wiki.upol.cz - Příspěvky [cs]

Soubor:Erms-edo-09.png

2026-07-28T10:08:48Z

Babuto00: Babuto00 načetl novou verzi Soubor:Erms-edo-09.png

=={{int:filedesc}}==
{{Information
|description={{en|1=Soubor}}
|date=2023-12-01
|source={{own}}
|author=[[User:Babuto00|Babuto00]]
|permission=
|other versions=
}}

=={{int:license-header}}==
{{self|cc-by-sa-4.0}}

-

Soubor:Erms-edo-06.png

2026-07-28T10:08:23Z

Babuto00: Babuto00 načetl novou verzi Soubor:Erms-edo-06.png

Soubor:Erms-edo-05.png

2026-07-28T10:07:54Z

Babuto00: Babuto00 načetl novou verzi Soubor:Erms-edo-05.png

Soubor:Edo 23.png

2026-07-28T10:07:12Z

Babuto00: Babuto00 načetl novou verzi Soubor:Edo 23.png

=={{int:filedesc}}==
{{Information
|description={{en|1=Soubor}}
|date=2022-10-27
|source={{own}}
|author=[[User:Babuto00|Babuto00]]
|permission=
|other versions=
}}

=={{int:license-header}}==
{{self|cc-by-sa-4.0}}

-

Soubor:Edo 21.png

2026-07-28T10:06:35Z

Babuto00: Babuto00 načetl novou verzi Soubor:Edo 21.png

EDO

2026-07-28T10:04:40Z

Babuto00: /* Žádosti o dovolenou */

Manuál pro práci s aplikací EDO - Elektronická docházka. Aplikace má za cíl sjednotit a zjednodušit odevzdávání docházek a žádostí o dovolenou. Na některých org. jednotkách je v testovacím režimu spuštěn proces elektronického schvalování. {{DISPLAYTITLE:EDO - elektronická evidence docházky a žádosti o dovolenou}}

== Rozcestník ==
Rozcestník se uživatelům zobrazuje hned po přihlášení do aplikace. Přihlašovací údaje jsou stejné jako do Portálu. V záhlaví se kromě odkazu na rozcestník a zkratky na jednotlivé žádosti nachází také '''tlačítko [1]''' pro nastavení pracovní doby, která se následně bude zobrazovat v evidenci pracovní doby. Bližší informace k nastavení jsou dostupné níže. Chcete-li si zobrazit naše '''předchozí žádosti [2]''', klikněte na vyznačené tlačítko.[[Soubor:Edo_01.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]Máte-li více úvazků vyberete si příslušné žádosti pro danou jednotku v '''menu [1]'''. Pro vybraný úvazek pak budete vytvářet žádosti. [[Soubor:Edo 17.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

== Žádost o dovolenou - '''uživatel''' ==
Uživatelé mohou v aplikaci vytvářet žádosti o dovolenou. Využívá-li již vaše organizační jednotka '''elektronické schvalování žádostí''', není potřeba nic tisknout ani ukládat v aplikaci. Pokud na vaší org. jednotce '''nebylo''' '''zatím''' '''spuštěno''' '''elektronické schvalování''', pak dovolenky musíte stále tisknout a odevzdávat jako doposud. Uložené dovolenky z aplikace EDO se zobrazují rovnou v evidenčním listu docházky. V docházkovém listu se automaticky také zobrazují dovolenky, které jsou již zadány do SAPu a tím pádem jsou zobrazeny ve vašem Portálovém profilu v části Nepřítomnosti.

Pro '''přehled čerpaných dní''' dovolené lze využít první '''tlačítko [1].''' Pro přehled všech dříve vytvořených dovolenek klikněte na tlačítko '''Předchozí žádosti [2]'''. Máte-li úvazek 1, pak máte k dispozici tlačítko rychlého '''přepočtu hodin dovolené na pracovní dny [3]''' pro přehlednost.

Po vyplnění data od a do se automaticky vypočítá '''počet pracovních dní [4]'''. Tato zadaná data jdou pak při elektronickém schvalování vašemu nadřízenému, který vaši dovolenou schvaluje. Pokud žádosti tisknete, pak vytištěné dovolenky mají předvyplněné údaje: jméno a příjmení, osobní číslo, číslo útvaru a útvar. Při zaškrtnutí možnosti '''šetřit lesy [5]''' se při vytisknutí jedné dovolenky se vytisknou i další tři prázdné dovolenky z důvodu úspory papíru. Ty si následně můžete vypsat ručně. Kliknutím na tlačítko '''Odeslat ke schválení [6]''' se otevře potvrzovací okno, kde budou zobrazeny dodatečné informace k procesu schvalování, či stornu žádosti. V případě tisku si vyplněnou žádost '''vytisknete [7]''' ve formátu PDF. Vytisknutím žádosti a odesláním ke schválení se dovolenka zároveň i uloží.[[Soubor:Edo_02.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Odeslání ke schválení ===
Před odesláním ke schválení obdržíte informace, že k žádosti bude mít přístup váš nadřízený a referentka docházky a informace o stornování žádosti. Bližší informace ke stornu naleznete níže. Pro schvalování je předvybrán nejbližší '''vedoucí [1]''' dle vašeho pracovního zařazení.[[Soubor:Edo_03.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Detail žádosti o dovolenou - uživatel ===
Po odeslání žádosti o dovolenou se vám zobrazí detail dovolené. V detailu dovolené můžete '''stornovat [1]''' dovolenou. Uživatel si může zrušit dovolenou sám ve dvou případech:

· Do 8:00 dne nástupu na dovolenou (v případě dovolené na druhou část půl dne do 12:30)

· Dovolená ještě nebyla kompletně schválena

Jinak musí podat žádost o storno, které přijde referentce docházky. [[Soubor:Edo_04.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Předchozí žádosti o dovolenou - uživatelé s přístupem k elektronickému schvalování ===
Po kliknutí na tlačítko Předchozí žádosti se přesunete na přehled již odeslaných žádostí. V horní části obrazovky máte k dispoziic filtry dle stavu a typu dovolené. Můžete si dovolenky exportovat do Excelu.

Dále zde uvidíte '''stav své žádosti [1].''' Žádosti si může každý uživatel '''stornovat [2]''' v případech: Do 8:00 dne nástupu na dovolenou (v případě dovolené na druhou část půl dne do 12:30) a nebo když dovolená ještě nebyla kompletně schválena. V ostatních případech musí podat '''žádost o storno [4]''', které přijde referentce docházky. Informace o stornování je pak distribuována vedoucímu a referentkám notifikačním e-mailem. V případě žádosti o dovolenou na více než jeden den má uživatel k dispozici do 8:00 dne ukončení dovolené možnost '''zažádat o zkrácení dovolené [3]'''. Tato žádost pak je odeslána vedoucímu ke schválení. [[Soubor:Edo_05.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

==== Stornování dovolené ====
Své storno řádně odůvodněte, informace bude zaslána referentce a schvalovatelům vaší žádosti. Žádosti si může každý uživatel stornovat v případech: Do 8:00 dne nástupu na dovolenou (v případě dovolené na druhou část půl dne do 12:30) a nebo když dovolená ještě nebyla kompletně schválena. [[Soubor:Edo_06.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

==== Žádost o zkrácení dovolené ====
V případě žádosti o zkrácení dovolené je potřeba zvolit data, kdy dovolená bude skutečně probíhat. V případě, že by se měla dovolená prodlužovat, původní žádost o dovolenou stornujte a vytvořte novou.[[Soubor:Edo_07.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Předchozí žádosti o dovolenou - uživatelé bez elektronického schvalování ===
Po kliknutí na tlačítko Předchozí žádosti se přesunete na přehled již uložených / vytisknutých žádostí. Jednotlivé zadané žádosti v EDO lze '''smazat [1]'''. Můžete '''označit''' více uložených žádostí '''[2]''' a ty pak můžete '''hromadně vytisknout [5]'''. V této části lze '''upravit žádost [3]''' či dovolenku '''vytisknout [4]'''.
[[Soubor:Edo_24.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

== Evidence pracovní doby - '''uživatel''' ==
'''Formulář vždy obsahuje orientační data a je nutné jej před tiskem a odevzdáním zkontrolovat!''' Formulář Evidence pracovní doby umožňuje nastavit pracovní dobu v pravidelném i nepravidelném režimu, můžete si nastavit využití pracovní doby, která je nastavena v SAPu, všechny tyto informace můžete '''nastavit v uživatelském profilu [1]'''. Uživatelé, kteří nemají prozatím přístup k elektronickému schvalování, formulář evidence pracovní doby tisknou. Z technických důvodů aplikace nemůže předvyplnit všechny data z důvodu velkého množství různých typů úvazků a pracovních dob. V evidenci se zobrazují dovolenky, uložené v EDO a ty, které byly zadány do SAPu. V '''seznamu evidencí pracovní doby [2]''' naleznete veškeré vámi vytvořené evidence.

Jste-li akademik, aktivujte si kliknutím zobrazení formuláře určený '''pro akademické pracovníky [3]'''. Pokud jste technicko-hospodářský pracovník, pak si tuto možnost deaktivujte. '''Ikona [4]''' zobrazuje informaci o tom, že uživatel pro daný den nemá nárok na stravné. Aplikace umožňuje vykopírovávat informace z jednoho řádku do řádku ostatních, možnost '''kopírování [5]''' aktivujete kliknutím na danou ikonu. V případě nepřítomnosti, která se nepromítla do evidence pracovní doby si prosím důvod nastavte ze '''seznamu [6]'''. V případě, že máte k dispozici elektronické schvalování, nemusíte evidenci tisknout a jen ji '''odešlete ke schválení [7]'''. V ostatních případech evidenci '''vytiskněte [8].''' [[Soubor:Edo_08.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

==== Odeslání ke schválení ====
Před odesláním vám budou zobrazeny informace o tom, kdo má přístup k vaší docházce a kdo ji schvaluje. Odeslané docházky lze stornovat v předchozích evidencích.[[Soubor:Edo_09.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Předchozí evidence pracovní doby ===
V této sekci si můžete '''zobrazit''' vámi vytvořenou '''evidenci pracovní doby [1]''', '''zažádat o její storno [2'''] v případě elektronického schvalování. Uživatelé, kteří elektronické schvalování nemají k dispozici mají zde kromě tlačítka '''Kopírovat a Tisk i tlačítko Upravit [3]'''. [[Soubor:Edo_10.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

== Nastavení pracovní doby ==
Při prvotním nastavení dat pro tisk je potřeba kliknout v části evidenčního listu na '''odkaz pro nastavení času své pracovní doby [1]'''. Pokud jste si již dříve nastavili data pro tisk, lze je měnit rovněž po kliknutí na tlačítko uživatelský profil.[[Soubor:Edo_13.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Nastavení pracovní doby ===
V případě pravidelné pracovní doby stačí zadat zkratku pracoviště, vybrat pracovní dobu a čas obědové přestávky. Poté kliknete na tlačítko '''Uložit [2]'''. V případě nepravidelné pracovní doby zaškrtněte možnost '''Nastavit jednotlivé dny [1]'''.[[Soubor:Edo_11.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Nastavení jednotlivých dní ===
Nyní si můžete nastavit nepravidelnou pracovní dobu pro jednotlivé pracovní dny v týdnu. Navíc můžete zvolit možnost sudého a lichého týdne [1]. Po zadání časů vždy klikněte na tlačítko '''Přidat [2]'''. Zadaná data lze '''editovat [3]''' nebo '''mazat [4]'''. Veškeré změny poté '''uložte [5]'''. Pokud si nejste jisti, jak vaši pracovní dobu správně zadat (zejména v případě zkrácených úvazků), kontaktujte evidentku pracovní doby na vašem pracovišti. Další nápovědu najdete přímo v evidenci pracovní doby.[[Soubor:Edo_12.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Nastavení pracovní doby dle SAPu ===
Pokud máte nestandardní pracovní dobu (vrátný, údržbář apod.) můžete si pracovní dobu '''nastavit''' tak, jak mi máte v '''SAPu''' '''[1]'''. Pokud začínáte a končíte '''později než máte nastaveno v SAPu [2]''', můžete si časy upravit. '''Časy lze upravovat jak do kladných, tak i do záporných hodnot.'''[[Soubor:Edo_25.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

== '''Schvalovatelé''' žádostí o dovolenou a evidencí docházky ==
Schvalovatelé mají k dispozici v aplikaci EDO záložku v menu '''Ke schválení [1]''' a dlaždici '''Žádosti ke schválení [1]''', které odkazují na seznam žádostí ke schválení. V dlaždici navíc vidíte '''počet žádostí ke schválení [2]'''. Žádosti lze schvalovat v prostředí EDO, ale také v prostředí ISS (jednotného schvalovacího systému, viz níže). Na novou žádost ke schválení budete upozorněni e-mailovou notifikací a notifikací na portálu.[[Soubor:Edo_14.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Žádosti ke schválení - EDO ===
V části ke schválení je k dispozici filtr, kde si můžete vybrat specificky typ žádosti určitého zaměstnance. Žádosti lze schvalovat hromadně, označíte '''všechny žádosti tlačítkem [1]''' a poté buď vyberete možnost '''schválit nebo zamítnout [2]'''. Můžete rovněž i vybrat '''jednotlivé žádosti [3]''', které chcete schvalovat. Kliknutím na '''jméno zaměstnance [4] si zobrazíte detail''' žádost. Jednotlivé žádosti můžete '''schvalovat či zamítat [5]'''. [[Soubor:Edo_15.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Žádosti ke schválení - ISS ===
V aplikaci ISS schvalování probíhá stejně, jen se zde agregují žádosti ke schválení z více aplikací. Žádosti lze schvalovat hromadně, označíte '''všechny žádosti tlačítkem [1]''' a poté buď vyberete možnost '''schválit nebo zamítnout [2]'''. Můžete rovněž i vybrat '''jednotlivé žádosti [3]''', které chcete schvalovat. Jednotlivé žádosti můžete '''schvalovat či zamítat [4]'''. Kliknutím na '''jméno zaměstnance [5] si zobrazíte detail''' žádost. [[Soubor:Edo_16.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Nastavení zástupců schvalovatelů (vedoucí, příkazce) ===
Existují dvě role - jedna zástupce vedoucího pro schvalování dovolenek a cestovních příkazů a druhá role zástupce příkazce operace pro schvalování POBJ, faktur, odměn, financí spojených s pracovní cestou. Oba tyto typy zástupce si může vedoucí či příkazce aktivovat sám.

==== Zástupce vedoucího ====
Personální referentka musí zástupce pro schvalování dovolenek (a docházky) a cestovních příkazů (před cestou) nastavit v organizační struktuře SAPu (HRPD), aby se vedoucímu pracovníkovi nabízel zástupce na Portále pro aktivaci.

Následně si vedoucí sám svého zástupce aktivuje (a nastaví od-do) na '''Portále pod dlaždicí SAP'''.
[[Soubor:Zastupy 1.png|centre|Soubor]]

V této sekci vybere v části Role vedoucího (řízení zaměstnanců) možnost zastupování.
[[Soubor:Zastupy 2.png|centre|Soubor]]

Následně aktivuje na data od - do svého zástupce.
[[Soubor:Zastupy 3.png|centre|Soubor]]

Dovolenky, docházky (evidence pracovní doby) a cestovní příkazy budou chodit ke schválení '''oběma''', jak vedoucímu, tak i zástupci.

==== Zástupce příkazce (nakládaní s penězi) ====
Pro nastavení zástupce příkazce musí personální referentka vytvořit dekret zástupce příkazce k NS (k SPP vytváří dekret zástupce příkazce ekonomka). Poté si příkazce si sám svého zástupce aktivuje (a nastaví od-do) na Portále k NS či SPP, v části '''Role příkazce (nakládání s penězi)'''.

[[Soubor:Zastupy 4.png|centre|Soubor]]

==== Zástupce správce rozpočtu ====
Pro nastavení zástupce SPRÁVCE ROZPOČTU (tajemníci, kvestor), v případě odměn zástupce AKADEMICKÉHO FUNKCIONÁŘE (děkan nebo rektor) musí personální referentka vytvořit dekret zástupce. Poté si SPRÁVCE ROZPOČTU či AKADEMICKÝ FUNKCIONÁŘ sám svého zástupce aktivuje (a nastaví od-do) na Portále, v části '''Role příkazce/správce (nakládání s penězi)'''.

[[Soubor:Zastsupy 5.png|střed|1003x1003pixelů|Soubor]]

== '''Referent docházky''' ==
Referentka docházky má na hlavní stránce k dispozici své zaměstnanecké formuláře, jako každý další zaměstnanec. Pro přechod do sekce pro '''správu agendy docházky''' je potřeba bu´d vybrat záložku v '''horním menu [1]''' nebo kliknout na '''box [2]'''.
[[Soubor:Edo 27.png|střed|bezrámu|979x979pixelů]]

=== Referentská agenda ===
Referentka docházky v sekci Agenda k dispozici více možností pro práci v rámci své referentské agendy. Může vytvářet žádosti o dovolenou, nařízenou dovolenou, evidence pracovní doby či home office za zaměstnance své org. jednotky pomocí '''menu [1]''', kde si vybere daného zaměstnance. Dále má k dispozici úložiště, kde se nachází všechny vytvořené žádosti o dovolenou, evidence pracovní doby. Zároveň zde probíhá evidence nepřítomností, přítomností a příplatků, která dříve probíhala v SAPu. [[Soubor:Edo_18.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Úložiště ===
V úložišti budete spravovat žádosti o dovolenou, evidence pracovní doby, nepřítomnosti, přítomnosti, přípatky a budete tato data synchronizovat do SApu, kde jste je dřvíve zpracovávali. Práce s těmito daty je identická.

==== Žádosti o dovolenou ====
V sekci žádosti si vyberte '''Žádosti do dovolenou [1'''] pro zobrazení dovolenek (zde budete přepínat i na výběr evidence pracovní doby). Můžete '''přepínat mezi měsíci [2]''', primárně zobrazujeme aktuální měsíc. Žádosti si můžete '''exportovat''' hromadně ve formátu '''PDF nebo Excel [3]'''. Exportované dovolenky ve stavu schváleno do PDF je potřeba uložit do složky ve vašem počítači (nazvaná např. 01.2023), 02.2023), kam uložíte i exportované PDF se schválenými evidencemi docházky a oskenované podklady k nepřítomnostem (darování krve, pohřeb apod.). Tato data by měla být vložena do spisové služby (návod distribuován zvlášť). Žádosti o dovolenou můžete zaměstnancům na základě jejich '''žádosti stornovat [4]'''. Žádost o storno a zdůvodnění je signalizováno '''ikonou [5]''' u jména zaměstnance, kde po ukázaní na ikonu bude zobrazen důvod žádosti o storno.[[Soubor:Edo_19.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

==== Evidence pracovní doby ====
'''Evidence pracovní doby si zvolíte mezi žádostmi''', opět můžete '''přepínat mezi jednotlivými měsíci [1]'''. Máte k dispozici tlačítko '''Neodeslali [2]''', kde se nachází seznam uživatelů, kteří ještě neodevzdali elektronicky docházku. Máte zde možnost jim rovnou odeslat notifikační e-mail přímo z aplikace. Jakmile budete mít všechny evidence od všech zaměstnanců v úložišti a budete je mít zkontrolované, pak je '''hromadně odešlete ke schválení vedoucímu kliknutím na tlačítko [3]'''. Jakmile budou žádosti schváleny vedoucím, evidence si hromadně '''vyexportujete [4]''' ve formátu PDF nebo Excel. Exportované evidence ve stavu schváleno do PDF je potřeba uložit do složky ve vašem počítači (nazvaná např. 01.2023), 02.2023), kam uložíte i exportované PDF se schválenými dovolenkami a oskenované podklady k nepřítomnostem (darování krve, pohřeb apod.). Tato data by měla být vložena do spisové služby (návod distribuován zvlášť). V případě potřeby, kdy zaměstnanec chce žádost stornovat, tak můžete učinit kliknutím na tlačítko '''storno [5]'''.[[Soubor:Edo_20.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Nepřítomnosti, přítomnosti, příplatky ===
V sekcích '''nepřítomnosti [1]''', přítomnosti, příplatky jsou zobrazována a zadávána data, která se dříve zadávaly do SAPu. Nyní je budete vkládat v těchto sekcích, sekce nepřítomnosti, přítomnosti a příplatky jsou stejné jako dříve používané SAPové transakce zhrtime (tato se již nebude používat!). Pokud byla do SAPu vložena nějaká data o nepřítomnostech, přítomnostech nebo příplatcích personálním oddělením, využijte možnosti '''načtení dat ze SAPu [2]''', kdy se vám data do aplikace načtou (např. nemocenská zadávaná personálním oddělením do SAPu). Doporučujeme načítat data před koncem měsíce. Tato data pak poznáte dle stavu Načteno ze SAPu a nejde je nijak editovat, kopírovat či mazat. Jednotlivé záznamy v těchto sekcích můžete přidávat tlačítkem Přidat [3]. Vytvořená data lze následně '''editovat [4], kopírovat [5]''' nebo '''mazat [6]'''. Veškeré změny pak přecházejí do části synchronizace, kde změny synchronizujete do SAPu, viz níže. [[Soubor:Edo_21.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

==== Přidání záznamu ====
Při přidávání záznamu nejprve vyberete zaměstnance, pak nastavíte typ záznamu, nastavíte data a dáte uložit. [[Soubor:Edo_22.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

===== Přidání záznamu - pracovní cesta =====
Pokud byl uživatel na služební cestě celý den, žádné časy nevyplňujte. Časy se vyplňují pouze v případě, že cestující dopoledne ještě normálně pracoval a vyjel na cestu až po obědě. Čas lze zadat jen do 1 denní služební cesty.

=== Synchronizace dat do SAPu ===
Všechna data můžete kdykoliv dle potřeby hromadně za daný měsíc synchronizovat do SAPu. V tlačítku Synchronizace vždy uvidíte '''počet záznamů [1]''', které do SAPu musíte sychronizovat. Vždy se zobrazuje '''aktuální měsíc [2'''], můžete zde přepínat mezi měsíci. Kliknutím na tlačítko '''Synchronizovat [3]''' vložíte data v tabulce níže obratem do SAPu. '''Synchronizaci je možno provádět nejpozději do posledního dne v aktuálním měsíci. Na konci měsíce musí být počet dat k synchronizaci roven 0!'''[[Soubor:Edo_23.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== '''Návod na export dokumentů z EDO do ERMS''' ===
{| class="wikitable"
|+
|'''Důležité informace:'''
- Akce Export do ERMS je aktivní od prvního dne následujícího měsíce, za něž se docházka odevzdává (např. docházky za listopad je možné exportovat nejdříve od 1. prosince).

- Pozn: z důvodů možných dodatečných úprav exportujte evidence pracovní doby za daný měsíc až k 5. dni následujícího měsíce (např. docházku za měsíc leden exportujte do ERMS 5. února).

- Akce Export do ERMS založí nový spis. Do spisu jsou automaticky předány dokumenty Docházka a Dovolené.

- Pro vybrané typy nepřítomností [1] se ve spisu vytvoří dokumenty s unikátními č.j. odkazující se na konkrétní fyzické doklady. Originál fyzického dokladu opatřete odpovídajícím č.j. (zjistíte v EDO nebo ERMS). Dokumenty neskenujte a fyzické doklady opatřené č.j. předejte příslušnému personálnímu oddělení, které zajistí jejich zpracování a vyřízení.

- v případě potřeby se obracejte na '''[https://helpdesk.upol.cz/ helpdesk.upol.cz]'''
----''[1] Jedná se o tyto typy nepřítomnosti:''

''Osobní přek. plac. průměr, Ost. přek. plac. průměrem, Pohřeb rod. příslušníka, Pracovní volno dle §203a, Překážky z obec. zájmu, Svatba vlastní/dítěte pl., Svatba vlastní/rodiče nep., Narození dítěte, Vojenské cvičení, Tvůrčí volno, Studium při zaměstnání.''
|
|
|}
V roli referenta docházky po přihlášení do EDO otevřu záložku '''Úložiště''' a kliknu na tlačítko '''ERMS (1).'''
[[Soubor:Erms-edo-05.png|střed|bezrámu|1011x1011bod]]
V Úložišti se pak zobrazí '''přehled stavu evidencí'''. Zde kliknu na tlačítko '''Exportovat a předat do správy ERMS (1)'''
[[Soubor:Erms-edo-06.png|střed|bezrámu|1007x1007bod]]
Otevře se okno pro potvrzení exportu. Zde potvrdím kliknutím na tlačítko '''Ano (1).'''
[[Soubor:Erms-edo-07.png|střed|bezrámu|840x840bod]]
Začne probíhat export a na obrazovce se objeví následující upozornění. Kliknu na tlačítko '''OK (1)'''. Export může trvat několik minut v závislosti na tom kolik uživatelů přede mnou začalo exportovat soubory do ERMS.
[[Soubor:Erms-edo-08.png|střed|bezrámu|721x721bod]]
Jakmile je export dokončen, změní se '''stav exportu (1)''' na '''Exportováno'''. Nyní je spis vytvořen a předán do ERMS, na řádku je vidět číslo jednací i počet dokumentů ve spisu.
[[Soubor:Erms-edo-09.png|střed|bezrámu|1037x1037bod]]
Po dokončení exportu je možné '''zobrazit obsah spisu s dílčími č.j. jednotlivých dokumentů kliknutím na řádek s názvem spisu''' („''Evidence pracovní doby'' …“).

'''Originál fyzického dokladu opatřete odpovídajícím č.j.''' (lze zjistit z EDO i na záložce nepřítomnosti, případně v detailu spisu v ERMS). Kliknutím na č.j. spisu v EDO budete přesměrování na detail spisu nebo dokumentu v ERMS.
[[Soubor:Erms-edo-12.png|střed|bezrámu|1032x1032bod]]
Kliknutím na '''tlačítko (2)''' si do schránky '''zkopírujete číslo jednací''', které v případě potřeby můžete stiskem CTRL+V vložit do jiného souboru, dokumentu, ERMS apod.
[[Soubor:Erms-edo-10.png|střed|bezrámu|820x820bod]]
Originály dokladů neskenujte a '''fyzické doklady opatřené č.j. uložte u příslušného personálního oddělení, které zajistí jejich zpracování a vyřízení.'''

'''Spis Evidence pracovní doby předejte v ERMS koncovému zpracovateli/předáním přes spisový uzel''' (viz tabulka a postup níže). '''Pokud spis obsahuje fyzické doklady, předejte k evidenci tomuto zpracovateli (tedy příslušnému personálnímu oddělení) i originály těchto dokladů opatřené č.j..'''

=== '''Práce se spisem v ERMS''' ===
Spis s docházkou, který byl předán z EDO se v ERMS nachází v záložce '''Zpracovatel – Spisy – Přehled spisů (1)'''. V okně s filtrací dle '''Stavu''', mám nastaveno zobrazení '''nevyřízené''' '''agendy (2)''' na záložce. Spis s docházkou tak vidím, jako nově příchozí, hned nahoře.

'''Kliknu na něj/označím si jej (3)''', aby se mi řádek podbarvil modře, ať program ERMS ví, s čím zrovna pracuji. Následně se mi horní ikony zabarví černě/zvýrazní (a spis mohu předat). Poté zvolím '''první ikonu zprava (4)''' pro '''Předání entity'''.
[[Soubor:Erms-edo-01.png|střed|bezrámu|1046x1046pixelů]]
Zobrazí se tabulka, kde vyberu, že budu předávat přes '''spisový uzel (1)'''
[[Soubor:Erms-edo-02.png|střed|bezrámu|1046x1046pixelů]]
Následně zvolím, kterému spisovému uzlu budu předávat (dle fakulty nebo součásti na MÉ příslušné personální oddělení):
{| class="wikitable"
|'''Organizační jednotka/úsek'''
|'''Číslo střediska/spisového uzlu v ERMS'''
|'''Název personálního úseku'''
|-
|RUP (VUP, CVT, KUP)
|9230
|Oddělení řízení lidských zdrojů
|-
|Catrin
|A000
|Catrin technicko-správní úsek
|-
|SKaM
|831003
|Personální a mzdové oddělení
|-
|Lékařská fakulta
|19102
|odd. personální
|-
|Pedagogická fakulta
|49103
|personální oddělení
|-
|Právnická fakulta
|79102
|personalistika
|-
|Fakulta zdravotnických věd
|44160
|referent pro oblast personalistiky
|-
|Cyrilometodějská teologická fakulta
|690011
|Personální a mzdové oddělení
|-
|Fakulta tělesné kultury
|59011
|personalistika
|-
|Filozofická fakulta
|29102
|Personální a mzdové oddělení
|-
|Přírodovědecká fakulta
|3903
|personalistika
|}
V řádku s názvem '''Výběr spisového uzlu (1)''' následně vepíšu, buďto číslo nebo název personálního oddělení, na mém organizačním úseku, příp. viz seznam výše, kam budu spis předávat.
[[Soubor:Erms-edo-03.png|střed|bezrámu|1046x1046pixelů]]
Následně jen '''uložím (1)''' a spis s docházkou je takto na straně ERMS předaný '''mému personálnímu oddělení''' '''(2)'''. Toť vše.
[[Soubor:Erms-edo-04.png|střed|bezrámu|1046x1046pixelů]]
Pokud budu potřebovat ve spise něco doplnit nebo změnit, je třeba kontaktovat příslušné personální odd., které mi může spis poslat zpět k úpravám. Předaný spis s docházkou jinému spisovému uzlu/oddělení, již ve svém ERMS účtu neuvidím, jelikož novým vlastníkem je příslušné personální odd.

=== Nastavení zástupu referentky docházky ===
V případě, že referent/ka docházky chce nastavit za sebe zástup, je potřeba kontaktovat RNDr. Matochovou popř. Mgr. Müllerovou, aby zástupy nastavily ručně.

Soubor:Edo 20.png

2026-07-28T10:03:39Z

Babuto00: Babuto00 načetl novou verzi Soubor:Edo 20.png

Soubor:Edo 19.png

2026-07-28T10:03:20Z

Babuto00: Babuto00 načetl novou verzi Soubor:Edo 19.png

Soubor:Edo 19.png

2026-07-28T10:00:11Z

Babuto00: Babuto00 vrátil Soubor:Edo 19.png na starou verzi

Soubor:Edo 19.png

2026-07-28T09:59:59Z

Babuto00: Babuto00 načetl novou verzi Soubor:Edo 19.png

EDO

2026-07-28T09:48:53Z

Babuto00: /* Referent docházky */

Manuál pro práci s aplikací EDO - Elektronická docházka. Aplikace má za cíl sjednotit a zjednodušit odevzdávání docházek a žádostí o dovolenou. Na některých org. jednotkách je v testovacím režimu spuštěn proces elektronického schvalování. {{DISPLAYTITLE:EDO - elektronická evidence docházky a žádosti o dovolenou}}

== Rozcestník ==
Rozcestník se uživatelům zobrazuje hned po přihlášení do aplikace. Přihlašovací údaje jsou stejné jako do Portálu. V záhlaví se kromě odkazu na rozcestník a zkratky na jednotlivé žádosti nachází také '''tlačítko [1]''' pro nastavení pracovní doby, která se následně bude zobrazovat v evidenci pracovní doby. Bližší informace k nastavení jsou dostupné níže. Chcete-li si zobrazit naše '''předchozí žádosti [2]''', klikněte na vyznačené tlačítko.[[Soubor:Edo_01.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]Máte-li více úvazků vyberete si příslušné žádosti pro danou jednotku v '''menu [1]'''. Pro vybraný úvazek pak budete vytvářet žádosti. [[Soubor:Edo 17.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

== Žádost o dovolenou - '''uživatel''' ==
Uživatelé mohou v aplikaci vytvářet žádosti o dovolenou. Využívá-li již vaše organizační jednotka '''elektronické schvalování žádostí''', není potřeba nic tisknout ani ukládat v aplikaci. Pokud na vaší org. jednotce '''nebylo''' '''zatím''' '''spuštěno''' '''elektronické schvalování''', pak dovolenky musíte stále tisknout a odevzdávat jako doposud. Uložené dovolenky z aplikace EDO se zobrazují rovnou v evidenčním listu docházky. V docházkovém listu se automaticky také zobrazují dovolenky, které jsou již zadány do SAPu a tím pádem jsou zobrazeny ve vašem Portálovém profilu v části Nepřítomnosti.

Pro '''přehled čerpaných dní''' dovolené lze využít první '''tlačítko [1].''' Pro přehled všech dříve vytvořených dovolenek klikněte na tlačítko '''Předchozí žádosti [2]'''. Máte-li úvazek 1, pak máte k dispozici tlačítko rychlého '''přepočtu hodin dovolené na pracovní dny [3]''' pro přehlednost.

Po vyplnění data od a do se automaticky vypočítá '''počet pracovních dní [4]'''. Tato zadaná data jdou pak při elektronickém schvalování vašemu nadřízenému, který vaši dovolenou schvaluje. Pokud žádosti tisknete, pak vytištěné dovolenky mají předvyplněné údaje: jméno a příjmení, osobní číslo, číslo útvaru a útvar. Při zaškrtnutí možnosti '''šetřit lesy [5]''' se při vytisknutí jedné dovolenky se vytisknou i další tři prázdné dovolenky z důvodu úspory papíru. Ty si následně můžete vypsat ručně. Kliknutím na tlačítko '''Odeslat ke schválení [6]''' se otevře potvrzovací okno, kde budou zobrazeny dodatečné informace k procesu schvalování, či stornu žádosti. V případě tisku si vyplněnou žádost '''vytisknete [7]''' ve formátu PDF. Vytisknutím žádosti a odesláním ke schválení se dovolenka zároveň i uloží.[[Soubor:Edo_02.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Odeslání ke schválení ===
Před odesláním ke schválení obdržíte informace, že k žádosti bude mít přístup váš nadřízený a referentka docházky a informace o stornování žádosti. Bližší informace ke stornu naleznete níže. Pro schvalování je předvybrán nejbližší '''vedoucí [1]''' dle vašeho pracovního zařazení.[[Soubor:Edo_03.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Detail žádosti o dovolenou - uživatel ===
Po odeslání žádosti o dovolenou se vám zobrazí detail dovolené. V detailu dovolené můžete '''stornovat [1]''' dovolenou. Uživatel si může zrušit dovolenou sám ve dvou případech:

· Do 8:00 dne nástupu na dovolenou (v případě dovolené na druhou část půl dne do 12:30)

· Dovolená ještě nebyla kompletně schválena

Jinak musí podat žádost o storno, které přijde referentce docházky. [[Soubor:Edo_04.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Předchozí žádosti o dovolenou - uživatelé s přístupem k elektronickému schvalování ===
Po kliknutí na tlačítko Předchozí žádosti se přesunete na přehled již odeslaných žádostí. V horní části obrazovky máte k dispoziic filtry dle stavu a typu dovolené. Můžete si dovolenky exportovat do Excelu.

Dále zde uvidíte '''stav své žádosti [1].''' Žádosti si může každý uživatel '''stornovat [2]''' v případech: Do 8:00 dne nástupu na dovolenou (v případě dovolené na druhou část půl dne do 12:30) a nebo když dovolená ještě nebyla kompletně schválena. V ostatních případech musí podat '''žádost o storno [4]''', které přijde referentce docházky. Informace o stornování je pak distribuována vedoucímu a referentkám notifikačním e-mailem. V případě žádosti o dovolenou na více než jeden den má uživatel k dispozici do 8:00 dne ukončení dovolené možnost '''zažádat o zkrácení dovolené [3]'''. Tato žádost pak je odeslána vedoucímu ke schválení. [[Soubor:Edo_05.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

==== Stornování dovolené ====
Své storno řádně odůvodněte, informace bude zaslána referentce a schvalovatelům vaší žádosti. Žádosti si může každý uživatel stornovat v případech: Do 8:00 dne nástupu na dovolenou (v případě dovolené na druhou část půl dne do 12:30) a nebo když dovolená ještě nebyla kompletně schválena. [[Soubor:Edo_06.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

==== Žádost o zkrácení dovolené ====
V případě žádosti o zkrácení dovolené je potřeba zvolit data, kdy dovolená bude skutečně probíhat. V případě, že by se měla dovolená prodlužovat, původní žádost o dovolenou stornujte a vytvořte novou.[[Soubor:Edo_07.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Předchozí žádosti o dovolenou - uživatelé bez elektronického schvalování ===
Po kliknutí na tlačítko Předchozí žádosti se přesunete na přehled již uložených / vytisknutých žádostí. Jednotlivé zadané žádosti v EDO lze '''smazat [1]'''. Můžete '''označit''' více uložených žádostí '''[2]''' a ty pak můžete '''hromadně vytisknout [5]'''. V této části lze '''upravit žádost [3]''' či dovolenku '''vytisknout [4]'''.
[[Soubor:Edo_24.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

== Evidence pracovní doby - '''uživatel''' ==
'''Formulář vždy obsahuje orientační data a je nutné jej před tiskem a odevzdáním zkontrolovat!''' Formulář Evidence pracovní doby umožňuje nastavit pracovní dobu v pravidelném i nepravidelném režimu, můžete si nastavit využití pracovní doby, která je nastavena v SAPu, všechny tyto informace můžete '''nastavit v uživatelském profilu [1]'''. Uživatelé, kteří nemají prozatím přístup k elektronickému schvalování, formulář evidence pracovní doby tisknou. Z technických důvodů aplikace nemůže předvyplnit všechny data z důvodu velkého množství různých typů úvazků a pracovních dob. V evidenci se zobrazují dovolenky, uložené v EDO a ty, které byly zadány do SAPu. V '''seznamu evidencí pracovní doby [2]''' naleznete veškeré vámi vytvořené evidence.

Jste-li akademik, aktivujte si kliknutím zobrazení formuláře určený '''pro akademické pracovníky [3]'''. Pokud jste technicko-hospodářský pracovník, pak si tuto možnost deaktivujte. '''Ikona [4]''' zobrazuje informaci o tom, že uživatel pro daný den nemá nárok na stravné. Aplikace umožňuje vykopírovávat informace z jednoho řádku do řádku ostatních, možnost '''kopírování [5]''' aktivujete kliknutím na danou ikonu. V případě nepřítomnosti, která se nepromítla do evidence pracovní doby si prosím důvod nastavte ze '''seznamu [6]'''. V případě, že máte k dispozici elektronické schvalování, nemusíte evidenci tisknout a jen ji '''odešlete ke schválení [7]'''. V ostatních případech evidenci '''vytiskněte [8].''' [[Soubor:Edo_08.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

==== Odeslání ke schválení ====
Před odesláním vám budou zobrazeny informace o tom, kdo má přístup k vaší docházce a kdo ji schvaluje. Odeslané docházky lze stornovat v předchozích evidencích.[[Soubor:Edo_09.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Předchozí evidence pracovní doby ===
V této sekci si můžete '''zobrazit''' vámi vytvořenou '''evidenci pracovní doby [1]''', '''zažádat o její storno [2'''] v případě elektronického schvalování. Uživatelé, kteří elektronické schvalování nemají k dispozici mají zde kromě tlačítka '''Kopírovat a Tisk i tlačítko Upravit [3]'''. [[Soubor:Edo_10.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

== Nastavení pracovní doby ==
Při prvotním nastavení dat pro tisk je potřeba kliknout v části evidenčního listu na '''odkaz pro nastavení času své pracovní doby [1]'''. Pokud jste si již dříve nastavili data pro tisk, lze je měnit rovněž po kliknutí na tlačítko uživatelský profil.[[Soubor:Edo_13.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Nastavení pracovní doby ===
V případě pravidelné pracovní doby stačí zadat zkratku pracoviště, vybrat pracovní dobu a čas obědové přestávky. Poté kliknete na tlačítko '''Uložit [2]'''. V případě nepravidelné pracovní doby zaškrtněte možnost '''Nastavit jednotlivé dny [1]'''.[[Soubor:Edo_11.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Nastavení jednotlivých dní ===
Nyní si můžete nastavit nepravidelnou pracovní dobu pro jednotlivé pracovní dny v týdnu. Navíc můžete zvolit možnost sudého a lichého týdne [1]. Po zadání časů vždy klikněte na tlačítko '''Přidat [2]'''. Zadaná data lze '''editovat [3]''' nebo '''mazat [4]'''. Veškeré změny poté '''uložte [5]'''. Pokud si nejste jisti, jak vaši pracovní dobu správně zadat (zejména v případě zkrácených úvazků), kontaktujte evidentku pracovní doby na vašem pracovišti. Další nápovědu najdete přímo v evidenci pracovní doby.[[Soubor:Edo_12.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Nastavení pracovní doby dle SAPu ===
Pokud máte nestandardní pracovní dobu (vrátný, údržbář apod.) můžete si pracovní dobu '''nastavit''' tak, jak mi máte v '''SAPu''' '''[1]'''. Pokud začínáte a končíte '''později než máte nastaveno v SAPu [2]''', můžete si časy upravit. '''Časy lze upravovat jak do kladných, tak i do záporných hodnot.'''[[Soubor:Edo_25.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

== '''Schvalovatelé''' žádostí o dovolenou a evidencí docházky ==
Schvalovatelé mají k dispozici v aplikaci EDO záložku v menu '''Ke schválení [1]''' a dlaždici '''Žádosti ke schválení [1]''', které odkazují na seznam žádostí ke schválení. V dlaždici navíc vidíte '''počet žádostí ke schválení [2]'''. Žádosti lze schvalovat v prostředí EDO, ale také v prostředí ISS (jednotného schvalovacího systému, viz níže). Na novou žádost ke schválení budete upozorněni e-mailovou notifikací a notifikací na portálu.[[Soubor:Edo_14.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Žádosti ke schválení - EDO ===
V části ke schválení je k dispozici filtr, kde si můžete vybrat specificky typ žádosti určitého zaměstnance. Žádosti lze schvalovat hromadně, označíte '''všechny žádosti tlačítkem [1]''' a poté buď vyberete možnost '''schválit nebo zamítnout [2]'''. Můžete rovněž i vybrat '''jednotlivé žádosti [3]''', které chcete schvalovat. Kliknutím na '''jméno zaměstnance [4] si zobrazíte detail''' žádost. Jednotlivé žádosti můžete '''schvalovat či zamítat [5]'''. [[Soubor:Edo_15.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Žádosti ke schválení - ISS ===
V aplikaci ISS schvalování probíhá stejně, jen se zde agregují žádosti ke schválení z více aplikací. Žádosti lze schvalovat hromadně, označíte '''všechny žádosti tlačítkem [1]''' a poté buď vyberete možnost '''schválit nebo zamítnout [2]'''. Můžete rovněž i vybrat '''jednotlivé žádosti [3]''', které chcete schvalovat. Jednotlivé žádosti můžete '''schvalovat či zamítat [4]'''. Kliknutím na '''jméno zaměstnance [5] si zobrazíte detail''' žádost. [[Soubor:Edo_16.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Nastavení zástupců schvalovatelů (vedoucí, příkazce) ===
Existují dvě role - jedna zástupce vedoucího pro schvalování dovolenek a cestovních příkazů a druhá role zástupce příkazce operace pro schvalování POBJ, faktur, odměn, financí spojených s pracovní cestou. Oba tyto typy zástupce si může vedoucí či příkazce aktivovat sám.

==== Zástupce vedoucího ====
Personální referentka musí zástupce pro schvalování dovolenek (a docházky) a cestovních příkazů (před cestou) nastavit v organizační struktuře SAPu (HRPD), aby se vedoucímu pracovníkovi nabízel zástupce na Portále pro aktivaci.

Následně si vedoucí sám svého zástupce aktivuje (a nastaví od-do) na '''Portále pod dlaždicí SAP'''.
[[Soubor:Zastupy 1.png|centre|Soubor]]

V této sekci vybere v části Role vedoucího (řízení zaměstnanců) možnost zastupování.
[[Soubor:Zastupy 2.png|centre|Soubor]]

Následně aktivuje na data od - do svého zástupce.
[[Soubor:Zastupy 3.png|centre|Soubor]]

Dovolenky, docházky (evidence pracovní doby) a cestovní příkazy budou chodit ke schválení '''oběma''', jak vedoucímu, tak i zástupci.

==== Zástupce příkazce (nakládaní s penězi) ====
Pro nastavení zástupce příkazce musí personální referentka vytvořit dekret zástupce příkazce k NS (k SPP vytváří dekret zástupce příkazce ekonomka). Poté si příkazce si sám svého zástupce aktivuje (a nastaví od-do) na Portále k NS či SPP, v části '''Role příkazce (nakládání s penězi)'''.

[[Soubor:Zastupy 4.png|centre|Soubor]]

==== Zástupce správce rozpočtu ====
Pro nastavení zástupce SPRÁVCE ROZPOČTU (tajemníci, kvestor), v případě odměn zástupce AKADEMICKÉHO FUNKCIONÁŘE (děkan nebo rektor) musí personální referentka vytvořit dekret zástupce. Poté si SPRÁVCE ROZPOČTU či AKADEMICKÝ FUNKCIONÁŘ sám svého zástupce aktivuje (a nastaví od-do) na Portále, v části '''Role příkazce/správce (nakládání s penězi)'''.

[[Soubor:Zastsupy 5.png|střed|1003x1003pixelů|Soubor]]

== '''Referent docházky''' ==
Referentka docházky má na hlavní stránce k dispozici své zaměstnanecké formuláře, jako každý další zaměstnanec. Pro přechod do sekce pro '''správu agendy docházky''' je potřeba bu´d vybrat záložku v '''horním menu [1]''' nebo kliknout na '''box [2]'''.
[[Soubor:Edo 27.png|střed|bezrámu|979x979pixelů]]

=== Referentská agenda ===
Referentka docházky v sekci Agenda k dispozici více možností pro práci v rámci své referentské agendy. Může vytvářet žádosti o dovolenou, nařízenou dovolenou, evidence pracovní doby či home office za zaměstnance své org. jednotky pomocí '''menu [1]''', kde si vybere daného zaměstnance. Dále má k dispozici úložiště, kde se nachází všechny vytvořené žádosti o dovolenou, evidence pracovní doby. Zároveň zde probíhá evidence nepřítomností, přítomností a příplatků, která dříve probíhala v SAPu. [[Soubor:Edo_18.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Úložiště ===
V úložišti budete spravovat žádosti o dovolenou, evidence pracovní doby, nepřítomnosti, přítomnosti, přípatky a budete tato data synchronizovat do SApu, kde jste je dřvíve zpracovávali. Práce s těmito daty je identická.

==== Žádosti o dovolenou ====
V sekci žádosti si vyberte '''Žádosti do dovolenou [1'''] pro zobrazení dovolenek (zde budete přepínat i na výběr evidence pracovní doby). Můžete '''přepínat mezi měsíci [2]''', primárně zobrazujeme aktuální měsíc. Žádosti si můžete '''exportovat''' hromadně ve formátu '''PDF [3]'''. Exportované dovolenky ve stavu schváleno do PDF je potřeba uložit do složky ve vašem počítači (nazvaná např. 01.2023), 02.2023), kam uložíte i exportované PDF se schválenými evidencemi docházky a oskenované podklady k nepřítomnostem (darování krve, pohřeb apod.). Tato data by měla být vložena do spisové služby (návod distribuován zvlášť). Žádosti o dovolenou můžete zaměstnancům na základě jejich '''žádosti stornovat [4]'''. Žádost o storno a zdůvodnění je signalizováno '''ikonou [5]''' u jména zaměstnance, kde po ukázaní na ikonu bude zobrazen důvod žádosti o storno.[[Soubor:Edo_19.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

==== Evidence pracovní doby ====
'''Evidence pracovní doby si zvolíte mezi žádostmi''', opět můžete '''přepínat mezi jednotlivými měsíci [1]'''. Máte k dispozici tlačítko '''Neodeslali [2]''', kde se nachází seznam uživatelů, kteří ještě neodevzdali elektronicky docházku. Máte zde možnost jim rovnou odeslat notifikační e-mail přímo z aplikace. Jakmile budete mít všechny evidence od všech zaměstnanců v úložišti a budete je mít zkontrolované, pak je '''hromadně odešlete ke schválení vedoucímu kliknutím na tlačítko [3]'''. Jakmile budou žádosti schváleny vedoucím, evidence si hromadně '''vyexportujete [4]''' ve formátu PDF. Exportované evidence ve stavu schváleno do PDF je potřeba uložit do složky ve vašem počítači (nazvaná např. 01.2023), 02.2023), kam uložíte i exportované PDF se schválenými dovolenkami a oskenované podklady k nepřítomnostem (darování krve, pohřeb apod.). Tato data by měla být vložena do spisové služby (návod distribuován zvlášť). V případě potřeby, kdy zaměstnanec chce žádost stornovat, tak můžete učinit kliknutím na tlačítko '''storno [5]'''.[[Soubor:Edo_20.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Nepřítomnosti, přítomnosti, příplatky ===
V sekcích '''nepřítomnosti [1]''', přítomnosti, příplatky jsou zobrazována a zadávána data, která se dříve zadávaly do SAPu. Nyní je budete vkládat v těchto sekcích, sekce nepřítomnosti, přítomnosti a příplatky jsou stejné jako dříve používané SAPové transakce zhrtime (tato se již nebude používat!). Pokud byla do SAPu vložena nějaká data o nepřítomnostech, přítomnostech nebo příplatcích personálním oddělením, využijte možnosti '''načtení dat ze SAPu [2]''', kdy se vám data do aplikace načtou (např. nemocenská zadávaná personálním oddělením do SAPu). Doporučujeme načítat data před koncem měsíce. Tato data pak poznáte dle stavu Načteno ze SAPu a nejde je nijak editovat, kopírovat či mazat. Jednotlivé záznamy v těchto sekcích můžete přidávat tlačítkem Přidat [3]. Vytvořená data lze následně '''editovat [4], kopírovat [5]''' nebo '''mazat [6]'''. Veškeré změny pak přecházejí do části synchronizace, kde změny synchronizujete do SAPu, viz níže. [[Soubor:Edo_21.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

==== Přidání záznamu ====
Při přidávání záznamu nejprve vyberete zaměstnance, pak nastavíte typ záznamu, nastavíte data a dáte uložit. [[Soubor:Edo_22.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

===== Přidání záznamu - pracovní cesta =====
Pokud byl uživatel na služební cestě celý den, žádné časy nevyplňujte. Časy se vyplňují pouze v případě, že cestující dopoledne ještě normálně pracoval a vyjel na cestu až po obědě. Čas lze zadat jen do 1 denní služební cesty.

=== Synchronizace dat do SAPu ===
Všechna data můžete kdykoliv dle potřeby hromadně za daný měsíc synchronizovat do SAPu. V tlačítku Synchronizace vždy uvidíte '''počet záznamů [1]''', které do SAPu musíte sychronizovat. Vždy se zobrazuje '''aktuální měsíc [2'''], můžete zde přepínat mezi měsíci. Kliknutím na tlačítko '''Synchronizovat [3]''' vložíte data v tabulce níže obratem do SAPu. '''Synchronizaci je možno provádět nejpozději do posledního dne v aktuálním měsíci. Na konci měsíce musí být počet dat k synchronizaci roven 0!'''[[Soubor:Edo_23.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== '''Návod na export dokumentů z EDO do ERMS''' ===
{| class="wikitable"
|+
|'''Důležité informace:'''
- Akce Export do ERMS je aktivní od prvního dne následujícího měsíce, za něž se docházka odevzdává (např. docházky za listopad je možné exportovat nejdříve od 1. prosince).

- Pozn: z důvodů možných dodatečných úprav exportujte evidence pracovní doby za daný měsíc až k 5. dni následujícího měsíce (např. docházku za měsíc leden exportujte do ERMS 5. února).

- Akce Export do ERMS založí nový spis. Do spisu jsou automaticky předány dokumenty Docházka a Dovolené.

- Pro vybrané typy nepřítomností [1] se ve spisu vytvoří dokumenty s unikátními č.j. odkazující se na konkrétní fyzické doklady. Originál fyzického dokladu opatřete odpovídajícím č.j. (zjistíte v EDO nebo ERMS). Dokumenty neskenujte a fyzické doklady opatřené č.j. předejte příslušnému personálnímu oddělení, které zajistí jejich zpracování a vyřízení.

- v případě potřeby se obracejte na '''[https://helpdesk.upol.cz/ helpdesk.upol.cz]'''
----''[1] Jedná se o tyto typy nepřítomnosti:''

''Osobní přek. plac. průměr, Ost. přek. plac. průměrem, Pohřeb rod. příslušníka, Pracovní volno dle §203a, Překážky z obec. zájmu, Svatba vlastní/dítěte pl., Svatba vlastní/rodiče nep., Narození dítěte, Vojenské cvičení, Tvůrčí volno, Studium při zaměstnání.''
|
|
|}
V roli referenta docházky po přihlášení do EDO otevřu záložku '''Úložiště''' a kliknu na tlačítko '''ERMS (1).'''
[[Soubor:Erms-edo-05.png|střed|bezrámu|1011x1011bod]]
V Úložišti se pak zobrazí '''přehled stavu evidencí'''. Zde kliknu na tlačítko '''Exportovat a předat do správy ERMS (1)'''
[[Soubor:Erms-edo-06.png|střed|bezrámu|1007x1007bod]]
Otevře se okno pro potvrzení exportu. Zde potvrdím kliknutím na tlačítko '''Ano (1).'''
[[Soubor:Erms-edo-07.png|střed|bezrámu|840x840bod]]
Začne probíhat export a na obrazovce se objeví následující upozornění. Kliknu na tlačítko '''OK (1)'''. Export může trvat několik minut v závislosti na tom kolik uživatelů přede mnou začalo exportovat soubory do ERMS.
[[Soubor:Erms-edo-08.png|střed|bezrámu|721x721bod]]
Jakmile je export dokončen, změní se '''stav exportu (1)''' na '''Exportováno'''. Nyní je spis vytvořen a předán do ERMS, na řádku je vidět číslo jednací i počet dokumentů ve spisu.
[[Soubor:Erms-edo-09.png|střed|bezrámu|1037x1037bod]]
Po dokončení exportu je možné '''zobrazit obsah spisu s dílčími č.j. jednotlivých dokumentů kliknutím na řádek s názvem spisu''' („''Evidence pracovní doby'' …“).

'''Originál fyzického dokladu opatřete odpovídajícím č.j.''' (lze zjistit z EDO i na záložce nepřítomnosti, případně v detailu spisu v ERMS). Kliknutím na č.j. spisu v EDO budete přesměrování na detail spisu nebo dokumentu v ERMS.
[[Soubor:Erms-edo-12.png|střed|bezrámu|1032x1032bod]]
Kliknutím na '''tlačítko (2)''' si do schránky '''zkopírujete číslo jednací''', které v případě potřeby můžete stiskem CTRL+V vložit do jiného souboru, dokumentu, ERMS apod.
[[Soubor:Erms-edo-10.png|střed|bezrámu|820x820bod]]
Originály dokladů neskenujte a '''fyzické doklady opatřené č.j. uložte u příslušného personálního oddělení, které zajistí jejich zpracování a vyřízení.'''

'''Spis Evidence pracovní doby předejte v ERMS koncovému zpracovateli/předáním přes spisový uzel''' (viz tabulka a postup níže). '''Pokud spis obsahuje fyzické doklady, předejte k evidenci tomuto zpracovateli (tedy příslušnému personálnímu oddělení) i originály těchto dokladů opatřené č.j..'''

=== '''Práce se spisem v ERMS''' ===
Spis s docházkou, který byl předán z EDO se v ERMS nachází v záložce '''Zpracovatel – Spisy – Přehled spisů (1)'''. V okně s filtrací dle '''Stavu''', mám nastaveno zobrazení '''nevyřízené''' '''agendy (2)''' na záložce. Spis s docházkou tak vidím, jako nově příchozí, hned nahoře.

'''Kliknu na něj/označím si jej (3)''', aby se mi řádek podbarvil modře, ať program ERMS ví, s čím zrovna pracuji. Následně se mi horní ikony zabarví černě/zvýrazní (a spis mohu předat). Poté zvolím '''první ikonu zprava (4)''' pro '''Předání entity'''.
[[Soubor:Erms-edo-01.png|střed|bezrámu|1046x1046pixelů]]
Zobrazí se tabulka, kde vyberu, že budu předávat přes '''spisový uzel (1)'''
[[Soubor:Erms-edo-02.png|střed|bezrámu|1046x1046pixelů]]
Následně zvolím, kterému spisovému uzlu budu předávat (dle fakulty nebo součásti na MÉ příslušné personální oddělení):
{| class="wikitable"
|'''Organizační jednotka/úsek'''
|'''Číslo střediska/spisového uzlu v ERMS'''
|'''Název personálního úseku'''
|-
|RUP (VUP, CVT, KUP)
|9230
|Oddělení řízení lidských zdrojů
|-
|Catrin
|A000
|Catrin technicko-správní úsek
|-
|SKaM
|831003
|Personální a mzdové oddělení
|-
|Lékařská fakulta
|19102
|odd. personální
|-
|Pedagogická fakulta
|49103
|personální oddělení
|-
|Právnická fakulta
|79102
|personalistika
|-
|Fakulta zdravotnických věd
|44160
|referent pro oblast personalistiky
|-
|Cyrilometodějská teologická fakulta
|690011
|Personální a mzdové oddělení
|-
|Fakulta tělesné kultury
|59011
|personalistika
|-
|Filozofická fakulta
|29102
|Personální a mzdové oddělení
|-
|Přírodovědecká fakulta
|3903
|personalistika
|}
V řádku s názvem '''Výběr spisového uzlu (1)''' následně vepíšu, buďto číslo nebo název personálního oddělení, na mém organizačním úseku, příp. viz seznam výše, kam budu spis předávat.
[[Soubor:Erms-edo-03.png|střed|bezrámu|1046x1046pixelů]]
Následně jen '''uložím (1)''' a spis s docházkou je takto na straně ERMS předaný '''mému personálnímu oddělení''' '''(2)'''. Toť vše.
[[Soubor:Erms-edo-04.png|střed|bezrámu|1046x1046pixelů]]
Pokud budu potřebovat ve spise něco doplnit nebo změnit, je třeba kontaktovat příslušné personální odd., které mi může spis poslat zpět k úpravám. Předaný spis s docházkou jinému spisovému uzlu/oddělení, již ve svém ERMS účtu neuvidím, jelikož novým vlastníkem je příslušné personální odd.

=== Nastavení zástupu referentky docházky ===
V případě, že referent/ka docházky chce nastavit za sebe zástup, je potřeba kontaktovat RNDr. Matochovou popř. Mgr. Müllerovou, aby zástupy nastavily ručně.

Soubor:Edo 27.png

2026-07-28T09:46:28Z

Babuto00: Načteno vlastní dílo pomocí Průvodce načítáním souborů

=={{int:filedesc}}==
{{Information
|description={{en|1=Soubor}}
|date=2026-07-28
|source={{own}}
|author=[[User:Babuto00|Babuto00]]
|permission=
|other versions=
}}

=={{int:license-header}}==
{{self|cc-by-sa-4.0}}

-

EDO

2026-07-28T09:44:14Z

Babuto00: /* Referent docházky */

Manuál pro práci s aplikací EDO - Elektronická docházka. Aplikace má za cíl sjednotit a zjednodušit odevzdávání docházek a žádostí o dovolenou. Na některých org. jednotkách je v testovacím režimu spuštěn proces elektronického schvalování. {{DISPLAYTITLE:EDO - elektronická evidence docházky a žádosti o dovolenou}}

== Rozcestník ==
Rozcestník se uživatelům zobrazuje hned po přihlášení do aplikace. Přihlašovací údaje jsou stejné jako do Portálu. V záhlaví se kromě odkazu na rozcestník a zkratky na jednotlivé žádosti nachází také '''tlačítko [1]''' pro nastavení pracovní doby, která se následně bude zobrazovat v evidenci pracovní doby. Bližší informace k nastavení jsou dostupné níže. Chcete-li si zobrazit naše '''předchozí žádosti [2]''', klikněte na vyznačené tlačítko.[[Soubor:Edo_01.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]Máte-li více úvazků vyberete si příslušné žádosti pro danou jednotku v '''menu [1]'''. Pro vybraný úvazek pak budete vytvářet žádosti. [[Soubor:Edo 17.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

== Žádost o dovolenou - '''uživatel''' ==
Uživatelé mohou v aplikaci vytvářet žádosti o dovolenou. Využívá-li již vaše organizační jednotka '''elektronické schvalování žádostí''', není potřeba nic tisknout ani ukládat v aplikaci. Pokud na vaší org. jednotce '''nebylo''' '''zatím''' '''spuštěno''' '''elektronické schvalování''', pak dovolenky musíte stále tisknout a odevzdávat jako doposud. Uložené dovolenky z aplikace EDO se zobrazují rovnou v evidenčním listu docházky. V docházkovém listu se automaticky také zobrazují dovolenky, které jsou již zadány do SAPu a tím pádem jsou zobrazeny ve vašem Portálovém profilu v části Nepřítomnosti.

Pro '''přehled čerpaných dní''' dovolené lze využít první '''tlačítko [1].''' Pro přehled všech dříve vytvořených dovolenek klikněte na tlačítko '''Předchozí žádosti [2]'''. Máte-li úvazek 1, pak máte k dispozici tlačítko rychlého '''přepočtu hodin dovolené na pracovní dny [3]''' pro přehlednost.

Po vyplnění data od a do se automaticky vypočítá '''počet pracovních dní [4]'''. Tato zadaná data jdou pak při elektronickém schvalování vašemu nadřízenému, který vaši dovolenou schvaluje. Pokud žádosti tisknete, pak vytištěné dovolenky mají předvyplněné údaje: jméno a příjmení, osobní číslo, číslo útvaru a útvar. Při zaškrtnutí možnosti '''šetřit lesy [5]''' se při vytisknutí jedné dovolenky se vytisknou i další tři prázdné dovolenky z důvodu úspory papíru. Ty si následně můžete vypsat ručně. Kliknutím na tlačítko '''Odeslat ke schválení [6]''' se otevře potvrzovací okno, kde budou zobrazeny dodatečné informace k procesu schvalování, či stornu žádosti. V případě tisku si vyplněnou žádost '''vytisknete [7]''' ve formátu PDF. Vytisknutím žádosti a odesláním ke schválení se dovolenka zároveň i uloží.[[Soubor:Edo_02.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Odeslání ke schválení ===
Před odesláním ke schválení obdržíte informace, že k žádosti bude mít přístup váš nadřízený a referentka docházky a informace o stornování žádosti. Bližší informace ke stornu naleznete níže. Pro schvalování je předvybrán nejbližší '''vedoucí [1]''' dle vašeho pracovního zařazení.[[Soubor:Edo_03.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Detail žádosti o dovolenou - uživatel ===
Po odeslání žádosti o dovolenou se vám zobrazí detail dovolené. V detailu dovolené můžete '''stornovat [1]''' dovolenou. Uživatel si může zrušit dovolenou sám ve dvou případech:

· Do 8:00 dne nástupu na dovolenou (v případě dovolené na druhou část půl dne do 12:30)

· Dovolená ještě nebyla kompletně schválena

Jinak musí podat žádost o storno, které přijde referentce docházky. [[Soubor:Edo_04.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Předchozí žádosti o dovolenou - uživatelé s přístupem k elektronickému schvalování ===
Po kliknutí na tlačítko Předchozí žádosti se přesunete na přehled již odeslaných žádostí. V horní části obrazovky máte k dispoziic filtry dle stavu a typu dovolené. Můžete si dovolenky exportovat do Excelu.

Dále zde uvidíte '''stav své žádosti [1].''' Žádosti si může každý uživatel '''stornovat [2]''' v případech: Do 8:00 dne nástupu na dovolenou (v případě dovolené na druhou část půl dne do 12:30) a nebo když dovolená ještě nebyla kompletně schválena. V ostatních případech musí podat '''žádost o storno [4]''', které přijde referentce docházky. Informace o stornování je pak distribuována vedoucímu a referentkám notifikačním e-mailem. V případě žádosti o dovolenou na více než jeden den má uživatel k dispozici do 8:00 dne ukončení dovolené možnost '''zažádat o zkrácení dovolené [3]'''. Tato žádost pak je odeslána vedoucímu ke schválení. [[Soubor:Edo_05.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

==== Stornování dovolené ====
Své storno řádně odůvodněte, informace bude zaslána referentce a schvalovatelům vaší žádosti. Žádosti si může každý uživatel stornovat v případech: Do 8:00 dne nástupu na dovolenou (v případě dovolené na druhou část půl dne do 12:30) a nebo když dovolená ještě nebyla kompletně schválena. [[Soubor:Edo_06.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

==== Žádost o zkrácení dovolené ====
V případě žádosti o zkrácení dovolené je potřeba zvolit data, kdy dovolená bude skutečně probíhat. V případě, že by se měla dovolená prodlužovat, původní žádost o dovolenou stornujte a vytvořte novou.[[Soubor:Edo_07.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Předchozí žádosti o dovolenou - uživatelé bez elektronického schvalování ===
Po kliknutí na tlačítko Předchozí žádosti se přesunete na přehled již uložených / vytisknutých žádostí. Jednotlivé zadané žádosti v EDO lze '''smazat [1]'''. Můžete '''označit''' více uložených žádostí '''[2]''' a ty pak můžete '''hromadně vytisknout [5]'''. V této části lze '''upravit žádost [3]''' či dovolenku '''vytisknout [4]'''.
[[Soubor:Edo_24.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

== Evidence pracovní doby - '''uživatel''' ==
'''Formulář vždy obsahuje orientační data a je nutné jej před tiskem a odevzdáním zkontrolovat!''' Formulář Evidence pracovní doby umožňuje nastavit pracovní dobu v pravidelném i nepravidelném režimu, můžete si nastavit využití pracovní doby, která je nastavena v SAPu, všechny tyto informace můžete '''nastavit v uživatelském profilu [1]'''. Uživatelé, kteří nemají prozatím přístup k elektronickému schvalování, formulář evidence pracovní doby tisknou. Z technických důvodů aplikace nemůže předvyplnit všechny data z důvodu velkého množství různých typů úvazků a pracovních dob. V evidenci se zobrazují dovolenky, uložené v EDO a ty, které byly zadány do SAPu. V '''seznamu evidencí pracovní doby [2]''' naleznete veškeré vámi vytvořené evidence.

Jste-li akademik, aktivujte si kliknutím zobrazení formuláře určený '''pro akademické pracovníky [3]'''. Pokud jste technicko-hospodářský pracovník, pak si tuto možnost deaktivujte. '''Ikona [4]''' zobrazuje informaci o tom, že uživatel pro daný den nemá nárok na stravné. Aplikace umožňuje vykopírovávat informace z jednoho řádku do řádku ostatních, možnost '''kopírování [5]''' aktivujete kliknutím na danou ikonu. V případě nepřítomnosti, která se nepromítla do evidence pracovní doby si prosím důvod nastavte ze '''seznamu [6]'''. V případě, že máte k dispozici elektronické schvalování, nemusíte evidenci tisknout a jen ji '''odešlete ke schválení [7]'''. V ostatních případech evidenci '''vytiskněte [8].''' [[Soubor:Edo_08.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

==== Odeslání ke schválení ====
Před odesláním vám budou zobrazeny informace o tom, kdo má přístup k vaší docházce a kdo ji schvaluje. Odeslané docházky lze stornovat v předchozích evidencích.[[Soubor:Edo_09.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Předchozí evidence pracovní doby ===
V této sekci si můžete '''zobrazit''' vámi vytvořenou '''evidenci pracovní doby [1]''', '''zažádat o její storno [2'''] v případě elektronického schvalování. Uživatelé, kteří elektronické schvalování nemají k dispozici mají zde kromě tlačítka '''Kopírovat a Tisk i tlačítko Upravit [3]'''. [[Soubor:Edo_10.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

== Nastavení pracovní doby ==
Při prvotním nastavení dat pro tisk je potřeba kliknout v části evidenčního listu na '''odkaz pro nastavení času své pracovní doby [1]'''. Pokud jste si již dříve nastavili data pro tisk, lze je měnit rovněž po kliknutí na tlačítko uživatelský profil.[[Soubor:Edo_13.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Nastavení pracovní doby ===
V případě pravidelné pracovní doby stačí zadat zkratku pracoviště, vybrat pracovní dobu a čas obědové přestávky. Poté kliknete na tlačítko '''Uložit [2]'''. V případě nepravidelné pracovní doby zaškrtněte možnost '''Nastavit jednotlivé dny [1]'''.[[Soubor:Edo_11.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Nastavení jednotlivých dní ===
Nyní si můžete nastavit nepravidelnou pracovní dobu pro jednotlivé pracovní dny v týdnu. Navíc můžete zvolit možnost sudého a lichého týdne [1]. Po zadání časů vždy klikněte na tlačítko '''Přidat [2]'''. Zadaná data lze '''editovat [3]''' nebo '''mazat [4]'''. Veškeré změny poté '''uložte [5]'''. Pokud si nejste jisti, jak vaši pracovní dobu správně zadat (zejména v případě zkrácených úvazků), kontaktujte evidentku pracovní doby na vašem pracovišti. Další nápovědu najdete přímo v evidenci pracovní doby.[[Soubor:Edo_12.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Nastavení pracovní doby dle SAPu ===
Pokud máte nestandardní pracovní dobu (vrátný, údržbář apod.) můžete si pracovní dobu '''nastavit''' tak, jak mi máte v '''SAPu''' '''[1]'''. Pokud začínáte a končíte '''později než máte nastaveno v SAPu [2]''', můžete si časy upravit. '''Časy lze upravovat jak do kladných, tak i do záporných hodnot.'''[[Soubor:Edo_25.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

== '''Schvalovatelé''' žádostí o dovolenou a evidencí docházky ==
Schvalovatelé mají k dispozici v aplikaci EDO záložku v menu '''Ke schválení [1]''' a dlaždici '''Žádosti ke schválení [1]''', které odkazují na seznam žádostí ke schválení. V dlaždici navíc vidíte '''počet žádostí ke schválení [2]'''. Žádosti lze schvalovat v prostředí EDO, ale také v prostředí ISS (jednotného schvalovacího systému, viz níže). Na novou žádost ke schválení budete upozorněni e-mailovou notifikací a notifikací na portálu.[[Soubor:Edo_14.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Žádosti ke schválení - EDO ===
V části ke schválení je k dispozici filtr, kde si můžete vybrat specificky typ žádosti určitého zaměstnance. Žádosti lze schvalovat hromadně, označíte '''všechny žádosti tlačítkem [1]''' a poté buď vyberete možnost '''schválit nebo zamítnout [2]'''. Můžete rovněž i vybrat '''jednotlivé žádosti [3]''', které chcete schvalovat. Kliknutím na '''jméno zaměstnance [4] si zobrazíte detail''' žádost. Jednotlivé žádosti můžete '''schvalovat či zamítat [5]'''. [[Soubor:Edo_15.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Žádosti ke schválení - ISS ===
V aplikaci ISS schvalování probíhá stejně, jen se zde agregují žádosti ke schválení z více aplikací. Žádosti lze schvalovat hromadně, označíte '''všechny žádosti tlačítkem [1]''' a poté buď vyberete možnost '''schválit nebo zamítnout [2]'''. Můžete rovněž i vybrat '''jednotlivé žádosti [3]''', které chcete schvalovat. Jednotlivé žádosti můžete '''schvalovat či zamítat [4]'''. Kliknutím na '''jméno zaměstnance [5] si zobrazíte detail''' žádost. [[Soubor:Edo_16.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Nastavení zástupců schvalovatelů (vedoucí, příkazce) ===
Existují dvě role - jedna zástupce vedoucího pro schvalování dovolenek a cestovních příkazů a druhá role zástupce příkazce operace pro schvalování POBJ, faktur, odměn, financí spojených s pracovní cestou. Oba tyto typy zástupce si může vedoucí či příkazce aktivovat sám.

==== Zástupce vedoucího ====
Personální referentka musí zástupce pro schvalování dovolenek (a docházky) a cestovních příkazů (před cestou) nastavit v organizační struktuře SAPu (HRPD), aby se vedoucímu pracovníkovi nabízel zástupce na Portále pro aktivaci.

Následně si vedoucí sám svého zástupce aktivuje (a nastaví od-do) na '''Portále pod dlaždicí SAP'''.
[[Soubor:Zastupy 1.png|centre|Soubor]]

V této sekci vybere v části Role vedoucího (řízení zaměstnanců) možnost zastupování.
[[Soubor:Zastupy 2.png|centre|Soubor]]

Následně aktivuje na data od - do svého zástupce.
[[Soubor:Zastupy 3.png|centre|Soubor]]

Dovolenky, docházky (evidence pracovní doby) a cestovní příkazy budou chodit ke schválení '''oběma''', jak vedoucímu, tak i zástupci.

==== Zástupce příkazce (nakládaní s penězi) ====
Pro nastavení zástupce příkazce musí personální referentka vytvořit dekret zástupce příkazce k NS (k SPP vytváří dekret zástupce příkazce ekonomka). Poté si příkazce si sám svého zástupce aktivuje (a nastaví od-do) na Portále k NS či SPP, v části '''Role příkazce (nakládání s penězi)'''.

[[Soubor:Zastupy 4.png|centre|Soubor]]

==== Zástupce správce rozpočtu ====
Pro nastavení zástupce SPRÁVCE ROZPOČTU (tajemníci, kvestor), v případě odměn zástupce AKADEMICKÉHO FUNKCIONÁŘE (děkan nebo rektor) musí personální referentka vytvořit dekret zástupce. Poté si SPRÁVCE ROZPOČTU či AKADEMICKÝ FUNKCIONÁŘ sám svého zástupce aktivuje (a nastaví od-do) na Portále, v části '''Role příkazce/správce (nakládání s penězi)'''.

[[Soubor:Zastsupy 5.png|střed|1003x1003pixelů|Soubor]]

== '''Referent docházky''' ==
Referentka docházky má na hlavní stránce k dispozici své zaměstnanecké formuláře, jako každý další zaměstnanec.

=== Referentská agenda ===
Referentka docházky v sekci Agenda k dispozici více možností pro práci v rámci své referentské agendy. Může vytvářet žádosti o dovolenou, nařízenou dovolenou, evidence pracovní doby či home office za zaměstnance své org. jednotky pomocí '''menu [1]''', kde si vybere daného zaměstnance. Dále má k dispozici úložiště, kde se nachází všechny vytvořené žádosti o dovolenou, evidence pracovní doby. Zároveň zde probíhá evidence nepřítomností, přítomností a příplatků, která dříve probíhala v SAPu. [[Soubor:Edo_18.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Úložiště ===
V úložišti budete spravovat žádosti o dovolenou, evidence pracovní doby, nepřítomnosti, přítomnosti, přípatky a budete tato data synchronizovat do SApu, kde jste je dřvíve zpracovávali. Práce s těmito daty je identická.

==== Žádosti o dovolenou ====
V sekci žádosti si vyberte '''Žádosti do dovolenou [1'''] pro zobrazení dovolenek (zde budete přepínat i na výběr evidence pracovní doby). Můžete '''přepínat mezi měsíci [2]''', primárně zobrazujeme aktuální měsíc. Žádosti si můžete '''exportovat''' hromadně ve formátu '''PDF [3]'''. Exportované dovolenky ve stavu schváleno do PDF je potřeba uložit do složky ve vašem počítači (nazvaná např. 01.2023), 02.2023), kam uložíte i exportované PDF se schválenými evidencemi docházky a oskenované podklady k nepřítomnostem (darování krve, pohřeb apod.). Tato data by měla být vložena do spisové služby (návod distribuován zvlášť). Žádosti o dovolenou můžete zaměstnancům na základě jejich '''žádosti stornovat [4]'''. Žádost o storno a zdůvodnění je signalizováno '''ikonou [5]''' u jména zaměstnance, kde po ukázaní na ikonu bude zobrazen důvod žádosti o storno.[[Soubor:Edo_19.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

==== Evidence pracovní doby ====
'''Evidence pracovní doby si zvolíte mezi žádostmi''', opět můžete '''přepínat mezi jednotlivými měsíci [1]'''. Máte k dispozici tlačítko '''Neodeslali [2]''', kde se nachází seznam uživatelů, kteří ještě neodevzdali elektronicky docházku. Máte zde možnost jim rovnou odeslat notifikační e-mail přímo z aplikace. Jakmile budete mít všechny evidence od všech zaměstnanců v úložišti a budete je mít zkontrolované, pak je '''hromadně odešlete ke schválení vedoucímu kliknutím na tlačítko [3]'''. Jakmile budou žádosti schváleny vedoucím, evidence si hromadně '''vyexportujete [4]''' ve formátu PDF. Exportované evidence ve stavu schváleno do PDF je potřeba uložit do složky ve vašem počítači (nazvaná např. 01.2023), 02.2023), kam uložíte i exportované PDF se schválenými dovolenkami a oskenované podklady k nepřítomnostem (darování krve, pohřeb apod.). Tato data by měla být vložena do spisové služby (návod distribuován zvlášť). V případě potřeby, kdy zaměstnanec chce žádost stornovat, tak můžete učinit kliknutím na tlačítko '''storno [5]'''.[[Soubor:Edo_20.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Nepřítomnosti, přítomnosti, příplatky ===
V sekcích '''nepřítomnosti [1]''', přítomnosti, příplatky jsou zobrazována a zadávána data, která se dříve zadávaly do SAPu. Nyní je budete vkládat v těchto sekcích, sekce nepřítomnosti, přítomnosti a příplatky jsou stejné jako dříve používané SAPové transakce zhrtime (tato se již nebude používat!). Pokud byla do SAPu vložena nějaká data o nepřítomnostech, přítomnostech nebo příplatcích personálním oddělením, využijte možnosti '''načtení dat ze SAPu [2]''', kdy se vám data do aplikace načtou (např. nemocenská zadávaná personálním oddělením do SAPu). Doporučujeme načítat data před koncem měsíce. Tato data pak poznáte dle stavu Načteno ze SAPu a nejde je nijak editovat, kopírovat či mazat. Jednotlivé záznamy v těchto sekcích můžete přidávat tlačítkem Přidat [3]. Vytvořená data lze následně '''editovat [4], kopírovat [5]''' nebo '''mazat [6]'''. Veškeré změny pak přecházejí do části synchronizace, kde změny synchronizujete do SAPu, viz níže. [[Soubor:Edo_21.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

==== Přidání záznamu ====
Při přidávání záznamu nejprve vyberete zaměstnance, pak nastavíte typ záznamu, nastavíte data a dáte uložit. [[Soubor:Edo_22.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

===== Přidání záznamu - pracovní cesta =====
Pokud byl uživatel na služební cestě celý den, žádné časy nevyplňujte. Časy se vyplňují pouze v případě, že cestující dopoledne ještě normálně pracoval a vyjel na cestu až po obědě. Čas lze zadat jen do 1 denní služební cesty.

=== Synchronizace dat do SAPu ===
Všechna data můžete kdykoliv dle potřeby hromadně za daný měsíc synchronizovat do SAPu. V tlačítku Synchronizace vždy uvidíte '''počet záznamů [1]''', které do SAPu musíte sychronizovat. Vždy se zobrazuje '''aktuální měsíc [2'''], můžete zde přepínat mezi měsíci. Kliknutím na tlačítko '''Synchronizovat [3]''' vložíte data v tabulce níže obratem do SAPu. '''Synchronizaci je možno provádět nejpozději do posledního dne v aktuálním měsíci. Na konci měsíce musí být počet dat k synchronizaci roven 0!'''[[Soubor:Edo_23.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== '''Návod na export dokumentů z EDO do ERMS''' ===
{| class="wikitable"
|+
|'''Důležité informace:'''
- Akce Export do ERMS je aktivní od prvního dne následujícího měsíce, za něž se docházka odevzdává (např. docházky za listopad je možné exportovat nejdříve od 1. prosince).

- Pozn: z důvodů možných dodatečných úprav exportujte evidence pracovní doby za daný měsíc až k 5. dni následujícího měsíce (např. docházku za měsíc leden exportujte do ERMS 5. února).

- Akce Export do ERMS založí nový spis. Do spisu jsou automaticky předány dokumenty Docházka a Dovolené.

- Pro vybrané typy nepřítomností [1] se ve spisu vytvoří dokumenty s unikátními č.j. odkazující se na konkrétní fyzické doklady. Originál fyzického dokladu opatřete odpovídajícím č.j. (zjistíte v EDO nebo ERMS). Dokumenty neskenujte a fyzické doklady opatřené č.j. předejte příslušnému personálnímu oddělení, které zajistí jejich zpracování a vyřízení.

- v případě potřeby se obracejte na '''[https://helpdesk.upol.cz/ helpdesk.upol.cz]'''
----''[1] Jedná se o tyto typy nepřítomnosti:''

''Osobní přek. plac. průměr, Ost. přek. plac. průměrem, Pohřeb rod. příslušníka, Pracovní volno dle §203a, Překážky z obec. zájmu, Svatba vlastní/dítěte pl., Svatba vlastní/rodiče nep., Narození dítěte, Vojenské cvičení, Tvůrčí volno, Studium při zaměstnání.''
|
|
|}
V roli referenta docházky po přihlášení do EDO otevřu záložku '''Úložiště''' a kliknu na tlačítko '''ERMS (1).'''
[[Soubor:Erms-edo-05.png|střed|bezrámu|1011x1011bod]]
V Úložišti se pak zobrazí '''přehled stavu evidencí'''. Zde kliknu na tlačítko '''Exportovat a předat do správy ERMS (1)'''
[[Soubor:Erms-edo-06.png|střed|bezrámu|1007x1007bod]]
Otevře se okno pro potvrzení exportu. Zde potvrdím kliknutím na tlačítko '''Ano (1).'''
[[Soubor:Erms-edo-07.png|střed|bezrámu|840x840bod]]
Začne probíhat export a na obrazovce se objeví následující upozornění. Kliknu na tlačítko '''OK (1)'''. Export může trvat několik minut v závislosti na tom kolik uživatelů přede mnou začalo exportovat soubory do ERMS.
[[Soubor:Erms-edo-08.png|střed|bezrámu|721x721bod]]
Jakmile je export dokončen, změní se '''stav exportu (1)''' na '''Exportováno'''. Nyní je spis vytvořen a předán do ERMS, na řádku je vidět číslo jednací i počet dokumentů ve spisu.
[[Soubor:Erms-edo-09.png|střed|bezrámu|1037x1037bod]]
Po dokončení exportu je možné '''zobrazit obsah spisu s dílčími č.j. jednotlivých dokumentů kliknutím na řádek s názvem spisu''' („''Evidence pracovní doby'' …“).

'''Originál fyzického dokladu opatřete odpovídajícím č.j.''' (lze zjistit z EDO i na záložce nepřítomnosti, případně v detailu spisu v ERMS). Kliknutím na č.j. spisu v EDO budete přesměrování na detail spisu nebo dokumentu v ERMS.
[[Soubor:Erms-edo-12.png|střed|bezrámu|1032x1032bod]]
Kliknutím na '''tlačítko (2)''' si do schránky '''zkopírujete číslo jednací''', které v případě potřeby můžete stiskem CTRL+V vložit do jiného souboru, dokumentu, ERMS apod.
[[Soubor:Erms-edo-10.png|střed|bezrámu|820x820bod]]
Originály dokladů neskenujte a '''fyzické doklady opatřené č.j. uložte u příslušného personálního oddělení, které zajistí jejich zpracování a vyřízení.'''

'''Spis Evidence pracovní doby předejte v ERMS koncovému zpracovateli/předáním přes spisový uzel''' (viz tabulka a postup níže). '''Pokud spis obsahuje fyzické doklady, předejte k evidenci tomuto zpracovateli (tedy příslušnému personálnímu oddělení) i originály těchto dokladů opatřené č.j..'''

=== '''Práce se spisem v ERMS''' ===
Spis s docházkou, který byl předán z EDO se v ERMS nachází v záložce '''Zpracovatel – Spisy – Přehled spisů (1)'''. V okně s filtrací dle '''Stavu''', mám nastaveno zobrazení '''nevyřízené''' '''agendy (2)''' na záložce. Spis s docházkou tak vidím, jako nově příchozí, hned nahoře.

'''Kliknu na něj/označím si jej (3)''', aby se mi řádek podbarvil modře, ať program ERMS ví, s čím zrovna pracuji. Následně se mi horní ikony zabarví černě/zvýrazní (a spis mohu předat). Poté zvolím '''první ikonu zprava (4)''' pro '''Předání entity'''.
[[Soubor:Erms-edo-01.png|střed|bezrámu|1046x1046pixelů]]
Zobrazí se tabulka, kde vyberu, že budu předávat přes '''spisový uzel (1)'''
[[Soubor:Erms-edo-02.png|střed|bezrámu|1046x1046pixelů]]
Následně zvolím, kterému spisovému uzlu budu předávat (dle fakulty nebo součásti na MÉ příslušné personální oddělení):
{| class="wikitable"
|'''Organizační jednotka/úsek'''
|'''Číslo střediska/spisového uzlu v ERMS'''
|'''Název personálního úseku'''
|-
|RUP (VUP, CVT, KUP)
|9230
|Oddělení řízení lidských zdrojů
|-
|Catrin
|A000
|Catrin technicko-správní úsek
|-
|SKaM
|831003
|Personální a mzdové oddělení
|-
|Lékařská fakulta
|19102
|odd. personální
|-
|Pedagogická fakulta
|49103
|personální oddělení
|-
|Právnická fakulta
|79102
|personalistika
|-
|Fakulta zdravotnických věd
|44160
|referent pro oblast personalistiky
|-
|Cyrilometodějská teologická fakulta
|690011
|Personální a mzdové oddělení
|-
|Fakulta tělesné kultury
|59011
|personalistika
|-
|Filozofická fakulta
|29102
|Personální a mzdové oddělení
|-
|Přírodovědecká fakulta
|3903
|personalistika
|}
V řádku s názvem '''Výběr spisového uzlu (1)''' následně vepíšu, buďto číslo nebo název personálního oddělení, na mém organizačním úseku, příp. viz seznam výše, kam budu spis předávat.
[[Soubor:Erms-edo-03.png|střed|bezrámu|1046x1046pixelů]]
Následně jen '''uložím (1)''' a spis s docházkou je takto na straně ERMS předaný '''mému personálnímu oddělení''' '''(2)'''. Toť vše.
[[Soubor:Erms-edo-04.png|střed|bezrámu|1046x1046pixelů]]
Pokud budu potřebovat ve spise něco doplnit nebo změnit, je třeba kontaktovat příslušné personální odd., které mi může spis poslat zpět k úpravám. Předaný spis s docházkou jinému spisovému uzlu/oddělení, již ve svém ERMS účtu neuvidím, jelikož novým vlastníkem je příslušné personální odd.

=== Nastavení zástupu referentky docházky ===
V případě, že referent/ka docházky chce nastavit za sebe zástup, je potřeba kontaktovat RNDr. Matochovou popř. Mgr. Müllerovou, aby zástupy nastavily ručně.

Soubor:Edo 18.png

2026-07-28T09:41:55Z

Babuto00: Babuto00 načetl novou verzi Soubor:Edo 18.png

Soubor:Edo 14.png

2026-07-28T09:30:54Z

Babuto00: Babuto00 načetl novou verzi Soubor:Edo 14.png

Soubor:Edo 07.png

2026-07-27T10:43:50Z

Babuto00: Babuto00 načetl novou verzi Soubor:Edo 07.png

Soubor:Edo 05.png

2026-07-27T10:27:53Z

Babuto00: Babuto00 načetl novou verzi Soubor:Edo 05.png

EDO

2026-07-27T10:27:42Z

Babuto00: /* Předchozí žádosti o dovolenou - uživatelé s přístupem k elektronickému schvalování */

Manuál pro práci s aplikací EDO - Elektronická docházka. Aplikace má za cíl sjednotit a zjednodušit odevzdávání docházek a žádostí o dovolenou. Na některých org. jednotkách je v testovacím režimu spuštěn proces elektronického schvalování. {{DISPLAYTITLE:EDO - elektronická evidence docházky a žádosti o dovolenou}}

== Rozcestník ==
Rozcestník se uživatelům zobrazuje hned po přihlášení do aplikace. Přihlašovací údaje jsou stejné jako do Portálu. V záhlaví se kromě odkazu na rozcestník a zkratky na jednotlivé žádosti nachází také '''tlačítko [1]''' pro nastavení pracovní doby, která se následně bude zobrazovat v evidenci pracovní doby. Bližší informace k nastavení jsou dostupné níže. Chcete-li si zobrazit naše '''předchozí žádosti [2]''', klikněte na vyznačené tlačítko.[[Soubor:Edo_01.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]Máte-li více úvazků vyberete si příslušné žádosti pro danou jednotku v '''menu [1]'''. Pro vybraný úvazek pak budete vytvářet žádosti. [[Soubor:Edo 17.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

== Žádost o dovolenou - '''uživatel''' ==
Uživatelé mohou v aplikaci vytvářet žádosti o dovolenou. Využívá-li již vaše organizační jednotka '''elektronické schvalování žádostí''', není potřeba nic tisknout ani ukládat v aplikaci. Pokud na vaší org. jednotce '''nebylo''' '''zatím''' '''spuštěno''' '''elektronické schvalování''', pak dovolenky musíte stále tisknout a odevzdávat jako doposud. Uložené dovolenky z aplikace EDO se zobrazují rovnou v evidenčním listu docházky. V docházkovém listu se automaticky také zobrazují dovolenky, které jsou již zadány do SAPu a tím pádem jsou zobrazeny ve vašem Portálovém profilu v části Nepřítomnosti.

Pro '''přehled čerpaných dní''' dovolené lze využít první '''tlačítko [1].''' Pro přehled všech dříve vytvořených dovolenek klikněte na tlačítko '''Předchozí žádosti [2]'''. Máte-li úvazek 1, pak máte k dispozici tlačítko rychlého '''přepočtu hodin dovolené na pracovní dny [3]''' pro přehlednost.

Po vyplnění data od a do se automaticky vypočítá '''počet pracovních dní [4]'''. Tato zadaná data jdou pak při elektronickém schvalování vašemu nadřízenému, který vaši dovolenou schvaluje. Pokud žádosti tisknete, pak vytištěné dovolenky mají předvyplněné údaje: jméno a příjmení, osobní číslo, číslo útvaru a útvar. Při zaškrtnutí možnosti '''šetřit lesy [5]''' se při vytisknutí jedné dovolenky se vytisknou i další tři prázdné dovolenky z důvodu úspory papíru. Ty si následně můžete vypsat ručně. Kliknutím na tlačítko '''Odeslat ke schválení [6]''' se otevře potvrzovací okno, kde budou zobrazeny dodatečné informace k procesu schvalování, či stornu žádosti. V případě tisku si vyplněnou žádost '''vytisknete [7]''' ve formátu PDF. Vytisknutím žádosti a odesláním ke schválení se dovolenka zároveň i uloží.[[Soubor:Edo_02.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Odeslání ke schválení ===
Před odesláním ke schválení obdržíte informace, že k žádosti bude mít přístup váš nadřízený a referentka docházky a informace o stornování žádosti. Bližší informace ke stornu naleznete níže. Pro schvalování je předvybrán nejbližší '''vedoucí [1]''' dle vašeho pracovního zařazení.[[Soubor:Edo_03.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Detail žádosti o dovolenou - uživatel ===
Po odeslání žádosti o dovolenou se vám zobrazí detail dovolené. V detailu dovolené můžete '''stornovat [1]''' dovolenou. Uživatel si může zrušit dovolenou sám ve dvou případech:

· Do 8:00 dne nástupu na dovolenou (v případě dovolené na druhou část půl dne do 12:30)

· Dovolená ještě nebyla kompletně schválena

Jinak musí podat žádost o storno, které přijde referentce docházky. [[Soubor:Edo_04.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Předchozí žádosti o dovolenou - uživatelé s přístupem k elektronickému schvalování ===
Po kliknutí na tlačítko Předchozí žádosti se přesunete na přehled již odeslaných žádostí. V horní části obrazovky máte k dispoziic filtry dle stavu a typu dovolené. Můžete si dovolenky exportovat do Excelu.

Dále zde uvidíte '''stav své žádosti [1].''' Žádosti si může každý uživatel '''stornovat [2]''' v případech: Do 8:00 dne nástupu na dovolenou (v případě dovolené na druhou část půl dne do 12:30) a nebo když dovolená ještě nebyla kompletně schválena. V ostatních případech musí podat '''žádost o storno [4]''', které přijde referentce docházky. Informace o stornování je pak distribuována vedoucímu a referentkám notifikačním e-mailem. V případě žádosti o dovolenou na více než jeden den má uživatel k dispozici do 8:00 dne ukončení dovolené možnost '''zažádat o zkrácení dovolené [3]'''. Tato žádost pak je odeslána vedoucímu ke schválení. [[Soubor:Edo_05.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

==== Stornování dovolené ====
Své storno řádně odůvodněte, informace bude zaslána referentce a schvalovatelům vaší žádosti. Žádosti si může každý uživatel stornovat v případech: Do 8:00 dne nástupu na dovolenou (v případě dovolené na druhou část půl dne do 12:30) a nebo když dovolená ještě nebyla kompletně schválena. [[Soubor:Edo_06.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

==== Žádost o zkrácení dovolené ====
V případě žádosti o zkrácení dovolené je potřeba zvolit data, kdy dovolená bude skutečně probíhat. V případě, že by se měla dovolená prodlužovat, původní žádost o dovolenou stornujte a vytvořte novou.[[Soubor:Edo_07.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Předchozí žádosti o dovolenou - uživatelé bez elektronického schvalování ===
Po kliknutí na tlačítko Předchozí žádosti se přesunete na přehled již uložených / vytisknutých žádostí. Jednotlivé zadané žádosti v EDO lze '''smazat [1]'''. Můžete '''označit''' více uložených žádostí '''[2]''' a ty pak můžete '''hromadně vytisknout [5]'''. V této části lze '''upravit žádost [3]''' či dovolenku '''vytisknout [4]'''.
[[Soubor:Edo_24.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

== Evidence pracovní doby - '''uživatel''' ==
'''Formulář vždy obsahuje orientační data a je nutné jej před tiskem a odevzdáním zkontrolovat!''' Formulář Evidence pracovní doby umožňuje nastavit pracovní dobu v pravidelném i nepravidelném režimu, můžete si nastavit využití pracovní doby, která je nastavena v SAPu, všechny tyto informace můžete '''nastavit v uživatelském profilu [1]'''. Uživatelé, kteří nemají prozatím přístup k elektronickému schvalování, formulář evidence pracovní doby tisknou. Z technických důvodů aplikace nemůže předvyplnit všechny data z důvodu velkého množství různých typů úvazků a pracovních dob. V evidenci se zobrazují dovolenky, uložené v EDO a ty, které byly zadány do SAPu. V '''seznamu evidencí pracovní doby [2]''' naleznete veškeré vámi vytvořené evidence.

Jste-li akademik, aktivujte si kliknutím zobrazení formuláře určený '''pro akademické pracovníky [3]'''. Pokud jste technicko-hospodářský pracovník, pak si tuto možnost deaktivujte. '''Ikona [4]''' zobrazuje informaci o tom, že uživatel pro daný den nemá nárok na stravné. Aplikace umožňuje vykopírovávat informace z jednoho řádku do řádku ostatních, možnost '''kopírování [5]''' aktivujete kliknutím na danou ikonu. V případě nepřítomnosti, která se nepromítla do evidence pracovní doby si prosím důvod nastavte ze '''seznamu [6]'''. V případě, že máte k dispozici elektronické schvalování, nemusíte evidenci tisknout a jen ji '''odešlete ke schválení [7]'''. V ostatních případech evidenci '''vytiskněte [8].''' [[Soubor:Edo_08.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

==== Odeslání ke schválení ====
Před odesláním vám budou zobrazeny informace o tom, kdo má přístup k vaší docházce a kdo ji schvaluje. Odeslané docházky lze stornovat v předchozích evidencích.[[Soubor:Edo_09.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Předchozí evidence pracovní doby ===
V této sekci si můžete '''zobrazit''' vámi vytvořenou '''evidenci pracovní doby [1]''', '''zažádat o její storno [2'''] v případě elektronického schvalování. Uživatelé, kteří elektronické schvalování nemají k dispozici mají zde kromě tlačítka '''Kopírovat a Tisk i tlačítko Upravit [3]'''. [[Soubor:Edo_10.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

== Nastavení pracovní doby ==
Při prvotním nastavení dat pro tisk je potřeba kliknout v části evidenčního listu na '''odkaz pro nastavení času své pracovní doby [1]'''. Pokud jste si již dříve nastavili data pro tisk, lze je měnit rovněž po kliknutí na tlačítko uživatelský profil.[[Soubor:Edo_13.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Nastavení pracovní doby ===
V případě pravidelné pracovní doby stačí zadat zkratku pracoviště, vybrat pracovní dobu a čas obědové přestávky. Poté kliknete na tlačítko '''Uložit [2]'''. V případě nepravidelné pracovní doby zaškrtněte možnost '''Nastavit jednotlivé dny [1]'''.[[Soubor:Edo_11.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Nastavení jednotlivých dní ===
Nyní si můžete nastavit nepravidelnou pracovní dobu pro jednotlivé pracovní dny v týdnu. Navíc můžete zvolit možnost sudého a lichého týdne [1]. Po zadání časů vždy klikněte na tlačítko '''Přidat [2]'''. Zadaná data lze '''editovat [3]''' nebo '''mazat [4]'''. Veškeré změny poté '''uložte [5]'''. Pokud si nejste jisti, jak vaši pracovní dobu správně zadat (zejména v případě zkrácených úvazků), kontaktujte evidentku pracovní doby na vašem pracovišti. Další nápovědu najdete přímo v evidenci pracovní doby.[[Soubor:Edo_12.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Nastavení pracovní doby dle SAPu ===
Pokud máte nestandardní pracovní dobu (vrátný, údržbář apod.) můžete si pracovní dobu '''nastavit''' tak, jak mi máte v '''SAPu''' '''[1]'''. Pokud začínáte a končíte '''později než máte nastaveno v SAPu [2]''', můžete si časy upravit. '''Časy lze upravovat jak do kladných, tak i do záporných hodnot.'''[[Soubor:Edo_25.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

== '''Schvalovatelé''' žádostí o dovolenou a evidencí docházky ==
Schvalovatelé mají k dispozici v aplikaci EDO záložku v menu '''Ke schválení [1]''' a dlaždici '''Žádosti ke schválení [1]''', které odkazují na seznam žádostí ke schválení. V dlaždici navíc vidíte '''počet žádostí ke schválení [2]'''. Žádosti lze schvalovat v prostředí EDO, ale také v prostředí ISS (jednotného schvalovacího systému, viz níže). Na novou žádost ke schválení budete upozorněni e-mailovou notifikací a notifikací na portálu.[[Soubor:Edo_14.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Žádosti ke schválení - EDO ===
V části ke schválení je k dispozici filtr, kde si můžete vybrat specificky typ žádosti určitého zaměstnance. Žádosti lze schvalovat hromadně, označíte '''všechny žádosti tlačítkem [1]''' a poté buď vyberete možnost '''schválit nebo zamítnout [2]'''. Můžete rovněž i vybrat '''jednotlivé žádosti [3]''', které chcete schvalovat. Kliknutím na '''jméno zaměstnance [4] si zobrazíte detail''' žádost. Jednotlivé žádosti můžete '''schvalovat či zamítat [5]'''. [[Soubor:Edo_15.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Žádosti ke schválení - ISS ===
V aplikaci ISS schvalování probíhá stejně, jen se zde agregují žádosti ke schválení z více aplikací. Žádosti lze schvalovat hromadně, označíte '''všechny žádosti tlačítkem [1]''' a poté buď vyberete možnost '''schválit nebo zamítnout [2]'''. Můžete rovněž i vybrat '''jednotlivé žádosti [3]''', které chcete schvalovat. Jednotlivé žádosti můžete '''schvalovat či zamítat [4]'''. Kliknutím na '''jméno zaměstnance [5] si zobrazíte detail''' žádost. [[Soubor:Edo_16.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Nastavení zástupců schvalovatelů (vedoucí, příkazce) ===
Existují dvě role - jedna zástupce vedoucího pro schvalování dovolenek a cestovních příkazů a druhá role zástupce příkazce operace pro schvalování POBJ, faktur, odměn, financí spojených s pracovní cestou. Oba tyto typy zástupce si může vedoucí či příkazce aktivovat sám.

==== Zástupce vedoucího ====
Personální referentka musí zástupce pro schvalování dovolenek (a docházky) a cestovních příkazů (před cestou) nastavit v organizační struktuře SAPu (HRPD), aby se vedoucímu pracovníkovi nabízel zástupce na Portále pro aktivaci.

Následně si vedoucí sám svého zástupce aktivuje (a nastaví od-do) na '''Portále pod dlaždicí SAP'''.
[[Soubor:Zastupy 1.png|centre|Soubor]]

V této sekci vybere v části Role vedoucího (řízení zaměstnanců) možnost zastupování.
[[Soubor:Zastupy 2.png|centre|Soubor]]

Následně aktivuje na data od - do svého zástupce.
[[Soubor:Zastupy 3.png|centre|Soubor]]

Dovolenky, docházky (evidence pracovní doby) a cestovní příkazy budou chodit ke schválení '''oběma''', jak vedoucímu, tak i zástupci.

==== Zástupce příkazce (nakládaní s penězi) ====
Pro nastavení zástupce příkazce musí personální referentka vytvořit dekret zástupce příkazce k NS (k SPP vytváří dekret zástupce příkazce ekonomka). Poté si příkazce si sám svého zástupce aktivuje (a nastaví od-do) na Portále k NS či SPP, v části '''Role příkazce (nakládání s penězi)'''.

[[Soubor:Zastupy 4.png|centre|Soubor]]

==== Zástupce správce rozpočtu ====
Pro nastavení zástupce SPRÁVCE ROZPOČTU (tajemníci, kvestor), v případě odměn zástupce AKADEMICKÉHO FUNKCIONÁŘE (děkan nebo rektor) musí personální referentka vytvořit dekret zástupce. Poté si SPRÁVCE ROZPOČTU či AKADEMICKÝ FUNKCIONÁŘ sám svého zástupce aktivuje (a nastaví od-do) na Portále, v části '''Role příkazce/správce (nakládání s penězi)'''.

[[Soubor:Zastsupy 5.png|střed|1003x1003pixelů|Soubor]]

== '''Referent docházky''' ==
Referentka docházky má na hlavní stránce aplikace k dispozici více možností pro práci. Může vytvářet žádosti o dovolenou a evidence pracovní doby za zaměstnance své org. jednotky pomocí '''menu [1]''', kde si vybere daného zaměstnance. Dále má k dispozici úložiště, kde se nachází všechny vytvořené žádosti o dovolenou, evidence pracovní doby. Zároveň zde probíhá evidence nepřítomností, přítomností a příplatků, která dříve probíhala v SAPu. [[Soubor:Edo_18.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Úložiště ===
V úložišti budete spravovat žádosti o dovolenou, evidence pracovní doby, nepřítomnosti, přítomnosti, přípatky a budete tato data synchronizovat do SApu, kde jste je dřvíve zpracovávali. Práce s těmito daty je identická.

==== Žádosti o dovolenou ====
V sekci žádosti si vyberte '''Žádosti do dovolenou [1'''] pro zobrazení dovolenek (zde budete přepínat i na výběr evidence pracovní doby). Můžete '''přepínat mezi měsíci [2]''', primárně zobrazujeme aktuální měsíc. Žádosti si můžete '''exportovat''' hromadně ve formátu '''PDF [3]'''. Exportované dovolenky ve stavu schváleno do PDF je potřeba uložit do složky ve vašem počítači (nazvaná např. 01.2023), 02.2023), kam uložíte i exportované PDF se schválenými evidencemi docházky a oskenované podklady k nepřítomnostem (darování krve, pohřeb apod.). Tato data by měla být vložena do spisové služby (návod distribuován zvlášť). Žádosti o dovolenou můžete zaměstnancům na základě jejich '''žádosti stornovat [4]'''. Žádost o storno a zdůvodnění je signalizováno '''ikonou [5]''' u jména zaměstnance, kde po ukázaní na ikonu bude zobrazen důvod žádosti o storno.[[Soubor:Edo_19.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

==== Evidence pracovní doby ====
'''Evidence pracovní doby si zvolíte mezi žádostmi''', opět můžete '''přepínat mezi jednotlivými měsíci [1]'''. Máte k dispozici tlačítko '''Neodeslali [2]''', kde se nachází seznam uživatelů, kteří ještě neodevzdali elektronicky docházku. Máte zde možnost jim rovnou odeslat notifikační e-mail přímo z aplikace. Jakmile budete mít všechny evidence od všech zaměstnanců v úložišti a budete je mít zkontrolované, pak je '''hromadně odešlete ke schválení vedoucímu kliknutím na tlačítko [3]'''. Jakmile budou žádosti schváleny vedoucím, evidence si hromadně '''vyexportujete [4]''' ve formátu PDF. Exportované evidence ve stavu schváleno do PDF je potřeba uložit do složky ve vašem počítači (nazvaná např. 01.2023), 02.2023), kam uložíte i exportované PDF se schválenými dovolenkami a oskenované podklady k nepřítomnostem (darování krve, pohřeb apod.). Tato data by měla být vložena do spisové služby (návod distribuován zvlášť). V případě potřeby, kdy zaměstnanec chce žádost stornovat, tak můžete učinit kliknutím na tlačítko '''storno [5]'''.[[Soubor:Edo_20.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Nepřítomnosti, přítomnosti, příplatky ===
V sekcích '''nepřítomnosti [1]''', přítomnosti, příplatky jsou zobrazována a zadávána data, která se dříve zadávaly do SAPu. Nyní je budete vkládat v těchto sekcích, sekce nepřítomnosti, přítomnosti a příplatky jsou stejné jako dříve používané SAPové transakce zhrtime (tato se již nebude používat!). Pokud byla do SAPu vložena nějaká data o nepřítomnostech, přítomnostech nebo příplatcích personálním oddělením, využijte možnosti '''načtení dat ze SAPu [2]''', kdy se vám data do aplikace načtou (např. nemocenská zadávaná personálním oddělením do SAPu). Doporučujeme načítat data před koncem měsíce. Tato data pak poznáte dle stavu Načteno ze SAPu a nejde je nijak editovat, kopírovat či mazat. Jednotlivé záznamy v těchto sekcích můžete přidávat tlačítkem Přidat [3]. Vytvořená data lze následně '''editovat [4], kopírovat [5]''' nebo '''mazat [6]'''. Veškeré změny pak přecházejí do části synchronizace, kde změny synchronizujete do SAPu, viz níže. [[Soubor:Edo_21.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

==== Přidání záznamu ====
Při přidávání záznamu nejprve vyberete zaměstnance, pak nastavíte typ záznamu, nastavíte data a dáte uložit. [[Soubor:Edo_22.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

===== Přidání záznamu - pracovní cesta =====
Pokud byl uživatel na služební cestě celý den, žádné časy nevyplňujte. Časy se vyplňují pouze v případě, že cestující dopoledne ještě normálně pracoval a vyjel na cestu až po obědě. Čas lze zadat jen do 1 denní služební cesty.

=== Synchronizace dat do SAPu ===
Všechna data můžete kdykoliv dle potřeby hromadně za daný měsíc synchronizovat do SAPu. V tlačítku Synchronizace vždy uvidíte '''počet záznamů [1]''', které do SAPu musíte sychronizovat. Vždy se zobrazuje '''aktuální měsíc [2'''], můžete zde přepínat mezi měsíci. Kliknutím na tlačítko '''Synchronizovat [3]''' vložíte data v tabulce níže obratem do SAPu. '''Synchronizaci je možno provádět nejpozději do posledního dne v aktuálním měsíci. Na konci měsíce musí být počet dat k synchronizaci roven 0!'''[[Soubor:Edo_23.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== '''Návod na export dokumentů z EDO do ERMS''' ===
{| class="wikitable"
|+
|'''Důležité informace:'''
- Akce Export do ERMS je aktivní od prvního dne následujícího měsíce, za něž se docházka odevzdává (např. docházky za listopad je možné exportovat nejdříve od 1. prosince).

- Pozn: z důvodů možných dodatečných úprav exportujte evidence pracovní doby za daný měsíc až k 5. dni následujícího měsíce (např. docházku za měsíc leden exportujte do ERMS 5. února).

- Akce Export do ERMS založí nový spis. Do spisu jsou automaticky předány dokumenty Docházka a Dovolené.

- Pro vybrané typy nepřítomností [1] se ve spisu vytvoří dokumenty s unikátními č.j. odkazující se na konkrétní fyzické doklady. Originál fyzického dokladu opatřete odpovídajícím č.j. (zjistíte v EDO nebo ERMS). Dokumenty neskenujte a fyzické doklady opatřené č.j. předejte příslušnému personálnímu oddělení, které zajistí jejich zpracování a vyřízení.

- v případě potřeby se obracejte na '''[https://helpdesk.upol.cz/ helpdesk.upol.cz]'''
----''[1] Jedná se o tyto typy nepřítomnosti:''

''Osobní přek. plac. průměr, Ost. přek. plac. průměrem, Pohřeb rod. příslušníka, Pracovní volno dle §203a, Překážky z obec. zájmu, Svatba vlastní/dítěte pl., Svatba vlastní/rodiče nep., Narození dítěte, Vojenské cvičení, Tvůrčí volno, Studium při zaměstnání.''
|
|
|}
V roli referenta docházky po přihlášení do EDO otevřu záložku '''Úložiště''' a kliknu na tlačítko '''ERMS (1).'''
[[Soubor:Erms-edo-05.png|střed|bezrámu|1011x1011bod]]
V Úložišti se pak zobrazí '''přehled stavu evidencí'''. Zde kliknu na tlačítko '''Exportovat a předat do správy ERMS (1)'''
[[Soubor:Erms-edo-06.png|střed|bezrámu|1007x1007bod]]
Otevře se okno pro potvrzení exportu. Zde potvrdím kliknutím na tlačítko '''Ano (1).'''
[[Soubor:Erms-edo-07.png|střed|bezrámu|840x840bod]]
Začne probíhat export a na obrazovce se objeví následující upozornění. Kliknu na tlačítko '''OK (1)'''. Export může trvat několik minut v závislosti na tom kolik uživatelů přede mnou začalo exportovat soubory do ERMS.
[[Soubor:Erms-edo-08.png|střed|bezrámu|721x721bod]]
Jakmile je export dokončen, změní se '''stav exportu (1)''' na '''Exportováno'''. Nyní je spis vytvořen a předán do ERMS, na řádku je vidět číslo jednací i počet dokumentů ve spisu.
[[Soubor:Erms-edo-09.png|střed|bezrámu|1037x1037bod]]
Po dokončení exportu je možné '''zobrazit obsah spisu s dílčími č.j. jednotlivých dokumentů kliknutím na řádek s názvem spisu''' („''Evidence pracovní doby'' …“).

'''Originál fyzického dokladu opatřete odpovídajícím č.j.''' (lze zjistit z EDO i na záložce nepřítomnosti, případně v detailu spisu v ERMS). Kliknutím na č.j. spisu v EDO budete přesměrování na detail spisu nebo dokumentu v ERMS.
[[Soubor:Erms-edo-12.png|střed|bezrámu|1032x1032bod]]
Kliknutím na '''tlačítko (2)''' si do schránky '''zkopírujete číslo jednací''', které v případě potřeby můžete stiskem CTRL+V vložit do jiného souboru, dokumentu, ERMS apod.
[[Soubor:Erms-edo-10.png|střed|bezrámu|820x820bod]]
Originály dokladů neskenujte a '''fyzické doklady opatřené č.j. uložte u příslušného personálního oddělení, které zajistí jejich zpracování a vyřízení.'''

'''Spis Evidence pracovní doby předejte v ERMS koncovému zpracovateli/předáním přes spisový uzel''' (viz tabulka a postup níže). '''Pokud spis obsahuje fyzické doklady, předejte k evidenci tomuto zpracovateli (tedy příslušnému personálnímu oddělení) i originály těchto dokladů opatřené č.j..'''

=== '''Práce se spisem v ERMS''' ===
Spis s docházkou, který byl předán z EDO se v ERMS nachází v záložce '''Zpracovatel – Spisy – Přehled spisů (1)'''. V okně s filtrací dle '''Stavu''', mám nastaveno zobrazení '''nevyřízené''' '''agendy (2)''' na záložce. Spis s docházkou tak vidím, jako nově příchozí, hned nahoře.

'''Kliknu na něj/označím si jej (3)''', aby se mi řádek podbarvil modře, ať program ERMS ví, s čím zrovna pracuji. Následně se mi horní ikony zabarví černě/zvýrazní (a spis mohu předat). Poté zvolím '''první ikonu zprava (4)''' pro '''Předání entity'''.
[[Soubor:Erms-edo-01.png|střed|bezrámu|1046x1046pixelů]]
Zobrazí se tabulka, kde vyberu, že budu předávat přes '''spisový uzel (1)'''
[[Soubor:Erms-edo-02.png|střed|bezrámu|1046x1046pixelů]]
Následně zvolím, kterému spisovému uzlu budu předávat (dle fakulty nebo součásti na MÉ příslušné personální oddělení):
{| class="wikitable"
|'''Organizační jednotka/úsek'''
|'''Číslo střediska/spisového uzlu v ERMS'''
|'''Název personálního úseku'''
|-
|RUP (VUP, CVT, KUP)
|9230
|Oddělení řízení lidských zdrojů
|-
|Catrin
|A000
|Catrin technicko-správní úsek
|-
|SKaM
|831003
|Personální a mzdové oddělení
|-
|Lékařská fakulta
|19102
|odd. personální
|-
|Pedagogická fakulta
|49103
|personální oddělení
|-
|Právnická fakulta
|79102
|personalistika
|-
|Fakulta zdravotnických věd
|44160
|referent pro oblast personalistiky
|-
|Cyrilometodějská teologická fakulta
|690011
|Personální a mzdové oddělení
|-
|Fakulta tělesné kultury
|59011
|personalistika
|-
|Filozofická fakulta
|29102
|Personální a mzdové oddělení
|-
|Přírodovědecká fakulta
|3903
|personalistika
|}
V řádku s názvem '''Výběr spisového uzlu (1)''' následně vepíšu, buďto číslo nebo název personálního oddělení, na mém organizačním úseku, příp. viz seznam výše, kam budu spis předávat.
[[Soubor:Erms-edo-03.png|střed|bezrámu|1046x1046pixelů]]
Následně jen '''uložím (1)''' a spis s docházkou je takto na straně ERMS předaný '''mému personálnímu oddělení''' '''(2)'''. Toť vše.
[[Soubor:Erms-edo-04.png|střed|bezrámu|1046x1046pixelů]]
Pokud budu potřebovat ve spise něco doplnit nebo změnit, je třeba kontaktovat příslušné personální odd., které mi může spis poslat zpět k úpravám. Předaný spis s docházkou jinému spisovému uzlu/oddělení, již ve svém ERMS účtu neuvidím, jelikož novým vlastníkem je příslušné personální odd.

=== Nastavení zástupu referentky docházky ===
V případě, že referent/ka docházky chce nastavit za sebe zástup, je potřeba kontaktovat RNDr. Matochovou popř. Mgr. Müllerovou, aby zástupy nastavily ručně.

Soubor:Edo 04.png

2026-07-27T10:26:38Z

Babuto00: Babuto00 načetl novou verzi Soubor:Edo 04.png

EDO

2026-07-27T10:26:26Z

Babuto00: /* Žádost o dovolenou - uživatel */

Manuál pro práci s aplikací EDO - Elektronická docházka. Aplikace má za cíl sjednotit a zjednodušit odevzdávání docházek a žádostí o dovolenou. Na některých org. jednotkách je v testovacím režimu spuštěn proces elektronického schvalování. {{DISPLAYTITLE:EDO - elektronická evidence docházky a žádosti o dovolenou}}

== Rozcestník ==
Rozcestník se uživatelům zobrazuje hned po přihlášení do aplikace. Přihlašovací údaje jsou stejné jako do Portálu. V záhlaví se kromě odkazu na rozcestník a zkratky na jednotlivé žádosti nachází také '''tlačítko [1]''' pro nastavení pracovní doby, která se následně bude zobrazovat v evidenci pracovní doby. Bližší informace k nastavení jsou dostupné níže. Chcete-li si zobrazit naše '''předchozí žádosti [2]''', klikněte na vyznačené tlačítko.[[Soubor:Edo_01.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]Máte-li více úvazků vyberete si příslušné žádosti pro danou jednotku v '''menu [1]'''. Pro vybraný úvazek pak budete vytvářet žádosti. [[Soubor:Edo 17.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

== Žádost o dovolenou - '''uživatel''' ==
Uživatelé mohou v aplikaci vytvářet žádosti o dovolenou. Využívá-li již vaše organizační jednotka '''elektronické schvalování žádostí''', není potřeba nic tisknout ani ukládat v aplikaci. Pokud na vaší org. jednotce '''nebylo''' '''zatím''' '''spuštěno''' '''elektronické schvalování''', pak dovolenky musíte stále tisknout a odevzdávat jako doposud. Uložené dovolenky z aplikace EDO se zobrazují rovnou v evidenčním listu docházky. V docházkovém listu se automaticky také zobrazují dovolenky, které jsou již zadány do SAPu a tím pádem jsou zobrazeny ve vašem Portálovém profilu v části Nepřítomnosti.

Pro '''přehled čerpaných dní''' dovolené lze využít první '''tlačítko [1].''' Pro přehled všech dříve vytvořených dovolenek klikněte na tlačítko '''Předchozí žádosti [2]'''. Máte-li úvazek 1, pak máte k dispozici tlačítko rychlého '''přepočtu hodin dovolené na pracovní dny [3]''' pro přehlednost.

Po vyplnění data od a do se automaticky vypočítá '''počet pracovních dní [4]'''. Tato zadaná data jdou pak při elektronickém schvalování vašemu nadřízenému, který vaši dovolenou schvaluje. Pokud žádosti tisknete, pak vytištěné dovolenky mají předvyplněné údaje: jméno a příjmení, osobní číslo, číslo útvaru a útvar. Při zaškrtnutí možnosti '''šetřit lesy [5]''' se při vytisknutí jedné dovolenky se vytisknou i další tři prázdné dovolenky z důvodu úspory papíru. Ty si následně můžete vypsat ručně. Kliknutím na tlačítko '''Odeslat ke schválení [6]''' se otevře potvrzovací okno, kde budou zobrazeny dodatečné informace k procesu schvalování, či stornu žádosti. V případě tisku si vyplněnou žádost '''vytisknete [7]''' ve formátu PDF. Vytisknutím žádosti a odesláním ke schválení se dovolenka zároveň i uloží.[[Soubor:Edo_02.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Odeslání ke schválení ===
Před odesláním ke schválení obdržíte informace, že k žádosti bude mít přístup váš nadřízený a referentka docházky a informace o stornování žádosti. Bližší informace ke stornu naleznete níže. Pro schvalování je předvybrán nejbližší '''vedoucí [1]''' dle vašeho pracovního zařazení.[[Soubor:Edo_03.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Detail žádosti o dovolenou - uživatel ===
Po odeslání žádosti o dovolenou se vám zobrazí detail dovolené. V detailu dovolené můžete '''stornovat [1]''' dovolenou. Uživatel si může zrušit dovolenou sám ve dvou případech:

· Do 8:00 dne nástupu na dovolenou (v případě dovolené na druhou část půl dne do 12:30)

· Dovolená ještě nebyla kompletně schválena

Jinak musí podat žádost o storno, které přijde referentce docházky. [[Soubor:Edo_04.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Předchozí žádosti o dovolenou - uživatelé s přístupem k elektronickému schvalování ===
Po kliknutí na tlačítko Předchozí žádosti se přesunete na přehled již odeslaných žádostí. Zde uvidíte '''stav své žádosti [1].''' Žádosti si může každý uživatel '''stornovat [2]''' v případech: Do 8:00 dne nástupu na dovolenou (v případě dovolené na druhou část půl dne do 12:30) a nebo když dovolená ještě nebyla kompletně schválena. V ostatních případech musí podat '''žádost o storno [4]''', které přijde referentce docházky. Informace o stornování je pak distribuována vedoucímu a referentkám notifikačním e-mailem. V případě žádosti o dovolenou na více než jeden den má uživatel k dispozici do 8:00 dne ukončení dovolené možnost '''zažádat o zkrácení dovolené [3]'''. Tato žádost pak je odeslána vedoucímu ke schválení. [[Soubor:Edo_05.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

==== Stornování dovolené ====
Své storno řádně odůvodněte, informace bude zaslána referentce a schvalovatelům vaší žádosti. Žádosti si může každý uživatel stornovat v případech: Do 8:00 dne nástupu na dovolenou (v případě dovolené na druhou část půl dne do 12:30) a nebo když dovolená ještě nebyla kompletně schválena. [[Soubor:Edo_06.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

==== Žádost o zkrácení dovolené ====
V případě žádosti o zkrácení dovolené je potřeba zvolit data, kdy dovolená bude skutečně probíhat. V případě, že by se měla dovolená prodlužovat, původní žádost o dovolenou stornujte a vytvořte novou.[[Soubor:Edo_07.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Předchozí žádosti o dovolenou - uživatelé bez elektronického schvalování ===
Po kliknutí na tlačítko Předchozí žádosti se přesunete na přehled již uložených / vytisknutých žádostí. Jednotlivé zadané žádosti v EDO lze '''smazat [1]'''. Můžete '''označit''' více uložených žádostí '''[2]''' a ty pak můžete '''hromadně vytisknout [5]'''. V této části lze '''upravit žádost [3]''' či dovolenku '''vytisknout [4]'''.
[[Soubor:Edo_24.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

== Evidence pracovní doby - '''uživatel''' ==
'''Formulář vždy obsahuje orientační data a je nutné jej před tiskem a odevzdáním zkontrolovat!''' Formulář Evidence pracovní doby umožňuje nastavit pracovní dobu v pravidelném i nepravidelném režimu, můžete si nastavit využití pracovní doby, která je nastavena v SAPu, všechny tyto informace můžete '''nastavit v uživatelském profilu [1]'''. Uživatelé, kteří nemají prozatím přístup k elektronickému schvalování, formulář evidence pracovní doby tisknou. Z technických důvodů aplikace nemůže předvyplnit všechny data z důvodu velkého množství různých typů úvazků a pracovních dob. V evidenci se zobrazují dovolenky, uložené v EDO a ty, které byly zadány do SAPu. V '''seznamu evidencí pracovní doby [2]''' naleznete veškeré vámi vytvořené evidence.

Jste-li akademik, aktivujte si kliknutím zobrazení formuláře určený '''pro akademické pracovníky [3]'''. Pokud jste technicko-hospodářský pracovník, pak si tuto možnost deaktivujte. '''Ikona [4]''' zobrazuje informaci o tom, že uživatel pro daný den nemá nárok na stravné. Aplikace umožňuje vykopírovávat informace z jednoho řádku do řádku ostatních, možnost '''kopírování [5]''' aktivujete kliknutím na danou ikonu. V případě nepřítomnosti, která se nepromítla do evidence pracovní doby si prosím důvod nastavte ze '''seznamu [6]'''. V případě, že máte k dispozici elektronické schvalování, nemusíte evidenci tisknout a jen ji '''odešlete ke schválení [7]'''. V ostatních případech evidenci '''vytiskněte [8].''' [[Soubor:Edo_08.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

==== Odeslání ke schválení ====
Před odesláním vám budou zobrazeny informace o tom, kdo má přístup k vaší docházce a kdo ji schvaluje. Odeslané docházky lze stornovat v předchozích evidencích.[[Soubor:Edo_09.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Předchozí evidence pracovní doby ===
V této sekci si můžete '''zobrazit''' vámi vytvořenou '''evidenci pracovní doby [1]''', '''zažádat o její storno [2'''] v případě elektronického schvalování. Uživatelé, kteří elektronické schvalování nemají k dispozici mají zde kromě tlačítka '''Kopírovat a Tisk i tlačítko Upravit [3]'''. [[Soubor:Edo_10.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

== Nastavení pracovní doby ==
Při prvotním nastavení dat pro tisk je potřeba kliknout v části evidenčního listu na '''odkaz pro nastavení času své pracovní doby [1]'''. Pokud jste si již dříve nastavili data pro tisk, lze je měnit rovněž po kliknutí na tlačítko uživatelský profil.[[Soubor:Edo_13.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Nastavení pracovní doby ===
V případě pravidelné pracovní doby stačí zadat zkratku pracoviště, vybrat pracovní dobu a čas obědové přestávky. Poté kliknete na tlačítko '''Uložit [2]'''. V případě nepravidelné pracovní doby zaškrtněte možnost '''Nastavit jednotlivé dny [1]'''.[[Soubor:Edo_11.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Nastavení jednotlivých dní ===
Nyní si můžete nastavit nepravidelnou pracovní dobu pro jednotlivé pracovní dny v týdnu. Navíc můžete zvolit možnost sudého a lichého týdne [1]. Po zadání časů vždy klikněte na tlačítko '''Přidat [2]'''. Zadaná data lze '''editovat [3]''' nebo '''mazat [4]'''. Veškeré změny poté '''uložte [5]'''. Pokud si nejste jisti, jak vaši pracovní dobu správně zadat (zejména v případě zkrácených úvazků), kontaktujte evidentku pracovní doby na vašem pracovišti. Další nápovědu najdete přímo v evidenci pracovní doby.[[Soubor:Edo_12.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Nastavení pracovní doby dle SAPu ===
Pokud máte nestandardní pracovní dobu (vrátný, údržbář apod.) můžete si pracovní dobu '''nastavit''' tak, jak mi máte v '''SAPu''' '''[1]'''. Pokud začínáte a končíte '''později než máte nastaveno v SAPu [2]''', můžete si časy upravit. '''Časy lze upravovat jak do kladných, tak i do záporných hodnot.'''[[Soubor:Edo_25.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

== '''Schvalovatelé''' žádostí o dovolenou a evidencí docházky ==
Schvalovatelé mají k dispozici v aplikaci EDO záložku v menu '''Ke schválení [1]''' a dlaždici '''Žádosti ke schválení [1]''', které odkazují na seznam žádostí ke schválení. V dlaždici navíc vidíte '''počet žádostí ke schválení [2]'''. Žádosti lze schvalovat v prostředí EDO, ale také v prostředí ISS (jednotného schvalovacího systému, viz níže). Na novou žádost ke schválení budete upozorněni e-mailovou notifikací a notifikací na portálu.[[Soubor:Edo_14.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Žádosti ke schválení - EDO ===
V části ke schválení je k dispozici filtr, kde si můžete vybrat specificky typ žádosti určitého zaměstnance. Žádosti lze schvalovat hromadně, označíte '''všechny žádosti tlačítkem [1]''' a poté buď vyberete možnost '''schválit nebo zamítnout [2]'''. Můžete rovněž i vybrat '''jednotlivé žádosti [3]''', které chcete schvalovat. Kliknutím na '''jméno zaměstnance [4] si zobrazíte detail''' žádost. Jednotlivé žádosti můžete '''schvalovat či zamítat [5]'''. [[Soubor:Edo_15.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Žádosti ke schválení - ISS ===
V aplikaci ISS schvalování probíhá stejně, jen se zde agregují žádosti ke schválení z více aplikací. Žádosti lze schvalovat hromadně, označíte '''všechny žádosti tlačítkem [1]''' a poté buď vyberete možnost '''schválit nebo zamítnout [2]'''. Můžete rovněž i vybrat '''jednotlivé žádosti [3]''', které chcete schvalovat. Jednotlivé žádosti můžete '''schvalovat či zamítat [4]'''. Kliknutím na '''jméno zaměstnance [5] si zobrazíte detail''' žádost. [[Soubor:Edo_16.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Nastavení zástupců schvalovatelů (vedoucí, příkazce) ===
Existují dvě role - jedna zástupce vedoucího pro schvalování dovolenek a cestovních příkazů a druhá role zástupce příkazce operace pro schvalování POBJ, faktur, odměn, financí spojených s pracovní cestou. Oba tyto typy zástupce si může vedoucí či příkazce aktivovat sám.

==== Zástupce vedoucího ====
Personální referentka musí zástupce pro schvalování dovolenek (a docházky) a cestovních příkazů (před cestou) nastavit v organizační struktuře SAPu (HRPD), aby se vedoucímu pracovníkovi nabízel zástupce na Portále pro aktivaci.

Následně si vedoucí sám svého zástupce aktivuje (a nastaví od-do) na '''Portále pod dlaždicí SAP'''.
[[Soubor:Zastupy 1.png|centre|Soubor]]

V této sekci vybere v části Role vedoucího (řízení zaměstnanců) možnost zastupování.
[[Soubor:Zastupy 2.png|centre|Soubor]]

Následně aktivuje na data od - do svého zástupce.
[[Soubor:Zastupy 3.png|centre|Soubor]]

Dovolenky, docházky (evidence pracovní doby) a cestovní příkazy budou chodit ke schválení '''oběma''', jak vedoucímu, tak i zástupci.

==== Zástupce příkazce (nakládaní s penězi) ====
Pro nastavení zástupce příkazce musí personální referentka vytvořit dekret zástupce příkazce k NS (k SPP vytváří dekret zástupce příkazce ekonomka). Poté si příkazce si sám svého zástupce aktivuje (a nastaví od-do) na Portále k NS či SPP, v části '''Role příkazce (nakládání s penězi)'''.

[[Soubor:Zastupy 4.png|centre|Soubor]]

==== Zástupce správce rozpočtu ====
Pro nastavení zástupce SPRÁVCE ROZPOČTU (tajemníci, kvestor), v případě odměn zástupce AKADEMICKÉHO FUNKCIONÁŘE (děkan nebo rektor) musí personální referentka vytvořit dekret zástupce. Poté si SPRÁVCE ROZPOČTU či AKADEMICKÝ FUNKCIONÁŘ sám svého zástupce aktivuje (a nastaví od-do) na Portále, v části '''Role příkazce/správce (nakládání s penězi)'''.

[[Soubor:Zastsupy 5.png|střed|1003x1003pixelů|Soubor]]

== '''Referent docházky''' ==
Referentka docházky má na hlavní stránce aplikace k dispozici více možností pro práci. Může vytvářet žádosti o dovolenou a evidence pracovní doby za zaměstnance své org. jednotky pomocí '''menu [1]''', kde si vybere daného zaměstnance. Dále má k dispozici úložiště, kde se nachází všechny vytvořené žádosti o dovolenou, evidence pracovní doby. Zároveň zde probíhá evidence nepřítomností, přítomností a příplatků, která dříve probíhala v SAPu. [[Soubor:Edo_18.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Úložiště ===
V úložišti budete spravovat žádosti o dovolenou, evidence pracovní doby, nepřítomnosti, přítomnosti, přípatky a budete tato data synchronizovat do SApu, kde jste je dřvíve zpracovávali. Práce s těmito daty je identická.

==== Žádosti o dovolenou ====
V sekci žádosti si vyberte '''Žádosti do dovolenou [1'''] pro zobrazení dovolenek (zde budete přepínat i na výběr evidence pracovní doby). Můžete '''přepínat mezi měsíci [2]''', primárně zobrazujeme aktuální měsíc. Žádosti si můžete '''exportovat''' hromadně ve formátu '''PDF [3]'''. Exportované dovolenky ve stavu schváleno do PDF je potřeba uložit do složky ve vašem počítači (nazvaná např. 01.2023), 02.2023), kam uložíte i exportované PDF se schválenými evidencemi docházky a oskenované podklady k nepřítomnostem (darování krve, pohřeb apod.). Tato data by měla být vložena do spisové služby (návod distribuován zvlášť). Žádosti o dovolenou můžete zaměstnancům na základě jejich '''žádosti stornovat [4]'''. Žádost o storno a zdůvodnění je signalizováno '''ikonou [5]''' u jména zaměstnance, kde po ukázaní na ikonu bude zobrazen důvod žádosti o storno.[[Soubor:Edo_19.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

==== Evidence pracovní doby ====
'''Evidence pracovní doby si zvolíte mezi žádostmi''', opět můžete '''přepínat mezi jednotlivými měsíci [1]'''. Máte k dispozici tlačítko '''Neodeslali [2]''', kde se nachází seznam uživatelů, kteří ještě neodevzdali elektronicky docházku. Máte zde možnost jim rovnou odeslat notifikační e-mail přímo z aplikace. Jakmile budete mít všechny evidence od všech zaměstnanců v úložišti a budete je mít zkontrolované, pak je '''hromadně odešlete ke schválení vedoucímu kliknutím na tlačítko [3]'''. Jakmile budou žádosti schváleny vedoucím, evidence si hromadně '''vyexportujete [4]''' ve formátu PDF. Exportované evidence ve stavu schváleno do PDF je potřeba uložit do složky ve vašem počítači (nazvaná např. 01.2023), 02.2023), kam uložíte i exportované PDF se schválenými dovolenkami a oskenované podklady k nepřítomnostem (darování krve, pohřeb apod.). Tato data by měla být vložena do spisové služby (návod distribuován zvlášť). V případě potřeby, kdy zaměstnanec chce žádost stornovat, tak můžete učinit kliknutím na tlačítko '''storno [5]'''.[[Soubor:Edo_20.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== Nepřítomnosti, přítomnosti, příplatky ===
V sekcích '''nepřítomnosti [1]''', přítomnosti, příplatky jsou zobrazována a zadávána data, která se dříve zadávaly do SAPu. Nyní je budete vkládat v těchto sekcích, sekce nepřítomnosti, přítomnosti a příplatky jsou stejné jako dříve používané SAPové transakce zhrtime (tato se již nebude používat!). Pokud byla do SAPu vložena nějaká data o nepřítomnostech, přítomnostech nebo příplatcích personálním oddělením, využijte možnosti '''načtení dat ze SAPu [2]''', kdy se vám data do aplikace načtou (např. nemocenská zadávaná personálním oddělením do SAPu). Doporučujeme načítat data před koncem měsíce. Tato data pak poznáte dle stavu Načteno ze SAPu a nejde je nijak editovat, kopírovat či mazat. Jednotlivé záznamy v těchto sekcích můžete přidávat tlačítkem Přidat [3]. Vytvořená data lze následně '''editovat [4], kopírovat [5]''' nebo '''mazat [6]'''. Veškeré změny pak přecházejí do části synchronizace, kde změny synchronizujete do SAPu, viz níže. [[Soubor:Edo_21.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

==== Přidání záznamu ====
Při přidávání záznamu nejprve vyberete zaměstnance, pak nastavíte typ záznamu, nastavíte data a dáte uložit. [[Soubor:Edo_22.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

===== Přidání záznamu - pracovní cesta =====
Pokud byl uživatel na služební cestě celý den, žádné časy nevyplňujte. Časy se vyplňují pouze v případě, že cestující dopoledne ještě normálně pracoval a vyjel na cestu až po obědě. Čas lze zadat jen do 1 denní služební cesty.

=== Synchronizace dat do SAPu ===
Všechna data můžete kdykoliv dle potřeby hromadně za daný měsíc synchronizovat do SAPu. V tlačítku Synchronizace vždy uvidíte '''počet záznamů [1]''', které do SAPu musíte sychronizovat. Vždy se zobrazuje '''aktuální měsíc [2'''], můžete zde přepínat mezi měsíci. Kliknutím na tlačítko '''Synchronizovat [3]''' vložíte data v tabulce níže obratem do SAPu. '''Synchronizaci je možno provádět nejpozději do posledního dne v aktuálním měsíci. Na konci měsíce musí být počet dat k synchronizaci roven 0!'''[[Soubor:Edo_23.png|střed|bezrámu|1044x1044pixelů]]

=== '''Návod na export dokumentů z EDO do ERMS''' ===
{| class="wikitable"
|+
|'''Důležité informace:'''
- Akce Export do ERMS je aktivní od prvního dne následujícího měsíce, za něž se docházka odevzdává (např. docházky za listopad je možné exportovat nejdříve od 1. prosince).

- Pozn: z důvodů možných dodatečných úprav exportujte evidence pracovní doby za daný měsíc až k 5. dni následujícího měsíce (např. docházku za měsíc leden exportujte do ERMS 5. února).

- Akce Export do ERMS založí nový spis. Do spisu jsou automaticky předány dokumenty Docházka a Dovolené.

- Pro vybrané typy nepřítomností [1] se ve spisu vytvoří dokumenty s unikátními č.j. odkazující se na konkrétní fyzické doklady. Originál fyzického dokladu opatřete odpovídajícím č.j. (zjistíte v EDO nebo ERMS). Dokumenty neskenujte a fyzické doklady opatřené č.j. předejte příslušnému personálnímu oddělení, které zajistí jejich zpracování a vyřízení.

- v případě potřeby se obracejte na '''[https://helpdesk.upol.cz/ helpdesk.upol.cz]'''
----''[1] Jedná se o tyto typy nepřítomnosti:''

''Osobní přek. plac. průměr, Ost. přek. plac. průměrem, Pohřeb rod. příslušníka, Pracovní volno dle §203a, Překážky z obec. zájmu, Svatba vlastní/dítěte pl., Svatba vlastní/rodiče nep., Narození dítěte, Vojenské cvičení, Tvůrčí volno, Studium při zaměstnání.''
|
|
|}
V roli referenta docházky po přihlášení do EDO otevřu záložku '''Úložiště''' a kliknu na tlačítko '''ERMS (1).'''
[[Soubor:Erms-edo-05.png|střed|bezrámu|1011x1011bod]]
V Úložišti se pak zobrazí '''přehled stavu evidencí'''. Zde kliknu na tlačítko '''Exportovat a předat do správy ERMS (1)'''
[[Soubor:Erms-edo-06.png|střed|bezrámu|1007x1007bod]]
Otevře se okno pro potvrzení exportu. Zde potvrdím kliknutím na tlačítko '''Ano (1).'''
[[Soubor:Erms-edo-07.png|střed|bezrámu|840x840bod]]
Začne probíhat export a na obrazovce se objeví následující upozornění. Kliknu na tlačítko '''OK (1)'''. Export může trvat několik minut v závislosti na tom kolik uživatelů přede mnou začalo exportovat soubory do ERMS.
[[Soubor:Erms-edo-08.png|střed|bezrámu|721x721bod]]
Jakmile je export dokončen, změní se '''stav exportu (1)''' na '''Exportováno'''. Nyní je spis vytvořen a předán do ERMS, na řádku je vidět číslo jednací i počet dokumentů ve spisu.
[[Soubor:Erms-edo-09.png|střed|bezrámu|1037x1037bod]]
Po dokončení exportu je možné '''zobrazit obsah spisu s dílčími č.j. jednotlivých dokumentů kliknutím na řádek s názvem spisu''' („''Evidence pracovní doby'' …“).

'''Originál fyzického dokladu opatřete odpovídajícím č.j.''' (lze zjistit z EDO i na záložce nepřítomnosti, případně v detailu spisu v ERMS). Kliknutím na č.j. spisu v EDO budete přesměrování na detail spisu nebo dokumentu v ERMS.
[[Soubor:Erms-edo-12.png|střed|bezrámu|1032x1032bod]]
Kliknutím na '''tlačítko (2)''' si do schránky '''zkopírujete číslo jednací''', které v případě potřeby můžete stiskem CTRL+V vložit do jiného souboru, dokumentu, ERMS apod.
[[Soubor:Erms-edo-10.png|střed|bezrámu|820x820bod]]
Originály dokladů neskenujte a '''fyzické doklady opatřené č.j. uložte u příslušného personálního oddělení, které zajistí jejich zpracování a vyřízení.'''

'''Spis Evidence pracovní doby předejte v ERMS koncovému zpracovateli/předáním přes spisový uzel''' (viz tabulka a postup níže). '''Pokud spis obsahuje fyzické doklady, předejte k evidenci tomuto zpracovateli (tedy příslušnému personálnímu oddělení) i originály těchto dokladů opatřené č.j..'''

=== '''Práce se spisem v ERMS''' ===
Spis s docházkou, který byl předán z EDO se v ERMS nachází v záložce '''Zpracovatel – Spisy – Přehled spisů (1)'''. V okně s filtrací dle '''Stavu''', mám nastaveno zobrazení '''nevyřízené''' '''agendy (2)''' na záložce. Spis s docházkou tak vidím, jako nově příchozí, hned nahoře.

'''Kliknu na něj/označím si jej (3)''', aby se mi řádek podbarvil modře, ať program ERMS ví, s čím zrovna pracuji. Následně se mi horní ikony zabarví černě/zvýrazní (a spis mohu předat). Poté zvolím '''první ikonu zprava (4)''' pro '''Předání entity'''.
[[Soubor:Erms-edo-01.png|střed|bezrámu|1046x1046pixelů]]
Zobrazí se tabulka, kde vyberu, že budu předávat přes '''spisový uzel (1)'''
[[Soubor:Erms-edo-02.png|střed|bezrámu|1046x1046pixelů]]
Následně zvolím, kterému spisovému uzlu budu předávat (dle fakulty nebo součásti na MÉ příslušné personální oddělení):
{| class="wikitable"
|'''Organizační jednotka/úsek'''
|'''Číslo střediska/spisového uzlu v ERMS'''
|'''Název personálního úseku'''
|-
|RUP (VUP, CVT, KUP)
|9230
|Oddělení řízení lidských zdrojů
|-
|Catrin
|A000
|Catrin technicko-správní úsek
|-
|SKaM
|831003
|Personální a mzdové oddělení
|-
|Lékařská fakulta
|19102
|odd. personální
|-
|Pedagogická fakulta
|49103
|personální oddělení
|-
|Právnická fakulta
|79102
|personalistika
|-
|Fakulta zdravotnických věd
|44160
|referent pro oblast personalistiky
|-
|Cyrilometodějská teologická fakulta
|690011
|Personální a mzdové oddělení
|-
|Fakulta tělesné kultury
|59011
|personalistika
|-
|Filozofická fakulta
|29102
|Personální a mzdové oddělení
|-
|Přírodovědecká fakulta
|3903
|personalistika
|}
V řádku s názvem '''Výběr spisového uzlu (1)''' následně vepíšu, buďto číslo nebo název personálního oddělení, na mém organizačním úseku, příp. viz seznam výše, kam budu spis předávat.
[[Soubor:Erms-edo-03.png|střed|bezrámu|1046x1046pixelů]]
Následně jen '''uložím (1)''' a spis s docházkou je takto na straně ERMS předaný '''mému personálnímu oddělení''' '''(2)'''. Toť vše.
[[Soubor:Erms-edo-04.png|střed|bezrámu|1046x1046pixelů]]
Pokud budu potřebovat ve spise něco doplnit nebo změnit, je třeba kontaktovat příslušné personální odd., které mi může spis poslat zpět k úpravám. Předaný spis s docházkou jinému spisovému uzlu/oddělení, již ve svém ERMS účtu neuvidím, jelikož novým vlastníkem je příslušné personální odd.

=== Nastavení zástupu referentky docházky ===
V případě, že referent/ka docházky chce nastavit za sebe zástup, je potřeba kontaktovat RNDr. Matochovou popř. Mgr. Müllerovou, aby zástupy nastavily ručně.

Soubor:Edo 02.png

2026-07-27T10:23:01Z

Babuto00: Babuto00 načetl novou verzi Soubor:Edo 02.png

Soubor:Edo 03.png

2026-07-27T10:22:38Z

Babuto00: Babuto00 načetl novou verzi Soubor:Edo 03.png

Soubor:Edo 17.png

2026-07-27T10:15:41Z

Babuto00: Babuto00 načetl novou verzi Soubor:Edo 17.png

Soubor:Edo 01.png

2026-07-27T10:15:08Z

Babuto00: Babuto00 načetl novou verzi Soubor:Edo 01.png

CES - formulář žádosti o podpis

2026-07-22T07:14:17Z

Babuto00: /* Nový dokument k podpisu během schvalovacího procesu */

Následující text má za cíl pokrýt informace týkající se správy, tvorby formuláře žádosti o podpis smlouvy (dodatku) v elektronické podobě, která byla nasazena do pilotního provozu na RUP UP v únoru 2026. Postup vytvoření formuláře v CES v souladu s novou vnitřní normou '''R-B-22/09 – Řád předkládání smluv k podpisu rektora UP''' a v návaznosti na vnitřní normu '''R-B-22/08 – CES a registr smluv''', ve znění pozdějších novel. Obě normy jsou účinné od června 2022 a nyní ještě doznají změn. '''Aplikace CES je dostupná pouze přes síť UP, nebo přes VPN.''' Pro formulář se vžilo hovorové označení "košilka". Co, se zde uvádí, v zásadě totožně platí pro dodatky smluv, dohody o ukončení závazku, odstoupení od smlouvy, výpovědi smlouvy apod. a s výjimkami pro dodavatelské objednávky a akceptace; v omezeném rozsahu pro objednávky a akceptace odběratelské.

== '''Vysvětlení názvosloví''' ==
=== Registr smluv x CES ===
'''CES''' je interní databází UP, která slouží primárně jejím zaměstnancům. Její fungování a podrobnosti upravuje stejnojmenná norma UP. Je zde uložena naprostá většina smluv UP uzavřených s výjimkami dle zmíněné normy včetně většího množství metadat než je v RS. Záznamy smluv vytvářejí a editují na UP tzv. klíčoví uživatelé. Dá se v nich i solidně vyhledávat a filtrovat na odkazu '''smlouvy.upol.cz''' Obsahuje pro vybrané uživatele i kompletní znění smluv. (bez znečitelnění některých pasáží pro RS). K uložení dokumentů však správně slouží spisová služba ERMS.

'''Registr smluv (RS)''' je naproti tomu veřejně přístupná databáze, kam mají povinnost některé subjekty (mezi nimi i UP) vkládat jimi uzavřené smlouvy při dodržení podmínek nastavených v zákoně č. 340/2015 Sb., o registru smluv, ve znění pozdějších přepisů. Nejsou tam úplně všechny UP uzavřené smlouvy ani všechny smlouvy evidované v CES, ale dostane se tam i veřejnost. Znění smluv je v zákonem stanoveném rozsahu znečitelněno. RS spravovalo Ministerstvo vnitra ČR (nyní Dig. a inf. agentura) a je dostupný na webových stránkách [https://smlouvy.gov.cz/vyhledavani smlouvy.gov.cz/vyhledavani]. Na UP zajišťuje pouze operátor(ky) z Právního oddělení UP.

=== Kdo je kdo (v normách, v CES a hlavně v praxi)? ===
Ne všichni v procesu (na formuláři) u každé smlouvy jsou, ale někteří zaměstnanci se mohou i u téže smlouvy vyskytovat ve více pozicích. '''Musí to odpovídat realitě: byli-li nebo mají-li být zapojeni, musí být na košilce.'''

'''Předkladatel:''' Komunikuje se smluvní stranou, s dotčenými útvary. Měl by před podpisem o smlouvě vědět nejvíc. Zpravidla vytváří formulář; vždy odpovídá za obsah.

'''Autor''': Může předchystat formulář předkladateli vč. vložení dokumentů.

'''Dotčený útvar/dotčená osoba:''' Předkladatel s ním interně konzultoval smlouvu.

'''Dotčený útvar právníka/právník:''' Tvořil či připomínkoval smlouvu.

'''Příkazce operace a správce rozpočtu:''' Provádějí předběžnou kontrolu a po stránce věcné a finanční rozhodnou, zda se smlouva uzavře – předá k podpisu.

'''Sekretariát podepisujícího:''' Průběžně sleduje smlouvy prošlé schvalovacím procesem. Kompletuje a připravuje smlouvy k podpisu – listinné s košilkami hlavně.

'''Podepisující (R, D, ředitel):''' Smlouvu (ne)podepíše – právně jedná za UP. Substitut – podepisuje dle pověření určité smlouvy v zástupu za podepisujícího.

'''Klíčový uživatel:''' Vytváří záznam smlouvy v CES (ideálně z košilky).

'''Operátor Registru smluv:''' Znečitelňuje ve smlouvě pasáže v souladu se zákonem a uveřejní ji v RS.

'''Odpovědná osoba:''' Má na starost smlouvu po podpisu (často je jí předkladatel).

== '''CES a vazby na ERMS''' ==
=== Pojmy v ERMS a jejich souvislosti ===
[[Soubor:Ces-kos-34.png|střed]]

==== Digitální dokument ====

* je vždy '''originál'''.
* nepotřebuje '''žádnou papírovou''' verzi „pro jistotu“.
* musí mít '''smysluplný název''' odpovídající obsahu dokumentu.
* '''finální verze patří vždy do ERMS''', ne pouze na úložiště, cloud nebo do e-mailu.
* se předává standardními kanály: '''přes ERMS, datovou schránkou''', případně e-mailem (nejméně vhodné).
* který je odesílán ven jako právní jednání (úkon) instituce, musí mít (kvalifikovaný) '''elektronický podpis nebo pečeť.'''
* screenshot, scan nebo tisk dokumentu '''není''' digitální dokument (pokud se nám v takovém stavu vrátí dokument podepsaný druhou stranou, je třeba požadovat nápravu – buď digitální podpis nebo autorizovanou konverzi s analogovým podpisem).

=== Předkladatel / Autor a ERMS ===
Výsledkem celého procesu je '''spis v ERMS''' obsahující '''formulář''' (digitální dokument) a '''smlouvu''' (digitální nebo analogový dokument), případně další dokumenty. Zpracovatelem, tzn. '''držitelem''', tohoto spisu je '''autor''', pokud v Profilu spisu v CES nezvolí '''předkladatele'''. Není-li autor u předmětného formuláře autor ve hře, je jím Předkladatel.

Kdo drží '''v ERMS záznam''' o analogovém dokumentu, drží i odpovídající '''analogový dokument'''. Nelze ho mít umístěn u někoho jiného nebo na jiném útvaru (oddělení). '''Zpracovatel''' může v ERMS '''zpřístupnit''' spis k nahlížení nebo editaci i ostatním, např. '''klíčovému uživateli'''.

Dokumenty je třeba správně a včas '''vyřídit''' a spis následně uzavřít. '''Spis''' smlouvy lze '''uzavřít''' ve chvíli, kdy je smluvní vztah definitivně skončen a neočekává se vznik žádných dalších dokumentů (dodatek, reklamace, protokol o předání díla, atd.).

'''Zpracovatel''' se stará o to, aby k uzavření spisu ve správný čas došlo, a předává spis v ERMS na '''spisovnu'''. Správná evidence a postupy '''snižují riziko chyb i sankcí pro instituci''' a pomáhají udržet provoz '''bez zbytečné zátěže''' uzavřených agend. Pro pomoc nebo s dotazy je doporučeno '''vždy se obracet na spisovou službu.'''

=== Zpřístupnění spisu jiným uživatelům ERMS ===
V ERMS v menu vyberte položku '''Zpracovatel [1]''', následně přejděte na '''Spisy [2]''' a klikněte na '''Přehled spisů [3]'''.
[[Soubor:Ces-kos-35.png|střed]]
Vyberte požadovaný spis zaškrtnutím '''pole [1]''' v seznamu, poté vyberte '''ikonu [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-36.png|střed|911x911pixelů]]
V okně '''Zpřístupnit spis''' vyberte '''Přístup''' '''uživateli'''.
[[Soubor:Ces-kos-38.png|střed|841x841pixelů]]
V okně '''Výběr zaměstnance''' zvolíte položku '''Vyhledat zaměstnance'''. V okně '''Vyhledání zaměstnance''' napište jméno osoby a '''Vyhledat''', označte osobu v checkboxu a klikněte na '''Uložit''' (postup lze opakovat a přidávat tak osoby do okna Výběr zaměstnance). V okně '''Výběr zaměstnance''' označit osobu/y a '''Uložit.'''

V okně '''Udělení nového přístupu''' nastavit platnost od (dnes) do (lze nechat prázdné nebo přístup konkrétně omezit).
[[Soubor:Ces-kos-39.png|střed|377x377pixelů]]
Zvolte '''Povolit zatřízení do spisu''' (pro povolení spis editovat), případně nechat toto pole prázdné (pro povolení do spisu pouze nahlížet) a Uložte.
[[Soubor:Ces-kos-40.png|střed|397x397pixelů]]
V Přehledu spisů se u příslušného spisu ve sloupci '''Stav''' objevil symbol ikony zpřístupnění = Zpřístupněný spis. V okně '''Detail spisu''' v kartě ''Přístup'' lze vidět seznam uživatelů, kteří mají ke spisu přístup a s jakým oprávněním. Pomocí '''notifikace''' lze nastavit upozornění na udělení přístupu: '''Zpracovatel -> Další funkce -> Notifikace'''.

== '''Cesta formuláře (a smlouvy)''' ==
'''Formulář začínáte vytvářet v momentu, kdy již máte''' s ostatními smluvními stranami dohodnutu '''finální podobu smlouvy a víte, v jakém pořadí bude UP podepisovat a zda se bude uzavírat smlouva v listinné podobě''' ("na papíře") '''nebo v elektronické podobě''' s elektronickými podpisy všech smluvních stran (UP a jiní "veřejnoprávní podepisující" používají dle § 5 zákona č. 297/2016 Sb. o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, ve znění pozdějších předpisů vždy podpis kvalifikovaný; druhá strana z EU alespoň uznávaný). '''Současně už Vám musí být jasné, s kým vším jste reálně smlouvu konzultovali před finalizací''' (např. právní oddělení, EO apod.). Věnujte prosím opravdu významnou pozornost vyplnění polí s názvy "Žádáte o elektronický podpis rektora?" a "Podepisuje UP jako poslední?". Mají totiž vliv na chování následných procesů a chyba v jejich vyplnění může znamenat nesprávné nastavení workflow.

'''Všeobecně shrnutí procesu (''kurzivou, co probíhá u každé smlouvy''):'''

# ''Založení formuláře a odeslání ke schválení''
# Vyjádření dotčených útvarů
# ''Schvalování příkazcem operace a správcem rozpočtu''
# Schválení kvestorem, není-li správcem rozpočtu, v případě stavebních a přístrojových investic
# Schválení kancléřem, je-li potřeba souhlas správní rady
# ''Po kompletním schválení míří elektronický formulář (a smlouva) k podpisu rektora; v případě analogu musí být v listinné podobě doručena.''
# ''Podpis dokumentu v CES, jiném systému (vložení podepsaného originálu do systému), u analogového dokumentu na papíře nebo odmítnutí podpisu (či předání jinému podepisujícímu)''
# ''Elektronická smlouva jde po podpisu předkladateli/autorovi a přímo klíčovému uživateli, je-li UP posledním podepisujícím. Listinná smlouva se vrací fyzicky dle stejného klíče.''
# ''Nepodepisuje-li UP jako poslední, musí předkladatel/autor zajistit podpis dalších stran a následně předat finální dokument KU''
# ''Zavedení smlouvy do CES klíčovým uživatelem (krom výjimek).''
# ''Uveřejnění smlouvy v RS operátorem (krom výjimek).''

=== Doplňující informace ===
'''Předkladatel''' ('''pokud není autorem''') může formulář po vyplnění autorem doplnit či upravit a musí následně rozhodnout o odeslání formuláře do schvalovacího workflow. Vyjádření dotčených útvarů a dotčené osoby nemusí být součásti workflow, pokud v konkrétním případě neproběhla konzultace s nimi.

'''Souhlas „původního podepisujícího“ s podpisem smlouvy zástupcem podepisujícího (tzv. substitutem):'''

* Pokud na základě normy UP (typicky Statut UP, statut součásti UP, norma o pověření právním jednáním za UP) či dlouhodobého pověření jiného má podepisovat někdo jiný než vybraná podepisující osoba, vyberte jej z menu. Nejste-li si jistí, konzultujte s podepisující osobou nebo její kanceláří. Neslouží k vyplňování dočasných zástupů v nepřítomnosti - to v praxi řeší kancelář podepisujícího předáním smlouvy k podpisu dočasnému zástupci. Krátké odůvodnění doplňte na konci formuláře do pole Poznámka. Má-li podepisovat osoba jiná, než uvedená v této nabídce, nechte toto pole prázdné a poznamenejte to do pole Poznámka.
* Když se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, o jako podepisujícího vyplňte děkana a jako substituta vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu. Je dobré důvody uvést do pole Poznámka.

'''Formulář zamítnutý jedním ze schvalujících je zamítnut jako celek.''' Lze vytvořit kopii, provést potřebné opravy a odeslat jej znovu do schvalovacího procesu.

'''Formulář nedoporučený dotčeným útvarem vč. právníka''' postupuje dále do schvalovacího procesu a vyjádření dotčených útvarů jsou dostupná schvalovatelům i podepisujícímu.

=== Po podpisu ===
Po podpisu jde autorovi a předkladateli (klíčovému uživateli a OVZ, je-li relevantní) notifikace o tom, že smlouva byla podepsána.

Jde-li o smlouvu, kde UP podepisuje jako poslední, klíčový uživatel (po obdržení listinného originálu smlouvy u listinných smluv; po obdržení originálu elektronicky podepsané smlouvy, pokud není v systému) zavede smlouvu do CES.

Jde-li o smlouvu, kde UP nepodepisuje poslední, předkladatel (autor) zajistí podpis ostatních stran a originál smlouvy doručí klíčovému uživateli po podpisu ostatních stran.

== '''Vytváření formuláře žádosti o podpis (role autora / předkladatele)''' ==
'''Formulář začínáte vytvářet v momentu, kdy již máte s ostatními smluvními stranami dohodnutu finální podobu smlouvy a víte, v jakém pořadí bude UP podepisovat a zda se bude uzavírat smlouva v listinné podobě ("na papíře") nebo v elektronické podobě s elektronickými podpisy všech smluvních stran''' (UP a jiní "veřejnoprávní podepisující" dle § 5 zákona č. 297/2016 Sb. o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, ve znění pozdějších předpisů vždy použijí kvalifikovaný el. podpis; druhá strana z EU alespoň uznávaný)'''. Současně už Vám musí být jasné, s kým vším jste reálně smlouvu konzultovali před finalizací''' (např. právní oddělení, EO apod.)'''. Věnujte prosím opravdu významnou pozornost vyplnění polí s názvy ''"Žádáte o elektronický podpis rektora?"'' a ''"Podepisuje UP jako poslední?"''.''' Mají totiž vliv na chování následných procesů a chyba v jejich vyplnění může znamenat nesprávné workflow.

Přihlášení do aplikace CES a přihlašování zůstává stejné, jako to bylo doposud, tj. smlouvy.upol.cz a přihlašovací údaje stejné jako do Portálu. Pro tvorbu nového formuláře je potřeba vybrat sekci '''Formuláře žádosti o podpis – Nové [1].''' V sekci '''Formuláře žádosti o podpis - staré''' naleznete formuláře vytvořené v původní verzi aplikace.
[[Soubor:Ces-kos-01.png|střed|bezrámu|508x508pixelů]]
Každý formulář obsahuje informační bubliny, kde se nachází informace pro korektní vyplnění formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-00.png|střed|bezrámu|682x682pixelů]]

=== Provázání s ERMS ===
Odesláním formuláře do schvalovacího procesu vznikne automaticky spis v ERMS. Spis bude po odeslání obsahovat dokument, který bude označen pro export do ERMS (více naleznete níže). Spis bude po podpisu a zavedení záznamu smlouvy do CES obsahovat podepsaný soubor a formulář. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.

Pokud vám smlouva přišla k elektronickému podpisu e-mailem, pak nemusíte nic zakládat v ERMS, stačí takový soubor poté nahrát k formuláři ve spodní části obrazovky. Vyberete v menu Ne.
[[Soubor:Ces-kos-02.png|střed|bezrámu|554x554pixelů]]

==== Dokument smlouvy v ERMS neexistuje ====
Pokud ještě smlouva v elektronické spisové službě číslo nemá, vyberte variantu NE. Spis pro smlouvu bude v ERMS založen automaticky při odeslání formuláře ke schválení.

==== Dokument smlouvy v ERMS již existuje ====
Pokud již smlouva je zavedena v elektronické spisové službě, vyberte '''ANO''' a '''vyhledejte''' číslo dokumentu v '''tlačítkem [2] vpravo'''.
[[Soubor:Ces-kos-43.png|střed|bezrámu|737x737pixelů]]
Poté musíte vyberete, zda hledáte '''dokument, který je již ve spisu [2]''', nebo dokument je '''samostatný [2]'''. Dokumenty pak budou spárovány se zakládaným formulářem do jednoho spisu.
[[Soubor:Ces-kos-44.png|střed|bezrámu|608x608pixelů]]
Vyhledávání dokumentů je zatříděné věcnou skupinou, která patří přihlášenému uživateli. Vybraný dokument bude následně přiřazen do spisu, který vznikne v ERMS po odeslání formuláře do schvalovacího procesu. Alternativně lze hledat i dokumenty, které už jsou zatříděny ve spisech. Pak CES exportuje formulář a další dokumenty do tohoto spisu. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.

Při výběru dokumentu ve spisu nejprve vyberete spis.
[[Soubor:Ces-kos-45.png|střed|929x929pixelů]]
Následně vyberete dokument z tohoto spisu.
[[Soubor:Ces-kos-46.png|střed|925x925pixelů]]

Obrazovka s výběrem samostatného dokumentu:
[[Soubor:Ces-kos-47.png|střed|934x934pixelů]]

=== Smlouvu bude podepisovat ===
Vyberte, kdo bude smlouvu podepisovat. Pokud se jedná o případ, kdy děkan má pověřit rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, pak v sekci 1) vyplňte děkana a v sekci 2) vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.
[[Soubor:Ces-kos-48.png|střed]]

Podepisující mají nastavené za sebe pověřené osoby, které podepisují za primárního podepisujícího. Ty lze vybrat z nabídky na následujícím řádku formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-49.png|střed]]

=== Žádáte o elektronický podpis rektora ===
Pro elektronické podepsání vyberte „Ano". V případě smluv podepisovaných elektronickým podpisem podle příslušných právních předpisů s formulářem bude vždy putovat soubor s finálním zněním smlouvy určený k podpisu. Ten vložte ve formátu PDF (smlouva a všechny přílohy v jednom souboru) níže v sekci Dokumenty pro předběžnou kontrolu a označte jako „Toto podepsat“. Po podpisu za UP Vám přijde e-mail s odkazem, kde lze podepsaný soubor nalézt.

Po nahrání dokumentu pro podpis budete moci nastavit přesnou pozici podpisu, vizte níže.

=== Možnost změny předkladatele ===
Nově je možné vytvořit formulář za jiného předkladatele. Stačí '''odebrat [1]''' své jméno.
[[Soubor:Ces-kos-03.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Následně vyberte z nabídky konkrétního předkladatele.
[[Soubor:Ces-kos-04.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]

Autor formuláře zůstane s formulářem provázán. Autor i předkladatel budou z CES dostávat notifikace týkající se formuláře. Vytvořený spis v ERMS bude defaultně patřit autorovi, nicméně toto je možné změnit ve spodní části obrazovky pod tlačítkem '''Profil spisu [1]'''.
[[Soubor:Ces-kos-30.png|střed|bezrámu|857x857pixelů]]
V profilu spisu pak naleznete tlačítko pro předání spisu předkladateli či autorovi.
[[Soubor:Ces-kos-37.png|střed|900x900pixelů]]

=== Vyjádření dotčených útvarů ===
Autor může vybrat dotčené osoby, kterým formulář předá k vyjádření. Vyplňujte vždy dle skutečnosti osoby, se kterými jste formulář opravdu konzultovali. Pokud jste formulář s nikým nekonzultovali, nemusíte nikoho označovat jako dotčenou osobu. Vyjadřující se osoby smlouvu k podpisu mohou doporučit nebo nedoporučit s vysvětlením, případně mohou přidat další dotčenou osobu do vyjadřovacího procesu. Po odeslání formuláře ke schválení může předkladatel a autor v případě potřeby v detailu formuláře měnit dotčené útvary.

Můžete vybrat buď osoby z UP, které si '''vyhledáte sami [1]''', případně vyberete '''dotčený útvar právníka [2]''' a následně vyberete právníka, se kterým jste smlouvu konzultovali. Nevybírejte tutéž osobu víckrát.
[[Soubor:Ces-kos-05.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

==== Změna dotčené osoby ====
Můžete především v případě nepřítomnosti takové osoby nahradit dotčenou osobu v detailu formuláře odeslaného k vyjádření pomocí zvýrazněného tlačítka na řádku se jménem dané osoby. Je povinné to zdůvodnit.
[[Soubor:Ces-kos-13.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

=== Řídící kontrola ===
V sekci řídící kontrola nastavujete '''zdroje a nákladová střediska nebo SPP prvky [1]''' relevantní pro předmětnou smlouvu. Zobrazení příkazci a správci budou následně formulář schvalovat. Lze využít našeptávání nebo podrobného vyhledávání SPP.

Oproti předchozí verzi formuláře je možnost zadat více NS či SPP a přibylo pole '''Finanční zdroj [2]'''. Pokud zdroj nezná autor ani předkladatel, musí jej vyplnit příkazce. V případě více nevyplněných zdrojů u více SPP / NSS doplňuje příkazce vždy jen ke svému SPP / NS. Zdroje se filtrují dle vybraného SPP či NS.
[[Soubor:Ces-kos-07.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]
SPP prvky lze vyhledávat i dle '''pokročilého vyhledávání [1]''', kde je možné vyhledávat dle příkazce, správce, NS, názvu a čísla SPP prvku.
[[Soubor:Ces-kos-08.png|střed|bezrámu|415x415pixelů]]
Součástí nastavení řídící kontroly je i volba, zda se jedná o '''stavební nebo přístrojovou investici''' a zda je potřeba '''Souhlas správní rady.''' Pokud vyberete Ano u ''investic'', pak formulář bude schvalovat i '''kvestor,''' není-li správcem rozpočtu ve výše vybrané řídicí kontrole. Pokud vyberete možnost Ano u ''souhlasu Správní rady UP'', pak formulář bude schvalovat navíc ještě '''kancléř''' z pozice jejího tajemníka.
[[Soubor:Ces-kos-09.png|střed|bezrámu|526x526pixelů]]

=== Dokumenty ===
Prostřednictvím dvou tlačítek níže nahrajte k formuláři dokumenty. Vždy je třeba pro řídicí kontrolu nahrát minimálně finální podobu smlouvy včetně všech příloh. V případě smluv podepisovaných elektronicky '''nahrajte pro řídicí kontrolu [4]''' i verzi smlouvy určenou k podpisu za UP.

Zakliknutí pole '''Zavést do ERMS [1]''' znamená, že se dokument uloží do spisové služby jako doklad proběhnuvší řídicí kontroly spolu s finální podobou tohoto formuláře. Export vybraného souboru do ERMS se provádí při odeslání ke schválení. Do ERMS se bude zavádět právě jeden takový dokument. '''Toto podepsat [2]''' – označuje se jen u elektronicky podepisovaných smluv.

Je-li soubor označen k podpisu, je možné nastavit '''pozici podpisu''' kliknutím na '''ikonu [3]'''.

'''Pomocný dokument [5]''' slouží pro vložení jiných dokumentů - případná vyjádření, podklady pro znečitelnění pasáží smlouvy apod.
[[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

==== Nový dokument k podpisu během schvalovacího procesu ====
Pokud obdržíte v průběhu schvalování nebo před podpisem dokument k podpisu (např. byl podepsán dalšími protistranami nebo došlo k jeho opravě aj.), můžete jej v detailu '''donahrát [1]''' a označit jej k podpisu. [[Soubor:Ces-kos-17.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

===== Umístění podpisu =====
Kliknutím do dokumentu umístíte podpis, podpis lze umístit v případě vícestránkových dokumentů na požadovanou stránku dokumentu.
[[Soubor:Ces-kos-50.png|střed|810x810pixelů]]

=== Odeslání ke schválení / Předání předkladateli ===
Rozpracovaný formulář si uložte tlačítkem '''Přidat'''. Připravený formulář buď '''odešlete ke schválení''', jste-li autorem a předkladatelem zároveň.

Pokud je předkladatel někdo jiný, musíte formulář předkladateli nejprve '''předat [1]'''. Ten následně formulář najde v přehledu formulářů, popř. nalezne odkaz v notifikačním e-mailu.
[[Soubor:Ces-kos-12.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

=== Stav schvalování ===
Každý uživatel může jednoduše několika způsoby zjistit, v jakém stavu se jeho formulář nachází. Jedním způsobem je ikona v přehledu formulářů, kde stav symbolizuje '''ikona [1]''' v levé části tabulky. Pod tabulkou je jednoduchá stavová legenda. Přesnější informace nalezne uživatel v '''detailu [2]''' formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-28.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Ve spodní části detailu formuláře je dostupný náhled na to, kdo již schválil a na koho se ještě se schválením čeká.
[[Soubor:Ces-kos-29.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Elektronický podepsaný dokument ===
Po podpisu naleznete podepsaný dokument v detailu formuláře s prefixem ''Signed''. Dokument si můžete uložit kliknutím pravým tlačítkem myši -> Uložit cíl jako.
[[Soubor:Ces-kos-33.png|střed]]

=== Nahrání kompletně podepsaného dokumentu ===
Pokud UP nepodepisuje jako poslední, pak je potřeba nahrát elektronicky podepsaný dokument podepsaný všemi stranami do CES. To můžete udělat v roli předkladatele či autora v detailu formuláře. V sekci Dokumenty z pozdějších fází naleznete tlačítko Nahrát podepsaný soubor. Nahrajete kompletně podepsaný soubor.

Po nahrání kliknete na Uzamknout práci s dokumenty. Tímto předáte formulář klíčovému uživateli a ten bude informován o tom, že může založit záznam smlouvy z vašeho formuláře.

== '''Vyjádření dotčených útvarů - role dotčené osoby / právníka''' ==
Informace s žádostí o vyjádření se ke smlouvě obdrží dotčená osoba pomocí e-mailové notifikace, která obsahuje odkaz, kde se lze vyjádřit.

=== Přehled formulářů ===
Veškeré formuláře k vyjádření nalezne v příslušné sekci '''K vyjádření [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-14.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu, které se nachází na konci formuláře.

==== Přidání dotčené osoby ====
V sekci III. Vyjádření dotčených útvarů můžete '''přidat další dotčenou osobu [1]''' pro vyjádření k formuláři, uznáte-li za nutné či vhodné, aby formulář viděl někdo další (zpravidla participoval na připomínkování smlouvy).
[[Soubor:Ces-kos-15.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

==== Vyjádření ====
Tlačítka pro doporučení – nedoporučení jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře (nad nimi naleznete box s informací, co vaše vyjádření znamená). U volby nedoporučit je komentář k vyjádření povinný. Komentář k doporučení či nedoporučení se následně zobrazuje dalším vyjadřujícím se, předkladateli, autorovi i schvalovatelům a podepisujícím.
[[Soubor:Ces-kos-16.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== '''Schvalování - role příkazce, správce, kvestora a kancléře''' ==
Na novou smlouvu (formulář) ke schválení je schvalující upozorněn notifikačním e-mailem. Schvalovatelé mohou smlouvu schválit, či zamítnout. Zamítnutím jedním ze schvalovatelů se schvalovací proces ukončí. Ke schvalovatelům se buď formulář dostane po vyjádření dotčených útvarů, případně rovnou, nejsou-li do vyjadřovacího procesu dotčené útvary zapojeny.

=== Přehled formulářů ===
Formuláře ke schválení se nachází v sekci '''Ke Schválení [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2].'''
[[Soubor:Ces-kos-18.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro schválení potřebujete. Součástí jsou nahrané dokumenty pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře. Rovněž jsou zde dostupná i vyjádření dotčených osob, byly-li součástí vyjadřovacího procesu, a předchozích schvalovatelů.
[[Soubor:Ces-kos-31.png|střed|bezrámu|605x605pixelů]]

==== Schvalování ====
Tlačítka pro '''schválení – zamítnutí [1]''' jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře včetně informace, co schválení znamená. U volby zamítnout je komentář k vyjádření povinný. Komentář ke schválení či zamítnutí se následně zobrazuje autorovi, předkladateli, schvalovatelům a podepisujícím (byla-li smlouva schválena).
[[Soubor:Ces-kos-19.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== '''Podepisování - role rektor, děkan, ředitel, osoba oprávněná podpisu''' ==

Uživatelé oprávněni k podepisování mají v aplikaci k dispozici sekci pro podepisování - jedna z nich je pro '''analogové podpisy [1]''', druhá pro '''elektronické podpisy [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-32.png|střed|bezrámu|663x663pixelů]]

=== Analogové podpisy ===
Analogové dokumenty se podepisují v listinné podobě a v aplikaci se jen provede záznam o zkontrolování a podepsání příslušného dokumentu. V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje všechna předchozí '''vyjádření''' (a schválení) '''[1]''', ovládací tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na '''detail formuláře''' '''[1]'''.

Analogové dokumenty se označují tlačítkem '''Zkontrolováno [2]''', když fyzicky dorazí k podpisu a jsou zkontrolovány (spárovány s formulářem). Pokud je v pořadí více dokumentů, je možné je nejprve označit za zkontrolované a následně je hromadně či po jednom označit jako podepsané, jakmile jsou fyzicky podepsané.
[[Soubor:Ces-kos-25.png|střed|805x805pixelů]]
Jakmile je formulář označen jako zkontrolovaný, pak je možné smlouvu '''označit za podepsanou [4]''', byl-li již podepsaný v listinné podobě. Zkontrolované formuláře je možné označovat '''jednotlivě [1]''' k hromadnému podpisu, lze označit i '''vše [2]''' zkontrolováno k hromadnému '''označení za podepsané [3].'''
[[Soubor:Ces-kos-27.png|střed|857x857pixelů]]
Pod tlačítkem '''Další [1]''' je možnost '''změnit''' '''podepisujícího [2]''', v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, nebo zvolit stav '''Odmítám podepsat [3]''',
[[Soubor:Ces-kos-26.png|střed]]

=== Elektronické podpisy ===

V přehledu formulářů k '''elektronickému podpisu [1]''' lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládací tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na '''detail [2]''' formuláře. Jsou-li dostupné komentáře dotčených osob či schvalujících, budou zde rovněž zobrazeny.

Digitální dokumenty se '''označují''' stejně jako u analogu označují za zkontrolované tlačítkem '''Zkontrolováno [3]'''. Nemusí se čekat, až fyzicky dorazí a mohou být rovnou podepsány. Podepisuje se v nástroji REMSIG. Stejně jako u analogových formulářů je možné označit jednotlivé formuláře za zkontrolované a poté je hromadně podepsat.
[[Soubor:Ces-kos-20.png|střed|bezrámu|888x888pixelů]]

Můžete podepsat '''jednotlivé soubory [4],''' ale i můžete '''označit po jednotlivých kusech [1],''' můžete '''označit [2]''' všechny zkontrolované soubory k podpisu a následně je '''hromadně podepsat [3]'''.
[[Soubor:Ces-kos-22.png|střed|910x910pixelů]]
Pod tlačítkem další je možnost označit formulář stav '''Odmítám podepsat [4]''', či '''změnit podepisujícího [1]''', v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného. Je možné '''donahrát [3]''' aktuální verzi dokumentu k podpisu, je-li vám například doručen podepsaný všemi stranami jinou cestou, např. e-mailem. Případně je možné nahrát již '''podepsaný dokument v jiném systému [3] - např. Docusign'''. Timto bude formulář zároveň označen jako podepsaný a podepsaný soubor bude dostupný klíčovému uživateli a předkladateli v detailu formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-21.png|střed]]

==== REMSIG ====
V případě, že podepisující vidí záložku '''REMSIG [1]''', pak je to z toho důvodu, aby viděli, co už bylo jimi odesláno do Remsigu, ale tam to z nějakého důvodu nepodepsali.
[[Soubor:Ces-kos-23.png|střed]]
Poté pod záložkou REMSIG uvidíte přehled čekajících dokumentů k podpisu. Pro podpis klikněte na tlačítko '''Remsig'''.
[[Soubor:Ces-kos-24.png|střed|849x849pixelů]]

=== Kancelář podepisujícího ===
Jste-li v roli podepisující osoby (včetně tzv. zastupujícího podepisujícího), pak máte v menu k dispozici položku '''Kancelář podepisujícího [1]'''. Zde si můžete spravovat osoby, které jsou aktuálně součástí vaší kanceláře a připravují vám podklady k podpisu. Osoby již existující můžete '''odebrat [2]''', následně '''přidáte nové [3]''' a na konci editace vše '''uložíte [4]'''.
[[Soubor:Ces-kos-41.png|střed|837x837pixelů]]
Přidávání nové osoby probíhá jednoduchým zadáním jména do vyhledávacího pole a následným vybráním jména myší. Poté přiřadíte nabízený útvar a potvrdíte výběr.
[[Soubor:Ces-kos-42.png|střed]]

== '''Asistent/ka podepisujícího''' ==
Delegovaní asistenti mají v aplikaci k dispozici identické prostředí jako podepisující. Mohou formuláře / smlouvy označovat jako zkontrolované. V případě, že analogové smlouvy byly podepsány, mohou je označovat za podepsané. Elektronicky podepisované smlouvy nemohou za podepisující označovat za podepsané - jedinou výjimkou je nahrání dokumentu podepsaného v jiném systému. Pro informace k sekcím k podpisu, prosím, pročtěte si sekci výše. Pochopitelně nemohou smlouvy podepisovat.

== '''Založení záznamu smlouvy - klíčový uživatel''' ==
KU obdrží po podpisu notifikaci, že byla podepsána smlouva, v případě, že UP podepisuje poslední. KU obdrží notifikaci, nahraje-li autor/předkladatel smlouvu podepsanou všemi stranami do detailu formuláře žádosti o podpis v případě, kdy UP nepodepisuje poslední. V notifikaci je odkaz na předmětný formulář a informace o předkladateli a formuláři. V detailu formuláře je v jeho horní části uvedeno číslo formuláře. KU vyhledá příslušný formulář v CES. Po kliknutí na záložku Formuláře žádosti o podpis - Nové se zobrazí přehled formulářů a také vyhledávací pole, která umožňují vyhledání konkrétního formuláře. Po zadání čísla formuláře do pole Hledat a klepnutí na klávesu Enter se vyhledá příslušný formulář. Kliknutím na ikonku s tužkou či na název formuláře se otevře okno Úprava formuláře. V dolní části okna formuláře klikne KU na tlačítko Vytvořit záznam smlouvy. Další postup u záznamu smlouvy je v [https://smlouvy.upol.cz/Content/Metodika_smlouvy_CES_29.05.2022.pdf metodice k CES].

== Exporty do ERMS ==

=== Formulář k analogově podepisované smlouvě ===

* Po založení formuláře vznikne v ERMS spis s dokumenty
* Exportuje se nahraná hlavní komponenta (sken smlouvy pro předběžnou kontrolu) a vytvoří se záznam o analogovém dokumentu (smlouva podepsaná všemi stranami)
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Po podepsání se exportuje pdf formuláře

=== Formulář k elektronicky podepisované smlouvě ===

* Po vytvoření formuláře vznikne spis s dokumentem – hlavní komponentou (soubor smlouvy určený k předběžné kontrole)
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Podepsaný soubor se exportuje po založení záznamu smlouvy

== Elektronické podpisy ==

* Ideálně jeden PDF soubor se všemi součástmi (přílohami) smlouvy
* Nic netisknout, neskenovat, nedělat v malování apod.
* Konverze – jediná správná na poště (CzechPointu); nikoli ta v ERMS!
* UP musí mít kvalifikovaný podpis – vizte <nowiki>https://cvt.upol.cz/certifikaty/</nowiki>
* Kontrolujte předchozí el. podpisy a především ten svůj (za UP) v panelu podpisů (nikoli obrázek na dokumentu)
* Elektronický podpis nemusí být vidět na tisku ani v obrazu souboru – rozhodující jsou „metadata“ v souboru PDF – tam naleznete i jeho datum
* Panel podpisu; přes pravé tlačítko – vydavatel, zámeček eIDAS, validovat, vlastnosti podpisu
* Celkem jasné v EU, jinde s otazníkem

Soubor:Ces-kos-50.png

2026-07-22T07:12:33Z

Babuto00: Načteno vlastní dílo pomocí Průvodce načítáním souborů

=={{int:filedesc}}==
{{Information
|description={{en|1=Soubor}}
|date=2026-07-22
|source={{own}}
|author=[[User:Babuto00|Babuto00]]
|permission=
|other versions=
}}

=={{int:license-header}}==
{{self|cc-by-sa-4.0}}

-

CES - formulář žádosti o podpis

2026-07-22T07:09:03Z

Babuto00: /* Dokumenty */

Následující text má za cíl pokrýt informace týkající se správy, tvorby formuláře žádosti o podpis smlouvy (dodatku) v elektronické podobě, která byla nasazena do pilotního provozu na RUP UP v únoru 2026. Postup vytvoření formuláře v CES v souladu s novou vnitřní normou '''R-B-22/09 – Řád předkládání smluv k podpisu rektora UP''' a v návaznosti na vnitřní normu '''R-B-22/08 – CES a registr smluv''', ve znění pozdějších novel. Obě normy jsou účinné od června 2022 a nyní ještě doznají změn. '''Aplikace CES je dostupná pouze přes síť UP, nebo přes VPN.''' Pro formulář se vžilo hovorové označení "košilka". Co, se zde uvádí, v zásadě totožně platí pro dodatky smluv, dohody o ukončení závazku, odstoupení od smlouvy, výpovědi smlouvy apod. a s výjimkami pro dodavatelské objednávky a akceptace; v omezeném rozsahu pro objednávky a akceptace odběratelské.

== '''Vysvětlení názvosloví''' ==
=== Registr smluv x CES ===
'''CES''' je interní databází UP, která slouží primárně jejím zaměstnancům. Její fungování a podrobnosti upravuje stejnojmenná norma UP. Je zde uložena naprostá většina smluv UP uzavřených s výjimkami dle zmíněné normy včetně většího množství metadat než je v RS. Záznamy smluv vytvářejí a editují na UP tzv. klíčoví uživatelé. Dá se v nich i solidně vyhledávat a filtrovat na odkazu '''smlouvy.upol.cz''' Obsahuje pro vybrané uživatele i kompletní znění smluv. (bez znečitelnění některých pasáží pro RS). K uložení dokumentů však správně slouží spisová služba ERMS.

'''Registr smluv (RS)''' je naproti tomu veřejně přístupná databáze, kam mají povinnost některé subjekty (mezi nimi i UP) vkládat jimi uzavřené smlouvy při dodržení podmínek nastavených v zákoně č. 340/2015 Sb., o registru smluv, ve znění pozdějších přepisů. Nejsou tam úplně všechny UP uzavřené smlouvy ani všechny smlouvy evidované v CES, ale dostane se tam i veřejnost. Znění smluv je v zákonem stanoveném rozsahu znečitelněno. RS spravovalo Ministerstvo vnitra ČR (nyní Dig. a inf. agentura) a je dostupný na webových stránkách [https://smlouvy.gov.cz/vyhledavani smlouvy.gov.cz/vyhledavani]. Na UP zajišťuje pouze operátor(ky) z Právního oddělení UP.

=== Kdo je kdo (v normách, v CES a hlavně v praxi)? ===
Ne všichni v procesu (na formuláři) u každé smlouvy jsou, ale někteří zaměstnanci se mohou i u téže smlouvy vyskytovat ve více pozicích. '''Musí to odpovídat realitě: byli-li nebo mají-li být zapojeni, musí být na košilce.'''

'''Předkladatel:''' Komunikuje se smluvní stranou, s dotčenými útvary. Měl by před podpisem o smlouvě vědět nejvíc. Zpravidla vytváří formulář; vždy odpovídá za obsah.

'''Autor''': Může předchystat formulář předkladateli vč. vložení dokumentů.

'''Dotčený útvar/dotčená osoba:''' Předkladatel s ním interně konzultoval smlouvu.

'''Dotčený útvar právníka/právník:''' Tvořil či připomínkoval smlouvu.

'''Příkazce operace a správce rozpočtu:''' Provádějí předběžnou kontrolu a po stránce věcné a finanční rozhodnou, zda se smlouva uzavře – předá k podpisu.

'''Sekretariát podepisujícího:''' Průběžně sleduje smlouvy prošlé schvalovacím procesem. Kompletuje a připravuje smlouvy k podpisu – listinné s košilkami hlavně.

'''Podepisující (R, D, ředitel):''' Smlouvu (ne)podepíše – právně jedná za UP. Substitut – podepisuje dle pověření určité smlouvy v zástupu za podepisujícího.

'''Klíčový uživatel:''' Vytváří záznam smlouvy v CES (ideálně z košilky).

'''Operátor Registru smluv:''' Znečitelňuje ve smlouvě pasáže v souladu se zákonem a uveřejní ji v RS.

'''Odpovědná osoba:''' Má na starost smlouvu po podpisu (často je jí předkladatel).

== '''CES a vazby na ERMS''' ==
=== Pojmy v ERMS a jejich souvislosti ===
[[Soubor:Ces-kos-34.png|střed]]

==== Digitální dokument ====

* je vždy '''originál'''.
* nepotřebuje '''žádnou papírovou''' verzi „pro jistotu“.
* musí mít '''smysluplný název''' odpovídající obsahu dokumentu.
* '''finální verze patří vždy do ERMS''', ne pouze na úložiště, cloud nebo do e-mailu.
* se předává standardními kanály: '''přes ERMS, datovou schránkou''', případně e-mailem (nejméně vhodné).
* který je odesílán ven jako právní jednání (úkon) instituce, musí mít (kvalifikovaný) '''elektronický podpis nebo pečeť.'''
* screenshot, scan nebo tisk dokumentu '''není''' digitální dokument (pokud se nám v takovém stavu vrátí dokument podepsaný druhou stranou, je třeba požadovat nápravu – buď digitální podpis nebo autorizovanou konverzi s analogovým podpisem).

=== Předkladatel / Autor a ERMS ===
Výsledkem celého procesu je '''spis v ERMS''' obsahující '''formulář''' (digitální dokument) a '''smlouvu''' (digitální nebo analogový dokument), případně další dokumenty. Zpracovatelem, tzn. '''držitelem''', tohoto spisu je '''autor''', pokud v Profilu spisu v CES nezvolí '''předkladatele'''. Není-li autor u předmětného formuláře autor ve hře, je jím Předkladatel.

Kdo drží '''v ERMS záznam''' o analogovém dokumentu, drží i odpovídající '''analogový dokument'''. Nelze ho mít umístěn u někoho jiného nebo na jiném útvaru (oddělení). '''Zpracovatel''' může v ERMS '''zpřístupnit''' spis k nahlížení nebo editaci i ostatním, např. '''klíčovému uživateli'''.

Dokumenty je třeba správně a včas '''vyřídit''' a spis následně uzavřít. '''Spis''' smlouvy lze '''uzavřít''' ve chvíli, kdy je smluvní vztah definitivně skončen a neočekává se vznik žádných dalších dokumentů (dodatek, reklamace, protokol o předání díla, atd.).

'''Zpracovatel''' se stará o to, aby k uzavření spisu ve správný čas došlo, a předává spis v ERMS na '''spisovnu'''. Správná evidence a postupy '''snižují riziko chyb i sankcí pro instituci''' a pomáhají udržet provoz '''bez zbytečné zátěže''' uzavřených agend. Pro pomoc nebo s dotazy je doporučeno '''vždy se obracet na spisovou službu.'''

=== Zpřístupnění spisu jiným uživatelům ERMS ===
V ERMS v menu vyberte položku '''Zpracovatel [1]''', následně přejděte na '''Spisy [2]''' a klikněte na '''Přehled spisů [3]'''.
[[Soubor:Ces-kos-35.png|střed]]
Vyberte požadovaný spis zaškrtnutím '''pole [1]''' v seznamu, poté vyberte '''ikonu [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-36.png|střed|911x911pixelů]]
V okně '''Zpřístupnit spis''' vyberte '''Přístup''' '''uživateli'''.
[[Soubor:Ces-kos-38.png|střed|841x841pixelů]]
V okně '''Výběr zaměstnance''' zvolíte položku '''Vyhledat zaměstnance'''. V okně '''Vyhledání zaměstnance''' napište jméno osoby a '''Vyhledat''', označte osobu v checkboxu a klikněte na '''Uložit''' (postup lze opakovat a přidávat tak osoby do okna Výběr zaměstnance). V okně '''Výběr zaměstnance''' označit osobu/y a '''Uložit.'''

V okně '''Udělení nového přístupu''' nastavit platnost od (dnes) do (lze nechat prázdné nebo přístup konkrétně omezit).
[[Soubor:Ces-kos-39.png|střed|377x377pixelů]]
Zvolte '''Povolit zatřízení do spisu''' (pro povolení spis editovat), případně nechat toto pole prázdné (pro povolení do spisu pouze nahlížet) a Uložte.
[[Soubor:Ces-kos-40.png|střed|397x397pixelů]]
V Přehledu spisů se u příslušného spisu ve sloupci '''Stav''' objevil symbol ikony zpřístupnění = Zpřístupněný spis. V okně '''Detail spisu''' v kartě ''Přístup'' lze vidět seznam uživatelů, kteří mají ke spisu přístup a s jakým oprávněním. Pomocí '''notifikace''' lze nastavit upozornění na udělení přístupu: '''Zpracovatel -> Další funkce -> Notifikace'''.

== '''Cesta formuláře (a smlouvy)''' ==
'''Formulář začínáte vytvářet v momentu, kdy již máte''' s ostatními smluvními stranami dohodnutu '''finální podobu smlouvy a víte, v jakém pořadí bude UP podepisovat a zda se bude uzavírat smlouva v listinné podobě''' ("na papíře") '''nebo v elektronické podobě''' s elektronickými podpisy všech smluvních stran (UP a jiní "veřejnoprávní podepisující" používají dle § 5 zákona č. 297/2016 Sb. o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, ve znění pozdějších předpisů vždy podpis kvalifikovaný; druhá strana z EU alespoň uznávaný). '''Současně už Vám musí být jasné, s kým vším jste reálně smlouvu konzultovali před finalizací''' (např. právní oddělení, EO apod.). Věnujte prosím opravdu významnou pozornost vyplnění polí s názvy "Žádáte o elektronický podpis rektora?" a "Podepisuje UP jako poslední?". Mají totiž vliv na chování následných procesů a chyba v jejich vyplnění může znamenat nesprávné nastavení workflow.

'''Všeobecně shrnutí procesu (''kurzivou, co probíhá u každé smlouvy''):'''

# ''Založení formuláře a odeslání ke schválení''
# Vyjádření dotčených útvarů
# ''Schvalování příkazcem operace a správcem rozpočtu''
# Schválení kvestorem, není-li správcem rozpočtu, v případě stavebních a přístrojových investic
# Schválení kancléřem, je-li potřeba souhlas správní rady
# ''Po kompletním schválení míří elektronický formulář (a smlouva) k podpisu rektora; v případě analogu musí být v listinné podobě doručena.''
# ''Podpis dokumentu v CES, jiném systému (vložení podepsaného originálu do systému), u analogového dokumentu na papíře nebo odmítnutí podpisu (či předání jinému podepisujícímu)''
# ''Elektronická smlouva jde po podpisu předkladateli/autorovi a přímo klíčovému uživateli, je-li UP posledním podepisujícím. Listinná smlouva se vrací fyzicky dle stejného klíče.''
# ''Nepodepisuje-li UP jako poslední, musí předkladatel/autor zajistit podpis dalších stran a následně předat finální dokument KU''
# ''Zavedení smlouvy do CES klíčovým uživatelem (krom výjimek).''
# ''Uveřejnění smlouvy v RS operátorem (krom výjimek).''

=== Doplňující informace ===
'''Předkladatel''' ('''pokud není autorem''') může formulář po vyplnění autorem doplnit či upravit a musí následně rozhodnout o odeslání formuláře do schvalovacího workflow. Vyjádření dotčených útvarů a dotčené osoby nemusí být součásti workflow, pokud v konkrétním případě neproběhla konzultace s nimi.

'''Souhlas „původního podepisujícího“ s podpisem smlouvy zástupcem podepisujícího (tzv. substitutem):'''

* Pokud na základě normy UP (typicky Statut UP, statut součásti UP, norma o pověření právním jednáním za UP) či dlouhodobého pověření jiného má podepisovat někdo jiný než vybraná podepisující osoba, vyberte jej z menu. Nejste-li si jistí, konzultujte s podepisující osobou nebo její kanceláří. Neslouží k vyplňování dočasných zástupů v nepřítomnosti - to v praxi řeší kancelář podepisujícího předáním smlouvy k podpisu dočasnému zástupci. Krátké odůvodnění doplňte na konci formuláře do pole Poznámka. Má-li podepisovat osoba jiná, než uvedená v této nabídce, nechte toto pole prázdné a poznamenejte to do pole Poznámka.
* Když se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, o jako podepisujícího vyplňte děkana a jako substituta vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu. Je dobré důvody uvést do pole Poznámka.

'''Formulář zamítnutý jedním ze schvalujících je zamítnut jako celek.''' Lze vytvořit kopii, provést potřebné opravy a odeslat jej znovu do schvalovacího procesu.

'''Formulář nedoporučený dotčeným útvarem vč. právníka''' postupuje dále do schvalovacího procesu a vyjádření dotčených útvarů jsou dostupná schvalovatelům i podepisujícímu.

=== Po podpisu ===
Po podpisu jde autorovi a předkladateli (klíčovému uživateli a OVZ, je-li relevantní) notifikace o tom, že smlouva byla podepsána.

Jde-li o smlouvu, kde UP podepisuje jako poslední, klíčový uživatel (po obdržení listinného originálu smlouvy u listinných smluv; po obdržení originálu elektronicky podepsané smlouvy, pokud není v systému) zavede smlouvu do CES.

Jde-li o smlouvu, kde UP nepodepisuje poslední, předkladatel (autor) zajistí podpis ostatních stran a originál smlouvy doručí klíčovému uživateli po podpisu ostatních stran.

== '''Vytváření formuláře žádosti o podpis (role autora / předkladatele)''' ==
'''Formulář začínáte vytvářet v momentu, kdy již máte s ostatními smluvními stranami dohodnutu finální podobu smlouvy a víte, v jakém pořadí bude UP podepisovat a zda se bude uzavírat smlouva v listinné podobě ("na papíře") nebo v elektronické podobě s elektronickými podpisy všech smluvních stran''' (UP a jiní "veřejnoprávní podepisující" dle § 5 zákona č. 297/2016 Sb. o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, ve znění pozdějších předpisů vždy použijí kvalifikovaný el. podpis; druhá strana z EU alespoň uznávaný)'''. Současně už Vám musí být jasné, s kým vším jste reálně smlouvu konzultovali před finalizací''' (např. právní oddělení, EO apod.)'''. Věnujte prosím opravdu významnou pozornost vyplnění polí s názvy ''"Žádáte o elektronický podpis rektora?"'' a ''"Podepisuje UP jako poslední?"''.''' Mají totiž vliv na chování následných procesů a chyba v jejich vyplnění může znamenat nesprávné workflow.

Přihlášení do aplikace CES a přihlašování zůstává stejné, jako to bylo doposud, tj. smlouvy.upol.cz a přihlašovací údaje stejné jako do Portálu. Pro tvorbu nového formuláře je potřeba vybrat sekci '''Formuláře žádosti o podpis – Nové [1].''' V sekci '''Formuláře žádosti o podpis - staré''' naleznete formuláře vytvořené v původní verzi aplikace.
[[Soubor:Ces-kos-01.png|střed|bezrámu|508x508pixelů]]
Každý formulář obsahuje informační bubliny, kde se nachází informace pro korektní vyplnění formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-00.png|střed|bezrámu|682x682pixelů]]

=== Provázání s ERMS ===
Odesláním formuláře do schvalovacího procesu vznikne automaticky spis v ERMS. Spis bude po odeslání obsahovat dokument, který bude označen pro export do ERMS (více naleznete níže). Spis bude po podpisu a zavedení záznamu smlouvy do CES obsahovat podepsaný soubor a formulář. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.

Pokud vám smlouva přišla k elektronickému podpisu e-mailem, pak nemusíte nic zakládat v ERMS, stačí takový soubor poté nahrát k formuláři ve spodní části obrazovky. Vyberete v menu Ne.
[[Soubor:Ces-kos-02.png|střed|bezrámu|554x554pixelů]]

==== Dokument smlouvy v ERMS neexistuje ====
Pokud ještě smlouva v elektronické spisové službě číslo nemá, vyberte variantu NE. Spis pro smlouvu bude v ERMS založen automaticky při odeslání formuláře ke schválení.

==== Dokument smlouvy v ERMS již existuje ====
Pokud již smlouva je zavedena v elektronické spisové službě, vyberte '''ANO''' a '''vyhledejte''' číslo dokumentu v '''tlačítkem [2] vpravo'''.
[[Soubor:Ces-kos-43.png|střed|bezrámu|737x737pixelů]]
Poté musíte vyberete, zda hledáte '''dokument, který je již ve spisu [2]''', nebo dokument je '''samostatný [2]'''. Dokumenty pak budou spárovány se zakládaným formulářem do jednoho spisu.
[[Soubor:Ces-kos-44.png|střed|bezrámu|608x608pixelů]]
Vyhledávání dokumentů je zatříděné věcnou skupinou, která patří přihlášenému uživateli. Vybraný dokument bude následně přiřazen do spisu, který vznikne v ERMS po odeslání formuláře do schvalovacího procesu. Alternativně lze hledat i dokumenty, které už jsou zatříděny ve spisech. Pak CES exportuje formulář a další dokumenty do tohoto spisu. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.

Při výběru dokumentu ve spisu nejprve vyberete spis.
[[Soubor:Ces-kos-45.png|střed|929x929pixelů]]
Následně vyberete dokument z tohoto spisu.
[[Soubor:Ces-kos-46.png|střed|925x925pixelů]]

Obrazovka s výběrem samostatného dokumentu:
[[Soubor:Ces-kos-47.png|střed|934x934pixelů]]

=== Smlouvu bude podepisovat ===
Vyberte, kdo bude smlouvu podepisovat. Pokud se jedná o případ, kdy děkan má pověřit rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, pak v sekci 1) vyplňte děkana a v sekci 2) vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.
[[Soubor:Ces-kos-48.png|střed]]

Podepisující mají nastavené za sebe pověřené osoby, které podepisují za primárního podepisujícího. Ty lze vybrat z nabídky na následujícím řádku formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-49.png|střed]]

=== Žádáte o elektronický podpis rektora ===
Pro elektronické podepsání vyberte „Ano". V případě smluv podepisovaných elektronickým podpisem podle příslušných právních předpisů s formulářem bude vždy putovat soubor s finálním zněním smlouvy určený k podpisu. Ten vložte ve formátu PDF (smlouva a všechny přílohy v jednom souboru) níže v sekci Dokumenty pro předběžnou kontrolu a označte jako „Toto podepsat“. Po podpisu za UP Vám přijde e-mail s odkazem, kde lze podepsaný soubor nalézt.

Po nahrání dokumentu pro podpis budete moci nastavit přesnou pozici podpisu, vizte níže.

=== Možnost změny předkladatele ===
Nově je možné vytvořit formulář za jiného předkladatele. Stačí '''odebrat [1]''' své jméno.
[[Soubor:Ces-kos-03.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Následně vyberte z nabídky konkrétního předkladatele.
[[Soubor:Ces-kos-04.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]

Autor formuláře zůstane s formulářem provázán. Autor i předkladatel budou z CES dostávat notifikace týkající se formuláře. Vytvořený spis v ERMS bude defaultně patřit autorovi, nicméně toto je možné změnit ve spodní části obrazovky pod tlačítkem '''Profil spisu [1]'''.
[[Soubor:Ces-kos-30.png|střed|bezrámu|857x857pixelů]]
V profilu spisu pak naleznete tlačítko pro předání spisu předkladateli či autorovi.
[[Soubor:Ces-kos-37.png|střed|900x900pixelů]]

=== Vyjádření dotčených útvarů ===
Autor může vybrat dotčené osoby, kterým formulář předá k vyjádření. Vyplňujte vždy dle skutečnosti osoby, se kterými jste formulář opravdu konzultovali. Pokud jste formulář s nikým nekonzultovali, nemusíte nikoho označovat jako dotčenou osobu. Vyjadřující se osoby smlouvu k podpisu mohou doporučit nebo nedoporučit s vysvětlením, případně mohou přidat další dotčenou osobu do vyjadřovacího procesu. Po odeslání formuláře ke schválení může předkladatel a autor v případě potřeby v detailu formuláře měnit dotčené útvary.

Můžete vybrat buď osoby z UP, které si '''vyhledáte sami [1]''', případně vyberete '''dotčený útvar právníka [2]''' a následně vyberete právníka, se kterým jste smlouvu konzultovali. Nevybírejte tutéž osobu víckrát.
[[Soubor:Ces-kos-05.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

==== Změna dotčené osoby ====
Můžete především v případě nepřítomnosti takové osoby nahradit dotčenou osobu v detailu formuláře odeslaného k vyjádření pomocí zvýrazněného tlačítka na řádku se jménem dané osoby. Je povinné to zdůvodnit.
[[Soubor:Ces-kos-13.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

=== Řídící kontrola ===
V sekci řídící kontrola nastavujete '''zdroje a nákladová střediska nebo SPP prvky [1]''' relevantní pro předmětnou smlouvu. Zobrazení příkazci a správci budou následně formulář schvalovat. Lze využít našeptávání nebo podrobného vyhledávání SPP.

Oproti předchozí verzi formuláře je možnost zadat více NS či SPP a přibylo pole '''Finanční zdroj [2]'''. Pokud zdroj nezná autor ani předkladatel, musí jej vyplnit příkazce. V případě více nevyplněných zdrojů u více SPP / NSS doplňuje příkazce vždy jen ke svému SPP / NS. Zdroje se filtrují dle vybraného SPP či NS.
[[Soubor:Ces-kos-07.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]
SPP prvky lze vyhledávat i dle '''pokročilého vyhledávání [1]''', kde je možné vyhledávat dle příkazce, správce, NS, názvu a čísla SPP prvku.
[[Soubor:Ces-kos-08.png|střed|bezrámu|415x415pixelů]]
Součástí nastavení řídící kontroly je i volba, zda se jedná o '''stavební nebo přístrojovou investici''' a zda je potřeba '''Souhlas správní rady.''' Pokud vyberete Ano u ''investic'', pak formulář bude schvalovat i '''kvestor,''' není-li správcem rozpočtu ve výše vybrané řídicí kontrole. Pokud vyberete možnost Ano u ''souhlasu Správní rady UP'', pak formulář bude schvalovat navíc ještě '''kancléř''' z pozice jejího tajemníka.
[[Soubor:Ces-kos-09.png|střed|bezrámu|526x526pixelů]]

=== Dokumenty ===
Prostřednictvím dvou tlačítek níže nahrajte k formuláři dokumenty. Vždy je třeba pro řídicí kontrolu nahrát minimálně finální podobu smlouvy včetně všech příloh. V případě smluv podepisovaných elektronicky '''nahrajte pro řídicí kontrolu [4]''' i verzi smlouvy určenou k podpisu za UP.

Zakliknutí pole '''Zavést do ERMS [1]''' znamená, že se dokument uloží do spisové služby jako doklad proběhnuvší řídicí kontroly spolu s finální podobou tohoto formuláře. Export vybraného souboru do ERMS se provádí při odeslání ke schválení. Do ERMS se bude zavádět právě jeden takový dokument. '''Toto podepsat [2]''' – označuje se jen u elektronicky podepisovaných smluv.

Je-li soubor označen k podpisu, je možné nastavit '''pozici podpisu''' kliknutím na '''ikonu [3]'''.

'''Pomocný dokument [5]''' slouží pro vložení jiných dokumentů - případná vyjádření, podklady pro znečitelnění pasáží smlouvy apod.
[[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

==== Nový dokument k podpisu během schvalovacího procesu ====
Pokud obdržíte v průběhu schvalování nebo před podpisem dokument k podpisu (např. byl podepsán dalšími protistranami nebo došlo k jeho opravě aj.), můžete jej v detailu '''donahrát [1]''' a označit jej k podpisu. [[Soubor:Ces-kos-17.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
=== Odeslání ke schválení / Předání předkladateli ===
Rozpracovaný formulář si uložte tlačítkem '''Přidat'''. Připravený formulář buď '''odešlete ke schválení''', jste-li autorem a předkladatelem zároveň.

Pokud je předkladatel někdo jiný, musíte formulář předkladateli nejprve '''předat [1]'''. Ten následně formulář najde v přehledu formulářů, popř. nalezne odkaz v notifikačním e-mailu.
[[Soubor:Ces-kos-12.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

=== Stav schvalování ===
Každý uživatel může jednoduše několika způsoby zjistit, v jakém stavu se jeho formulář nachází. Jedním způsobem je ikona v přehledu formulářů, kde stav symbolizuje '''ikona [1]''' v levé části tabulky. Pod tabulkou je jednoduchá stavová legenda. Přesnější informace nalezne uživatel v '''detailu [2]''' formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-28.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Ve spodní části detailu formuláře je dostupný náhled na to, kdo již schválil a na koho se ještě se schválením čeká.
[[Soubor:Ces-kos-29.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Elektronický podepsaný dokument ===
Po podpisu naleznete podepsaný dokument v detailu formuláře s prefixem ''Signed''. Dokument si můžete uložit kliknutím pravým tlačítkem myši -> Uložit cíl jako.
[[Soubor:Ces-kos-33.png|střed]]

=== Nahrání kompletně podepsaného dokumentu ===
Pokud UP nepodepisuje jako poslední, pak je potřeba nahrát elektronicky podepsaný dokument podepsaný všemi stranami do CES. To můžete udělat v roli předkladatele či autora v detailu formuláře. V sekci Dokumenty z pozdějších fází naleznete tlačítko Nahrát podepsaný soubor. Nahrajete kompletně podepsaný soubor.

Po nahrání kliknete na Uzamknout práci s dokumenty. Tímto předáte formulář klíčovému uživateli a ten bude informován o tom, že může založit záznam smlouvy z vašeho formuláře.

== '''Vyjádření dotčených útvarů - role dotčené osoby / právníka''' ==
Informace s žádostí o vyjádření se ke smlouvě obdrží dotčená osoba pomocí e-mailové notifikace, která obsahuje odkaz, kde se lze vyjádřit.

=== Přehled formulářů ===
Veškeré formuláře k vyjádření nalezne v příslušné sekci '''K vyjádření [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-14.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu, které se nachází na konci formuláře.

==== Přidání dotčené osoby ====
V sekci III. Vyjádření dotčených útvarů můžete '''přidat další dotčenou osobu [1]''' pro vyjádření k formuláři, uznáte-li za nutné či vhodné, aby formulář viděl někdo další (zpravidla participoval na připomínkování smlouvy).
[[Soubor:Ces-kos-15.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

==== Vyjádření ====
Tlačítka pro doporučení – nedoporučení jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře (nad nimi naleznete box s informací, co vaše vyjádření znamená). U volby nedoporučit je komentář k vyjádření povinný. Komentář k doporučení či nedoporučení se následně zobrazuje dalším vyjadřujícím se, předkladateli, autorovi i schvalovatelům a podepisujícím.
[[Soubor:Ces-kos-16.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== '''Schvalování - role příkazce, správce, kvestora a kancléře''' ==
Na novou smlouvu (formulář) ke schválení je schvalující upozorněn notifikačním e-mailem. Schvalovatelé mohou smlouvu schválit, či zamítnout. Zamítnutím jedním ze schvalovatelů se schvalovací proces ukončí. Ke schvalovatelům se buď formulář dostane po vyjádření dotčených útvarů, případně rovnou, nejsou-li do vyjadřovacího procesu dotčené útvary zapojeny.

=== Přehled formulářů ===
Formuláře ke schválení se nachází v sekci '''Ke Schválení [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2].'''
[[Soubor:Ces-kos-18.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro schválení potřebujete. Součástí jsou nahrané dokumenty pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře. Rovněž jsou zde dostupná i vyjádření dotčených osob, byly-li součástí vyjadřovacího procesu, a předchozích schvalovatelů.
[[Soubor:Ces-kos-31.png|střed|bezrámu|605x605pixelů]]

==== Schvalování ====
Tlačítka pro '''schválení – zamítnutí [1]''' jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře včetně informace, co schválení znamená. U volby zamítnout je komentář k vyjádření povinný. Komentář ke schválení či zamítnutí se následně zobrazuje autorovi, předkladateli, schvalovatelům a podepisujícím (byla-li smlouva schválena).
[[Soubor:Ces-kos-19.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== '''Podepisování - role rektor, děkan, ředitel, osoba oprávněná podpisu''' ==

Uživatelé oprávněni k podepisování mají v aplikaci k dispozici sekci pro podepisování - jedna z nich je pro '''analogové podpisy [1]''', druhá pro '''elektronické podpisy [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-32.png|střed|bezrámu|663x663pixelů]]

=== Analogové podpisy ===
Analogové dokumenty se podepisují v listinné podobě a v aplikaci se jen provede záznam o zkontrolování a podepsání příslušného dokumentu. V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje všechna předchozí '''vyjádření''' (a schválení) '''[1]''', ovládací tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na '''detail formuláře''' '''[1]'''.

Analogové dokumenty se označují tlačítkem '''Zkontrolováno [2]''', když fyzicky dorazí k podpisu a jsou zkontrolovány (spárovány s formulářem). Pokud je v pořadí více dokumentů, je možné je nejprve označit za zkontrolované a následně je hromadně či po jednom označit jako podepsané, jakmile jsou fyzicky podepsané.
[[Soubor:Ces-kos-25.png|střed|805x805pixelů]]
Jakmile je formulář označen jako zkontrolovaný, pak je možné smlouvu '''označit za podepsanou [4]''', byl-li již podepsaný v listinné podobě. Zkontrolované formuláře je možné označovat '''jednotlivě [1]''' k hromadnému podpisu, lze označit i '''vše [2]''' zkontrolováno k hromadnému '''označení za podepsané [3].'''
[[Soubor:Ces-kos-27.png|střed|857x857pixelů]]
Pod tlačítkem '''Další [1]''' je možnost '''změnit''' '''podepisujícího [2]''', v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, nebo zvolit stav '''Odmítám podepsat [3]''',
[[Soubor:Ces-kos-26.png|střed]]

=== Elektronické podpisy ===

V přehledu formulářů k '''elektronickému podpisu [1]''' lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládací tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na '''detail [2]''' formuláře. Jsou-li dostupné komentáře dotčených osob či schvalujících, budou zde rovněž zobrazeny.

Digitální dokumenty se '''označují''' stejně jako u analogu označují za zkontrolované tlačítkem '''Zkontrolováno [3]'''. Nemusí se čekat, až fyzicky dorazí a mohou být rovnou podepsány. Podepisuje se v nástroji REMSIG. Stejně jako u analogových formulářů je možné označit jednotlivé formuláře za zkontrolované a poté je hromadně podepsat.
[[Soubor:Ces-kos-20.png|střed|bezrámu|888x888pixelů]]

Můžete podepsat '''jednotlivé soubory [4],''' ale i můžete '''označit po jednotlivých kusech [1],''' můžete '''označit [2]''' všechny zkontrolované soubory k podpisu a následně je '''hromadně podepsat [3]'''.
[[Soubor:Ces-kos-22.png|střed|910x910pixelů]]
Pod tlačítkem další je možnost označit formulář stav '''Odmítám podepsat [4]''', či '''změnit podepisujícího [1]''', v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného. Je možné '''donahrát [3]''' aktuální verzi dokumentu k podpisu, je-li vám například doručen podepsaný všemi stranami jinou cestou, např. e-mailem. Případně je možné nahrát již '''podepsaný dokument v jiném systému [3] - např. Docusign'''. Timto bude formulář zároveň označen jako podepsaný a podepsaný soubor bude dostupný klíčovému uživateli a předkladateli v detailu formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-21.png|střed]]

==== REMSIG ====
V případě, že podepisující vidí záložku '''REMSIG [1]''', pak je to z toho důvodu, aby viděli, co už bylo jimi odesláno do Remsigu, ale tam to z nějakého důvodu nepodepsali.
[[Soubor:Ces-kos-23.png|střed]]
Poté pod záložkou REMSIG uvidíte přehled čekajících dokumentů k podpisu. Pro podpis klikněte na tlačítko '''Remsig'''.
[[Soubor:Ces-kos-24.png|střed|849x849pixelů]]

=== Kancelář podepisujícího ===
Jste-li v roli podepisující osoby (včetně tzv. zastupujícího podepisujícího), pak máte v menu k dispozici položku '''Kancelář podepisujícího [1]'''. Zde si můžete spravovat osoby, které jsou aktuálně součástí vaší kanceláře a připravují vám podklady k podpisu. Osoby již existující můžete '''odebrat [2]''', následně '''přidáte nové [3]''' a na konci editace vše '''uložíte [4]'''.
[[Soubor:Ces-kos-41.png|střed|837x837pixelů]]
Přidávání nové osoby probíhá jednoduchým zadáním jména do vyhledávacího pole a následným vybráním jména myší. Poté přiřadíte nabízený útvar a potvrdíte výběr.
[[Soubor:Ces-kos-42.png|střed]]

== '''Asistent/ka podepisujícího''' ==
Delegovaní asistenti mají v aplikaci k dispozici identické prostředí jako podepisující. Mohou formuláře / smlouvy označovat jako zkontrolované. V případě, že analogové smlouvy byly podepsány, mohou je označovat za podepsané. Elektronicky podepisované smlouvy nemohou za podepisující označovat za podepsané - jedinou výjimkou je nahrání dokumentu podepsaného v jiném systému. Pro informace k sekcím k podpisu, prosím, pročtěte si sekci výše. Pochopitelně nemohou smlouvy podepisovat.

== '''Založení záznamu smlouvy - klíčový uživatel''' ==
KU obdrží po podpisu notifikaci, že byla podepsána smlouva, v případě, že UP podepisuje poslední. KU obdrží notifikaci, nahraje-li autor/předkladatel smlouvu podepsanou všemi stranami do detailu formuláře žádosti o podpis v případě, kdy UP nepodepisuje poslední. V notifikaci je odkaz na předmětný formulář a informace o předkladateli a formuláři. V detailu formuláře je v jeho horní části uvedeno číslo formuláře. KU vyhledá příslušný formulář v CES. Po kliknutí na záložku Formuláře žádosti o podpis - Nové se zobrazí přehled formulářů a také vyhledávací pole, která umožňují vyhledání konkrétního formuláře. Po zadání čísla formuláře do pole Hledat a klepnutí na klávesu Enter se vyhledá příslušný formulář. Kliknutím na ikonku s tužkou či na název formuláře se otevře okno Úprava formuláře. V dolní části okna formuláře klikne KU na tlačítko Vytvořit záznam smlouvy. Další postup u záznamu smlouvy je v [https://smlouvy.upol.cz/Content/Metodika_smlouvy_CES_29.05.2022.pdf metodice k CES].

== Exporty do ERMS ==

=== Formulář k analogově podepisované smlouvě ===

* Po založení formuláře vznikne v ERMS spis s dokumenty
* Exportuje se nahraná hlavní komponenta (sken smlouvy pro předběžnou kontrolu) a vytvoří se záznam o analogovém dokumentu (smlouva podepsaná všemi stranami)
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Po podepsání se exportuje pdf formuláře

=== Formulář k elektronicky podepisované smlouvě ===

* Po vytvoření formuláře vznikne spis s dokumentem – hlavní komponentou (soubor smlouvy určený k předběžné kontrole)
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Podepsaný soubor se exportuje po založení záznamu smlouvy

== Elektronické podpisy ==

* Ideálně jeden PDF soubor se všemi součástmi (přílohami) smlouvy
* Nic netisknout, neskenovat, nedělat v malování apod.
* Konverze – jediná správná na poště (CzechPointu); nikoli ta v ERMS!
* UP musí mít kvalifikovaný podpis – vizte <nowiki>https://cvt.upol.cz/certifikaty/</nowiki>
* Kontrolujte předchozí el. podpisy a především ten svůj (za UP) v panelu podpisů (nikoli obrázek na dokumentu)
* Elektronický podpis nemusí být vidět na tisku ani v obrazu souboru – rozhodující jsou „metadata“ v souboru PDF – tam naleznete i jeho datum
* Panel podpisu; přes pravé tlačítko – vydavatel, zámeček eIDAS, validovat, vlastnosti podpisu
* Celkem jasné v EU, jinde s otazníkem

Soubor:Ces-kos-10.png

2026-07-22T07:07:51Z

Babuto00: Babuto00 načetl novou verzi Soubor:Ces-kos-10.png

=={{int:filedesc}}==
{{Information
|description={{en|1=Soubor}}
|date=2026-02-12
|source={{own}}
|author=[[User:Babuto00|Babuto00]]
|permission=
|other versions=
}}

=={{int:license-header}}==
{{self|cc-by-sa-4.0}}

-

CES - formulář žádosti o podpis

2026-07-22T06:40:08Z

Babuto00: /* Žádáte o elektronický podpis rektora */

Následující text má za cíl pokrýt informace týkající se správy, tvorby formuláře žádosti o podpis smlouvy (dodatku) v elektronické podobě, která byla nasazena do pilotního provozu na RUP UP v únoru 2026. Postup vytvoření formuláře v CES v souladu s novou vnitřní normou '''R-B-22/09 – Řád předkládání smluv k podpisu rektora UP''' a v návaznosti na vnitřní normu '''R-B-22/08 – CES a registr smluv''', ve znění pozdějších novel. Obě normy jsou účinné od června 2022 a nyní ještě doznají změn. '''Aplikace CES je dostupná pouze přes síť UP, nebo přes VPN.''' Pro formulář se vžilo hovorové označení "košilka". Co, se zde uvádí, v zásadě totožně platí pro dodatky smluv, dohody o ukončení závazku, odstoupení od smlouvy, výpovědi smlouvy apod. a s výjimkami pro dodavatelské objednávky a akceptace; v omezeném rozsahu pro objednávky a akceptace odběratelské.

== '''Vysvětlení názvosloví''' ==
=== Registr smluv x CES ===
'''CES''' je interní databází UP, která slouží primárně jejím zaměstnancům. Její fungování a podrobnosti upravuje stejnojmenná norma UP. Je zde uložena naprostá většina smluv UP uzavřených s výjimkami dle zmíněné normy včetně většího množství metadat než je v RS. Záznamy smluv vytvářejí a editují na UP tzv. klíčoví uživatelé. Dá se v nich i solidně vyhledávat a filtrovat na odkazu '''smlouvy.upol.cz''' Obsahuje pro vybrané uživatele i kompletní znění smluv. (bez znečitelnění některých pasáží pro RS). K uložení dokumentů však správně slouží spisová služba ERMS.

'''Registr smluv (RS)''' je naproti tomu veřejně přístupná databáze, kam mají povinnost některé subjekty (mezi nimi i UP) vkládat jimi uzavřené smlouvy při dodržení podmínek nastavených v zákoně č. 340/2015 Sb., o registru smluv, ve znění pozdějších přepisů. Nejsou tam úplně všechny UP uzavřené smlouvy ani všechny smlouvy evidované v CES, ale dostane se tam i veřejnost. Znění smluv je v zákonem stanoveném rozsahu znečitelněno. RS spravovalo Ministerstvo vnitra ČR (nyní Dig. a inf. agentura) a je dostupný na webových stránkách [https://smlouvy.gov.cz/vyhledavani smlouvy.gov.cz/vyhledavani]. Na UP zajišťuje pouze operátor(ky) z Právního oddělení UP.

=== Kdo je kdo (v normách, v CES a hlavně v praxi)? ===
Ne všichni v procesu (na formuláři) u každé smlouvy jsou, ale někteří zaměstnanci se mohou i u téže smlouvy vyskytovat ve více pozicích. '''Musí to odpovídat realitě: byli-li nebo mají-li být zapojeni, musí být na košilce.'''

'''Předkladatel:''' Komunikuje se smluvní stranou, s dotčenými útvary. Měl by před podpisem o smlouvě vědět nejvíc. Zpravidla vytváří formulář; vždy odpovídá za obsah.

'''Autor''': Může předchystat formulář předkladateli vč. vložení dokumentů.

'''Dotčený útvar/dotčená osoba:''' Předkladatel s ním interně konzultoval smlouvu.

'''Dotčený útvar právníka/právník:''' Tvořil či připomínkoval smlouvu.

'''Příkazce operace a správce rozpočtu:''' Provádějí předběžnou kontrolu a po stránce věcné a finanční rozhodnou, zda se smlouva uzavře – předá k podpisu.

'''Sekretariát podepisujícího:''' Průběžně sleduje smlouvy prošlé schvalovacím procesem. Kompletuje a připravuje smlouvy k podpisu – listinné s košilkami hlavně.

'''Podepisující (R, D, ředitel):''' Smlouvu (ne)podepíše – právně jedná za UP. Substitut – podepisuje dle pověření určité smlouvy v zástupu za podepisujícího.

'''Klíčový uživatel:''' Vytváří záznam smlouvy v CES (ideálně z košilky).

'''Operátor Registru smluv:''' Znečitelňuje ve smlouvě pasáže v souladu se zákonem a uveřejní ji v RS.

'''Odpovědná osoba:''' Má na starost smlouvu po podpisu (často je jí předkladatel).

== '''CES a vazby na ERMS''' ==
=== Pojmy v ERMS a jejich souvislosti ===
[[Soubor:Ces-kos-34.png|střed]]

==== Digitální dokument ====

* je vždy '''originál'''.
* nepotřebuje '''žádnou papírovou''' verzi „pro jistotu“.
* musí mít '''smysluplný název''' odpovídající obsahu dokumentu.
* '''finální verze patří vždy do ERMS''', ne pouze na úložiště, cloud nebo do e-mailu.
* se předává standardními kanály: '''přes ERMS, datovou schránkou''', případně e-mailem (nejméně vhodné).
* který je odesílán ven jako právní jednání (úkon) instituce, musí mít (kvalifikovaný) '''elektronický podpis nebo pečeť.'''
* screenshot, scan nebo tisk dokumentu '''není''' digitální dokument (pokud se nám v takovém stavu vrátí dokument podepsaný druhou stranou, je třeba požadovat nápravu – buď digitální podpis nebo autorizovanou konverzi s analogovým podpisem).

=== Předkladatel / Autor a ERMS ===
Výsledkem celého procesu je '''spis v ERMS''' obsahující '''formulář''' (digitální dokument) a '''smlouvu''' (digitální nebo analogový dokument), případně další dokumenty. Zpracovatelem, tzn. '''držitelem''', tohoto spisu je '''autor''', pokud v Profilu spisu v CES nezvolí '''předkladatele'''. Není-li autor u předmětného formuláře autor ve hře, je jím Předkladatel.

Kdo drží '''v ERMS záznam''' o analogovém dokumentu, drží i odpovídající '''analogový dokument'''. Nelze ho mít umístěn u někoho jiného nebo na jiném útvaru (oddělení). '''Zpracovatel''' může v ERMS '''zpřístupnit''' spis k nahlížení nebo editaci i ostatním, např. '''klíčovému uživateli'''.

Dokumenty je třeba správně a včas '''vyřídit''' a spis následně uzavřít. '''Spis''' smlouvy lze '''uzavřít''' ve chvíli, kdy je smluvní vztah definitivně skončen a neočekává se vznik žádných dalších dokumentů (dodatek, reklamace, protokol o předání díla, atd.).

'''Zpracovatel''' se stará o to, aby k uzavření spisu ve správný čas došlo, a předává spis v ERMS na '''spisovnu'''. Správná evidence a postupy '''snižují riziko chyb i sankcí pro instituci''' a pomáhají udržet provoz '''bez zbytečné zátěže''' uzavřených agend. Pro pomoc nebo s dotazy je doporučeno '''vždy se obracet na spisovou službu.'''

=== Zpřístupnění spisu jiným uživatelům ERMS ===
V ERMS v menu vyberte položku '''Zpracovatel [1]''', následně přejděte na '''Spisy [2]''' a klikněte na '''Přehled spisů [3]'''.
[[Soubor:Ces-kos-35.png|střed]]
Vyberte požadovaný spis zaškrtnutím '''pole [1]''' v seznamu, poté vyberte '''ikonu [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-36.png|střed|911x911pixelů]]
V okně '''Zpřístupnit spis''' vyberte '''Přístup''' '''uživateli'''.
[[Soubor:Ces-kos-38.png|střed|841x841pixelů]]
V okně '''Výběr zaměstnance''' zvolíte položku '''Vyhledat zaměstnance'''. V okně '''Vyhledání zaměstnance''' napište jméno osoby a '''Vyhledat''', označte osobu v checkboxu a klikněte na '''Uložit''' (postup lze opakovat a přidávat tak osoby do okna Výběr zaměstnance). V okně '''Výběr zaměstnance''' označit osobu/y a '''Uložit.'''

V okně '''Udělení nového přístupu''' nastavit platnost od (dnes) do (lze nechat prázdné nebo přístup konkrétně omezit).
[[Soubor:Ces-kos-39.png|střed|377x377pixelů]]
Zvolte '''Povolit zatřízení do spisu''' (pro povolení spis editovat), případně nechat toto pole prázdné (pro povolení do spisu pouze nahlížet) a Uložte.
[[Soubor:Ces-kos-40.png|střed|397x397pixelů]]
V Přehledu spisů se u příslušného spisu ve sloupci '''Stav''' objevil symbol ikony zpřístupnění = Zpřístupněný spis. V okně '''Detail spisu''' v kartě ''Přístup'' lze vidět seznam uživatelů, kteří mají ke spisu přístup a s jakým oprávněním. Pomocí '''notifikace''' lze nastavit upozornění na udělení přístupu: '''Zpracovatel -> Další funkce -> Notifikace'''.

== '''Cesta formuláře (a smlouvy)''' ==
'''Formulář začínáte vytvářet v momentu, kdy již máte''' s ostatními smluvními stranami dohodnutu '''finální podobu smlouvy a víte, v jakém pořadí bude UP podepisovat a zda se bude uzavírat smlouva v listinné podobě''' ("na papíře") '''nebo v elektronické podobě''' s elektronickými podpisy všech smluvních stran (UP a jiní "veřejnoprávní podepisující" používají dle § 5 zákona č. 297/2016 Sb. o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, ve znění pozdějších předpisů vždy podpis kvalifikovaný; druhá strana z EU alespoň uznávaný). '''Současně už Vám musí být jasné, s kým vším jste reálně smlouvu konzultovali před finalizací''' (např. právní oddělení, EO apod.). Věnujte prosím opravdu významnou pozornost vyplnění polí s názvy "Žádáte o elektronický podpis rektora?" a "Podepisuje UP jako poslední?". Mají totiž vliv na chování následných procesů a chyba v jejich vyplnění může znamenat nesprávné nastavení workflow.

'''Všeobecně shrnutí procesu (''kurzivou, co probíhá u každé smlouvy''):'''

# ''Založení formuláře a odeslání ke schválení''
# Vyjádření dotčených útvarů
# ''Schvalování příkazcem operace a správcem rozpočtu''
# Schválení kvestorem, není-li správcem rozpočtu, v případě stavebních a přístrojových investic
# Schválení kancléřem, je-li potřeba souhlas správní rady
# ''Po kompletním schválení míří elektronický formulář (a smlouva) k podpisu rektora; v případě analogu musí být v listinné podobě doručena.''
# ''Podpis dokumentu v CES, jiném systému (vložení podepsaného originálu do systému), u analogového dokumentu na papíře nebo odmítnutí podpisu (či předání jinému podepisujícímu)''
# ''Elektronická smlouva jde po podpisu předkladateli/autorovi a přímo klíčovému uživateli, je-li UP posledním podepisujícím. Listinná smlouva se vrací fyzicky dle stejného klíče.''
# ''Nepodepisuje-li UP jako poslední, musí předkladatel/autor zajistit podpis dalších stran a následně předat finální dokument KU''
# ''Zavedení smlouvy do CES klíčovým uživatelem (krom výjimek).''
# ''Uveřejnění smlouvy v RS operátorem (krom výjimek).''

=== Doplňující informace ===
'''Předkladatel''' ('''pokud není autorem''') může formulář po vyplnění autorem doplnit či upravit a musí následně rozhodnout o odeslání formuláře do schvalovacího workflow. Vyjádření dotčených útvarů a dotčené osoby nemusí být součásti workflow, pokud v konkrétním případě neproběhla konzultace s nimi.

'''Souhlas „původního podepisujícího“ s podpisem smlouvy zástupcem podepisujícího (tzv. substitutem):'''

* Pokud na základě normy UP (typicky Statut UP, statut součásti UP, norma o pověření právním jednáním za UP) či dlouhodobého pověření jiného má podepisovat někdo jiný než vybraná podepisující osoba, vyberte jej z menu. Nejste-li si jistí, konzultujte s podepisující osobou nebo její kanceláří. Neslouží k vyplňování dočasných zástupů v nepřítomnosti - to v praxi řeší kancelář podepisujícího předáním smlouvy k podpisu dočasnému zástupci. Krátké odůvodnění doplňte na konci formuláře do pole Poznámka. Má-li podepisovat osoba jiná, než uvedená v této nabídce, nechte toto pole prázdné a poznamenejte to do pole Poznámka.
* Když se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, o jako podepisujícího vyplňte děkana a jako substituta vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu. Je dobré důvody uvést do pole Poznámka.

'''Formulář zamítnutý jedním ze schvalujících je zamítnut jako celek.''' Lze vytvořit kopii, provést potřebné opravy a odeslat jej znovu do schvalovacího procesu.

'''Formulář nedoporučený dotčeným útvarem vč. právníka''' postupuje dále do schvalovacího procesu a vyjádření dotčených útvarů jsou dostupná schvalovatelům i podepisujícímu.

=== Po podpisu ===
Po podpisu jde autorovi a předkladateli (klíčovému uživateli a OVZ, je-li relevantní) notifikace o tom, že smlouva byla podepsána.

Jde-li o smlouvu, kde UP podepisuje jako poslední, klíčový uživatel (po obdržení listinného originálu smlouvy u listinných smluv; po obdržení originálu elektronicky podepsané smlouvy, pokud není v systému) zavede smlouvu do CES.

Jde-li o smlouvu, kde UP nepodepisuje poslední, předkladatel (autor) zajistí podpis ostatních stran a originál smlouvy doručí klíčovému uživateli po podpisu ostatních stran.

== '''Vytváření formuláře žádosti o podpis (role autora / předkladatele)''' ==
'''Formulář začínáte vytvářet v momentu, kdy již máte s ostatními smluvními stranami dohodnutu finální podobu smlouvy a víte, v jakém pořadí bude UP podepisovat a zda se bude uzavírat smlouva v listinné podobě ("na papíře") nebo v elektronické podobě s elektronickými podpisy všech smluvních stran''' (UP a jiní "veřejnoprávní podepisující" dle § 5 zákona č. 297/2016 Sb. o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, ve znění pozdějších předpisů vždy použijí kvalifikovaný el. podpis; druhá strana z EU alespoň uznávaný)'''. Současně už Vám musí být jasné, s kým vším jste reálně smlouvu konzultovali před finalizací''' (např. právní oddělení, EO apod.)'''. Věnujte prosím opravdu významnou pozornost vyplnění polí s názvy ''"Žádáte o elektronický podpis rektora?"'' a ''"Podepisuje UP jako poslední?"''.''' Mají totiž vliv na chování následných procesů a chyba v jejich vyplnění může znamenat nesprávné workflow.

Přihlášení do aplikace CES a přihlašování zůstává stejné, jako to bylo doposud, tj. smlouvy.upol.cz a přihlašovací údaje stejné jako do Portálu. Pro tvorbu nového formuláře je potřeba vybrat sekci '''Formuláře žádosti o podpis – Nové [1].''' V sekci '''Formuláře žádosti o podpis - staré''' naleznete formuláře vytvořené v původní verzi aplikace.
[[Soubor:Ces-kos-01.png|střed|bezrámu|508x508pixelů]]
Každý formulář obsahuje informační bubliny, kde se nachází informace pro korektní vyplnění formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-00.png|střed|bezrámu|682x682pixelů]]

=== Provázání s ERMS ===
Odesláním formuláře do schvalovacího procesu vznikne automaticky spis v ERMS. Spis bude po odeslání obsahovat dokument, který bude označen pro export do ERMS (více naleznete níže). Spis bude po podpisu a zavedení záznamu smlouvy do CES obsahovat podepsaný soubor a formulář. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.

Pokud vám smlouva přišla k elektronickému podpisu e-mailem, pak nemusíte nic zakládat v ERMS, stačí takový soubor poté nahrát k formuláři ve spodní části obrazovky. Vyberete v menu Ne.
[[Soubor:Ces-kos-02.png|střed|bezrámu|554x554pixelů]]

==== Dokument smlouvy v ERMS neexistuje ====
Pokud ještě smlouva v elektronické spisové službě číslo nemá, vyberte variantu NE. Spis pro smlouvu bude v ERMS založen automaticky při odeslání formuláře ke schválení.

==== Dokument smlouvy v ERMS již existuje ====
Pokud již smlouva je zavedena v elektronické spisové službě, vyberte '''ANO''' a '''vyhledejte''' číslo dokumentu v '''tlačítkem [2] vpravo'''.
[[Soubor:Ces-kos-43.png|střed|bezrámu|737x737pixelů]]
Poté musíte vyberete, zda hledáte '''dokument, který je již ve spisu [2]''', nebo dokument je '''samostatný [2]'''. Dokumenty pak budou spárovány se zakládaným formulářem do jednoho spisu.
[[Soubor:Ces-kos-44.png|střed|bezrámu|608x608pixelů]]
Vyhledávání dokumentů je zatříděné věcnou skupinou, která patří přihlášenému uživateli. Vybraný dokument bude následně přiřazen do spisu, který vznikne v ERMS po odeslání formuláře do schvalovacího procesu. Alternativně lze hledat i dokumenty, které už jsou zatříděny ve spisech. Pak CES exportuje formulář a další dokumenty do tohoto spisu. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.

Při výběru dokumentu ve spisu nejprve vyberete spis.
[[Soubor:Ces-kos-45.png|střed|929x929pixelů]]
Následně vyberete dokument z tohoto spisu.
[[Soubor:Ces-kos-46.png|střed|925x925pixelů]]

Obrazovka s výběrem samostatného dokumentu:
[[Soubor:Ces-kos-47.png|střed|934x934pixelů]]

=== Smlouvu bude podepisovat ===
Vyberte, kdo bude smlouvu podepisovat. Pokud se jedná o případ, kdy děkan má pověřit rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, pak v sekci 1) vyplňte děkana a v sekci 2) vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.
[[Soubor:Ces-kos-48.png|střed]]

Podepisující mají nastavené za sebe pověřené osoby, které podepisují za primárního podepisujícího. Ty lze vybrat z nabídky na následujícím řádku formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-49.png|střed]]

=== Žádáte o elektronický podpis rektora ===
Pro elektronické podepsání vyberte „Ano". V případě smluv podepisovaných elektronickým podpisem podle příslušných právních předpisů s formulářem bude vždy putovat soubor s finálním zněním smlouvy určený k podpisu. Ten vložte ve formátu PDF (smlouva a všechny přílohy v jednom souboru) níže v sekci Dokumenty pro předběžnou kontrolu a označte jako „Toto podepsat“. Po podpisu za UP Vám přijde e-mail s odkazem, kde lze podepsaný soubor nalézt.

Po nahrání dokumentu pro podpis budete moci nastavit přesnou pozici podpisu, vizte níže.

=== Možnost změny předkladatele ===
Nově je možné vytvořit formulář za jiného předkladatele. Stačí '''odebrat [1]''' své jméno.
[[Soubor:Ces-kos-03.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Následně vyberte z nabídky konkrétního předkladatele.
[[Soubor:Ces-kos-04.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]

Autor formuláře zůstane s formulářem provázán. Autor i předkladatel budou z CES dostávat notifikace týkající se formuláře. Vytvořený spis v ERMS bude defaultně patřit autorovi, nicméně toto je možné změnit ve spodní části obrazovky pod tlačítkem '''Profil spisu [1]'''.
[[Soubor:Ces-kos-30.png|střed|bezrámu|857x857pixelů]]
V profilu spisu pak naleznete tlačítko pro předání spisu předkladateli či autorovi.
[[Soubor:Ces-kos-37.png|střed|900x900pixelů]]

=== Vyjádření dotčených útvarů ===
Autor může vybrat dotčené osoby, kterým formulář předá k vyjádření. Vyplňujte vždy dle skutečnosti osoby, se kterými jste formulář opravdu konzultovali. Pokud jste formulář s nikým nekonzultovali, nemusíte nikoho označovat jako dotčenou osobu. Vyjadřující se osoby smlouvu k podpisu mohou doporučit nebo nedoporučit s vysvětlením, případně mohou přidat další dotčenou osobu do vyjadřovacího procesu. Po odeslání formuláře ke schválení může předkladatel a autor v případě potřeby v detailu formuláře měnit dotčené útvary.

Můžete vybrat buď osoby z UP, které si '''vyhledáte sami [1]''', případně vyberete '''dotčený útvar právníka [2]''' a následně vyberete právníka, se kterým jste smlouvu konzultovali. Nevybírejte tutéž osobu víckrát.
[[Soubor:Ces-kos-05.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

==== Změna dotčené osoby ====
Můžete především v případě nepřítomnosti takové osoby nahradit dotčenou osobu v detailu formuláře odeslaného k vyjádření pomocí zvýrazněného tlačítka na řádku se jménem dané osoby. Je povinné to zdůvodnit.
[[Soubor:Ces-kos-13.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

=== Řídící kontrola ===
V sekci řídící kontrola nastavujete '''zdroje a nákladová střediska nebo SPP prvky [1]''' relevantní pro předmětnou smlouvu. Zobrazení příkazci a správci budou následně formulář schvalovat. Lze využít našeptávání nebo podrobného vyhledávání SPP.

Oproti předchozí verzi formuláře je možnost zadat více NS či SPP a přibylo pole '''Finanční zdroj [2]'''. Pokud zdroj nezná autor ani předkladatel, musí jej vyplnit příkazce. V případě více nevyplněných zdrojů u více SPP / NSS doplňuje příkazce vždy jen ke svému SPP / NS. Zdroje se filtrují dle vybraného SPP či NS.
[[Soubor:Ces-kos-07.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]
SPP prvky lze vyhledávat i dle '''pokročilého vyhledávání [1]''', kde je možné vyhledávat dle příkazce, správce, NS, názvu a čísla SPP prvku.
[[Soubor:Ces-kos-08.png|střed|bezrámu|415x415pixelů]]
Součástí nastavení řídící kontroly je i volba, zda se jedná o '''stavební nebo přístrojovou investici''' a zda je potřeba '''Souhlas správní rady.''' Pokud vyberete Ano u ''investic'', pak formulář bude schvalovat i '''kvestor,''' není-li správcem rozpočtu ve výše vybrané řídicí kontrole. Pokud vyberete možnost Ano u ''souhlasu Správní rady UP'', pak formulář bude schvalovat navíc ještě '''kancléř''' z pozice jejího tajemníka.
[[Soubor:Ces-kos-09.png|střed|bezrámu|526x526pixelů]]

=== Dokumenty ===
Prostřednictvím dvou tlačítek níže nahrajte k formuláři dokumenty. Vždy je třeba pro řídicí kontrolu nahrát minimálně finální podobu smlouvy včetně všech příloh. V případě smluv podepisovaných elektronicky '''nahrajte pro řídicí kontrolu [3]''' i verzi smlouvy určenou k podpisu za UP.

Zakliknutí pole '''Zavést do ERMS [1]''' znamená, že se dokument uloží do spisové služby jako doklad proběhnuvší řídicí kontroly spolu s finální podobou tohoto formuláře. Export vybraného souboru do ERMS se provádí při odeslání ke schválení. Do ERMS se bude zavádět právě jeden takový dokument. '''Toto podepsat [2]''' – označuje se jen u elektronicky podepisovaných smluv.

'''Pomocný dokument [4]''' slouží pro vložení jiných dokumentů - případná vyjádření, podklady pro znečitelnění pasáží smlouvy apod.
[[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

==== Nový dokument k podpisu během schvalovacího procesu ====
Pokud obdržíte v průběhu schvalování nebo před podpisem dokument k podpisu (např. byl podepsán dalšími protistranami nebo došlo k jeho opravě aj.), můžete jej v detailu '''donahrát [1]''' a označit jej k podpisu. [[Soubor:Ces-kos-17.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
=== Odeslání ke schválení / Předání předkladateli ===
Rozpracovaný formulář si uložte tlačítkem '''Přidat'''. Připravený formulář buď '''odešlete ke schválení''', jste-li autorem a předkladatelem zároveň.

Pokud je předkladatel někdo jiný, musíte formulář předkladateli nejprve '''předat [1]'''. Ten následně formulář najde v přehledu formulářů, popř. nalezne odkaz v notifikačním e-mailu.
[[Soubor:Ces-kos-12.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

=== Stav schvalování ===
Každý uživatel může jednoduše několika způsoby zjistit, v jakém stavu se jeho formulář nachází. Jedním způsobem je ikona v přehledu formulářů, kde stav symbolizuje '''ikona [1]''' v levé části tabulky. Pod tabulkou je jednoduchá stavová legenda. Přesnější informace nalezne uživatel v '''detailu [2]''' formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-28.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Ve spodní části detailu formuláře je dostupný náhled na to, kdo již schválil a na koho se ještě se schválením čeká.
[[Soubor:Ces-kos-29.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Elektronický podepsaný dokument ===
Po podpisu naleznete podepsaný dokument v detailu formuláře s prefixem ''Signed''. Dokument si můžete uložit kliknutím pravým tlačítkem myši -> Uložit cíl jako.
[[Soubor:Ces-kos-33.png|střed]]

=== Nahrání kompletně podepsaného dokumentu ===
Pokud UP nepodepisuje jako poslední, pak je potřeba nahrát elektronicky podepsaný dokument podepsaný všemi stranami do CES. To můžete udělat v roli předkladatele či autora v detailu formuláře. V sekci Dokumenty z pozdějších fází naleznete tlačítko Nahrát podepsaný soubor. Nahrajete kompletně podepsaný soubor.

Po nahrání kliknete na Uzamknout práci s dokumenty. Tímto předáte formulář klíčovému uživateli a ten bude informován o tom, že může založit záznam smlouvy z vašeho formuláře.

== '''Vyjádření dotčených útvarů - role dotčené osoby / právníka''' ==
Informace s žádostí o vyjádření se ke smlouvě obdrží dotčená osoba pomocí e-mailové notifikace, která obsahuje odkaz, kde se lze vyjádřit.

=== Přehled formulářů ===
Veškeré formuláře k vyjádření nalezne v příslušné sekci '''K vyjádření [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-14.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu, které se nachází na konci formuláře.

==== Přidání dotčené osoby ====
V sekci III. Vyjádření dotčených útvarů můžete '''přidat další dotčenou osobu [1]''' pro vyjádření k formuláři, uznáte-li za nutné či vhodné, aby formulář viděl někdo další (zpravidla participoval na připomínkování smlouvy).
[[Soubor:Ces-kos-15.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

==== Vyjádření ====
Tlačítka pro doporučení – nedoporučení jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře (nad nimi naleznete box s informací, co vaše vyjádření znamená). U volby nedoporučit je komentář k vyjádření povinný. Komentář k doporučení či nedoporučení se následně zobrazuje dalším vyjadřujícím se, předkladateli, autorovi i schvalovatelům a podepisujícím.
[[Soubor:Ces-kos-16.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== '''Schvalování - role příkazce, správce, kvestora a kancléře''' ==
Na novou smlouvu (formulář) ke schválení je schvalující upozorněn notifikačním e-mailem. Schvalovatelé mohou smlouvu schválit, či zamítnout. Zamítnutím jedním ze schvalovatelů se schvalovací proces ukončí. Ke schvalovatelům se buď formulář dostane po vyjádření dotčených útvarů, případně rovnou, nejsou-li do vyjadřovacího procesu dotčené útvary zapojeny.

=== Přehled formulářů ===
Formuláře ke schválení se nachází v sekci '''Ke Schválení [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2].'''
[[Soubor:Ces-kos-18.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro schválení potřebujete. Součástí jsou nahrané dokumenty pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře. Rovněž jsou zde dostupná i vyjádření dotčených osob, byly-li součástí vyjadřovacího procesu, a předchozích schvalovatelů.
[[Soubor:Ces-kos-31.png|střed|bezrámu|605x605pixelů]]

==== Schvalování ====
Tlačítka pro '''schválení – zamítnutí [1]''' jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře včetně informace, co schválení znamená. U volby zamítnout je komentář k vyjádření povinný. Komentář ke schválení či zamítnutí se následně zobrazuje autorovi, předkladateli, schvalovatelům a podepisujícím (byla-li smlouva schválena).
[[Soubor:Ces-kos-19.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== '''Podepisování - role rektor, děkan, ředitel, osoba oprávněná podpisu''' ==

Uživatelé oprávněni k podepisování mají v aplikaci k dispozici sekci pro podepisování - jedna z nich je pro '''analogové podpisy [1]''', druhá pro '''elektronické podpisy [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-32.png|střed|bezrámu|663x663pixelů]]

=== Analogové podpisy ===
Analogové dokumenty se podepisují v listinné podobě a v aplikaci se jen provede záznam o zkontrolování a podepsání příslušného dokumentu. V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje všechna předchozí '''vyjádření''' (a schválení) '''[1]''', ovládací tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na '''detail formuláře''' '''[1]'''.

Analogové dokumenty se označují tlačítkem '''Zkontrolováno [2]''', když fyzicky dorazí k podpisu a jsou zkontrolovány (spárovány s formulářem). Pokud je v pořadí více dokumentů, je možné je nejprve označit za zkontrolované a následně je hromadně či po jednom označit jako podepsané, jakmile jsou fyzicky podepsané.
[[Soubor:Ces-kos-25.png|střed|805x805pixelů]]
Jakmile je formulář označen jako zkontrolovaný, pak je možné smlouvu '''označit za podepsanou [4]''', byl-li již podepsaný v listinné podobě. Zkontrolované formuláře je možné označovat '''jednotlivě [1]''' k hromadnému podpisu, lze označit i '''vše [2]''' zkontrolováno k hromadnému '''označení za podepsané [3].'''
[[Soubor:Ces-kos-27.png|střed|857x857pixelů]]
Pod tlačítkem '''Další [1]''' je možnost '''změnit''' '''podepisujícího [2]''', v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, nebo zvolit stav '''Odmítám podepsat [3]''',
[[Soubor:Ces-kos-26.png|střed]]

=== Elektronické podpisy ===

V přehledu formulářů k '''elektronickému podpisu [1]''' lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládací tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na '''detail [2]''' formuláře. Jsou-li dostupné komentáře dotčených osob či schvalujících, budou zde rovněž zobrazeny.

Digitální dokumenty se '''označují''' stejně jako u analogu označují za zkontrolované tlačítkem '''Zkontrolováno [3]'''. Nemusí se čekat, až fyzicky dorazí a mohou být rovnou podepsány. Podepisuje se v nástroji REMSIG. Stejně jako u analogových formulářů je možné označit jednotlivé formuláře za zkontrolované a poté je hromadně podepsat.
[[Soubor:Ces-kos-20.png|střed|bezrámu|888x888pixelů]]

Můžete podepsat '''jednotlivé soubory [4],''' ale i můžete '''označit po jednotlivých kusech [1],''' můžete '''označit [2]''' všechny zkontrolované soubory k podpisu a následně je '''hromadně podepsat [3]'''.
[[Soubor:Ces-kos-22.png|střed|910x910pixelů]]
Pod tlačítkem další je možnost označit formulář stav '''Odmítám podepsat [4]''', či '''změnit podepisujícího [1]''', v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného. Je možné '''donahrát [3]''' aktuální verzi dokumentu k podpisu, je-li vám například doručen podepsaný všemi stranami jinou cestou, např. e-mailem. Případně je možné nahrát již '''podepsaný dokument v jiném systému [3] - např. Docusign'''. Timto bude formulář zároveň označen jako podepsaný a podepsaný soubor bude dostupný klíčovému uživateli a předkladateli v detailu formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-21.png|střed]]

==== REMSIG ====
V případě, že podepisující vidí záložku '''REMSIG [1]''', pak je to z toho důvodu, aby viděli, co už bylo jimi odesláno do Remsigu, ale tam to z nějakého důvodu nepodepsali.
[[Soubor:Ces-kos-23.png|střed]]
Poté pod záložkou REMSIG uvidíte přehled čekajících dokumentů k podpisu. Pro podpis klikněte na tlačítko '''Remsig'''.
[[Soubor:Ces-kos-24.png|střed|849x849pixelů]]

=== Kancelář podepisujícího ===
Jste-li v roli podepisující osoby (včetně tzv. zastupujícího podepisujícího), pak máte v menu k dispozici položku '''Kancelář podepisujícího [1]'''. Zde si můžete spravovat osoby, které jsou aktuálně součástí vaší kanceláře a připravují vám podklady k podpisu. Osoby již existující můžete '''odebrat [2]''', následně '''přidáte nové [3]''' a na konci editace vše '''uložíte [4]'''.
[[Soubor:Ces-kos-41.png|střed|837x837pixelů]]
Přidávání nové osoby probíhá jednoduchým zadáním jména do vyhledávacího pole a následným vybráním jména myší. Poté přiřadíte nabízený útvar a potvrdíte výběr.
[[Soubor:Ces-kos-42.png|střed]]

== '''Asistent/ka podepisujícího''' ==
Delegovaní asistenti mají v aplikaci k dispozici identické prostředí jako podepisující. Mohou formuláře / smlouvy označovat jako zkontrolované. V případě, že analogové smlouvy byly podepsány, mohou je označovat za podepsané. Elektronicky podepisované smlouvy nemohou za podepisující označovat za podepsané - jedinou výjimkou je nahrání dokumentu podepsaného v jiném systému. Pro informace k sekcím k podpisu, prosím, pročtěte si sekci výše. Pochopitelně nemohou smlouvy podepisovat.

== '''Založení záznamu smlouvy - klíčový uživatel''' ==
KU obdrží po podpisu notifikaci, že byla podepsána smlouva, v případě, že UP podepisuje poslední. KU obdrží notifikaci, nahraje-li autor/předkladatel smlouvu podepsanou všemi stranami do detailu formuláře žádosti o podpis v případě, kdy UP nepodepisuje poslední. V notifikaci je odkaz na předmětný formulář a informace o předkladateli a formuláři. V detailu formuláře je v jeho horní části uvedeno číslo formuláře. KU vyhledá příslušný formulář v CES. Po kliknutí na záložku Formuláře žádosti o podpis - Nové se zobrazí přehled formulářů a také vyhledávací pole, která umožňují vyhledání konkrétního formuláře. Po zadání čísla formuláře do pole Hledat a klepnutí na klávesu Enter se vyhledá příslušný formulář. Kliknutím na ikonku s tužkou či na název formuláře se otevře okno Úprava formuláře. V dolní části okna formuláře klikne KU na tlačítko Vytvořit záznam smlouvy. Další postup u záznamu smlouvy je v [https://smlouvy.upol.cz/Content/Metodika_smlouvy_CES_29.05.2022.pdf metodice k CES].

== Exporty do ERMS ==

=== Formulář k analogově podepisované smlouvě ===

* Po založení formuláře vznikne v ERMS spis s dokumenty
* Exportuje se nahraná hlavní komponenta (sken smlouvy pro předběžnou kontrolu) a vytvoří se záznam o analogovém dokumentu (smlouva podepsaná všemi stranami)
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Po podepsání se exportuje pdf formuláře

=== Formulář k elektronicky podepisované smlouvě ===

* Po vytvoření formuláře vznikne spis s dokumentem – hlavní komponentou (soubor smlouvy určený k předběžné kontrole)
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Podepsaný soubor se exportuje po založení záznamu smlouvy

== Elektronické podpisy ==

* Ideálně jeden PDF soubor se všemi součástmi (přílohami) smlouvy
* Nic netisknout, neskenovat, nedělat v malování apod.
* Konverze – jediná správná na poště (CzechPointu); nikoli ta v ERMS!
* UP musí mít kvalifikovaný podpis – vizte <nowiki>https://cvt.upol.cz/certifikaty/</nowiki>
* Kontrolujte předchozí el. podpisy a především ten svůj (za UP) v panelu podpisů (nikoli obrázek na dokumentu)
* Elektronický podpis nemusí být vidět na tisku ani v obrazu souboru – rozhodující jsou „metadata“ v souboru PDF – tam naleznete i jeho datum
* Panel podpisu; přes pravé tlačítko – vydavatel, zámeček eIDAS, validovat, vlastnosti podpisu
* Celkem jasné v EU, jinde s otazníkem

CES - formulář žádosti o podpis

2026-07-22T06:39:30Z

Babuto00: /* Smlouvu bude podepisovat */

Následující text má za cíl pokrýt informace týkající se správy, tvorby formuláře žádosti o podpis smlouvy (dodatku) v elektronické podobě, která byla nasazena do pilotního provozu na RUP UP v únoru 2026. Postup vytvoření formuláře v CES v souladu s novou vnitřní normou '''R-B-22/09 – Řád předkládání smluv k podpisu rektora UP''' a v návaznosti na vnitřní normu '''R-B-22/08 – CES a registr smluv''', ve znění pozdějších novel. Obě normy jsou účinné od června 2022 a nyní ještě doznají změn. '''Aplikace CES je dostupná pouze přes síť UP, nebo přes VPN.''' Pro formulář se vžilo hovorové označení "košilka". Co, se zde uvádí, v zásadě totožně platí pro dodatky smluv, dohody o ukončení závazku, odstoupení od smlouvy, výpovědi smlouvy apod. a s výjimkami pro dodavatelské objednávky a akceptace; v omezeném rozsahu pro objednávky a akceptace odběratelské.

== '''Vysvětlení názvosloví''' ==
=== Registr smluv x CES ===
'''CES''' je interní databází UP, která slouží primárně jejím zaměstnancům. Její fungování a podrobnosti upravuje stejnojmenná norma UP. Je zde uložena naprostá většina smluv UP uzavřených s výjimkami dle zmíněné normy včetně většího množství metadat než je v RS. Záznamy smluv vytvářejí a editují na UP tzv. klíčoví uživatelé. Dá se v nich i solidně vyhledávat a filtrovat na odkazu '''smlouvy.upol.cz''' Obsahuje pro vybrané uživatele i kompletní znění smluv. (bez znečitelnění některých pasáží pro RS). K uložení dokumentů však správně slouží spisová služba ERMS.

'''Registr smluv (RS)''' je naproti tomu veřejně přístupná databáze, kam mají povinnost některé subjekty (mezi nimi i UP) vkládat jimi uzavřené smlouvy při dodržení podmínek nastavených v zákoně č. 340/2015 Sb., o registru smluv, ve znění pozdějších přepisů. Nejsou tam úplně všechny UP uzavřené smlouvy ani všechny smlouvy evidované v CES, ale dostane se tam i veřejnost. Znění smluv je v zákonem stanoveném rozsahu znečitelněno. RS spravovalo Ministerstvo vnitra ČR (nyní Dig. a inf. agentura) a je dostupný na webových stránkách [https://smlouvy.gov.cz/vyhledavani smlouvy.gov.cz/vyhledavani]. Na UP zajišťuje pouze operátor(ky) z Právního oddělení UP.

=== Kdo je kdo (v normách, v CES a hlavně v praxi)? ===
Ne všichni v procesu (na formuláři) u každé smlouvy jsou, ale někteří zaměstnanci se mohou i u téže smlouvy vyskytovat ve více pozicích. '''Musí to odpovídat realitě: byli-li nebo mají-li být zapojeni, musí být na košilce.'''

'''Předkladatel:''' Komunikuje se smluvní stranou, s dotčenými útvary. Měl by před podpisem o smlouvě vědět nejvíc. Zpravidla vytváří formulář; vždy odpovídá za obsah.

'''Autor''': Může předchystat formulář předkladateli vč. vložení dokumentů.

'''Dotčený útvar/dotčená osoba:''' Předkladatel s ním interně konzultoval smlouvu.

'''Dotčený útvar právníka/právník:''' Tvořil či připomínkoval smlouvu.

'''Příkazce operace a správce rozpočtu:''' Provádějí předběžnou kontrolu a po stránce věcné a finanční rozhodnou, zda se smlouva uzavře – předá k podpisu.

'''Sekretariát podepisujícího:''' Průběžně sleduje smlouvy prošlé schvalovacím procesem. Kompletuje a připravuje smlouvy k podpisu – listinné s košilkami hlavně.

'''Podepisující (R, D, ředitel):''' Smlouvu (ne)podepíše – právně jedná za UP. Substitut – podepisuje dle pověření určité smlouvy v zástupu za podepisujícího.

'''Klíčový uživatel:''' Vytváří záznam smlouvy v CES (ideálně z košilky).

'''Operátor Registru smluv:''' Znečitelňuje ve smlouvě pasáže v souladu se zákonem a uveřejní ji v RS.

'''Odpovědná osoba:''' Má na starost smlouvu po podpisu (často je jí předkladatel).

== '''CES a vazby na ERMS''' ==
=== Pojmy v ERMS a jejich souvislosti ===
[[Soubor:Ces-kos-34.png|střed]]

==== Digitální dokument ====

* je vždy '''originál'''.
* nepotřebuje '''žádnou papírovou''' verzi „pro jistotu“.
* musí mít '''smysluplný název''' odpovídající obsahu dokumentu.
* '''finální verze patří vždy do ERMS''', ne pouze na úložiště, cloud nebo do e-mailu.
* se předává standardními kanály: '''přes ERMS, datovou schránkou''', případně e-mailem (nejméně vhodné).
* který je odesílán ven jako právní jednání (úkon) instituce, musí mít (kvalifikovaný) '''elektronický podpis nebo pečeť.'''
* screenshot, scan nebo tisk dokumentu '''není''' digitální dokument (pokud se nám v takovém stavu vrátí dokument podepsaný druhou stranou, je třeba požadovat nápravu – buď digitální podpis nebo autorizovanou konverzi s analogovým podpisem).

=== Předkladatel / Autor a ERMS ===
Výsledkem celého procesu je '''spis v ERMS''' obsahující '''formulář''' (digitální dokument) a '''smlouvu''' (digitální nebo analogový dokument), případně další dokumenty. Zpracovatelem, tzn. '''držitelem''', tohoto spisu je '''autor''', pokud v Profilu spisu v CES nezvolí '''předkladatele'''. Není-li autor u předmětného formuláře autor ve hře, je jím Předkladatel.

Kdo drží '''v ERMS záznam''' o analogovém dokumentu, drží i odpovídající '''analogový dokument'''. Nelze ho mít umístěn u někoho jiného nebo na jiném útvaru (oddělení). '''Zpracovatel''' může v ERMS '''zpřístupnit''' spis k nahlížení nebo editaci i ostatním, např. '''klíčovému uživateli'''.

Dokumenty je třeba správně a včas '''vyřídit''' a spis následně uzavřít. '''Spis''' smlouvy lze '''uzavřít''' ve chvíli, kdy je smluvní vztah definitivně skončen a neočekává se vznik žádných dalších dokumentů (dodatek, reklamace, protokol o předání díla, atd.).

'''Zpracovatel''' se stará o to, aby k uzavření spisu ve správný čas došlo, a předává spis v ERMS na '''spisovnu'''. Správná evidence a postupy '''snižují riziko chyb i sankcí pro instituci''' a pomáhají udržet provoz '''bez zbytečné zátěže''' uzavřených agend. Pro pomoc nebo s dotazy je doporučeno '''vždy se obracet na spisovou službu.'''

=== Zpřístupnění spisu jiným uživatelům ERMS ===
V ERMS v menu vyberte položku '''Zpracovatel [1]''', následně přejděte na '''Spisy [2]''' a klikněte na '''Přehled spisů [3]'''.
[[Soubor:Ces-kos-35.png|střed]]
Vyberte požadovaný spis zaškrtnutím '''pole [1]''' v seznamu, poté vyberte '''ikonu [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-36.png|střed|911x911pixelů]]
V okně '''Zpřístupnit spis''' vyberte '''Přístup''' '''uživateli'''.
[[Soubor:Ces-kos-38.png|střed|841x841pixelů]]
V okně '''Výběr zaměstnance''' zvolíte položku '''Vyhledat zaměstnance'''. V okně '''Vyhledání zaměstnance''' napište jméno osoby a '''Vyhledat''', označte osobu v checkboxu a klikněte na '''Uložit''' (postup lze opakovat a přidávat tak osoby do okna Výběr zaměstnance). V okně '''Výběr zaměstnance''' označit osobu/y a '''Uložit.'''

V okně '''Udělení nového přístupu''' nastavit platnost od (dnes) do (lze nechat prázdné nebo přístup konkrétně omezit).
[[Soubor:Ces-kos-39.png|střed|377x377pixelů]]
Zvolte '''Povolit zatřízení do spisu''' (pro povolení spis editovat), případně nechat toto pole prázdné (pro povolení do spisu pouze nahlížet) a Uložte.
[[Soubor:Ces-kos-40.png|střed|397x397pixelů]]
V Přehledu spisů se u příslušného spisu ve sloupci '''Stav''' objevil symbol ikony zpřístupnění = Zpřístupněný spis. V okně '''Detail spisu''' v kartě ''Přístup'' lze vidět seznam uživatelů, kteří mají ke spisu přístup a s jakým oprávněním. Pomocí '''notifikace''' lze nastavit upozornění na udělení přístupu: '''Zpracovatel -> Další funkce -> Notifikace'''.

== '''Cesta formuláře (a smlouvy)''' ==
'''Formulář začínáte vytvářet v momentu, kdy již máte''' s ostatními smluvními stranami dohodnutu '''finální podobu smlouvy a víte, v jakém pořadí bude UP podepisovat a zda se bude uzavírat smlouva v listinné podobě''' ("na papíře") '''nebo v elektronické podobě''' s elektronickými podpisy všech smluvních stran (UP a jiní "veřejnoprávní podepisující" používají dle § 5 zákona č. 297/2016 Sb. o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, ve znění pozdějších předpisů vždy podpis kvalifikovaný; druhá strana z EU alespoň uznávaný). '''Současně už Vám musí být jasné, s kým vším jste reálně smlouvu konzultovali před finalizací''' (např. právní oddělení, EO apod.). Věnujte prosím opravdu významnou pozornost vyplnění polí s názvy "Žádáte o elektronický podpis rektora?" a "Podepisuje UP jako poslední?". Mají totiž vliv na chování následných procesů a chyba v jejich vyplnění může znamenat nesprávné nastavení workflow.

'''Všeobecně shrnutí procesu (''kurzivou, co probíhá u každé smlouvy''):'''

# ''Založení formuláře a odeslání ke schválení''
# Vyjádření dotčených útvarů
# ''Schvalování příkazcem operace a správcem rozpočtu''
# Schválení kvestorem, není-li správcem rozpočtu, v případě stavebních a přístrojových investic
# Schválení kancléřem, je-li potřeba souhlas správní rady
# ''Po kompletním schválení míří elektronický formulář (a smlouva) k podpisu rektora; v případě analogu musí být v listinné podobě doručena.''
# ''Podpis dokumentu v CES, jiném systému (vložení podepsaného originálu do systému), u analogového dokumentu na papíře nebo odmítnutí podpisu (či předání jinému podepisujícímu)''
# ''Elektronická smlouva jde po podpisu předkladateli/autorovi a přímo klíčovému uživateli, je-li UP posledním podepisujícím. Listinná smlouva se vrací fyzicky dle stejného klíče.''
# ''Nepodepisuje-li UP jako poslední, musí předkladatel/autor zajistit podpis dalších stran a následně předat finální dokument KU''
# ''Zavedení smlouvy do CES klíčovým uživatelem (krom výjimek).''
# ''Uveřejnění smlouvy v RS operátorem (krom výjimek).''

=== Doplňující informace ===
'''Předkladatel''' ('''pokud není autorem''') může formulář po vyplnění autorem doplnit či upravit a musí následně rozhodnout o odeslání formuláře do schvalovacího workflow. Vyjádření dotčených útvarů a dotčené osoby nemusí být součásti workflow, pokud v konkrétním případě neproběhla konzultace s nimi.

'''Souhlas „původního podepisujícího“ s podpisem smlouvy zástupcem podepisujícího (tzv. substitutem):'''

* Pokud na základě normy UP (typicky Statut UP, statut součásti UP, norma o pověření právním jednáním za UP) či dlouhodobého pověření jiného má podepisovat někdo jiný než vybraná podepisující osoba, vyberte jej z menu. Nejste-li si jistí, konzultujte s podepisující osobou nebo její kanceláří. Neslouží k vyplňování dočasných zástupů v nepřítomnosti - to v praxi řeší kancelář podepisujícího předáním smlouvy k podpisu dočasnému zástupci. Krátké odůvodnění doplňte na konci formuláře do pole Poznámka. Má-li podepisovat osoba jiná, než uvedená v této nabídce, nechte toto pole prázdné a poznamenejte to do pole Poznámka.
* Když se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, o jako podepisujícího vyplňte děkana a jako substituta vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu. Je dobré důvody uvést do pole Poznámka.

'''Formulář zamítnutý jedním ze schvalujících je zamítnut jako celek.''' Lze vytvořit kopii, provést potřebné opravy a odeslat jej znovu do schvalovacího procesu.

'''Formulář nedoporučený dotčeným útvarem vč. právníka''' postupuje dále do schvalovacího procesu a vyjádření dotčených útvarů jsou dostupná schvalovatelům i podepisujícímu.

=== Po podpisu ===
Po podpisu jde autorovi a předkladateli (klíčovému uživateli a OVZ, je-li relevantní) notifikace o tom, že smlouva byla podepsána.

Jde-li o smlouvu, kde UP podepisuje jako poslední, klíčový uživatel (po obdržení listinného originálu smlouvy u listinných smluv; po obdržení originálu elektronicky podepsané smlouvy, pokud není v systému) zavede smlouvu do CES.

Jde-li o smlouvu, kde UP nepodepisuje poslední, předkladatel (autor) zajistí podpis ostatních stran a originál smlouvy doručí klíčovému uživateli po podpisu ostatních stran.

== '''Vytváření formuláře žádosti o podpis (role autora / předkladatele)''' ==
'''Formulář začínáte vytvářet v momentu, kdy již máte s ostatními smluvními stranami dohodnutu finální podobu smlouvy a víte, v jakém pořadí bude UP podepisovat a zda se bude uzavírat smlouva v listinné podobě ("na papíře") nebo v elektronické podobě s elektronickými podpisy všech smluvních stran''' (UP a jiní "veřejnoprávní podepisující" dle § 5 zákona č. 297/2016 Sb. o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, ve znění pozdějších předpisů vždy použijí kvalifikovaný el. podpis; druhá strana z EU alespoň uznávaný)'''. Současně už Vám musí být jasné, s kým vším jste reálně smlouvu konzultovali před finalizací''' (např. právní oddělení, EO apod.)'''. Věnujte prosím opravdu významnou pozornost vyplnění polí s názvy ''"Žádáte o elektronický podpis rektora?"'' a ''"Podepisuje UP jako poslední?"''.''' Mají totiž vliv na chování následných procesů a chyba v jejich vyplnění může znamenat nesprávné workflow.

Přihlášení do aplikace CES a přihlašování zůstává stejné, jako to bylo doposud, tj. smlouvy.upol.cz a přihlašovací údaje stejné jako do Portálu. Pro tvorbu nového formuláře je potřeba vybrat sekci '''Formuláře žádosti o podpis – Nové [1].''' V sekci '''Formuláře žádosti o podpis - staré''' naleznete formuláře vytvořené v původní verzi aplikace.
[[Soubor:Ces-kos-01.png|střed|bezrámu|508x508pixelů]]
Každý formulář obsahuje informační bubliny, kde se nachází informace pro korektní vyplnění formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-00.png|střed|bezrámu|682x682pixelů]]

=== Provázání s ERMS ===
Odesláním formuláře do schvalovacího procesu vznikne automaticky spis v ERMS. Spis bude po odeslání obsahovat dokument, který bude označen pro export do ERMS (více naleznete níže). Spis bude po podpisu a zavedení záznamu smlouvy do CES obsahovat podepsaný soubor a formulář. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.

Pokud vám smlouva přišla k elektronickému podpisu e-mailem, pak nemusíte nic zakládat v ERMS, stačí takový soubor poté nahrát k formuláři ve spodní části obrazovky. Vyberete v menu Ne.
[[Soubor:Ces-kos-02.png|střed|bezrámu|554x554pixelů]]

==== Dokument smlouvy v ERMS neexistuje ====
Pokud ještě smlouva v elektronické spisové službě číslo nemá, vyberte variantu NE. Spis pro smlouvu bude v ERMS založen automaticky při odeslání formuláře ke schválení.

==== Dokument smlouvy v ERMS již existuje ====
Pokud již smlouva je zavedena v elektronické spisové službě, vyberte '''ANO''' a '''vyhledejte''' číslo dokumentu v '''tlačítkem [2] vpravo'''.
[[Soubor:Ces-kos-43.png|střed|bezrámu|737x737pixelů]]
Poté musíte vyberete, zda hledáte '''dokument, který je již ve spisu [2]''', nebo dokument je '''samostatný [2]'''. Dokumenty pak budou spárovány se zakládaným formulářem do jednoho spisu.
[[Soubor:Ces-kos-44.png|střed|bezrámu|608x608pixelů]]
Vyhledávání dokumentů je zatříděné věcnou skupinou, která patří přihlášenému uživateli. Vybraný dokument bude následně přiřazen do spisu, který vznikne v ERMS po odeslání formuláře do schvalovacího procesu. Alternativně lze hledat i dokumenty, které už jsou zatříděny ve spisech. Pak CES exportuje formulář a další dokumenty do tohoto spisu. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.

Při výběru dokumentu ve spisu nejprve vyberete spis.
[[Soubor:Ces-kos-45.png|střed|929x929pixelů]]
Následně vyberete dokument z tohoto spisu.
[[Soubor:Ces-kos-46.png|střed|925x925pixelů]]

Obrazovka s výběrem samostatného dokumentu:
[[Soubor:Ces-kos-47.png|střed|934x934pixelů]]

=== Smlouvu bude podepisovat ===
Vyberte, kdo bude smlouvu podepisovat. Pokud se jedná o případ, kdy děkan má pověřit rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, pak v sekci 1) vyplňte děkana a v sekci 2) vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.
[[Soubor:Ces-kos-48.png|střed]]

Podepisující mají nastavené za sebe pověřené osoby, které podepisují za primárního podepisujícího. Ty lze vybrat z nabídky na následujícím řádku formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-49.png|střed]]

=== Žádáte o elektronický podpis rektora ===
Pro elektronické podepsání vyberte „Ano". V případě smluv podepisovaných elektronickým podpisem podle příslušných právních předpisů s formulářem bude vždy putovat soubor s finálním zněním smlouvy určený k podpisu. Ten vložte ve formátu PDF (smlouva a všechny přílohy v jednom souboru) níže v sekci Dokumenty pro předběžnou kontrolu a označte jako „Toto podepsat“. Po podpisu za UP Vám přijde e-mail s odkazem, kde lze podepsaný soubor nalézt.

=== Možnost změny předkladatele ===
Nově je možné vytvořit formulář za jiného předkladatele. Stačí '''odebrat [1]''' své jméno.
[[Soubor:Ces-kos-03.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Následně vyberte z nabídky konkrétního předkladatele.
[[Soubor:Ces-kos-04.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]

Autor formuláře zůstane s formulářem provázán. Autor i předkladatel budou z CES dostávat notifikace týkající se formuláře. Vytvořený spis v ERMS bude defaultně patřit autorovi, nicméně toto je možné změnit ve spodní části obrazovky pod tlačítkem '''Profil spisu [1]'''.
[[Soubor:Ces-kos-30.png|střed|bezrámu|857x857pixelů]]
V profilu spisu pak naleznete tlačítko pro předání spisu předkladateli či autorovi.
[[Soubor:Ces-kos-37.png|střed|900x900pixelů]]

=== Vyjádření dotčených útvarů ===
Autor může vybrat dotčené osoby, kterým formulář předá k vyjádření. Vyplňujte vždy dle skutečnosti osoby, se kterými jste formulář opravdu konzultovali. Pokud jste formulář s nikým nekonzultovali, nemusíte nikoho označovat jako dotčenou osobu. Vyjadřující se osoby smlouvu k podpisu mohou doporučit nebo nedoporučit s vysvětlením, případně mohou přidat další dotčenou osobu do vyjadřovacího procesu. Po odeslání formuláře ke schválení může předkladatel a autor v případě potřeby v detailu formuláře měnit dotčené útvary.

Můžete vybrat buď osoby z UP, které si '''vyhledáte sami [1]''', případně vyberete '''dotčený útvar právníka [2]''' a následně vyberete právníka, se kterým jste smlouvu konzultovali. Nevybírejte tutéž osobu víckrát.
[[Soubor:Ces-kos-05.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

==== Změna dotčené osoby ====
Můžete především v případě nepřítomnosti takové osoby nahradit dotčenou osobu v detailu formuláře odeslaného k vyjádření pomocí zvýrazněného tlačítka na řádku se jménem dané osoby. Je povinné to zdůvodnit.
[[Soubor:Ces-kos-13.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

=== Řídící kontrola ===
V sekci řídící kontrola nastavujete '''zdroje a nákladová střediska nebo SPP prvky [1]''' relevantní pro předmětnou smlouvu. Zobrazení příkazci a správci budou následně formulář schvalovat. Lze využít našeptávání nebo podrobného vyhledávání SPP.

Oproti předchozí verzi formuláře je možnost zadat více NS či SPP a přibylo pole '''Finanční zdroj [2]'''. Pokud zdroj nezná autor ani předkladatel, musí jej vyplnit příkazce. V případě více nevyplněných zdrojů u více SPP / NSS doplňuje příkazce vždy jen ke svému SPP / NS. Zdroje se filtrují dle vybraného SPP či NS.
[[Soubor:Ces-kos-07.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]
SPP prvky lze vyhledávat i dle '''pokročilého vyhledávání [1]''', kde je možné vyhledávat dle příkazce, správce, NS, názvu a čísla SPP prvku.
[[Soubor:Ces-kos-08.png|střed|bezrámu|415x415pixelů]]
Součástí nastavení řídící kontroly je i volba, zda se jedná o '''stavební nebo přístrojovou investici''' a zda je potřeba '''Souhlas správní rady.''' Pokud vyberete Ano u ''investic'', pak formulář bude schvalovat i '''kvestor,''' není-li správcem rozpočtu ve výše vybrané řídicí kontrole. Pokud vyberete možnost Ano u ''souhlasu Správní rady UP'', pak formulář bude schvalovat navíc ještě '''kancléř''' z pozice jejího tajemníka.
[[Soubor:Ces-kos-09.png|střed|bezrámu|526x526pixelů]]

=== Dokumenty ===
Prostřednictvím dvou tlačítek níže nahrajte k formuláři dokumenty. Vždy je třeba pro řídicí kontrolu nahrát minimálně finální podobu smlouvy včetně všech příloh. V případě smluv podepisovaných elektronicky '''nahrajte pro řídicí kontrolu [3]''' i verzi smlouvy určenou k podpisu za UP.

Zakliknutí pole '''Zavést do ERMS [1]''' znamená, že se dokument uloží do spisové služby jako doklad proběhnuvší řídicí kontroly spolu s finální podobou tohoto formuláře. Export vybraného souboru do ERMS se provádí při odeslání ke schválení. Do ERMS se bude zavádět právě jeden takový dokument. '''Toto podepsat [2]''' – označuje se jen u elektronicky podepisovaných smluv.

'''Pomocný dokument [4]''' slouží pro vložení jiných dokumentů - případná vyjádření, podklady pro znečitelnění pasáží smlouvy apod.
[[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

==== Nový dokument k podpisu během schvalovacího procesu ====
Pokud obdržíte v průběhu schvalování nebo před podpisem dokument k podpisu (např. byl podepsán dalšími protistranami nebo došlo k jeho opravě aj.), můžete jej v detailu '''donahrát [1]''' a označit jej k podpisu. [[Soubor:Ces-kos-17.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
=== Odeslání ke schválení / Předání předkladateli ===
Rozpracovaný formulář si uložte tlačítkem '''Přidat'''. Připravený formulář buď '''odešlete ke schválení''', jste-li autorem a předkladatelem zároveň.

Pokud je předkladatel někdo jiný, musíte formulář předkladateli nejprve '''předat [1]'''. Ten následně formulář najde v přehledu formulářů, popř. nalezne odkaz v notifikačním e-mailu.
[[Soubor:Ces-kos-12.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

=== Stav schvalování ===
Každý uživatel může jednoduše několika způsoby zjistit, v jakém stavu se jeho formulář nachází. Jedním způsobem je ikona v přehledu formulářů, kde stav symbolizuje '''ikona [1]''' v levé části tabulky. Pod tabulkou je jednoduchá stavová legenda. Přesnější informace nalezne uživatel v '''detailu [2]''' formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-28.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Ve spodní části detailu formuláře je dostupný náhled na to, kdo již schválil a na koho se ještě se schválením čeká.
[[Soubor:Ces-kos-29.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Elektronický podepsaný dokument ===
Po podpisu naleznete podepsaný dokument v detailu formuláře s prefixem ''Signed''. Dokument si můžete uložit kliknutím pravým tlačítkem myši -> Uložit cíl jako.
[[Soubor:Ces-kos-33.png|střed]]

=== Nahrání kompletně podepsaného dokumentu ===
Pokud UP nepodepisuje jako poslední, pak je potřeba nahrát elektronicky podepsaný dokument podepsaný všemi stranami do CES. To můžete udělat v roli předkladatele či autora v detailu formuláře. V sekci Dokumenty z pozdějších fází naleznete tlačítko Nahrát podepsaný soubor. Nahrajete kompletně podepsaný soubor.

Po nahrání kliknete na Uzamknout práci s dokumenty. Tímto předáte formulář klíčovému uživateli a ten bude informován o tom, že může založit záznam smlouvy z vašeho formuláře.

== '''Vyjádření dotčených útvarů - role dotčené osoby / právníka''' ==
Informace s žádostí o vyjádření se ke smlouvě obdrží dotčená osoba pomocí e-mailové notifikace, která obsahuje odkaz, kde se lze vyjádřit.

=== Přehled formulářů ===
Veškeré formuláře k vyjádření nalezne v příslušné sekci '''K vyjádření [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-14.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu, které se nachází na konci formuláře.

==== Přidání dotčené osoby ====
V sekci III. Vyjádření dotčených útvarů můžete '''přidat další dotčenou osobu [1]''' pro vyjádření k formuláři, uznáte-li za nutné či vhodné, aby formulář viděl někdo další (zpravidla participoval na připomínkování smlouvy).
[[Soubor:Ces-kos-15.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

==== Vyjádření ====
Tlačítka pro doporučení – nedoporučení jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře (nad nimi naleznete box s informací, co vaše vyjádření znamená). U volby nedoporučit je komentář k vyjádření povinný. Komentář k doporučení či nedoporučení se následně zobrazuje dalším vyjadřujícím se, předkladateli, autorovi i schvalovatelům a podepisujícím.
[[Soubor:Ces-kos-16.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== '''Schvalování - role příkazce, správce, kvestora a kancléře''' ==
Na novou smlouvu (formulář) ke schválení je schvalující upozorněn notifikačním e-mailem. Schvalovatelé mohou smlouvu schválit, či zamítnout. Zamítnutím jedním ze schvalovatelů se schvalovací proces ukončí. Ke schvalovatelům se buď formulář dostane po vyjádření dotčených útvarů, případně rovnou, nejsou-li do vyjadřovacího procesu dotčené útvary zapojeny.

=== Přehled formulářů ===
Formuláře ke schválení se nachází v sekci '''Ke Schválení [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2].'''
[[Soubor:Ces-kos-18.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro schválení potřebujete. Součástí jsou nahrané dokumenty pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře. Rovněž jsou zde dostupná i vyjádření dotčených osob, byly-li součástí vyjadřovacího procesu, a předchozích schvalovatelů.
[[Soubor:Ces-kos-31.png|střed|bezrámu|605x605pixelů]]

==== Schvalování ====
Tlačítka pro '''schválení – zamítnutí [1]''' jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře včetně informace, co schválení znamená. U volby zamítnout je komentář k vyjádření povinný. Komentář ke schválení či zamítnutí se následně zobrazuje autorovi, předkladateli, schvalovatelům a podepisujícím (byla-li smlouva schválena).
[[Soubor:Ces-kos-19.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== '''Podepisování - role rektor, děkan, ředitel, osoba oprávněná podpisu''' ==

Uživatelé oprávněni k podepisování mají v aplikaci k dispozici sekci pro podepisování - jedna z nich je pro '''analogové podpisy [1]''', druhá pro '''elektronické podpisy [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-32.png|střed|bezrámu|663x663pixelů]]

=== Analogové podpisy ===
Analogové dokumenty se podepisují v listinné podobě a v aplikaci se jen provede záznam o zkontrolování a podepsání příslušného dokumentu. V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje všechna předchozí '''vyjádření''' (a schválení) '''[1]''', ovládací tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na '''detail formuláře''' '''[1]'''.

Analogové dokumenty se označují tlačítkem '''Zkontrolováno [2]''', když fyzicky dorazí k podpisu a jsou zkontrolovány (spárovány s formulářem). Pokud je v pořadí více dokumentů, je možné je nejprve označit za zkontrolované a následně je hromadně či po jednom označit jako podepsané, jakmile jsou fyzicky podepsané.
[[Soubor:Ces-kos-25.png|střed|805x805pixelů]]
Jakmile je formulář označen jako zkontrolovaný, pak je možné smlouvu '''označit za podepsanou [4]''', byl-li již podepsaný v listinné podobě. Zkontrolované formuláře je možné označovat '''jednotlivě [1]''' k hromadnému podpisu, lze označit i '''vše [2]''' zkontrolováno k hromadnému '''označení za podepsané [3].'''
[[Soubor:Ces-kos-27.png|střed|857x857pixelů]]
Pod tlačítkem '''Další [1]''' je možnost '''změnit''' '''podepisujícího [2]''', v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, nebo zvolit stav '''Odmítám podepsat [3]''',
[[Soubor:Ces-kos-26.png|střed]]

=== Elektronické podpisy ===

V přehledu formulářů k '''elektronickému podpisu [1]''' lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládací tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na '''detail [2]''' formuláře. Jsou-li dostupné komentáře dotčených osob či schvalujících, budou zde rovněž zobrazeny.

Digitální dokumenty se '''označují''' stejně jako u analogu označují za zkontrolované tlačítkem '''Zkontrolováno [3]'''. Nemusí se čekat, až fyzicky dorazí a mohou být rovnou podepsány. Podepisuje se v nástroji REMSIG. Stejně jako u analogových formulářů je možné označit jednotlivé formuláře za zkontrolované a poté je hromadně podepsat.
[[Soubor:Ces-kos-20.png|střed|bezrámu|888x888pixelů]]

Můžete podepsat '''jednotlivé soubory [4],''' ale i můžete '''označit po jednotlivých kusech [1],''' můžete '''označit [2]''' všechny zkontrolované soubory k podpisu a následně je '''hromadně podepsat [3]'''.
[[Soubor:Ces-kos-22.png|střed|910x910pixelů]]
Pod tlačítkem další je možnost označit formulář stav '''Odmítám podepsat [4]''', či '''změnit podepisujícího [1]''', v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného. Je možné '''donahrát [3]''' aktuální verzi dokumentu k podpisu, je-li vám například doručen podepsaný všemi stranami jinou cestou, např. e-mailem. Případně je možné nahrát již '''podepsaný dokument v jiném systému [3] - např. Docusign'''. Timto bude formulář zároveň označen jako podepsaný a podepsaný soubor bude dostupný klíčovému uživateli a předkladateli v detailu formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-21.png|střed]]

==== REMSIG ====
V případě, že podepisující vidí záložku '''REMSIG [1]''', pak je to z toho důvodu, aby viděli, co už bylo jimi odesláno do Remsigu, ale tam to z nějakého důvodu nepodepsali.
[[Soubor:Ces-kos-23.png|střed]]
Poté pod záložkou REMSIG uvidíte přehled čekajících dokumentů k podpisu. Pro podpis klikněte na tlačítko '''Remsig'''.
[[Soubor:Ces-kos-24.png|střed|849x849pixelů]]

=== Kancelář podepisujícího ===
Jste-li v roli podepisující osoby (včetně tzv. zastupujícího podepisujícího), pak máte v menu k dispozici položku '''Kancelář podepisujícího [1]'''. Zde si můžete spravovat osoby, které jsou aktuálně součástí vaší kanceláře a připravují vám podklady k podpisu. Osoby již existující můžete '''odebrat [2]''', následně '''přidáte nové [3]''' a na konci editace vše '''uložíte [4]'''.
[[Soubor:Ces-kos-41.png|střed|837x837pixelů]]
Přidávání nové osoby probíhá jednoduchým zadáním jména do vyhledávacího pole a následným vybráním jména myší. Poté přiřadíte nabízený útvar a potvrdíte výběr.
[[Soubor:Ces-kos-42.png|střed]]

== '''Asistent/ka podepisujícího''' ==
Delegovaní asistenti mají v aplikaci k dispozici identické prostředí jako podepisující. Mohou formuláře / smlouvy označovat jako zkontrolované. V případě, že analogové smlouvy byly podepsány, mohou je označovat za podepsané. Elektronicky podepisované smlouvy nemohou za podepisující označovat za podepsané - jedinou výjimkou je nahrání dokumentu podepsaného v jiném systému. Pro informace k sekcím k podpisu, prosím, pročtěte si sekci výše. Pochopitelně nemohou smlouvy podepisovat.

== '''Založení záznamu smlouvy - klíčový uživatel''' ==
KU obdrží po podpisu notifikaci, že byla podepsána smlouva, v případě, že UP podepisuje poslední. KU obdrží notifikaci, nahraje-li autor/předkladatel smlouvu podepsanou všemi stranami do detailu formuláře žádosti o podpis v případě, kdy UP nepodepisuje poslední. V notifikaci je odkaz na předmětný formulář a informace o předkladateli a formuláři. V detailu formuláře je v jeho horní části uvedeno číslo formuláře. KU vyhledá příslušný formulář v CES. Po kliknutí na záložku Formuláře žádosti o podpis - Nové se zobrazí přehled formulářů a také vyhledávací pole, která umožňují vyhledání konkrétního formuláře. Po zadání čísla formuláře do pole Hledat a klepnutí na klávesu Enter se vyhledá příslušný formulář. Kliknutím na ikonku s tužkou či na název formuláře se otevře okno Úprava formuláře. V dolní části okna formuláře klikne KU na tlačítko Vytvořit záznam smlouvy. Další postup u záznamu smlouvy je v [https://smlouvy.upol.cz/Content/Metodika_smlouvy_CES_29.05.2022.pdf metodice k CES].

== Exporty do ERMS ==

=== Formulář k analogově podepisované smlouvě ===

* Po založení formuláře vznikne v ERMS spis s dokumenty
* Exportuje se nahraná hlavní komponenta (sken smlouvy pro předběžnou kontrolu) a vytvoří se záznam o analogovém dokumentu (smlouva podepsaná všemi stranami)
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Po podepsání se exportuje pdf formuláře

=== Formulář k elektronicky podepisované smlouvě ===

* Po vytvoření formuláře vznikne spis s dokumentem – hlavní komponentou (soubor smlouvy určený k předběžné kontrole)
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Podepsaný soubor se exportuje po založení záznamu smlouvy

== Elektronické podpisy ==

* Ideálně jeden PDF soubor se všemi součástmi (přílohami) smlouvy
* Nic netisknout, neskenovat, nedělat v malování apod.
* Konverze – jediná správná na poště (CzechPointu); nikoli ta v ERMS!
* UP musí mít kvalifikovaný podpis – vizte <nowiki>https://cvt.upol.cz/certifikaty/</nowiki>
* Kontrolujte předchozí el. podpisy a především ten svůj (za UP) v panelu podpisů (nikoli obrázek na dokumentu)
* Elektronický podpis nemusí být vidět na tisku ani v obrazu souboru – rozhodující jsou „metadata“ v souboru PDF – tam naleznete i jeho datum
* Panel podpisu; přes pravé tlačítko – vydavatel, zámeček eIDAS, validovat, vlastnosti podpisu
* Celkem jasné v EU, jinde s otazníkem

Soubor:Ces-kos-48.png

2026-07-22T06:38:10Z

Babuto00: Načteno vlastní dílo pomocí Průvodce načítáním souborů

Soubor:Ces-kos-49.png

2026-07-22T06:38:10Z

Babuto00: Načteno vlastní dílo pomocí Průvodce načítáním souborů

CES - formulář žádosti o podpis

2026-07-22T06:37:49Z

Babuto00: /* Smlouvu bude podepisovat */

Následující text má za cíl pokrýt informace týkající se správy, tvorby formuláře žádosti o podpis smlouvy (dodatku) v elektronické podobě, která byla nasazena do pilotního provozu na RUP UP v únoru 2026. Postup vytvoření formuláře v CES v souladu s novou vnitřní normou '''R-B-22/09 – Řád předkládání smluv k podpisu rektora UP''' a v návaznosti na vnitřní normu '''R-B-22/08 – CES a registr smluv''', ve znění pozdějších novel. Obě normy jsou účinné od června 2022 a nyní ještě doznají změn. '''Aplikace CES je dostupná pouze přes síť UP, nebo přes VPN.''' Pro formulář se vžilo hovorové označení "košilka". Co, se zde uvádí, v zásadě totožně platí pro dodatky smluv, dohody o ukončení závazku, odstoupení od smlouvy, výpovědi smlouvy apod. a s výjimkami pro dodavatelské objednávky a akceptace; v omezeném rozsahu pro objednávky a akceptace odběratelské.

== '''Vysvětlení názvosloví''' ==
=== Registr smluv x CES ===
'''CES''' je interní databází UP, která slouží primárně jejím zaměstnancům. Její fungování a podrobnosti upravuje stejnojmenná norma UP. Je zde uložena naprostá většina smluv UP uzavřených s výjimkami dle zmíněné normy včetně většího množství metadat než je v RS. Záznamy smluv vytvářejí a editují na UP tzv. klíčoví uživatelé. Dá se v nich i solidně vyhledávat a filtrovat na odkazu '''smlouvy.upol.cz''' Obsahuje pro vybrané uživatele i kompletní znění smluv. (bez znečitelnění některých pasáží pro RS). K uložení dokumentů však správně slouží spisová služba ERMS.

'''Registr smluv (RS)''' je naproti tomu veřejně přístupná databáze, kam mají povinnost některé subjekty (mezi nimi i UP) vkládat jimi uzavřené smlouvy při dodržení podmínek nastavených v zákoně č. 340/2015 Sb., o registru smluv, ve znění pozdějších přepisů. Nejsou tam úplně všechny UP uzavřené smlouvy ani všechny smlouvy evidované v CES, ale dostane se tam i veřejnost. Znění smluv je v zákonem stanoveném rozsahu znečitelněno. RS spravovalo Ministerstvo vnitra ČR (nyní Dig. a inf. agentura) a je dostupný na webových stránkách [https://smlouvy.gov.cz/vyhledavani smlouvy.gov.cz/vyhledavani]. Na UP zajišťuje pouze operátor(ky) z Právního oddělení UP.

=== Kdo je kdo (v normách, v CES a hlavně v praxi)? ===
Ne všichni v procesu (na formuláři) u každé smlouvy jsou, ale někteří zaměstnanci se mohou i u téže smlouvy vyskytovat ve více pozicích. '''Musí to odpovídat realitě: byli-li nebo mají-li být zapojeni, musí být na košilce.'''

'''Předkladatel:''' Komunikuje se smluvní stranou, s dotčenými útvary. Měl by před podpisem o smlouvě vědět nejvíc. Zpravidla vytváří formulář; vždy odpovídá za obsah.

'''Autor''': Může předchystat formulář předkladateli vč. vložení dokumentů.

'''Dotčený útvar/dotčená osoba:''' Předkladatel s ním interně konzultoval smlouvu.

'''Dotčený útvar právníka/právník:''' Tvořil či připomínkoval smlouvu.

'''Příkazce operace a správce rozpočtu:''' Provádějí předběžnou kontrolu a po stránce věcné a finanční rozhodnou, zda se smlouva uzavře – předá k podpisu.

'''Sekretariát podepisujícího:''' Průběžně sleduje smlouvy prošlé schvalovacím procesem. Kompletuje a připravuje smlouvy k podpisu – listinné s košilkami hlavně.

'''Podepisující (R, D, ředitel):''' Smlouvu (ne)podepíše – právně jedná za UP. Substitut – podepisuje dle pověření určité smlouvy v zástupu za podepisujícího.

'''Klíčový uživatel:''' Vytváří záznam smlouvy v CES (ideálně z košilky).

'''Operátor Registru smluv:''' Znečitelňuje ve smlouvě pasáže v souladu se zákonem a uveřejní ji v RS.

'''Odpovědná osoba:''' Má na starost smlouvu po podpisu (často je jí předkladatel).

== '''CES a vazby na ERMS''' ==
=== Pojmy v ERMS a jejich souvislosti ===
[[Soubor:Ces-kos-34.png|střed]]

==== Digitální dokument ====

* je vždy '''originál'''.
* nepotřebuje '''žádnou papírovou''' verzi „pro jistotu“.
* musí mít '''smysluplný název''' odpovídající obsahu dokumentu.
* '''finální verze patří vždy do ERMS''', ne pouze na úložiště, cloud nebo do e-mailu.
* se předává standardními kanály: '''přes ERMS, datovou schránkou''', případně e-mailem (nejméně vhodné).
* který je odesílán ven jako právní jednání (úkon) instituce, musí mít (kvalifikovaný) '''elektronický podpis nebo pečeť.'''
* screenshot, scan nebo tisk dokumentu '''není''' digitální dokument (pokud se nám v takovém stavu vrátí dokument podepsaný druhou stranou, je třeba požadovat nápravu – buď digitální podpis nebo autorizovanou konverzi s analogovým podpisem).

=== Předkladatel / Autor a ERMS ===
Výsledkem celého procesu je '''spis v ERMS''' obsahující '''formulář''' (digitální dokument) a '''smlouvu''' (digitální nebo analogový dokument), případně další dokumenty. Zpracovatelem, tzn. '''držitelem''', tohoto spisu je '''autor''', pokud v Profilu spisu v CES nezvolí '''předkladatele'''. Není-li autor u předmětného formuláře autor ve hře, je jím Předkladatel.

Kdo drží '''v ERMS záznam''' o analogovém dokumentu, drží i odpovídající '''analogový dokument'''. Nelze ho mít umístěn u někoho jiného nebo na jiném útvaru (oddělení). '''Zpracovatel''' může v ERMS '''zpřístupnit''' spis k nahlížení nebo editaci i ostatním, např. '''klíčovému uživateli'''.

Dokumenty je třeba správně a včas '''vyřídit''' a spis následně uzavřít. '''Spis''' smlouvy lze '''uzavřít''' ve chvíli, kdy je smluvní vztah definitivně skončen a neočekává se vznik žádných dalších dokumentů (dodatek, reklamace, protokol o předání díla, atd.).

'''Zpracovatel''' se stará o to, aby k uzavření spisu ve správný čas došlo, a předává spis v ERMS na '''spisovnu'''. Správná evidence a postupy '''snižují riziko chyb i sankcí pro instituci''' a pomáhají udržet provoz '''bez zbytečné zátěže''' uzavřených agend. Pro pomoc nebo s dotazy je doporučeno '''vždy se obracet na spisovou službu.'''

=== Zpřístupnění spisu jiným uživatelům ERMS ===
V ERMS v menu vyberte položku '''Zpracovatel [1]''', následně přejděte na '''Spisy [2]''' a klikněte na '''Přehled spisů [3]'''.
[[Soubor:Ces-kos-35.png|střed]]
Vyberte požadovaný spis zaškrtnutím '''pole [1]''' v seznamu, poté vyberte '''ikonu [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-36.png|střed|911x911pixelů]]
V okně '''Zpřístupnit spis''' vyberte '''Přístup''' '''uživateli'''.
[[Soubor:Ces-kos-38.png|střed|841x841pixelů]]
V okně '''Výběr zaměstnance''' zvolíte položku '''Vyhledat zaměstnance'''. V okně '''Vyhledání zaměstnance''' napište jméno osoby a '''Vyhledat''', označte osobu v checkboxu a klikněte na '''Uložit''' (postup lze opakovat a přidávat tak osoby do okna Výběr zaměstnance). V okně '''Výběr zaměstnance''' označit osobu/y a '''Uložit.'''

V okně '''Udělení nového přístupu''' nastavit platnost od (dnes) do (lze nechat prázdné nebo přístup konkrétně omezit).
[[Soubor:Ces-kos-39.png|střed|377x377pixelů]]
Zvolte '''Povolit zatřízení do spisu''' (pro povolení spis editovat), případně nechat toto pole prázdné (pro povolení do spisu pouze nahlížet) a Uložte.
[[Soubor:Ces-kos-40.png|střed|397x397pixelů]]
V Přehledu spisů se u příslušného spisu ve sloupci '''Stav''' objevil symbol ikony zpřístupnění = Zpřístupněný spis. V okně '''Detail spisu''' v kartě ''Přístup'' lze vidět seznam uživatelů, kteří mají ke spisu přístup a s jakým oprávněním. Pomocí '''notifikace''' lze nastavit upozornění na udělení přístupu: '''Zpracovatel -> Další funkce -> Notifikace'''.

== '''Cesta formuláře (a smlouvy)''' ==
'''Formulář začínáte vytvářet v momentu, kdy již máte''' s ostatními smluvními stranami dohodnutu '''finální podobu smlouvy a víte, v jakém pořadí bude UP podepisovat a zda se bude uzavírat smlouva v listinné podobě''' ("na papíře") '''nebo v elektronické podobě''' s elektronickými podpisy všech smluvních stran (UP a jiní "veřejnoprávní podepisující" používají dle § 5 zákona č. 297/2016 Sb. o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, ve znění pozdějších předpisů vždy podpis kvalifikovaný; druhá strana z EU alespoň uznávaný). '''Současně už Vám musí být jasné, s kým vším jste reálně smlouvu konzultovali před finalizací''' (např. právní oddělení, EO apod.). Věnujte prosím opravdu významnou pozornost vyplnění polí s názvy "Žádáte o elektronický podpis rektora?" a "Podepisuje UP jako poslední?". Mají totiž vliv na chování následných procesů a chyba v jejich vyplnění může znamenat nesprávné nastavení workflow.

'''Všeobecně shrnutí procesu (''kurzivou, co probíhá u každé smlouvy''):'''

# ''Založení formuláře a odeslání ke schválení''
# Vyjádření dotčených útvarů
# ''Schvalování příkazcem operace a správcem rozpočtu''
# Schválení kvestorem, není-li správcem rozpočtu, v případě stavebních a přístrojových investic
# Schválení kancléřem, je-li potřeba souhlas správní rady
# ''Po kompletním schválení míří elektronický formulář (a smlouva) k podpisu rektora; v případě analogu musí být v listinné podobě doručena.''
# ''Podpis dokumentu v CES, jiném systému (vložení podepsaného originálu do systému), u analogového dokumentu na papíře nebo odmítnutí podpisu (či předání jinému podepisujícímu)''
# ''Elektronická smlouva jde po podpisu předkladateli/autorovi a přímo klíčovému uživateli, je-li UP posledním podepisujícím. Listinná smlouva se vrací fyzicky dle stejného klíče.''
# ''Nepodepisuje-li UP jako poslední, musí předkladatel/autor zajistit podpis dalších stran a následně předat finální dokument KU''
# ''Zavedení smlouvy do CES klíčovým uživatelem (krom výjimek).''
# ''Uveřejnění smlouvy v RS operátorem (krom výjimek).''

=== Doplňující informace ===
'''Předkladatel''' ('''pokud není autorem''') může formulář po vyplnění autorem doplnit či upravit a musí následně rozhodnout o odeslání formuláře do schvalovacího workflow. Vyjádření dotčených útvarů a dotčené osoby nemusí být součásti workflow, pokud v konkrétním případě neproběhla konzultace s nimi.

'''Souhlas „původního podepisujícího“ s podpisem smlouvy zástupcem podepisujícího (tzv. substitutem):'''

* Pokud na základě normy UP (typicky Statut UP, statut součásti UP, norma o pověření právním jednáním za UP) či dlouhodobého pověření jiného má podepisovat někdo jiný než vybraná podepisující osoba, vyberte jej z menu. Nejste-li si jistí, konzultujte s podepisující osobou nebo její kanceláří. Neslouží k vyplňování dočasných zástupů v nepřítomnosti - to v praxi řeší kancelář podepisujícího předáním smlouvy k podpisu dočasnému zástupci. Krátké odůvodnění doplňte na konci formuláře do pole Poznámka. Má-li podepisovat osoba jiná, než uvedená v této nabídce, nechte toto pole prázdné a poznamenejte to do pole Poznámka.
* Když se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, o jako podepisujícího vyplňte děkana a jako substituta vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu. Je dobré důvody uvést do pole Poznámka.

'''Formulář zamítnutý jedním ze schvalujících je zamítnut jako celek.''' Lze vytvořit kopii, provést potřebné opravy a odeslat jej znovu do schvalovacího procesu.

'''Formulář nedoporučený dotčeným útvarem vč. právníka''' postupuje dále do schvalovacího procesu a vyjádření dotčených útvarů jsou dostupná schvalovatelům i podepisujícímu.

=== Po podpisu ===
Po podpisu jde autorovi a předkladateli (klíčovému uživateli a OVZ, je-li relevantní) notifikace o tom, že smlouva byla podepsána.

Jde-li o smlouvu, kde UP podepisuje jako poslední, klíčový uživatel (po obdržení listinného originálu smlouvy u listinných smluv; po obdržení originálu elektronicky podepsané smlouvy, pokud není v systému) zavede smlouvu do CES.

Jde-li o smlouvu, kde UP nepodepisuje poslední, předkladatel (autor) zajistí podpis ostatních stran a originál smlouvy doručí klíčovému uživateli po podpisu ostatních stran.

== '''Vytváření formuláře žádosti o podpis (role autora / předkladatele)''' ==
'''Formulář začínáte vytvářet v momentu, kdy již máte s ostatními smluvními stranami dohodnutu finální podobu smlouvy a víte, v jakém pořadí bude UP podepisovat a zda se bude uzavírat smlouva v listinné podobě ("na papíře") nebo v elektronické podobě s elektronickými podpisy všech smluvních stran''' (UP a jiní "veřejnoprávní podepisující" dle § 5 zákona č. 297/2016 Sb. o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, ve znění pozdějších předpisů vždy použijí kvalifikovaný el. podpis; druhá strana z EU alespoň uznávaný)'''. Současně už Vám musí být jasné, s kým vším jste reálně smlouvu konzultovali před finalizací''' (např. právní oddělení, EO apod.)'''. Věnujte prosím opravdu významnou pozornost vyplnění polí s názvy ''"Žádáte o elektronický podpis rektora?"'' a ''"Podepisuje UP jako poslední?"''.''' Mají totiž vliv na chování následných procesů a chyba v jejich vyplnění může znamenat nesprávné workflow.

Přihlášení do aplikace CES a přihlašování zůstává stejné, jako to bylo doposud, tj. smlouvy.upol.cz a přihlašovací údaje stejné jako do Portálu. Pro tvorbu nového formuláře je potřeba vybrat sekci '''Formuláře žádosti o podpis – Nové [1].''' V sekci '''Formuláře žádosti o podpis - staré''' naleznete formuláře vytvořené v původní verzi aplikace.
[[Soubor:Ces-kos-01.png|střed|bezrámu|508x508pixelů]]
Každý formulář obsahuje informační bubliny, kde se nachází informace pro korektní vyplnění formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-00.png|střed|bezrámu|682x682pixelů]]

=== Provázání s ERMS ===
Odesláním formuláře do schvalovacího procesu vznikne automaticky spis v ERMS. Spis bude po odeslání obsahovat dokument, který bude označen pro export do ERMS (více naleznete níže). Spis bude po podpisu a zavedení záznamu smlouvy do CES obsahovat podepsaný soubor a formulář. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.

Pokud vám smlouva přišla k elektronickému podpisu e-mailem, pak nemusíte nic zakládat v ERMS, stačí takový soubor poté nahrát k formuláři ve spodní části obrazovky. Vyberete v menu Ne.
[[Soubor:Ces-kos-02.png|střed|bezrámu|554x554pixelů]]

==== Dokument smlouvy v ERMS neexistuje ====
Pokud ještě smlouva v elektronické spisové službě číslo nemá, vyberte variantu NE. Spis pro smlouvu bude v ERMS založen automaticky při odeslání formuláře ke schválení.

==== Dokument smlouvy v ERMS již existuje ====
Pokud již smlouva je zavedena v elektronické spisové službě, vyberte '''ANO''' a '''vyhledejte''' číslo dokumentu v '''tlačítkem [2] vpravo'''.
[[Soubor:Ces-kos-43.png|střed|bezrámu|737x737pixelů]]
Poté musíte vyberete, zda hledáte '''dokument, který je již ve spisu [2]''', nebo dokument je '''samostatný [2]'''. Dokumenty pak budou spárovány se zakládaným formulářem do jednoho spisu.
[[Soubor:Ces-kos-44.png|střed|bezrámu|608x608pixelů]]
Vyhledávání dokumentů je zatříděné věcnou skupinou, která patří přihlášenému uživateli. Vybraný dokument bude následně přiřazen do spisu, který vznikne v ERMS po odeslání formuláře do schvalovacího procesu. Alternativně lze hledat i dokumenty, které už jsou zatříděny ve spisech. Pak CES exportuje formulář a další dokumenty do tohoto spisu. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.

Při výběru dokumentu ve spisu nejprve vyberete spis.
[[Soubor:Ces-kos-45.png|střed|929x929pixelů]]
Následně vyberete dokument z tohoto spisu.
[[Soubor:Ces-kos-46.png|střed|925x925pixelů]]

Obrazovka s výběrem samostatného dokumentu:
[[Soubor:Ces-kos-47.png|střed|934x934pixelů]]

=== Smlouvu bude podepisovat ===
Vyberte, kdo bude smlouvu podepisovat. Pokud se jedná o případ, kdy děkan má pověřit rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, pak v sekci 1) vyplňte děkana a v sekci 2) vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

Podepisující mají nastavené za sebe pověřené osoby, které podepisují za primárního podepisujícího. Ty lze vybrat z nabídky na následujícím řádku formuláře.

=== Žádáte o elektronický podpis rektora ===
Pro elektronické podepsání vyberte „Ano". V případě smluv podepisovaných elektronickým podpisem podle příslušných právních předpisů s formulářem bude vždy putovat soubor s finálním zněním smlouvy určený k podpisu. Ten vložte ve formátu PDF (smlouva a všechny přílohy v jednom souboru) níže v sekci Dokumenty pro předběžnou kontrolu a označte jako „Toto podepsat“. Po podpisu za UP Vám přijde e-mail s odkazem, kde lze podepsaný soubor nalézt.

=== Možnost změny předkladatele ===
Nově je možné vytvořit formulář za jiného předkladatele. Stačí '''odebrat [1]''' své jméno.
[[Soubor:Ces-kos-03.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Následně vyberte z nabídky konkrétního předkladatele.
[[Soubor:Ces-kos-04.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]

Autor formuláře zůstane s formulářem provázán. Autor i předkladatel budou z CES dostávat notifikace týkající se formuláře. Vytvořený spis v ERMS bude defaultně patřit autorovi, nicméně toto je možné změnit ve spodní části obrazovky pod tlačítkem '''Profil spisu [1]'''.
[[Soubor:Ces-kos-30.png|střed|bezrámu|857x857pixelů]]
V profilu spisu pak naleznete tlačítko pro předání spisu předkladateli či autorovi.
[[Soubor:Ces-kos-37.png|střed|900x900pixelů]]

=== Vyjádření dotčených útvarů ===
Autor může vybrat dotčené osoby, kterým formulář předá k vyjádření. Vyplňujte vždy dle skutečnosti osoby, se kterými jste formulář opravdu konzultovali. Pokud jste formulář s nikým nekonzultovali, nemusíte nikoho označovat jako dotčenou osobu. Vyjadřující se osoby smlouvu k podpisu mohou doporučit nebo nedoporučit s vysvětlením, případně mohou přidat další dotčenou osobu do vyjadřovacího procesu. Po odeslání formuláře ke schválení může předkladatel a autor v případě potřeby v detailu formuláře měnit dotčené útvary.

Můžete vybrat buď osoby z UP, které si '''vyhledáte sami [1]''', případně vyberete '''dotčený útvar právníka [2]''' a následně vyberete právníka, se kterým jste smlouvu konzultovali. Nevybírejte tutéž osobu víckrát.
[[Soubor:Ces-kos-05.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

==== Změna dotčené osoby ====
Můžete především v případě nepřítomnosti takové osoby nahradit dotčenou osobu v detailu formuláře odeslaného k vyjádření pomocí zvýrazněného tlačítka na řádku se jménem dané osoby. Je povinné to zdůvodnit.
[[Soubor:Ces-kos-13.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

=== Řídící kontrola ===
V sekci řídící kontrola nastavujete '''zdroje a nákladová střediska nebo SPP prvky [1]''' relevantní pro předmětnou smlouvu. Zobrazení příkazci a správci budou následně formulář schvalovat. Lze využít našeptávání nebo podrobného vyhledávání SPP.

Oproti předchozí verzi formuláře je možnost zadat více NS či SPP a přibylo pole '''Finanční zdroj [2]'''. Pokud zdroj nezná autor ani předkladatel, musí jej vyplnit příkazce. V případě více nevyplněných zdrojů u více SPP / NSS doplňuje příkazce vždy jen ke svému SPP / NS. Zdroje se filtrují dle vybraného SPP či NS.
[[Soubor:Ces-kos-07.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]
SPP prvky lze vyhledávat i dle '''pokročilého vyhledávání [1]''', kde je možné vyhledávat dle příkazce, správce, NS, názvu a čísla SPP prvku.
[[Soubor:Ces-kos-08.png|střed|bezrámu|415x415pixelů]]
Součástí nastavení řídící kontroly je i volba, zda se jedná o '''stavební nebo přístrojovou investici''' a zda je potřeba '''Souhlas správní rady.''' Pokud vyberete Ano u ''investic'', pak formulář bude schvalovat i '''kvestor,''' není-li správcem rozpočtu ve výše vybrané řídicí kontrole. Pokud vyberete možnost Ano u ''souhlasu Správní rady UP'', pak formulář bude schvalovat navíc ještě '''kancléř''' z pozice jejího tajemníka.
[[Soubor:Ces-kos-09.png|střed|bezrámu|526x526pixelů]]

=== Dokumenty ===
Prostřednictvím dvou tlačítek níže nahrajte k formuláři dokumenty. Vždy je třeba pro řídicí kontrolu nahrát minimálně finální podobu smlouvy včetně všech příloh. V případě smluv podepisovaných elektronicky '''nahrajte pro řídicí kontrolu [3]''' i verzi smlouvy určenou k podpisu za UP.

Zakliknutí pole '''Zavést do ERMS [1]''' znamená, že se dokument uloží do spisové služby jako doklad proběhnuvší řídicí kontroly spolu s finální podobou tohoto formuláře. Export vybraného souboru do ERMS se provádí při odeslání ke schválení. Do ERMS se bude zavádět právě jeden takový dokument. '''Toto podepsat [2]''' – označuje se jen u elektronicky podepisovaných smluv.

'''Pomocný dokument [4]''' slouží pro vložení jiných dokumentů - případná vyjádření, podklady pro znečitelnění pasáží smlouvy apod.
[[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

==== Nový dokument k podpisu během schvalovacího procesu ====
Pokud obdržíte v průběhu schvalování nebo před podpisem dokument k podpisu (např. byl podepsán dalšími protistranami nebo došlo k jeho opravě aj.), můžete jej v detailu '''donahrát [1]''' a označit jej k podpisu. [[Soubor:Ces-kos-17.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
=== Odeslání ke schválení / Předání předkladateli ===
Rozpracovaný formulář si uložte tlačítkem '''Přidat'''. Připravený formulář buď '''odešlete ke schválení''', jste-li autorem a předkladatelem zároveň.

Pokud je předkladatel někdo jiný, musíte formulář předkladateli nejprve '''předat [1]'''. Ten následně formulář najde v přehledu formulářů, popř. nalezne odkaz v notifikačním e-mailu.
[[Soubor:Ces-kos-12.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

=== Stav schvalování ===
Každý uživatel může jednoduše několika způsoby zjistit, v jakém stavu se jeho formulář nachází. Jedním způsobem je ikona v přehledu formulářů, kde stav symbolizuje '''ikona [1]''' v levé části tabulky. Pod tabulkou je jednoduchá stavová legenda. Přesnější informace nalezne uživatel v '''detailu [2]''' formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-28.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Ve spodní části detailu formuláře je dostupný náhled na to, kdo již schválil a na koho se ještě se schválením čeká.
[[Soubor:Ces-kos-29.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Elektronický podepsaný dokument ===
Po podpisu naleznete podepsaný dokument v detailu formuláře s prefixem ''Signed''. Dokument si můžete uložit kliknutím pravým tlačítkem myši -> Uložit cíl jako.
[[Soubor:Ces-kos-33.png|střed]]

=== Nahrání kompletně podepsaného dokumentu ===
Pokud UP nepodepisuje jako poslední, pak je potřeba nahrát elektronicky podepsaný dokument podepsaný všemi stranami do CES. To můžete udělat v roli předkladatele či autora v detailu formuláře. V sekci Dokumenty z pozdějších fází naleznete tlačítko Nahrát podepsaný soubor. Nahrajete kompletně podepsaný soubor.

Po nahrání kliknete na Uzamknout práci s dokumenty. Tímto předáte formulář klíčovému uživateli a ten bude informován o tom, že může založit záznam smlouvy z vašeho formuláře.

== '''Vyjádření dotčených útvarů - role dotčené osoby / právníka''' ==
Informace s žádostí o vyjádření se ke smlouvě obdrží dotčená osoba pomocí e-mailové notifikace, která obsahuje odkaz, kde se lze vyjádřit.

=== Přehled formulářů ===
Veškeré formuláře k vyjádření nalezne v příslušné sekci '''K vyjádření [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-14.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu, které se nachází na konci formuláře.

==== Přidání dotčené osoby ====
V sekci III. Vyjádření dotčených útvarů můžete '''přidat další dotčenou osobu [1]''' pro vyjádření k formuláři, uznáte-li za nutné či vhodné, aby formulář viděl někdo další (zpravidla participoval na připomínkování smlouvy).
[[Soubor:Ces-kos-15.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

==== Vyjádření ====
Tlačítka pro doporučení – nedoporučení jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře (nad nimi naleznete box s informací, co vaše vyjádření znamená). U volby nedoporučit je komentář k vyjádření povinný. Komentář k doporučení či nedoporučení se následně zobrazuje dalším vyjadřujícím se, předkladateli, autorovi i schvalovatelům a podepisujícím.
[[Soubor:Ces-kos-16.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== '''Schvalování - role příkazce, správce, kvestora a kancléře''' ==
Na novou smlouvu (formulář) ke schválení je schvalující upozorněn notifikačním e-mailem. Schvalovatelé mohou smlouvu schválit, či zamítnout. Zamítnutím jedním ze schvalovatelů se schvalovací proces ukončí. Ke schvalovatelům se buď formulář dostane po vyjádření dotčených útvarů, případně rovnou, nejsou-li do vyjadřovacího procesu dotčené útvary zapojeny.

=== Přehled formulářů ===
Formuláře ke schválení se nachází v sekci '''Ke Schválení [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2].'''
[[Soubor:Ces-kos-18.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro schválení potřebujete. Součástí jsou nahrané dokumenty pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře. Rovněž jsou zde dostupná i vyjádření dotčených osob, byly-li součástí vyjadřovacího procesu, a předchozích schvalovatelů.
[[Soubor:Ces-kos-31.png|střed|bezrámu|605x605pixelů]]

==== Schvalování ====
Tlačítka pro '''schválení – zamítnutí [1]''' jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře včetně informace, co schválení znamená. U volby zamítnout je komentář k vyjádření povinný. Komentář ke schválení či zamítnutí se následně zobrazuje autorovi, předkladateli, schvalovatelům a podepisujícím (byla-li smlouva schválena).
[[Soubor:Ces-kos-19.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== '''Podepisování - role rektor, děkan, ředitel, osoba oprávněná podpisu''' ==

Uživatelé oprávněni k podepisování mají v aplikaci k dispozici sekci pro podepisování - jedna z nich je pro '''analogové podpisy [1]''', druhá pro '''elektronické podpisy [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-32.png|střed|bezrámu|663x663pixelů]]

=== Analogové podpisy ===
Analogové dokumenty se podepisují v listinné podobě a v aplikaci se jen provede záznam o zkontrolování a podepsání příslušného dokumentu. V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje všechna předchozí '''vyjádření''' (a schválení) '''[1]''', ovládací tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na '''detail formuláře''' '''[1]'''.

Analogové dokumenty se označují tlačítkem '''Zkontrolováno [2]''', když fyzicky dorazí k podpisu a jsou zkontrolovány (spárovány s formulářem). Pokud je v pořadí více dokumentů, je možné je nejprve označit za zkontrolované a následně je hromadně či po jednom označit jako podepsané, jakmile jsou fyzicky podepsané.
[[Soubor:Ces-kos-25.png|střed|805x805pixelů]]
Jakmile je formulář označen jako zkontrolovaný, pak je možné smlouvu '''označit za podepsanou [4]''', byl-li již podepsaný v listinné podobě. Zkontrolované formuláře je možné označovat '''jednotlivě [1]''' k hromadnému podpisu, lze označit i '''vše [2]''' zkontrolováno k hromadnému '''označení za podepsané [3].'''
[[Soubor:Ces-kos-27.png|střed|857x857pixelů]]
Pod tlačítkem '''Další [1]''' je možnost '''změnit''' '''podepisujícího [2]''', v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, nebo zvolit stav '''Odmítám podepsat [3]''',
[[Soubor:Ces-kos-26.png|střed]]

=== Elektronické podpisy ===

V přehledu formulářů k '''elektronickému podpisu [1]''' lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládací tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na '''detail [2]''' formuláře. Jsou-li dostupné komentáře dotčených osob či schvalujících, budou zde rovněž zobrazeny.

Digitální dokumenty se '''označují''' stejně jako u analogu označují za zkontrolované tlačítkem '''Zkontrolováno [3]'''. Nemusí se čekat, až fyzicky dorazí a mohou být rovnou podepsány. Podepisuje se v nástroji REMSIG. Stejně jako u analogových formulářů je možné označit jednotlivé formuláře za zkontrolované a poté je hromadně podepsat.
[[Soubor:Ces-kos-20.png|střed|bezrámu|888x888pixelů]]

Můžete podepsat '''jednotlivé soubory [4],''' ale i můžete '''označit po jednotlivých kusech [1],''' můžete '''označit [2]''' všechny zkontrolované soubory k podpisu a následně je '''hromadně podepsat [3]'''.
[[Soubor:Ces-kos-22.png|střed|910x910pixelů]]
Pod tlačítkem další je možnost označit formulář stav '''Odmítám podepsat [4]''', či '''změnit podepisujícího [1]''', v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného. Je možné '''donahrát [3]''' aktuální verzi dokumentu k podpisu, je-li vám například doručen podepsaný všemi stranami jinou cestou, např. e-mailem. Případně je možné nahrát již '''podepsaný dokument v jiném systému [3] - např. Docusign'''. Timto bude formulář zároveň označen jako podepsaný a podepsaný soubor bude dostupný klíčovému uživateli a předkladateli v detailu formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-21.png|střed]]

==== REMSIG ====
V případě, že podepisující vidí záložku '''REMSIG [1]''', pak je to z toho důvodu, aby viděli, co už bylo jimi odesláno do Remsigu, ale tam to z nějakého důvodu nepodepsali.
[[Soubor:Ces-kos-23.png|střed]]
Poté pod záložkou REMSIG uvidíte přehled čekajících dokumentů k podpisu. Pro podpis klikněte na tlačítko '''Remsig'''.
[[Soubor:Ces-kos-24.png|střed|849x849pixelů]]

=== Kancelář podepisujícího ===
Jste-li v roli podepisující osoby (včetně tzv. zastupujícího podepisujícího), pak máte v menu k dispozici položku '''Kancelář podepisujícího [1]'''. Zde si můžete spravovat osoby, které jsou aktuálně součástí vaší kanceláře a připravují vám podklady k podpisu. Osoby již existující můžete '''odebrat [2]''', následně '''přidáte nové [3]''' a na konci editace vše '''uložíte [4]'''.
[[Soubor:Ces-kos-41.png|střed|837x837pixelů]]
Přidávání nové osoby probíhá jednoduchým zadáním jména do vyhledávacího pole a následným vybráním jména myší. Poté přiřadíte nabízený útvar a potvrdíte výběr.
[[Soubor:Ces-kos-42.png|střed]]

== '''Asistent/ka podepisujícího''' ==
Delegovaní asistenti mají v aplikaci k dispozici identické prostředí jako podepisující. Mohou formuláře / smlouvy označovat jako zkontrolované. V případě, že analogové smlouvy byly podepsány, mohou je označovat za podepsané. Elektronicky podepisované smlouvy nemohou za podepisující označovat za podepsané - jedinou výjimkou je nahrání dokumentu podepsaného v jiném systému. Pro informace k sekcím k podpisu, prosím, pročtěte si sekci výše. Pochopitelně nemohou smlouvy podepisovat.

== '''Založení záznamu smlouvy - klíčový uživatel''' ==
KU obdrží po podpisu notifikaci, že byla podepsána smlouva, v případě, že UP podepisuje poslední. KU obdrží notifikaci, nahraje-li autor/předkladatel smlouvu podepsanou všemi stranami do detailu formuláře žádosti o podpis v případě, kdy UP nepodepisuje poslední. V notifikaci je odkaz na předmětný formulář a informace o předkladateli a formuláři. V detailu formuláře je v jeho horní části uvedeno číslo formuláře. KU vyhledá příslušný formulář v CES. Po kliknutí na záložku Formuláře žádosti o podpis - Nové se zobrazí přehled formulářů a také vyhledávací pole, která umožňují vyhledání konkrétního formuláře. Po zadání čísla formuláře do pole Hledat a klepnutí na klávesu Enter se vyhledá příslušný formulář. Kliknutím na ikonku s tužkou či na název formuláře se otevře okno Úprava formuláře. V dolní části okna formuláře klikne KU na tlačítko Vytvořit záznam smlouvy. Další postup u záznamu smlouvy je v [https://smlouvy.upol.cz/Content/Metodika_smlouvy_CES_29.05.2022.pdf metodice k CES].

== Exporty do ERMS ==

=== Formulář k analogově podepisované smlouvě ===

* Po založení formuláře vznikne v ERMS spis s dokumenty
* Exportuje se nahraná hlavní komponenta (sken smlouvy pro předběžnou kontrolu) a vytvoří se záznam o analogovém dokumentu (smlouva podepsaná všemi stranami)
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Po podepsání se exportuje pdf formuláře

=== Formulář k elektronicky podepisované smlouvě ===

* Po vytvoření formuláře vznikne spis s dokumentem – hlavní komponentou (soubor smlouvy určený k předběžné kontrole)
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Podepsaný soubor se exportuje po založení záznamu smlouvy

== Elektronické podpisy ==

* Ideálně jeden PDF soubor se všemi součástmi (přílohami) smlouvy
* Nic netisknout, neskenovat, nedělat v malování apod.
* Konverze – jediná správná na poště (CzechPointu); nikoli ta v ERMS!
* UP musí mít kvalifikovaný podpis – vizte <nowiki>https://cvt.upol.cz/certifikaty/</nowiki>
* Kontrolujte předchozí el. podpisy a především ten svůj (za UP) v panelu podpisů (nikoli obrázek na dokumentu)
* Elektronický podpis nemusí být vidět na tisku ani v obrazu souboru – rozhodující jsou „metadata“ v souboru PDF – tam naleznete i jeho datum
* Panel podpisu; přes pravé tlačítko – vydavatel, zámeček eIDAS, validovat, vlastnosti podpisu
* Celkem jasné v EU, jinde s otazníkem

CES - formulář žádosti o podpis

2026-07-22T06:23:05Z

Babuto00: /* Dokument smlouvy v ERMS již existuje */

Následující text má za cíl pokrýt informace týkající se správy, tvorby formuláře žádosti o podpis smlouvy (dodatku) v elektronické podobě, která byla nasazena do pilotního provozu na RUP UP v únoru 2026. Postup vytvoření formuláře v CES v souladu s novou vnitřní normou '''R-B-22/09 – Řád předkládání smluv k podpisu rektora UP''' a v návaznosti na vnitřní normu '''R-B-22/08 – CES a registr smluv''', ve znění pozdějších novel. Obě normy jsou účinné od června 2022 a nyní ještě doznají změn. '''Aplikace CES je dostupná pouze přes síť UP, nebo přes VPN.''' Pro formulář se vžilo hovorové označení "košilka". Co, se zde uvádí, v zásadě totožně platí pro dodatky smluv, dohody o ukončení závazku, odstoupení od smlouvy, výpovědi smlouvy apod. a s výjimkami pro dodavatelské objednávky a akceptace; v omezeném rozsahu pro objednávky a akceptace odběratelské.

== '''Vysvětlení názvosloví''' ==
=== Registr smluv x CES ===
'''CES''' je interní databází UP, která slouží primárně jejím zaměstnancům. Její fungování a podrobnosti upravuje stejnojmenná norma UP. Je zde uložena naprostá většina smluv UP uzavřených s výjimkami dle zmíněné normy včetně většího množství metadat než je v RS. Záznamy smluv vytvářejí a editují na UP tzv. klíčoví uživatelé. Dá se v nich i solidně vyhledávat a filtrovat na odkazu '''smlouvy.upol.cz''' Obsahuje pro vybrané uživatele i kompletní znění smluv. (bez znečitelnění některých pasáží pro RS). K uložení dokumentů však správně slouží spisová služba ERMS.

'''Registr smluv (RS)''' je naproti tomu veřejně přístupná databáze, kam mají povinnost některé subjekty (mezi nimi i UP) vkládat jimi uzavřené smlouvy při dodržení podmínek nastavených v zákoně č. 340/2015 Sb., o registru smluv, ve znění pozdějších přepisů. Nejsou tam úplně všechny UP uzavřené smlouvy ani všechny smlouvy evidované v CES, ale dostane se tam i veřejnost. Znění smluv je v zákonem stanoveném rozsahu znečitelněno. RS spravovalo Ministerstvo vnitra ČR (nyní Dig. a inf. agentura) a je dostupný na webových stránkách [https://smlouvy.gov.cz/vyhledavani smlouvy.gov.cz/vyhledavani]. Na UP zajišťuje pouze operátor(ky) z Právního oddělení UP.

=== Kdo je kdo (v normách, v CES a hlavně v praxi)? ===
Ne všichni v procesu (na formuláři) u každé smlouvy jsou, ale někteří zaměstnanci se mohou i u téže smlouvy vyskytovat ve více pozicích. '''Musí to odpovídat realitě: byli-li nebo mají-li být zapojeni, musí být na košilce.'''

'''Předkladatel:''' Komunikuje se smluvní stranou, s dotčenými útvary. Měl by před podpisem o smlouvě vědět nejvíc. Zpravidla vytváří formulář; vždy odpovídá za obsah.

'''Autor''': Může předchystat formulář předkladateli vč. vložení dokumentů.

'''Dotčený útvar/dotčená osoba:''' Předkladatel s ním interně konzultoval smlouvu.

'''Dotčený útvar právníka/právník:''' Tvořil či připomínkoval smlouvu.

'''Příkazce operace a správce rozpočtu:''' Provádějí předběžnou kontrolu a po stránce věcné a finanční rozhodnou, zda se smlouva uzavře – předá k podpisu.

'''Sekretariát podepisujícího:''' Průběžně sleduje smlouvy prošlé schvalovacím procesem. Kompletuje a připravuje smlouvy k podpisu – listinné s košilkami hlavně.

'''Podepisující (R, D, ředitel):''' Smlouvu (ne)podepíše – právně jedná za UP. Substitut – podepisuje dle pověření určité smlouvy v zástupu za podepisujícího.

'''Klíčový uživatel:''' Vytváří záznam smlouvy v CES (ideálně z košilky).

'''Operátor Registru smluv:''' Znečitelňuje ve smlouvě pasáže v souladu se zákonem a uveřejní ji v RS.

'''Odpovědná osoba:''' Má na starost smlouvu po podpisu (často je jí předkladatel).

== '''CES a vazby na ERMS''' ==
=== Pojmy v ERMS a jejich souvislosti ===
[[Soubor:Ces-kos-34.png|střed]]

==== Digitální dokument ====

* je vždy '''originál'''.
* nepotřebuje '''žádnou papírovou''' verzi „pro jistotu“.
* musí mít '''smysluplný název''' odpovídající obsahu dokumentu.
* '''finální verze patří vždy do ERMS''', ne pouze na úložiště, cloud nebo do e-mailu.
* se předává standardními kanály: '''přes ERMS, datovou schránkou''', případně e-mailem (nejméně vhodné).
* který je odesílán ven jako právní jednání (úkon) instituce, musí mít (kvalifikovaný) '''elektronický podpis nebo pečeť.'''
* screenshot, scan nebo tisk dokumentu '''není''' digitální dokument (pokud se nám v takovém stavu vrátí dokument podepsaný druhou stranou, je třeba požadovat nápravu – buď digitální podpis nebo autorizovanou konverzi s analogovým podpisem).

=== Předkladatel / Autor a ERMS ===
Výsledkem celého procesu je '''spis v ERMS''' obsahující '''formulář''' (digitální dokument) a '''smlouvu''' (digitální nebo analogový dokument), případně další dokumenty. Zpracovatelem, tzn. '''držitelem''', tohoto spisu je '''autor''', pokud v Profilu spisu v CES nezvolí '''předkladatele'''. Není-li autor u předmětného formuláře autor ve hře, je jím Předkladatel.

Kdo drží '''v ERMS záznam''' o analogovém dokumentu, drží i odpovídající '''analogový dokument'''. Nelze ho mít umístěn u někoho jiného nebo na jiném útvaru (oddělení). '''Zpracovatel''' může v ERMS '''zpřístupnit''' spis k nahlížení nebo editaci i ostatním, např. '''klíčovému uživateli'''.

Dokumenty je třeba správně a včas '''vyřídit''' a spis následně uzavřít. '''Spis''' smlouvy lze '''uzavřít''' ve chvíli, kdy je smluvní vztah definitivně skončen a neočekává se vznik žádných dalších dokumentů (dodatek, reklamace, protokol o předání díla, atd.).

'''Zpracovatel''' se stará o to, aby k uzavření spisu ve správný čas došlo, a předává spis v ERMS na '''spisovnu'''. Správná evidence a postupy '''snižují riziko chyb i sankcí pro instituci''' a pomáhají udržet provoz '''bez zbytečné zátěže''' uzavřených agend. Pro pomoc nebo s dotazy je doporučeno '''vždy se obracet na spisovou službu.'''

=== Zpřístupnění spisu jiným uživatelům ERMS ===
V ERMS v menu vyberte položku '''Zpracovatel [1]''', následně přejděte na '''Spisy [2]''' a klikněte na '''Přehled spisů [3]'''.
[[Soubor:Ces-kos-35.png|střed]]
Vyberte požadovaný spis zaškrtnutím '''pole [1]''' v seznamu, poté vyberte '''ikonu [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-36.png|střed|911x911pixelů]]
V okně '''Zpřístupnit spis''' vyberte '''Přístup''' '''uživateli'''.
[[Soubor:Ces-kos-38.png|střed|841x841pixelů]]
V okně '''Výběr zaměstnance''' zvolíte položku '''Vyhledat zaměstnance'''. V okně '''Vyhledání zaměstnance''' napište jméno osoby a '''Vyhledat''', označte osobu v checkboxu a klikněte na '''Uložit''' (postup lze opakovat a přidávat tak osoby do okna Výběr zaměstnance). V okně '''Výběr zaměstnance''' označit osobu/y a '''Uložit.'''

V okně '''Udělení nového přístupu''' nastavit platnost od (dnes) do (lze nechat prázdné nebo přístup konkrétně omezit).
[[Soubor:Ces-kos-39.png|střed|377x377pixelů]]
Zvolte '''Povolit zatřízení do spisu''' (pro povolení spis editovat), případně nechat toto pole prázdné (pro povolení do spisu pouze nahlížet) a Uložte.
[[Soubor:Ces-kos-40.png|střed|397x397pixelů]]
V Přehledu spisů se u příslušného spisu ve sloupci '''Stav''' objevil symbol ikony zpřístupnění = Zpřístupněný spis. V okně '''Detail spisu''' v kartě ''Přístup'' lze vidět seznam uživatelů, kteří mají ke spisu přístup a s jakým oprávněním. Pomocí '''notifikace''' lze nastavit upozornění na udělení přístupu: '''Zpracovatel -> Další funkce -> Notifikace'''.

== '''Cesta formuláře (a smlouvy)''' ==
'''Formulář začínáte vytvářet v momentu, kdy již máte''' s ostatními smluvními stranami dohodnutu '''finální podobu smlouvy a víte, v jakém pořadí bude UP podepisovat a zda se bude uzavírat smlouva v listinné podobě''' ("na papíře") '''nebo v elektronické podobě''' s elektronickými podpisy všech smluvních stran (UP a jiní "veřejnoprávní podepisující" používají dle § 5 zákona č. 297/2016 Sb. o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, ve znění pozdějších předpisů vždy podpis kvalifikovaný; druhá strana z EU alespoň uznávaný). '''Současně už Vám musí být jasné, s kým vším jste reálně smlouvu konzultovali před finalizací''' (např. právní oddělení, EO apod.). Věnujte prosím opravdu významnou pozornost vyplnění polí s názvy "Žádáte o elektronický podpis rektora?" a "Podepisuje UP jako poslední?". Mají totiž vliv na chování následných procesů a chyba v jejich vyplnění může znamenat nesprávné nastavení workflow.

'''Všeobecně shrnutí procesu (''kurzivou, co probíhá u každé smlouvy''):'''

# ''Založení formuláře a odeslání ke schválení''
# Vyjádření dotčených útvarů
# ''Schvalování příkazcem operace a správcem rozpočtu''
# Schválení kvestorem, není-li správcem rozpočtu, v případě stavebních a přístrojových investic
# Schválení kancléřem, je-li potřeba souhlas správní rady
# ''Po kompletním schválení míří elektronický formulář (a smlouva) k podpisu rektora; v případě analogu musí být v listinné podobě doručena.''
# ''Podpis dokumentu v CES, jiném systému (vložení podepsaného originálu do systému), u analogového dokumentu na papíře nebo odmítnutí podpisu (či předání jinému podepisujícímu)''
# ''Elektronická smlouva jde po podpisu předkladateli/autorovi a přímo klíčovému uživateli, je-li UP posledním podepisujícím. Listinná smlouva se vrací fyzicky dle stejného klíče.''
# ''Nepodepisuje-li UP jako poslední, musí předkladatel/autor zajistit podpis dalších stran a následně předat finální dokument KU''
# ''Zavedení smlouvy do CES klíčovým uživatelem (krom výjimek).''
# ''Uveřejnění smlouvy v RS operátorem (krom výjimek).''

=== Doplňující informace ===
'''Předkladatel''' ('''pokud není autorem''') může formulář po vyplnění autorem doplnit či upravit a musí následně rozhodnout o odeslání formuláře do schvalovacího workflow. Vyjádření dotčených útvarů a dotčené osoby nemusí být součásti workflow, pokud v konkrétním případě neproběhla konzultace s nimi.

'''Souhlas „původního podepisujícího“ s podpisem smlouvy zástupcem podepisujícího (tzv. substitutem):'''

* Pokud na základě normy UP (typicky Statut UP, statut součásti UP, norma o pověření právním jednáním za UP) či dlouhodobého pověření jiného má podepisovat někdo jiný než vybraná podepisující osoba, vyberte jej z menu. Nejste-li si jistí, konzultujte s podepisující osobou nebo její kanceláří. Neslouží k vyplňování dočasných zástupů v nepřítomnosti - to v praxi řeší kancelář podepisujícího předáním smlouvy k podpisu dočasnému zástupci. Krátké odůvodnění doplňte na konci formuláře do pole Poznámka. Má-li podepisovat osoba jiná, než uvedená v této nabídce, nechte toto pole prázdné a poznamenejte to do pole Poznámka.
* Když se jedná o případ, kdy děkan pověří rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, o jako podepisujícího vyplňte děkana a jako substituta vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu. Je dobré důvody uvést do pole Poznámka.

'''Formulář zamítnutý jedním ze schvalujících je zamítnut jako celek.''' Lze vytvořit kopii, provést potřebné opravy a odeslat jej znovu do schvalovacího procesu.

'''Formulář nedoporučený dotčeným útvarem vč. právníka''' postupuje dále do schvalovacího procesu a vyjádření dotčených útvarů jsou dostupná schvalovatelům i podepisujícímu.

=== Po podpisu ===
Po podpisu jde autorovi a předkladateli (klíčovému uživateli a OVZ, je-li relevantní) notifikace o tom, že smlouva byla podepsána.

Jde-li o smlouvu, kde UP podepisuje jako poslední, klíčový uživatel (po obdržení listinného originálu smlouvy u listinných smluv; po obdržení originálu elektronicky podepsané smlouvy, pokud není v systému) zavede smlouvu do CES.

Jde-li o smlouvu, kde UP nepodepisuje poslední, předkladatel (autor) zajistí podpis ostatních stran a originál smlouvy doručí klíčovému uživateli po podpisu ostatních stran.

== '''Vytváření formuláře žádosti o podpis (role autora / předkladatele)''' ==
'''Formulář začínáte vytvářet v momentu, kdy již máte s ostatními smluvními stranami dohodnutu finální podobu smlouvy a víte, v jakém pořadí bude UP podepisovat a zda se bude uzavírat smlouva v listinné podobě ("na papíře") nebo v elektronické podobě s elektronickými podpisy všech smluvních stran''' (UP a jiní "veřejnoprávní podepisující" dle § 5 zákona č. 297/2016 Sb. o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, ve znění pozdějších předpisů vždy použijí kvalifikovaný el. podpis; druhá strana z EU alespoň uznávaný)'''. Současně už Vám musí být jasné, s kým vším jste reálně smlouvu konzultovali před finalizací''' (např. právní oddělení, EO apod.)'''. Věnujte prosím opravdu významnou pozornost vyplnění polí s názvy ''"Žádáte o elektronický podpis rektora?"'' a ''"Podepisuje UP jako poslední?"''.''' Mají totiž vliv na chování následných procesů a chyba v jejich vyplnění může znamenat nesprávné workflow.

Přihlášení do aplikace CES a přihlašování zůstává stejné, jako to bylo doposud, tj. smlouvy.upol.cz a přihlašovací údaje stejné jako do Portálu. Pro tvorbu nového formuláře je potřeba vybrat sekci '''Formuláře žádosti o podpis – Nové [1].''' V sekci '''Formuláře žádosti o podpis - staré''' naleznete formuláře vytvořené v původní verzi aplikace.
[[Soubor:Ces-kos-01.png|střed|bezrámu|508x508pixelů]]
Každý formulář obsahuje informační bubliny, kde se nachází informace pro korektní vyplnění formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-00.png|střed|bezrámu|682x682pixelů]]

=== Provázání s ERMS ===
Odesláním formuláře do schvalovacího procesu vznikne automaticky spis v ERMS. Spis bude po odeslání obsahovat dokument, který bude označen pro export do ERMS (více naleznete níže). Spis bude po podpisu a zavedení záznamu smlouvy do CES obsahovat podepsaný soubor a formulář. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.

Pokud vám smlouva přišla k elektronickému podpisu e-mailem, pak nemusíte nic zakládat v ERMS, stačí takový soubor poté nahrát k formuláři ve spodní části obrazovky. Vyberete v menu Ne.
[[Soubor:Ces-kos-02.png|střed|bezrámu|554x554pixelů]]

==== Dokument smlouvy v ERMS neexistuje ====
Pokud ještě smlouva v elektronické spisové službě číslo nemá, vyberte variantu NE. Spis pro smlouvu bude v ERMS založen automaticky při odeslání formuláře ke schválení.

==== Dokument smlouvy v ERMS již existuje ====
Pokud již smlouva je zavedena v elektronické spisové službě, vyberte '''ANO''' a '''vyhledejte''' číslo dokumentu v '''tlačítkem [2] vpravo'''.
[[Soubor:Ces-kos-43.png|střed|bezrámu|737x737pixelů]]
Poté musíte vyberete, zda hledáte '''dokument, který je již ve spisu [2]''', nebo dokument je '''samostatný [2]'''. Dokumenty pak budou spárovány se zakládaným formulářem do jednoho spisu.
[[Soubor:Ces-kos-44.png|střed|bezrámu|608x608pixelů]]
Vyhledávání dokumentů je zatříděné věcnou skupinou, která patří přihlášenému uživateli. Vybraný dokument bude následně přiřazen do spisu, který vznikne v ERMS po odeslání formuláře do schvalovacího procesu. Alternativně lze hledat i dokumenty, které už jsou zatříděny ve spisech. Pak CES exportuje formulář a další dokumenty do tohoto spisu. Do spisové služby budou převedeny také vybrané dokumenty přiložené k formuláři níže v sekci Dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu.

Při výběru dokumentu ve spisu nejprve vyberete spis.
[[Soubor:Ces-kos-45.png|střed|929x929pixelů]]
Následně vyberete dokument z tohoto spisu.
[[Soubor:Ces-kos-46.png|střed|925x925pixelů]]

Obrazovka s výběrem samostatného dokumentu:
[[Soubor:Ces-kos-47.png|střed|934x934pixelů]]

=== Smlouvu bude podepisovat ===
Vyberte, kdo bude smlouvu podepisovat. Podepisující mají nastavené za sebe pověřené osoby, které podepisují za primárního podepisujícího. Ty lze vybrat z nabídky na následujícím řádku formuláře. Pokud se jedná o případ, kdy děkan má pověřit rektora podpisem smlouvy, kterou by jinak podle zákona o vysokých školách nebo Statutu UP měl podepisovat děkan, pak v sekci 1) vyplňte děkana a v sekci 2) vyberte rektora. To platí i v případě, kdy je sporné, kdo má správně smlouvu podepisovat. Děkan dostane možnost trvat na svém podpisu.

=== Žádáte o elektronický podpis rektora ===
Pro elektronické podepsání vyberte „Ano". V případě smluv podepisovaných elektronickým podpisem podle příslušných právních předpisů s formulářem bude vždy putovat soubor s finálním zněním smlouvy určený k podpisu. Ten vložte ve formátu PDF (smlouva a všechny přílohy v jednom souboru) níže v sekci Dokumenty pro předběžnou kontrolu a označte jako „Toto podepsat“. Po podpisu za UP Vám přijde e-mail s odkazem, kde lze podepsaný soubor nalézt.

=== Možnost změny předkladatele ===
Nově je možné vytvořit formulář za jiného předkladatele. Stačí '''odebrat [1]''' své jméno.
[[Soubor:Ces-kos-03.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]
Následně vyberte z nabídky konkrétního předkladatele.
[[Soubor:Ces-kos-04.png|střed|bezrámu|493x493pixelů]]

Autor formuláře zůstane s formulářem provázán. Autor i předkladatel budou z CES dostávat notifikace týkající se formuláře. Vytvořený spis v ERMS bude defaultně patřit autorovi, nicméně toto je možné změnit ve spodní části obrazovky pod tlačítkem '''Profil spisu [1]'''.
[[Soubor:Ces-kos-30.png|střed|bezrámu|857x857pixelů]]
V profilu spisu pak naleznete tlačítko pro předání spisu předkladateli či autorovi.
[[Soubor:Ces-kos-37.png|střed|900x900pixelů]]

=== Vyjádření dotčených útvarů ===
Autor může vybrat dotčené osoby, kterým formulář předá k vyjádření. Vyplňujte vždy dle skutečnosti osoby, se kterými jste formulář opravdu konzultovali. Pokud jste formulář s nikým nekonzultovali, nemusíte nikoho označovat jako dotčenou osobu. Vyjadřující se osoby smlouvu k podpisu mohou doporučit nebo nedoporučit s vysvětlením, případně mohou přidat další dotčenou osobu do vyjadřovacího procesu. Po odeslání formuláře ke schválení může předkladatel a autor v případě potřeby v detailu formuláře měnit dotčené útvary.

Můžete vybrat buď osoby z UP, které si '''vyhledáte sami [1]''', případně vyberete '''dotčený útvar právníka [2]''' a následně vyberete právníka, se kterým jste smlouvu konzultovali. Nevybírejte tutéž osobu víckrát.
[[Soubor:Ces-kos-05.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

==== Změna dotčené osoby ====
Můžete především v případě nepřítomnosti takové osoby nahradit dotčenou osobu v detailu formuláře odeslaného k vyjádření pomocí zvýrazněného tlačítka na řádku se jménem dané osoby. Je povinné to zdůvodnit.
[[Soubor:Ces-kos-13.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]

=== Řídící kontrola ===
V sekci řídící kontrola nastavujete '''zdroje a nákladová střediska nebo SPP prvky [1]''' relevantní pro předmětnou smlouvu. Zobrazení příkazci a správci budou následně formulář schvalovat. Lze využít našeptávání nebo podrobného vyhledávání SPP.

Oproti předchozí verzi formuláře je možnost zadat více NS či SPP a přibylo pole '''Finanční zdroj [2]'''. Pokud zdroj nezná autor ani předkladatel, musí jej vyplnit příkazce. V případě více nevyplněných zdrojů u více SPP / NSS doplňuje příkazce vždy jen ke svému SPP / NS. Zdroje se filtrují dle vybraného SPP či NS.
[[Soubor:Ces-kos-07.png|střed|bezrámu|845x845pixelů]]
SPP prvky lze vyhledávat i dle '''pokročilého vyhledávání [1]''', kde je možné vyhledávat dle příkazce, správce, NS, názvu a čísla SPP prvku.
[[Soubor:Ces-kos-08.png|střed|bezrámu|415x415pixelů]]
Součástí nastavení řídící kontroly je i volba, zda se jedná o '''stavební nebo přístrojovou investici''' a zda je potřeba '''Souhlas správní rady.''' Pokud vyberete Ano u ''investic'', pak formulář bude schvalovat i '''kvestor,''' není-li správcem rozpočtu ve výše vybrané řídicí kontrole. Pokud vyberete možnost Ano u ''souhlasu Správní rady UP'', pak formulář bude schvalovat navíc ještě '''kancléř''' z pozice jejího tajemníka.
[[Soubor:Ces-kos-09.png|střed|bezrámu|526x526pixelů]]

=== Dokumenty ===
Prostřednictvím dvou tlačítek níže nahrajte k formuláři dokumenty. Vždy je třeba pro řídicí kontrolu nahrát minimálně finální podobu smlouvy včetně všech příloh. V případě smluv podepisovaných elektronicky '''nahrajte pro řídicí kontrolu [3]''' i verzi smlouvy určenou k podpisu za UP.

Zakliknutí pole '''Zavést do ERMS [1]''' znamená, že se dokument uloží do spisové služby jako doklad proběhnuvší řídicí kontroly spolu s finální podobou tohoto formuláře. Export vybraného souboru do ERMS se provádí při odeslání ke schválení. Do ERMS se bude zavádět právě jeden takový dokument. '''Toto podepsat [2]''' – označuje se jen u elektronicky podepisovaných smluv.

'''Pomocný dokument [4]''' slouží pro vložení jiných dokumentů - případná vyjádření, podklady pro znečitelnění pasáží smlouvy apod.
[[Soubor:Ces-kos-10.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

==== Nový dokument k podpisu během schvalovacího procesu ====
Pokud obdržíte v průběhu schvalování nebo před podpisem dokument k podpisu (např. byl podepsán dalšími protistranami nebo došlo k jeho opravě aj.), můžete jej v detailu '''donahrát [1]''' a označit jej k podpisu. [[Soubor:Ces-kos-17.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
=== Odeslání ke schválení / Předání předkladateli ===
Rozpracovaný formulář si uložte tlačítkem '''Přidat'''. Připravený formulář buď '''odešlete ke schválení''', jste-li autorem a předkladatelem zároveň.

Pokud je předkladatel někdo jiný, musíte formulář předkladateli nejprve '''předat [1]'''. Ten následně formulář najde v přehledu formulářů, popř. nalezne odkaz v notifikačním e-mailu.
[[Soubor:Ces-kos-12.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]

=== Stav schvalování ===
Každý uživatel může jednoduše několika způsoby zjistit, v jakém stavu se jeho formulář nachází. Jedním způsobem je ikona v přehledu formulářů, kde stav symbolizuje '''ikona [1]''' v levé části tabulky. Pod tabulkou je jednoduchá stavová legenda. Přesnější informace nalezne uživatel v '''detailu [2]''' formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-28.png|střed|bezrámu|968x968pixelů]]
Ve spodní části detailu formuláře je dostupný náhled na to, kdo již schválil a na koho se ještě se schválením čeká.
[[Soubor:Ces-kos-29.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Elektronický podepsaný dokument ===
Po podpisu naleznete podepsaný dokument v detailu formuláře s prefixem ''Signed''. Dokument si můžete uložit kliknutím pravým tlačítkem myši -> Uložit cíl jako.
[[Soubor:Ces-kos-33.png|střed]]

=== Nahrání kompletně podepsaného dokumentu ===
Pokud UP nepodepisuje jako poslední, pak je potřeba nahrát elektronicky podepsaný dokument podepsaný všemi stranami do CES. To můžete udělat v roli předkladatele či autora v detailu formuláře. V sekci Dokumenty z pozdějších fází naleznete tlačítko Nahrát podepsaný soubor. Nahrajete kompletně podepsaný soubor.

Po nahrání kliknete na Uzamknout práci s dokumenty. Tímto předáte formulář klíčovému uživateli a ten bude informován o tom, že může založit záznam smlouvy z vašeho formuláře.

== '''Vyjádření dotčených útvarů - role dotčené osoby / právníka''' ==
Informace s žádostí o vyjádření se ke smlouvě obdrží dotčená osoba pomocí e-mailové notifikace, která obsahuje odkaz, kde se lze vyjádřit.

=== Přehled formulářů ===
Veškeré formuláře k vyjádření nalezne v příslušné sekci '''K vyjádření [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-14.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro vyjádření potřebujete. Součástí jsou nahrané dokumenty pro předběžnou řídicí kontrolu, které se nachází na konci formuláře.

==== Přidání dotčené osoby ====
V sekci III. Vyjádření dotčených útvarů můžete '''přidat další dotčenou osobu [1]''' pro vyjádření k formuláři, uznáte-li za nutné či vhodné, aby formulář viděl někdo další (zpravidla participoval na připomínkování smlouvy).
[[Soubor:Ces-kos-15.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

==== Vyjádření ====
Tlačítka pro doporučení – nedoporučení jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře (nad nimi naleznete box s informací, co vaše vyjádření znamená). U volby nedoporučit je komentář k vyjádření povinný. Komentář k doporučení či nedoporučení se následně zobrazuje dalším vyjadřujícím se, předkladateli, autorovi i schvalovatelům a podepisujícím.
[[Soubor:Ces-kos-16.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== '''Schvalování - role příkazce, správce, kvestora a kancléře''' ==
Na novou smlouvu (formulář) ke schválení je schvalující upozorněn notifikačním e-mailem. Schvalovatelé mohou smlouvu schválit, či zamítnout. Zamítnutím jedním ze schvalovatelů se schvalovací proces ukončí. Ke schvalovatelům se buď formulář dostane po vyjádření dotčených útvarů, případně rovnou, nejsou-li do vyjadřovacího procesu dotčené útvary zapojeny.

=== Přehled formulářů ===
Formuláře ke schválení se nachází v sekci '''Ke Schválení [1]'''. V přehledu formulářů se zobrazují v základu všechny formuláře čekající na doporučení. Můžete pomocí filtrů vyhledat specifický formulář ať už doporučený, nedoporučený, nebo čekající na doporučení. Do formuláře se dostanete kliknutím na jeho '''název nebo na číslo spisu [2].'''
[[Soubor:Ces-kos-18.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

=== Detail formuláře ===
V detailu formuláře naleznete veškeré potřebné informace, které pro schválení potřebujete. Součástí jsou nahrané dokumenty pro předběžnou řídící kontrolu, které se nachází na konci formuláře. Rovněž jsou zde dostupná i vyjádření dotčených osob, byly-li součástí vyjadřovacího procesu, a předchozích schvalovatelů.
[[Soubor:Ces-kos-31.png|střed|bezrámu|605x605pixelů]]

==== Schvalování ====
Tlačítka pro '''schválení – zamítnutí [1]''' jsou ve spodní části obrazovky detailu formuláře včetně informace, co schválení znamená. U volby zamítnout je komentář k vyjádření povinný. Komentář ke schválení či zamítnutí se následně zobrazuje autorovi, předkladateli, schvalovatelům a podepisujícím (byla-li smlouva schválena).
[[Soubor:Ces-kos-19.png|střed|bezrámu|911x911pixelů]]

== '''Podepisování - role rektor, děkan, ředitel, osoba oprávněná podpisu''' ==

Uživatelé oprávněni k podepisování mají v aplikaci k dispozici sekci pro podepisování - jedna z nich je pro '''analogové podpisy [1]''', druhá pro '''elektronické podpisy [2]'''.
[[Soubor:Ces-kos-32.png|střed|bezrámu|663x663pixelů]]

=== Analogové podpisy ===
Analogové dokumenty se podepisují v listinné podobě a v aplikaci se jen provede záznam o zkontrolování a podepsání příslušného dokumentu. V přehledu formulářů k podpisu lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje všechna předchozí '''vyjádření''' (a schválení) '''[1]''', ovládací tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na '''detail formuláře''' '''[1]'''.

Analogové dokumenty se označují tlačítkem '''Zkontrolováno [2]''', když fyzicky dorazí k podpisu a jsou zkontrolovány (spárovány s formulářem). Pokud je v pořadí více dokumentů, je možné je nejprve označit za zkontrolované a následně je hromadně či po jednom označit jako podepsané, jakmile jsou fyzicky podepsané.
[[Soubor:Ces-kos-25.png|střed|805x805pixelů]]
Jakmile je formulář označen jako zkontrolovaný, pak je možné smlouvu '''označit za podepsanou [4]''', byl-li již podepsaný v listinné podobě. Zkontrolované formuláře je možné označovat '''jednotlivě [1]''' k hromadnému podpisu, lze označit i '''vše [2]''' zkontrolováno k hromadnému '''označení za podepsané [3].'''
[[Soubor:Ces-kos-27.png|střed|857x857pixelů]]
Pod tlačítkem '''Další [1]''' je možnost '''změnit''' '''podepisujícího [2]''', v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného, nebo zvolit stav '''Odmítám podepsat [3]''',
[[Soubor:Ces-kos-26.png|střed]]

=== Elektronické podpisy ===

V přehledu formulářů k '''elektronickému podpisu [1]''' lze jednoduše filtrovat mezi dokumenty. Stránka obsahuje ovládací tlačítka, možnost zobrazení nahraných souborů, náhled na '''detail [2]''' formuláře. Jsou-li dostupné komentáře dotčených osob či schvalujících, budou zde rovněž zobrazeny.

Digitální dokumenty se '''označují''' stejně jako u analogu označují za zkontrolované tlačítkem '''Zkontrolováno [3]'''. Nemusí se čekat, až fyzicky dorazí a mohou být rovnou podepsány. Podepisuje se v nástroji REMSIG. Stejně jako u analogových formulářů je možné označit jednotlivé formuláře za zkontrolované a poté je hromadně podepsat.
[[Soubor:Ces-kos-20.png|střed|bezrámu|888x888pixelů]]

Můžete podepsat '''jednotlivé soubory [4],''' ale i můžete '''označit po jednotlivých kusech [1],''' můžete '''označit [2]''' všechny zkontrolované soubory k podpisu a následně je '''hromadně podepsat [3]'''.
[[Soubor:Ces-kos-22.png|střed|910x910pixelů]]
Pod tlačítkem další je možnost označit formulář stav '''Odmítám podepsat [4]''', či '''změnit podepisujícího [1]''', v případě, že dorazil k podpisu v formulář, který je určen pro někoho jiného. Je možné '''donahrát [3]''' aktuální verzi dokumentu k podpisu, je-li vám například doručen podepsaný všemi stranami jinou cestou, např. e-mailem. Případně je možné nahrát již '''podepsaný dokument v jiném systému [3] - např. Docusign'''. Timto bude formulář zároveň označen jako podepsaný a podepsaný soubor bude dostupný klíčovému uživateli a předkladateli v detailu formuláře.
[[Soubor:Ces-kos-21.png|střed]]

==== REMSIG ====
V případě, že podepisující vidí záložku '''REMSIG [1]''', pak je to z toho důvodu, aby viděli, co už bylo jimi odesláno do Remsigu, ale tam to z nějakého důvodu nepodepsali.
[[Soubor:Ces-kos-23.png|střed]]
Poté pod záložkou REMSIG uvidíte přehled čekajících dokumentů k podpisu. Pro podpis klikněte na tlačítko '''Remsig'''.
[[Soubor:Ces-kos-24.png|střed|849x849pixelů]]

=== Kancelář podepisujícího ===
Jste-li v roli podepisující osoby (včetně tzv. zastupujícího podepisujícího), pak máte v menu k dispozici položku '''Kancelář podepisujícího [1]'''. Zde si můžete spravovat osoby, které jsou aktuálně součástí vaší kanceláře a připravují vám podklady k podpisu. Osoby již existující můžete '''odebrat [2]''', následně '''přidáte nové [3]''' a na konci editace vše '''uložíte [4]'''.
[[Soubor:Ces-kos-41.png|střed|837x837pixelů]]
Přidávání nové osoby probíhá jednoduchým zadáním jména do vyhledávacího pole a následným vybráním jména myší. Poté přiřadíte nabízený útvar a potvrdíte výběr.
[[Soubor:Ces-kos-42.png|střed]]

== '''Asistent/ka podepisujícího''' ==
Delegovaní asistenti mají v aplikaci k dispozici identické prostředí jako podepisující. Mohou formuláře / smlouvy označovat jako zkontrolované. V případě, že analogové smlouvy byly podepsány, mohou je označovat za podepsané. Elektronicky podepisované smlouvy nemohou za podepisující označovat za podepsané - jedinou výjimkou je nahrání dokumentu podepsaného v jiném systému. Pro informace k sekcím k podpisu, prosím, pročtěte si sekci výše. Pochopitelně nemohou smlouvy podepisovat.

== '''Založení záznamu smlouvy - klíčový uživatel''' ==
KU obdrží po podpisu notifikaci, že byla podepsána smlouva, v případě, že UP podepisuje poslední. KU obdrží notifikaci, nahraje-li autor/předkladatel smlouvu podepsanou všemi stranami do detailu formuláře žádosti o podpis v případě, kdy UP nepodepisuje poslední. V notifikaci je odkaz na předmětný formulář a informace o předkladateli a formuláři. V detailu formuláře je v jeho horní části uvedeno číslo formuláře. KU vyhledá příslušný formulář v CES. Po kliknutí na záložku Formuláře žádosti o podpis - Nové se zobrazí přehled formulářů a také vyhledávací pole, která umožňují vyhledání konkrétního formuláře. Po zadání čísla formuláře do pole Hledat a klepnutí na klávesu Enter se vyhledá příslušný formulář. Kliknutím na ikonku s tužkou či na název formuláře se otevře okno Úprava formuláře. V dolní části okna formuláře klikne KU na tlačítko Vytvořit záznam smlouvy. Další postup u záznamu smlouvy je v [https://smlouvy.upol.cz/Content/Metodika_smlouvy_CES_29.05.2022.pdf metodice k CES].

== Exporty do ERMS ==

=== Formulář k analogově podepisované smlouvě ===

* Po založení formuláře vznikne v ERMS spis s dokumenty
* Exportuje se nahraná hlavní komponenta (sken smlouvy pro předběžnou kontrolu) a vytvoří se záznam o analogovém dokumentu (smlouva podepsaná všemi stranami)
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Po podepsání se exportuje pdf formuláře

=== Formulář k elektronicky podepisované smlouvě ===

* Po vytvoření formuláře vznikne spis s dokumentem – hlavní komponentou (soubor smlouvy určený k předběžné kontrole)
* Po zamítnutí ve workflow se exportuje pdf formuláře
* Podepsaný soubor se exportuje po založení záznamu smlouvy

== Elektronické podpisy ==

* Ideálně jeden PDF soubor se všemi součástmi (přílohami) smlouvy
* Nic netisknout, neskenovat, nedělat v malování apod.
* Konverze – jediná správná na poště (CzechPointu); nikoli ta v ERMS!
* UP musí mít kvalifikovaný podpis – vizte <nowiki>https://cvt.upol.cz/certifikaty/</nowiki>
* Kontrolujte předchozí el. podpisy a především ten svůj (za UP) v panelu podpisů (nikoli obrázek na dokumentu)
* Elektronický podpis nemusí být vidět na tisku ani v obrazu souboru – rozhodující jsou „metadata“ v souboru PDF – tam naleznete i jeho datum
* Panel podpisu; přes pravé tlačítko – vydavatel, zámeček eIDAS, validovat, vlastnosti podpisu
* Celkem jasné v EU, jinde s otazníkem

Soubor:Ces-kos-47.png

2026-07-22T06:03:29Z

Babuto00: Načteno vlastní dílo pomocí Průvodce načítáním souborů

Soubor:Ces-kos-46.png

2026-07-22T06:03:29Z

Babuto00: Načteno vlastní dílo pomocí Průvodce načítáním souborů

Soubor:Ces-kos-45.png

2026-07-22T06:03:28Z

Babuto00: Načteno vlastní dílo pomocí Průvodce načítáním souborů

Soubor:Ces-kos-43.png

2026-07-22T06:03:28Z

Babuto00: Načteno vlastní dílo pomocí Průvodce načítáním souborů

Soubor:Ces-kos-44.png

2026-07-22T06:03:28Z

Babuto00: Načteno vlastní dílo pomocí Průvodce načítáním souborů

Pristup k e-mailu/en

2026-07-20T11:34:48Z

Babuto00:

<languages />
== What do I need to know? ==

First, you need to know your login and your password. Your login is your Portal ID.

*'''Students''' - Students can find their Portal ID in Contacts tab in portal.
*'''Employees''' - Employees will get their login from their computer network administrator.
Password is set up in online application form after you are admitted to studies and after your user account is created (which is within 1-2 days after enrollment to studies). You can change your password in Portal in ''Edit my profile'' tab. '''If you change your portal password, your e-mail password will be changed automaticallyǃ''' If you didn't apply to studies via our online application form, please, contact your study department.

== E-mail access ==

Students can access their university e-mail through following webpageː [https://outlook.com/upol.cz '''outlook.com/upol.cz''']. Employees access their e-mail through '''[https://owa.upol.cz owa.upol.cz]'''.

*'''Login'''ː ''PortalID@upol.cz'' - '''Students''' login will look like: ''20021111@upol.cz, dvorak04@upol.cz''. Students can find their Portal ID in Portal tab ''Contacts''. '''Employees''' user ID is the same as their Portal login: např. ''kocickov@upol.cz''. Employees should find their login details from the computer network administrators.
*'''Password'''ː portal password (if you have not changed you e-mail password yet)

Each user will have to set up language and time zone of the e-mail app (+1 hour Prague, Budapest, Bratislava) when logging in for the first time. Other setup is not necessary for common user, outgoing e-mail adress is already set up, you can use your e-mail for sending and receiving messages.

== Student e-mail address ==

Each first year student will receive an automatically generated e-mail adress. You can find your e-mail address in ''Contacts'' tab in portal when student affairs deparment registers new student in '''[https://portal.upol.cz/ STAGu]'''. The mailbox is created in September, at latest during the first week of studies.

Your e-mail address form is derived from your name and surname, you will be given an order number (e.g. name Jana Novotna occurs four times at UP). Therefore, a student called Karel Malina will receive an official e-mail address '''karel.malina01@upol.cz'''.

[[File:ObrazekKontakty.jpg|center|ObrazekKontakty.jpg]]

== FAQ ==
<blockquote>'''''I can't login to my e-mail, I am sure I put in all the details correctly.'''''</blockquote>
If you cannot login for a longer period of time, login to portal, change your e-mail password and try to login again using new password.
<blockquote>'''''I forgot my portal and e-mail password. What should I do?'''''</blockquote>
We have to reset your all of your passwords. Contact us at '''[http://www.helpdesk.upol.cz http://www.helpdesk.upol.cz]'''. Or you can contact CVT employee at +420 585 631 842 and ask for a password reset, otherwise you can contact your faculty computer network administrator.
<blockquote>'''''How to set up forwarding messages from my university e-mail to my private e-mail address?'''''</blockquote>
You can enable forwarding at the web e-mail app at '''[https://outlook.com/upol.cz https://outlook.com/upol.cz]'''. Set it up in Options -> Show all options -> Forward my e-mails.
<blockquote>'''''How big is my email storage at UP?'''''</blockquote> It is 50GB.

----

Help along with functions overview is available in web e-mail app after login. Furthermore, contact '''Helpdesk''' at [http://www.helpdesk.upol.cz http://www.helpdesk.upol.cz] regarding other e-mail related issues, or contact +420 585 631 842 during office hours (9ː00 - 15ː00).

== Setting up an e-mail client ==

You can access your e-mail account not only through web e-mail app, but also through e-mail clients supporting Exchange protocol (''Outlook, Thunderbird, Mail [Windows 8, OSX]''). If your client does not support Exchange, you can use IMAP and SMTP secured protocols or Exchange ActiveSync (EAS) for mobile devices. You can access your e-mail from anywhere and you do not have to be part of university network.

Select proper manual for your mailbox - either Office 365 or MS Exchange.

=== Multi-Factor Authentication (MFA) ===

Multi-Factor Authentication (MFA) means that a password alone is not enough to sign in. In addition to your password, you must verify your identity using another method, such as a code sent to your mobile phone. This significantly increases the security of your account. Even if someone obtains your password, they will not be able to access your account without your phone or another verification method.

When signing in, MFA requires not only your password but also an additional form of identity verification, such as a one-time code generated on your mobile device or biometric authentication. Many users are already familiar with MFA through online banking and other online services.

MFA is a security mechanism that significantly enhances the protection of user accounts, sensitive information, and access to university systems. Its primary purpose is to reduce the risk of unauthorized access, even if login credentials are compromised.

[[Speciální:MyLanguage/Nastavení_Outlook_s_MFA_pro_mobilní_zařízení/en|'''Setting Up Outlook with MFA on Mobile Devices''']]

=== Manuals for users with mailbox in Office 365 (employees and students) ===

Setting up [[Speciální:MyLanguage/Outlook 2013 Office365|Outlook 2013 for users with Office 365 cloud email (students and employees)]]

Setting up [[Speciální:MyLanguage/Posta_(Windows)_Office365|Mail (Windows 8, 8.1) for users with Office 365 cloud email (students and employees)]]

Setting up [[Speciální:MyLanguage/Mozilla_Thunderbird_Office365|Mozilla Thunderbird for users with Office 365 cloud email (students and employees)]]

Setting up [[Speciální:MyLanguage/Mail (OSX) Office365|Mail (OSX) for users with Office 365 cloud email (students and employees)]]

Setting up [[Speciální:MyLanguage/Mail_(iOS)_Office365|Mail (iOS) for users with Office 365 cloud email (students and employees)]]

Setting up [[Speciální:MyLanguage/E-mail (Android) Office365|E-mail (Android) for users with Office 365 cloud email (students and employees)]]

=== Manuals for users with mailbox in MS Exchange (employees and other users) ===

Setting up [[Speciální:MyLanguage/Outlook 2010 pro zamestnance|Outlook 2010 for users with UP mailbox (employees and other users)]]

Setting up [[Speciální:MyLanguage/Outlook 2013 pro zamestnance|Outlook 2013 for users with UP mailbox (employees and other users)]]

[[Speciální:MyLanguage/Posta (Windows 8, 8.1) pro zamestnance|Setting up Mail (Windows 8, 8.1) for users with UP mailbox (employees and other users)]]

Setting up [[Speciální:MyLanguage/Mozilla Thunderbird pro zamestnance|Mozilla Thunderbird for users with UP mailbox (employees and other users)]]

Setting up [[Speciální:MyLanguage/Mail (OSX) pro zamestnance|Mail (OSX) for users with UP mailbox (employees and other users)]]

Setting up [[Speciální:MyLanguage/Mail_(iOS9)_pro_zamestnance|Mail (iOS) for users with UP mailbox (employees and other users)]]

=== Connect using IMAP/SMTP ===

If you want to access your e-mail using IMAP/SMTP use the following dataː

Loginː '''PortalID@upol.cz'''

Passwordː '''Your e-mail password'''

Following information are official information distribued by MS via web Outlook.

==== Setup for users with Office 365 mailbox (employees and students) ====

'''IMAP protocol setup'''
Server name: outlook.office365.com
Port: 993
Encryption method: TLS
Authentication method: OAuth2

'''External server IMAP setup'''
Server name: imap4s.upol.cz
Port: 993
Encryption method: SSL

'''Internal server IMAP setup'''
Server name: srv-es01.up.upol.cz
Port: 993
Encryption method: SSL

'''External server SMTP setup'''
Server name: smtp.upol.cz
Port: 25
Encryption method: TLS 

'''Internal server SMTP setup'''
Server name: smtp.upol.cz
Port: 25
Encryption method: TLS

== Information regarding Focused inbox in Office365 ==

With the transition of e-mail accounts to the Office365 cloud solution, users who use web access may find that some emails, especially bulk emails, do not arrive.

In https://outlook.com/upol.cz, there is a Focused Inbox box in Settings, which creates a Other tab, where some mail is automatically included.

[[Soubor:Office dorucena 4.png|center]]

Each user can reconfigure as they see fit. It can either use the Inbox split into Focused and other or receive all messages only in the primary folder.

[[Soubor:Office dorucena 3.png|center]]

==== Setup for users with MS Exchange mailbox (some employees and other users) ====

'''External server IMAP setup'''
Server name: imap4s.upol.cz
Port: 993
Encryption method: SSL

'''Internal server IMAP setup'''
Server name: srv-es01.up.upol.cz
Port: 993
Encryption method: SSL

'''External server SMTP setup'''
Server name: smtp.upol.cz
Port: 25
Encryption method: TLS 

'''Internal server SMTP setup'''
Server name: smtp.upol.cz
Port: 25
Encryption method: TLS

== Information regarding Focused inbox in Office365 ==

With the transition of e-mail accounts to the Office365 cloud solution, users who use web access may find that some emails, especially bulk emails, do not arrive.

In https://outlook.com/upol.cz, there is a Focused Inbox box in Settings, which creates a Other tab, where some mail is automatically included.

[[Soubor:Office dorucena 4.png|center]]

Each user can reconfigure as they see fit. It can either use the Inbox split into Focused and other or receive all messages only in the primary folder.

[[Soubor:Office dorucena 3.png|center]]

[[Category:Computer Network|Computer Network]][[Category:Manuals]][[Category:E-mail client setup manuals|E-mail client setup manuals]]

Translations:Pristup k e-mailu/59/en

2026-07-20T11:34:44Z

Babuto00:

Select proper manual for your mailbox - either Office 365 or MS Exchange.

=== Multi-Factor Authentication (MFA) ===

Multi-Factor Authentication (MFA) means that a password alone is not enough to sign in. In addition to your password, you must verify your identity using another method, such as a code sent to your mobile phone. This significantly increases the security of your account. Even if someone obtains your password, they will not be able to access your account without your phone or another verification method.

When signing in, MFA requires not only your password but also an additional form of identity verification, such as a one-time code generated on your mobile device or biometric authentication. Many users are already familiar with MFA through online banking and other online services.

MFA is a security mechanism that significantly enhances the protection of user accounts, sensitive information, and access to university systems. Its primary purpose is to reduce the risk of unauthorized access, even if login credentials are compromised.

[[Speciální:MyLanguage/Nastavení_Outlook_s_MFA_pro_mobilní_zařízení/en|'''Setting Up Outlook with MFA on Mobile Devices''']]

Pristup k e-mailu/en

2026-07-20T11:34:26Z

Babuto00:

<languages />
== What do I need to know? ==

First, you need to know your login and your password. Your login is your Portal ID.

*'''Students''' - Students can find their Portal ID in Contacts tab in portal.
*'''Employees''' - Employees will get their login from their computer network administrator.
Password is set up in online application form after you are admitted to studies and after your user account is created (which is within 1-2 days after enrollment to studies). You can change your password in Portal in ''Edit my profile'' tab. '''If you change your portal password, your e-mail password will be changed automaticallyǃ''' If you didn't apply to studies via our online application form, please, contact your study department.

== E-mail access ==

Students can access their university e-mail through following webpageː [https://outlook.com/upol.cz '''outlook.com/upol.cz''']. Employees access their e-mail through '''[https://owa.upol.cz owa.upol.cz]'''.

*'''Login'''ː ''PortalID@upol.cz'' - '''Students''' login will look like: ''20021111@upol.cz, dvorak04@upol.cz''. Students can find their Portal ID in Portal tab ''Contacts''. '''Employees''' user ID is the same as their Portal login: např. ''kocickov@upol.cz''. Employees should find their login details from the computer network administrators.
*'''Password'''ː portal password (if you have not changed you e-mail password yet)

Each user will have to set up language and time zone of the e-mail app (+1 hour Prague, Budapest, Bratislava) when logging in for the first time. Other setup is not necessary for common user, outgoing e-mail adress is already set up, you can use your e-mail for sending and receiving messages.

== Student e-mail address ==

Each first year student will receive an automatically generated e-mail adress. You can find your e-mail address in ''Contacts'' tab in portal when student affairs deparment registers new student in '''[https://portal.upol.cz/ STAGu]'''. The mailbox is created in September, at latest during the first week of studies.

Your e-mail address form is derived from your name and surname, you will be given an order number (e.g. name Jana Novotna occurs four times at UP). Therefore, a student called Karel Malina will receive an official e-mail address '''karel.malina01@upol.cz'''.

[[File:ObrazekKontakty.jpg|center|ObrazekKontakty.jpg]]

== FAQ ==
<blockquote>'''''I can't login to my e-mail, I am sure I put in all the details correctly.'''''</blockquote>
If you cannot login for a longer period of time, login to portal, change your e-mail password and try to login again using new password.
<blockquote>'''''I forgot my portal and e-mail password. What should I do?'''''</blockquote>
We have to reset your all of your passwords. Contact us at '''[http://www.helpdesk.upol.cz http://www.helpdesk.upol.cz]'''. Or you can contact CVT employee at +420 585 631 842 and ask for a password reset, otherwise you can contact your faculty computer network administrator.
<blockquote>'''''How to set up forwarding messages from my university e-mail to my private e-mail address?'''''</blockquote>
You can enable forwarding at the web e-mail app at '''[https://outlook.com/upol.cz https://outlook.com/upol.cz]'''. Set it up in Options -> Show all options -> Forward my e-mails.
<blockquote>'''''How big is my email storage at UP?'''''</blockquote> It is 50GB.

----

Help along with functions overview is available in web e-mail app after login. Furthermore, contact '''Helpdesk''' at [http://www.helpdesk.upol.cz http://www.helpdesk.upol.cz] regarding other e-mail related issues, or contact +420 585 631 842 during office hours (9ː00 - 15ː00).

== Setting up an e-mail client ==

You can access your e-mail account not only through web e-mail app, but also through e-mail clients supporting Exchange protocol (''Outlook, Thunderbird, Mail [Windows 8, OSX]''). If your client does not support Exchange, you can use IMAP and SMTP secured protocols or Exchange ActiveSync (EAS) for mobile devices. You can access your e-mail from anywhere and you do not have to be part of university network.

Select proper manual for your mailbox - either Office 365 or MS Exchange.

== Multi-Factor Authentication (MFA) ==

Multi-Factor Authentication (MFA) means that a password alone is not enough to sign in. In addition to your password, you must verify your identity using another method, such as a code sent to your mobile phone. This significantly increases the security of your account. Even if someone obtains your password, they will not be able to access your account without your phone or another verification method.

When signing in, MFA requires not only your password but also an additional form of identity verification, such as a one-time code generated on your mobile device or biometric authentication. Many users are already familiar with MFA through online banking and other online services.

MFA is a security mechanism that significantly enhances the protection of user accounts, sensitive information, and access to university systems. Its primary purpose is to reduce the risk of unauthorized access, even if login credentials are compromised.

[[Speciální:MyLanguage/Nastavení_Outlook_s_MFA_pro_mobilní_zařízení/en|'''Setting Up Outlook with MFA on Mobile Devices''']]

=== Manuals for users with mailbox in Office 365 (employees and students) ===

Setting up [[Speciální:MyLanguage/Outlook 2013 Office365|Outlook 2013 for users with Office 365 cloud email (students and employees)]]

Setting up [[Speciální:MyLanguage/Posta_(Windows)_Office365|Mail (Windows 8, 8.1) for users with Office 365 cloud email (students and employees)]]

Setting up [[Speciální:MyLanguage/Mozilla_Thunderbird_Office365|Mozilla Thunderbird for users with Office 365 cloud email (students and employees)]]

Setting up [[Speciální:MyLanguage/Mail (OSX) Office365|Mail (OSX) for users with Office 365 cloud email (students and employees)]]

Setting up [[Speciální:MyLanguage/Mail_(iOS)_Office365|Mail (iOS) for users with Office 365 cloud email (students and employees)]]

Setting up [[Speciální:MyLanguage/E-mail (Android) Office365|E-mail (Android) for users with Office 365 cloud email (students and employees)]]

=== Manuals for users with mailbox in MS Exchange (employees and other users) ===

Setting up [[Speciální:MyLanguage/Outlook 2010 pro zamestnance|Outlook 2010 for users with UP mailbox (employees and other users)]]

Setting up [[Speciální:MyLanguage/Outlook 2013 pro zamestnance|Outlook 2013 for users with UP mailbox (employees and other users)]]

[[Speciální:MyLanguage/Posta (Windows 8, 8.1) pro zamestnance|Setting up Mail (Windows 8, 8.1) for users with UP mailbox (employees and other users)]]

Setting up [[Speciální:MyLanguage/Mozilla Thunderbird pro zamestnance|Mozilla Thunderbird for users with UP mailbox (employees and other users)]]

Setting up [[Speciální:MyLanguage/Mail (OSX) pro zamestnance|Mail (OSX) for users with UP mailbox (employees and other users)]]

Setting up [[Speciální:MyLanguage/Mail_(iOS9)_pro_zamestnance|Mail (iOS) for users with UP mailbox (employees and other users)]]

=== Connect using IMAP/SMTP ===

If you want to access your e-mail using IMAP/SMTP use the following dataː

Loginː '''PortalID@upol.cz'''

Passwordː '''Your e-mail password'''

Following information are official information distribued by MS via web Outlook.

==== Setup for users with Office 365 mailbox (employees and students) ====

'''IMAP protocol setup'''
Server name: outlook.office365.com
Port: 993
Encryption method: TLS
Authentication method: OAuth2

'''External server IMAP setup'''
Server name: imap4s.upol.cz
Port: 993
Encryption method: SSL

'''Internal server IMAP setup'''
Server name: srv-es01.up.upol.cz
Port: 993
Encryption method: SSL

'''External server SMTP setup'''
Server name: smtp.upol.cz
Port: 25
Encryption method: TLS 

'''Internal server SMTP setup'''
Server name: smtp.upol.cz
Port: 25
Encryption method: TLS

== Information regarding Focused inbox in Office365 ==

With the transition of e-mail accounts to the Office365 cloud solution, users who use web access may find that some emails, especially bulk emails, do not arrive.

In https://outlook.com/upol.cz, there is a Focused Inbox box in Settings, which creates a Other tab, where some mail is automatically included.

[[Soubor:Office dorucena 4.png|center]]

Each user can reconfigure as they see fit. It can either use the Inbox split into Focused and other or receive all messages only in the primary folder.

[[Soubor:Office dorucena 3.png|center]]

==== Setup for users with MS Exchange mailbox (some employees and other users) ====

'''External server IMAP setup'''
Server name: imap4s.upol.cz
Port: 993
Encryption method: SSL

'''Internal server IMAP setup'''
Server name: srv-es01.up.upol.cz
Port: 993
Encryption method: SSL

'''External server SMTP setup'''
Server name: smtp.upol.cz
Port: 25
Encryption method: TLS 

'''Internal server SMTP setup'''
Server name: smtp.upol.cz
Port: 25
Encryption method: TLS

== Information regarding Focused inbox in Office365 ==

With the transition of e-mail accounts to the Office365 cloud solution, users who use web access may find that some emails, especially bulk emails, do not arrive.

In https://outlook.com/upol.cz, there is a Focused Inbox box in Settings, which creates a Other tab, where some mail is automatically included.

[[Soubor:Office dorucena 4.png|center]]

Each user can reconfigure as they see fit. It can either use the Inbox split into Focused and other or receive all messages only in the primary folder.

[[Soubor:Office dorucena 3.png|center]]

[[Category:Computer Network|Computer Network]][[Category:Manuals]][[Category:E-mail client setup manuals|E-mail client setup manuals]]

Translations:Pristup k e-mailu/59/en

2026-07-20T11:34:18Z

Babuto00:

Select proper manual for your mailbox - either Office 365 or MS Exchange.

== Multi-Factor Authentication (MFA) ==

Multi-Factor Authentication (MFA) means that a password alone is not enough to sign in. In addition to your password, you must verify your identity using another method, such as a code sent to your mobile phone. This significantly increases the security of your account. Even if someone obtains your password, they will not be able to access your account without your phone or another verification method.

When signing in, MFA requires not only your password but also an additional form of identity verification, such as a one-time code generated on your mobile device or biometric authentication. Many users are already familiar with MFA through online banking and other online services.

MFA is a security mechanism that significantly enhances the protection of user accounts, sensitive information, and access to university systems. Its primary purpose is to reduce the risk of unauthorized access, even if login credentials are compromised.

[[Speciální:MyLanguage/Nastavení_Outlook_s_MFA_pro_mobilní_zařízení/en|'''Setting Up Outlook with MFA on Mobile Devices''']]

Pristup k e-mailu/en

2026-07-20T11:34:11Z

Babuto00:

<languages />
== What do I need to know? ==

First, you need to know your login and your password. Your login is your Portal ID.

*'''Students''' - Students can find their Portal ID in Contacts tab in portal.
*'''Employees''' - Employees will get their login from their computer network administrator.
Password is set up in online application form after you are admitted to studies and after your user account is created (which is within 1-2 days after enrollment to studies). You can change your password in Portal in ''Edit my profile'' tab. '''If you change your portal password, your e-mail password will be changed automaticallyǃ''' If you didn't apply to studies via our online application form, please, contact your study department.

== E-mail access ==

Students can access their university e-mail through following webpageː [https://outlook.com/upol.cz '''outlook.com/upol.cz''']. Employees access their e-mail through '''[https://owa.upol.cz owa.upol.cz]'''.

*'''Login'''ː ''PortalID@upol.cz'' - '''Students''' login will look like: ''20021111@upol.cz, dvorak04@upol.cz''. Students can find their Portal ID in Portal tab ''Contacts''. '''Employees''' user ID is the same as their Portal login: např. ''kocickov@upol.cz''. Employees should find their login details from the computer network administrators.
*'''Password'''ː portal password (if you have not changed you e-mail password yet)

Each user will have to set up language and time zone of the e-mail app (+1 hour Prague, Budapest, Bratislava) when logging in for the first time. Other setup is not necessary for common user, outgoing e-mail adress is already set up, you can use your e-mail for sending and receiving messages.

== Student e-mail address ==

Each first year student will receive an automatically generated e-mail adress. You can find your e-mail address in ''Contacts'' tab in portal when student affairs deparment registers new student in '''[https://portal.upol.cz/ STAGu]'''. The mailbox is created in September, at latest during the first week of studies.

Your e-mail address form is derived from your name and surname, you will be given an order number (e.g. name Jana Novotna occurs four times at UP). Therefore, a student called Karel Malina will receive an official e-mail address '''karel.malina01@upol.cz'''.

[[File:ObrazekKontakty.jpg|center|ObrazekKontakty.jpg]]

== FAQ ==
<blockquote>'''''I can't login to my e-mail, I am sure I put in all the details correctly.'''''</blockquote>
If you cannot login for a longer period of time, login to portal, change your e-mail password and try to login again using new password.
<blockquote>'''''I forgot my portal and e-mail password. What should I do?'''''</blockquote>
We have to reset your all of your passwords. Contact us at '''[http://www.helpdesk.upol.cz http://www.helpdesk.upol.cz]'''. Or you can contact CVT employee at +420 585 631 842 and ask for a password reset, otherwise you can contact your faculty computer network administrator.
<blockquote>'''''How to set up forwarding messages from my university e-mail to my private e-mail address?'''''</blockquote>
You can enable forwarding at the web e-mail app at '''[https://outlook.com/upol.cz https://outlook.com/upol.cz]'''. Set it up in Options -> Show all options -> Forward my e-mails.
<blockquote>'''''How big is my email storage at UP?'''''</blockquote> It is 50GB.

----

Help along with functions overview is available in web e-mail app after login. Furthermore, contact '''Helpdesk''' at [http://www.helpdesk.upol.cz http://www.helpdesk.upol.cz] regarding other e-mail related issues, or contact +420 585 631 842 during office hours (9ː00 - 15ː00).

== Setting up an e-mail client ==

You can access your e-mail account not only through web e-mail app, but also through e-mail clients supporting Exchange protocol (''Outlook, Thunderbird, Mail [Windows 8, OSX]''). If your client does not support Exchange, you can use IMAP and SMTP secured protocols or Exchange ActiveSync (EAS) for mobile devices. You can access your e-mail from anywhere and you do not have to be part of university network.

Select proper manual for your mailbox - either Office 365 or MS Exchange.

== Multi-Factor Authentication (MFA) ==

Multi-Factor Authentication (MFA) means that a password alone is not enough to sign in. In addition to your password, you must verify your identity using another method, such as a code sent to your mobile phone. This significantly increases the security of your account. Even if someone obtains your password, they will not be able to access your account without your phone or another verification method.

When signing in, MFA requires not only your password but also an additional form of identity verification, such as a one-time code generated on your mobile device or biometric authentication. Many users are already familiar with MFA through online banking and other online services.

MFA is a security mechanism that significantly enhances the protection of user accounts, sensitive information, and access to university systems. Its primary purpose is to reduce the risk of unauthorized access, even if login credentials are compromised.

[[Speciální:MyLanguage/Nastavení_Outlook_s_MFA_pro_mobilní_zařízení/en|Setting Up Outlook with MFA on Mobile Devices]]

=== Manuals for users with mailbox in Office 365 (employees and students) ===

Setting up [[Speciální:MyLanguage/Outlook 2013 Office365|Outlook 2013 for users with Office 365 cloud email (students and employees)]]

Setting up [[Speciální:MyLanguage/Posta_(Windows)_Office365|Mail (Windows 8, 8.1) for users with Office 365 cloud email (students and employees)]]

Setting up [[Speciální:MyLanguage/Mozilla_Thunderbird_Office365|Mozilla Thunderbird for users with Office 365 cloud email (students and employees)]]

Setting up [[Speciální:MyLanguage/Mail (OSX) Office365|Mail (OSX) for users with Office 365 cloud email (students and employees)]]

Setting up [[Speciální:MyLanguage/Mail_(iOS)_Office365|Mail (iOS) for users with Office 365 cloud email (students and employees)]]

Setting up [[Speciální:MyLanguage/E-mail (Android) Office365|E-mail (Android) for users with Office 365 cloud email (students and employees)]]

=== Manuals for users with mailbox in MS Exchange (employees and other users) ===

Setting up [[Speciální:MyLanguage/Outlook 2010 pro zamestnance|Outlook 2010 for users with UP mailbox (employees and other users)]]

Setting up [[Speciální:MyLanguage/Outlook 2013 pro zamestnance|Outlook 2013 for users with UP mailbox (employees and other users)]]

[[Speciální:MyLanguage/Posta (Windows 8, 8.1) pro zamestnance|Setting up Mail (Windows 8, 8.1) for users with UP mailbox (employees and other users)]]

Setting up [[Speciální:MyLanguage/Mozilla Thunderbird pro zamestnance|Mozilla Thunderbird for users with UP mailbox (employees and other users)]]

Setting up [[Speciální:MyLanguage/Mail (OSX) pro zamestnance|Mail (OSX) for users with UP mailbox (employees and other users)]]

Setting up [[Speciální:MyLanguage/Mail_(iOS9)_pro_zamestnance|Mail (iOS) for users with UP mailbox (employees and other users)]]

=== Connect using IMAP/SMTP ===

If you want to access your e-mail using IMAP/SMTP use the following dataː

Loginː '''PortalID@upol.cz'''

Passwordː '''Your e-mail password'''

Following information are official information distribued by MS via web Outlook.

==== Setup for users with Office 365 mailbox (employees and students) ====

'''IMAP protocol setup'''
Server name: outlook.office365.com
Port: 993
Encryption method: TLS
Authentication method: OAuth2

'''External server IMAP setup'''
Server name: imap4s.upol.cz
Port: 993
Encryption method: SSL

'''Internal server IMAP setup'''
Server name: srv-es01.up.upol.cz
Port: 993
Encryption method: SSL

'''External server SMTP setup'''
Server name: smtp.upol.cz
Port: 25
Encryption method: TLS 

'''Internal server SMTP setup'''
Server name: smtp.upol.cz
Port: 25
Encryption method: TLS

== Information regarding Focused inbox in Office365 ==

With the transition of e-mail accounts to the Office365 cloud solution, users who use web access may find that some emails, especially bulk emails, do not arrive.

In https://outlook.com/upol.cz, there is a Focused Inbox box in Settings, which creates a Other tab, where some mail is automatically included.

[[Soubor:Office dorucena 4.png|center]]

Each user can reconfigure as they see fit. It can either use the Inbox split into Focused and other or receive all messages only in the primary folder.

[[Soubor:Office dorucena 3.png|center]]

==== Setup for users with MS Exchange mailbox (some employees and other users) ====

'''External server IMAP setup'''
Server name: imap4s.upol.cz
Port: 993
Encryption method: SSL

'''Internal server IMAP setup'''
Server name: srv-es01.up.upol.cz
Port: 993
Encryption method: SSL

'''External server SMTP setup'''
Server name: smtp.upol.cz
Port: 25
Encryption method: TLS 

'''Internal server SMTP setup'''
Server name: smtp.upol.cz
Port: 25
Encryption method: TLS

== Information regarding Focused inbox in Office365 ==

With the transition of e-mail accounts to the Office365 cloud solution, users who use web access may find that some emails, especially bulk emails, do not arrive.

In https://outlook.com/upol.cz, there is a Focused Inbox box in Settings, which creates a Other tab, where some mail is automatically included.

[[Soubor:Office dorucena 4.png|center]]

Each user can reconfigure as they see fit. It can either use the Inbox split into Focused and other or receive all messages only in the primary folder.

[[Soubor:Office dorucena 3.png|center]]

[[Category:Computer Network|Computer Network]][[Category:Manuals]][[Category:E-mail client setup manuals|E-mail client setup manuals]]

Translations:Pristup k e-mailu/59/en

2026-07-20T11:34:10Z

Babuto00:

Pristup k e-mailu/en

2026-07-20T11:33:55Z

Babuto00:

<languages />
== What do I need to know? ==

First, you need to know your login and your password. Your login is your Portal ID.

*'''Students''' - Students can find their Portal ID in Contacts tab in portal.
*'''Employees''' - Employees will get their login from their computer network administrator.
Password is set up in online application form after you are admitted to studies and after your user account is created (which is within 1-2 days after enrollment to studies). You can change your password in Portal in ''Edit my profile'' tab. '''If you change your portal password, your e-mail password will be changed automaticallyǃ''' If you didn't apply to studies via our online application form, please, contact your study department.

== E-mail access ==

Students can access their university e-mail through following webpageː [https://outlook.com/upol.cz '''outlook.com/upol.cz''']. Employees access their e-mail through '''[https://owa.upol.cz owa.upol.cz]'''.

*'''Login'''ː ''PortalID@upol.cz'' - '''Students''' login will look like: ''20021111@upol.cz, dvorak04@upol.cz''. Students can find their Portal ID in Portal tab ''Contacts''. '''Employees''' user ID is the same as their Portal login: např. ''kocickov@upol.cz''. Employees should find their login details from the computer network administrators.
*'''Password'''ː portal password (if you have not changed you e-mail password yet)

Each user will have to set up language and time zone of the e-mail app (+1 hour Prague, Budapest, Bratislava) when logging in for the first time. Other setup is not necessary for common user, outgoing e-mail adress is already set up, you can use your e-mail for sending and receiving messages.

== Student e-mail address ==

Each first year student will receive an automatically generated e-mail adress. You can find your e-mail address in ''Contacts'' tab in portal when student affairs deparment registers new student in '''[https://portal.upol.cz/ STAGu]'''. The mailbox is created in September, at latest during the first week of studies.

Your e-mail address form is derived from your name and surname, you will be given an order number (e.g. name Jana Novotna occurs four times at UP). Therefore, a student called Karel Malina will receive an official e-mail address '''karel.malina01@upol.cz'''.

[[File:ObrazekKontakty.jpg|center|ObrazekKontakty.jpg]]

== FAQ ==
<blockquote>'''''I can't login to my e-mail, I am sure I put in all the details correctly.'''''</blockquote>
If you cannot login for a longer period of time, login to portal, change your e-mail password and try to login again using new password.
<blockquote>'''''I forgot my portal and e-mail password. What should I do?'''''</blockquote>
We have to reset your all of your passwords. Contact us at '''[http://www.helpdesk.upol.cz http://www.helpdesk.upol.cz]'''. Or you can contact CVT employee at +420 585 631 842 and ask for a password reset, otherwise you can contact your faculty computer network administrator.
<blockquote>'''''How to set up forwarding messages from my university e-mail to my private e-mail address?'''''</blockquote>
You can enable forwarding at the web e-mail app at '''[https://outlook.com/upol.cz https://outlook.com/upol.cz]'''. Set it up in Options -> Show all options -> Forward my e-mails.
<blockquote>'''''How big is my email storage at UP?'''''</blockquote> It is 50GB.

----

Help along with functions overview is available in web e-mail app after login. Furthermore, contact '''Helpdesk''' at [http://www.helpdesk.upol.cz http://www.helpdesk.upol.cz] regarding other e-mail related issues, or contact +420 585 631 842 during office hours (9ː00 - 15ː00).

== Setting up an e-mail client ==

You can access your e-mail account not only through web e-mail app, but also through e-mail clients supporting Exchange protocol (''Outlook, Thunderbird, Mail [Windows 8, OSX]''). If your client does not support Exchange, you can use IMAP and SMTP secured protocols or Exchange ActiveSync (EAS) for mobile devices. You can access your e-mail from anywhere and you do not have to be part of university network.

Select proper manual for your mailbox - either Office 365 or MS Exchange.

== Multi-Factor Authentication (MFA) ==

Multi-Factor Authentication (MFA) means that a password alone is not enough to sign in. In addition to your password, you must verify your identity using another method, such as a code sent to your mobile phone. This significantly increases the security of your account. Even if someone obtains your password, they will not be able to access your account without your phone or another verification method.

When signing in, MFA requires not only your password but also an additional form of identity verification, such as a one-time code generated on your mobile device or biometric authentication. Many users are already familiar with MFA through online banking and other online services.

MFA is a security mechanism that significantly enhances the protection of user accounts, sensitive information, and access to university systems. Its primary purpose is to reduce the risk of unauthorized access, even if login credentials are compromised.

Setting Up Outlook with MFA on Mobile Devices Nastavení_Outlook_s_MFA_pro_mobilní_zařízení/en

=== Manuals for users with mailbox in Office 365 (employees and students) ===

Setting up [[Speciální:MyLanguage/Outlook 2013 Office365|Outlook 2013 for users with Office 365 cloud email (students and employees)]]

Setting up [[Speciální:MyLanguage/Posta_(Windows)_Office365|Mail (Windows 8, 8.1) for users with Office 365 cloud email (students and employees)]]

Setting up [[Speciální:MyLanguage/Mozilla_Thunderbird_Office365|Mozilla Thunderbird for users with Office 365 cloud email (students and employees)]]

Setting up [[Speciální:MyLanguage/Mail (OSX) Office365|Mail (OSX) for users with Office 365 cloud email (students and employees)]]

Setting up [[Speciální:MyLanguage/Mail_(iOS)_Office365|Mail (iOS) for users with Office 365 cloud email (students and employees)]]

Setting up [[Speciální:MyLanguage/E-mail (Android) Office365|E-mail (Android) for users with Office 365 cloud email (students and employees)]]

=== Manuals for users with mailbox in MS Exchange (employees and other users) ===

Setting up [[Speciální:MyLanguage/Outlook 2010 pro zamestnance|Outlook 2010 for users with UP mailbox (employees and other users)]]

Setting up [[Speciální:MyLanguage/Outlook 2013 pro zamestnance|Outlook 2013 for users with UP mailbox (employees and other users)]]

[[Speciální:MyLanguage/Posta (Windows 8, 8.1) pro zamestnance|Setting up Mail (Windows 8, 8.1) for users with UP mailbox (employees and other users)]]

Setting up [[Speciální:MyLanguage/Mozilla Thunderbird pro zamestnance|Mozilla Thunderbird for users with UP mailbox (employees and other users)]]

Setting up [[Speciální:MyLanguage/Mail (OSX) pro zamestnance|Mail (OSX) for users with UP mailbox (employees and other users)]]

Setting up [[Speciální:MyLanguage/Mail_(iOS9)_pro_zamestnance|Mail (iOS) for users with UP mailbox (employees and other users)]]

=== Connect using IMAP/SMTP ===

If you want to access your e-mail using IMAP/SMTP use the following dataː

Loginː '''PortalID@upol.cz'''

Passwordː '''Your e-mail password'''

Following information are official information distribued by MS via web Outlook.

==== Setup for users with Office 365 mailbox (employees and students) ====

'''IMAP protocol setup'''
Server name: outlook.office365.com
Port: 993
Encryption method: TLS
Authentication method: OAuth2

'''External server IMAP setup'''
Server name: imap4s.upol.cz
Port: 993
Encryption method: SSL

'''Internal server IMAP setup'''
Server name: srv-es01.up.upol.cz
Port: 993
Encryption method: SSL

'''External server SMTP setup'''
Server name: smtp.upol.cz
Port: 25
Encryption method: TLS 

'''Internal server SMTP setup'''
Server name: smtp.upol.cz
Port: 25
Encryption method: TLS

== Information regarding Focused inbox in Office365 ==

With the transition of e-mail accounts to the Office365 cloud solution, users who use web access may find that some emails, especially bulk emails, do not arrive.

In https://outlook.com/upol.cz, there is a Focused Inbox box in Settings, which creates a Other tab, where some mail is automatically included.

[[Soubor:Office dorucena 4.png|center]]

Each user can reconfigure as they see fit. It can either use the Inbox split into Focused and other or receive all messages only in the primary folder.

[[Soubor:Office dorucena 3.png|center]]

==== Setup for users with MS Exchange mailbox (some employees and other users) ====

'''External server IMAP setup'''
Server name: imap4s.upol.cz
Port: 993
Encryption method: SSL

'''Internal server IMAP setup'''
Server name: srv-es01.up.upol.cz
Port: 993
Encryption method: SSL

'''External server SMTP setup'''
Server name: smtp.upol.cz
Port: 25
Encryption method: TLS 

'''Internal server SMTP setup'''
Server name: smtp.upol.cz
Port: 25
Encryption method: TLS

== Information regarding Focused inbox in Office365 ==

With the transition of e-mail accounts to the Office365 cloud solution, users who use web access may find that some emails, especially bulk emails, do not arrive.

In https://outlook.com/upol.cz, there is a Focused Inbox box in Settings, which creates a Other tab, where some mail is automatically included.

[[Soubor:Office dorucena 4.png|center]]

Each user can reconfigure as they see fit. It can either use the Inbox split into Focused and other or receive all messages only in the primary folder.

[[Soubor:Office dorucena 3.png|center]]

[[Category:Computer Network|Computer Network]][[Category:Manuals]][[Category:E-mail client setup manuals|E-mail client setup manuals]]

Translations:Pristup k e-mailu/59/en

2026-07-20T11:33:45Z

Babuto00:

Select proper manual for your mailbox - either Office 365 or MS Exchange.

== Multi-Factor Authentication (MFA) ==

Multi-Factor Authentication (MFA) means that a password alone is not enough to sign in. In addition to your password, you must verify your identity using another method, such as a code sent to your mobile phone. This significantly increases the security of your account. Even if someone obtains your password, they will not be able to access your account without your phone or another verification method.

When signing in, MFA requires not only your password but also an additional form of identity verification, such as a one-time code generated on your mobile device or biometric authentication. Many users are already familiar with MFA through online banking and other online services.

MFA is a security mechanism that significantly enhances the protection of user accounts, sensitive information, and access to university systems. Its primary purpose is to reduce the risk of unauthorized access, even if login credentials are compromised.

Setting Up Outlook with MFA on Mobile Devices Nastavení_Outlook_s_MFA_pro_mobilní_zařízení/en

Nastavení Outlook s MFA pro mobilní zařízení/en

2026-07-20T11:29:24Z

Babuto00:

<languages />Multi-Factor Authentication (MFA) adds an extra layer of security to your account. Instead of signing in with only your password, you must also verify your identity using another authentication method, such as a code generated on your mobile phone or biometric verification.

This significantly improves account security. Even if someone learns your password, they will not be able to access your account without your mobile device or another configured authentication method.

== Setting up Multi-Factor Authentication (MFA) ==
To configure Multi-Factor Authentication (MFA), open a private/incognito browser window on your computer and navigate to [https://mojeheslo.upol.cz '''mojeheslo.upol.cz''']. Sign in using your university account in the following format '''login@upol.cz''' and your university password. Then select '''Add sign-in method'''.

[[Soubor:Mfa-en1.png|střed|bezrámu|783x783pixelů]]

Select '''Microsoft Authenticator''' as your authentication method. You may register multiple Authenticator devices if needed (for example, both your smartphone and tablet).

[[Soubor:Mfa-en2.png|střed|bezrámu|783x783pixelů]]

The website will prompt you to install the Microsoft '''Authenticator [1]''' app on your mobile device: [https://play.google.com/store/apps/details?id=com.azure.authenticator&pli=1 '''Android -''' Google Play], '''Apple''' - [https://apps.apple.com/us/app/microsoft-authenticator/id983156458 App Store]

After installing the application click '''Next [2]'''. Then click '''Next [3]''' again. A unique QR code will be generated. It is recommended to allow notifications for the Microsoft Authenticator app.

[[Soubor:Mfa-en3.png|střed|bezrámu|783x783pixelů]]

Leave the QR code displayed on your computer screen and open the Microsoft Authenticator application on your mobile device.
[[Soubor:Mfa-en4.png|střed|bezrámu|783x783pixelů]]

In the Microsoft Authenticator app, choose either '''Add work or school account''' or '''Scan QR code'''. Scan the QR code displayed on your computer. Your university account will be added to the Authenticator app. Once the QR code has been scanned, return to your ''computer'' and click '''Next'''.
[[Soubor:Mfa-en5.png|střed|bezrámu|783x783pixelů]]

A numeric verification code will appear on your computer. Enter this code into the Microsoft Authenticator app and confirm it. When the verification is successful, the MFA setup is complete.
[[Soubor:Mfa-en6.png|střed|bezrámu|783x783pixelů]]

The following screen shows the Microsoft Authenticator app while entering the verification code.
[[Soubor:Mfa-en7.png|střed|bezrámu|500x500pixelů]]

=== Add an Additional Verification Method ===
We strongly recommend configuring a backup verification method by enabling SMS verification.
[[Soubor:Mfa-en8.png|střed|bezrámu|651x651pixelů]]

Enter your mobile phone number and click '''Next'''.
[[Soubor:Mfa-en9.png|střed|bezrámu|651x651pixelů]]

A text message (SMS) containing a verification code will be sent to your phone. Enter the code on your computer to complete the setup.
[[Soubor:Mfa-en10.png|střed|bezrámu|651x651pixelů]]

=== Configured Authentication Methods ===
After completing the configuration, your mojeheslo.upol.cz page should display your configured authentication methods.
If you see an authentication method named "Authenticator – Outlook mobile", this configuration is incorrect.

In that case remove this authentication method, remove the account from the Outlook mobile app (recommended) and then configure the account again by following this guide.

[[Soubor:Mfa-en11.png|střed|bezrámu|783x783pixelů]]

== Signing in to Outlook ==
Download and install Microsoft Outlook from Google Play Store or Apple App Store Then Open Outlook and select '''Add Account'''.

[[Soubor:Mfa-en12.png|střed|bezrámu|586x586pixelů]]

Outlook may automatically detect your university account based on the Microsoft Authenticator configuration. If it does, simply select '''Add Account'''.

[[Soubor:Mfa-en13.png|střed|bezrámu|586x586pixelů]]

If your account is not detected automatically, enter your university username in the format '''login@upol.cz''' and then select Sign In.

[[Soubor:Mfa-en14.png|střed|bezrámu|586x586pixelů]]

You will be redirected to Microsoft Authenticator, where you will enter your password. Microsoft Authenticator may sign you in automatically. Alternatively, it may ask you to confirm the sign-in request. If prompted, tap Yes to approve the login.

[[Soubor:Mfa-en15.png|střed|bezrámu|586x586pixelů]]

After successful authentication, you will be redirected back to Microsoft Outlook, and your university mailbox will be ready to use.

Translations:Nastavení Outlook s MFA pro mobilní zařízení/5/en

2026-07-20T11:29:15Z

Babuto00:

== Signing in to Outlook ==
Download and install Microsoft Outlook from Google Play Store or Apple App Store Then Open Outlook and select '''Add Account'''.

[[Soubor:Mfa-en12.png|střed|bezrámu|586x586pixelů]]

Outlook may automatically detect your university account based on the Microsoft Authenticator configuration. If it does, simply select '''Add Account'''.

[[Soubor:Mfa-en13.png|střed|bezrámu|586x586pixelů]]

If your account is not detected automatically, enter your university username in the format '''login@upol.cz''' and then select Sign In.

[[Soubor:Mfa-en14.png|střed|bezrámu|586x586pixelů]]

You will be redirected to Microsoft Authenticator, where you will enter your password. Microsoft Authenticator may sign you in automatically. Alternatively, it may ask you to confirm the sign-in request. If prompted, tap Yes to approve the login.

[[Soubor:Mfa-en15.png|střed|bezrámu|586x586pixelů]]

Nastavení Outlook s MFA pro mobilní zařízení/en

2026-07-20T11:28:26Z

Babuto00:

<languages />Multi-Factor Authentication (MFA) adds an extra layer of security to your account. Instead of signing in with only your password, you must also verify your identity using another authentication method, such as a code generated on your mobile phone or biometric verification.

This significantly improves account security. Even if someone learns your password, they will not be able to access your account without your mobile device or another configured authentication method.

== Setting up Multi-Factor Authentication (MFA) ==
To configure Multi-Factor Authentication (MFA), open a private/incognito browser window on your computer and navigate to [https://mojeheslo.upol.cz '''mojeheslo.upol.cz''']. Sign in using your university account in the following format '''login@upol.cz''' and your university password. Then select '''Add sign-in method'''.

[[Soubor:Mfa-en1.png|střed|bezrámu|783x783pixelů]]

Select '''Microsoft Authenticator''' as your authentication method. You may register multiple Authenticator devices if needed (for example, both your smartphone and tablet).

[[Soubor:Mfa-en2.png|střed|bezrámu|783x783pixelů]]

The website will prompt you to install the Microsoft '''Authenticator [1]''' app on your mobile device: [https://play.google.com/store/apps/details?id=com.azure.authenticator&pli=1 '''Android -''' Google Play], '''Apple''' - [https://apps.apple.com/us/app/microsoft-authenticator/id983156458 App Store]

After installing the application click '''Next [2]'''. Then click '''Next [3]''' again. A unique QR code will be generated. It is recommended to allow notifications for the Microsoft Authenticator app.

[[Soubor:Mfa-en3.png|střed|bezrámu|783x783pixelů]]

Leave the QR code displayed on your computer screen and open the Microsoft Authenticator application on your mobile device.
[[Soubor:Mfa-en4.png|střed|bezrámu|783x783pixelů]]

In the Microsoft Authenticator app, choose either '''Add work or school account''' or '''Scan QR code'''. Scan the QR code displayed on your computer. Your university account will be added to the Authenticator app. Once the QR code has been scanned, return to your ''computer'' and click '''Next'''.
[[Soubor:Mfa-en5.png|střed|bezrámu|783x783pixelů]]

A numeric verification code will appear on your computer. Enter this code into the Microsoft Authenticator app and confirm it. When the verification is successful, the MFA setup is complete.
[[Soubor:Mfa-en6.png|střed|bezrámu|783x783pixelů]]

The following screen shows the Microsoft Authenticator app while entering the verification code.
[[Soubor:Mfa-en7.png|střed|bezrámu|500x500pixelů]]

=== Add an Additional Verification Method ===
We strongly recommend configuring a backup verification method by enabling SMS verification.
[[Soubor:Mfa-en8.png|střed|bezrámu|651x651pixelů]]

Enter your mobile phone number and click '''Next'''.
[[Soubor:Mfa-en9.png|střed|bezrámu|651x651pixelů]]

A text message (SMS) containing a verification code will be sent to your phone. Enter the code on your computer to complete the setup.
[[Soubor:Mfa-en10.png|střed|bezrámu|651x651pixelů]]

=== Configured Authentication Methods ===
After completing the configuration, your mojeheslo.upol.cz page should display your configured authentication methods.
If you see an authentication method named "Authenticator – Outlook mobile", this configuration is incorrect.

In that case remove this authentication method, remove the account from the Outlook mobile app (recommended) and then configure the account again by following this guide.

[[Soubor:Mfa-en11.png|střed|bezrámu|783x783pixelů]]

== Signing in to Outlook ==
Download and install Microsoft Outlook from Google Play Store or Apple App Store Then Open Outlook and select '''Add Account'''.

[[Soubor:Mfa-en12.png|střed|bezrámu|783x783pixelů]]

Outlook may automatically detect your university account based on the Microsoft Authenticator configuration. If it does, simply select '''Add Account'''.

[[Soubor:Mfa-en13.png|střed|bezrámu|783x783pixelů]]

If your account is not detected automatically, enter your university username in the format '''login@upol.cz''' and then select Sign In.

You will be redirected to Microsoft Authenticator, where you will enter your password. Microsoft Authenticator may sign you in automatically. Alternatively, it may ask you to confirm the sign-in request. If prompted, tap Yes to approve the login.

[[Soubor:Mfa-en14.png|střed|bezrámu|783x783pixelů]]

Screenshot 15 – Approve sign-in
[[Soubor:Mfa-en15.png|střed|bezrámu|783x783pixelů]]

After successful authentication, you will be redirected back to Microsoft Outlook, and your university mailbox will be ready to use.