrazení příkazci a správci budou následně formulář schvalovat.

Oproti předchozí verzi formuláře přibylo pole '''Finanční zdroj [2]'''. Pokud zdroj nezná autor ani předkladatel, musí jej vyplnit příkazce. V případě více nevyplněných zdrojů u více SPP / NSS doplňuje příkazce vždy jen ke svému SPP / NS. Zdroje se filtrují se dle vybraného SPP či NS.
[[Soubor:Ces-kos-07.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]
SPP prvky lze vyhledávat i dle '''pokročilého vyhledávání [1]''', kde je možné vyhledávat dle příkazce, správce, NS, názvu a čísla SPP prvku.
[[Soubor:Ces-kos-08.png|střed|bezrámu|415x415pixelů]]
Součástí nastavení řídící kontroly jsou nastavení zda se jedná o '''stavební nebo přístrojovou investici''' nebo zda je potřeba '''Souhlas správní rady.''' Pokud vyberete ano u ''investic'', pak formulář bude schvalovat i '''kvestor''' není-li správcem rozpočtu ve výše vybraném zdroji. Pokud vyberete možnost Ano u ''souhlasu Správní rady UP'', pak formulář bude schvalovat navíc ještě '''kancléř'''.
[[Soubor:Ces-kos-09.png|střed|bezrámu|526x526pixelů]]

=== Dokumenty ===
Prostřednictvím dvou tlačítek níže nahrajte k formuláři dokumenty. Vždy je třeba pro řídicí kontrolu nahrát minimálně finální podobu smlouvy včetně všech příloh. V případě smluv podepisovaných elektronicky '''nahrajte pro řídicí kontrolu [3]''' i verzi smlouvy určenou k podpisu za UP.

Pole '''Zavést do ERMS [1]''' se uloží do spisové služby jako doklad proběhnuvší řídicí kontroly spolu s finální podobou tohoto formuláře. Export vybraného souboru do ERMS se provádí při odeslání ke schválení. Do ERMS se bude zavádět právě jeden dokument.'''Toto podepsat [2]''' – označuje se jen u elektronicky podepisovaných smluv.

'''Pomocný dokument [4]''' slouží pro případná vyjádření, podklady pro znečitelnění pasáží smlouvy apod.
[[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

==== Nový dokument k podpisu během schvalovacího procesu ====
Pokud obdržíte v průběhu schvalování nebo před podpisem dokument k podpisu (např. byl podepsán dalšími protistranami aj.), můžete jej v detailu donahrát a označit jej k podpisu. [[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
=== Odeslání ke schválení / Předání předkladateli ===
Rozpracovaný formulář si uložte tlačítkem '''Přidat [1]'''. Připravený formulář buď '''odešlete ke schválení [2]''', jste-li autorem a předkladatelem zároveň.
[[Soubor:Ces-kos-17.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Pokud je předkladatel někdo jiný, musíte formulář předkladateli nejprve '''předat [1]'''. Ten následně formulář najde v přehledu formulářů, popř. nalezne odkaz v notifikačním e-mailu.
[[Soubor:Ces-kos-12.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

=== Stav schvalování ===
Každý uživatel může jednoduše několika způsoby zjistit, v jakém stavu se jeho formulář nachází. Jedním způsobem je ikona v přehledu formulářů, kde stav symbolizuje '''ikona [1]''' v levé části tabulky. Pod tabulkou je jednoduchá stavová legenda. Přesnější informace nalezne uživatel v '''detailu [2]''' formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-28.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Ve spodní části formuláře je dostupný náhled na to, kdo již schválil a na koho se ještě se schválením čeká.
[[Soubor:Ces-kos-29.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Elektronický podepsaný dokument ===
Po podpisu naleznete podepsaný dokument v detailu formuláře. Dokument si můžete uložit kliknutím pravým tlačítkem myši -> Uložit cíl jako.
[[Soubor:Ces-kos-33.png|střed]]

== Vyjádření dotčených útvarů - role dotčené osoby / právníka ==
Informace s žádostí o vyjádření se k formuláři obdrží dotčený útvar pomocí e-mailové notifikace.

=== Přehled formulářů ===
Veškeré formuláře k vyjádření nalezne v příslušné sekci '''K vyjádření [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-14.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře.

==== Přidání dotčené osoby ====
V sekci III. Vyjádření dotčených útvarů můžete '''přidat další dotčenou osobu [1]''' pro vyjádření k formuláři, uznáte-li za nutné či vhodné, aby formulář viděl někdo další.
[[Soubor:Ces-kos-15.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

==== Vyjádření ====
Tlačítka pro doporučení – nedoporučení jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby nedoporučit je komentář k vyjádření povinný. Komentář k doporučení či nedoporučení se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím.
[[Soubor:Ces-kos-16.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== Schvalování - role příkazce, správce, kvestora a kancléře ==
Na nový formulář ke schválení je schvalující upozorněn notifikačním e-mailem. Schvalovatelé mohou formulář schválit, či zamítnout. Zatmítnutím jedním ze schvalovatelů se schvalovací proces ukončí. Ke schvalovatelům se buď formulář dostane po vyjádření dotčených útvarů, případně rovnou nejsou-li do vyjadřovacího procesu dotčené útvary zapojeny.

=== Přehled formulářů ===
Formuláře ke schválení se nachází v sekci '''Ke Schválení [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2].'''
[[Soubor:Ces-kos-18.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře. Rovněž jsou zde dostupná i vyjádření dotčených osob či schvalovatelů, byli-li součástí vyjadřovacího procesu.
[[Soubor:Ces-kos-31.png|střed|bezrámu|605x605pixelů]]

==== Schvalování ====
Tlačítka pro '''schválení – zamítnutí [1]''' jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby zamítnout je komentář k vyjádření povinný. Komentář ke schválení či zamítnutí se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím (byl-li formulář schválen).
[[Soubor:Ces-kos-19.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== Podepisování - role rektor, děkan, ředitel, osoba oprávněná podpisu ==

Uživatelé oprávněni k podepisování mají v aplikaci k ispozici sekce pro podepisování - jedna z nich je pro '''analogové podpisy [1]''', druhá pro '''elektronické podpisy [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-32.png|střed|bezrámu|663x663pixelů]]

=== Analogové podpisy ===
Analogové dokumenty se podepisují v listinné podobě, v aplikaci se jen provede záznam o zkontrolování a podepsání příslušného dokumentu. V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na detail formuláře.

Analogové dokumenty se označují tlačítkem Zkontrolováno, když fyzicky dorazí k podpisu a jsou zkontrolovány. Pokud je v pořadí více dokumentů, je možné je nejprve označit za zkontrolované a následně je hromadně či po jednom označit jako podepsané, jakmile jsou fyzicky podepsané.
[[Soubor:Ces-kos-25.png|střed|805x805pixelů]]
Jakmile je fomulář označen jako zkontrolovaný, pak je možné jej '''označit za podepsaný [4]''', byl-li již podepsaný listinně. Zkontrolované formuláře je možné označovat '''jednotlivě [1]''' k hromadnému podpisu, lze označit i '''vše [2]''' zkontrolováno k hromadnému '''označení za podepsané [3].'''
[[Soubor:Ces-kos-27.png|střed|857x857pixelů]]
Pod tlačítkem '''Další [1]''' je možnost '''změnit''' '''podepisujícího [2]''', v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, nebo označit formulář stav '''Odmítám podepsat [3]''',
[[Soubor:Ces-kos-26.png|střed]]

=== Elektronické podpisy ===

V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na detail formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-20.png|střed|bezrámu|888x888pixelů]]

Digitální dokumenty se označují stejně jako u analogu označují za zkontrolované tlačítkem Zkontrolováno. Nemusí se čekat, až fyzicky dorazí a mohou být rovnou podepsány. Podepisuje se v nástroji REMSIG. Stejně jako u analogových formulářů je možné označit jednotlivé formuláře za zkontrolované a poté je hromadně podepsat.
[[Soubor:Ces-kos-22.png|střed|910x910pixelů]]
Pod tlačítkem další je možnost označit formulář stav "Odmítám podepsat", či změnit podepisujícího, v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, případně je možné nahrát již podepsaný dokument v jiném systému, popř. dokument k podpisu.
[[Soubor:Ces-kos-21.png|střed]]

==== REMSIG ====
V případě, že podepisující vidí záložku REMSIG, pak je to z toho důvodu, aby viděli, co už bylo jimi odesláno do Remsigu, ale tam to z nějakého důvodu nepodepsali.
[[Soubor:Ces-kos-23.png|střed]]
Poté pod záložkou REMSIG uvidíte přehled čekajících dokumentů k podpisu. Pro podpis klikněte na tlačítko '''Remsig'''.
[[Soubor:Ces-kos-24.png|střed|849x849pixelů]]

== Založení záznamu smlouvy - klíčový uživatel ==
KU obdrží po podpisu notifikaci, že byl formulář podepsán. V notifikaci je odkaz na předmětný formulář. V detailu formuláře je v jeho horní části uvedeno číslo formuláře. KU vyhledá příslušný formulář v CES. Po kliknutí na záložku Formuláře žádosti o podpis - Nové se zobrazí přehled formulářů a také vyhledávací pole, která umožňují vyhledání konkrétního formuláře. Po zadání čísla formuláře do pole Hledat a klepnutí na klávesu Enter se vyhledá příslušný formulář. Kliknutím na ikonku s tužkou či na název formuláře se otevře okno Úprava formuláře. V dolní části okna formuláře klikne KU na tlačítko Vytvořit záznam smlouvy. Další postup u záznamu smlouvy je v [https://smlouvy.upol.cz/Content/Metodika_smlouvy_CES_29.05.2022.pdf metodice k CES].

== Exporty do ERMS ==

=== Formulář k analogově podepisované smlouvě ===

* Po založení vznikne spis s dokumenty
* Exportuje se nahraná hlavní komponenta a vytvoří se záznam o analogovém dokumentu
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Po podepsání se exportuje pdf formuláře

=== Formulář k elektronicky podepisované smlouvě ===

* Po vytvoření formuláře vznikne spis s dokumentem – hlavní komponentou
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Podepsaný soubor se exportuje po založení záznamu smlouvy

== Elektronické podpisy ==

* Ideálně jeden PDF soubor se všemi součástmi (přílohami smlouvy)
* Nic netisknout, neskenovat, nedělat v malování apod.
* Konverze – jediná správná na poště (CzechPointu); nikoli ta v ERMS!
* UP musí mít kvalifikovaný podpis – vizte <nowiki>https://cvt.upol.cz/certifikaty/</nowiki>
* Kontrolujte předchozí el. podpisy a především ten svůj (za UP)
* Elektronický podpis nemusí být vidět na tisku ani v obrazu souboru – rozhodující jsou „metadata“ v souboru PDF – tam naleznete i jeho datum
* Panel podpisu; přes pravé tlačítko – vydavatel, zámeček eIDAS, validovat, vlastnosti podpisu
* Celkem jasné v EU, jinde s otazníkem

CES - formulář žádosti o podpis

2026-02-17T09:22:48Z

Babuto00: /* •Adobe Acrobat (Reader), Microsoft Edge a jiné webové prohlížeče, https://ec.europa.eu/digital-building-blocks/DSS/webapp-demo/validation */

Následující text má za cíl pokrýt informace týkající se správy, tvorby formuláře žádosti o podpis v elektronické podobě, která byla nasazena do pilotního provozu na RUP UP v únoru 2026. Aplikace CES je dostupná pouze přes síť UP, nebo přes VPN. TEXT JE V PROCESU TVORBY

== Vytvoření formuláře žádosti o podpis smlouvy rektorem (dále jen „formulář“) ==
Postup vytvoření formuláře v CES v souladu s novou vnitřní normou '''R-B-22/09 – Řád předkládání smluv k podpisu rektora UP''' a v návaznosti na vnitřní normu '''R-B-22/08 – CES a registr smluv''', ve znění pozdějších novel. Obě normy jsou účinné od [. června 2022 a nyní ještě doznají změn.

== Vysvětlení názvosloví ==

=== Registr smluv x CES ===
'''CES''' je interní databází UP, která slouží primárně jejím zaměstnancům. Její fungování a podrobnosti upravuje stejnojmenná norma UP. Je zde uložena naprostá většina smluv UP uzavřených s výjimkami dle zmíněné normy včetně většího množství metadat než je v RS. Dá se v nich i solidně vyhledávat a filtrovat na odkazu smlouvy.upol.cz K uložení dokumentů však správně slouží spisová služba ERMS. Na UP je to úloha klíčových uživatelů.

'''Registr smluv (RS)''' je naproti tomu veřejně přístupná databáze, kam mají povinnost některé subjekty (mezi nimi i UP) vkládat jimi uzavřené smlouvy při dodržení podmínek nastavených v zákoně č. 340/2015 Sb., o registru smluv, ve znění pozdějších přepisů. Nejsou tam úplně všechny UP uzavřené smlouvy, ale dostane se tam i veřejnost. Znění smluv je v zákonem stanoveném rozsahu znečitelněno. RS spravovalo Ministerstvo vnitra ČR (nyní Dig. a inf. agentura) a je dostupný na webových stránkách [https://smlouvy.gov.cz/vyhledavani smlouvy.gov.cz/vyhledavani]. Na UP zajišťuje pouze operátor(ky)

=== Kdo je kdo (v normách, v CES a hlavně v praxi)? ===
Ne všichni v procesu (na formuláři) u každé smlouvy jsou, ale někteří se mohou vyskytovat i ve více pozicích. '''Musí to odpovídat realitě: byli-li nebo mají-li být zapojeni, musí být na košilce.'''

'''Předkladatel:''' Komunikuje se smluvní stranou, s dotč. útvary. Měl by před podpisem o smlouvě vědět nejvíc. Zpravidla vytváří formulář; vždy odpovídá za obsah

'''Autor''': Může předchystat formulář předkladateli

'''Dotčený útvar/dotčená osoba:''' Předkladatel s ním interně konzultoval smlouvu

'''Dotčený útvar právníka/právník:''' Tvořil či připomínkoval smlouvu

'''Příkazce operace a správce rozpočtu:''' Provádějí předběžnou kontrolu po stránce věcné a finanční rozhodnou, zda se smlouva uzavře – předá k podpisu.

'''Sekretariát podepisujícího:''' Průběžně sleduje smlouvy prošlé schvalovacím procesem. Kompletuje a připravuje dokumenty k podpisu – listinné smlouvy s košilkami hlavně.

'''Podepisující (R, D, ředitel):''' Smlouvu (ne)podepíše – právně jedná za UP. Substitut – podepisuje dle pověření určité smlouvy v zástupu za podepisujícího.

'''Klíčový uživatel:''' vytváří záznam smlouvy v CES (ideálně z košilky)

'''Operátor Registru smluv:''' Anonymizuje smlouvu a uveřejní ji v RS

'''Odpovědná osoba:''' Má na starost smlouvu po podpisu (často předkladatel)

== CES x ERMS ==
Výsledkem celého procesu schvalování a podpisu formuláře žádosti o podpis je '''spis v ERMS''' obsahující '''formulář''' (digitální dokument) a '''smlouvu''' (digitální nebo analogový dokument), případně přílohy.

'''Zpracovatelem''' (tzn. držitelem) tohoto spisu je '''předkladatel'''. Předkladatel může v ERMS '''zpřístupnit''' spis k nahlížení nebo editaci i ostatním, např. '''autorovi'''.

Kdo drží v ERMS záznam o analogovém dokumentu, drží i odpovídající analogový dokument. Nelze ho mít umístěn u někoho jiného nebo na jiném oddělení.

Dokumenty je třeba '''správně a včas vyřídit''' a spis následně uzavřít. Spis smlouvy lze '''uzavřít''' ve chvíli, kdy je smluvní vztah definitivně '''skončen''' a neočekává se vznik žádných dalších dokumentů (dodatek, reklamace, protokol o předání díla, atd.). '''Nelze znovu otevřít uzavřený spis!'''

Zpracovatel (předkladatel) se stará o to, aby k uzavření spisu ve správný čas došlo, a předává spis '''v ERMS na spisovnu.''' Správná evidence a postupy '''snižují riziko chyb i sankcí''' pro instituci a pomáhají udržet provoz '''bez zbytečné zátěže''' uzavřených agend.

=== Termíny v ERMS a jejich souvislosti ===
[[Soubor:Ces-kos-34.png|střed]]

==== Digitální dokument ====

* je vždy '''originál'''.
* nepotřebuje '''žádnou papírovou''' verzi „pro jistotu“.
* musí mít '''smysluplný název''' odpovídající obsahu dokumentu.
* '''finální verze patří vždy do ERMS''', ne pouze na úložiště, cloud nebo do e-mailu.
* se předává standardními kanály: '''přes ERMS, datovou schránkou''', případně e-mailem (nejméně vhodné).
* který je odesílán ven jako právní úkon instituce, musí mít '''elektronický podpis nebo pečeť.'''
* screenshot, scan nebo tisk dokumentu '''není''' digitální dokument (pokud se nám v takovém stavu vrátí dokument podepsaný druhou stranou, je třeba požadovat nápravu – buď digitální podpis nebo autorizovanou konverzi s analogovým podpisem).

=== Předkladatel / Autor a ERMS ===
Výsledkem celého procesu je '''spis v ERMS''' obsahující '''formulář''' (digitální dokument) a '''smlouvu''' (digitální nebo analogový dokument), případně přílohy. Zpracovatelem, tzn. '''držitelem''', tohoto spisu je '''autor''', pokud v Profilu spisu v CES nezvolí '''předkladatel'''.

Kdo drží '''v ERMS záznam''' o analogovém dokumentu, drží i odpovídající '''analogový dokument'''. Nelze ho mít umístěn u někoho jiného nebo na jiném oddělení. '''Zpracovatel''' může v ERMS '''zpřístupnit''' spis k nahlížení nebo editaci i ostatním, např. '''klíčovému uživateli'''.

Dokumenty je třeba správně a včas '''vyřídit''' a spis následně uzavřít. '''Spis''' smlouvy lze '''uzavřít''' ve chvíli, kdy je smluvní vztah definitivně skončen a neočekává se vznik žádných dalších dokumentů (dodatek, reklamace, protokol o předání díla, atd.).

'''Zpracovatel''' se stará o to, aby k uzavření spisu ve správný čas došlo, a předává spis v ERMS na '''spisovnu'''. Správná evidence a postupy '''snižují riziko chyb i sankcí pro instituci''' a pomáhají udržet provoz '''bez zbytečné zátěže''' uzavřených agend. Pro pomoc nebo s dotazy je doporučeno '''vždy se obracet na spisovou službu.'''

=== Zpřístupnění spisu jiným uživatelům ERMS ===
V ERMS v menu vyberte položku '''Zpracovatel [1]''', následně přejděte na '''Spisy [2]''' a klikněte na '''Přehled spisů [3]'''.
[[Soubor:Ces-kos-35.png|střed]]
Vyberte požadovaný spis zaškrtnutím '''pole [1]''' v seznamu, poté vyberte '''ikonu [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-36.png|střed|911x911pixelů]]
V okně '''Zpřístupnit spis''' vyberte '''Přístup''' '''uživateli'''.

V okně '''Výběr zaměstnance''' zvolíte položku '''Vyhledat zaměstnance'''.

V okně '''Vyhledání zaměstnance''' napište jméno osoby a '''Vyhledat''', označte osobu v checkboxu a klikněte na '''Uložit''' (postup lze opakovat a přidávat tak osoby do okna Výběr zaměstnance).

V okně '''Výběr zaměstnance''' označit osobu/y a '''Uložit.'''

V okně '''Udělení nového přístupu''' nastavit platnost od (dnes) do (lze nechat prázdné nebo přístup konkrétně omezit), zvolte '''Povolit zatřízení do spisu''' (pro povolení spis editovat), případně nechat toto pole prázdné (pro povolení do spisu pouze nahlížet) a Uložte.

V Přehledu spisů se u příslušného spisu ve sloupci '''Stav''' objevil symbol = Zpřístupněný spis

V okně '''Detail spisu''' v kartě ''Přístup'' lze vidět seznam uživatelů, kteří mají ke spisu přístup a s jakým oprávněním

Pomocí '''notifikace''' lze nastavit upozornění na udělení přístupu: '''Zpracovatel -> Další funkce -> Notifikace'''.

== Cesta formuláře (a smlouvy) ==
'''Všeobecně shrnutí procesu:'''

# Založení formuláře a odeslání ke schválení
# Vyjádření dotčených útvarů
# Schvalování příkazcem operace a správcem rozpočtu
# Schválení kvestorem není-li správcem rozpočtu v případě stavebních a přístrojových investic
# Schválení kancléřem je-li potřeba souhlas správní rady
# Po kompletním schválení míří elektronický formulář (a smlouva) k podpisu rektora, v případě analogu musí být v listinné podobě doručena
# Podpis dokumentu v CES, jinde (vložení podepsaného originálu do systému), u analogového dokumentu na papíře
# Elektronická smlouva jde po podpisu předkladateli/autorovi či přímo klíčovému uživateli, je-li UP posledním podepisujícím. Listinná smlouva se vrací fyzicky dle stejného klíče.
# Nepodepisuje-li UP jako poslední, musí předkladatel/autor zajištit podpis dalších stran a následně předat finální dokument KU
# Zavedení smlouvy do CES klíčovým uživatelem
# Uveřejnění smlouvy v RS operátorem

=== Doplňující informace ===
'''Předkladatel''' ('''pokud není autorem''') musí formulář po vyplnění autorem doplnit a následně odeslat do schvalovacího workflow. Vyjádření dotčených útvarů a dotčené osoby nemusí být součásti workflow.

'''Souhlas „původního podepisujícího“ se substitutem:'''

* Pokud na základě normy UP (typicky Statut UP, statut součásti UP, norma o pověření právním jednáním za UP) či dlouhodobého pověření jiného má podepisovat někdo jiný než vybraná podepisující osoba, vyberte jej z menu. Nejste-li si jistí, konzultujte s podepisující osobou nebo její kanceláří. Neslouží k vyplňování dočasných zástupů v nepřítomnosti. Krátké odůvodnění doplňte níže do pole Poznámka. Má-li podepisovat osoba jiná než uvedená v této nabídce, nechte toto pole prázdné a poznamenejte to níže do pole Poznámka.
* Když se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, o řádek výše vyplňte děkana a zde vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

'''Formulář zamítnutý jedním ze schvalujících je zamítnut jako celek.''' Lze vytvořit kopii a provést potřebné opravy a odeslat jej znovu do schvalovacího procesu.

'''Formulář nedoporučený dotčeným útvarem''' postupuje dále do schvalovacího procesu a vyjádření dotčených útvarů jsou dostupné schvalovatelům i podepisujícím.

=== Po podpisu ===
Po podpisu jde autorovi, předkladateli (klíčovému uživateli a OVZ je-li relevantní) notifikace o tom, že smlouva byla podepsána.

Jde-li o smlouvu, kde UP podepisuje jako poslední, klíčový uživatel (po obdržení listinného originálu smlouvy u listinných smluv; po obdržení originálu elektronicky podepsané smlouvy, pokud není v systému) zavede smlouvu do CES.

Jde-li o smlouvu, kde UP nepodepisuje poslední, předkladatel (autor) zajistí podpis ostatních stran a originál smlouvy doručí klíčovému uživateli po podpisu ostatních stran.

== Vytváření formuláře žádosti o podpis - role autora / předkladatele ==
Přihlášení do aplikace CES a přihlašování zůstává stejné, jako to bylo doposu, tj. smlouvy.upol.cz a přihlašovací údaje stejné jako do Portálu. Pro tvorbu nového formuláře je potřeba vybrat sekci '''Formuláře žádosti o podpis – Nové [1].''' V sekci '''Formuláře žádosti o podpis - staré''' naleznete formuláře vytvořené v původní verzi aplikace.
[[Soubor:Ces-kos-01.png|střed|bezrámu|508x508pixelů]]
Každý formulář obsahuje informační bubliny, kde se nachází informace pro korektní vyplnění formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-00.png|střed|bezrámu|682x682pixelů]]

=== Provázání s ERMS ===
Odesláním formuláře do schvalovacího procesu vznikne automaticky spis v ERMS. Spis bude po odeslání obsahovat dokument, který bude označen pro export do ERMS (více naleznete níže). Spis bude po podpisu a zavedení záznamu smlouvy obsahovat podepsaný soubor a formulář. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.
[[Soubor:Ces-kos-02.png|střed|bezrámu|554x554pixelů]]

==== Dokument smlouvy v ERMS neexistuje ====
Pokud ještě smlouva v elektronické spisové službě číslo nemá, vyberte variantu NE. Spis pro smlouvu bude založen automaticky při odeslání formuláře ke schválení.

==== Dokument smlouvy v ERMS již existuje ====
Pokud již smlouva je zavedena v elektronické spisové službě, vyberte ANO a vyhledejte číslo dokumentu v pole vpravo. Můžete vyhledat dokument, který v ERMS již existuje a následně jej spárovat se zakládaným formulářem do jednoho spisu. Vyhledávání dokumentů je zatříděné věcnou skupinou, která patří přihlášenému uživateli.

=== Smlouvu bude podepisovat ===
Vyberte kdo bude smlouvu podepisovat. Podepisující mají nastavené za sebe pověřené osoby, které za primárního podepisujícího. Pokud se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, pak v sekci 1) vyplňte děkana a v sekci 2) vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

=== Žádáte o elektronický podpis rektora ===
Pro elektronické podepsání vyberte „Ano". V případě smluv podepisovaných elektronickým podpisem podle příslušných právních předpisů s formulářem bude vždy putovat soubor s finálním zněním smlouvy určený k podpisu. Ten vložte ve formátu PDF (smlouva a všechny přílohy v jednom souboru) níže v sekci Dokumenty pro předběžnou kontrolu a označte jako „Toto podepsat“. Po podpisu za UP Vám přijde e-mail s odkazem, kde lze podepsaný soubor nalézt.

=== Možnost změny předkladatele ===
Nově je možné vytvořit formulář za jiného předkladatele. Stačí '''odebrat [1]''' své jméno.
[[Soubor:Ces-kos-03.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Následně vyberte z nabídky konkrétního předkladatele.
[[Soubor:Ces-kos-04.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Autor formuláře zůstane s formulářem provázán. Autor i předkladatel budou z CES dostávat notifikace týkající se formuláře.Vytvořený spis v ERMS bude defaultně patřit autorovi, nicméně toto je možné změnit ve spodní části obrazovky pod tlačítkem '''Profil spisu [1]'''.
[[Soubor:Ces-kos-30.png|střed|bezrámu|857x857pixelů]]
V profilu spisu pak naleznete tlačítko pro předání spisu předkladateli, či autorovi.

=== Vyjádření dotčených útvarů ===
Autor může vybrat dotčené osoby, kterým formulář předá k vyjádření. Vyjadřující se osoby formulář mohou doporučit, nedoporučit, případně mohou přidat další dotčenou osobu do vyjadřovacího procesu. Po odeslání formuláře ke schválení je možné v případě potřeby v detailu formuláře měnit dotčené útvary. Vyplňujte vždy dle skutečnosti osoby, se kterými jste formulář opravdu konzultovali. Pokud jste formulář s nikým nekonzultovali, nemusíte nikoho označovat jako dotčenou osobu.

Můžete vybrat buď osoby z UP, které si '''vyhledáte sami [1]''', popřípadně vyberete '''dotčený útvar právníka [2]''' a následně vyberete právníka, se kterým jste smlouvu konzultovali.
[[Soubor:Ces-kos-05.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

==== Změna dotčené osoby ====
Můžete nahradit dotčenou osobu v detailu formuláře odeslaného k vyjádření pomocí zvýrazněného tlačítka na řádku se jménem dané osoby.
[[Soubor:Ces-kos-13.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

=== Řídící kontrola ===
V sekci řídící kontrola nastavujete '''zdroje a SPP prvky [1]''' relevantní pro váš formulář. Zobrazení příkazci a správci budou následně formulář schvalovat.

Oproti předchozí verzi formuláře přibylo pole '''Finanční zdroj [2]'''. Pokud zdroj nezná autor ani předkladatel, musí jej vyplnit příkazce. V případě více nevyplněných zdrojů u více SPP / NSS doplňuje příkazce vždy jen ke svému SPP / NS. Zdroje se filtrují se dle vybraného SPP či NS.
[[Soubor:Ces-kos-07.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]
SPP prvky lze vyhledávat i dle '''pokročilého vyhledávání [1]''', kde je možné vyhledávat dle příkazce, správce, NS, názvu a čísla SPP prvku.
[[Soubor:Ces-kos-08.png|střed|bezrámu|415x415pixelů]]
Součástí nastavení řídící kontroly jsou nastavení zda se jedná o '''stavební nebo přístrojovou investici''' nebo zda je potřeba '''Souhlas správní rady.''' Pokud vyberete ano u ''investic'', pak formulář bude schvalovat i '''kvestor''' není-li správcem rozpočtu ve výše vybraném zdroji. Pokud vyberete možnost Ano u ''souhlasu Správní rady UP'', pak formulář bude schvalovat navíc ještě '''kancléř'''.
[[Soubor:Ces-kos-09.png|střed|bezrámu|526x526pixelů]]

=== Dokumenty ===
Prostřednictvím dvou tlačítek níže nahrajte k formuláři dokumenty. Vždy je třeba pro řídicí kontrolu nahrát minimálně finální podobu smlouvy včetně všech příloh. V případě smluv podepisovaných elektronicky '''nahrajte pro řídicí kontrolu [3]''' i verzi smlouvy určenou k podpisu za UP.

Pole '''Zavést do ERMS [1]''' se uloží do spisové služby jako doklad proběhnuvší řídicí kontroly spolu s finální podobou tohoto formuláře. Export vybraného souboru do ERMS se provádí při odeslání ke schválení. Do ERMS se bude zavádět právě jeden dokument.'''Toto podepsat [2]''' – označuje se jen u elektronicky podepisovaných smluv.

'''Pomocný dokument [4]''' slouží pro případná vyjádření, podklady pro znečitelnění pasáží smlouvy apod.
[[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

==== Nový dokument k podpisu během schvalovacího procesu ====
Pokud obdržíte v průběhu schvalování nebo před podpisem dokument k podpisu (např. byl podepsán dalšími protistranami aj.), můžete jej v detailu donahrát a označit jej k podpisu. [[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
=== Odeslání ke schválení / Předání předkladateli ===
Rozpracovaný formulář si uložte tlačítkem '''Přidat [1]'''. Připravený formulář buď '''odešlete ke schválení [2]''', jste-li autorem a předkladatelem zároveň.
[[Soubor:Ces-kos-17.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Pokud je předkladatel někdo jiný, musíte formulář předkladateli nejprve '''předat [1]'''. Ten následně formulář najde v přehledu formulářů, popř. nalezne odkaz v notifikačním e-mailu.
[[Soubor:Ces-kos-12.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

=== Stav schvalování ===
Každý uživatel může jednoduše několika způsoby zjistit, v jakém stavu se jeho formulář nachází. Jedním způsobem je ikona v přehledu formulářů, kde stav symbolizuje '''ikona [1]''' v levé části tabulky. Pod tabulkou je jednoduchá stavová legenda. Přesnější informace nalezne uživatel v '''detailu [2]''' formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-28.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Ve spodní části formuláře je dostupný náhled na to, kdo již schválil a na koho se ještě se schválením čeká.
[[Soubor:Ces-kos-29.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Elektronický podepsaný dokument ===
Po podpisu naleznete podepsaný dokument v detailu formuláře. Dokument si můžete uložit kliknutím pravým tlačítkem myši -> Uložit cíl jako.
[[Soubor:Ces-kos-33.png|střed]]

== Vyjádření dotčených útvarů - role dotčené osoby / právníka ==
Informace s žádostí o vyjádření se k formuláři obdrží dotčený útvar pomocí e-mailové notifikace.

=== Přehled formulářů ===
Veškeré formuláře k vyjádření nalezne v příslušné sekci '''K vyjádření [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-14.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře.

==== Přidání dotčené osoby ====
V sekci III. Vyjádření dotčených útvarů můžete '''přidat další dotčenou osobu [1]''' pro vyjádření k formuláři, uznáte-li za nutné či vhodné, aby formulář viděl někdo další.
[[Soubor:Ces-kos-15.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

==== Vyjádření ====
Tlačítka pro doporučení – nedoporučení jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby nedoporučit je komentář k vyjádření povinný. Komentář k doporučení či nedoporučení se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím.
[[Soubor:Ces-kos-16.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== Schvalování - role příkazce, správce, kvestora a kancléře ==
Na nový formulář ke schválení je schvalující upozorněn notifikačním e-mailem. Schvalovatelé mohou formulář schválit, či zamítnout. Zatmítnutím jedním ze schvalovatelů se schvalovací proces ukončí. Ke schvalovatelům se buď formulář dostane po vyjádření dotčených útvarů, případně rovnou nejsou-li do vyjadřovacího procesu dotčené útvary zapojeny.

=== Přehled formulářů ===
Formuláře ke schválení se nachází v sekci '''Ke Schválení [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2].'''
[[Soubor:Ces-kos-18.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře. Rovněž jsou zde dostupná i vyjádření dotčených osob či schvalovatelů, byli-li součástí vyjadřovacího procesu.
[[Soubor:Ces-kos-31.png|střed|bezrámu|605x605pixelů]]

==== Schvalování ====
Tlačítka pro '''schválení – zamítnutí [1]''' jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby zamítnout je komentář k vyjádření povinný. Komentář ke schválení či zamítnutí se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím (byl-li formulář schválen).
[[Soubor:Ces-kos-19.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== Podepisování - role rektor, děkan, ředitel, osoba oprávněná podpisu ==

Uživatelé oprávněni k podepisování mají v aplikaci k ispozici sekce pro podepisování - jedna z nich je pro '''analogové podpisy [1]''', druhá pro '''elektronické podpisy [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-32.png|střed|bezrámu|663x663pixelů]]

=== Analogové podpisy ===
Analogové dokumenty se podepisují v listinné podobě, v aplikaci se jen provede záznam o zkontrolování a podepsání příslušného dokumentu. V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na detail formuláře.

Analogové dokumenty se označují tlačítkem Zkontrolováno, když fyzicky dorazí k podpisu a jsou zkontrolovány. Pokud je v pořadí více dokumentů, je možné je nejprve označit za zkontrolované a následně je hromadně či po jednom označit jako podepsané, jakmile jsou fyzicky podepsané.
[[Soubor:Ces-kos-25.png|střed|805x805pixelů]]
Jakmile je fomulář označen jako zkontrolovaný, pak je možné jej '''označit za podepsaný [4]''', byl-li již podepsaný listinně. Zkontrolované formuláře je možné označovat '''jednotlivě [1]''' k hromadnému podpisu, lze označit i '''vše [2]''' zkontrolováno k hromadnému '''označení za podepsané [3].'''
[[Soubor:Ces-kos-27.png|střed|857x857pixelů]]
Pod tlačítkem '''Další [1]''' je možnost '''změnit''' '''podepisujícího [2]''', v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, nebo označit formulář stav '''Odmítám podepsat [3]''',
[[Soubor:Ces-kos-26.png|střed]]

=== Elektronické podpisy ===

V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na detail formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-20.png|střed|bezrámu|888x888pixelů]]

Digitální dokumenty se označují stejně jako u analogu označují za zkontrolované tlačítkem Zkontrolováno. Nemusí se čekat, až fyzicky dorazí a mohou být rovnou podepsány. Podepisuje se v nástroji REMSIG. Stejně jako u analogových formulářů je možné označit jednotlivé formuláře za zkontrolované a poté je hromadně podepsat.
[[Soubor:Ces-kos-22.png|střed|910x910pixelů]]
Pod tlačítkem další je možnost označit formulář stav "Odmítám podepsat", či změnit podepisujícího, v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, případně je možné nahrát již podepsaný dokument v jiném systému, popř. dokument k podpisu.
[[Soubor:Ces-kos-21.png|střed]]

==== REMSIG ====
V případě, že podepisující vidí záložku REMSIG, pak je to z toho důvodu, aby viděli, co už bylo jimi odesláno do Remsigu, ale tam to z nějakého důvodu nepodepsali.
[[Soubor:Ces-kos-23.png|střed]]
Poté pod záložkou REMSIG uvidíte přehled čekajících dokumentů k podpisu. Pro podpis klikněte na tlačítko '''Remsig'''.
[[Soubor:Ces-kos-24.png|střed|849x849pixelů]]

== Založení záznamu smlouvy - klíčový uživatel ==
KU obdrží po podpisu notifikaci, že byl formulář podepsán. V notifikaci je odkaz na předmětný formulář. V detailu formuláře je v jeho horní části uvedeno číslo formuláře. KU vyhledá příslušný formulář v CES. Po kliknutí na záložku Formuláře žádosti o podpis - Nové se zobrazí přehled formulářů a také vyhledávací pole, která umožňují vyhledání konkrétního formuláře. Po zadání čísla formuláře do pole Hledat a klepnutí na klávesu Enter se vyhledá příslušný formulář. Kliknutím na ikonku s tužkou či na název formuláře se otevře okno Úprava formuláře. V dolní části okna formuláře klikne KU na tlačítko Vytvořit záznam smlouvy. Další postup u záznamu smlouvy je v [https://smlouvy.upol.cz/Content/Metodika_smlouvy_CES_29.05.2022.pdf metodice k CES].

== Exporty do ERMS ==

=== Formulář k analogově podepisované smlouvě ===

* Po založení vznikne spis s dokumenty
* Exportuje se nahraná hlavní komponenta a vytvoří se záznam o analogovém dokumentu
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Po podepsání se exportuje pdf formuláře

=== Formulář k elektronicky podepisované smlouvě ===

* Po vytvoření formuláře vznikne spis s dokumentem – hlavní komponentou
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Podepsaný soubor se exportuje po založení záznamu smlouvy

== Elektronické podpisy ==

* Ideálně jeden PDF soubor se všemi součástmi (přílohami smlouvy)
* Nic netisknout, neskenovat, nedělat v malování apod.
* Konverze – jediná správná na poště (CzechPointu); nikoli ta v ERMS!
* UP musí mít kvalifikovaný podpis – vizte <nowiki>https://cvt.upol.cz/certifikaty/</nowiki>
* Kontrolujte předchozí el. podpisy a především ten svůj (za UP)
* Elektronický podpis nemusí být vidět na tisku ani v obrazu souboru – rozhodující jsou „metadata“ v souboru PDF – tam naleznete i jeho datum
* Panel podpisu; přes pravé tlačítko – vydavatel, zámeček eIDAS, validovat, vlastnosti podpisu
* Celkem jasné v EU, jinde s otazníkem

CES - formulář žádosti o podpis

2026-02-17T09:22:22Z

Babuto00: /* Digitální dokument */

Následující text má za cíl pokrýt informace týkající se správy, tvorby formuláře žádosti o podpis v elektronické podobě, která byla nasazena do pilotního provozu na RUP UP v únoru 2026. Aplikace CES je dostupná pouze přes síť UP, nebo přes VPN. TEXT JE V PROCESU TVORBY

== Vytvoření formuláře žádosti o podpis smlouvy rektorem (dále jen „formulář“) ==
Postup vytvoření formuláře v CES v souladu s novou vnitřní normou '''R-B-22/09 – Řád předkládání smluv k podpisu rektora UP''' a v návaznosti na vnitřní normu '''R-B-22/08 – CES a registr smluv''', ve znění pozdějších novel. Obě normy jsou účinné od [. června 2022 a nyní ještě doznají změn.

== Vysvětlení názvosloví ==

=== Registr smluv x CES ===
'''CES''' je interní databází UP, která slouží primárně jejím zaměstnancům. Její fungování a podrobnosti upravuje stejnojmenná norma UP. Je zde uložena naprostá většina smluv UP uzavřených s výjimkami dle zmíněné normy včetně většího množství metadat než je v RS. Dá se v nich i solidně vyhledávat a filtrovat na odkazu smlouvy.upol.cz K uložení dokumentů však správně slouží spisová služba ERMS. Na UP je to úloha klíčových uživatelů.

'''Registr smluv (RS)''' je naproti tomu veřejně přístupná databáze, kam mají povinnost některé subjekty (mezi nimi i UP) vkládat jimi uzavřené smlouvy při dodržení podmínek nastavených v zákoně č. 340/2015 Sb., o registru smluv, ve znění pozdějších přepisů. Nejsou tam úplně všechny UP uzavřené smlouvy, ale dostane se tam i veřejnost. Znění smluv je v zákonem stanoveném rozsahu znečitelněno. RS spravovalo Ministerstvo vnitra ČR (nyní Dig. a inf. agentura) a je dostupný na webových stránkách [https://smlouvy.gov.cz/vyhledavani smlouvy.gov.cz/vyhledavani]. Na UP zajišťuje pouze operátor(ky)

=== Kdo je kdo (v normách, v CES a hlavně v praxi)? ===
Ne všichni v procesu (na formuláři) u každé smlouvy jsou, ale někteří se mohou vyskytovat i ve více pozicích. '''Musí to odpovídat realitě: byli-li nebo mají-li být zapojeni, musí být na košilce.'''

'''Předkladatel:''' Komunikuje se smluvní stranou, s dotč. útvary. Měl by před podpisem o smlouvě vědět nejvíc. Zpravidla vytváří formulář; vždy odpovídá za obsah

'''Autor''': Může předchystat formulář předkladateli

'''Dotčený útvar/dotčená osoba:''' Předkladatel s ním interně konzultoval smlouvu

'''Dotčený útvar právníka/právník:''' Tvořil či připomínkoval smlouvu

'''Příkazce operace a správce rozpočtu:''' Provádějí předběžnou kontrolu po stránce věcné a finanční rozhodnou, zda se smlouva uzavře – předá k podpisu.

'''Sekretariát podepisujícího:''' Průběžně sleduje smlouvy prošlé schvalovacím procesem. Kompletuje a připravuje dokumenty k podpisu – listinné smlouvy s košilkami hlavně.

'''Podepisující (R, D, ředitel):''' Smlouvu (ne)podepíše – právně jedná za UP. Substitut – podepisuje dle pověření určité smlouvy v zástupu za podepisujícího.

'''Klíčový uživatel:''' vytváří záznam smlouvy v CES (ideálně z košilky)

'''Operátor Registru smluv:''' Anonymizuje smlouvu a uveřejní ji v RS

'''Odpovědná osoba:''' Má na starost smlouvu po podpisu (často předkladatel)

== CES x ERMS ==
Výsledkem celého procesu schvalování a podpisu formuláře žádosti o podpis je '''spis v ERMS''' obsahující '''formulář''' (digitální dokument) a '''smlouvu''' (digitální nebo analogový dokument), případně přílohy.

'''Zpracovatelem''' (tzn. držitelem) tohoto spisu je '''předkladatel'''. Předkladatel může v ERMS '''zpřístupnit''' spis k nahlížení nebo editaci i ostatním, např. '''autorovi'''.

Kdo drží v ERMS záznam o analogovém dokumentu, drží i odpovídající analogový dokument. Nelze ho mít umístěn u někoho jiného nebo na jiném oddělení.

Dokumenty je třeba '''správně a včas vyřídit''' a spis následně uzavřít. Spis smlouvy lze '''uzavřít''' ve chvíli, kdy je smluvní vztah definitivně '''skončen''' a neočekává se vznik žádných dalších dokumentů (dodatek, reklamace, protokol o předání díla, atd.). '''Nelze znovu otevřít uzavřený spis!'''

Zpracovatel (předkladatel) se stará o to, aby k uzavření spisu ve správný čas došlo, a předává spis '''v ERMS na spisovnu.''' Správná evidence a postupy '''snižují riziko chyb i sankcí''' pro instituci a pomáhají udržet provoz '''bez zbytečné zátěže''' uzavřených agend.

=== Termíny v ERMS a jejich souvislosti ===
[[Soubor:Ces-kos-34.png|střed]]

==== Digitální dokument ====

* je vždy '''originál'''.
* nepotřebuje '''žádnou papírovou''' verzi „pro jistotu“.
* musí mít '''smysluplný název''' odpovídající obsahu dokumentu.
* '''finální verze patří vždy do ERMS''', ne pouze na úložiště, cloud nebo do e-mailu.
* se předává standardními kanály: '''přes ERMS, datovou schránkou''', případně e-mailem (nejméně vhodné).
* který je odesílán ven jako právní úkon instituce, musí mít '''elektronický podpis nebo pečeť.'''
* screenshot, scan nebo tisk dokumentu '''není''' digitální dokument (pokud se nám v takovém stavu vrátí dokument podepsaný druhou stranou, je třeba požadovat nápravu – buď digitální podpis nebo autorizovanou konverzi s analogovým podpisem).

=== Předkladatel / Autor a ERMS ===
Výsledkem celého procesu je '''spis v ERMS''' obsahující '''formulář''' (digitální dokument) a '''smlouvu''' (digitální nebo analogový dokument), případně přílohy. Zpracovatelem, tzn. '''držitelem''', tohoto spisu je '''autor''', pokud v Profilu spisu v CES nezvolí '''předkladatel'''.

Kdo drží '''v ERMS záznam''' o analogovém dokumentu, drží i odpovídající '''analogový dokument'''. Nelze ho mít umístěn u někoho jiného nebo na jiném oddělení. '''Zpracovatel''' může v ERMS '''zpřístupnit''' spis k nahlížení nebo editaci i ostatním, např. '''klíčovému uživateli'''.

Dokumenty je třeba správně a včas '''vyřídit''' a spis následně uzavřít. '''Spis''' smlouvy lze '''uzavřít''' ve chvíli, kdy je smluvní vztah definitivně skončen a neočekává se vznik žádných dalších dokumentů (dodatek, reklamace, protokol o předání díla, atd.).

'''Zpracovatel''' se stará o to, aby k uzavření spisu ve správný čas došlo, a předává spis v ERMS na '''spisovnu'''. Správná evidence a postupy '''snižují riziko chyb i sankcí pro instituci''' a pomáhají udržet provoz '''bez zbytečné zátěže''' uzavřených agend. Pro pomoc nebo s dotazy je doporučeno '''vždy se obracet na spisovou službu.'''

=== Zpřístupnění spisu jiným uživatelům ERMS ===
V ERMS v menu vyberte položku '''Zpracovatel [1]''', následně přejděte na '''Spisy [2]''' a klikněte na '''Přehled spisů [3]'''.
[[Soubor:Ces-kos-35.png|střed]]
Vyberte požadovaný spis zaškrtnutím '''pole [1]''' v seznamu, poté vyberte '''ikonu [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-36.png|střed|911x911pixelů]]
V okně '''Zpřístupnit spis''' vyberte '''Přístup''' '''uživateli'''.

V okně '''Výběr zaměstnance''' zvolíte položku '''Vyhledat zaměstnance'''.

V okně '''Vyhledání zaměstnance''' napište jméno osoby a '''Vyhledat''', označte osobu v checkboxu a klikněte na '''Uložit''' (postup lze opakovat a přidávat tak osoby do okna Výběr zaměstnance).

V okně '''Výběr zaměstnance''' označit osobu/y a '''Uložit.'''

V okně '''Udělení nového přístupu''' nastavit platnost od (dnes) do (lze nechat prázdné nebo přístup konkrétně omezit), zvolte '''Povolit zatřízení do spisu''' (pro povolení spis editovat), případně nechat toto pole prázdné (pro povolení do spisu pouze nahlížet) a Uložte.

V Přehledu spisů se u příslušného spisu ve sloupci '''Stav''' objevil symbol = Zpřístupněný spis

V okně '''Detail spisu''' v kartě ''Přístup'' lze vidět seznam uživatelů, kteří mají ke spisu přístup a s jakým oprávněním

Pomocí '''notifikace''' lze nastavit upozornění na udělení přístupu: '''Zpracovatel -> Další funkce -> Notifikace'''.

== Cesta formuláře (a smlouvy) ==
'''Všeobecně shrnutí procesu:'''

# Založení formuláře a odeslání ke schválení
# Vyjádření dotčených útvarů
# Schvalování příkazcem operace a správcem rozpočtu
# Schválení kvestorem není-li správcem rozpočtu v případě stavebních a přístrojových investic
# Schválení kancléřem je-li potřeba souhlas správní rady
# Po kompletním schválení míří elektronický formulář (a smlouva) k podpisu rektora, v případě analogu musí být v listinné podobě doručena
# Podpis dokumentu v CES, jinde (vložení podepsaného originálu do systému), u analogového dokumentu na papíře
# Elektronická smlouva jde po podpisu předkladateli/autorovi či přímo klíčovému uživateli, je-li UP posledním podepisujícím. Listinná smlouva se vrací fyzicky dle stejného klíče.
# Nepodepisuje-li UP jako poslední, musí předkladatel/autor zajištit podpis dalších stran a následně předat finální dokument KU
# Zavedení smlouvy do CES klíčovým uživatelem
# Uveřejnění smlouvy v RS operátorem

=== Doplňující informace ===
'''Předkladatel''' ('''pokud není autorem''') musí formulář po vyplnění autorem doplnit a následně odeslat do schvalovacího workflow. Vyjádření dotčených útvarů a dotčené osoby nemusí být součásti workflow.

'''Souhlas „původního podepisujícího“ se substitutem:'''

* Pokud na základě normy UP (typicky Statut UP, statut součásti UP, norma o pověření právním jednáním za UP) či dlouhodobého pověření jiného má podepisovat někdo jiný než vybraná podepisující osoba, vyberte jej z menu. Nejste-li si jistí, konzultujte s podepisující osobou nebo její kanceláří. Neslouží k vyplňování dočasných zástupů v nepřítomnosti. Krátké odůvodnění doplňte níže do pole Poznámka. Má-li podepisovat osoba jiná než uvedená v této nabídce, nechte toto pole prázdné a poznamenejte to níže do pole Poznámka.
* Když se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, o řádek výše vyplňte děkana a zde vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

'''Formulář zamítnutý jedním ze schvalujících je zamítnut jako celek.''' Lze vytvořit kopii a provést potřebné opravy a odeslat jej znovu do schvalovacího procesu.

'''Formulář nedoporučený dotčeným útvarem''' postupuje dále do schvalovacího procesu a vyjádření dotčených útvarů jsou dostupné schvalovatelům i podepisujícím.

=== Po podpisu ===
Po podpisu jde autorovi, předkladateli (klíčovému uživateli a OVZ je-li relevantní) notifikace o tom, že smlouva byla podepsána.

Jde-li o smlouvu, kde UP podepisuje jako poslední, klíčový uživatel (po obdržení listinného originálu smlouvy u listinných smluv; po obdržení originálu elektronicky podepsané smlouvy, pokud není v systému) zavede smlouvu do CES.

Jde-li o smlouvu, kde UP nepodepisuje poslední, předkladatel (autor) zajistí podpis ostatních stran a originál smlouvy doručí klíčovému uživateli po podpisu ostatních stran.

== Vytváření formuláře žádosti o podpis - role autora / předkladatele ==
Přihlášení do aplikace CES a přihlašování zůstává stejné, jako to bylo doposu, tj. smlouvy.upol.cz a přihlašovací údaje stejné jako do Portálu. Pro tvorbu nového formuláře je potřeba vybrat sekci '''Formuláře žádosti o podpis – Nové [1].''' V sekci '''Formuláře žádosti o podpis - staré''' naleznete formuláře vytvořené v původní verzi aplikace.
[[Soubor:Ces-kos-01.png|střed|bezrámu|508x508pixelů]]
Každý formulář obsahuje informační bubliny, kde se nachází informace pro korektní vyplnění formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-00.png|střed|bezrámu|682x682pixelů]]

=== Provázání s ERMS ===
Odesláním formuláře do schvalovacího procesu vznikne automaticky spis v ERMS. Spis bude po odeslání obsahovat dokument, který bude označen pro export do ERMS (více naleznete níže). Spis bude po podpisu a zavedení záznamu smlouvy obsahovat podepsaný soubor a formulář. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.
[[Soubor:Ces-kos-02.png|střed|bezrámu|554x554pixelů]]

==== Dokument smlouvy v ERMS neexistuje ====
Pokud ještě smlouva v elektronické spisové službě číslo nemá, vyberte variantu NE. Spis pro smlouvu bude založen automaticky při odeslání formuláře ke schválení.

==== Dokument smlouvy v ERMS již existuje ====
Pokud již smlouva je zavedena v elektronické spisové službě, vyberte ANO a vyhledejte číslo dokumentu v pole vpravo. Můžete vyhledat dokument, který v ERMS již existuje a následně jej spárovat se zakládaným formulářem do jednoho spisu. Vyhledávání dokumentů je zatříděné věcnou skupinou, která patří přihlášenému uživateli.

=== Smlouvu bude podepisovat ===
Vyberte kdo bude smlouvu podepisovat. Podepisující mají nastavené za sebe pověřené osoby, které za primárního podepisujícího. Pokud se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, pak v sekci 1) vyplňte děkana a v sekci 2) vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

=== Žádáte o elektronický podpis rektora ===
Pro elektronické podepsání vyberte „Ano". V případě smluv podepisovaných elektronickým podpisem podle příslušných právních předpisů s formulářem bude vždy putovat soubor s finálním zněním smlouvy určený k podpisu. Ten vložte ve formátu PDF (smlouva a všechny přílohy v jednom souboru) níže v sekci Dokumenty pro předběžnou kontrolu a označte jako „Toto podepsat“. Po podpisu za UP Vám přijde e-mail s odkazem, kde lze podepsaný soubor nalézt.

=== Možnost změny předkladatele ===
Nově je možné vytvořit formulář za jiného předkladatele. Stačí '''odebrat [1]''' své jméno.
[[Soubor:Ces-kos-03.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Následně vyberte z nabídky konkrétního předkladatele.
[[Soubor:Ces-kos-04.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Autor formuláře zůstane s formulářem provázán. Autor i předkladatel budou z CES dostávat notifikace týkající se formuláře.Vytvořený spis v ERMS bude defaultně patřit autorovi, nicméně toto je možné změnit ve spodní části obrazovky pod tlačítkem '''Profil spisu [1]'''.
[[Soubor:Ces-kos-30.png|střed|bezrámu|857x857pixelů]]
V profilu spisu pak naleznete tlačítko pro předání spisu předkladateli, či autorovi.

=== Vyjádření dotčených útvarů ===
Autor může vybrat dotčené osoby, kterým formulář předá k vyjádření. Vyjadřující se osoby formulář mohou doporučit, nedoporučit, případně mohou přidat další dotčenou osobu do vyjadřovacího procesu. Po odeslání formuláře ke schválení je možné v případě potřeby v detailu formuláře měnit dotčené útvary. Vyplňujte vždy dle skutečnosti osoby, se kterými jste formulář opravdu konzultovali. Pokud jste formulář s nikým nekonzultovali, nemusíte nikoho označovat jako dotčenou osobu.

Můžete vybrat buď osoby z UP, které si '''vyhledáte sami [1]''', popřípadně vyberete '''dotčený útvar právníka [2]''' a následně vyberete právníka, se kterým jste smlouvu konzultovali.
[[Soubor:Ces-kos-05.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

==== Změna dotčené osoby ====
Můžete nahradit dotčenou osobu v detailu formuláře odeslaného k vyjádření pomocí zvýrazněného tlačítka na řádku se jménem dané osoby.
[[Soubor:Ces-kos-13.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

=== Řídící kontrola ===
V sekci řídící kontrola nastavujete '''zdroje a SPP prvky [1]''' relevantní pro váš formulář. Zobrazení příkazci a správci budou následně formulář schvalovat.

Oproti předchozí verzi formuláře přibylo pole '''Finanční zdroj [2]'''. Pokud zdroj nezná autor ani předkladatel, musí jej vyplnit příkazce. V případě více nevyplněných zdrojů u více SPP / NSS doplňuje příkazce vždy jen ke svému SPP / NS. Zdroje se filtrují se dle vybraného SPP či NS.
[[Soubor:Ces-kos-07.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]
SPP prvky lze vyhledávat i dle '''pokročilého vyhledávání [1]''', kde je možné vyhledávat dle příkazce, správce, NS, názvu a čísla SPP prvku.
[[Soubor:Ces-kos-08.png|střed|bezrámu|415x415pixelů]]
Součástí nastavení řídící kontroly jsou nastavení zda se jedná o '''stavební nebo přístrojovou investici''' nebo zda je potřeba '''Souhlas správní rady.''' Pokud vyberete ano u ''investic'', pak formulář bude schvalovat i '''kvestor''' není-li správcem rozpočtu ve výše vybraném zdroji. Pokud vyberete možnost Ano u ''souhlasu Správní rady UP'', pak formulář bude schvalovat navíc ještě '''kancléř'''.
[[Soubor:Ces-kos-09.png|střed|bezrámu|526x526pixelů]]

=== Dokumenty ===
Prostřednictvím dvou tlačítek níže nahrajte k formuláři dokumenty. Vždy je třeba pro řídicí kontrolu nahrát minimálně finální podobu smlouvy včetně všech příloh. V případě smluv podepisovaných elektronicky '''nahrajte pro řídicí kontrolu [3]''' i verzi smlouvy určenou k podpisu za UP.

Pole '''Zavést do ERMS [1]''' se uloží do spisové služby jako doklad proběhnuvší řídicí kontroly spolu s finální podobou tohoto formuláře. Export vybraného souboru do ERMS se provádí při odeslání ke schválení. Do ERMS se bude zavádět právě jeden dokument.'''Toto podepsat [2]''' – označuje se jen u elektronicky podepisovaných smluv.

'''Pomocný dokument [4]''' slouží pro případná vyjádření, podklady pro znečitelnění pasáží smlouvy apod.
[[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

==== Nový dokument k podpisu během schvalovacího procesu ====
Pokud obdržíte v průběhu schvalování nebo před podpisem dokument k podpisu (např. byl podepsán dalšími protistranami aj.), můžete jej v detailu donahrát a označit jej k podpisu. [[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
=== Odeslání ke schválení / Předání předkladateli ===
Rozpracovaný formulář si uložte tlačítkem '''Přidat [1]'''. Připravený formulář buď '''odešlete ke schválení [2]''', jste-li autorem a předkladatelem zároveň.
[[Soubor:Ces-kos-17.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Pokud je předkladatel někdo jiný, musíte formulář předkladateli nejprve '''předat [1]'''. Ten následně formulář najde v přehledu formulářů, popř. nalezne odkaz v notifikačním e-mailu.
[[Soubor:Ces-kos-12.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

=== Stav schvalování ===
Každý uživatel může jednoduše několika způsoby zjistit, v jakém stavu se jeho formulář nachází. Jedním způsobem je ikona v přehledu formulářů, kde stav symbolizuje '''ikona [1]''' v levé části tabulky. Pod tabulkou je jednoduchá stavová legenda. Přesnější informace nalezne uživatel v '''detailu [2]''' formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-28.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Ve spodní části formuláře je dostupný náhled na to, kdo již schválil a na koho se ještě se schválením čeká.
[[Soubor:Ces-kos-29.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Elektronický podepsaný dokument ===
Po podpisu naleznete podepsaný dokument v detailu formuláře. Dokument si můžete uložit kliknutím pravým tlačítkem myši -> Uložit cíl jako.
[[Soubor:Ces-kos-33.png|střed]]

== Vyjádření dotčených útvarů - role dotčené osoby / právníka ==
Informace s žádostí o vyjádření se k formuláři obdrží dotčený útvar pomocí e-mailové notifikace.

=== Přehled formulářů ===
Veškeré formuláře k vyjádření nalezne v příslušné sekci '''K vyjádření [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-14.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře.

==== Přidání dotčené osoby ====
V sekci III. Vyjádření dotčených útvarů můžete '''přidat další dotčenou osobu [1]''' pro vyjádření k formuláři, uznáte-li za nutné či vhodné, aby formulář viděl někdo další.
[[Soubor:Ces-kos-15.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

==== Vyjádření ====
Tlačítka pro doporučení – nedoporučení jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby nedoporučit je komentář k vyjádření povinný. Komentář k doporučení či nedoporučení se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím.
[[Soubor:Ces-kos-16.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== Schvalování - role příkazce, správce, kvestora a kancléře ==
Na nový formulář ke schválení je schvalující upozorněn notifikačním e-mailem. Schvalovatelé mohou formulář schválit, či zamítnout. Zatmítnutím jedním ze schvalovatelů se schvalovací proces ukončí. Ke schvalovatelům se buď formulář dostane po vyjádření dotčených útvarů, případně rovnou nejsou-li do vyjadřovacího procesu dotčené útvary zapojeny.

=== Přehled formulářů ===
Formuláře ke schválení se nachází v sekci '''Ke Schválení [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2].'''
[[Soubor:Ces-kos-18.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře. Rovněž jsou zde dostupná i vyjádření dotčených osob či schvalovatelů, byli-li součástí vyjadřovacího procesu.
[[Soubor:Ces-kos-31.png|střed|bezrámu|605x605pixelů]]

==== Schvalování ====
Tlačítka pro '''schválení – zamítnutí [1]''' jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby zamítnout je komentář k vyjádření povinný. Komentář ke schválení či zamítnutí se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím (byl-li formulář schválen).
[[Soubor:Ces-kos-19.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== Podepisování - role rektor, děkan, ředitel, osoba oprávněná podpisu ==

Uživatelé oprávněni k podepisování mají v aplikaci k ispozici sekce pro podepisování - jedna z nich je pro '''analogové podpisy [1]''', druhá pro '''elektronické podpisy [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-32.png|střed|bezrámu|663x663pixelů]]

=== Analogové podpisy ===
Analogové dokumenty se podepisují v listinné podobě, v aplikaci se jen provede záznam o zkontrolování a podepsání příslušného dokumentu. V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na detail formuláře.

Analogové dokumenty se označují tlačítkem Zkontrolováno, když fyzicky dorazí k podpisu a jsou zkontrolovány. Pokud je v pořadí více dokumentů, je možné je nejprve označit za zkontrolované a následně je hromadně či po jednom označit jako podepsané, jakmile jsou fyzicky podepsané.
[[Soubor:Ces-kos-25.png|střed|805x805pixelů]]
Jakmile je fomulář označen jako zkontrolovaný, pak je možné jej '''označit za podepsaný [4]''', byl-li již podepsaný listinně. Zkontrolované formuláře je možné označovat '''jednotlivě [1]''' k hromadnému podpisu, lze označit i '''vše [2]''' zkontrolováno k hromadnému '''označení za podepsané [3].'''
[[Soubor:Ces-kos-27.png|střed|857x857pixelů]]
Pod tlačítkem '''Další [1]''' je možnost '''změnit''' '''podepisujícího [2]''', v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, nebo označit formulář stav '''Odmítám podepsat [3]''',
[[Soubor:Ces-kos-26.png|střed]]

=== Elektronické podpisy ===

V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na detail formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-20.png|střed|bezrámu|888x888pixelů]]

Digitální dokumenty se označují stejně jako u analogu označují za zkontrolované tlačítkem Zkontrolováno. Nemusí se čekat, až fyzicky dorazí a mohou být rovnou podepsány. Podepisuje se v nástroji REMSIG. Stejně jako u analogových formulářů je možné označit jednotlivé formuláře za zkontrolované a poté je hromadně podepsat.
[[Soubor:Ces-kos-22.png|střed|910x910pixelů]]
Pod tlačítkem další je možnost označit formulář stav "Odmítám podepsat", či změnit podepisujícího, v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, případně je možné nahrát již podepsaný dokument v jiném systému, popř. dokument k podpisu.
[[Soubor:Ces-kos-21.png|střed]]

==== REMSIG ====
V případě, že podepisující vidí záložku REMSIG, pak je to z toho důvodu, aby viděli, co už bylo jimi odesláno do Remsigu, ale tam to z nějakého důvodu nepodepsali.
[[Soubor:Ces-kos-23.png|střed]]
Poté pod záložkou REMSIG uvidíte přehled čekajících dokumentů k podpisu. Pro podpis klikněte na tlačítko '''Remsig'''.
[[Soubor:Ces-kos-24.png|střed|849x849pixelů]]

== Založení záznamu smlouvy - klíčový uživatel ==
KU obdrží po podpisu notifikaci, že byl formulář podepsán. V notifikaci je odkaz na předmětný formulář. V detailu formuláře je v jeho horní části uvedeno číslo formuláře. KU vyhledá příslušný formulář v CES. Po kliknutí na záložku Formuláře žádosti o podpis - Nové se zobrazí přehled formulářů a také vyhledávací pole, která umožňují vyhledání konkrétního formuláře. Po zadání čísla formuláře do pole Hledat a klepnutí na klávesu Enter se vyhledá příslušný formulář. Kliknutím na ikonku s tužkou či na název formuláře se otevře okno Úprava formuláře. V dolní části okna formuláře klikne KU na tlačítko Vytvořit záznam smlouvy. Další postup u záznamu smlouvy je v [https://smlouvy.upol.cz/Content/Metodika_smlouvy_CES_29.05.2022.pdf metodice k CES].

== Exporty do ERMS ==

=== Formulář k analogově podepisované smlouvě ===

* Po založení vznikne spis s dokumenty
* Exportuje se nahraná hlavní komponenta a vytvoří se záznam o analogovém dokumentu
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Po podepsání se exportuje pdf formuláře

=== Formulář k elektronicky podepisované smlouvě ===

* Po vytvoření formuláře vznikne spis s dokumentem – hlavní komponentou
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Podepsaný soubor se exportuje po založení záznamu smlouvy

== Elektronické podpisy ==

* Ideálně jeden PDF soubor se všemi součástmi (přílohami smlouvy)
* Nic netisknout, neskenovat, nedělat v malování apod.
* Konverze – jediná správná na poště (CzechPointu); nikoli ta v ERMS!
* UP musí mít kvalifikovaný podpis – vizte <nowiki>https://cvt.upol.cz/certifikaty/</nowiki>
* Kontrolujte předchozí el. podpisy a především ten svůj (za UP)
* Elektronický podpis nemusí být vidět na tisku ani v obrazu souboru – rozhodující jsou „metadata“ v souboru PDF – tam naleznete i jeho datum
* Panel podpisu; přes pravé tlačítko – vydavatel, zámeček eIDAS, validovat, vlastnosti podpisu
* Celkem jasné v EU, jinde s otazníkem

== •Adobe Acrobat (Reader), Microsoft Edge a jiné webové prohlížeče, <nowiki>https://ec.europa.eu/digital-building-blocks/DSS/webapp-demo/validation</nowiki> ==
TBD

- Více naspecifikovat co mají ědělat s tím, že jim přijde předem analogový dokument

- Víc naspecifikovat co s analogovým souborem skrz to ERMS

- Rektor není poslední – kde ho najde předkladatel, kde ho najde? Má být v ERMS. Kam se vkládá všemi stranami podepsaný soubor? Kam se má nahrát? Jen do ERMS? Komu to předkladatel dá? Klíčákovi? Do formu po podpisu to nejde. Tak to je korektně. Můžou se vytáhnout soubory a ty použít. Pak to musí dostat nějak klíčák a pak to udělat záznam smlouvy s tím. To se musí vyladit s ZČ ten postup protože to je nejasné.

CES - formulář žádosti o podpis

2026-02-17T09:15:23Z

Babuto00: /* Cesta formuláře (a smlouvy) */

Následující text má za cíl pokrýt informace týkající se správy, tvorby formuláře žádosti o podpis v elektronické podobě, která byla nasazena do pilotního provozu na RUP UP v únoru 2026. Aplikace CES je dostupná pouze přes síť UP, nebo přes VPN. TEXT JE V PROCESU TVORBY

== Vytvoření formuláře žádosti o podpis smlouvy rektorem (dále jen „formulář“) ==
Postup vytvoření formuláře v CES v souladu s novou vnitřní normou '''R-B-22/09 – Řád předkládání smluv k podpisu rektora UP''' a v návaznosti na vnitřní normu '''R-B-22/08 – CES a registr smluv''', ve znění pozdějších novel. Obě normy jsou účinné od 1. června 2022 a nyní ještě doznají změn.

== Vysvětlení názvosloví ==

=== Registr smluv x CES ===
'''CES''' je interní databází UP, která slouží primárně jejím zaměstnancům. Její fungování a podrobnosti upravuje stejnojmenná norma UP. Je zde uložena naprostá většina smluv UP uzavřených s výjimkami dle zmíněné normy včetně většího množství metadat než je v RS. Dá se v nich i solidně vyhledávat a filtrovat na odkazu smlouvy.upol.cz K uložení dokumentů však správně slouží spisová služba ERMS. Na UP je to úloha klíčových uživatelů.

'''Registr smluv (RS)''' je naproti tomu veřejně přístupná databáze, kam mají povinnost některé subjekty (mezi nimi i UP) vkládat jimi uzavřené smlouvy při dodržení podmínek nastavených v zákoně č. 340/2015 Sb., o registru smluv, ve znění pozdějších přepisů. Nejsou tam úplně všechny UP uzavřené smlouvy, ale dostane se tam i veřejnost. Znění smluv je v zákonem stanoveném rozsahu znečitelněno. RS spravovalo Ministerstvo vnitra ČR (nyní Dig. a inf. agentura) a je dostupný na webových stránkách [https://smlouvy.gov.cz/vyhledavani smlouvy.gov.cz/vyhledavani]. Na UP zajišťuje pouze operátor(ky)

=== Kdo je kdo (v normách, v CES a hlavně v praxi)? ===
Ne všichni v procesu (na formuláři) u každé smlouvy jsou, ale někteří se mohou vyskytovat i ve více pozicích. '''Musí to odpovídat realitě: byli-li nebo mají-li být zapojeni, musí být na košilce.'''

'''Předkladatel:''' Komunikuje se smluvní stranou, s dotč. útvary. Měl by před podpisem o smlouvě vědět nejvíc. Zpravidla vytváří formulář; vždy odpovídá za obsah

'''Autor''': Může předchystat formulář předkladateli

'''Dotčený útvar/dotčená osoba:''' Předkladatel s ním interně konzultoval smlouvu

'''Dotčený útvar právníka/právník:''' Tvořil či připomínkoval smlouvu

'''Příkazce operace a správce rozpočtu:''' Provádějí předběžnou kontrolu po stránce věcné a finanční rozhodnou, zda se smlouva uzavře – předá k podpisu.

'''Sekretariát podepisujícího:''' Průběžně sleduje smlouvy prošlé schvalovacím procesem. Kompletuje a připravuje dokumenty k podpisu – listinné smlouvy s košilkami hlavně.

'''Podepisující (R, D, ředitel):''' Smlouvu (ne)podepíše – právně jedná za UP. Substitut – podepisuje dle pověření určité smlouvy v zástupu za podepisujícího.

'''Klíčový uživatel:''' vytváří záznam smlouvy v CES (ideálně z košilky)

'''Operátor Registru smluv:''' Anonymizuje smlouvu a uveřejní ji v RS

'''Odpovědná osoba:''' Má na starost smlouvu po podpisu (často předkladatel)

== CES x ERMS ==
Výsledkem celého procesu schvalování a podpisu formuláře žádosti o podpis je '''spis v ERMS''' obsahující '''formulář''' (digitální dokument) a '''smlouvu''' (digitální nebo analogový dokument), případně přílohy.

'''Zpracovatelem''' (tzn. držitelem) tohoto spisu je '''předkladatel'''. Předkladatel může v ERMS '''zpřístupnit''' spis k nahlížení nebo editaci i ostatním, např. '''autorovi'''.

Kdo drží v ERMS záznam o analogovém dokumentu, drží i odpovídající analogový dokument. Nelze ho mít umístěn u někoho jiného nebo na jiném oddělení.

Dokumenty je třeba '''správně a včas vyřídit''' a spis následně uzavřít. Spis smlouvy lze '''uzavřít''' ve chvíli, kdy je smluvní vztah definitivně '''skončen''' a neočekává se vznik žádných dalších dokumentů (dodatek, reklamace, protokol o předání díla, atd.). '''Nelze znovu otevřít uzavřený spis!'''

Zpracovatel (předkladatel) se stará o to, aby k uzavření spisu ve správný čas došlo, a předává spis '''v ERMS na spisovnu.''' Správná evidence a postupy '''snižují riziko chyb i sankcí''' pro instituci a pomáhají udržet provoz '''bez zbytečné zátěže''' uzavřených agend.

=== Termíny v ERMS a jejich souvislosti ===
[[Soubor:Ces-kos-34.png|střed]]

==== Digitální dokument ====

* je vždy '''originál'''.
* nepotřebuje '''žádnou papírovou''' verzi „pro jistotu“.
* musí mít '''smysluplný název''' odpovídající obsahu dokumentu.
* '''finální verze patří vždy do ERMS''', ne pouze na úložiště, cloud nebo do e-mailu.
* se předává standardními kanály: '''přes ERMS, datovou schránkou''', případně e-mailem (nejméně vhodné).
* který je odesílán ven jako právní úkon instituce, musí mít elektronický podpis nebo pečeť.
* screenshot nebo scan dokumentu '''není''' digitální dokument.

=== Předkladatel / Autor a ERMS ===
Výsledkem celého procesu je '''spis v ERMS''' obsahující '''formulář''' (digitální dokument) a '''smlouvu''' (digitální nebo analogový dokument), případně přílohy. Zpracovatelem, tzn. '''držitelem''', tohoto spisu je '''autor''', pokud v Profilu spisu v CES nezvolí '''předkladatel'''.

Kdo drží '''v ERMS záznam''' o analogovém dokumentu, drží i odpovídající '''analogový dokument'''. Nelze ho mít umístěn u někoho jiného nebo na jiném oddělení. '''Zpracovatel''' může v ERMS '''zpřístupnit''' spis k nahlížení nebo editaci i ostatním, např. '''klíčovému uživateli'''.

Dokumenty je třeba správně a včas '''vyřídit''' a spis následně uzavřít. '''Spis''' smlouvy lze '''uzavřít''' ve chvíli, kdy je smluvní vztah definitivně skončen a neočekává se vznik žádných dalších dokumentů (dodatek, reklamace, protokol o předání díla, atd.).

'''Zpracovatel''' se stará o to, aby k uzavření spisu ve správný čas došlo, a předává spis v ERMS na '''spisovnu'''. Správná evidence a postupy '''snižují riziko chyb i sankcí pro instituci''' a pomáhají udržet provoz '''bez zbytečné zátěže''' uzavřených agend. Pro pomoc nebo s dotazy je doporučeno '''vždy se obracet na spisovou službu.'''

== Cesta formuláře (a smlouvy) ==
'''Všeobecně shrnutí procesu:'''

# Založení formuláře a odeslání ke schválení
# Vyjádření dotčených útvarů
# Schvalování příkazcem operace a správcem rozpočtu
# Schválení kvestorem není-li správcem rozpočtu v případě stavebních a přístrojových investic
# Schválení kancléřem je-li potřeba souhlas správní rady
# Po kompletním schválení míří elektronický formulář (a smlouva) k podpisu rektora, v případě analogu musí být v listinné podobě doručena
# Podpis dokumentu v CES, jinde (vložení podepsaného originálu do systému), u analogového dokumentu na papíře
# Elektronická smlouva jde po podpisu předkladateli/autorovi či přímo klíčovému uživateli, je-li UP posledním podepisujícím. Listinná smlouva se vrací fyzicky dle stejného klíče.
# Nepodepisuje-li UP jako poslední, musí předkladatel/autor zajištit podpis dalších stran a následně předat finální dokument KU
# Zavedení smlouvy do CES klíčovým uživatelem
# Uveřejnění smlouvy v RS operátorem

=== Doplňující informace ===
'''Předkladatel''' ('''pokud není autorem''') musí formulář po vyplnění autorem doplnit a následně odeslat do schvalovacího workflow. Vyjádření dotčených útvarů a dotčené osoby nemusí být součásti workflow.

'''Souhlas „původního podepisujícího“ se substitutem:'''

* Pokud na základě normy UP (typicky Statut UP, statut součásti UP, norma o pověření právním jednáním za UP) či dlouhodobého pověření jiného má podepisovat někdo jiný než vybraná podepisující osoba, vyberte jej z menu. Nejste-li si jistí, konzultujte s podepisující osobou nebo její kanceláří. Neslouží k vyplňování dočasných zástupů v nepřítomnosti. Krátké odůvodnění doplňte níže do pole Poznámka. Má-li podepisovat osoba jiná než uvedená v této nabídce, nechte toto pole prázdné a poznamenejte to níže do pole Poznámka.
* Když se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, o řádek výše vyplňte děkana a zde vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

'''Formulář zamítnutý jedním ze schvalujících je zamítnut jako celek.''' Lze vytvořit kopii a provést potřebné opravy a odeslat jej znovu do schvalovacího procesu.

'''Formulář nedoporučený dotčeným útvarem''' postupuje dále do schvalovacího procesu a vyjádření dotčených útvarů jsou dostupné schvalovatelům i podepisujícím.

=== Po podpisu ===
Po podpisu jde autorovi, předkladateli (klíčovému uživateli a OVZ je-li relevantní) notifikace o tom, že smlouva byla podepsána.

Jde-li o smlouvu, kde UP podepisuje jako poslední, klíčový uživatel (po obdržení listinného originálu smlouvy u listinných smluv; po obdržení originálu elektronicky podepsané smlouvy, pokud není v systému) zavede smlouvu do CES.

Jde-li o smlouvu, kde UP nepodepisuje poslední, předkladatel (autor) zajistí podpis ostatních stran a originál smlouvy doručí klíčovému uživateli po podpisu ostatních stran.

== Vytváření formuláře žádosti o podpis - role autora / předkladatele ==
Přihlášení do aplikace CES a přihlašování zůstává stejné, jako to bylo doposu, tj. smlouvy.upol.cz a přihlašovací údaje stejné jako do Portálu. Pro tvorbu nového formuláře je potřeba vybrat sekci '''Formuláře žádosti o podpis – Nové [1].''' V sekci '''Formuláře žádosti o podpis - staré''' naleznete formuláře vytvořené v původní verzi aplikace.
[[Soubor:Ces-kos-01.png|střed|bezrámu|508x508pixelů]]
Každý formulář obsahuje informační bubliny, kde se nachází informace pro korektní vyplnění formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-00.png|střed|bezrámu|682x682pixelů]]

=== Provázání s ERMS ===
Odesláním formuláře do schvalovacího procesu vznikne automaticky spis v ERMS. Spis bude po odeslání obsahovat dokument, který bude označen pro export do ERMS (více naleznete níže). Spis bude po podpisu a zavedení záznamu smlouvy obsahovat podepsaný soubor a formulář. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.
[[Soubor:Ces-kos-02.png|střed|bezrámu|554x554pixelů]]

==== Dokument smlouvy v ERMS neexistuje ====
Pokud ještě smlouva v elektronické spisové službě číslo nemá, vyberte variantu NE. Spis pro smlouvu bude založen automaticky při odeslání formuláře ke schválení.

==== Dokument smlouvy v ERMS již existuje ====
Pokud již smlouva je zavedena v elektronické spisové službě, vyberte ANO a vyhledejte číslo dokumentu v pole vpravo. Můžete vyhledat dokument, který v ERMS již existuje a následně jej spárovat se zakládaným formulářem do jednoho spisu. Vyhledávání dokumentů je zatříděné věcnou skupinou, která patří přihlášenému uživateli.

=== Smlouvu bude podepisovat ===
Vyberte kdo bude smlouvu podepisovat. Podepisující mají nastavené za sebe pověřené osoby, které za primárního podepisujícího. Pokud se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, pak v sekci 1) vyplňte děkana a v sekci 2) vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

=== Žádáte o elektronický podpis rektora ===
Pro elektronické podepsání vyberte „Ano". V případě smluv podepisovaných elektronickým podpisem podle příslušných právních předpisů s formulářem bude vždy putovat soubor s finálním zněním smlouvy určený k podpisu. Ten vložte ve formátu PDF (smlouva a všechny přílohy v jednom souboru) níže v sekci Dokumenty pro předběžnou kontrolu a označte jako „Toto podepsat“. Po podpisu za UP Vám přijde e-mail s odkazem, kde lze podepsaný soubor nalézt.

=== Možnost změny předkladatele ===
Nově je možné vytvořit formulář za jiného předkladatele. Stačí '''odebrat [1]''' své jméno.
[[Soubor:Ces-kos-03.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Následně vyberte z nabídky konkrétního předkladatele.
[[Soubor:Ces-kos-04.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Autor formuláře zůstane s formulářem provázán. Autor i předkladatel budou z CES dostávat notifikace týkající se formuláře.Vytvořený spis v ERMS bude defaultně patřit autorovi, nicméně toto je možné změnit ve spodní části obrazovky pod tlačítkem '''Profil spisu [1]'''.
[[Soubor:Ces-kos-30.png|střed|bezrámu|857x857pixelů]]
V profilu spisu pak naleznete tlačítko pro předání spisu předkladateli, či autorovi.

=== Vyjádření dotčených útvarů ===
Autor může vybrat dotčené osoby, kterým formulář předá k vyjádření. Vyjadřující se osoby formulář mohou doporučit, nedoporučit, případně mohou přidat další dotčenou osobu do vyjadřovacího procesu. Po odeslání formuláře ke schválení je možné v případě potřeby v detailu formuláře měnit dotčené útvary. Vyplňujte vždy dle skutečnosti osoby, se kterými jste formulář opravdu konzultovali. Pokud jste formulář s nikým nekonzultovali, nemusíte nikoho označovat jako dotčenou osobu.

Můžete vybrat buď osoby z UP, které si '''vyhledáte sami [1]''', popřípadně vyberete '''dotčený útvar právníka [2]''' a následně vyberete právníka, se kterým jste smlouvu konzultovali.
[[Soubor:Ces-kos-05.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

==== Změna dotčené osoby ====
Můžete nahradit dotčenou osobu v detailu formuláře odeslaného k vyjádření pomocí zvýrazněného tlačítka na řádku se jménem dané osoby.
[[Soubor:Ces-kos-13.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

=== Řídící kontrola ===
V sekci řídící kontrola nastavujete '''zdroje a SPP prvky [1]''' relevantní pro váš formulář. Zobrazení příkazci a správci budou následně formulář schvalovat.

Oproti předchozí verzi formuláře přibylo pole '''Finanční zdroj [2]'''. Pokud zdroj nezná autor ani předkladatel, musí jej vyplnit příkazce. V případě více nevyplněných zdrojů u více SPP / NSS doplňuje příkazce vždy jen ke svému SPP / NS. Zdroje se filtrují se dle vybraného SPP či NS.
[[Soubor:Ces-kos-07.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]
SPP prvky lze vyhledávat i dle '''pokročilého vyhledávání [1]''', kde je možné vyhledávat dle příkazce, správce, NS, názvu a čísla SPP prvku.
[[Soubor:Ces-kos-08.png|střed|bezrámu|415x415pixelů]]
Součástí nastavení řídící kontroly jsou nastavení zda se jedná o '''stavební nebo přístrojovou investici''' nebo zda je potřeba '''Souhlas správní rady.''' Pokud vyberete ano u ''investic'', pak formulář bude schvalovat i '''kvestor''' není-li správcem rozpočtu ve výše vybraném zdroji. Pokud vyberete možnost Ano u ''souhlasu Správní rady UP'', pak formulář bude schvalovat navíc ještě '''kancléř'''.
[[Soubor:Ces-kos-09.png|střed|bezrámu|526x526pixelů]]

=== Dokumenty ===
Prostřednictvím dvou tlačítek níže nahrajte k formuláři dokumenty. Vždy je třeba pro řídicí kontrolu nahrát minimálně finální podobu smlouvy včetně všech příloh. V případě smluv podepisovaných elektronicky '''nahrajte pro řídicí kontrolu [3]''' i verzi smlouvy určenou k podpisu za UP.

Pole '''Zavést do ERMS [1]''' se uloží do spisové služby jako doklad proběhnuvší řídicí kontroly spolu s finální podobou tohoto formuláře. Export vybraného souboru do ERMS se provádí při odeslání ke schválení. Do ERMS se bude zavádět právě jeden dokument.'''Toto podepsat [2]''' – označuje se jen u elektronicky podepisovaných smluv.

'''Pomocný dokument [4]''' slouží pro případná vyjádření, podklady pro znečitelnění pasáží smlouvy apod.
[[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

==== Nový dokument k podpisu během schvalovacího procesu ====
Pokud obdržíte v průběhu schvalování nebo před podpisem dokument k podpisu (např. byl podepsán dalšími protistranami aj.), můžete jej v detailu donahrát a označit jej k podpisu. [[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
=== Odeslání ke schválení / Předání předkladateli ===
Rozpracovaný formulář si uložte tlačítkem '''Přidat [1]'''. Připravený formulář buď '''odešlete ke schválení [2]''', jste-li autorem a předkladatelem zároveň.
[[Soubor:Ces-kos-17.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Pokud je předkladatel někdo jiný, musíte formulář předkladateli nejprve '''předat [1]'''. Ten následně formulář najde v přehledu formulářů, popř. nalezne odkaz v notifikačním e-mailu.
[[Soubor:Ces-kos-12.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

=== Stav schvalování ===
Každý uživatel může jednoduše několika způsoby zjistit, v jakém stavu se jeho formulář nachází. Jedním způsobem je ikona v přehledu formulářů, kde stav symbolizuje '''ikona [1]''' v levé části tabulky. Pod tabulkou je jednoduchá stavová legenda. Přesnější informace nalezne uživatel v '''detailu [2]''' formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-28.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Ve spodní části formuláře je dostupný náhled na to, kdo již schválil a na koho se ještě se schválením čeká.
[[Soubor:Ces-kos-29.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Elektronický podepsaný dokument ===
Po podpisu naleznete podepsaný dokument v detailu formuláře. Dokument si můžete uložit kliknutím pravým tlačítkem myši -> Uložit cíl jako.
[[Soubor:Ces-kos-33.png|střed]]

== Vyjádření dotčených útvarů - role dotčené osoby / právníka ==
Informace s žádostí o vyjádření se k formuláři obdrží dotčený útvar pomocí e-mailové notifikace.

=== Přehled formulářů ===
Veškeré formuláře k vyjádření nalezne v příslušné sekci '''K vyjádření [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-14.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře.

==== Přidání dotčené osoby ====
V sekci III. Vyjádření dotčených útvarů můžete '''přidat další dotčenou osobu [1]''' pro vyjádření k formuláři, uznáte-li za nutné či vhodné, aby formulář viděl někdo další.
[[Soubor:Ces-kos-15.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

==== Vyjádření ====
Tlačítka pro doporučení – nedoporučení jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby nedoporučit je komentář k vyjádření povinný. Komentář k doporučení či nedoporučení se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím.
[[Soubor:Ces-kos-16.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== Schvalování - role příkazce, správce, kvestora a kancléře ==
Na nový formulář ke schválení je schvalující upozorněn notifikačním e-mailem. Schvalovatelé mohou formulář schválit, či zamítnout. Zatmítnutím jedním ze schvalovatelů se schvalovací proces ukončí. Ke schvalovatelům se buď formulář dostane po vyjádření dotčených útvarů, případně rovnou nejsou-li do vyjadřovacího procesu dotčené útvary zapojeny.

=== Přehled formulářů ===
Formuláře ke schválení se nachází v sekci '''Ke Schválení [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2].'''
[[Soubor:Ces-kos-18.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře. Rovněž jsou zde dostupná i vyjádření dotčených osob či schvalovatelů, byli-li součástí vyjadřovacího procesu.
[[Soubor:Ces-kos-31.png|střed|bezrámu|605x605pixelů]]

==== Schvalování ====
Tlačítka pro '''schválení – zamítnutí [1]''' jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby zamítnout je komentář k vyjádření povinný. Komentář ke schválení či zamítnutí se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím (byl-li formulář schválen).
[[Soubor:Ces-kos-19.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== Podepisování - role rektor, děkan, ředitel, osoba oprávněná podpisu ==

Uživatelé oprávněni k podepisování mají v aplikaci k ispozici sekce pro podepisování - jedna z nich je pro '''analogové podpisy [1]''', druhá pro '''elektronické podpisy [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-32.png|střed|bezrámu|663x663pixelů]]

=== Analogové podpisy ===
Analogové dokumenty se podepisují v listinné podobě, v aplikaci se jen provede záznam o zkontrolování a podepsání příslušného dokumentu. V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na detail formuláře.

Analogové dokumenty se označují tlačítkem Zkontrolováno, když fyzicky dorazí k podpisu a jsou zkontrolovány. Pokud je v pořadí více dokumentů, je možné je nejprve označit za zkontrolované a následně je hromadně či po jednom označit jako podepsané, jakmile jsou fyzicky podepsané.
[[Soubor:Ces-kos-25.png|střed|805x805pixelů]]
Jakmile je fomulář označen jako zkontrolovaný, pak je možné jej '''označit za podepsaný [4]''', byl-li již podepsaný listinně. Zkontrolované formuláře je možné označovat '''jednotlivě [1]''' k hromadnému podpisu, lze označit i '''vše [2]''' zkontrolováno k hromadnému '''označení za podepsané [3].'''
[[Soubor:Ces-kos-27.png|střed|857x857pixelů]]
Pod tlačítkem '''Další [1]''' je možnost '''změnit''' '''podepisujícího [2]''', v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, nebo označit formulář stav '''Odmítám podepsat [3]''',
[[Soubor:Ces-kos-26.png|střed]]

=== Elektronické podpisy ===

V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na detail formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-20.png|střed|bezrámu|888x888pixelů]]

Digitální dokumenty se označují stejně jako u analogu označují za zkontrolované tlačítkem Zkontrolováno. Nemusí se čekat, až fyzicky dorazí a mohou být rovnou podepsány. Podepisuje se v nástroji REMSIG. Stejně jako u analogových formulářů je možné označit jednotlivé formuláře za zkontrolované a poté je hromadně podepsat.
[[Soubor:Ces-kos-22.png|střed|910x910pixelů]]
Pod tlačítkem další je možnost označit formulář stav "Odmítám podepsat", či změnit podepisujícího, v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, případně je možné nahrát již podepsaný dokument v jiném systému, popř. dokument k podpisu.
[[Soubor:Ces-kos-21.png|střed]]

==== REMSIG ====
V případě, že podepisující vidí záložku REMSIG, pak je to z toho důvodu, aby viděli, co už bylo jimi odesláno do Remsigu, ale tam to z nějakého důvodu nepodepsali.
[[Soubor:Ces-kos-23.png|střed]]
Poté pod záložkou REMSIG uvidíte přehled čekajících dokumentů k podpisu. Pro podpis klikněte na tlačítko '''Remsig'''.
[[Soubor:Ces-kos-24.png|střed|849x849pixelů]]

== Založení záznamu smlouvy - klíčový uživatel ==
KU obdrží po podpisu notifikaci, že byl formulář podepsán. V notifikaci je odkaz na předmětný formulář. V detailu formuláře je v jeho horní části uvedeno číslo formuláře. KU vyhledá příslušný formulář v CES. Po kliknutí na záložku Formuláře žádosti o podpis - Nové se zobrazí přehled formulářů a také vyhledávací pole, která umožňují vyhledání konkrétního formuláře. Po zadání čísla formuláře do pole Hledat a klepnutí na klávesu Enter se vyhledá příslušný formulář. Kliknutím na ikonku s tužkou či na název formuláře se otevře okno Úprava formuláře. V dolní části okna formuláře klikne KU na tlačítko Vytvořit záznam smlouvy. Další postup u záznamu smlouvy je v [https://smlouvy.upol.cz/Content/Metodika_smlouvy_CES_29.05.2022.pdf metodice k CES].

== Exporty do ERMS ==

=== Formulář k analogově podepisované smlouvě ===

* Po založení vznikne spis s dokumenty
* Exportuje se nahraná hlavní komponenta a vytvoří se záznam o analogovém dokumentu
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Po podepsání se exportuje pdf formuláře

=== Formulář k elektronicky podepisované smlouvě ===

* Po vytvoření formuláře vznikne spis s dokumentem – hlavní komponentou
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Podepsaný soubor se exportuje po založení záznamu smlouvy

== Elektronické podpisy ==

* Ideálně jeden PDF soubor se všemi součástmi (přílohami smlouvy)
* Nic netisknout, neskenovat, nedělat v malování apod.
* Konverze – jediná správná na poště (CzechPointu); nikoli ta v ERMS!
* UP musí mít kvalifikovaný podpis – vizte <nowiki>https://cvt.upol.cz/certifikaty/</nowiki>
* Kontrolujte předchozí el. podpisy a především ten svůj (za UP)
* Elektronický podpis nemusí být vidět na tisku ani v obrazu souboru – rozhodující jsou „metadata“ v souboru PDF – tam naleznete i jeho datum
* Panel podpisu; přes pravé tlačítko – vydavatel, zámeček eIDAS, validovat, vlastnosti podpisu
* Celkem jasné v EU, jinde s otazníkem

== •Adobe Acrobat (Reader), Microsoft Edge a jiné webové prohlížeče, <nowiki>https://ec.europa.eu/digital-building-blocks/DSS/webapp-demo/validation</nowiki> ==
TBD

- Více naspecifikovat co mají ědělat s tím, že jim přijde předem analogový dokument

- Víc naspecifikovat co s analogovým souborem skrz to ERMS

- Rektor není poslední – kde ho najde předkladatel, kde ho najde? Má být v ERMS. Kam se vkládá všemi stranami podepsaný soubor? Kam se má nahrát? Jen do ERMS? Komu to předkladatel dá? Klíčákovi? Do formu po podpisu to nejde. Tak to je korektně. Můžou se vytáhnout soubory a ty použít. Pak to musí dostat nějak klíčák a pak to udělat záznam smlouvy s tím. To se musí vyladit s ZČ ten postup protože to je nejasné.

Soubor:Ces-kos-36.png

2026-02-17T09:15:14Z

Babuto00: Načteno vlastní dílo pomocí Průvodce načítáním souborů

Soubor:Ces-kos-35.png

2026-02-17T09:15:14Z

Babuto00: Načteno vlastní dílo pomocí Průvodce načítáním souborů

CES - formulář žádosti o podpis

2026-02-17T08:47:22Z

Babuto00: /* Předkladatel a ERMS */

Následující text má za cíl pokrýt informace týkající se správy, tvorby formuláře žádosti o podpis v elektronické podobě, která byla nasazena do pilotního provozu na RUP UP v únoru 2026. Aplikace CES je dostupná pouze přes síť UP, nebo přes VPN. TEXT JE V PROCESU TVORBY

== Vytvoření formuláře žádosti o podpis smlouvy rektorem (dále jen „formulář“) ==
Postup vytvoření formuláře v CES v souladu s novou vnitřní normou '''R-B-22/09 – Řád předkládání smluv k podpisu rektora UP''' a v návaznosti na vnitřní normu '''R-B-22/08 – CES a registr smluv''', ve znění pozdějších novel. Obě normy jsou účinné od 1. června 2022 a nyní ještě doznají změn.

== Vysvětlení názvosloví ==

=== Registr smluv x CES ===
'''CES''' je interní databází UP, která slouží primárně jejím zaměstnancům. Její fungování a podrobnosti upravuje stejnojmenná norma UP. Je zde uložena naprostá většina smluv UP uzavřených s výjimkami dle zmíněné normy včetně většího množství metadat než je v RS. Dá se v nich i solidně vyhledávat a filtrovat na odkazu smlouvy.upol.cz K uložení dokumentů však správně slouží spisová služba ERMS. Na UP je to úloha klíčových uživatelů.

'''Registr smluv (RS)''' je naproti tomu veřejně přístupná databáze, kam mají povinnost některé subjekty (mezi nimi i UP) vkládat jimi uzavřené smlouvy při dodržení podmínek nastavených v zákoně č. 340/2015 Sb., o registru smluv, ve znění pozdějších přepisů. Nejsou tam úplně všechny UP uzavřené smlouvy, ale dostane se tam i veřejnost. Znění smluv je v zákonem stanoveném rozsahu znečitelněno. RS spravovalo Ministerstvo vnitra ČR (nyní Dig. a inf. agentura) a je dostupný na webových stránkách [https://smlouvy.gov.cz/vyhledavani smlouvy.gov.cz/vyhledavani]. Na UP zajišťuje pouze operátor(ky)

=== Kdo je kdo (v normách, v CES a hlavně v praxi)? ===
Ne všichni v procesu (na formuláři) u každé smlouvy jsou, ale někteří se mohou vyskytovat i ve více pozicích. '''Musí to odpovídat realitě: byli-li nebo mají-li být zapojeni, musí být na košilce.'''

'''Předkladatel:''' Komunikuje se smluvní stranou, s dotč. útvary. Měl by před podpisem o smlouvě vědět nejvíc. Zpravidla vytváří formulář; vždy odpovídá za obsah

'''Autor''': Může předchystat formulář předkladateli

'''Dotčený útvar/dotčená osoba:''' Předkladatel s ním interně konzultoval smlouvu

'''Dotčený útvar právníka/právník:''' Tvořil či připomínkoval smlouvu

'''Příkazce operace a správce rozpočtu:''' Provádějí předběžnou kontrolu po stránce věcné a finanční rozhodnou, zda se smlouva uzavře – předá k podpisu.

'''Sekretariát podepisujícího:''' Průběžně sleduje smlouvy prošlé schvalovacím procesem. Kompletuje a připravuje dokumenty k podpisu – listinné smlouvy s košilkami hlavně.

'''Podepisující (R, D, ředitel):''' Smlouvu (ne)podepíše – právně jedná za UP. Substitut – podepisuje dle pověření určité smlouvy v zástupu za podepisujícího.

'''Klíčový uživatel:''' vytváří záznam smlouvy v CES (ideálně z košilky)

'''Operátor Registru smluv:''' Anonymizuje smlouvu a uveřejní ji v RS

'''Odpovědná osoba:''' Má na starost smlouvu po podpisu (často předkladatel)

== CES x ERMS ==
Výsledkem celého procesu schvalování a podpisu formuláře žádosti o podpis je '''spis v ERMS''' obsahující '''formulář''' (digitální dokument) a '''smlouvu''' (digitální nebo analogový dokument), případně přílohy.

'''Zpracovatelem''' (tzn. držitelem) tohoto spisu je '''předkladatel'''. Předkladatel může v ERMS '''zpřístupnit''' spis k nahlížení nebo editaci i ostatním, např. '''autorovi'''.

Kdo drží v ERMS záznam o analogovém dokumentu, drží i odpovídající analogový dokument. Nelze ho mít umístěn u někoho jiného nebo na jiném oddělení.

Dokumenty je třeba '''správně a včas vyřídit''' a spis následně uzavřít. Spis smlouvy lze '''uzavřít''' ve chvíli, kdy je smluvní vztah definitivně '''skončen''' a neočekává se vznik žádných dalších dokumentů (dodatek, reklamace, protokol o předání díla, atd.). '''Nelze znovu otevřít uzavřený spis!'''

Zpracovatel (předkladatel) se stará o to, aby k uzavření spisu ve správný čas došlo, a předává spis '''v ERMS na spisovnu.''' Správná evidence a postupy '''snižují riziko chyb i sankcí''' pro instituci a pomáhají udržet provoz '''bez zbytečné zátěže''' uzavřených agend.

=== Termíny v ERMS a jejich souvislosti ===
[[Soubor:Ces-kos-34.png|střed]]

==== Digitální dokument ====

* je vždy '''originál'''.
* nepotřebuje '''žádnou papírovou''' verzi „pro jistotu“.
* musí mít '''smysluplný název''' odpovídající obsahu dokumentu.
* '''finální verze patří vždy do ERMS''', ne pouze na úložiště, cloud nebo do e-mailu.
* se předává standardními kanály: '''přes ERMS, datovou schránkou''', případně e-mailem (nejméně vhodné).
* který je odesílán ven jako právní úkon instituce, musí mít elektronický podpis nebo pečeť.
* screenshot nebo scan dokumentu '''není''' digitální dokument.

=== Předkladatel / Autor a ERMS ===
Výsledkem celého procesu je '''spis v ERMS''' obsahující '''formulář''' (digitální dokument) a '''smlouvu''' (digitální nebo analogový dokument), případně přílohy. Zpracovatelem, tzn. '''držitelem''', tohoto spisu je '''autor''', pokud v Profilu spisu v CES nezvolí '''předkladatel'''.

Kdo drží '''v ERMS záznam''' o analogovém dokumentu, drží i odpovídající '''analogový dokument'''. Nelze ho mít umístěn u někoho jiného nebo na jiném oddělení. '''Zpracovatel''' může v ERMS '''zpřístupnit''' spis k nahlížení nebo editaci i ostatním, např. '''klíčovému uživateli'''.

Dokumenty je třeba správně a včas '''vyřídit''' a spis následně uzavřít. '''Spis''' smlouvy lze '''uzavřít''' ve chvíli, kdy je smluvní vztah definitivně skončen a neočekává se vznik žádných dalších dokumentů (dodatek, reklamace, protokol o předání díla, atd.).

'''Zpracovatel''' se stará o to, aby k uzavření spisu ve správný čas došlo, a předává spis v ERMS na '''spisovnu'''. Správná evidence a postupy '''snižují riziko chyb i sankcí pro instituci''' a pomáhají udržet provoz '''bez zbytečné zátěže''' uzavřených agend. Pro pomoc nebo s dotazy je doporučeno '''vždy se obracet na spisovou službu.'''

== Cesta formuláře (a smlouvy) ==
'''Všeobecně shrnutí procesu:'''

# Založení formuláře a odeslání ke schválení
# Vyjádření dotčených útvarů
# Schvalování příkazcem operace a správcem rozpočtu
# Schválení kvestorem není-li správcem rozpočtu v případě stavebních a přístrojových investic
# Schválení kancléřem je-li potřeba souhlas správní rady
# Po kompletním schválení míří elektronický formulář (a smlouva) k podpisu rektora, v případě analogu musí být v listinné podobě doručena
# Podpis dokumentu v CES, jinde (vložení podepsaného originálu do systému), u analogového dokumentu na papíře
# Elektronická smlouva jde po podpisu předkladateli/autorovi či přímo klíčovému uživateli, je-li UP posledním podepisujícím. Listinná smlouva se vrací fyzicky dle stejného klíče.
# Nepodepisuje-li UP jako poslední, musí předkladatel/autor zajištit podpis dalších stran a následně předat finální dokument KU
# Zavedení smlouvy do CES klíčovým uživatelem
# Uveřejnění smlouvy v RS operátorem

=== Doplňující informace ===
'''Předkladatel''' ('''pokud není autorem''') musí formulář po vyplnění autorem doplnit a následně odeslat do schvalovacího workflow. Vyjádření dotčených útvarů a dotčené osoby nemusí být součásti workflow.

'''Souhlas „původního podepisujícího“ se substitutem:'''

* Pokud na základě normy UP (typicky Statut UP, statut součásti UP, norma o pověření právním jednáním za UP) či dlouhodobého pověření jiného má podepisovat někdo jiný než vybraná podepisující osoba, vyberte jej z menu. Nejste-li si jistí, konzultujte s podepisující osobou nebo její kanceláří. Neslouží k vyplňování dočasných zástupů v nepřítomnosti. Krátké odůvodnění doplňte níže do pole Poznámka. Má-li podepisovat osoba jiná než uvedená v této nabídce, nechte toto pole prázdné a poznamenejte to níže do pole Poznámka.
* Když se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, o řádek výše vyplňte děkana a zde vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

'''Formulář zamítnutý jedním ze schvalujících je zamítnut jako celek.''' Lze vytvořit kopii a provést potřebné opravy a odeslat jej znovu do schvalovacího procesu.

'''Formulář nedoporučený dotčeným útvarem''' postupuje dále do schvalovacího procesu a vyjádření dotčených útvarů jsou dostupné schvalovatelům i podepisujícím.

=== Po podpisu ===
Po podpisu jde autorovi, předkladateli (klíčovému uživateli a OVZ je-li relevantní) notifikace o tom, že smlouva byla podepsána.

Jde-li o smlouvu, kde UP podepisuje jako poslední, klíčový uživatel (po obdržení listinného originálu smlouvy u listinných smluv; po obdržení originálu elektronicky podepsané smlouvy, pokud není v systému) zavede smlouvu do CES.

Jde-li o smlouvu, kde UP nepodepisuje poslední, předkladatel (autor) zajistí podpis ostatních stran a originál smlouvy doručí klíčovému uživateli po podpisu ostatních stran.

== Vytváření formuláře žádosti o podpis - role autora / předkladatele ==
Přihlášení do aplikace CES a přihlašování zůstává stejné, jako to bylo doposu, tj. smlouvy.upol.cz a přihlašovací údaje stejné jako do Portálu. Pro tvorbu nového formuláře je potřeba vybrat sekci '''Formuláře žádosti o podpis – Nové [1].''' V sekci '''Formuláře žádosti o podpis - staré''' naleznete formuláře vytvořené v původní verzi aplikace.
[[Soubor:Ces-kos-01.png|střed|bezrámu|508x508pixelů]]
Každý formulář obsahuje informační bubliny, kde se nachází informace pro korektní vyplnění formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-00.png|střed|bezrámu|682x682pixelů]]

=== Provázání s ERMS ===
Odesláním formuláře do schvalovacího procesu vznikne automaticky spis v ERMS. Spis bude po odeslání obsahovat dokument, který bude označen pro export do ERMS (více naleznete níže). Spis bude po podpisu a zavedení záznamu smlouvy obsahovat podepsaný soubor a formulář. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.
[[Soubor:Ces-kos-02.png|střed|bezrámu|554x554pixelů]]

==== Dokument smlouvy v ERMS neexistuje ====
Pokud ještě smlouva v elektronické spisové službě číslo nemá, vyberte variantu NE. Spis pro smlouvu bude založen automaticky při odeslání formuláře ke schválení.

==== Dokument smlouvy v ERMS již existuje ====
Pokud již smlouva je zavedena v elektronické spisové službě, vyberte ANO a vyhledejte číslo dokumentu v pole vpravo. Můžete vyhledat dokument, který v ERMS již existuje a následně jej spárovat se zakládaným formulářem do jednoho spisu. Vyhledávání dokumentů je zatříděné věcnou skupinou, která patří přihlášenému uživateli.

=== Smlouvu bude podepisovat ===
Vyberte kdo bude smlouvu podepisovat. Podepisující mají nastavené za sebe pověřené osoby, které za primárního podepisujícího. Pokud se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, pak v sekci 1) vyplňte děkana a v sekci 2) vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

=== Žádáte o elektronický podpis rektora ===
Pro elektronické podepsání vyberte „Ano". V případě smluv podepisovaných elektronickým podpisem podle příslušných právních předpisů s formulářem bude vždy putovat soubor s finálním zněním smlouvy určený k podpisu. Ten vložte ve formátu PDF (smlouva a všechny přílohy v jednom souboru) níže v sekci Dokumenty pro předběžnou kontrolu a označte jako „Toto podepsat“. Po podpisu za UP Vám přijde e-mail s odkazem, kde lze podepsaný soubor nalézt.

=== Možnost změny předkladatele ===
Nově je možné vytvořit formulář za jiného předkladatele. Stačí '''odebrat [1]''' své jméno.
[[Soubor:Ces-kos-03.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Následně vyberte z nabídky konkrétního předkladatele.
[[Soubor:Ces-kos-04.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Autor formuláře zůstane s formulářem provázán. Autor i předkladatel budou z CES dostávat notifikace týkající se formuláře.Vytvořený spis v ERMS bude defaultně patřit autorovi, nicméně toto je možné změnit ve spodní části obrazovky pod tlačítkem '''Profil spisu [1]'''.
[[Soubor:Ces-kos-30.png|střed|bezrámu|857x857pixelů]]
V profilu spisu pak naleznete tlačítko pro předání spisu předkladateli, či autorovi.

=== Vyjádření dotčených útvarů ===
Autor může vybrat dotčené osoby, kterým formulář předá k vyjádření. Vyjadřující se osoby formulář mohou doporučit, nedoporučit, případně mohou přidat další dotčenou osobu do vyjadřovacího procesu. Po odeslání formuláře ke schválení je možné v případě potřeby v detailu formuláře měnit dotčené útvary. Vyplňujte vždy dle skutečnosti osoby, se kterými jste formulář opravdu konzultovali. Pokud jste formulář s nikým nekonzultovali, nemusíte nikoho označovat jako dotčenou osobu.

Můžete vybrat buď osoby z UP, které si '''vyhledáte sami [1]''', popřípadně vyberete '''dotčený útvar právníka [2]''' a následně vyberete právníka, se kterým jste smlouvu konzultovali.
[[Soubor:Ces-kos-05.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

==== Změna dotčené osoby ====
Můžete nahradit dotčenou osobu v detailu formuláře odeslaného k vyjádření pomocí zvýrazněného tlačítka na řádku se jménem dané osoby.
[[Soubor:Ces-kos-13.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

=== Řídící kontrola ===
V sekci řídící kontrola nastavujete '''zdroje a SPP prvky [1]''' relevantní pro váš formulář. Zobrazení příkazci a správci budou následně formulář schvalovat.

Oproti předchozí verzi formuláře přibylo pole '''Finanční zdroj [2]'''. Pokud zdroj nezná autor ani předkladatel, musí jej vyplnit příkazce. V případě více nevyplněných zdrojů u více SPP / NSS doplňuje příkazce vždy jen ke svému SPP / NS. Zdroje se filtrují se dle vybraného SPP či NS.
[[Soubor:Ces-kos-07.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]
SPP prvky lze vyhledávat i dle '''pokročilého vyhledávání [1]''', kde je možné vyhledávat dle příkazce, správce, NS, názvu a čísla SPP prvku.
[[Soubor:Ces-kos-08.png|střed|bezrámu|415x415pixelů]]
Součástí nastavení řídící kontroly jsou nastavení zda se jedná o '''stavební nebo přístrojovou investici''' nebo zda je potřeba '''Souhlas správní rady.''' Pokud vyberete ano u ''investic'', pak formulář bude schvalovat i '''kvestor''' není-li správcem rozpočtu ve výše vybraném zdroji. Pokud vyberete možnost Ano u ''souhlasu Správní rady UP'', pak formulář bude schvalovat navíc ještě '''kancléř'''.
[[Soubor:Ces-kos-09.png|střed|bezrámu|526x526pixelů]]

=== Dokumenty ===
Prostřednictvím dvou tlačítek níže nahrajte k formuláři dokumenty. Vždy je třeba pro řídicí kontrolu nahrát minimálně finální podobu smlouvy včetně všech příloh. V případě smluv podepisovaných elektronicky '''nahrajte pro řídicí kontrolu [3]''' i verzi smlouvy určenou k podpisu za UP.

Pole '''Zavést do ERMS [1]''' se uloží do spisové služby jako doklad proběhnuvší řídicí kontroly spolu s finální podobou tohoto formuláře. Export vybraného souboru do ERMS se provádí při odeslání ke schválení. Do ERMS se bude zavádět právě jeden dokument.'''Toto podepsat [2]''' – označuje se jen u elektronicky podepisovaných smluv.

'''Pomocný dokument [4]''' slouží pro případná vyjádření, podklady pro znečitelnění pasáží smlouvy apod.
[[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

==== Nový dokument k podpisu během schvalovacího procesu ====
Pokud obdržíte v průběhu schvalování nebo před podpisem dokument k podpisu (např. byl podepsán dalšími protistranami aj.), můžete jej v detailu donahrát a označit jej k podpisu. [[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
=== Odeslání ke schválení / Předání předkladateli ===
Rozpracovaný formulář si uložte tlačítkem '''Přidat [1]'''. Připravený formulář buď '''odešlete ke schválení [2]''', jste-li autorem a předkladatelem zároveň.
[[Soubor:Ces-kos-17.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Pokud je předkladatel někdo jiný, musíte formulář předkladateli nejprve '''předat [1]'''. Ten následně formulář najde v přehledu formulářů, popř. nalezne odkaz v notifikačním e-mailu.
[[Soubor:Ces-kos-12.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

=== Stav schvalování ===
Každý uživatel může jednoduše několika způsoby zjistit, v jakém stavu se jeho formulář nachází. Jedním způsobem je ikona v přehledu formulářů, kde stav symbolizuje '''ikona [1]''' v levé části tabulky. Pod tabulkou je jednoduchá stavová legenda. Přesnější informace nalezne uživatel v '''detailu [2]''' formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-28.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Ve spodní části formuláře je dostupný náhled na to, kdo již schválil a na koho se ještě se schválením čeká.
[[Soubor:Ces-kos-29.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Elektronický podepsaný dokument ===
Po podpisu naleznete podepsaný dokument v detailu formuláře. Dokument si můžete uložit kliknutím pravým tlačítkem myši -> Uložit cíl jako.
[[Soubor:Ces-kos-33.png|střed]]

== Vyjádření dotčených útvarů - role dotčené osoby / právníka ==
Informace s žádostí o vyjádření se k formuláři obdrží dotčený útvar pomocí e-mailové notifikace.

=== Přehled formulářů ===
Veškeré formuláře k vyjádření nalezne v příslušné sekci '''K vyjádření [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-14.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře.

==== Přidání dotčené osoby ====
V sekci III. Vyjádření dotčených útvarů můžete '''přidat další dotčenou osobu [1]''' pro vyjádření k formuláři, uznáte-li za nutné či vhodné, aby formulář viděl někdo další.
[[Soubor:Ces-kos-15.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

==== Vyjádření ====
Tlačítka pro doporučení – nedoporučení jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby nedoporučit je komentář k vyjádření povinný. Komentář k doporučení či nedoporučení se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím.
[[Soubor:Ces-kos-16.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== Schvalování - role příkazce, správce, kvestora a kancléře ==
Na nový formulář ke schválení je schvalující upozorněn notifikačním e-mailem. Schvalovatelé mohou formulář schválit, či zamítnout. Zatmítnutím jedním ze schvalovatelů se schvalovací proces ukončí. Ke schvalovatelům se buď formulář dostane po vyjádření dotčených útvarů, případně rovnou nejsou-li do vyjadřovacího procesu dotčené útvary zapojeny.

=== Přehled formulářů ===
Formuláře ke schválení se nachází v sekci '''Ke Schválení [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2].'''
[[Soubor:Ces-kos-18.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře. Rovněž jsou zde dostupná i vyjádření dotčených osob či schvalovatelů, byli-li součástí vyjadřovacího procesu.
[[Soubor:Ces-kos-31.png|střed|bezrámu|605x605pixelů]]

==== Schvalování ====
Tlačítka pro '''schválení – zamítnutí [1]''' jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby zamítnout je komentář k vyjádření povinný. Komentář ke schválení či zamítnutí se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím (byl-li formulář schválen).
[[Soubor:Ces-kos-19.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== Podepisování - role rektor, děkan, ředitel, osoba oprávněná podpisu ==

Uživatelé oprávněni k podepisování mají v aplikaci k ispozici sekce pro podepisování - jedna z nich je pro '''analogové podpisy [1]''', druhá pro '''elektronické podpisy [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-32.png|střed|bezrámu|663x663pixelů]]

=== Analogové podpisy ===
Analogové dokumenty se podepisují v listinné podobě, v aplikaci se jen provede záznam o zkontrolování a podepsání příslušného dokumentu. V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na detail formuláře.

Analogové dokumenty se označují tlačítkem Zkontrolováno, když fyzicky dorazí k podpisu a jsou zkontrolovány. Pokud je v pořadí více dokumentů, je možné je nejprve označit za zkontrolované a následně je hromadně či po jednom označit jako podepsané, jakmile jsou fyzicky podepsané.
[[Soubor:Ces-kos-25.png|střed|805x805pixelů]]
Jakmile je fomulář označen jako zkontrolovaný, pak je možné jej '''označit za podepsaný [4]''', byl-li již podepsaný listinně. Zkontrolované formuláře je možné označovat '''jednotlivě [1]''' k hromadnému podpisu, lze označit i '''vše [2]''' zkontrolováno k hromadnému '''označení za podepsané [3].'''
[[Soubor:Ces-kos-27.png|střed|857x857pixelů]]
Pod tlačítkem '''Další [1]''' je možnost '''změnit''' '''podepisujícího [2]''', v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, nebo označit formulář stav '''Odmítám podepsat [3]''',
[[Soubor:Ces-kos-26.png|střed]]

=== Elektronické podpisy ===

V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na detail formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-20.png|střed|bezrámu|888x888pixelů]]

Digitální dokumenty se označují stejně jako u analogu označují za zkontrolované tlačítkem Zkontrolováno. Nemusí se čekat, až fyzicky dorazí a mohou být rovnou podepsány. Podepisuje se v nástroji REMSIG. Stejně jako u analogových formulářů je možné označit jednotlivé formuláře za zkontrolované a poté je hromadně podepsat.
[[Soubor:Ces-kos-22.png|střed|910x910pixelů]]
Pod tlačítkem další je možnost označit formulář stav "Odmítám podepsat", či změnit podepisujícího, v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, případně je možné nahrát již podepsaný dokument v jiném systému, popř. dokument k podpisu.
[[Soubor:Ces-kos-21.png|střed]]

==== REMSIG ====
V případě, že podepisující vidí záložku REMSIG, pak je to z toho důvodu, aby viděli, co už bylo jimi odesláno do Remsigu, ale tam to z nějakého důvodu nepodepsali.
[[Soubor:Ces-kos-23.png|střed]]
Poté pod záložkou REMSIG uvidíte přehled čekajících dokumentů k podpisu. Pro podpis klikněte na tlačítko '''Remsig'''.
[[Soubor:Ces-kos-24.png|střed|849x849pixelů]]

== Založení záznamu smlouvy - klíčový uživatel ==
KU obdrží po podpisu notifikaci, že byl formulář podepsán. V notifikaci je odkaz na předmětný formulář. V detailu formuláře je v jeho horní části uvedeno číslo formuláře. KU vyhledá příslušný formulář v CES. Po kliknutí na záložku Formuláře žádosti o podpis - Nové se zobrazí přehled formulářů a také vyhledávací pole, která umožňují vyhledání konkrétního formuláře. Po zadání čísla formuláře do pole Hledat a klepnutí na klávesu Enter se vyhledá příslušný formulář. Kliknutím na ikonku s tužkou či na název formuláře se otevře okno Úprava formuláře. V dolní části okna formuláře klikne KU na tlačítko Vytvořit záznam smlouvy. Další postup u záznamu smlouvy je v [https://smlouvy.upol.cz/Content/Metodika_smlouvy_CES_29.05.2022.pdf metodice k CES].

== Exporty do ERMS ==

=== Formulář k analogově podepisované smlouvě ===

* Po založení vznikne spis s dokumenty
* Exportuje se nahraná hlavní komponenta a vytvoří se záznam o analogovém dokumentu
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Po podepsání se exportuje pdf formuláře

=== Formulář k elektronicky podepisované smlouvě ===

* Po vytvoření formuláře vznikne spis s dokumentem – hlavní komponentou
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Podepsaný soubor se exportuje po založení záznamu smlouvy

== Elektronické podpisy ==

* Ideálně jeden PDF soubor se všemi součástmi (přílohami smlouvy)
* Nic netisknout, neskenovat, nedělat v malování apod.
* Konverze – jediná správná na poště (CzechPointu); nikoli ta v ERMS!
* UP musí mít kvalifikovaný podpis – vizte <nowiki>https://cvt.upol.cz/certifikaty/</nowiki>
* Kontrolujte předchozí el. podpisy a především ten svůj (za UP)
* Elektronický podpis nemusí být vidět na tisku ani v obrazu souboru – rozhodující jsou „metadata“ v souboru PDF – tam naleznete i jeho datum
* Panel podpisu; přes pravé tlačítko – vydavatel, zámeček eIDAS, validovat, vlastnosti podpisu
* Celkem jasné v EU, jinde s otazníkem

== •Adobe Acrobat (Reader), Microsoft Edge a jiné webové prohlížeče, <nowiki>https://ec.europa.eu/digital-building-blocks/DSS/webapp-demo/validation</nowiki> ==
TBD

- Více naspecifikovat co mají ědělat s tím, že jim přijde předem analogový dokument

- Víc naspecifikovat co s analogovým souborem skrz to ERMS

- Rektor není poslední – kde ho najde předkladatel, kde ho najde? Má být v ERMS. Kam se vkládá všemi stranami podepsaný soubor? Kam se má nahrát? Jen do ERMS? Komu to předkladatel dá? Klíčákovi? Do formu po podpisu to nejde. Tak to je korektně. Můžou se vytáhnout soubory a ty použít. Pak to musí dostat nějak klíčák a pak to udělat záznam smlouvy s tím. To se musí vyladit s ZČ ten postup protože to je nejasné.

Soubor:Ces-kos-34.png

2026-02-17T08:44:26Z

Babuto00: Babuto00 načetl novou verzi Soubor:Ces-kos-34.png

CES - formulář žádosti o podpis

2026-02-17T08:44:16Z

Babuto00: /* Termíny v ERMS a jejich souvislosti */

Následující text má za cíl pokrýt informace týkající se správy, tvorby formuláře žádosti o podpis v elektronické podobě, která byla nasazena do pilotního provozu na RUP UP v únoru 2026. Aplikace CES je dostupná pouze přes síť UP, nebo přes VPN. TEXT JE V PROCESU TVORBY

== Vytvoření formuláře žádosti o podpis smlouvy rektorem (dále jen „formulář“) ==
Postup vytvoření formuláře v CES v souladu s novou vnitřní normou '''R-B-22/09 – Řád předkládání smluv k podpisu rektora UP''' a v návaznosti na vnitřní normu '''R-B-22/08 – CES a registr smluv''', ve znění pozdějších novel. Obě normy jsou účinné od 1. června 2022 a nyní ještě doznají změn.

== Vysvětlení názvosloví ==

=== Registr smluv x CES ===
'''CES''' je interní databází UP, která slouží primárně jejím zaměstnancům. Její fungování a podrobnosti upravuje stejnojmenná norma UP. Je zde uložena naprostá většina smluv UP uzavřených s výjimkami dle zmíněné normy včetně většího množství metadat než je v RS. Dá se v nich i solidně vyhledávat a filtrovat na odkazu smlouvy.upol.cz K uložení dokumentů však správně slouží spisová služba ERMS. Na UP je to úloha klíčových uživatelů.

'''Registr smluv (RS)''' je naproti tomu veřejně přístupná databáze, kam mají povinnost některé subjekty (mezi nimi i UP) vkládat jimi uzavřené smlouvy při dodržení podmínek nastavených v zákoně č. 340/2015 Sb., o registru smluv, ve znění pozdějších přepisů. Nejsou tam úplně všechny UP uzavřené smlouvy, ale dostane se tam i veřejnost. Znění smluv je v zákonem stanoveném rozsahu znečitelněno. RS spravovalo Ministerstvo vnitra ČR (nyní Dig. a inf. agentura) a je dostupný na webových stránkách [https://smlouvy.gov.cz/vyhledavani smlouvy.gov.cz/vyhledavani]. Na UP zajišťuje pouze operátor(ky)

=== Kdo je kdo (v normách, v CES a hlavně v praxi)? ===
Ne všichni v procesu (na formuláři) u každé smlouvy jsou, ale někteří se mohou vyskytovat i ve více pozicích. '''Musí to odpovídat realitě: byli-li nebo mají-li být zapojeni, musí být na košilce.'''

'''Předkladatel:''' Komunikuje se smluvní stranou, s dotč. útvary. Měl by před podpisem o smlouvě vědět nejvíc. Zpravidla vytváří formulář; vždy odpovídá za obsah

'''Autor''': Může předchystat formulář předkladateli

'''Dotčený útvar/dotčená osoba:''' Předkladatel s ním interně konzultoval smlouvu

'''Dotčený útvar právníka/právník:''' Tvořil či připomínkoval smlouvu

'''Příkazce operace a správce rozpočtu:''' Provádějí předběžnou kontrolu po stránce věcné a finanční rozhodnou, zda se smlouva uzavře – předá k podpisu.

'''Sekretariát podepisujícího:''' Průběžně sleduje smlouvy prošlé schvalovacím procesem. Kompletuje a připravuje dokumenty k podpisu – listinné smlouvy s košilkami hlavně.

'''Podepisující (R, D, ředitel):''' Smlouvu (ne)podepíše – právně jedná za UP. Substitut – podepisuje dle pověření určité smlouvy v zástupu za podepisujícího.

'''Klíčový uživatel:''' vytváří záznam smlouvy v CES (ideálně z košilky)

'''Operátor Registru smluv:''' Anonymizuje smlouvu a uveřejní ji v RS

'''Odpovědná osoba:''' Má na starost smlouvu po podpisu (často předkladatel)

== Předkladatel a ERMS ==
Výsledkem celého procesu schvalování a podpisu formuláře žádosti o podpis je '''spis v ERMS''' obsahující '''formulář''' (digitální dokument) a '''smlouvu''' (digitální nebo analogový dokument), případně přílohy.

'''Zpracovatelem''' (tzn. držitelem) tohoto spisu je '''předkladatel'''. Předkladatel může v ERMS '''zpřístupnit''' spis k nahlížení nebo editaci i ostatním, např. '''autorovi'''.

Kdo drží v ERMS záznam o analogovém dokumentu, drží i odpovídající analogový dokument. Nelze ho mít umístěn u někoho jiného nebo na jiném oddělení.

Dokumenty je třeba '''správně a včas vyřídit''' a spis následně uzavřít. Spis smlouvy lze '''uzavřít''' ve chvíli, kdy je smluvní vztah definitivně '''skončen''' a neočekává se vznik žádných dalších dokumentů (dodatek, reklamace, protokol o předání díla, atd.). '''Nelze znovu otevřít uzavřený spis!'''

Zpracovatel (předkladatel) se stará o to, aby k uzavření spisu ve správný čas došlo, a předává spis '''v ERMS na spisovnu.''' Správná evidence a postupy '''snižují riziko chyb i sankcí''' pro instituci a pomáhají udržet provoz '''bez zbytečné zátěže''' uzavřených agend.

=== Termíny v ERMS a jejich souvislosti ===
[[Soubor:Ces-kos-34.png|střed]]

==== Digitální dokument ====

* je vždy '''originál'''.
* nepotřebuje '''žádnou papírovou''' verzi „pro jistotu“.
* musí mít '''smysluplný název''' odpovídající obsahu dokumentu.
* '''finální verze patří vždy do ERMS''', ne pouze na úložiště, cloud nebo do e-mailu.
* se předává standardními kanály: '''přes ERMS, datovou schránkou''', případně e-mailem (nejméně vhodné).
* který je odesílán ven jako právní úkon instituce, musí mít elektronický podpis nebo pečeť.
* screenshot nebo scan dokumentu '''není''' digitální dokument.

== Cesta formuláře (a smlouvy) ==
'''Všeobecně shrnutí procesu:'''

# Založení formuláře a odeslání ke schválení
# Vyjádření dotčených útvarů
# Schvalování příkazcem operace a správcem rozpočtu
# Schválení kvestorem není-li správcem rozpočtu v případě stavebních a přístrojových investic
# Schválení kancléřem je-li potřeba souhlas správní rady
# Po kompletním schválení míří elektronický formulář (a smlouva) k podpisu rektora, v případě analogu musí být v listinné podobě doručena
# Podpis dokumentu v CES, jinde (vložení podepsaného originálu do systému), u analogového dokumentu na papíře
# Elektronická smlouva jde po podpisu předkladateli/autorovi či přímo klíčovému uživateli, je-li UP posledním podepisujícím. Listinná smlouva se vrací fyzicky dle stejného klíče.
# Nepodepisuje-li UP jako poslední, musí předkladatel/autor zajištit podpis dalších stran a následně předat finální dokument KU
# Zavedení smlouvy do CES klíčovým uživatelem
# Uveřejnění smlouvy v RS operátorem

=== Doplňující informace ===
'''Předkladatel''' ('''pokud není autorem''') musí formulář po vyplnění autorem doplnit a následně odeslat do schvalovacího workflow. Vyjádření dotčených útvarů a dotčené osoby nemusí být součásti workflow.

'''Souhlas „původního podepisujícího“ se substitutem:'''

* Pokud na základě normy UP (typicky Statut UP, statut součásti UP, norma o pověření právním jednáním za UP) či dlouhodobého pověření jiného má podepisovat někdo jiný než vybraná podepisující osoba, vyberte jej z menu. Nejste-li si jistí, konzultujte s podepisující osobou nebo její kanceláří. Neslouží k vyplňování dočasných zástupů v nepřítomnosti. Krátké odůvodnění doplňte níže do pole Poznámka. Má-li podepisovat osoba jiná než uvedená v této nabídce, nechte toto pole prázdné a poznamenejte to níže do pole Poznámka.
* Když se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, o řádek výše vyplňte děkana a zde vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

'''Formulář zamítnutý jedním ze schvalujících je zamítnut jako celek.''' Lze vytvořit kopii a provést potřebné opravy a odeslat jej znovu do schvalovacího procesu.

'''Formulář nedoporučený dotčeným útvarem''' postupuje dále do schvalovacího procesu a vyjádření dotčených útvarů jsou dostupné schvalovatelům i podepisujícím.

=== Po podpisu ===
Po podpisu jde autorovi, předkladateli (klíčovému uživateli a OVZ je-li relevantní) notifikace o tom, že smlouva byla podepsána.

Jde-li o smlouvu, kde UP podepisuje jako poslední, klíčový uživatel (po obdržení listinného originálu smlouvy u listinných smluv; po obdržení originálu elektronicky podepsané smlouvy, pokud není v systému) zavede smlouvu do CES.

Jde-li o smlouvu, kde UP nepodepisuje poslední, předkladatel (autor) zajistí podpis ostatních stran a originál smlouvy doručí klíčovému uživateli po podpisu ostatních stran.

== Vytváření formuláře žádosti o podpis - role autora / předkladatele ==
Přihlášení do aplikace CES a přihlašování zůstává stejné, jako to bylo doposu, tj. smlouvy.upol.cz a přihlašovací údaje stejné jako do Portálu. Pro tvorbu nového formuláře je potřeba vybrat sekci '''Formuláře žádosti o podpis – Nové [1].''' V sekci '''Formuláře žádosti o podpis - staré''' naleznete formuláře vytvořené v původní verzi aplikace.
[[Soubor:Ces-kos-01.png|střed|bezrámu|508x508pixelů]]
Každý formulář obsahuje informační bubliny, kde se nachází informace pro korektní vyplnění formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-00.png|střed|bezrámu|682x682pixelů]]

=== Provázání s ERMS ===
Odesláním formuláře do schvalovacího procesu vznikne automaticky spis v ERMS. Spis bude po odeslání obsahovat dokument, který bude označen pro export do ERMS (více naleznete níže). Spis bude po podpisu a zavedení záznamu smlouvy obsahovat podepsaný soubor a formulář. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.
[[Soubor:Ces-kos-02.png|střed|bezrámu|554x554pixelů]]

==== Dokument smlouvy v ERMS neexistuje ====
Pokud ještě smlouva v elektronické spisové službě číslo nemá, vyberte variantu NE. Spis pro smlouvu bude založen automaticky při odeslání formuláře ke schválení.

==== Dokument smlouvy v ERMS již existuje ====
Pokud již smlouva je zavedena v elektronické spisové službě, vyberte ANO a vyhledejte číslo dokumentu v pole vpravo. Můžete vyhledat dokument, který v ERMS již existuje a následně jej spárovat se zakládaným formulářem do jednoho spisu. Vyhledávání dokumentů je zatříděné věcnou skupinou, která patří přihlášenému uživateli.

=== Smlouvu bude podepisovat ===
Vyberte kdo bude smlouvu podepisovat. Podepisující mají nastavené za sebe pověřené osoby, které za primárního podepisujícího. Pokud se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, pak v sekci 1) vyplňte děkana a v sekci 2) vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

=== Žádáte o elektronický podpis rektora ===
Pro elektronické podepsání vyberte „Ano". V případě smluv podepisovaných elektronickým podpisem podle příslušných právních předpisů s formulářem bude vždy putovat soubor s finálním zněním smlouvy určený k podpisu. Ten vložte ve formátu PDF (smlouva a všechny přílohy v jednom souboru) níže v sekci Dokumenty pro předběžnou kontrolu a označte jako „Toto podepsat“. Po podpisu za UP Vám přijde e-mail s odkazem, kde lze podepsaný soubor nalézt.

=== Možnost změny předkladatele ===
Nově je možné vytvořit formulář za jiného předkladatele. Stačí '''odebrat [1]''' své jméno.
[[Soubor:Ces-kos-03.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Následně vyberte z nabídky konkrétního předkladatele.
[[Soubor:Ces-kos-04.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Autor formuláře zůstane s formulářem provázán. Autor i předkladatel budou z CES dostávat notifikace týkající se formuláře.Vytvořený spis v ERMS bude defaultně patřit autorovi, nicméně toto je možné změnit ve spodní části obrazovky pod tlačítkem '''Profil spisu [1]'''.
[[Soubor:Ces-kos-30.png|střed|bezrámu|857x857pixelů]]
V profilu spisu pak naleznete tlačítko pro předání spisu předkladateli, či autorovi.

=== Vyjádření dotčených útvarů ===
Autor může vybrat dotčené osoby, kterým formulář předá k vyjádření. Vyjadřující se osoby formulář mohou doporučit, nedoporučit, případně mohou přidat další dotčenou osobu do vyjadřovacího procesu. Po odeslání formuláře ke schválení je možné v případě potřeby v detailu formuláře měnit dotčené útvary. Vyplňujte vždy dle skutečnosti osoby, se kterými jste formulář opravdu konzultovali. Pokud jste formulář s nikým nekonzultovali, nemusíte nikoho označovat jako dotčenou osobu.

Můžete vybrat buď osoby z UP, které si '''vyhledáte sami [1]''', popřípadně vyberete '''dotčený útvar právníka [2]''' a následně vyberete právníka, se kterým jste smlouvu konzultovali.
[[Soubor:Ces-kos-05.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

==== Změna dotčené osoby ====
Můžete nahradit dotčenou osobu v detailu formuláře odeslaného k vyjádření pomocí zvýrazněného tlačítka na řádku se jménem dané osoby.
[[Soubor:Ces-kos-13.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

=== Řídící kontrola ===
V sekci řídící kontrola nastavujete '''zdroje a SPP prvky [1]''' relevantní pro váš formulář. Zobrazení příkazci a správci budou následně formulář schvalovat.

Oproti předchozí verzi formuláře přibylo pole '''Finanční zdroj [2]'''. Pokud zdroj nezná autor ani předkladatel, musí jej vyplnit příkazce. V případě více nevyplněných zdrojů u více SPP / NSS doplňuje příkazce vždy jen ke svému SPP / NS. Zdroje se filtrují se dle vybraného SPP či NS.
[[Soubor:Ces-kos-07.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]
SPP prvky lze vyhledávat i dle '''pokročilého vyhledávání [1]''', kde je možné vyhledávat dle příkazce, správce, NS, názvu a čísla SPP prvku.
[[Soubor:Ces-kos-08.png|střed|bezrámu|415x415pixelů]]
Součástí nastavení řídící kontroly jsou nastavení zda se jedná o '''stavební nebo přístrojovou investici''' nebo zda je potřeba '''Souhlas správní rady.''' Pokud vyberete ano u ''investic'', pak formulář bude schvalovat i '''kvestor''' není-li správcem rozpočtu ve výše vybraném zdroji. Pokud vyberete možnost Ano u ''souhlasu Správní rady UP'', pak formulář bude schvalovat navíc ještě '''kancléř'''.
[[Soubor:Ces-kos-09.png|střed|bezrámu|526x526pixelů]]

=== Dokumenty ===
Prostřednictvím dvou tlačítek níže nahrajte k formuláři dokumenty. Vždy je třeba pro řídicí kontrolu nahrát minimálně finální podobu smlouvy včetně všech příloh. V případě smluv podepisovaných elektronicky '''nahrajte pro řídicí kontrolu [3]''' i verzi smlouvy určenou k podpisu za UP.

Pole '''Zavést do ERMS [1]''' se uloží do spisové služby jako doklad proběhnuvší řídicí kontroly spolu s finální podobou tohoto formuláře. Export vybraného souboru do ERMS se provádí při odeslání ke schválení. Do ERMS se bude zavádět právě jeden dokument.'''Toto podepsat [2]''' – označuje se jen u elektronicky podepisovaných smluv.

'''Pomocný dokument [4]''' slouží pro případná vyjádření, podklady pro znečitelnění pasáží smlouvy apod.
[[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

==== Nový dokument k podpisu během schvalovacího procesu ====
Pokud obdržíte v průběhu schvalování nebo před podpisem dokument k podpisu (např. byl podepsán dalšími protistranami aj.), můžete jej v detailu donahrát a označit jej k podpisu. [[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
=== Odeslání ke schválení / Předání předkladateli ===
Rozpracovaný formulář si uložte tlačítkem '''Přidat [1]'''. Připravený formulář buď '''odešlete ke schválení [2]''', jste-li autorem a předkladatelem zároveň.
[[Soubor:Ces-kos-17.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Pokud je předkladatel někdo jiný, musíte formulář předkladateli nejprve '''předat [1]'''. Ten následně formulář najde v přehledu formulářů, popř. nalezne odkaz v notifikačním e-mailu.
[[Soubor:Ces-kos-12.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

=== Stav schvalování ===
Každý uživatel může jednoduše několika způsoby zjistit, v jakém stavu se jeho formulář nachází. Jedním způsobem je ikona v přehledu formulářů, kde stav symbolizuje '''ikona [1]''' v levé části tabulky. Pod tabulkou je jednoduchá stavová legenda. Přesnější informace nalezne uživatel v '''detailu [2]''' formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-28.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Ve spodní části formuláře je dostupný náhled na to, kdo již schválil a na koho se ještě se schválením čeká.
[[Soubor:Ces-kos-29.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Elektronický podepsaný dokument ===
Po podpisu naleznete podepsaný dokument v detailu formuláře. Dokument si můžete uložit kliknutím pravým tlačítkem myši -> Uložit cíl jako.
[[Soubor:Ces-kos-33.png|střed]]

== Vyjádření dotčených útvarů - role dotčené osoby / právníka ==
Informace s žádostí o vyjádření se k formuláři obdrží dotčený útvar pomocí e-mailové notifikace.

=== Přehled formulářů ===
Veškeré formuláře k vyjádření nalezne v příslušné sekci '''K vyjádření [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-14.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře.

==== Přidání dotčené osoby ====
V sekci III. Vyjádření dotčených útvarů můžete '''přidat další dotčenou osobu [1]''' pro vyjádření k formuláři, uznáte-li za nutné či vhodné, aby formulář viděl někdo další.
[[Soubor:Ces-kos-15.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

==== Vyjádření ====
Tlačítka pro doporučení – nedoporučení jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby nedoporučit je komentář k vyjádření povinný. Komentář k doporučení či nedoporučení se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím.
[[Soubor:Ces-kos-16.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== Schvalování - role příkazce, správce, kvestora a kancléře ==
Na nový formulář ke schválení je schvalující upozorněn notifikačním e-mailem. Schvalovatelé mohou formulář schválit, či zamítnout. Zatmítnutím jedním ze schvalovatelů se schvalovací proces ukončí. Ke schvalovatelům se buď formulář dostane po vyjádření dotčených útvarů, případně rovnou nejsou-li do vyjadřovacího procesu dotčené útvary zapojeny.

=== Přehled formulářů ===
Formuláře ke schválení se nachází v sekci '''Ke Schválení [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2].'''
[[Soubor:Ces-kos-18.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře. Rovněž jsou zde dostupná i vyjádření dotčených osob či schvalovatelů, byli-li součástí vyjadřovacího procesu.
[[Soubor:Ces-kos-31.png|střed|bezrámu|605x605pixelů]]

==== Schvalování ====
Tlačítka pro '''schválení – zamítnutí [1]''' jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby zamítnout je komentář k vyjádření povinný. Komentář ke schválení či zamítnutí se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím (byl-li formulář schválen).
[[Soubor:Ces-kos-19.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== Podepisování - role rektor, děkan, ředitel, osoba oprávněná podpisu ==

Uživatelé oprávněni k podepisování mají v aplikaci k ispozici sekce pro podepisování - jedna z nich je pro '''analogové podpisy [1]''', druhá pro '''elektronické podpisy [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-32.png|střed|bezrámu|663x663pixelů]]

=== Analogové podpisy ===
Analogové dokumenty se podepisují v listinné podobě, v aplikaci se jen provede záznam o zkontrolování a podepsání příslušného dokumentu. V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na detail formuláře.

Analogové dokumenty se označují tlačítkem Zkontrolováno, když fyzicky dorazí k podpisu a jsou zkontrolovány. Pokud je v pořadí více dokumentů, je možné je nejprve označit za zkontrolované a následně je hromadně či po jednom označit jako podepsané, jakmile jsou fyzicky podepsané.
[[Soubor:Ces-kos-25.png|střed|805x805pixelů]]
Jakmile je fomulář označen jako zkontrolovaný, pak je možné jej '''označit za podepsaný [4]''', byl-li již podepsaný listinně. Zkontrolované formuláře je možné označovat '''jednotlivě [1]''' k hromadnému podpisu, lze označit i '''vše [2]''' zkontrolováno k hromadnému '''označení za podepsané [3].'''
[[Soubor:Ces-kos-27.png|střed|857x857pixelů]]
Pod tlačítkem '''Další [1]''' je možnost '''změnit''' '''podepisujícího [2]''', v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, nebo označit formulář stav '''Odmítám podepsat [3]''',
[[Soubor:Ces-kos-26.png|střed]]

=== Elektronické podpisy ===

V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na detail formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-20.png|střed|bezrámu|888x888pixelů]]

Digitální dokumenty se označují stejně jako u analogu označují za zkontrolované tlačítkem Zkontrolováno. Nemusí se čekat, až fyzicky dorazí a mohou být rovnou podepsány. Podepisuje se v nástroji REMSIG. Stejně jako u analogových formulářů je možné označit jednotlivé formuláře za zkontrolované a poté je hromadně podepsat.
[[Soubor:Ces-kos-22.png|střed|910x910pixelů]]
Pod tlačítkem další je možnost označit formulář stav "Odmítám podepsat", či změnit podepisujícího, v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, případně je možné nahrát již podepsaný dokument v jiném systému, popř. dokument k podpisu.
[[Soubor:Ces-kos-21.png|střed]]

==== REMSIG ====
V případě, že podepisující vidí záložku REMSIG, pak je to z toho důvodu, aby viděli, co už bylo jimi odesláno do Remsigu, ale tam to z nějakého důvodu nepodepsali.
[[Soubor:Ces-kos-23.png|střed]]
Poté pod záložkou REMSIG uvidíte přehled čekajících dokumentů k podpisu. Pro podpis klikněte na tlačítko '''Remsig'''.
[[Soubor:Ces-kos-24.png|střed|849x849pixelů]]

== Založení záznamu smlouvy - klíčový uživatel ==
KU obdrží po podpisu notifikaci, že byl formulář podepsán. V notifikaci je odkaz na předmětný formulář. V detailu formuláře je v jeho horní části uvedeno číslo formuláře. KU vyhledá příslušný formulář v CES. Po kliknutí na záložku Formuláře žádosti o podpis - Nové se zobrazí přehled formulářů a také vyhledávací pole, která umožňují vyhledání konkrétního formuláře. Po zadání čísla formuláře do pole Hledat a klepnutí na klávesu Enter se vyhledá příslušný formulář. Kliknutím na ikonku s tužkou či na název formuláře se otevře okno Úprava formuláře. V dolní části okna formuláře klikne KU na tlačítko Vytvořit záznam smlouvy. Další postup u záznamu smlouvy je v [https://smlouvy.upol.cz/Content/Metodika_smlouvy_CES_29.05.2022.pdf metodice k CES].

== Exporty do ERMS ==

=== Formulář k analogově podepisované smlouvě ===

* Po založení vznikne spis s dokumenty
* Exportuje se nahraná hlavní komponenta a vytvoří se záznam o analogovém dokumentu
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Po podepsání se exportuje pdf formuláře

=== Formulář k elektronicky podepisované smlouvě ===

* Po vytvoření formuláře vznikne spis s dokumentem – hlavní komponentou
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Podepsaný soubor se exportuje po založení záznamu smlouvy

== Elektronické podpisy ==

* Ideálně jeden PDF soubor se všemi součástmi (přílohami smlouvy)
* Nic netisknout, neskenovat, nedělat v malování apod.
* Konverze – jediná správná na poště (CzechPointu); nikoli ta v ERMS!
* UP musí mít kvalifikovaný podpis – vizte <nowiki>https://cvt.upol.cz/certifikaty/</nowiki>
* Kontrolujte předchozí el. podpisy a především ten svůj (za UP)
* Elektronický podpis nemusí být vidět na tisku ani v obrazu souboru – rozhodující jsou „metadata“ v souboru PDF – tam naleznete i jeho datum
* Panel podpisu; přes pravé tlačítko – vydavatel, zámeček eIDAS, validovat, vlastnosti podpisu
* Celkem jasné v EU, jinde s otazníkem

== •Adobe Acrobat (Reader), Microsoft Edge a jiné webové prohlížeče, <nowiki>https://ec.europa.eu/digital-building-blocks/DSS/webapp-demo/validation</nowiki> ==
TBD

- Více naspecifikovat co mají ědělat s tím, že jim přijde předem analogový dokument

- Víc naspecifikovat co s analogovým souborem skrz to ERMS

- Rektor není poslední – kde ho najde předkladatel, kde ho najde? Má být v ERMS. Kam se vkládá všemi stranami podepsaný soubor? Kam se má nahrát? Jen do ERMS? Komu to předkladatel dá? Klíčákovi? Do formu po podpisu to nejde. Tak to je korektně. Můžou se vytáhnout soubory a ty použít. Pak to musí dostat nějak klíčák a pak to udělat záznam smlouvy s tím. To se musí vyladit s ZČ ten postup protože to je nejasné.

Soubor:Ces-kos-34.png

2026-02-17T08:42:34Z

Babuto00: Načteno vlastní dílo pomocí Průvodce načítáním souborů

CES - formulář žádosti o podpis

2026-02-17T07:51:45Z

Babuto00: /* Elektronický podepsaný dokument */

Následující text má za cíl pokrýt informace týkající se správy, tvorby formuláře žádosti o podpis v elektronické podobě, která byla nasazena do pilotního provozu na RUP UP v únoru 2026. Aplikace CES je dostupná pouze přes síť UP, nebo přes VPN. TEXT JE V PROCESU TVORBY

== Vytvoření formuláře žádosti o podpis smlouvy rektorem (dále jen „formulář“) ==
Postup vytvoření formuláře v CES v souladu s novou vnitřní normou '''R-B-22/09 – Řád předkládání smluv k podpisu rektora UP''' a v návaznosti na vnitřní normu '''R-B-22/08 – CES a registr smluv''', ve znění pozdějších novel. Obě normy jsou účinné od 1. června 2022 a nyní ještě doznají změn.

== Vysvětlení názvosloví ==

=== Registr smluv x CES ===
'''CES''' je interní databází UP, která slouží primárně jejím zaměstnancům. Její fungování a podrobnosti upravuje stejnojmenná norma UP. Je zde uložena naprostá většina smluv UP uzavřených s výjimkami dle zmíněné normy včetně většího množství metadat než je v RS. Dá se v nich i solidně vyhledávat a filtrovat na odkazu smlouvy.upol.cz K uložení dokumentů však správně slouží spisová služba ERMS. Na UP je to úloha klíčových uživatelů.

'''Registr smluv (RS)''' je naproti tomu veřejně přístupná databáze, kam mají povinnost některé subjekty (mezi nimi i UP) vkládat jimi uzavřené smlouvy při dodržení podmínek nastavených v zákoně č. 340/2015 Sb., o registru smluv, ve znění pozdějších přepisů. Nejsou tam úplně všechny UP uzavřené smlouvy, ale dostane se tam i veřejnost. Znění smluv je v zákonem stanoveném rozsahu znečitelněno. RS spravovalo Ministerstvo vnitra ČR (nyní Dig. a inf. agentura) a je dostupný na webových stránkách [https://smlouvy.gov.cz/vyhledavani smlouvy.gov.cz/vyhledavani]. Na UP zajišťuje pouze operátor(ky)

=== Kdo je kdo (v normách, v CES a hlavně v praxi)? ===
Ne všichni v procesu (na formuláři) u každé smlouvy jsou, ale někteří se mohou vyskytovat i ve více pozicích. '''Musí to odpovídat realitě: byli-li nebo mají-li být zapojeni, musí být na košilce.'''

'''Předkladatel:''' Komunikuje se smluvní stranou, s dotč. útvary. Měl by před podpisem o smlouvě vědět nejvíc. Zpravidla vytváří formulář; vždy odpovídá za obsah

'''Autor''': Může předchystat formulář předkladateli

'''Dotčený útvar/dotčená osoba:''' Předkladatel s ním interně konzultoval smlouvu

'''Dotčený útvar právníka/právník:''' Tvořil či připomínkoval smlouvu

'''Příkazce operace a správce rozpočtu:''' Provádějí předběžnou kontrolu po stránce věcné a finanční rozhodnou, zda se smlouva uzavře – předá k podpisu.

'''Sekretariát podepisujícího:''' Průběžně sleduje smlouvy prošlé schvalovacím procesem. Kompletuje a připravuje dokumenty k podpisu – listinné smlouvy s košilkami hlavně.

'''Podepisující (R, D, ředitel):''' Smlouvu (ne)podepíše – právně jedná za UP. Substitut – podepisuje dle pověření určité smlouvy v zástupu za podepisujícího.

'''Klíčový uživatel:''' vytváří záznam smlouvy v CES (ideálně z košilky)

'''Operátor Registru smluv:''' Anonymizuje smlouvu a uveřejní ji v RS

'''Odpovědná osoba:''' Má na starost smlouvu po podpisu (často předkladatel)

== Předkladatel a ERMS ==
Výsledkem celého procesu schvalování a podpisu formuláře žádosti o podpis je '''spis v ERMS''' obsahující '''formulář''' (digitální dokument) a '''smlouvu''' (digitální nebo analogový dokument), případně přílohy.

'''Zpracovatelem''' (tzn. držitelem) tohoto spisu je '''předkladatel'''. Předkladatel může v ERMS '''zpřístupnit''' spis k nahlížení nebo editaci i ostatním, např. '''autorovi'''.

Kdo drží v ERMS záznam o analogovém dokumentu, drží i odpovídající analogový dokument. Nelze ho mít umístěn u někoho jiného nebo na jiném oddělení.

Dokumenty je třeba '''správně a včas vyřídit''' a spis následně uzavřít. Spis smlouvy lze '''uzavřít''' ve chvíli, kdy je smluvní vztah definitivně '''skončen''' a neočekává se vznik žádných dalších dokumentů (dodatek, reklamace, protokol o předání díla, atd.). '''Nelze znovu otevřít uzavřený spis!'''

Zpracovatel (předkladatel) se stará o to, aby k uzavření spisu ve správný čas došlo, a předává spis '''v ERMS na spisovnu.''' Správná evidence a postupy '''snižují riziko chyb i sankcí''' pro instituci a pomáhají udržet provoz '''bez zbytečné zátěže''' uzavřených agend.

=== Termíny v ERMS a jejich souvislosti ===
'''SPIS''' = spojení dokumentů týkajících se téže věci („složka“ seskupující související dokumenty) souvisejí

* '''DOKUMENT''' = každá zaznamenaná informace, která byla původcem vytvořena nebo původci doručena v podobě '''analogové''' (papírové) či '''digitální'''

'''ZÁSILKA''' = „obálka“, resp. dokument v „obálce“ pro účely doručování

* '''DOKUMENT''' = obsah zásilky, v ERMS se zásilka stává dokumentem doručením zpracovateli
** '''KOMPONENTA''' = data, který tvoří digitální dokument, neexistuje dig.dokument bez alespoň jedné komponenty, např. pdf dokumentu, jpg nebo xlsx přílohy, xml metadat, asice podpisového obalu, tsr časového razítka…

==== Digitální dokument ====

* je vždy '''originál'''.
* nepotřebuje '''žádnou papírovou''' verzi „pro jistotu“.
* musí mít '''smysluplný název''' odpovídající obsahu dokumentu.
* '''finální verze patří vždy do ERMS''', ne pouze na úložiště, cloud nebo do e-mailu.
* se předává standardními kanály: '''přes ERMS, datovou schránkou''', případně e-mailem (nejméně vhodné).
* který je odesílán ven jako právní úkon instituce, musí mít elektronický podpis nebo pečeť.
* screenshot nebo scan dokumentu '''není''' digitální dokument.

== Cesta formuláře (a smlouvy) ==
'''Všeobecně shrnutí procesu:'''

# Založení formuláře a odeslání ke schválení
# Vyjádření dotčených útvarů
# Schvalování příkazcem operace a správcem rozpočtu
# Schválení kvestorem není-li správcem rozpočtu v případě stavebních a přístrojových investic
# Schválení kancléřem je-li potřeba souhlas správní rady
# Po kompletním schválení míří elektronický formulář (a smlouva) k podpisu rektora, v případě analogu musí být v listinné podobě doručena
# Podpis dokumentu v CES, jinde (vložení podepsaného originálu do systému), u analogového dokumentu na papíře
# Elektronická smlouva jde po podpisu předkladateli/autorovi či přímo klíčovému uživateli, je-li UP posledním podepisujícím. Listinná smlouva se vrací fyzicky dle stejného klíče.
# Nepodepisuje-li UP jako poslední, musí předkladatel/autor zajištit podpis dalších stran a následně předat finální dokument KU
# Zavedení smlouvy do CES klíčovým uživatelem
# Uveřejnění smlouvy v RS operátorem

=== Doplňující informace ===
'''Předkladatel''' ('''pokud není autorem''') musí formulář po vyplnění autorem doplnit a následně odeslat do schvalovacího workflow. Vyjádření dotčených útvarů a dotčené osoby nemusí být součásti workflow.

'''Souhlas „původního podepisujícího“ se substitutem:'''

* Pokud na základě normy UP (typicky Statut UP, statut součásti UP, norma o pověření právním jednáním za UP) či dlouhodobého pověření jiného má podepisovat někdo jiný než vybraná podepisující osoba, vyberte jej z menu. Nejste-li si jistí, konzultujte s podepisující osobou nebo její kanceláří. Neslouží k vyplňování dočasných zástupů v nepřítomnosti. Krátké odůvodnění doplňte níže do pole Poznámka. Má-li podepisovat osoba jiná než uvedená v této nabídce, nechte toto pole prázdné a poznamenejte to níže do pole Poznámka.
* Když se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, o řádek výše vyplňte děkana a zde vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

'''Formulář zamítnutý jedním ze schvalujících je zamítnut jako celek.''' Lze vytvořit kopii a provést potřebné opravy a odeslat jej znovu do schvalovacího procesu.

'''Formulář nedoporučený dotčeným útvarem''' postupuje dále do schvalovacího procesu a vyjádření dotčených útvarů jsou dostupné schvalovatelům i podepisujícím.

=== Po podpisu ===
Po podpisu jde autorovi, předkladateli (klíčovému uživateli a OVZ je-li relevantní) notifikace o tom, že smlouva byla podepsána.

Jde-li o smlouvu, kde UP podepisuje jako poslední, klíčový uživatel (po obdržení listinného originálu smlouvy u listinných smluv; po obdržení originálu elektronicky podepsané smlouvy, pokud není v systému) zavede smlouvu do CES.

Jde-li o smlouvu, kde UP nepodepisuje poslední, předkladatel (autor) zajistí podpis ostatních stran a originál smlouvy doručí klíčovému uživateli po podpisu ostatních stran.

== Vytváření formuláře žádosti o podpis - role autora / předkladatele ==
Přihlášení do aplikace CES a přihlašování zůstává stejné, jako to bylo doposu, tj. smlouvy.upol.cz a přihlašovací údaje stejné jako do Portálu. Pro tvorbu nového formuláře je potřeba vybrat sekci '''Formuláře žádosti o podpis – Nové [1].''' V sekci '''Formuláře žádosti o podpis - staré''' naleznete formuláře vytvořené v původní verzi aplikace.
[[Soubor:Ces-kos-01.png|střed|bezrámu|508x508pixelů]]
Každý formulář obsahuje informační bubliny, kde se nachází informace pro korektní vyplnění formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-00.png|střed|bezrámu|682x682pixelů]]

=== Provázání s ERMS ===
Odesláním formuláře do schvalovacího procesu vznikne automaticky spis v ERMS. Spis bude po odeslání obsahovat dokument, který bude označen pro export do ERMS (více naleznete níže). Spis bude po podpisu a zavedení záznamu smlouvy obsahovat podepsaný soubor a formulář. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.
[[Soubor:Ces-kos-02.png|střed|bezrámu|554x554pixelů]]

==== Dokument smlouvy v ERMS neexistuje ====
Pokud ještě smlouva v elektronické spisové službě číslo nemá, vyberte variantu NE. Spis pro smlouvu bude založen automaticky při odeslání formuláře ke schválení.

==== Dokument smlouvy v ERMS již existuje ====
Pokud již smlouva je zavedena v elektronické spisové službě, vyberte ANO a vyhledejte číslo dokumentu v pole vpravo. Můžete vyhledat dokument, který v ERMS již existuje a následně jej spárovat se zakládaným formulářem do jednoho spisu. Vyhledávání dokumentů je zatříděné věcnou skupinou, která patří přihlášenému uživateli.

=== Smlouvu bude podepisovat ===
Vyberte kdo bude smlouvu podepisovat. Podepisující mají nastavené za sebe pověřené osoby, které za primárního podepisujícího. Pokud se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, pak v sekci 1) vyplňte děkana a v sekci 2) vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

=== Žádáte o elektronický podpis rektora ===
Pro elektronické podepsání vyberte „Ano". V případě smluv podepisovaných elektronickým podpisem podle příslušných právních předpisů s formulářem bude vždy putovat soubor s finálním zněním smlouvy určený k podpisu. Ten vložte ve formátu PDF (smlouva a všechny přílohy v jednom souboru) níže v sekci Dokumenty pro předběžnou kontrolu a označte jako „Toto podepsat“. Po podpisu za UP Vám přijde e-mail s odkazem, kde lze podepsaný soubor nalézt.

=== Možnost změny předkladatele ===
Nově je možné vytvořit formulář za jiného předkladatele. Stačí '''odebrat [1]''' své jméno.
[[Soubor:Ces-kos-03.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Následně vyberte z nabídky konkrétního předkladatele.
[[Soubor:Ces-kos-04.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Autor formuláře zůstane s formulářem provázán. Autor i předkladatel budou z CES dostávat notifikace týkající se formuláře.Vytvořený spis v ERMS bude defaultně patřit autorovi, nicméně toto je možné změnit ve spodní části obrazovky pod tlačítkem '''Profil spisu [1]'''.
[[Soubor:Ces-kos-30.png|střed|bezrámu|857x857pixelů]]
V profilu spisu pak naleznete tlačítko pro předání spisu předkladateli, či autorovi.

=== Vyjádření dotčených útvarů ===
Autor může vybrat dotčené osoby, kterým formulář předá k vyjádření. Vyjadřující se osoby formulář mohou doporučit, nedoporučit, případně mohou přidat další dotčenou osobu do vyjadřovacího procesu. Po odeslání formuláře ke schválení je možné v případě potřeby v detailu formuláře měnit dotčené útvary. Vyplňujte vždy dle skutečnosti osoby, se kterými jste formulář opravdu konzultovali. Pokud jste formulář s nikým nekonzultovali, nemusíte nikoho označovat jako dotčenou osobu.

Můžete vybrat buď osoby z UP, které si '''vyhledáte sami [1]''', popřípadně vyberete '''dotčený útvar právníka [2]''' a následně vyberete právníka, se kterým jste smlouvu konzultovali.
[[Soubor:Ces-kos-05.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

==== Změna dotčené osoby ====
Můžete nahradit dotčenou osobu v detailu formuláře odeslaného k vyjádření pomocí zvýrazněného tlačítka na řádku se jménem dané osoby.
[[Soubor:Ces-kos-13.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

=== Řídící kontrola ===
V sekci řídící kontrola nastavujete '''zdroje a SPP prvky [1]''' relevantní pro váš formulář. Zobrazení příkazci a správci budou následně formulář schvalovat.

Oproti předchozí verzi formuláře přibylo pole '''Finanční zdroj [2]'''. Pokud zdroj nezná autor ani předkladatel, musí jej vyplnit příkazce. V případě více nevyplněných zdrojů u více SPP / NSS doplňuje příkazce vždy jen ke svému SPP / NS. Zdroje se filtrují se dle vybraného SPP či NS.
[[Soubor:Ces-kos-07.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]
SPP prvky lze vyhledávat i dle '''pokročilého vyhledávání [1]''', kde je možné vyhledávat dle příkazce, správce, NS, názvu a čísla SPP prvku.
[[Soubor:Ces-kos-08.png|střed|bezrámu|415x415pixelů]]
Součástí nastavení řídící kontroly jsou nastavení zda se jedná o '''stavební nebo přístrojovou investici''' nebo zda je potřeba '''Souhlas správní rady.''' Pokud vyberete ano u ''investic'', pak formulář bude schvalovat i '''kvestor''' není-li správcem rozpočtu ve výše vybraném zdroji. Pokud vyberete možnost Ano u ''souhlasu Správní rady UP'', pak formulář bude schvalovat navíc ještě '''kancléř'''.
[[Soubor:Ces-kos-09.png|střed|bezrámu|526x526pixelů]]

=== Dokumenty ===
Prostřednictvím dvou tlačítek níže nahrajte k formuláři dokumenty. Vždy je třeba pro řídicí kontrolu nahrát minimálně finální podobu smlouvy včetně všech příloh. V případě smluv podepisovaných elektronicky '''nahrajte pro řídicí kontrolu [3]''' i verzi smlouvy určenou k podpisu za UP.

Pole '''Zavést do ERMS [1]''' se uloží do spisové služby jako doklad proběhnuvší řídicí kontroly spolu s finální podobou tohoto formuláře. Export vybraného souboru do ERMS se provádí při odeslání ke schválení. Do ERMS se bude zavádět právě jeden dokument.'''Toto podepsat [2]''' – označuje se jen u elektronicky podepisovaných smluv.

'''Pomocný dokument [4]''' slouží pro případná vyjádření, podklady pro znečitelnění pasáží smlouvy apod.
[[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

==== Nový dokument k podpisu během schvalovacího procesu ====
Pokud obdržíte v průběhu schvalování nebo před podpisem dokument k podpisu (např. byl podepsán dalšími protistranami aj.), můžete jej v detailu donahrát a označit jej k podpisu. [[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
=== Odeslání ke schválení / Předání předkladateli ===
Rozpracovaný formulář si uložte tlačítkem '''Přidat [1]'''. Připravený formulář buď '''odešlete ke schválení [2]''', jste-li autorem a předkladatelem zároveň.
[[Soubor:Ces-kos-17.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Pokud je předkladatel někdo jiný, musíte formulář předkladateli nejprve '''předat [1]'''. Ten následně formulář najde v přehledu formulářů, popř. nalezne odkaz v notifikačním e-mailu.
[[Soubor:Ces-kos-12.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

=== Stav schvalování ===
Každý uživatel může jednoduše několika způsoby zjistit, v jakém stavu se jeho formulář nachází. Jedním způsobem je ikona v přehledu formulářů, kde stav symbolizuje '''ikona [1]''' v levé části tabulky. Pod tabulkou je jednoduchá stavová legenda. Přesnější informace nalezne uživatel v '''detailu [2]''' formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-28.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Ve spodní části formuláře je dostupný náhled na to, kdo již schválil a na koho se ještě se schválením čeká.
[[Soubor:Ces-kos-29.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Elektronický podepsaný dokument ===
Po podpisu naleznete podepsaný dokument v detailu formuláře. Dokument si můžete uložit kliknutím pravým tlačítkem myši -> Uložit cíl jako.
[[Soubor:Ces-kos-33.png|střed]]

== Vyjádření dotčených útvarů - role dotčené osoby / právníka ==
Informace s žádostí o vyjádření se k formuláři obdrží dotčený útvar pomocí e-mailové notifikace.

=== Přehled formulářů ===
Veškeré formuláře k vyjádření nalezne v příslušné sekci '''K vyjádření [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-14.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře.

==== Přidání dotčené osoby ====
V sekci III. Vyjádření dotčených útvarů můžete '''přidat další dotčenou osobu [1]''' pro vyjádření k formuláři, uznáte-li za nutné či vhodné, aby formulář viděl někdo další.
[[Soubor:Ces-kos-15.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

==== Vyjádření ====
Tlačítka pro doporučení – nedoporučení jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby nedoporučit je komentář k vyjádření povinný. Komentář k doporučení či nedoporučení se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím.
[[Soubor:Ces-kos-16.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== Schvalování - role příkazce, správce, kvestora a kancléře ==
Na nový formulář ke schválení je schvalující upozorněn notifikačním e-mailem. Schvalovatelé mohou formulář schválit, či zamítnout. Zatmítnutím jedním ze schvalovatelů se schvalovací proces ukončí. Ke schvalovatelům se buď formulář dostane po vyjádření dotčených útvarů, případně rovnou nejsou-li do vyjadřovacího procesu dotčené útvary zapojeny.

=== Přehled formulářů ===
Formuláře ke schválení se nachází v sekci '''Ke Schválení [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2].'''
[[Soubor:Ces-kos-18.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře. Rovněž jsou zde dostupná i vyjádření dotčených osob či schvalovatelů, byli-li součástí vyjadřovacího procesu.
[[Soubor:Ces-kos-31.png|střed|bezrámu|605x605pixelů]]

==== Schvalování ====
Tlačítka pro '''schválení – zamítnutí [1]''' jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby zamítnout je komentář k vyjádření povinný. Komentář ke schválení či zamítnutí se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím (byl-li formulář schválen).
[[Soubor:Ces-kos-19.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== Podepisování - role rektor, děkan, ředitel, osoba oprávněná podpisu ==

Uživatelé oprávněni k podepisování mají v aplikaci k ispozici sekce pro podepisování - jedna z nich je pro '''analogové podpisy [1]''', druhá pro '''elektronické podpisy [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-32.png|střed|bezrámu|663x663pixelů]]

=== Analogové podpisy ===
Analogové dokumenty se podepisují v listinné podobě, v aplikaci se jen provede záznam o zkontrolování a podepsání příslušného dokumentu. V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na detail formuláře.

Analogové dokumenty se označují tlačítkem Zkontrolováno, když fyzicky dorazí k podpisu a jsou zkontrolovány. Pokud je v pořadí více dokumentů, je možné je nejprve označit za zkontrolované a následně je hromadně či po jednom označit jako podepsané, jakmile jsou fyzicky podepsané.
[[Soubor:Ces-kos-25.png|střed|805x805pixelů]]
Jakmile je fomulář označen jako zkontrolovaný, pak je možné jej '''označit za podepsaný [4]''', byl-li již podepsaný listinně. Zkontrolované formuláře je možné označovat '''jednotlivě [1]''' k hromadnému podpisu, lze označit i '''vše [2]''' zkontrolováno k hromadnému '''označení za podepsané [3].'''
[[Soubor:Ces-kos-27.png|střed|857x857pixelů]]
Pod tlačítkem '''Další [1]''' je možnost '''změnit''' '''podepisujícího [2]''', v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, nebo označit formulář stav '''Odmítám podepsat [3]''',
[[Soubor:Ces-kos-26.png|střed]]

=== Elektronické podpisy ===

V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na detail formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-20.png|střed|bezrámu|888x888pixelů]]

Digitální dokumenty se označují stejně jako u analogu označují za zkontrolované tlačítkem Zkontrolováno. Nemusí se čekat, až fyzicky dorazí a mohou být rovnou podepsány. Podepisuje se v nástroji REMSIG. Stejně jako u analogových formulářů je možné označit jednotlivé formuláře za zkontrolované a poté je hromadně podepsat.
[[Soubor:Ces-kos-22.png|střed|910x910pixelů]]
Pod tlačítkem další je možnost označit formulář stav "Odmítám podepsat", či změnit podepisujícího, v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, případně je možné nahrát již podepsaný dokument v jiném systému, popř. dokument k podpisu.
[[Soubor:Ces-kos-21.png|střed]]

==== REMSIG ====
V případě, že podepisující vidí záložku REMSIG, pak je to z toho důvodu, aby viděli, co už bylo jimi odesláno do Remsigu, ale tam to z nějakého důvodu nepodepsali.
[[Soubor:Ces-kos-23.png|střed]]
Poté pod záložkou REMSIG uvidíte přehled čekajících dokumentů k podpisu. Pro podpis klikněte na tlačítko '''Remsig'''.
[[Soubor:Ces-kos-24.png|střed|849x849pixelů]]

== Založení záznamu smlouvy - klíčový uživatel ==
KU obdrží po podpisu notifikaci, že byl formulář podepsán. V notifikaci je odkaz na předmětný formulář. V detailu formuláře je v jeho horní části uvedeno číslo formuláře. KU vyhledá příslušný formulář v CES. Po kliknutí na záložku Formuláře žádosti o podpis - Nové se zobrazí přehled formulářů a také vyhledávací pole, která umožňují vyhledání konkrétního formuláře. Po zadání čísla formuláře do pole Hledat a klepnutí na klávesu Enter se vyhledá příslušný formulář. Kliknutím na ikonku s tužkou či na název formuláře se otevře okno Úprava formuláře. V dolní části okna formuláře klikne KU na tlačítko Vytvořit záznam smlouvy. Další postup u záznamu smlouvy je v [https://smlouvy.upol.cz/Content/Metodika_smlouvy_CES_29.05.2022.pdf metodice k CES].

== Exporty do ERMS ==

=== Formulář k analogově podepisované smlouvě ===

* Po založení vznikne spis s dokumenty
* Exportuje se nahraná hlavní komponenta a vytvoří se záznam o analogovém dokumentu
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Po podepsání se exportuje pdf formuláře

=== Formulář k elektronicky podepisované smlouvě ===

* Po vytvoření formuláře vznikne spis s dokumentem – hlavní komponentou
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Podepsaný soubor se exportuje po založení záznamu smlouvy

== Elektronické podpisy ==

* Ideálně jeden PDF soubor se všemi součástmi (přílohami smlouvy)
* Nic netisknout, neskenovat, nedělat v malování apod.
* Konverze – jediná správná na poště (CzechPointu); nikoli ta v ERMS!
* UP musí mít kvalifikovaný podpis – vizte <nowiki>https://cvt.upol.cz/certifikaty/</nowiki>
* Kontrolujte předchozí el. podpisy a především ten svůj (za UP)
* Elektronický podpis nemusí být vidět na tisku ani v obrazu souboru – rozhodující jsou „metadata“ v souboru PDF – tam naleznete i jeho datum
* Panel podpisu; přes pravé tlačítko – vydavatel, zámeček eIDAS, validovat, vlastnosti podpisu
* Celkem jasné v EU, jinde s otazníkem

== •Adobe Acrobat (Reader), Microsoft Edge a jiné webové prohlížeče, <nowiki>https://ec.europa.eu/digital-building-blocks/DSS/webapp-demo/validation</nowiki> ==
TBD

- Více naspecifikovat co mají ědělat s tím, že jim přijde předem analogový dokument

- Víc naspecifikovat co s analogovým souborem skrz to ERMS

- Rektor není poslední – kde ho najde předkladatel, kde ho najde? Má být v ERMS. Kam se vkládá všemi stranami podepsaný soubor? Kam se má nahrát? Jen do ERMS? Komu to předkladatel dá? Klíčákovi? Do formu po podpisu to nejde. Tak to je korektně. Můžou se vytáhnout soubory a ty použít. Pak to musí dostat nějak klíčák a pak to udělat záznam smlouvy s tím. To se musí vyladit s ZČ ten postup protože to je nejasné.

Soubor:Ces-kos-33.png

2026-02-17T07:51:18Z

Babuto00: Načteno vlastní dílo pomocí Průvodce načítáním souborů

CES - formulář žádosti o podpis

2026-02-17T07:50:56Z

Babuto00: /* Stav schvalování */

Následující text má za cíl pokrýt informace týkající se správy, tvorby formuláře žádosti o podpis v elektronické podobě, která byla nasazena do pilotního provozu na RUP UP v únoru 2026. Aplikace CES je dostupná pouze přes síť UP, nebo přes VPN. TEXT JE V PROCESU TVORBY

== Vytvoření formuláře žádosti o podpis smlouvy rektorem (dále jen „formulář“) ==
Postup vytvoření formuláře v CES v souladu s novou vnitřní normou '''R-B-22/09 – Řád předkládání smluv k podpisu rektora UP''' a v návaznosti na vnitřní normu '''R-B-22/08 – CES a registr smluv''', ve znění pozdějších novel. Obě normy jsou účinné od 1. června 2022 a nyní ještě doznají změn.

== Vysvětlení názvosloví ==

=== Registr smluv x CES ===
'''CES''' je interní databází UP, která slouží primárně jejím zaměstnancům. Její fungování a podrobnosti upravuje stejnojmenná norma UP. Je zde uložena naprostá většina smluv UP uzavřených s výjimkami dle zmíněné normy včetně většího množství metadat než je v RS. Dá se v nich i solidně vyhledávat a filtrovat na odkazu smlouvy.upol.cz K uložení dokumentů však správně slouží spisová služba ERMS. Na UP je to úloha klíčových uživatelů.

'''Registr smluv (RS)''' je naproti tomu veřejně přístupná databáze, kam mají povinnost některé subjekty (mezi nimi i UP) vkládat jimi uzavřené smlouvy při dodržení podmínek nastavených v zákoně č. 340/2015 Sb., o registru smluv, ve znění pozdějších přepisů. Nejsou tam úplně všechny UP uzavřené smlouvy, ale dostane se tam i veřejnost. Znění smluv je v zákonem stanoveném rozsahu znečitelněno. RS spravovalo Ministerstvo vnitra ČR (nyní Dig. a inf. agentura) a je dostupný na webových stránkách [https://smlouvy.gov.cz/vyhledavani smlouvy.gov.cz/vyhledavani]. Na UP zajišťuje pouze operátor(ky)

=== Kdo je kdo (v normách, v CES a hlavně v praxi)? ===
Ne všichni v procesu (na formuláři) u každé smlouvy jsou, ale někteří se mohou vyskytovat i ve více pozicích. '''Musí to odpovídat realitě: byli-li nebo mají-li být zapojeni, musí být na košilce.'''

'''Předkladatel:''' Komunikuje se smluvní stranou, s dotč. útvary. Měl by před podpisem o smlouvě vědět nejvíc. Zpravidla vytváří formulář; vždy odpovídá za obsah

'''Autor''': Může předchystat formulář předkladateli

'''Dotčený útvar/dotčená osoba:''' Předkladatel s ním interně konzultoval smlouvu

'''Dotčený útvar právníka/právník:''' Tvořil či připomínkoval smlouvu

'''Příkazce operace a správce rozpočtu:''' Provádějí předběžnou kontrolu po stránce věcné a finanční rozhodnou, zda se smlouva uzavře – předá k podpisu.

'''Sekretariát podepisujícího:''' Průběžně sleduje smlouvy prošlé schvalovacím procesem. Kompletuje a připravuje dokumenty k podpisu – listinné smlouvy s košilkami hlavně.

'''Podepisující (R, D, ředitel):''' Smlouvu (ne)podepíše – právně jedná za UP. Substitut – podepisuje dle pověření určité smlouvy v zástupu za podepisujícího.

'''Klíčový uživatel:''' vytváří záznam smlouvy v CES (ideálně z košilky)

'''Operátor Registru smluv:''' Anonymizuje smlouvu a uveřejní ji v RS

'''Odpovědná osoba:''' Má na starost smlouvu po podpisu (často předkladatel)

== Předkladatel a ERMS ==
Výsledkem celého procesu schvalování a podpisu formuláře žádosti o podpis je '''spis v ERMS''' obsahující '''formulář''' (digitální dokument) a '''smlouvu''' (digitální nebo analogový dokument), případně přílohy.

'''Zpracovatelem''' (tzn. držitelem) tohoto spisu je '''předkladatel'''. Předkladatel může v ERMS '''zpřístupnit''' spis k nahlížení nebo editaci i ostatním, např. '''autorovi'''.

Kdo drží v ERMS záznam o analogovém dokumentu, drží i odpovídající analogový dokument. Nelze ho mít umístěn u někoho jiného nebo na jiném oddělení.

Dokumenty je třeba '''správně a včas vyřídit''' a spis následně uzavřít. Spis smlouvy lze '''uzavřít''' ve chvíli, kdy je smluvní vztah definitivně '''skončen''' a neočekává se vznik žádných dalších dokumentů (dodatek, reklamace, protokol o předání díla, atd.). '''Nelze znovu otevřít uzavřený spis!'''

Zpracovatel (předkladatel) se stará o to, aby k uzavření spisu ve správný čas došlo, a předává spis '''v ERMS na spisovnu.''' Správná evidence a postupy '''snižují riziko chyb i sankcí''' pro instituci a pomáhají udržet provoz '''bez zbytečné zátěže''' uzavřených agend.

=== Termíny v ERMS a jejich souvislosti ===
'''SPIS''' = spojení dokumentů týkajících se téže věci („složka“ seskupující související dokumenty) souvisejí

* '''DOKUMENT''' = každá zaznamenaná informace, která byla původcem vytvořena nebo původci doručena v podobě '''analogové''' (papírové) či '''digitální'''

'''ZÁSILKA''' = „obálka“, resp. dokument v „obálce“ pro účely doručování

* '''DOKUMENT''' = obsah zásilky, v ERMS se zásilka stává dokumentem doručením zpracovateli
** '''KOMPONENTA''' = data, který tvoří digitální dokument, neexistuje dig.dokument bez alespoň jedné komponenty, např. pdf dokumentu, jpg nebo xlsx přílohy, xml metadat, asice podpisového obalu, tsr časového razítka…

==== Digitální dokument ====

* je vždy '''originál'''.
* nepotřebuje '''žádnou papírovou''' verzi „pro jistotu“.
* musí mít '''smysluplný název''' odpovídající obsahu dokumentu.
* '''finální verze patří vždy do ERMS''', ne pouze na úložiště, cloud nebo do e-mailu.
* se předává standardními kanály: '''přes ERMS, datovou schránkou''', případně e-mailem (nejméně vhodné).
* který je odesílán ven jako právní úkon instituce, musí mít elektronický podpis nebo pečeť.
* screenshot nebo scan dokumentu '''není''' digitální dokument.

== Cesta formuláře (a smlouvy) ==
'''Všeobecně shrnutí procesu:'''

# Založení formuláře a odeslání ke schválení
# Vyjádření dotčených útvarů
# Schvalování příkazcem operace a správcem rozpočtu
# Schválení kvestorem není-li správcem rozpočtu v případě stavebních a přístrojových investic
# Schválení kancléřem je-li potřeba souhlas správní rady
# Po kompletním schválení míří elektronický formulář (a smlouva) k podpisu rektora, v případě analogu musí být v listinné podobě doručena
# Podpis dokumentu v CES, jinde (vložení podepsaného originálu do systému), u analogového dokumentu na papíře
# Elektronická smlouva jde po podpisu předkladateli/autorovi či přímo klíčovému uživateli, je-li UP posledním podepisujícím. Listinná smlouva se vrací fyzicky dle stejného klíče.
# Nepodepisuje-li UP jako poslední, musí předkladatel/autor zajištit podpis dalších stran a následně předat finální dokument KU
# Zavedení smlouvy do CES klíčovým uživatelem
# Uveřejnění smlouvy v RS operátorem

=== Doplňující informace ===
'''Předkladatel''' ('''pokud není autorem''') musí formulář po vyplnění autorem doplnit a následně odeslat do schvalovacího workflow. Vyjádření dotčených útvarů a dotčené osoby nemusí být součásti workflow.

'''Souhlas „původního podepisujícího“ se substitutem:'''

* Pokud na základě normy UP (typicky Statut UP, statut součásti UP, norma o pověření právním jednáním za UP) či dlouhodobého pověření jiného má podepisovat někdo jiný než vybraná podepisující osoba, vyberte jej z menu. Nejste-li si jistí, konzultujte s podepisující osobou nebo její kanceláří. Neslouží k vyplňování dočasných zástupů v nepřítomnosti. Krátké odůvodnění doplňte níže do pole Poznámka. Má-li podepisovat osoba jiná než uvedená v této nabídce, nechte toto pole prázdné a poznamenejte to níže do pole Poznámka.
* Když se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, o řádek výše vyplňte děkana a zde vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

'''Formulář zamítnutý jedním ze schvalujících je zamítnut jako celek.''' Lze vytvořit kopii a provést potřebné opravy a odeslat jej znovu do schvalovacího procesu.

'''Formulář nedoporučený dotčeným útvarem''' postupuje dále do schvalovacího procesu a vyjádření dotčených útvarů jsou dostupné schvalovatelům i podepisujícím.

=== Po podpisu ===
Po podpisu jde autorovi, předkladateli (klíčovému uživateli a OVZ je-li relevantní) notifikace o tom, že smlouva byla podepsána.

Jde-li o smlouvu, kde UP podepisuje jako poslední, klíčový uživatel (po obdržení listinného originálu smlouvy u listinných smluv; po obdržení originálu elektronicky podepsané smlouvy, pokud není v systému) zavede smlouvu do CES.

Jde-li o smlouvu, kde UP nepodepisuje poslední, předkladatel (autor) zajistí podpis ostatních stran a originál smlouvy doručí klíčovému uživateli po podpisu ostatních stran.

== Vytváření formuláře žádosti o podpis - role autora / předkladatele ==
Přihlášení do aplikace CES a přihlašování zůstává stejné, jako to bylo doposu, tj. smlouvy.upol.cz a přihlašovací údaje stejné jako do Portálu. Pro tvorbu nového formuláře je potřeba vybrat sekci '''Formuláře žádosti o podpis – Nové [1].''' V sekci '''Formuláře žádosti o podpis - staré''' naleznete formuláře vytvořené v původní verzi aplikace.
[[Soubor:Ces-kos-01.png|střed|bezrámu|508x508pixelů]]
Každý formulář obsahuje informační bubliny, kde se nachází informace pro korektní vyplnění formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-00.png|střed|bezrámu|682x682pixelů]]

=== Provázání s ERMS ===
Odesláním formuláře do schvalovacího procesu vznikne automaticky spis v ERMS. Spis bude po odeslání obsahovat dokument, který bude označen pro export do ERMS (více naleznete níže). Spis bude po podpisu a zavedení záznamu smlouvy obsahovat podepsaný soubor a formulář. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.
[[Soubor:Ces-kos-02.png|střed|bezrámu|554x554pixelů]]

==== Dokument smlouvy v ERMS neexistuje ====
Pokud ještě smlouva v elektronické spisové službě číslo nemá, vyberte variantu NE. Spis pro smlouvu bude založen automaticky při odeslání formuláře ke schválení.

==== Dokument smlouvy v ERMS již existuje ====
Pokud již smlouva je zavedena v elektronické spisové službě, vyberte ANO a vyhledejte číslo dokumentu v pole vpravo. Můžete vyhledat dokument, který v ERMS již existuje a následně jej spárovat se zakládaným formulářem do jednoho spisu. Vyhledávání dokumentů je zatříděné věcnou skupinou, která patří přihlášenému uživateli.

=== Smlouvu bude podepisovat ===
Vyberte kdo bude smlouvu podepisovat. Podepisující mají nastavené za sebe pověřené osoby, které za primárního podepisujícího. Pokud se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, pak v sekci 1) vyplňte děkana a v sekci 2) vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

=== Žádáte o elektronický podpis rektora ===
Pro elektronické podepsání vyberte „Ano". V případě smluv podepisovaných elektronickým podpisem podle příslušných právních předpisů s formulářem bude vždy putovat soubor s finálním zněním smlouvy určený k podpisu. Ten vložte ve formátu PDF (smlouva a všechny přílohy v jednom souboru) níže v sekci Dokumenty pro předběžnou kontrolu a označte jako „Toto podepsat“. Po podpisu za UP Vám přijde e-mail s odkazem, kde lze podepsaný soubor nalézt.

=== Možnost změny předkladatele ===
Nově je možné vytvořit formulář za jiného předkladatele. Stačí '''odebrat [1]''' své jméno.
[[Soubor:Ces-kos-03.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Následně vyberte z nabídky konkrétního předkladatele.
[[Soubor:Ces-kos-04.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Autor formuláře zůstane s formulářem provázán. Autor i předkladatel budou z CES dostávat notifikace týkající se formuláře.Vytvořený spis v ERMS bude defaultně patřit autorovi, nicméně toto je možné změnit ve spodní části obrazovky pod tlačítkem '''Profil spisu [1]'''.
[[Soubor:Ces-kos-30.png|střed|bezrámu|857x857pixelů]]
V profilu spisu pak naleznete tlačítko pro předání spisu předkladateli, či autorovi.

=== Vyjádření dotčených útvarů ===
Autor může vybrat dotčené osoby, kterým formulář předá k vyjádření. Vyjadřující se osoby formulář mohou doporučit, nedoporučit, případně mohou přidat další dotčenou osobu do vyjadřovacího procesu. Po odeslání formuláře ke schválení je možné v případě potřeby v detailu formuláře měnit dotčené útvary. Vyplňujte vždy dle skutečnosti osoby, se kterými jste formulář opravdu konzultovali. Pokud jste formulář s nikým nekonzultovali, nemusíte nikoho označovat jako dotčenou osobu.

Můžete vybrat buď osoby z UP, které si '''vyhledáte sami [1]''', popřípadně vyberete '''dotčený útvar právníka [2]''' a následně vyberete právníka, se kterým jste smlouvu konzultovali.
[[Soubor:Ces-kos-05.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

==== Změna dotčené osoby ====
Můžete nahradit dotčenou osobu v detailu formuláře odeslaného k vyjádření pomocí zvýrazněného tlačítka na řádku se jménem dané osoby.
[[Soubor:Ces-kos-13.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

=== Řídící kontrola ===
V sekci řídící kontrola nastavujete '''zdroje a SPP prvky [1]''' relevantní pro váš formulář. Zobrazení příkazci a správci budou následně formulář schvalovat.

Oproti předchozí verzi formuláře přibylo pole '''Finanční zdroj [2]'''. Pokud zdroj nezná autor ani předkladatel, musí jej vyplnit příkazce. V případě více nevyplněných zdrojů u více SPP / NSS doplňuje příkazce vždy jen ke svému SPP / NS. Zdroje se filtrují se dle vybraného SPP či NS.
[[Soubor:Ces-kos-07.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]
SPP prvky lze vyhledávat i dle '''pokročilého vyhledávání [1]''', kde je možné vyhledávat dle příkazce, správce, NS, názvu a čísla SPP prvku.
[[Soubor:Ces-kos-08.png|střed|bezrámu|415x415pixelů]]
Součástí nastavení řídící kontroly jsou nastavení zda se jedná o '''stavební nebo přístrojovou investici''' nebo zda je potřeba '''Souhlas správní rady.''' Pokud vyberete ano u ''investic'', pak formulář bude schvalovat i '''kvestor''' není-li správcem rozpočtu ve výše vybraném zdroji. Pokud vyberete možnost Ano u ''souhlasu Správní rady UP'', pak formulář bude schvalovat navíc ještě '''kancléř'''.
[[Soubor:Ces-kos-09.png|střed|bezrámu|526x526pixelů]]

=== Dokumenty ===
Prostřednictvím dvou tlačítek níže nahrajte k formuláři dokumenty. Vždy je třeba pro řídicí kontrolu nahrát minimálně finální podobu smlouvy včetně všech příloh. V případě smluv podepisovaných elektronicky '''nahrajte pro řídicí kontrolu [3]''' i verzi smlouvy určenou k podpisu za UP.

Pole '''Zavést do ERMS [1]''' se uloží do spisové služby jako doklad proběhnuvší řídicí kontroly spolu s finální podobou tohoto formuláře. Export vybraného souboru do ERMS se provádí při odeslání ke schválení. Do ERMS se bude zavádět právě jeden dokument.'''Toto podepsat [2]''' – označuje se jen u elektronicky podepisovaných smluv.

'''Pomocný dokument [4]''' slouží pro případná vyjádření, podklady pro znečitelnění pasáží smlouvy apod.
[[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

==== Nový dokument k podpisu během schvalovacího procesu ====
Pokud obdržíte v průběhu schvalování nebo před podpisem dokument k podpisu (např. byl podepsán dalšími protistranami aj.), můžete jej v detailu donahrát a označit jej k podpisu. [[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
=== Odeslání ke schválení / Předání předkladateli ===
Rozpracovaný formulář si uložte tlačítkem '''Přidat [1]'''. Připravený formulář buď '''odešlete ke schválení [2]''', jste-li autorem a předkladatelem zároveň.
[[Soubor:Ces-kos-17.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Pokud je předkladatel někdo jiný, musíte formulář předkladateli nejprve '''předat [1]'''. Ten následně formulář najde v přehledu formulářů, popř. nalezne odkaz v notifikačním e-mailu.
[[Soubor:Ces-kos-12.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

=== Stav schvalování ===
Každý uživatel může jednoduše několika způsoby zjistit, v jakém stavu se jeho formulář nachází. Jedním způsobem je ikona v přehledu formulářů, kde stav symbolizuje '''ikona [1]''' v levé části tabulky. Pod tabulkou je jednoduchá stavová legenda. Přesnější informace nalezne uživatel v '''detailu [2]''' formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-28.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Ve spodní části formuláře je dostupný náhled na to, kdo již schválil a na koho se ještě se schválením čeká.
[[Soubor:Ces-kos-29.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Elektronický podepsaný dokument ===
Po podpisu naleznete podepsaný dokument v detailu formuláře. Dokument si můžete uložit kliknutím pravým tlačítkem myši -> Uložit cíl jako.

== Vyjádření dotčených útvarů - role dotčené osoby / právníka ==
Informace s žádostí o vyjádření se k formuláři obdrží dotčený útvar pomocí e-mailové notifikace.

=== Přehled formulářů ===
Veškeré formuláře k vyjádření nalezne v příslušné sekci '''K vyjádření [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-14.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře.

==== Přidání dotčené osoby ====
V sekci III. Vyjádření dotčených útvarů můžete '''přidat další dotčenou osobu [1]''' pro vyjádření k formuláři, uznáte-li za nutné či vhodné, aby formulář viděl někdo další.
[[Soubor:Ces-kos-15.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

==== Vyjádření ====
Tlačítka pro doporučení – nedoporučení jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby nedoporučit je komentář k vyjádření povinný. Komentář k doporučení či nedoporučení se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím.
[[Soubor:Ces-kos-16.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== Schvalování - role příkazce, správce, kvestora a kancléře ==
Na nový formulář ke schválení je schvalující upozorněn notifikačním e-mailem. Schvalovatelé mohou formulář schválit, či zamítnout. Zatmítnutím jedním ze schvalovatelů se schvalovací proces ukončí. Ke schvalovatelům se buď formulář dostane po vyjádření dotčených útvarů, případně rovnou nejsou-li do vyjadřovacího procesu dotčené útvary zapojeny.

=== Přehled formulářů ===
Formuláře ke schválení se nachází v sekci '''Ke Schválení [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2].'''
[[Soubor:Ces-kos-18.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře. Rovněž jsou zde dostupná i vyjádření dotčených osob či schvalovatelů, byli-li součástí vyjadřovacího procesu.
[[Soubor:Ces-kos-31.png|střed|bezrámu|605x605pixelů]]

==== Schvalování ====
Tlačítka pro '''schválení – zamítnutí [1]''' jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby zamítnout je komentář k vyjádření povinný. Komentář ke schválení či zamítnutí se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím (byl-li formulář schválen).
[[Soubor:Ces-kos-19.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== Podepisování - role rektor, děkan, ředitel, osoba oprávněná podpisu ==

Uživatelé oprávněni k podepisování mají v aplikaci k ispozici sekce pro podepisování - jedna z nich je pro '''analogové podpisy [1]''', druhá pro '''elektronické podpisy [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-32.png|střed|bezrámu|663x663pixelů]]

=== Analogové podpisy ===
Analogové dokumenty se podepisují v listinné podobě, v aplikaci se jen provede záznam o zkontrolování a podepsání příslušného dokumentu. V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na detail formuláře.

Analogové dokumenty se označují tlačítkem Zkontrolováno, když fyzicky dorazí k podpisu a jsou zkontrolovány. Pokud je v pořadí více dokumentů, je možné je nejprve označit za zkontrolované a následně je hromadně či po jednom označit jako podepsané, jakmile jsou fyzicky podepsané.
[[Soubor:Ces-kos-25.png|střed|805x805pixelů]]
Jakmile je fomulář označen jako zkontrolovaný, pak je možné jej '''označit za podepsaný [4]''', byl-li již podepsaný listinně. Zkontrolované formuláře je možné označovat '''jednotlivě [1]''' k hromadnému podpisu, lze označit i '''vše [2]''' zkontrolováno k hromadnému '''označení za podepsané [3].'''
[[Soubor:Ces-kos-27.png|střed|857x857pixelů]]
Pod tlačítkem '''Další [1]''' je možnost '''změnit''' '''podepisujícího [2]''', v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, nebo označit formulář stav '''Odmítám podepsat [3]''',
[[Soubor:Ces-kos-26.png|střed]]

=== Elektronické podpisy ===

V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na detail formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-20.png|střed|bezrámu|888x888pixelů]]

Digitální dokumenty se označují stejně jako u analogu označují za zkontrolované tlačítkem Zkontrolováno. Nemusí se čekat, až fyzicky dorazí a mohou být rovnou podepsány. Podepisuje se v nástroji REMSIG. Stejně jako u analogových formulářů je možné označit jednotlivé formuláře za zkontrolované a poté je hromadně podepsat.
[[Soubor:Ces-kos-22.png|střed|910x910pixelů]]
Pod tlačítkem další je možnost označit formulář stav "Odmítám podepsat", či změnit podepisujícího, v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, případně je možné nahrát již podepsaný dokument v jiném systému, popř. dokument k podpisu.
[[Soubor:Ces-kos-21.png|střed]]

==== REMSIG ====
V případě, že podepisující vidí záložku REMSIG, pak je to z toho důvodu, aby viděli, co už bylo jimi odesláno do Remsigu, ale tam to z nějakého důvodu nepodepsali.
[[Soubor:Ces-kos-23.png|střed]]
Poté pod záložkou REMSIG uvidíte přehled čekajících dokumentů k podpisu. Pro podpis klikněte na tlačítko '''Remsig'''.
[[Soubor:Ces-kos-24.png|střed|849x849pixelů]]

== Založení záznamu smlouvy - klíčový uživatel ==
KU obdrží po podpisu notifikaci, že byl formulář podepsán. V notifikaci je odkaz na předmětný formulář. V detailu formuláře je v jeho horní části uvedeno číslo formuláře. KU vyhledá příslušný formulář v CES. Po kliknutí na záložku Formuláře žádosti o podpis - Nové se zobrazí přehled formulářů a také vyhledávací pole, která umožňují vyhledání konkrétního formuláře. Po zadání čísla formuláře do pole Hledat a klepnutí na klávesu Enter se vyhledá příslušný formulář. Kliknutím na ikonku s tužkou či na název formuláře se otevře okno Úprava formuláře. V dolní části okna formuláře klikne KU na tlačítko Vytvořit záznam smlouvy. Další postup u záznamu smlouvy je v [https://smlouvy.upol.cz/Content/Metodika_smlouvy_CES_29.05.2022.pdf metodice k CES].

== Exporty do ERMS ==

=== Formulář k analogově podepisované smlouvě ===

* Po založení vznikne spis s dokumenty
* Exportuje se nahraná hlavní komponenta a vytvoří se záznam o analogovém dokumentu
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Po podepsání se exportuje pdf formuláře

=== Formulář k elektronicky podepisované smlouvě ===

* Po vytvoření formuláře vznikne spis s dokumentem – hlavní komponentou
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Podepsaný soubor se exportuje po založení záznamu smlouvy

== Elektronické podpisy ==

* Ideálně jeden PDF soubor se všemi součástmi (přílohami smlouvy)
* Nic netisknout, neskenovat, nedělat v malování apod.
* Konverze – jediná správná na poště (CzechPointu); nikoli ta v ERMS!
* UP musí mít kvalifikovaný podpis – vizte <nowiki>https://cvt.upol.cz/certifikaty/</nowiki>
* Kontrolujte předchozí el. podpisy a především ten svůj (za UP)
* Elektronický podpis nemusí být vidět na tisku ani v obrazu souboru – rozhodující jsou „metadata“ v souboru PDF – tam naleznete i jeho datum
* Panel podpisu; přes pravé tlačítko – vydavatel, zámeček eIDAS, validovat, vlastnosti podpisu
* Celkem jasné v EU, jinde s otazníkem

== •Adobe Acrobat (Reader), Microsoft Edge a jiné webové prohlížeče, <nowiki>https://ec.europa.eu/digital-building-blocks/DSS/webapp-demo/validation</nowiki> ==
TBD

- Více naspecifikovat co mají ědělat s tím, že jim přijde předem analogový dokument

- Víc naspecifikovat co s analogovým souborem skrz to ERMS

- Rektor není poslední – kde ho najde předkladatel, kde ho najde? Má být v ERMS. Kam se vkládá všemi stranami podepsaný soubor? Kam se má nahrát? Jen do ERMS? Komu to předkladatel dá? Klíčákovi? Do formu po podpisu to nejde. Tak to je korektně. Můžou se vytáhnout soubory a ty použít. Pak to musí dostat nějak klíčák a pak to udělat záznam smlouvy s tím. To se musí vyladit s ZČ ten postup protože to je nejasné.

CES - formulář žádosti o podpis

2026-02-16T13:00:50Z

Babuto00: /* Elektronické podpisy */

Následující text má za cíl pokrýt informace týkající se správy, tvorby formuláře žádosti o podpis v elektronické podobě, která byla nasazena do pilotního provozu na RUP UP v únoru 2026. Aplikace CES je dostupná pouze přes síť UP, nebo přes VPN. TEXT JE V PROCESU TVORBY

== Vytvoření formuláře žádosti o podpis smlouvy rektorem (dále jen „formulář“) ==
Postup vytvoření formuláře v CES v souladu s novou vnitřní normou '''R-B-22/09 – Řád předkládání smluv k podpisu rektora UP''' a v návaznosti na vnitřní normu '''R-B-22/08 – CES a registr smluv''', ve znění pozdějších novel. Obě normy jsou účinné od 1. června 2022 a nyní ještě doznají změn.

== Vysvětlení názvosloví ==

=== Registr smluv x CES ===
'''CES''' je interní databází UP, která slouží primárně jejím zaměstnancům. Její fungování a podrobnosti upravuje stejnojmenná norma UP. Je zde uložena naprostá většina smluv UP uzavřených s výjimkami dle zmíněné normy včetně většího množství metadat než je v RS. Dá se v nich i solidně vyhledávat a filtrovat na odkazu smlouvy.upol.cz K uložení dokumentů však správně slouží spisová služba ERMS. Na UP je to úloha klíčových uživatelů.

'''Registr smluv (RS)''' je naproti tomu veřejně přístupná databáze, kam mají povinnost některé subjekty (mezi nimi i UP) vkládat jimi uzavřené smlouvy při dodržení podmínek nastavených v zákoně č. 340/2015 Sb., o registru smluv, ve znění pozdějších přepisů. Nejsou tam úplně všechny UP uzavřené smlouvy, ale dostane se tam i veřejnost. Znění smluv je v zákonem stanoveném rozsahu znečitelněno. RS spravovalo Ministerstvo vnitra ČR (nyní Dig. a inf. agentura) a je dostupný na webových stránkách [https://smlouvy.gov.cz/vyhledavani smlouvy.gov.cz/vyhledavani]. Na UP zajišťuje pouze operátor(ky)

=== Kdo je kdo (v normách, v CES a hlavně v praxi)? ===
Ne všichni v procesu (na formuláři) u každé smlouvy jsou, ale někteří se mohou vyskytovat i ve více pozicích. '''Musí to odpovídat realitě: byli-li nebo mají-li být zapojeni, musí být na košilce.'''

'''Předkladatel:''' Komunikuje se smluvní stranou, s dotč. útvary. Měl by před podpisem o smlouvě vědět nejvíc. Zpravidla vytváří formulář; vždy odpovídá za obsah

'''Autor''': Může předchystat formulář předkladateli

'''Dotčený útvar/dotčená osoba:''' Předkladatel s ním interně konzultoval smlouvu

'''Dotčený útvar právníka/právník:''' Tvořil či připomínkoval smlouvu

'''Příkazce operace a správce rozpočtu:''' Provádějí předběžnou kontrolu po stránce věcné a finanční rozhodnou, zda se smlouva uzavře – předá k podpisu.

'''Sekretariát podepisujícího:''' Průběžně sleduje smlouvy prošlé schvalovacím procesem. Kompletuje a připravuje dokumenty k podpisu – listinné smlouvy s košilkami hlavně.

'''Podepisující (R, D, ředitel):''' Smlouvu (ne)podepíše – právně jedná za UP. Substitut – podepisuje dle pověření určité smlouvy v zástupu za podepisujícího.

'''Klíčový uživatel:''' vytváří záznam smlouvy v CES (ideálně z košilky)

'''Operátor Registru smluv:''' Anonymizuje smlouvu a uveřejní ji v RS

'''Odpovědná osoba:''' Má na starost smlouvu po podpisu (často předkladatel)

== Předkladatel a ERMS ==
Výsledkem celého procesu schvalování a podpisu formuláře žádosti o podpis je '''spis v ERMS''' obsahující '''formulář''' (digitální dokument) a '''smlouvu''' (digitální nebo analogový dokument), případně přílohy.

'''Zpracovatelem''' (tzn. držitelem) tohoto spisu je '''předkladatel'''. Předkladatel může v ERMS '''zpřístupnit''' spis k nahlížení nebo editaci i ostatním, např. '''autorovi'''.

Kdo drží v ERMS záznam o analogovém dokumentu, drží i odpovídající analogový dokument. Nelze ho mít umístěn u někoho jiného nebo na jiném oddělení.

Dokumenty je třeba '''správně a včas vyřídit''' a spis následně uzavřít. Spis smlouvy lze '''uzavřít''' ve chvíli, kdy je smluvní vztah definitivně '''skončen''' a neočekává se vznik žádných dalších dokumentů (dodatek, reklamace, protokol o předání díla, atd.). '''Nelze znovu otevřít uzavřený spis!'''

Zpracovatel (předkladatel) se stará o to, aby k uzavření spisu ve správný čas došlo, a předává spis '''v ERMS na spisovnu.''' Správná evidence a postupy '''snižují riziko chyb i sankcí''' pro instituci a pomáhají udržet provoz '''bez zbytečné zátěže''' uzavřených agend.

=== Termíny v ERMS a jejich souvislosti ===
'''SPIS''' = spojení dokumentů týkajících se téže věci („složka“ seskupující související dokumenty) souvisejí

* '''DOKUMENT''' = každá zaznamenaná informace, která byla původcem vytvořena nebo původci doručena v podobě '''analogové''' (papírové) či '''digitální'''

'''ZÁSILKA''' = „obálka“, resp. dokument v „obálce“ pro účely doručování

* '''DOKUMENT''' = obsah zásilky, v ERMS se zásilka stává dokumentem doručením zpracovateli
** '''KOMPONENTA''' = data, který tvoří digitální dokument, neexistuje dig.dokument bez alespoň jedné komponenty, např. pdf dokumentu, jpg nebo xlsx přílohy, xml metadat, asice podpisového obalu, tsr časového razítka…

==== Digitální dokument ====

* je vždy '''originál'''.
* nepotřebuje '''žádnou papírovou''' verzi „pro jistotu“.
* musí mít '''smysluplný název''' odpovídající obsahu dokumentu.
* '''finální verze patří vždy do ERMS''', ne pouze na úložiště, cloud nebo do e-mailu.
* se předává standardními kanály: '''přes ERMS, datovou schránkou''', případně e-mailem (nejméně vhodné).
* který je odesílán ven jako právní úkon instituce, musí mít elektronický podpis nebo pečeť.
* screenshot nebo scan dokumentu '''není''' digitální dokument.

== Cesta formuláře (a smlouvy) ==
'''Všeobecně shrnutí procesu:'''

# Založení formuláře a odeslání ke schválení
# Vyjádření dotčených útvarů
# Schvalování příkazcem operace a správcem rozpočtu
# Schválení kvestorem není-li správcem rozpočtu v případě stavebních a přístrojových investic
# Schválení kancléřem je-li potřeba souhlas správní rady
# Po kompletním schválení míří elektronický formulář (a smlouva) k podpisu rektora, v případě analogu musí být v listinné podobě doručena
# Podpis dokumentu v CES, jinde (vložení podepsaného originálu do systému), u analogového dokumentu na papíře
# Elektronická smlouva jde po podpisu předkladateli/autorovi či přímo klíčovému uživateli, je-li UP posledním podepisujícím. Listinná smlouva se vrací fyzicky dle stejného klíče.
# Nepodepisuje-li UP jako poslední, musí předkladatel/autor zajištit podpis dalších stran a následně předat finální dokument KU
# Zavedení smlouvy do CES klíčovým uživatelem
# Uveřejnění smlouvy v RS operátorem

=== Doplňující informace ===
'''Předkladatel''' ('''pokud není autorem''') musí formulář po vyplnění autorem doplnit a následně odeslat do schvalovacího workflow. Vyjádření dotčených útvarů a dotčené osoby nemusí být součásti workflow.

'''Souhlas „původního podepisujícího“ se substitutem:'''

* Pokud na základě normy UP (typicky Statut UP, statut součásti UP, norma o pověření právním jednáním za UP) či dlouhodobého pověření jiného má podepisovat někdo jiný než vybraná podepisující osoba, vyberte jej z menu. Nejste-li si jistí, konzultujte s podepisující osobou nebo její kanceláří. Neslouží k vyplňování dočasných zástupů v nepřítomnosti. Krátké odůvodnění doplňte níže do pole Poznámka. Má-li podepisovat osoba jiná než uvedená v této nabídce, nechte toto pole prázdné a poznamenejte to níže do pole Poznámka.
* Když se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, o řádek výše vyplňte děkana a zde vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

'''Formulář zamítnutý jedním ze schvalujících je zamítnut jako celek.''' Lze vytvořit kopii a provést potřebné opravy a odeslat jej znovu do schvalovacího procesu.

'''Formulář nedoporučený dotčeným útvarem''' postupuje dále do schvalovacího procesu a vyjádření dotčených útvarů jsou dostupné schvalovatelům i podepisujícím.

=== Po podpisu ===
Po podpisu jde autorovi, předkladateli (klíčovému uživateli a OVZ je-li relevantní) notifikace o tom, že smlouva byla podepsána.

Jde-li o smlouvu, kde UP podepisuje jako poslední, klíčový uživatel (po obdržení listinného originálu smlouvy u listinných smluv; po obdržení originálu elektronicky podepsané smlouvy, pokud není v systému) zavede smlouvu do CES.

Jde-li o smlouvu, kde UP nepodepisuje poslední, předkladatel (autor) zajistí podpis ostatních stran a originál smlouvy doručí klíčovému uživateli po podpisu ostatních stran.

== Vytváření formuláře žádosti o podpis - role autora / předkladatele ==
Přihlášení do aplikace CES a přihlašování zůstává stejné, jako to bylo doposu, tj. smlouvy.upol.cz a přihlašovací údaje stejné jako do Portálu. Pro tvorbu nového formuláře je potřeba vybrat sekci '''Formuláře žádosti o podpis – Nové [1].''' V sekci '''Formuláře žádosti o podpis - staré''' naleznete formuláře vytvořené v původní verzi aplikace.
[[Soubor:Ces-kos-01.png|střed|bezrámu|508x508pixelů]]
Každý formulář obsahuje informační bubliny, kde se nachází informace pro korektní vyplnění formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-00.png|střed|bezrámu|682x682pixelů]]

=== Provázání s ERMS ===
Odesláním formuláře do schvalovacího procesu vznikne automaticky spis v ERMS. Spis bude po odeslání obsahovat dokument, který bude označen pro export do ERMS (více naleznete níže). Spis bude po podpisu a zavedení záznamu smlouvy obsahovat podepsaný soubor a formulář. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.
[[Soubor:Ces-kos-02.png|střed|bezrámu|554x554pixelů]]

==== Dokument smlouvy v ERMS neexistuje ====
Pokud ještě smlouva v elektronické spisové službě číslo nemá, vyberte variantu NE. Spis pro smlouvu bude založen automaticky při odeslání formuláře ke schválení.

==== Dokument smlouvy v ERMS již existuje ====
Pokud již smlouva je zavedena v elektronické spisové službě, vyberte ANO a vyhledejte číslo dokumentu v pole vpravo. Můžete vyhledat dokument, který v ERMS již existuje a následně jej spárovat se zakládaným formulářem do jednoho spisu. Vyhledávání dokumentů je zatříděné věcnou skupinou, která patří přihlášenému uživateli.

=== Smlouvu bude podepisovat ===
Vyberte kdo bude smlouvu podepisovat. Podepisující mají nastavené za sebe pověřené osoby, které za primárního podepisujícího. Pokud se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, pak v sekci 1) vyplňte děkana a v sekci 2) vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

=== Žádáte o elektronický podpis rektora ===
Pro elektronické podepsání vyberte „Ano". V případě smluv podepisovaných elektronickým podpisem podle příslušných právních předpisů s formulářem bude vždy putovat soubor s finálním zněním smlouvy určený k podpisu. Ten vložte ve formátu PDF (smlouva a všechny přílohy v jednom souboru) níže v sekci Dokumenty pro předběžnou kontrolu a označte jako „Toto podepsat“. Po podpisu za UP Vám přijde e-mail s odkazem, kde lze podepsaný soubor nalézt.

=== Možnost změny předkladatele ===
Nově je možné vytvořit formulář za jiného předkladatele. Stačí '''odebrat [1]''' své jméno.
[[Soubor:Ces-kos-03.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Následně vyberte z nabídky konkrétního předkladatele.
[[Soubor:Ces-kos-04.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Autor formuláře zůstane s formulářem provázán. Autor i předkladatel budou z CES dostávat notifikace týkající se formuláře.Vytvořený spis v ERMS bude defaultně patřit autorovi, nicméně toto je možné změnit ve spodní části obrazovky pod tlačítkem '''Profil spisu [1]'''.
[[Soubor:Ces-kos-30.png|střed|bezrámu|857x857pixelů]]
V profilu spisu pak naleznete tlačítko pro předání spisu předkladateli, či autorovi.

=== Vyjádření dotčených útvarů ===
Autor může vybrat dotčené osoby, kterým formulář předá k vyjádření. Vyjadřující se osoby formulář mohou doporučit, nedoporučit, případně mohou přidat další dotčenou osobu do vyjadřovacího procesu. Po odeslání formuláře ke schválení je možné v případě potřeby v detailu formuláře měnit dotčené útvary. Vyplňujte vždy dle skutečnosti osoby, se kterými jste formulář opravdu konzultovali. Pokud jste formulář s nikým nekonzultovali, nemusíte nikoho označovat jako dotčenou osobu.

Můžete vybrat buď osoby z UP, které si '''vyhledáte sami [1]''', popřípadně vyberete '''dotčený útvar právníka [2]''' a následně vyberete právníka, se kterým jste smlouvu konzultovali.
[[Soubor:Ces-kos-05.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

==== Změna dotčené osoby ====
Můžete nahradit dotčenou osobu v detailu formuláře odeslaného k vyjádření pomocí zvýrazněného tlačítka na řádku se jménem dané osoby.
[[Soubor:Ces-kos-13.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

=== Řídící kontrola ===
V sekci řídící kontrola nastavujete '''zdroje a SPP prvky [1]''' relevantní pro váš formulář. Zobrazení příkazci a správci budou následně formulář schvalovat.

Oproti předchozí verzi formuláře přibylo pole '''Finanční zdroj [2]'''. Pokud zdroj nezná autor ani předkladatel, musí jej vyplnit příkazce. V případě více nevyplněných zdrojů u více SPP / NSS doplňuje příkazce vždy jen ke svému SPP / NS. Zdroje se filtrují se dle vybraného SPP či NS.
[[Soubor:Ces-kos-07.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]
SPP prvky lze vyhledávat i dle '''pokročilého vyhledávání [1]''', kde je možné vyhledávat dle příkazce, správce, NS, názvu a čísla SPP prvku.
[[Soubor:Ces-kos-08.png|střed|bezrámu|415x415pixelů]]
Součástí nastavení řídící kontroly jsou nastavení zda se jedná o '''stavební nebo přístrojovou investici''' nebo zda je potřeba '''Souhlas správní rady.''' Pokud vyberete ano u ''investic'', pak formulář bude schvalovat i '''kvestor''' není-li správcem rozpočtu ve výše vybraném zdroji. Pokud vyberete možnost Ano u ''souhlasu Správní rady UP'', pak formulář bude schvalovat navíc ještě '''kancléř'''.
[[Soubor:Ces-kos-09.png|střed|bezrámu|526x526pixelů]]

=== Dokumenty ===
Prostřednictvím dvou tlačítek níže nahrajte k formuláři dokumenty. Vždy je třeba pro řídicí kontrolu nahrát minimálně finální podobu smlouvy včetně všech příloh. V případě smluv podepisovaných elektronicky '''nahrajte pro řídicí kontrolu [3]''' i verzi smlouvy určenou k podpisu za UP.

Pole '''Zavést do ERMS [1]''' se uloží do spisové služby jako doklad proběhnuvší řídicí kontroly spolu s finální podobou tohoto formuláře. Export vybraného souboru do ERMS se provádí při odeslání ke schválení. Do ERMS se bude zavádět právě jeden dokument.'''Toto podepsat [2]''' – označuje se jen u elektronicky podepisovaných smluv.

'''Pomocný dokument [4]''' slouží pro případná vyjádření, podklady pro znečitelnění pasáží smlouvy apod.
[[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

==== Nový dokument k podpisu během schvalovacího procesu ====
Pokud obdržíte v průběhu schvalování nebo před podpisem dokument k podpisu (např. byl podepsán dalšími protistranami aj.), můžete jej v detailu donahrát a označit jej k podpisu. [[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
=== Odeslání ke schválení / Předání předkladateli ===
Rozpracovaný formulář si uložte tlačítkem '''Přidat [1]'''. Připravený formulář buď '''odešlete ke schválení [2]''', jste-li autorem a předkladatelem zároveň.
[[Soubor:Ces-kos-17.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Pokud je předkladatel někdo jiný, musíte formulář předkladateli nejprve '''předat [1]'''. Ten následně formulář najde v přehledu formulářů, popř. nalezne odkaz v notifikačním e-mailu.
[[Soubor:Ces-kos-12.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

=== Stav schvalování ===
Každý uživatel může jednoduše několika způsoby zjistit, v jakém stavu se jeho formulář nachází. Jedním způsobem je ikona v přehledu formulářů, kde stav symbolizuje '''ikona [1]''' v levé části tabulky. Pod tabulkou je jednoduchá stavová legenda. Přesnější informace nalezne uživatel v '''detailu [2]''' formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-28.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Ve spodní části formuláře je dostupný náhled na to, kdo již schválil a na koho se ještě se schválením čeká.
[[Soubor:Ces-kos-29.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== Vyjádření dotčených útvarů - role dotčené osoby / právníka ==
Informace s žádostí o vyjádření se k formuláři obdrží dotčený útvar pomocí e-mailové notifikace.

=== Přehled formulářů ===
Veškeré formuláře k vyjádření nalezne v příslušné sekci '''K vyjádření [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-14.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře.

==== Přidání dotčené osoby ====
V sekci III. Vyjádření dotčených útvarů můžete '''přidat další dotčenou osobu [1]''' pro vyjádření k formuláři, uznáte-li za nutné či vhodné, aby formulář viděl někdo další.
[[Soubor:Ces-kos-15.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

==== Vyjádření ====
Tlačítka pro doporučení – nedoporučení jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby nedoporučit je komentář k vyjádření povinný. Komentář k doporučení či nedoporučení se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím.
[[Soubor:Ces-kos-16.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== Schvalování - role příkazce, správce, kvestora a kancléře ==
Na nový formulář ke schválení je schvalující upozorněn notifikačním e-mailem. Schvalovatelé mohou formulář schválit, či zamítnout. Zatmítnutím jedním ze schvalovatelů se schvalovací proces ukončí. Ke schvalovatelům se buď formulář dostane po vyjádření dotčených útvarů, případně rovnou nejsou-li do vyjadřovacího procesu dotčené útvary zapojeny.

=== Přehled formulářů ===
Formuláře ke schválení se nachází v sekci '''Ke Schválení [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2].'''
[[Soubor:Ces-kos-18.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře. Rovněž jsou zde dostupná i vyjádření dotčených osob či schvalovatelů, byli-li součástí vyjadřovacího procesu.
[[Soubor:Ces-kos-31.png|střed|bezrámu|605x605pixelů]]

==== Schvalování ====
Tlačítka pro '''schválení – zamítnutí [1]''' jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby zamítnout je komentář k vyjádření povinný. Komentář ke schválení či zamítnutí se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím (byl-li formulář schválen).
[[Soubor:Ces-kos-19.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== Podepisování - role rektor, děkan, ředitel, osoba oprávněná podpisu ==

Uživatelé oprávněni k podepisování mají v aplikaci k ispozici sekce pro podepisování - jedna z nich je pro '''analogové podpisy [1]''', druhá pro '''elektronické podpisy [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-32.png|střed|bezrámu|663x663pixelů]]

=== Analogové podpisy ===
Analogové dokumenty se podepisují v listinné podobě, v aplikaci se jen provede záznam o zkontrolování a podepsání příslušného dokumentu. V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na detail formuláře.

Analogové dokumenty se označují tlačítkem Zkontrolováno, když fyzicky dorazí k podpisu a jsou zkontrolovány. Pokud je v pořadí více dokumentů, je možné je nejprve označit za zkontrolované a následně je hromadně či po jednom označit jako podepsané, jakmile jsou fyzicky podepsané.
[[Soubor:Ces-kos-25.png|střed|805x805pixelů]]
Jakmile je fomulář označen jako zkontrolovaný, pak je možné jej '''označit za podepsaný [4]''', byl-li již podepsaný listinně. Zkontrolované formuláře je možné označovat '''jednotlivě [1]''' k hromadnému podpisu, lze označit i '''vše [2]''' zkontrolováno k hromadnému '''označení za podepsané [3].'''
[[Soubor:Ces-kos-27.png|střed|857x857pixelů]]
Pod tlačítkem '''Další [1]''' je možnost '''změnit''' '''podepisujícího [2]''', v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, nebo označit formulář stav '''Odmítám podepsat [3]''',
[[Soubor:Ces-kos-26.png|střed]]

=== Elektronické podpisy ===

V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na detail formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-20.png|střed|bezrámu|888x888pixelů]]

Digitální dokumenty se označují stejně jako u analogu označují za zkontrolované tlačítkem Zkontrolováno. Nemusí se čekat, až fyzicky dorazí a mohou být rovnou podepsány. Podepisuje se v nástroji REMSIG. Stejně jako u analogových formulářů je možné označit jednotlivé formuláře za zkontrolované a poté je hromadně podepsat.
[[Soubor:Ces-kos-22.png|střed|910x910pixelů]]
Pod tlačítkem další je možnost označit formulář stav "Odmítám podepsat", či změnit podepisujícího, v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, případně je možné nahrát již podepsaný dokument v jiném systému, popř. dokument k podpisu.
[[Soubor:Ces-kos-21.png|střed]]

==== REMSIG ====
V případě, že podepisující vidí záložku REMSIG, pak je to z toho důvodu, aby viděli, co už bylo jimi odesláno do Remsigu, ale tam to z nějakého důvodu nepodepsali.
[[Soubor:Ces-kos-23.png|střed]]
Poté pod záložkou REMSIG uvidíte přehled čekajících dokumentů k podpisu. Pro podpis klikněte na tlačítko '''Remsig'''.
[[Soubor:Ces-kos-24.png|střed|849x849pixelů]]

== Založení záznamu smlouvy - klíčový uživatel ==
KU obdrží po podpisu notifikaci, že byl formulář podepsán. V notifikaci je odkaz na předmětný formulář. V detailu formuláře je v jeho horní části uvedeno číslo formuláře. KU vyhledá příslušný formulář v CES. Po kliknutí na záložku Formuláře žádosti o podpis - Nové se zobrazí přehled formulářů a také vyhledávací pole, která umožňují vyhledání konkrétního formuláře. Po zadání čísla formuláře do pole Hledat a klepnutí na klávesu Enter se vyhledá příslušný formulář. Kliknutím na ikonku s tužkou či na název formuláře se otevře okno Úprava formuláře. V dolní části okna formuláře klikne KU na tlačítko Vytvořit záznam smlouvy. Další postup u záznamu smlouvy je v [https://smlouvy.upol.cz/Content/Metodika_smlouvy_CES_29.05.2022.pdf metodice k CES].

== Exporty do ERMS ==

=== Formulář k analogově podepisované smlouvě ===

* Po založení vznikne spis s dokumenty
* Exportuje se nahraná hlavní komponenta a vytvoří se záznam o analogovém dokumentu
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Po podepsání se exportuje pdf formuláře

=== Formulář k elektronicky podepisované smlouvě ===

* Po vytvoření formuláře vznikne spis s dokumentem – hlavní komponentou
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Podepsaný soubor se exportuje po založení záznamu smlouvy

== Elektronické podpisy ==

* Ideálně jeden PDF soubor se všemi součástmi (přílohami smlouvy)
* Nic netisknout, neskenovat, nedělat v malování apod.
* Konverze – jediná správná na poště (CzechPointu); nikoli ta v ERMS!
* UP musí mít kvalifikovaný podpis – vizte <nowiki>https://cvt.upol.cz/certifikaty/</nowiki>
* Kontrolujte předchozí el. podpisy a především ten svůj (za UP)
* Elektronický podpis nemusí být vidět na tisku ani v obrazu souboru – rozhodující jsou „metadata“ v souboru PDF – tam naleznete i jeho datum
* Panel podpisu; přes pravé tlačítko – vydavatel, zámeček eIDAS, validovat, vlastnosti podpisu
* Celkem jasné v EU, jinde s otazníkem

== •Adobe Acrobat (Reader), Microsoft Edge a jiné webové prohlížeče, <nowiki>https://ec.europa.eu/digital-building-blocks/DSS/webapp-demo/validation</nowiki> ==
TBD

- Více naspecifikovat co mají ědělat s tím, že jim přijde předem analogový dokument

- Víc naspecifikovat co s analogovým souborem skrz to ERMS

- Rektor není poslední – kde ho najde předkladatel, kde ho najde? Má být v ERMS. Kam se vkládá všemi stranami podepsaný soubor? Kam se má nahrát? Jen do ERMS? Komu to předkladatel dá? Klíčákovi? Do formu po podpisu to nejde. Tak to je korektně. Můžou se vytáhnout soubory a ty použít. Pak to musí dostat nějak klíčák a pak to udělat záznam smlouvy s tím. To se musí vyladit s ZČ ten postup protože to je nejasné.

CES - formulář žádosti o podpis

2026-02-16T12:45:22Z

Babuto00: /* Analogové podpisy */

Následující text má za cíl pokrýt informace týkající se správy, tvorby formuláře žádosti o podpis v elektronické podobě, která byla nasazena do pilotního provozu na RUP UP v únoru 2026. Aplikace CES je dostupná pouze přes síť UP, nebo přes VPN. TEXT JE V PROCESU TVORBY

== Vytvoření formuláře žádosti o podpis smlouvy rektorem (dále jen „formulář“) ==
Postup vytvoření formuláře v CES v souladu s novou vnitřní normou '''R-B-22/09 – Řád předkládání smluv k podpisu rektora UP''' a v návaznosti na vnitřní normu '''R-B-22/08 – CES a registr smluv''', ve znění pozdějších novel. Obě normy jsou účinné od 1. června 2022 a nyní ještě doznají změn.

== Vysvětlení názvosloví ==

=== Registr smluv x CES ===
'''CES''' je interní databází UP, která slouží primárně jejím zaměstnancům. Její fungování a podrobnosti upravuje stejnojmenná norma UP. Je zde uložena naprostá většina smluv UP uzavřených s výjimkami dle zmíněné normy včetně většího množství metadat než je v RS. Dá se v nich i solidně vyhledávat a filtrovat na odkazu smlouvy.upol.cz K uložení dokumentů však správně slouží spisová služba ERMS. Na UP je to úloha klíčových uživatelů.

'''Registr smluv (RS)''' je naproti tomu veřejně přístupná databáze, kam mají povinnost některé subjekty (mezi nimi i UP) vkládat jimi uzavřené smlouvy při dodržení podmínek nastavených v zákoně č. 340/2015 Sb., o registru smluv, ve znění pozdějších přepisů. Nejsou tam úplně všechny UP uzavřené smlouvy, ale dostane se tam i veřejnost. Znění smluv je v zákonem stanoveném rozsahu znečitelněno. RS spravovalo Ministerstvo vnitra ČR (nyní Dig. a inf. agentura) a je dostupný na webových stránkách [https://smlouvy.gov.cz/vyhledavani smlouvy.gov.cz/vyhledavani]. Na UP zajišťuje pouze operátor(ky)

=== Kdo je kdo (v normách, v CES a hlavně v praxi)? ===
Ne všichni v procesu (na formuláři) u každé smlouvy jsou, ale někteří se mohou vyskytovat i ve více pozicích. '''Musí to odpovídat realitě: byli-li nebo mají-li být zapojeni, musí být na košilce.'''

'''Předkladatel:''' Komunikuje se smluvní stranou, s dotč. útvary. Měl by před podpisem o smlouvě vědět nejvíc. Zpravidla vytváří formulář; vždy odpovídá za obsah

'''Autor''': Může předchystat formulář předkladateli

'''Dotčený útvar/dotčená osoba:''' Předkladatel s ním interně konzultoval smlouvu

'''Dotčený útvar právníka/právník:''' Tvořil či připomínkoval smlouvu

'''Příkazce operace a správce rozpočtu:''' Provádějí předběžnou kontrolu po stránce věcné a finanční rozhodnou, zda se smlouva uzavře – předá k podpisu.

'''Sekretariát podepisujícího:''' Průběžně sleduje smlouvy prošlé schvalovacím procesem. Kompletuje a připravuje dokumenty k podpisu – listinné smlouvy s košilkami hlavně.

'''Podepisující (R, D, ředitel):''' Smlouvu (ne)podepíše – právně jedná za UP. Substitut – podepisuje dle pověření určité smlouvy v zástupu za podepisujícího.

'''Klíčový uživatel:''' vytváří záznam smlouvy v CES (ideálně z košilky)

'''Operátor Registru smluv:''' Anonymizuje smlouvu a uveřejní ji v RS

'''Odpovědná osoba:''' Má na starost smlouvu po podpisu (často předkladatel)

== Předkladatel a ERMS ==
Výsledkem celého procesu schvalování a podpisu formuláře žádosti o podpis je '''spis v ERMS''' obsahující '''formulář''' (digitální dokument) a '''smlouvu''' (digitální nebo analogový dokument), případně přílohy.

'''Zpracovatelem''' (tzn. držitelem) tohoto spisu je '''předkladatel'''. Předkladatel může v ERMS '''zpřístupnit''' spis k nahlížení nebo editaci i ostatním, např. '''autorovi'''.

Kdo drží v ERMS záznam o analogovém dokumentu, drží i odpovídající analogový dokument. Nelze ho mít umístěn u někoho jiného nebo na jiném oddělení.

Dokumenty je třeba '''správně a včas vyřídit''' a spis následně uzavřít. Spis smlouvy lze '''uzavřít''' ve chvíli, kdy je smluvní vztah definitivně '''skončen''' a neočekává se vznik žádných dalších dokumentů (dodatek, reklamace, protokol o předání díla, atd.). '''Nelze znovu otevřít uzavřený spis!'''

Zpracovatel (předkladatel) se stará o to, aby k uzavření spisu ve správný čas došlo, a předává spis '''v ERMS na spisovnu.''' Správná evidence a postupy '''snižují riziko chyb i sankcí''' pro instituci a pomáhají udržet provoz '''bez zbytečné zátěže''' uzavřených agend.

=== Termíny v ERMS a jejich souvislosti ===
'''SPIS''' = spojení dokumentů týkajících se téže věci („složka“ seskupující související dokumenty) souvisejí

* '''DOKUMENT''' = každá zaznamenaná informace, která byla původcem vytvořena nebo původci doručena v podobě '''analogové''' (papírové) či '''digitální'''

'''ZÁSILKA''' = „obálka“, resp. dokument v „obálce“ pro účely doručování

* '''DOKUMENT''' = obsah zásilky, v ERMS se zásilka stává dokumentem doručením zpracovateli
** '''KOMPONENTA''' = data, který tvoří digitální dokument, neexistuje dig.dokument bez alespoň jedné komponenty, např. pdf dokumentu, jpg nebo xlsx přílohy, xml metadat, asice podpisového obalu, tsr časového razítka…

==== Digitální dokument ====

* je vždy '''originál'''.
* nepotřebuje '''žádnou papírovou''' verzi „pro jistotu“.
* musí mít '''smysluplný název''' odpovídající obsahu dokumentu.
* '''finální verze patří vždy do ERMS''', ne pouze na úložiště, cloud nebo do e-mailu.
* se předává standardními kanály: '''přes ERMS, datovou schránkou''', případně e-mailem (nejméně vhodné).
* který je odesílán ven jako právní úkon instituce, musí mít elektronický podpis nebo pečeť.
* screenshot nebo scan dokumentu '''není''' digitální dokument.

== Cesta formuláře (a smlouvy) ==
'''Všeobecně shrnutí procesu:'''

# Založení formuláře a odeslání ke schválení
# Vyjádření dotčených útvarů
# Schvalování příkazcem operace a správcem rozpočtu
# Schválení kvestorem není-li správcem rozpočtu v případě stavebních a přístrojových investic
# Schválení kancléřem je-li potřeba souhlas správní rady
# Po kompletním schválení míří elektronický formulář (a smlouva) k podpisu rektora, v případě analogu musí být v listinné podobě doručena
# Podpis dokumentu v CES, jinde (vložení podepsaného originálu do systému), u analogového dokumentu na papíře
# Elektronická smlouva jde po podpisu předkladateli/autorovi či přímo klíčovému uživateli, je-li UP posledním podepisujícím. Listinná smlouva se vrací fyzicky dle stejného klíče.
# Nepodepisuje-li UP jako poslední, musí předkladatel/autor zajištit podpis dalších stran a následně předat finální dokument KU
# Zavedení smlouvy do CES klíčovým uživatelem
# Uveřejnění smlouvy v RS operátorem

=== Doplňující informace ===
'''Předkladatel''' ('''pokud není autorem''') musí formulář po vyplnění autorem doplnit a následně odeslat do schvalovacího workflow. Vyjádření dotčených útvarů a dotčené osoby nemusí být součásti workflow.

'''Souhlas „původního podepisujícího“ se substitutem:'''

* Pokud na základě normy UP (typicky Statut UP, statut součásti UP, norma o pověření právním jednáním za UP) či dlouhodobého pověření jiného má podepisovat někdo jiný než vybraná podepisující osoba, vyberte jej z menu. Nejste-li si jistí, konzultujte s podepisující osobou nebo její kanceláří. Neslouží k vyplňování dočasných zástupů v nepřítomnosti. Krátké odůvodnění doplňte níže do pole Poznámka. Má-li podepisovat osoba jiná než uvedená v této nabídce, nechte toto pole prázdné a poznamenejte to níže do pole Poznámka.
* Když se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, o řádek výše vyplňte děkana a zde vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

'''Formulář zamítnutý jedním ze schvalujících je zamítnut jako celek.''' Lze vytvořit kopii a provést potřebné opravy a odeslat jej znovu do schvalovacího procesu.

'''Formulář nedoporučený dotčeným útvarem''' postupuje dále do schvalovacího procesu a vyjádření dotčených útvarů jsou dostupné schvalovatelům i podepisujícím.

=== Po podpisu ===
Po podpisu jde autorovi, předkladateli (klíčovému uživateli a OVZ je-li relevantní) notifikace o tom, že smlouva byla podepsána.

Jde-li o smlouvu, kde UP podepisuje jako poslední, klíčový uživatel (po obdržení listinného originálu smlouvy u listinných smluv; po obdržení originálu elektronicky podepsané smlouvy, pokud není v systému) zavede smlouvu do CES.

Jde-li o smlouvu, kde UP nepodepisuje poslední, předkladatel (autor) zajistí podpis ostatních stran a originál smlouvy doručí klíčovému uživateli po podpisu ostatních stran.

== Vytváření formuláře žádosti o podpis - role autora / předkladatele ==
Přihlášení do aplikace CES a přihlašování zůstává stejné, jako to bylo doposu, tj. smlouvy.upol.cz a přihlašovací údaje stejné jako do Portálu. Pro tvorbu nového formuláře je potřeba vybrat sekci '''Formuláře žádosti o podpis – Nové [1].''' V sekci '''Formuláře žádosti o podpis - staré''' naleznete formuláře vytvořené v původní verzi aplikace.
[[Soubor:Ces-kos-01.png|střed|bezrámu|508x508pixelů]]
Každý formulář obsahuje informační bubliny, kde se nachází informace pro korektní vyplnění formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-00.png|střed|bezrámu|682x682pixelů]]

=== Provázání s ERMS ===
Odesláním formuláře do schvalovacího procesu vznikne automaticky spis v ERMS. Spis bude po odeslání obsahovat dokument, který bude označen pro export do ERMS (více naleznete níže). Spis bude po podpisu a zavedení záznamu smlouvy obsahovat podepsaný soubor a formulář. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.
[[Soubor:Ces-kos-02.png|střed|bezrámu|554x554pixelů]]

==== Dokument smlouvy v ERMS neexistuje ====
Pokud ještě smlouva v elektronické spisové službě číslo nemá, vyberte variantu NE. Spis pro smlouvu bude založen automaticky při odeslání formuláře ke schválení.

==== Dokument smlouvy v ERMS již existuje ====
Pokud již smlouva je zavedena v elektronické spisové službě, vyberte ANO a vyhledejte číslo dokumentu v pole vpravo. Můžete vyhledat dokument, který v ERMS již existuje a následně jej spárovat se zakládaným formulářem do jednoho spisu. Vyhledávání dokumentů je zatříděné věcnou skupinou, která patří přihlášenému uživateli.

=== Smlouvu bude podepisovat ===
Vyberte kdo bude smlouvu podepisovat. Podepisující mají nastavené za sebe pověřené osoby, které za primárního podepisujícího. Pokud se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, pak v sekci 1) vyplňte děkana a v sekci 2) vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

=== Žádáte o elektronický podpis rektora ===
Pro elektronické podepsání vyberte „Ano". V případě smluv podepisovaných elektronickým podpisem podle příslušných právních předpisů s formulářem bude vždy putovat soubor s finálním zněním smlouvy určený k podpisu. Ten vložte ve formátu PDF (smlouva a všechny přílohy v jednom souboru) níže v sekci Dokumenty pro předběžnou kontrolu a označte jako „Toto podepsat“. Po podpisu za UP Vám přijde e-mail s odkazem, kde lze podepsaný soubor nalézt.

=== Možnost změny předkladatele ===
Nově je možné vytvořit formulář za jiného předkladatele. Stačí '''odebrat [1]''' své jméno.
[[Soubor:Ces-kos-03.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Následně vyberte z nabídky konkrétního předkladatele.
[[Soubor:Ces-kos-04.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Autor formuláře zůstane s formulářem provázán. Autor i předkladatel budou z CES dostávat notifikace týkající se formuláře.Vytvořený spis v ERMS bude defaultně patřit autorovi, nicméně toto je možné změnit ve spodní části obrazovky pod tlačítkem '''Profil spisu [1]'''.
[[Soubor:Ces-kos-30.png|střed|bezrámu|857x857pixelů]]
V profilu spisu pak naleznete tlačítko pro předání spisu předkladateli, či autorovi.

=== Vyjádření dotčených útvarů ===
Autor může vybrat dotčené osoby, kterým formulář předá k vyjádření. Vyjadřující se osoby formulář mohou doporučit, nedoporučit, případně mohou přidat další dotčenou osobu do vyjadřovacího procesu. Po odeslání formuláře ke schválení je možné v případě potřeby v detailu formuláře měnit dotčené útvary. Vyplňujte vždy dle skutečnosti osoby, se kterými jste formulář opravdu konzultovali. Pokud jste formulář s nikým nekonzultovali, nemusíte nikoho označovat jako dotčenou osobu.

Můžete vybrat buď osoby z UP, které si '''vyhledáte sami [1]''', popřípadně vyberete '''dotčený útvar právníka [2]''' a následně vyberete právníka, se kterým jste smlouvu konzultovali.
[[Soubor:Ces-kos-05.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

==== Změna dotčené osoby ====
Můžete nahradit dotčenou osobu v detailu formuláře odeslaného k vyjádření pomocí zvýrazněného tlačítka na řádku se jménem dané osoby.
[[Soubor:Ces-kos-13.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

=== Řídící kontrola ===
V sekci řídící kontrola nastavujete '''zdroje a SPP prvky [1]''' relevantní pro váš formulář. Zobrazení příkazci a správci budou následně formulář schvalovat.

Oproti předchozí verzi formuláře přibylo pole '''Finanční zdroj [2]'''. Pokud zdroj nezná autor ani předkladatel, musí jej vyplnit příkazce. V případě více nevyplněných zdrojů u více SPP / NSS doplňuje příkazce vždy jen ke svému SPP / NS. Zdroje se filtrují se dle vybraného SPP či NS.
[[Soubor:Ces-kos-07.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]
SPP prvky lze vyhledávat i dle '''pokročilého vyhledávání [1]''', kde je možné vyhledávat dle příkazce, správce, NS, názvu a čísla SPP prvku.
[[Soubor:Ces-kos-08.png|střed|bezrámu|415x415pixelů]]
Součástí nastavení řídící kontroly jsou nastavení zda se jedná o '''stavební nebo přístrojovou investici''' nebo zda je potřeba '''Souhlas správní rady.''' Pokud vyberete ano u ''investic'', pak formulář bude schvalovat i '''kvestor''' není-li správcem rozpočtu ve výše vybraném zdroji. Pokud vyberete možnost Ano u ''souhlasu Správní rady UP'', pak formulář bude schvalovat navíc ještě '''kancléř'''.
[[Soubor:Ces-kos-09.png|střed|bezrámu|526x526pixelů]]

=== Dokumenty ===
Prostřednictvím dvou tlačítek níže nahrajte k formuláři dokumenty. Vždy je třeba pro řídicí kontrolu nahrát minimálně finální podobu smlouvy včetně všech příloh. V případě smluv podepisovaných elektronicky '''nahrajte pro řídicí kontrolu [3]''' i verzi smlouvy určenou k podpisu za UP.

Pole '''Zavést do ERMS [1]''' se uloží do spisové služby jako doklad proběhnuvší řídicí kontroly spolu s finální podobou tohoto formuláře. Export vybraného souboru do ERMS se provádí při odeslání ke schválení. Do ERMS se bude zavádět právě jeden dokument.'''Toto podepsat [2]''' – označuje se jen u elektronicky podepisovaných smluv.

'''Pomocný dokument [4]''' slouží pro případná vyjádření, podklady pro znečitelnění pasáží smlouvy apod.
[[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

==== Nový dokument k podpisu během schvalovacího procesu ====
Pokud obdržíte v průběhu schvalování nebo před podpisem dokument k podpisu (např. byl podepsán dalšími protistranami aj.), můžete jej v detailu donahrát a označit jej k podpisu. [[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
=== Odeslání ke schválení / Předání předkladateli ===
Rozpracovaný formulář si uložte tlačítkem '''Přidat [1]'''. Připravený formulář buď '''odešlete ke schválení [2]''', jste-li autorem a předkladatelem zároveň.
[[Soubor:Ces-kos-17.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Pokud je předkladatel někdo jiný, musíte formulář předkladateli nejprve '''předat [1]'''. Ten následně formulář najde v přehledu formulářů, popř. nalezne odkaz v notifikačním e-mailu.
[[Soubor:Ces-kos-12.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

=== Stav schvalování ===
Každý uživatel může jednoduše několika způsoby zjistit, v jakém stavu se jeho formulář nachází. Jedním způsobem je ikona v přehledu formulářů, kde stav symbolizuje '''ikona [1]''' v levé části tabulky. Pod tabulkou je jednoduchá stavová legenda. Přesnější informace nalezne uživatel v '''detailu [2]''' formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-28.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Ve spodní části formuláře je dostupný náhled na to, kdo již schválil a na koho se ještě se schválením čeká.
[[Soubor:Ces-kos-29.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== Vyjádření dotčených útvarů - role dotčené osoby / právníka ==
Informace s žádostí o vyjádření se k formuláři obdrží dotčený útvar pomocí e-mailové notifikace.

=== Přehled formulářů ===
Veškeré formuláře k vyjádření nalezne v příslušné sekci '''K vyjádření [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-14.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře.

==== Přidání dotčené osoby ====
V sekci III. Vyjádření dotčených útvarů můžete '''přidat další dotčenou osobu [1]''' pro vyjádření k formuláři, uznáte-li za nutné či vhodné, aby formulář viděl někdo další.
[[Soubor:Ces-kos-15.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

==== Vyjádření ====
Tlačítka pro doporučení – nedoporučení jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby nedoporučit je komentář k vyjádření povinný. Komentář k doporučení či nedoporučení se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím.
[[Soubor:Ces-kos-16.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== Schvalování - role příkazce, správce, kvestora a kancléře ==
Na nový formulář ke schválení je schvalující upozorněn notifikačním e-mailem. Schvalovatelé mohou formulář schválit, či zamítnout. Zatmítnutím jedním ze schvalovatelů se schvalovací proces ukončí. Ke schvalovatelům se buď formulář dostane po vyjádření dotčených útvarů, případně rovnou nejsou-li do vyjadřovacího procesu dotčené útvary zapojeny.

=== Přehled formulářů ===
Formuláře ke schválení se nachází v sekci '''Ke Schválení [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2].'''
[[Soubor:Ces-kos-18.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře. Rovněž jsou zde dostupná i vyjádření dotčených osob či schvalovatelů, byli-li součástí vyjadřovacího procesu.
[[Soubor:Ces-kos-31.png|střed|bezrámu|605x605pixelů]]

==== Schvalování ====
Tlačítka pro '''schválení – zamítnutí [1]''' jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby zamítnout je komentář k vyjádření povinný. Komentář ke schválení či zamítnutí se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím (byl-li formulář schválen).
[[Soubor:Ces-kos-19.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== Podepisování - role rektor, děkan, ředitel, osoba oprávněná podpisu ==

Uživatelé oprávněni k podepisování mají v aplikaci k ispozici sekce pro podepisování - jedna z nich je pro '''analogové podpisy [1]''', druhá pro '''elektronické podpisy [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-32.png|střed|bezrámu|663x663pixelů]]

=== Analogové podpisy ===
Analogové dokumenty se podepisují v listinné podobě, v aplikaci se jen provede záznam o zkontrolování a podepsání příslušného dokumentu. V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na detail formuláře.

Analogové dokumenty se označují tlačítkem Zkontrolováno, když fyzicky dorazí k podpisu a jsou zkontrolovány. Pokud je v pořadí více dokumentů, je možné je nejprve označit za zkontrolované a následně je hromadně či po jednom označit jako podepsané, jakmile jsou fyzicky podepsané.
[[Soubor:Ces-kos-25.png|střed|805x805pixelů]]
Jakmile je fomulář označen jako zkontrolovaný, pak je možné jej '''označit za podepsaný [4]''', byl-li již podepsaný listinně. Zkontrolované formuláře je možné označovat '''jednotlivě [1]''' k hromadnému podpisu, lze označit i '''vše [2]''' zkontrolováno k hromadnému '''označení za podepsané [3].'''
[[Soubor:Ces-kos-27.png|střed|857x857pixelů]]
Pod tlačítkem '''Další [1]''' je možnost '''změnit''' '''podepisujícího [2]''', v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, nebo označit formulář stav '''Odmítám podepsat [3]''',
[[Soubor:Ces-kos-26.png|střed]]

=== Elektronické podpisy ===

V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na detail formuláře.

Digitální dokumenty se označují stejně jako u analogu označují za zkontrolované tlačítkem Zkontrolováno. Nemusí se čekat, až fyzicky dorazí a mohou být rovnou podepsány. Podepisuje se v nástroji REMSIG. Stejně jako u analogových formulářů je možné označit jednotlivé formuláře za zkontrolované a poté je hromadně podepsat.

Pod tlačítkem další je možnost označit formulář stav "Odmítám podepsat", či změnit podepisujícího, v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, případně je možné nahrát již podepsaný dokument v jiném systému, popř. dokument k podpisu.

==== REMSIG ====
V případě, že podepisující vidí záložku REMSIG, pak je to z toho důvodu, aby viděli, co už bylo jimi odesláno do Remsigu, ale tam to z nějakého důvodu nepodepsali.

== Založení záznamu smlouvy - klíčový uživatel ==
KU obdrží po podpisu notifikaci, že byl formulář podepsán. V notifikaci je odkaz na předmětný formulář. V detailu formuláře je v jeho horní části uvedeno číslo formuláře. KU vyhledá příslušný formulář v CES. Po kliknutí na záložku Formuláře žádosti o podpis - Nové se zobrazí přehled formulářů a také vyhledávací pole, která umožňují vyhledání konkrétního formuláře. Po zadání čísla formuláře do pole Hledat a klepnutí na klávesu Enter se vyhledá příslušný formulář. Kliknutím na ikonku s tužkou či na název formuláře se otevře okno Úprava formuláře. V dolní části okna formuláře klikne KU na tlačítko Vytvořit záznam smlouvy. Další postup u záznamu smlouvy je v [https://smlouvy.upol.cz/Content/Metodika_smlouvy_CES_29.05.2022.pdf metodice k CES].

== Exporty do ERMS ==

=== Formulář k analogově podepisované smlouvě ===

* Po založení vznikne spis s dokumenty
* Exportuje se nahraná hlavní komponenta a vytvoří se záznam o analogovém dokumentu
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Po podepsání se exportuje pdf formuláře

=== Formulář k elektronicky podepisované smlouvě ===

* Po vytvoření formuláře vznikne spis s dokumentem – hlavní komponentou
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Podepsaný soubor se exportuje po založení záznamu smlouvy

== Elektronické podpisy ==

* Ideálně jeden PDF soubor se všemi součástmi (přílohami smlouvy)
* Nic netisknout, neskenovat, nedělat v malování apod.
* Konverze – jediná správná na poště (CzechPointu); nikoli ta v ERMS!
* UP musí mít kvalifikovaný podpis – vizte <nowiki>https://cvt.upol.cz/certifikaty/</nowiki>
* Kontrolujte předchozí el. podpisy a především ten svůj (za UP)
* Elektronický podpis nemusí být vidět na tisku ani v obrazu souboru – rozhodující jsou „metadata“ v souboru PDF – tam naleznete i jeho datum
* Panel podpisu; přes pravé tlačítko – vydavatel, zámeček eIDAS, validovat, vlastnosti podpisu
* Celkem jasné v EU, jinde s otazníkem

== •Adobe Acrobat (Reader), Microsoft Edge a jiné webové prohlížeče, <nowiki>https://ec.europa.eu/digital-building-blocks/DSS/webapp-demo/validation</nowiki> ==
TBD

- Více naspecifikovat co mají ědělat s tím, že jim přijde předem analogový dokument

- Víc naspecifikovat co s analogovým souborem skrz to ERMS

- Rektor není poslední – kde ho najde předkladatel, kde ho najde? Má být v ERMS. Kam se vkládá všemi stranami podepsaný soubor? Kam se má nahrát? Jen do ERMS? Komu to předkladatel dá? Klíčákovi? Do formu po podpisu to nejde. Tak to je korektně. Můžou se vytáhnout soubory a ty použít. Pak to musí dostat nějak klíčák a pak to udělat záznam smlouvy s tím. To se musí vyladit s ZČ ten postup protože to je nejasné.

CES - formulář žádosti o podpis

2026-02-16T12:22:36Z

Babuto00: /* Podepisování - role rektor, děkan, ředitel, osoba oprávněná podpisu */

Následující text má za cíl pokrýt informace týkající se správy, tvorby formuláře žádosti o podpis v elektronické podobě, která byla nasazena do pilotního provozu na RUP UP v únoru 2026. Aplikace CES je dostupná pouze přes síť UP, nebo přes VPN. TEXT JE V PROCESU TVORBY

== Vytvoření formuláře žádosti o podpis smlouvy rektorem (dále jen „formulář“) ==
Postup vytvoření formuláře v CES v souladu s novou vnitřní normou '''R-B-22/09 – Řád předkládání smluv k podpisu rektora UP''' a v návaznosti na vnitřní normu '''R-B-22/08 – CES a registr smluv''', ve znění pozdějších novel. Obě normy jsou účinné od 1. června 2022 a nyní ještě doznají změn.

== Vysvětlení názvosloví ==

=== Registr smluv x CES ===
'''CES''' je interní databází UP, která slouží primárně jejím zaměstnancům. Její fungování a podrobnosti upravuje stejnojmenná norma UP. Je zde uložena naprostá většina smluv UP uzavřených s výjimkami dle zmíněné normy včetně většího množství metadat než je v RS. Dá se v nich i solidně vyhledávat a filtrovat na odkazu smlouvy.upol.cz K uložení dokumentů však správně slouží spisová služba ERMS. Na UP je to úloha klíčových uživatelů.

'''Registr smluv (RS)''' je naproti tomu veřejně přístupná databáze, kam mají povinnost některé subjekty (mezi nimi i UP) vkládat jimi uzavřené smlouvy při dodržení podmínek nastavených v zákoně č. 340/2015 Sb., o registru smluv, ve znění pozdějších přepisů. Nejsou tam úplně všechny UP uzavřené smlouvy, ale dostane se tam i veřejnost. Znění smluv je v zákonem stanoveném rozsahu znečitelněno. RS spravovalo Ministerstvo vnitra ČR (nyní Dig. a inf. agentura) a je dostupný na webových stránkách [https://smlouvy.gov.cz/vyhledavani smlouvy.gov.cz/vyhledavani]. Na UP zajišťuje pouze operátor(ky)

=== Kdo je kdo (v normách, v CES a hlavně v praxi)? ===
Ne všichni v procesu (na formuláři) u každé smlouvy jsou, ale někteří se mohou vyskytovat i ve více pozicích. '''Musí to odpovídat realitě: byli-li nebo mají-li být zapojeni, musí být na košilce.'''

'''Předkladatel:''' Komunikuje se smluvní stranou, s dotč. útvary. Měl by před podpisem o smlouvě vědět nejvíc. Zpravidla vytváří formulář; vždy odpovídá za obsah

'''Autor''': Může předchystat formulář předkladateli

'''Dotčený útvar/dotčená osoba:''' Předkladatel s ním interně konzultoval smlouvu

'''Dotčený útvar právníka/právník:''' Tvořil či připomínkoval smlouvu

'''Příkazce operace a správce rozpočtu:''' Provádějí předběžnou kontrolu po stránce věcné a finanční rozhodnou, zda se smlouva uzavře – předá k podpisu.

'''Sekretariát podepisujícího:''' Průběžně sleduje smlouvy prošlé schvalovacím procesem. Kompletuje a připravuje dokumenty k podpisu – listinné smlouvy s košilkami hlavně.

'''Podepisující (R, D, ředitel):''' Smlouvu (ne)podepíše – právně jedná za UP. Substitut – podepisuje dle pověření určité smlouvy v zástupu za podepisujícího.

'''Klíčový uživatel:''' vytváří záznam smlouvy v CES (ideálně z košilky)

'''Operátor Registru smluv:''' Anonymizuje smlouvu a uveřejní ji v RS

'''Odpovědná osoba:''' Má na starost smlouvu po podpisu (často předkladatel)

== Předkladatel a ERMS ==
Výsledkem celého procesu schvalování a podpisu formuláře žádosti o podpis je '''spis v ERMS''' obsahující '''formulář''' (digitální dokument) a '''smlouvu''' (digitální nebo analogový dokument), případně přílohy.

'''Zpracovatelem''' (tzn. držitelem) tohoto spisu je '''předkladatel'''. Předkladatel může v ERMS '''zpřístupnit''' spis k nahlížení nebo editaci i ostatním, např. '''autorovi'''.

Kdo drží v ERMS záznam o analogovém dokumentu, drží i odpovídající analogový dokument. Nelze ho mít umístěn u někoho jiného nebo na jiném oddělení.

Dokumenty je třeba '''správně a včas vyřídit''' a spis následně uzavřít. Spis smlouvy lze '''uzavřít''' ve chvíli, kdy je smluvní vztah definitivně '''skončen''' a neočekává se vznik žádných dalších dokumentů (dodatek, reklamace, protokol o předání díla, atd.). '''Nelze znovu otevřít uzavřený spis!'''

Zpracovatel (předkladatel) se stará o to, aby k uzavření spisu ve správný čas došlo, a předává spis '''v ERMS na spisovnu.''' Správná evidence a postupy '''snižují riziko chyb i sankcí''' pro instituci a pomáhají udržet provoz '''bez zbytečné zátěže''' uzavřených agend.

=== Termíny v ERMS a jejich souvislosti ===
'''SPIS''' = spojení dokumentů týkajících se téže věci („složka“ seskupující související dokumenty) souvisejí

* '''DOKUMENT''' = každá zaznamenaná informace, která byla původcem vytvořena nebo původci doručena v podobě '''analogové''' (papírové) či '''digitální'''

'''ZÁSILKA''' = „obálka“, resp. dokument v „obálce“ pro účely doručování

* '''DOKUMENT''' = obsah zásilky, v ERMS se zásilka stává dokumentem doručením zpracovateli
** '''KOMPONENTA''' = data, který tvoří digitální dokument, neexistuje dig.dokument bez alespoň jedné komponenty, např. pdf dokumentu, jpg nebo xlsx přílohy, xml metadat, asice podpisového obalu, tsr časového razítka…

==== Digitální dokument ====

* je vždy '''originál'''.
* nepotřebuje '''žádnou papírovou''' verzi „pro jistotu“.
* musí mít '''smysluplný název''' odpovídající obsahu dokumentu.
* '''finální verze patří vždy do ERMS''', ne pouze na úložiště, cloud nebo do e-mailu.
* se předává standardními kanály: '''přes ERMS, datovou schránkou''', případně e-mailem (nejméně vhodné).
* který je odesílán ven jako právní úkon instituce, musí mít elektronický podpis nebo pečeť.
* screenshot nebo scan dokumentu '''není''' digitální dokument.

== Cesta formuláře (a smlouvy) ==
'''Všeobecně shrnutí procesu:'''

# Založení formuláře a odeslání ke schválení
# Vyjádření dotčených útvarů
# Schvalování příkazcem operace a správcem rozpočtu
# Schválení kvestorem není-li správcem rozpočtu v případě stavebních a přístrojových investic
# Schválení kancléřem je-li potřeba souhlas správní rady
# Po kompletním schválení míří elektronický formulář (a smlouva) k podpisu rektora, v případě analogu musí být v listinné podobě doručena
# Podpis dokumentu v CES, jinde (vložení podepsaného originálu do systému), u analogového dokumentu na papíře
# Elektronická smlouva jde po podpisu předkladateli/autorovi či přímo klíčovému uživateli, je-li UP posledním podepisujícím. Listinná smlouva se vrací fyzicky dle stejného klíče.
# Nepodepisuje-li UP jako poslední, musí předkladatel/autor zajištit podpis dalších stran a následně předat finální dokument KU
# Zavedení smlouvy do CES klíčovým uživatelem
# Uveřejnění smlouvy v RS operátorem

=== Doplňující informace ===
'''Předkladatel''' ('''pokud není autorem''') musí formulář po vyplnění autorem doplnit a následně odeslat do schvalovacího workflow. Vyjádření dotčených útvarů a dotčené osoby nemusí být součásti workflow.

'''Souhlas „původního podepisujícího“ se substitutem:'''

* Pokud na základě normy UP (typicky Statut UP, statut součásti UP, norma o pověření právním jednáním za UP) či dlouhodobého pověření jiného má podepisovat někdo jiný než vybraná podepisující osoba, vyberte jej z menu. Nejste-li si jistí, konzultujte s podepisující osobou nebo její kanceláří. Neslouží k vyplňování dočasných zástupů v nepřítomnosti. Krátké odůvodnění doplňte níže do pole Poznámka. Má-li podepisovat osoba jiná než uvedená v této nabídce, nechte toto pole prázdné a poznamenejte to níže do pole Poznámka.
* Když se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, o řádek výše vyplňte děkana a zde vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

'''Formulář zamítnutý jedním ze schvalujících je zamítnut jako celek.''' Lze vytvořit kopii a provést potřebné opravy a odeslat jej znovu do schvalovacího procesu.

'''Formulář nedoporučený dotčeným útvarem''' postupuje dále do schvalovacího procesu a vyjádření dotčených útvarů jsou dostupné schvalovatelům i podepisujícím.

=== Po podpisu ===
Po podpisu jde autorovi, předkladateli (klíčovému uživateli a OVZ je-li relevantní) notifikace o tom, že smlouva byla podepsána.

Jde-li o smlouvu, kde UP podepisuje jako poslední, klíčový uživatel (po obdržení listinného originálu smlouvy u listinných smluv; po obdržení originálu elektronicky podepsané smlouvy, pokud není v systému) zavede smlouvu do CES.

Jde-li o smlouvu, kde UP nepodepisuje poslední, předkladatel (autor) zajistí podpis ostatních stran a originál smlouvy doručí klíčovému uživateli po podpisu ostatních stran.

== Vytváření formuláře žádosti o podpis - role autora / předkladatele ==
Přihlášení do aplikace CES a přihlašování zůstává stejné, jako to bylo doposu, tj. smlouvy.upol.cz a přihlašovací údaje stejné jako do Portálu. Pro tvorbu nového formuláře je potřeba vybrat sekci '''Formuláře žádosti o podpis – Nové [1].''' V sekci '''Formuláře žádosti o podpis - staré''' naleznete formuláře vytvořené v původní verzi aplikace.
[[Soubor:Ces-kos-01.png|střed|bezrámu|508x508pixelů]]
Každý formulář obsahuje informační bubliny, kde se nachází informace pro korektní vyplnění formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-00.png|střed|bezrámu|682x682pixelů]]

=== Provázání s ERMS ===
Odesláním formuláře do schvalovacího procesu vznikne automaticky spis v ERMS. Spis bude po odeslání obsahovat dokument, který bude označen pro export do ERMS (více naleznete níže). Spis bude po podpisu a zavedení záznamu smlouvy obsahovat podepsaný soubor a formulář. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.
[[Soubor:Ces-kos-02.png|střed|bezrámu|554x554pixelů]]

==== Dokument smlouvy v ERMS neexistuje ====
Pokud ještě smlouva v elektronické spisové službě číslo nemá, vyberte variantu NE. Spis pro smlouvu bude založen automaticky při odeslání formuláře ke schválení.

==== Dokument smlouvy v ERMS již existuje ====
Pokud již smlouva je zavedena v elektronické spisové službě, vyberte ANO a vyhledejte číslo dokumentu v pole vpravo. Můžete vyhledat dokument, který v ERMS již existuje a následně jej spárovat se zakládaným formulářem do jednoho spisu. Vyhledávání dokumentů je zatříděné věcnou skupinou, která patří přihlášenému uživateli.

=== Smlouvu bude podepisovat ===
Vyberte kdo bude smlouvu podepisovat. Podepisující mají nastavené za sebe pověřené osoby, které za primárního podepisujícího. Pokud se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, pak v sekci 1) vyplňte děkana a v sekci 2) vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

=== Žádáte o elektronický podpis rektora ===
Pro elektronické podepsání vyberte „Ano". V případě smluv podepisovaných elektronickým podpisem podle příslušných právních předpisů s formulářem bude vždy putovat soubor s finálním zněním smlouvy určený k podpisu. Ten vložte ve formátu PDF (smlouva a všechny přílohy v jednom souboru) níže v sekci Dokumenty pro předběžnou kontrolu a označte jako „Toto podepsat“. Po podpisu za UP Vám přijde e-mail s odkazem, kde lze podepsaný soubor nalézt.

=== Možnost změny předkladatele ===
Nově je možné vytvořit formulář za jiného předkladatele. Stačí '''odebrat [1]''' své jméno.
[[Soubor:Ces-kos-03.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Následně vyberte z nabídky konkrétního předkladatele.
[[Soubor:Ces-kos-04.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Autor formuláře zůstane s formulářem provázán. Autor i předkladatel budou z CES dostávat notifikace týkající se formuláře.Vytvořený spis v ERMS bude defaultně patřit autorovi, nicméně toto je možné změnit ve spodní části obrazovky pod tlačítkem '''Profil spisu [1]'''.
[[Soubor:Ces-kos-30.png|střed|bezrámu|857x857pixelů]]
V profilu spisu pak naleznete tlačítko pro předání spisu předkladateli, či autorovi.

=== Vyjádření dotčených útvarů ===
Autor může vybrat dotčené osoby, kterým formulář předá k vyjádření. Vyjadřující se osoby formulář mohou doporučit, nedoporučit, případně mohou přidat další dotčenou osobu do vyjadřovacího procesu. Po odeslání formuláře ke schválení je možné v případě potřeby v detailu formuláře měnit dotčené útvary. Vyplňujte vždy dle skutečnosti osoby, se kterými jste formulář opravdu konzultovali. Pokud jste formulář s nikým nekonzultovali, nemusíte nikoho označovat jako dotčenou osobu.

Můžete vybrat buď osoby z UP, které si '''vyhledáte sami [1]''', popřípadně vyberete '''dotčený útvar právníka [2]''' a následně vyberete právníka, se kterým jste smlouvu konzultovali.
[[Soubor:Ces-kos-05.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

==== Změna dotčené osoby ====
Můžete nahradit dotčenou osobu v detailu formuláře odeslaného k vyjádření pomocí zvýrazněného tlačítka na řádku se jménem dané osoby.
[[Soubor:Ces-kos-13.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

=== Řídící kontrola ===
V sekci řídící kontrola nastavujete '''zdroje a SPP prvky [1]''' relevantní pro váš formulář. Zobrazení příkazci a správci budou následně formulář schvalovat.

Oproti předchozí verzi formuláře přibylo pole '''Finanční zdroj [2]'''. Pokud zdroj nezná autor ani předkladatel, musí jej vyplnit příkazce. V případě více nevyplněných zdrojů u více SPP / NSS doplňuje příkazce vždy jen ke svému SPP / NS. Zdroje se filtrují se dle vybraného SPP či NS.
[[Soubor:Ces-kos-07.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]
SPP prvky lze vyhledávat i dle '''pokročilého vyhledávání [1]''', kde je možné vyhledávat dle příkazce, správce, NS, názvu a čísla SPP prvku.
[[Soubor:Ces-kos-08.png|střed|bezrámu|415x415pixelů]]
Součástí nastavení řídící kontroly jsou nastavení zda se jedná o '''stavební nebo přístrojovou investici''' nebo zda je potřeba '''Souhlas správní rady.''' Pokud vyberete ano u ''investic'', pak formulář bude schvalovat i '''kvestor''' není-li správcem rozpočtu ve výše vybraném zdroji. Pokud vyberete možnost Ano u ''souhlasu Správní rady UP'', pak formulář bude schvalovat navíc ještě '''kancléř'''.
[[Soubor:Ces-kos-09.png|střed|bezrámu|526x526pixelů]]

=== Dokumenty ===
Prostřednictvím dvou tlačítek níže nahrajte k formuláři dokumenty. Vždy je třeba pro řídicí kontrolu nahrát minimálně finální podobu smlouvy včetně všech příloh. V případě smluv podepisovaných elektronicky '''nahrajte pro řídicí kontrolu [3]''' i verzi smlouvy určenou k podpisu za UP.

Pole '''Zavést do ERMS [1]''' se uloží do spisové služby jako doklad proběhnuvší řídicí kontroly spolu s finální podobou tohoto formuláře. Export vybraného souboru do ERMS se provádí při odeslání ke schválení. Do ERMS se bude zavádět právě jeden dokument.'''Toto podepsat [2]''' – označuje se jen u elektronicky podepisovaných smluv.

'''Pomocný dokument [4]''' slouží pro případná vyjádření, podklady pro znečitelnění pasáží smlouvy apod.
[[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

==== Nový dokument k podpisu během schvalovacího procesu ====
Pokud obdržíte v průběhu schvalování nebo před podpisem dokument k podpisu (např. byl podepsán dalšími protistranami aj.), můžete jej v detailu donahrát a označit jej k podpisu. [[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
=== Odeslání ke schválení / Předání předkladateli ===
Rozpracovaný formulář si uložte tlačítkem '''Přidat [1]'''. Připravený formulář buď '''odešlete ke schválení [2]''', jste-li autorem a předkladatelem zároveň.
[[Soubor:Ces-kos-17.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Pokud je předkladatel někdo jiný, musíte formulář předkladateli nejprve '''předat [1]'''. Ten následně formulář najde v přehledu formulářů, popř. nalezne odkaz v notifikačním e-mailu.
[[Soubor:Ces-kos-12.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

=== Stav schvalování ===
Každý uživatel může jednoduše několika způsoby zjistit, v jakém stavu se jeho formulář nachází. Jedním způsobem je ikona v přehledu formulářů, kde stav symbolizuje '''ikona [1]''' v levé části tabulky. Pod tabulkou je jednoduchá stavová legenda. Přesnější informace nalezne uživatel v '''detailu [2]''' formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-28.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Ve spodní části formuláře je dostupný náhled na to, kdo již schválil a na koho se ještě se schválením čeká.
[[Soubor:Ces-kos-29.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== Vyjádření dotčených útvarů - role dotčené osoby / právníka ==
Informace s žádostí o vyjádření se k formuláři obdrží dotčený útvar pomocí e-mailové notifikace.

=== Přehled formulářů ===
Veškeré formuláře k vyjádření nalezne v příslušné sekci '''K vyjádření [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-14.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře.

==== Přidání dotčené osoby ====
V sekci III. Vyjádření dotčených útvarů můžete '''přidat další dotčenou osobu [1]''' pro vyjádření k formuláři, uznáte-li za nutné či vhodné, aby formulář viděl někdo další.
[[Soubor:Ces-kos-15.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

==== Vyjádření ====
Tlačítka pro doporučení – nedoporučení jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby nedoporučit je komentář k vyjádření povinný. Komentář k doporučení či nedoporučení se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím.
[[Soubor:Ces-kos-16.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== Schvalování - role příkazce, správce, kvestora a kancléře ==
Na nový formulář ke schválení je schvalující upozorněn notifikačním e-mailem. Schvalovatelé mohou formulář schválit, či zamítnout. Zatmítnutím jedním ze schvalovatelů se schvalovací proces ukončí. Ke schvalovatelům se buď formulář dostane po vyjádření dotčených útvarů, případně rovnou nejsou-li do vyjadřovacího procesu dotčené útvary zapojeny.

=== Přehled formulářů ===
Formuláře ke schválení se nachází v sekci '''Ke Schválení [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2].'''
[[Soubor:Ces-kos-18.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané přílohy pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře. Rovněž jsou zde dostupná i vyjádření dotčených osob či schvalovatelů, byli-li součástí vyjadřovacího procesu.
[[Soubor:Ces-kos-31.png|střed|bezrámu|605x605pixelů]]

==== Schvalování ====
Tlačítka pro '''schválení – zamítnutí [1]''' jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře. U volby zamítnout je komentář k vyjádření povinný. Komentář ke schválení či zamítnutí se následně zobrazuje schvalovatelům a podepisujícím (byl-li formulář schválen).
[[Soubor:Ces-kos-19.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== Podepisování - role rektor, děkan, ředitel, osoba oprávněná podpisu ==

Uživatelé oprávněni k podepisování mají v aplikaci k ispozici sekce pro podepisování - jedna z nich je pro '''analogové podpisy [1]''', druhá pro '''elektronické podpisy [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-32.png|střed|bezrámu|663x663pixelů]]

=== Analogové podpisy ===
Analogové dokumenty se podepisují v listinné podobě, v aplikaci se jen provede záznam o zkontrolování a podepsání příslušného dokumentu. V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na detail formuláře.

Analogové dokumenty se označují tlačítkem Zkontrolováno, když fyzicky dorazí k podpisu a jsou zkontrolovány. Pokud je v pořadí více dokumentů, je možné je nejprve označit za zkontrolované a následně je hromadně či po jednom označit jako podepsané, jakmile jsou fyzicky podepsané.

Pod tlačítkem další je možnost označit formulář stav "Odmítám podepsat", či změnit podepisujícího, v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného.

=== Elektronické podpisy ===

V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládaci tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na detail formuláře.

Digitální dokumenty se označují stejně jako u analogu označují za zkontrolované tlačítkem Zkontrolováno. Nemusí se čekat, až fyzicky dorazí a mohou být rovnou podepsány. Podepisuje se v nástroji REMSIG. Stejně jako u analogových formulářů je možné označit jednotlivé formuláře za zkontrolované a poté je hromadně podepsat.

Pod tlačítkem další je možnost označit formulář stav "Odmítám podepsat", či změnit podepisujícího, v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, případně je možné nahrát již podepsaný dokument v jiném systému, popř. dokument k podpisu.

==== REMSIG ====
V případě, že podepisující vidí záložku REMSIG, pak je to z toho důvodu, aby viděli, co už bylo jimi odesláno do Remsigu, ale tam to z nějakého důvodu nepodepsali.

== Založení záznamu smlouvy - klíčový uživatel ==
KU obdrží po podpisu notifikaci, že byl formulář podepsán. V notifikaci je odkaz na předmětný formulář. V detailu formuláře je v jeho horní části uvedeno číslo formuláře. KU vyhledá příslušný formulář v CES. Po kliknutí na záložku Formuláře žádosti o podpis - Nové se zobrazí přehled formulářů a také vyhledávací pole, která umožňují vyhledání konkrétního formuláře. Po zadání čísla formuláře do pole Hledat a klepnutí na klávesu Enter se vyhledá příslušný formulář. Kliknutím na ikonku s tužkou či na název formuláře se otevře okno Úprava formuláře. V dolní části okna formuláře klikne KU na tlačítko Vytvořit záznam smlouvy. Další postup u záznamu smlouvy je v [https://smlouvy.upol.cz/Content/Metodika_smlouvy_CES_29.05.2022.pdf metodice k CES].

== Exporty do ERMS ==

=== Formulář k analogově podepisované smlouvě ===

* Po založení vznikne spis s dokumenty
* Exportuje se nahraná hlavní komponenta a vytvoří se záznam o analogovém dokumentu
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Po podepsání se exportuje pdf formuláře

=== Formulář k elektronicky podepisované smlouvě ===

* Po vytvoření formuláře vznikne spis s dokumentem – hlavní komponentou
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Podepsaný soubor se exportuje po založení záznamu smlouvy

== Elektronické podpisy ==

* Ideálně jeden PDF soubor se všemi součástmi (přílohami smlouvy)
* Nic netisknout, neskenovat, nedělat v malování apod.
* Konverze – jediná správná na poště (CzechPointu); nikoli ta v ERMS!
* UP musí mít kvalifikovaný podpis – vizte <nowiki>https://cvt.upol.cz/certifikaty/</nowiki>
* Kontrolujte předchozí el. podpisy a především ten svůj (za UP)
* Elektronický podpis nemusí být vidět na tisku ani v obrazu souboru – rozhodující jsou „metadata“ v souboru PDF – tam naleznete i jeho datum
* Panel podpisu; přes pravé tlačítko – vydavatel, zámeček eIDAS, validovat, vlastnosti podpisu
* Celkem jasné v EU, jinde s otazníkem

== •Adobe Acrobat (Reader), Microsoft Edge a jiné webové prohlížeče, <nowiki>https://ec.europa.eu/digital-building-blocks/DSS/webapp-demo/validation</nowiki> ==
TBD

- Více naspecifikovat co mají ědělat s tím, že jim přijde předem analogový dokument

- Víc naspecifikovat co s analogovým souborem skrz to ERMS

- Rektor není poslední – kde ho najde předkladatel, kde ho najde? Má být v ERMS. Kam se vkládá všemi stranami podepsaný soubor? Kam se má nahrát? Jen do ERMS? Komu to předkladatel dá? Klíčákovi? Do formu po podpisu to nejde. Tak to je korektně. Můžou se vytáhnout soubory a ty použít. Pak to musí dostat nějak klíčák a pak to udělat záznam smlouvy s tím. To se musí vyladit s ZČ ten postup protože to je nejasné.